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MANUAL DE CONTABILIDAD

MANUAL DE CONTABILIDAD (PARA PEQUEÑAS Y MEDIANAS EMPRESAS EN COSTA RICA) Trabajo Comunal Universitario “MODERNIZACIÓN

(PARA PEQUEÑAS Y MEDIANAS EMPRESAS EN COSTA RICA)

Trabajo Comunal Universitario “MODERNIZACIÓN EN EL SISTEMA ADUANERO NACIONAL Y SU VINCULACIÓN CON LA SOCIEDAD
Trabajo Comunal Universitario
“MODERNIZACIÓN EN EL SISTEMA
ADUANERO NACIONAL Y SU
VINCULACIÓN CON LA SOCIEDAD
1
CIVIL”

Índice

1

1. CAPÍTULO I - CONTABILIDAD

4

1.1

CONCEPTOS GENERALES

5

1.1.1.

¿Para qué sirve la Contabilidad?

5

1.1.2

¿Por qué es importante tener un control contable en mi empresa?

5

1.1.3

Definiciones y Conceptos Generales

6

1.2.

TÉCNICAS DE CONTABILIDAD

10

1.2.1 Hipótesis Fundamentales de la Contabilidad

10

1.2.2 El Catálogo de Cuentas

10

1.2.3 Registro de Activos

15

1.2.4 Registro de Pasivos

22

1.2.5 Registro en Cuentas de Patrimonio (Cuentas de Capital)

26

1.2.6 Registro en Cuentas de Ingresos y Ganancias

28

1.2.7 Registro en Cuentas de Gastos y Pérdidas

31

1.2.8 Registros de Diario

36

1.2.9 Registros de Mayor (Mayorización)

38

1.2.10

El Ciclo Contable

40

1.3

ARCHIVO DE DOCUMENTOS COMERCIALES

42

1.3.1 Archivo de Facturas de

42

1.3.2 Archivo de Facturas de Compra

43

1.3.3 Archivo de Recibos de Dinero, Depósitos y Transferencias Bancarias Recibidas

43

1.3.4 Archivo de Cheques de Pago, Depósitos y Transferencias Bancarias Realizadas

44

1.4

registro DE DOCUMENTOS COMERCIALES

46

1.4.1 ¿Dónde registrar los documentos comerciales?

46

1.4.2 ¿Cuando registrar los documentos comerciales?

47

1.4.3 Registro de Facturas de Ventas

48

1.4.4 Registro de Facturas de Compras

49

1.4.5 Registro de Recibos de Dinero, Depósitos y Transferencias Bancarias Recibidas

51

1.4.6 Registro de Cheques de Pago, Depósitos y Transferencias Bancarias Realizadas

52

1.5

OTROS REGISTROS CONTABLES

53

1.5.1

Registros Directos en el Diario General

53

1.5.2

Asientos de Ajuste

54

1.5.3

Asientos de Cierre

60

1.5.4.

Caso Práctico

64

1.6

ELABORACIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS

72

1.6.1 Elaboración del Balance de Comprobación

73

1.6.2 Elaboración del Estado de Resultados

74

1.6.3 Elaboración del Estado de Cambios en el Patrimonio

76

1.6.4 Elaboración del Balance General

77

1.6.5 Elaboración del Estado de Flujos de Efectivo

80

1.6.6 Elaboración de las Notas a los Estados Financieros

82

1.7

ELABORACIÓN DE OTROS INFORMES FINANCIEROS

83

1.7.1 Elaboración de Informes de Ventas

83

1.7.2 Elaboración de Informes de Costos

83

1.7.3 Elaboración de Flujos de Caja

84

1.8

Interpretación y Análisis de Los Estados Financieros y Otros Informes

95

1.8.1 Análisis Vertical

95

1.8.2 Análisis Horizontal

95

1.8.3 Interpretación y Análisis del Estado de Resultados

96

1.8.4 Interpretación y Análisis del Estado de Cambios en el Patrimonio

98

1.8.5 Interpretación y Análisis del Balance General

99

1.8.6 Cálculo e Interpretación de Razones Financieras

101

2

2. CAPÍTULO II -

CONTROL Y MANEJO TRIBUTARIO

111

2.1

Preparación de Información Financiera para efectos Tributarios

112

2.1.1 Reporte de Ventas y Compras Mensuales

112

2.1.2 Reporte de Ventas y Compras por Cliente y Proveedor, respectivamente

113

2.1.3 Determinar Gastos No Deducibles, e Ingresos No Gravables

113

2.1.4 Cálculo de Impuestos Aduaneros

116

2.2

Elaboración y Presentación de Declaraciones Tributarias

119

2.2.1 Elaboración y Presentación de la D-104 Declaración Jurada del Impuesto sobre las Ventas

119

2.2.2 Elaboración y Presentación de la D-101 Declaración Jurada del Impuesto sobre la Renta

124

2.2.3 Elaboración y Presentación de la D-151 Declaración Resumen Anual de Clientes, Proveedores y Gastos Específicos

 

131

2.3

MULTAS Y SANCIONES TRIBUTARIAS

137

3

3. CAPÍTULO III -

CONTROL BANCARIO

138

3.1

Servicios

Bancarios

139

3.1.2 Transferencias Internacionales

140

3.1.3 Normas de Seguridad y Cambio de Cheques

140

3.1.4 Pago Automático de Planillas y Recibos

141

3.1.5 Riesgo por Variaciones en el Tipo de Cambio

142

3.2

CONCILIACIONES BANCARIAS

143

3.2.1

Conciliación Bancaria por Saldos Ajustados

144

3.3

Decisiones de Inversión

148

3.3.1

¿Qué debe hacer una empresa con sus dineros ociosos?

148

3.3.1

Apertura de Cuentas Corrientes

139

3.4

decisiones de financiamiento

150

3.4.1 ¿Cómo determinar cuándo se requiere financiamiento?

150

3.4.2 ¿En qué moneda se debe tomar el financiamiento?

150

3.4.3 ¿Cómo elegir cuál es la mejor opción bancaria para el financiamiento?

150

3.4.4 Cálculos importantes para evaluar un financiamiento

151

1.CAPÍTU LO I -

CONTABIL IDAD

1.CAPÍTU LO I - CONTABIL IDAD Objetivos: Comprender la Im portancia de aplicar la Contabilidad en

Objetivos:

Comprender la Im portancia de aplicar la Contabilidad en la empresa. Describir y Explica r
Comprender la Im portancia de aplicar la
Contabilidad en la empresa.
Describir y Explica r la Metodología para
Contabilizar las Tr ansacciones de una compañía.
Describir la metod ología para generar Informes y Estados Financier os. Describir las técni cas
Describir la metod ología para generar Informes y
Estados Financier os.
Describir las técni cas para interpretar y analizar los
Informes y Estado s Financieros.

4

1.1 CONCEPTOS GENERALES

1.1.1. ¿Para qué sirve la Contabilidad?

La Contabilidad es la técnica para registrar todas las transacciones y eventos comerciales que diariamente efectúa una empresa, con el objetivo de almacenar dicha información para posteriormente preparar distintos reportes e informes financieros, los cuales serán importantes para:

Conocer y entender la situación financiera, desempeño y cambios en la posición financiera de la empresa.

Informar a los usuarios externos que requieren la información financiera de la empresa. Por ejemplo: Proveedores, Bancos, Inversionistas, El Estado, entre otros.

Preparar la información financiera para presentar a la Dirección General de Tributación Directa.

1.1.2 ¿Por qué es importante tener un control contable en mi empresa?

El tener un control contable en la empresa permitirá a los gerentes contar con una visión clara y oportuna de la situación financiera, desempeño y posición financiera en la que se encuentra la empresa, y de esta manera podrán explotar sus virtudes y corregir las deficiencias que reflejen los reportes financieros, lo cual guiará a la empresa a un crecimiento continuo y ordenado, y evitará que entre en peligro de quiebra.

Por otro lado, el tener la contabilidad al día es de vital importancia para solicitar financiamientos bancarios, ya que los Estados Financieros son uno de los requisitos

fundamentales que solicitan las entidades bancarias a la hora de tramitar un préstamo, ya que por medio de estos es que se evalúa la solidez financiera, tanto a corto como a largo plazo, de una empresa. Además, los estados financieros son necesarios para participar en muchas de las licitaciones públicas, las cuales pueden ser una buena oportunidad de mercado para las empresas.

Lo anterior sin dejar de lado, que los informes financieros son necesarios para preparar las declaraciones tributarias, y así tener la empresa apegada a la ley en cuanto a la declaración y pago de impuestos.

1.1.3 Definiciones y Conceptos Generales

Documentos Comerciales:

Orden de Compra: Documento elaborado por el departamento de compras o bodega que informa y respalda la decisión de compra a un proveedor. Este documento debe contener como mínimo los siguientes datos: Membrete de la empresa, fecha, número de consecutivo, cantidades y descripción de los productos a solicitar, y especificaciones y condiciones de la compra, tales como forma de pago, lugar de entrega, y vigencia de la oferta. Este documento sirve para corroborar la veracidad y confiabilidad de las posteriores facturas.

Factura: Documento que se emite cuando se realiza la venta, confirma el despacho de las mercancías, o la prestación de los servicios, y solicita el pago de los mismos.

Depósitos: Boucher emitido por el banco en el momento que se deposita dinero en una cuenta bancaria. Este contiene información importante para el registro contable, tal como fecha del depósito, monto, moneda y número de cuenta.

Recibo: Documento que se elabora en el momento que se paga una factura, el mismo sirve como comprobante.

El Cheque: Es una orden incondicional de pago girada contra un banco, a favor del beneficiario deseado, y pagadera a la vista.

Nota de Crédito: Documento elaborado por el proveedor para acreditar (reducir) el monto a pagar al cliente, esto por diversas razones, dentro de las cuales las más comunes son la devolución de mercancías o descuentos en precios.

Notas de Débito: Documento contraparte de la nota de crédito, o sea, se elabora para aumentar el monto a cobrar a un cliente, en el mismo se informa el motivo, por ejemplo, cargos por intereses moratorios ante falta de pago.

El Vale: Documento empleado como respaldo de entrega de dinero a empleados, por concepto de adelantos salariales o para gastos menores de la misma empresa, conocidos como gastos de caja chica.

Pagaré: Documento por medio del cual una persona promete incondicionalmente pagar a otra una cierta cantidad de dinero dentro de determinado plazo.

Letra de Cambio: Es un título valor por medio del cual una persona ordena incondicionalmente a otra el pago de una suma de dinero a la vista o a plazo. En la práctica, se utiliza como respaldo de la línea de crédito que le otorga un proveedor a un cliente.

Prenda: Documento por medio del cual una persona impone un gravamen real sobre un bien mueble con el objeto de garantizar una obligación propia o ajena.

Hipoteca: Documento por medio del cual una persona impone un gravamen real sobre un bien inmueble con el objeto de garantizar una obligación propia o ajena.

Acciones: Es un título mediante el cual se acredita y transmite la calidad de socio en una sociedad anónima. Representa partes iguales del capital social.

Certificados de Depósito a Plazo: Títulos Valores emitidos por los bancos en el momento que un cliente invierte una determinada cantidad de dinero a un plazo determinado, durante el cual el cliente no podrá disponer de los fondos, a cambio de obtener una rentabilidad mayor que las inversiones a la vista.

Bonos: Documento que representa la promesa de pagar una suma de dinero en la fecha vencimiento señalada, además de intereses periódicos a una tasa estipulada, sobre el valor nominal (impreso) del bono.

