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Orientaciones para preparar un plan de trabajo. Una herramienta imprescincible para la gestin participativa
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Gestin participativa
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Referencia tcnica
Resumen:
Aqu les presentamos algunas recomendaciones y principios orientativos para redactar planes de trabajo de seis meses o un ao. Este documento se enmarca en el contexto de la gestin participativa. Es preciso que cree un entorno en el que el personal y los dirigentes puedan trabajar juntos para producir el plan de trabajo. El mejor momento para preparar un plan de trabajo es dentro de los das siguientes a una revisin. Para un plan de trabajo anual (PTA), esto significa despus de la revisin anual (RA). Lo principal es que el plan se imprima y reparta entre todos los participantes pocos das despus de haber sido elaborado. La transparencia es vital para la gestin comunitaria. Un plan de trabajo tiene muchas similitudes con una propuesta, a excepcin de que el presupuesto general debe haber sido ya aprobado, o debe estar condicionado al plan de trabajo. Como en cualquier planificacin, ya sea un proceso de grupo o no, usted debe (1) pensar hacia atrs, comenzando por dnde quiere estar al final del periodo, y generando los pasos necesarios para llegar ah desde donde se encuentra ahora, y (2) repasar las cuatro preguntas clave de la gestin, usndolas como base para sus discusiones y reflexiones. Un plan de
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trabajo es una herramienta para planificar durante un periodo de tiempo especfico (6 o 12 meses) , que seala los problemas a solucionar y las formas de resolverlos. Es una herramienta modelo para la gestin. Cuando el personal participa en la gestin, necesitan aprender qu es. Al crear un entorno adecuado para que el personal participe en la elaboracin de un plan, tambin crea un proceso de aprendizaje.
1. Introduccin:
Esta introduccin consta de dos partes: Contents: Quin puede utilizar este documento y Qu NO son los planes de trabajo.
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realidad. El presupuesto es necesario, por supuesto, pero todos los componentes del presupuesto tienen que estar justificados. Esta justificacin es el texto del propio plan de trabajo (mientras que es mejor incorporar el presupuesto como apndice del plan de trabajo), tema de este documento. La otra falsa suposicin es que el calendario es un plan de trabajo. Un coordinador puede esforzarse en preparar un calendario, listando las tareas a hacer, da a da, para el periodo en cuestin. Aunque un calendario es til, por supuesto, no es un plan de trabajo (es decir, no establece los objetivos y resultados que se quieren conseguir, ni cmo, ni por qu). An ms, aunque se pretenda que un calendario sea una lista de actividades da a da, en la vida real una lista tan precisa no puede llevarse a cabo. Pueden surgir otras tareas urgentes, pueden aparecer visitantes inesperados (por ejemplo, donantes o personas ilustres), las reuniones planeadas pueden sufrir retrasos porque los otros asistentes tengan tareas o visitantes inesperados, etc, etc. En lugar de un calendario rgido, este documento recomienda que se adjudique a cada uno de los resultados u objetivos un periodo de tiempo en el que se puede esperar su conclusin, lo que resulta en un planteamiento natural y flexible en lugar de la va mecnica de preparacin de un calendario. Una vez descartadas estas dos falsas suposiciones, es posible comenzar a preparar un plan de trabajo real. Los puntos siguientes proporcionan orientaciones para hacerlo.
2. Qu es un plan de trabajo?
Contents: Un plan de trabajo es una exposicin: se escribe para planear las actividades de un periodo de tiempo dado, primero para convencer de su aprobacin a los que toman las decisiones, luego como documento gua de las actividades a efectuar durante ese periodo. Este captulo tiene tres partes: Para qu redactar planes de trabajo? Qu es una exposicin? y Periodo de tiempo que cubre un plan de trabajo.
