FONDOS CONCURSABLES

Congresos, Seminarios, Talleres y Olimpiadas Federacin de Estudiantes de la Universidad de Magallanes Direccin de Asuntos Estudiantiles 1er. Semestre 2013

2013

BASES ADMINISTRATIVAS DE LOS FONDOS CONCURSABLES DE APOYO A ORGANIZACIONES REPRESENTATIVAS DE ESTUDIANTES DE LA UNIVERSIDAD DE MAGALLANES

CAPTULO I ANTECEDENTES GENERALES DEL CONCURSO Artculo 1: Concepto, Naturaleza y Objetivos. Los Fondos Concursables, en adelante el Fondo, es un instrumento de apoyo a las entidades representativas y fomentadoras de la participacin del estudiantado en las reas de formacin, vinculadas al desarrollo de competencias definidas en la misin y visin de cada carrera, y que la Federacin de Estudiantes de la Universidad de Magallanes, en conjunto a la Direccin de Asuntos Estudiantiles, en adelante FEUM y DAE respectivamente, ponen a disposicin de la comunidad universitaria en toda la regin. El objetivo es potenciar la participacin de organizaciones estudiantiles en la promocin de sus carreras, desarrollar competencias en los estudiantes de nuestra universidad, intercambiando y ampliado el conocimiento con otras realidades universitarias, propendiendo al fortalecimiento de la asociatividad de sus miembros. Artculo 2: Disposiciones Generales. El concurso se rige por las presentes Bases Administrativas, las que contienen las disposiciones particulares que regirn las relaciones de la FEUM y DAE, con las organizaciones representativas postulantes. Este proceso consta del primer llamado a concurso, presentacin de los proyectos, apertura y publicacin, adjudicacin, convenio, entrega de fondos, ejecucin de los proyectos y rendicin de cuentas.

CAPTULO II PERFIL Y TEMTICAS DE FINANCIAMIENTO Artculo 3: Lneas de Financiamiento. Los proyectos que se presenten al Fondo podrn corresponder a las actividades o reas de: 1. Seminarios, Congresos y Talleres. 2. Olimpiadas En estas temticas se comprenden, por una parte todos los proyectos relativos a la asistencia a seminarios, congresos o talleres, adems de los congresos que Centros de Estudiantes pretendan realizar en nuestra ciudad, y por otra olimpiada a las cuales se pretenda asistir o se pretendan realizar en nuestra localidad. Es decir, actividades, que en definitiva, vayan en directo beneficio de las colectividades de estudiantes de nuestra casa de estudio, representados por sus respectivos centros de estudiantes.

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Los proyectos debern responder a los objetivos del concurso, teniendo en especial consideracin lo siguiente: Fortalecimiento de nuestra institucin en el entorno nacional universitario. Incentivar la creacin de congresos estudiantiles en nuestra institucin. Propender al desarrollo de nuevos enlaces, entre las distintas entidades estudiantiles nacionales y nuestros estudiantes.

Artculo 4: Del Perfil de los Concursantes. Podrn postular al Concurso todos los Centros de Estudiantes, oficialmente constituidos y reconocidos por la Universidad de Magallanes, que presente un proyecto que se enmarque en el rea temtica y objetivos de este llamado a concurso. El Centro de Estudiantes respectivo deber contar con el patrocinio del Jefe de Carrera o Director de Departamento, lo que se har contar mediante carta emitida por quien corresponda respaldando la iniciativa que pretende ser financiada, dicha misiva deber acompaarse al tiempo de presentacin del proyecto (Anexo N 4). Lo anterior no implica trasladar la responsabilidad, siendo, el Presidente del Centro de Estudiantes, en todo caso, responsable ante la FEUM. No podrn postular Grupos Intermedios, quienes se regirn por fondos concursables especiales. Artculo 5: Del Financiamiento. El concurso contempla un monto total inicial de $5.000.000 (cinco millones de pesos) para adjudicar a los Centros de Estudiantes ganadores en congresos y seminarios, donde el monto a financiar por proyecto de un mximo de $500.000 (quinientos mil pesos), y un mximo a asignar por proyecto de $800.000 (ochocientos mil pesos) para olimpiadas. Con todo, el Centro de Estudiantes podr adjudicarse slo un fondo concursable durante el ao. La entrega de los fondos a los Centros de Estudiantes adjudicatarios se realizar en una cuota, por el total del monto adjudicado al momento de tramitarse en forma completa el convenio por parte de la FEUM y la DAE.

