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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

FLUJOS DE PROCEDIMIENTOS SEGN ACTIVIDADES 1. FLUJO PARA LA ELABORACIN DE COMPROBANTES INGRESO DE

Actividad: Considera el registro de los ingresos de la EFC por cualquier motivo, cuyo documento principal de respaldo es el Comprobante de Ingreso. Procedimiento: Est conectado con el proceso de movimiento de efectivo. Se inicia con la recepcin de los documentos de respaldo Se elabora el Comprobante de Ingreso adjuntando los documentos de respaldo, como ser: facturas, contratos de venta, recibos, etc. Se revisa el comprobante; si est mal elaborado se retorna al punto anterior, si est bien se procede con la firma. Se adjunta el comprobante firmado y revisado. Se registra el monto ingresado y los datos en el Libro de Caja. Iniciar el proceso de mayorizacin. Se archiva el Comprobante de Ingreso junto a la documentacin de respaldo. Fin del proceso.

Unidades: Departamento de Contabilidad y Tesorera o Caja. Formularios: Comprobante de Ingreso y Libro de Caja. Firmas Autorizadas: Tesorero y Administrador o Presidente. Operacin: El Comprobante de Ingreso es llenado por el Contador. Este documento deber contener el nombre de la persona o empresa que est haciendo el pago, la fecha, el concepto o motivo de dicho pago, la apropiacin contable y el monto del pago tanto numrico como literal. Las firmas corresponden al Contador y al Tesorero, ms la del interesado. 2. FLUJO ELABORACIN COMPROBANTES DE DIARIO

Actividad: La elaboracin del Comprobante de Diario tiene por objeto respaldar el traspaso <de los ingresos de Caja al Banco para resguardar los mismos. Procedimientos: Se inicia con el depsito del efectivo en el banco. Se recibe la papeleta de depsito emitida por el banco. Se elabora el Comprobante de Diario. Se realiza el Registro de la Salida en el Libro de Caja. Se elabora el Registro del Ingreso en el Libro de Bancos. Se procede al proceso de mayorizacin. Se archiva el Comprobante de Diario y su documentacin de respaldo.

Fin del proceso. 3. PROCESO DEL FLUJO DE VENTAS

Actividad: Seala el procedimiento para llevar a cabo y para registrar las ventas que realiza la empresa. Procedimientos: En base a una solicitud de compra, el Administrador (o el Encargado de Comercializacin) verifica la existencia de la oferta existente. Se corrobora esta informacin con el Responsable de Aprovechamiento o Profesional Forestal y se determina la logstica de aprovisionamiento. S existe oferta y las condiciones son favorables, se hace la consulta al Directorio para la aprobacin de la solicitud y las condiciones de venta. Las solicitudes no aprobadas deben ser archivadas. Si por el contrario se autoriza la venta, se procede a la elaboracin del Contrato de Venta y a la firma del mismo por el Representante Legal de la EFC y el Comprador, en dos ejemplares: un original para archivo y otro para el comprador. Es conveniente que los contratos sean protocolizados mediante notara de fe

pblica. Se verifica el pago correspondiente a la venta o a las clusulas de anticipos previstos en el contrato entre Tesorera y Administracin para dar orden de aprovechamiento o de entrega de lo ofertado. Contabilidad procede a la elaboracin de un Comprobante de Ingreso por el anticipo que sea otorgado por el comprador, en concordancia con el contrato. El ingreso de los fondos del anticipo y la emisin de documentos de respaldo y facturas se conectan con Comprobante de Ingreso. Por parte de la EFC, se entrega el producto ofertado acompaado de la Nota de Remisin (segn el Informe Tcnico de Produccin o Aprovechamiento), Certificado Forestal de Origen (CFOs) y la respectiva factura si amerita. Se procede a elaborar el respectivo Comprobante de Ingreso por el saldo adeudado por el comprador. Se registra en Kardex la salida del producto para tener disponible el saldo de inventarios y comparar con el IAPOAF del Profesional Forestal. Se conecta al registro de la factura en el Libro de Ventas IVA. Se procede a archivar toda la documentacin. Unidades: Directorio, Administracin, Contabilidad y rea Tcnica. Formularios: Solicitud de Venta, Contrato de Venta, Comprobante de Ingreso, Nota de Remisin, Factura, Libro de Ventas IVA, Informe de Produccin, Certificado Forestal de Origen (CFO) e Informe Tcnico del Profesional Forestal. Operacin: - Se presenta la solicitud de compra, a cargo del Responsable de Comercializacin o el Administrador. - El contrato de venta es elaborado de comn acuerdo y debe ser firmado por las personas que posean representacin legal, tanto de la EFC como de la empresa compradora. - La Nota de Remisin es elaborada por el Responsable de Aprovechamiento, dejndose registrado el volumen de la(s) especie(s) que se est entregando y el nombre completo de la persona que est recibiendo el producto, su firma y el nmero de su cdula de identidad. - El Informe de Produccin es proporcionado por el Profesional Forestal o el Responsable de rea. - Los Certificados Forestales de Origen (CFOs) son llenados exclusivamente por el Profesional Forestal y firmados conjuntamente con el Representante Legal de la EFC o el Presidente del Directorio. - La salida del producto maderable se registra en el Kardex de acuerdo al volumen