Información que suministran los Estados Financieros:

Situación Financiera: Representa los recurso que posee o controla la empresa, su estructura financiera, su liquidez y solvencia, así como su capacidad para adaptarse a los cambios del ambiente en el que opera. Por ello se le llama “el espejo de la empresa”. Esta información es suministrada fundamentalmente por el Estado Financiero llamado Balance General, el cual se mostrará más adelante en este manual.

Desempeño: Se refiere a las ganancias generadas por las operaciones de la empresa, permite predecir la capacidad de la empresa para generar flujos de efectivo.

Cambios en la Posición Financiera: Revela la información referente a las actividades de financiamiento, inversión y operaciones de la empresa.

Elementos de los Estados Financieros:

Activos: Son los recursos controlados por la empresa, de los cuales se espera obtener beneficios económicos futuros.

Pasivos: Es una obligación a la que le debe hacer frente la empresa, surgida por eventos pasados, que debe pagar a un vencimiento, aplicando recursos.

Patrimonio: Es la parte residual de los activos, una vez deducidos los pasivos. Por lo general lo componen, los aportes de los socios, y las utilidades acumuladas por la empresa. Por regla general el Patrimonio, también llamado Capital, es igual a los Activos, menos los Pasivos, o expresado de otra manera; Activos = Pasivos + Patrimonio

Ingresos y Ganancias: Son los beneficios que surgen de la operación o el desarrollo de las actividades de la empresa. Ejemplos de ingresos son las ventas,

alquileres, intereses, entre otros. La diferencia entre Ingresos y Ganancias, es que los Ingresos surgen producto de las operaciones normales y cotidianas de la empresa, mientras que las ganancias no son habituales, ni producto de las operaciones de la compañía.

Gastos y Pérdidas: Son la contraparte de los ingresos, son necesarios para realizar las actividades de la operación de la empresa y así generar ingresos. La diferencia entre Gastos y Pérdidas, es que los Gastos surgen producto de las operaciones normales y cotidianas de la empresa, mientras que las pérdidas no son habituales, ni producto de las operaciones de la compañía.

1.2. TÉCNICAS DE CONTABILIDAD

Las técnicas de contabilidad se refieren a las reglas, metodología y estándares utilizados para contabilizar. Dichos parámetros son estándar en muchos países, y están dictados por las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF), complementados por las antiguas Normas Internacionales de Contabilidad (NIC).

1.2.1 Hipótesis Fundamentales de la Contabilidad

La contabilidad debe ser tratada bajo dos supuestos o hipótesis fundamentales, alrededor de las cuales van a regir todas las políticas contables;

a) Base de Acumulación o Devengado (Causación):

Se refiere a que los efectos de las transacciones y demás eventos se reconocen cuando ocurren y no simplemente cuando se recibe o paga efectivo, asimismo, se registran en los libros y se informan sobre ellos en los estados financieros de los periodos con los cuales se relacionan.

b) Negocio en marcha:

Los estados financieros se preparan bajo el supuesto de que la empresa está en funcionamiento y continuará sus actividades de operación en el futuro, o sea, que no hay intención de liquidarla, ni quiebra.

1.2.2 El Catálogo de Cuentas

La cuenta es el formato en el que se registran, de forma clara, ordenada y comprensible los aumentos o disminuciones que sufre un valor del activo, pasivo o patrimonio, después

de realizado un hecho o evento económico en la entidad. Se puede decir que La Cuenta es la forma de clasificar las diferentes transacciones de la empresa. Y son importantes porque contienen la información que permite conocer los aumentos o las disminuciones, y determina los saldos de las mismas. La cuenta se compone de:

Nombre de la Cuenta.

Monto del lado izquierdo, que se conoce como Débito, Cargo o Debe.

Monto del lado derecho, que se conoce como Crédito, Abono o Haber.

La diferencia entre los dos lados, que es el saldo de la cuenta, y puede ser de naturaleza débito o crédito.

Las cuentas se clasifican en:

Cuentas Reales o de Balance: Son aquellas que representan bienes (activos), derechos y obligaciones de la empresa (pasivos), determinando su patrimonio. También puede decirse que son aquellas que forman parte de la ecuación contable, tienen duración permanente (saldo permanente), y su saldo siempre representa un valor tangible.

Cuentas Nominales o de Resultados: Son las que tienen su origen en las operaciones del negocio, determinando aumentos y disminuciones del patrimonio en razón de las utilidades o pérdidas generadas en el ejercicio o periodo correspondiente. Se denominan también cuentas transitorias porque su duración llega hasta la terminación de cada ciclo contable, momento en que deben cancelarse o saldarse contra la cuenta de Utilidades Retenidas. A este grupo perteneces los ingresos de operación, los gastos de operación o de ventas, también el costo de ventas o de producción, y los otros ingresos, gastos, ganancia y pérdidas que no son de operación.

Cuentas de Orden o de Memorando: Son cuentas que figuran en el balance general pero representan bienes de propiedad de terceros que con intervención de la

empresa prestan servicios especiales, como mercadería recibida en consignación, valores en custodia, entre otros.

El Catálogo de Cuentas o Cuadro de Cuentas reúne todas las cuentas antes mencionadas, aún el más pequeño sistema contable debe tenerlo.

El Catálogo de Cuentas es una lista que contiene el número (código) y el nombre de cada una de las cuentas que son usadas en el sistema de contabilidad de la empresa.

Este catálogo debe relacionar los números y los nombres o títulos de las cuentas y estas deben colocarse en el orden de las cinco partes o clasificaciones básicas: activos, pasivos, patrimonio, ingresos y gastos.

Cada cuenta tiene su nivel o jerarquía, y su naturaleza. Los niveles de las cuentas se pueden asemejar a los niveles de cómo está estructurado un libro, por ejemplo, Capítulos, Temas y Subtemas. Igualmente pasa en el Catálogo de Cuentas, donde la primer jerarquía la representan las 5 partes básicas: Activos, Pasivos, Patrimonio, Ingresos y Gastos, y luego estas se subdividen en clasificaciones y estas a su vez en sub-clasificaciones. Por ejemplo:

Los ACTIVOS contienen una categoría llamada CAJA Y BANCOS, y esta a su vez dos sub- categorías, una CAJA y otra BANCOS, solo estas dos últimas son las verdaderas Cuentas, y las únicas que van a recibir los movimientos y transacciones, los niveles superiores, como CAJA Y BANCOS y ACTIVOS solamente son los Títulos y solamente proporcionan los saldos acumulados (suma) de sus Sub-Categorías respectivas.

Gráficamente se visualiza de la siguiente manera:

CÓDIGO

CUENTA

SALDO

100-00-0000

ACTIVOS

25.000.000

100-01-0000

CAJA Y BANCOS

25.000.000

100-01-0001

Caja

5.000.000

100-01-0002

Bancos

20.000.000

A la hora de asignar los códigos a cada cuenta se debe considerar la estructura y jerarquía de las cuentas. Por ejemplo, nótese como en el cuadro anterior las cuentas de ACTIVOS son las cuentas número cien: 100-XX-XXXX, luego para bajar al nivel inferior CAJA Y BANCOS se asigna la codificación y sub-categoría de cero uno: 100-01-XXXX, y por último, las cuentas se enumeran en consecutivo desde uno y hasta un disponible de 9999, ya que como se puede notar, en esta catalogación se dejó habilitado 4 dígitos para numerar las cuentas: 100-01-????

A continuación se presenta un Catálogo de Cuentas con las principales cuentas en las cuales las empresas realizan sus transacciones:

CUENTAS DE ACTIVOS

Activos Circulantes Efectivo Bancos Inversiones Cuentas por Cobrar Gastos pagados por anticipado (diferidos) Inventarios Documentos por Cobrar Activos Fijos Terrenos Edificios Vehículos Maquinaria y Equipo de Trabajo

Mobiliario y Equipo de Oficina Equipo de Cómputo Depreciación Acumulada Activos Intangibles Software Patentes Amortización Acumulada

CUENTAS DE PASIVOS

Pasivos Circulantes Cuentas por pagar Gastos por Pagar Impuesto por Pagar Ingresos Cobrados por anticipado (diferidos) Retenciones y Provisiones Laborales Documentos por pagar, Corto Plazo Pasivos No Circulantes Documentos por pagar, Largo Plazo

CUENTAS DE PATRIMONIO

Capital Social, acciones Utilidades Retenidas Reserva Legal

CUENTAS DE INGRESOS

Ingresos por Ventas Descuentos sobre Ventas Devoluciones sobre Ventas Ingresos por Intereses Otros Ingresos Ganancia en venta de activos Ganancia en diferencial cambiario

CUENTAS DE GASTOS

Compras Descuentos sobre Compras Devoluciones sobre Compras Gastos Operativos Gastos Administrativos Gastos Financieros Otros Gastos Pérdidas en venta de activos Pérdidas en diferencial cambiario

En los siguientes subtemas, se definirá el formato y procedimiento para registrar las transacciones que afectan a cada cuenta del catálogo.

1.2.3 Registro de Activos

Las cuentas de Activos son los recursos con los que cuenta la empresa, y por definición aumentan al Debe y disminuyen al Haber, gráficamente se define del a siguiente manera:

ACTIVOS

Debe

Haber

(+)

(-)

A continuación se detalla la información necesaria para registrar transacciones de cada una de las cuentas de Activos del catálogo:

Cuenta (nombre de la cuenta):

EFECTIVO

Concepto

(descripción de que

se ingresa en la cuenta):

Dinero mantenido de manera física, en custodia de la misma empresa.

Naturaleza (Saldo normal de la

cuenta):

Al Debe

Documentos de Soporte

(documentos físicos que contienen la información y deben ir adjuntos

al registro de la transacción):

Comprobantes probatorios extendidos por terceros (bancos, proveedores, pagadores, etc) sobre la entrega del dinero en efectivo.

Movimiento

al

Debe

(ejemplos de movimientos que se

registran al Debe):

Cobros de dinero en efectivo.

Movimientos

al

Haber:

(ejemplos de movimientos que se

registran al Haber):

Pagos con dinero en efectivo.

Envío de depósito al banco.

Cuenta:

BANCOS

Concepto:

Dinero mantenido como depósito en cuentas bancarias.

Naturaleza:

Al Debe

Documentos de Soporte:

Boucher extendidos por la entidad bancaria, con la información del depósito realizado. Y salidas por medio de copia de cheques o transferencias bancarias.

Movimiento al Debe:

Depósitos a la cuenta bancaria.

Créditos del banco, tales como intereses.

Movimientos al Haber:

Cheques girados.

Transferencias bancarias a otras cuentas.

Débitos del banco, tales como comisiones, multas, etc.

Cuenta:

INVERSIONES

Concepto:

Inversiones a la Vista o en Certificados de depósito a plazo mantenidos con entidades bancarias u otros.

Naturaleza:

Al Debe

Documentos de Soporte:

El Certificado o documento emitido por la entidad bancaria.

Movimiento al Debe:

Creación de la Inversión.

Aumento de la Inversión si fuera en Fondos (ganancia por fluctuación según el mercado)

Movimientos al Haber:

Retiro de la Inversión.

Disminución de la Inversión (pérdida por fluctuación según el mercado)

Cuenta:

CUENTAS POR COBRAR

Concepto:

Cuentas pendientes de cobro, sea por ventas, préstamos, etc.

Naturaleza:

Al Debe

Documentos de Soporte:

La Factura a crédito, o documento respectivo para cobro.

