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REPUBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA EDUCACION UNIVERSITARIA INSTITUTO UNIVERSITARIO DE TECNOLOGIA DR.

DELFIN MENDOZA SAN FELIX ESTADO BOLIVAR MISION SUCRE

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTO EN EL AREA ADMINISTRATIVA DEL BANCO COMUNAL DE VISTA ALEGRE

ELABORADO POR MARYURIS ACOSTA CORINA GUERRA

ADMINISTRACION Y GESTIN

REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS

CONSTITUCIN DE LA REPBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA GACETA OFICIAL Nro. 5453 EXTRAORDINARIA DEL 2000.

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS EN EL AREA ADMINISTRATIVA DEL BANCO COMUNAL DE VISTA ALEGRE ASUNTO: CONTENIDO

Versin 1 Fecha: 17/11/11

1) INTRODUCCIN LEY DE LOS CONSEJOS COMUNALES GACETA 1.1 ASPECTOS GENERALES DEL MANUAL 1.2 OBJETIVOS Y ALCANCE 1.3 HOJA DE VIDA DEL MANUAL 1.4 HOJA DE PARTICIPANTES 1.5 USO DEL MANUAL 1.6 BASES LEGALES QUE DEBE CUMPLIR EN EL BANCO COMUNAL 1.7 REGISTROS CONTABLES 2) BIBLIOGRAFAS OFICIAL Nro. 38439 DEL 2006.

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS EN EL AREA ADMINISTRATIVA DEL BANCO COMUNAL DE VISTA ALEGRE ASUNTO: INTRODUCCIN INTRODUCCION Un manual de procedimientos es el documento que contiene la descripcin de actividades que deben seguirse en la realizacin de las funciones de una unidad administrativa, o de dos ms de ellas. El manual incluye adems los puestos o unidades administrativas que intervienen precisando su responsabilidad y participacin. Suelen contener informacin y ejemplos de formularios, autorizaciones o documentos necesarios, maquinas o equipo de oficina a utilizar y cualquier otro dato que pueda auxiliar al correcto desarrollo de las actividades dentro de la empresa. En el se encuentra registrada y transmitida sin distorsin la informacin bsica referente al funcionamiento de todas las unidades administrativas, facilita las labores de auditoria, la evaluacin y control interno y su vigilancia, la conciencia en los empleados y en sus jefes de que el trabajo se esta realizando o no adecuadamente. En Venezuela se promulgan la ley especial de los consejos comunales el consejo comunal est constituido por tres rganos: rgano ejecutivo unidad de gestin financiera y unidad de contralora social La unidad de gestin financiera o banco comunal adquirir la figura jurdica de cooperativas por consiguiente el presente manual tiene por objetivo analizar los deberes formales que debe cumplir el banco comunal donde los miembro que conforman el consejo comunal son elegidos por la asamblea de ciudadanas y ciudadanos que es la instancia primaria para el ejercicio del poder la participacin y el protagonismo popular cuyas decisiones son de carcter vinculante para el consejo comunal.

CONTROL DE CUENTAS POR PAGAR: Autorizacin y Verificacin de Desembolsos Un sistema para el control de las cuentas por pagar bsicamente considera dos conceptos o procesos fundamentales: 1. Autorizacin y 2. Verificacin. La autorizacin es la etapa inicial, cuando se toman las decisiones acerca de los compromisos que el negocio va a asumir y los desembolsos que va a hacer. La verificacin comprende todo el proceso de asegurar que se efectan solamente los desembolsos autorizados y que stos se hacen de acuerdo a los trminos y condiciones acordados. Estos dos conceptos o procesos estn inherentes a todo negocio. Puede ser que un negocio con propietario nico o una pequea empresa no tenga un sistema formal y documentado para el control de las cuentas por pagar. Y quizs hay solo una persona o un grupo reducido de personas que estn involucradas en el proceso de cuentas por pagar, al contrario de una empresa grande donde el sistema de control probablemente est completamente documentado, con varias personas involucradas y con indicaciones muy especficas acerca de quin hace qu cosa y cmo lo hace. Pero en ambos casos, se debe entender el propsito de los controles sobre las cuentas por pagar y comprender su importancia. Porque incluso los procedimientos mejor diseados no van a servir para su propsito, que es de salvaguardar los bienes y recursos de la empresa y contribuir a una operacin eficaz y eficiente, a menos que los controles estn efectivamente ejecutados en la prctica. Y ejecutar los controles significa que cada persona tiene que responsabilizarse de las prcticas y los procedimientos de control interno asociados a sus actividades diarias en el negocio. Autorizacin La autorizacin en realidad se trata de la responsabilidad y al fondo el control interno se trata de que cada persona se responsabilice de las decisiones y acciones que tome y sus efectos y consecuencias para el negocio.

