POLITICAS

COMERCIALIZADORA GODOY RUIZ S.A. 2013

POLITICA GENERAL COMERCIALIZADORA GODOY RUIZ S.A.
N ro. Revisión: 002 Sustituye a: Políticas 2009 Razón de la Revisión: Actualización Proceso: Todos Vigente desde: Enero 2013

Índice Introducción Ventas Marketing Crédito y Cartera de Clientes Cartera Incobrable Cobranzas Caja Chica Caja General Bancos Compras y Abastecimiento Activos Fijos Bodega y Custodia Inventario Recursos Humanos Honorarios, Viáticos y Movilización Documentación Ambiente de Control Tecnología y Comunicación Seguridad y Salud Ocupacional. Laboral y Ambiental. Innovación Anexos Pág. 3 Pág. 4 – 5 Pág. 6 Pág. 6 – 8 Pág. 8 Pág. 9 Pág. 10 Pág.10 – 11 Pág. 11 – 12 Pág. 12 Pág. 12 – 13 Pág. 13 – 14 Pág. 14 – 15 Pág. 15 – 17 Pág. 17 Pág. 17 – 18 Pág. 18 Pág. 19 Pág. 20 Pág. 20 Pág. 21

ELABORADO POR: NOMBRE: DARWIN VALAREZO A. CARGO: J. CONTROL INTERNO FECHA: 01/enero/2013

REVISADO POR: APROBADO POR: NOMBRE: AGUSTÍN GODOY R. NOMBRE: AGUSTÍN GODOY R. CARGO: GERENTE GENERAL CARGO: GERENTE GENERAL FECHA: 01/enero/2013 FECHA: 01/enero/2013
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manuales. N ro. NOMBRE: AGUSTÍN GODOY R. La empresa mantiene dentro de su filosofía organizacional como herramienta de desarrollo el Proceso de Mejora Continua de Calidad y Productividad. incluidos los que tengan derecho accionario.A. CARGO: J. se administrarán los recursos. las mismas que serán de cumplimiento obligatorio por parte de todos los colaboradores. CONTROL INTERNO FECHA: 01/enero/2013 REVISADO POR: APROBADO POR: NOMBRE: AGUSTÍN GODOY R. Revisión: 002 Sustituye a: Políticas 2009 Razón de la Revisión: Actualización Proceso: Todos Vigente desde: Enero 2013 INTRODUCCION La Gerencia General en ejercicio de sus atribuciones actualiza las Políticas Generales de la Empresa. CARGO: GERENTE GENERAL CARGO: GERENTE GENERAL FECHA: 01/enero/2013 FECHA: 01/enero/2013 Página 3 de 24 . procedimientos y presupuestos. La Gerencia General con la finalidad de precautelar los riesgos inherentes a las actividades comerciales. en función de éstas se revisarán y elaborarán los planes. ELABORADO POR: NOMBRE: DARWIN VALAREZO A. se organizará la administración y el funcionamiento de la empresa.POLITICA GENERAL COMERCIALIZADORA GODOY RUIZ S. al mismo que todo el personal de las agencias debe cumplir y trasmitirlo a nuevos colaboradores. mantiene pólizas de seguros para minimizar el impacto ante la ocurrencia de eventos fortuitos presentados a su personal y activos en general.

La Facturación debe realizarse observando estrictamente todas las disposiciones tributarias emitidas por el SRI. 5.$ 25. Descuentos sobre ventas. buscando siempre precios competitivos. de efectuar una venta a crédito inferior a este monto se responsabilizará y cobrará a la persona que autorizo dicha venta. Y el valor del crédito se cancelara con anticipo a sueldo. Revisión: 002 Sustituye a: Políticas 2009 Razón de la Revisión: Actualización Proceso: Todos Vigente desde: Enero 2013 VENTAS 1. siendo la condición de crédito igual a los clientes. Los descuentos deberán ser preferentemente en producto. Las ventas de productos a colaboradores será máximo U. 4. 3. CARGO: GERENTE GENERAL CARGO: GERENTE GENERAL FECHA: 01/enero/2013 FECHA: 01/enero/2013 Página 4 de 24 . N ro. que proporcionen un margen de rentabilidad que asegure la continuidad del negocio. clientes especiales.A. 2. La fijación de precios estarán bajo la responsabilidad de la Gerencia General y Gerencia de Ventas. Las ventas independientemente del monto deberán facturarse individualmente a cada cliente. NOMBRE: AGUSTÍN GODOY R. 6. CARGO: J. Las ventas menores a U. ni acumulativo). serán fijados en las facturas de acuerdo al volumen de adquisición. forma de pago y se aplicaran según tabla debidamente aprobada por Gerente de Ventas y el precio neto al cliente en ningún caso podrá ser inferior al precio de adquisición. La custodia de todos los comprobantes de venta en blanco es responsabilidad del Administrador/a o Cajero/a – Administrador/a. Concluida la jornada de facturación ELABORADO POR: NOMBRE: DARWIN VALAREZO A.S.00 se realizarán solo de contado.00 mensuales (intransferible.$ 6.S.POLITICA GENERAL COMERCIALIZADORA GODOY RUIZ S. 7. CONTROL INTERNO FECHA: 01/enero/2013 REVISADO POR: APROBADO POR: NOMBRE: AGUSTÍN GODOY R.