CAPTULO III CRITERIOS DE SELECCIN Y EVALUACIN Artculo 6: Fases, Criterios de Seleccin y Evaluacin. Se establecen los siguientes criterios de seleccin de los proyectos, calificando con un mximo de puntuacin para cada uno, conforme a los parmetros siguientes:

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Categora Coherencia y Claridad

Puntaje Mximo 10

Descripcin Los contenidos del proyecto son coherentes, consistentes con su fundamentacin de sus objetivos y actividades, y se condicen con los objetivos del concurso. Viabilidad financiera del proyecto en su conjunto, en concordancia de un presupuesto congruente con objetivos y metas. Cantidad de estudiantes que participan de la actividad. Beneficiarios directos e indirectos. Iniciativas destinadas a satisfacer las necesidades de los estudiantes entorno a sus quehaceres estudiantiles, demostrando solidez y claridad en los argumentos que sustentan y justifican la propuesta o la ejecucin y participacin de las actividades. Se espera que los impactos producidos perdurarn en el tiempo.

Anlisis Financiero

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Demanda Estudiantil Orientacin Estratgica

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Sostenibilidad

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CAPTULO IV FORMALIDADES DEL PROCESO Artculo 7: Anexos. Estas bases especiales se encuentran conformadas, adems, por los documentos que se identifican como anexos: 1. Anexos de Postulacin (Estos se encuentran solo disponibles en la plataforma de postulacin). a. Anexo N 1: Formulario nico de Postulacin: en este formulario se debe identificar la directiva del Centro de Estudiantes y el Proyecto. b. Anexo N 2: Nmina de Alumnos Regulares (timbrada y firmada por el Jefe de Carrera). No es requisito para quienes realicen congresos, seminarios y olimpiadas en la UMAG. c. Anexo N 3: Invitacin Oficial al Centro de Estudiante o carrera al congreso, seminario u olimpiada. En caso que el encuentro sea en la UMAG, se solicita la invitacin que realiza el Centro de Estudiantes. d. Anexo N 4: Carta de Patrocinio del Jefe de Carrera o Director de Departamento (justificar la importancia de la actividad, el apoyo para asistir; el escrito no debe exceder dos hojas, tamao carta). e. Anexo N 5: Listado de Participantes (lista individualizada de los miembros que asistirn al congreso, seminario u olimpiada; nombre, run., telfono, correo, ao acadmico en curso). No es requisito para quienes realicen congresos, seminarios y olimpiadas en la UMAG. f. Anexo N 6: Justificacin Detallada de Aporte Externo (aporte realizado por el departamento u alguna organizacin, al presupuesto de la actividad).

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g. Anexo N 7: Declaracin Jurada Simple. 2. Anexos Requeridos al finalizar el Proyecto. a. Anexo N 8: Rendicin de Cuentas. La omisin de cualquiera de estos anexos al momento de postulacin, ser causal suficiente para estimarse presentado fuera de plazo. Artculo 8: Plazos. Todos los plazos del presente concurso se establecen en el artculo 26 del Calendario, de las presentes bases. El incumplimiento de dichos plazos, por parte de algn participante implicar en primera instancia un llamado a correccin inmediata en el mismo da de notificacin; y para una segunda ocasin la exclusin del proceso a partir de esa fecha. Con todo, la FEUM se reserva el derecho de prorrogar los plazos fundadamente, situacin que en caso de ocurrir, ser informada y publicada en la pgina www.umag.cl/alumnos/fondo.php y otros medios de difusin activos de la Federacin. Artculo 9: Plazo de Postulacin. El plazo de postulacin se iniciar con la publicacin del aviso del llamado a concurso en el sitio web www.umag.cl/alumnos/fondo.php y otros medios de difusin activos de la Federacin de Estudiantes. Quienes postulen debern entregar sus anexos de manera escrita, en un sobre cerrado en la Secretara de Asuntos Estudiantiles del DAE, del 1 de Julio al 5 de Julio de 2012, hasta las 17:00 horas del ltimo da del plazo de postulacin. Los anexos estarn disponibles en www.umag.cl/alumnos/fondo.php y en la Federacin de Estudiantes, formulario completado conforme a sus instrucciones y a lo sealado en las presentes bases. Constituir causa de eliminacin del Concurso la presentacin de un proyecto en un formulario distinto. Ser responsabilidad de cada organizacin el correcto llenado de los formularios, el ingreso del proyecto a postular. Artculo 10: Tribunal competente en caso de demandas. Para todos los efectos legales tanto el postulante como la Federacin de Estudiantes de la Universidad de Magallanes, se someten a la competencia de los Tribunales de la comuna y ciudad de Punta Arenas. Artculo 11: Inhabilidades para Participar. Se deja establecido que no podrn participar aquellos Centros Estudiantes que tengan rendiciones de cuentas pendientes con la FEUM o con otros organismos de la Universidad de Magallanes. El no estar afecto a esta inhabilidad se acreditar mediante declaracin jurada simple de los Centros de Estudiantes postulantes (Anexo 7), sin perjuicio de otras vas de informacin que utilice la FEUM.

