ORGANIZACIN Y ADMINISTRACION DE EMPRESAS 1.

Concepto de administracin La administracin de empresas es una actividad destinada a organizar los recursos empresariales, humanos y materiales, en vistas a la consecucin de sus objetivos. Para ello se elabora un plan estratgico en miras a la misin o fin a largo plazo que la organizacin se propone.

2. Importancia de la administracin La administracin es importante por que se da donde quiera que existe un organismo social, aunque lgicamente sea ms necesaria cuanto mayor y mas compleja sea este. Se fundamenta en los siguientes argumentos ms relevantes: Universalidad: Con la universalidad de la administracin se demuestra que sta es imprescindible para el adecuando funcionamiento de cualquier organismo social. Simplificacin del Trabajo: Simplifica el trabajo al establecer principios, mtodos y procedimientos, para lograr mayor rapidez y efectividad. Productividad y Eficiencia: La productividad y eficiencia de cualquier empresa estn en relacin directa con la aplicacin de una buena administracin. Bien comn: A travs de los principios de administracin se contribuye al bienestar de la comunidad, ya que proporciona lineamientos para optimizar el aprovechamiento de los recursos, para mejorar las relaciones humanas y generar empleos. 3. Aportes de Frederick Taylor a la administracin Frederick Taylor planteo La Divisin del trabajo, en dnde se dividen las tareas y los procesos en sus elementos ms importantes optimizando el trabajo del empleado, algo totalmente til, pues permitir cumplir todas las obligaciones; adems propuso la Especializacin del trabajo, el cual consiste en la capacitacin de los trabajadores para cumplir con las tareas encomendadas dndoles una oportunidad de aumentar su capacidad productiva. Tambin aporto la Seleccin cientfica de los trabajadores, en la cual se les asignaba las tareas a cada empleado segn sus aptitudes o habilidades, reforzndolas, algo muy provechoso, pues permite que cada trabajador, cada persona, haga lo que realmente puede hace con total eficacia. los Premios por produccin, fue otro de sus planteamientos, en el cual se les remuneraba con dinero a los trabajadores que excedan las unidades producidas, motivndolos, siendo una excelente estrategia, pes los trabajadores por alcanzar ese premio se esforzaran en realizar la produccin; otros de sus aportes fue Principio de excepcin, el cual implicaba la atencin de los problemas de los trabajadores por parte del supervisor solo cuando se desviaba de lo antes planeado; Este Tambin aporto la mejora de nivel de vida de sus trabajadores y reducir su rotacin, la eficiencia supona contratar y mantener a los mejores trabajadores, y buscaba motivar de una u otra manera a sus empleados.