buscando siempre el mejor beneficio mutuo. Supervisión directa a vendedores. Reclamos de Productos. en caso de extravío debe comunicarse por escrito inmediatamente al Contador General. El control se llevará en reportes preestablecidos. N ro. Reporte de clientes Visitados. Productos Caducados. CARGO: J. y de presentarse algún conflicto debe ser comunicado a su jefe inmediato para su pronta solución. sean retirados y canjeados por productos de mayor rotación. los vendedores deben llenar el “Reporte Diario de Visitas a Clientes”. 10. el Gerente de Ventas establecerá según el caso los plazos y descuentos. 12. el Supervisor de Agencia según sea el caso debe acompañar a sus vendedores en visitas a sus clientes. Es responsabilidad de todo el personal del área comercial mantener las mejores relaciones con nuestros clientes. 11. de presentarse caducidad de productos en los clientes deben ser retirados y negociar el valor de su devolución en porcentaje de acuerdo al tipo de cliente. Revisión: 002 Sustituye a: Políticas 2009 Razón de la Revisión: Actualización Proceso: Todos Vigente desde: Enero 2013 se debe verificar la continuidad de las secuencias. Todo reclamo presentado por productos defectuosos debe ser atendido y dársele el tratamiento según la “Hoja de Retiro de Devoluciones”. El vendedor establecerá el itinerario de viajes o visitas a clientes.POLITICA GENERAL COMERCIALIZADORA GODOY RUIZ S. 14. CARGO: GERENTE GENERAL CARGO: GERENTE GENERAL FECHA: 01/enero/2013 FECHA: 01/enero/2013 Página 5 de 24 . Créditos a autoservicios y clientes especiales. 8. NOMBRE: AGUSTÍN GODOY R. (Formulario V2). ELABORADO POR: NOMBRE: DARWIN VALAREZO A. optimizando su recorrido para cubrir el 100% de visitas. 9. tiempo de caducidad y condición del producto. CONTROL INTERNO FECHA: 01/enero/2013 REVISADO POR: APROBADO POR: NOMBRE: AGUSTÍN GODOY R. dependiendo de las condiciones del mercado en base a los ruteros establecidos. para evitar la caducidad de los productos el vendedor es responsable de observar que los mismos que no hayan rotado en más de 90 días. los mismos que estarán disponibles para ser auditados. 13.A.

Las actividades de mercadotecnia serán aprobadas por Gerente General y Gerente de Ventas y estas actividades serán comunicadas oportunamente a cada una de las agencias.POLITICA GENERAL COMERCIALIZADORA GODOY RUIZ S. Revisión: 002 Sustituye a: Políticas 2009 Razón de la Revisión: Actualización Proceso: Todos Vigente desde: Enero 2013 MARKETING 15. con personal debidamente capacitado en usos y cualidades del producto. Todo material publicitario POP recibido en la Agencia Comercializadora debe ser usado en base a las directrices dictadas por el Departamento de Marketing. autorizará el Administrador/a o Cajero Administrador/a de la Agencia. N ro. que las actividades promocionales consigan su mejor resultado y proyecten una imagen corporativa sólida. CARGO: J. en caso de ausencia de este. Todas las ventas a crédito requerirán. Las campañas de degustación e impulsación se deben organizar proyectando una imagen corporativa sólida. NOMBRE: AGUSTÍN GODOY R. 16. Supervisores de Agencia. 17. conjuntamente con el Gerente de Ventas. ELABORADO POR: NOMBRE: DARWIN VALAREZO A. 20. independientemente del monto. el visto bueno del Supervisor de Ventas. Los diseños de todo auspicio publicitario deberán cumplir las exigencias del manual corporativo. CREDITOS Y CARTERA DE CLIENTES 21. CARGO: GERENTE GENERAL CARGO: GERENTE GENERAL FECHA: 01/enero/2013 FECHA: 01/enero/2013 Página 6 de 24 . El Departamento de Marketing es responsable de la coordinación. 19. Todo artículo publicitario y promocional que se entrega a clientes debe estar basado en un plan debidamente aprobado por Gerente de Ventas. 18. CONTROL INTERNO FECHA: 01/enero/2013 REVISADO POR: APROBADO POR: NOMBRE: AGUSTÍN GODOY R.A.

POLITICA GENERAL COMERCIALIZADORA GODOY RUIZ S. El plazo del crédito estará en relación a la frecuencia de visitas que se realizan al cliente. N ro.A. CARGO: GERENTE GENERAL CARGO: GERENTE GENERAL FECHA: 01/enero/2013 FECHA: 01/enero/2013 Página 7 de 24 . Revisión: 002 Sustituye a: Políticas 2009 Razón de la Revisión: Actualización Proceso: Todos Vigente desde: Enero 2013 22. Todo cliente antes de acceder a un crédito. 22 de este manual de políticas. citando claramente en la factura: todos y cada uno de los requisitos de llenado que exige el Reglamento de Facturación. El Supervisor de Agencia o Vendedores que contravengan el articulo Nro. el Supervisor o Administrador/a Cajero – Administrador y Vendedor deberán realizar una investigación del futuro deudor. 26. De este análisis se autorizará o negara el crédito. El monto mínimo para la concesión de un crédito. se deberá adjuntar la respectiva solicitud de crédito. preferentemente para garantizar su cobro solicitar cheque cruzado a nombre de la empresa. copia de cedula y la autorización del cliente para revisar su record crediticio en buró de crédito. y los valores no se recuperasen estos serán de absoluta responsabilidad de quien lo concedió y autorizo. ELABORADO POR: NOMBRE: DARWIN VALAREZO A. se fijaran por agencia y tipo de cliente a quien está dirigido bajo tabla vigente emitida por Gerente de Ventas y aprobado por Gerencia General. El Gerente de Ventas. Las ventas a crédito se deberán respaldar con la factura debidamente firmada por el cliente o su representante y la persona de la empresa que hace los despachos. CONTROL INTERNO FECHA: 01/enero/2013 REVISADO POR: APROBADO POR: NOMBRE: AGUSTÍN GODOY R. el plazo y los créditos que se podrán acumular. NOMBRE: AGUSTÍN GODOY R. 27. 24. (Anexo 1) 23. y/o se regirán por los convenios establecidos. Las ventas a crédito se deberán facturar a nombre del cliente. exceptuando a clientes especiales debidamente listados y autorizados por Gerente de Ventas cuyo plazo será hasta 30 días y los autoservicios no superaran los 60 días. CARGO: J. 25.

