Tiny Erp

Esta obra esta bajo una licencia Reconocimiento-No comercial 2.5 Colombia de Creative Commons.
Para ver una copia de esta licencia, visite http://creativecommons.org/licenses/by/2.5/co/ o envi una carta a Creative Commons, 171 Second Street, Suite 30 San Francisco, California 94105, USA
TINYERP: CDIGO ABIERTO Y GESTIN DE EMPRESAS
Autores:
LUS ALEJANDRO PICO BENJAMIN EDUARDO VENEGAS

Director Unidad Informtica: Tutor Investigacin: Coordinadores: Henry Martnez Sarmiento Leydi Diana Rincn Rincn Leydi Diana Rincn Rincn Brayan Ricardo Rojas Miguel Ibaez
Coordinador Servicios Web: Analista de Infraestructura y Comunicaciones: Analista de Sistemas de Informacin:
Alejandro Bolivar
lvaro Enrique Palacios Villamil
UNIVERSIDAD NACIONAL COLOMBIA FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS UNIDAD DE INFORMTICA Y COMUNICACIONES BOGOT D.C. 2008
TINYERP: CDIGO ABIERTO Y GESTIN DE EMPRESAS

Director Unidad Informtica: Tutor Investigacin: Henry Martnez Sarmiento Leydi Diana Rincn Rincn
Jorge Alexander Ceron Sanchez Jorge Mario Cortes Cortes Jose Fernando Moreno Gutirrez Jose Luis Garcia Zapata Juan Carlos Pea Robayo Juan Felipe Reyes Rodrguez Jurley Sosa Camacho Luis Alejandro Pico Silva Mara Ins Garca Ramrez Mara Paula Gandur Ronseria Rodrigo Acosta Sarmiento Sergio Fernando Garzn Rincn Viviana Marcela Martnez Garcia Yelitza Barbosa Ascanio Zareth Manzon Garnica
Auxiliares de Investigacin:
Alvaro Esneyder Roncancio Amanda Patricia Ruiz Ortiz Andres Almed Yate Bejarano Andres Felipe Perez Murcia Andres Mauricio Arias Toro ngela Mara Araujo Benjamin Eduardo Venegas Cristian Camilo Ibaez Aldana Daniel Hernn Santiago Romero David Alberto Montao Fetecua Eliana Paola Fandio Herrera Elkin Giovanni Caldern Erika Zuley Guerrero Cortes Gustavo Alejandro Ospina Javier Elicer Pirateque Nio Jersson Arnulfo Guerrero Nova
Este trabajo es resultado del esfuerzo de todo equipo perteneciente a la Unidad de Informtica.
el
Se prohbe la reproduccin parcial o total de este documento, por cualquier tipo de mtodo fotomecnico y/o electrnico, sin previa autorizacin de la Universidad Nacional de Colombia.
UNIVERSIDAD NACIONAL COLOMBIA FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS UNIDAD DE INFORMTICA Y COMUNICACIONES BOGOT D.C. 2008
TinyERP: Cdigo abierto para la gestin de empresas
TABLA DE CONTENIDO
TABLA DE CONTENIDO...................................................................................................................3 NDICE DE ILUSTRACIONES...........................................................................................................9 1. 2. 3. 4. 5. INTRODUCCIN..................................................................................................................... 12 OBJETIVO GENERAL ............................................................................................................... 13 OBJETIVOS ESPECFICOS ....................................................................................................... 13 TinyERP......................................................................................................................................... 14 4.1. 5.1. 5.2. 5.3. 5.3.1. 5.4. 5.5. 5.5.1. 5.5.1.1. 5.6. 6. 6.1. 6.2. 7. 7.1. 7.2. 7.3. 7.4. 7.5. 7.6. 7.7. QUE ES............................................................................................................................. 14 DESCARGA..................................................................................................................... 14 REQUERIMIENTOS ...................................................................................................... 16 PROCEDIMIENTOS...................................................................................................... 17 El asistente de instalacin ....................................................................................... 17 PRIMEROS PASOS......................................................................................................... 19 INTERFAZ BASICA DE TinyERP ............................................................................... 19 Crear una base de datos ......................................................................................... 20 Perfil contable....................................................................................................... 23 OBSERVACIONES ........................................................................................................ 24 REQUERIMIENTOS ...................................................................................................... 26 PROCEDIMIENTOS...................................................................................................... 27 REQUISITOS................................................................................................................... 33 TINYERP SERVER .......................................................................................................... 33 PYTHON ......................................................................................................................... 33 TURBOGEARS ............................................................................................................... 34 MATPLOTLIB ................................................................................................................. 37 PYTHON IMAGING LIBRARY .................................................................................. 37 ETINY ............................................................................................................................... 37 UNIVERSIDAD NACIONAL COLOMBIA FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS UNIDAD DE INFORMTICA Y COMUNICACIONES 3 GUIA DE INSTALACION EN WINDOWS........................................................................ 14
GUIA DE INSTALACION EN LINUX.................................................................................. 25
WEB CLIENTE PARA WINDOWS....................................................................................... 32

7.8. 7.9. 7.10. 8. 9. 8.1. 9.1. 9.1.1. 9.1.2. 9.1.3. 9.1.4. 9.1.5. 9.1.6. 9.1.7. 9.1.8. 9.1.9. 9.1.10. 9.1.11. 10. 10.1. 10.2. 10.3. 10.4. 10.5. 10.6. 10.7. 10.1. 10.2. 10.2.1. 10.2.2. 10.2.3. 10.2.4. CONFIGURACION...................................................................................................... 37 LEVANTANDO EL SERVICIO ................................................................................... 38 INTERFAZ DEL WEB CLIENTE ................................................................................ 38 INSTALACION WEBCLIENT .................................................................................... 39 MODULOS...................................................................................................................... 45 Administracin .......................................................................................................... 45 Contabilidad y finanzas ............................................................................................ 45 CRM Y SRM (Customer Relationship Manager)................................................ 46 Recursos Humanos .................................................................................................. 46 Control de Inventarios ............................................................................................ 46 Produccin ................................................................................................................. 46 Compras ..................................................................................................................... 47 Ventas.......................................................................................................................... 47 Productos ................................................................................................................... 48 Gestin de Proyectos .............................................................................................. 48 Tablero de control ................................................................................................... 49 INTERFAZ ....................................................................................................................... 50 Men principal................................................................................................................. 52 Los accesos...................................................................................................................... 52 Barra de herramientas .................................................................................................. 52 Formularios ..................................................................................................................... 53 Los campos...................................................................................................................... 53 rbol ................................................................................................................................. 57 Barra de estado .............................................................................................................. 57 Barra de men ................................................................................................................ 58 Archivo........................................................................................................................ 58 Usuario........................................................................................................................ 58 Forma .......................................................................................................................... 60 Opciones..................................................................................................................... 61 UNIVERSIDAD NACIONAL COLOMBIA FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS UNIDAD DE INFORMTICA Y COMUNICACIONES 4
WEB CLIENTE PARA LINUX-UBUNTU............................................................................. 39 DESCRIPCION GENERAL DE MODULOS ........................................................................ 45
MANEJO OPERATIVO ........................................................................................................ 50

10.2.5. 10.2.6. 11. 11.1. 11.1.1. 11.1.2. Plugin ........................................................................................................................... 62 Ayuda........................................................................................................................... 62 Partners ............................................................................................................................ 63 Crear un Socio. ......................................................................................................... 64 Configuracin ............................................................................................................ 67 Funciones ......................................................................................................... 67 Ttulos............................................................................................................... 67 Categoras........................................................................................................ 68 Estructura de las categoras......................................................................... 68 Editar categoras............................................................................................. 68 Ubicaciones geogrficas ................................................................................ 68 Pases................................................................................................................. 68 Estados.............................................................................................................. 69 Sucesos de los socios .................................................................................... 69 Canales ............................................................................................................. 69 Activar eventos de socios ............................................................................ 69 Estado de nimo ............................................................................................. 70
MODULO BASE .................................................................................................................... 63
11.1.2.1. 11.1.2.2. 11.1.2.3. 11.1.2.3.1. 11.1.2.3.2. 11.1.2.4. 11.1.2.4.1. 11.1.2.4.2. 11.1.2.5. 11.1.2.5.1. 11.1.2.5.2. 11.1.2.5.1. 11.1.3. 11.1.4. 11.2. 11.2.1.
Socios por categora................................................................................................. 70 Contactos de socios................................................................................................. 70 Administracin................................................................................................................ 70 Configuracin ............................................................................................................ 70 Base ................................................................................................................... 71 Definir moneda............................................................................................... 71 Definir compaa principal ........................................................................... 72 Contable........................................................................................................... 72 Seleccionar plan contable ............................................................................. 72 Instalar plan contable. .............................................................................. 72 Escoger tipo de impuestos........................................................................... 74 Agrupar plan contable y tipos de impuestos............................................ 74 Modificar el plan contable ............................................................................ 74 Crear cuenta.............................................................................................. 75 UNIVERSIDAD NACIONAL COLOMBIA FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS UNIDAD DE INFORMTICA Y COMUNICACIONES 5
11.2.1.1. 11.2.1.1.1. 11.2.1.1.2. 11.2.1.2. 11.2.1.2.1. 11.2.1.2.1.1. 11.2.1.2.2. 11.2.1.2.3. 11.2.1.2.4. 11.2.1.2.4.1.

11.2.1.2.5. 11.2.1.2.6. 11.2.1.3. 11.2.1.3.1. 11.2.1.3.2. 11.2.1.4. 11.2.1.4.1. 11.2.2. 11.2.2.1. 11.2.2.1.1. 11.2.2.1.2. 11.2.2.2. 11.2.2.2.1. 11.2.2.2.1.1. 11.2.2.2.1.2. 11.2.2.2.2. 11.2.2.2.3. 11.2.2.2.3.1. 11.2.2.2.4. 11.2.3. 11.2.3.1. 11.2.3.2. 11.2.3.3. 11.2.3.4. 11.2.4. 11.2.4.1. 11.2.4.2. 11.2.4.3. 11.2.4.4. 11.2.4.5. 11.2.4.6. 11.2.5. Definir ao fiscal............................................................................................. 76 Agregar libro contable .................................................................................. 77 Socios................................................................................................................ 77 Definir categoras de socios ........................................................................ 77 Definir Socio ................................................................................................... 77 Usuarios ........................................................................................................... 79 Definir usuarios .............................................................................................. 79 Interfaz.............................................................................................................. 80 Idiomas ............................................................................................................. 80 Vistas................................................................................................................. 80 Bajo Nivel......................................................................................................... 80 Base ................................................................................................................... 80 Valores ........................................................................................................ 80 Acciones...................................................................................................... 80 Estructura de la base de datos .................................................................... 81 Automatizacin de los procesos ................................................................ 81 Actividades-Transacciones-Mensajes.................................................... 81 Propiedades ..................................................................................................... 81 Todos los trminos ....................................................................................... 81 Cargar nuevo Idioma..................................................................................... 81 Exportar un idioma........................................................................................ 82 Importar Idioma ............................................................................................. 83 Usuarios ........................................................................................................... 84 Cambiar mi contrasea................................................................................. 84 Grupos.............................................................................................................. 84 Roles ................................................................................................................. 85 Estructura por departamentos.................................................................... 85 Estructura de la compaa............................................................................ 86
Cliente......................................................................................................................... 80
Traducciones.............................................................................................................. 81
Usuarios ...................................................................................................................... 84
Seguridad .................................................................................................................... 86 UNIVERSIDAD NACIONAL COLOMBIA FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS UNIDAD DE INFORMTICA Y COMUNICACIONES 6

11.2.5.1. 11.2.6. 11.2.6.1. 11.2.6.2. 11.2.6.3. 11.2.6.4. 11.2.6.5. 11.2.6.5.1. 11.2.6.5.2. 11.2.6.5.3. 11.2.6.6. 11.3. 11.3.1. Definir accesos a men-Controlar-Administrar reglas ......................... 86 Importar nuevo modulo ............................................................................... 87 Actualizar lista de mdulos.......................................................................... 87 Aplicar actualizaciones .................................................................................. 88 Mdulos por categoras ................................................................................ 89 Mdulos............................................................................................................ 89 Mdulos instalados ........................................................................................ 89 Mdulos no instalados .................................................................................. 90 Mdulos para instalar .................................................................................... 91 Repositorios .................................................................................................... 91 Administracin de mdulos.................................................................................... 86
ADMINISTRACION CONTABLE Y FINANCIERA.............................................. 91 Configuracin ............................................................................................................ 92 Periodos ........................................................................................................... 92 Cuentas contables.......................................................................................... 96 Libros ................................................................................................................ 98 Libros Analticos........................................................................................... 103 Impuestos....................................................................................................... 103 Presupuesto................................................................................................... 103 Presupuesto general .................................................................................... 103 Presupuesto analtico .................................................................................. 104 Trminos de pago ........................................................................................ 105 Contabilidad analtica .................................................................................. 106 Carta de cuentas analticas......................................................................... 108 Tipos de facturacin.................................................................................... 108 Pagos ............................................................................................................... 109 Modo de pago ............................................................................................... 109 Reportes rutinarios...................................................................................... 109 Bancos............................................................................................................. 111 Entradas a libros ........................................................................................... 111 Buscador de entradas.................................................................................. 112 UNIVERSIDAD NACIONAL COLOMBIA FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS UNIDAD DE INFORMTICA Y COMUNICACIONES 7 11.3.1.1. 11.3.1.2. 11.3.1.3. 11.3.1.4. 11.3.1.5. 11.3.1.6. 11.3.1.6.1. 11.3.1.6.2. 11.3.1.7. 11.3.1.8. 11.3.1.8.1. 11.3.1.8.2. 11.3.1.9. 11.3.1.9.1. 11.3.1.9.2. 11.3.1.9.3.
11.3.2.
Asientos contables.................................................................................................. 111
11.3.2.1. 11.3.2.2.

11.3.2.3. 11.3.3. 11.3.3.1. 11.3.3.2. 11.3.3.3. 11.3.3.4. 11.3.3.5. 11.3.3.5.1. 11.3.3.6. 11.3.3.7. 11.3.3.8. 11.3.4. 11.3.4.1. 11.3.4.2. 11.3.4.3. 11.3.4.4. 11.3.4.5. 11.3.5. 11.3.6. 11.3.7. 11.3.8. 12. Entradas analticas ........................................................................................ 112 Conciliacin automtica.............................................................................. 112 Conciliacin manual..................................................................................... 113 Des-conciliacin manual ............................................................................. 114 Impuestos....................................................................................................... 115 Reconciliacin Bancaria............................................................................... 115 Chequear en el libro bancario................................................................... 115 Entradas en las facturas............................................................................... 116 Entradas no facturadas................................................................................ 116 Enviar pendientes ......................................................................................... 116 Facturas de clientes ..................................................................................... 117 Facturas de proveedores............................................................................ 117 Reembolsos de clientes .............................................................................. 117 Reembolsos proveedores........................................................................... 117 Todas las facturas......................................................................................... 117 Procesamiento Peridico. ..................................................................................... 112
Facturas..................................................................................................................... 116
Grficos..................................................................................................................... 118 Reportes ................................................................................................................... 119 Pagos.......................................................................................................................... 120 Tratamiento finalizacin ao contable. .............................................................. 120
CONCLUSIONES ............................................................................................................................. 121 BIBLIOGRAFIA..................................................................................................................... 122
UNIVERSIDAD NACIONAL COLOMBIA FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS UNIDAD DE INFORMTICA Y COMUNICACIONES 8
NDICE DE ILUSTRACIONES
Ilustracin 1 Pgina principal TinyERP ............................................................................................ 15 Ilustracin 2 Directorio Old de TinyERP.org ............................................................................... 16 Ilustracin 3 Encuesta TinyERP ........................................................................................................ 19 Ilustracin 4 Interfaz bsica de TinyERP......................................................................................... 20 Ilustracin 5 Crear nueva base de datos........................................................................................ 21 Ilustracin 6 Progreso creacin base de datos............................................................................. 21 Ilustracin 7 Seleccin de perfil........................................................................................................ 21 Ilustracin 8 Ingresando datos de la empresa............................................................................... 22 Ilustracin 9 Compilado opciones de base de datos................................................................... 22 Ilustracin 10 Confirmacin de instalacin exitosa ..................................................................... 22 Ilustracin 11 Interfaz de TinyERP................................................................................................... 23 Ilustracin 12 Seleccin sistema contable para perfil contable ................................................. 24 Ilustracin 13 Interfaz perfil contable ............................................................................................. 24 Ilustracin 14 Ejecutar aplicacin -Linux........................................................................................ 25 Ilustracin 15 Terminal Gnome ....................................................................................................... 25 Ilustracin 16 Linux: Configuracin base de datos ...................................................................... 28 Ilustracin 17 Abrir TinyERP ............................................................................................................ 28 Ilustracin 18 Linux: Interfaz inicial ................................................................................................. 30 Ilustracin 19 Crear lanzador ........................................................................................................... 30 Ilustracin 20 Caractersticas del servidor .................................................................................... 31 Ilustracin 21 Ejecutar cliente desde otra consola ...................................................................... 32 Ilustracin 22 Propiedades del sistema Win XP........................................................................... 34 Ilustracin 23 Variable de entorno PATH ..................................................................................... 35 Ilustracin 24 Ventana smbolo del sistema................................................................................... 35 Ilustracin 25 Instalando TurboGears ............................................................................................ 36 Ilustracin 26 Interfaz del web cliente............................................................................................ 39 Ilustracin 27 Instalacin TurboGears-Linux ................................................................................ 40 Ilustracin 28 Iniciar servicio-Linux................................................................................................. 41 Ilustracin 29 Creacin base de datos-postgres .......................................................................... 42 Ilustracin 30 Interfaz Web Cliente................................................................................................ 43 UNIVERSIDAD NACIONAL COLOMBIA FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS UNIDAD DE INFORMTICA Y COMUNICACIONES 9

Ilustracin 31 Men principal del Web Cliente............................................................................ 44 Ilustracin 32 Configuracin el Proxy-Ubuntu ............................................................................. 44 Ilustracin 33 Detalles del Proxy-Ubuntu...................................................................................... 45 Ilustracin 34 Mdulo de produccin............................................................................................. 47 Ilustracin 35 Mdulo de ventas ...................................................................................................... 48 Ilustracin 36 Mdulo gestin de proyectos................................................................................. 49 Ilustracin 37 Mdulo tablero de control...................................................................................... 50 Ilustracin 38 Dialogo de entrada.................................................................................................... 51 Ilustracin 39 Interfaz de TinyERP-Mdulos ................................................................................. 51 Ilustracin 40 Vista formulario ......................................................................................................... 54 Ilustracin 41 Campo obligatorio .................................................................................................... 55 Ilustracin 42 Calendario para campos fecha ............................................................................... 56 Ilustracin 43 rbol ............................................................................................................................ 57 Ilustracin 44 Barra de estado.......................................................................................................... 58 Ilustracin 45 Preferencias de Usuario........................................................................................... 59 Ilustracin 46 Solicitudes ................................................................................................................... 59 Ilustracin 47 Leer solicitudes.......................................................................................................... 60 Ilustracin 48 Exportar ...................................................................................................................... 61 Ilustracin 49 Tips de ayuda.............................................................................................................. 63 Ilustracin 50 Socios ........................................................................................................................... 64 Ilustracin 51 Crear socio................................................................................................................. 65 Ilustracin 52 Administracin-Configuracin................................................................................ 71 Ilustracin 53 Iniciar actualizacin ................................................................................................... 73 Ilustracin 54 Plan contable .............................................................................................................. 74 Ilustracin 55 Balance de cuenta...................................................................................................... 76 Ilustracin 56 Crear nuevo Socio-General.................................................................................... 78 Ilustracin 57 Crear nuevo Socio-Adicional.................................................................................. 78 Ilustracin 58 Crear nuevo usuario................................................................................................. 79 Ilustracin 59 Cargar nuevo idioma ................................................................................................ 82 Ilustracin 60 Exportar idioma......................................................................................................... 82 Ilustracin 61 Importar Idioma......................................................................................................... 84 Ilustracin 62 Editar-Grupos............................................................................................................. 85 UNIVERSIDAD NACIONAL COLOMBIA FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS UNIDAD DE INFORMTICA Y COMUNICACIONES 10

