Ias JORNADAS SEGURIDAD EN OPERACIONES DE MANTENIMIENTO

Sant Cugat del Valls, 22-23 de octubre de 2009

CONTROL DE CONTRATISTAS Y COORDINACIN DE ACTIVIDADES EMPRESARIALES

ALFONSO GONZALEZ GARCIA Director Sector de Achilles South Europa

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Contenido

1. Achilles Group: quines somos y qu hacemos 2. Sistemas de Registro y Clasificacin Proveedores 3. CONTROLAR: Control de Contratistas y la Coordinacin de actividades Empresariales

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1. Achilles Group: quines somos y qu hacemos 2. Sistemas de Registro y Clasificacin Proveedores 3. CONTROLAR: Control de Contratistas y la Coordinacin de actividades Empresariales

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1.- ACHILLES: quines somos

Diseo, desarrollo y operacin documentacin de proveedores de sistemas de gestin de informacin y

Servicios de soporte a los procesos de compra y contratacin

Identificar Evaluar Monitorizar G Gestionar i Riesgo Ri

En la Cadena de Suministro

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1.- ACHILLES: quines somos

Relaciones uno a uno
Comunidades

Compradores

Proveedores

Compradores

P Proveedores d

El enfoque: eliminar la duplicacin de esfuerzos, mediante sistemas de informacin y documentacin completos, actualizados y validados, acelerando los ciclos de contratacin. U modelo Un d l probado b d y confiable fi bl

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1.- ACHILLES: quines somos

Presencia en 22 pases 500 empleados 40 000 proveedores gestionados 40.000 650 organizaciones de compra y contratacin como clientes 3.500 usuarios de empresas clientes utilizando peridicamente nuestros servicios

Concepto implantado con xito desde 1990 en sectores como petrleo oil & gas petrleo, gas, utilities, utilities sector pblico pblico, transporte, transporte construccin, construccin minera, farmacutico, tecnolgico y construccin.

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Contenido

1. Achilles Group: quines somos y qu hacemos 2. Sistemas de Registro y Clasificacin Proveedores 3. CONTROLAR: Control de Contratistas y la Coordinacin de actividades Empresariales

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2.- Sistemas de Registro y Clasificacin

ACTIVIDADES PREVIAS A LA COMPRA PROCESO DE COMPRAS

Seleccin Proveedores y Peticin Ofertas

Anlisis Ofertas y Negociacin

Adjudicacin y firma de contrato

Ejecucin Conformidad de los o trabajos Recepcin (prestacin del del servicio) servicio

Facturacin y Pago

Alta y registro de proveedores online

Gestin global de proveedores

Registro y clasificacin

Control de contratistas.

Desarrollo de auditorias in situ: general de proveedor, PRL. RSC e inspeccin

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2.- Sistemas de Registro y Clasificacin

Comunidad de las Utilities, Trabajamos con 26 empresas de primer nivel desde hace mas de 10 aos. Actualmente gestionamos mas de 3100 proveedores Comunidad del cemento y la minera, actualmente trabajamos con 1 empresa y tenemos 3/5 potenciales incorporaciones Actualmente g gestionamos unos 200 p proveedores con un mercado potencial de proveedores de mas de 700 para este ao. A travs de controlar , gestionaremos 300 contratistas con un volumen de 400 contratos. As como la gestin de ms de 600 vehculos.

Comunidad del transporte, Trabajamos con 14 empresas de primer nivel desde hace mas de 9 aos. Gestionamos mas de 1200 proveedores. A travs de Controlar transporte, gestionamos t ti t l d 130 contratistas, con un volumen de 250 contratos y cerca de 4000 trabajadores en PRL

Servicio recin lanzado para la comunidad de la construccin. Gestionamos actualmente cerca de 300 proveedores (subcontratistas) Gestionando actualmente ms de 10.000 trabajadores y a travs de Controlar construccin, gestionamos la documentacin de PRL casi 500 trabajadores

Comunidad del Sector Pblico fundada recientemente a travs de una gran empresa de la junta de Andaluca: EGMASA, dedicada a la gestin medioambiental. Mercado potencial de proveedores entorno a 1000. A travs de controlar , gestionaremos 300 contratistas con un volumen de 800 contratos. As como la gestin de ms de 400 vehculos.

