Está en la página 1de 24

POLITICAS

COMERCIALIZADORA GODOY RUIZ S.A. 2013

POLITICA GENERAL COMERCIALIZADORA GODOY RUIZ S.A.


N ro. Revisin: 002 Sustituye a: Polticas 2009 Razn de la Revisin: Actualizacin Proceso: Todos Vigente desde: Enero 2013

ndice Introduccin Ventas Marketing Crdito y Cartera de Clientes Cartera Incobrable Cobranzas Caja Chica Caja General Bancos Compras y Abastecimiento Activos Fijos Bodega y Custodia Inventario Recursos Humanos Honorarios, Viticos y Movilizacin Documentacin Ambiente de Control Tecnologa y Comunicacin Seguridad y Salud Ocupacional. Laboral y Ambiental. Innovacin Anexos Pg. 3 Pg. 4 5 Pg. 6 Pg. 6 8 Pg. 8 Pg. 9 Pg. 10 Pg.10 11 Pg. 11 12 Pg. 12 Pg. 12 13 Pg. 13 14 Pg. 14 15 Pg. 15 17 Pg. 17 Pg. 17 18 Pg. 18 Pg. 19 Pg. 20 Pg. 20 Pg. 21

ELABORADO POR: NOMBRE: DARWIN VALAREZO A. CARGO: J. CONTROL INTERNO FECHA: 01/enero/2013

REVISADO POR: APROBADO POR: NOMBRE: AGUSTN GODOY R. NOMBRE: AGUSTN GODOY R. CARGO: GERENTE GENERAL CARGO: GERENTE GENERAL FECHA: 01/enero/2013 FECHA: 01/enero/2013
Pgina 2 de 24

POLITICA GENERAL COMERCIALIZADORA GODOY RUIZ S.A.


N ro. Revisin: 002 Sustituye a: Polticas 2009 Razn de la Revisin: Actualizacin Proceso: Todos Vigente desde: Enero 2013

INTRODUCCION
La Gerencia General en ejercicio de sus atribuciones actualiza las Polticas Generales de la Empresa, las mismas que sern de cumplimiento obligatorio por parte de todos los colaboradores, incluidos los que tengan derecho accionario, en funcin de stas se revisarn y elaborarn los planes, manuales, procedimientos y presupuestos, se administrarn los recursos, se organizar la administracin y el funcionamiento de la empresa. La empresa mantiene dentro de su filosofa organizacional como herramienta de desarrollo el Proceso de Mejora Continua de Calidad y Productividad, al mismo que todo el personal de las agencias debe cumplir y trasmitirlo a nuevos colaboradores. La Gerencia General con la finalidad de precautelar los riesgos inherentes a las actividades comerciales, mantiene plizas de seguros para minimizar el impacto ante la ocurrencia de eventos fortuitos presentados a su personal y activos en general.

ELABORADO POR: NOMBRE: DARWIN VALAREZO A. CARGO: J. CONTROL INTERNO FECHA: 01/enero/2013

REVISADO POR: APROBADO POR: NOMBRE: AGUSTN GODOY R. NOMBRE: AGUSTN GODOY R. CARGO: GERENTE GENERAL CARGO: GERENTE GENERAL FECHA: 01/enero/2013 FECHA: 01/enero/2013
Pgina 3 de 24

POLITICA GENERAL COMERCIALIZADORA GODOY RUIZ S.A.


N ro. Revisin: 002 Sustituye a: Polticas 2009 Razn de la Revisin: Actualizacin Proceso: Todos Vigente desde: Enero 2013

VENTAS
1. La fijacin de precios estarn bajo la responsabilidad de la Gerencia General y Gerencia de Ventas, buscando siempre precios competitivos, que proporcionen un margen de rentabilidad que asegure la continuidad del negocio. 2. Las ventas menores a U.S.$ 6.00 se realizarn solo de contado, de efectuar una venta a crdito inferior a este monto se responsabilizar y cobrar a la persona que autorizo dicha venta. 3. Las ventas independientemente del monto debern facturarse individualmente a cada cliente. 4. Las ventas de productos a colaboradores ser mximo U.S.$ 25,00 mensuales (intransferible, ni acumulativo), siendo la condicin de crdito igual a los clientes. Y el valor del crdito se cancelara con anticipo a sueldo. 5. La Facturacin debe realizarse observando estrictamente todas las disposiciones tributarias emitidas por el SRI. 6. Descuentos sobre ventas, sern fijados en las facturas de acuerdo al volumen de adquisicin, clientes especiales, forma de pago y se aplicaran segn tabla debidamente aprobada por Gerente de Ventas y el precio neto al cliente en ningn caso podr ser inferior al precio de adquisicin. Los descuentos debern ser preferentemente en producto. 7. La custodia de todos los comprobantes de venta en blanco es responsabilidad del Administrador/a o Cajero/a Administrador/a. Concluida la jornada de facturacin

ELABORADO POR: NOMBRE: DARWIN VALAREZO A. CARGO: J. CONTROL INTERNO FECHA: 01/enero/2013

REVISADO POR: APROBADO POR: NOMBRE: AGUSTN GODOY R. NOMBRE: AGUSTN GODOY R. CARGO: GERENTE GENERAL CARGO: GERENTE GENERAL FECHA: 01/enero/2013 FECHA: 01/enero/2013
Pgina 4 de 24

POLITICA GENERAL COMERCIALIZADORA GODOY RUIZ S.A.