Cuando se realice el cambio de vendedores o rutas. se exigirá el pago en forma inmediata. Los descuentos a realizarse al personal por cuentas incobrables que se generen por diferentes causas. El funcionario que realice recaudaciones que al momento de rendir cuentas tuviere faltante de mercadería o efectivo. NOMBRE: AGUSTÍN GODOY R.POLITICA GENERAL COMERCIALIZADORA GODOY RUIZ S. (Anexos 1) 30. el Supervisor de Agencia. serán autorizados por Gerencia General. éstos serán de su absoluta responsabilidad. monto de compra. De subsistir pérdidas o faltantes se deberá dar cumplimiento al Reglamento Interno de la Empresa. Todo funcionario de ventas. CARGO: GERENTE GENERAL CARGO: GERENTE GENERAL FECHA: 01/enero/2013 FECHA: 01/enero/2013 Página 8 de 24 . 33. para la realización de descuentos deberán considerar: tipo de productos. previa presentación de informe. efectuara la entrega CARTERA INCOBRABLE 32. 31. deben cumplir las formalidades legales e internas.A. Las cuentas por cobrar que resultaren incobrables por diferentes actividades de comercialización. CONTROL INTERNO FECHA: 01/enero/2013 REVISADO POR: APROBADO POR: NOMBRE: AGUSTÍN GODOY R. el mismo que no superara los rangos establecidos para cada agencia. ELABORADO POR: NOMBRE: DARWIN VALAREZO A. mediante acta que suscribirá con el nuevo vendedor. plazo y forma de pago. Revisión: 002 Sustituye a: Políticas 2009 Razón de la Revisión: Actualización Proceso: Todos Vigente desde: Enero 2013 28. CARGO: J. Funcionario que otorgue o autorice un crédito sin observar los requisitos requeridos y de darse caso que los valores involucrados en este crédito no sean recuperados. además la verificación de Control Interno o Auditoria y con la autorización de Gerencia General se calificaran estos valores como incobrables. verificara con los clientes la cartera real recuperable. 29. N ro.

reportarán a la agencia los depósitos y el dinero efectivo restante. 37. NOMBRE: AGUSTÍN GODOY R. Los cheques devueltos por protesto. extraviados. Los cobros en cheque de preferencia deben ser de la cuenta del cliente. substraídos o robados. Revisión: 002 Sustituye a: Políticas 2009 Razón de la Revisión: Actualización Proceso: Todos Vigente desde: Enero 2013 COBRANZA 34. En caso de pérdida de documentos de cobro. 41. La conciliación de los documentos enviados al cobro debe ser realizada de forma diaria o al final de la ruta. será de absoluta y total responsabilidad de quien lo tuviese a cargo y de no recuperarse su valor por otra vía. su recepción. Los documentos de cobro. archivo. 38. N ro. se debe gestionar la recuperación de su valor de forma inmediata siendo responsables el Supervisor y Administrador/a o Cajero Administrador/a de cada Agencia. por cancelación o abono de facturas a crédito debe estar respaldado por el Recibo de Cobros. 35. CARGO: J. Todo cobro.A. es de exclusiva responsabilidad de Administrador/a o Cajero Administrador/a. de terceras personas deberá quedar constancia firmada del cliente que entregó el cheque.POLITICA GENERAL COMERCIALIZADORA GODOY RUIZ S. Cajero Administrador/a o su delegado entregara los documentos de cobro según el Reporte de Salida de Documentos. CARGO: GERENTE GENERAL CARGO: GERENTE GENERAL FECHA: 01/enero/2013 FECHA: 01/enero/2013 Página 9 de 24 . 36. ELABORADO POR: NOMBRE: DARWIN VALAREZO A. 40. entrega y custodia. CONTROL INTERNO FECHA: 01/enero/2013 REVISADO POR: APROBADO POR: NOMBRE: AGUSTÍN GODOY R. Los entregadores y/o cobradores deben depositar a las cuentas bancarias de la empresa la totalidad o mayor porcentaje de las recaudaciones diarias que realicen. dicho valor le será endosado según artículo 4. 39. El Administrador/a.

47. 48. Revisión: 002 Sustituye a: Políticas 2009 Razón de la Revisión: Actualización Proceso: Todos Vigente desde: Enero 2013 CAJA CHICA 42. a un nuevo Cajero/a. la suma de los gastos no sobrepasarán el monto del fondo establecido para cada agencia.00. NOMBRE: AGUSTÍN GODOY R. nota de venta) que no reúnan los requisitos indicados en el reglamento de facturación vigente estipulado por el SRI. CARGO: J.S. 45. N ro. (contado – crédito) ELABORADO POR: NOMBRE: DARWIN VALAREZO A.A. El fondo de Caja Chica se debe reponer cuando los pagos efectuados sumen hasta el 70% del monto total. El responsable de Caja deberá expedir la Liquidación de Cobros al momento de efectuarse la recepción de valores con sus respectivos recibos. No deben cancelar comprobantes de ventas (factura. hasta su depósito en bancos que se realizara en un máximo de 24 horas siguientes. verificando que el número de facturas emitidas correspondan a las devueltas. cuya clave solo debe conocer el Cajero/a. 49.$ 40. La entrega recepción de los valores de Caja General. 44. La creación y aumento del fondo de Caja Chica se basara en las necesidades de cada Agencia y será solicitado por el Contador y autorizado por Gerencia General. Contar con caja fuerte para la custodia del efectivo y sus documentos. 43. Cajero – Administrador/a será coordinado por el Departamento de Contabilidad. El fondo de caja chica se crea única y exclusivamente para gastos menores a U.POLITICA GENERAL COMERCIALIZADORA GODOY RUIZ S. Deberá conservar en la caja fuerte los ingresos del día. CONTROL INTERNO FECHA: 01/enero/2013 REVISADO POR: APROBADO POR: NOMBRE: AGUSTÍN GODOY R. CAJA GENERAL 46. CARGO: GERENTE GENERAL CARGO: GERENTE GENERAL FECHA: 01/enero/2013 FECHA: 01/enero/2013 Página 10 de 24 . garantizando que siempre tenga dinero disponible.

