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Evaluacin de Capacidades Organizacionales con planes de mejora ECOUn impulsor al cambio integral y positivo 1. Introduccin La metodologa participativa de Pact International, para la evaluacin y fortalecimiento de capacidades organizacionales (ECO) apoya a organizaciones de todos tipos a reconocer su potencial y tomar decisiones informadas sobre cmo aumentar su desempeo y realizar un impacto significativo y duradero. Con ECO, organizaciones de todos tipos (ONGs, redes, Gobiernos Seccionales, federaciones, etc): Balancean un proceso de investigacin interactiva fundamental con rigor analtico y emprico Revisan y acomodan sus planes y actividades segn sus propsitos, contextos y recursos Comparan su desempeo contra estndares internos y externos. La ECO es el punto de partida de un proceso de desarrollo organizacional que ayuda a la organizacin a ser ms eficaz en el cumplimiento de su misin. El proceso evaluativo consiste en una auto investigacin sistemtica y participativa que contribuye a la creacin de comunidades de organizaciones que comparten el aprendizaje y las mejores prcticas por medio de: La identificacin de los elementos claves de una organizacin eficaz La evaluacin de la capacidad y la canalizacin del cambio El seguimiento de los cambios en el largo plazo La obtencin de una visin completa La construccin de puentes entre las islas organizacionales La ubicacin del desempeo en un contexto amplio y comparativo La creacin de un vocabulario y una visin comn alrededor de metas, objetivos y estrategias

El propsito central de este proceso es promover el aprendizaje organizacional y el desarrollo de capacidades. El proceso genera un insumo relevante y prctico que permita la elaboracin de un plan de mejora institucional. As, en base a una revisin global de las funciones y actividades de una organizacin, se busca analizar el desempeo organizacional considerando dos dimensiones principales: a) Capacidad y b) Consenso Capacidad Mide el grado de destrezas, conocimientos y habilidades existentes en una organizacin que permiten coordinar, ordenar e integrar los sistemas, procesos y recursos (materiales, financieros, tcnicos) con eficacia y eficiencia para alcanzar las metas y objetivos deseados. Consenso Presenta el grado de acuerdo existente al interior de una organizacin. Para ello se estimula el anlisis y discusin de hechos concretos a fin de generar informacin que fundamente la percepcin de los participantes sobre el desempeo de las diferentes reas de gestin.

Las caractersticas principales del proceso incluyen: Inter jerrquico e inter funcional: Involucra al personal de los diversos niveles y funciones de la organizacin para obtener una vista representativa de la organizacin en un momento en el tiempo. Orientacin participativa: Se promueve la activo participacin y el sentido de propiedad del proceso.

Ignacio Lasso 197 y Flores Jijn, Bellavista, Quito

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Autoevaluativo: La organizacin define sus reas de capacidad, afina sus indicadores y evala su propio desempeo. Discusin enfocada: La facilitacin del proceso permite que los participantes pasen por cuatro fases de anlisis (objetivo, reflexivo, interpretativo y decisional) antes de evaluar cada rea de gestin. ECO es el producto de doce anos de investigacin y prctica en alianza con Education Development Center (EDC) y USAID/PVC. Cientos de ONGs locales e internacionales han usado esta metodologa. 2. Pasos de las Evaluaciones de Capacidades Organizacionales 2.1. Un grupo de organizaciones decide iniciar un proceso de fortalecimiento organizacional. Cada organizacin participa con todos sus miembros o si es muy grande, selecciona a su equipo interno de evaluacin y mejoramiento organizacional, el cul esta integrado por miembros de distintas reas de la organizacin y de distintos niveles. 2.2. Se construye una herramienta de autoevaluacin en un taller de diseo del instrumento de evaluacin. A esta actividad asisten de dos a tres miembros del equipo de evaluacin y mejoramiento de cada organizacin que formar la comunidad de aprendizaje (en caso que uno de los propsitos del proceso sea este). Este taller ser facilitado por dos especialista y tendr como objetivo central el diseo de un instrumento de evaluacin consensuado por todos los participantes. Adems, tiene el propsito de generar un entendimiento compartido de las diversas funciones organizacionales. A su vez, a travs del anlisis y del intercambio de ideas permite definir un lenguaje comn que facilitar la gestin de la ONG. A travs del proceso de facilitacin los participantes realizan una definicin consensuada de las diferentes reas de capacidad relevantes a su organizacin. A su vez, en base al anlisis de las diferentes reas de gestin se busca lograr un amplio entendimiento del concepto de capacidad organizacional. Para la Identificacin de indicadores de capacidad se seleccionan y perfecciona un conjunto de proposiciones o atributos que evalan el desempeo organizacional. Tales atributos estn basados en las mejores prcticas de gestin y estn asociados a las reas de capacidad previamente identificadas. A su vez, con el propsito de generar un entendimiento comn de cada proposicin se trabaja en grupos precisando lo que cada proposicin intenta medir. 2.3. Validacin del instrumento. Una vez que se cuenta con el instrumento este ser probado con una o dos organizaciones para mejorarlo. 2.4. Instrumentacin de las evaluaciones. Cada organizacin ser visitada por un especialista entrenado en ECOs que los acompaar y guiar en un proceso de evaluacin, con todos los integrantes de la organizacin o con un grupo representativo. La aplicacin de la herramienta se realiza bajo un proceso de discusin enfocada. Este proceso busca que los participantes aporten informacin relevante y que muestren sus diferentes posiciones en torno hechos concretos. De esta forma se logra que cada uno de miembros pueda emitir un juicio y evaluar el desempeo de la organizacin en las diversas reas de capacidad. La aplicacin de la auto-evaluacin permite sentar las bases para el aprendizaje organizacional puesto que describe la situacin de la organizacin en un momento particular, identifica sus reas de fortaleza y debilidad, permite establecer planes de accin y sirve como elemento de comparacin cuando la ONG se vuelve a aplicar la herramienta en el futuro. 2.5. Procesamiento de los resultados. El especialista procesar la informacin generada y la presentar a los integrantes de la organizacin, mostrndoles cmo interpretar los resultados y cmo construir planes de mejora.