N ro. Revisin: 002 Sustituye a: Polticas 2009 Razn de la Revisin: Actualizacin Proceso: Todos Vigente desde: Enero 2013

se debe verificar la continuidad de las secuencias, en caso de extravo debe comunicarse por escrito inmediatamente al Contador General. 8. Reporte de clientes Visitados, los vendedores deben llenar el Reporte Diario de Visitas a Clientes, (Formulario V2). 9. El vendedor establecer el itinerario de viajes o visitas a clientes, dependiendo de las condiciones del mercado en base a los ruteros establecidos, optimizando su recorrido para cubrir el 100% de visitas. 10. Supervisin directa a vendedores, el Supervisor de Agencia segn sea el caso debe acompaar a sus vendedores en visitas a sus clientes. El control se llevar en reportes preestablecidos, los mismos que estarn disponibles para ser auditados. 11. Es responsabilidad de todo el personal del rea comercial mantener las mejores relaciones con nuestros clientes, y de presentarse algn conflicto debe ser comunicado a su jefe inmediato para su pronta solucin. 12. Crditos a autoservicios y clientes especiales, el Gerente de Ventas establecer segn el caso los plazos y descuentos, buscando siempre el mejor beneficio mutuo. 13. Reclamos de Productos, Todo reclamo presentado por productos defectuosos debe ser atendido y drsele el tratamiento segn la Hoja de Retiro de Devoluciones. 14. Productos Caducados, para evitar la caducidad de los productos el vendedor es responsable de observar que los mismos que no hayan rotado en ms de 90 das, sean retirados y canjeados por productos de mayor rotacin, de presentarse caducidad de productos en los clientes deben ser retirados y negociar el valor de su devolucin en porcentaje de acuerdo al tipo de cliente, tiempo de caducidad y condicin del producto.
ELABORADO POR: NOMBRE: DARWIN VALAREZO A. CARGO: J. CONTROL INTERNO FECHA: 01/enero/2013 REVISADO POR: APROBADO POR: NOMBRE: AGUSTN GODOY R. NOMBRE: AGUSTN GODOY R. CARGO: GERENTE GENERAL CARGO: GERENTE GENERAL FECHA: 01/enero/2013 FECHA: 01/enero/2013
Pgina 5 de 24

POLITICA GENERAL COMERCIALIZADORA GODOY RUIZ S.A.


N ro. Revisin: 002 Sustituye a: Polticas 2009 Razn de la Revisin: Actualizacin Proceso: Todos Vigente desde: Enero 2013

MARKETING
15. Las actividades de mercadotecnia sern aprobadas por Gerente General y Gerente de Ventas y estas actividades sern comunicadas oportunamente a cada una de las agencias. 16. Todo artculo publicitario y promocional que se entrega a clientes debe estar basado en un plan debidamente aprobado por Gerente de Ventas. 17. Los diseos de todo auspicio publicitario debern cumplir las exigencias del manual corporativo. 18. Las campaas de degustacin e impulsacin se deben organizar proyectando una imagen corporativa slida, con personal debidamente capacitado en usos y cualidades del producto. 19. El Departamento de Marketing es responsable de la coordinacin, conjuntamente con el Gerente de Ventas, Supervisores de Agencia, que las actividades promocionales consigan su mejor resultado y proyecten una imagen corporativa slida. 20. Todo material publicitario POP recibido en la Agencia Comercializadora debe ser usado en base a las directrices dictadas por el Departamento de Marketing.

CREDITOS Y CARTERA DE CLIENTES


21. Todas las ventas a crdito requerirn, independientemente del monto, el visto bueno del Supervisor de Ventas, en caso de ausencia de este, autorizar el Administrador/a o Cajero Administrador/a de la Agencia.

ELABORADO POR: NOMBRE: DARWIN VALAREZO A. CARGO: J. CONTROL INTERNO FECHA: 01/enero/2013

REVISADO POR: APROBADO POR: NOMBRE: AGUSTN GODOY R. NOMBRE: AGUSTN GODOY R. CARGO: GERENTE GENERAL CARGO: GERENTE GENERAL FECHA: 01/enero/2013 FECHA: 01/enero/2013
Pgina 6 de 24

POLITICA GENERAL COMERCIALIZADORA GODOY RUIZ S.A.


N ro. Revisin: 002 Sustituye a: Polticas 2009 Razn de la Revisin: Actualizacin Proceso: Todos Vigente desde: Enero 2013

22. El monto mnimo para la concesin de un crdito, el plazo y los crditos que se podrn acumular, se fijaran por agencia y tipo de cliente a quien est dirigido bajo tabla vigente emitida por Gerente de Ventas y aprobado por Gerencia General. (Anexo 1) 23. El Gerente de Ventas, El Supervisor de Agencia o Vendedores que contravengan el articulo Nro. 22 de este manual de polticas, y los valores no se recuperasen estos sern de absoluta responsabilidad de quien lo concedi y autorizo. 24. El plazo del crdito estar en relacin a la frecuencia de visitas que se realizan al cliente, exceptuando a clientes especiales debidamente listados y autorizados por Gerente de Ventas cuyo plazo ser hasta 30 das y los autoservicios no superaran los 60 das, y/o se regirn por los convenios establecidos. 25. Todo cliente antes de acceder a un crdito, el Supervisor o Administrador/a Cajero Administrador y Vendedor debern realizar una investigacin del futuro deudor, se deber adjuntar la respectiva solicitud de crdito, copia de cedula y la autorizacin del cliente para revisar su record crediticio en bur de crdito. De este anlisis se autorizar o negara el crdito. 26. Las ventas a crdito se debern respaldar con la factura debidamente firmada por el cliente o su representante y la persona de la empresa que hace los despachos, preferentemente para garantizar su cobro solicitar cheque cruzado a nombre de la empresa. 27. Las ventas a crdito se debern facturar a nombre del cliente, citando claramente en la factura: todos y cada uno de los requisitos de llenado que exige el Reglamento de Facturacin.

