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Ish-sistema de ventas

ISH-SISTEMA DE VENTAS
Bienvenido y gracias por usar ish-sistema de ventas
Como dueo de un pequeo negocio no solo compites con los grandes sper mercados o cadenas nacionales sino que tambin compites con aquellos negocios que ya se benefician de la automatizacin. Al mismo tiempo, implementar una solucin de punto de venta puede ser un gran reto para cualquiera para cualquier empresario ya que el costo es elevado. Ish-sistema de ventas te ofrece lo mejor de ambos mundos, un sistema que te pone a la par de la competencia, diseado para reemplazar tu caja registradora y procesos manuales de manera fcil y lo principal a un bajo costo; diseado para personas sin mucho conocimiento en el uso de programas computacionales. Aunque el sistema est desarrollado para ser altamente intuitivo, de fcil uso y no necesitar capacitacin, este manual de usuario te ayudar a aprovechar al mximo ish-sistema de ventas.

Qu requisitos mnimos tiene ish-sistema de Venta?


Computadora con las siguientes caractersticas: o Sistema Operativo Windows 2000, 2003, XP, 2003, Vista o Windows 71 o Procesador Celeron o superior. o 64 Mb de memoria RAM. o 40 Mb de espacio libre en el disco duro ms espacio adicional segn los productos e informacin que almacene.

Dispositivos opcionales: o Lector de cdigo de barras. o Impresora de Tickets. o Cajn de Dinero. o Bascula impresora de tickets / Bascula con conexin a computadora.

INDICE
INSTALANDO ISH SISTEMA DE VENTA ........................................................................5 INSTALACIN DEL PROGRAMA EN TU COMPUTADORA ....................................................................5 CONFIGURACIN INICIAL, ASISTENTE DE BIENVENIDA ...................................................................6 INICIANDO ELEVENTA PUNTO DE VENTA ........................................................................................10 MEN PRINCIPAL DEL SISTEMA ...................................................................................................... .10 PANTALLA DE CONFIGURACIN ...........................................................................................11 GENERAL ............................................................................................................................. ..............12 PERSONALIZACIN .......................................................................................................................... .16 DISPOSITIVOS Y SERVICIOS ............................................................................................................. .19 M ANTENIMIENTO ............................................................................................................................. .27 PANTALLA DE VENTAS ..............................................................................................................29 AGREGA UN PRODUCTO A LA VENTA ACTUAL ................................................................................30 INGRESA VARIOS ARTCULOS A LA VEZ ...........................................................................................30 BSQUEDA DE PRODUCTOS.............................................................................................................. .31 VENTA DE PRODUCTO COMN. ....................................................................................................... .32 VENTA DE PRECIO A MAYOREO ....................................................................................................... .32 APLICA DESCUENTOS ....................................................................................................................... .32 REGISTRANDO ENTRADAS Y SALIDAS DE EFECTIVO .......................................................................33 MANEJO DE TICKETS ....................................................................................................................... .34 COBRANDO UN TICKET .................................................................................................................... .34 GENERANDO UNA FACTURA ............................................................................................................ .36 RECARGAS ELECTRNICAS............................................................................................................. .39 VENTAS Y DEVOLUCIONES ............................................................................................................... .40 PANTALLA DE CLIENTES ..........................................................................................................41 ESTADO DE CUENTA ........................................................................................................................ .42 NUEVO / MODIFICAR / ELIMINAR CLIENTE ....................................................................................43 REPORTE DE SALDOS ....................................................................................................................... .43 PANTALLA DE PRODUCTOS .....................................................................................................45 CREANDO UN NUEVO PRODUCTO ................................................................................................... .45 MODIFICAR O ELIMINAR UN PRODUCTO .........................................................................................46 COMO CREAR PAQUETES (PRODUCTOS KIT) ..................................................................................46 UTILIZANDO LA BASE DE DATOS PRE CARGADA .............................................................................47 REPORTE DE VENTAS POR PERIODO ...............................................................................................49 IMPORTAR PRODUCTOS DESDE EXCEL ...........................................................................................50 PANTALLA DE INVENTARIO ....................................................................................................51 AGREGAR Y AJUSTAR INVENTARIO .................................................................................................52 REPORTE DE PRODUCTOS BAJOS EN INVENTARIO ..........................................................................52 REPORTE DE INVENTARIO ............................................................................................................... .53 REPORTE DE MOVIMIENTOS DE INVENTARIO ................................................................................53 FACTURAS ......................................................................................................................................55 3

FACTURAS POR VENTAS ................................................................................................................... .55 FACTURAS GLOBALES ..................................................................................................................... .56 INFORMES MENSUALES ................................................................................................................... .57 PANTALLA DE CORTE ................................................................................................................58 ACERCA DE ....................................................................................................................................59

Instalando ish sistema de Venta

Instalacin del sistema en tu computadora


1. 2. 3. 4. 5. 6. Copiar el ejecutable de sistema en el disco C.. instalar Mysql en el disco c configuracin adecuada de Mysql. instalar acceso directo en el Escritorio (Recomendado). Revisa las opciones elegidas y haz clic en Instalar. Felicidades! Ya instalaste el sistema, haz clic en Finalizar para comenzar a usarlo.

