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ADMINISTRACIN DE LOS RECURSOS INFORMTICOS

Cuando la inversin en tecnologa se hace necesaria para una organizacin, la optimizacin de los costos involucrados y el control que se debe ejercer sobre los recursos informticos debe convertirse en una prioridad para la organizacin. A la suma de todos los costos involucrados en la adquisicin, uso y mantenimiento de la tecnologa informtica se le conoce como el Costo Total de Propiedad (TCO por sus siglas en ingls). La administracin de recursos informticos conlleva una seria responsabilidad, pues la inversin no termina con la adquisicin del recurso, pues la infraestructura tecnolgica, la preparacin del recurso humano que utiliza la tecnologa y el mantenimiento de la misma son un ciclo constante que se repite hasta terminar con la vida til del recurso. En Estados Unidos el ciclo de vida til de un recurso informtico, por ejemplo un equipo de cmputo, es de aproximadamente tres aos. Sin embargo en nuestro pas la vida til del equipo puede ser un poco mas larga, aunque con el avance tan rpido de la tecnologa este tiempo s esta reduciendo. Ustedes se preguntarn: Por qu es importante administrar los recursos informticos? Bueno, cuando el ciclo de vida til del recurso informtico termina, una organizacin debe ser capaz de definir estrategias para el cambio y uso de nueva tecnologa. Estas estrategias deben permitir de alguna manera, optimizar el costo total de inversin y adems deben incidir de manera importante en las tomas de decisiones para la inversin en tecnologa y el subsecuente retorno de la inversin. Las actividades que conlleva la administracin de recursos informticos se relacionan con: El control del inventario de hardware y software (control de las aplicaciones, licencias y sus versiones), la medicin de los programas de cmputo con el fin de monitorear su uso efectivo, la administracin del uso del espacio en disco en la red, los estndares de uso y la definicin de polticas para buen uso del recurso informtico, la implementacin de procesos de auditorias de software en forma peridica, procesos de respaldos y recuperacin de informacin, la obtencin de informacin para determinar los requerimientos de adquisicin de hardware y software as como los presupuestos respectivos, la organizacin de la mesa de ayuda para la atencin de usuarios, el control de los niveles de servicio en la atencin de problemas y cambios, la organizacin del mantenimiento preventivo que mantenga en buen funcionamiento del recurso de cmputo, la implantacin de software antivirus para prevenir dao a la informacin, los controles en las garantas y seguros de los bienes informticos y la optimizacin en la generacin de los presupuestos para la adquisicin y/o cambio de tecnologa. Como se puede observar la administracin de estos recursos es una labor que, sin el soporte adecuado a travs de procedimientos, mtodos y tecnologa, puede convertirse en una labor ardua y complicada. Parte importante en la administracin de recursos informticos lo compone la mejora tecnolgica la cual esta integrada por aspectos relacionados con administracin de activos, sistemas, PCs, escalabilidad, proteccin del centro de computo y mesa de ayuda. El control del inventario de hardware y software es la base donde se sustenta la administracin de los activos. De un buen control en el inventario derivamos las estrategias adecuadas para optimizar los costos en la escalabilidad de nuestro equipo informtico. El Qu?, Cmo? , Cundo? y Cunto? invertir en nueva tecnologa se responde a travs de una buena

administracin del inventario. Qu pasos debemos seguir para llevar un control adecuado del inventario? Existen desde formas bsicas de control que pueden ser llevadas a cabo de forma muy simple y de manera manual hasta formas ms avanzadas que requieren el apoyo de herramientas de software que faciliten el trabajo, todo depende del tamao de la organizacin. No es lo mismo controlar el inventario de una empresa que tiene 20 computadoras en una misma ubicacin que en una que tiene 50 o 100, y ms an en aquellas organizaciones que tienen un gran nmero de equipo disperso por toda la empresa. En empresas con menos de 20 equipos, un control manual puede resultar eficiente si se lleva a cabo a travs de revisiones peridicas y la informacin es actualizada de manera constante. La informacin a controlar se centra especficamente en las caractersticas del equipo que ha sido asignado a cada usuario. Las caractersticas del equipo pueden ser externas - Marca, Modelo, Numero de serie del equipo, Proveedor del equipo, Fecha de adquisicin, garanta, etc.