PROCESOS CONTABLES El registro de las operaciones o transacciones que genera una empresa requiere que los datos sean

recolectados, clasificados y codificados para luego, ser registrados. Una de las herramientas principales para el registro de las operaciones, es la cuenta. La cuenta es el medio de registro para cualquier tipo de operación que puede afectar los activos, pasivos o el patrimonio de una entidad. Muchas veces se oye a los profesionales de la contaduría, la expresión llevar libros o llevar contabilidades, de esta manera se expresando que están efectuando registros en los libros de contabilidad. Los principales libro son el diario, el mayor y el de inventario y balances. El avance tecnológico ha hecho que no tenga sentido el llevar los registros en forma manual. La carga de trabajo que puede generarse si los libros no son llevados a través de un computador, hace que no sea de costo/beneficio el registrar y controlar manualmente las operaciones y transacciones. Para registrar las transacciones financieras las cuentas son clasificadas en varios tipos: reales, nominales y de orden. IMPORTANCIA Toda entidad económica necesita controlar las transacciones que afecten su posición financiera o los resultados del periodo. Los registros son la memoria permanente de toda la empresa. Cuando un cliente al cual le vendemos mercancía nos requiere el saldo de su cuenta, normalmente se le entrega un estado de cuenta, el cual detalla los movimientos que tuvo para un periodo determinado, y el saldo final de la misma. La contabilidad y sus registris muestran todo lo que sucedió en la empresa durante un periodo. Se puede afirmar que todas las decisiones empresariales giran , de alguna manera, alrededor de la información financiera que se desprende de los registros contables. Los registros de contabilidad son importantes por las siguientes razones:    Permiten efectuar un seguimiento preciso a grupos de operaciones o alguna operación especifica. Son la base para la elaboración de los balances financieros. Ayudan a tomar decisiones en diferentes areas de la empresa.

TIPOS DE CUENTAS Para registrar las operaciones, existen varios tipos de cuentas bajo las cuales se ordenan y clasifican las operaciones. Las cuentas son los registros detallados que reflejan los cambios en los activos, pasivo y el patrimonio de una empresa. Las cuentas podemos clasificalas en tres tipos dentro de un sistema contable: 1. Cuentas reales. 2. Cuentas nominales. 3. Cuentas de orden.

 Superavit:  Pagado. . para obtener la contraprestación convenida tales como las cuentas por cobrar. Cuentas de valuación de activos: representan una disminución al saldo de las cuentas de activo a las cuales valuan. efectivo en bancos. las cuales exigen que en una fecha futura se pague una suma de dinero. ya que las cuentas reales representan los bienes o derechos u obligaciones contractuales de la empresa. aquellos elementos que pertenecen a la empresa y sobre los cuales se puede ejercer acción legal o no.  Donado.  De revaluación. Las cuentas reales por ser utilizadas. con terceros o cauadas por las actividades normales del negocio. Cuentas de pasivos: representan todas las obligaciones reales o contingentes. 4. Cuentas de pasivo. Las cuentas de valuación se utilizan para reflejar el valor de realización de algún activo. aquellos elementos que son factibles de medición como por ejemplo: efectivo de caja. Cuentas de patrimonio: muentran las cantidades aportadas por los accionistas y las ganancias o perdidas ocurridas por operaciones con los accionistas. Cuentas de activo.     Cuentas reales: Son aquellas que se utilizan para el registroo de todas las transacciones que afectan directamente a un balance general. también conocido como capital contable. se preste un servicio o se entregue un bien. las cuentas reales pueden ser: 1. 3.  Provision para obsolescencia de inventarios.  Amortizacion acumulada de patentes. o para registrar la aplicación de los principios de contabilidad generalemnte aceptados y aplicables a diferentes partidas del activo. incluye los siguiente rubros:  Capital social.  Reservado.  Provision para cuentas de cobro dudoso.  Disponible o libre. entendiéndose por bienes. mobiliario. documentos por cobrar o los derechos de autor. El patrimonio. Por pertenecer al balance general. Las cuentas reales de una empresa no sufren el proceso de cierre periódico que tienen las cuentas nominales. reflejan la posición financiera de una entidad en forma detallada. y por derechos. Cuentas de patrimonio. Cuentas de activo: representan todos los bienes y derechos que la empresa posee. Cuentas de valuación de activos. para elaborar el balance general. Otras cuentas de valuación de activos son las siguientes:  Depreciacion acumulada mobiliario. 2.