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2.6. Apoyo mutuo. Reunin entre representantes de las organizaciones para buscar formas de apoyo mutuo en el cumplimiento y desarrollo de sus planes de mejora. 2.7. El equipo de evaluacin y mejoramiento establece un sistema de seguimiento para el plan elaborado. 3. Filosofa y Antecedentes PACT ECO El desarrollo organizacional se construye sobre la base de dos componentes: El aporte de las capacidades individuales, expresadas en el logro de resultados. El aprendizaje permanente, que incide en los mtodos, tcnicas y conceptos que aplican tanto las sociedades como las organizaciones. Se dise este proceso pensando en como dinamizar el interior de las organizaciones, aprovechar los espacios de participacin y no desperdiciarlos, para que la participacin sea efectiva y no se promuevan acciones improvisadas. A su vez, se promovi la adopcin de un lenguaje comn que permita la comunicacin permanente. Por lo anteriormente mencionado, el aspecto de mayor importancia radica en los instrumentos operativos de discusin, los cuales constituyen herramientas de fcil manejo para las organizaciones, no son complicadas, no obstante que se encuadran dentro de un marco terico y conceptual de un alto nivel. No obstante, el enfoque metodolgico aplicado permiti estructurar resultados concretos y prcticos en el proceso de fortalecimiento organizacional a partir de la proposicin de acciones estratgicas de gestin y/o acciones inmediatas cuya ejecucin no est de ningn modo supeditado a los recursos econmicos inciertos que se pueden o no conseguir en un futuro, sino que la ejecucin est ligada a los pocos recursos humanos, tcnicos y econmicos con los que cuentan las organizaciones. Se intent consolidar acciones concretas, prcticas y viables tanto tcnica como polticas, las cuales sean ejecutables y coadyuven a solucionar los mltiples problemas previamente identificados en la evaluacin, procurando de esta forma poner en marcha un procedimiento constante de autoevaluacin liderado por la misma organizacin en funcin del establecimiento de compromisos. Desde ste punto de vista, el objetivo bsico de ste trabajo fue no llegar a la produccin de acciones improbables sino todo lo contrario, el objetivo fue establecer acciones concretas utilizando herramientas metodolgicas de planificacin prcticas, de fcil utilizacin, de fcil comprensin que puedan ser manejadas por personas que toman decisiones polticas y tcnicas dentro de las organizaciones. La metodologa de ECO coloca en el centro de este proceso a un equipo de la organizacin, compuesto por todos los integrantes o por representantes de cada departamento, que es apoyado y supervisado por un facilitador entrenado en ECO. Esto permite el aprendizaje de este equipo y lo involucra completamente en el proceso de evaluacin y de mejora, reduciendo as las barreras que puedan darse al cambio. El proceso de Auto Evaluacin participativa ha sido identificado como una actividad de fortalecimiento organizacional de gran poder que potencializa habilidades de evaluacin crtica mientras favorece el aprendizaje organizacional continuo. ECO pretende que sin perder estas virtudes tambin sea vista como una metodologa de gran rigor que pueda compararse con cualquier evaluacin externa. Dentro de las organizaciones, el conocimiento tiende a fragmentarse y aislarse. ECO promueve la integracin del conocimiento desde la formacin de los equipos internos para la evaluacin institucional, ya que stos son una representacin Inter-jerrquica, Inter-funcional o Inter-departamental. Es decir, son equipos formados por personas de distintas reas y niveles de la organizacin. Su formacin constituye un primer paso a la integracin organizacional. La experiencia ha demostrado que las herramientas ms

