Gua de Estudio 2, La Planificacin

Preparado por: Vladimir Aravena-Castillo, Ingeniero (E) en Administracin.

PLANIFICACIN
Introduccin: La funcin de planificacin consiste en definir una situacin futura haca la cual se dirigir la empresa en un tiempo definido. Es decir, al iniciar este proceso debemos identificar la situacin inicial en la cual se encuentra la empresa a travs de un anlisis FODA, que nos indique cules son sus Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas, en base a esta informacin podemos, en forma realista, proyectar las actividades que debe realizar la empresa para en un tiempo futuro poder obtener los resultados deseados. El proceso de planificacin requiere de la participacin de todos los niveles jerrquicos de la empresa, aunque no todos cumplan el mismo rol o funcin, es decir, el nivel gerencial planifica para toda la empresa. Los niveles ejecutivos planifican para un departamento o rea especfica y los niveles operativos ejecutan la planificacin.

Anlisis FODA
El anlisis FODA es una herramienta muy til para ver los pasos y acciones futuras de una empresa. Esta logra, mediante el estudio del actual desempeo, del interior de la empresa y del entorno empresarial, marcar posibles evoluciones exitosas de la organizacin. Adems permite que el nivel directivo de la empresa reflexione sobre ella y conozca mejor la organizacin a la que pertenece, aumentando an ms las ventajas del estudio. El anlisis deriva su nombre de las iniciales de los conceptos estudiados que representan a su vez una forma de modelar la situacin de una empresa y su ambiente. En efecto, FODA significa Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas. Esto sirve para definir las estrategias que seguir la empresa. En este anlisis se aprecia la existencia de dos factores internos de las empresas ellos son: 1.- LAS FORTALEZAS: Por Fortaleza se entiende lo que la empresa hace bien y por lo tanto puede utilizaron xito 2.- LAS DEBILIDADES: Por Debilidad se entienden los aspectos en los que la empresa debe mejorar. Adems existen otros dos factores que son externos a la empresa y pertenecen al entorno: 1.- LAS OPORTUNIDADES: Por oportunidades se entiende los acontecimientos o realidades del ambiente que son propicios para que la empresa aumente su participacin y sus ventas 2.- LAS AMENAZAS: Se entiende por amenaza los elementos del ambiente que pueden entorpecer el crecimiento de la empresa.

LOS OBJETIVOS: EL OBJETIVO ES LA GUIA QUE NOS PERMITE CONCENTRAR Y DIRIGIR NUESTROS ESFUERZOS Para qu sirven los objetivos? Establecer objetivos ayuda a mejorar el desempeo debido a que permiten concentrar el tiempo, la energa y el talento en lo que es relevante La falta de objetivos puede provocar una actitud pasiva frente a las tareas de la organizacin, as como un cumplimiento desordenado de actividades no relacionados entre s Los objetivos no pueden ser una simple descripcin de deseos pues su imprecisin los hace poco efectivos y por lo tanto intiles a la administracin. Ejemplo: (son slo deseos y no objetivos), Aspiramos aumentar la produccin el prximo ao, esperamos ser el mejor Departamento de la empresa, progresar en mi puesto de trabajo, etc. Los objetivos pueden ser personales, departamentales u organizacionales. CARACTERSTICAS DE LOS OBJETIVOS Las caractersticas de los objetivos pueden afectar a la motivacin y el desempeo. Por ejemplo: a) La Claridad: El desempeo de las personas es mejor cuando se establecen metas claras que cuando stas estn definidas vagamente. Ejemplo: Hacer lo mejor posible. Sin embargo, el que la planeacin debe estar marcada por la determinacin de objetivos especficos o mediante compromisos menos precisos, que especifiquen slo la direccin y el rea de actividad, depende de las caractersticas de las personas y de la tarea.

b) Dificultad: Cuanto ms difcil es la meta, mayor es el desempeo, siempre y cuando la meta sea aceptada. Por lo general, las metas muy fciles o muy difciles no generan la necesidad de logro. c) Participacin: Los estudios muestran que la existencia de metas claras parece ser ms importante que el hecho de que las metas sean impuestas desde arriba o determinadas con la participacin de los subordinados. Al margen de los efectos sobre la motivacin, la participacin amplia en la formulacin y anlisis de objetivos puede facilitar la identificacin de muchos problemas.