Ilustracin 63 Crear nuevo rol......................................................................................................... 85 Ilustracin 64 Definir nuevo departamento .................................................................................. 85 Ilustracin 65 Definir estructura de la compaa ......................................................................... 86 Ilustracin 66 Acceso a mens......................................................................................................... 86 Ilustracin 67 Importar Modulo....................................................................................................... 87 Ilustracin 68 Actualizar mdulos ................................................................................................... 88 Ilustracin 69 Mdulos Instalados.................................................................................................... 89 Ilustracin 70 Mdulos no instalados.............................................................................................. 90 Ilustracin 71 Mdulos para instalar ............................................................................................... 91 Ilustracin 72 Modulo Contable....................................................................................................... 92 Ilustracin 73 Sub-mdulo contable................................................................................................ 92 Ilustracin 74 Periodos contables.................................................................................................... 93 Ilustracin 75 Agregar traduccin ................................................................................................... 93 Ilustracin 76 Crear ao fiscal.......................................................................................................... 94 Ilustracin 77 Crear empresa ........................................................................................................... 95 Ilustracin 78 Definir cuentas........................................................................................................... 96 Ilustracin 79 Balance de cuentas .................................................................................................... 97 Ilustracin 80 Informe balance de cuentas..................................................................................... 97 Ilustracin 81 Tipo de cuenta ........................................................................................................... 98 Ilustracin 82 Crear nuevo libro...................................................................................................... 99 Ilustracin 83 Consultar extractos.................................................................................................. 99 Ilustracin 84 Conciliacin .............................................................................................................. 100

RESUMEN El propsito de este documento es mostrar los resultados obtenidos en el trabajo de investigacin de TinyERP. Concretamente, se quiere mostrar los aspectos importantes para el uso de ste ERP, tales como la instalacin del programa base, client, como la instalacin del aplicativo web, web client (tanto en el sistema operativo Windows como en el sistema operativo Ubuntu 8.04). Adems se trata de profundizar en los mdulos que a criterio personal nos parecieron ms determinantes, tal es el caso del mdulo contable, administrativo y partners que componen la base del paquete. Encontrando gran potencial de aplicabilidad dentro de la Unidad de Informtica y Comunicaciones de la FCE, simulando varios aspectos del Websiui. ABSTRACT The intention of this document is to show the results obtained in the work of investigation of TinyERP. Concretely, it is wanted to show the important aspects for the use of this one ERP, such as the installation of the program bases, client, like the installation of the apply Web, web client (as much in the operating system Windows like in the operating system Ubuntu 8,04). In addition one is to deepen in the modules that to personal criterion seemed more determining to us, so is the case of the countable, administrative module and partners that compose the base of the package. Finding great potential of applicability within the Unidad de Informtica y comunicaciones FCE, simulating several aspects of the Websiui.
1. INTRODUCCIN
Hoy en da la economa mundial es dominada por grandes organizaciones quienes a su vez compiten para posesionarse en el mercado global ganando competitividad con el progreso tecnolgico lo cual las hace ms eficientes y atractivas. Una de las grandes preocupaciones de las organizaciones modernas se encuentra en la necesidad de tener a mano y centralizada la informacin de la empresa de tal manera que sea posible conocer la cadena de produccin, ventas y dems que la empresa posee. Los avances en la programacin han permitido el desarrollo de una gran cantidad de programas que permiten llevar a cabo la recopilacin y centralizacin de la informacin para el manejo de las polticas y como herramienta en la toma de decisiones empresariales. El mercado ha visto florecer una gran cantidad de software, entre ellos SAP, que han logrando adaptarse a las necesidades de las empresas de este siglo y que han permitido mejorar los procesos dentro de las organizaciones. UNIVERSIDAD NACIONAL COLOMBIA FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS UNIDAD DE INFORMTICA Y COMUNICACIONES 12

Este tipo de software se ha denominado ERP (Enterprise Resource Planning) que esta diseado para modelar y automatizar la mayora de procesos en la empresa (agrupados por reas) y su misin es facilitar la planificacin de todos los recursos de la empresa. El costo de la implementacin de un ERP de tipo privativo puede resultar demasiado costoso para las empresas, ya que se requiere en primera medida la adquisicin de un paquete con los mdulos que la empresa necesita y en segunda medida capacitar a los empleados en el uso de esta herramienta. Hoy en da estas capacitaciones se conocen como academia que generalmente estn orientadas al la enseanza de SAP (Por lo menos en el caso de Colombia). Pero, la pregunta que surge en este momento es y las pequeas empresas no pueden tener acceso a estas plataformas debido a sus altos costos?, indudablemente el costo de implementacin de ERP como SAP puede resultar muy costoso para una empresa pequea y que quiere estar a la par de la globalizacin y emprender una competencia para permanecer en el mercado. La solucin a este problema y para grandes empresas que quieren ahorrar recursos consiste en la implementacin de ERP que se encuentran bajo los trminos y licencias del Software Libre. Con estos ERP las empresas pueden adquirir de manera gratuita los mdulos que requieren (No todos los ERP`s del software libre tienen mdulos gratuitos, pero en general los mdulos bsico para el mnimo funcionamiento son gratis) y queda a cargo de la empresa la capacitacin del personal a travs de las guas que los mismos autores incluyen. Uno de los ERP`s mas desarrollados y reconocidos en el mundo es el TinyERP, un ERP bajo licencia del Software libre y que pone a disposicin de las empresas mas de 250 mdulos y que adems cuenta con academias a nivel mundial, para Amrica Latina acaba de suscribir un convenio para el desarrollo de estas capacitaciones. TinyERP se adapta a las necesidades tributarias de cada pas, integra ms de 250 mdulos para permitir que la tarea administrativa y la centralizacin de la informacin sea eficiente.
2. OBJETIVO GENERAL
Dar a conocer TinyERP explorando los mdulos necesarios en el funcionamiento de una empresa y divulgar esta investigacin a travs de un manual de usuario.
3. OBJETIVOS ESPECFICOS
Explorar el proceso de Instalacin y generar una gua que permita a los usuarios instalar TinyERP en la plataforma Windows y Linux Generar un documento para la orientacin para la configuracin del ERP de UNIVERSIDAD NACIONAL COLOMBIA FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS UNIDAD DE INFORMTICA Y COMUNICACIONES 13

acuerdo a las necesidades de la empresa. Averiguar la completa adaptabilidad del ERP a las reglas tributarias Colombianas Explorar los mdulos y generar una gua de Usuario que permita la instalacin de nuevos mdulos y el manejo de los mdulos mnimos. Realizar una comparacin bsica entre TinyERP y SAP.
4. TinyERP
4.1. QUE ES
TinyERP es un sistema que pretende ser un completo sistema ERP y CRM. Tiene componentes separados en cliente y servidor. Dispone de interfaces XML-RPC, y SOAP. Entre sus caractersticas estn la contabilidad analtica, contabilidad financiera, gestin de almacenes/inventario, gestin de ventas y compras, automatizacin de tareas, campaas de marketing, ayuda tcnica, y punto de venta1.
5. GUIA DE INSTALACION EN WINDOWS

5.1. DESCARGA
TinyERP es un aplicativo de software libre que se encuentra disponible en la red. Para poder acceder a descargarlo y a la documentacin requerida e incluso a manuales en ingles se puede ingresar a la direccin www.openerp.com En esta pagina encontrar el instalador. A continuacin se explicar paso a paso el proceso de instalacin. Nota: Para la realizacin de esta investigacin trabajaremos con la versin 4.0.2 en el modo cliente.
Definicin tomada de la pagina en Internet http://es.wikipedia.org/wiki/Tiny_ERP
Panel de Men
Ilustracin 1 Pgina principal TinyERP
Para descargar TinyERP en el equipo debe dirigirse a la pgina oficial del programa y ubicar en el panel de men la pestaa Product, se le desplegar un submen en el cual debe buscar la opcin Download. Ahora ya esta dentro del directorio donde encontrar una serie de carpetas de donde podr descargar los instaladores de las diferentes versiones (Old), el instalador de la ultima versin estable (Stable), documentacin y manuales (Docs), otros mdulos para instalar (Modules) y el cdigo fuente para los desarrolladores(Development) . Para encontrar la versin 4.0.2 que se va a instalar debe ingresar a la carpeta Old y paso seguido debe buscar el archivo tinyerp-complete-autoinstaller-4.0.2.exe tal como se muestra en la ilustracin 2 y paso seguido descargarlo en un lugar del equipo o dispositivo de almacenamiento.
Ilustracin 2 Directorio Old de TinyERP.org
5.2.
REQUERIMIENTOS
Uno de los requisitos indispensables para el funcionamiento del ERP en Windows es que se debe tener instalado PostgreSQL. Por fortuna el tinyerp-complete-autoinstaller trae incorporada la versin 8.01 de este manejador de bases de datos. Por tanto uno de los requisitos indispensables es que no tenga instalada otra versin de postgreSQL en su equipo de lo contrario se podrn presentar conflictos al momento de la instalacin. Como segundo requisito es necesario que se este trabajando sobre un sistema de Windows con versin mayor o igual al 2000, de lo contrario no es posible instalar el ERP. De no cumplir con este requisito y ante la imposibilidad de adquirir una versin mas avanzada del sistema operativo se recomienda que instale una distribucin de Linux en su computador (teniendo especial atencin en las particiones para evitar borrar informacin)2. En la investigacin se incluye una gua de instalacin para Linux. Por ultimo se requiere que su sistema de archivos sea NFTS y no FAT 32. En caso de no cumplir con alguno de los requisitos anteriores la instalacin resultar no
2
No es necesario desinstalar Windows ya que Linux se puede alojar en una particin que no interfiera con las funciones de Windows. Para mayor informacin comunquese con alguien que le pueda asesorar al respecto. P.e la Unidad de Informtica y Comunicaciones de la Facultad de Ciencias Econmicas de la Universidad Nacional.

exitosa por tanto es aconsejable revisar su equipo antes de empezar con la instalacin. Otra parte fundamental es que si ya ha instalado postgreSQL en su equipo y asignado una contrasea de administrador esta ser la que prevalecer en caso que se instale la versin 8.01 que viene incluida en el instalador. Por tanto si usted no recuerda la contrasea de administrador que le haya dado a postgreSQL NO PODRA acceder al ERP. La solucin por la que debe optar es eliminar el registro que el programa dejo en el equipo y eliminarlo
5.3.
Luego de
PROCEDIMIENTOS
haber descargado el archivo debe ejecutar el instalador.
A continuacin se muestran algunas tomas del proceso que son fundamentales para la correcta instalacin del ERP en el equipo.
5.3.1. El asistente de instalacin

Este asistente permite la instalacin del ERP en su equipo ponga mucha atencin a los pasos que se describen a continuacin a fin de evitar que el proceso no resulte exitoso. El asistente en primera medida le dar la bienvenida al instalador. Al continuar encontrar los requisitos que el sistema debe tener para llevar a cabo la instalacin. A continuacin se encuentra la GNU GENERAL PUBLIC LICENSE la cual reconoce que TinyERp esta cubierto bajo la licencia de software libre y protege al programa de la apropiacin con fines comerciales que restrinjan las libertades del software libre, para poder continuar debe aceptar esta licencia. Paso seguido le preguntar en que ligar desea instalar el programa para lo cual puede optar por la opcin predeterminada o cambiarla a un lugar diferente. Continuando, puede cambiar el nombre con el cual encontrar a TinyERP en el men de programas. Para finalizar el asistente le mostrar un resumen con las opciones

seleccionadas y al dar clic sobre Install este empezar el proceso de instalacin.
Resumen del Asistente de instalacin
Extraccin de Archivos
Salto: Instalacin de PostgreSQL
Progreso Instalacin de postgreSQL
Instalacin de PostgreSQL
TinyERP Instalado y listo para usarse.
La anterior secuencia de imgenes muestra los diferentes estados del asistente durante la UNIVERSIDAD NACIONAL COLOMBIA FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS UNIDAD DE INFORMTICA Y COMUNICACIONES 18

instalacin del ERP. Primero se extraen los archivos para podemos ejecutar, paso seguido el asistente inicia la instalacin de TinyERp y luego la instalacin de postgreSQL3
5.4.
PRIMEROS PASOS
Una vez haya instalado el ERP puede dejar activa la opcin de ejecutar o en caso que no lo haya hecho puedo ejecutarlo desde el men de programas donde ha quedado alojado el vinculo al paquete (adems tambin puede encontrar en el escritorio un acceso directo al ERP). Una vez haya ingresado, por primera vez, aparecer un asistente en el cual se le pide cierta informacin que TinyERP usar para conocer a cerca del lugar donde se esta instalando el paquete y que tipo de empresa lo desea usar. En la ilustracin 3 se observa el asistente mencionado. Llene el formulario de acuerdo a la informacin que su empresa.
Ilustracin 3 Encuesta TinyERP
5.5.
INTERFAZ BASICA DE TinyERP
Tan pronto como ingrese al ERP encontrara una ventana como se muestra en la ilustracin 4, esta ventana corresponde a la interfaz inicial del ERP.
Es necesario instalar un manejador de base de datos para el ERP, TinyERP trabaja sobre la plataforma postgreSQL y el instalador incluye la versin 8.1, por tanto no hay que instalarlo por separado.
3
Ilustracin 4 Interfaz bsica de TinyERP
Para poder entrar a los mdulos es necesario crear primero una base de datos para su empresa, para este motivo, ingrese a travs de Archivo-Databases-New Database o si prefiere use el modo abreviado shift+ctrl.+n (mays.+ctrl.+n).
5.5.1. Crear una base de datos

Una vez haya ingresado al cuadro de dialogo (ver ilustracin 5) para crear una nueva base de datos tal como se explico en la parte final de la seccin anterior siga las instrucciones que encuentra continuacin Use la clave admin en la casilla super admin password Ingrese un nombre corto para la base de datos en la casilla New database name. Seleccione el lenguaje que considere conveniente. (para habla espaola hay dos opciones: espaol (Espaa) y espaol (Argentina)
Ilustracin 5 Crear nueva base de datos
Luego de aceptar TinyERP iniciar el proceso de creacin de la base de datos. La ilustracin 5 corresponde a una toma del avance de la creacin de la base de datos.
Ilustracin 6 Progreso creacin base de datos
Luego de haber creado la base, TinyERP le mostrar el asistente que observa en la ilustracin 7 donde podr escoger el tipo de perfil que desea crear: Perfil mnimo (Opciones mnimas), perfil solo contable (Accounting only profile), perfil para industria manufacturera (Manufacturing industry profile) y perfil para compaa de servicios (Service company profile).
Ilustracin 7 Seleccin de perfil
Luego de escoger alguna de las opciones el asistente le guiara para la configuracin de la informacin de la empresa que ser usada en la base de datos y que ser la que se presente en los reportes, informes y otros documentos y archivos que de TinyERP se UNIVERSIDAD NACIONAL COLOMBIA FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS UNIDAD DE INFORMTICA Y COMUNICACIONES 21

puedan obtener. En la ilustracin 8 podr observar este paso.
Ilustracin 8 Ingresando datos de la empresa
El ERP compila a continuacin los datos y opciones que haya elegido y procede a la configuracin de la base. En la ilustracin 9 se observa el cuadro de dialogo luego de haber realizado los pasos anteriores.
Ilustracin 9 Compilado opciones de base de datos
Al dar clic en Install este iniciar el proceso de instalacin y creacin de la base de datos al finalizar el asistente le mostrar un mensaje de confirmacin como el que se observa en la ilustracin 10.
Ilustracin 10 Confirmacin de instalacin exitosa

Al concluir con los procedimientos anteriores debe observarse la interfaz de TinyERP tal como se muestra en la ilustracin 11, de esta manera ya se ha instalado el ERP y esta listo para usarse. La descripcin del uso y las herramientas que all encontrar as como la descripcin de algunos mdulos sern objeto de investigacin a partir de las siguientes secciones.
Ilustracin 11 Interfaz de TinyERP
5.5.1.1.
Perfil contable
En el apartado anterior se ha expuesto la interfaz y el procedimiento para la instalacin de perfil mnimo, en esta seccin se mostrar los procedimientos para la instalacin de un perfil contable que difiere del anterior solo en algunos pasos y en la interfaz (en cuanto a mdulos instalados). Para llevar a cabo este procedimiento se debe crear una nueva base de datos y el cuando el asistente le solicite el perfil, debe escoger Accounting only profile, ahora encontrar un dialogo como el que observa en la ilustracin 12 donde le pedir escoger el sistema contable.
Ilustracin 12 Seleccin sistema contable para perfil contable
Siga los mismos pasos de la instalacin del perfil mnimo para los dilogos siguientes. Al finalizar y cuando este en la interfaz notar que ahora se encuentran instalados mdulos que corresponde a los requerimientos del perfil tal como se observa en la ilustracin 13
Ilustracin 13 Interfaz perfil contable
5.6.
OBSERVACIONES
Cuando se instala TinyERP completo este queda automticamente configurado como servidor, por tanto si usted desea ingresar desde otro equipo a la base de datos creado, tan solo necesita saber la direccin IP del equipo donde ha sido instalado como servidor y creado la base de datos. Los perfiles dems perfiles que no fueron expuestos no presentan diferencias a parte de la interfaz (mdulos) significativas con el modulo contable, por tanto el proceso de instalacin de estos perfiles es el mismo descrito en la seccin anterior. UNIVERSIDAD NACIONAL COLOMBIA FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS UNIDAD DE INFORMTICA Y COMUNICACIONES 24
6. GUIA DE INSTALACION EN LINUX

TinyERP es un aplicativo de software libre que se encuentra disponible en la red. Para poder acceder a descargarlo y a la documentacin requerida e incluso a manuales en ingles se puede ingresar a la direccin www.tinyerp.org; de igual forma que en Windows, sin embargo hay que tener en cuenta que el ejecutable para Linux son los archivos .tar y no los archivos .exe. De todas maneras existe una forma mucho ms rpida y segura de poder realizar la instalacin: Para llevar a cabo el proceso de instalacin4 de debe abrir la terminal, en la cual usted va a poder realizar todas las tareas sin tener que acudir a otro tipo de ventanas. Para poder abrir dicha terminal puede usar la combinacin Alt+F2 con el cual se le va a abrir una ventana de Ejecutar una aplicacin, tal como se observa en la ilustracin
Ilustracin 14 Ejecutar aplicacin -Linux
En donde se va a escribir el siguiente comando: gnome-terminal en donde el aceptar aparecer una ventana como la que observa a continuacin
Ilustracin 15 Terminal Gnome
en la cual usted podr realizar todas las tareas de instalacin de tinyerp, tanto server como client; ahora bien lo primero que hay que tener en cuenta es que todas las instalaciones que se vayan a realizar en el equipo tienen que ser llevadas a cabo como
4
El proceso de instalacin se realiza bajo la distribucin Ubuntu

usuario root, este usuario le va a permitir tener una mayor cantidad de privilegios. Cuando la terminal se inicia por primera vez el usuario que aparece es aquel con el cual se inicio el equipo, y este no es el usuario apropiado para realizar las labores, ya que no posee los privilegios del primero. Para poder acceder al usuario root debe escribir en la primera lnea de comando su - con lo cual usted podr acceder al usuario root, luego va a aparecer una autenticacin para poder acceder al usuario root, y es la contrasea que se haya definido para tal fin. Ya como usuario root y desde la misma terminal, usted puede acceder a tinyerp tanto servidor como cliente sin tener la necesidad de acceder a su pgina principal, para poder llevar a cabo esto, el comando para poder instalar el servidor es el siguiente: apt-get install tinyerp-server-4.2.0 y luego enter para ejecutar el comando y por smil el comando para la instalacin del cliente es el siguiente apt-get install tinyerp-client-4.2.0 Pero tambin puede acceder a la pagina principal de tinyerp y descargar el aplicativo tinyerp-server-4.2.0.tar y lo mismo para el cliente tinyerp-client-4.2.0.tar.gz. Sin embargo al obtener el programa de esta forma hay que tener presente que este tipo de archivos deben descomprimirse antes de ser utilizados.
6.1.
REQUERIMIENTOS
Para el cliente: Es importante tener en cuenta que como tal el programa tinyerp esta escrito en un lenguaje de programacin que requiere ciertas dependencias para poder ejecutarse, y estas dependencias son phyton para que pueda interpretar el programa, adems debe instalarse libreras GTK las cuales permiten albergar python, puede que ya este est instalada en Ubuntu o no. De todas maneras estos son los requerimientos bsicos para instalar tinyerp: python-xml python-libxml2 python-psycopg python-imaging python-pyparsing python-reportlab graphviz python-tz python-pyopenssl python-matplotlib gs-gpl UNIVERSIDAD NACIONAL COLOMBIA FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS UNIDAD DE INFORMTICA Y COMUNICACIONES 26

