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CPEL - Informática Básica Semana 5 Sesión 1 Validación de datos Es la forma en

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Validación de datos

Es la forma en que Excel impide que ingresen los datos que escribimos en las celdas (números, textos, fechas y horas, etc.) verificando que éstos se encuentren dentro de límites especificados previamente. De este modo se impide que se cometan errores al momento de digitar la información.

Por ejemplo:

errores al momento de digitar la información. Por ejemplo: Impedir ingresar edades de personas que sean

Impedir ingresar edades de personas que sean mayores a 100 años. Impedir que se ingresen votos en una mesa de sufragio mayores a 200 electores. Impedir que se escriban códigos de artículos que no existen en la lista de precios.

Para validar datos siga este procedimiento:

1.

2.

3.

Para validar datos siga este procedimiento: 1. 2. 3. Seleccione las celdas que desee restringir. En
Para validar datos siga este procedimiento: 1. 2. 3. Seleccione las celdas que desee restringir. En

Seleccione las celdas que desee restringir.

En la ficha Datos de la cinta de opciones haga clic en Validación de datos y elija la ficha Configuración.

En el cuadro Permitir, seleccione la opción de acuerdo a las características de la validación.

Por ejemplo:

Para validar sólo números, seleccione la opción de Número entero o Decimal.a las características de la validación. Por ejemplo: Para validar fechas, seleccione la opción de Fechas.

Para validar fechas, seleccione la opción de Fechas.números, seleccione la opción de Número entero o Decimal. Haga clic en el operador que desee

Haga clic en el operador que desee en el cuadro Datos y especifique el límite inferior o superior para los datos, o bien ambos límites, dependiendo del operador que se seleccione. Pueden introducirse valores, referencias de celda o fórmulas para los límites.

Si desea permitir que la celda que se está restringiendo esté en blanco o si desea definir límites que utilicen una referencia de celda, o una fórmula que dependa de celdas que inicialmente están en blanco, compruebe que la casilla de verificación Omitir blancos está activada.

Para hacer obligatorias las restricciones definidas en las celdas en blanco, tratándolas como si tuvieran ceros, desactive la casilla de verificación Omitir blancos.

Para que aparezcan mensajes que pidan entradas y que expliquen o impidan las entradas incorrectas, especifique los tipos de mensajes que desee en las fichas Mensaje de entrada y Mensaje de error.

4.

5.

CPEL - Informática Básica Semana 5 Sesión 1 Para omitir la presentación de mensajes, desactive

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Para omitir la presentación de mensajes, desactive las casillas de verificación Mostrar mensaje al seleccionar la celda en la ficha Mensaje de entrada y Mostrar mensaje de error si se introducen datos no válidos en la ficha Mensaje de error.

introducen datos no válidos en la ficha Mensaje de error. Ordenar datos Cuando disponemos de muchos
introducen datos no válidos en la ficha Mensaje de error. Ordenar datos Cuando disponemos de muchos

Ordenar datos

Cuando disponemos de muchos datos, lo más habitual es ordenarlos siguiendo algún criterio. Esta ordenación se puede hacer de forma simple, es decir, ordenar por una columna u ordenar por diferentes columnas a la vez, siguiendo una jerarquía.

por diferentes columnas a la vez, siguiendo una jerarquía.  Para hacer una ordenación simple debemos

Para hacer una ordenación simple debemos posicionarnos en la columna que queramos ordenar y, desde la pestaña Datos y los botones de la sección Ordenar y filtrar se logrará que la ordenación sea ascendente o descendente respectivamente.

Para ordenar por más de un criterio de ordenación, se debe seleccionar el botón Ordenar y cuando aparezca el cuadro de diálogo se debe seleccionar los campos por los que se desea ordenar.

se debe seleccionar los campos por los que se desea ordenar.  En el desplegable Ordenar
se debe seleccionar los campos por los que se desea ordenar.  En el desplegable Ordenar

En el desplegable Ordenar por elegiremos la columna. Si los datos tienen un encabezado que les da nombre, Excel los mostrará. Si no, mostrará los nombres de columna (columna A, columna B, etc.).

CPEL - Informática Básica Semana 5 Sesión 1  Deberemos indicar en qué se basa

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Deberemos indicar en qué se basa nuestra ordenación (Ordenar según). Se puede elegir entre tener en cuenta el valor de la celda, el color de su texto o fondo, o su icono.

Y cuál es el Criterio de ordenación: Si ascendente (A a Z), descendente (Z a A). O bien si se trata de un criterio personalizado como: lunes, martes, miércoles, etc.