57. CARGO: GERENTE GENERAL CARGO: GERENTE GENERAL FECHA: 01/enero/2013 FECHA: 01/enero/2013 Página 11 de 24 . Las cuentas corrientes tienen destinó específico. Revisión: 002 Sustituye a: Políticas 2009 Razón de la Revisión: Actualización Proceso: Todos Vigente desde: Enero 2013 50. de las diferentes cuentas de la empresa obligatoriamente serán realizadas por el Contador mes a mes y presentadas a Gerencia General junto con los Estados Financieros. 54. De suscitar que un cheque girado por nuestra empresa se extravíe. cheques vencidos. Los cheques recibidos se sellaran y cruzaran al momento de su recepción. CARGO: J. El cierre de caja debe ser realizado diariamente de manera impostergable. 59. quien es responsable de forma absoluta por los valores girados. BANCOS 53. debe depositarse diariamente. 56. se restituirá de acuerdo a las disposiciones de la ley de Bancos. La apertura de cuentas corrientes será autorizadas por la Gerencia General y será registrada a nombre de la Empresa. El manejo de la chequera deberá estar a cargo de Administrador/a o Cajero – Administrador/a. 55. NOMBRE: AGUSTÍN GODOY R. N ro. 52. solo para las transacciones de la empresa. ELABORADO POR: NOMBRE: DARWIN VALAREZO A. 58. y se registraran en el Sistema Contable. cheques girados deben guardarse en caja fuerte.A. 51. cobros.POLITICA GENERAL COMERCIALIZADORA GODOY RUIZ S. o cualquier otro valor recibido. El Gerente General determinara los montos máximos a girar por cheque de acuerdo al volumen de operación de la agencia. Las chequeras en blanco. Las Conciliaciones Bancarias. CONTROL INTERNO FECHA: 01/enero/2013 REVISADO POR: APROBADO POR: NOMBRE: AGUSTÍN GODOY R. Todos los valores recaudados por ventas.

Adquisiciones de activos con valor de hasta U.00 serán autorizados por Administrador/a o Cajero Administrador/a.S.$ 5. CARGO: J. Para la emisión de cheques estos deben tener documento soporte del gasto. Toda adquisición independiente del monto debe cumplir con las formalidades requeridas. suministros. 62.. NOMBRE: AGUSTÍN GODOY R.POLITICA GENERAL COMERCIALIZADORA GODOY RUIZ S.$ 200.S.S.S. servicios. ACTIVOS FIJOS 66. deberán pedir su anulación respectiva indicando este causal. 64. montos entre U.$ 201. CARGO: GERENTE GENERAL CARGO: GERENTE GENERAL FECHA: 01/enero/2013 FECHA: 01/enero/2013 Página 12 de 24 . soporte y garantías del producto. con la finalidad de obtener mejores beneficios y evitar desabastecimiento. se efectuará tomando en consideración precio. costo o inversión.001. Las compras se realizan a proveedores que aseguren el mantenimiento. serán autorizados por el Gerente de Ventas y montos superiores a U. Los cheques deben ser a beneficiarios nominativos y cruzados. COMPRAS Y ABASTECIMIENTOS 63.$ 5. calidad. N ro. Se deberá tener más de un proveedor por cada bien. Toda compra de bienes. Revisión: 002 Sustituye a: Políticas 2009 Razón de la Revisión: Actualización Proceso: Todos Vigente desde: Enero 2013 60. por tanto sé prohíbe el giro al portador en blanco y posfechados.00 a U.00 se requerirá de forma obligatoria la autorización de Gerencia General. 65. 61. Los cheques girados y no cobrados después de trece meses de su giro.000. ELABORADO POR: NOMBRE: DARWIN VALAREZO A. tiempo de entrega y la importancia operacional del recurso. 67. CONTROL INTERNO FECHA: 01/enero/2013 REVISADO POR: APROBADO POR: NOMBRE: AGUSTÍN GODOY R. etc.A.00.

y cambio de responsable sobre un activo se debe realizar un acta entrega recepción del mismo. CARGO: GERENTE GENERAL CARGO: GERENTE GENERAL FECHA: 01/enero/2013 FECHA: 01/enero/2013 Página 13 de 24 . 73. El cuidado y buen uso de todos los activos de la agencia son responsabilidad de Administrador/a o Cajero Administrador/a. Cuando los activos en general por su uso presenten daños o deterioro y requieran reparación. 74.POLITICA GENERAL COMERCIALIZADORA GODOY RUIZ S. NOMBRE: AGUSTÍN GODOY R. CARGO: J. Toda transferencia interna. De no existir este documento y de extraviarse el activo el valor comercial del mismo será imputado al responsable original.A. Para la venta de activos fijos se debe emitir un memorando donde se estipulen las causas por las cuales se pretende vender el activo. antes de ejecutar la misma. 69. cuyo precio no será nunca menor al valorado en libros contables y solo podrá realizarse si lo autoriza expresamente por escrito la Gerencia General. ELABORADO POR: NOMBRE: DARWIN VALAREZO A. La movilización o traslado de Activos entre agencias deben ser con autorización expresa de Gerencia General. debe realizarse un análisis costo beneficio para su sustitución o reparación. Revisión: 002 Sustituye a: Políticas 2009 Razón de la Revisión: Actualización Proceso: Todos Vigente desde: Enero 2013 68. CONTROL INTERNO FECHA: 01/enero/2013 REVISADO POR: APROBADO POR: NOMBRE: AGUSTÍN GODOY R. Los vehículos son de uso exclusivo para el trabajo operativo de la agencia. los mismos que al terminar la jornada serán guardados en los lugares determinados. N ro. Activos que por su uso presenten destrucción o deterioro total y deban ser dados de baja y destruidos se emitirá un memorando a Gerencia General solicitando lo mencionado y en presencia de entes de control interno se procederá a ejecutar lo solicitado. 72. 71. 70.