Iniciando ish sistema de Venta


Cada vez que inicies el programa, ya sea tu o uno de tus empleados, ser solicitado el usuario y clave (la que definiste al momento de instalar el programa) para poder iniciar operaciones en el programa e identificar a que reas se tiene permiso de entrar. La siguiente ventana aparecer pidindote esta informacin:

Recuerda que siempre existir el usuario admin el cual tiene acceso a todas las funciones y configuraciones del sistema con la clave definida en la instalacin o bien la clave por defecto que es: 12345.

Men Principal del sistema


El sistema cuenta con una interface orientada a ser fcil de usar, no cuenta con los tpicos mens de Windows, sino que est orientado a ser visual para que no requiera amplios conocimientos en computacin. A continuacin se muestran los botones de la barra principal, la cual siempre se encuentra en la parte superior de la pantalla, para accesar a esta pantalla presiona la tecla F1 en cualquier momento:

Como puede ver, el programa esta diseado para ser usado en su mayora con el teclado de su computadora, esto es muy importante ya que al tener un poco de practica podrs tener acceso a los mdulos mas importantes del programa de una manera ms rpida y sencilla. Las funciones del men principal son las siguientes, mas adelante veremos estas pantallas mas a detalle: Ventas tambin puedes ingresar a esta pantalla con el boton F1 de su teclado, esta pantalla sera la que mas use en el programa ya que es donde agregara productos que sus clients vayan a comprar los productos que tengas en tu tienda, ademas podras ver las ventas realziadas en el dia, registrar entradas y salidas de efectivo, etc. Clientes - puedes accesar a esta pantalla tambien con la tecla F2, aqui podras registar los clients a los que desees darles credito en sus compras, administrar los abonos, revisar el estado de cuenta de un cliente y administrar los datos de contacto asi como el limite de credito. Productos - puedes entrar a este modulo tambien con el boton F3, aqui puedes dar de alta productos, modifcarlos, eliminar y ver reports relacionados con los productos. Inventario tambien puedes ver este modulo presionando el boton F4, aqui podras ingresar el inventario para los productos que manejes, asi como hacer ajustes y ver reportes relacionados con el manejo de inventario de tu tienda. Configuracion esta pantalla es muy importante ya que aqui puedes hacer la configuracion principal que necesitas para ajustar el programa a las necesidades de tu negocio, personalizarlo, adaptar dispositivos para acelerar el cobro a tus clients y dar mantenimiento a el sistema. Facturas esta seccion es util solamente si has comprador el modulo de facturacion o cuentas con la edicion multicaja. En esta seccion podras revisar las facturas realizadas con tu sistema con los lineamientos oficiales de la Secretaria de Hacienda y Credito Publico de Mexico. Corte en este modulo podras ver un detalle completo de las operaciones del dia: pagos de clients con credito, entradas de diner, ventas, ganancias, etc. Salir con este boton se cierra el programa de eleventa Punto de Venta. El boton con la imagen te permite cambiar el usuario que utiliza el sistema, esto es muy util cuando tienes empleados y cambian de turno. Este boton te permite minimizar el sistema de manera que puedas usar Windows mientras no estas usando el programa sin tener que apagarlo.

Verificar base de datos: evitar usar esta opcion ya que solamente es util para saber si la base de datos no tiene datos corruptos, por lo general esta opcion se utiliza solamente cuando nosotros te damos algun tipo de soporte. Leer archivo de mantenimiento: solamente usaras esta opcin cuando te demos algn tipo de soporte ya que sirve para dar instrucciones directas a la base de datos en caso de que ocurra algn problema con tu programa. Reinicializar base de datos: al utilizar esta funcin eliminaras toda la informacin de ventas, clientes, e inventarios de tu base de datos y solamente quedara la informacin de tus productos.

Facturacin (Esta opcin de configuracin solo aplica si tienes la versin para facturacin electrnica (la edicin multi caja incluye este modulo) Hasta el momento, el programa incluye el mdulo de facturacin electrnica disponible para los contribuyentes que entraron en el esquema de "medios propios", es decir aquellas personas que realizaron los trmites de solicitud de folios digitales y certificado de sellos antes del 1 de Enero del 2011. Si no hiciste este tramite y sigues facturando en sus formatos pre-impresos el programa an no soporta la facturacin en tu esquema, sin embargo ya estamos trabajando en los esquema de facturacin electrnica 2011 en un principio con la impresin de facturas con cdigo de barras bidimensional y en una segunda etapa facturacin electrnica 2011 a travs de proveedores autorizados de certificacin. Al presionar esta opcin iniciara un asistente de configuracin del modulo, para ello necesitas los siguientes datos: Archivo de certificado de sellos digitales (Archivo con extensin .cer) Archivo de clave privada (Archivo con extensin .key) Contrasea del archivo de clave privada Numeracin de folios asignados para realizar facturas electrnicas. Una vez que tengas esta informacin lista da clic en siguiente para empezar a llenar la informacin de tu negocio: Pantalla 1: Quin expide las facturas? RFC Nombre o razn social Calle Numero exterior Numero interior