de igual forma que la instalacin del programa, estas pueden llevarse a cabo por medio de la terminal de la siguiente forma apt-get install python-xml python-libxml2 python psycopg python-imaging python-pyparsing python-reportlab graphviz python-tz python-pyopenssl python-matplotlib gs-gpl Para el servidor: El requisito principal para el servidor, es una base de datos postgres, que para el caso particular es una base de datos postgres 8.0 La instalacin de esta base de datos tambin puede ser llevada a cabo desde la misma terminal con el comando apt-get install postgresql a travs este comando se puede instalar fcilmente la base de datos, adems en la terminal le sugerirn la base de datos a instalar o si no puede darle mas especificaciones para que instale la base de datos de su preferencia. En este punto es importante tener en cuenta que no debe existir una base de datos previa a la instalacin porque ello puede generar conflictos, de todas manera al introducir el comando de instalacin de postgres y al ejecutarlo, este le informara de la existencia de la base de datos, si la hay.
6.2.
PROCEDIMIENTOS
Lo primero a tener en cuenta antes de iniciar el programa como tal, es tener acceso a la base de datos, para ello puede escribir el siguiente comando en la terminal apt-get install pgadmin3 pgadmin3-data Con este comando usted va a poder instalar una aplicacin que le permita acceder a la base de datos postgres de una forma mucho ms fcil. Luego de haber instalado esta aplicacin ya puede acceder a la base de datos desde la terminal, sin embargo, el acceso a esta base de datos debe ser llevada a cabo como usuario normal, es decir como el usuario del equipo, recuerde que hasta ahora usted ha trabajado como usuario root, para poder convertirse en este usuario escriba el siguiente comando como root exit Este comando le permitir regresar al usuario del equipo, ya como este usuario debe escribir la siguiente lnea para poder ingresar a la base de datos pgadmin3 Ahora bien, usted debe crear un base de datos para poder trabajar, debe ir al men file y a la opcin add server, all le aparecer las opciones de configuracin de su base de datos, este es un paso trascendental en el desarrollo de la actividad (ver ilustracin 16 )
Ilustracin 16 Linux: Configuracin base de datos
Ahora bien, teniendo la certeza de que usted tiene la base de datos, el siguiente paso a seguir es iniciar el servidor para ello usted puede abrir una terminal y ejecutar el siguiente comando, sin embargo debe tener presente la ubicacin de su servidor, para el caso particular el tinyerp-server esta ubicado en home, usuario con el cual usted incio sesion en el equipo, el lugar donde usted dejo ubicada la carpeta de tinyerp (es decir el lugar donde extrajo el tinyerp), ahora bien sabiendo la ubicacin del programa usted debe abrir uno por uno los directorios, es decir usted debe abrir los directorios en orden descendente. Para poder abrir el usuario de la sesion con la que inicio el equipo, hay que abrir primero home y para poder abrir tinyerp-server hay que tener abierto primero el usuario con el cual inicio el equipo, entonces Puede hacerlo de la manera que se presenta en la ilustracin
Ilustracin 17 Abrir TinyERP
cd es un comando que le permite acceder a la informacin presente en el directorio sealado que en este caso es home, ahora bien aparece el usuario como si estuviera en UNIVERSIDAD NACIONAL COLOMBIA FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS UNIDAD DE INFORMTICA Y COMUNICACIONES 28

home, el paso a seguir es escribir el comando ls que le va a permitir observar todos los directorios contenidos en home, ahora bien dentro de estos directorios debe estar presente el usuario con el cual usted inicio el equipo, y dentro del usuario con el cual inicio el equipo esta presente el escritorio y ya all esta ubicado el tinyerp-server( esto es para el caso particular, puede que usted haya ubicado la carpeta en otro lugar). Ubicado el tinyerp-server y estando ubicado mas exactamente como usuario (esto a manera de ejemplo) bevenegasv@econos4003adm:$~/home/nombre de la sesion co la cual inicio el equipo/escritorio/tinyerp-server-4.2.0/bin usted debe ejecutar el siguiente comando, es importante que se este ubicado en la carpeta bin que se encuentra dentro del tinyerp-server, que ha su vez esta ubicada en el escritorio, que ha su vez esta ubicada en bevenegasv, que ha su vez esta ubicada en home python tinyerp-server.py Con ello usted podr ejecutar el tinyerp-server-4.2.0, ya que como se dijo tinyerp-server esta escrito en el lenguaje de programacin python. Despus de esto, usted puede ahora ejecutar el cliente, de manera anloga a como ejecuto el servidor, cambiando nicamente el comando de ejecucin a tinyerp-client.py Con este momento usted no va a poder iniciar totalmente el cliente debido a que no se podr conectar al servidor, por ello le debe aparecer la ventana que se observa en la ilustracin 18 , no se preocupe, mas adelante se explicara la forma de ejecutar el servidor; se ejecuta solamente para tener la certeza de que el programa esta bien instalado (ver ilustracin 19) .
Ilustracin 18 Linux: Interfaz inicial
Ahora bien, para no tener que ejecutar esta serie de comando cada vez que necesite ejecutar tanto el servidor como el cliente, usted puede crear un lanzador que le ejecute directamente el comando, esto se puede hacer haciendo clic derecho sobre gnome eligiendo la opcin crear un lanzador tal como se muestra en la ilustracin 20
Ilustracin 19 Crear lanzador
En donde le va a poder copiar el comando de la consola y pegarlo sobre la casilla de comando, usted le puede asignar un nombre y con esto usted creo un acceso directo a los programas.

Al ejecutar el lanzador, el postgres va a iniciarse en este momento, el postgres, no tiene ningn tipo de servidor, entonces usted debe ir a la barra archivo y elegir la opcin add server esto le va a permitir crear un servidor con su respectiva base de datos que por defecto se va a llamar postgres, ahora bien, va a aparecer una ventana donde le pide las caractersticas del servidor (ver ilustracin 21)
Ilustracin 20 Caractersticas del servidor
La direccin es localhost ; en la descripcin se coloca tambin localhost; en el servicio no es necesario colocar nada; el puerto viene por defecto y es 5432; el maintenbance DB tambin viene por defecto; el nombre debe ser postgres y el password usted lo debe de definir, aqu hay un aclaracin que se tiene que tener presente, antes de insertar la clave, antes debe activarse la respectiva contrasea en el postgres, por ello usted debe ejecutar el siguiente comando en una consola como usuario postgres ALTER USER postgres WITH PASSWORD contrasea; al hacer esto, usted habr creado un rol postgres con su respectiva contrasea. Ahora bien, usted debe crear otra base de datos que debe llamarla obligatoriamente terp, ya el servidor, le pide esta base de datos especficamente, para hacerlo solo tiene que darle clic derecho sobre la base de datos que ya existe (postgres) y all le aparece la opcin de agregar base de datos, y en el aparecer un ventana con una serie de requerimientos, usted solo debe colocarle el nombre que es terp y luego clic en aceptar; al hacer esto le aparecer la respectiva base de datos, que debe conectar para que el servidor pueda conectarse a ella.
La direccin Localhost esta indicando que el servidor se encuentra en el mismo equipo desde donde se esta trabajando.
5

Antes de iniciar el servidor, usted debe crear un nuevo rol, esto es debido a que cuando intentamos ejecutar el servidor desde el comando, lo hacemos como un usuario, ya sea root o usuario normal, es por ello que si no crea el rol correspondiente (es decir el rol con el que esta trabajando en la consola, que en nuestro caso especifico es el root) el servidor no va a poder conectarse. Para crear este nuevo rol, usted solo tiene que darle clic derecho en la opcin de login rules ubicada en la ventana de pgadmin3, all usted solo tiene que darle el nombre de root, y su respectiva contrasea y automticamente el role va a aparecer, ahora si puede ejecutar el servidor, al hacer esto usted puede ejecutar el cliente desde otra consola, y le va a aparecer la siguiente ventana
Ilustracin 21 Ejecutar cliente desde otra consola
Puede darse cuenta, que el problema ya no es la conexin al servidor, ahora el problema es que no hemos creado una base de datos, por ello debe darle cancelar, y en el barra de archivo presente en el cliente, le aparecer la opcin de crear una nueva base de datos, para lo cual se proceder de igual manera como se llevo a cabo en Windows.
7. WEB CLIENTE PARA WINDOWS

Antes de continuar en detalle con la investigacin de cada uno de los modulos es necesario dar a conocer una herramienta que puede ser til para cualquier empresa. Se trata de la versin Web de TinyERP. Esta le permitir tiener un servidor con la base de datos y que los clientes o usuarios se conecten a esta base sin necesidad de tener instalado el paquete. A continuacin se presenta la gua de instalacin tanto para Windows como para Linux. Vale la pena resaltar en este momento que la instalacin de los componentes que a continuacin se enumeran solo es necesario instalarlo en el equipo servidor. UNIVERSIDAD NACIONAL COLOMBIA FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS UNIDAD DE INFORMTICA Y COMUNICACIONES 32
7.1.
REQUISITOS
Para que los usuarios del programa puedan acceder a la base de datos a travs de la interfaz web es necesario que el equipo donde reside el TinyERP server y la base de datos en postgres tenga los siguientes paquetes instalados: Python versin superior o igual a 2.4 TinyERP server versin superior o igual a 4.2.1 TurboGears versin superior o igual a 1.0.3.2 Matplotlib versin superior o igual a 0.87 Python Imaging Library Ultima versin de eTiny
Cualquier duda que surja puede usar el foro oficial de TinyERP en la pagina www.tinyerp.org en la seccin foro y en la wiki podr encontrar manuales en ingles y francs con los procedimientos que aqu se describen. Es necesario que lleve a cabo cada uno de los procedimientos que aqu se describen para que la instalacin del web cliente sea exitosa. A continuacin se mostrar cada uno de los procedimientos que es necesario llevar para instalar cada uno de los paquetes.
7.2.
TINYERP SERVER
Lo mas recomendable para evitar instalar los componentes por separado es que ingrese a la pagina oficial de TinyERP a travs del enlace http://tinyerp.com/index.php?option=com_joomlaxplorer&action=list&dir=stable%2Fwin32 &order=name&srt=yes en el cual encontrar la ultima versin estable del paquete para Windows. Si descarga el paquete allinone este instala el postgres, TinyERP client y TinyERP server. En caso que desee instalarlo por separado puede descargarlo desde este mismo enlace(identificado as tinyerp-server-setup-#.#.#.exe, donde # esta indicando la versin). Para evitar cualquier inconveniente se recomienda descargar la misma versin del cliente. Si desea una versin mas reciente a la que tiene instalada puede hacer uso del panel de control de Windows y a travs de agregar y quitar programas eliminar la versin que tiene e instalar la nueva versin. Pero si tiene datos que no desea perder dirjase a la seccin wiki de la pagina oficial y all encontrar instrucciones para actualizar el paquete. El proceso de instalacin es similar al del cliente por tanto tome atencin de las ventanas emergentes y siga las instrucciones del asistente de instalacin.
7.3.
PYTHON
TinyERP se basa en el lenguaje Python y por tanto es necesario tener instalado una versin de este para poder llevar a cabo la ejecucin de algunos scripts que son necesarios mas adelante. Si usted quiere conocer un poco mas acerca del lenguaje python y ingrese a la pagina www.python.org y all encontrar informacin, documentacin y un UNIVERSIDAD NACIONAL COLOMBIA FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS UNIDAD DE INFORMTICA Y COMUNICACIONES 33

sitio de descarga. Puede descargar la ultima versin de este paquete a travs del enlace http://www.python.org/download/ cabe resaltar que para este manual estamos trabajando con la versin 2.4 que la puede descargar a travs del enlace http://www.python.org/ftp/python/2.4/python-2.4.msi ejecute el instalador y siga las instrucciones del asistente. Recomendamos no cambiar la ubicacin de la carpeta de instalacin que es por defecto c:\python24
7.4.
TURBOGEARS
Para llevar a cabo esta instalacin debe descargar el scripts que se encuentra en la pagina http://www.turbogears.org/download/tgsetup.py para hacerlo de clic derecho sobre el vinculo y luego en la opcin guardar enlace como, ubique la ruta de la carpeta de Python que por defecto se encuentra en c:\python24 y guarde all la ruta como tgsetup.py A continuacin debe crear una variable de entorno para poder ejecutar el script de instalacin de python para ello puede optar por dos caminos: El primero de ellos es ir a inicio, ubicar el icono de MI PC dar clic derecho sobre este y luego dar clic sobre la opcin propiedades. Una vez este en la ventana propiedades del sistema, ubique la pestaa opciones avanzadas y luego ubique el botn variables de entorno tal como se muestra en la siguiente ilustracin:
Ilustracin 22 Propiedades del sistema Win XP

Al hacer clic sobre este le emerger una ventana como la que se observa en la ilustracin 23 donde debe agregar o modificar la variable PATH tal como se muestra en la ilustracin
Ilustracin 23 Variable de entorno PATH
En el valor de la variable debe ir lo siguiente: c:\Python24;c:\python24\Scripts;%PATH% luego aceptar todas las ventanas hasta regresar al escritorio de Windows. Ahora vamos a ejecutar (abreviado Windows + r) y escribimos en la ventana cmd esta nos abrir la ventana de smbolo del sistema de Windows. Una vez estemos all con toda seguridad estaremos ubicados en la siguiente ruta C:\Documents and Settings\usuario para regresar y encontrar la carpeta de Python basta escribir cd.. y luego enter esta nos regresar en primera media a documents ans settings y si volvemos a escribir el comando nos regresar a c:\ , cuando nos encontremos en esta ubicacin ( no importa donde se encuentre inicialmente con el comando cd.. nos va regresando a c ) escribimos el comando cd python24 y luego enter para entrar a la carpeta de dicho nombre que se encuentra ubicada en c . Este procedimiento lo puede observar en la siguiente ilustracin:
Ilustracin 24 Ventana smbolo del sistema

A continuacin escriba el comando set
PATH=C:\Python24;C:\Python24\Scripts;%PATH%
(esta es la segunda opcin definir la variable de entorno desde el smbolo del sistema) y luego de dar enter la ventana regresa a la ubicacin c:\Python24, ahora escriba python tgsetup.py y luego enter.
Ilustracin 25 Instalando TurboGears
Compruebe que el paquete se ha instalado correctamente escribiendo el comando tgadmin info si Windows no devuelve un mensaje de error donde se notifique que no se reconocer el error y por el contrario aparece un reporte, esto querr decir que ha quedado instalado. Otra manera de llevar acabo este proceso es instalar el paquete que se encuentra en el http://cheeseshop.python.org/packages/2.4/s/setuptools/setuptools-0.6c7.win32enlace py2.4.exe una vez haya instalado este paquete vaya a la ventana de smbolo del sistema de Windows defina la variable de entorno tal como se llevo a cabo con el procedimiento anterior y luego ejecute el comando (no importa el lugar del sistema donde se encuentre ubicado) easy_install turboGears==1.0.3.2 y a continuacin enter puede llevar a cabo la misma comprobacin que se realiz en las indicaciones anteriores para comprobar que el paquete ha quedado instalado. IMPORTANTE: Si se encuentra en una red que le pide autenticacin a travs de un proxy debe antes de ejecutar las instalaciones crear una variable a travs de la ventana de smbolo del sistema ejecutando el siguiente comando Set http_proxy=http://usuario:contrasea@nombredelproxy:Puerto Donde: Usuario: Corresponde al nombre de usuario que utiliza para la autenticacin normal a travs del proxy. UNIVERSIDAD NACIONAL COLOMBIA FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS UNIDAD DE INFORMTICA Y COMUNICACIONES 36

Contrasea: La misma que utiliza para autenticarse usualmente en el proxy, cabe resaltar que esta queda expuesta ya que el MS-DOS no la encripta y por tanto mostrar los caracteres que utilice. Nombre del Proxy: Corresponde al nombre del proxy bajo el cual se autentica. Este corresponde al nombre del servidor proxy bajo el cual se realiza la autenticacin. Por ejemplo el servidor proxy que usa en la Universidad Nacional de Colombia sede Bogot es proxy.unal.edu.co Puerto: Corresponde al puerto bajo el cual se lleva a cabo la transferencia de informacin va intranet e internet, generalmente corresponde al puerto 8080 pero en caso de necesitar confirmarlo puede observar la configuracin del proxy del navegador que utiliza para conectarse a internet a travs de la red de su empresa o universidad.
7.5.
MATPLOTLIB
Para llevar a cabo el proceso de instalacin de este paquete primero debe descargar otro llamo numpy que puede ser descargado a travs del enlace siguiente http://downloads.sourceforge.net/numpy/numpy-1.0.4.win32-py2.4.exe Luego descargue Matplotlib a travs del enlace http://downloads.sourceforge.net/matplotlib/matplotlib-0.91.2.win32py2.4.exe?modtime=1199628753&big_mirror=0 instlelo en su equipo siguiendo las instrucciones del asistente.
7.6.
PYTHON IMAGING LIBRARY
Para instalar esta librera descargue el ejecutable que se encuentra en el enlace http://effbot.org/downloads/PIL-1.1.6.win32-py2.4.exe ejectelo y siga las instrucciones del asistente.
7.7.
ETINY
Puede llevar a cabo la instalacin de este componente de TinyERP abriendo la ventana de smbolo del sistema y escribiendo el comando easy_install eTiny o con el comando easy_install http://tinyerp.com/download/stable/source/eTiny-1.0.tar.gz a travs de cualquiera de estos dos comandos se instalar este componente necesario para la interfaz web.
7.8.
CONFIGURACION
Los manuales oficiales de TinyERP recomienda llevar a cabo un proceso de configuracin de en el archivo que se encuentra en la ruta C:\Python24\Lib\site-packages\eTiny-1.0py2.4.egg\config\default.cfg este archivo se abre con cualquier editor de texto en donde debe ubicar lo siguiente UNIVERSIDAD NACIONAL COLOMBIA FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS UNIDAD DE INFORMTICA Y COMUNICACIONES 37

[tinyerp] server = "localhost" port = 8070 protocol = "socket"
Donde Server: La direccin ip del equipo donde se encuentra el TinyERP server o en su defecto el nombre del equipo. Port: El numero del puerto que utiliza para la comunicacin con el web cliente. Protocol: Corresponde el protocolo que usa para la interpretacin.
RECOMENDACIONES: No cambiar la ubicacin por defecto de los paquetes instalados No cambiar ninguno de los elementos que se expusieron en la seccin 9.8 configuracin. En caso de ser necesario cmbielos pero de no ser necesario es mejor dejar esa configuracin en especial si se encuentra en un equipo de ip no fija, si deja una direccin ip que cambia podra ocasionar que el web cliente no funcione. Para evitar que le aparezca un mensaje de error en el cual le indique que no se puede conectar a la base de datos lleve a cabo los pasos de la siguiente seccin.
7.9.
LEVANTANDO EL SERVICIO
Es necesario antes de tratar de conectarse a TinyERP a travs de la web llevar a cabo el levantamiento del servicio para que se puedan funcionar, para ello: Ubique en el men de programas el TinyERP server y ejecute el promt Start Service En la ventana de smbolo del sistema escriba el comando start-tinyerp luego enter y mantenga abierta esta ventana mientras el web cliente se encuentra en ejecucin.
7.10.
INTERFAZ DEL WEB CLIENTE
Una vez haya llevado a cabo todos los pasos anteriores puede intentar conectarse a travs de su navegador web (debe deshabilitar las cookies) a la direccin http://localhost:8080 y podr observar una ventana similar a la que se observa en la siguiente ilustracin:
Ilustracin 26 Interfaz del web cliente
8. WEB CLIENTE PARA LINUX-UBUNTU

8.1. INSTALACION WEBCLIENT
Al igual que el tinyerp client, el webclient, requiere de ciertos programas que hacen posible su funcionamiento: Lo primero que se debe tener en cuenta es que algunos requisitos para la instalacin del servicio web, ya se encuentran presentes en el equipo, ya que fueron necesarios para la instalacin de tinyerp client, y son a saber: python2.4 (Como mnimo) Python- matplotlib Python-imaging Tinyerp- server Sin embargo, tambin existen componentes nuevos que requieren ser instalados, y son: TurboGears >=1.0.3.2 existen dos formas que obtener dicho programa. wget http://www.turbogears.org/download/tgsetup.py o wget http://peak.telecommunity.com/dist/ez_setup.py
Esto se hace igual que la instalacin del tinyerp cliente, es decir a travs de la consola, y se realiza introduciendo alguno de los dos comandos mencionados arriba, recuerde que esto UNIVERSIDAD NACIONAL COLOMBIA FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS UNIDAD DE INFORMTICA Y COMUNICACIONES 39

debe ser realizado como root.
Ilustracin 27 Instalacin TurboGears-Linux
Siguiendo el comando que se observa en la ilustracin 27 usted va a obtener rpidamente TurboGears. Luego de haber obtenido el TurboGears, usted debe instalarlo, la forma ms sencilla de hacerlo es ejecutar el siguiente comando en una terminal: python2.4 tgsetup.py
Otra forma de instalacin es seguir el mismo procedimiento, solo que ahora debe agregarle un paso, debe introducir otro comando en la terminal easy_install-2.4 TurboGears==1.0.3.2 El otro componente que debe ser instalado, es eTiny y la obtencin de este se similar a la obtencin de TurboGears. A travs de una consola usted puede descargar el mismo, y el comando para hacerlo es el siguiente: easy_install-2.4 eTiny
o easy_install-2.4 http://tinyerp.com/download/stable/source/eTiny-1.0.tar.gz