que se indica en la factura y los CFOs. Esta operacin la efectan el Contador y el Responsable de rea, anotndose la fecha y el volumen. - Los Kardex debern manejarse independientemente por especie. - El Comprobante de Ingreso lo elabora el Contador de acuerdo al contrato y los anticipo previstos. - La factura es llenada por el Contador segn el precio establecido en el contrato, el volumen registrado en los CFOs y el Informe de Produccin. - El Libro de Ventas IVA se llena de acuerdo a la factura emitida por la EFC; este registro lo hace el Contador. 4. PROCESO DE FLUJO DE COMPRAS Actividad: Este proceso sirve para realizar compras de materiales e insumos o la adquisicin de otros bienes y servicios. Procedimiento: Se elabora la solicitud de material de parte del encargado o responsable del uso de dichos bienes, en original y con dos copias. El Administrador verifica la existencia de dicho bien para su provisin. De no existir saldos, se hace la respectiva consulta al Presidente para su adquisicin. Si no es aprobada dicha solicitud, sta se archiva. Si por el contrario sta se autoriza (puede ser insumo, bien o la contratacin de un servicio) y dependiendo de la cantidad y precios se procede a: Recabar cotizaciones o pro-formas (con un mnimo de tres). Elaborar un cuadro comparativo de precios y condiciones con las tres mejores cotizaciones u ofertas y el Administrador adjudica a la ms conveniente (puede consultar al Presidente). Si el monto de la compra es alto, se puede convocar a una licitacin pblica y quien define al proveedor ser el Directorio. Si no se selecciona ninguna oferta, se procede al archivo de la documentacin para volver al inicio. Cuando se haya asignado la compra, se procede a elaborar la Orden de Compra o el documento de Contrato de Servicios, en beneficio del adjudicatario o ganador. Se verifica si la base de la adjudicacin es al contado o a crdito; si es a crdito se procede a elaborar el Documento de Pago y la firma del mismo por las personas autorizadas de la EFC y el proveedor. Si la compra fuera al contado se elabora el respectivo Comprobante de Egreso, adjuntando todos los documentos necesarios de respaldo para que se firme el

mismo y pase a Tesorera o Caja, para su respectivo pago. Se debe registrar de forma inmediata en el Kardex el ingreso del material o insumo adquirido. Si la compra tiene factura, sta se registra en el Libro de Compras IVA. Unidades: Contabilidad, Administracin y Directorio. Formularios: Solicitud de Compra, Cotizaciones, Cuadro Comparativo, Licitacin (opcional), Documentos de Pago, Comprobantes de Egreso, Kardex, Libro de Compras IVA. Operacin: - Se llena el Pedido de Compra indicndose lo requerido, la fecha de solicitud y el nombre de quien est haciendo la solicitud. - La recepcin de los mismos se registra en el Kardex segn su ingreso. - El Comprobante de Egreso, de acuerdo al importe de la factura, es elaborado por el Contador y autorizado por el Tesorero y el Administrador. - El Libro de Compras IVA se llena de acuerdo a la factura proporcionada por el proveedor y lo hace el Contador. . 5. FLUJO DE CONTRATACIN DE PERSONAL

Actividad: Este proceso sirve para contratar personal o tambin prestadores de servicios. Explicacin: Se inicia el proceso con la solicitud que presente el Responsable de rea a cargo, segn organigrama y la autorizacin del Administrador. Identificacin de interesados o postulantes. Recepcin de la documentacin de los postulantes.