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Con todo, la FEUM queda excluida de cualquier fondo concursable que sta misma ejecute. Artculo 12: Envo y Aclaracin de Consultas. Los Centros de Estudiantes podrn formular consultas o solicitar aclaraciones respecto de las presentes bases, los dos primeros das de iniciada la postulacin. stas debern ser realizadas al correo electrnico julia.barria@umag.cl. No sern admitidas las consultas o solicitud de aclaraciones formuladas fuera de plazo o por un conducto diferente al sealado en el prrafo anterior. Las consultas se contestarn por escrito mediante un Acta de Aclaraciones, en la cual se har mencin a la consulta planteada. El Acta de Aclaraciones ser publicada antes del medioda del da siguiente de finalizado el plazo de consultas, en el portal www.umag.cl/alumnos/fondo.php; tenindose por conocidas y aceptadas por todos los participantes. Artculo 13: Apertura. Es la publicacin en forma total de proyectos postulantes, en la que se sealarn los proyectos que no cumplieron y los que han cumplido con las bases y, por lo tanto pasan a la etapa de evaluacin. La publicacin se realizar a travs de la pgina web www.umag.cl/alumnos/fondo.php dentro del plazo establecido en el artculo 26 de estas bases.

CAPTULO V DE LA EVALUACIN Y ADJUDICACIN Artculo 14: Integracin del Comit de Evaluacin de los Proyectos . El Comit de Evaluacin ser integrado slo en la Casa Central por dos integrantes de la Mesa Ejecutiva de la Federacin de Estudiantes, la directora de Asuntos Estudiantes, y un miembro designado por la Vicerrectora de Administracin y Finanzas, en adelante el Comit. ste se conformar el ltimo da de postulacin de proyectos. Cada proyecto deber ser evaluado por todos los integrantes del Comit, que se realizar de manera ciega, es decir, ninguno de los evaluadores podr conocer el Centro de Estudiantes postulante. Artculo 15: Procedimiento de Evaluacin y Seleccin de los Proyectos. Los integrantes del Comit evaluarn los proyectos que el Acta de Apertura seale que cumplen con las bases administrativas. Una vez efectuado el proceso de asignacin de puntajes, el Comit elaborar un Acta de Evaluacin que contendr el listado de todos los proyectos que pasaron a esta etapa conforme lo seale el Acta de Apertura, ordenados de mayor a menor por nota obtenido,

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al que ser remitida a la FEUM y la DAE para su aprobacin y dictacin del acto administrativo respectivo. Los proyectos, que sean calificados con un puntaje inferior a 55 puntos, quedarn inmediatamente en una lista de espera para este concurso. Se asignarn recursos a los proyectos comenzando por aquel que haya obtenido el mayor puntaje. En caso de empate en el promedio, se preferir aquel proyecto que obtuvo el mejor promedio en la categora de Sostenibilidad en los criterios de evaluacin y en caso de mantenerse el empate, se seguir con la categora de Demanda Estudiantil. En caso de mantenerse el empate despus de todo el procedimiento sealado, dirimir el Consejo de Presidentes en una sesin extraordinaria inmediatamente. Artculo 16: Adjudicacin. La resolucin de adjudicacin ser publicada a travs de la pgina web www.umag.cl/alumnos/fondo.php y los medios de difusin activos de la Federacin de Estudiantes, en conformidad a lo indicado por el Acta de Evaluacin. Artculo 17: Elaboracin y Suscripcin de los Convenios de Cooperacin. Elaborados los convenios de cooperacin, se citar a los Centros de Estudiantes ganadores a la DAE, con el fin de firmar en tres copias originales el Convenio correspondiente junto a la FEUM, en el plazo establecido en el artculo 26. La directora de Asuntos Estudiantiles actuar de Ministra de Fe. Artculo 18: De la Entrega de Fondos. Aprobados los convenios de cooperacin, se proceder a la entrega de los fondos asignados dentro de los prximos 14 (catorce) das hbiles. La entrega se har mediante cheque nominativo por el total de los fondos solicitados, en el DAE. Artculo 19: Reasignacin de los Recursos. Si despus de cumplidos los respectivos plazos de postulacin, suscripcin de convenios y entrega de fondos existieran recursos no asignados, ya sea por causa de renuncia o presentacin de documentacin no vlida, la FEUM quedar facultada para proponer una asignacin de dichos recursos a proyectos en estricto orden del ranking obtenido en el proceso de evaluacin, que no fueron adjudicados en una primera instancia. Artculo 20: Obligaciones de los Ejecutores. Los proyectos que resulten beneficiados con la asignacin de recursos debern ejecutarse en un plazo no superior al 27 de Septiembre de 2013. El Centro de Estudiantes adjudicatario deber participar en una Capacitacin de Rendicin de Gastos, con carcter de obligatoria, a efectuarse en la correspondiente Federacin de Estudiantes, antes de la entrega de los respectivos fondos. Para esto, la FEUM se contactar con los representantes del Centro de Estudiantes adjudicatario para la respectiva capacitacin.