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condiciones para planificar el trabajo, y es la gua para llevar a cabo ese trabajo durante el periodo en cuestin. Tambin lo utilizan las agencias financiadoras y ejecutoras como documento para justificar la concesin de fondos (y esta es la causa de que se olvide su propsito principal: algunos administradores lo ven como un inconveniente necesario, en lugar de una til herramienta para su propio trabajo). Tambin es un documento que contribuye activamente a la transparencia, ya que se pueden repartir copias del plan de trabajo a las personas u organizaciones que tengan la necesidad o el derecho de saber lo que se hace, y por qu, durante el periodo determinado. El plan de trabajo es, en algunas cosas, muy similar a una propuesta. La diferencia es que un plan de trabajo se refiere a un proyecto ya aprobado, y determina un segmento de tiempo dentro del proyecto o programa. Identifica (como metas) los problemas a solucionar, los convierte en objetivos precisos y verificables, indica los recursos necesarios y los obstculos a contrarrestar, esboza una estrategia e identifica las acciones que hay que emprender para conseguir los objetivos y completar los resultados. Una propuesta tiene mucho de esto, pero se refiere al tiempo total del proyecto, y se redacta antes de la aprobacin del proyecto para justificar esta aprobacin. Para conseguir los recursos, incluyendo la financiacin necesaria indicada en el presupuesto, el plan de trabajo sirve como justificacin para la concesin de fondos. Cuando se aprueba, el plan de trabajo sirve como gua de las acciones a emprender para alcanzar los objetivos (por escrito para que sean transparentes para todos), y dentro o fuera del grupo que lo implementa, para describir estos objetivos y resultados, y justificar las acciones. Por lo tanto, un plan de trabajo satisface las necesidades de los implementadores, grupos de destino (beneficiarios), gerentes, planificadores, comits y juntas, a los donantes, no slo de proyectos, sino tambin de programas, y a las organizaciones que trabajan independientemente en documentos de programas.
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deriva de forma lgica del anterior. La lista de captulos que se describe a continuacin es una lista de tipos de enunciados vinculados que forman en su conjunto la exposicin completa. Contents: Para elaborar una argumentacin simple y sencilla de leer, en el texto del plan de trabajo se escribe slo la exposicin, y todos los detalles anexos se aaden como apndices al final del documento. El plan de trabajo, como exposicin, se puede describir de la manera siguiente: (a) existe un problema o problemas (elegidos por razones lgicas); (b) necesitan una solucin; (c) la solucin es el plan de trabajo, que incluye una lista de metas, objetivos y acciones que forman parte de una estrategia; (d) la estrategia se basa en qu problemas se deben resolver y en los recursos disponibles que se van a invertir en su solucin, adems de los obstculos que se esperan. Las metas y los objetivos (cuando se logren) son los resultados del proyecto, mientras que los recursos (cuando se utilicen) son las aportaciones, y el propsito de la estrategia es convertir aportaciones en resultados.
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Estrategia y acciones (de las aportaciones a los resultados) Apndices (presupuesto, calendario y otros)
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5. cualquier otra referencia que justifique su eleccin de objetivos y resultados para el periodo planificado El documento del proyecto (o cualquier otro documento que se utilice para justificar los objetivos definidos en su plan de trabajo) pueden ser largos y abarcar muchos objetivos y resultados distintos. No es necesario referirse a todos ellos durante el periodo cubierto por su plan de trabajo. La seccin de antecedentes de su plan de trabajo tiene que incluir explicaciones lgicas de por qu ha elegido algunos de ellos y de por qu no ha incluido los otros. No debe copiar o repetir la informacin sobre los antecedentes que aparece en el documento central (documento del proyecto o del programa, propuesta o acta poltica): esta informacin era til para justificar el proyecto o programa en general, pero no para el segmento especfico de tiempo de su plan de trabajo. En la seccin de antecedentes, slo debe incluir la informacin o referencias especficamente vinculadas a los resultados y objetivos que desea lograr en el periodo que abarca el plan de trabajo.
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Las metas de su plan de trabajo, siendo soluciones a los problemas mencionados en la seccin de antecedentes, deben especificarse en esta seccin, y luego utilizarse para generar los objetivos especficos. Los objetivos tienen que seleccionarse entre los objetivos del documento del proyecto (o un equivalente adecuado, como ya se ha mencionado) , o deben derivarse de los nuevos problemas que hayan surgido y se hayan identificado en el anterior informe de progreso, descritos en la seccin de antecedentes de su plan de trabajo. Los objetivos se derivan de cada meta. Se deben escribir aqu, especificando la fecha prevista para su consecucin dentro del periodo que abarca el plan de trabajo. Ver SMART. No es necesario que incluya todos los objetivos expuestos en el documento del proyecto. Elija slo los objetivos que son relevantes para el periodo de tiempo que ocupa el plan de trabajo, tal y como se justifica en la seccin de antecedentes (identificacin de problemas) ya descrita. Los objetivos elegidos para el plan de trabajo (o resultados, si son ms especficos que los objetivos de los que derivan) son los elementos centrales de este plan. Proporcionan la justificacin de las acciones a emprender y los costes de las mismas. Son el eje del plan de trabajo. Indican a dnde quiere llegar al final del periodo abarcado por este plan de trabajo.