Cdigo postal Colonia Estado Ciudad Estos datos debern de ser exactamente con los que te diste de alta como contribuyente ante la Secretaria de Hacienda y Crdito Publico en tu localidad.

Dispositivos y Servicios

Lector de cdigos Existen dos modelos de lectores en el mercado, los de laser y los de tecnolog a "LED", los primeros son lo que usan las grandes cadenas comerciales y son mas efectivos porque no tienen dificultad para leer el codigo; los segundos, son de tipo rastrillo, es decir que para leer el codigo del producto tienes que pegar el lector al producto, se dificulta mas la lectura pero son mas baratos. Si tienes un lector de cdigo de barras (pistola lectora de cdigos) puedes usarlo con el programa, es muy sencillo. Te recomendamos usar un lector con conexin USB ya que estos lectores usan una tecnologa de emulacin de teclado que permite a la computadora conectar y usar sin necesidad de tener que instalar algn controlador adicional en tu sistema operativo (Windows).

Si tienes un lector de cdigo de barras con conexin serial de teclado (PS2 o RS232) entonces necesitas habilitar el recuadro que aparece en esta configuracin del programa, marca la opcin Utilizo un lector de cdigo de barras serial y haz pruebas de lectura en el programa tratando de vender un producto en la pantalla principal leyendo su cdigo de barras en el empaque del producto. Si no logras que tu lector capture el cdigo aun entonces necesitas volver a esta configuracin y dar clic en el botn Configurar puerto del lector.

Aparecer un recuadro con la especificaciones de la conexin del lector de cdigos, para hacer la configuracin correctamente consulta el manual tcnico de tu lector de cdigos de barras para configurar los siguientes parmetros: Bits por segundo, Bits de datos, Paridad, Bits de parada y control de flujo. Si alguno no aparece en el manual de tu lector entonces deja el predeterminado como esta en el programa. NOTA IMPORTANTE: por el momento el programa no puede funcionar con lectores de cdigos que estn conectados a tu computadora por medio de convertidores de puertos, por lo que al momento de elegir el lector que usaras asegrate que tu computadora tenga el puerto de conexin del lector disponible para que no tengas que usar un convertidor de puertos. Existe configuracin adicional para controlar el comportamiento del lector, lo mas comn a configurar es el enter despus de la lectura de un cdigo, para trminos prcticos del programa quiere decir que se ingrese el producto ledo a la lista de producto para cobrar en la pantalla de ventas despus de hacer la lectura del cdigo, de manera que no tengas que leer el cdigo y presionar la tecla enter o presionar el botn Agregar Producto cada vez que lees un cdigo. Esta configuracin no depende de el sistema, depende de los ajustes del lector de cdigos. Para hacer este ajuste necesitas consultar el manual de uso o manual tcnico de tu dispositivo y encontrar la seccin de configuraciones adicionales en donde aparecern bastantes cdigos de barras que al momento de leer alguno configuran automticamente el lector para que funcione de la manera que se describe en cada uno de los cdigos mostrados en el manual de uso. Cajn de dinero Tambin se puede usar un cajn o gaveta de dinero con el programa. La intencin de este dispositivo es tener organizado el efectivo que se tiene en una caja registradora y hacerlo con el uso del programa automticamente cada vez que se cobra una venta. El cajn de dinero solamente se puede usar con el programa a travs de una impresora de tickets ya que no se conecta directamente a la computadora, el cajn de dinero se debe de conectar directamente a la impresora de tickets por medio de un cable como el que se usa para una lnea telefnica (cable con conector RJ11). Una vez que hayas verificado que tu cajn de dinero y tu impresora de tickets tiene entrada para el conector RJ11 haz la conexin entre estos dos dispositivos y despus configura el programa para que abra el cajn despus de cada impresin de ticket:

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1. Primero configura el modelo de la impresora de tickets que tienes. NOTA: si no aparece la impresora de tickets que tienes en tu negocio selecciona la opcin Apertura a travs de impresin 2. Selecciona el puerto al que esta conectado tu impresora. Este paso es muy importante ya que es el puerto por medio del cual el programa hace la peticin para que se abra el cajn de dinero automticamente. Para probar que la configuracin sea exitosa presiona el botn Probar Apertura de Cajn. Si no logras que el cajn de dinero abra automticamente despus de cada venta tienes que hacer una configuracin adicional en el Panel de Control de Windows, para esto sigue estos sencillos pasos: 1. Presiona el botn de inicio de Windows 2. Selecciona la opcin Panel de Control 3. Se abrir una ventana en donde debers de abrir el modulo Impresoras y faxes (en Windows XP o anteriores) o Dispositivos e impresoras (para Windows Vista o Windows 7). 4. En la venta que se abrir aparecen todas las impresoras que tienes instaladas en tu sistema operativo (Windows), da clic derecho con el ratn sobre la impresora que estas usando con el programa y en las opciones que aparecen selecciona Preferencias de impresion 5. Se abrir una ventana de configuracin de la impresora, busca una pestaa llamada Configuracion Avanzada o Comandos de impresion 6. Busca la opcion Apertura de cajon o Cash drawer (por su nombre en ingles) y habilita la apertura de cajon despues de cada impresion. Bscula No cualquier bascula puede ser usada con el programa, necesitas que tu bascule tenga los siguientes requisitos: La bascula necesita tener un puerto serial RS32 para conectar tu computadora Tu computadora necesita tener un puerto serial RS32, este dispositivo no puede usarse por medio de convertidores de puertos, por tal motivo si tu computadora no tiene este puerto necesitas llevarla con algn tcnico para que le instale una tarjeta PCI con un puerto serial RS32 directo a la tarjeta madre de tu computadora. El puerto serial que debe de tener tanto la bascula como la computadora es como el que se muestra en esta imagen:

Para hacer la conexin de la computadora y la bascula necesitas un cable serial de 9 pines (DB9) de configuracin cruzada (o configuracin null). Este cable lo puedes encontrar en cualquier tienda donde vendan aparatos electrnicos o accesorios para computadoras, si no lo encuentras en alguna de las tiendas mencionadas puedes pedir que te lo fabriquen en cualquier tienda electrnica como Steren pidiendo el cable de la distancia mencionada y la configuracin cruzada, si lo requieres puedes motrar al tcnico que te atienda el esquema de configuracin como se muestra en la imagen de abajo:

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Una vez que tengas estos requisitos habilita el uso de tu bascula en el programa y selecciona el modelo de tu bascula as como el puerto que estas usando para conectarla. Los modelos listados en el programa son los que han sido probados y funcionan correctamente, sin embargo si el modelo de tu bascula no aparece en el programa intenta seleccionando alguno de los modelos que estn listados, tal vez use los mismos parmetros de alguno de los modelos listados. Si tu bascula con es compatible con el programa pero imprime etiquetas con cdigo de barras tambin puedes configurar estas etiquetas para que funcionen con el programa. En este mismo modulo puedes configurar el programa para que reconozca el formato de las etiquetas que imprime tu bascula.

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La mayo a de las etiquetas que imprimen el codigo de barras, contienen los d gitos debajo del codigo de barras y tienen el siguiente formato: BBCCCCCPPPPPD, donde: B = Bandera de la bascula, estos dgitos no pueden ser modificados C = Codigo de producto configurado en el programa P = Precio o Peso que detecta la bascula D = Digito verificador del codigo de barras.

Para configurar el formato de la etiqueta de tu bascule sigue estos pasos:

1. Configura la bandera que usa tu bascula para imprimir un codigo de barras. 2. Elije el tipo de valor que imprime tu bascula, existen 2 tipos: Impresin de precio: elije esta opcin cuando la bascula imprima el precio en el cdigo de barras como se muestra en la imagen de arriba. Impresin de bascula: selecciona esta opcion si la etiqueta que imprime tu bascula contiene el peso del producto en el codigo de barras Con esta configuracion el programa ya esta listo para interpretar etiquetas impresas por medio de tu bascula. Recuerda que tambien debes de configurar los productos en tu bascula con los mismos parametros que los configuraste en el programa (precio y codigo de producto). Ejemplo practico: si tu bascula imprime una etiqueta con el siguiente codigo de barras: 2000010020509 Donde: 2000 es la bandera de tu bascule, lo que debes de configurar en este modulo en el paso 1 de la parte de arriba. 10 es el codigo de producto que debes de configurar en el programa y en la bascula. 02050 es el precio o peso del product de la etiqueta: - Si tu bascula esta configurada para que imprima el precio entonces en este caso el precio sera $20.50 por lo tanto el maximo precio a cobrar de esta manera es: 999.99 ya que 2 digitos estan contemplados para los decimales del precio. - Si tu bascula imprime el peso del product el peso sera de 2.050 KG ya que 3 digitos estan contemplados para los decimales de el peso, por lo tanto el maximo peso que se podra interpretar es de 99.999 KG 9 es el digito verificador para el codigo de barras que usa la bascula. 13