N ro.A. 76.POLITICA GENERAL COMERCIALIZADORA GODOY RUIZ S. CARGO: J. La Entrega – Recepción del inventario de producto a nuevos bodegueros será coordinado por el Administrador/a o Cajero/a – Administrador/a y se respaldara con acta entrega recepción. Las diferencias encontradas en inventario deberán ser revisadas minuciosamente antes de proceder a realizar los ajustes correspondientes. El pedido que la agencia genere para los proveedores considerara niveles óptimos de inventario y debe ser revisado y sumillado por Supervisor de Ventas. Revisión: 002 Sustituye a: Políticas 2009 Razón de la Revisión: Actualización Proceso: Todos Vigente desde: Enero 2013 BODEGAS Y CUSTODIA 75. Los faltantes presentados en bodega serán facturados al Bodeguero. INVENTARIOS 77. El bodeguero es responsable por el inventario de producto terminado y activos entregados a su custodia. ELABORADO POR: NOMBRE: DARWIN VALAREZO A. La constatación física de inventarios debe ser de 40 ítems aleatorios por semana y en su totalidad cada fin de mes. se acepta ajustes entre productos de la misma presentación y los sobrantes se realizara Nota de Crédito y ajuste al inventario. 78. CARGO: GERENTE GENERAL CARGO: GERENTE GENERAL FECHA: 01/enero/2013 FECHA: 01/enero/2013 Página 14 de 24 . Administrador/a o Cajero – Administrador/a y Bodeguero. Toda devolución que se genere en el mercado indistintamente de sus causas debe cumplir con los procesos de control interno establecidos en un plazo máximo de 12 horas. El área física para la instalación de una agencia debe cumplir los requerimientos de las Normas de Salud y Seguridad industrial. 81. Administrador/a y Facturador. NOMBRE: AGUSTÍN GODOY R. 80. 79. CONTROL INTERNO FECHA: 01/enero/2013 REVISADO POR: APROBADO POR: NOMBRE: AGUSTÍN GODOY R.

Productos retirados del mercado para su devolución a los proveedores deben de forma obligatoria cumplir con el “Formato de Devoluciones”. 87. N ro. NOMBRE: AGUSTÍN GODOY R. 86.A. Supervisor de Agencia y Bodeguero quienes deben verificar las existencias y evitar que en bodega existan ítems con antigüedad mayor a 90 días. En caso que desde la planta de ILE C. El mantener un inventario óptimo es responsabilidad de Administrador/a o Cajero – Administrador/a. Todo colaborador desvinculado de la compañía debe ser cancelado su finiquito en máximo 30 días. ELABORADO POR: NOMBRE: DARWIN VALAREZO A. Revisión: 002 Sustituye a: Políticas 2009 Razón de la Revisión: Actualización Proceso: Todos Vigente desde: Enero 2013 82. se envíe productos que no han sido requeridos por la agencia.A. CARGO: J. RECURSOS HUMANOS 85. 88..POLITICA GENERAL COMERCIALIZADORA GODOY RUIZ S. Todo colaborador desvinculado de la compañía previo su finiquito debe descontarse los valores pendientes. La desvinculación de un colaborador de la empresa se la realizara por inobservancia al Reglamento Interno de Trabajo o por bajos rendimientos en su evaluación de desempeño. sin que esto sea considerado como devolución para efectos de medición estadística. 83. 89. se deberá cumplir con todos los requisitos exigidos por los entes gubernamentales y la empresa. CARGO: GERENTE GENERAL CARGO: GERENTE GENERAL FECHA: 01/enero/2013 FECHA: 01/enero/2013 Página 15 de 24 . Todo colaborador previo a la tramitación de su finiquito debe realizarse los exámenes post – ocupacionales y devolver los activos y uniformes. Para la incorporación de un nuevo colaborador. 84. éstos deberán ser devueltos en forma inmediata en el mismo vehículo que llevo el pedido. CONTROL INTERNO FECHA: 01/enero/2013 REVISADO POR: APROBADO POR: NOMBRE: AGUSTÍN GODOY R.