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efectivas para el fortalecimiento institucional son aquellas diseadas en conjunto con los usuarios. El taller para el diseo de la herramienta de evaluacin gua a los participantes a construir una herramienta que sea pertinente a las caractersticas y contexto de las organizaciones a ser evaluadas. La metodologa de este taller permite que diversas instituciones construyan un instrumento de evaluacin de capacidades organizacionales (ECO) que satisface sus necesidades de evaluacin. Los talleres del proceso ECO se desarrollan en base al enfoque de aprender haciendo. De este modo, a partir de una idea elegida por la organizacin se enfatiza el anlisis, la aplicacin prctica de los conceptos y la participacin activa de los asistentes. As, se combinan exposiciones y trabajos grupales que permiten desarrollar una iniciativa concreta que se vincula de manera estrecha a la misin de la organizacin en base a los siguientes criterios: a. Criterio Poltico-Social: Establecer que la planificacin sea parte de un conflicto que se desea solventar, en el que estn inmersos actores sociales que buscan diferentes situaciones objetivos. b. Criterio de Totalidad: Explicar la problemtica organizativa como producto de una situacin general que la crea y la reproduce, estableciendo sus nexos y causas. De igual manera, se plante la necesidad de develar la apariencia de las cosas, logrando aprehender y explicar la esencia de los problemas. c. Criterio Cultural: Respetar las determinaciones culturales antes de realizar cualquier intervencin. Nos planteamos la importancia de la insercin organizativa adecuada, entendiendo este concepto como un proceso de acercamiento, de conocimiento y de develamiento de la realidad organizativa, como un "requisito" que podra comprometer el xito del proceso. En ese mismo orden de ideas, se estableci conceptos y categoras que se utiliz como mtodo de fcil comprensin, y, por ende, ligados de alguna manera a la idiosincrasia de las diferentes organizaciones. Debido a que ECO es un proceso diseado a las necesidades de cada organizacin, la demanda de tiempo del personal variar segn el instrumento diseado. Adems, algunas organizaciones deciden involucrar exhaustivamente a todo su personal en cada etapa del proceso y otras slo al equipo interno de evaluacin. Otras organizaciones deciden integrar este proceso con el de planeacin estratgica y incrementando as la efectividad del ejercicio. Las organizaciones utilizan los resultados de sus ECO en el diseo de un Plan de Mejoramiento que contempla las condiciones reales que vive la organizacin. Este plan puede estar compuesto por actividades como planeacin estratgica, asistencia tcnica en manejo financiero, en construccin de sistemas de evaluacin de impactos de sus programas, etc. 4. Preguntas frecuentes Qu es ECO? ECO es un proceso de auto-evaluacin que tiene un enfoque altamente participativo, diseado para promover el aprendizaje organizacional y el desarrollo de capacidades. Comprende discusin y reflexin grupal e integral y evaluacin (calificacin) individual. De esta forma, se miden y perfilan los factores claves de xito y los niveles de consenso al interior de la organizacin. ECO gua a las organizaciones para que se anticipen y se sobrepongan a las grandes barreras del cambio

