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CASO DE DESARROLLO DE REQUERIMIENTOS Ing. Danilo Ac Herrera.

La empresa NUEVA VERAPAZ se dedica a la compra-venta de productos genéricos y en la actualidad se encuentra automatizando sus procesos. Por la gran cantidad de operaciones, proveedores y compras que realizan diariamente para mantener existencia en bodega de los diferentes productos que ofrecen a sus proveedores; y por el gran mercado que día a día están abarcando, por ende se hace más difícil que el departamento financiero realice a tiempo los pagos a sus proveedores, ya que actualmente la metodología de pago es la emisión de cheques los cuales son realizados de forma manual.

NUEVA VERAPAZ, con el objetivo de minimizar el tiempo de emisión de los cheques requiere el desarrollo de un sistema que permita emitir cheques digitales, para lo cual requieren que el sistema a desarrollar permita que se tenga un control de los cheques que se emiten; para lo cual necesitan que se manejen niveles de autoridad de acuerdo al monto del cheque que se emite; los niveles de autoridad deben ser dinámicos, es decir que el administrador del sistema en determinado momento podrá realizar los cambios correspondientes, para obtener un control configurable. Inicialmente se requiere que el sistema maneje Tres niveles de Autoridad, los cuales se describen a continuación:

1. Generación de Cheques: Este nivel permite que un usuario del grupo de PAGOS pueda generar un cheque, considerando que el sistema debe validar si el usuario tiene o no permiso para emitir cheques de este monto; es decir que por usuario se debe definir el monto máximo y/o mínimo para el cual puede emitir cheques. Por ejemplo si el Usuario JUANITO PRUEBA tiene configurado como Monto Mínimo Q 1,000.00 y Monto Máximo Q 10,000.00; solamente podrá emitir cheques que se encuentren en este rango, de lo contrario el sistema deberá almacenar en una bitácora el intento fallido de esta operación. Si el usuario no es capaz de emitir el cheque, deberá acudir al jefe de departamento para la generación del mismo. Si al momento de generar el cheque esta incorrecto se deberá acudir al jefe de departamento para que él lo modifique.

2. Liberación de Auditoria: Este modulo permite a un usuario del grupo de AUDITORIA pueda realizar la liberación de cheques, lo cual se debe realizar mediante una validación en el sistema. Inicialmente se requiere que todo cheque con monto mayor o igual a Q 5,000.00 solicite obligatoriamente la liberación de auditoría. Si el departamento de auditoría desea modificar o anular un cheque deberá de acudir al jefe de pagos para realizar la acción.

3. Liberación de Gerencia: Este modulo permite a un usuario del grupo de GERENCIA pueda realizar liberaciones mediante una validación en el sistema. Inicialmente se requiere que todo cheque con monto mayor o igual a Q 25,000.00 solicite obligatoriamente la liberación de gerencia. Si la gerencia general desea modificar o anular un cheque deberá de acudir al jefe de pagos para realizar la acción.

Como requerimientos básicos, se requiere que el sistema lleve el control de los números de cuentas bancarias sobre las cuales se pueden emitir cheques, las chequeras disponibles y los cheques que comprenden una chequera; para cada cheque se debe identificar el monto, beneficiario, fecha de emisión y se debe registrar el estado que debe permitir identificar si un cheques está DISPONIBLE, GENERADO, ENTREGADO, etc.

Como restricción se requiere que un usuario solamente pueda ver el listado de cheques que estén pendientes de la liberación de acuerdo al permiso con se cuente; asimismo para los CAJEROS, quienes son los que imprimen los cheques, deberán poder ver en su totalidad todos los cheques que estén GENERADOS y no se hayan ENTREGADO, indicándoles si estos tienen pendiente alguna liberación; si este es el caso no se puede imprimir el cheque.

Para cumplir con esto se requiere que el sistema cuente con los siguientes módulos:

CREACION DE USUARIOS: En este módulo se ingresarán los datos importantes del usuario, así como:

Grupo al que pertenecen

Rango de montos de cheques

Opciones tendrá derecho dentro del sistema.

CREACION DE CUENTAS BANCARIAS, CHEQUERAS, CHEQUES: En este módulo se crearán las cuentas de los diferentes bancos con los que cuenta la empresa, así como las chequeras que tiene disponible, con los respectivos cheques. También se maneja los montos iníciales de las cuentas. Ya que solamente por medio de depósitos y emisión de cheques se podrá realizar cambios en las cuentas. Por lo que cuando se realizan depósitos se deberá actualizar los montos de las cuentas. GENERACION DE CHEQUES: Este módulo realiza la creación del cheque en el sistema para iniciar el proceso de pago a proveedores. El cheque se debe de mostrar en pantalla, como se muestra un cheque físicamente. Recuerde que el cheque deberá de manejar un estado. En este módulo si existe alguna equivocación el cheque podrá ser editado o eliminado de acuerdo a la descripción anterior. Si se edita un cheque deberá de pasar por todo el proceso de autorización de nuevo. LIBERACION DE AUDITORIA Y GERENCIA: Dependiendo del monto del cheque, se utilizarán estas opciones, por lo que según sea el grupo del usuario se le mostrará la información necesaria, por ejemplo si el usuario es un gerente tendrá a la vista los cheques que necesitan de su aprobación o liberación, para poder realizar la acción. ADMINISTRACION DE NIVELES DE AUTORIDAD: En este módulo se podrá definir los montos que definirán la obligatoriedad de liberación, además si fuera necesario agregar otro nivel de liberación, podrá ser agregado en este módulo. IMPRESIÓN DE CHEQUES: Módulo especifico para cajeros, aquí se imprimen los cheques que ya están liberados, por ejemplo si el cheque requiere de la liberación del gerente y de auditoría, se podrá imprimir hasta que existan las dos liberaciones hechas, de lo contrario solamente lo podrá consultar, para informar al proveedor acerca del estado de su pago. REPORTES: Los reportes básicos a emitir son:

Consulta de cheques emitidos por rangos de fecha y por número de cuenta.

Consulta de cheques liberados por grupo, ejemplo: auditoria, gerencia, o sin necesidad de liberación. Por rango de fechas.

Reporte de la bitácora por usuario, según el rango de fechas indicado, y de intentos fallidos, cheques generados, aprobados, etc.

Reporte de movimiento de cuentas.

Reporte de movimientos del cheque, por cheque, por rangos de cheques, y cuentas.

Existe limitante cuando una de las personas encargadas de autorizar los cheques está revisando un cheque, las otras personas solamente lo pueden consultar, no se puede tener al mismo tiempo la autorización a un cheque. El encargado de crear los cheques es el Grupo de Pagos, y los demás puestos solamente consultan que cheques están pendientes de autorizar, en este caso el Gerente General, solamente puede ver los cheques que necesitan de su autorización, asimismo el departamento de auditoría.

Se debe de almacenar en una bitácora todos los movimientos de los usuarios, para poder realizar una auditoría sobre las acciones realizadas en el sistema.

El proyecto será realizado en ambiente web. Para que todos los empleados que tengan acceso a el sistema por medio de la Intranet.