4. Aportes de Henry Fayol a la administracin Henry Fayol, fue el primero en desarrollar aportes relacionados con el establecimiento de una estructura que permitiera a la organizacin una mayor eficiencia y por consiguiente una mayor productividad, analizndola desde el nivel ms alto de la gerencia hasta los niveles inferiores de la produccin. Uno de sus principales aportes es la existencia de funciones en la gerencia que incluyen la planeacin, organizacin, autoridad, coordinacin y control, estas son ampliamente utilizadas, al igual que los 14 principios propuestos, los cuales facilitan la comunicacin y realizacin de funciones de la estructura en la empresa. Segn Fayol, los principios generales de la administracin son: 1. Divisin del trabajo. La especializacin permite que el individuo acumule experiencia, y mejore continuamente sus habilidades. De tal modo pueda ser cada vez ms productivo. Autoridad. El derecho a dictar rdenes, junto con las cuales debe ir equilibrada la responsabilidad de su funcin. Disciplina. Los empleados deben obedecer, pero este tema tiene dos caras: los empleados obedecern slo la gerencia hace su parte proporcionando una buena direccin. Unidad de comando. Cada trabajador debe tener solamente un jefe sin otras lneas de mando en conflicto. Unidad de direccin. La gente contratada para la misma clase de actividades debe tener los mismos objetivos en un solo plan. Esto es esencial para asegurar la unidad y la coordinacin en la empresa. La unidad del comando no existe sin la unidad de la direccin, pero no fluye necesariamente de ella. Subordinacin del inters individual (al inters general). La Administracin debe considerar que las metas de las empresas son siempre supremas. Remuneracin. El pago es un motivador importante pero cuando Fayol analiza un nmero de posibilidades, precisa que no existe un sistema de remuneracin perfecto. Centralizacin (Descentralizacin). ste es un tema de grado dependiendo de la condicin del negocio y de la calidad del personal. Cadena escalonada (lnea de autoridad). Una jerarqua es necesaria para la unidad de la direccin. Pero la comunicacin lateral es tambin fundamental, mientras que los superiores sepan que est ocurriendo tal comunicacin. La cadena escalonada se refiere al nmero de niveles en la jerarqua desde la autoridad de mayor nivel hasta el ms bajo de la organizacin. No debe ser muy amplia o consistir de demasiados niveles. Orden. El orden material y el orden social son necesarios. El primero disminuye la prdida de tiempo y la manipulacin innecesaria de materiales. El segundo se logra con la organizacin y la seleccin. Accin. En el funcionamiento de un negocio es necesaria una combinacin de amabilidad y justicia. Tratar bien a los empleados es importante lograr equidad. Estabilidad de la contratacin del personal. Los empleados trabajan mejor si tienen la seguridad en su empleo y en el progreso de su carrera. Una contratacin insegura y un alto ndice de rotacin de personal de forma contraria a la organizacin. Iniciativa. Permitir que todo el personal muestre su iniciativa de cierta manera es una fuente de la fortaleza para la organizacin. Aun cuando puede implicar un sacrificio de la vanidad personal de parte de muchos gerentes.

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14. Espritu de cuerpo. La Administracin debe fomentar la motivacin moral de sus empleados. Fayol llega an ms lejos: El necesario un verdadero talento para coordinar esfuerzos, provocar el entusiasmo, utilizar las capacidades de cada persona, y recompensar a cada uno segn sus mritos, sin despertar posibles celos posibles y disturbar las relaciones armoniosas. 5. Principios Generales de la administracin Es todo medio administrativo que fortifique el cuerpo social o facilite el control de este, deben ser flexibles y el utilizarlos implica inteligencia, experiencia, decisin y mesura. Un principio del cual nunca debemos omitir es la COORDINACIN, se refiere ala forma armoniosa de llevar las acciones con las circunstancias El nmero de los principios de administracin no es limitado. Toda regla, todo medio administrativo que fortifica el cuerpo social o facilita su funcionamiento toma lugar entre los principios, por todo el tiempo, al menos, en que la experiencia lo confirme en esta alta dignidad. Un cambio en el estado de cosas puede determinar el cambio de las reglas a las cuales ese estado haba dado nacimiento. A continuacin mencionar algunos de los principios de administracin que aplican con ms frecuencia: 1 La divisin del trabajo; 2 La autoridad; 3 La disciplina; 4 La unidad de mando; 5 La unidad de direccin; 6 La subordinacin de los intereses particulares al inters general; 7 La remuneracin; 8 La centralizacin; 9 La jerarqua; 10 EI orden; 11 La equidad; 12 La estabilidad del personal; 13 La iniciativa; 14 La unin del personal 6. Esquema general del proceso administrativo La Administracin es un proceso a travs de el cual se logran determinados objetivos previamente establecidos, mediante la utilizacin racional de recursos humanos, materiales, tcnicos y financieros. El proceso administrativo es el conjunto de fases o etapas sucesivas a travs de las cuales se efecta la administracin misma que se interrelacionan y forman un proceso integral. Las fases del proceso administrativo son cuatro:

7. Concepto e importancia de la previsin CONCEPTO La previsin administrativa descansa en una certeza moral o probabilidad seria. La que ser tanto mayor cuanto mas pueda apoyarse en experiencias pasadas propias o ajenas y cuanto mas puedan aplicarse a dichas experiencias, mtodos estadsticos o de calculo de probabilidad. IMPORTANCIA La actividad previsiva debe proporcionar en su trabajo la posibilidad de crear una gama de alternativas que, en trminos generales, le permitan derribar, evadir o eliminar el efecto negativo de las variables que lo afecten, y aprovechar al mximo aquellas que actan con efecto positivo. - Le proporciona informacin sobre los efectos de muchas variables en su trabajo. - Le permite adelantarse al futuro y conocer qu puede suceder. - Facilita la tarea planificadora - Da la base para tomar decisiones - Permite plantear hiptesis y supuestos vlidos - Ayuda a minimizar errores y fallas. ETAPAS: Objetivos: Es la fijacin de metas. Investigacin: Es encontrar las tcnicas adecuadas, para el cumplimiento de los objetivos. Cursos alternativos: Adaptacin genrica de los medios encontrados, a los fines establecidos. 8. Investigacin de factores que influyen en la previsin a. Principio de la Previsibilidad: Ayuda a orientar acerca de la validez de las previsiones hechas para poder realizarlas con la mayor confiabilidad posible. Se incluyen tres situaciones bsicas: La Certeza, Incertidumbre y la Probabilidad. b. Principio de la Objetividad: Las previsiones deben apoyarse en hechos y no en opiniones subjetivas sin fundamento. c. Principio de la Medicin: Las previsiones sern confiables, si se aprecian de una manera tanto cualitativamente como cuantitativamente. 9. Los cursos alternativos de accin Su sentido: Las reglas del objetivo se refieren a la determinacin del fin buscado. Algunas reglas auxiliares: Debemos esforzarnos por pensar como podramos lograr el mismo fin que nos hemos propuesto, pero con diversos medios. Podemos analizar si la investigacin de los medios no nos indica modificacin, precisin, ampliacin o reduccin en el objetivo inicialmente sealado. Debemos aplicar la regla de no tomar el dilema se hace o no se hace sino analizar combinaciones intermedias. En todo caso es necesario a la empresa que confronte un problema: - Definirlo con exactitud - Separar los factores bsicos que intervienen en el.

Tratar de definirlos y hacerlos mesurables Ensayar distintas combinaciones de los factores para lograr una solucin. Poner por escrito dichas soluciones. Ponderar ventajas y desventajas para la situacin. Escoger la solucin mejor. Tratar de ver si las otras soluciones pueden quedar incorporadas en el plan.

10. Concepto de planeacin Fija el curso concreto de accin que ha de seguirse, estableciendo los principios para orientarlo, la secuencia de operaciones para realizarlo y la determinacin de tiempos y de nmeros necesarios para su realizacin. 11. Polticas y Procedimientos POLITICAS Son guas para orientar la accin; son criterios, lineamientos generales a observar en la toma de decisiones, sobre problemas que se repiten una y otra vez dentro de una organizacin. Las polticas son imprescindibles para el xito del plan debido a que: - Facilitan la delegacin de autoridad Motivan y estimulan al personal, al dejar a su libre albedro ciertas decisiones. - Evitan prdidas de tiempo a los superiores, al minimizar las consultas innecesarias que pueden hacer sus subordinados. - Otorgan un margen de libertad para tomar decisiones en determinadas actividades. - Contribuyen a lograr los objetivos de la empresa. - Proporcionan estabilidad y uniformidad en las decisiones - Indican al personal como debe actuar en sus operaciones - Facilitan la induccin del nuevo personal Lineamientos: - Establecerse por escrito para darles validez - Redactarse claramente y con precisin - Darse a conocer en todos los niveles donde se vas a interpretar y aplicar - Coordinarse con las dems polticas - Revisarse peridicamente - Ser razonable y aplicable a la prctica - Estar acorde con los objetivos de la empresa - Debe ser estable en su formulacin - Ser flexible PROCEDIMIENTOS 1. Deteccin de la oportunidad de acuerdo con: - El mercado - La competencia - Lo que desean los clientes - Nuestras fuerzas - Nuestras debilidades 2. Establecimiento de objetivos y metas: Donde se desea estar, que se quiere lograr y cuando. 3. Consideracin de las premisas de planeacin:

En que ambiente (interno o externo) operarn nuestros planes. 4. Identificacin alternativas: Cuales son las alternativas ms prometedoras para alcanzar nuestros objetivos. 5. Comparacin de alternativas: Que alternativa proporcionar la mejor posibilidad de cumplir las metas con el costo ms bajo y las mayores utilidades. 6. Eleccin de una alternativa: Seleccin del curso de accin a seguir. 7. Elaboracin de planes de apoyo, como los planes para: - Comprar equipo - Comprar materiales - Contratar trabajadores - Desarrollar un nuevo producto 8. Expresin numrica de los planes mediante la elaboracin de presupuestos tales como: - Volumen y precio de ventas - Gastos de operacin necesarios para los planes - Gastos para equipos de capital. 12. LOS PROGRAMAS Un esquema en donde se establecen: la secuencia de actividades especficas que habrn de realizarse para alcanzar los objetivos y el tiempo requerido para efectuar cada una de sus partes y todos aquellos eventos involucrados en su consecucin. La importancia de los programas es que: - Suministran informacin e indican el estado de avance de las actividades - Mantienen en orden las actividades, sirviendo como herramienta de control. - Identifica a las personas responsables de llevarlos a cabo, ya que se determina un programa para cada centro de responsabilidad - Determinan los recursos que necesitan - Disminuyen los costos - Orientan a los trabajadores sobre las actividades que deben realizarse especficamente. - Determinan el tiempo de iniciacin terminacin de actividades - Se incluyen nicamente las actividades que son necesarias - Evitan la duplicidad de esfuerzos. Lineamientos: Deben participar en su formulacin: tanto el responsable del programa, como aquellos que intervendrn en la ejecucin. La determinacin de los recursos y el periodo para completarlo, deben estar relacionados con las posibilidades de la empresa. La aprobacin del desarrollo y ejecucin del programa, debe comunicarse a todos aquellos que estn involucrados en el mismo Deben ser factibles Evitar que los programas se contrapongan entre s Deben establecerse por escrito, graficarse y ser precisos y de fcil comprensin. El programa debe ser adaptable a las modificaciones o cambios que se presenten, as mismo, debe considerarse las consecuencias que operarn en el futuro.

13. LOS PRESUPUESTOS Es un esquema escrito de todas o algunas de las fases de actividad de la empresa expresado en trminos econmicos (monetarios), junto con la comprobacin subsiguiente de las realizaciones de dicho plan. Caractersticas: - Es un esquema, pues, se elabora en un documento formal, ordenado sistemticamente - Est expresado en trminos cuantitativos - Es general porque debe establecerse para toda la empresa - Es especfico porque puede referirse a cada una de las reas de la organizacin. - Es diseado para un periodo determinado 14. TECNICAS DE PLANEACION La finalidad de las tcnicas de la planeacin consiste en que el administrador que las utilice, tome las decisiones ms adecuadas de acuerdo a la situacin ms especfica del medio y de la organizacin en donde se acte. Las tcnicas pueden ser usadas en cualquier proyecto. En este trabajo estudiaremos las tcnicas ms usadas como son las siguientes: - Manuales de Objetivos y Polticas. - Diagrama de Proceso y de Flujo. - Graficas de Gantt. - PERT. - CPM (Mtodo de Ruta Critica). MANUALES Los manuales constituyen una de las herramientas con que cuentan las organizaciones para facilitar el desarrollo de sus funciones administrativas y operativas. Son fundamentalmente, un instrumento de comunicacin. Manuales de Objetivos y Polticas. Este manual, es una gua autorizada dentro de la estructura de un organismo social, contiene un grupo de objetivos a alcanzar a corto, mediano y largo plazo, clasificndolos por departamentos, con expresin de las polticas correspondientes a esos objetivos y a veces de algunas reglas muy generales que ayudan a aplicar adecuadamente las polticas. Ventajas de la disposicin y Uso de Manuales. Son un compendio de la totalidad de funciones y procedimientos que se desarrolla en una organizacin, elementos stos que por otro lado sera difcil reunir. 1. La gestin administrativa y la toma de decisiones no quedan supeditadas a improvisaciones o criterios personales del funcionario actuante en cada momento. Sino que son regidas por normas que mantienen continuidad en el trmite a travs del tiempo.