ELABORADO POR: NOMBRE: DARWIN VALAREZO A. CARGO: J. CONTROL INTERNO FECHA: 01/enero/2013

REVISADO POR: APROBADO POR: NOMBRE: AGUSTN GODOY R. NOMBRE: AGUSTN GODOY R. CARGO: GERENTE GENERAL CARGO: GERENTE GENERAL FECHA: 01/enero/2013 FECHA: 01/enero/2013
Pgina 7 de 24

POLITICA GENERAL COMERCIALIZADORA GODOY RUIZ S.A.


N ro. Revisin: 002 Sustituye a: Polticas 2009 Razn de la Revisin: Actualizacin Proceso: Todos Vigente desde: Enero 2013

28. Funcionario que otorgue o autorice un crdito sin observar los requisitos requeridos y de darse caso que los valores involucrados en este crdito no sean recuperados, stos sern de su absoluta responsabilidad. 29. Todo funcionario de ventas, para la realizacin de descuentos debern considerar: tipo de productos, monto de compra, plazo y forma de pago, el mismo que no superara los rangos establecidos para cada agencia. (Anexos 1) 30. El funcionario que realice recaudaciones que al momento de rendir cuentas tuviere faltante de mercadera o efectivo, se exigir el pago en forma inmediata. De subsistir prdidas o faltantes se deber dar cumplimiento al Reglamento Interno de la Empresa. 31. Cuando se realice el cambio de vendedores o rutas, el Supervisor de Agencia, verificara con los clientes la cartera real recuperable, mediante acta que suscribir con el nuevo vendedor, efectuara la entrega

CARTERA INCOBRABLE
32. Las cuentas por cobrar que resultaren incobrables por diferentes actividades de comercializacin, deben cumplir las formalidades legales e internas, adems la verificacin de Control Interno o Auditoria y con la autorizacin de Gerencia General se calificaran estos valores como incobrables. 33. Los descuentos a realizarse al personal por cuentas incobrables que se generen por diferentes causas, sern autorizados por Gerencia General, previa presentacin de informe.

ELABORADO POR: NOMBRE: DARWIN VALAREZO A. CARGO: J. CONTROL INTERNO FECHA: 01/enero/2013

REVISADO POR: APROBADO POR: NOMBRE: AGUSTN GODOY R. NOMBRE: AGUSTN GODOY R. CARGO: GERENTE GENERAL CARGO: GERENTE GENERAL FECHA: 01/enero/2013 FECHA: 01/enero/2013
Pgina 8 de 24

POLITICA GENERAL COMERCIALIZADORA GODOY RUIZ S.A.


N ro. Revisin: 002 Sustituye a: Polticas 2009 Razn de la Revisin: Actualizacin Proceso: Todos Vigente desde: Enero 2013

COBRANZA
34. Todo cobro, por cancelacin o abono de facturas a crdito debe estar respaldado por el Recibo de Cobros. 35. Los cobros en cheque de preferencia deben ser de la cuenta del cliente, de terceras personas deber quedar constancia firmada del cliente que entreg el cheque. 36. Los entregadores y/o cobradores deben depositar a las cuentas bancarias de la empresa la totalidad o mayor porcentaje de las recaudaciones diarias que realicen, reportarn a la agencia los depsitos y el dinero efectivo restante. 37. Los documentos de cobro, su recepcin, archivo, entrega y custodia, es de exclusiva responsabilidad de Administrador/a o Cajero Administrador/a. 38. El Administrador/a, Cajero Administrador/a o su delegado entregara los documentos de cobro segn el Reporte de Salida de Documentos. 39. La conciliacin de los documentos enviados al cobro debe ser realizada de forma diaria o al final de la ruta. 40. En caso de prdida de documentos de cobro, ser de absoluta y total responsabilidad de quien lo tuviese a cargo y de no recuperarse su valor por otra va, dicho valor le ser endosado segn artculo 4. 41. Los cheques devueltos por protesto, extraviados, substrados o robados, se debe gestionar la recuperacin de su valor de forma inmediata siendo responsables el Supervisor y Administrador/a o Cajero Administrador/a de cada Agencia.

ELABORADO POR: NOMBRE: DARWIN VALAREZO A. CARGO: J. CONTROL INTERNO FECHA: 01/enero/2013

REVISADO POR: APROBADO POR: NOMBRE: AGUSTN GODOY R. NOMBRE: AGUSTN GODOY R. CARGO: GERENTE GENERAL CARGO: GERENTE GENERAL FECHA: 01/enero/2013 FECHA: 01/enero/2013
Pgina 9 de 24

POLITICA GENERAL COMERCIALIZADORA GODOY RUIZ S.A.


N ro. Revisin: 002 Sustituye a: Polticas 2009 Razn de la Revisin: Actualizacin Proceso: Todos Vigente desde: Enero 2013

CAJA CHICA
42. El fondo de caja chica se crea nica y exclusivamente para gastos menores a U.S.$ 40.00, la suma de los gastos no sobrepasarn el monto del fondo establecido para cada agencia. 43. La creacin y aumento del fondo de Caja Chica se basara en las necesidades de cada Agencia y ser solicitado por el Contador y autorizado por Gerencia General. 44. El fondo de Caja Chica se debe reponer cuando los pagos efectuados sumen hasta el 70% del monto total, garantizando que siempre tenga dinero disponible. 45. No deben cancelar comprobantes de ventas (factura, nota de venta) que no renan los requisitos indicados en el reglamento de facturacin vigente estipulado por el SRI.