Movimiento al Debe:

Emisión de Factura a crédito.

Movimientos al Haber:

Cobro de factura a crédito.

Aplicación de Nota de Crédito (rebajo a la factura)

Cuenta:

GASTOS PAGADOS POR ANTICIPADO (DIFERIDOS)

Concepto:

Pagos realizados como adelanto, antes de recibir los servicios o mercancías. (Ej: Una señal de trato)

Naturaleza:

Al Debe

Documentos de Soporte:

Recibo de dinero y/o factura que respalda el pago del adelanto.

Movimiento al Debe:

Realización del pago del adelanto.

Movimientos al Haber:

Recepción del Servicio o Mercancías.

Cuenta:

INVENTARIOS

Concepto:

Mercancías en posesión y disposición de la empresa. Pueden ser suministros para uso propio, o mercadería para la venta.

Naturaleza:

Al Debe

Documentos de Soporte:

Facturas de Compra para las entradas, y Boletas de Requisición (entrega de materiales) y/o Facturas de Venta para las salidas.

Movimiento al Debe:

Compra de Mercancías.

Producción de Mercancías.

Movimientos al Haber:

Venta de Mercancías.

Uso propio de Mercancías.

Daño u Obsolescencia de Mercancías.

Cuenta:

DOCUMENTOS POR COBRAR

Concepto: Documentos por Cobrar (letras de cambio, pagarés, prendas, hipotecas) firmadas por terceros a favor de la compañía, como respaldo a deudas pendientes de cobro, producto de préstamos de dinero, deudas atrasadas, respaldo ante líneas de crédito para compras de mercancías o prestación de servicios, entre otros.

Naturaleza:

Al Debe

Documentos de Soporte:

El documento por cobrar firmado.

Movimiento al Debe:

Firma del Documento por Cobrar.

Movimientos al Haber:

Cobro del Documento por Cobrar (abono o cancelación)

Cuenta:

TERRENOS

Concepto:

Terrenos en posesión y disposición de la empresa, para uso propio y para sus operaciones (no para la venta, ya que sería Inventario)

Naturaleza:

Al Debe

Documentos de Soporte:

Contrato de Compra del Terreno.

Movimiento al Debe:

Adquisición de Terreno.

Movimientos al Haber:

Venta aislada de Terreno.

Disminución en el Valor de un Terreno ya en propiedad de la empresa.

Cuenta:

EDIFICIOS

Concepto:

Edificios y Construcciones en posesión y disposición de la empresa, para uso propio y para sus operaciones (no para la venta, ya que sería Inventario, ni para alquilar ya que sería Propiedad de Inversión)

Naturaleza:

Al Debe

Documentos de Soporte:

Contrato de Compra del Edificio.

Movimiento al Debe:

Adquisición de Edificio.

Construcción de Edificio.

Movimientos al Haber:

Venta aislada y/o demolición de Edificio.

Cuenta:

VEHÍCULOS

Concepto: Vehículos, Camiones (no maquinaria) en posesión y disposición de la empresa, para uso propio y para sus operaciones (no para la venta, ya que sería Inventario, ni para alquilar ya que sería Propiedad de Inversión)

Naturaleza:

Al Debe

Documentos de Soporte:

Contrato de Compra y/o Factura de Compra del Vehículo.

Movimiento al Debe:

Adquisición de Vehículo.

Movimientos al Haber:

Venta aislada o desecho de Vehículo.

Cuenta:

MAQUINARIA Y EQUIPO DE TRABAJO

Concepto: Máquinas y Equipos en posesión y disposición de la empresa, para uso propio y con características técnicas necesarias para realizar las operaciones de la empresa (no para la venta, ya que sería Inventario, ni para alquilar ya que sería Propiedad de Inversión)

Naturaleza:

Al Debe

Documentos de Soporte:

Factura de Compra de las Máquinas y/o Equipos

Movimiento al Debe:

Adquisición de Maquinaria y/o Equipos.

Movimientos al Haber:

Venta aislada o desecho de Maquinaria y/o Equipos.

Cuenta:

MOBILIARIO Y EQUIPO DE OFICINA

Concepto: Mobiliario y Equipo en posesión y disposición de la empresa, para uso propio, tales como muebles, escritorios, mesas, sillas, archivos, entre otros (no para la venta, ya que sería Inventario, ni para alquilar ya que sería Propiedad de Inversión)

Naturaleza:

Al Debe

Documentos de Soporte:

Factura de Compra del Mobiliario.

Movimiento al Debe:

Adquisición del Mobiliario.

Movimientos al Haber:

Venta aislada o desecho del Mobiliario.

Cuenta:

EQUIPO DE CÓMPUTO

Concepto: Equipo de Cómputo en posesión y disposición de la empresa, para uso propio, tales

Concepto: Equipo de Cómputo en posesión y disposición de la empresa, para uso propio, tales como computadoras, monitores, impresoras, equipos tecnológicos y de redes de datos, entre otros (no para la venta, ya que sería Inventario, ni para alquilar ya que sería Propiedad de Inversión)

Naturaleza:

Al Debe

Documentos de Soporte:

Factura de Compra del Equipo.

Movimiento al Debe:

Adquisición del Equipo.

Movimientos al Haber:

Venta aislada o desecho del Equipo.

Cuenta:

DEPRECIACIÓN ACUMULADA

Concepto:

Contra-cuenta de Activos Fijos, la cual disminuye el monto del valor de los activos, a lo largo de su vida útil. Existe una cuenta de depreciación acumulada para cada activo fijo: terrenos, edificios, maquinaria, etc.

Naturaleza:

Al Haber

Documentos de Soporte:

Ninguno (se realiza por medio de un asiento de ajuste)

Movimiento al Debe:

Reversar un error en un registro de depreciación.

Movimientos al Haber:

Registro de la depreciación de un activo.

Cuenta:

SOFTWARE

Concepto:

Activo Intangible (no físico), software adquirido para automatizar las operaciones de la empresa.

Naturaleza:

Al Debe

Documentos de Soporte:

Factura de Compra del Software.

Movimiento al Debe:

Adquisición del Software.

Movimientos al Haber:

No existen transacciones regulares a registrar al haber.

Cuenta:

PATENTES

Concepto:

Activo Intangible (no físico) referente a un derecho de la empresa. Por ejemplo, derecho a funcionamiento por medio de la Patente Municipal.

Naturaleza:

Al Debe

Documentos de Soporte:

Certificado del Derecho adquirido.

Movimiento al Debe:

Adquisición del derecho.

Movimientos al Haber:

Uso del derecho adquirido, en caso que se agote en cierta cantidad de tiempo.

Cuenta:

AMORTIZACIÓN ACUMULADA

Concepto: Contra-cuenta de Activos Intangibles, la cual disminuye el monto del valor de los activos,

Concepto: Contra-cuenta de Activos Intangibles, la cual disminuye el monto del valor de los activos, a lo largo de su vida útil. Funciona bajo la misma metodología de la depreciación acumulada. Existe una cuenta de amortización acumulada para cada activo intangible:

depreciación acumulada. Existe una cuenta de amortización acumulada para cada activo intangible: patente, software, etc.

patente, software, etc.

Naturaleza:

Al Haber

Documentos de Soporte:

Ninguno (se realiza por medio de un asiento de ajuste)

Movimiento al Debe:

Reversar un error en un registro de amortización.

Movimientos al Haber:

Registro de la amortización de un activo intangible.

1.2.4 Registro de Pasivos

Las cuentas de Pasivos – contario a los Activos - por definición disminuyen al Debe y aumentan al Haber, representan las deudas a las que debe hacer frente la empresa, y gráficamente se define del a siguiente manera:

Debe

PASIVOS

Haber

(-)

(+)

A continuación se detalla la información necesaria para registrar transacciones de cada una de las cuentas de Pasivos del catálogo:

Cuenta:

CUENTAS POR PAGAR

Concepto:

Cuentas adeudadas por compras a crédito

Naturaleza:

Al Haber

Documentos de Soporte: Factura de compra a crédito para los incrementos, y recibos de pago y/o cheques o transferencias de pago, para las disminuciones.

Movimiento al Debe:

Pagos y disminuciones de la cuenta.

Devoluciones o Descuentos a la cuenta.

Movimientos al Haber:

Creación de la cuenta.

Aumentos por cargos a la cuenta (multas, intereses, etc.)

Cuenta:

GASTOS POR PAGAR

Concepto:

Cuentas adeudadas por gastos a pagar futuros

Naturaleza:

Al Haber

Documentos de Soporte:

Factura de compra o eventualmente ninguno.

Movimiento al Debe:

Pagos del gasto por pagar.

Movimientos al Haber:

Creación del gasto por pagar.

Cuenta:

IMPUESTOS POR PAGAR

Concepto: Adeudos por concepto de impuestos tributarios. Por lo general pueden ser impuestos sobre la

Concepto: Adeudos por concepto de impuestos tributarios. Por lo general pueden ser impuestos sobre la renta, la diferencia a pagar por la recaudación del impuesto sobre las ventas, o impuestos municipales sobre bienes inmuebles.

Naturaleza:

Al Haber

Documentos de Soporte:

Documento de cobro del impuesto, declaraciones, recibos, notificaciones, entre otros.

Movimiento al Debe:

Pagos del impuesto por pagar.

Movimientos al Haber:

Creación del impuesto por pagar.

Cuenta:

INGRESOS COBRADOS POR ANTICIPADO (DIFERIDOS)

Concepto:

Cobros de dinero por adelantado a la prestación de los servicios o la entrega de las mercancías.

Naturaleza:

Al Haber

Documentos de Soporte:

Recibos de dinero de los cobros por adelantado.

Movimiento al Debe:

Eliminación o disminución de los ingresos diferidos a la entrega de las mercancías o la prestación de servicios.

Movimientos al Haber:

Recepción del pago por adelantado.

Cuenta:

RETENCIONES Y PROVISIONES LABORALES

Concepto:

Provisiones creadas para pagos futuros de derechos laborales, tales como aguinaldo, vacaciones, etc.

Naturaleza:

Al Haber

Documentos de Soporte:

Planillas de pago, con las cuales se pueden hacer las estimaciones de los derechos laborales futuros.

Movimiento al Debe:

Pago de los derechos laborales (disminuyen la provisión)

Movimientos al Haber:

Creación de las provisiones laborales.

Cuenta:

DOCUMENTOS POR PAGAR, CORTO PLAZO

Concepto:

Documentos por pagar (letras de cambio, pagarés, hipotecas, prendas) firmados producto de préstamos de dinero, a pagar a menos de 1 año de vencimiento.

Naturaleza:

Al Haber

Documentos de Soporte:

El Documento por Pagar firmado.

Movimiento al Debe:

Pago total o abono al documento por pagar.

Movimientos al Haber:

Firma del documento por pagar.

Cuenta:

DOCUMENTOS POR PAGAR, LARGO PLAZO

Concepto:

Documentos por pagar (letras de cambio, pagarés, hipotecas, prendas) firmados producto de préstamos de dinero, a pagar a más de 1 año de vencimiento.

Naturaleza:

Al Haber

Documentos de Soporte:

El Documento por Pagar firmado.

Movimiento al Debe:

Pago total o abono al documento por pagar.

Movimientos al Haber:

Firma del documento por pagar.