préstamos a rédito y demás actividades de este tipo entre el personal de la empresa. Se prohíbe el uso de activos e instalaciones para relaciones maritales o extramaritales. 95. se podrá dar en efectivo provisionalmente. (Anexo 2).POLITICA GENERAL COMERCIALIZADORA GODOY RUIZ S. N ro. 97. La empresa concederá préstamos a sus colaboradores por casos de calamidad domesticas o fortuitos debidamente demostrados y su aprobación se regirá en base a la Tabla de Prestamos establecida. la misma que será descontado en su totalidad a final de mes. ELABORADO POR: NOMBRE: DARWIN VALAREZO A. CARGO: J. 93. Todo Colaborador tiene la obligación de asistir. 92. CARGO: GERENTE GENERAL CARGO: GERENTE GENERAL FECHA: 01/enero/2013 FECHA: 01/enero/2013 Página 16 de 24 . ante su incumplimiento se aplicara el Reglamento Interno de Trabajo. 94. Todo nuevo colaborador previa su incorporación a la empresa deberá recibir la inducción básica y capacitación. colectas. Los anticipos a sueldo o préstamo se los realizará en cheque. CONTROL INTERNO FECHA: 01/enero/2013 REVISADO POR: APROBADO POR: NOMBRE: AGUSTÍN GODOY R. para lo cual deberá existir la autorización de Gerente de Ventas.A. La empresa realizara anticipos a sueldos a partir del día 7 del mes y máximo el 40% del total de la remuneración del colaborador. Talento Humanos asegurara que todo el personal que ingrese a la empresa cumpla con los procesos de Inducción. Capacitación y/o Entrenamiento requerido para su puesto de trabajo. salvo casos de extrema emergencia comprobados. NOMBRE: AGUSTÍN GODOY R. colectas con fines humanitarios deberán ser autorizadas por el nivel jerárquico superior. 96. Revisión: 002 Sustituye a: Políticas 2009 Razón de la Revisión: Actualización Proceso: Todos Vigente desde: Enero 2013 90. 91. participar y evaluar a las diferentes Capacitaciones y/o Entrenamientos a los que sea requerido por la empresa. ventas por sistema. Se prohíben rifas.

Toda la documentación que se emita: contables. 101. DOCUMENTACIÓN 104. cualquier información solicitada por autoridades. Y de detectarse relaciones amorosas entre colaboradores se aplicara esta norma. viáticos por hospedaje y alimentación están establecidos según las rutas asignadas y deben ser revisados frecuentemente por los Supervisores de Agencia y autorizadas por Gerente de Ventas. Revisión: 002 Sustituye a: Políticas 2009 Razón de la Revisión: Actualización Proceso: Todos Vigente desde: Enero 2013 98. por lo tanto su custodia y conservación estará bajo la responsabilidad del Administrador/a o Cajero – Administrador/a de agencia. Ante el abuso de autoridad y acoso de cualquier índole. contratos son de carácter privativo de la empresa. 103. N ro. CARGO: GERENTE GENERAL CARGO: GERENTE GENERAL FECHA: 01/enero/2013 FECHA: 01/enero/2013 Página 17 de 24 . sociales. Se consideran gastos de viaje todos los que se realicen por actividad comercial y/o laboral y los soportes deben cumplir con los requerimientos que exige las leyes tributarias.A. Gerencia General autorizara las tablas de comisiones para todos los cargos de las comercializadoras.POLITICA GENERAL COMERCIALIZADORA GODOY RUIZ S. De requerirse movilización aérea será autorizada por la Gerencia de Ventas. VIATICOS Y MOVILIZACIONES 100. 102. NOMBRE: AGUSTÍN GODOY R. personas naturales o jurídicas se proporcionarán previo autorización de Gerencia General o Presidencia. CONTROL INTERNO FECHA: 01/enero/2013 REVISADO POR: APROBADO POR: NOMBRE: AGUSTÍN GODOY R. poderes. Los valores por movilización. HONORARIOS. 99. se actuara según lo que prescriben las leyes vigentes en el país. CARGO: J. ELABORADO POR: NOMBRE: DARWIN VALAREZO A. Se prohíbe nepotismo en el personal que labore en una misma empresa hasta cuarto grado de consanguineidad y segundo de afinidad.

Toda denuncia será tratada de manera confidencial y sujeta a su verificación. el Supervisor de Agencia o Administrador/a o Cajero/a – Administrador/a. 108. CARGO: GERENTE GENERAL CARGO: GERENTE GENERAL FECHA: 01/enero/2013 FECHA: 01/enero/2013 Página 18 de 24 . 110. Queda bajo absoluta responsabilidad del Administrador/a o Cajero Administrador/a de agencia que las facturas se encuentren secuencialmente archivadas. 106.A.POLITICA GENERAL COMERCIALIZADORA GODOY RUIZ S. N ro. En caso de Siniestro (robo – asalto) a nuestros colaboradores. Revisión: 002 Sustituye a: Políticas 2009 Razón de la Revisión: Actualización Proceso: Todos Vigente desde: Enero 2013 Se exceptúa los requerimientos de la Administración Tributaria que se dará trámite inmediato y se informara a Gerencia General. Es deber del Administrador/a o Cajero Administrador/a de agencia informar de forma inmediata al Contador el extravío de documentos de venta para el trámite respectivo ante el SRI. procederá inmediatamente a realizar las indagaciones necesarias para establecer la veracidad y circunstancias del siniestro. Todas las facturas anuladas en blanco deben archivarse el juego completo. 107. AMBIENTE DE CONTROL 109. CONTROL INTERNO FECHA: 01/enero/2013 REVISADO POR: APROBADO POR: NOMBRE: AGUSTÍN GODOY R. CARGO: J. 105. Promover continuamente una cultura de control. Para el día 3 de cada mes el Administrador/a o Cajero – Administrador/a debe remitir la información para los procesos contables. en la que se indicaran los ELABORADO POR: NOMBRE: DARWIN VALAREZO A. esta gestión será obligatoriamente respaldada con informe presentado en lapso máximo de 72 horas. como medida disuasiva para el cometimiento de actos ilícitos. selladas como nulas y mutiladas en un sector que imposibilite su uso posterior. NOMBRE: AGUSTÍN GODOY R. 111.

