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Autores: Roberto Lucas Andrada y Soledad Lezano Titulo: La Gestin Documental como parte de la Administracin de Operaciones Eje Temtico:

La Gestin Documental, su impacto econmico en las organizaciones

LA GESTIN DOCUMENTAL COMO PARTE DE LA ADMINISTRACIN DE OPERACIONES

INTRODUCCIN Es necesario partir con la aclaracin que archivos y documentos no son sinnimos y obviamente tienen diferentes significados, y si a estos dos trminos le adicionamos Gestin debemos diferencias los conceptos con mucha cl aridad. Posteriormente se trata de fusionar conceptos administrativos, con los de archivologa y medir el impacto econmico de una inadecuada gestin de los documentos. Se va a determinar la estrecha relacin que existe con la logstica integral moderna, que forma parte de la Administracin de Operaciones. GESTIN DOCUMENTAL Se entiende por Gestin Documental (Records management) el conjunto de normas tcnicas y prcticas usadas para administrar el flujo de documentos de todo tipo en una organizacin, permitir la recuperacin de informacin desde ellos, determinar el tiempo que los documentos deben guardarse, eliminar los que ya no sirven y asegurar la conservacin indefinida de los documentos ms valiosos, aplicando principios de racionalizacin y economa. Para Cruz Mundet (1994:143) gestin de documentos es el conjunto de tareas y procedimientos orientados a lograr una mayor eficacia y economa en la explotacin de los documentos por parte de las administraciones. La gestin documental consiste en el uso de tecnologa y procedimientos que permiten la gestin y el acceso unificado a informacin generada en la organizacin:

Al Personal de la Organizacin, como usuario interno

A clientes y Proveedores, como usuario externos.

Se presentan dos realidades documentales cuya frontera son los archivos histricos. Existe un corte perfectamente definido que determina dos funciones diferentes para la documentacin y, a su vez, dos profesionales distintos, uno para cada una de ellas. Gestin de documentos, con dimensin econmica y administrativa, con el gestor de documentos que no contempla el futuro de la documentacin que gestiona ms all de su inmediatez y eficacia; gestin de archivos, con una dimensin archivstica que se ocupa de la conservacin permanente, en las instituciones del patrimonio, de aquella documentacin que ha sobrevivido a la eliminacin, con el archivero conservador y difusor de la misma, en definitiva, gestin de documentos histricos. Tal como lo expresamos en la definicin de Cruz Mundet, el objetivo es lograr EFICACIA Y ECONOMA. En cuanto a la primera es la posibilidad de lograr un objetivo y nos tomamos la libertad de agregar EFICIENCIA para alcanzar aquello que nos proponemos con la mejor combinacin de recursos posibles, la segunda es la ciencia que se encarga del estudio de la satisfaccin de las necesidades humanas mediante bienes que, siendo escasos, tienen usos alternativos entre los cuales hay que optar. Coincidimos plenamente como profesionales, que prestamos un servicio de informacin a los usuarios, buscamos satisfacer una necesidad y la mayora de las veces contamos con escasos recursos, por diferentes motivos. Es por ello, que en el enfoque del siguiente trabajo se orienta a la Gestin Documental, asociando a esta funcin conceptos de Logstica Integral moderna y ambas forman parte de la Administracin de Operaciones, actuando como el corazn del sistema operativo en las organizaciones. Los beneficios clave de estas prcticas son: Establecer un nuevo espacio de trabajo compartido Empresa / Cliente Aumentar el valor de la informacin de la empresa. Evitar la duplicacin de tareas as como los tiempos de bsqueda de informacin interna. Incrementar la calidad de servicio y la productividad.