El control interno sobre las cuentas por cobrar se ve fortalecido por una divisin de funciones, de manera que los diferentes departamentos o individuos son responsables por: Control de los pedidos de los clientes La aprobacin del crdito La entrega de mercanca La funcin del despacho La funcin de facturacin La verificacin de la factura El manejo de cuentas control El manejo de los libros mayores de los clientes La aprobacin de las devoluciones y las rebajas en ventas La autorizacin de castigos en cuentas incobrables Procedimientos Contables Se considera que deben aplicarse como procedimientos contables los siguientes: Es conveniente comparar mensualmente la suma de los saldos de los clientes, mayor auxiliar de cuentas por cobrar, con las cuentas de control del mayor general, en caso de discrepancias observadas, deben hacerse las averiguaciones a que haya lugar. Los documentos dados de baja en libros, debern ser controlados y chequeados peridicamente. Deben enviarse peridicamente estados de cuenta a los clientes, con objeto de cerciorarse de que las cuentas que contablemente aparezcan pendiente de cobro sean reconocidas por los deudores. Esta debe llevarla a cabo una persona independiente de la que maneja las cuentas por cobrar. En base a lo anteriormente expuesto, se respalda el establecimiento de procedimientos de control administrativo y contable que garanticen que las operaciones y registros sean autorizados y procesados correctamente, desde el momento del otorgamiento del crdito hasta la cancelacin del servicio por parte del cliente. Al mismo tiempo, stos garantizan la mayor uniformidad y objetividad de la informacin registrada, generando informacin financiera actualizada y confiable para la toma de decisiones dentro y fuera de la organizacin como insumo para los usuarios internos y externos vinculados a la misma.

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS EN EL AREA ADMINISTRATIVA DEL BANCO COMUNAL DE VISTA ALEGRE ASUNTO: OBJETIVO Y ALCANCE DEL MANUAL OBJETIVO DEL MANUAL: Establecer las normas y procedimiento que regirn las actividades que efectan en las distintas dependencias con el fin de ejecutar una administracin en el rea administrativa del banco comunal vista alegre. OBJETIVO ESPECIFICOS: Estimular La Capacidad De Innovacin Tecnolgica Del Sector Productivo Tanto Pblico Como Privado Participacin Del Sector Mediante La Inversin De Recursos Financieros Para El Desarrollo De Las Actividades A Realizar Preparar Programas Necesarios Para El Desarrollo Del Banco Comunal. Proporcionar informacin con base en la cual quienes toman las decisiones sustenten juicios prudentes e inteligentes. Proporcionar una estructura financiera para la planeacin de actividades y operaciones futuras; Garantizar la legalidad y la regularidad en el uso de los fondos pblicos. Administrar sistemas de procesamiento de transacciones que produzcan informacin para el control de operaciones y actividades planeadas.

ALCANCE: El presente manual ser empleado por la administracin del banco comunal quienes tendrn la responsabilidad de manejar ejecutar y controlar las normas que se establecer en dicho libro Manual de normas y procedimientos en el rea Administrativo del Banco Comunal Vista Alegre.

