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UNIDAD 3

NDICE
3. LIBREOFFICE CALC (HOJA DE CLCULO) ................................................................................ 60 3.1 QU ES CALC? .................................................................................................................... 60 3.2 LA INTERFAZ DE LIBREOFFICE CALC .......................................................................... 60 3.2.1 PARTES DE LA VENTANA PRINCIPAL .............................................................. 61 3.3 PRIMER DOCUMENTO EN LIBREOFFICE CALC .......................................................... 63 3.3.1 ARRANCAR LIBREOFFICE CALC ...................................................................... 64 3.3.2 PRIMER HOJA DE CLCULO ............................................................................. 64 3.3.4 HACER UNA NUEVA HOJA .................................................................................. 65 3.3.5 ABRIR UN DOCUMENTO EXISTENTE ............................................................... 66 3.3.6 GUARDAR UN DOCUMENTO HECHO ............................................................... 66 3.3.7 ABRIR FICHEROS CSV .......................................................................................... 67 3.3.7 CERRAR UN DOCUMENTO .................................................................................. 68 3.3.9 MANEJO DE FILAS Y COLUMNAS ..................................................................... 69 3.3.10 MOVIMIENTO DE CELDAS ................................................................................ 71 3.3.11 AJUSTAR EL TAMAO DE LAS CELDAS ........................................................ 72 3.3.12 INSERTAR E ELIMINAR FILAS Y COLUMNAS .............................................. 72 3.3.13 MANEJO DE HOJAS DE CLCULOS ................................................................ 73

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3.3.14 MANEJO DE INSERTAR HOJAS ........................................................................ 73 3.3.15 MANEJO DE ELIMINAR HOJAS ........................................................................ 74 3.3.16 MANEJO DE COPIAR HOJAS ............................................................................. 75 3.3.17 MANEJO DE CAMBIAR NOMBRE DE HOJAS ................................................. 75 3.4 DIVIDIR LA PANTALLA ...................................................................................................... 75 3.4.1 DIVIDIR LA PANTALLA HORIZONTALMENTE .............................................. 76 3.4.2 DIVIDIR LA PANTALLA VERTICALMENTE .................................................... 77 3.4.3 QUITAR PANTALLAS DIVIDIDAS ...................................................................... 77 3.4.4 INTRODUCIR NMEROS ...................................................................................... 78 3.4.5 INTRODUCIR TEXTO ............................................................................................ 78 3.4.6 INTRODUCIR NMEROS COMO TEXTO .......................................................... 78 3.4.7 INTRODUCIR FECHAS Y HORAS ....................................................................... 78 3.4.8 DESACTIVAR LOS CAMBIOS AUTOMTICOS ................................................ 78 3.4.9 CORRECCIN AUTOMTICA DE CAMBIOS ................................................... 79 3.4.10 ENTRADA AUTOMTICA ................................................................................... 79 3.4.11 CONVERSIN AUTOMTICA DE FECHA ....................................................... 79 3.4.12 ACELERAR LA ENTRADA DE DATOS ............................................................. 79 3.4.13 USAR LA HERRAMIENTA PARA RELLENAR EN CELDAS ......................... 80 3.4.14 RELLENAR UNA SERIE ....................................................................................... 80 3.5 DAR FORMATO A LOS DATOS .......................................................................................... 81 3.5.1 DAR FORMATO A MLTIPLES LNEAS DE TEXTO ....................................... 81 3.5.2 USAR SALTOS DE LNEA MANUAL ................................................................... 82 3.5.3 CONTRAER TEXTO PARA AJUSTARSE A LA CELDA .................................... 82 3.5.4 DAR FORMATO A LOS NMEROS ..................................................................... 82

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3.5.5 DAR FORMATO A LOS CARACTERES .............................................................. 83 3.5.6 FORMATO A LOS BORDES DE CELDA ............................................................. 84 3.5.7 FORMATO AUTOMTICO DE CELDAS Y HOJAS ........................................... 85 3.5.8 DEFINIR UN FORMATO AUTOMTICO NUEVO ............................................. 85 3.5.9 OCULTAR Y MOSTRAR DATOS .......................................................................... 86 3.5.10 FILTRAR QU CELDAS ESTN VISIBLES ...................................................... 86 3.5.11 ORDENAR REGISTROS ....................................................................................... 87 3.6 IMPRIMIR .............................................................................................................................. 88 3.6.1 SELECCIONAR EL ORDEN DE PGINAS, DETALLES Y ESCALA ............... 89 3.6.2 USAR RANGOS DE IMPRESIN .......................................................................... 90 3.6.3 DEFINIR UN RANGO DE IMPRESIN ................................................................ 90 3.6.5 QUITAR UN RANGO DE IMPRESIN ................................................................. 91 3.6.6 IMPRIMIR FILAS O COLUMNAS EN CADA PGINA ...................................... 91 3.6.7 QUITAR UN RANGO DE IMPRESIN ................................................................. 92 3.6.7 ENCABEZADOS Y PIES DE PGINA ................................................................... 92 3.6.9 CONTENIDO DEL ENCABEZADO Y PIE DE PGINA ..................................... 94

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3. LIBREOFFICE CALC (HOJA DE CLCULO)


3.1 QU ES CALC?
Las herramientas informticas gratuitas son de mucha utilidad en el medio laboral, LibreOffice Calc es una hoja de clculo; crea sus hojas en su propio formato, pero adems puede abrir y editar ficheros en formato Excel. Tiene una serie de caractersticas exclusivas, incluyendo un sistema que, automticamente define series de grficas, sobre la base de la disposicin de la informacin del usuario. Calc tambin puede exportar hojas de clculo al formato PDF. Conocer de stas hojas como utilizar sus herramientas para administrar un libro y realizar operaciones bsicas estableciendo formatos e imprimiendo su contenido es indispensable para cualquier persona en su ambiente de trabajo. LibreOffice Calc incorpora funciones, incluidas funciones estadsticas y financieras, que se pueden utilizar para crear frmulas que realicen clculos complejos sobre los datos. Tambin pueden utilizarse los Asistente para funciones como ayuda para la creacin de frmulas. Otras caractersticas de Calc incluyen:

Funciones, que se pueden usar para crear frmulas para realizar operaciones de datos complejas Funciones de bases de datos, para organizar, almacenar y filtrar datos Diagramas dinmicos: hay una amplia gama de diagramas en 2D y 3D Macros, para grabar y ejecutar tareas repetitivas Poder abrir, editar y guardar hojas de clculo Microsoft Excel Importar y exportar hojas de clculo en mltiples formatos, incluyendo HTML, CSV, PDF, y PostScript

3.2 LA INTERFAZ DE LIBREOFFICE CALC


Al arrancar LibreOffice Calc aparece una pantalla como esta, para que conocer los nombres de los diferentes elementos los hemos sealado con una flecha.