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2.- Sistemas de Registro y Clasificacin

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2.- Sistemas de Registro y Clasificacin

REGISTRO PROVEEDORES: INFORMACION Y DOCUMENTACION SOLICITADA
9 9 9 9 9 9 9 9 9 Datos generales del proveedor Recursos: personal, centros de trabajo Datos Financieros ltimos 2 ejercicios Datos registrales, accionistas, banco, auditor, aseguramiento Empresas asociadas y Ca. Matriz Sistemas de gestin: aseguramiento de la calidad, gestin medioambiental, de PRL Responsabilidad Social Corporativa Productos/servicios que ofrece: descripcin, detalles, referencias, antigedad, fabricantes Documentacin bsica aportada por los Proveedores Balance de situacin y cuentas de perdidas y ganancias.. Certificaciones negativas de descubiertos emitidas por la Seguridad Social y por la Agencia Estatal Tributaria. Tributaria Escrituras y apoderamientos Aseguramientos por Responsabilidad Civil y accidentes. Certificados de calidad, calidad gestin medioambiental o prevencin de riesgos laborales Declaracin de veracidad de datos

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2.- Sistemas de Registro y Clasificacin

Documentos PDF.

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2.- Sistemas de Registro y Clasificacin

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1. Achilles Group: quines somos y qu hacemos 2. Sistemas de Registro y Clasificacin Proveedores 3. CONTROLAR: Control de Contratistas y la Coordinacin de actividades Empresariales

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3.- CONTROLAR: Objeto del servicio

Controlar tiene como objetivo dar apoyo en la gestin de informacin y documentacin generada en la actividad de control de contratistas y subcontratistas por parte de nuestros clientes, actividad derivada no slo de la buena prctica empresarial sino de las distintas exigencias legales vigentes. 9 CONTROLAR nos permite: 9 descargar a nuestros clientes de trabajo administrativo en su relacin con sus contratistas, 9 colaborar en la existencia de un SOPORTE CONFIABLE ante situaciones de responsabilidad no deseadas, 9 desarrollar d ll una solucin l i ADAPTADA para el l cliente/sector li t / t en cuestin. ti 9 Para ello, se procede a la recopilacin y validacin sistemtica de la documentacin administrativa, legal y de prevencin de riesgos de los Contratistas y Subcontratistas, a travs de un Equipo Especializado de Achilles.

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3.- CONTROLAR: Alcance/Funcionalidades

CONTROL CONTROL DE CONTRATISTAS CONTRATISTAS
BLOQUES A) INFORMACION Y DOCUMENTACION GENERAL LEGAL G G DE EMPRESA S CONTENIDO Informacin y documentacin General de Empresa para el cumplimiento de la Legalidad Vigente (Certif. Al corriente Seg. Social, AEAT. RC,). GESTION DOCUMENTAL REGISTRO PROVEEDORES Informacin y documentacin del Contratista en materia de PRL: Control documental de Trabajadores. Control documentacin de Coordinacin Actividades Empresariales (CUMPLIMIENTO LEGISLACION EN PRL) Informacin y documentacin de residuos generados por el Contratista en instalaciones Empresa Cliente (peligrosos y no peligrosos) (CUMPLIMIENTO LEGISLACION MEDIO AMBIENTE-CONTROL RESIDUOS) Informacin y documentacin de flota del Contratista en instalaciones de la Empresa cliente (CUMPLIMIENTO LEGISLACION VIGENTE ). Informacin y documentacin generada por AUDITORAS ESPECIFICAS DEL SISTEMA DE PREVENCIN al Contratista (Verificacin de procedimientos). Informacin y documentacin generada por INSPECCIONES EN OBRA (PUNTO DE SERVICIO) al Contratista (Verificacin de trabajadores asignados, subcontratacin,). Relacionar la informacin/documentacin de trabajadores y vehculos con los SISTEMA DE CONTROL DE ACCESO de la Empresa Cliente

B) PREVENCIN DE RIESGOS LABORALES (CONTROL DE TRABAJADORES) C) GESTION MEDIOAMBIENTAL (CONTROL DE RESIDUOS)

D) GESTION DE FLOTA (CONTROL DE VEHICULOS Y MAQUINARIA)

E) AUDITORIA PREVENCION

F) INSPECCIONAR:

G) CONTROL DE ACCESO

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3.- CONTROLAR: Agentes y responsabilidades