Cuando hemos completado un criterio, podemos incluir otro pulsando Agregar nivel. De forma que podremos ordenar por ejemplo por nombre y en caso de que dos o más registros tengan el mismo nombre, por apellido.

Filtros

Filtrar una lista no es ni más ni menos que de todos los registros almacenados en una tabla seleccionar aquellos que correspondan con algún criterio fijado por nosotros. Excel nos ofrece dos formas de filtrar una lista:

Utilizando el Filtro (autofiltro), Filtro (autofiltro),

Utilizando filtros avanzados . filtros avanzados.

Utilizando el Filtro (autofiltro)

el

Filtro

nos

avanzados . Utilizando el Filtro (autofiltro) el Filtro nos Para utilizar desplegables asociadas a las cabeceras
avanzados . Utilizando el Filtro (autofiltro) el Filtro nos Para utilizar desplegables asociadas a las cabeceras

Para utilizaravanzados . Utilizando el Filtro (autofiltro) el Filtro nos desplegables asociadas a las cabeceras de campos

desplegables asociadas a las cabeceras de campos (podemos mostrar u ocultar el autofiltro en la pestaña Datos, marcando o desmarcando el botón Filtro). Por ejemplo:

Si pulsamos sobre la flecha del campo 1er Apellido , nos aparece un menú desplegable que nos ofrece una serie de opciones 1er Apellido, nos aparece un menú desplegable que nos ofrece una serie de opciones para realizar el filtro.

Por ejemplo, si sólo marcamos Moreno , Excel filtrará todos los registros que tengan Moreno en el 1er apellido y Moreno, Excel filtrará todos los registros que tengan Moreno en el 1er apellido y las demás filas desaparecerán de la lista.

servimos de las listas

filas desaparecerán de la lista. servimos de las listas Otra opción, es usar los Filtros de

Otra opción, es usar los Filtros de texto que veremos en ese mismo menú, donde se despliegan una serie de opciones:

En cualquier opción, accedemos a una ventana donde podemos elegir dos condiciones de filtro de texto y exigir que se cumpla una condición o las dos. Excel evaluará la condición elegida con el texto que escribamos, y si se cumple, mostrará la fila.

el texto que escribamos, y si se cumple, mostrará la fila. En el ejemplo, sólo se

En el ejemplo, sólo se mostrarán los registros cuyo 1er Apellido tenga una o en el segundo carácter y no contenga la letra z.

CPEL - Informática Básica Semana 5 Sesión 1 Utilizando Filtros avanzados De manera adicional a

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Utilizando Filtros avanzados

De manera adicional a la opción de Filtros, se puede utilizar también Filtros Avanzados para poder acceder a la información deseada de una tabla de datos, de manera tal que se tenga mayor flexibilidad al momento de generar los criterios deseados.

Para utilizar Filtros avanzados es necesario seleccionar en la sección Ordenar y filtrar de la ficha Datos.

en la sección Ordenar y filtrar de la ficha Datos . u b i c a

ubicado

En el Rango de la lista se especifican los registros de la lista a los que queremos aplicar el filtro.

En el Rango de Criterios se selecciona la fila donde se encuentran los criterios de filtrado.

Si deseamos guardar el resultado del filtrado en

otro lugar, seleccionamos la opción Copiar a otro lugar, en ese caso se rellena el campo Copiar a con el rango de celdas que recibirán el

resultado del filtrado.

Si

marcamos la casilla Sólo registros únicos,

las

repeticiones

de

registros

(filas

con

exactamente

los

mismos

valores)

desaparecerán.

 
los mismos valores) desaparecerán.   Para el Rango de Criterios se debe realizar lo siguiente: Se

Para el Rango de Criterios se debe realizar lo siguiente:

Se trabaja en una zona de la hoja de Excel para formar las condiciones que se van a utilizar en el parámetro rango_criterios . rango_criterios.

Esta zona debe tener en una fila los encabezados de los campos de la lista que intervienen en la condición (se recomienda copiarlos) y debajo se indican las condiciones.que se van a utilizar en el parámetro rango_criterios . No es necesario colocar el signo

No es necesario colocar el signo igual “=” delante del valor.recomienda copiarlos) y debajo se indican las condiciones. También se pueden combinar varias condiciones empleando los

También se pueden combinar varias condiciones empleando los operadores Y y O. Si las condiciones están escritas en la misma fila, estarán uniddas por el operador Y. Ennecesario colocar el signo igual “=” delante del valor. cambio si las condiciones están escritas en

cambio si las condiciones están escritas en distintas filas, estarán unidas por el operador

O y el registro aparecerá en el resultado del filtrado si cumple al menos una de las

condiciones.