Cuentas de ingresos. Cuentas de costos. Las cuentas nominales pueden ser clasificadas de la siguiente manera: 1. las operaciones que las generan significan alguna responsabilidad para la empresa y en consecuencia. las cuentas de costos estarán representadas por los inventarios comprados y vendidos en el ejercicio económico. el pasivo. no son directamente identificables o relacionables con ellos. pueden ser divididos en egresos operacionales o gastos de operación que están constituidos por los gastos de administración y los gastos de ventas.  . Los ingresos. por otra parte.  Cuentas de costo: representan los activos aplicados para la generación de los ingresos que constituyen el giro principal de los negocios de una empresa.  Amortizacion de la plusvalía. es necesario establecer cierto tipo de control sobre ellas. En el caso de una entidad comercial. 2. esta asociado a un incremento en la riqueza o participación de los accionistas. Algunas cuentas de orden de uso común son las siguientes: 1. Las cuentas de orden son presentadas al pie del balance general. Cuentas de egresos.  Cuentas de orden: son aquellas cuentas que controlan ciertas operaciones o transacciones que no afectan el activo. Avales y fianzas recibidos.  Cuentas de egresos: se usan para el registro de las disminuciones del patrimonio contable. Una de las diferencias entre costo y gasto es que los costos son directamente identificables con los ingresos. 2. Un aumento en el patrimonio. Avalesy fianzas otorgados. el patrimonio o las operaciones del periodo.  Perdidas no realizadas por fluctuaciones en inversiones. las deudoras debajo del total y las acreedoras debajo del pasivo y patrimonio.Cuentas nominales: son aquellas cuentas que registran las modificaciones al patrimonio de la empresa por concepto de aumentos o disminuciones a este y durante un ejercicio económico.  Inreses por prestamos. Algunos otros ejemplos de conceptos de otros egresos son:  Perdidas por diferencias en cambio.  Cuentas de ingresos: son aquellas que se utilizan para el registro de los aumentos que se generan en el patrimonio o capital contable. pero que de una u otra forma. los cuales están representados por todos aquellos incrementos del patrimonio que se originan como consecuencia de operaciones y/o transacciones relacionadas con el giro normal del negocio. Los egresos al igual que los ingresos.  Honorarios a directores. 3. y los otros egresos que están constituidos por cualquier gasto que no se encuentre relacionado con las operaciones del negocio. pueden ser clasificados en ingresos operativos.

 Pagos.3. Giros enviados al cobro. estos se encuentran listos para ser codificados conforme a cada uno de los métodos de codificación. Una vez que los registros son recolectados.  Ciclo de producción. Clasificacion de registros.  Acumulaciones. estos deben ser clasificados.  Recoleccion de registros: corresponde a toda las recopilación de información susceptible de registro para una entidad.  Por ciclos:  Ciclo de compras y pagos.  Cobranzas.  Clasificacion de registros: consiste en la separación de las operaciones de acuerdo con criterios previamente establecidos. Una vez que los registros han sido recolectados y clasificaod. o en ciclos de operaciones que típicamente son efectuadas en una empresa. 6.  Capitalizaciones de activos fijos. Valores entregados en garantía.  Facturacion.  Ciclo de facturación y cuentas por cobrar.  Traspasos de producción. 4. Mercancias recibidas en consignación. Codificacion de registros. 2. Valores recibido en garantía. Una clasificación de registros debe indicar la fuente y origen de las transacciones de acuerdo con cada documento fuente. Cuentas por cobrar condonadas. Recoleccion de registro. 3.  Ciclo de nomina. La clasificación de registro puede ser realizada con base en tipos de operaciones. REGISTRO DE OPERACIONES Debemos distinguir las siguientes etapas en el proceso de registrar las operaciones: 1. Tiene dos clasificaciones:  Por tipo de operación:  Compras de materia prima.  Notas de debito y crédito. 5. . 7.