CAJA GENERAL
46. Contar con caja fuerte para la custodia del efectivo y sus documentos, cuya clave solo debe conocer el Cajero/a. 47. Deber conservar en la caja fuerte los ingresos del da, hasta su depsito en bancos que se realizara en un mximo de 24 horas siguientes. 48. La entrega recepcin de los valores de Caja General, a un nuevo Cajero/a, Cajero Administrador/a ser coordinado por el Departamento de Contabilidad. 49. El responsable de Caja deber expedir la Liquidacin de Cobros al momento de efectuarse la recepcin de valores con sus respectivos recibos, verificando que el nmero de facturas emitidas correspondan a las devueltas. (contado crdito)

ELABORADO POR: NOMBRE: DARWIN VALAREZO A. CARGO: J. CONTROL INTERNO FECHA: 01/enero/2013

REVISADO POR: APROBADO POR: NOMBRE: AGUSTN GODOY R. NOMBRE: AGUSTN GODOY R. CARGO: GERENTE GENERAL CARGO: GERENTE GENERAL FECHA: 01/enero/2013 FECHA: 01/enero/2013
Pgina 10 de 24

POLITICA GENERAL COMERCIALIZADORA GODOY RUIZ S.A.


N ro. Revisin: 002 Sustituye a: Polticas 2009 Razn de la Revisin: Actualizacin Proceso: Todos Vigente desde: Enero 2013

50. El cierre de caja debe ser realizado diariamente de manera impostergable. 51. Los cheques recibidos se sellaran y cruzaran al momento de su recepcin, y se registraran en el Sistema Contable. 52. Todos los valores recaudados por ventas, cobros, cheques vencidos, o cualquier otro valor recibido, debe depositarse diariamente.

BANCOS
53. La apertura de cuentas corrientes ser autorizadas por la Gerencia General y ser registrada a nombre de la Empresa. 54. Las cuentas corrientes tienen destin especfico, solo para las transacciones de la empresa. 55. El manejo de la chequera deber estar a cargo de Administrador/a o Cajero Administrador/a, quien es responsable de forma absoluta por los valores girados. 56. El Gerente General determinara los montos mximos a girar por cheque de acuerdo al volumen de operacin de la agencia. 57. Las chequeras en blanco, cheques girados deben guardarse en caja fuerte. 58. Las Conciliaciones Bancarias, de las diferentes cuentas de la empresa obligatoriamente sern realizadas por el Contador mes a mes y presentadas a Gerencia General junto con los Estados Financieros. 59. De suscitar que un cheque girado por nuestra empresa se extrave, se restituir de acuerdo a las disposiciones de la ley de Bancos.

ELABORADO POR: NOMBRE: DARWIN VALAREZO A. CARGO: J. CONTROL INTERNO FECHA: 01/enero/2013

REVISADO POR: APROBADO POR: NOMBRE: AGUSTN GODOY R. NOMBRE: AGUSTN GODOY R. CARGO: GERENTE GENERAL CARGO: GERENTE GENERAL FECHA: 01/enero/2013 FECHA: 01/enero/2013
Pgina 11 de 24

POLITICA GENERAL COMERCIALIZADORA GODOY RUIZ S.A.


N ro. Revisin: 002 Sustituye a: Polticas 2009 Razn de la Revisin: Actualizacin Proceso: Todos Vigente desde: Enero 2013

60. Para la emisin de cheques estos deben tener documento soporte del gasto, costo o inversin. 61. Los cheques deben ser a beneficiarios nominativos y cruzados, por tanto s prohbe el giro al portador en blanco y posfechados. 62. Los cheques girados y no cobrados despus de trece meses de su giro, debern pedir su anulacin respectiva indicando este causal.

COMPRAS Y ABASTECIMIENTOS
63. Toda compra de bienes, servicios, suministros, etc., se efectuar tomando en consideracin precio, calidad, tiempo de entrega y la importancia operacional del recurso. 64. Las compras se realizan a proveedores que aseguren el mantenimiento, soporte y garantas del producto. 65. Se deber tener ms de un proveedor por cada bien, con la finalidad de obtener mejores beneficios y evitar desabastecimiento.

ACTIVOS FIJOS
66. Adquisiciones de activos con valor de hasta U.S.$ 200.00 sern autorizados por Administrador/a o Cajero Administrador/a, montos entre U.S.$ 201.00 a U.S.$ 5,000.00, sern autorizados por el Gerente de Ventas y montos superiores a U.S.$ 5,001.00 se requerir de forma obligatoria la autorizacin de Gerencia General. 67. Toda adquisicin independiente del monto debe cumplir con las formalidades requeridas.

ELABORADO POR: NOMBRE: DARWIN VALAREZO A. CARGO: J. CONTROL INTERNO FECHA: 01/enero/2013

REVISADO POR: APROBADO POR: NOMBRE: AGUSTN GODOY R. NOMBRE: AGUSTN GODOY R. CARGO: GERENTE GENERAL CARGO: GERENTE GENERAL FECHA: 01/enero/2013 FECHA: 01/enero/2013
Pgina 12 de 24

POLITICA GENERAL COMERCIALIZADORA GODOY RUIZ S.A.


N ro. Revisin: 002 Sustituye a: Polticas 2009 Razn de la Revisin: Actualizacin Proceso: Todos Vigente desde: Enero 2013

68. La movilizacin o traslado de Activos entre agencias deben ser con autorizacin expresa de Gerencia General. 69. El cuidado y buen uso de todos los activos de la agencia son responsabilidad de Administrador/a o Cajero Administrador/a. 70. Toda transferencia interna, y cambio de responsable sobre un activo se debe realizar un acta entrega recepcin del mismo. De no existir este documento y de extraviarse el activo el valor comercial del mismo ser imputado al responsable original. 71. Los vehculos son de uso exclusivo para el trabajo operativo de la agencia, los mismos que al terminar la jornada sern guardados en los lugares determinados. 72. Cuando los activos en general por su uso presenten daos o deterioro y requieran reparacin, antes de ejecutar la misma, debe realizarse un anlisis costo beneficio para su sustitucin o reparacin. 73. Para la venta de activos fijos se debe emitir un memorando donde se estipulen las causas por las cuales se pretende vender el activo, cuyo precio no ser nunca menor al valorado en libros contables y solo podr realizarse si lo autoriza expresamente por escrito la Gerencia General. 74. Activos que por su uso presenten destruccin o deterioro total y deban ser dados de baja y destruidos se emitir un memorando a Gerencia General solicitando lo mencionado y en presencia de entes de control interno se proceder a ejecutar lo solicitado.