Mantenimiento
Respaldo Automtico Esta herramienta es muy til y debes de tomarla en cuenta para cuidar tu informacin. Como sabes las computadoras son muy propensas a fallar y a daar archivos ya sea por problemas con algn virus, componentes de la computadora o problemas elctricos repentinos como los apagones; port al motivo es recomendable que siempre tengas un respaldo de la informacion mas reciente y por eso hemos incluido este modulo en el programa con el que puedes habilitar un respaldo automatico que se hara cada vez que cierres el programa. Para configurar este modulo solamente habilita la casilla Realizar respaldo automatico al salir del programa, este respaldo creara un archivo en la carpeta Respaldos ubicada en la carpeta de instalacion del programa. Adicionalmente puedes configurar el programa para que haga una copia del respaldo en la ubicacion que tu desees que incluso puede ser una memoria (USB) o disco duro externo, te recomendamos configures esta opcion para hacer la copia autoamatica en una memoria USB externa en caso de que tu computadora falle totalmente. Al salir del programa aparecera un mensaje como este cuando se este generando el respaldo, permite que termine este proceso para asegurar que el respaldo se haga correctamente.

Es importante que tengas en cuenta que solamente se hace un respaldo por dia, por lo tanto, si cierras el programa a la 1:30 PM por ejemplo, se creara un archive de respaldo, pero si vuelves a abrir el programa y lo cierras de nuevo a las 9 PM se creara otro archivo que sobreescrbira el archive que se genero mas temprano, esto para que no se ocupe mucho espacio en tu disco duro. Cuando desees usar un arhcivo de respaldo solamete ejecuta (haz doble clic sobre el archivo de respaldo) y sigue las instrucciones para restaurar tu informacion. Ten en cuenta que se sobreescribira la base de datos con la ultima informacion que tiene el respaldo, si usas n respaldo que generaste hace 10 dias por ejemplo entonces perderas informacion de 10 dias al ejecutar el archivo de respaldo.

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Ish-sistema de ventas
La pantalla de ventas es usada ms del 90% del tiempo te muestra los elementos ms importantes para el funcionamiento de tu negocio y esconde los elementos que no requieres para que no sea complicada y te permita hacer TU trabajo mejor: Vender. El programa esta desarrollado para ser utilizado de una manera muy sencilla y rpida, como todo programa computacional se puede usar por medio del ratn o puntero de tu computadora; pero tambin se puede usar rpidamente con el teclado, como se hace en las cajas de cobro de las grandes cadenas comerciales pero en este programa con el teclado convencional de tu computadora. A partir de este momento en el tutorial te diremos cuales son las telcas de rpido acceso para muchas funciones en el programa. La pantalla de ventas la puedes accesar rpidamente con la tecla F1 desde cualquier modulo que ests usando en el programa.

Primero te mostraremos las opciones que tienes en la pantalla de ventas

Aqu aparecen todas las opciones de la pantalla principal, como puedes ver hay muchas funciones que tienen una tecla rpida para poder usarlas de manera que sea mas fcil y rpido hacer ventas con el programa.

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En la parte de debajo de la pantalla principal puedes ver la informacin de la venta as como las opciones para ver informacin de otras ventas al mismo tiempo as como el acceso a la pantalla Ventas y devoluciones del da.

Agrega un producto a la venta actual

Cuando ingresas a la pantalla de ventas, se activa el campo de Cdigo de Producto, en el cual puedes teclear el cdigo de algn producto o leer el cdigo de barras usando tu lector de cdigos de barras. Presiona la tecla ENTER (o configura tu lector para hacerlo automticamente) para registrar el producto en la venta actual. Una vez que ingreses el producto este aparece en el listado de artculos.

Ingresa varios artculos a la vez


Hay 3 formas de ingresar varios artculos a la vez en la pantalla de venta: Con el botn INS Varios o el botn Insert en tu teclado Al presionar este botn aparecer una pantalla como la que vez en el lado izquierdo. Aqu debes de ingresar la primero el cdigo de producto del articulo a vender y despus la cantidad de unidades que deseas vender, presiona el botn aceptar y aparecern en la pantalla de los artculos a la venta. Con las teclas + y - Con estas teclas puedes incrementar el numero de artculos en la venta, para ello solamente debes de selccionar el producto que deseas incementar y presionar la tecla + para incrementar los que deseas vender o el botn - para decrementar el numero de artculos a vender de ese mismo producto seleccionado.

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Si deseas eliminar un artculo presiona el botn Borrar producto o "Delete" de tu teclado.

Con el simbolo * Otra forma alternativa de vender varias unidades de un mismo artculo es directo desde la pantalla de ventas. En este caso se comienza tecleando la cantidad a vender, por ejemplo 5 seguido del smbolo de multiplicacin (*) de tu teclado y finalmente se teclea o lee el cdigo de barras del producto a vender. Por ejemplo si deseas vender 5 unidades del producto con cdigo PAPEL se ingresaria en la pantalla de ventas el siguiente texto: 5*PAPEL Al finalizar se presiona la tecla ENTER y se habrn agregado 5 unidades del producto PAPEL a la venta.