1.2.5 Registro en Cuentas de Patrimonio (Cuentas de Capital)

Las cuentas de Patrimonio básicamente representan el aporte de socios y las utilidades

acumuladas, y por definición disminuyen al Debe y aumentan al Haber, gráficamente se

define del a siguiente manera:

PATRIMONIO

Debe

Haber

(-)

(+)

A continuación se detalla la información necesaria para registrar transacciones de cada

una de las cuentas de Patrimonio del catálogo:

Cuenta:

CAPITAL SOCIAL, ACCIONES

Concepto: Aporte de los socios de una Sociedad Anónima, dichos aportes pueden ser en efectivo, bienes, o cualquier otro recurso. Contempla, tanto los aportes iniciales como los posteriores, sobre los cuales se les entrega a cambio acciones, las cuales representan la participación sobre las utilidades de la empresa.

Naturaleza:

Al Haber

Documentos de Soporte:

Documento generado como comprobante del aporte.

Movimiento al Debe:

Recuperación de acciones (acciones en tesorería)

Movimientos al Haber:

Aporte del socio.

Cuenta:

UTILIDADES RETENIDAS

Concepto:

Utilidades (Pérdidas) acumuladas, las cuales pueden reinvertirse en la empresa o pagarse como dividendos a socios.

Naturaleza:

Al Haber

Documentos de Soporte:

Ninguno

Movimiento al Debe:

Pérdida Neta de un periodo.

Traslado a Reserva Legal.

Capitalización de las Utilidades como aportes de Capital Social en una Sociedad Anónima. (Dividendos en acciones)

Pago de Dividendos (distribución de utilidades)

Gastos o Pérdidas no registradas de periodos anteriores, que no pueden ser registradas en el periodo en curso ya que no son parte de él.

Movimientos al Haber:

Utilidad Neta de un periodo.

Ingresos o Ganancias no registradas de periodos anteriores, que no pueden ser registradas en el periodo en curso ya que no son parte de él.

Cuenta:

RESERVA LEGAL

Concepto: La Legislación vigente de Costa Rica, en su Código de Comercio, artículo 401, exige a las sociedades una Reserva Legal que se debe hacer de las Utilidades Retenidas, con el fin de restringir la distribución total de las mismas. La Reserva Legal debe ser del 5% de las Utilidades de cada periodo, hasta completar un 20% del Capital Social.

Naturaleza:

Al Haber

Documentos de Soporte:

Ninguno

Movimiento al Debe:

Disminución de la Reserva Legal.

Movimientos al Haber:

Aumento de la Reserva Legal.

1.2.6 Registro en Cuentas de Ingresos y Ganancias

Las cuentas de Ingresos y Ganancias por definición disminuyen al Debe y aumentan al

Haber, gráficamente se define del a siguiente manera:

INGRESOS Y GANANCIAS

Debe

Haber

(-)

(+)

A continuación se detalla la información necesaria para registrar transacciones de cada

una de las cuentas de Ingresos del catálogo:

Cuenta:

INGRESOS POR VENTAS

Concepto:

Ingresos percibidos por las ventas de los bienes y servicios a los cuales se dedica la empresa. (Nota: se debe tener siempre presente que se debe reconocer el ingreso en el momento en que se tiene derecho a él, y no en el que se cobra)

Naturaleza:

Al Haber

Documentos de Soporte:

Factura de Venta

Movimiento al Debe:

Normalmente no hay transacciones al Debe, a menos que sea una reversión por error en registro de una venta.

Movimientos al Haber:

Realización de la Venta

Cuenta:

DESCUENTOS SOBRE VENTAS

Concepto:

Contra-cuenta de los Ingresos por Ventas, representan los descuentos por pronto pago y/o descuentos comerciales que se les reconocen a los clientes.

Naturaleza:

Al Debe

Documentos de Soporte:

Nota de Crédito que emite la empresa.

Movimiento al Debe:

Registro del descuento sobre ventas.

Movimientos al Haber:

Normalmente no hay transacciones al Haber, a menos que sea una reversión por error en registro de un descuento sobre ventas.

Cuenta:

DEVOLUCIONES SOBRE VENTAS

 

Concepto:

Contra-cuenta

de

los

Ingresos

por

Ventas,

representan

las

devoluciones que realizan los clientes.

 

Naturaleza:

Al Debe

Documentos de Soporte:

Nota de Crédito que emite la empresa.

Movimiento al Debe:

Registro de la devolución sobre ventas.

Movimientos al Haber: Normalmente no hay transacciones al Haber, a menos que sea una reversión por error en registro de una devolución sobre ventas.

Cuenta:

INGRESOS POR INTERESES

 

Concepto:

Ingresos

por

Intereses

a

clientes

morosos,

o

producto

del

rendimiento de Inversiones o Cuentas de Ahorro en los bancos.

Naturaleza:

Al Haber

Documentos de Soporte:

La factura en el caso de clientes, y el Certificado de Inversión para las inversiones en bancos.

Movimiento al Debe:

Normalmente

no

existen

transacciones

al

Debe,

 

solamente una reversión por un error en registro.

Movimientos al Haber:

Ingresos por Intereses.

 

Cuenta:

OTROS INGRESOS

Concepto:

Otros ingresos que no son parte de las operaciones normales de la empresa. Normalmente en esta categoría se incluyen las próximas dos cuentas a analizar.

Naturaleza:

Al Haber

Documentos de Soporte:

Variado

Movimiento al Debe:

Normalmente

no

existen

transacciones

al

Debe,

 

solamente una reversión por un error en registro.

Movimientos al Haber:

Registro del Ingreso.

 

Cuenta:

GANANCIA EN VENTA DE ACTIVOS

Concepto:

Ganancia producto de la venta ocasional de un activo, donde el precio de venta es mayor que el costo histórico menos la depreciación acumulada del activo.

Naturaleza:

Al Haber

Documentos de Soporte:

La factura o contrato de venta.

Movimiento al Debe:

Normalmente

no

existen

transacciones

al

Debe,

 

solamente una reversión por un error en registro.

Movimientos al Haber:

Registro de la ganancia en la venta del activo.

 

Cuenta:

GANANCIA EN DIFERENCIAL CAMBIARIO

Concepto: Diferencia positiva en el resultado de la conversión de una partida por cobrar o pagar en moneda extranjera, a moneda local. Ejemplo 1: Disminución del Tipo de Cambio entre el momento de registro y pago de una deuda en moneda extranjera. Ejemplo 2: Aumento del Tipo de Cambio entre el momento de registro y cobro de una partida por cobrar en moneda extranjera.

Naturaleza:

Al Haber

Documentos de Soporte:

Ninguno

Movimiento al Debe:

no solamente una reversión por un error en registro.

Normalmente

existen

transacciones

al

Debe,

Movimientos al Haber:

Registro de la ganancia en diferencial cambiario

 

1.2.7 Registro en Cuentas de Gastos y Pérdidas

Las cuentas de Gastos y Pérdidas por definición aumentan al Debe y disminuyen al Haber,

gráficamente se define del a siguiente manera:

GASTOS Y PÉRDIDAS

Debe

Haber

(+)

(-)

A continuación se detalla la información necesaria para registrar transacciones de cada una de las cuentas de Ingresos del catálogo:

Cuenta:

COMPRAS

Concepto: Costo de las mercancías adquiridas con el fin de incorporarlas al Inventario para su

Concepto: Costo de las mercancías adquiridas con el fin de incorporarlas al Inventario para su posterior venta. La existencia de esta cuenta en el catálogo, parte del hecho de que el control del inventario se lleva por medio de Inventario Periódico y no Permanente, diferencia que se explicará posteriormente en este manual.

Naturaleza:

Al Debe

Documentos de Soporte:

Factura de Compra

Movimiento al Debe:

Ejecución de una compra de mercancías con el fin de revenderlas.

Movimientos al Haber:

Normalmente no hay transacciones al Debe, a menos que sea una reversión por error en registro de una venta.

Cuenta:

DESCUENTOS SOBRE COMPRAS

Concepto: Contra-cuenta de las Compras, representan los descuentos por pronto pago y/o descuentos comerciales que conceden los proveedores. La existencia de esta cuenta en el catálogo, parte del hecho de que el control del inventario se lleva por medio de Inventario Periódico y no Permanente, diferencia que se explicará posteriormente en este manual.

Naturaleza:

Al Haber

Documentos de Soporte:

Nota de Crédito que emite el proveedor.

Movimiento al Debe:

Normalmente no hay transacciones al Haber, a menos que sea una reversión por error en registro de un descuento sobre compras.

Movimientos al Haber:

Registro del descuento sobre compras.

Cuenta:

DEVOLUCIONES SOBRE COMPRAS

Concepto: Contra-cuenta de las Compras, representan las devoluciones de la empresa a los proveedores. La existencia de esta cuenta en el catálogo, parte del hecho de que el control del inventario se lleva por medio de Inventario Periódico y no Permanente, diferencia que se explicará posteriormente en este manual.

Naturaleza:

Al Haber

Documentos de Soporte:

Nota de Crédito que emite el proveedor.

Movimiento al Debe:

Normalmente no hay transacciones al Haber, a menos que sea una reversión por error en registro de una devolución sobre compras.

Movimientos al Haber:

Registro de la devolución sobre compras.

Cuenta:

GASTOS OPERATIVOS

Concepto:

Representa todos los costos y gastos necesarios, en los que incurre la empresa con el fin del desarrollo de su actividad comercial. Y que van totalmente relacionados con la generación futura de ingresos.

Naturaleza:

Al Debe

Documentos de Soporte:

Las facturas de compra de los gastos incurridos.

Movimiento al Debe:

Ocurrencia de un Gasto Operativo. (Nota: se debe tener siempre presente que se debe reconocer el gasto en el momento en que incurre en él, y no en el que se paga)

Movimientos al Haber:

no solamente una reversión por un error en registro.

Normalmente

existen

transacciones

al

Haber,

Cuenta:

GASTOS ADMINISTRATIVOS

Concepto: Representa todos los costos y gastos necesarios, en los que incurre la empresa para organizarse administrativamente, y no van directamente relacionados con las operaciones y generación futura de ingresos.

Naturaleza:

Al Debe

Documentos de Soporte:

Las facturas de compra de los gastos incurridos.

Movimiento al Debe:

Ocurrencia de un Gasto Administrativo. (Nota: se debe tener siempre presente que se debe reconocer el gasto en el momento en que incurre en él, y no en el que se paga)

Movimientos al Haber:

Normalmente

no

existen

transacciones

al

Haber,

 

solamente una reversión por un error en registro.

Cuenta:

GASTOS FINANCIEROS

Concepto: Representa todos los costos y gastos necesarios, en los que incurre la empresa para financiarse por medio de deuda con terceras personas (prestamistas, bancos, financieras, etc.) Generalmente incluyen los gastos por intereses y las comisiones bancarias.

Naturaleza:

Al Debe

Documentos de Soporte:

Documento extendido por el beneficiario de la deuda.

Movimiento al Debe: Ocurrencia de un Gasto Financiero. (Nota: se debe tener siempre presente que se debe reconocer el gasto en el momento en que incurre en él, y no en el que se paga)

Movimientos al Haber:

no solamente una reversión por un error en registro.

Normalmente

existen

transacciones

al

Haber,

Cuenta:

OTROS GASTOS

Concepto:

Otros gastos que no son parte de las operaciones normales de la empresa. Normalmente en esta categoría se incluyen las próximas dos cuentas a analizar.

Naturaleza:

Al Debe

Documentos de Soporte:

Variado

Movimiento al Debe:

Registro del Gasto.

 

Movimientos al Haber:

Normalmente

no

existen

transacciones

al

Haber,

 

solamente una reversión por un error en registro.