cuentas por pagar. la búsqueda o identificación de un elemento resulta mucho mas fácil desde el punto de vista del usuario que accese algún tipo de información. 3. de clientes. cuentas por cobrar. Registro de operaciones: consiste en grabar o reflejar en algún medio de almacenamiento. La información del maestro de cuentas por pagar. Libro mayor. inventario. La manera en que los sistemas mecanizados almacenan la información contable depende de la tecnología utilizada. algunos de llos son los siguientes: 1. Libro de asientos diarios o libro diario. de caja. De esta forma. producción. .  Codificacion de registros: consiste en la asignación de una identificación a cada uno de los elementos de uan lista de elementos. ellohace necesario que una empresa requiere la adopción de algún método de codificación. de inventario. Los sistemas mecanizados deben de alguna manera guardar los datos equivalentes a los sistemas manuales.     Maestro de cuentas: En este archivo se guarda la información equivalente al libro mayor. un sistema para el registro de las operaciones. Maestro de transacciones: en este archivo se guarda la información equivalente al libro diario. Algunos de los documentos de soporte de los registros efectuados son generados mediante el sistema. de bancos. entre otros. El proceso de registro de las operaciones requiere que se tenga aparte de un método de codificación. El numero de modulo y el nivel de detalle del tratamiento de la información puede variar considerablemente. de tal forma que se pueda accesar posteriormente la información. todos los datos. es decir. 2. Los sistemas integrados o sistemas administrativos suelen estar divididos en los siguientes modulos: contabilidad. de compras. etc. con algunas variaciones es similar al de cuentas por cobrar. los libros de contabilidad. Todo sistema exige que las operaciones o registros sean codificaciones de alguna forma. MECANISACION DE REGISTRO En los sitemas manuales de contabilidad suele llevarse libros para los diferentes registros que se requieren efectuar.) Adicionalmente se guardan los soportes que respaldan los registros efectuados en tales libros. Maestro de cuentas por cobrar. Libro auxiliar ( de ventas. Maestro de productos: en este archivo se guarda la información equivalente al libro auxiliar del inventario.

Existencia. Una debilidad importante del control interno. OBJETIVOS Los objetivos generales del control interno son:    Custodia de los activos.EL CONTROL INTERNO El control interno es la base sobre la cual descansa la contabilidad de un sistema contable. Exactitud. Captura y proceso de la información en forma completa y exacta. El procesamiento de las transacciones dentro de las corrientes de información contable incluyendo procesos y controles. IMPORTANCIA El control interno contable representa el soporte bajo el cual descansa la confiabilidad de un sistema contable. El mantener una adecuada estructura del control interno es responsabilidad de una gerencia la cual debe realizar las estimaciones necesarias para asegurarse de que los beneficios esperados por la implantación de los procedimientos de control. Autorizacion. las irregularidades se refieren a errores u omisiones intencionales. El control interno en una entidad esta orientado a prevenir o detectar errores e irregularidades. son superiores a los costos de estos respectivos procedimientos. el grado de fortaleza del control interno determinara si existe una seguridad razonable de que las operaciones reflejadas en los estados financieros son confiables o no. La correcta conducción del negocio de acuerdo con las políticas de la compañía. Custodia. la diferencia entre errores e irregularidades es la intencionalidad del hecho. . validad y emitir la información financiera. El proceso de transacciones es una función de los sistemas contables que consiste en capturar. procesar. representa un aspecto negativo dentro de la estructura de un sistema contable. sino también evalúa el nivel de eficiencia operacional en procesos contables y administrativos. o un sistema de control interno poco confiable. Los dos primeros objetivos generales nos conducen a objetivos específicos del control. el termino errores se refiere a errores u omisiones no intencionales. Un sistema de control interno es importante por cuanto no se limite únicamente a la confiabilidad en la manifestación de las cifras que son reflejadas en los estados financieros. que son los siguientes:      Integridad.