LOGSTICA INTEGRAL La Logstica Integral es el conjunto de tcnicas y medios destinados a gestionar los flujos de materiales e informacin, siendo su objetivo fundamental la satisfaccin de las necesidades en bienes y servicios de un cliente y/o mercado, en calidad, cantidad, lugar y momento; maximizando la satisfaccin del cliente y la flexibilidad de respuesta, y minimizando los tiempos de respuesta y los costos. La logstica integral no solo abarca a todas las reas de una empresa sino tambin incluye diferentes mtodos de produccin, testeo y distribucin del producto terminado. A la logstica integral, se la considera como el conjunto de tcnicas y medios que poseen el objetivo de gestionar y administrar los materiales y la informacin destinada a la produccin. Mediante su uso se logra la satisfaccin de las necesidades que los clientes poseen, estas necesidades incluyen aspectos tales como cantidad, calidad, momento y lugar; la logstica integral minimiza los costos de operatividad de cualquier empresa, siempre y cuando se emplee correctamente. Otra definicin de logstica integral es la que dice que la misma administra estratgicamente el movimiento y almacenaje de los productos y sus partes. Como se observa en los conceptos de logstica integral hay un parangn con gestin documental. Tienen procedimientos, el objetivo es administrar los documentos y la informacin, y en nuestro caso destinado a la prestacin de un servicio. Y rescatamos el aspecto esencial que tiene la logstica integral que es minimizar los costos operativos, gestionando estratgicamente el movimiento y almacenaje de los documentos. Veremos en nuestro trabajo, el costo que tiene una inadecuada poltica de transferencia de los documentos, que en definitiva son movimientos mal definidos en la organizacin. La gestin de documentos debe incorporarse como una subfuncin de la administracin de operaciones, que es la responsable de la produccin de los bienes o prestacin de servicios de las organizaciones. Aqu se toman las decisiones que se relacionan con la funcin de operaciones. Como archiveros, ya sea tcnicos, licenciados o con algn postgrado, vamos a desempearnos en el corazn operativo de las organizaciones aportando las

tcnicas necesarias para una adecuada gestin de los documentos y de los archivos. Si nuestro rol en las organizaciones es el mencionado, debemos saber como funciona el sistema operativo de las organizaciones y determinar un servicio eficiente dentro de las mismas en materia de documentacin ADMINISTRACIN DE OPERACIONES, UNA INTRODUCCIN La Administracin de Operaciones es el proceso de direccin de operaciones que consiste en planificar, organizar, gestionar el personal, dirigir y controlar, a los efectos de lograr optimizar la funcin de produccin. La Administracin de Operaciones es una de las tres funciones principales de cualquier organizacin y est ntegramente relacionada con las otras funciones de negocios. Todas las organizaciones comercializan, financian y producen, para lo cual resulta clave saber cmo funciona el rea de operaciones / produccin de las organizaciones. Es por ello que estudiamos cmo se organiza la gente para producir, y la forma en que los bienes y servicios son generados. Por otro lugar estudiamos Administracin de Operaciones porque es una porcin costosa de una organizacin. La administracin de operaciones, definida por Krajewski (2000:3) como la direccin y el control de los procesos mediante los cuales los insumos se transforman en bienes y servicios terminados. Esta funcin es esencial para los sistemas que producen bienes y servicios en organizaciones con y sin fines de lucro. Esta acta directamente en el corazn de las organizaciones, en el sistema operativo. Aqu se transforma el producto o se presta el servicio. Una de las subfunciones que nos interesa desarrollar es la gestin integral y la administracin de la cadena de suministro, como aporte a nuestra ciencia y contribuir a la disminucin de costos y eficientizar el manejo de los documentos, tal cual lo establece la gestin de documentos. RELACIN DE LA LOGISTICA MODERNA CON EL ARCHIVO Y LA GESTIN DE DOCUMENTOS La logstica ha alcanzado un gran desarrollo y es la encargada de la distribucin eficiente de los productos de una organizacin al menor costo y

un excelente servicio al cliente. En el archivo se debe hablar de distribucin de servicios y usuarios. Es necesario gerenciar estratgicamente el movimiento, el almacenamiento de los documentos e informacin, el control del inventario, as como el flujo de informacin, a travs de los cuales la organizacin y su canal de distribucin mejorar la rentabilidad, y su efectividad. Mostraremos con el siguiente cuadro, la fuerte relacin que hay con la logstica y el manejo de los documentos. El Sistema Logstico visto como un "ducto"

PROVEEDORES

FLUJO DE INFORMACIN

CLIENTES

Abastecimiento

Transformacin

Distribucin

Flujo de Materiales

Flujo de Productos

Este cuadro muestra a la logstica integral como generadora de ventajas competitivas, siendo el proceso de direccin estratgica del flujo de materiales y productos y de los recursos necesarios para transportarlos y almacenarlos desde los proveedores hasta los clientes, a travs de la empresa.
OFICINA PRODUCTORA (Proveedora) FLUJO DE INFORMACIN USUARIOS (Clientes)

Proceso 1

Proceso 2

Proceso 3

FLUJO DE DOCUMENTOS (Logstica Industrial)

FLUJO DE SERVICIOS (Distribucin fsica)

Los archivos presentan este proceso y deben dirigir estratgicamente el flujo de documentos (material) y poner a disposicin recursos necesarios para transportarlos desde la oficina productora (proveedores) y

almacenarlos. Esto se visualiza en el proceso 1 (recepcin, clasificacin y ordenacin) y el proceso 2 (descripcin y seleccin). Todo esto es para brindar un flujo de servicios hasta el usuario, con la distribucin fsica del documento y la informacin adherida al mismo con el proceso 3 (acceso y distribucin). A esto se le denominar LOGSTICA DOCUMENTAL Las actividades claves de la logstica documental son las siguientes:

Servicio al USUARIO. Transporte y transferencia de documentos. Gestin de Inventarios. Procesamiento de pedidos.