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ejemplo, los voluntarios), socios (organizaciones y personas), asesores, tierra, capital, suministros, equipamientos, los objetos inventariados que se puedan utilizar, vender o negociar, y cualquier cosa susceptible de ser movilizada y utilizada en la consecucin de los objetivos identificados.
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detalles. El presupuesto del plan de trabajo debe colocarse en un apndice, no el el texto principal de este plan. Aunque es importante, no es parte del argumento del plan de trabajo, sino una lista de detalles que apoya este argumento. Puede constituir un primer apndice. Cada uno de los puntos del presupuesto debe estar relacionado con uno o ms objetivos (resultados). Algunos de los elementos del presupuesto (como transporte, correo, fotocopias, telfono, correo electrnico) se tienen que dividir arbitrariamente entre los diferentes resultados, puesto que son necesarios para todos ellos. No se puede incluir ningn elemento del presupuesto que no est relacionado con alguna parte del texto del plan de trabajo. El calendario del plan de trabajo es opcional. Algunos coordinadores creen que deben planificar cada da del periodo. Lo que se recomienda aqu es que se listen en orden las fechas de conclusin de cada uno de los objetivos (o resultados) deseados, y que se conceda a cada uno una cantidad de tiempo razonable. Por ejemplo, un objetivo puede concluirse dentro de una semana concreta. Esto es un periodo flexible y razonable. En consecuencia, las fechas para emprender las acciones son opcionales. Si hay algn otro detalle, como listas, que se mencionen en el texto (el cuerpo del plan de trabajo), se pueden incluir tambin como apndices, donde no desven o entorpezcan la argumentacin. Esto es opcional. Donde sea necesario, dentro del texto, debe referirse al apndice correspondiente. No hay que adjuntar apndices que el texto no mencione. En resumen, los apndices proporcionan los detalles necesarios, pero se ponen al final del plan de trabajo donde no entorpecen la lectura ni la continuidad de la argumentacin general, ni la conexin de cada captulo de los arriba descritos con el siguiente.
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razn. El texto del plan de trabajo se compone de varios captulos (introduccin, antecedentes, metas, objetivos, resultados, recursos, obstculos, estrategias, acciones). Todos juntos, comprenden una sola exposicin, y cada captulo est relacionado con todos los dems. Los antecedentes identifican el (los) problema(s), luego La meta define la(s) solucin(es), luego Los objetivos (resultados), especficos y verificables, concretan las metas, luego Los recursos y los obstculos precisan lo que se puede o no se puede utilizar para alcanzar los objetivos, y luego La estrategia, junto con una serie de acciones concretas y detalladas, indican cmo se van a convertir las aportaciones en resultados. La lgica que conecta estos captulos constituye la exposicin. Dicha exposicin debe ser fcil de seguir, tiene que estar redactada en un estilo gramatical simple y con vocabulario sencillo, y tiene que enlazar fcilmente un captulo con el siguiente. Para hacer una exposicin ms fluida y transparente, los detalles, en especial los relacionados con la financiacin (el presupuesto) y otras listas detalladas, se ponen como apndices. Recuerde, el texto completo de un plan de trabajo es una sola exposicin simple, con cada captulo enlazando con el anterior y el siguiente. Los apndices proporcionan detalles que apoyan la exposicin, pero no se incluyen en el texto, evitando as que la obstruyan.
5. Conclusin:
Un plan de trabajo es una herramienta necesaria para la planificacin, ejecucin, implementacin y supervisin de cualquier proyecto, o cualquier conjunto ordenado de actividades, sea proyecto o programa. Se compone de una exposicin lgica que forma el texto, y de una serie de apndices adjuntos que apoyan la exposicin lgica. Este documento de orientacin ha proporcionado algunos detalles sobre la forma y el contenido de un plan de trabajo, y pueda leerse conjuntamente con otras orientaciones relacionadas: redaccin de informes y propuestas.
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