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CAPTULO VI DE LOS GASTOS Y SUS RESTRICCIONES Artculo 21: De los Gastos y Restricciones de Gastos del Proyecto. Gastos No Financiables: No se financiarn gastos originados por compra de celulares o tarjetas de recarga, de inmuebles, vehculos, cmaras digitales, filmadoras, televisores, reproductores de imagen y sonido, bebidas alcohlicas, pagos de servicios financieros y de seguros, gastos por mantenimiento de mquinas, equipos o vehculos, pago de permisos de circulacin, placas patentes de vehculos y computadores. No se financiarn pagos por estudios o investigaciones. Adems es importante destacar que no se pueden adquirir terrenos o propiedades. Prohibicin de cobros: Se deja expresamente establecido que el Centro de Estudiantes adjudicatario, no podr realizar en caso alguno, cobros a los beneficiarios directos o indirectos del proyecto adjudicado.

CAPTULO VII DE LA EJECUCIN Y SUPERVISIN DE PROYECTO Artculo 22: Ejecucin y Supervisin del Proyecto. El Centro de Estudiantes podr comenzar al da siguiente del cobro del cheque y tendr como plazo mximo el 27 de Septiembre de 2013. Se deja establecido, que cada proyecto seleccionado, deber incorporar de manera visible en todo lo relativo a imagen de la Federacin de Estudiantes. Como medio de verificacin del uso de los logos, los organismos deben acompaar a la rendicin de cuenta, el material grfico que se utiliz en la ejecucin del proyecto. Artculo 23: Contraparte Tcnica. Para todos los efectos de las presentes Bases, la contraparte tcnica de la FEUM ser el Secretario de Asuntos Acadmicos y Estudiantiles. Artculo 24: Informe de los Proyectos. Finalizado el proyecto, la organizacin deber presentar una rendicin de cuenta, de acuerdo al apartado 2.a. del artculo 7 de las presentes Bases, el que deber incluir toda la documentacin de respaldo (boletas y/o facturas originales, ms su copia completa). Este informe de rendicin consta de datos cualitativos y cuantificativos de la ejecucin de los proyectos. Esta rendicin ser remitida no ms all del 4 de Octubre de 2013. Artculo 25: Sanciones por Incumplimiento. En caso de incumplimiento de las obligaciones establecidas en las bases y requisitos, la FEUM podr dejar fuera del concurso al Centro de Estudiantes, declarando inadmisible, poner trmino anticipado al convenio suscrito y exigir la devolucin de los recursos entregados.

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Artculo 26: Calendario de Fondos Concursables. Plazos 22 de Junio 25 de Junio 1 al 5 de Julio 1 y 2 de Julio 3 de Julio 6 de Julio 8 de Julio 9 de Julio 11 de Julio 12 de Julio 26 de Julio 29 de Julio al 27 de Septiembre 4 de Octubre Descripcin Llamado a Concurso de Fondo Concursables, 1er. Semestre Constitucin del Comit de Evaluacin de Proyectos Postulacin a Fondos Envo de Consultas sobre Bases del Concurso Publicacin de Acta de Aclaraciones sobre consultas recibidas Publicacin de Acta de Apertura Evaluacin de Proyectos Publicacin de Acta de Evaluacin y Resolucin de Adjudicacin Firma del Convenio de Cooperacin Capacitacin para la Rendicin de Cuentas Entrega de Fondos Perodo de Ejecucin de los Fondos Rendicin de Cuentas

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