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Direccin General de Gestin de la Demanda en Salud Grupo de Administracin de Subsidios a la Demanda en Salud Cdigo: 13400 IN STRUCC IONES PARA LA CREACIN DE ARCHIVOS PLANOS EN V IRTUD DE LA RESOL UCIN 1021 y 2369 DE 2009 -FORMAT O SUGE RIDOPARA: DE: ALCALDES, DIRECTOTRES DE SALUD DEPARTAMENTALES, DISTRITALES Y MUNICIPALES Y TESOREROS. DIRECCIN GENERAL DE GESTIN DE LA DEMANDA EN SALUD
Mediante la Resolucin 1021 de 2009 la Direccin General de Planeacin y Anlisis de Poltica, defini los requerimientos y estructura de reporte de la informacin del manejo de los recursos del rgimen subsidiado. Para tal fin, la Direccin General de Gestin de la Demanda en Salud, ha diseado un formato sugerido para el diligenciamiento de la informacin a reportar en virtud de la mencionada resolucin. La informacin mencionada, deber ser reportada por las entidades territoriales de forma bimestral y en los trminos del anexo tcnico de la Resolucin 1021 de 2009, a travs de la Plataforma de Integracin del Ministerio de la Proteccin Social PISIS. Insumos necesarios para el diligenciamiento de la informacin solicitada Para el correcto diligenciamiento de la informacin usted deber tener a la mano; Convenio establecido entre el banco y la entidad territorial, Los extractos bancarios del periodo que va a diligenciar la informacin. Actas de liquidacin de los contratos de aseguramiento. Los pagos realizados a las Entidades Promotoras de Salud - Rgimen Subsidiado, por cada uno de los contratos de aseguramiento, as como el reporte de carnetizados sobre los cuales se realizaron los pagos. Los pagos realizados a las Instituciones Prestadoras de Servicios Salud cuando media la medida de giro directo sobre la EPS-S, en los trminos del decreto 3260 de 2004, discriminados por contrato. Saldos de la cuenta maestra del rgimen subsidiado, discriminado por la fuente del saldo. CONSIDERACIONES INICIALES Para evitar errores al generar los archivos planos, verifique que los siguientes parmetros de Windows estn asignados de la siguiente forma: Smbolo decimal (,) Nmero de dgitos decimales (2) Smbolo de separacin de miles (.)
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Direccin General de Gestin de la Demanda en Salud Grupo de Administracin de Subsidios a la Demanda en Salud Smbolo de signo negativo (-) Separador de listas (;) Sistema de medida (Mtrico) En el caso que usted est utilizando Windows Vista, deber seguir el siguiente procedimiento:
3. Seleccione el icono de configuracin regional y de idioma 4. En la pestaa formato escoja la opcin personalizar este formato
5. En la pestaa formato escoja la opcin personalizar este formato 6. Una vez se asegure de que los parmetros son los correctos, escoja la opcin Aplicar y luego Aceptar En el caso que usted est utilizando Windows XP, deber seguir el siguiente procedimiento:
1. 2. 3.
Sitese en el botn de inicio Luego seleccione la opcin Seleccione el icono de Opciones regionales, de idioma y de fecha y hora
4.
Luego
seleccione
la
opcin
Configuracin
regional
de
idioma
5.
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6.
Una vez se asegure que los parmetros son los correctos, escoja la opcin Aplicar y luego Aceptar.
Adjunto a este archivo se encuentran los siguientes libros: el primero es un LIBRO DE ENSAYO sobre el cual puede trabajar y el segundo un ejemplo explicativo que le servir de gua en el proceso. 1. Resolucin 1021 de 2009- Archivo plano 2. Resolucin 1021 de 2009-Ejemplo- Archivo plano Apertura de los libros Los libros se pueden abrir como cualquier otro libro de trabajo de Excel, bien sea por medio del explorador de Windows o por medio de la opcin Abrir del men Archivo . Cada uno de los libros tiene seis hojas, una por cada tipo de registro contenido en el anexo tcnico: Hoja1 Hoja 2 Hoja 3 Hoja 4 Hoja 5 Hoja 6 R_Tipo1- Registro de Control R_Tipo2- Informacin General de la entidad territorial Rgimen subsidiado R_Tipo4 Informacin de los saldos de las cuentas maestras. R_Tipo5 - Informacin de los movimientos de la cuenta maestra del rgimen subsidiado R_Tipo6- Informacin de los pagos realizados sobre contratos. R_Tipo7- Informacin de los pagos pendientes sobre los contratos y cuenta maestra del
En el LIBRO DE ENSAYO Resolucin 1021 de 2009, encontrar una fila inicial con un comentario inserto (ver figura 1) sealando el nombre de cada uno de los campos a diligenciar por cada registro. Al convertir el archivo de Excel, en un archivo de texto, estos comentarios no aparecern. Registro Tipo 1- Hoja R_Tipo1 Este registro est compuesto por seis (6) campos (celdas A1- F1), los cuales son utilizados en la identificacin de la fuente de informacin. Debe reportarse de forma obligatoria. En el libro adjunto Resolucin 1021 de 2009-Archivo plano, en la primera hoja R_Tipo1, encontrar el nombre de los campos establecidos en este registro, en las primeras seis columnas de la fila inicial de la hoja (deslice el puntero del mouse sobre las celdas, para ver una breve explicacin del contenido del campo). Cada uno de los campos deber diligenciarse con la informacin y longitud descrita en el anexo tcnico. Ver Capitulo 1, literal 2.1 REGISTRO TIPO 1- REGISTRO DE CONTROL