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS EN EL AREA ADMINISTRATIVA DEL BANCO COMUNAL DE VISTA ALEGRE ASUNTO: HOJA DE VIDA DEL MANUAL

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS EN EL REA ADMINISTRATIVA DEL BANCO COMUNAL VISTA ALEGRE

N VERSIN

FECHA DE VIGENCIA

RESPONSABLES ADMINISTRATIVOS

RESPONSABLES ACTUALIZADOS

Vigilancia del cabal cumplimiento de los trminos y condiciones establecidos en el contrato del financiamiento autorizado y de los procedimientos establecidos por el Banco en las distintas etapas de la entrega y recuperacin de los prstamos otorgados, incluyendo el cobro de las comisiones e intereses bancarios, segn el cronograma de pagos autorizado. Cumplimiento del cronograma de ejecucin en el caso de proyectos de inversiones. Comprobaciones fsicas y documentarias para verificar el destino de los fondos otorgados. Verificacin contable el respaldo material de los prstamos. Situacin legal del cliente. Situacin econmica y financiera del cliente. Evaluacin de las capacidades productivas y otras actividades del cliente, de conformidad con las condiciones pactadas con el mismo, a partir de sus propias informaciones. Situacin actual de las garantas recibidas.

1era.

Noviembre 2011

Direccin de Administracin y Finanzas

Lic. Corina Guerra Lic. Maryuris Acosta

CONTROL DE CUENTAS POR COBRAR El total de las cuentas individuales de ser conciliado peridicamente con la cuenta control en el mayor general. La antigedad de los saldos debe ser revisada peridicamente por un Empleado. Los estados de cuentas deben ser enviados con regularidad todos los deudores. Se debe contar con la aprobacin de especfica del funcionario para: 1. Otorgar descuentos especiales 2. Pagar saldos acreedores Las labores del encargado de cuenta por cobrar deben ser independiente de: 1. Todas las funciones de efectivo. 2. Verificacin de facturas y Notas de crditos. 3. Pases a cuentas control. 4. Autorizacin de bajas de cuentas de cobros dudosos.

un ingreso. En este ltimo caso, el salario ms el dinero del arrendamiento constituyen el ingreso total. Los ingresos pueden ser utilizados para satisfacer las necesidades. Cuando una empresa vende su produccin o sus servicios a un cliente, el valor de la compra, pagada por el cliente, es el ingreso percibido por la empresa. Estos ingresos pueden ser utilizados por las empresas para pagar los salarios de los trabajadores, pagar los bienes que utilizaron para la produccin (insumos), pagar los crditos que hayan obtenido, dar utilidades a los dueos de la empresa, ahorrar, realizar nuevas inversiones. EGRESO: Se denomina egresos a la salida de dinero de las arcas de una empresa u organizacin, Los egresos incluyen los gastos y las inversiones. El gasto es aquella partida contable que aumenta las prdidas o disminuye el beneficio. El gasto supone un desembolso financiero, ya sea movimiento de caja o bancario. El pago de un servicio (por ejemplo, de conexin a Internet) y el arrendamiento de un local comercial son algunos de los gastos habituales que forman parte de los egresos de las empresas. Las inversiones y los costos, por su parte, tambin supone el egreso de dinero. CONTROL DE LOS CREDITOS: El Banco ejercer el control y el seguimiento sistemtico de los financiamientos entregados mediante la comprobacin fsica y documentada de la utilizacin de los mismos, as como el cumplimiento de las condiciones acordadas en los contratos correspondientes. El mecanismo de control de crdito queda reflejado por las operaciones que llevan a cabo los bancos centrales, que controlan el volumen de crditos de la economa. Todas las operaciones bancarias y los mtodos para controlarlas forman parte del sistema crediticio de un pas. El seguimiento tiene entre sus objetivos detectar y prevenir dificultades econmicas y financieras del cliente, garantizar la recuperacin de los financiamientos entregados y complementar el anlisis y clasificacin trimestral de los activos de riesgo.

El control y seguimiento se ejercer a partir de la aprobacin de los financiamientos y hasta su liquidacin, debiendo incluirse los siguientes aspectos. MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS EN EL AREA ADMINISTRATIVA DEL BANCO COMUNAL DE VISTA ALEGRE ASUNTO: HOJA DE PARTICIPANTES

HOJA DE PARTICIPANTES

NOMBRE Y APELLIDO CORINA GUERRA MARYURIS ACOSTA

UNIDAD ADMINISTRACION Y GESTIN ADMINISTRACION Y GESTIN

DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACION ELABORADO POR: CORINA GUERRA MARYURIS ACOSTA FECHA: / / REVISADO POR: APROBADO POR:

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS EN EL AREA ADMINISTRATIVA DEL BANCO COMUNAL DE VISTA ALEGRE ASUNTO: USO DEL MANUAL

automticamente el asiendo contable correspondiente. Adems, podremos generar el estado de las cuentas anuales en cualquier momento de forma instantnea. Si la llevanza de nuestra contabilidad es demasiado sencilla, podr bastarnos con la creacin de una hoja de clculo . En ella especificaremos las cuentas a utilizar y asignaremos las frmulas de sumando para calcular el importe final de cada una de las cuentas. CONTROL CAJA CHICA: Por medio de caja chica se realizan los gastos menores que no ameritan la elaboracin de un cheque; la cantidad del fondo fijo, y el monto mximo de pago por caja chica dependen de la naturaleza del negocio, de su volumen de operaciones y de la frecuencia con que se use caja chica; el dinero de caja chica puede ser guardado en un pequea caja fuerte; se entiende por fondo fijo de caja chica la cantidad con la cual se crea esta cuenta y la cantidad a la cual debemos llevar despus de reembolso. La asignacin de fondos para la caja chica debe estar sustentada por las rendiciones realizadas en los cortes informativos que varan segn el giro del negocio y su naturaleza debe estar registrada en un instructivo, llamado Manual de Polticas y Procedimientos (MPP). INGRESO: En trminos econmicos, son todas las entradas financieras que reciben una persona, una familia, una empresa, una organizacin, un gobierno. El tipo de ingreso que recibe una persona o una empresa u organizacin depende del tipo de actividad que realice (un trabajo, un negocio, unas ventas, etc.). El ingreso es una remuneracin que se obtiene por realizar dicha actividad. Habitualmente en forma de dinero, los ingresos pueden ser por una venta de mercanca, por intereses bancarios de una cuenta, por prstamos o cualquier otra fuente. Se deben de registrar cada movimiento en la contabilidad para saber de dnde proviene y en qu se gasta. El ingreso que recibe un trabajador asalariado por su trabajo es el salario. Si sta es la nica actividad remunerada que hizo la persona durante un periodo, el salario ser su ingreso total. Por el contrario, si esta persona, adems de su salario, arrienda un apartamento de su

Para la correcta implantacin de este manual se debe tomar en cuenta lo siguiente: El manual debe estar a disposicin de todo el personal que forme parte del consejo comunal. El manual se encuentra organizado de manera tal que el usuario pueda encontrar una informacin clara y precisa donde el personal debe responsabilizarse y cumplir durante el desarrollo del mismo. El lder del rea administrativa del Banco comunal deber notificar inmediato las sugerencia modificaciones o cambios que afectan el contenido del mismo a fin de mantener su vigencia y con ello mejorar la base del conocimiento en el tiempo. En la aplicacin del presente manual el cumplimiento de los procedimientos aqu descrito recaen sobre las coordinaciones de las facultades y direcciones de la dependencia centrales.

propiedad a otra persona, el dinero que le paga esta otra persona por el arriendo tambin es EJEMPLO: Libro de caja Fecha 1-5-2005 3-5-2005 7-5-2005 Concepto Saldo inicial Pago a Ana Pago a Juan 1.000 500 800 800 Debe Haber Saldo 10.000 9.200 8.400 9400 9.900

Con la aplicacin de un software especfico, todo este trmite se simplifica y simplemente deberemos insertar los asientos diarios, incluso en algunos programas informticos al meter los datos de la factura se genera MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS EN EL AREA ADMINISTRATIVA DEL BANCO COMUNAL DE VISTA ALEGRE ASUNTO: BASES LEGALES Funciones de la Unidad Financiera del Banco Comunal En el artculo 22 de la Ley de los Consejos Comunales establece las funciones que deber cumplir el Banco Comunal: 1. Administrar los recursos asignados generado o captado tanto financieros como no financieros. 2. Promover la constitucin de cooperativas para la elaboracin de proyectos de desarrollo de endgeno sostenible y sustentable. 3. Impulsar el diagnstico y el presupuesto participativo sostenible al gnero jerarquizando las necesidades de la comunidad. 4. Promover formas alternativas de intercambio que permitan fortalecer las economas locales. 5. Articularse con el resto de las organizaciones que conforman el sistema microfinanciero de la economa popular. 6. Promover el desarrollo local los ncleos de desarrollo endgeno y cualquier otra iniciativa que promueva la economa popular y solidaria. 7. Rendir cuentas pblicas anualmente o cuando le sea requerido por la asamblea de ciudadanos y ciudadanas.