Estos dos componentes le van a permitir acceder a tinyERP a travs de la red. Lo siguiente que usted debera hacer es iniciar el servicio web a travs del siguiente comando tal como se muestra en la siguiente ilustracin start-tinyerp
Ilustracin 28 Iniciar servicio-Linux
Antes de hacerlo, primero usted debe poner en funcionamiento el tinyerp server, y luego si ejecute el anterior comando, tambin como root. Es posible que al tratar de acceder por la red, http://servidor: puerto, tenga problemas con las bases de datos, y el cliente web requiera la creacin de una nueva base de datos, esto lo puede hacer a travs de postgres
Ilustracin 29 Creacin base de datos-postgres
IMAGEN Debe dar clic derecho sobre databases, y all sobre crear base de datos, y listo, de esta forma podr solucionar el problema de base de datos, de esta forma ya debe estar listo para acceder al programa. Para lograr el acceso, debe abrir un navegador, no importa cual utilice, y colocar en la barra de direcciones lo siguiente http://direccion ip del servidor: puerto (por defecto es el 8080)
Ilustracin 30 Interfaz Web Cliente
De esta forma usted esta listo para acceder a la interfaz Web la cual luego de acceder a travs de la ventana login podr observar la configuracin del Tiny tal como la tiene en el cliente
Ilustracin 31 Men principal del Web Cliente
Es posible que usted tenga problemas de red al intentar obtener tanto el TurboGears como eTiny, ms explcitamente puede que tenga problemas al intentar conectarse a travs de la consola a las paginas necesarias para acceder al programa. Para solucionar el problema usted debe configurar las opciones del Proxy de gnome, y esto se realiza a travs de la siguiente ruta: sistema, preferencias, Proxy de la red
Ilustracin 32 Configuracin el Proxy-Ubuntu
Debe configurar estas opciones igual que como configura su navegador, adems debe acceder al link de detalles y configurar el usuario con su respectiva clave (esto aplica para las configuraciones de proxy). UNIVERSIDAD NACIONAL COLOMBIA FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS UNIDAD DE INFORMTICA Y COMUNICACIONES 44
Ilustracin 33 Detalles del Proxy-Ubuntu
9. DESCRIPCION GENERAL DE MODULOS

9.1. MODULOS
Este ERP tiene la capacidad de brindar ms de doscientos mdulos , los cuales brindan una gran ayuda a la hora de trabajar con el mismo, y adems hacen al programa una gran alternativa de trabajo. Por esta razn se quiere brindar una descripcin rpida de los mdulos que conforman el programa, y para este fin se puede definir una serie de subdivisiones en grupos que faciliten esta labor (esta subdivisin esta basada en las subdivisiones propuestas por la pagina principal), y son a saber:
9.1.1. Administracin
Este modulo permite realizar tareas relacionadas con el funcionamiento del programa ( de su estructura); en ste se puede realizar una serie de modificaciones para mayor comodidad. Este modulo le va a permitir ajustar la estructura funcional del programa a sus necesidades, dentro de este puede crear usuarios con sus respectivos perfiles; crear accesos; definir secuencias en cuanto a las aplicaciones presentes en los mdulos; definir la estructura de la base de datos; definir acciones y ejecutar; adems permitir la creacin de las cuentas que se van a utilizar. En fin este modulo va a permitir realizar todas los cambios que se crea pertinente para la mejor utilizacin del programa.
9.1.2. Contabilidad y finanzas

Como su nombre lo indica, este modulo permite al usuario realizar todas las UNIVERSIDAD NACIONAL COLOMBIA FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS UNIDAD DE INFORMTICA Y COMUNICACIONES 45

configuraciones y procedimientos relacionados con la actividad contable y financiera de la empresa. Es decir permite abrir el periodo contable, y realizar las actividades bsicas a la hora de llevar a cabo el proceso contable, no solo registra los ingresos, sino que tambin tiene la capacidad de realizar anlisis en cuanto a los costos, con sus respectivos procesos de reporte (libros), adems de brindar la oportunidad de generar tablas que le permitan al usuario tener una mejor perspectiva de las cuentas de la empresa. En este modulo se puede definir los periodos contables (aos fiscales y periodos), cuentas contables ( definicin de cuentas, es decir PUC), libros ( definicin de libros), impuestos , presupuesto, modelos, trminos de pago, contabilidad analtica ( en donde se definen los bancos y la monedas que se van a utilizar), asientos ( en donde se registran todos los asientos contables), procesamiento peridico ( se refiere a las conciliaciones en la cuentas, es decir a discrepancias de la cuentas con lo que puede ocurrir en la realidad), facturas, grficos ( este modulo se refiere a tablas analticas en donde se relacionan las cuentas), reportes ( como su nombre lo indica en este submdulo, que generan los reportes tendientes a la contabilidad).
9.1.3. CRM Y SRM (Customer Relationship Manager)

Este modulo se refiere al gestor de relaciones con el cliente, lo que se busca con este modulo es suplir las necesidades del cliente, mediante una mesa de ayuda, adems de permitirle al cliente comunicar sus inquietudes y quejas.
9.1.4. Recursos Humanos

Lo que permite este modulo es llevar un seguimiento a los empleados de la empresa, toda la informacin pertinente del mismo, nombre, usuario, empresa, permite asignar equipos, roles, das de vacaciones ( teniendo en cuenta las disposiciones de ley, maternidad, etc.), asistencia (permite registrar la entrada y la salida de su trabajo), en fin permite hacer un seguimiento muy detallado de los empleados.
9.1.5. Control de Inventarios

Como su nombre lo indica este modulo permite llevar un control de todas las existencias fsicas que existen dentro de la empresa, teniendo en cuenta las polticas de la empresa en este sentido, es decir el numero mnimo de unidades del producto, y el mximo, entre otras. Adems permite realizar las rdenes de contra y de venta.
9.1.6. Produccin
Lo que permite este modulo es realizar las ordenes de produccin y de abastecimiento de la empresa, teniendo en cuenta las polticas de inventarios establecidas en el modulo UNIVERSIDAD NACIONAL COLOMBIA FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS UNIDAD DE INFORMTICA Y COMUNICACIONES 46

anterior. Diferenciando las ordenes en: inicio, proceso y en espera para visto bueno. Adems este modulo permite generar una lista de materiales que se necesitan a la hora de la produccin, mediante un procesador de abastecimiento.
Ilustracin 34 Mdulo de produccin
9.1.7. Compras
Este modulo permite generar las ordenes de compra para la realizacin de la produccin, diferenciando entre las ordenes de compra en proceso de aprobacin y entre las ordenes de compra en progreso, adems permite realizar cotizaciones antes del proceso de aprobacin de las compras. Otro componente importante de este modulo es el hecho de que permite realizar reportes tanto mes a mes como un compilado de todos los meses, aun ms permite hacerlos diferenciando entre productos y categoras de productos.
9.1.8. Ventas
Permite tener un reporte completo de las ventas de la empresa, teniendo en cuenta las sucursales que posea la empresa, por eso el modulo diferencia entre ventas totales y mis ventas para referirse a las ventas por sucursales. Adems diferencia las cotizaciones, ventas en progreso, las ventas con excepciones de transporte, ventas para ser facturadas, ventas con excepcin a la hora de facturacin.
Ilustracin 35 Mdulo de ventas
9.1.9. Productos
Este modulo permite realizar una estructura de productos con sus respectivos precios, adems de las unidades de medida con las cuales se van a caracterizar los productos.
9.1.10.
Gestin de Proyectos
Este modulo permite la creacin de proyectos para su consecuente seguimiento y evaluacin.
Ilustracin 36 Mdulo gestin de proyectos
9.1.11.
Tablero de control
Este modulo permite ver informacin grafica de los mdulos anteriores, como son proyectos, produccin ventas, contabilidad
Ilustracin 37 Mdulo tablero de control
10. MANEJO OPERATIVO

Ahora que tenemos conociendo de la instalacin del ERP es necesario saber cual es su manejo operativo, por tanto las siguientes secciones estarn dedicadas a estos temas:
10.1.
INTERFAZ
Para ingresar a TinyERP es necesario poseer una cuenta que haya sido creado por el administrador de la base. Si acaba de crear una base de datos para la empresa que esta trabajando de seguro no ha cambiado el nombre de usuario y contrasea por defecto que corresponde a admin para los dos campos. Esta contrasea le permite entrar el modo administrador y llevar a cabo todas las tareas administrativas. Ms adelante se muestra la manera de crear usuarios y permisos para estos. Por el momento sigamos trabajando con el usuario administrador. Para ingresar debe autenticase en el cuadro de dialogo entrada
Ilustracin 38 Dialogo de entrada
Luego ya dentro del ERP podemos observar lo siguiente6
Mens y barra de herramientas Componentes del modulo
Accesos a los mdulos
Atajos a mdulos, formularios u otros
Barra de estado
Requisiciones internas
Ilustracin 39 Interfaz de TinyERP-Mdulos
La imagen corresponde a una empresa ya creada con mdulos instalados, por tanto no corresponde a la que encontrar por defecto la primera vez que inicie el programa.
10.2.
Men principal
En este men podr encontrar acceso a todos los mdulos que haya instalado. Con tan solo dar clic sobre alguno (p.e proyectos) podr acceder a los elementos que componen el modulo las cuales se presentan en forma de rbol y que sern descritas mas adelante, donde el triangulo le indica que existen mas opciones las cuales pude observar dando clic sobre este.
10.3.
Los accesos
Los accesos o atajos con una herramienta que le permite crear vnculos rpidos con la los mdulos o con elementos de este. Para crear una tajo basta haber seleccionado en el rbol el elemento que se quiere agregar y luego ir a la seccin de atajos y seleccionar el + (mas) de la barra que aparece en esta seccin y que se muestra a continuacin
Si lo por el contrario lo que quiere es eliminar uno de estos atajos solo necesita seleccionarlo de la lista de accesos y dar clic sobre (menos) de la barra que se mostr anteriormente. Para acceder a estos atajos debe dar doble sobre el en la lista de atajos o simplemente lo selecciona y da clic sobre el botn descrito. que encuentra en la misma barra que hemos
10.4.
Barra de herramientas
La barra de herramientas, la barra de mens (expandiendo) y el rbol contiene una serie de iconos que estarn presentes en para cada uno de los usuarios y que le permitirn desarrollar acciones determinadas, estos se describen a continuacin: Nuevo Guardar Le permite crear un nuevo registro. Guarda el registro actual (sobre el cual esta trabajando)
Borrar Borra el registro actual (sobre el cual se esta trabajando)7 Flechas de navegacin Le permitir navegar entre registros adelante/atrs Modo lista/formulario Cambia entre vistas ya sea formulario/lista o viceversa. Accin Este le permitir llevar a cabo acciones relacionadas con lo mdulos/formulario. Imprimir
7 8
. Como se indica este le permitir imprimir los informes8 que se
Si intenta borrar un registro que esta relacionado con otros recursos, TinyERP mostrar un error. Si solo posee un informe en la lista de espera Tiny imprimir este reporte, de lo contrario deber elegir

generan en TinyERP Preferencias Permite cambiar la preferencias del registro actual o sobre la base p.e cambiar el idioma (sobre el cual esta trabajando) Adjuntar Muestra y permite aadir/eliminar/modificar archivos relacionados o adjuntos al registro. Cerrar Permite cerrar las pestaas abiertas relacionadas con mdulos/formularios/listas Indica un men sin accin pero que tiene sub. Mens si da clic sobre el aparecer un error. En el rbol Indica que mostrar un formulario si se da clic sobre l. Indica que mostrar una lista si se da clic sobre l. Indica que mostrar un rbol si se da clic sobre l. Indica que una accin se llevar a cabo si se da clic sobre l9. Indica que la impresin de un informe se llevar a cabo si se da clic sobre l.
10.5.
Formularios
El formulario es un de los elementos mas usados dentro del manejo del ERP, mientras este trabajando en este modo podr acceder a la barra de herramientas para la creacin/eliminacin y bsqueda de registro. Esta compuesto por campo (los cuales se describen ms adelante). En la parte izquierda encontrar pestaas con recursos que estn relacionados. El formulario muestra un registro a la vez mientras que las listas muestran en resumen muchos registros. En la parte inferior encuentra una barra de estado que le indica en que estado se encuentra el formulario.
10.6.
Los campos
Otro aspecto importante el en el manejo del programa son los campos, estos se pueden mostrar de diferentes colores de acuerdo a su clasificacin que a continuacin puede observar Campos editables: Se muestran de color blanco o tono claro10y permiten la edicin
cual de los que estn en espera desea imprimir
9
El resultado esperado puede ser un formulario, una lista o una impresin. Esto depende del tema que haya escogido para el paquete. Por defecto el color de campo editable es
10

sobre ellos. Campos obligatorios: Generalmente se muestran en color azul, pero puede variar de acuerdo al tema que haya escogido. Cuando haya dejado un campo obligatorio sin diligenciar este en el momento de la grabacin del registro pasar a un color rojo tal como se muestra en ilustracin 26. En el caso en particular que se muestra, el campo adquiri un borde rojo, pues como ya se ha dicho puede cambiar de acuerdo al tema. Adicionalmente en la barra de estado le aparecer un mensaje de error donde se indica que el formulario es invlido, en el sentido de no cumplir con los campos obligatorios. Campos de solo lectura y escritura: Estos se muestran de color gris claro, se pueden identificar fcilmente ya que estos no permiten la escritura sobre ellos, de tal manera que al dar clic sobre este campo es imposible escribir algn carcter.
Ilustracin 40 Vista formulario
blanco pero cambia con el cambio de tema en el men de opciones-tema
Ilustracin 41 Campo obligatorio
Pero adems hay que diferencias los tipos de campo que se encuentran en Tiny. A continuacin se relacionan los 11 tipos que existen. Texto: Este es un campo que permite la edicin de cualquier tipo de carcter. Esta limitado a un nmero predeterminado de caracteres. Un ejemplo de este campo se encuentra en la ilustracin 26. Numero: Campo que solo permite caracteres numricos, para lo cual el campo posee una flecha hacia arriba y otra hacia abajo para aumentar y disminuir el nmero respectivamente, esto no implica por tanto que no pueda ser ingresado de manera manual para lo cual debe tener en cuenta que solo admite nmeros reales y los signos +,- para indicar nmeros positivos y negativos respectivamente11. o Existen dos tipos de campo de numero: Entero: Solo admite nmeros enteros en los reales Flotante: Admite cualquier numero o fraccin en los reales
Fecha: Este es un campo que solo admite fechas12 para editarlo debe dar clic sobre la lupa que aparece en la parte derecha del campo con lo cual se desplegara un calendario (tal como se observa en el ilustracin 27) en donde podr escoger la fecha que desee. Debe tener en cuenta que si realiza el ingreso manual, el dato no quedar guardado en el registro.
Otra manera de aumentar o disminuir el numero es ubicarse en el campo y con el scroll del ratn llevar a cabo esta accin.
12
11
Esta fecha depende de la configuracin de su sistema operativo, por tanto varia de un pas a otro.
Ilustracin 42 Calendario para campos fecha
o Existe tres tipos de de campos fechas Fechas simples: p.e 29/03/2008 Fechas con hora: p.e 29/03/2008 12:37:00 Horas simple: p.e 12:37:00 Seleccin: este es un campo tan solo permite escoger un datos de un cuadro combinado tal como se observa en la ilustracin:
Casilla de verificacin: Como su nombre lo indica, es un casilla que solo permite ser chequeada tal como se muestra a continuacin
Descripcin: este es un campo que admite cualquier tipo de carcter, no posee un lmite a los caracteres. Un ejemplo de este campo se puede observar a continuacin.
URL/Email: Como se indica, es un campo que solo admite direcciones Web y de correo electrnico13.
13
Si un campo esta relacionado con un URL debe indicar http://

Traducible: Este o en general la descripcin
10.7.
rbol
La informacin contenida en los mdulos instalados se encuentra distribuida en arboles en los cuales se encuentran cada uno de los sub-mdulos y dentro de ellos las operaciones o formularios que se pueden trabajar. En la ilustracin 43 se observa un rbol que se encuentra dentro del modulo de administracin en la cual se encuentra un sub-mdulo llamado configuracin y dentro de este se encuentra base y dentro de base las listas donde estn definidas las monedas y otra donde se define la compaa principal. El rbol se puede explorar con el teclado a travs de las teclas de direccin (flecas: arriba, abajo, izquierda y derecha)
Ilustracin 43 rbol
10.1.
Barra de estado
La barra de estado se muestra en la parte inferior de la interfaz inicial del ERP y muestra los siguientes elementos: Nombres y apellidos del usuario actual: Permite identificar el usuario que actualmente se encuentra conectado a la base de datos y que esta haciendo uso de la actual interfaz. En la ilustracin 44 se muestra la barra de estado en la cual el Administrador se encuentra usando el sistema. Direccin y puerto del servidor: Indica la direccin IP o el nombre del equipo servidor donde se encuentra alojada la base de datos [XXX]. En la ilustracin 44 se observa que se el equipo sobre el que se esta trabajando es el equipo servidor (localhost) y que se esta usando el puerto 8069 y la base de datos postgres es [UIFCE]. Solicitudes: Muestra si se tienen solicitudes para atender. Adicionalmente se UNIVERSIDAD NACIONAL COLOMBIA FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS UNIDAD DE INFORMTICA Y COMUNICACIONES 57

encuentran dos iconos que permite:
o Leer las solicitudes recibido.
: Le mostrar en una lista las solicitudes que ha
o Enviar una solicitud usuario del sistema
: Le permite enviar una solicitud a cualquier
Ilustracin 44 Barra de estado
10.2.
Barra de men
Antes de continuar es necesario conocer algunos elementos que se encuentra en la barra de men y que puede ser de gran ayuda en el momento de iniciar cualquier trabajo con TinyERP. A continuacin se explican algunos apartes importantes de cada uno de los mens.
10.2.1.
Archivo
Este men le permite tener acceso a las bases de datos creadas o crear una nueva. Conectar: Esta opcin le permite conectarse a otra base de datos. El mtodo abreviado es Ctrl+O. Cuando elija esta opcin el sistema le enviar una ventana de login para poder acceder a la base de datos. Desconectar: Le permite desconectar la base de datos con la cual esta trabajando. Una vez de clic sobre esta accin para poder realizar cualquier accin dentro de los mdulos es necesario realizar el paso anterior. Base de datos: A travs de este men puede administrar sus bases de datos. Puede crear, restaurar, realizar backup, borrar y cambiar la contrasea de administracin de las bases de datos. o Crear: A travs de esta opcin podr ejecutar el asistente para la creacin de bases de datos. Podr crear una nueva base para su empresa u otra empresa indique al asistente las preferencias que desea que la base tenga.
10.2.2.
Usuario
Este men esta relacionado con las preferencias y solicitudes de un usuario en especfico. Preferencias: Las preferencias le permiten cambiar de idioma la interfaz. Para ello es necesario haber cargado el idioma en el asistente a travs del cual creo la base de datos o cargarlo a travs del modulo administracin (Se explicar mas UNIVERSIDAD NACIONAL COLOMBIA FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS UNIDAD DE INFORMTICA Y COMUNICACIONES 58

adelante).
Ilustracin 45 Preferencias de Usuario
Enviar solicitud: Le permite enviar una solicitud a cualquiera de los usuarios del sistema.
Ilustracin 46 Solicitudes
Pasos para crear una solicitud: 1. Ingresando a travs del men usuario---Enviar solicitudes. 2. Una vez haya ingresado en el formulario de mensajes ingrese: a. Para: Use el icono de abrir recurso para seleccionar de la lista el usuario a quien se le enviar el mensaje. b. Indique el asunto del mensaje en el campo con el mismo nombre. UNIVERSIDAD NACIONAL COLOMBIA FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS UNIDAD DE INFORMTICA Y COMUNICACIONES 59

c. Luego ingrese el mensaje que desea enviar. d. Fecha de activacin: Indique cual ser la fecha a partir de la cual el mensaje estar activo. e. Clic sobre le botn de accin enviar: Al dar clic sobre este botn el mensaje se enviar de acuerdo a las especificaciones anteriores. f. En las referencias puede indicar la prioridad del mensaje: Baja, Normal o Alta.
g. Con el botn fin del mensaje puede desactivar el mensaje en el sistema. Esto indicar que ya ha sido atendido. 3. Puede verificar en a travs de la pestaa historial, que se encuentra en el formulario mensajes, donde se muestra a travs de un a lista los mensajes enviado. Leer solicitudes: Le permite leer las solicitudes que se encuentran relacionada con su usuario.
Ilustracin 47 Leer solicitudes
Cuando ingrese a travs de este men podr observar en una lista los mensajes recibidos de otros usuarios y el estado del mensaje. Para leer el mensaje tan solo debe dar doble clic sobre este y luego se abrir un formulario similar al observado en la ilustracin 46 donde se indica el mensaje y a diferencia del anterior posee un botn de accin responder a travs del cual se puede enviar respuesta a la requisicin. Esperar solicitud: Le permite observar las solicitudes enviadas y que aun no han sido atendidas por la otra parte.
10.2.3.
Forma
Este men permite llevar acabo acciones sobre los formularios o sobre las listas creadas en TinyERP. Nuevo: Crea un nuevo formulario de acuerdo al lugar del modulo donde se encuentre. Guardar: Guarda el formulario, lista o accin que se haya creado. Duplicar: permite duplicar el formulario sobre el cual se esta trabajando Eliminar: Elimina el formulario actual. Buscar: Permite realizar una bsqueda a travs de criterio propios del formulario que se esta trabajando. UNIVERSIDAD NACIONAL COLOMBIA FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS UNIDAD DE INFORMTICA Y COMUNICACIONES 60