Seleccin y entrevista de los postulantes. La evaluacin se realiza en entrevistas, si es positiva se contina con la firma del contrato de trabajo. Se procede a la asignacin de responsabilidades de acuerdo al Manual de Funciones. La documentacin se archiva en el file de personal respectivo. Unidades: Administracin. Formularios: Solicitud de Personal, cuadro de seleccin de candidatos, cuadro de entrevistas, Contrato de Trabajo y asignacin de funciones. Firmas autorizadas: Presidente y Administrador. Operacin: La solicitud de Requerimiento de Personal es llenada por el Responsable de rea segn el organigrama. La identificacin, seleccin y entrevista de candidatos se llena en cuadros especficos. El contrato de trabajo es llenado de acuerdo al Manual de Funciones y Polticas de la Administracin en dos ejemplares. Archivo de la documentacin: La documentacin acumulada en este proceso es archivada por el Administrador y en el file de cada empleado. FLUJO PROCESO DE DESPACHO Y RECEPCIN

6. FLUJO DE FONDOS CON CARGO A RENDICIN DE CUENTAS Actividad: Este proceso se utiliza para la entrega de fondos a algn miembro de la EFC con un determinado fin, con cargo a rendicin de cuentas (es decir para gastos futuros) sin la presentacin inmediata de facturas, recibos, informes u otros. Procedimiento; Se inicia con la presentacin de la solicitud de compra o descripcin de una actividad o con el detalle de gastos, el tiempo estimado de la actividad y el monto total

requerido. Se presenta la solicitud al Administrador para su respectiva aprobacin. Si la solicitud es aprobada, se ordena la elaboracin del Comprobante de Egreso para hacer el respectivo desembolso; si por el contrario es rechazada la solicitud se archiva. Los fondos recibidos son responsabilidad del solicitante, quien deber hacer slo los gastos indicados en su solicitud. Una vez realizados los mismos, se elabora la Rendicin de Gastos. Si hubiera saldo a favor de la EFC se elaborara el respectivo Comprobante de Ingreso. Si por el contrario el solicitante tuviera un saldo a su favor, se le devolver elaborando el respectivo Comprobante de Egreso. Unidades: Administracin, Tesorera y contabilidad. Formularios: Solicitud de Gasto, Comprobante de Egreso, Rendicin de Cuentas, Comprobante de Ingreso o Egreso segn el caso, Facturas, Recibos e informes. Operacin: La Solicitud de Gasto ser presentada por el solicitante, al igual que la planilla de Rendicin de Cuentas (respalda con facturas, recibos, etc.) que debern ser presentadas en un plazo no mayor a los cuatro das de finalizada la tarea. Los Comprobantes de Egreso e Ingreso sern preparados por el Contador. FLUJO DE FONDOS CON CARGO A RENDICIN DE CUENTAS