En logstica documental, servicio a los usuarios implicar: Grado de certeza, Grado de confiabilidad, Grado de flexibilidad, Aspectos cualitativos, La mejora continua Administracin de la Cadena de Suministro La misma sincronizar las funciones de los archivos con las oficinas

productoras (proveedoras del documento), a fin de acoplar el flujo de de los documentos, servicios e informacin, con la demanda o solicitud de los usuarios. Para ello se establecen dos tareas fundamentales: 1) Adquisicin/recepcin de los documentos y 2) Distribucin de los mismos. Se toman tres elementos tiles para propsitos de contables, son tres categoras agregadas en los inventarios: 1. Materias Primas o Raw Materials (RM), son los inventarios indispensables para la prestacin del servicio. Son los documentos remitidos. 2. Trabajo en proceso o Work in process (WIP), son componentes o

ensambles necesarios para elaborar un Servicio. Son los procesos tcnicos archivsticos.

3. Bienes terminados o Finish godos (FG), el servicio listo para ser prestado y distribuido. Los documentos instalados. A continuacin se muestra un esquema de la Administracin de la Cadena de Suministro del C.A.DyA.

Esquema del Administracin de la Cadena de Suministro del Archivo


USUARIOS EXTERNOS

USUARIOS INTERNOS

Depsito FG

Campo de prstamos

Proceso de transformacin y almacenamiento WIP

Campo de control de prestacin del servicio

Campo de responsabilidad de Almacenamiento temporario

recepcin

RM

OFICINA PRODUCTORA 1 (PROVEEDOR)

OFICINA PRODUCTORA 2 (PROVEEDOR)

OFICINA PRODUCTORA 3 (PROVEEDOR)

TIENE IMPORTANCIA EL ARCHIVO, COMO FUENTE DE INFORMACIN? Las organizaciones y este caso particular el Estado Provincial tiene dos fuentes de informacin, una primaria y otra secundaria. Vamos a explayarnos

sintticamente en la primaria y ampliaremos sobre la que me parece pertinente, que es la secundaria. La primaria, por lo general no existe o no est de manera accesible para el estado y debe buscarse directamente. Se obtiene por observacin,

experimentacin, encuesta, o por valoracin subjetiva. La secundaria, es informacin interna del propio estado provincial, informacin conseguida de fuentes externas, publicaciones, y de los documentos generados en al actividad diaria de cada una de las reas. Detengmonos en la informacin propia del gobierno y segn Senn A. James (1987:43) Tal vez la fuente de informacin potencialmente ms valiosa, para los gerentes o para quienes han de resolver problemas, sea la propia...El mayor problema tpicamente asociado a informacin de la misma compaa es que no se puede resumir cuando se la necesita. Tambin, tal informacin puede no estar integrada adecuadamente para su uso en una situacin de TOMA DE DECISIONES. De una encuesta que se desarrollo para un trabajo de investigacin, dos preguntas hacan referencia a la importancia de archivo por parte de los directivos, y si haba una integracin entre el archivo y las oficinas productoras.

Estos dos grficos muestran la importancia que le asignan a un archivo, en particular al Centro de Administracin de Documentos y Archivos de la Secretara

General de la Gobernacin de la Provincia de Crdoba, donde el 67% le asigna mucha importancia, pero a su vez hay un alto porcentaje que indica que el no est integrado a las oficinas productoras, siendo un 33%. Mientras que un 33% directamente no saben o no contestan. Luego, de una simple observacin de la documentacin solicitada, la mayora de las veces detectamos algo que ya denominamos para un congreso en Chile de 2007, el cursograma del Error y es aquel que muestra lo que no se debera hacer para localizar un documento y la informacin contenida en el mismo. Es una intervencin de 6 personas: Gerente, secretaria, empleada A, empleada B, archivero, otro agente. Entre todas las personas que intervienen, y por la falta de integracin y procesos pocos claros, un documento que debera ser localizado en 5 minutos, en cambio, sumo una demora de 820 minutos, redondeando son 14 hs que llevaron localizar una pieza documental. E gerente tiene una retribucin de 30 pesos la hora, las empleadas A y B en promedio ganas $ 15 cada una, el Archivero $ 9 pesos la hora y el Ordenanza $ 4.80 la hora. Tenemos un promedio general de $ 14,76 la hora. Cuantificando el tiempo que se dilapid nos hace un monto de $ 206,64 (14 hs x $ 14.64). Si este Cursograma del error se presenta 23 dependencias del Poder Ejecutivo, aunque sea una vez por mes, para no ser tan dramtico, tenemos una prdida de $ 4.752,72 mensuales (23 dependencias x $ 206.64). En trminos