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Barra de ttulo Barra de men Barra de herramientas estndar

Celda activa

Barra de herramientas de formato

Barra de frmulas

Cabeceras de columnas

Referencia de la celda activa (cuadro de nombre) Cabeceras de fila Pestaas de hojas Barra de estado

3.2.1 PARTES DE LA VENTANA PRINCIPAL Barra de ttulo La barra de ttulo, ubicada en la parte superior, muestra el nombre de la hoja de clculo activa. Cuando se crea una hoja de clculo nueva, su nombre es Sin Titulo X, donde X es un nmero. Cuando guarde una hoja de clculo por primera vez, se le pide que introduzca un nombre. Barra de mens Debajo de la Barra de ttulo est la Barra de mens. Al elegir un men, aparece un submen con otras opciones. Barras de herramientas Bajo la Barra de mens, por defecto, se encuentran tres barras de herramientas: la Barra de herramientas estndar, la Barra de herramientas de formato, y la Barra de frmulas. Los iconos que hay en estas barras proporcionan un amplio rango de comandos y funciones comunes

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En la Barra de formato, los tres recuadros de la izquierda son las listas Aplicar estilo, Nombre de fuente y Tamao de fuente. Cuando se encuentran activas muestran la configuracin aplicada para la celda o rea seleccionada (La lista Aplicar estilo puede no estar visible al principio). Pulse la flecha de la parte derecha de cada recuadro para abrir la lista.
Aplicar estilo Nombre de la fuente Tamao de la fuente

Barra de frmulas A la izquierda de la Barra de frmulas hay un pequeo cuadro de texto, llamado Cuadro de nombre, con una combinacin de letra y nmero en l, como por ejemplo D7. Esta combinacin, que se denomina referencia de celda, indica la letra de la columna y el nmero de la fila de la celda seleccionada.
Asistente de funciones Lnea de entrada

Cuadro de nombre

Suma

Botn de funciones

A la izquierda del Cuadro de nombre estn los botones Asistente de funciones, Suma y Funcin . Al pulsar el botn Asistente de funciones se abre un dilogo en el que puede buscar a travs de una lista de funciones disponibles. Esto puede ser muy til porque tambin muestra el formato de cada funcin. En una hoja de clculo, el trmino funcin es mucho ms amplio que el de unas funciones matemticas. El botn Suma inserta una frmula en la celda activa con el total de la suma de los nmeros de las celdas superiores. Si no hay nmeros en las celdas superiores, entonces se usan las celdas de la izquierda para la frmula.

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El botn Funcin inserta el signo de igual (=) en la celda seleccionada y en la Lnea de entrada, dejando a la celda preparada para aceptar una frmula. Al introducir un dato nuevo en una celda, los botones Suma e Igual cambian p or botones Cancelar y Aceptar. El contenido de la celda activa (datos, frmula o funcin) se muestra en la Lnea de entrada, que es la parte que queda de la Barra de frmulas. Puede editar el contenido de la celda activa aqu o en la propia celda. Para editar desde el rea de la Lnea de entrada, pulse en el interior de la lnea de entrada y luego escriba los cambios. Para editar desde la celda activa slo tiene que hacer doble clic en la celda. Barra de estado Al final de la ventana de Calc se encuentra la Barra de estado, que proporciona informacin sobre la hoja de clculo e indica formas de cambiar rpidamente algunas opciones. La mayora de los campos son similares entre componentes de LibreOffice.

3.3 PRIMER DOCUMENTO EN LIBREOFFICE CALC


Este Manual est considerado para las personas que no conocen nada de LibreOffice Calc, si ya has usado LibreOffice Calc o cualquier editor como Excel (2003, 2007, 2010) Puedes pasar a la Unidad 3.4. Aqu aprenderemos a crear y guardar nuestro primer documento, te dars cuenta de lo fcil que es LibreOffice Calc y espero que te animes a seguir el resto del curso.

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3.3.1 ARRANCAR LIBREOFFICE CALC Lo primero que hay que hacer para trabajar con LibreOffice Calc es, obviamente, arrancar el programa. Podemos hacerlo de varias formas, como vers en la Unidad 3.3, ahora slo vamos a ver una de ellas: Desde el men Inicio. Al men Inicio se accede desde el botn situado, normalmente, en la esquina inferior izquierda de la pantalla y desde ah se pueden arrancar prcticamente todos los programas que estn instalados en el ordenador.

Al colocar el cursor y hacer clic sobre el botn se despliega un men parecido al que ves a la derecha, al colocar el cursor sobre el elemento Todos los programas; se desplegar una lista con los programas que hay instalados en tu ordenador. En esta imagen tienes un ejemplo de una lista con programas, busca el elemento LibreOffice 4.02. LibreOffice Calc y haz clic sobre l para que se arranque. Es conveniente que vayas practicando lo que te vamos explicando lo antes posible. Una buena forma de hacerlo es tener dos sesiones, una con este curso y otra con LibreOffice Calc. As cuando lo creas oportuno puedes pasar a la sesin de LibreOffice Calc para practicar lo que acabas de leer. 3.3.2 PRIMER HOJA DE CLCULO Al arrancar LibreOffice Calc aparece una pantalla inicial como sta. En la Unidad 3.2 veremos todos sus componentes; ahora nos vamos a fijar slo en algunas cosas. En la parte superior esta, en color celeste, la barra del ttulo, en la que aparece el nombre del documento sobre el que estamos trabajando. Cuando arrancamos LibreOffice Calc sin abrir ningn documento, por defecto nos abre un documento en blanco y le asigna el nombre inicial Sin Ttulo 1.