- e internas - Tipo de procesador, velocidad del procesador, capacidad de memoria RAM, capacidad del disco duro y otras que puedan ser importantes considerar dependiendo del hardware que se esta inventariando (PCs, impresoras, scanners, etc.). Adems de las caractersticas de hardware se debe llevar un registro del software que est instalado en cada PC. Para ello es importante contar con informacin a detalle del software instalado en cada PC - Nombre del Software, versin, idioma, fabricante - as como tambin el registro del proveedor con el que adquirieron el producto y bajo que esquema de licenciamiento se adquiri. Estas caractersticas son convenientes asociarlas al usuario que utiliza el equipo, de tal forma que podamos llevar un registro completo de los datos del usuario (Nombre, rea y/o departamento al que pertenece y otros que consideremos importantes) para despus poder analizar toda esta informacin para tomar decisiones. Ustedes se preguntarn de que les sirve llevar un registro de toda la informacin anterior. He aqu algunos casos en los que esta informacin resulta de utilidad: Robo Hormiga: Un da, en un equipo deja de funcionar el procesador de palabras que tena instalado. Usted acude a revisar el equipo y se encuentra que el equipo originalmente debera tener 256Mb de Memoria y ahora tiene 64Mb. Dnde quedaron los otros 192Mb?. Escalabilidad: Se necesita instalar un nuevo software que requiere 128Mb en RAM y contar con procesador Pentium III a 500Mhz. Qu equipos tienen esa capacidad para poder instalar el software?. Migracin: Se desea saber si es conveniente cambiar a la nueva versin del sistema operativo, para ello se requiere saber cual sera la mejor forma de adquisicin de las licencias correspondientes. Ud. realiza un anlisis de las capacidades de sus equipos para soportar el cambio de versin y de los esquemas de licenciamiento que sean ms competitivos pues tiene la informacin necesaria para hacerlo. Mantenimiento: Incluir en una pliza de mantenimiento a los equipos de su empresa, para ello revisa cuales estn en garanta todava, de tal suerte que no es necesario incluirlos.

Auditoria: Regularizar el software para no tener copias piratas. Ud. al revisar frecuentemente sus equipos conoce el software que tiene instalado y lleva el control de las licencias correspondientes por lo que la carta anterior no les debera preocupar en lo mas mnimo. Capacitacin: Conocer por departamento que software de oficina se tiene instalado, de tal forma que pueda programar la capacitacin de los usuarios optimizando los costos Salida de un empleado: Cuando un empleado deja de colaborar en su empresa desea verificar que el mismo entregue el equipo asignado tal cual se lo dieron a su ingreso a la empresa. Estos son algunos de los casos donde se justifica el llevar un control del inventario. El control del inventario de hardware y software puede realizarse en forma bsica, media o avanzada y puede requerir del uso de herramientas automatizadas dependiendo del nivel de control que se desea obtener. Esto permitir un monitoreo adecuado de los centros determinados para una actividad especfica. 1 HARDWARE Un inventario de hardware consiste de un listado de todo el hardware en la organizacin. El inventario de hardware debe incluir un listado completo de todos los componentes de la red incluyendo PCs, Servidores, perifricos y dispositivos de red y de comunicaciones. La informacin del inventario incluye identificacin relevante (nmeros de serie, nmeros de inventario, cdigos de barra, etc.) de cada componente - PCs, Servidores, perifricos y hardware de la red. Adems de lo anterior es conveniente mantener un historial de los aspectos financieros (registros de adquisicin, arrendamiento, seguros, depreciacin) fsicos (movimientos, adiciones, cambios) y tcnicos. Decimos que un inventario de hardware es bsico cuando este es mantenido en un archivo no integrado. Este archivo es