Siguiente y anterior: Permite ir de un formulario al otro adelante y atrs. Cambiar a vista de lista/formulario: Permite cambiar la vista de formulario a lista y viceversa. Men: Permite ir directamente al men de mdulos. Nueva pestaa men: Permite crear un nuevo men sobre la interfaz. Cerrar men: Cierra el men sobre el cual se esta ubicado o sobre el que se esta trabajando. Anterior/Siguiente pestaa: Permite navegar entre pestaas. Ir al id del registro. Permite ir a un registro si se conoce su id. Visualizas pdf/editor: Permite ver un informe en cualquiera de estos dos formatos. Exportar: Permite exportar a un archivo de Excel o CSV. Para ello se puede seleccionar los campos que se desean exportar.
Ilustracin 48 Exportar
Importar: Permite importar recursos en formato CSV.
10.2.4.
Opciones
Permite configurar las opciones de visualizacin de la interfaz. Barra de herramientas: Puede configurar la forma en la cual desea ver la barra de herramientas del ERP. o Texto e iconos: Muestra adems de los iconos que representan cada accin el texto del nombre de esta accin. o Solamente iconos: En caso que solo quiera observar los iconos. o Solamente texto: En caso que solo quiera observar el nombre de la accin. UNIVERSIDAD NACIONAL COLOMBIA FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS UNIDAD DE INFORMTICA Y COMUNICACIONES 61

Modo cliente: Permite seleccionar un modo de visualizacin entre normal y PDA donde este ultimo es recomendado para una baja resolucin. Con esta ltima opcin algunos elementos como la barra de estado no se muestran. Tema: Le permite elegir entre tres tipos de temas la interfaz que se muestra. Formas: Le permite indicar la orientacin y posicin de los formularios. Imprimir: Le permite indicar si desea observar antes de realizar la impresin una vista previa del documento. Guardar opciones: Guarda las opciones que haya configurado.
10.2.5.
Plugin
Le permite ejecutar complementos que haya descargado y que puedan ejecutarse con la versin que dispone.
10.2.6.
Ayuda
Este men le servir mucho en el momento que necesite informarse acerca de algn elemento o procedimiento en el cual necesite orientacin. Peticin de soporte: Le permite enviar a una solicitud a un oficial de TinyERP para solicitar ayuda este procedimiento requiere un contrato de soporte entre las dos partes. Manual de usuario: Este men lo remitir a travs de la red a la pgina de TinyERP donde encontrar un manual de usuario que le ayudar a solucionar las dudas que pueda tener. Cabe recalcar que este manual no se encuentra disponible en espaol. Solo en ingles y francs. Ayuda contextual: Tambin lo remite a la red donde puede encontrar ayuda por temas. Tips: Le mostrar una serie de tips o trucos que le sern de ayuda en el manejo del ERP.
Ilustracin 49 Tips de ayuda
Licencia: Muestra la licencia GNU GENERAL PUBLIC LICENSE bajo la cual se desarrolla y trabaja el paquete. Acerca de: Muestra informacin cerca del proyecto Tiny y el paquete ERP
Ahora ya se conocen las diferentes herramientas y mens con que el paquete cuenta. Ahora empezaremos detallar alguno de los mdulos con los que es posible trabajar.
11. MODULO BASE

Este es el modulo a partir del cual se empezaran a trabajar los dems mdulos. Se conoce como modulo base el la reunin de los mdulos: Contable/financiera, partners y administracin. Este es necesario para la creacin del registro de la empresa, los empleados y el intercambio de informacin entre usuarios. El modulo base (Con los tres mdulos bsicos) se cargaran con la mnima opcin o perfil mnimo. Con esta base podr trabajar perfectamente con el paquete
11.1.
Partners
Antes de crear una empresa se debe crear un socio los cuales son proveedores, empleados, clientes o clientes potenciales. A travs de este modulo se puede llevar a un registro de cada uno de ellos donde se almacena informacin de gran importancia que se relaciona con estos. En la ilustracin 50 se observa el rbol relacionado con el modulo de socios o Partners de TinyERP a travs del cual se pueden llevar a cabo una serie de acciones que se enumeran mas adelante.
Ilustracin 50 Socios
11.1.1.
Crear un Socio.
Para llevar a cabo el proceso de creacin de un nuevo socio debe ingresar a travs de la siguiente ruta14 partners-->Partners, esta ruta le mostrar una lista con los socios que se han creado hasta el momento. Para crear un nuevo registro de clic en el icono nuevo de la barra de herramientas con lo cual se abrir un formulario como el siguiente:
14
De ahora en adelante las ruta se indican de la siguiente manera: Modulo Sub-mdulo--> formulario.
Ilustracin 51 Crear socio
En este formulario se solicita la siguiente informacin: En la pestaa general: Nombre: indica el nombre que identifica al socio. Id del partner: Crea un cdigo alfanumrico que identifica al partner. Idioma: Puede seleccionar de la lista de idiomas, previamente cargados al paquete, el idioma del socio. Contacto del socio: A travs de este sub-formulario se puede ingresar informacin que relaciona el contacto con el socio. o Nombre del contacto: Nombre de la persona con la cual se realiza el contacto. o Denominacin: Se relaciona con el titulo (Seor, seora, doctor, etc) previamente creado a travs de los ttulos en el formulario correspondiente. o Funcin: Indica la funcin que lleva a cabo el contacto dentro de la empresa. o Tipo de domicilio: Le permite determinar el domicilio de la persona contacto que esta creando. UNIVERSIDAD NACIONAL COLOMBIA FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS UNIDAD DE INFORMTICA Y COMUNICACIONES 65

o Todos los dems datos que se encuentran en el formulario en la pestaa general estn relacionado la persona de contacto de la empresa o persona natural que se esta creando como socio. Recuerde que un socio puede ser cualquier persona o empresa que provee, sea empleado, socio, o clientes, etc. o La categora indica el tipo de partners que se esta creando. Ya sea empleado, proveedor, socio, etc. En la pestaa Informacin adicional: Activo: A travs de esta casilla podr escoger el estado del cliente, si este se encuentra activo o no. Limite de crdito: Permite definir un lmite de crdito para el socio. A pagar: Este campo le indicar el valor que se le debe pagar al socio y que la empresa le adeuda, contrario al campo por cobrar que relaciona lo que el socio le debe a la empresa. Usuarios: Permite relacionar un usuario con contrasea que le permitir acceder al sistema. Este usuario tendr los permisos ya establecidos a travs de la creacin de usuarios. Los dems datos relacionan aspectos acerca de la empresa a la cual se relaciona o empresa principal a la cual se encuentra vinculado, sitio web de la empresa o del contacto, fecha de activacin o ingreso del socio. Detalles del banco: Permite crear un registro de las cuentas bancarias relacionadas con el socio.
En la pestaa historial de eventos En esta pestaa se muestran las acciones o eventos llevado a cabo por parte del Socio. Acciones que se pueden llevar a cabo desde el formulario: Estas opciones se encuentran al lado derecho del formulario Etiquetas: Al dar clic sobre este se muestra en pdf la informacin que se podra incluir para marcar un sobre o correspondencia que se necesite enviar al socio. Cuenta de cobro: Permite generar una carta en formato pdf donde se relacionan las deudas que el socio tiene pendiente con la empresa y su invitacin a cancelarlas. Estructura de la empresa: Permite observar la estructura de la empresa relacionada. Enviar SMS (Mensaje de texto): TinyERP esta configurado para utilizar los servicios de Gateway15 SMS. Por tanto usted necesita una suscripcin con este proveedor

15
Para mayor informacin ingrese a www.clickatell.com

para obtener un nombre de usuario y contrasea. Envo masivos de e-mails: Permite enviar e-mails de manera masiva a los socios u otros. Cuentas pendientes: Permite ver las cuentas pendientes del socio. Ordenes de compra: Permite observar las diferentes rdenes de compra relacionadas con el cliente.
11.1.2.
Configuracin
Dentro de este sub-mdulo se puede llevar a cabo algunas acciones de configuracin que permiten se solicitan al momento de crear o editar un socio y que fueron usadas en la seccin 13.1.1
11.1.2.1. Funciones
Este formulario permite crear las diferentes funciones que se le puede adjudicar a cada uno de los socios. Para crear, editar o eliminar una funcin debe seguir la ruta: Partners Configuracin-->Funciones. Una vez ingrese a esta ruta se mostrar en una lista las funciones que una persona puede desarrollar dentro de una empresa (estas funciones se pueden crear directamente desde el formulario de creacin de socios dando clic en el botn de crear que se encuentra en dicho campo). Para crear una nueva funcin debe dar clic en el botn nuevo de la barra de herramientas. Esta ltima accin le genera un formulario en blanco donde debe ingresar dos campos bsicos: Nombre: Indique el nombre de la funcin que crear Cdigo: Indica el cdigo que identificar esta funcin en el sistema.
Recuerde guardar siempre la informacin a travs del botn correspondiente en la barra de herramientas.
11.1.2.2. Ttulos
Como se haba indicado antes, estos ttulos se asocian a una persona y que la distinguen en muchas ocasiones por su grado de educacin o gnero. P.E Seora, Doctor, Ect. Para crear un titulo, modificarlo o eliminarlo siga la ruta Partners Configuracin -->Ttulos. Unja vez ingrese podr observar a travs de una lista (si se encuentra en vista de lista) los ttulos creados los cuales pueden ser modificados o eliminados. Para llevar a cabo alguno de estas acciones de doble clic sobre el titulo y luego use el men forma para llevar a cabo la accin deseada. Para crear un nuevo titulo de clic en el botn nuevo de la barra de herramientas y Tiny le abrir un formulario en blanco donde podr ingresar los siguientes datos: Denominacin: escriba el nombre del titulo que desea crear. UNIVERSIDAD NACIONAL COLOMBIA FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS UNIDAD DE INFORMTICA Y COMUNICACIONES 67

Abreviatura: Esta identificar el ttulo en el sistema. Tipo de denominacin: Permite especificar si se trata de un titulo para contacto o para socio.
11.1.2.3. Categoras
Esta seccin permite categorizar a los socios o contactos que se han creado a travs de las diferentes dependencias entre socios.
11.1.2.3.1.
Estructura de las categoras
Para ver la estructura de categoras creadas, siga la ruta: Partners Configuracin -->categoras--> Estructura de categoras y a travs de un rbol podr observar esta categoras. No podr desde esta posicin modificarlas.
11.1.2.3.2.
Editar categoras
En la ruta: Partners Configuracin -->categoras--> Editar categoras podr observar el listado de categoras creadas, modificar o eliminar alguna de ellas. Para crear una nueva categora de clic en el botn nuevo de la barra de herramientas, una vez haya realizado la accin anterior un formulario en blanco se pondr a su disposicin para crear la categora. Los datos solicitados son: Nombre de la categora: Indique en este campo el nombre de la categora que desea crear. Activa: Indique a travs de esta casilla de verificacin si esta categora se encuentra activa o no. Categora padre: Indica si esta categora depende de otra. Esta ltima a su vez puede depender de otra y as sucesivamente.
11.1.2.4. Ubicaciones geogrficas

En esta seccin podr definir las diferentes ubicaciones geogrficas tales como pases y estados.
11.1.2.4.1.
Pases
Al seguir la ruta: Partners Configuracin -->Ubicaciones geogrficas-->Pases, podr observar un listado de los diferentes pases a los cuales se les ha creado un registro en TinyERP, recuerde que estos se pueden modificar o eliminar, ingresando en el formulario y luego usando el men forma puede llevar a cabo esta accin. Para crear el registro de un nuevo pas, debe dar clic en el botn nuevo de la barra de herramienta y en el formulario que se abrir ingresar la informacin solicitada: Nombre del pas: Escriba en este campo el nombre completo del pas Cdigo del pas: Podr crear un cdigo que identifique el pas dentro del sistema. UNIVERSIDAD NACIONAL COLOMBIA FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS UNIDAD DE INFORMTICA Y COMUNICACIONES 68
TinyERP: Cdigo abierto para la gestin de empresas 11.1.2.4.2. Estados

A travs de este formulario podr crear, modificar o eliminar informacin relacionada con los estados (en Colombia conocidos como departamentos). Al seguir la ruta: Partners Configuracin -->Ubicaciones geogrficas-->Estados, podr observar un listado de los estados ingresados al sistema y que tienen un registro. Para crear un nuevo registro de un estado debe dar clic sobre el botn nuevo de la barra de herramientas y luego ingresar la informacin solicitada en el formulario en blanco que se abrir: Pas: Seleccione el pas con el cual se relaciona el estado. En caso de ser necesario puede crear el pas desde este lugar usando el icono crear nuevo recurso que se encuentra al lado del campo. Nombre de la provincia/estado/departamento: Indique el nombre del estado/provincia o departamento, como se conoce en Colombia, el cual desea crear. Cdigo de la provincia/estado/departamento: Este lo identificar dentro del sistema.
11.1.2.5. Sucesos de los socios

Permite configurar una serie de acciones, estados y eventos de los socios.
11.1.2.5.1.
Canales
A travs de estos canales se pueden generar contacto con los clientes. Siguiendo la ruta Partners Configuracin -->Eventos de socios-->Canales, podr observar el listado de canales que se tiene para los clientes. Estos pueden ser editados y eliminados tal como se ha hecho anteriormente. Para crear un nuevo canal debe dar clic en el botn nuevo de la barra de herramientas y luego indicar: Nombre del canal: Ingrese el nombre completo del canal Activo: Indique a travs de la casilla de verificacin si este canal se encuentra activo o no.
11.1.2.5.2.
Activar eventos de socios
Siguiendo la ruta Partners Configuracin -->Eventos de socios-->Activar eventos de socios, podr observar los eventos creados, modificar o eliminar alguno de ellos. A travs de las casillas de verificacin que se encuentran al frente de cada uno de ellos podr saber si se encuentran activos o inactivos dichos eventos. Para crear un nuevo evento debe dar clic en el botn nuevo que se encuentra en la barra de herramientas e ingresar los datos en el formulario: Tipo de evento: Escriba el nombre o tipo de evento. Activo: Indique si el evento se encuentra activo o no. UNIVERSIDAD NACIONAL COLOMBIA FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS UNIDAD DE INFORMTICA Y COMUNICACIONES 69

Cdigo: Puede escribir un cdigo que identifique el evento en el sistema. Adems tiene la posibilidad de editar los eventos de los otros usuarios en caso de tener el acceso a esta ruta.
11.1.2.5.1.
Estado de nimo
El estado de nimo que se encuentra en la ruta: Partners Configuracin -->Eventos de socios-->Estado de nimo, le permite crear estados de nimo que los usuarios y/o socios pueden adoptar. Para crear un nuevo estado de nimo de clic en el botn nuevo de la barra de herramientas y luego ingrese la informacin: Estado de nimo: Nombre del estado de nimo. Factor: Indique una medida del estado.
11.1.3.
Socios por categora
Permite visualizar los socios en categoras donde se muestra mas detalladamente a travs de un rbol las diferentes dependencias entre socios.
11.1.4.
Contactos de socios
Esta seccin permite observar una lista de los diferentes contactos relacionados con los socios, se pueden crear, modificar o eliminar los registros. El proceso de creacin se inicia dando clic en el botn nuevo de la barra de herramientas y la informacin solicitada es similar a la que se explic en la seccin 13.1.1 en el ingreso de la informacin del contacto.
11.2.
Administracin
Este modulo que se encuentra atado al modulo base le permite configurar las opciones relacionadas con la empresa, usuarios, entre otros.
11.2.1.
Configuracin
Este sub-mdulo le permite configurar las opciones bsicas de la empresa. Dentro de este se encuentran tres tipos de configuracin: Base, Contabilidad, Partner y Usuarios.
Ilustracin 52 Administracin-Configuracin
En la ilustracin 52 se observa el rbol relacionado con este sub-mdulo. Cuando haya creado la base de datos el asistente le preguntar algunos datos relacionados con la empresa es por este motivo que no es necesario crear la empresa tan pronto como se haya ingresado al sistema por que esta ya se encuentra. Pero puede ser de gran utilidad o necesario realizar algunos cambios a la definicin de la empresa y para ello se encuentra este sub-mdulo.
11.2.1.1. Base
A travs de este subformulario podr cambiar aspectos bsicos o base de la empresa tales como la moneda y la compaa principal.
11.2.1.1.1.
Definir moneda
Al seguir la ruta Administracin Configuracin-->Base-->Definir moneda podr observar un listado de la monedas definidas y que pueden ser usadas. Para crear una nueva moneda solo necesita dar clic en el icono nuevo de la barra de herramientas donde debe ingresar la informacin relacionada con la moneda en el formulario: Moneda: escriba el nombre completo de la moneda (nico campo obligatorio). Cdigo: Ingrese un cdigo que identifique la moneda en el sistema. Tipo de cambio relativo Activa: Indique si la moneda se encuentra activa o no.
TinyERP: Cdigo abierto para la gestin de empresas 11.2.1.1.2. Definir compaa principal
Le Permite elegir entre las diferentes empresas creadas en el ERP cual de ellas es la empresa principal. Por defecto se encuentra la empresa que usted eligi en el momento de creacin de la base de datos. El registro de esta empresa se puede editar dando doble clic sobre esta. Para editar una empresa o crear una nueva tenga en cuenta los siguientes campos: Nombre de la empresa: Nombre completo de la empresa que desea crear. Partner: Socio o contacto en la empresa. Empresa padre: En caso que la empresa que esta creando dependa de otra, puede elegir de la lista de empresas ya definidas o simplemente crear una nueva empresa. Encabezado del reporte: Indique el texto que quiere que se observe como encabezado en los reportes que genere en TinyERP. Pie de pagina del reporte 1 y 2: Puede editar dos pie de paginas en los reportes que se generen. Moneda: Seleccione el tipo de moneda que usa la empresa.
11.2.1.2. Contable
Este le permite configurar las cuentas contables de la empresa, le permite configurar la contabilidad, tasas, ao fisca, entre otros. Esta seccin solo se encuentra cuando haya instalado el modulo administracin Contable/Financiera
11.2.1.2.1.
Seleccionar plan contable
Le permite seleccionar un modulo de plan contable. Estos mdulos vienen cargado en las versiones y tan solo es necesario activarlo a travs de mdulos no instalados. Al seguir la ruta Administracin Configuracin-->Contable-->Seleccionar a plan contable podr observar los mdulos de este tipo que se han instalado o que no y estn listos para instalarse.
11.2.1.2.1.1.
Instalar plan contable.
Para instalar un modulo plan contable este se debe encontrar cargado al sistema. Primero debe encontrarse en la seleccin de plan contables siguiendo la ruta de la seccin 12.2.1.2.1 Luego dar doble clic sobre el plan contable que desea instalar (Observe que al frente de cada uno de ellos se encuentra el estado (Instalado-No instalado). Una vez haya realizado la accin anterior podr observar un formulario donde se relaciona la informacin del modulo que se va a instalar. Por el momento no es de inters modificar la informacin del modulo tan solo debe buscar la opcin de instalar. Observe que encuentra una casilla de verificacin para los datos de demostracin (si esta se activa cargar datos de demostracin para los formularios que dependan de este modulo). UNIVERSIDAD NACIONAL COLOMBIA FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS UNIDAD DE INFORMTICA Y COMUNICACIONES 72