16-5-2005 Cobro a Luis 27-5-2005 Cobro a Ins

LIBRO DE INVENTARIO O CONTABLE : Consiste en registrar todos los bienes, tanto muebles como inmuebles, activos, crditos y pasivos, vinculados o no a su comercio y tambin refleja la situacin del patrimonio de la empresa. COMO SE DEBEN REGISTRAR LOS ASIENTOS CONTABLES: Se denomina asiento contable o apunte contable a cada una de las anotaciones o registros que se hacen en el Libro diario de contabilidad, que se realizan con la finalidad de registrar un hecho econmico que provoca una modificacin cuantitativa o cualitativa en la composicin del patrimonio de una empresa y por tanto un movimiento en las cuentas de una empresa. El libro de contabilidad puede llevarse manualmente, mediante software especfico de contabilidad o a travs una tabla propia creada con una hoja de clculo. Existen libros especialmente diseados para realizar los asientos contables. As, nos encontraremos una parte donde llevar a cabo el libro diario, sealando la parte del debe y el haber, y una segunda parte donde anotaremos los datos del libro mayor. Asimismo, al final de cada ao, podremos elaborar las cuentas anuales a travs de los datos suministrados por el libro diario.

8. 9.

Prestar servicio no financiero en el rea de su competencia. 13. Prestar asistencia social.

recursos ante el FIDES, LAEE, Minpades, Fondafa, Inapesca, Banco Agrario, Banco Industrial, etc. MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS EN EL AREA ADMINISTRATIVA DEL BANCO COMUNAL DE VISTA ALEGRE ASUNTO: REGISTROS CONTABLES REGISTROS CONTABLES LOS LIBROS CONTABLES: Los libros de contabilidad obligatorios en Venezuela, estn descritos en el Cdigo de Comercio de Venezuela, que en su artculo 32 establece, que todos los comerciantes deben llevar su contabilidad en idioma castellano, la cual comprender obligatoriamente, el libro diario, el libro mayor y el libro de Inventarios, y los libros auxiliares que estime conveniente utilizar. TIPOS DE LIBROS CONTABLES: DE CONTABILIDAD O LIBROS

10. Realizar la intermediacin financiera. 11. Rendir cuenta ante el fondo nacional de los consejos comunales anualmente o cuando as este lo requiera. 12. Promover formas econmicas alternativas y solidarias para el intercambio de bienes servicios de los crditos de la comunidad. Tareas obligatorias que debe realizar El Banco Comunal Inicialmente, y teniendo en su poder dinero proveniente de cualquier instancia local o fornea, el Banco Comunal debe: a. Administrar, controlar y evaluar los proyectos que desarrolla el Consejo Comunal, a travs de un sistema contable universal, llevando la Contabilidad General del Consejo Comunal, de los proyectos en desarrollo y del propio Banco. b. Abrir una Cuenta Corriente en un Banco cercano a la comunidad c. Abrir una Cuenta de Ahorros en el mismo Banco d. Disear un Programa de otorgamiento de crditos a los miembros de la comunidad. e. Prestar asistencia social cuando le fuere posible f. Llevar la contabilidad de todos los proyectos individualmente. g. Llevar la contabilidad individual del Banco. h. Depositar con exactitud los gravmenes de Ley: ahorro habitacional, INCE, Seguro Social, SENIAT, etc. i. Actuar dentro de la comunidad como un mini banco, promoviendo el ahorro y las inversiones a corto plazo. j. Se encargar de tramitar, apoyando al rgano Ejecutivo del Consejo Comunal, los documentos para la obtencin de

LIBRO DIARIO: Es donde se registran por orden de fechas cada una de las operaciones diarias que se van efectuando. Estas anotaciones en el libro diario se llaman asiento. EJEMPLO:

LIBRO MAYOR: Es donde se organizan y clasifican todas las diferentes cuentas de activos, pasivos y patrimonio, es un resumen de todas los movimientos que aparecen en el libro diario.