CARGO: GERENTE GENERAL CARGO: GERENTE GENERAL FECHA: 01/enero/2013 FECHA: 01/enero/2013 Página 19 de 24 . CONTROL INTERNO FECHA: 01/enero/2013 REVISADO POR: APROBADO POR: NOMBRE: AGUSTÍN GODOY R. Revisión: 002 Sustituye a: Políticas 2009 Razón de la Revisión: Actualización Proceso: Todos Vigente desde: Enero 2013 resultados y conclusiones de su revisión y será puesta a consideración de los entes de control. El mantenimiento técnico preventivo de todos los activos de tecnología de información de la Empresa. TECNOLOGÍA Y COMUNICACION 114. 116. 117. Todo software que se requiera instalar en los equipos de la empresa. Administrador/a o Cajero/a – Administrador/a. deberá ser realizado o supervisado por el Departamento de Sistemas. es responsable de realizar de forma oportuna el trámite y seguimiento respectivo de los siniestros. Si el informe del Supervisor de Agencia. 115. su incumplimiento dará lugar a la aplicación de Reglamento Interno de Trabajo. esta herramienta deberá ser utilizada exclusivamente para fines laborales. 113. además proporcionar la documentación necesaria y requerida por la empresa aseguradora y entes de control interno. 111 demostrare la falsedad del siniestro. 112. requerido en el art.A.POLITICA GENERAL COMERCIALIZADORA GODOY RUIZ S. N ro. Todo colaborador que por su actividad en la empresa tenga acceso a internet. Todo hardware (computador) nuevo que se adquiera debe ser respaldado con las respectivas licencias del software a utilizarse. indistintamente de su aplicación requerirá la autorización del Departamento de tecnología y Comunicación. ELABORADO POR: NOMBRE: DARWIN VALAREZO A. CARGO: J. todos los valores que se produjeren será cobrados a los involucrados y se aplicara el Reglamento Interno de Trabajo. NOMBRE: AGUSTÍN GODOY R. se prohíbe la descarga de todo tipo de archivos que no guarden ninguna relación.

equipos de conectividad. como incentivo la Gerencia General premiara con una remuneración mensual a su autor o autores de proyectos exitosos.A. POLÍTICA DE SEGURIDAD Y SALUD OCUPACIONAL. laboral y ambiental vigente. INNOVACION 122. Los activos informáticos de misión crítica (servidores. CARGO: GERENTE GENERAL CARGO: GERENTE GENERAL FECHA: 01/enero/2013 FECHA: 01/enero/2013 Página 20 de 24 . El área de informática debe desarrollar un Plan de Contingencia y monitorear continuamente su efectividad que garantice la continuidad del negocio.) deberán estar ubicados en áreas que cumplan con los requerimientos de seguridad. CARGO: J. etc. Es responsabilidad del Departamento de Tecnología mantener vigentes las licencias y actualizado todo el software de protección. LABORAL Y AMBIENTAL 121. ELABORADO POR: NOMBRE: DARWIN VALAREZO A. NOMBRE: AGUSTÍN GODOY R. N ro. 119. CONTROL INTERNO FECHA: 01/enero/2013 REVISADO POR: APROBADO POR: NOMBRE: AGUSTÍN GODOY R.POLITICA GENERAL COMERCIALIZADORA GODOY RUIZ S. reglamentos de Salud y Seguridad Ocupacional. 120. Los colaboradores de las diferentes áreas de la empresa deben cumplir con las normativas. Revisión: 002 Sustituye a: Políticas 2009 Razón de la Revisión: Actualización Proceso: Todos Vigente desde: Enero 2013 118. Se promueve la innovación en todos los niveles de la organización como fuente de ventajas competitivas.

CARGO: GERENTE GENERAL CARGO: GERENTE GENERAL FECHA: 01/enero/2013 FECHA: 01/enero/2013 Página 21 de 24 .POLITICA GENERAL COMERCIALIZADORA GODOY RUIZ S. CARGO: J. Revisión: 002 Sustituye a: Políticas 2009 Razón de la Revisión: Actualización Proceso: Todos Vigente desde: Enero 2013 ANEXOS ELABORADO POR: NOMBRE: DARWIN VALAREZO A. NOMBRE: AGUSTÍN GODOY R. N ro.A. CONTROL INTERNO FECHA: 01/enero/2013 REVISADO POR: APROBADO POR: NOMBRE: AGUSTÍN GODOY R.

Revisión: 002 Sustituye a: Políticas 2009 Razón de la Revisión: Actualización Proceso: Todos Vigente desde: Enero 2013 ANEXO 1 DETALLISTAS COBERTURA DETALLISTAS MAYORISTAS EXTREMA COBERTURA CREDITO CREDITO CREDITO DIAS DE CREDITOS DIAS DE CREDITOS DIAS DE CREDITOS MINIMO MINIMO MINIMO CREDITO ACUMULADOS CREDITO ACUMULADOS CREDITO ACUMULADOS $ $ $ GODOY RUIZ S.00 100.00 10.00 40.00 10.00 10.00 25.00 100.00 20.00 10.00 20.00 15.00 -100.00 25.00 10. N ro. NOMBRE: AGUSTÍN GODOY R.00 8. CARGO: J.00 10.00 20. Quito Norte Quito Sur Santo Domingo Ambato Esmeraldas Lago Agrio Ibarra El Puyo Quito Extremo 45 45 30 30 30 30 30 45 100.00 10.00 20.00 15.00 8.00 2 2 4 3 4 4 4 4 2 AUTOSERVICIOS RESTAURANTES CREDITO CREDITO DIAS DE CREDITOS DIAS DE CREDITOS MINIMO MINIMO CREDITO ACUMULADOS CREDITO ACUMULADOS $ $ GODOY RUIZ S. Quito Norte Quito Sur Santo Domingo Ambato Esmeraldas Lago Agrio Ibarra El Puyo Quito Extremo 8 8 8 8 8 8 8 8 8 8.00 20.00 100.00 25.A.00 40.00 8.00 40.00 2 2 2 1 1 1 1 1 2 ELABORADO POR: NOMBRE: DARWIN VALAREZO A.A.00 20. CONTROL INTERNO FECHA: 01/enero/2013 REVISADO POR: APROBADO POR: NOMBRE: AGUSTÍN GODOY R.00 25. CARGO: GERENTE GENERAL CARGO: GERENTE GENERAL FECHA: 01/enero/2013 FECHA: 01/enero/2013 Página 22 de 24 .00 15.00 8.00 50.00 40.POLITICA GENERAL COMERCIALIZADORA GODOY RUIZ S.00 1 1 2 1 1 1 1 1 1 21 21 30 30 30 30 30 30 21 25.00 15.00 50.00 15.00 1 1 1 1 1 1 1 1 1 8 8 8 8 8 8 8 8 8 20.00 50.00 10 10 3 4 4 4 4 10 8 8 15 15 8 8 15 8 8 15.00 50.A.00 10.