Cuenta:

PÉRDIDA EN VENTA DE ACTIVOS

Concepto:

Pérdida producto de la venta ocasional de un activo, donde el precio de venta es menor que el costo histórico menos la depreciación acumulada del activo.

Naturaleza:

Al Debe

Documentos de Soporte:

La factura o contrato de venta.

Movimiento al Debe:

Registro de la pérdida en la venta del activo.

 

Movimientos al Haber:

no solamente una reversión por un error en registro.

Normalmente

existen

transacciones

al

Haber,

Cuenta:

PÉRDIDA EN DIFERENCIAL CAMBIARIO

Concepto: Diferencia negativa en el resultado de la conversión de una partida por cobrar o

Concepto: Diferencia negativa en el resultado de la conversión de una partida por cobrar o pagar en moneda extranjera, a moneda local. Ejemplo 1: Aumento del Tipo de Cambio entre el momento de registro y pago de una deuda en moneda extranjera. Ejemplo 2: Disminución del Tipo de Cambio entre el momento de

registro y cobro de una partida por cobrar en moneda extranjera.

registro y cobro de una partida por cobrar en moneda extranjera.

Naturaleza:

Al Debe

Documentos de Soporte:

Ninguno

Movimiento al Debe:

Registro de la pérdida en diferencial cambiario

 

Movimientos al Haber:

no solamente una reversión por un error en registro.

Normalmente

existen

transacciones

al

Haber,

1.2.8 Registros de Diario

El Diario General es el control, sea manual o electrónico, en el cual se registran todas las transacciones comerciales que lleva a cado una empresa. Es llamado también Asiento Contable. Las transacciones deben registrarse en orden cronológico, en moneda local, y debe contener información tal como:

Fecha de la Transacción

Cuentas Contables que afecta

Descripción o Detalle

Montos que corresponden a cada cuenta.

El formato del Diario General es el siguiente:

Fecha

Cuenta o Detalle

Referencia

Débitos (Debe)

Créditos (Haber)

Cuenta 1 0.00 Cuenta 2 0.00 -----------------o---------------
Cuenta 1
0.00
Cuenta 2
0.00
-----------------o---------------

(nota: pueden haber varias cuentas con montos al debe y varias al haber, siempre y cuando la suma de cada columna sea la misma, para mantener el principio contable de partida doble. Por ello no necesariamente va a haber una sola cuenta de cada lado.)

El anterior formato se completa de la siguiente manera:

Columna Fecha: Se escribe la fecha de la transacción, indicando día, mes y año. El mes y el año no se necesitan repetir en los asientos siguientes, sino hasta iniciar uno nuevo, o cambiar de página.

Columna Cuenta y Detalle: Se especifica el nombre de la cuentas afectadas en el siguiente orden; aquellas cuentas que van a ser debitadas se escriben en las primeras líneas del asiento y se escribe el nombre de la cuenta totalmente alineado en el margen izquierdo (junto a la columna fecha). Mientras que la cuenta o cuentas a acreditar se escriben en las líneas debajo de los asiento débitos, igualmente alineados al margen izquierdo de la celda, pero dejando sangría, para denotar que sus montos van a afectar al Haber.

Referencia: Se anota el número de folio (número de página) del libro mayor en que se hizo el pase del dato al libro mayor. Cuando los montos de los débitos o créditos son transferidos a las cuentas del mayor (proceso que se explica más adelante en este manual) los folios de las cuentas del mayor se relacionan con esta columna, para proporcionar una referencia cruzada.

Débitos y Créditos: Se registran los movimientos monetarios de acuerdo a las reglas de registros de cada cuenta.

1.2.9 Registros de Mayor (Mayorización)

Periódicamente, la información contenida en el diario general es transferida a las cuentas en el libro mayor para ser clasificada y posteriormente ser utilizada en la preparación de los estados financieros. El libro mayor es el resumen de aplicaciones al debe y/o haber de cada cuenta del catálogo, es un medio de acumular en un solo lugar la información referente a los cambios en una cuenta de activo, de pasivo o de patrimonio. El formato de cada folio (página) de este libro mayor es como el siguiente:

NOMBRE LA CUENTA (1 folio para cada cuenta)

 

Débitos

Créditos

Fecha

Detalle

Ref.

Saldo

 

(Debe)

(Haber)

Saldo Inicial 100 Ej: Aumento Activo 100 200 Ej: Disminución Activo 50 150
Saldo Inicial
100
Ej: Aumento Activo
100
200
Ej: Disminución Activo
50
150

En el libro mayor se clasifican los cambios que ocurren por cada operación que afectó los recursos o fuentes de la empresa en cada transacción. Se utiliza una sección (folio) para cada una de las cuentas, siguiendo el orden del catálogo.

El anterior formato se completa de la siguiente manera:

Columna Fecha: Se escribe la fecha de la transacción, indicando día, mes y año. El mes y el año no se necesitan repetir en los asientos siguientes, sino hasta iniciar uno nuevo, o cambiar de página.

Columna Detalle: Breve explicación del origen de la transacción, por lo general no se utiliza, solamente si se desea dejar algún detalle importante.

Referencia: Se utiliza para relacionar el número de la página del diario (folio) en el

cual se registró la transacción, permitiendo así volver a la fuente de los asientos en

caso de ser necesario revisar algún detalle.

Débitos y Créditos: Se registran los movimientos monetarios de acuerdo a las

reglas de registros de cada cuenta.

Saldo: Se actualiza luego de cada transacción para tener siempre el saldo

actualizado de la cuenta. Para efectos prácticos por lo general se utilizan las

llamadas “cuentas T” para obtener el monto del mayor de cada cuenta. Un

ejemplo de mayorización por medio de cuenta T es el siguiente:

EFECTIVO

Debe

Haber

500.000

(1)

 

75.000 (2)

50.000

(3)

125.000

(4)

 
 

111.000 (5)

700.000

(6)

161.000

(7)

539.000 (8)

 

Notas:

(1) Saldo Inicial de la cuenta (o saldo final del periodo anterior, con el que inicia el actual

periodo que se está contabilizando)

(2) Cobro de una factura a un cliente, por 75.000, el cual cancela en efectivo. Esto genera

un aumento del Efectivo, y se coloca en la columna del Debe, ya que los activos aumentan

al Debe.

(3) Pago de Salarios en efectivo por 50.000. Esto genera una disminución del Efectivo, y se

coloca en la columna del Haber, ya que los activos disminuyen al Haber.

(4) Recuperación de una Inversión en Certificados de Depósito a plazo en el banco por

125.000. Esto genera un aumento del Efectivo, y se coloca en la columna del Debe, ya que

los activos aumentan al Debe.

(5) Pago a un proveedor una factura adeudada por 111.000. Esto genera una disminución del Efectivo, y se coloca en la columna del Haber, ya que los activos disminuyen al Haber. (6) Suma de todas las transacciones que afectan el Debe. (7) Suma de todas las transacciones que afectan el Haber. (8) Diferencia Neta entre las casillas 6 y 7. O sea, el saldo actual de la cuenta.

1.2.10 El Ciclo Contable

Se refiere a la ejecución de aquellos procedimientos contables empleados para registrar, clasificar y resumir la información contable. Y abarca todo el proceso de la contabilidad desde el proceso de las transacciones individuales en el diario, hasta la elaboración de los estados financieros. El término ciclo indica que estos procedimientos se deben repetir continuamente para permitir que la empresa prepare estados financieros nuevos y actualizados periódicamente.

En Costa Rica, por lo general estamos familiarizados con periodos contables anuales según los establecidos por la Dirección General de Tributación Directa, del 01 de Octubre de un año al 30 de Setiembre del año siguiente, pero esto no quiere decir que las empresas no emitan sus estados financieros de manera mensual, bimensual, trimestral, o con la regularidad que lo consideren necesario, para su toma de decisiones y/o presentación a diversos usuarios externos de los estados financieros, tales como prestamistas, entidades bancarias y financieras, proveedores comerciales, entidades gubernamentales, etc.

El ciclo contable se puede resumir de la siguiente manera:

a)

Ocurre un evento (transacción) económico que se registra. Dicha transacción se asienta en el diario en forma cronológica.

b) Se Mayoriza (clasifican) los efectos de las transacciones comerciales en términos

de cuentas especificas de activo, pasivo, patrimonio, ingresos y gastos.

c) Se prepara un Balance de Prueba o también llamado Balance de Comprobación (el

cual se explicará en una siguiente sección de este manual) para verificar la

exactitud del proceso en la elaboración de los asientos de diario y la mayorización.

d) Se preparan los Estados Financieros o resúmenes de los efectos de las

transacciones comerciales en un conjunto.

El registro de las transacciones requiere 2 pasos:

conjunto. El registro de las transacciones requiere 2 pasos: Estudiar la Transacción (para determinar si se

Estudiar la Transacción (para determinar si se debe registrar, en que cuentas y con que montos)

La Transacción debe Asentarse (asiento de diario), Clasificarse (mayorización) y Resumirse (Elaboración de Estados Financieros)

Actualmente los sistemas computarizados pueden eliminar la necesidad de copiar y

reorganizar la información que ya se ha registrado en el sistema, y puede ejecutar cálculos

matemáticos, pero no pueden prescindir del personal que analiza y explica estos eventos

de conformidad con los principios contables y los traduce en asientos de diario.

1.3 ARCHIVO DE DOCUMENTOS COMERCIALES

El archivo de documentos comerciales se refiere al resguardo físico de estos con el fin de respaldar las transacciones registradas en el diario. Las maneras de archivar son diversas y variadas, tales como ampos, archivos, carpetas, entre otros, el objetivo es tener los documentos ordenados y clasificados, con el fin de su posterior búsqueda de manera rápida y práctica.

Existen muchos y diversos tipos de documentos comerciales, pero los principales cuatro documentos que están presentes en las transacciones de las empresas son los siguientes, y se pasan a explicar a continuación:

1.3.1 Archivo de Facturas de Venta.

Las facturas de venta constan de la factura original, la cual es entregada al cliente, y 2 copias, una para control de cuentas por cobrar en el caso de ventas a crédito, y la otra para archivar en orden consecutivo.

La copia destinada a control de cuentas por cobrar, es mantenida en un archivo ordenado por cliente y luego por número de factura, en el momento que el cliente paga la factura, se le adjunta el recibo de pago o documento de soporte que comprueba que se recibió el pago, y esto genera otro tipo de archivo. Por otro lado, la otra copia se archiva por consecutivo con el fin de búsqueda rápida de un número de factura en específico.

1.3.2 Archivo de Facturas de Compra.

Las facturas de compra son tramitadas por los proveedores. Si la compra fuese a contado se debe adjuntar al comprobante de pago, sea cheque emitido o transferencia bancaria. Pero si la compra fue a crédito, la factura de compra se archiva en el control de cuentas por pagar, se debe adjuntar la orden de compra, para corroborar que el autorizado en realidad solicitara la compra. Luego del pago, sea por transferencia o cheque, se adjuntan las facturas y se archiva en el control de pagos realizados.

1.3.3

Recibidas.

Archivo

de

Recibos

de

Dinero,

Depósitos

y

Transferencias

Bancarias

Respaldan el recibido de un pago de clientes, y se deben archivar con las facturas cobradas adjuntas.

Los depósitos y transferencias bancarias que se realizan por concepto de cobro de clientes no se registran por si solos, el recibo de dinero es el documento que se le emite al pagador y que respalda la recepción de los fondos, este documento es el que se registra. Los recibos de dinero constan de 1 original, el cual se le entrega al cliente, y 2 copias, uno para adjuntar a las facturas cobradas, y otro para llevar un archivo consecutivo de todos los recibos emitidos.