manualmente actualizado y contiene mnima informacin acerca del software. Esta es una estrategia de control con mnimos costos y mnimo retorno. Cuando hablamos de un inventario de nivel medio estamos ya involucrando herramientas automatizadas que permiten obtener informacin de los activos a inventariar de forma automtica. La informacin obtenida es utilizada para la resolucin de problemas y en la planeacin de presupuestos y actualizaciones. El objetivo es bajar costos y mejorar la eficiencia de los equipos de soporte a usuarios. En controles avanzados de inventario de hardware las herramientas automatizadas se integran con otros productos para dar un mayor soporte a los usuarios de la organizacin. Las herramientas son utilizadas tambin para soportar las polticas para la administracin del software y se integran a un sistema de planeacin de activos informticos. Inventario de hardware bsico. Es recomendable estructurar en base al equipo cabeza de configuracin, normalmente el CPU o gabinete principal y sus partes, accesorios o perifricos que lo integran o conforman, en un esquema del estilo PADRE--> HIJOS registrando por cada uno datos tales como:

Nmero de Control. Identificacin o Clave. Descripcin. Marca. Nmero de Serie. Nmero de Parte. Tipo genrico de equipo. Capacidad. Tipo de Tecnologa. Fecha de Recepcin. Fecha de Instalacin. Tipo de mantenimiento. Status (En reparacin, asignado, prestado, obsoleto, baja, refacciones,...). Direccin Ethernet o IP. Consumo elctrico. Disipacin trmica. Costo. Datos de su ubicacin. Responsable. Tipo de uso. Localizacin. Extensin/telfono de referencia. Departamento o rea. 2 SOFTWARE Un inventario de software debe contener informacin acerca del software instalado en cada una de los equipos de cmputo del centro de cmputo. Lo anterior debe incluir tanto Servidores como PCs. Es recomendable que la informacin se concentre en un archivo central, tambin es muy recomendable que esta informacin se mantenga y actualice en forma peridica y que incluya los trminos de las licencias de uso, fecha de adquisicin, nombre del usuario que usa el software, detalles de instalacin, acuerdos de mantenimiento, monitoreo de uso y otros datos que sean de importancia para su administracin. Como habrn de observar el inventario de software es de suma importancia pues permite administrar de mejor forma las licencias, negociar contratos de soporte, planear actualizaciones de software, resolver problemas relacionados con su uso y por supuesto permite una administracin financiera adecuada.

Inventario de software bsico Clave o Identificacin. Descripcin. Fecha de recepcin. Fecha de instalacin. Tipo de documentacin. Medio de distribucin. Tipo de aplicacin. Disponible en computadoras. Computadora/servidor. Versin. Nmero de licencias. Tipo de contrato. 2.1 Prcticas de buen uso para la Administracin de Software Cuando el control del inventario de hardware y software ya se ha implementado en la organizacin y se mantiene actualizado en forma peridica, debe implantarse otra prctica de buen uso, me referir en este artculo a la Administracin de Software. La administracin de software es la funcin que permite asegurar a la organizacin el cumplimiento de las licencias del software que se tiene instalado as como el buen uso que se haga del mismo. Los elementos que intervienen en una buena administracin de software son: El control de las aplicaciones y versiones de software: Generalmente utilizado para procesos de migracin y actualizacin. Consiste en llevar un control de las aplicaciones que estn instaladas en la organizacin de tal modo que cuando exista la necesidad de cambiar a una nueva versin o aplicar algunos parches al software que presenta problemas se pueda realizar de manera uniforme. Por ejemplo, el pasado problema del ao 2000. Existan aplicaciones que se haban desarrollado con MS-Access 2.0, el cual presentaba problemas en el clculo de fechas. La recomendacin era que todas las aplicaciones creadas con esa versin fueran actualizadas con la nueva versin de MS-Access. El llevar un control de las aplicaciones que fueron desarrolladas con esa versin permiti a muchas empresas evitar un problema mayor. El beneficio que se obtiene con un buen control de versiones lo observamos en los procesos de actualizacin de licencias pues se puede planear de mejor forma las inversiones en adquisicin de licencias de software y con ello optimizar los costos. Auditoria de software: La auditoria de software permite evaluar el grado de exposicin en el que se encuentra una organizacin con respecto al software que tiene instalado en sus equipos y las correspondientes licencias