 Cualquier cambio al plazo deberá ser autorizado por la autoridad que aprobó el préstamo. Certificar que el colaborador no tiene otros valores a descontar. 3. De U. NOMBRE: AGUSTÍN GODOY R. CONTROL INTERNO FECHA: 01/enero/2013 REVISADO POR: APROBADO POR: NOMBRE: AGUSTÍN GODOY R.00. hijos. aprueba el Gerente de Ventas. según el área en la que se desempeñe:   Certificando que es un colaborador con desempeño aceptable de sus labores y de que no hay intención de separarlo de la empresa en futuro cercano. ELABORADO POR: NOMBRE: DARWIN VALAREZO A. N ro. hijos. se aplicara el Reglamento Interno de trabajo. padres) Pago de gastos educativos (los que estudian) Pago por obtención de licencia de manejo Otras verificables 2. Revisión: 002 Sustituye a: Políticas 2009 Razón de la Revisión: Actualización Proceso: Todos Vigente desde: Enero 2013 ANEXO 2 Reglamento Préstamos a Colaboradores: 1.S. CARGO: GERENTE GENERAL CARGO: GERENTE GENERAL FECHA: 01/enero/2013 FECHA: 01/enero/2013 Página 23 de 24 . La solicitud de Préstamos deberá llevar la firma del Supervisor o Asistente Administrativo/a. 5.A. CARGO: J. Los préstamos deberán ser aprobados por el Gerente de Ventas o Gerente General. según los montos que a continuación se detallan:   De U.$ 1.S.S. se detallan:        Enfermedad del Colaborador Enfermedad de familiar cercano (conyugue. mintiese en la razón del mismo. Los préstamos serán única y exclusivamente para emergencias.$ 700. Los descuentos deberán hacerse estrictamente en el tiempo pactado.$ 701. previa verificación de Gerente de Ventas.00 a U.00 en adelante aprobara Gerencia General. padres) Pago de matrículas y útiles de hijos Fallecimiento de familiar cercano (conyugue. Si se detecta a una persona que para efectos de conseguir un crédito.POLITICA GENERAL COMERCIALIZADORA GODOY RUIZ S. 4.

Todo préstamo deberá ser respaldado por una letra de cambio firmado por el colaborador. NOMBRE: AGUSTÍN GODOY R. 8. Si un colaborador que tiene préstamo comete acciones que amerita ser separado de la empresa. Revisión: 002 Sustituye a: Políticas 2009 Razón de la Revisión: Actualización Proceso: Todos Vigente desde: Enero 2013 6. CARGO: GERENTE GENERAL CARGO: GERENTE GENERAL FECHA: 01/enero/2013 FECHA: 01/enero/2013 Página 24 de 24 . la misma que le será devuelta una vez cancelado el crédito.POLITICA GENERAL COMERCIALIZADORA GODOY RUIZ S. Los montos de los créditos a aprobar se acogerán a la siguiente matriz: TIEMPO EN LA EMPRESA 5 a 12 MESES 1 a 2 AÑOS 2 a 3 AÑOS 3 o más AÑOS 5 a 12 MESES 1 a 2 AÑOS 2 a 3 AÑOS 3 o más AÑOS 5 a 12 MESES 1 a 2 AÑOS 2 a 3 AÑOS 3 o más AÑOS 5 a 12 MESES 1 a 2 AÑOS 2 a 3 AÑOS 3 o más AÑOS 5 a 12 MESES 1 a 2 AÑOS 2 a 3 AÑOS 3 o más AÑOS INGRESO MENSUAL USD (promedio) hasta 300 hasta 300 hasta 300 hasta 300 301 – 400 301 – 400 301 – 400 301 – 400 401 – 500 401 – 500 401 – 500 401 – 500 501 – 700 501 – 700 501 – 700 501 – 700 701 o mas 701 o mas 701 o mas 701 o mas VALOR A PRESTAR (máximo) $ 120 $ 140 $ 180 $ 240 $ 150 $ 160 $ 240 $ 350 $ 180 $ 200 $ 280 $ 450 $ 200 $ 250 $ 320 $ 550 $ 250 $ 350 $ 450 $ 650 MESES PARA DESCUENTO (máximo) 2 meses 4 meses 5 meses 6 meses 2 meses 4 meses 5 meses 6 meses 2 meses 4 meses 5 meses 6 meses 2 meses 4 meses 5 meses 6 meses 2 meses 4 meses 5 meses 6 meses ELABORADO POR: NOMBRE: DARWIN VALAREZO A. 7. CONTROL INTERNO FECHA: 01/enero/2013 REVISADO POR: APROBADO POR: NOMBRE: AGUSTÍN GODOY R. N ro.A. el valor del crédito debe ser descontado en forma inmediata. CARGO: J.

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