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3.3.4 HACER UNA NUEVA HOJA Desde el Centro de control Pulse el icono Hoja de clculo

Para hacer una nueva hoja de clculo, se debe acceder a la opcin Nuevo del men Archivo y seleccionar Hoja de clculo. O podemos utilizar el atajo del teclado Ctrl+N y listo tenemos una nueva Hoja de calculo

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3.3.5 ABRIR UN DOCUMENTO EXISTENTE Al darle clic en Archivo nuevo nos aparecer esta Pantalla, buscamos la ruta de nuestro documento anteriormente guardado lo seleccionamos y le damos abrir.

3.3.6 GUARDAR UN DOCUMENTO HECHO Lo que se escribe se va almacenando en la memoria de tu ordenador; si apagases el ordenador, se perdera y no lo podras recuperar. Con el comando Guardar quedar grabado en el disco duro del ordenador (o en un pen drive) de

forma permanente. Pulsa en el icono

Guardar o Archivo guardar como y aparecer una ventana como sta.

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Para guardar un documento debes indicar el nombre con el que lo quieres guardar, el tipo de documento que ests guardando y la carpeta que contendr tu documento. El nombre lo indicamos en el campo Nombre de archivo, donde ahora pone Sin Titulo1, teclea Primero, que es el nombre que le vamos a dar a nuestro primer documento. El tipo del documento se lo decimos en el campo Guardar como tipo; para los documentos LibreOffice Calc ser Documento de LibreOffice Calc, que ya viene escrito. Los documentos dentro del disco duro estn organizados en carpetas. La carpeta se indica en el campo Guardar en; la carpeta en la que se guardan los documentos de LibreOffice Calc, por defecto, es Mis documentos, que ser la que debe aparecer en la ventana de tu ordenador. Si no fuese as, haz clic en el icono Mis documentos que hay en la parte izquierda de la ventana. Haz clic en el botn Guardar y observa cmo cambia la barra de ttulo; ahora podr Primero, en lugar de Sin Titulo1. Nuestro documento ya est guardado con el nombre Primero en la capeta Mis documentos. 3.3.7 ABRIR FICHEROS CSV Los ficheros con valores separados por comas (CSV) son ficheros de texto con el contenido de una sola hoja de clculo. Cada lnea del fichero CSV representa una fila de la hoja de clculo. Los signos de coma, punto y coma u otros caracteres se usan para separar las celdas. El texto se pone entre comillas, y los nmeros se escriben sin comillas. Para abrir un fichero CSV en Calc: 1. 2. 3. 4. Elija Archivo Abrir Localice el fichero CSV que desea abrir. Si el fichero tiene la extensin *.csv, seleccione el fichero y pulse Abrir. Si el fichero tiene otra extensin (por ejemplo, *.txt), seleccione el fichero, luego Texto CSV en el recuadro Archivo (desplcese hacia abajo en la seccin de hoja de clculo para encontrarlo) y luego pulse Abrir. 5. En el dilogo Importar texto, seleccione las Opciones de separacin para dividir el texto del fichero en columnas.

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6. Puede pre visualizar el diseo de los datos importados en la parte inferior del dilogo. Pulse con el botn derecho en una columna para pre visualizar el formato u ocultar la columna. 7. Si el fichero CSV usa un carcter delimitador de texto que no se encuentre en la lista de delimitadores de texto, pulse en el recuadro y escribe el carcter que desee. 8. Pulse Aceptar para abrir el fichero.

3.3.7 CERRAR UN DOCUMENTO Despus de guardar un documento, ste contina en nuestra pantalla y podemos seguir trabajando con l. Una vez que hemos acabado de trabajar con un documento debemos cerrarlo; al cerrarlo no lo borramos del disco, simplemente dejamos de utilizarlo y liberamos la memoria que estaba utilizando. Para cerrar un documento hacer clic en el Botn LibreOffice Calc, y luego

hacer clic en Cerrar. (Si hemos hecho alguna modificacin en el documento desde la ltima vez que lo guardamos, nos preguntar si queremos guardar los cambios; contestar que S. Al cerrar el documento veremos cmo ste desaparece de la pantalla. Al cerrar LibreOffice Writer tambin se cierran los documentos que tengamos abiertos. Si hacemos clic en la palabra Archivo se despliega un men con las siguiente opciones podemos escoger cerrar o salir, de la misma manera si hemos hecho algn cambio en el documento nos pedir la opcin de guardar daremos clic en aceptar

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3.3.8 GUARDAR COMO UN ARCHIVO CSV


Para guardar una hoja de clculo como un archivo de valores separados por comas (CSV): 1. 2. 3. 4. Elija Archivo Guardar como . En el recuadro Nombre de archivo, escribe el nombre del archivo. En la lista Tipo de archivo, seleccione Texto CSV y pulse Guardar. Puede ver el cuadro de mensaje mostrado a continuacin. Pulse Mantener formato actual .

5. En el dilogo Exportacin de texto, seleccione las opciones que desee y luego pulse Aceptar.

3.3.9 MANEJO DE FILAS Y COLUMNAS

Ir a una celda en particular


Usando el ratn Ponga el puntero del ratn sobre la celda y pulse en ella. Usando una referencia de celda Pulse sobre el pequeo tringulo invertido que hay justo a la derecha del cuadro de nombre. La referencia a la celda existente queda resaltada. Escriba la referencia a la celda que quiere ir y pulse Enter, o pulse dentro del cuadro de nombre, pulse la tecla retroceso al editar la referencia existente y escriba la referencia que desee.

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Usando el Navegador Para mostrar el Navegador, pulse el icono del Navegador en la barra estndar, o pulse F5), o elija Ver Navegador en la barra de Men, haga doble clic en la barra de estado, donde indica la secuencia de hoja. Escriba la referencia a la celda en los dos campos superiores, etiquetados como Columna y Fila, y pulse Enter. El Navegador tiene seleccionada la celda C2. El Navegador muestra listas con todos los objetos de la hoja de clculo, agrupados en categoras. Si aparece un indicador (un signo de ms o una flecha) junto a una categora, al menos existe un objeto de esta categora. Para abrir una categora y ver la lista de elementos, pulse en el indicador. Para ocultar la lista de categoras y mostrar slo los iconos de la parte superior, pulse el icono Contenidos. Vuelva a pulsar el icono para mostrar la lista.