 Autorizacion de las operaciones. Control interno contables: por el contrario.  Exactitud: El objetivo de exactitud establece que las operaciones deben registrarse al valor que realmente se deriva de ellas.  Autorizacion: Un objetivo de autorización debe establecer limites al inicio.  Asegurar la exactitud de los registros financieros.  Adhesion a las políticas gerenciales.  Integridad: Los objetivos de integridad permiten asegurar que se registran todas las transacciones en el periodo al cual corresponden. especialmente porque se refiere a la administración del negocio.  . eincluyen al menos.  Existencia: Los objetivos de existencia permiten asegurar que solo se registren operaciones que afecten la entidad. si tienen relación directa o efecto sobre las cifras de los estados financieros. Controles sobre la custodia física. Las autorizaciones de un sistema contable deben establecerse como una necesidad para sentar las bases de confiabilidad del sistema como un todo. continuación o finalización de una operación contable con base en políticas y procedimientos establecidas. que tienen que ver con la protección de activos. lo siguiente:  Metodos y procedimientos relacionados. Los controles internos de prenumeracion de formularios o controles de totales de lotes apoyan el objetivo de integridad. El objetivo de existencia de los controles internos minimiza el riesgo de que los registros contables contengan información que no corresponde a transacciones reales de la entidad. Las violaciones al objetivo de integridad existen cuando en el inicio de las transacciones o en el procesamiento no se incluye toda la información.  Metodos y procedimientos relacionados con la eficiencia de las operaciones. TIPOS DE CONTROL INTERNO  Control Internos administrativo: generalmente no tienen relación directa con las cifras de los estados financieros. Controles sobre la existencia física.  Custodia: los objetivos de custodia se establece para tratar de controlar el uso o disposición no autorizado de los activos de la empresa. pero tienen como objetivos básicos establecer lo siguiente:  Plan de organización.El objetivo referente a la conducción del negocio depende principalmente de la actitud de la gerencia y tiene limitaciones para ser evaluado. Este se cumple a través de dos tipos de controles: 1. 2. En este objetivo es sumamente importante ya que exige que las cifras sean registradas en forma exacta.

Corresponde estudio y análisis de los sistemas de información para ejercer el control administrativo y de la forma en que deben ser utilizados para realizar dicha actividad. Sin embargo. costeo basado en actividades. la documentación de esta evaluación se realiza en los papeles de trabajo. el modelo costo-volumen-utilidad.   Los informe de control interno es un informe dirigido a la alta gerencia de una entidad. como los costos estándar. pero con la peculiaridad que se tiene un mayor nivel de detalle. costos y gastos.METODOS PREPARACION DE INFORMES Cuando se evalúan los controles internos. métodos y procedimientos de contabilidad usados. que por lo general. ayudando a efectuar adecuadamente el control administrativo. Algunas herramientas facilitan el control administrativo. los presupuestos.  Por ciclos del negocio. a tomar decisiones y ejercer control administrativo. La contabilidad administrativa tiene un objetivo triple: ayuda a planear. métodos y procedimientos del control interno general. Carta a la gerencia. a saber:  Cuestionario: son la técnica mas antigua para documentar y evaluar el control interno y consiste en la formulación de preguntas agrupadas en una de las siguientes formas:  Por cuentas principales de los estados financieros. carecen de sentido si no existiera un sistema de información contable que las integraran. en el cual se detallan todas las situaciones o debilidades encontradas en la evaluación de los sistemas. SISTEMAS PARA AREAS DE RESPONSABILIDAD DEFINICION Es una técnica que sirve para controlar los ingresos. a saber: 1. Existen diferentes técnicas para documentar el control interno contable. Se utilizan cuando se desea tener una primera epreciacion acerca del funcionamiento de un procedimiento a nivel general. son puntuales. en contraposición a los cuestionarios. . Memorandum de control interno. 3. Narrativos: son técnicas que tienen el objetivo de documentar los controles internos. mas graficas que narrativas. tomando en consideración las responsabilidades asignadas a cada funcionario o supervisor de área o departamento. Carta de observaciones de control interno. 2.  Generales.  Por departamentos de la empresa. El informe de contrl interno realizado por el contador publico independiente recibe varias denominaciones. los cuales deben estar elaborados de tal forma que soporten apropiadamente la evidencia de la evaluación de los sistemas. Flujograma: son técnicas de documentación.