ELABORADO POR: NOMBRE: DARWIN VALAREZO A. CARGO: J. CONTROL INTERNO FECHA: 01/enero/2013

REVISADO POR: APROBADO POR: NOMBRE: AGUSTN GODOY R. NOMBRE: AGUSTN GODOY R. CARGO: GERENTE GENERAL CARGO: GERENTE GENERAL FECHA: 01/enero/2013 FECHA: 01/enero/2013
Pgina 13 de 24

POLITICA GENERAL COMERCIALIZADORA GODOY RUIZ S.A.


N ro. Revisin: 002 Sustituye a: Polticas 2009 Razn de la Revisin: Actualizacin Proceso: Todos Vigente desde: Enero 2013

BODEGAS Y CUSTODIA
75. El rea fsica para la instalacin de una agencia debe cumplir los requerimientos de las Normas de Salud y Seguridad industrial. 76. El bodeguero es responsable por el inventario de producto terminado y activos entregados a su custodia.

INVENTARIOS
77. Las diferencias encontradas en inventario debern ser revisadas minuciosamente antes de proceder a realizar los ajustes correspondientes. Los faltantes presentados en bodega sern facturados al Bodeguero, Administrador/a y Facturador, se acepta ajustes entre productos de la misma presentacin y los sobrantes se realizara Nota de Crdito y ajuste al inventario. 78. La constatacin fsica de inventarios debe ser de 40 tems aleatorios por semana y en su totalidad cada fin de mes. 79. La Entrega Recepcin del inventario de producto a nuevos bodegueros ser coordinado por el Administrador/a o Cajero/a Administrador/a y se respaldara con acta entrega recepcin. 80. Toda devolucin que se genere en el mercado indistintamente de sus causas debe cumplir con los procesos de control interno establecidos en un plazo mximo de 12 horas. 81. El pedido que la agencia genere para los proveedores considerara niveles ptimos de inventario y debe ser revisado y sumillado por Supervisor de Ventas, Administrador/a o Cajero Administrador/a y Bodeguero.
ELABORADO POR: NOMBRE: DARWIN VALAREZO A. CARGO: J. CONTROL INTERNO FECHA: 01/enero/2013 REVISADO POR: APROBADO POR: NOMBRE: AGUSTN GODOY R. NOMBRE: AGUSTN GODOY R. CARGO: GERENTE GENERAL CARGO: GERENTE GENERAL FECHA: 01/enero/2013 FECHA: 01/enero/2013
Pgina 14 de 24

POLITICA GENERAL COMERCIALIZADORA GODOY RUIZ S.A.


N ro. Revisin: 002 Sustituye a: Polticas 2009 Razn de la Revisin: Actualizacin Proceso: Todos Vigente desde: Enero 2013

82. El mantener un inventario ptimo es responsabilidad de Administrador/a o Cajero Administrador/a, Supervisor de Agencia y Bodeguero quienes deben verificar las existencias y evitar que en bodega existan tems con antigedad mayor a 90 das. 83. En caso que desde la planta de ILE C.A., se enve productos que no han sido requeridos por la agencia, stos debern ser devueltos en forma inmediata en el mismo vehculo que llevo el pedido, sin que esto sea considerado como devolucin para efectos de medicin estadstica. 84. Productos retirados del mercado para su devolucin a los proveedores deben de forma obligatoria cumplir con el Formato de Devoluciones.

RECURSOS HUMANOS
85. La desvinculacin de un colaborador de la empresa se la realizara por inobservancia al Reglamento Interno de Trabajo o por bajos rendimientos en su evaluacin de desempeo. 86. Todo colaborador desvinculado de la compaa previo su finiquito debe descontarse los valores pendientes. 87. Todo colaborador desvinculado de la compaa debe ser cancelado su finiquito en mximo 30 das. 88. Todo colaborador previo a la tramitacin de su finiquito debe realizarse los exmenes post ocupacionales y devolver los activos y uniformes. 89. Para la incorporacin de un nuevo colaborador, se deber cumplir con todos los requisitos exigidos por los entes gubernamentales y la empresa.

ELABORADO POR: NOMBRE: DARWIN VALAREZO A. CARGO: J. CONTROL INTERNO FECHA: 01/enero/2013

REVISADO POR: APROBADO POR: NOMBRE: AGUSTN GODOY R. NOMBRE: AGUSTN GODOY R. CARGO: GERENTE GENERAL CARGO: GERENTE GENERAL FECHA: 01/enero/2013 FECHA: 01/enero/2013
Pgina 15 de 24

POLITICA GENERAL COMERCIALIZADORA GODOY RUIZ S.A.