Columna es el conjunto de celdas seleccionadas de arriba hacia abajo es decir verticalmente. Cada columna toma su nombre por letras, ejemplo A, B, C,.......AA, AB,........ZZ Fila es el conjunto de celdas seleccionadas de derecha a Izquierda es decir horizontal. Cada fila se numera desde 1 hasta 1.048.576 de cada fila de una hoja de datos.

A la interseccin de una columna y una fila se denomina Celda y se nombra con el nombre de la columna a la que pertenece y a continuacin el nmero de su fila, por ejemplo la primera celda pertenece a la columna A y la fila 1 por lo tanto la celda se llama A1.

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Celda activa, es la celda donde se posiciona con el cursor y se identifica porque aparece ms remarcada que las dems.

3.3.10 MOVIMIENTO DE CELDAS Usando el ratn Para mover el foco usando el ratn, simplemente mueva el puntero del ratn a la celda donde debe estar el foco y pulse en ella. Esto cambia el foco a la nueva celda. Este mtodo es el ms til cuando las dos celdas estn muy separadas. Usando las teclas Tab y Enter

Al pulsar Enter o Maysculas + Enter, el foco se mueve hacia abajo o hacia arriba, respectivamente. Al pulsar Tab o Maysculas + Tab, el foco se mueve hacia la derecha o hacia la izquierda, respectivamente.

Usar las teclas de flechas Al pulsar las teclas de las flechas en el teclado, el foco se mueve en la direccin indicada por la flecha. Usar Inicio, Fin, AvPag y RePag

La tecla Inicio mueve el foco al principio de la fila. La tecla Fin mueve el foco a la columna ms lejana de la derecha que tenga datos. La tecla AvPag mueve la vista una pantalla hacia abajo, y RePag la mueve una pantalla hacia arriba. Combinando las teclas Ctrl y Alt con Inicio, Fin, AvPag y RePag y las teclas del cursor, el foco se mueve de distintas maneras.

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Rango de celdas, es un bloque rectangular de una o ms celdas que Calc trata como una unidad. Ejemplo rango B2:D6.

3.3.11 AJUSTAR EL TAMAO DE LAS CELDAS Si se desea un ancho/alto con un valor determinado, se hace clic derecho sobre la fila/columna a la que se desea modificar de tamao y se selecciona la opcin Ancho de columna o Altura de fila segn sea el caso.

3.3.12 INSERTAR E ELIMINAR FILAS Y COLUMNAS Para insertar columnas y/o filas, se debe seleccionar con el mouse los nombres de las columnas y/o nmeros de filas y luego con el botn derecho del mouse elegir el tem Eliminar hacemos lo mismo pero esta vez seleccionamos eliminar

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3.3.13 MANEJO DE HOJAS DE CLCULOS

Existen varias formas de insertar una hoja nueva. El ms rpido es hacer clic sobre el botn Aadir hoja . el cul aade una hoja en ese punto sin abrir el dilogo insertar hoja. Utilice uno de estos otros mtodos para insertar ms de una hoja, para renombrar la hoja al mismo tiempo o para insertar la hoja donde quiera en la secuencia. El primer paso para estos mtodos es seleccionar la hoja prxima a donde se va a insertar la hoja nueva. A continuacin seleccione cualquiera de las siguientes opciones

Elija Insertar Hoja desde el men. Pulse con el botn derecho del ratn en la pestaa de hoja y seleccione Insertar Hoja... Pulse en el icono con un signo + al final de la lista de pestaas de hojas

Las hojas de clculo formado de un libro de trabajo, en estos se pueden realizar clculos u operaciones. Un documento en Calc por defecto tiene tres hojas, pero podemos personalizarlos.

3.3.14 MANEJO DE INSERTAR HOJAS Puedes insertar ms hojas en un libro, se puede proceder de la siguiente manera. Hacer clic en la ficha de la inferior de la hoja
Clic para insertar una hoja nueva sin abrir el dilogo Insertar hoja Clic para insertar una hoja nueva y abrir el dilogo Insertar hoja

Otra Forma de insertar una nueva hoja es darle clic derecho al nombre de hoja seleccionamos insertar hoja de clculo.

y se desplegar un men y

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3.3.15 MANEJO DE ELIMINAR HOJAS Hoja individual Pulse con el botn derecho en la pestaa de la hoja que desee eliminar y luego seleccione Eliminar hoja en el men desplegable, o seleccione Editar Hoja Borrar desde el men. Mltiples hojas Para eliminar mltiples hojas, seleccinelas como se describe en Seleccionar hojas, luego pulse con el botn derecho las pestaas seleccionadas y elija Eliminar hoja desde el men desplegable , o elija Editar Hoja Borrar desde la barra de mens. La eliminacin de hojas es permanente (no se puede deshacer la eliminacin), por tal razn se debe estar seguro de la eliminacin. Para esto presionar el botn derecho del mouse sobre el nombre de la hoja a eliminar y en el men flotante elegir el tem Eliminar Hoja elegir en el cuadro de dilogo el botn S o No.

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3.3.16 MANEJO DE COPIAR HOJAS El copiado de hojas se lo puede realizar dentro del mismo libro, hacia un libro abierto o a un nuevo libro. Presionar el botn derecho del mouse sobre el nombre de la hoja a copiar, en el men flotante elegir el tem Mover o copiar hoja seleccionar la accin Copiar y el lugar a donde copiar; por ltimo presionar Aceptar.

3.3.17 MANEJO DE CAMBIAR NOMBRE DE HOJAS Pulse con el botn derecho en la pestaa de la hoja y elija Cambiar nombre a la hoja desde el men desplegable. Luego introduzca el nombre nuevo y pulse Aceptar. Hacer doble clic en la pestaa de la hoja, aparece el dilogo Cambiar nombre a la hoja. De otra manera es pulsada la tecla Alt, hacer clic en el nombre de la hoja, a cambiar el nombre y escribir directamente el su nombre nuevo.