Bsqueda de productos
Muchas veces no se cuenta con el cdigo de barras del producto a la mano o simplemente te es mas fcil ubicar un producto buscndolo por la descripcin. Existe un modulo en el programa para hacer la bsqueda de productos de esta manera.

Para hacerlo presiona la tecla F10, aparecer la siguiente pantalla.

Comienza tecleando las letras con las que comienza el producto que buscas, y en segundos aparecern los artculos que contengan dichas letras ordenados alfabticamente en la ventana de bsqueda.

Para ingresarlo a la venta actual solo presiona la tecla Aceptar.

o haz clic en el botn 17

Opcionalmente, con el producto seleccionado puedes elegir Modificarlo o Eliminarlo desde esta ventana, as como ponerlo como Favorito con lo cual aparecer al principio del listado siempre, por ejemplo si buscas la palabra Carne y tiene tres productos: Carne Chica Carne Mediana Carne Grande

Y eliges como favorito el producto Carne Mediana, esta aparecer primero que las anteriores al buscarlo.

Registrando entradas y salidas de efectivo


Durante la operacin de tu negocio, habr ocasiones en las que tengas que ingresar efectivo o cambio, para que este ingreso de efectivo no altere el resultado del corte, registra este ingreso haciendo clic en el botn Entradas o presionando la tecla F7. As como el ingreso de efectivo, hay ocasiones en las que necesitas sacar dinero de la caja, como puede ser: (utiliza la tecla F8 para registrar una salida de efectivo) - No contar con tanto dinero en la caja y almacenarlo en otra parte. - Sacar dinero para pago a proveedores

Ambas ventanas cuentan con un boton denominado Registro de entradas / Registro de salidas correspondiente a cada operacin la cual te permitir ver los registros del dia y eliminarlos en caso de algn error.

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n y presiona el botn

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Devolver articulo seleccionado. Ese articulo ser ingresado de nuevo a tu inventario automticamente y la salida de dinero ser reflejada en el reporte de corte. Notas de la venta Si hiciste alguna anotacin de la venta presiona este botn para revisar dichas notas. Cancelar venta Usa este botn para cancelar la venta completa, el ticket nos era eliminado de la base de datos pero aparecer como cancelado y la informacin de inventarios de los productos que contena el ticket automticamente ser ingresada al modulo de inventarios en caso de que lo tengas habilitado. El dinero de la devolucin ser contemplado en el reporte del da en que realices la cancelacin del ticket. Facturar Esta opcin solamente aparecer si tienes habilitado el modulo de facturacin electrnica y te permite realizar una factura de una venta que no fue facturada en su momento, de esta manera podrs realizar la factura de ventas incluso das despus de que se haya realizado la venta. Si la venta ya ha sido facturada solamente aparecer una botn para ver los datos con los que se hizo dicha factura. Imprimir copia Realiza una impresin del ticket seleccionado.

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Pantalla de Clientes
Si tienes activada la opcin de ofrecer crdito a los clientes, puedes acceder a esta pantalla de Crdito a Clientes presionando la tecla F2.

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A continuacin se muestran las opciones de esta pantalla:

Nuevo / Modificar / Eliminar Cliente


Captura la informacin de un nuevo cliente a quien deseas otorgar crdito, captura la siguiente informacin:

Nombre completo de tu cliente Direccin de tu cliente Telfono o telfonos de tu cliente Limite de crdito, aqu ingresa el mximo monto que tu cliente podr deber, es muy til para tener un control de el mximo prstamo que puedes hacer a tus clientes.

Por ultimo presiona el botn Guardar cliente para empezar a otorgarle crdito. Si lo que deseas es modificar un cliente que ya existe en tu base de datos entonces presiona el botn Modificar Cliente y cambia los datos que creas necesarios, la pantalla es igual que cuando creas un nuevo cliente pero adems puedes cambiar el numero de cliente en caso de que desees llevar un control propio de los nmeros de cliente. 22

Si deseas eliminar o quitar el crdito a un cliente presiona el botn Eliminar Cliente, selecciona el cliente que deseas eliminar y aparecer una ventana con la informacin del mismo para que verifiques que es realmente el que deseas eliminar.

Reporte de Saldos
En esta opcin, se listan todos los clientes as como el saldo actual con el que cuentan y una sumatoria de todo lo que te deben todos tus clientes.

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Adicionalmente podrs conocer cuando fue la ltima fecha de pago de cada cliente, su lmite de crdito e informacin de contacto. Puedes hacer clic en las columnas para re-ordenarlas de acuerdo al criterio que desees.