N ro. Revisin: 002 Sustituye a: Polticas 2009 Razn de la Revisin: Actualizacin Proceso: Todos Vigente desde: Enero 2013

90. Todo nuevo colaborador previa su incorporacin a la empresa deber recibir la induccin bsica y capacitacin. 91. La empresa conceder prstamos a sus colaboradores por casos de calamidad domesticas o fortuitos debidamente demostrados y su aprobacin se regir en base a la Tabla de Prestamos establecida. (Anexo 2). 92. Se prohben rifas, colectas, ventas por sistema, prstamos a rdito y dems actividades de este tipo entre el personal de la empresa, colectas con fines humanitarios debern ser autorizadas por el nivel jerrquico superior. 93. La empresa realizara anticipos a sueldos a partir del da 7 del mes y mximo el 40% del total de la remuneracin del colaborador, la misma que ser descontado en su totalidad a final de mes. 94. Los anticipos a sueldo o prstamo se los realizar en cheque, salvo casos de extrema emergencia comprobados, se podr dar en efectivo provisionalmente, para lo cual deber existir la autorizacin de Gerente de Ventas. 95. Talento Humanos asegurara que todo el personal que ingrese a la empresa cumpla con los procesos de Induccin, Capacitacin y/o Entrenamiento requerido para su puesto de trabajo. 96. Todo Colaborador tiene la obligacin de asistir, participar y evaluar a las diferentes Capacitaciones y/o Entrenamientos a los que sea requerido por la empresa. 97. Se prohbe el uso de activos e instalaciones para relaciones maritales o extramaritales, ante su incumplimiento se aplicara el Reglamento Interno de Trabajo.

ELABORADO POR: NOMBRE: DARWIN VALAREZO A. CARGO: J. CONTROL INTERNO FECHA: 01/enero/2013

REVISADO POR: APROBADO POR: NOMBRE: AGUSTN GODOY R. NOMBRE: AGUSTN GODOY R. CARGO: GERENTE GENERAL CARGO: GERENTE GENERAL FECHA: 01/enero/2013 FECHA: 01/enero/2013
Pgina 16 de 24

POLITICA GENERAL COMERCIALIZADORA GODOY RUIZ S.A.


N ro. Revisin: 002 Sustituye a: Polticas 2009 Razn de la Revisin: Actualizacin Proceso: Todos Vigente desde: Enero 2013

98. Ante el abuso de autoridad y acoso de cualquier ndole, se actuara segn lo que prescriben las leyes vigentes en el pas. 99. Se prohbe nepotismo en el personal que labore en una misma empresa hasta cuarto grado de consanguineidad y segundo de afinidad. Y de detectarse relaciones amorosas entre colaboradores se aplicara esta norma.

HONORARIOS, VIATICOS Y MOVILIZACIONES


100. Gerencia General autorizara las tablas de comisiones para todos los cargos de las comercializadoras. 101. Los valores por movilizacin, viticos por hospedaje y alimentacin estn establecidos segn las rutas asignadas y deben ser revisados frecuentemente por los Supervisores de Agencia y autorizadas por Gerente de Ventas. 102. Se consideran gastos de viaje todos los que se realicen por actividad comercial y/o laboral y los soportes deben cumplir con los requerimientos que exige las leyes tributarias. 103. De requerirse movilizacin area ser autorizada por la Gerencia de Ventas.

DOCUMENTACIN
104. Toda la documentacin que se emita: contables, sociales, poderes, contratos son de carcter privativo de la empresa, por lo tanto su custodia y conservacin estar bajo la responsabilidad del Administrador/a o Cajero Administrador/a de agencia, cualquier informacin solicitada por autoridades, personas naturales o jurdicas se proporcionarn previo autorizacin de Gerencia General o Presidencia.

ELABORADO POR: NOMBRE: DARWIN VALAREZO A. CARGO: J. CONTROL INTERNO FECHA: 01/enero/2013

REVISADO POR: APROBADO POR: NOMBRE: AGUSTN GODOY R. NOMBRE: AGUSTN GODOY R. CARGO: GERENTE GENERAL CARGO: GERENTE GENERAL FECHA: 01/enero/2013 FECHA: 01/enero/2013
Pgina 17 de 24

POLITICA GENERAL COMERCIALIZADORA GODOY RUIZ S.A.


N ro. Revisin: 002 Sustituye a: Polticas 2009 Razn de la Revisin: Actualizacin Proceso: Todos Vigente desde: Enero 2013

Se excepta los requerimientos de la Administracin Tributaria que se dar trmite inmediato y se informara a Gerencia General. 105. Para el da 3 de cada mes el Administrador/a o Cajero Administrador/a debe remitir la informacin para los procesos contables. 106. Queda bajo absoluta responsabilidad del Administrador/a o Cajero

Administrador/a de agencia que las facturas se encuentren secuencialmente archivadas. 107. Todas las facturas anuladas en blanco deben archivarse el juego completo, selladas como nulas y mutiladas en un sector que imposibilite su uso posterior. 108. Es deber del Administrador/a o Cajero Administrador/a de agencia informar de forma inmediata al Contador el extravo de documentos de venta para el trmite respectivo ante el SRI.

AMBIENTE DE CONTROL
109. Promover continuamente una cultura de control, como medida disuasiva para el cometimiento de actos ilcitos. 110. Toda denuncia ser tratada de manera confidencial y sujeta a su verificacin. 111. En caso de Siniestro (robo asalto) a nuestros colaboradores, el Supervisor de Agencia o Administrador/a o Cajero/a Administrador/a, proceder inmediatamente a realizar las indagaciones necesarias para establecer la veracidad y circunstancias del siniestro, esta gestin ser obligatoriamente respaldada con informe presentado en lapso mximo de 72 horas, en la que se indicaran los

ELABORADO POR: NOMBRE: DARWIN VALAREZO A. CARGO: J. CONTROL INTERNO FECHA: 01/enero/2013

REVISADO POR: APROBADO POR: NOMBRE: AGUSTN GODOY R. NOMBRE: AGUSTN GODOY R. CARGO: GERENTE GENERAL CARGO: GERENTE GENERAL FECHA: 01/enero/2013 FECHA: 01/enero/2013
Pgina 18 de 24

POLITICA GENERAL COMERCIALIZADORA GODOY RUIZ S.A.


