ADMINISTRACION

POR PROCESOS
COMPRAR ALMACENAR VENDER PRODUCIR
ADMINSTRACION
PLANIFICION
ORGANIZACION
CONTROL
DIRECCION (LIDERAZGO)
MEJORA
CONTINUA
No hay que documentar todo, hay que
documentar menos y analizar y medir mas
Certifica procesos
Concibe la autoridad y responsabilidad
como una sola y no por separado:
Empowertment
Considera 5 elementos:
ISO 9001:2000
1.Organizacin
2.Procesos
3.Procedimientos
4.Recursos
5.Planificacin
Los objetivos de calidad que establece la
empresa, son los que se relacionan en los
procesos, ya que son medibles.
Planifica varias metas para cumplir con un
objetivo de calidad.
Objetivo = Meta, por el tiempo: objetivo es
MP, LP, mientras que la meta es CP
ISO 9001:2000
PROCESO
PLANIFICION
ORGANIZACION
CONTROL
DIRECCION (LIDERAZGO)
CONJUNTO DE ACTIVIDADES QUE
TRANSFORMA CON VALOR AGREGADO
LAS ENTRADAS EN SALIDAS
CARACTERISTICAS DEL PROCESO
Cruza Varios Departamentos
Tiempo de Ciclo
Lugar
Entradas y Salidas
Orientado a Satisfaccin del Cliente
Propsito
Actividades Secunciales o Paralelas
Atraviesa las Fronteras Organizacionales.
Valor Agregado
Poli funcional
Medibles y Controlables
Derivados de Actividades Repetitivas
Puntos de Decisin
Clientes Internos
Proveedor y Cliente interrelacionados
CARACTERISTICAS DEL PROCESO
El jefe o gerente debe delegar tanto
responsabilidad como autoridad
Los resultados se analizan con base como
su trabajo se relaciona con el trabajo de otras
unidades y como da valor agregado
Organigrama = Especializacin
Flujo grama o Proceso = Generalizacin
En conclusin un organigrama no esta
enfocado al cliente, la alta gerencia no
conoce a su empresa
CARACTERISTICAS DEL PROCESO
El problema es que nadie administra el
espacio en blanco.
Una evidencia de la no administracin del
trabajo, genera una desconexin.
Desconexin = Parar el proceso
La satisfaccin del cliente es una de las
principales medidas de la eficacia
No poner un nombre al proceso que
identifica a una gerencia o departamento.
Un proceso debe contener: Nombre,
Objetivo, Alcance.
CARACTERISTICAS DEL PROCESO
El proceso de capacitacin, puede estar en
RRHH y no en el proceso de negocio.
Una poltica puede ser un cuello de botella.
Una actividad esta aislada
Un procedimiento recopila varias
actividades
Para diferenciar un procedimiento de un
mapa de procesos, este ultimo declara el
flujo, es decir lo que viaja.
CARACTERISTICAS DEL PROCESO
En un mapa de 1
er
nivel no se permite
entidades internas y no se aceptan
decisiones. Este mapa me da una visin
general de lo que hace la compaa.
El problema de la administracin por
funciones es la cultura heredada.
Jefes = Facilitadores
Los procesos se mapean o flujo graman
Los procedimientos se escriben o detallan
CARACTERISTICAS DEL PROCESO
Proceso de Negocio: Empieza en el cliente,
termina en el cliente
PROCESO
DE NEGOCIO
CLIENTE
CLIENTE
REQUISITO PRODUCTO
En un organigrama el espacio en blanco se
traduce en desconocimiento. Las mayores
oportunidades para mejorar la actividad del
trabajo suelen estar en los contactos
funcionales
CARACTERISTICAS DEL PROCESO
A.D.
N.O.
M.M.
A.D.
M.M.
N.O.
Enfoque por
Funcin
Enfoque por
Proceso
S
O
P
O
R
T
E
P
R
E
S
I
O
N
A.D.= Alta Direccin, M.M.= Mandos Medios, N.O.= Nivel Operativo
PROCESO ES IGUAL A:
PROCESO= + Tambor
+ Amortiguador
+ Cuerda.
Tambor: Cuello de botella : Controla el ritmo
Amortiguador de Recurso: Mantener la mxima
capacidad los recursos para alimentar los cuellos de
botella.
Cuerda: Dirige o alinea: Polticas o Proceso Gerencial
TIPOS DE PROCESOS
Los procesos empresariales son de 3 tipos:
Procesos Administrativos: Contables,
RRHH, Financieros.
Procesos de Soporte: Apoyan procesos
claves (de Negocio).
Procesos de Negocios: Derivados de la
misin de la empresa.
Que tanto proceso manual hay en la
empresa
Paralelo = Tecnologa = Activ. Simultanea
No todo proceso puede dirigirse a un
subproceso, puede dirigirse directamente al
procedimiento.
TIEMPO
EFECTIVO
C/OPERAC.
TIEMPO DE
DEMORA
C/OPERAC.
TIEMPO
CICLO
A.D.
Personal
M.M.
Tecnologa
Pirmide de Control
El mejor control
de una empresa
esta en el
personal y
tecnologa, ya que
actan en la
mayora de
ocasiones en
tiempo real.
T
I
E
M
P
O