1.3.4

Realizadas.

Archivo

de

Cheques

de

Pago,

Depósitos

y

Transferencias

Bancarias

Las tres formas más comunes de realizar pagos son los cheques, los depósitos bancarios y las transferencias bancarias.

Cheques: Antes de entregar los cheques se les debe sacar copia, y que la persona autorizada que retira el cheque la firme como recibo, al mismo tiempo se le debe solicitar al proveedor la entrega del recibo de dinero que respalda el pago realizado. Estos documentos son adjuntos a las facturas a cancelar y archivados en orden de consecutivo, clasificados por cada cuenta bancaria a la que corresponden los cheques emitidos.

Depósitos Bancarios: Se refieren a los depósitos realizados en cajas del banco a cuentas de terceros, por medio de efectivo o cheque. Si fuera por cheque debe adjuntarse al archivo del mismo el comprobante emitido por el banco.

Transferencias Bancarias: Actualmente esta modalidad está desplazando a las dos anteriores, ya que con el avance de la tecnología y el ahorro de tiempo que genera esta nueva modalidad las empresas ahorran costos, tanto de logística como de envíos al banco y emisión de chequeras, sin dejar de lado los tiempos de pago más oportunos. Dichas transferencias deben clasificarse por cada cuenta bancaria desde la que se transfiere y en orden cronológico, adjuntas a las facturas o comprobantes del monto a pagar.

Para ilustrar de una mejor manera la forma de archivar los principales documentos comerciales se presenta el siguiente diagrama; (se parte del hecho que el medio de archivar más común son los ampos)

ARCHIVO DE DOCU MENTOS POR COBRAR (cada figura represen ta un Ampo) FACTURACIÓN DE VENTAS

Facturas de Venta Facturas de Venta por Cobrar De la 4500 a 4800 •Se ordenan
Facturas de Venta
Facturas de Venta por
Cobrar
De la 4500 a 4800
•Se ordenan por
Número de
consucutivo.
•Se clasifican por
cliente.
•Luego se ordenan por
Número de
consucutivo
COBRO DE LAS FACTURAS DE VENTA POR COBRAR
Tranasferencias
Recibos de Dinero
Depósitos Recibidos
Recibidas
Del 1500 al 2000
De Abril a Mayo 2010
De Abril a Mayo 2010
•Se ordenan por Número
de consucutivo.
• Se ordenan en orden
cronólogico.
• Se adjuntan las facturas
de cobro.
•Se ordenan en orden
cronólogico.
•Se adjuntan las facturas
de cobro.

FACTURAS DE COMPRA

Facturas de Compra por Pagar •Se clasifican por proveedor. •Luego se ordenan por Número de
Facturas de Compra por
Pagar
•Se clasifican por
proveedor.
•Luego se ordenan por
Número de consucutivo
•Se adjunta la orden de
compra firmada.
PAGO DE LAS FACTURAS D E COMPRA POR PAGAR
Cheques Dólares Cuenta
#123 BNCR
C heques Colones Cuenta
#456 BNCR
Depósitos Realizados
De Abril a Mayo 2010
Del # 1000 al 1500
Del # 900 al 1000
•Se ordenan por
Número de
consucutivo.
•Se lleva el control de 1
ampo por cada cuenta.
•Se adjuntas las facturas
a pagar
c
•S e lleva el control de 1
a mpo por cada cuenta.
•S e ordenan por
Número de
onsucutivo.
•S e adjuntas las facturas
•Se ordenan en orden
cronólogico.
•Se adjuntan las facturas
a pagar.
•Se adjunta en
comprobante emitido
a pagar
por el banco.

Transaferencias

Realizadas

De Abril a Mayo 2010

•Se ordenan en orden cronólogico. •Se adjuntan las facturas a pagar. •Se adjunta en comprobante
•Se ordenan en orden
cronólogico.
•Se adjuntan las facturas
a pagar.
•Se adjunta en
comprobante emitido
por el banco.

1.4 REGISTRO DE DOCUMENTOS COMERCIALES

En este apartado se mostrará cómo se registran las transacciones producto de los cuatro principales documentos comerciales. Cabe destacar que la mayoría de las transacciones de una empresa se derivan de estos documentos, de ahí, la importancia de registrarlos de la manera correcta.

1.4.1 ¿Dónde registrar los documentos comerciales?

Los documentos comerciales, o en todo caso, todas las transacciones, deben ser registradas en el libro de diario general, y posteriormente hacer los pases al mayor, todo esto mediante la metodología estudiada en los subtemas 1.2.8 y 1.2.9

Si bien es cierto, esto es lo que dicta la regla, en la práctica el llenado de los libros contables legalizados por la Dirección General de Tributación Directa, solamente se realiza para fines de cumplimiento tributario, ya que actualmente la mayoría de las empresas cuentan con software contables que simplifican el registro de transacciones, y a partir de estas mayorizan automáticamente los movimientos y hasta resumen la información en informes, reportes o estados financieros programados.

Desde el punto de vista práctico, cuando una pequeña empresa inicia operaciones y no cuenta con el presupuesto para invertir en un software contable, puede apoyarse primeramente en los libros legales y las hojas de cálculo como Microsoft Excel, pero la recomendación es que a corto plazo debe invertir en un Programa Informático de Contabilidad que vaya acorde con las necesidades de la empresa, no necesariamente debe ser muy sofisticado. Dentro de los principales requerimientos que debe tener un software contable son los siguientes:

Ser Bimoneda: que se puedan registrar transacciones tanto en dólares como en colones, y que internamente el programa haga las conversiones de moneda.

Ser Multiusuario: que varios usuarios puedan utilizar el sistema.

Que Mayorice Automáticamente.

Que genere los reportes necesarios para la empresa (principalmente balance de comprobación, reportes de movimientos por cuenta, antigüedad de saldos, entre otros)

1.4.2 ¿Cuando registrar los documentos comerciales?

Las transacciones deben ser registradas el mismo día en que se realizan, no se pueden aplazar o cambiar las fechas, por ello se deben registrar en el mismo momento en que se producen ya que si no es así, y se produce en cierre o corte de periodo la transacción no podría ser registrada con la fecha correcta. Y habría que registrarla con fecha posterior, lo cual no es correcto, puesto que está afectando los resultados del periodo en curso, cuando en realidad son movimientos que se produjeron en periodos anteriores. Hay que tener cuidado con las cuentas de ingresos y gastos, ya que estas más bien deben ser hasta anticipadas y realizar asientos de ajuste, de acuerdo al subtema 1.2.1 de este manual.

A continuación se mostrará mediante ejemplos prácticos, como registrar las transacciones de los principales cuatro documentos comerciales.

1.4.3 Registro de Facturas de Ventas

Se ejemplificará el registro de la siguiente factura de venta de la empresa ABC S.A.

EMPRESA ABC S.A. FACTURA DE VENTA Clientes: XXXX 16/11/2010 Dirección: Teléfono: Cantidad Descripcion Subtotal
EMPRESA ABC S.A.
FACTURA DE VENTA
Clientes: XXXX
16/11/2010
Dirección:
Teléfono:
Cantidad
Descripcion
Subtotal
1
Tornillos
₡3.000,00
3
Clavos
₡4.500,00
4
Varillas
₡6.000,00
Subtotal
₡13.500,00
Impuesto
₡1.755,00
Total
₡15.255,00

El registro de la factura dependerá de si son ventas a crédito o contado.

Para esta factura el registro de diario sería el siguiente:

Fecha

Cuenta o Detalle

Referencia

Débitos (Debe)

Créditos (Haber)

16/11/10 Efectivo 15.255,00 Ingresos por Ventas 13.500,00 Impuestos sobre Ventas 1.755,00
16/11/10
Efectivo
15.255,00
Ingresos por Ventas
13.500,00
Impuestos sobre Ventas
1.755,00
-----------------o---------------

Notas:

Si las ventas fueran a crédito, en lugar de la cuenta “Efectivo” se debe usar la cuenta “Cuentas por Cobrar – Cliente XXXX”

El Impuesto sobre ventas se cobran sobre los Bienes y Mercancías físicas, y para Costa Rica es del

13%.

Si lo que factura la empresa son servicios, no debe recaudar impuestos sobre ventas.

1.4.4 Registro de Facturas de Compras

Para ejemplificar el registro de una factura de compra nos basaremos en la misma factura anterior, como si fuéramos el cliente XXXX, que le está comprando a la Empresa ABC S.A.

Para determinar el registro debemos antes, definir lo siguiente:

Si la factura es a crédito o contado.

Determinar si es un bien o servicio.

Determinar si la intención de la compra es ser el cliente final de la mercancía o servicio (si es de consumo inmediato o si es un activo); y si es una mercancía adquirida con el fin de revenderla o producir otros bienes para vender.

Si las mercancías fueran para revender; determinar si la valuación del inventario es bajo el método permanente (donde con cada compra o venta se actualizan las unidades en inventario) o método periódico, donde se registran las compras y ventas, pero no se lleva un control actualizado de unidades de inventario, sino que

para determinar el valor del inventario se debe hacer una toma física (conteo físico de inventario). Para efectos de este manual se asume un método de valuación de inventario periódico, ya que este es más adecuado para una pequeña o mediana empresa, ya que no debe tener un estricto control automatizado, y por otro lado, la metodología para los registros contables es mucho más simple.

El registro de diario bajo el supuesto de que la compra es de mercancías para revender sería el siguiente:

Fecha Cuenta o Detalle Ref Débitos (Debe) Créditos (Haber) 16/11/10 Compras 13.500,00 Impuesto sobre Ventas
Fecha
Cuenta o Detalle
Ref
Débitos (Debe)
Créditos (Haber)
16/11/10
Compras
13.500,00
Impuesto sobre Ventas
1.755,00
Efectivo ó Cuentas por pagar
15.255,00
-----------------o---------------

Y si fueran mercancías o servicios adquiridos con el fin de ser utilizadas por la empresa (cliente final) el registro sería el siguiente (en este caso se capitaliza el Impuesto sobre ventas, o sea, se incluye en el gasto):

Fecha Cuenta o Detalle Ref Débitos (Debe) Créditos (Haber) 16/11/10 Gastos por XXXXX 15.255,00 Efectivo
Fecha
Cuenta o Detalle
Ref
Débitos (Debe)
Créditos (Haber)
16/11/10
Gastos por XXXXX
15.255,00
Efectivo ó Cuentas por pagar
15.255,00
-----------------o---------------

Nota: Las XXXXX simbolizan que puede ser cualquier Gasto, según sea el caso. Ej: “Gastos por Suministros”

Por otro lado, si la compra fuera de un Activo, o sea que el bien sea para uso de empresa, con el fin de ser utilizado para sus operaciones, y que sus beneficios sean futuros (en este caso se capitaliza el Impuesto sobre ventas, o sea, se incluye en el Activo):

Fecha Cuenta o Detalle Ref Débitos (Debe) Créditos (Haber) 16/11/10 Activo XXXX 15.255,00 Efectivo ó
Fecha
Cuenta o Detalle
Ref
Débitos (Debe)
Créditos (Haber)
16/11/10
Activo XXXX
15.255,00
Efectivo ó Cuentas por pagar
15.255,00
-----------------o---------------

Nota: Las XXXXX simbolizan que puede ser cualquier Activo, según sea el caso. Ej: “Mobiliario y Equipo de Oficina”

1.4.5 Registro de Recibos de Dinero, Depósitos y Transferencias Bancarias Recibidas.

Los recibos de dinero son el respaldo de que se recibió cierta cantidad de dinero por equis

concepto. Los recibos de dinero se deben emitir independientemente del medio de pago

que utilice nuestro cliente, sea pago con moneda en efectivo, en cheque, o por

transferencia o depósito bancario.