N ro. Revisin: 002 Sustituye a: Polticas 2009 Razn de la Revisin: Actualizacin Proceso: Todos Vigente desde: Enero 2013

resultados y conclusiones de su revisin y ser puesta a consideracin de los entes de control. 112. Si el informe del Supervisor de Agencia, requerido en el art. 111 demostrare la falsedad del siniestro, todos los valores que se produjeren ser cobrados a los involucrados y se aplicara el Reglamento Interno de Trabajo. 113. Administrador/a o Cajero/a Administrador/a, es responsable de realizar de forma oportuna el trmite y seguimiento respectivo de los siniestros, adems proporcionar la documentacin necesaria y requerida por la empresa aseguradora y entes de control interno.

TECNOLOGA Y COMUNICACION
114. Todo hardware (computador) nuevo que se adquiera debe ser respaldado con las respectivas licencias del software a utilizarse. 115. Todo software que se requiera instalar en los equipos de la empresa, indistintamente de su aplicacin requerir la autorizacin del Departamento de tecnologa y Comunicacin, su incumplimiento dar lugar a la aplicacin de Reglamento Interno de Trabajo. 116. Todo colaborador que por su actividad en la empresa tenga acceso a internet, esta herramienta deber ser utilizada exclusivamente para fines laborales, se prohbe la descarga de todo tipo de archivos que no guarden ninguna relacin. 117. El mantenimiento tcnico preventivo de todos los activos de tecnologa de informacin de la Empresa, deber ser realizado o supervisado por el Departamento de Sistemas.

ELABORADO POR: NOMBRE: DARWIN VALAREZO A. CARGO: J. CONTROL INTERNO FECHA: 01/enero/2013

REVISADO POR: APROBADO POR: NOMBRE: AGUSTN GODOY R. NOMBRE: AGUSTN GODOY R. CARGO: GERENTE GENERAL CARGO: GERENTE GENERAL FECHA: 01/enero/2013 FECHA: 01/enero/2013
Pgina 19 de 24

POLITICA GENERAL COMERCIALIZADORA GODOY RUIZ S.A.


N ro. Revisin: 002 Sustituye a: Polticas 2009 Razn de la Revisin: Actualizacin Proceso: Todos Vigente desde: Enero 2013

118. Los activos informticos de misin crtica (servidores, equipos de conectividad, etc.) debern estar ubicados en reas que cumplan con los requerimientos de seguridad. 119. Es responsabilidad del Departamento de Tecnologa mantener vigentes las licencias y actualizado todo el software de proteccin. 120. El rea de informtica debe desarrollar un Plan de Contingencia y monitorear continuamente su efectividad que garantice la continuidad del negocio.

POLTICA DE SEGURIDAD Y SALUD OCUPACIONAL, LABORAL Y AMBIENTAL


121. Los colaboradores de las diferentes reas de la empresa deben cumplir con las normativas, reglamentos de Salud y Seguridad Ocupacional, laboral y ambiental vigente.

INNOVACION
122. Se promueve la innovacin en todos los niveles de la organizacin como fuente de ventajas competitivas, como incentivo la Gerencia General premiara con una remuneracin mensual a su autor o autores de proyectos exitosos.

ELABORADO POR: NOMBRE: DARWIN VALAREZO A. CARGO: J. CONTROL INTERNO FECHA: 01/enero/2013

REVISADO POR: APROBADO POR: NOMBRE: AGUSTN GODOY R. NOMBRE: AGUSTN GODOY R. CARGO: GERENTE GENERAL CARGO: GERENTE GENERAL FECHA: 01/enero/2013 FECHA: 01/enero/2013
Pgina 20 de 24

POLITICA GENERAL COMERCIALIZADORA GODOY RUIZ S.A.


N ro. Revisin: 002 Sustituye a: Polticas 2009 Razn de la Revisin: Actualizacin Proceso: Todos Vigente desde: Enero 2013

ANEXOS

ELABORADO POR: NOMBRE: DARWIN VALAREZO A. CARGO: J. CONTROL INTERNO FECHA: 01/enero/2013

REVISADO POR: APROBADO POR: NOMBRE: AGUSTN GODOY R. NOMBRE: AGUSTN GODOY R. CARGO: GERENTE GENERAL CARGO: GERENTE GENERAL FECHA: 01/enero/2013 FECHA: 01/enero/2013
Pgina 21 de 24

POLITICA GENERAL COMERCIALIZADORA GODOY RUIZ S.A.


N ro. Revisin: 002 Sustituye a: Polticas 2009 Razn de la Revisin: Actualizacin Proceso: Todos Vigente desde: Enero 2013

ANEXO 1
DETALLISTAS COBERTURA DETALLISTAS MAYORISTAS EXTREMA COBERTURA CREDITO CREDITO CREDITO DIAS DE CREDITOS DIAS DE CREDITOS DIAS DE CREDITOS MINIMO MINIMO MINIMO CREDITO ACUMULADOS CREDITO ACUMULADOS CREDITO ACUMULADOS $ $ $ GODOY RUIZ S.A. Quito Norte Quito Sur Santo Domingo Ambato Esmeraldas Lago Agrio Ibarra El Puyo Quito Extremo 8 8 8 8 8 8 8 8 8 8.00 8.00 10.00 15.00 15.00 10.00 8.00 10.00 8.00 1 1 1 1 1 1 1 1 1 8 8 8 8 8 8 8 8 8 20.00 20.00 20.00 20.00 25.00 20.00 20.00 15.00 20.00 1 1 2 1 1 1 1 1 1 21 21 30 30 30 30 30 30 21 25.00 25.00 40.00 50.00 50.00 50.00 25.00 40.00 25.00 2 2 4 3 4 4 4 4 2