2. Clarifican la accin a seguir o la responsabilidad a asumir en aquellas situaciones en las que pueden surgir dudas respecto a qu reas debe actuar o a que nivel alcanza la decisin o ejecucin. 3. Mantienen la homogeneidad en cuanto a la ejecucin de la gestin administrativa y evitan La formulacin de la excusa del desconocimiento de las normas vigentes. 4. Sirven para ayudar a que la organizacin se aproxime al cumplimiento de las condiciones que configuran un sistema. 5. Son un elemento cuyo contenido se ha ido enriqueciendo con el transcurso del tiempo. 6. Facilitan el control por parte de los supervisores de las tareas delegadas al existir. DIAGRAMA DE PROCESO Y DE FLUJO. Los diagramas de proceso y de flujo sirven para representar, analizar, mejorar y/o explicar un procedimiento, se consideran como instrumentos de simplificacin. Estos diagramas hacen ver un proceso en forma tal que pueda apreciarse separadamente cada uno de sus casos y nos permiten ver grficamente esos pasos. GRAFICAS DE GANTT. Es un diagrama o grfica de barras que se usa cuando es necesario representar la ejecucin o la produccin total, sta muestra la ocurrencia de actividades en paralelo o en serie en un determinado perodo de tiempo. PERT (Evaluacin de Programa y Tcnica de Revisin) En los grficos PERT, los proyectos pueden organizarse en acontecimientos y tareas. "Un acontecimiento (tambin llamado hito) es un punto en el tiempo que representa el inicio o la finalizacin de una tarea o un conjunto de tareas" Parar ilustrar los acontecimientos en los grficos PERT se ha utilizado una gran variedad de smbolos: crculos, cuadrados y similares. En los grficos PERT, estos acontecimientos reciben a menudo el nombre de nodos. Cada nodo esta dividido en tres secciones. La parte izquierda del nodo incluye el nmero de identificacin del acontecimiento. Este nmero por lo general hace referencia a una leyenda que define explcitamente el acontecimiento. Las partes derecha superior y derecha inferior del nodo se usan para anotar los tiempos mximo y mnimo de finalizacin del acontecimiento. En vez de ser fechas, estos tiempos se cuentan a partir de TIEMPO = 0, donde 0 corresponde a la fecha en la que se inicia el proyecto. Todos los grficos PERT tienen un nodo de inicio y un nodo de fin que seala el fin del proyecto. CPM (Mtodo de Ruta Critica) El mtodo del camino crtico es un proceso administrativo de planeacin, programacin, ejecucin y control de todas y cada una de las actividades componentes de un proyecto que debe desarrollarse dentro de un tiempo crtico y al costo ptimo. Este fue diseado para proporcionar diversos elementos tiles de informacin para los administradores del proyecto. Primero, el PERT/CPM expone la "ruta crtica" de un proyecto. Estas son las actividades que limitan la duracin del proyecto. En otras palabras, para lograr que el proyecto se realice pronto, las actividades de la ruta crtica

deben realizarse pronto. Por otra parte, si una actividad de la ruta crtica se retarda, el proyecto como un todo se retarda en la misma cantidad. Las actividades que no estn en la ruta crtica tienen una cierta cantidad de holgura; esto es, pueden empezarse ms tarde, y permitir que el proyecto como un todo se mantenga en programa. El PERT/CPM identifica estas actividades y la cantidad de tiempo disponible para retardos.