A continuación se muestra un ejemplo de registro de recibo de dinero que cancela la

factura anterior.

Recibo de Dinero:

RECIBO DE DINERO EMPRESA ABC S.A. Fecha: 20/11/2010 Recibí de: Cliente XXXX La suma de:
RECIBO DE DINERO
EMPRESA ABC S.A.
Fecha:
20/11/2010
Recibí de:
Cliente XXXX
La suma de:
Quince mil doscientos cincuenta y cinco
₡15.255,00
Por concepto de: Pago de Factura # 00
Fima

Registro:

Fecha Cuenta o Detalle Ref Débitos (Debe) Créditos (Haber) 20/11/10 Efectivo ó Bancos 15.255,00 Cuentas
Fecha
Cuenta o Detalle
Ref
Débitos (Debe)
Créditos (Haber)
20/11/10
Efectivo ó Bancos
15.255,00
Cuentas por Cobrar Cliente X
15.255,00
-----------------o---------------

Notas:

Si el pago es en efectivo se registra en esta cuenta, pero si fuera por cheque o por transferencia bancaria se debe registrar a la cuenta “Bancos”

1.4.6 Registro de Cheques de Pago, Depósitos y Transferencias Bancarias Realizadas.

El cheque: CHEQUE CHEQUE N° 1240-4 B AN CO San José: 20/11/2010 A pago a:
El cheque:
CHEQUE
CHEQUE N° 1240-4
B AN CO
San José:
20/11/2010
A pago a:
Proveedor XXXX
La suma de:
Quince mil doscientos cincuenta y cinco
₡15.255,00
Cuenta # 0000
Fima

El registro asumiendo que el cheque es por concepto de pago de una factura de compra

ya registrada, y mantenida como cuenta por pagar, no se registra gastos ni compras, ya

que estos quedaron registrados con la factura de compra:

Fecha Cuenta o Detalle Ref Débitos (Debe) Créditos (Haber) 20/11/10 Cuentas por Pagar Proveedor X
Fecha
Cuenta o Detalle
Ref
Débitos (Debe)
Créditos (Haber)
20/11/10
Cuentas por Pagar Proveedor X
15.255,00
Bancos
15.255,00
-----------------o---------------

Notas:

El mismo registro sería para pagos por medio de transferencias o depósitos bancarios de pagos de cuentas por pagar a proveedores.

Por otro lado, si el cheque fuera para comprar un Activo o pagar algún Gasto, del cual no se ha registrado factura de compra previamente, el asiento simplemente cambia su cuenta al Debe.

Fecha

Cuenta o Detalle

Ref

Débitos (Debe)

Créditos (Haber)

20/11/10 Activo XX ó Gasto XX 15.255,00 Bancos 15.255,00 -----------------o---------------
20/11/10
Activo XX ó Gasto XX
15.255,00
Bancos
15.255,00
-----------------o---------------

1.5 OTROS REGISTROS CONTABLES

Existen muchos otros registros contables que no se generan por medio de documentos comerciales, sino que se deben tener presentes y generar el asiento que corresponde.

1.5.1 Registros Directos en el Diario General

Los registros directos en el diario son asientos que no necesariamente son respaldados con documentos o movimientos repetitivos de la empresa. Por lo general, no se pueden identificar por la existencia de una transacción, sino más bien son producto de transacciones anteriores. Los más comunes son los Asientos de Ajuste.

1.5.2 Asientos de Ajuste

Son registros contables, contables que requieren transacciones que afectan

cortes de estados financier os mensuales), se recomienda realizarlos al final de cada mes.

que como su palabra lo dice, ajustan los

saldos de cuentas

de ajustes posteriores, en su gran mayorí a son producto de ingresos y gastos en más de un mes (asum iendo que se hacen

Las principales clasificacion es de Asientos de Ajuste son las siguientes:

(1) Asientos para distribuir Gastos Pagados por Adelantado (2) Asientos para distribuir Ingreso s Cobrados
(1) Asientos para distribuir Gastos Pagados por Adelantado (2) Asientos para distribuir Ingreso s Cobrados

(1) Asientos para distribuir Gastos Pagados por Adelantado

(2) Asientos para distribuir Ingreso s Cobrados por Adelantado

Asiento de Ajust e para el Gasto po r Depreciación y Amortización

(3) Asientos par a Registrar Gastos N O Contabilizados (4) Asientos para Registrar Ingreso s
(3) Asientos par a Registrar Gastos N O Contabilizados (4) Asientos para Registrar Ingreso s
(3) Asientos par a Registrar Gastos N O Contabilizados (4) Asientos para Registrar Ingreso s

(3) Asientos par a Registrar Gastos N O Contabilizados

(4) Asientos para Registrar Ingreso s NO Contabilizado s

(3) Asientos par a Registrar Gastos N O Contabilizados (4) Asientos para Registrar Ingreso s NO
•Normalmente se registran para distrubuir el costo de un Activo adquirido, y que sus beneficios
•Normalmente se registran para distrubuir el
costo de un Activo
adquirido, y que sus beneficios se esperan ob tener durante varios
periodos futuros.
•Primero debe existir un Gasto Diferido (Pagado p or Adelantado)
•Ejemplo: Seguros, Alquileres, Suministros de Ofi cina.
•Normalmente se registran para distrubuir el cobr o de un Ingreso futuro, del cual se
•Normalmente se registran para distrubuir el cobr o de un Ingreso futuro,
del cual se piensa entregar el bien o servicio en p eriodos futuros.
•Primero debe existir un Ingreso Diferido (Cobrado
•Ejemplo: Servicios cobrados por anticipado.
por Adelantado)
•Gastos que aún no han sido registrados, pero en l os que ya se incurrió.
•Gastos que aún no han sido registrados, pero en l os que ya se incurrió.
•Los asientos son para cargar el gasto en el m es respectivo que en
realidad de consumió el gasto.
•Ejemplo: Salarios acumulados por pagar, Interese s acumulados x Pagar
•Ingresos que aún no han sido registrados, pero a l os que ya se tiene
•Ingresos que aún no han sido registrados, pero a l os que ya se tiene
derecho.
•Los asientos son para cargar el ingreso en el mes
realidad se ganó el ingreso.
•Ejemplo: Intereses acumulados por Cobrar
respectivo que en
•Ingresos que aún no han sido registrados, pero a l os que ya se tiene
•Ingresos que aún no han sido registrados, pero a l os que ya se tiene
derecho.

A continuación se mostrará mediante ejemplos prácticos el formato de registro de cada clase de Asiento de Ajuste:

1) Asientos para distribuir Gastos Pagados por Adelantado:

Se compran Suministros de Oficina para 3 meses por 3.000, el día 01-nov-10

Fecha Cuenta o Detalle Ref Débitos (Debe) Créditos (Haber) 01/11/10 Suministros de Oficina (activo) 3.000,00
Fecha
Cuenta o Detalle
Ref
Débitos (Debe)
Créditos (Haber)
01/11/10
Suministros de Oficina (activo)
3.000,00
Bancos
3.000,00
-----------------o---------------

El día 30-nov-10 se ha consumido 1 mes de los 3 meses para los que se compraron los suministros, o sea, se ha consumido una tercera parte del pago por adelantado, 3.000 / 3 = 1.000 El asiento de ajuste es el siguiente:

Fecha Cuenta o Detalle Ref Débitos (Debe) Créditos (Haber) 30/11/10 Gastos por Suministros Oficina 1.000,00
Fecha
Cuenta o Detalle
Ref
Débitos (Debe)
Créditos (Haber)
30/11/10
Gastos por Suministros Oficina
1.000,00
Suministros d Oficina (activo)
1.000,00
-----------------o---------------

2) Asientos para distribuir Ingresos Cobrados por Adelantado:

El 15-nov-10 se cobran por adelantado 6 meses de alquiler de una máquina, por la cual se ganan 3000 por mes.

Fecha Cuenta o Detalle Ref Débitos (Debe) Créditos (Haber) 15/11/10 Bancos 18.000,00 Ingresos cobrados por
Fecha
Cuenta o Detalle
Ref
Débitos (Debe)
Créditos (Haber)
15/11/10
Bancos
18.000,00
Ingresos cobrados por Anticp
18.000,00
-----------------o---------------

El día 30-nov-10 se ha consumido 1/2 mes de los 6 meses de alquiler de máquina que se cobraron por adelantado. O sea el monto consumido es = 3.000 / 2 = 1.500 El asiento de ajuste es el siguiente:

Fecha Cuenta o Detalle Ref Débitos (Debe) Créditos (Haber) 30/11/10 Ingresos cobrados por Anticp (Pasivo)
Fecha
Cuenta o Detalle
Ref
Débitos (Debe)
Créditos (Haber)
30/11/10
Ingresos cobrados por Anticp
(Pasivo)
1.500,00
Ingresos por Ventas
1.500,00
-----------------o---------------

3) Asientos para registrar Gastos no Contabilizados:

Al 30-nov-10 se conoce el monto de la planilla a cancelar el 01-dic-10, por 1.850,00

Fecha Cuenta o Detalle Ref Débitos (Debe) Créditos (Haber) 30/11/10 Gastos por Salarios 1.850,00 Salarios
Fecha
Cuenta o Detalle
Ref
Débitos (Debe)
Créditos (Haber)
30/11/10
Gastos por Salarios
1.850,00
Salarios por Pagar
1.850,00
-----------------o---------------

El día 01-dic-10 se procede con el pago de los salarios.

Fecha Cuenta o Detalle Ref Débitos (Debe) Créditos (Haber) 01/12/10 Salarios por Pagar 1.850,00 Bancos
Fecha
Cuenta o Detalle
Ref
Débitos (Debe)
Créditos (Haber)
01/12/10
Salarios por Pagar
1.850,00
Bancos
1.850,00
-----------------o---------------

4) Asientos para registrar Ingresos no Contabilizados:

El 01-nov-10 se adquiere una Inversión en Certificados de Depósito a Plazo, por 10.000, cuyos intereses son del 12% anual, pagaderos al final del periodo de 6 meses de la inversión.

Fecha Cuenta o Detalle Ref Débitos (Debe) Créditos (Haber) 01/11/10 Inversión en Títulos 10.000,00 Bancos
Fecha
Cuenta o Detalle
Ref
Débitos (Debe)
Créditos (Haber)
01/11/10
Inversión en Títulos
10.000,00
Bancos
10.000,00
-----------------o---------------

El día 30-nov-10 se realiza el asiento de ajuste correspondiente (cálculo de intereses = (10.000 * 12%) / 12 = 100:

Fecha Cuenta o Detalle Ref Débitos (Debe) Créditos (Haber) 30/11/10 Intereses acumulados por Cobrar 100,00
Fecha
Cuenta o Detalle
Ref
Débitos (Debe)
Créditos (Haber)
30/11/10
Intereses acumulados por Cobrar
100,00
Ingresos por Intereses
100,00
-----------------o---------------

El asiento anterior se repite durante los siguientes 5 meses, hasta completar los 6 meses de vida del Certificado, a este día se recupera tanto la inversión como los intereses, el asiento sería el siguiente:

Fecha Cuenta o Detalle Ref Débitos (Debe) Créditos (Haber) 01/05/11 Bancos 10.600,00 Inversión en Títulos
Fecha
Cuenta o Detalle
Ref
Débitos (Debe)
Créditos (Haber)
01/05/11
Bancos
10.600,00
Inversión en Títulos
10.000,00
Intereses acumulados por Cob
600,00
-----------------o---------------

Asiento de Ajuste para el Gasto por Depreciación y Amortización

La depreciación es el mecanismo utilizado para asociar el costo de un activo con los ingresos que este activo va a generar en un periodo de tiempo determinado, con el fin de que no quede un gasto inicial por la compra del activo, cuando en realidad los beneficios van a ser también posteriores al periodo actual.