PRINCIPALES AGENTES Y RESPONSABILIDADES
EMPRESA CLIENTE identificar de todos sus contratos los que deban ser sometidos a CAE (Coordinacin de Actividades Empresariales), y se lo comunicar a Achilles y al Contratista para el inicio de la operacin. ACHILLES ser el interlocutor con el Contratista de UNION FENOSA-GAS NATURAL para la obtencin de determinada documentacin exigible, de acuerdo a sus procedimientos/normativa interna. El CONTRATISTA deber remitir toda la documentacin e informacin solicitada p por Achilles para UNION FENOSA-GAS NATURAL al inicio de los trabajos, como a lo largo de la duracin del Contrato

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3.- CONTROLAR: Proceso operativo (i)

ACHILLES EMPRESA
ADJUDICACION DE CONTRATO: Comunicacin al Proveedor y Achilles

CONTRATISTA

El Contratista RECIBE comunicacin para participar en CONTROLAR

Achilles COMUNICA al Contratista la documentacin a presentar

El Contratista REMITE la documentacin solicitada

Achilles VERIFICA y CARGA la documentacin aportada

Los usuarios de la Empresa Cliente pueden CONSULTAR la informacin

Achilles SOLICITA documentacin de forma peridica

NO

FIN CONTRATO/ SERVICIO

SI

CIERRE DEL CONTRATOFIN SEGUIMIENTO

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3.- CONTROLAR: Proceso operativo (i)

PLANTEAMIENTO GENERAL DEL SERVICIO
La Empresa Cliente debe comunicar al Contratista la existencia de CONTROLAR (Servicio prestado por p p Achilles) ) Achilles ser el interlocutor con el contratista para la obtencin de aquella documentacin que contempla el servicio CONTROLAR establecido para la Empresa Cliente (segn alcance y mbito definido) El Contratista facilitar a Achilles la documentacin solicitada. solicitada Achilles procesar y escanear toda la documentacin recibida actuando, por tanto, como depositario de la misma. A travs del Informe CONTROLAR que se desarrolla al efecto, el Contratista y la Empresa Cliente disponen de una foto general del estado de la documentacin presentada en el servicio. El Contratista podr acceder, revisar y llevar un control de la documentacin aportada, enviando la informacin/documentacin a Achilles tantas veces como desee o le sea solicitado.

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3.3 - CONTROLAR: Informacin y documentacin PRL

INFORMACIN Y DOCUMENTACINPRL (BLOQUE B)
Divisin de la informacin/documentacin de PRL en 3 bloques: DE EMPRESA/CONTRATISTA Informacin General de Prevencin del Contratista: Sistema de Prevencin del Contratista (sistema certificado, norma referencia, Certificado de haber pasado la auditora legal g en materia de PRL, , .) ) Informacin fundamentalmente proveniente del Registro de Proveedores (Pestaa Prevencin de Riesgos) DEL CONTRATO Documentacin ligada al contrato en materia de PRL que contratista o la Empresa Cliente remite a Achilles (Evaluacin de Riesgos, Planificacin Preventiva, Listado productos qumicos, Listado Equipos de trabajo) DE TRABAJADORES presentada por Contratista a Achilles Documentacin Bsica (contratos riesgo medio) y Documentacin Especfica (contratos riesgo alto)

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3.3 - CONTROLAR: Informacin y documentacin PRL

INFORMACIN Y DOCUMENTACIN PRL ( (BLOQUE Q B) ) Informacin/Documentacin de TRABAJADORES: Listado de Trabajadores con DNI/Nombre/Apellidos/cargo con la siguiente informacin/documentacin en funcin del riesgo asociado al contrato:
I BASICA. I. BASICA Documentacin D t i Bsica B i d l Trabajador del T b j d (CONTRATOS CON RIESGO MEDIO) FORMACIN P.R.L.- Acreditar si el trabajador dispone de formacin en prevencin de riesgos laborales, adecuada a las tareas que desempea. APTITUD MDICA Certificado mdico de aptitud de los trabajadores ENTREGA DOC. - Acreditar si el trabajador ha sido informado sobre la documentacin entregada al contratista ENTREGA EPI'S - Acreditar la entrega de los Equipos de Proteccin Individual adecuados y necesarios II. ESPECIFICA. Documentacin que acredite la capacitacin de los trabajadores para actividades que as lo exijan (Ej. trabajos con riesgo elctrico, manipulacin de carretillas, manipulacin de gras mviles, trabajos de soldadura, soldadura trabajos en alturas verticales,etc) verticales etc ) (CONTRATOS CON RIESGO ALTO) TRABAJOS RIESGO ELCTRICO - TRABAJADOR AUTORIZADO / TRABAJADOR CUALIFICADO Y/O JEFE DE TRABAJOS -Acreditar en base al contenido y requisitos del Real Decreto 614/2001 TRABAJOS RIESGO ELCTRICO - AUTORIZ. CORTE Y REPOSICIN - Acreditar si el trabajador ha sido informado acerca de la normativa interna relativa a maniobras de corte y reposicin de tensin PERSONAL SENSIBLE - Acreditar que el trabajador rene esta condicin y que su proteccin ha sido garantizada conforme establece el art. 25 de la Ley 31/1995 FORMACIN TCNICA - Acreditar, si procede, que el trabajador cuenta con algn tipo de formacin tcnica especfica TRABAJADOR E.T.T. - Acreditar q que el trabajador j rene esta condicin y han sido observadas p por p parte de la empresa p usuaria las obligaciones establecidas en el artculo 4 del Real Decreto 216/1999 .