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ECO ayuda a identificar las capacidades que se requieren desarrollar en el personal a fin de maximizar la creatividad y aprendizaje que permita una mejor adecuacin a los diferentes contextos ECO provee a las organizaciones de herramientas para: o Reflexionar constantemente y aprender de la experiencia o Crear consensos alrededor de futuras actividades o Mejorar el desempeo e impacto organizacional o Medir el impacto a lo largo del tiempo de las actividades de desarrollo organizacional, en cuanto a su eficiencia y efectividad ECO es ms que una herramienta de evaluacin, es un proceso de fortalecimiento organizacional que sirve como gua de desarrollo para ayudar a las organizaciones locales en todo el mundo a mejorar su desempeo e impacto de sus proyectos. Por qu una autoevaluacin organizacional? La metodologa de ECO coloca en el centro de este proceso a un equipo de la organizacin, compuesto por todos los integrantes o por representantes de cada departamento, que queda bajo la supervisin de un facilitador entrenado en ECOs. Esto permite el aprendizaje de este equipo y lo involucra completamente en el proceso de evaluacin y de mejoras reduciendo as las barreras que puedan darse al cambio. El proceso de autoevaluacin participativa ha sido identificado como una actividad de fortalecimiento organizacional de gran poder que fortalece habilidades de evaluacin crtica mientras favorece el aprendizaje organizacional continuo. ECO pretende que sin perder estas virtudes tambin sea vista como una metodologa de gran rigor que pueda compararse con cualquier evaluacin externa. Cmo contribuye ECO a fortalecer redes de ONGs? Esta metodologa incluye tcnicas que le permiten a las organizaciones no slo compararse consigo mismas sino con un grupo de organizaciones que forman una comunidad de aprendizaje. Esto tambin ofrece la oportunidad de analizar factores comunes que limitan el desempeo institucional y permiten buscar soluciones conjuntas. Cmo las ECOs facilitan el aprendizaje colaborativo? Dentro de las organizaciones, el conocimiento tiende a fragmentarse y aislarse. Las ECOs promueven la integracin del conocimiento desde la formacin de los equipos internos para la evaluacin institucional, pues son una representacin Inter-jerrquica, Interfuncional o Inter-departamental. Es decir, son equipos formados por personas de distintas reas y niveles de la organizacin. Su formacin constituye un primer paso a la integracin organizacional. Por otro lado, estos equipos internos de evaluacin organizacional estarn en contacto con otros equipos semejantes de las organizaciones que forman parte de sus comunidades de aprendizaje. De esta forma, problemas comunes podrn pensarse y resolverse en conjunto, y soluciones antes ensayadas podrn ser compartidas. Cmo pueden las ECOs ayudar a identificar estndares de desempeo para una comunidad de ONGs o sector especfico? Uno de los pasos de las ECOs consiste en un taller para disear el instrumento de evaluacin adecuado a un grupo de organizaciones especficas. En este taller participan los equipos internos de evaluacin de cada organizacin. Juntos identifican el conjunto de habilidades y conocimientos cruciales para alcanzar su misin. Estos elementos cruciales para la efectividad organizacional son incorporados en un nuevo instrumento ECO que operar como un nuevo vehculo de socializacin de mejores prcticas. Cmo saber si las ECOs son el instrumento adecuado para mi organizacin? La experiencia ha demostrado que las herramientas ms efectivas para el fortalecimiento institucional son aquellas diseadas en conjunto con los usuarios. El taller para el diseo de la herramienta de evaluacin gua a los participantes a construir una herramienta que sea pertinente a las caractersticas y contexto de las organizaciones a

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ser evaluadas. La metodologa de este taller permite a diversas instituciones construir un instrumento de evaluaciones de capacidades organizacionales (ECOs) que satisface sus necesidades de evaluacin. Las ECOs son apropiadas para organizaciones nuevas? Las ECOs son ms que una herramienta de evaluacin, son un proceso de fortalecimiento organizacional que sirven como gua de desarrollo. Pact y varios socios locales han trabajado con ms de 300 organizaciones locales en todo el mundo para instrumentar ECOs que permitieron mejorar su desempeo e impacto de sus proyectos. Cuando las ECOs son usadas con organizaciones nuevas se convierten en un poderoso consejero y les permite comparar sus actuales capacidades, as como identificar otras que podran mejorar dramticamente el impacto de sus programas. Cunto tiempo necesita el personal de mi organizacin para instrumentar una ECO? Debido a que las ECOs son instrumentos diseados a las necesidades de cada organizacin, la demanda de tiempo del personal variar segn el instrumento diseado. Adems algunas organizaciones deciden involucrar exhaustivamente a todo su personal en cada etapa del proceso y otras slo al equipo interno de evaluacin. Otras organizaciones deciden integrar este proceso con el del planeacin estratgica y as incrementan la efectividad del ejercicio. Qu sucede una vez que la evaluacin organizacional ha sido terminada? Pact procura fortalecer equipos locales que puedan ofrecer acompaamiento especializado para que las organizaciones utilicen los resultados de sus ECOs en el diseo de un plan de mejoramiento que contemple las condiciones reales que vive la organizacin. Este plan puede estar compuesto por actividades como planeacin estratgica, asistencia tcnica en manejo financiero o en construccin de sistemas de evaluacin de impactos de sus programas o la invitacin a participar en grupos temticos de aprendizaje donde personas de la comunidad de aprendizaje compartirn y crearn nuevo conocimiento

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CONSENSO

GUIA Construccin de marcos N comunes y recuperacin de Afinando el Nuevos buenas prcticas. desempeo estndares Alta Alto Consolidacin de buenas prcticas y establecimiento NO NE de nuevos retos. Aprendizaje Baja Alto Reconocimiento de Organizacional necesidades y movilizacin Sembrando Metodologa Reciclando Hacia el fortalecimiento. los frutos Bajo
Sostenibilidad Baja Institucional

CAPACIDAD Comps Alta

CONSENSO Organizacional

Alto

Bajo

Misin

W
Escogiendo el camino Gestin Organizacional Sostenibilidad Financiera

Indefinicin y bsqueda de enfoque. E


Refinando los logros

el xito

Bajo

SO

Resolviendo el rompecabezas

Mejorando la comunicacin

SE

Baja

CAPACIDAD

Alta

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