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Escuela Nacional de Biblioteconoma y Archivonoma

SEMINARIO DE AUTOMATIZACIN DE ARCHIVOS

ANALISIS HW Y SW
(Criterios para seleccionar Hardware y Software para Archivistas)
Fecha 8 JUNIO DEL 2009

Los presentes apuntes son un apoyo para la elaboracin de proyectos a los alumnos de licenciatura en Archivonoma de la ENBA.

Elabor LAE Salvador Elas Rodrguez Sols srodrigu2010@gmail.com, salvadorelias2003@hotmail.com Docente de la Lnea de Automatizacin del Laboratorio de Cmputo Acadmico ENBA, Mxico Tel. 3003-10-00 y 97 ext 16405 y 16435

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INTRODUCCIN
El escoger un software resulta un aspecto importante cuando pretendemos automatizar una Unidad de Informacin Archivstica. Deberemos ante todo, enfocarnos a realizar un proceso formal que nos ayude a modelar nuestras decisiones y escoger la mejor alternativa de compra que satisfaga nuestras necesidades institucionales. Se recomienda ante todo, definir especficamente nuestras necesidades y contemplar los recursos disponibles para que a partir de ello, definamos nuestros objetivos. Un elemento exterior a nuestra organizacin y no por eso, no importante lo constituyen los proveedores que invariablemente pretendern influir en nuestra decisin de compra y ms an en esquivar sus obligaciones a la hora de exigir cumplimientos.

CRITERIOS PRA SELECCIONAR


SOFTWARE ARCHIVISTICO
Antes de plantearnos la posible adquisicin de un software para archivo, deberemos de solicitar que los proveedores puntualicen las caractersticas principales que ostenta el software que ofertan, por lo que es necesario tomar en consideracin los siguientes rubros:

I. CARACTERSTICAS TCNICAS. Representa la oportunidad que tiene la institucin o comprador para solicitar al proveedor que especifique las bondades y caractersticas que ofrece su software como solucin a nuestros requerimientos de automatizacin archivstica. Dentro de estas podemos resaltar las siguientes. 1) Especificaciones del equipo necesario para que corra la aplicacin (procesador, memoria Ram-cache, etc. detalladas con precisin en la tabla de II.- CRITERIOS DE EQUIPO.

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El software cumple con la normatividad y criterios archivsticos de la ISAD-G, ISAAR (CPF), EAD (Descripcin Archivstica Codificada, Norma de estructura de datos para distribuir informacin por Internet) etc. El software cumple con la normatividad requerida por la Ley de Transparencia y Acceso a la Informacin Pblica (LFTAIP). El software cuenta con Cuadros de Clasificacin Archivstica, Gua Simple de Archivos, Inventarios Generales, Generacin de Nomenclaturas y Reportes de expedientes y documentos. Considerar si la plataforma actual que utiliza la institucin es adecuada o requiere su actualizacin y/o sustitucin. Las caractersticas del Servidor con que actualmente cuenta la institucin, satisfacen las necesidades del software (es recomendable una inspeccin del proveedor a nuestras instalaciones para determinarlo). En caso de requerir adquirir un Servidor, este deber contemplar que pueda soportar procesamiento simtrico, con el objeto de aumentar su capacidad de procesamiento, en la medida que se incrementen la cantidad o complejidad de las aplicaciones y el nmero de usuarios. Cuales son los clientes con que cuenta en el pas y cual es el mximo volumen de registros que ha manejado (checar si esta inscrito en el padrn de proveedores). El proveedor de software cuenta con una lista de evaluacin del programa. El software cuenta con ayudas interactivas de apoyo al usuario. Convocar al proveedor para que explique de manera concisa y puntual el porqu su software es la mejor opcin en el mercado que satisface nuestras necesidades archivsticas. Solicitar al proveedor una instalacin de prueba de su software para evaluar sus bondades en un periodo de al menos 60 das. Posee el proveedor de software distintos niveles de seguridad de manera modular y jerrquica para funciones y acceso a la base de datos. Posee el proveedor de software procedimientos de respaldo que garantice la integridad de la informacin. Cuenta el software con mdulos que permitan monitorear la certeza de las actualizaciones al propio sistema de manera continua y peridica. Tiene el software capacidad para ejecutarse de modo monousuario y multiusuario (red). Especificando la limitante en usuarios simultneos. Cuenta el sistemas con interfaz de bsqueda de acuerdo al estndar ISO z39.50 para facilitar y estandarizar el procedimiento de acceso y consulta a todas las base institucional e interinstitucional a travs de operadores de bsqueda y posicionamiento amigables.