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Recuerde el campo 6 (celda F1) Nmero total de registros de detalle de contenidos en el archivo, es la suma de registros de cada uno de los tipos de registros, en este sentido deber ser diligenciado cuando se tenga toda la informacin (registros). Figura 1. Registro Tipo 1
En el libro adjunto Resolucin1021 de 2009- ejemplo, encontrar en la hoja R_Tipo1, el ejemplo de diligenciamiento del registro tipo 1. Registro Tipo2 En este registro se establecieron veinte (20) campos, con la informacin general del municipio y la cuenta maestra del rgimen subsidiado. El reporte es Obligatorio cuando se hace el registro de una cuenta maestra o cuando se sustituye y termina una cuenta maestra registrada. En el libro adjunto Resolucin 1021 de 2009, en la segunda hoja R_Tipo2, encontrar en las primeras veinte columnas de la fila inicial, un comentario con el nombre del campo, con el cual podr guiarse. Cada uno de los campos deber diligenciarse con la informacin y longitud establecidas en el anexo tcnico. Ver Capitulo 1, literal 2.2 REGISTRO TIPO 2 - REGISTRO DE DETALLE DE CUENTAS MAESTRAS
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En el libro Resolucin1021 de 2009- ejemplo, diligenciamiento del registro tipo 2. Registro tipo 4- hoja R_Tipo4
encontrar
En este registro se establecieron doce (12) campos, con la informacin de los saldos en la cuenta maestra del rgimen subsidiado. Este campo es de reporte obligatorio. En el libro adjunto Resolucin 1021 de 2009, en la tercera hoja R_Tipo4, encontrar en las primeras doce columnas de la primera fila, un comentario con el nombre del campo. Cada uno de los campos deber diligenciarse con la informacin y longitud establecidas en el anexo tcnico. Ver Capitulo 1, literal 2.4 REGISTRO TIPO 4 - REGISTRO DE DETALLE DE SALDOS DE CUENTAS MAESTRAS.
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En el libro Resolucin1021 de 2009- ejemplo, diligenciamiento del registro tipo 4. Registro tipo 5
encontrar
Este registro cuenta con dieciocho (18) campos, con la informacin de los movimientos en la cuenta maestra del rgimen subsidiado. Este campo es de reporte obligatorio. En el libro adjunto Resolucin 1021 de 2009, en la cuarta hoja R_Tipo5, encontrar en las primeras dieciocho columnas de la primera fila, un comentario con el nombre del campo. Cada uno de los campos deber diligenciarse con la informacin y longitud establecidas en el anexo tcnico. Ver Capitulo 1, literal 2.5 REGISTRO TIPO 5 - REGISTRO DE DETALLE DE MOVIMIENTOS DE CUENTAS MAESTRAS
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En el libro Resolucin1021 de 2009- ejemplo, diligenciamiento del registro tipo 5. Registro tipo 6-Hoja R-Tipo6
encontrar
En este registro se establecieron diecisis (16) campos, con la informacin de los pagos por contrato. Este campo es de reporte obligatorio, cuando se hayan realizado pagos en el periodo reportado. En el libro adjunto Resolucin 1021 de 2009, en la cuarta hoja R_Tipo4, encontrar en las primeras diecisis columnas de la primera fila, un comentario con el nombre del campo. Cada uno de los campos deber diligenciarse con la informacin y longitud establecidas en el anexo tcnico. Ver Capitulo 1, literal 2.6 REGISTRO TIPO 6 - REGISTRO DE DETALLE DE PAGOS REALIZADOS A CONTRATOS
En el libro Resolucin1021 de 2009- ejemplo, diligenciamiento del registro tipo 6. Registro tipo 7
encontrar
Este registro cuenta con catorce (14) campos, con la informacin de pagos pendientes por contrato. Este campo es de reporte obligatorio, cuando haya pagos pendientes. En el libro adjunto Resolucin 1021 de 2009, en la sexta hoja R_Tipo4, encontrar en las primeras doce columnas de la primera fila, un comentario con el nombre del campo. Cada uno de los campos deber diligenciarse con la informacin y longitud establecidas en el anexo tcnico. Ver Capitulo 1, literal 2.7 REGISTRO TIPO 7 - REGISTRO DE DETALLE DE PAGOS NO REALIZADOS A CONTRATOS
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Una vez diligenciada la informacin solicitada en cada uno de los registros (hojas), deber guardar cada una de las hojas en un archivo independiente y separado por punto y coma (;). A continuacin se muestra una forma fcil de guardar los archivos: En el caso que usted haya diligenciado la informacin en Office 1997-2003, deber seguir el siguiente procedimiento, como se muestra en la figura : 1. En el men principal haga click en la opcin Archivo 2. Luego dirjase a la opcin Guardar como , elija la ubicacin y nombre de su preferencia. 3. Escoja el tipo de archivo en la opcin Guardar como tipo, en este campo se desplegara una lista de la cual deber seleccionar la opcin CSV (Delimitado por comas). 4. Esta Opcin solo guarda la hoja activa, por lo tanto deber realizar este procedimiento con cada una de las seis hojas
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Luego seleccione la opcin guardar, en ese momento aparecer en su pantalla la siguiente ventana, en la cual le sealar que solo guarda la hoja activa,
Deber seleccionar la opcin Aceptar, en este momento emerger un nuevo mensaje, preguntado si desea mantener el formato del libro, deber escoger la opcin No
Luego aparecer nuevamente la ventana de Guardar Como, en este deber escoger la opcin Cancelar.