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Pantalla de Productos
La pantalla de productos, caracterizada por la barra de color amarillo, te permite crear, modificar y eliminar productos, as como conocer el reporte de ventas por periodo que te da a conocer cuales productos fueron vendidos por semana o por un rango de fechas en especifico. Para ingresar rpidamente a la pantalla de productos presiona la tecla F3. La pantalla de productos comienza con la creacin de un nuevo producto, como se muestra en la figura:

Creando un Nuevo Producto


Para crear un nuevo producto necesitas ingresar los siguientes campos: 1. Cdigo: Ingresa el cdigo de barras del producto utilizando tu lector de cdigo de barras o si el producto no tiene cdigo de barras puedes ingresar uno inventado, por ejemplo: TORTILLAS o TOMATE. 2. Descripcin: Introduce la descripcin del producto. 3. Se vende (tipo de venta): Puedes elegir si el producto se vende por unidad, a granel (usa decimales) o bien si es un paquete (un producto formado por otros productos) 4. Precio de Costo: Ingresa el costo del producto para ser usado en los reportes y conocer tu ganancia neta al hacer el corte. 25

5. Precio de Venta: Ingresa el precio de venta al pblico. 6. Precio de Mayoreo: Precio opcional que puedes otorgar a los clientes que desees desde la pantalla de ventas, puedes dejarlo en cero para no usarlo. 7. Usa Inventario? Si deseas registrar y rastrear la cantidad del producto activa esta casilla (puedes desactivar el uso para servicios, por ejemplo) 8. Cantidad Actual Si elegiste utilizar inventario ingresa la existencia actual. 9. Mnimo Ingresa la cantidad, mnima, que debe contar tu negocio antes de ser notificado de que debes de reordenar el articulo.

Modificar o eliminar un producto


Si deseas modificar o eliminar un producto existente presiona el botn correspondiente aparecer una pantalla con la siguiente:

Ingresa el cdigo de producto que deses modificar o eliminar y presiona el botn Aceptar

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Una vez que ingreses el precio de venta, ingresa el nivel de inventario y el mnimo que deseas para el producto y presiona ENTER o haz clic en Guardar Nuevo Producto. Contina as con todos los productos de tu abarrotes o mini super y te dars cuenta del ENORME ahorro en tiempo que tendrs!

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Reporte de Ventas por Periodo


En esta pantalla puedes obtener un reporte de todos los productos vendidos por da, mes, semana, o un periodo en particular; simplemente elige en el campo Mostrar ventas de el periodo del que deseas obtener el reporte para conocer los productos y que cantidades fueron vendidas para facilitarte reordenar las cantidades necesarias y siempre cuentes con el mismo inventario. Opcionalmente puedes exportar a Excel o imprimir el listado del resultado del reporte para drselo a tu proveedor o hacer manipulaciones adicionales de la informacin.

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Pantalla de Inventario

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La seccin de Inventario, caracterizada por la barra de color morado, te permite ingresar nueva cantidad de producto as como obtener los reportes de productos bajos en inventario y un reporte de inventario valorizado. Para ingresar a la pantalla de inventario, presiona la tecla F4.

Agregar y ajustar inventario


Al ingresar a la seccin de Inventario, ingresas automticamente a la pantalla de Agregar Inventario, donde registras el ingreso de mercanca. Solo es necesario que especifiques el cdigo del producto y la cantidad que ingresaras a tu negocio. Como se muestra en la figura:

Esta operacin suma la cantidad ingresada a la cantidad existente del producto al que se agrega el inventario.

Al usar la modalidad de ajuste de inventario la cantidad ingresada sobrescribir la cantidad actual del producto en cuestin.

Reporte de productos bajos en Inventario


Como se muestra en la siguiente figura, en este reporte se listan todos los productos que estn por debajo del mnimo que especificaste al darlos de alta, para que puedas ordenarlos de nuevo a tus proveedores:

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Reporte de Inventario
En esta pantalla puedes obtener un reporte de inventario valorizado donde se listan todos los artculos, las cantidades y el total en dinero con el que tu negocio cuenta.

Reporte de Movimientos de Inventario


En esta pantalla puedes obtener un reporte de todos los movimientos que se tuvieron de inventario para cada producto durante el da. Estos movimientos pueden ser: salidas (ventas), ajustes, devoluciones o entradas (por compra). 31

La pantalla de este reporte se muestra a continuacin:

Podrs obtener los movimientos de inventario de un producto eligiendo un da en particular as como teclear ya sea el nombre del producto, su departamento o bien el cajero del cul deseas obtener los reportes de movimientos de inventario realizados.