Depreciación significa distribución sistemática del costo de un activo en la forma de gasto durante los periodos contables que componen su vida útil, por tanto, el término depreciación guarda su relación con el beneficio obtenido del activo y no únicamente con la pérdida de valor que surja de su utilización o deterioro físico.

Para cada uno de estos activos depreciables existe una contra cuenta de “Depreciación Acumulada Activo XXXX” que posee su saldo al haber, y se resta a la cuenta del activo respectivo para producir el valor neto que debe aparecer en el balance general. Esta cuenta se acredita mediante un asiento contra un débito a la cuenta “Gastos por Depreciación Activo XXXX” que se presentará en el Estado de Resultados junto a los demás gastos operativos.

Para comprender la fórmula de cálculo de la Depreciación debemos conocer los siguientes conceptos:

Valor Histórico ó Valor de Adquisición: Valor al que se compró el Activo (incluyendo costos necesarios, transportes e impuestos).

Vida Útil: Cantidad de tiempo que se espera que el activo genere beneficios económicos.

Valor de Rescate o Valor Residual: Valor que se podría recuperar al deshacerse del activo, al final de su vida útil.

Hay varios métodos para calcular la depreciación, pero la más común y simple es la de “Línea Recta”, la fórmula es la siguiente:

(Costo de Adquisición – Valor Residual) / Años de Vida Útil = Depreciación Anual

Si se desea el cálculo de la depreciación mensual se divide entre 12. Las Amortizaciones siguen la misma metodología que las Depreciaciones, solamente es una distinción de nombre, ya que las Amortizaciones se aplican a Activos Intangibles, tales como Patentes, Software, entre otros.

Para ilustrar de una mejor manera el cálculo y registro de la depreciación, se muestra el siguiente ejemplo:

El 01-nov-10 la empresa compró un Equipo de Cómputo en 200.000, se estima que la vida útil del mismo sea de 5 años, con un valor residual de 20.000.

(Costo de Adquisición – Valor Residual) / Años de Vida Útil = Depreciación Anual -

(

200.000

20.000

)

/

5

=

36.000

La depreciación anual es de 36.000, y por ende, la mensual de 3.000

El asiento de registro de la depreciación es el siguiente:

Fecha

Cuenta o Detalle

Ref

Débitos

Créditos

 

(Debe)

(Haber)

30/11/10 Gastos por Depreciación Equipo de Cómputo 3.000,00 Depreciación acumulada Equipo de Cómputo 3.000,00
30/11/10
Gastos por Depreciación Equipo de Cómputo
3.000,00
Depreciación acumulada Equipo de Cómputo
3.000,00
-----------------o---------------

1.5.3 Asientos de Cierre

Las cuentas ingresos, gastos, pérdidas y ganancias, son cuentas patrimoniales temporales, para ser más específico de utilidades retenidas, que se utilizan durante el periodo contable para clasificar y acumular ciertos cambios que afectan el patrimonio. Al final del periodo, o sea, el 30 de setiembre de cada año, se debe trasladar el saldo neto de estas cuentas a la cuenta de utilidades retenidas. Con esto, las cuentas temporales se reducen a cero de tal manera que estén listas para medir los ingresos y los gastos del siguiente periodo contable y poder realizar análisis y controles comparando un periodo con el anterior.

A continuación se tiene la siguiente lista de ingresos, gastos, pérdidas y ganancias del periodo que cierra al 30-set-10, y posteriormente se muestra como realizar el asiento de cierre:

Lista de Ingresos y Gastos al 30-set-10

 
 

DEBE

HABER

INGRESOS

   

Ingresos por Ventas

 

15.000

Descuentos sobre Ventas

200

 

Devoluciones sobre Ventas

100

 

Ingresos por Intereses

 

2.450

Otros Ingresos

 

1.000

Ganancia en venta de activos

 

3.500

Ganancia en diferencial cambiario

 

500

GASTOS

   

Compras

5.820

 

Descuentos sobre Compras

 

350

Devoluciones sobre Compras

 

150

Gastos Operativos

4.500

 

Gastos Administrativos

2.000

 

Gastos Financieros

950

 

Otros Gastos

700

 

Pérdidas en venta de activos

100

 

Pérdidas en diferencial cambiario

300

 

El Asiento de Cierre de los Ingresos y Ganancias es el siguiente:

Fecha Cuenta o Detalle Ref Débitos Créditos (Debe) (Haber) 30/09/10 Ingresos por Ventas 15.000 Descuentos
Fecha
Cuenta o Detalle
Ref
Débitos
Créditos
(Debe)
(Haber)
30/09/10
Ingresos por Ventas
15.000
Descuentos sobre Ventas
200
Devoluciones sobre Ventas
100
Ingresos por Intereses
2.450
Otros Ingresos
1.000
Ganancia en venta de activos
3.500
Ganancia en diferencial cambiario
500
Utilidades Retenidas
22.150
-----------------o---------------

Antes de realizar el Asiento de Cierre de Gastos y Pérdidas es necesario calcular el Costo de Mercadería Vendida, ya que este debe cerrarse en el siguiente asiento. (Se asume que había 1.500,00 en inventario inicial y con un nuevo conteo físico al 30-set-10 se estimo el inventario en 2.000,00

La fórmula del Costo de Mercadería Vendida es la siguiente:

CMV = Inventario Inicial + Compras Netas – Inventario Final Donde Compras Netas = Compras Totales + Fletes s/Compras – Devoluc. s/Compras - Desc. s/Compras

Fecha

Cuenta o Detalle

Ref

Débitos

Créditos

 

(Debe)

(Haber)

30/09/10 Descuentos sobre Compras 350 Devoluciones sobre Compras 150 Inventario Final 2.000 Costo de Mercadería
30/09/10
Descuentos sobre Compras
350
Devoluciones sobre Compras
150
Inventario Final
2.000
Costo de Mercadería Vendida
4.820
Inventario Inicial
1.500
Compras
5.820
-----------------o---------------

El Asiento de Cierre de los Gastos y Pérdidas es el siguiente:

Fecha

Cuenta o Detalle

Ref

Débitos

Créditos

 

(Debe)

(Haber)

30/09/10 Utilidades Retenidas 13.370 Costo de Mercadería Vendida 4.820 Gastos Operativos 4.500 Gastos
30/09/10
Utilidades Retenidas
13.370
Costo de Mercadería Vendida
4.820
Gastos Operativos
4.500
Gastos Administrativos
2.000
Gastos Financieros
950
Otros Gastos
700
Pérdidas en venta de activos
100
Pérdidas en diferencial cambiario
300
-----------------o---------------

Como se puede observar en los asientos anteriores, el cierre de Ingresos contra Utilidades Retenidas fue de 22.150, mientras que el de Gastos 13.370. Esto quiere decir que las utilidades de este periodo fueron de 8.780.

1.5.4. Caso Práctico

A continuación se resolverá un caso práctico en una empresa comercial, con el fin de aplicar los procedimientos contables de registro y clasificación de las transacciones explicados en los puntos anteriores de este manual. Ejemplo que posteriormente permitirá mostrar el resumen de la información mediante Estados Financieros y otros informes.

La empresa El Sol S.A. es una empresa que se dedica a la comercialización de equipos de cómputo. Algunas de las políticas contables son:

Los edificios se toman a una vida útil de 50 años, y con un valor residual del 10% de su valor histórico o de adquisición.

Los vehículos se toman a una vida útil de 10 años, y con un valor residual del 20% de su valor histórico o de adquisición.

El Mobiliario y Equipo de Oficina se toma a una vida útil de 10 años, y sin valor residual.

El método para registrar el inventario es el Periódico.

La compañía no mantiene dinero en efectivo, todos los cobros los deposita en la cuenta bancaria, y todos los pagos se realizan desde la misma.

Las Inversiones se refieren a Certificados de Depósito bancarios, adquiridos el 30/ago/10, a una tasa de rendimiento del 12%, y con intereses pagaderos cada 3 meses.

Los saldos de las cuentas (balance de comprobación) al 31/ago/10 son los siguientes:

CUENTAS

DEBE

HABER

Bancos

7.231.000,00

 

Inversiones

2.500.000,00

 

Cuentas por Cobrar

4.725.435,00

 

Gastos pagados por anticipado (diferidos)

500.000,00

 

Inventarios

1.565.000,00

 

Vehículos

2.000.000,00

 

Depreciación Acumulada Vehículos

 

200.000,00

Mobiliario y Equipo de Oficina

500.000,00

 

Depreciación Acumulada Mob. Y Eq. Oficina

 

50.000,00

Patentes

1.000.000,00

 

Amortización Acumulada Patentes

 

800.000,00

Cuentas por pagar

 

2.965.790,00

Gastos por Pagar

 

900.300,00

Retenciones y Provisiones Laborales

 

675.555,00

Documentos por pagar, Largo Plazo

 

2.000.000,00

Capital Social, acciones

 

3.500.000,00

Utilidades Retenidas

 

1.398.790,00

Reserva Legal

 

700.000,00

Ingresos por Ventas

 

10.200.000,00

Ganancia en venta de activos

 

500.000,00

Gastos por Salarios Operativos

1.670.000,00

 

Gastos por Servicios Públicos

444.000,00

 

Gastos por Salarios Administrativos

1.105.000,00

 

Gastos por Intereses

650.000,00

 

Las transacciones del mes de setiembre 2010 fueron las siguientes:

01/set/10 - Los socios aportan ₡ 10.000.000 en efectivo que depositan inmediatamente en una cuenta corriente del Banco a nombre de la empresa. Además aportan un vehículo valorado en ₡ 5.000.000, un terreno de ₡ 5.000.000 con edificio de ₡ 15.000.000. También Mobiliario y equipo de oficina valorado en ₡ 3.500.000

02/set/10 - Se compra a crédito 20 equipos de cómputo para la venta, cuyo costo unitario es de ₡114.800 + impuestos de ventas.

04/set/10

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Se venden a crédito 10 equipos de cómputo en ₡ 285.000 + impuesto cada

uno.

05/set/10 - Se pagan servicios públicos por ₡ 50.000

05/set/10 - Se devuelven 2 de los equipos de cómputo comprados el día 02/set/10

06/set/10

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Se venden al contado 5 equipos de cómputo en ₡ 285.000 + impuesto cada

uno.

09/set/10 - Se compran al crédito 20 equipos de cómputo a un precio de oferta de ₡80.000 i.v.i (impuesto de ventas incluido)

15/set/10 - Se pagan salarios operativos por ₡1.100.000

15/set/10 - Se pagan seguros al INS por 300.000 que cubren 3 meses a partir de la fecha.

20/set/10 - Se venden 15 equipos de cómputo en ₡ 300.000 cada uno + impuesto de ventas, recibiendo la mitad en efectivo y la otra mitad al crédito.

29/set/10