3.4 DIVIDIR LA PANTALLA


Otra manera de cambiar la vista es dividir la ventana, tambin conocida como dividir la pantalla. La pantalla se puede dividir tanto horizontal como verticalmente, o de ambas formas. Esto permite ver hasta cuatro porciones de la hoja al mismo tiempo.

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Por qu puede querer hacer esto? Imagine que tiene una hoja grande y una de las celdas tiene un valor que se usa en frmulas de otras tres celdas. Usando la tcnica de dividir la pantalla, puede situar en una porcin el valor y en las tres restantes las celdas con las frmulas. As puede modificar el valor base y al mismo tiempo observar lo que sucede con las frmulas.

3.4.1 DIVIDIR LA PANTALLA HORIZONTALMENTE Para dividir la pantalla horizontalmente: 1. Mueva el ratn a la barra de desplazamiento vertical, en la parte derecha de la pantalla, y pngalo encima del botn pequeo que hay en la parte superior del tringulo negro.

2. Inmediatamente arriba una lnea gruesa negra (). Mueva el puntero del ratn a esta lnea y se transformar en una lnea con dos flechas ().

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3. Mantenga pulsado el ratn y una lnea gris atravesar la pgina. Arrastre el ratn hacia abajo y para desplazar la lnea. 4. Suelte el botn del ratn y la pantalla se dividir en dos partes, cada una con su propia barra de desplazamiento vertical. Puede desplazarse independientemente por la parte superior y por la inferior. Note en la que el valor de B2 est en la parte superior izquierda de la pantalla y los dems sectores muestran operaciones con el valor de esta celda. La parte superior e inferior se pueden desplazar de manera independiente. 3.4.2 DIVIDIR LA PANTALLA VERTICALMENTE Para dividir la pantalla verticalmente: 1. Mueva el ratn a la barra de desplazamiento horizontal, en la parte inferior de la pantalla, y colquelo encima del botn pequeo a la derecha con el tringulo negro. 2. Inmediatamente a la derecha hay una lnea gruesa negra (). Mueva el puntero del ratn sobre esta lnea y ste cambiar a una lnea con dos flechas. 3. Mantenga pulsado el ratn y aparecer una lnea vertical gris. Arrastre el ratn a la izquierda y la lnea los seguir. 4. Suelte el botn del ratn y la pantalla se dividir en dos partes, cada una con su propia barra de desplazamiento. 3.4.3 QUITAR PANTALLAS DIVIDIDAS Para quitar la divisin de pantallas, haga una de las siguientes acciones:

Haga doble clic en cada lnea divisoria Pulse y arrastre las lneas divisorias a sus lugares de origen en las barras de desplazamiento. Seleccione Ventana Dividir para quitar todas las lneas divisorias a la vez.

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3.4.4 INTRODUCIR NMEROS Pulse en la celda y escriba el nmero usando el teclado. Para introducir un nmero negativo, escriba primero el signo negativo () o el nmero entre parntesis, como por ejemplo: (1234). Por defecto, los nmeros se alinean a la derecha y a los nmeros negativos se les antepone el signo menos. 3.4.5 INTRODUCIR TEXTO Pulse en la celda y escriba el texto. Por defecto, el texto se alinea a la izquierda. 3.4.6 INTRODUCIR NMEROS COMO TEXTO Si un nmero se introduce de la forma 01481, Calc trunca el 0 de la izquierda (hay una excepcin que se explica ms abajo). Para mantener el cero de la izquierda, como por ejemplo para los cdigos de rea en nmeros de telfono, escriba un apostrofe antes del nmero, como: '01481. Ahora Calc reconoce el dato como texto. Las frmulas y funciones tratarn la entrada como cualquier otro texto, dando normalmente 0 como resultado de la frmula, y las funciones ignoran el valor. 3.4.7 INTRODUCIR FECHAS Y HORAS Seleccione la celda y escriba la fecha u hora. Puede separar los elementos de la fecha con barras diagonales (/) o guiones () o usar texto como 20 Feb 09. Calc reconoce una variedad de formatos para fechas. Puede separar los elementos de la hora con dos puntos (:) como en 22:30:15. 3.4.8 DESACTIVAR LOS CAMBIOS AUTOMTICOS Calc aplica automticamente muchos cambios mientras se introducen datos, a menos que desactive estos cambios. Tambin puede deshacer inmediatamente cualquier cambio pulsando las teclas Ctrl + Z.

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3.4.9 CORRECCIN AUTOMTICA DE CAMBIOS La correccin automtica de errores al escribir, sustitucin de comillas por unas personalizadas, y comenzar el contenido de la celda con mayscula est controlado desde Herramientas Opciones de autocorreccin. Vaya a las pestaas Comillas personalizadas, Opciones o Reemplazar para desactivar cualquiera de estas caractersticas que no desee. En la pestaa Reemplazar, tambin puede borrar los pares de palabras que no desee y aadir los que desee. 3.4.10 ENTRADA AUTOMTICA Al escribir en una celda, Calc sugiere automticamente entradas que coinciden con los datos introducidos en la misma columna. Para activar o desactivar este comportamiento, marque o desmarque Herramientas Contenido de las celdas Entrada automtica.

3.4.11 CONVERSIN AUTOMTICA DE FECHA Calc convierte automticamente ciertos datos en fechas. Para asegurarse de que una entrada que parece una fecha se interpreta como texto, escriba un apstrofe al principio de la entrada. El apstrofe no se muestra en la celda. 3.4.12 ACELERAR LA ENTRADA DE DATOS Introducir datos en una hoja de clculo puede ser una labor muy intensa, pero Calc proporciona varias herramientas para eliminar complicaciones a la hora de introducir datos.