Manual de Funciones
El Manual de Funciones representa la descripcin de las responsabilidades y tareas asignadas a cada uno de los cargos establecidos dentro de la estructura organizativa y seala adems la dependencia y coordinacin entre stos. El contar con esta herramienta busca: a) Representar la conformacin de la Empresa BLACK & WHITE Ltda. a travs de una estructura organizativa, definiendo niveles y reas de intervencin: Toma de decisiones, Direccin, Ejecucin, Control y Evaluacin. b) Establecer claramente los niveles de coordinacin interna. c) Establecer los sistemas de administracin y el control de los recursos. d) Lograr que los miembros y funcionarios asuman responsabilidad por sus decisiones y acciones. e) Generar informacin til, oportuna y confiable para la elaboracin de informes econmicos y de gestin para la toma de decisiones y planificacin de nuevas actividades. El Manual de Funciones parte del organigrama previamente estructurado, en el cual se deben encontrar sealadas, a partir de la asamblea general, cada una de las carteras de la directiva y los cargos que correspondan a asesora, ejecucin productiva, administracin, apoyo logstico, comercializacin, etc. (cada uno de los cargos definidos dentro de un orden de intervencin). El Manual debe definir el grupo mnimo posible con el cual se puedan llevar a cabo todas las actividades inherentes a la empresa, de manera ordenada y eficiente, identificando los niveles de control y precautelando evitar: omisin de funciones, responsabilidades sobre entendidas, duplicacin de cargos y de funciones, cargos figurativos y funciones innecesarias, coordinacin o dependencia poco clara o ambigua, establecimiento de operaciones aisladas, restricciones al flujo de comunicacin o informacin. En la prctica, cuando se estn definiendo los cargos dentro de la estructura organizativa de la Empresa social y por ende en su Manual, stos deben ser designados con nombres claros y en lo posible en consenso, pues cada persona percibe y asi coordinacin o dependencia poco clara o ambigua, establecimiento de operaciones aisladas, restricciones al flujo de comunicacin o informacin. En la prctica, cuando se estn definiendo los cargos dentro de la estructura organizativa de la

q Estatuto orgnico y reglamento del estatuto Toda EFC tiene su correspondiente Estatuto y Reglamento, en los cuales se basan sus actividades de organizacin y la forma de operacin. q Cdigo de comercio Reglamenta la vigencia de todas actividades comerciales agrupadas en uno de los diferentes tipos de sociedades. q Normas de contabilidad (NC) La formulacin de los estados financieros se sujeta a reglas fundamentales, cuyo objetivo es garantizar la informacin contenida en dichos estados. q Normas de auditoras generalmente aceptadas Son ciertos requisitos que permiten medir la calidad del trabajo, constituyendo una evidencia en la ejecucin y elaboracin del examen. Manual de Funciones NIVEL 1: TOMA DE DECISIONES CARGO: ASAMBLEA GENERAL Depende de: La Asamblea General es el rgano mximo de autoridad de la EFC y en ella reside su soberana. Las resoluciones de la Asamblea tendrn carcter obligatorio para todos los miembros que participen o no de ella, mientras no sean revocadas en otra Asamblea General. Controla a: Directorio o Comit de Gestin Comit de Vigilancia Comit Electoral Presidente o Coordinador Tipos de Asambleas: q Asamblea General Ordinaria: Se realiza obligatoriamente una vez por ao. q Asamblea General Extraordinaria: Se realizar cuantas veces sea convocada por el Directorio o la cuarta parte de los socios activos. Responsabilidad: - Analizar y definir la poltica general de la EFC. - Revisar y fiscalizar las operaciones de la EFC. - Elegir a los miembros del Directorio o Comits de Vigilancia. - Nombrar a los miembros del Comit Electoral. - Determinar sus estatutos orgnicos y reglamentos. Funciones: 1. Considerar y aprobar el balance econmico y el informe de actividades de la gestin. 2. Aprobar o modificar el presupuesto y el plan general de actividades propuesto por el Directorio o los Comits de Gestin. 3. Fijar cuotas de ingreso para los nuevos socios y aportaciones anuales. 4. Acordar la distribucin de utilidades o beneficios y prdidas de la gestin concluida. 5. Modificar los estatutos y reglamentos.