anuales sta cifra asciende a $ 57.032,64 (12 meses X $ 4.752,72). Estos $57.032,64 son para nosotros un monto importante. Dicha observacin y las encuestas nos llevan a proponer una metodologa para solucionar estos problemas, que las presentamos en las conclusiones.

CONCLUSIONES Hacer corresponder al ciclo vital de los documentos con una red de archivos administrativos, constituyendo solo archivos centrales e histricos, y actuar desde los mismos con la gestin documental y la logstica integral moderna. Con esto logramos una integracin y eliminamos estructuras costosas, difcil de encarar en la prctica. Coincidimos plenamente con las tres edades del documento, pero como infraestructura no compartimos la construccin de diferentes tipos de archivos para cada una de las instancias de estos documentos. Debemos eliminar la sucesin de archivos al trata de constituir un sistema y cambia la postura en Argentina de querer tener los cuatros archivos en funcionamiento (Archivo de oficina, Archivo Central, Archivo Intermedio y Archivo Histrico) Proponemos para crear un sistema econmico, eficiente y con baja inversin para el gobierno, solamente el archivos centrales (donde este tenga asignada como subfuncin un archivo intermedio que ejecute el proceso de seleccin documental) y realice la transferencia de documentos de valor permanente. Estamos parcialmente equivocados al proponer un sistema extenso, y con varias fases, por una sencilla razn, nosotros ofrecemos y prestamos un servicio, pero hay similitudes con las empresas manufactureras, exponemos la ms importante: Producto tangible como lo es el documento en cualquier soporte y lo intangible que es la informacin adherida al documento y la atencin al usuario/cliente. Se puede inventariar (Proceso descripcin), el intangible no (calidad en la prestacin del servicio atencin al usuario). Inversin alta en estanteras, en este caso equipado con estanteras modulares Alto contacto con el cliente/usuario. Tiempo de respuesta corto.

Instalaciones grandes (como las manufactureras), como las del depsito en cuestin que tiene de 240 mts2 (9.60 x 25 mts.), y 72.96 mts2 (9.60 x 7.60 mts.) para oficinas. Necesitamos grandes espacios para albergar la documentacin. Calidad, no es fcil medirla en los servicios, por que influyen las preferencias individuales en la evaluacin de la calidad. Mucho personal Generar todos los tipos de archivos, implica un inversin muy grande para quienes toman decisiones, es nuestra obligacin simplificar el sistema de archivos. Por ltimo para lograr una integracin con las reas proponemos aplicar la INGENIERA CONCURRENTE , donde se disee la prestacin del servicio de archivo con todas las oficinas productoras, ya que en funcin de sus necesidades se lograr disear un servicio que responda a los criterios de costos, calidad y entrega a tiempo. Para ello la metodologa de traba jo debe tener en cuentas estos pasos esenciales para alcanzar los resultados: Reuniones peridicas para romper con el mito que los archivos es un simple depsito y se deje de considerar errneamente los archivos solo como un lugar, con esto se comenzara a maximizar su potencialidad como servicio de informacin y cuando se lo comprenda como una funcin, se optimizar su rol. La encuesta resalta la importancia del archivo por parte de los directivos de la Sec. Gral. de la Gobernacin, ya que un 67% le asign a mucha importancia. Para lograr plasmar esta iniciativa como una poltica de estado, la variante principal es dictar Cursos de formacin constantes y normalizar nuestros procesos en instructivos que formen parte de los manuales de procedimiento. Instructivos para remitir documentacin.

Bibliografa Cruz Mundet, Jos Ramn. (1994). Manual de Archivstica. Madrid: Fundacin Germn Snchez Ruiperez. Heredia Herrera, Antonia (1993). Archivstica General. Teora y Prctica, Sevilla: Servicio de Publicaciones de la Diputacin Provincial de Sevilla. Krajewski Lee J. Y Ritzman, Larry P. (2000), Administracin de Operaciones. Estrategias y Anlisis. 5. ed. Mxico: Prentice Hall. SENN, James A. (1987). Sistemas de Informacin para la Administracin. Grupo Editorial Iberoamrica. Mxico.