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La habilidad ms bsica es arrastrar y soltar el contenido de una celda en otra con el ratn. Para esto, Calc incluye varias herramientas para automatizar la entrada de datos, especialmente de material repetitivo. Estas incluyen la Herramienta para rellenar, listas de seleccin y la posibilidad de compartir datos en varias hojas del mismo documento. 3.4.13 USAR LA HERRAMIENTA PARA RELLENAR EN CELDAS Para simplificar, definiremos la herramienta para rellenar como una forma de duplicar contenido existente. Comience por seleccionar la celda a copiar, luego arrastre el ratn en cualquier direccin (o mantenga pulsada las teclas maysculas y pulse en la ltima celda que desee rellenar), y elija Editar Rellenar y la direccin en la que quiere copiar: arriba, abajo, izquierda o derecha.

3.4.14 RELLENAR UNA SERIE Una forma ms compleja de usar la herramienta de relleno es rellenar una serie. Las listas predeterminadas contienen los nombres completos y abreviados para los das de la semana y los meses del ao, pero tambin se pueden crear listas propias. Para aadir una serie rellena a una hoja de clculo, seleccione las celdas a rellenar, elija Editar Rellenar Series. En el dilogo Rellenar series, seleccione Relleno automtico como el tipo de serie, e introduzca como valor inicial un elemento para cualquier serie definida. Las celdas seleccionadas se rellenan con los otros elementos de la lista de manera secuencial, repitiendo desde el inicio de la lista cuando se llega al final de la lista.

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3.5 DAR FORMATO A LOS DATOS


Se puede dar formato a los datos en Calc de varias formas. Se pueden editar como parte del estilo de la celda, por lo que se aplica de forma automtica, o se puede aplicar manualmente a la celda. Se puede aplicar algn formato manual usando los iconos de la barra de herramientas. Para un mayor control y opciones extra, seleccione las celdas apropiadas, pulse con el botn derecho en ellas, y seleccione Formatear celdas. Todas las opciones de formato se describen a continuacin. 3.5.1 DAR FORMATO A MLTIPLES LNEAS DE TEXTO Se pueden introducir varias lneas de texto en un misma celda usando ajuste de lnea automtico o saltos de lnea manuales. Cada mtodo es til en diferentes situaciones. Usar ajuste de lnea automtico Para establecer el ajuste al final de la celda, pulse con el botn derecho la celda y seleccione Formatear celdas (o elija Formato Celdas desde la barra de men, o pulse Control+1). En la pestaa Alineacin (), debajo de Propiedades, seleccione Ajustar texto automticamente .

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3.5.2 USAR SALTOS DE LNEA MANUAL


Para insertar un salto de lnea manual mientras escribe en una celda, pulse Control+Enter. Este mtodo no funciona con el cursor en la lnea de entrada. Cuando edite texto, primero haga doble clic en la celda, y luego uno simple en la posicin donde quiere insertar el salto de lnea. Cuando se introduce un salto de lnea manual, el ancho de la celda no cambia. La muestra el resultado de usar dos saltos de lnea manuales despus de la primera lnea de texto.

3.5.3 CONTRAER TEXTO PARA AJUSTARSE A LA CELDA El tamao de la letra de los datos puede ajustarse automticamente para que se adapte al de la celda. Para hacer esto, seleccione la opcin Reducir para ajustar al tamao de la celda en el dilogo Formato celdas. La muestra el resultado.

3.5.4 DAR FORMATO A LOS NMEROS Se pueden aplicar varios formatos numricos a una celda usando los iconos en la Barra de formato. Seleccione la celda, y pulse el icono adecuado.

Para mayor control o seleccionar otros formatos numricos, use la pestaa Nmeros del dilogo Formato de celdas

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Aplique a los datos cualesquiera de los tipos de datos de la lista Categora. Controle el nmero de lugares decimales y ceros a la izquierda. Introduzca un cdigo de formato personalizado.

Las preferencias de Idioma controlan las preferencias locales para los distintos formatos, como el orden de las fechas y el smbolo monetario.

3.5.5 DAR FORMATO A LOS CARACTERES Para elegir rpidamente el tipo de letra usado en una celda, seleccione la celda, luego pulse la flecha para desplegar la lista Nombre de fuente en la barra de formato y elija una fuente. Para elegir el tamao de la letra, despliegue la lista Tamao de fuente de la barra de herramientas. Para otros formatos, puede usar el icono negrito, cursivo o subrayado. Para elegir el color de la fuente, pulse la flecha del icono Color de fuente para mostrar la paleta de colores. Elija el color que desee. Para definir colores personalizados, use Herramientas Opciones LibreOffice Colores. Para especificar el idioma de una celda (til ya que permite tener varios idiomas y su correccin ortogrfica en el mismo documento), use la pestaa Fuente en el dilogo Formato de celdas. Utilice la pestaa Efectos de fuente para establecer otras caractersticas.

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3.5.6 FORMATO A LOS BORDES DE CELDA Para elegir rpidamente el estilo de lnea para los bordes de una celda, pulse la pequea flecha de los icono s Estilo de lnea y Color de lnea en la barra de formato. En cada caso se mostrar una paleta de opciones. Para mayor control, incluyendo el espacio entre los bordes de celda y el texto, use la pestaa Bordes del dilogo Formato de celdas. En l se puede tambin definir una sombra. O use las techas Control+1 y seleccione la pestaa bordes all podr

Dar formato al fondo de una celda Para elegir rpidamente el color de fondo de una celda, pulse el icono Color de fondo en la Barra de formato. Se muestra una paleta de eleccin de color, similar a la paleta de Color de fuente. (Para definir colores personalizados, use Herramientas Opciones LibreOffice Colores . Puede usar tambin la pestaa Fondo del dilogo Formato de celdas

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3.5.7 FORMATO AUTOMTICO DE CELDAS Y HOJAS Puede usar la caracterstica formato automtico para aplicar un grupo de formatos de celdas rpidamente a una hoja o un rango seleccionado de celdas. 1. Seleccione las celdas a las que desee dar formato, incluyendo las columnas y filas que sern cabeceras. 2. Elija Formato Formateado automtico. 3. Dilogo Formateado automtico 4. Para seleccionar qu propiedades incluir (formato numrico, fuente, alineacin, borde, modelo, ajustar ancho/alto) en un formato automtico, pulse Opciones/Ms. Active o desactive las opciones requeridas. 5. Pulse Aceptar.