de uso. Los beneficios que se obtienen son la eliminacin del riesgo de enfrentar demandas civiles y penales por tener software sin la correspondiente licencia. As tambin permite conocer cmo se llevan a cabo los controles definidos para la administracin del software. La importancia de conocer el uso que se le esta dando al software permite saber si hay retorno de la inversin realizada. El comprar licencias de software sin analizar el uso que se le va a dar puede ser causa de que los costos de adquisicin se eleven. Por ejemplo, si tenemos instalado en un servidor un producto de oficina (Procesador de palabras, hoja de clculo, presentaciones etc.) como MS-Office, Lotus Smartsuite que es utilizado en promedio por 30 usuarios de los 50 que lo utilizan de forma espordica, es posible instalar en el servidor un software encargado de monitorear el uso del producto, para poder ajustar la compra de las licencias o actualizaciones al uso real que se le est dando. En vez de adquirir 50 licencias podra adquirir solamente 30. El beneficio obtenido es la reduccin en la inversin. La administracin del espacio en disco en la red: Consiste en monitorear constantemente la informacin residente en los discos duros del servidor o de las PCs de la organizacin. Existe mucha informacin que no es parte del proceso de negocio en una empresa que ocupa espacio en disco y que todo usuario debe depurar como parte de su responsabilidad. Me refiero a notas de e-mail, archivos de caractersticas singulares - fotos, imgenes, tarjetas electrnicas de felicitacin, los famosos tapices y protectores de pantalla - adems de toda aquella informacin que NO es informacin de negocio. El beneficio de administrar efectivamente el espacio en disco evita que estemos actualizando continuamente las PCs con discos duros de mayor capacidad y la realizacin de inversiones innecesarias. El conocido comentario por parte del usuario Necesito mayor capacidad en disco de ahora en adelante debe ser justificado antes de instalarle un nuevo disco. La definicin de estndares, polticas y procedimientos: Si todo lo descrito anteriormente no se encuentra sustentado a travs estndares, polticas y procedimientos de control, de nada servirn los esfuerzos realizados. Dentro de los estndares se pueden definir aquellos relativos al uso de software de base (sistemas operativos), software de oficina (paquetes administrativos, hojas de clculo, procesadores de texto, etc.) , software de red. De las polticas se pueden definir polticas de uso de software entre otras y de los procedimientos se pueden incluir aquellos relativos al proceso de adquisicin de licencias, instalacin de software y actualizacin. Todo lo anterior debe ser soportado por un buen plan de concienciacin que comunique de manera efectiva y responsabilice a todos los usuarios de la organizacin del buen uso del software. 3 DEFINIENDO LA ADMINISTRACIN DE POLTICAS CORPORATIVAS La administracin de polticas corporativas es una forma de administrar el entorno de trabajo de un usuario. El esquema sugerido permite, a un administrador de la red o de la PC, controlar a travs de reglas lgicas cuales aplicaciones, configuraciones, recursos - de red o bases de datos - y otros activos informticos pueden ser utilizados por los usuarios. Cada usuario o grupo de usuarios tendr un perfil donde son definidos sus