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Facturas
Este botn solo aparecer si tienes configurado el modulo de facturacin electrnica. Por el momento el programa incluye el mdulo de facturacin electrnica disponible para los contribuyentes que entraron en el esquema de "medios propios", es decir aquellas personas que realizaron los trmites de solicitud de folios digitales y certificado de sellos antes del 1 de Enero del 2011. Si no hiciste este tramite y sigues facturando en formatos pre-impresos el programa an no soporta la facturacin en tu esquema, sin embargo ya estamos trabajando en los esquemas de facturacin electrnica 2011 en un principio con la impresin de facturas con cdigo de barras bidimensional y en una segunda etapa facturacin electrnica 2011 a travs de proveedores autorizados de certificacin. Si te encuentra en el esquema de "medios propios" puede activar la funcin de facturacin electrnica desde el apartado de Configuracin > General > Facturacin y puedes ver los pasos a seguir en la seccin de Pantalla de Configuracin de este manual en las primeras paginas. Una vez configurada esta opcin en el programa, aparecer un nuevo botn en la parte superior llamado "Facturas". Al entrar a este modulo la pantalla predeterminada sern las facturas de las ventas realzadas.

Facturas por ventas


Aparecer una lista de las facturas realizadas en el mes, en la parte de arriba de la pantalla puedes escoger el mes y ao de los cuales quieres consultar las ventas con factura realizada.

Al seleccionar algn rengln tienes 3 opciones para administrar tus facturas que puedes usar con los botones en la parte de abajo. Esta es una descripcin de lo que puedes hacer con cada botn: Ver en Pantalla 33

Te permite ver la factura en formato de impression para que puedas verificar los datos que se usaron para generar dicha facture. Imprimir Te permite imprimir una copia de la factura, esta funcin es muy til para cuando tu cliente regresa por una copia de la misma, con la facturacin electrnica recuerda que todas las copias sirven como originales para el SAT. Guardar Copia Con esta opcin puedes guardar en tu computadora una copia del archivo PDF (que es el archivo en formato legible para imprimir) y del archivo XML que es el archivo que tiene el formato informtico para el SAT; podrs guardar una copia en cualquier lugar de tu computadora o una memoria porttil, te recomendamos tengas siempre una copia de tus facturas en un ligar seguro ya que el SAT pide que se guarden por 5 aos como minimo. Cancelar Factura Como en el esquema tradicional tambin con la facturacin electrnica es posible cancelar las facturas elaboradas en caso de que la hayas generado con datos incorrectos, para eso usa este botn de Cancelar Factura cuando requieras anular alguna y regenerarla para un cliente.

Facturas Globales
En este modulo puedes consultar y generar la factura global de un mes entero. La factura global genera un reporte de las ventas realizadas que no fueron facturadas a un cliente en especifico y se genera una sola factura por todas las ventas realizadas en el mes al publico en general. Un recuadro como este aparecer cuando aun no hayas generado la factura global de un mes:

Es un requisito del SAT que declares todas las ventas que has realizado en un periodo fiscal, por eso es importante que despus de que termine el mes fiscal en tu negocio realices esta factura presionando el botn Generar Factura Global del mes y ao correspondiente. Cuando ya hayas generado tu factura global aparecer la lista de los meses del lado izquierdo con una de manera que cuando selecciones el mes en el cual ya hayas generado la factura global podrs aparecern las opciones: Guardar copia 56

Para guardar el archive PDF y XML de la facture global en tu computadora o memoria portatil para tu respaldo de informacion. Imprimir Para imprimir la facture global presentada en pantalla. Cancelar til cuando llega un cliente de ultimo momento a pedir una factura de una venta realizada con anterioridad y que la puedas realizar antes de generar tu factura global. O bien, si la informacin no concuerda con tu informacin fiscal puedes cancelarla para revisar la cuentas del mes en el programa y puedas ajustar alguna venta que hayas olvidado cancelar en su momento.

Informes Mensuales
Tambin es un requerimiento del SAT generar un informe mensual de facturas realizadas, por eso es necesario que despus de que cierres el mes fiscal generes el Informe mensual, para esto solamente selecciona la pestaa con el mes correspondiente y presiona el botn Generar y Guardar Informe Mensual, cuando no has generado el informe de un mes aparecer una pantalla como esta y debajo la lista de facturas realizadas a tus clientes y la factura global:

Una vez que hayas generado el informe puedes volver a esta pantalla para guardar una copia del informe en tu computadora o memorial porttil, aparecer un botn como el siguiente:

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Pantalla de Corte
Finalmente, todo negocio necesita realizar el reporte de Corte de Caja para conocer cunto se vendi, cunto debe haber en caja, a quien se le pago y que cliente realizo un abono. Para acceder a esta pantalla solo haz clic en el botn de corte ubicado en la barra superior del sistema.

Para realizar el corte elige el da del cual deseas realizar el corte y haz clic en el botn Hacer corte. Una vez que lo hayas hecho el sistema te informara acerca de las entradas de efectivo, el dinero que debe haber en caja, los abonos de los clientes, pagos a proveedores, ventas totales y la ganancia o utilidad del da (la cual se obtiene restando el precio de costo del precio de venta por producto). Si lo deseas puedes Imprimir el corte utilizando la impresora de Tickets configurada en el sistema. Recuerda que puedes hacer mltiples cortes en el da y no tienes lmite para hacerlo.

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