Si no ve ningn cambio en el color del contenido de la celda, elija Ver Destacar valores en la barra de mens. 3.5.8 DEFINIR UN FORMATO AUTOMTICO NUEVO Puede definir un formato automtico nuevo que est disponible para todas las hojas de clculo. 1. 2. 3. 4. D formato a una hoja. Seleccione Editar Seleccionar todo. Elija Formato Formateado automtico. El botn Aadir est activo. Pulse Aadir.

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5. En el cuadro Nombre del dilogo Aadir formateado automtico, escriba un nombre significativo para el nuevo formato. 6. Pulse Aceptar para guardarlo. El formato nuevo ahora se puede elegir en la lista Formatos en el dilogo formateado automtico. 3.5.9 OCULTAR Y MOSTRAR DATOS Cuando los elementos estn ocultos, no se ven ni se imprimen, pero an se pueden seleccionar para copiar si se seleccionan los elementos a su alrededor. Por ejemplo, si la columna B est oculta, esta se copia si se seleccionan las columnas A y C. Cuando necesite un elemento oculto de nuevo, puede revertir el proceso, y mostrar el elemento. Para ocultar o mostrar hojas, filas y columnas, use las opciones del men Formato o pulse con el botn derecho para abrir el men contextual. Por ejemplo, para ocultar una fila, primero seleccione la fila, y luego elija Formato Fila Ocultar (o pulse el botn derecho y elija Ocultar). Para ocultar o mostrar celdas, elija Formato Celdas desde la barra de mens (o pulse con el botn derecho y elija Formato de celdas). En el dilogo formato de celdas, vaya a la pestaa proteccin de celda.

3.5.10 FILTRAR QU CELDAS ESTN VISIBLES Un filtro es una lista de condiciones que cada entrada debe reunir para que se muestre. Puede establecer tres tipos de filtros desde el submen Datos Filtros.

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Filtros estndar: son ms complejos que los filtros automticos. Se pueden establecer hasta ocho condiciones de filtro, combinndolas con los operadores Y y O. Los filtros estndar son ms tiles para nmeros, aunque algunos de los operadores condicionales, como = (igual) y <> (distinto) pueden ser tambin tiles para texto. Otros operadores condicionales incluyen la opcin de mostrar el valor mayor o menor, o un porcentaje de l. tiles en s mismos, los filtros estndar tienen un valor aadido cuando se utilizan para refinar an ms los filtros automticos. Filtros avanzados: estn estructurados de manera similar a los filtros estndar. Las diferencia est en que los filtros avanzados no estn limitados a ocho condiciones, y los criterios no se introducen por medio de un dilogo. En su lugar, los filtros especiales se introducen en un rea en blanco de una hoja y la herramienta de filtros especiales establece una referencia para aplicarlos. 3.5.11 ORDENAR REGISTROS Ordenar organiza las celdas visibles de la hoja. En Calc, se puede ordenar por tres criterios, aplicados uno despus de otro. Ordenar es til cuando est buscando un objeto en particular y es ms poderoso despus de filtrar los datos. Adems, ordenar es til cuando se aade informacin nueva. Con listas largas, normalmente es ms fcil aadir la informacin nueva al final de la hoja que agregar filas en el lugar apropiado. Despus de agregar la informacin, puede ordenarla para actualizar la hoja. Se puede ordenar resaltando las celdas a ordenar y luego seleccionar Datos Ordenar. Las celdas seleccionadas se pueden ordenar por la informacin de hasta tres columnas o filas, de forma ascendente (A-Z, 1-9) o descendente (Z-A, 9-1). En la pestaa Opciones del dilogo Ordenar, puede elegir una de las siguientes opciones: Maysculas/Minsculas Si dos entradas son idnticas, si una tiene una letra mayscula se coloca delante de una con minsculas.

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El intervalo contiene etiquetas de columnas No incluye los encabezados de columnas en el orden. Incluir formatos El formato de las celdas se mueve con el contenido. Si el formato se usa para distinguir varios tipos de celdas, se puede usar esta opcin. Copiar resultados de clasificacin en Indica la direccin de la hoja de clculo para copiar los resultados ordenados. Si el rango especificado no tiene el nmero necesario de celdas, entonces se agregan celdas. Si el rango contiene celdas con contenido, entonces el ordenar falla. Orden de clasificacin definido por el usuario Seleccione la casilla, luego escoja uno de los ordenes definidos en Herramientas Opciones LibreOffice Calc Ordenar listas desde la lista desplegable. Direccin Indica si se ordena por filas o por columnas. Por defecto, se ordena por columnas a menos que las celdas seleccionadas estn en una nica columna.

3.6 IMPRIMIR
Imprimir desde Calc es igual que imprimir desde otros componentes de LibreOffice pero algunos detalles son diferentes, especialmente lo concerniente a la preparacin d la impresin. El dilogo de impresin en el men Archivo Imprimir, tiene algunas opciones especficas de Calc: qu hojas imprimir.

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3.6.1 SELECCIONAR EL ORDEN DE PGINAS, DETALLES Y ESCALA Para seleccionar el orden de pginas, detalles, y escala para imprimir: 1. Seleccione Formato Pgina en el men principal. 2. Seleccione la pestaa Hoja 3. Haga sus selecciones, y pulse Aceptar. Orden de pgina Se puede establecer el orden en que se imprimen las pginas. Esto es especialmente til en un documento largo; por ejemplo, controlar el orden de impresin puede ahorrar tiempo si desea compaginar el documento de cierta manera. Las opciones disponibles se muestran a continuacin: De arriba hacia abajo, despus hacia la derecha De izquierda a derecha y hacia abajo Imprimir Se puede especificar qu detalles imprimir. Los detalles incluyen:

Ttulos de fila y columna Cuadrcula imprime los bordes de celdas como una cuadrcula. Comentarioimprime los comentarios definidos en su hoja de clculo en una hoja separada, junto a la referencia a la celda correspondiente Objetos e imgenes Grficos Objetos de dibujo Frmulasimprime las frmulas contenidas en las celdas, en lugar de los resultados

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Valores ceroimprime las celdas con valor cero

Escala Utilice las caractersticas de escala para controlar el nmero de pginas que se imprimirn. Esto puede ser til si se necesita imprimir un gran nmero de datos de manera ms compacta o, si el lector tiene problemas de visin, se puede agrandar el texto al imprimirse.