POLITICAS
Las polticas son una orientacin para la toma de decisiones . En general son los lmites dentro de los cuales deber desarrollarse una accin Las polticas son de gran utilidad cuando el empleado debe tomar una decisin aplicando su criterio ante la ausencia de un procedimiento especfico para enfrentar a un problema determinado. Las polticas permiten dirigir a los administradores y empleados hacia los objetivos de la organizacin en aquellas situaciones que requieren aplicar el juicio personal, reduciendo el rango de alternativas en la toma de decisiones. Las Polticas pueden ser Explcitas o Implcitas. Polticas Explcitas: Son enunciados orales o escritos que proporcionan informacin a quienes toman decisiones y ayudan a seleccionar entre diferentes alternativas. Ejemplo: No contaminar, No contratar familiares. Polticas Implcitas: Se caracterizan por no ser enunciadas abierta o directamente (en forma verbal o escrita). Esto puede ocurrir por diversas razones: Debido a que nadie se ha ocupado de establecerlas (en empresas chicas se transmiten por observacin). Ej. Relacin superior subordinado Debido a que los administradores prefieren no hacerlas explcitas por tratarse de aspectos ilegales o de moralidad cuestionable. Ej. Soborno a representantes del cliente. Muchas veces existe conflicto entre las polticas explcitas e implcitas los que puede ocurrir, por ejemplo, si La poltica explcita es slo una farsa de relaciones pblicas (no contaminar versus uso de tecnologas contaminantes) que los administradores responden a otras presiones o intereses. (Austeridad versus excesivos gastos de representacin) PLANEACIN OPERATIVA Consiste en un plan detallado de compromisos especficos para poner en prctica los objetivos y las polticas establecidos en la planeacin estratgica. Muestra cmo se pueden aplicar los planes estratgicos en el quehacer diario. La planeacin estratgica proporciona el panorama amplio, y la planeacin operativa, el panorama de los detalles. Estos detalles se agrupan en tres tipos de compromisos a futuro: 1. LOS PROCEDIMIENTOS: Son compromisos con mtodos de trabajo 2. LOS PRESUPUESTOS: Son compromisos con los flujos de dinero

3. LOS PROGRAMAS: Son compromisos con el tiempo LOS PROCEDIMENTOS Detallan de una manera exacta cmo debe ser realizada una cierta actividad. Su caracterstica principal es su secuencia cronolgica Son los mtodos para llevar a cabo las actividades, son una gua para la accin, mientras que las polticas son una gua para la reflexin. Un procedimiento claro puede ser una gran herramienta para fortalecer la capacidad de manejar situaciones confusas y tensas. Aunque los procedimientos no garantizan la obtencin de los resultados deseados, permiten ahorrar esfuerzos innecesarios en la bsqueda de soluciones originales cuando la tarea es repetitiva. Ejemplo: Procedimiento para calificar a los alumnos que falte a una prueba. 1. El alumno que haya faltado a una prueba, deber exponer su situacin al profesor en la clase inmediatamente siguiente 2. Si present una justificacin anticipada al profesor, tendr derecho a rendir una prueba recuperativa al final del curso. 3. Si no present justificacin anterior, tendr un plazo de una semana para exponer antecedentes 4. En todos los casos slo se podr recuperar hasta un 50% de la nota final (2 pruebas) 5. Los casos no contemplados tendrn nota igual a 1 LOS PRESUPUESTOS Dicen relacin con aspectos financieros, de gastos o ingresos. Son metas o programas expresados en trminos de dinero o de otras unidades. Corresponden a la planificacin detallada de las cantidades de ingresos y gastos que se proyectan para un perodo, por lo general, el punto de partida para la elaboracin de un presupuesto general de una empresa lo constituye la proyeccin de las ventas. Los ingresos que provengan de la proyeccin de las ventas sern los fondos de que se dispondr para cubrir todos los gastos esperados y para dejar como residuo la utilidad.