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COMBINAR CORRESPONDENCIA

La opción "Combinar Correspondencia" le permite escribir la misma


carta a varias personas, cambiando cada vez los nombres. Puede
lograr lo mismo escribiendo un nombre, imprimiendo la carta,
sustituyendo el nombre por otro, volviendo a imprimir, etc.; pero esto
puede ser bastante moroso. Además, con la opción "Combinar
Correspondencia", puede utilizar la misma lista de recipientes varias
veces. A continuación, daré un ejemplo, paso a paso,
de cómo hacerlo. El ejemplo lo probé en Word 97; es posible que en
Word 2000 algunos detalles sean ligeramente diferentes.

En el ejemplo, supondré que se quiere escribir una carta de


agradecimiento por donaciones para Fuerzas Del Bien (el ejemplo es
totalmente ficticio, ya que en realidad, FDB actualmente no busca, ni
acepta, donaciones).

Objetivo:

En primer lugar, un resumen de lo que queremos lograr. Necesitamos


dos documentos:

1. La carta de agradecimiento, con espacios donde se insertará la


información variable. En este caso, la información variable
podría ser el nombre del donador, y el monto donado.
2. La información variable que se insertará en la carta de
agradecimiento. La información variable estará en una tabla de
Word, con dos columnas (una para el nombre del donador, otra
para el monto donado).

Al final, combinaremos los dos documentos en un tercer documento,


el documento combinado. Éste tendrá una copia de la carta para cada
recipiente.

Pasos:

1. Entre a Word, y escriba la carta de agradecimiento. Reserve


espacios para la información variable, que entrará más tarde.
Es importante apretar ENTER después del último párrafo. La
información variable entre paréntesis será sustituida, más
adelante, por códigos especiales. La carta será algo así:

Estimado (nombre):

Le agradecemos por su generosa contribución de Bs. (monto)


para nuestra campaña para reducir basura en el Internet.

Atentamente,
Hilmar Zonneveld

2. Guarde el documento como "prueba comb - carta".


3. Dé la orden "Herramientas | Combinar Correspondencia"; hacer
click en "1 - Documento principal - Crear"; seleccionar "Cartas
Modelo".
4. Word preguntará: "Para crear cartas modelo, puede usar la
ventana aciva del documento prueba comb - carta.doc o una
nueva ventana". Haga click en "Ventana activa". Esto significa
que la carta es el documento que está en pantalla.
5. Haga click en "2 - Origen de Datos - Obtener datos", y
seleccione "Crear origen de datos".
6. A continuación, debe especificar qué columnas con información
variable necesita. Primero, borre todos los campos que le
sugiere Word (apriete repetidas veces "Quitar campo", hasta
que la lista de la derecha esté vacía). Luego, en "Nombre de
campo", escriba "Nombre", y haga click en "Agregar campo".
Vuelva a "Nombre de campo", escriba "Monto", y vuelva a hacer
click en "Agregar campo". Haga click en "Aceptar".
7. Word le preguntará con qué nombre quiere guardar la lista. Déle
el nombre "prueba comb - lista".
8. Haga click en "Modificar origen de datos". Word le mostrará un
formulario donde puede agregar y modificar nombres y montos,
pero es más conveniente ver los datos variables en forma de
tabla. Para este fin, haga click en "Ver origen". A continuación,
verá una tabla con dos columnas (en el caso más simple, de
que sólo quiere cambiar el nombre en su carta, tendrá una tabla
con una sola columna).
9. Escriba unos cuantos nombres y los montos donados. Aprieta
TAB después de cada dato. Ejemplo: María TAB 50 TAB Juan TAB
100 TAB Joaquín TAB 70 TAB.
10.En el menú "Ventana", verá que están abiertos los dos
documentos: la carta y la lista. Cambie a la carta. Fíjese que
arriba se ha agregado una barra de herramientas, con opciones
para combinar correspondencia.
11.Seleccione "(nombre)", haga click en "Insertar campo de
combinación" (en la barra de tareas), y seleccione "Nombre".
Igualmente, seleccione "(monto)", haga click en "Insertar
campo de combinación", y seleccione "Monto".
12.Haga click en el botón "Combinar en nuevo documento" (el
quinto de la derecha en la barra de tareas "combinar
correspondencia").
13. Verá, en la pantalla, un documento "Cartas modelo1" (si vuelve
a combinar posteriormente, "Cartas modelo2", etc.). Si está
conforme con su documento, imprímalo. Si quiere hacer
cambios, cierre "Cartas modelo1" - sin guardarlo - y haga
cambios, ya sea en la lista, ya sea en el documento.

Resumen:
1. Hemos creado un documento principal, con una carta de
agradecimiento ("prueba comb - carta.doc").
2. Luego, usando las órdenes correspondientes de Word, hemos
creado un documento con información variable ("prueba comb -
lista.doc"), e insertado información para unos cuantos
recipientes.
3. En el documento principal, hemos indicado dónde se insertará
información variable.
4. Con el botón "Combinar en nuevo documento", hemos
combinado los dos documentos en la versión final, combinada.