Luego de dar clic en instalar este botn cambiar a la opcin cancelar instalacin . Si desea revertir el proceso de instalacin puede usar este botn para cancelarla (Siempre y cuando no haya ejecutado otra opcin). En este mismo formulario puede ejecutar las siguientes opciones: Gua tcnica: Le muestra en un documento de pdf la informacin bsica tcnica del paquete que va a instalar Aplicar actualizacin: Ejecuta las rdenes pendientes. P.e en este caso instala el paquete contable que se encuentra preparado para la instalacin. Tan pronto inicie la ejecucin el ERP le informa a travs de un mensaje que se llevar a cabo la accin.
Ilustracin 53 Iniciar actualizacin
Esta ventana permite: Cancelar: Cancela el proceso de actualizacin y lo deja pendiente para su ejecucin Iniciar actualizacin: Inicia con el proceso de actualizacin del ERP y mostrar el estado en el que se va desarrollando la accin:
Luego de realizar las actualizaciones le confirmar a travs de otro mensaje los cambios que ha llevado a cabo:
Para ver los cambios es necesario recargar la barra de men, para ello use el mtodo abreviado ctrl+t o ctrl+r
11.2.1.2.2.
Escoger tipo de impuestos
Esta configuracin le permite cargar un mdulo que trabaje con un tipo de impuestos especficos. P.e IVA para un pas, impuestos de renta, entre otros.
11.2.1.2.3.
Agrupar plan contable y tipos de impuestos
Le permite juntar el plan contable que haya cargado y los diferentes tipos de impuesto que haya tambin cargado para usarlos conjuntamente en los diferentes formularios.
11.2.1.2.4.
Modificar el plan contable
Este apartado le permite cambiar las cuentas que han sido cargadas en el plan contable que ha cargado, tambin podr crear, modificar o eliminar cuentas.
Ilustracin 54 Plan contable

Para modificar una cuenta de doble clic sobre la cuenta que desea modificar y a continuacin cambie los campos que desea modificar. Recuerde guardar los cambios para que estos surtan efecto. Si lo que desea es eliminar la cuenta use la opcin eliminar del men forma.
11.2.1.2.4.1.
Crear cuenta
Si en el plan contable que instal no se encuentra alguna cuenta especifica puede optar por crearla, para ello siga la ruta Administracin Configuracin-->Contable-->Modificar el plan contable. Una vez se encuentre en el listado de cuentas de clic sobre el botn nuevo de la barra de herramientas y a continuacin llene el formulario para la creacin de cuentas que se le abrir. Los campos son: Nombre: Nombre completo de la cuenta que va a crear Compaa: Use los recursos para seleccionar una compaa a la cual se le asociar la cuenta. Por defecto se encuentra la compaa principal. Activo: Indique el estado de la cuenta (Activa-Inactiva). Tipo de cuenta: Puede elegir de una lista el tipo de cuenta que esta creando. Cdigo: Ingrese un cdigo que le permite identificar la cuenta en el sistema. Abreviatura: Esta identifica de igual manera la cuenta. Signo: Indique el signo de la cuenta: Positivo o negativo de acuerdo a si es debito o crdito. Moneda: Puede asociar un tipo de moneda a la cuenta. P.e es de gran utilidad asociar a la cuenta bancos nacionales el tipo de moneda nacional de acuerdo al pas (Bancos nacionales Peso Colombiano) Mtodo de diferimiento Conciliar: A travs de esta casilla de verificacin indique si la cuenta se concilia automticamente o no Cuenta padre: Le permite hacer subordinada la cuenta a otra ya existe. P.e la cuenta cuentas de ahorro es dependiente de Bancos Nacionales. Impuestos predeterminados: Puede configurar un tipo de impuesto para la cuenta que se esta creando. Balance de cuentas: Le permite ver un balance con los movimientos de las cuentas. Para ello de clic sobre el botn que se encuentra al lado derecho del formulario. Luego el sistema le pedir que selecciones un periodo del ao fiscal. Use la opcin aadir o quitar para agregar o eliminar periodos dentro del ao fiscal. Luego de clic en ver (Print) para observar el balance.
Sobre el formulario de creacin puede llevar a cabo las diferentes acciones:
Ilustracin 55 Balance de cuenta
Libro general: Le permite observar las transacciones sobre la cuenta y la evolucin del balance de esta. Usa el mismo asistente anterior (Ilustracin 55) Revisin analtica: Le permite observar los movimientos en la cuenta a travs de un rango o periodo de tiempo. Seleccione en el asistente la fecha de inicio y la fecha final para observar un reporte de la cuenta en este transcurso de tiempo.
11.2.1.2.5.
Definir ao fiscal
Le permite observar los aos fiscales creados y definir el ao fiscal actual. Para ello de clic en la opcin nuevo de la barra de herramientas y complete el formulario con la informacin solicitada: Ao fiscal: Nombre que identifica al ao fiscal Cdigo: Escriba el cdigo que identificar el ao fiscal dentro del sistema. Fecha de inicio y fecha de finalizacin: Indique tanto la fecha de inicio como la de final del ao contable que esta creando En periodos puede crear periodos dentro del ao fiscal. P.e periodos que abarcan meses: Para ello seleccione la opcin nuevo que se encuentra frente a esta seccin e ingrese los datos en el subformulario: o Nombre del periodo o Cdigo o Inicio y fin del periodo Estado: Indique si el ao se encuentra en borrador(Aun se esta usando) o finalizado (si ya ha pasado) Crear periodos mensuales-trimestrales: A travs de estos dos botones podr crear periodos automticamente tanto mensuales como trimestrales sin necesidad UNIVERSIDAD NACIONAL COLOMBIA FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS UNIDAD DE INFORMTICA Y COMUNICACIONES 76

de crearlos manualmente.
11.2.1.2.6.
Agregar libro contable
Le permite crear un nuevo libro contable o modificarlo. Para ello ingrese a esta opcin a travs de la ruta Administracin Configuracin-->Contable-->Agregar libro contable, luego de clic sobre la herramienta nuevo de esta barra e ingrese la informacin que se relaciona con el libro.
11.2.1.3. Socios
Permite modificar las opciones relacionadas con los socios. Esta compuesto de dos submdulos.
11.2.1.3.1.
Definir categoras de socios
Esta opcin le puede ser de gran ayuda para poder identificar el tipo de socios (clientes, proveedores. Para crear una nueva categora siga la ruta Administracin Configuracin->Socios-->Definir categoras de socios. Una vez ingrese al formulario encontrar una lista de de categoras que han sido cargadas con el paquete. Si ninguna se ajusta puede dar clic en el botn de nuevo de la barra de iconos. Luego el sistema abrir un formulario en blanco donde debe ingresar los datos de: Nombre de la categora Activa: A travs de esta casilla de verificacin indique si la categora se encuentra activa o no. Categora padre: Si la categora es sub-ordinada a otro indique cual esta en la posicin inmediatamente superior.
No olvide dar clic en el icono de guardar en la barra de iconos para que el formulario sea tomado en la lista de categoras.
11.2.1.3.2.
Definir Socio
Esta opcin le va a permitir crear, modificar o eliminar los diferentes socios que ha creado y cargado en el sistema. Cuando ingrese a la ruta Administracin Configuracin->Socios-->Definir socios encontrar un listado de los socios que se han creado, en caso de querer modificarlos solo debe dar doble clic sobre el nombre del socio con lo cual se abrir el formulario que podr editar. Para crear un nuevo socio, de clic en el icono de nuevo y luego ingrese los datos del nuevo socio en el formulario en blanco que se abrir.
Ilustracin 56 Crear nuevo Socio-General
En la pestaa general del formulario debe ingresar los campos correspondientes a los datos del socio.
Ilustracin 57 Crear nuevo Socio-Adicional
En la pestaa informacin adicional indique: Activo: A travs de la casilla de verificacin, si el socio aun pertenece o hace parte de la empresa. Limite de crdito: Puede especificar el lmite de crdito que se le pueda otorgar. A pagar: Indica si la empresa la adeuda al socio. Por cobrar: Indica el saldo del socio con la empresa. Usuarios: Seleccione de los tipos de usuarios creados, a que grupo pertenece.
Adicionalmente, en el men lateral derecho podr: Etiquetas: A travs de esta opcin podr obtener etiquetas para carta, sobre, entre UNIVERSIDAD NACIONAL COLOMBIA FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS UNIDAD DE INFORMTICA Y COMUNICACIONES 78

otras, con los datos bsicos del cliente. Pagos atrasados: Con esta opcin podr generar una carta donde se le indica al cliente, de la manera ms cordial, que esta adeudando x valor a la empresa y lo invita a realizar el pago. Estructura de la empresa: Le permite ver la estructura de la empresa asociada al socio. Enviar SMS: permite enviarle un mensaje de texto. Recuerde, como se dijo anteriormente, esto requiere tener y haber cargado un crdito de clikatell. Enviar correo masivo: permite como se dijo anteriormente, enviar correos a varios usuarios.
11.2.1.4. Usuarios
Este sub-mdulo permite configurar, editar, crear y eliminar los usuarios del sistema. Recuerde que este usuario es el mismo con le cual cada persona habilitada puede ingresar al sistema con las configuraciones y permisos que se le han habilitado.
11.2.1.4.1.
Definir usuarios
Al ingresar a travs de la ruta Administracin Configuracin-->Usuarios-->Definir usuarios, tendr acceso a una lista de usuarios que se han cargado en el sistema. Inicialmente el sistema carga dos: Administrador y usuario demostracin. Puede editarlo dando doble clic sobre el nombre del usuario y editando el formulario. Para crear un nuevo usuario debe dar clic en el icono nuevo, al realizar esta accin el sistema le abrir un formulario en blanco como el siguiente:
Ilustracin 58 Crear nuevo usuario
Debe indicar: Nombre completo del usuario Nombre de inicio de sesin o apodo con el cual puede ingresar al sistema Activo: A travs de la casilla de verificacin indique si el usuario se encuentra activo o no. Clave: Indique una clave para el usuario Empresa: Relacione la empresa a la cual pertenece el usuario. UNIVERSIDAD NACIONAL COLOMBIA FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS UNIDAD DE INFORMTICA Y COMUNICACIONES 79

No olvide dar clic en el icono guardar para que el registro sea almacenado.
11.2.2.
Cliente
Este sub-mdulo le permite realizar la configuracin relaciona con la interaccin de los clientes con el sistema.
11.2.2.1. Interfaz
La opcin interfaz le permite indicarle al sistema la manera en que los clientes vern la informacin as:
11.2.2.1.1.
Idiomas
Al ingresar a esta opcin podr observar una lista con los idiomas que previamente a cargado al sistema. Todos los idiomas que se encuentren en la lista sern los idiomas que los clientes tendrn como opcin para cargar el sistema. P.e si el cliente es de lengua espaola y quiere cambiar el sistema a espaol, es necesario que se haya cargado el idioma previamente desde una cuenta administrador y que se encuentre en listado en esta opcin.
11.2.2.1.2.
Vistas
En esta opcin podr encontrar un listado de las diferentes acciones que puede llevar a cabo un usuario. Esta lista es necesaria para poderlos relacionar con los usuarios. Si un accin no se encuentra en este formulario no se podr asignar a un usuario.
11.2.2.2. Bajo Nivel

Est relacionado con las opciones bsicas, tales como: Acciones, objetos, asistentes, entre otros.
11.2.2.2.1.
Base
Permite configurar el bajo nivel para la base.
11.2.2.2.1.1.
Valores
Al ingresar obtendr un listado de las diferentes acciones que se pueden cargar en la base par un usuario. Nuevamente, para asignar una accin a u usuario (base) debe encontrarse en este listado.
11.2.2.2.1.2.
Acciones
Aglomera un conjunto de configuraciones relacionada con la interfaz de los usuarios: esta configuracin estn relacionadas con los diferentes permisos para los usuarios. Son listado de comandos con las acciones que se le van a permitir a un usuario. Tambin encontramos: UNIVERSIDAD NACIONAL COLOMBIA FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS UNIDAD DE INFORMTICA Y COMUNICACIONES 80

Asistentes: Permite adicionar, eliminar o editar los diferentes asistentes que el sistema posee. Grupos: Se pueden crear desde esta opcin los grupos de usuarios del sistema.
11.2.2.2.2.
Estructura de la base de datos
Conjunto de configuracin que permiten estructurar la base de datos. Cabe la pena resaltar que esta configuracin, las anteriores y algunas de las que siguen se realizan con cdigo y por tanto se salen de nuestro manual.
11.2.2.2.3.
Automatizacin de los procesos
Permite configurar algunos aspectos relacionados con las actividades, transacciones, instancias, entre otras.
11.2.2.2.3.1.
Actividades-Transacciones-Mensajes
Permite editar, crear o eliminar las diferentes acciones que los usuarios pueden llevar a cabo (p.e cancelar, mover, asignar, abrir, cancelar, confirmar, entre otras.). Esta configuracin contiene un componente avanzado y por tanto lo dejamos por fuera del manual. La opcin de mensajes le permite llevar a cabo las mismas acciones que las requisiciones.
11.2.2.2.4.
Propiedades
Permite configurar las propiedades de algunos tems de los formularios e informes. Para modificarlos (p.e que en inventario aparezca el nombre de la compaa) debe dar doble clic en el nombre de la propiedad y en el campo empresa colocar el nombre de la empresa que quiere que salga. Algunos campos se configuran automticamente con la creacin de la empresa, pero otros no.
11.2.3.
Traducciones
Este sub-mdulo permite el manejar (administrar) las traducciones que el sistema puede soportar.
11.2.3.1. Todos los trminos

Al acceder a esta opcin obtendr un listado de los diferentes trminos que se han traducido. Es recomendable no agregar un nuevo trmino de no ser que se tenga pleno conocimiento respecto al tema. De lo contrario consulte la documentacin y los foros que al respecto haya en la red.
11.2.3.2. Cargar nuevo Idioma

Le permite cargar un nuevo idioma a la base de datos. Para poder llevar a cabo esta accin UNIVERSIDAD NACIONAL COLOMBIA FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS UNIDAD DE INFORMTICA Y COMUNICACIONES 81

seleccione de la lista despegable el idioma que desea cargar y luego de clic en iniciar la instalacin:
Ilustracin 59 Cargar nuevo idioma
Luego de dar clic en iniciar la instalacin el ERP iniciar el proceso y mostrar una ventana similar a la siguiente:
11.2.3.3. Exportar un idioma

Le permite llevar a cabo la exportacin del idioma seleccionado a un archivo .CVS. Primero seleccione el idioma que desea exporta:
Ilustracin 60 Exportar idioma
Luego de dar clic en OK Tiny preparar el documento para la exportacin:
Luego el ERP le pedir la ubicacin donde desea colocar el archivo.
De clic en el botn Guardar Como para seleccionar la ubicacin. Luego:
Al dar clic en guardar, el sistema lo retornar al asistente anterior donde debe dar clic en cerrar para finalizar. Al finalizar el proceso podr tener en el lugar que eligi un documento .CSV que puede editar y luego importar.
11.2.3.4. Importar Idioma

Para llevar a cabo esta accin es necesario tener una de dos condiciones: Haber descargado de la pagina de TinyERP www.openerp.com en la seccin descargas el modulo del idioma que desea cargar. Tambin de cualquier de otra pagina de algn desarrollador. Tener un archivo con el modulo de idioma ya listo para instalarse.
Para realizar el proceso, indique en el asistente, el lugar donde se encuentra ubica el archivo, el nombre del nuevo idioma y un cdigo as (p.e es_CO, donde indica Espaol Colombia)
Ilustracin 61 Importar Idioma
Luego de dar clic en OK el sistema importar el idioma y lo cargar a la lista de idiomas disponibles.
11.2.4.
Usuarios
El sub-mdulo permite llevar a cabo la configuracin de todos los usuarios as:
11.2.4.1. Usuarios
Al ingresar a la ruta Administracin Usuarios-->Usuarios, tendr un listado con los usuarios creados y cargados al sistema. Estos registros se pueden editar de la misma manera que se edita cualquier otros registro de TINY, tambin pueden ser eliminados. Para crear un nuevo usuario siga las instrucciones del aparatado 12.2.1.4.1
11.2.4.2. Cambiar mi contrasea

Como el nombre lo indica permite ingresar de manera directa al formulario con los datos relacionados con el usuario logueado. En este formulario podr editar la contrasea y luego guardar para que los cambios surtan efecto en la base.
11.2.4.3. Grupos
Le permite agrupar a los usuarios del sistema en grupos, tales que le pueda atribuir permisos y acciones a todos los miembros y no uno por uno. Al ingresar obtendr un listado de los grupos que pueden ser editados o eliminados. Para crear un nuevo grupo de clic en el icono nuevo de la barra de iconos y luego indique el nombre del grupo. De clic en guardar para crearlo. A travs del botn aadir eliminar podr agregar miembros al grupo o quitarlos del mismo: UNIVERSIDAD NACIONAL COLOMBIA FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS UNIDAD DE INFORMTICA Y COMUNICACIONES 84
Ilustracin 62 Editar-Grupos
11.2.4.4. Roles
Permite crear roles que se pueden asignar a los diferentes usuarios. Al ingresar encontrar un listado de los roles que puede editar o eliminar. Para crear un nuevo rol, use la opcin que esta en la parte inferior de la ruta Administracin Usuarios->Estructura de roles-->Definir roles:
Ilustracin 63 Crear nuevo rol
11.2.4.5. Estructura por departamentos

Le permite configurar los diferentes departamentos de la empresa. Al ingresar podr observar un listado de los diferentes departamentos cargados para su empresa. Estos registros se podrn editar o eliminar. Para crear u nuevo departamento siga la ruta Administracin Usuarios-->Estructura departamentos-->Definir departamentos:
Ilustracin 64 Definir nuevo departamento
No olvide dar clic en Guardar para que el registro quede en la base de datos. UNIVERSIDAD NACIONAL COLOMBIA FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS UNIDAD DE INFORMTICA Y COMUNICACIONES 85
TinyERP: Cdigo abierto para la gestin de empresas 11.2.4.6. Estructura de la compaa

Esta opcin le va a permitir definir la estructura de la compaa, de acuerdo a sus filiales, empresas anexas, etc. Al ingresar podr obtener un listado de las diferentes empresas que componen la compaa. Estos registros los podr editar o eliminar. Para crear una nueva estructura siga la ruta Administracin Usuarios-->Estructura de la compaa-->Definir compaa:
Ilustracin 65 Definir estructura de la compaa
No olvide dar clic en guardar para que el cambio surta efecto. Siempre por defecto estar la compaa que haya ingresado en el proceso de creacin de la base de datos.
11.2.5.
Seguridad
A travs de una combinacin de configuraciones podr crear permisos de acceso a los usuarios. Podr:
11.2.5.1. Definir accesos a men-Controlar-Administrar reglas

Al ingresar encontrar un listado de los diferentes permisos de los grupos para acceso a los mens. Para editar un acceso solo de doble clic sobre el permiso y luego en agregar, ingrese los grupos que podrn tener acceso a estos permisos:
Ilustracin 66 Acceso a mens
11.2.6.
Administracin de mdulos
Como su nombre lo indica le va a permitir administrar los mdulos instalados, los no

instalados y los mdulos por instalar. As:
11.2.6.1. Importar nuevo modulo

Le va a permitir importar un nuevo modulo de manera similar a como se import el nuevo idioma 12.2.3.4. Para ello debe contar ya con el modulo listo para instalar (lo puede descargar desde www.openerp.org) Primero a travs del asistente indquele al sistema el lugar donde se encuentra ubicado:
Ilustracin 67 Importar Modulo
Dando clic en abrir:
Luego clic en el botn Importar modulo. El sistema cargar el modulo y lo guardar en la lista de mdulos aun sin instalar que se ver mas adelante.
11.2.6.2. Actualizar lista de mdulos

Le permite actualizar la lista de mdulos de acuerdo a los cambios que se hayan realizado en estos. Para hacerlo al dar clic en la opcin el sistema le preguntar acerca de l accin: UNIVERSIDAD NACIONAL COLOMBIA FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS UNIDAD DE INFORMTICA Y COMUNICACIONES 87
Ilustracin 68 Actualizar mdulos
Donde el sistema, bsicamente, le pregunta si desea que busque cuales mdulos son nuevos en la pgina de TinyERP y los actualice de acuerdo a la lista que esta previamente cargada. Dando clic en el botn chequear nuevos mdulos podr tener acceso a esta actualizacin. Al finalizar tendr una ventana de resumen:
Donde le esta indicando el numero de mdulos actualizados y el numero de mdulos agregados.
11.2.6.3. Aplicar actualizaciones

Al llevar a cabo esta accin el ERP actualizar y/o descargar todos los mdulos que se hayan encontrado como nuevos. Al dar clic en la opcin el sistema har un resumen de las acciones que a va a realizar:

Debe dar clic en el botn Iniciar actualizacin para llevar a cabo la accin.
11.2.6.4. Mdulos por categoras

Hace un resumen de los diferentes mdulos agrupados por categoras as:
11.2.6.5. Mdulos
Permite instalar o desinstalar los mdulos de igual manera ver el estado de los mismos:
11.2.6.5.1.
Mdulos instalados
Le mostrar en resumen los mdulos que se han instalado en el sistema:
Ilustracin 69 Mdulos Instalados
Para desinstalar un modulo de doble clic sobre el nombre del modulo y luego en el formulario que se abre busque la opcin desinstalar para llevar cabo la accin:
11.2.6.5.2.
Mdulos no instalados
Muestra una lista en resumen de los mdulos cargados al sistema pero que aun no se han instalado.
Ilustracin 70 Mdulos no instalados
Para instalar un modulo de doble sobre el nombre del modulo y luego en el formulario que se abre de clic en el botn instalar.
Tiny preparar el modulo para instalarlo tan pronto como se aplique una actualizacin.
TinyERP: Cdigo abierto para la gestin de empresas 11.2.6.5.3. Mdulos para instalar
El sistema le hace un resumen de los mdulos pendientes para instalar:
Ilustracin 71 Mdulos para instalar
11.2.6.6. Repositorios
Le permiten definir el sitio web donde se alojan las actualizaciones, mdulos, entre otros. Al ingresa encontrar la lista de los repositorios. Adicionalmente puede crear nuevos o modificar los ya existentes.
11.3.
ADMINISTRACION CONTABLE Y FINANCIERA
Este gran modulo, se subdivide en 8 sub-mdulos que ha su vez se subdivide en mdulos mas especficos. Estos 8 mdulos son a saber: Configuracin, asientos, procesamiento peridico, facturas, grficos, reportes, pago (payment), tratamiento del final de ao ( end of year treatments).
Ilustracin 72 Modulo Contable
Estos mdulos a su vez se subdividen en sub-mdulos que responden a informacin especfica de la empresa, as el mdulo de configuracin se subdividen en 10 sub-mdulos que son a saber
11.3.1.
Configuracin
Ilustracin 73 Sub-mdulo contable
11.3.1.1. Periodos
En este modulo se define tanto el ao fiscal como los periodos utilizados en el mismo, ya sea mes a mes, trimestral. Este modulo permite ver todos los aos fiscales definidos durante la actividad contable de la empresa, as como su estado actual, adems permite la edicin de los aos fiscales presentes, permite su edicin como tal, su duplicacin o permite borrar dicho ao contable, as como la creacin de nuevos aos fiscales. UNIVERSIDAD NACIONAL COLOMBIA FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS UNIDAD DE INFORMTICA Y COMUNICACIONES 92
Es importante observar la informacin que brinda dicho modulo ya que permite determinar el da de inicio tanto del periodo como del ao fiscal, y tambin el da de cierre, adems permite observar los periodos en bloque o singularmente, esto se logra a travs del botn forma ubicado en la parte superior derecha de la pantalla,
Apenas se tiene acceso al modulo, al darle clic a esta opcin si se puede obtener las vistas de los aos fiscales tanto en bloque como singularmente, esto ultimo se logra a gracias al siguiente botn que se encuentra en la parte superior derecha
Dentro de esta vista es posible acceder a cada uno de los periodos definidos.
Ilustracin 74 Periodos contables
Existe un link en esta vista que le va a permitir al usuario traducir los trminos que no entienda, (esto se debe a que este programa no esta totalmente traducido al espaol), la forma de acceder es a travs del botn traslate , ubicado en la parte superior derecha, al lado del botn para acceder a la vista grupal de los periodos. Aqu usted podr especificar la palabra que quiera traducir dentro de la opcin de periodos, y de inmediato el programa le traducir la palabra que todava no estn traducidas
Ilustracin 75 Agregar traduccin
En esta opcin se le va a permitir guardar los cambio que usted haya realizado, al hacer esto obviamente el link no va a aparecer mas ya que no hay traducciones que realizar. Ahora bien, como se dijo atrs, este modulo permite tanto la creacin de nuevos aos fiscales como la edicin de los ya presente. Para la creacin de un nuevo ao fiscal, usted debe ir a la parte superior izquierda de la pantalla y debe dar clic en el botn new, debe tener presente que esto se realiza en el pantallazo inicial, es decir en la vista que aparece al momento de abrir el modulo, vale la pena la aclaracin ya que al acceder a la vista a travs del botn form, ya no va a poder realizar la creacin del nuevo ao fiscal.
Ilustracin 76 Crear ao fiscal
Dentro de esta vista se solicita informacin esencial para la creacin del nuevo ao fiscal, entre dicha informacin se encuentra el aos fiscal, el cdigo que va a utilizar para identificar dicho ao fiscal, as como la fecha de inicio como la fecha de terminacin, para estas opciones existen ciertos links que facilitan la forma de llenar este formulario, entre ello se encuentran La fecha, para estar claros en cuanto a la forma de introducir la fecha, el programa trae una opcin en la cual se pueden definir las fechas, esto se logra a travs del siguiente botn . Este botn permite el acceso de la fecha tanto en la fecha de iniciacin como en la de terminacin del ao fiscal.
En cuanto al nombre de las empresas, el programa tambin ofrece la opcin de bsqueda de los mismos, teniendo en cuenta el nmero de empresas definidas al iniciar la aplicacin UNIVERSIDAD NACIONAL COLOMBIA FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS UNIDAD DE INFORMTICA Y COMUNICACIONES 94

del programa como tal. A travs de este botn de bsqueda de las empresas que haya definido. usted podr acceder a una ventana
Ilustracin 77 Crear empresa
Ahora bien, como ya se menciono antes, el programa tambin permite modificar el estado de los periodos, esto es en la forma de visualizacin de los mismos, se permite una visualizacin ya sea mensual o trimestral, esto se logra con los botones crear periodos mensuales o crear periodos trimestrales ubicados en la parte inferior del modulo,
Al referirnos aqu al termino crear, no lo asumimos en el termino como tal de la palabra, es decir , no va a permitir originar nuevos periodos sino que va a permitir obtener una visualizacin diferente de los periodos ya establecidos con el ao fiscal. Adems este modulo permite la modificacin del estado de los periodos, diferenciando entre dos estados, borrador o finalizado, esto le permitir establecer de una manera clara el estatus de los periodos definidos, ya sean mensuales o trimestrales
En general, esto es lo que compone este modulo, sin embargo, se puede nombrar un link adicional que esta presente en todos los mdulos, y es el link de ayuda encuentra en la parte superior derecha , el cual se
Ahora el siguiente sub-mdulo a tratar y que hace parte a su vez del sub-mdulo periodos es periodos, en este sub-mdulo se permite una vista detallada de los peridos igual a la vista en el sub-mdulo aos fiscales, ya sea una vista mensual o trimestral, la caracterstica que lo diferencia de este ultimo sub-mdulo es que en sub-mdulo de periodos se puede definir una accin especifica y es la de cerrar los periodos, esto se logra a travs de un link llamado cerrar periodos ubicado en la parte superior derecha del mismo, UNIVERSIDAD NACIONAL COLOMBIA FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS UNIDAD DE INFORMTICA Y COMUNICACIONES 95
Existe un pequeo botn ubicado a la derecha del link cerrar periodos, y permite la visualizacin o no de este link
Este link nos va permitir, como se menciono en la parte de arriba, cerrar los periodos contables, para ello usted debe seleccionar el periodo a ser cerrado y luego proceder a dar clic sobre el link con ello le aparecer una ventana de confirmacin de la accin
Es importante que tenga presente que una vez cerrado el periodo, ya no se puede modificar su estado.
11.3.1.2. Cuentas contables

El siguiente sub-mdulo a revisar es el de CUENTAS CONTABLES, que esta compuesto a su vez por tres sub-mdulo que son a saber: Definicin de cuentas Carta de cuentas Tipo de cuentas Al acceder al modulo de definicin de cuentas se presenta una lista de todos los grupos de cuentas que se encuentran instaladas en el programa
Ilustracin 78 Definir cuentas

En este sub-mdulo se puede generar tres tipos de reportes Balance de cuentas Libro general Comprobacin analtica En el sub-mdulo de balance de cuentas se muestra las caractersticas bsicas del periodo, como es el cdigo, el nombre del periodo, fecha de inicio, fecha de finalizacin, fecha de terminacin y estado. Es importante tener en cuenta que debe selecciona primero el ao fiscal y el periodo que quiera visualizar.
Ilustracin 79 Balance de cuentas
Al hacer esto usted debe dar clic sobre el icono print ubicado en la parte superior izquierda de esta vista, al hacer esto, el programa automticamente le generara el reporte
Ilustracin 80 Informe balance de cuentas
Igual seria el mtodo de creacin de los reportes libro general y comprobacin analtica. Debajo de las anteriores aplicaciones existe un cuadro llamado link en cual posee dos aplicaciones, que son a saber entradas y entradas irreconciliables.
Como lo indica el nombre de la primera, este link nos permite ver todas las transacciones realizadas en cada una de las cuentas, adems de otra informacin. ES importante resaltar que en este link se muestras las entradas correspondientes con sus respectivos saldos UNIVERSIDAD NACIONAL COLOMBIA FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS UNIDAD DE INFORMTICA Y COMUNICACIONES 97

iguales, es decir que las cuentas tienen su respectiva contraparte, es por ello que las entradas irreconciliables muestran aquellas transacciones que no tienen su contraparte en otro tipo de cuenta. El siguiente sub-mdulo a tratar es el de carta de cuentas, y en este lo nico que se presente los las cuentas que usted tiene habilitadas dentro del programa, es decir aquella cuentas con las cuales esta trabajando. Por defecto el programa trae consigo un mnimo de cuentas, mostrando informacin como su cdigo, su saldo en el dbito, su saldo en el crdito, el balance y la moneda utilizada en las transacciones. En este modulo existe una serie de links que le van a permitir realizar diferentes acciones
El botn switch le va a permitir ver la informacin general de la cuenta que usted haya seleccionado, esto es importante, estas acciones no pueden ser llevadas a cabo si usted antes no ha elegido una cuenta en particular; el botn action le va a permitir hacer una copia de la carta de cuentas, especificndole la compaa con la cual usted quiere hacer esto, y por ultimo esta la opcin de la impresin de la carta de cuentas. El siguiente sub-mdulo a tratar es el de tipo de cuenta, este sub-mdulo nos permite visualizar el cdigo alfa-numrico, relacionado con una serie de tipos de cuentas ajustadas por el programa
Ilustracin 81 Tipo de cuenta
Adems permite la creacin de nuevos tipos de cuentas.
11.3.1.3. Libros
El siguiente gran sub-mdulo a trabajar, es el modulo LIBROS, el cual esta compuesto por lo siguientes sub-mdulos: Definicin de libros y Definicin de libros analticos. Como lo indica el nombre del primer sub-mdulos ste nos va a permitir la definicin de los libro que se van a utilizar a lo largo del proceso contable, por defecto el programa trae consigo tres tipo de libros que son: libro de ventas, libro de bancos y el libro de gastos. UNIVERSIDAD NACIONAL COLOMBIA FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS UNIDAD DE INFORMTICA Y COMUNICACIONES 98

Sin embargo como se dijo en la parte de arriba usted va a poder crear los libros que crea conveniente
Ilustracin 82 Crear nuevo libro
Adems en este sub-mdulo usted va a poder revisar informacin como los extractos bancarios, entrada de lneas y la apertura de facturas, todo esto lo va a poder hacer desde un cuadro llamado link ubicado en la parte superior derecha de la pantalla
En la visualizacin de la ventana de los extractos bancarios usted va a poder observar informacin de los extractos, como es la fecha, nombre, libro, periodo, saldo inicial, saldo final (real), y el saldo final calculado, adems de poder realizar una bsqueda de los extractos que ya haya realizado.
Ilustracin 83 Consultar extractos
Como en la mayora de los recursos de este programa tambin puede crear un nuevo extracto, en el cual se le solicita informacin propia del mismo, pero que sin embargo, el asistente para ello es similar para todos los recursos. En cuanto a la entrada de lneas , este link le va a permitir observar toda la informacin concerniente a las transacciones realizadas en los libros, y adems de eso le va a permitir la entrada de lneas de conciliacin y la entrada de lneas en cuentas sin conciliar, para esto, usted debe dar clic en alguna de las transacciones que se muestran en la primera vista de este sub-mdulo, luego de esto le va a salir una serie de informacin acerca del mismo, pero adems de esto en la parte superior derecha va a aparecer un cuadro UNIVERSIDAD NACIONAL COLOMBIA FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS UNIDAD DE INFORMTICA Y COMUNICACIONES 99

llamado, acciones
En donde usted va a poder introducir las lneas
Ilustracin 84 Conciliacin
Si tuviera transacciones que estn sin conciliacin, tendra una vista similar a la anterior, si no tuviera transacciones sin conciliar, no le aparecera las opciones para agregar lneas. Es importante hacer una aclaracin, para que estas opciones aparecieran fuer necesario dar doble clic sobre la fecha de vigencia, si usted da doble clic sobre el nombre de los socios empresariales le va a aparecer otro tipo de opciones, adems de la informacin general, informacin adicional, historial de eventos.
Como se puede observar dentro de las opciones que nos ofrece este recurso, esta la de generar reportes acerca del socio empresarial, el primero de esto reportes, llamado etiqueta, muestra la informacin general de la empresa, como nombre de la empresa, nombre del represntate legal, pas y direccin exacta. En cuanto al reporte de los pagos atrasados, el programa le genera una carta dirigida a la empresa deudora en la cual se le solicita el pago de las mismas en un periodo de 8 das y si UNIVERSIDAD NACIONAL COLOMBIA FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS UNIDAD DE INFORMTICA Y COMUNICACIONES 100

no se registra su pago, esta deuda ser enviada al departamento de cobro jurdico. En cuanto a las acciones, sta esta dividida en tres acciones, que son a saber, estructura de la empresa, en esta se muestra el nombre de la empresa, el idioma, y la ID de la empresa socia; enviar mensaje de texto, como su nombre lo indica, esta accin nos va a permitir enviar mensajes masivos SMS; y por ltimo se encuentra el envo de email masivos. Adems de las opciones ya nombradas, tambin se puede tener acceso a una serie de links que muestran informacin adicional de la empresa escogida, dentro de las cuales esta, el link de deudores, entre otras. Tambin nos permite ver todas las entradas contables relacionadas con ese socio contable,
Ilustracin 69 Entradas contables
Tambin nos va a permitir la apertura de facturas, muestra las facturas creadas, en este punto es importante hacer una aclaracin, en la parte de arriba ya se haba nombrado la apertura de facturas, junto con la creacin de los extractos bancarios y con la entrada de lneas, pero que sin embargo, no se haba tenido la oportunidad de detallarlo; la apertura de facturas por este link, nos va arrojar el mismo resultado que si lo hiciramos por el link mencionado en la parte de arriba, es por eso que cualquiera de los dos puede ser utilizado indiferentemente
Ilustracin 70 Facturas
Dentro de este link tambin se pueden realizar otras acciones que son a saber:
Se pueden generar reportes de las facturas, que haya realizado; tambin define dos tipos de acciones, que son el reembolso de facturas y las facturas pagadas. El siguiente componente a analizar son las ordenes de compra, y como su nombre lo indica nos permite la visualizacin de las ordenes de compra de los socios que tenga la empresa, esta visualizacin es idntica a la vista en la apertura de facturas, y al igual que la apertura de facturas tambin tiene otra serie de componente, que permiten la visualizacin de mas informacin, pero para esto debe crear una orden de compra, y a diferencia de las facturas, esta si se crean desde este link, a travs del botn nuevo ubicado en la parte superior izquierda de la pantalla , al acceder a la pantalla de creacin de una nueva orden de compra, se le solicita informacin bsica de la empresa y del producto que se desea comprar, as como informacin adicional acerca de los impuestos. En esta ventana adems se nos va a permitir la creacin de reportes de las rdenes de compra, as como la impresin de las rdenes, tambin permite ir a al link de embalajes, movimiento de stocks, y al igual que con las ordenes de compra, dentro de este submodulo se permite la creacin de nuevos embalajes. Este link tambin posee una serie de recursos que permiten la visualizacin de reportes, como la lista de reportes, con su correspondiente orden de entrega; retornar a la informacin bsica de los embalajes, as como la creacin de facturas de dichos embalajes. Y volviendo a los componentes, encontramos que existe un componente llamado ventas, en el cual se podr visualizar todas las rdenes ventas realizadas, as como la creacin de UNIVERSIDAD NACIONAL COLOMBIA FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS UNIDAD DE INFORMTICA Y COMUNICACIONES 102

las mismas. Este componente tambin permite la impresin las rdenes de venta, creacin de factura y agregar nuevas lneas de entrega.
11.3.1.4. Libros Analticos

En este usted va a poder imprimir los reportes de los libros analticos. Es claro que para ello debe elegir uno de los libros que se definieron en la parte de arriba.
11.3.1.5. Impuestos
Como su nombre lo indica, en este sub-modulo, se le va a permitir la visualizacin en un primer termino y la creacin de nuevos impuestos en un segundo trmino, esto ltimo se logra a travs del botn nuevo ubicado en la parte superior izquierda, de la pantalla, mediante este botn usted va a poder crear nuevos impuestos, definiendo informacin bsica, como el nombre, la cuenta de impuesto cobrado, cuenta de impuesto cobrado, y las cuentas hijas de las cuales depende el primero de stos. Este mdulo tambin le va a permitir la creacin de cdigos de impuestos para las cuentas, as como la visualizacin de todas las entradas. Por ultimo permite la visualizacin de las estructura de los impuestos, es decir la relacin de dependencia que puede existir entre dos tipos de impuestos.
Ilustracin 71 Estructura de impuestos
11.3.1.6.
Presupuesto Presupuesto general
11.3.1.6.1.
En usted va a poder asignar una cantidad determinada a cada uno de los tems de presupuesto. En la creacin de cada uno de los tems de presupuesto, usted va a tener que brindar informacin bsica de este diferenciado en tres tipos de pestaas que son a saber: definicin, asignaciones y cuentas. En la primera de estas pestaas se le va a solicitar informacin como el nmero del tem de presupuesto, nombre, direccin y compaa UNIVERSIDAD NACIONAL COLOMBIA FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS UNIDAD DE INFORMTICA Y COMUNICACIONES 103
Ilustracin 72 Definicin tem del presupuesto
En la siguiente de stas, se le va solicitar informacin referente al monto de asignacin de presupuesto a cada uno de los gastos del tem, para esto usted debe dar clic al botn
Ilustracin 73 Asignacin tem presupuesto
Como se puede observar en este se solicita informacin como el periodo de la asignacin del presupuesto, cantidad y el monto del mismo. Y por ultimo se encuentra la pestaa de cuentas, en la cual usted va a poder definir la cuenta en la cual se realice la transaccin correspondiente, despus de llenar todas las pestaas con la informacin solicitada usted debe dar clic en el botn guardar, ubicado en la parte superior izquierda de la pantalla, y con esto usted ha generado el presupuesto. Luego de esto usted puede visualizar los reportes de los presupuestos generados, esto lo puede hacer mediante el cuadro reportes, ubicado en la parte superior derecha.
11.3.1.6.2.
Presupuesto analtico
En general la informacin solicitada en ste es igual a la solicitada en tem de presupuesto UNIVERSIDAD NACIONAL COLOMBIA FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS UNIDAD DE INFORMTICA Y COMUNICACIONES 104

general, lo nico que los diferencia es el hecho de que en la pestaa de cuentas se solicita mucha mas informacin.
Ilustracin 74 tem cuentas presupuesto analtico
Adems de la cuenta en la cual se quiere registrar la transaccin este presupuesto solicita informacin adicional en torno a las caractersticas de dicho presupuesto, como son: las horas totales, horas no facturadas, horas faltantes, cantidad mxima, ltima fecha de facturacin, cantidades no facturadas y fecha de cierre. En general esto es lo nico que diferencia los presupuestos ya nombrados.
11.3.1.7. Trminos de pago

Como su nombre lo indica en ste sub.-modulo usted va a poder definir los trminos de pago de los crditos que usted conceda, es decir el plazo mximo para los pagos de las cuentas por cobrar, por defecto el programa tiene configurado un tipo de trminos de pago equivalente a un pago mximo de 30 das
Ilustracin 75 Trminos de pago
Si usted maneja trminos de pago diferentes al especificado en la configuracin que viene por defecto, va a poder crear los trminos de pago que crea necesario, esto lo va a poder UNIVERSIDAD NACIONAL COLOMBIA FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS UNIDAD DE INFORMTICA Y COMUNICACIONES 105

hacer a travs del botn nuevo ubicado en la parte superior izquierda de la pantalla
Ilustracin 76 Informacin
Adems de la informacin solicitada en la parte de arriba, cuadro 75, usted puede especificar informacin mas detallada acerca de los trminos de pago creados, como por ejemplo nombre del trmino de pago y la descripcin.
11.3.1.8. Contabilidad analtica