R
E
A
L
T
I
E
M
P
O

D
I
F
E
R
I
D
O
ENFOQUE SISTEMICO DE LA
EMPRESA
Es mejor capacitar que entrar a mucho
detalle en los documentos.
PROCEDIMIENTO: Conjunto de Actividades
SISTEMA: Conjunto de Procesos
PROCESO: Conjunto de Subprocesos
SUBPROCESO: Conjunto de Procedimientos
La eficacia se mide fuera del proceso, ej:
satisfaccin del cliente
La eficiencia se mide dentro del proceso, ej:
botellas por hora
EFICIENCIA
(RECURSOS)
EFICACIA
(RESULTADOS)
PRODUCTIVIDAD
Una herramienta para poder definir objetivos
es el siguiente:
S
M
A
R
T
PECIFIC (ESPECIFICOS)
EASURMENT (MEDIBLES)
CHIEVMENT (ALCANZABLES)
EALISTIC (REALISTAS)
IME (TIEMPO)
Los principales problemas de un proceso
ocurren en el origen o en las actividades de
entrada
METODOS PARA LA
ADMINISTRACION DE LOS
PROCESOS
A .
COMPRENDER
B .
CARACTERIZAR
C .
MEJORAR
D.
AUTOMATIZAR
A. COMPRENDER EL
PROCESO
Identificacin de los Procesos:
Enunciacin de los procesos (inventario)
Definir el alcance y objetivos (Indicador) del
proceso
Priorizacion y seleccin de los procesos
Documentacin de los Procesos:
Mapas de Procesos.
B. CARACTERIZAR PROCESO
Planificar
Especificar el proceso: Tcnica 4W + 1H
Relacionar con los mapas de los procesos
Recursos y documentacin necesaria
Establecer responsabilidades y su nivel de autoridad
Establecer variables a medir e indicador de control
(estndares)
Hacer
Verificar / Medir el proceso
Registrar las variables
Registrar las desviaciones (problemas)
Control estadstico de procesos
Identificar problemas actuales y potenciales (oportunidad
de mejora)
Anlisis de proceso
Actuar
Acciones correctivas y preventivas
C. MEJORAR EL PROCESO
Simplificar el proceso
(Anlisis del proceso)
Eliminar las actividades que no agregan
VALOR
(Anlisis de valor)
Desarrollar e implementar planes de
mejoramiento del proceso
Teora de las restricciones.
IMPACTO EN LA MEJORA DE
LOS PROCESOS
Disminucin del tiempo de ciclo del proceso.
Mejora en la calidad de los productos y
servicios.
Mejora en la eficacia y la eficiencia del proceso.
Costos y gastos del proceso.
Cumplimiento en los requerimientos de los
clientes y la satisfaccin asociada.
Aseguramiento y mejora de la calidad del
proceso, aumentando la capacidad de cumplir
con los requisitos.
D. AUTOMATIZAR EL
PROCESO
Presupuestos de inversin
Plataforma Tecnolgica
Mecanizacin de procesos manuales
Reingeniera de procesos manuales.
Que es Reingenieria de Procesos?
El mtodo mediante el cual una organizacin
puede lograr un cambio radical de rendimiento
medido por el costo, tiempo de ciclo, servicio y
calidad mediante la aplicacin de varias
herramientas y tcnicas enfocadas en el
negocio como una serie de procesos del
producto principal del negocio, orientados hacia
el cliente en lugar de una serie de funciones
organizacionales.
5 PILARES DE LA REINGENIERIA
1
1. Los Procesos
2. Plataforma Tecnolgica
3. Recursos Humanos
4. Clima y Cultura Organizacional
5. Estructura Organizacional