AUTOSERVICIOS

RESTAURANTES

CREDITO CREDITO DIAS DE CREDITOS DIAS DE CREDITOS MINIMO MINIMO CREDITO ACUMULADOS CREDITO ACUMULADOS $ $ GODOY RUIZ S.A. Quito Norte Quito Sur Santo Domingo Ambato Esmeraldas Lago Agrio Ibarra El Puyo Quito Extremo 45 45 30 30 30 30 30 45 100.00 100.00 -100.00 50.00 100.00 40.00 40.00 100.00 10 10 3 4 4 4 4 10 8 8 15 15 8 8 15 8 8 15.00 15.00 10.00 10.00 10.00 10.00 8.00 10.00 15.00 2 2 2 1 1 1 1 1 2

ELABORADO POR: NOMBRE: DARWIN VALAREZO A. CARGO: J. CONTROL INTERNO FECHA: 01/enero/2013

REVISADO POR: APROBADO POR: NOMBRE: AGUSTN GODOY R. NOMBRE: AGUSTN GODOY R. CARGO: GERENTE GENERAL CARGO: GERENTE GENERAL FECHA: 01/enero/2013 FECHA: 01/enero/2013
Pgina 22 de 24

POLITICA GENERAL COMERCIALIZADORA GODOY RUIZ S.A.


N ro. Revisin: 002 Sustituye a: Polticas 2009 Razn de la Revisin: Actualizacin Proceso: Todos Vigente desde: Enero 2013

ANEXO 2
Reglamento Prstamos a Colaboradores: 1. Los prstamos sern nica y exclusivamente para emergencias, se detallan: Enfermedad del Colaborador Enfermedad de familiar cercano (conyugue, hijos, padres) Pago de matrculas y tiles de hijos Fallecimiento de familiar cercano (conyugue, hijos, padres) Pago de gastos educativos (los que estudian) Pago por obtencin de licencia de manejo Otras verificables

2. Los prstamos debern ser aprobados por el Gerente de Ventas o Gerente General, segn los montos que a continuacin se detallan: De U.S.$ 1.00 a U.S.$ 700.00, aprueba el Gerente de Ventas. De U.S.$ 701.00 en adelante aprobara Gerencia General, previa verificacin de Gerente de Ventas.

3. La solicitud de Prstamos deber llevar la firma del Supervisor o Asistente Administrativo/a, segn el rea en la que se desempee: Certificando que es un colaborador con desempeo aceptable de sus labores y de que no hay intencin de separarlo de la empresa en futuro cercano. Certificar que el colaborador no tiene otros valores a descontar.

4. Los descuentos debern hacerse estrictamente en el tiempo pactado. Cualquier cambio al plazo deber ser autorizado por la autoridad que aprob el prstamo.

5. Si se detecta a una persona que para efectos de conseguir un crdito, mintiese en la razn del mismo, se aplicara el Reglamento Interno de trabajo.

ELABORADO POR: NOMBRE: DARWIN VALAREZO A. CARGO: J. CONTROL INTERNO FECHA: 01/enero/2013

REVISADO POR: APROBADO POR: NOMBRE: AGUSTN GODOY R. NOMBRE: AGUSTN GODOY R. CARGO: GERENTE GENERAL CARGO: GERENTE GENERAL FECHA: 01/enero/2013 FECHA: 01/enero/2013
Pgina 23 de 24

POLITICA GENERAL COMERCIALIZADORA GODOY RUIZ S.A.


N ro. Revisin: 002 Sustituye a: Polticas 2009 Razn de la Revisin: Actualizacin Proceso: Todos Vigente desde: Enero 2013

6. Todo prstamo deber ser respaldado por una letra de cambio firmado por el colaborador, la misma que le ser devuelta una vez cancelado el crdito. 7. Si un colaborador que tiene prstamo comete acciones que amerita ser separado de la empresa, el valor del crdito debe ser descontado en forma inmediata. 8. Los montos de los crditos a aprobar se acogern a la siguiente matriz: TIEMPO EN LA EMPRESA 5 a 12 MESES 1 a 2 AOS 2 a 3 AOS 3 o ms AOS 5 a 12 MESES 1 a 2 AOS 2 a 3 AOS 3 o ms AOS 5 a 12 MESES 1 a 2 AOS 2 a 3 AOS 3 o ms AOS 5 a 12 MESES 1 a 2 AOS 2 a 3 AOS 3 o ms AOS 5 a 12 MESES 1 a 2 AOS 2 a 3 AOS 3 o ms AOS INGRESO MENSUAL USD (promedio) hasta 300 hasta 300 hasta 300 hasta 300 301 400 301 400 301 400 301 400 401 500 401 500 401 500 401 500 501 700 501 700 501 700 501 700 701 o mas 701 o mas 701 o mas 701 o mas VALOR A PRESTAR (mximo) $ 120 $ 140 $ 180 $ 240 $ 150 $ 160 $ 240 $ 350 $ 180 $ 200 $ 280 $ 450 $ 200 $ 250 $ 320 $ 550 $ 250 $ 350 $ 450 $ 650 MESES PARA DESCUENTO (mximo) 2 meses 4 meses 5 meses 6 meses 2 meses 4 meses 5 meses 6 meses 2 meses 4 meses 5 meses 6 meses 2 meses 4 meses 5 meses 6 meses 2 meses 4 meses 5 meses 6 meses

ELABORADO POR: NOMBRE: DARWIN VALAREZO A. CARGO: J. CONTROL INTERNO FECHA: 01/enero/2013

REVISADO POR: APROBADO POR: NOMBRE: AGUSTN GODOY R. NOMBRE: AGUSTN GODOY R. CARGO: GERENTE GENERAL CARGO: GERENTE GENERAL FECHA: 01/enero/2013 FECHA: 01/enero/2013
Pgina 24 de 24