Por ejemplo:del filtrado si cumple al menos una de las condiciones. - En el primer gráfico se

si cumple al menos una de las condiciones. Por ejemplo: - En el primer gráfico se
si cumple al menos una de las condiciones. Por ejemplo: - En el primer gráfico se

- En el primer gráfico se filtrarán los registros de nombre Rosa Y que además tengan un código mayor que 3.

- En el segundo gráfico se filtrarán los registros de nombre Rosa O con código mayor que 3.

Tenga en consideración los siguientes símbolos utilizados en filtros avanzados:

* Reemplaza a uno o más caracteres o a ninguno

CPEL - Informática Básica Semana 5 Sesión 1 ? Reemplaza un carácter < menor que

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? Reemplaza un carácter

< menor que

> mayor que

<> diferente a

Mención especial merece el uso de fórmulas dentro del filtro avanzado. Esto quiere decir que el usuario puede usar cualquier tipo de fórmula que arroje un resultado de falso o verdadero (prueba lógica) en una columna especial de filtro avanzado. Para esto tome en cuenta las siguientes recomendaciones:

El nombre de la columna a utilizar para colocar el criterio con la fórmula debe ser diferente a cualquier otro nombre de columna de la tabla de datos. Se puede usar cualquier fórmula que arroje un resultado verdadero o falso. Si se va
Se puede usar cualquier fórmula que arroje un resultado verdadero o falso. Si se va seleccionar un rango en la fórmula, use celdas absolutas para fijar el rango.para colocar el criterio con la fórmula debe ser diferente a cualquier otro nombre de columna

Funciones de Base de Datos

Estas funciones se utilizan cuando queremos realizar cálculos sobre un grupo de datos pero añadiendo una condición de criterios de manera similar al utilizado en el filtro avanzado.

Por ejemplo si tenemos una columna con el beneficio obtenido por nuestros automóviles y queremos saber cuánto ha sido el beneficio de los vehículos de tipo Ford, no podemos utilizar la función suma porque sumaría todos los automóviles, en este caso lo podríamos conseguir con la función de base de datos BDSUMA incluye la condición de filtrado automóvil="Ford".

Igual que en el caso de los Filtros Avanzados, se debe crear una tabla de criterios para poder hacer la respectiva selección de los campos que intervendrán al momento de aplicar las funciones de Base de Datos.

Las funciones de base de datos son las siguientes y todas ellas tienen la misma estructura:

FUNCION (datos, campo, criterios):

la misma estructura: FUNCION (datos, campo, criterios): Función Descripción BDCONTAR Cuenta las celdas

Función

Descripción

BDCONTAR

Cuenta las celdas que contienen un número

BDCONTARA

Cuenta las celdas que contienen un valor

BDMAX

Obtiene el valor máximo

BDMIN

Obtiene el valor mínimo

BDPRODUCTO

Obtiene el producto de los valores indicados

BDPROMEDIO

Obtiene el promedio de los valores indicados

BDSUMA

Obtiene la suma de los valores indicados

BDEXTRAER

Obtiene un valor de un campo en una fila que cumpla un criterio de selección

CPEL - Informática Básica Semana 5 Sesión 1 BDVAR Calcula la varianza sobre una muestra

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BDVAR

Calcula la varianza sobre una muestra de valores

BDVARP

Calcula la varianza sobre todos los valores de un campo

BDDESVEST

Calcula la desviación estándar sobre una muestra de valores

BDDESVESTP

Calcula la desviación estándar sobre todos los valores de un campo

Ejercicio 1

1. Descargar el archivo “Ejercicio Excel Datos” y guárdelo en su computadora en “Mis Documentos”. Ábralo para empezar el ejercicio, en la primera hoja Validación.

2. Complete este ejercicio referente a validación de datos, según indicaciones contenidas allí.

Ejercicio 2

1. Vaya a la hoja “Ordenar.

2. Complete el ejercicio utilizando la funcionalidad de ordenar datos.

Ejercicio 3

1. Vaya a la hoja “Filtro.

2. Complete el ejercicio utilizando la funcionalidad de filtros automáticos. Adicionalmente responda a las preguntas formuladas.

Ejercicio 4

1. Descargar el archivo “Ejercicio Excel Filtro Avanzado” y guárdelo en su computadora en “Mis Documentos”. Lea y verifique la información que aparece en la primera hoja “Teoría”.

2. Complete los ejercicios utilizando la herramienta de filtro avanzado de acuerdo a lo solicitado en la hoja “Instrucciones”.

Ejercicio 5

1. Regrese al archivo “Ejercicio Excel Datos” y vaya a las hojas “BD-1” y “BD-2”.

2. Complete los ejercicios utilizando las funciones de base de datos.