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3.3 - CONTROLAR: Informacin y documentacin Vehculos

INFORMACIN Y DOCUMENTACIN DOCUMENTACIN- VEHICULOS (Bloque D)
Control de vehculos del contratista durante la vigencia del contrato. En el LISTADO ACREDITATIVO DE VEHICULOS, el Contratista deber indicar la relacin de vehculos potenciales que pueden entrar a trabajar en las instalaciones de la Empresa Cliente y aportar la documentacin correspondiente

A) DATOS IDENTIFICATIVOS:
MATRICULA VEHICULO.- Matricula del vehculo (nmeros y letra) TIPO DE VEHICULO-cabeza cabeza tractora, tractora semirremolque, semirremolque rgido CLASIFICACION VEHICULO. Clasificacin del vehculo indicada en la tarjeta de Inspeccin Tcnica del Vehculo MARCA.. Marca del vehculo indicada en la tarjeta de Inspeccin Tcnica del Vehculo N SERIE/DE BASTIDOR.

B) DOCUMENTACION:
PERMISO DE CIRCULACION FICHA TECNICA TARJETA DE INSPECCION ITV TARJETA DE TRANSPORTE (CAMIONES) g de Responsabilidad p Civil Obligatorio g SEGURO. Seguro CERTIFICADO ADR (Mercancas Peligrosas) CERTIFICADO DE APROBACION (CISTERNAS)

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3.3 - CONTROLAR: Informacin y documentacin Vehculos

INFORMACIN Y DOCUMENTACIN DOCUMENTACIN- MAQUINARIA (Bloque D)
Control maquinaria utilizados por el contratista en las instalaciones del cliente durante la vigencia del contrato. En el LISTADO ACREDITATIVO DE MAQUINARIA, el Contratista deber indicar la relacin de maquinara que pueden entrar a trabajar en las instalaciones de la E Empresa Cli t y aportar Cliente t la l documentacin d t i correspondiente di t A) DATOS IDENTIFICATIVOS MATRICULA TIPO DE MAQUINA MARCA.. Marca del vehculo indicada en la tarjeta de Inspeccin Tcnica del Vehculo N SERIE/DE BASTIDOR. B) DOCUMENTACION: SEGURO. Seguro de Responsabilidad Civil Obligatorio CERTIFICADO SEGURIDAD (marcado CE u homologacin) PERMISO DE CIRCULACION (si circula por carretera) FICHA TECNICA (si circula por carretera) TARJETA DE INSPECCION ITV (si circula por carretera)

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3.- CONTROLAR: Aplicacin Informtica

El soporte del servicio se realizar a travs de aplicaciones informticas que permiten un alto grado de fiabilidad y eficiencia para los diferentes agentes i involucrados l d en todo d este proceso. En funcin del agente, tenemos: 1.Herramienta 1 H i t para el l Contratista C t ti t , va web b a a travs t del d l Portal P t l del d l Proveedor P d en www.achilles.com. Mediante un cuestionario on line el contratista aporta toda la informacin y documentacin necesaria. 2.Herramienta 2 H i t para los l usuarios i d UNION FENOSA, va de web b a travs t del d l registro de proveedores RePro, para acceso de toda la informacin de los contratistas y sus trabajadores. 3.Herramienta 3 H i t interna i t para ACHILLES (multimanager ( lti ) para una correcta ), t monitorizacin y seguimiento de toda la informacin/documentacin de trabajadores.