la cual se crea para tener una información detallada. cambiar y producir los mejores resultados con calidad y eficiencia SISTEMAS CONTABLES EN AMBIENTE PED El procedimiento electrónico de datos ha invadido casi todas las actividades que son realizadas por la empresas. se debe lograr un minimo de conocimiento del flujo de la información a través del sistema. responsabilidades e información sobre políticas. funciones. lo cual traerá como consecuencia el incremento del valor de la empresa. El control interno en un ambiente ped. Cuando se esta evaluando los controles de un sistema contable. Ese control sólo es posible si se cuenta con un sistema de información que sirva como punto de referencia para cuantificar las fallas y los aciertos. ello dedido a que existen procesos que se ven afectados por controles. IMPORTANCIA Entre las distintas categorías de controles que una organización puede implantar. El objetivo para la implantación de controles dentro de la función de ped es le reducir el riesgo asociado en este ambiente. resulta obvia la importancia que tiene un correo control administrativo. del funcionamiento de información financiera deben tener inherente un sistema de control que le otorgue un minimo grado de confianza. generando información útil y necesaria. sistemática e integral que contiene todas las instrucciones. Si se acepta que todo es perfectible y que toda organización debe estar dispuesta a encontrar sus fallas y corregirlas. Las entidades en todo el proceso de diseñar e implementar el Sistema de Control Interno. en cuyo caso se denominan controles manuales. El riego ped se refiere a la posibilidad de que . DISEÑO DE MEDIDA DE CONTROL El Control Interno Contable es una herramienta. para este caso las Normas Técnicas de Control Interno Específicas. se constituye como una herramienta de apoyo para la Unidad de Auditoria Interna o de los controladores de las entidades para modernizar. los cuales son los que forman el pilar para poder desarrollar adecuadamente sus actividades. control y autocontrol y objetivos que participen en el cumplimiento de la Misión y Visión Institucional. estableciendo responsabilidades a los encargados de todas las áreas. tenernos aquellas que se relacionan directamente con las aplicaciones que generan información contable a través de un computador. tienen que preparar los procedimientos integrales. amplios conocimientos de la teoría de controles. El Sistema de Control Interno aparte de ser una política de Gerencia. o por el computador que constituyen los controles ped. requiere de personal responsable para su implantación y evaluación. estos controles pueden ser ejecutados por una persona. estableciendo medidas de seguridad. ordenada. sistemas y procedimientos de las distintas operaciones o actividades que se realizan en una Institución.Toda organización es perfectible es decir siempre puede mejorar determinadas áreas para lograr los objetivos fijados por la administración.