6. Autorizar al Directorio o Comit de Vigilancia el otorgamiento de poderes notariados. 7. Decidir sobre el ingreso de nuevos socios. 8. Decidir sobre la inclusin o expulsin de un socio. 9. Conocer y definir cualquier asunto de especial importancia para la agrupacin. 10. Decidir sobre el cambio de razn social, fusin, disolucin y liquidacin de la EFC. NIVEL 2: CONTROL Y FISCALIZACIN CARGO: DIRECTORIO O COMIT DE GESTION Depende de: Asamblea General Controla a: Administrador o Coordinador Responsables de rea (si no hay mando intermedio) Responsabilidad: El Directorio o Comit de Gestin ser responsable de elaborar polticas, normarlas y fiscalizar la administracin de los recursos de la EFC. Tambin ser responsable de la ejecucin, el control y la evaluacin de planes y proyectos a realizarse, adems delegar funciones a la Administracin y personal responsable de reas. Funciones: 1. Cumplir y hacer cumplir los estatutos y reglamentos, acuerdos y resoluciones de las asambleas generales. 2. Representar a la EFC ante autoridades, instituciones publicas y privadas. 3. Conferir poderes especiales o generales al Presidente, Administrador o a cualquier persona previamente autorizada por la Asamblea General. 4. Designar, previa autorizacin de la Asamblea, a un Administrador. 5. Conjuntamente con el Administrador, programar y presupuestar las actividades anuales y ponerlas en consideracin de la Asamblea General. 6. Conjuntamente con el Administrador, definir las polticas y los procedimientos administrativos. 7. Conjuntamente con el Profesional Forestal y el Administrador, definir los contratos de prestacin de servicios para el aprovechamiento. 8. Hacer el seguimiento y control a todas las labores de manejo (trabajo del Responsable de rea Tcnica o Profesional Forestal y los prestadores de servicios). 9. Aprobar los informes de balance econmico de la gestin concluida para presentarlos a la Asamblea General. 10. Aprobar la contratacin de personal.

REGLAMENTO INTERNO El presente Reglamento Interno tiene como finalidad establecer los lmites del comportamiento organizacional; dividir de manera clara y concreta las funciones y responsabilidades de todos; declarar derechos, deberes e incentivos; promover la armona entre los socios que integran BLACK & WHITE Ltda. .; y proponer diversas opciones en cuanto a la resolucin de conflictos y establecer reuniones peridicas.

Consideraciones generales:

Art.1: Las tareas correspondientes a BLACK & WHITE Ltda.Debern llevarse a cabo durante las horas ctedra de las asignaturas directamente relacionadas al proyecto empresa. Si fuese necesario solicitar autorizacin para realizar alguna tarea fuera de las horas de las mencionadas asignaturas, la misma debe ser dada por la Profesora coordinadora del Proyecto.

Art.2: La asignacin de responsabilidades establecida en el organigrama de BLACK & WHITE Ltda. no impide la realizacin de otras tareas, las cuales sern asignadas en tiempo y forma. Ante el incumplimiento de alguna de las tareas anteriormente mencionadas, el responsable deber presentar por escrito los motivos por los cuales no pudo concluir dichas tareas.

Art.3: Se establece que todos los integrantes de . BLACK & WHITE Ltda. conformarn distintos grupos de produccin, La sociedad tendr por objeto principal dedicarse a la prestacin de servicios de venta de Lnea Blanca: refrigeradores, licuadoras, lavadoras, etc. Tambin la sociedad podr suscribir toda clase de convenios, contratos y acuerdos, as como podr participar en todo gnero de invitaciones, convocatorias, licitaciones nacionales e internacionales, tanto pblicas como privadas, concernientes al rubro para el que fue creado en los negocios de tipo comercial.

Art.4: Cada grupo de produccin se responsabiliza por la compra de la materia prima necesaria para la elaboracin, salvo en los casos en que se efecte una compra al por mayor. Toda compra deber estar registrada con su respectivo ticket o factura. El dinero ser provisto por el Responsable Econmico Financiero a cada grupo de produccin.

Art.5: Para lograr una mejor organizacin de los tiempos destinados a la produccin, en la/s semana/s previa/s a evaluaciones, ya sean trimestrales o no, se reforzarn los grupos de produccin para anticipar la elaboracin en la medida de sus posibilidades. En el caso en que no se pudiera concretar la produccin, deber darse a conocer que no se realizar la venta de productos durante esa semana.

Art.6: Se establece que el da oficial de venta de ser todos los das

Art.7: Se establece que en los das de venta habrn cuatro equipos distribuidos en , que tendrn a cargo la venta (Equipo de Venta) y el control de stock (Departamento de Administracin). Para dicha actividad se utilizarn las planillas de Caja Ingresos y Egresos, y Control de Stock, previamente confeccionadas a tal efecto.

Consideraciones finales:

Art.8: El presente reglamento tiene alcance en sus Consideraciones Generales al resto de las actividades que se deben desarrollar durante la gestin de la Empresa hasta su finalizacin. En lo que respecta al cronograma de las actividades especficas, deber respetarse lo ya previsto en cada una de las reas especficas que abarca el Proyecto interdisciplinario.