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El software tiene la capacidad para realizar funciones operativas de respaldo, reportes y monitoreo mientras los usuarios consultan nuestros catlogos. Si existe un software de terceras compaas, el proveedor se compromete a la migracin a su sistema y cul sera su costo. Cul es el lenguaje primario de programacin que utiliza el software que nos ofertan. Cul es el manejador de base de datos (DBMS) que utiliza. Cuenta el software con mdulos que garanticen el exportar e importar informacin para interactuar con otros sistemas afines. El software permite la gestin integral de contenidos multimedia y/o meta datos asociados a los documentos primarios. Integra digitalizacin y gestin de imgenes conjuntamente con su registro y vinculacin entre documentos y contenidos. El software permite modificar, eliminar expedientes, anexar documentos a expedientes previamente creados, reubicarlos, modificar su clasificacin y con esto las referencias para los principios de orden y origen que requieran registrarse. Cuenta el software con redundancia suficiente para garantizar su disponibilidad en horas extremas y de mayor demanda. Cuenta el sistema con tablas de Retencin o Transferencia que permita manejar las distintas edades o etapas de archivo (trmite-concentracinhistrico). Cuenta el proveedor con un programa de mantenimiento que permita su actualizacin, mejora y compatibilidad a futuras versiones de software. El software maneja Internet e Intranet necesarios para interactuar con otros sistemas afines. El software cuenta con instrumentos para determinar una DSI (Difusin Selectiva de Informacin) que permita el diseo de usuarios y perfiles autorizados para acceder a nuestra informacin.

Ejemplo de tabla comparativa de cotizaciones para compra de software:

Caracterstica
Nombre o Marca Versin Sistema Operativo

Proveedor Proveedor 1 2

Proveedor Proveedor n-1 n

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Debern ser considerados de manera adicional los 29 puntos anteriormente descritos.

5 de 11 # usuarios Nmero copias Uso local o en red Duracin licencia Manuales y otros elementos <Otras caractersticas> Valor+IVA
Garanta

II. CRITERIOS DE EQUIPO (HARDWARE) A efecto de mostrar los requerimientos mnimos que se deben solicitar para equipos y perifricos de cmputo, nos permitimos elaborar este cuadro comparativo, resaltando sus principales componentes. a) Computadora Deberemos considerar de preferencia las versiones ms recientes en el mercado acerca de procesadores, controladores de memoria, de entrada y salida con el fin de evitar en lo posible la obsolescencia prematura del equipo, pero sobre todo considerar que la memoria y disco duro satisfagan requerimientos futuros.

Caracterstica
Marca Modelo Procesador Velocidad GHz Memoria RAM Memoria Cache Disco Duro

Proveedor Proveedor 1 2

Proveedor n-1
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Proveedor n

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Tipo de Monitor Unidad CD y DVD(COMBO) RW Controlador video Teclado Mouse Tarjeta de red Fax MODEM Numero de Slots o Ranuras de expansin. Drive Diskettes <Otras caractersticas> Valor+IVA Garanta . . . . . . . . . . .

b) Impresoras
Caracterstica
Marca Modelo Resolucin (dpi) Velocidad (p.p.m.) Alimentador de hojas y capacidad Tamao del papel Rendimiento por cartucho y costo Ciclo de trabajo recomendado diario y mensual Memoria RAM Base Posibilidad expansin Fuentes <Otras caractersticas> Valor+IVA Garanta

Proveedor Proveedor 1 2

Proveedor Proveedor n-1 n

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c) Scanner
Caracterstica
Marca Modelo Resolucin (dpi) Velocidad (p.p.m.) de escaneo Alimentador de hojas y capacidad Compresin de datos Ciclo de trabajo recomendado diario y mensual Capacidades adicionales de digitalizacin a) Diapositivas. b) Pelcula. c) A distancia (escaneo planetario) Tratamiento de imgenes <Otras caractersticas> Valor+IVA Garanta