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3.- CONTROLAR: Aplicacin Informtica

El Sistema permite: Mltiples perfiles con distinta autorizacin. Se puede configurar g fcilmente de qu autorizaciones dispone cada usuario. Control por Proyectos o Contratos. Control C t l de d Niveles Ni l de d Subcontratacin. S b t t i Informes y Consultas. Tendr posibilidad de realizar consultas por distintos criterios y la obtencin de los correspondientes informes que podr exportar a distintos formatos (Excel, PDF,). Sistema de Alarmas/Alertas. Avisos o comunicaciones a usuarios parametrizable en funcin de los criterios que se desee controlar Cumplimiento LOPD (Ley Orgnica Proteccin de Datos). Inscripcin de los ficheros en la AGPD.

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3.- CONTROLAR: Aplicacin Informtica

ACCESO del CONTRATISTA (www.achilles.com) El Contratista accede a travs
Portal del Proveedor con Usuario y Contrasea

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3.- CONTROLAR: Aplicacin Informtica

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3.- CONTROLAR: Aplicacin Informtica

ACCESO de la Empresa (desde el Registro de Provedores) Los usuarios de la
E Empresa Cli Cliente acceden d a travs d del lR Registro i d de P Proveedores d con U Usuario i yC Contrasea

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3.- CONTROLAR: Aplicacin Informtica

Bsqueda de contratistas, contratistas contratos, contratos trabajadores, trabajadores maquinaria, maquinaria etc. etc (1/2)

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3.- CONTROLAR: Aplicacin Informtica

Listado de contratistas vigente

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3.- CONTROLAR: Aplicacin Informtica

Detalle por contratista de los contratos vigentes

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3.- CONTROLAR: Aplicacin Informtica

Detalle por contratista de DOCUMENTACION GENERAL

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3.- CONTROLAR: Aplicacin Informtica

Detalle por contratista de los contratos vigentes, con informacin sobre personal, vehculos y maquinaria

Documentacin a nivel contratista: - Documentacin general - Documentacin de prevencin

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3.- CONTROLAR: Aplicacin Informtica

Listado de trabajadores por contratista

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3.- CONTROLAR: Aplicacin Informtica

Detalle p por trabajador j y documentacin asociada

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3.- CONTROLAR: Aplicacin Informtica

Documentos en pdf y validados

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3.- CONTROLAR: Beneficios/ventajas

Empresa Participante
Mayor control de Contratistas en diferentes proyectos, en mltiples ubicaciones pero centralizado en una sola herramienta Sistema parametrizable a las necesidades del usuario y de sus proyectos Concentracin de la informacin. Facilita el flujo de informacin entre las distintas partes Permite el acceso permanente a la informacin a todos los usuarios internos Permite la supervisin permanente del cumplimiento de los Contratistas en sus obligaciones previsionales, impositivas u otras Proporciona informacin actualizada en tiempo real

Proveedor/Contratista
Un nico proceso. El proveedor solamente tendr que aportar una vez la misma documentacin para varias Empresas Clientes que utilicen CONTROLAR Informacin del Proveedor siempre disponible, en cualquier momento y en los canales apropiados Un interlocutor nico, ahorrando tiempo y recursos, recursos centralizando el proceso de aporte de documentacin Mxima confidencialidad. Solamente la empresa usuaria del servicio y los usuarios que determine pueden acceder a los datos datos. Muestra de cumplimiento. Mediante este servicio, el Proveedor puede mostrar su correcta situacin a clientes habituales y a potenciales nuevos clientes.

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3.- CONTROLAR: Referencias clientes

Sector Transporte:
General l Trabajadores (PRL) Vehculos Medio Ambiente (gestin residuos) (g )

EN OPERACIN

EN DISEO

Sector Cemento :
PRL-Control trabajadores Gestin de Flota (maquinara y vehculos) (300 contratistas, > 400 contratos > 600 vehculos)

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3.- CONTROLAR: Referencias clientes

Sector Pblico
General y de trabajadores Gestin de Flota (maquinara ( q y vehculos) ) 300 Contratistas, > 800 contratos) > 400 vehculos)

EN OPERACIN

Sector Utilities
trabajadores (PRL) (300 Contratistas)

General y de

Sector Construccin

Informacin General De trabajadores: (>2.000 trabajadores)

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Graciasporsuatencin

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