ingresando incorrectamente su identificación y clave. el control de procedimientos de claves. transacciones de la organización. en este caso. se desactiva su terminal. El éxito en la utilización de claves de acceso depende principalemente de la manera en que se utilizan las mismas. Cerraduras o dispositivos similares: consisten en dispositivos físicos que bloquean el acceso a un geterminado recurso. Confirmacion de localidades: implantada mediante el retrodiscado. . ASPECTOS TECNICOS: HARDWARE Existen algunos mecanismos adicionales de control relacionados con el hardware. es decir. la protección del software se ha realizado tradicionalmente mediante la utilización de claves de acceso y de perfiles asociados a las mismas. El objetivo de una clave de acceso es:   Identificar al usuario. Circuitos de identificación: consisten en dispositivos electrónicos que son utilizados para verificar el nivel de acceso a un equipo o software. COMUNICACIONES REDES Se puede distinguir dos formas de procesamiento claramente definidas:  Centralizada: Tipicamente el procesamiento centralizado esta represntado por la existencia de un computador principal generalemnte mainframes el cual centraliza las funciones de procesamientyo de tareas. Los recursos mas comunes con estos dispositivos son terminales y unidades centrales de procesamiento. Algunos de ellos son:  Bloqueo de terminales: se produce cuando un usuario trata de acceder infructuosamente a los recursos del sistema. Las claves de acceso consisten en la utilización de una identificación de usuario y una contraseña o clave asociada con la identificación del usuario. Obtener una confirmación de que la identificación utilizada corresponda realmente al usuario que intenta acceder a un recurso dado. o que pueda verse comprometida por el acceso de personas no autorizadas.    SORFWARE Una vez definida la política de control de acceso. el cual consiste en el establecimiento de los pasos o procedimientos para la asignación y utilización de las claves y del mecanismo empleado para su implatacion. se emplea para asegurar que el usuario accede al sistema desde una localidad autorizada. Por otra parte. el cual consiste en los controles que se establecen para administrar las claves asignadas a los ususarios. especialmente con los terminales.la información no cumpla con alguna de sus características básicas. el control de la aplicación de claves.

que han sido diseñado bajo ciertos estándares para operar cooperativamente con otros recursos de manera tramnsparente o casi transparenete. Conectividad/Compatibilidad Uno de los aspectos mas importantes por considerar en los sistemas de comunicaciones y proceso de datos es el establecimiento de estándares. CONTROL INTERNO SISTEMAS CONTABLES MECANIZADOS. la cual suele ser mas rápida. Mediante este método se pretende reemplazar las actividades tradicionales de envio de documentos. Estos sistemas denben estar orientados a suministrar. administrativa o financiera. exacta y económica. para pedidos. la informacion que requieran los usuarios. requiere para su experiencia conocer el funcionamiento y manejo de sistemas mecanizados de información. cheques. las empresas basan su desarrollo en las herramientas de tipo tecnológico que nos suministra la automatización de los sistemas. hacen que esta sea cada vez mas dependientes de la informacion que ellos suministra.La consideración sobre la compatibilidad fueron muchas veces relegadas. u otros documentos mediantes la comunicación directa entre computadoras. U n istema abierto se puede definir como un conjunto de recursos de hardware y software. también es posible que existan varios computadoras conectados que se encarguen de manera simultanea y tenga la posibilidad de procesar información de manera individual. Todo profesional del area contable. son llevadas a cabo con base en la información que generan los sistemas de información gerencia. . facturas. Descentralizada: comenzó a despertar mayor interés en la década de los sesenta. por lo que era frecuente que equipos del mismo fabricante no pudieran conectarse entre si. por ejemplo. de la manera mas sencilla. Intercambio electrónico de datos. En gran parte. Las decisiones en todas las organizaciones. en especial debido a la popularidad de las familias de computadoras ibm/360 e ibm/370. cuando cuando el esquema centralizado era el mas frecuente en las instalaciones de computo. El impacto que tienen los sistemas sobre las organizaciones. Al principio de la era informática los fabricantes estaban mas interesados en producir mejores equipos.

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