privilegios, de tal suerte que al asignarle un activo informtico estos privilegios sean asignados al equipo donde trabajarn. Estas polticas pueden implementarse de forma manual - definiendo los estndares, polticas, concienciando al personal usuario del equipo y publicando estas polticas en toda la organizacin - y con el apoyo de herramientas automatizadas que eviten que los usuarios realicen cambios en sus equipos. Estos cambios pueden ser: El introducir software no autorizado y/o cambiar la configuracin del equipo por ejemplo. La definicin e implantacin de estos controles permiten al usuario solo utilizar las herramientas necesarias para ejecutar su trabajo. Este proceso integrado con un sistema de administracin de cambios y haciendo uso de polticas bien definidas al respecto, pueden reducir en forma significativa los tiempos de cada de los equipos. Por otro lado le permite al administrador crear plataformas estndar que pueden apoyar los procesos de migracin y actualizacin de equipos y software. Otra forma de definir las polticas corporativas se centra en el equipo y no en el usuario, es decir, el equipo es preparado con las configuraciones y aplicaciones de software necesario para que un usuario realice su trabajo. En este caso particular el perfil es definido para el equipo y no para el usuario por lo cual si el usuario se mueve a otro equipo quiz este no cuente con la configuracin y software que el usuario utiliza para su trabajo. Esta forma de control es sugerida cuando las aplicaciones que utiliza el usuario son instaladas en forma local y no existe un servidor que pueda monitorear su uso. Los beneficios obtenidos son de igual forma la reduccin y la minimizacin de los tiempos de cada de los equipos. Una recomendacin adicional al implantar este tipo de esquema es la definicin de procedimientos que permitan el cambio y reasignacin de equipos de forma eficiente y que exista una supervisin efectiva en la administracin de cambios. Adicionalmente una buena herramienta que permita la auditoria peridica de estos activos permitir un mejor control de los mismos. El uso de Hardware y de Software autorizado deber estar regulado por las siguientes normas: 1. Toda dependencia podr utilizar UNICAMENTE el hardware y el software que el rea de soporte tcnico le haya instalado y oficializado mediante el Acta de entrega de equipos y/o software. 2. Tanto el hardware y software, como los datos, son propiedad de la empresa. su copia o sustraccin o dao intencional o utilizacin para fines distintos a las labores propias de la compaa, ser sancionada de acuerdo con las normas y reglamento interno de la empresa. 3. El rea de soporte tcnico llevara el control del hardware y el software instalado, basndose en el nmero de serie que contiene cada uno. 4. Peridicamente, el rea de soporte tcnico efectuara visitas para verificar el software utilizado en cada dependencia. Por lo tanto, el detectar software no instalado por esta dependencia, ser considerado como una violacin a las normas internas de la empresa. 5. Toda necesidad de hardware y/o software adicional debe ser solicitada por escrito al rea de soporte tcnico, quien justificara o no dicho requerimiento, mediante un estudio evaluativo.

6. El rea de soporte tcnico instalara el software en cada computador y entregara al rea usuaria los manuales pertinentes los cuales quedaran bajo la responsabilidad del Jefe del departamento respectivo. 7. Los paquetes que contienen el software original de cada paquete sern administrados y almacenados por el rea de soporte tcnico. 8. El rea de soporte tcnico proveer el personal y una copia del software original en caso de requerirse la reinstalacin de un paquete determinado. 9. Los trmites para la compra de los equipos aprobados por el rea de soporte tcnico, as como la adecuacin fsica de las instalaciones sern realizadas por la dependencia respectiva. 10. La prueba, instalacin y puesta en marcha de los equipos y/o dispositivos, sern realizada por el rea de soporte tcnico, quien una vez compruebe el correcto funcionamiento, oficializara su entrega al rea respectiva mediante el Acta de Entrega de Equipos y/o Software. 11. Una vez entregados los equipos de computacin y/o el software por el rea de soporte tcnico, estos sern cargados a la cuenta de activos fijos del rea respectiva y por lo tanto, quedaran bajo su responsabilidad. 12. As mismo, el rea de soporte tcnico mantendr actualizada la relacin de los equipos de computacin de la compaa, en cuanto a nmero de serie y ubicacin, con el fin que este mismo departamento verifique, por lo menos una vez al ao su correcta destinacin. 13. El rea de soporte tcnico actualizara el software comprado cada vez que una nueva versin salga al mercado, a fin de aprovechar las mejoras realizadas a los programas, siempre y cuando se justifique esta actualizacin.