Reducir/Ampliar impresinescala los datos en la impresin hacindolos ms grandes o pequeos. Por ejemplo, si una hoja se puede imprimir normalmente en cuatro pginas (dos a lo ancho y dos a lo largo), con una escala de 50% se puede imprimir en una pgina (ambas reducidas a la mitad en ancho y largo). Ajustar intervalos de impresin en nmeros de pginasdefine exactamente cuntas paginas de impresin se pueden ocupar. Esta opcin slo puede reducir una impresin, no la agrandar. Para agrandar una impresin, se debe usar la opcin ampliar/reducir. Ajustar intervalos de impresin a lo alto/anchodefine el alto y ancho de la impresin, en pginas.

3.6.2 USAR RANGOS DE IMPRESIN Los rangos de impresin tienen muchos usos, incluyendo imprimir slo una parte especfica de los datos o las filas o columnas seleccionadas en cada pgina.. 3.6.3 DEFINIR UN RANGO DE IMPRESIN Para definir un nuevo rango o modificar un rango existente: 1. Resalte el rango de celdas que componen el rango a imprimir. 2. Elija Formato Imprimir rangos Definir. Las lneas de salto de pgina se muestran en pantalla.

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3.6.4 AADIR AL RANGO DE IMPRESIN Despus de definir un rango de impresin, puede aadirle ms celdas. Esto permite que se impriman varias reas separadas de la hoja, para no imprimir la hoja completa. Despus de definir el rango: 1. Resalte el rango de celdas que se aadirn al rango a imprimir. 2. Elija Formato Imprimir rangos Aadir. Las lneas de salto de pgina ya no se muestran en la pantalla. 3.6.5 QUITAR UN RANGO DE IMPRESIN Puede ser necesario eliminar un rango de impresin definido, por ejemplo si se necesita imprimir la hoja entera nuevamente. Elija Formato Imprimir rangos Quitar. Esto quita todos los rangos de impresin definidos en la hoja. Una vez eliminado el rango de impresin aparecen en la pantalla los saltos de pgina predefinidos. Editar un rango de impresin En cualquier momento, se puede editar directamente el rango de impresin, por ejemplo para eliminar o cambiar parte del rango. Elija Formato Imprimir rangos Editar. 3.6.6 IMPRIMIR FILAS O COLUMNAS EN CADA PGINA Si se imprime una hoja en mltiples pginas, se puede establecer que ciertas filas o columnas se repitan en cada pgina. Por ejemplo, si se necesitan imprimir las dos primeras filas de la hoja as como la c olumna A, haga lo siguiente: 1. Elija Formato Imprimir rangos Editar. En el dilogo Editar reas de impresin, escriba las filas en el campo de texto debajo de Fila que repetir. Por ejemplo, para repetir las filas 1 a la 4, escriba $1:$4. En la lista Fila que repetir -ninguno- cambia a -definida por usuario

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3.6.7 QUITAR UN RANGO DE IMPRESIN Puede ser necesario eliminar un rango de impresin definido, por ejemplo si se necesita imprimir la hoja entera nuevamente. Elija Formato Imprimir rangos Quitar. Esto quita todos los rangos de impresin definidos en la hoja. Una vez eliminado el rango de impresin aparecen en la pantalla los saltos de pgina predefinidos. Editar un rango de impresin En cualquier momento, se puede editar directamente el rango de impresin, por ejemplo para eliminar o cambiar parte del rango. Elija Formato Imprimir rangos Editar. 3.6.7 ENCABEZADOS Y PIES DE PGINA Los encabezados y pies de pgina son trozos predefinidos de texto que se imprimen en la parte superior o inferior de una hoja, fuera del rea de hoja. Se establecen de la misma manera. Los encabezados y pies de pginas tienen un estilo de pgina asignado. Se puede definir ms de un estilo de pgina para una hoja de clculo y asignar diferentes estilos de pgina a diferentes hojas. Para establecer un encabezado o pie de pgina: 1. En la hoja que desee definir el encabezado o pie de pgina, seleccione Formato Pgina. 2. Seleccione la pestaa Encabezamiento (o pie de pgina). 3. Seleccione la opcin Activar encabezamiento.

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Desde aqu tambin puede establecer los mrgenes, el espaciado, y el alto para los encabezados o pies de pgina. Puede activar la casilla Ajuste dinmico de altura para ajustar la altura automticamente. Margen Cambiar el tamao de los mrgenes izquierdo y derecho modifica la distancia a la que estarn de los bordes de la pgina. Espaciado El espaciado afecta a la distancia de la parte superior o inferior de la hoja la que se imprimirn los encabezados y pies de pgina. As, si el espaciado es 1,00cm, entonces el encabezado y el pie guardarn 1 centmetro de distancia respecto a la hoja. Altura La altura afecta a lo que medir de alto el encabezado o pie.

3.6.8 ASPECTO DEL ENCABEZADO O PIE Para cambiar la apariencia del encabezado o el pie, pulse Opciones. En este dilogo puede establecer el fondo y borde del encabezado o pie de pgina.

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3.6.9 CONTENIDO DEL ENCABEZADO Y PIE DE PGINA El encabezado o pie de una hoja de clculo en Calc tiene tres columnas para texto. Cada columna puede tener diferentes contenidos. Para establecer el contenido del encabezado o pie, pulse el botn Editar.

reas Cada rea es independiente y puede contener informacin distinta. Encabezado Puede seleccionar entre muchas opciones prestablecidas en la lista desplegable, o especificar un encabezado personalizado usando los siguientes botones (si est estableciendo el formato para un pie de pgina, las elecciones son las mismas). Encabezado personalizado Pulse el rea (izquierda, centro, derecha) que desee personalizar, y use los botones para aadir elementos o cambiar atributos del texto. Abre el dilogo Atributos de texto. Inserta el campo Nombre de la hoja.
Inserta el nmero total de pginas. Inserta el campo Hora.

Inserta el campo Nombre de archivo. Inserta el nmero de pgina actual.


Inserta el campo Fecha.

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