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En el caso que usted haya diligenciado la informacin en Office 2007, deber seguir el siguiente procedimiento:
9. Despus seleccionar
5. Elija la ubicacin y nombre de su preferencia. 6. Por otra parte deber escoger el tipo de archivo en la opcin Tipo, en este campo se desplegara una lista de la cual deber seleccionar la opcin CSV (Delimitado por comas). (Figura 5) 7. Esta Opcin solo guarda la hoja activa, por lo tanto deber realizar este procedimiento con cada una de las seis hojas
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Luego seleccione la opcin guardar, en ese momento deber aparecer en su pantalla la siguiente ventana, en la cual le sealar que solo guarda la hoja activa,
Deber seleccionar la opcin Aceptar, en este momento emerger un nuevo mensaje, preguntado si desea mantener el formato del libro, deber escoger la opcin No
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Posteriormente aparecer nuevamente la ventana de Guardar Como , escoja la opcin Cancelar. Luego de realizar el procedimiento con cada una de las hojas del libro, deber tener seis archivos. Ahora deber crear un solo el archivo. Para esto dirjase a la ubicacin donde guardo los archivos. Luego haga click derecho sobre el icono del archivo en el que guardo la informacin del registro tipo 1 y escoja la opcin abrir con: Bloc de notas.
Luego debe copiar la informacin de los dems archivos, en el archivo de registro tipo1. Recuerde abrir los archivos haciendo click derecho sobre el icono de ste y escoja la opcin abrir con: Bloc de notas.
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El archivo al final del procedimiento, deber tener una forma similar a la figura. Guarde los cambios realizados registro tipo 1.
En este momento solo falta nombrar el archivo, en los trminos del anexo tcnico, para lo cual deber seguir los siguientes pasos: Windows XP
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Direccin General de Gestin de la Demanda en Salud Grupo de Administracin de Subsidios a la Demanda en Salud 1. En alguna ventana del explorador de Windows (ejemplo Mis Documentos), en la parte superior encontrar la opcin herramientas , deber hacer click en esta opcin 2. Luego encontrara la opcin opciones de carpeta(figura )
3. Luego emerger una ventana en la cual encontrar la opcin Ver 4. Deshabilite la opcin Ocultar extensiones de archivo por tipos de archivo conocido 5. Una vez terminado el procedimiento, dirjase al archivo en el cual consolido la informacin de cada uno de los registro y sobre ste, haga click en el botn derecho del mouse, escoja la opcin cambiar nombre y escriba el nombre del archivo en los trminos del Anexo tcnico.
TIPO DE ARCHIVO NOMBRE DE ARCHIVO Archivo de manejo de cuentas CMA122CUMAAAAAMMDDMUxxxxxxxxxxxx.TXT maestras Ejemplo: CMA122CUMA20090331MU000000091003.TXT Windows Vista
LONGITUD 36
1. De click en la opcin de inicio, ubicado en el lado inferior izquierdo del escritorio 2. Abra el panel de control
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3. 4. 5. 6.
Escoja entre las opciones del panel de control el Icono opciones de carpeta. Luego emerger una ventana en la cual encontrar la opcin Ver Deshabilite la opcin Ocultar extensiones de archivo por tipos de archivo conocido Una vez terminado el procedimiento, dirjase al archivo en el cual consolido la informacin de cada uno de los registro y sobre ste, haga click en el botn derecho del mouse, escoja la opcin cambiar nombre y escriba el nombre del archivo en los trminos del Anexo tcnico.
TIPO DE ARCHIVO NOMBRE DE ARCHIVO Archivo de manejo de cuentas CMA122CUMAAAAAMMDDMUxxxxxxxxxxxx.TXT maestras Ejemplo: CMA122CUMA20090331MU000000090345.TXT
LONGITUD 36
En este momento tendr el archivo, para transmitir al Ministerio de la Proteccin Social a travs de PISIS cliente. Cualquier inquietud o duda favor comunicarse en primera instancia con la Secretaria de Salud Departamental de su jurisdiccin. Sino le resuelve su inquietud por favor comunquese con la Direccin de Gestin de la Demanda en Salud, al telfono 3305000 Extensin 1593 o al correo electrnico cuentasmaestras@minproteccionsocial.gov.co.
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