Proveedor Proveedor 1 2

Proveedor Proveedor n-1 n

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d) Reguladores y No Brake
Caracterstica
Marca Modelo Nmero de contactos Minutos de respaldo (No brake) Regulador integrado (No brake). Capacidad en Watts. <Otras caractersticas>

Proveedor Proveedor 1 2

Proveedor Proveedor n-1 n

. . . . .

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Valor+IVA Garanta

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e) Concentradores
Caracterstica
Marca Modelo Nmero de puertos Tipos de Conectores. Regulador integrado Capacidad en Watts. Configurable Manual y Configurable por software Valor+IVA Garanta

Proveedor Proveedor 1 2

Proveedor Proveedor n-1 n

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III.

Capacitacin.

Deberemos contemplar que el proveedor se comprometa por escrito a proporcionar capacitacin y entrenamiento para un nmero de personas que designaremos en el uso y manejo del equipo en nuestras instalaciones, As como en el manejo y operacin del Servidor y accesorios requeridos para la explotacin adecuada del software. Deberemos hacernos las siguientes preguntas: a) b) c) Cuenta el proveedor con un programa de instalacin y entrenamiento permanente. Tiene infraestructura suficiente para capacitar y en caso de requerirse trasladarse a nuestras instalaciones. Cuenta con mecanismos de auxilio y apoyo en ocasiones de emergencia de fallos al software y equipo (Asistencia).

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III. Condiciones Legales. Este es quiz el rubro ms importante en el que obliga a ambas partes al cumplimiento formal de los compromisos establecidos y en el que de ninguna manera es posible deslindarnos pues asegurar un buen comienzo y por tanto un mejor trmino que eliminar posibles conflictos futuros. 1) Solicitar copia del acta constitutiva de la compaa para verificar su solidez (tiempo del producto en el mercado). Demostrar estar inscrito en el padrn de proveedores (registro nacional gubernamental de proveedores) de equipos y programas de cmputo, para certificar que son confiables y que no presentan incumplimientos con otros clientes. Especificacin del costo en los siguientes rubros: a. Costo de software por mdulo (servidor). b. Costo de licencias por mdulo (clientes). 4) El proveedor deber entregar una relacin de partes y refacciones, as como precios de lista, que puedan ser necesarias para un ao de operacin con una disponibilidad de refacciones por un mnimo de cinco aos en el mercado a partir de la instalacin del equipo. El proveedor deber estipular en el contrato una clusula que especifique la garanta de sus productos contra vicios ocultos y su correspondiente sustitucin o reembolso a nuestra institucin. Por lo general se solicitan tres juegos de toda la informacin pertinente para la instalacin, operacin y mantenimiento de los bienes en el momento de la entrega, en idioma espaol de los equipos y software adquiridos. El proveedor debe de comprometerse por escrito acerca de las fechas de entrega, capacitacin, lugar y sanciones a las que se har acreedor por algn incumplimiento.

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Estas especificaciones fueron realizadas tomado como referencia fuentes bibliogrficas y la experiencia de su servidor al haber participado en dos licitaciones del CONACYT con un monto de U.S. $50, 000.00 en los aos 1993 y 1995.

10 de 11 CONCLUSIONES

La compra de un software y ms especficamente la infraestructura informtica conlleva una serie de responsabilidades que de no cumplirse adecuadamente puede llevar a realizar una compra intil en la menor consecuencia o el despido y crcel por cometer una negligencia a la hora de seleccionar todos aquellos elementos que supondran la solucin al problema de automatizacin con la que pretendamos optimizar nuestros servicios y el control de los acervos.

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Elabor LAE Salvador Elas Rodrguez Sols srodrigu2010@gmail.com, salvadorelias2003@hotmail.com Docente de la Lnea de Automatizacin del Laboratorio de Cmputo Acadmico ENBA, Mxico Tel. 3003-10-00 y 97 ext 16405 y 16435