En ste modulo usted va a poder llevar a cabo una serie de acciones todas ellas sobre las cuentas contables, stas acciones se resumen en el cuadro ubicado en la parte superior derecha de la pantalla
En primera medida se encuentran los reportes, los cuales estn divididos en Balance analtico. En este usted va a poder imprimir el balance contable de la cuenta o las cuentas que usted haya escogido, es similar a los balances que pueden ser impresos en el modulo de libros contables. Balance analtico invertido. Como su nombre lo indica en este usted va a poder imprimir el balance analtico. UNIVERSIDAD NACIONAL COLOMBIA FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS UNIDAD DE INFORMTICA Y COMUNICACIONES 106

Libro de contabilidad de costos. Le permite imprimir el reporte tendiente al libro de contabilidad de costos. Y como lo aclara en este solo aparecen las cantidades. Libro de contabilidad de costos. Le permite imprimir el reporte tendiente al libro de contabilidad de costos, expresado en cantidades monetarias.
Despus de los reportes se encuentran las acciones, las cuales le van a permitir crear las facturas finales tendientes a la cuentas que usted haya elegido y con los productos con los cuales se quiera crear las facturas,
Ilustracin 77 Facturas finales
Y con ella usted va a poder realizar otro tipo de acciones que ya se han definido
Y por ultimo se encuentran los links, los cuales le van a permitir crear recursos adicionales, como por ejemplo las lneas de facturacin; costos y rditos, en este punto hay que hacer una aclaracin importante, este link le va a permitir generar un reporte analtico del movimiento de las cuentas en forma grafica, el color rojo representa los crditos mientras que el color azul representa los crditos, si la cuenta esta en balance no debe aparecerles nada, pero si la cuenta no tiene balance cero, la grafica que muestra el desbalance.
Ilustracin 78 Costos y Rditos
Por ultimo se encuentra el link de costos de facturacin le permite crear ingresar las entradas analticas para la creacin de la factura y despus de ello usted podr crear el reporte de la factura creada con las mismas opciones que aparecen en la creacin de las facturas finales.
11.3.1.8.1.
Carta de cuentas analticas
Al igual que en el sub- modulo de cuentas contables, usted podr observar el conjunto de cuentas analticas definidas, con sus respectivos saldos.
Ilustracin 79 Lista de cuentas analticas
11.3.1.8.2.
Tipos de facturacin
Este le permite observar y crear los tipos de facturacin, definidos estos como las caractersticas de las facturas en cuanto a los descuentos que usted vaya a realizar en las mismas. Por defecto el programa viene con tres tipos de descuentos, cero porciento, 50 porciento y el 100 porciento UNIVERSIDAD NACIONAL COLOMBIA FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS UNIDAD DE INFORMTICA Y COMUNICACIONES 108
Ilustracin 80 Tipos de facturacin
11.3.1.9. Pagos
Usted podr crear los tipos de pagos que usted vaya a utilizar ya sea por medio de banco.
11.3.1.9.1.
Modo de pago
Aqu usted podr definir un conjunto de informacin necesaria para especificar el modo de pago. Esta informacin se resume en: nombre, el libro con el cual se relaciona, cuenta en la cual se va a registrar, tipo de pago, cuenta de banco
Ilustracin 81 Modos de Pago
11.3.1.9.2.
Reportes rutinarios
En este mdulo, usted va a poder crear los reportes fiscales, adems usted va a poder definir las monedas y los bancos que van a utilizar en las transacciones. El programa por defecto tiene definido una serie de monedas que usted va a poder utilizar UNIVERSIDAD NACIONAL COLOMBIA FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS UNIDAD DE INFORMTICA Y COMUNICACIONES 109

en las transacciones, sin embargo, si usted quiere definir nuevas monedas lo va a poder hacer a travs del botn new.
Ilustracin 82 Visualizacin monedas
Como se puede observar en la parte de abajo, para la creacin de nuevas monedas para el uso contable, se solicita informacin como: Nombre de la moneda; cdigo de la moneda; tipo de cambio relativo, es decir, el tipo de cambio en relacin a la moneda nacional; factor de redondeo, hace referencia a las cifras decimales que quiera utilizar para hallar el tipo de cambio.
Ilustracin 83 Creacin monedas
11.3.1.9.3.
Bancos
El proceso de creacin de nuevos bancos para realizar las labores contables es un proceso idntico al de la creacin de nuevas monedas, en este caso, programa no trae incorporado ningn tipo de bancos definidos por defecto, ya que los bancos son un aspecto relativo a cada pas y empresa. Por eso usted debe crear nuevos bancos, para ello debe dar clic en el botn nuevo ubicado en la parte superior izquierda de la pantalla.
Ilustracin 84 Creacin bancos
En la ventana que le va a aparecer, tiene que definir aspectos importantes a la hora de la creacin del nuevo banco, est se solicita informacin como: Nombre; cdigo; direccin; ciudad; pas; telfono; E-mail; entre otros. Despus de que haya diligenciado dicho formulario, solo debe dar clic es grabar y listo, ya a definido un banco, para trabajar en su proceso contable.
11.3.2.
Asientos contables
Como primera medida usted podr crear declaraciones, donde calcula los saldos finales de la cuenta de bancos, es decir la diferencia entre las entradas y las salidas que se efectan en dicha cuenta. Y en general para la creacin de nuevas declaraciones, el proceso a seguir es el llevado a cabo en casi todos los mdulos anteriores.
11.3.2.1. Entradas a libros


En ste usted podr realizar entradas de transacciones en cualquier libro, solo basta con definir el libro que quiere abrir e inmediatamente le abrir el libro seleccionado para realizar la entrada de transacciones.
Ilustracin 85 Entradas libros
Dicho proceso de entrada de transacciones con sus respectivos recursos ya fueron explicado en la parte de arriba, mas exactamente en la definicin de libros.
11.3.2.2. Buscador de entradas

En este sub- modulo usted podr realizar la bsqueda tanto de los asientos realizados as como la entrada de transacciones a los libros. Adems podr crear tanto asientos como transacciones en los libros.
11.3.2.3. Entradas analticas

En ste usted podr observar todas las entradas analticas as como los reportes de las entradas en cada uno de los libros.
11.3.3.
Procesamiento Peridico.
11.3.3.1. Conciliacin automtica

Como su nombre lo indica en ste sub-mdulo usted podr realizar las reconciliaciones automticas en aquellas cuentas que se pueda realizar dicho proceso.
Ilustracin 86 Conciliacin automtica
Para realizar dicha conciliacin usted tiene que definir informacin como: cuenta a conciliar, que debe estar dentro de las opciones que el programa le ofrece, es decir deben ser obtenidas del link en forma de lupa de la parte derecha, debe definir la potencia, el libro relacionado con la cancelacin, cuenta relacionada con la cancelacin y el periodo de cancelacin. Luego de definir esta informacin basta con dar clic en el link conciliar y automticamente el programa le va a generar la conciliacin o en caso contrario le va a dar un reporte de las operaciones realizadas.
Ilustracin 87 Resultado conciliacin automtica
11.3.3.2. Conciliacin manual

En ste usted podr realizar la misma operacin que en tem anterior pero esta vez lo va a realizar de forma manual. Al dar clic en esta opcin le va a aparecer una opcin de seleccin de cuentas por reconciliar UNIVERSIDAD NACIONAL COLOMBIA FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS UNIDAD DE INFORMTICA Y COMUNICACIONES 113
Ilustracin 88 Conciliacin manual
Al seleccionar la cuenta le va a aparecer todos los movimientos realizados en dicha cuenta, deben escoger los movimientos que quieran reconciliar, y en la parte superior derecha deben dar clic en la accin conciliar al hacer esto le va a aparecer la siguiente informacin
Ilustracin 89 Proceso de conciliacin manual
Y all le va aparecer la opcin de reconciliar al dar clic en esta opcin le va a solicitar informacin acerca del libro y de la cuenta as como del periodo en el cual va a realizar la conciliacin.
Ilustracin 90 Definicin caractersticas para conciliacin
11.3.3.3. Des-conciliacin manual

Como su nombre lo indica en este se podr realizar Des-conciliaciones, y la forma de realizar dicho proceso es idntico al de la reconciliacin manual.
TinyERP: Cdigo abierto para la gestin de empresas 11.3.3.4. Impuestos

En este modulo usted podr crear reportes acerca de las tasas de impuestos creadas en el modulo de configuracin, adems de crear nuevos impuestos
11.3.3.5. Reconciliacin Bancaria

En este podr realizar un procedimiento idntico al de los asientos contables, es decir calcula el saldo final en la cuenta de bancos, de acuerdo a transacciones definidas por el usuario.
11.3.3.5.1.
Chequear en el libro bancario
En ste modulo usted podr realizar la reconciliacin bancaria el libro bancos, adems de otros libros. Al igual que la reconciliacin comn mencionada en la parte de arriba, el programa le va a dar la opcin de escoger el libro a reconciliar
Ilustracin 91 Conciliacin bancaria
Al dar la clic en la opcin abrir para conciliacin bancaria, usted podr ver todas las transacciones realizadas en este libro, como siempre debe escoger una de estas transacciones o varias si lo desea. La conciliacin de dichas transacciones se lleva a cabo a travs del botn accin conciliar entradas ubicado en la parte superior derecha de la pantalla. Al hacer esto el programa le va a mostrar informacin acerca de las transacciones escogidas
Ilustracin 92 Proceso de conciliacin bancaria
Como se podr dar cuenta el formato es el mismo que si estuviera realizando una conciliacin rutinaria presentada en la parte de arriba y los procesos siguientes son idnticos.
11.3.3.6. Entradas en las facturas

Este sub-mdulo le va a presentar todas las entradas analticas que usted haya realizado. Adems podr ver ms detalladamente cada una de estas entradas a travs de botn accin ubicado en la parte superior derecha de la pantalla.
11.3.3.7. Entradas no facturadas

Igual que en el tem anterior este modulo de va a permitir ver cada una de las entradas que no han sido facturadas.
11.3.3.8. Enviar pendientes

En este sub-modulo usted podr enviar cartas a los socios que tengan deudas con la empresa, pidindole de la manera mas atenta el pago de las mismas en un plazo no mayor al envo de la misma
11.3.4.
Facturas
Como su nombre lo indica en este modulo va a poder todas las facturas creadas, diferenciando los tipos de facturas, tambin podr crear nuevas facturas.
TinyERP: Cdigo abierto para la gestin de empresas 11.3.4.1. Facturas de clientes

Como su nombre lo indica en ste usted podr ver todas las facturas creadas para los clientes con los que usted cuente,
Ilustracin 93 Facturas clientes
Como se podr dar cuenta todas las acciones ubicadas en el cuadro de la parte superior derecha fue explicado en la parte de arriba del presente.
11.3.4.2. Facturas de proveedores

Al igual que con las facturas de clientes es ste usted podr ver todas las facturas creadas para los proveedores con los que usted cuenta adems de crear nuevas facturas para ellos
11.3.4.3. Reembolsos de clientes

Podr ver y crear facturas para reembolsos de clientes, de todas maneras la vista de este tipo de facturas y los recursos disponibles para este tipo de facturas es idntico que el de los dems tipos de facturas.
11.3.4.4. Reembolsos proveedores

Al igual que el tem anterior podr ver y crear facturas para reembolsos de proveedores, y cumple con las mismas condiciones de la creacin de facturas.
11.3.4.5. Todas las facturas

Podr ver cada una de las facturas que usted haya realizado hasta el momento de la visualizacin. UNIVERSIDAD NACIONAL COLOMBIA FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS UNIDAD DE INFORMTICA Y COMUNICACIONES 117
11.3.5.
Grficos
En este podr crear reportes de la lista de cuentas que tenga predeterminado; lo primero que le va a mostrar el programa son todas los grupos de cuentas que haya definido, este proceso fue explicado en la parte de arriba,
Ilustracin 94 Lista de cuentas
Lo siguiente que debe de hacer es escoger uno de los grupos y luego debe dar clic en el botn imprimir ubicado en la parte superior derecha de la pantalla, luego de ello le aparecer la siguiente ventana
Ilustracin 95 Seleccin de accin
En sta usted podr escoger las opciones que le brinda el programa para la generacin de grficos, debe escoger una de ellas y luego debe dar clic en OK, al hacer esto el programa le abrir una especie de ventana de confirmacin en donde usted debe dar clic en imprimir para que le genere el reporte.
Ilustracin 96 Confirmacin
Adems de esto tambin podr realizar el mismo proceso para las cuentas analticas que usted haya definido.
11.3.6.
Reportes
Le permite generar una gama diferente de reportes dentro de los cuales se encuentran: Tiene que tener en cuenta que dichos reportes se los genera en un texto en formato PDF Reporte de balance socios antiguos Reporte de balance de socios Reporte de las transacciones con los socios Reportes de las tasas de impuestos Tambin podr imprimir los libros contables , los presupuestos que usted haya realizado, los libros analticos que haya generado, diferenciando entre todos los meses o entre un mes en particular, con lo cual podr realizar todos las acciones definidas para las cuentas analticas presentadas en la parte de arriba. Adems podr generar los reportes rutinarios, los cuales se dividen en: Declaraciones fiscales (ya tienen que estar definido) Indicadores (ya tiene que estar definido) Otros Y por ultimo se encuentran los balances por tipo de cuenta, es decir genera los balances para cada uno de los tipos de cuenta definidos. UNIVERSIDAD NACIONAL COLOMBIA FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS UNIDAD DE INFORMTICA Y COMUNICACIONES 119
11.3.7.
Pagos
En este modulo usted podr revisar o crear las ordenes de pagos tanto en estado de borrador como validadas, es decir que fueron aprobadas.
11.3.8.
Tratamiento finalizacin ao contable.
En ste usted podr cerrar tanto el ao fiscal, como el periodo, esto esta sujeto a la condicin previa de la creacin tanto del ao fiscal como de periodos.
Ilustracin 97 Cierre ao fiscal
Para cerrar los periodos debe escoger el periodo a cerrar y luego dar clic en la opcin cerrar periodo ubicado en la parte superior derecha de la pantalla.
Ilustracin 98 Cierre periodos

Y esto es general lo que compone el mdulo contable del programa.
CONCLUSIONES
TinyERP es una potente herramienta que involucra aspectos importantes y relevantes del manejo de la empresa y que posibilita la integracin de procesos de manera eficiente. Este paquete permite trabajar desde un simple proceso de venta hasta un gran proceso de produccin, pasando por aspectos importantes como el manejo de personal y de inventarios. Hoy en da empresas han buscado solucin a sus problemas de comunicacin y coordinacin interna, para ello han contratado servicios de reconocidas empresas como SAP quien brinda este tipo de soluciones. Pero cabe resaltar que TinyERP es una herramienta del mismo nivel de SAP y que permite llevar a cabo la sincronizacin de procesos y el manejo de comunicacin interna, la diferencia fundamental esta en su costo de implementacin, el cual es relativamente nulo para el caso de Tiny. Este ERP podra ser de gran utilidad para el caso de la Unidad de Informtica, ya que permite manejar de manera eficiente los turnos asignados para cada monitor, de igual manera permite el seguimiento de los grupos de trabajo y las investigaciones que se le asignan a cada monitor.
12. BIBLIOGRAFIA
www.tinyerp.org www.openerp.org http://www.iol.etsii.upm.es/tinyERP.html http://openerp.com/wiki/index.php/InstallationManual http://sourceforge.net/projects/tinyerp http://es.wikipedia.org/wiki/OpenERP

Tiny Erp

Cargado por

Información del documento

Derechos de autor

Formatos disponibles

Compartir este documento

Compartir o incrustar documentos

Opciones para compartir

¿Le pareció útil este documento?

¿Este contenido es inapropiado?

Copyright:

Formatos disponibles

Tiny Erp

Cargado por

Copyright:

Formatos disponibles

Esta obra esta bajo una licencia Reconocimiento-No comercial 2.5 Colombia de Creative Commons.

TINYERP: CDIGO ABIERTO Y GESTIN DE EMPRESAS

LUS ALEJANDRO PICO BENJAMIN EDUARDO VENEGAS

Coordinador Servicios Web: Analista de Infraestructura y Comunicaciones: Analista de Sistemas de Informacin:

lvaro Enrique Palacios Villamil

TINYERP: CDIGO ABIERTO Y GESTIN DE EMPRESAS

TinyERP: Cdigo abierto para la gestin de empresas

GUIA DE INSTALACION EN LINUX.................................................................................. 25

WEB CLIENTE PARA WINDOWS....................................................................................... 32

TinyERP: Cdigo abierto para la gestin de empresas

WEB CLIENTE PARA LINUX-UBUNTU............................................................................. 39 DESCRIPCION GENERAL DE MODULOS ........................................................................ 45

MANEJO OPERATIVO ........................................................................................................ 50

TinyERP: Cdigo abierto para la gestin de empresas

MODULO BASE .................................................................................................................... 63

TinyERP: Cdigo abierto para la gestin de empresas

TinyERP: Cdigo abierto para la gestin de empresas

Asientos contables.................................................................................................. 111

TinyERP: Cdigo abierto para la gestin de empresas

CONCLUSIONES ............................................................................................................................. 121 BIBLIOGRAFIA..................................................................................................................... 122

UNIVERSIDAD NACIONAL COLOMBIA FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS UNIDAD DE INFORMTICA Y COMUNICACIONES 8

TinyERP: Cdigo abierto para la gestin de empresas

TinyERP: Cdigo abierto para la gestin de empresas

TinyERP: Cdigo abierto para la gestin de empresas

UNIVERSIDAD NACIONAL COLOMBIA FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS UNIDAD DE INFORMTICA Y COMUNICACIONES 11

TinyERP: Cdigo abierto para la gestin de empresas

TinyERP: Cdigo abierto para la gestin de empresas

TinyERP: Cdigo abierto para la gestin de empresas

5. GUIA DE INSTALACION EN WINDOWS

Definicin tomada de la pagina en Internet http://es.wikipedia.org/wiki/Tiny_ERP

UNIVERSIDAD NACIONAL COLOMBIA FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS UNIDAD DE INFORMTICA Y COMUNICACIONES 14

TinyERP: Cdigo abierto para la gestin de empresas

Ilustracin 1 Pgina principal TinyERP

UNIVERSIDAD NACIONAL COLOMBIA FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS UNIDAD DE INFORMTICA Y COMUNICACIONES 15

TinyERP: Cdigo abierto para la gestin de empresas

Ilustracin 2 Directorio Old de TinyERP.org

UNIVERSIDAD NACIONAL COLOMBIA FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS UNIDAD DE INFORMTICA Y COMUNICACIONES 16

TinyERP: Cdigo abierto para la gestin de empresas

5.3.1. El asistente de instalacin

UNIVERSIDAD NACIONAL COLOMBIA FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS UNIDAD DE INFORMTICA Y COMUNICACIONES 17

TinyERP: Cdigo abierto para la gestin de empresas

Resumen del Asistente de instalacin

Salto: Instalacin de PostgreSQL

Progreso Instalacin de postgreSQL

TinyERP Instalado y listo para usarse.

TinyERP: Cdigo abierto para la gestin de empresas

Ilustracin 3 Encuesta TinyERP

INTERFAZ BASICA DE TinyERP

UNIVERSIDAD NACIONAL COLOMBIA FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS UNIDAD DE INFORMTICA Y COMUNICACIONES 19

TinyERP: Cdigo abierto para la gestin de empresas

Ilustracin 4 Interfaz bsica de TinyERP

5.5.1. Crear una base de datos

UNIVERSIDAD NACIONAL COLOMBIA FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS UNIDAD DE INFORMTICA Y COMUNICACIONES 20

TinyERP: Cdigo abierto para la gestin de empresas

Ilustracin 5 Crear nueva base de datos

Ilustracin 6 Progreso creacin base de datos

Ilustracin 7 Seleccin de perfil

TinyERP: Cdigo abierto para la gestin de empresas

Ilustracin 8 Ingresando datos de la empresa

Ilustracin 9 Compilado opciones de base de datos

Ilustracin 10 Confirmacin de instalacin exitosa

UNIVERSIDAD NACIONAL COLOMBIA FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS UNIDAD DE INFORMTICA Y COMUNICACIONES 22

TinyERP: Cdigo abierto para la gestin de empresas

Ilustracin 11 Interfaz de TinyERP

UNIVERSIDAD NACIONAL COLOMBIA FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS UNIDAD DE INFORMTICA Y COMUNICACIONES 23