Black Light Volleybal

DRAAIBOEK 5

Inhoudsopgave Black Light Volleybal

Hoofdstuk 1: Black Light Volleybal
1.1. 1.2. 1.2.1. 1.2.2. 1.2.3. 1.3. Inleiding Speluitleg Algemene spelregels Speelveld Materiaal Variaties

Hoofdstuk 2: Voorbereidingen
2.1. 2.2 2.3. 2.4. 2.5. 2.6. 2.7. 2.8. 2.9. 2.10. 2.11. Vaststellen datum en locatie Programmaopzet Financin Verzekeringen Locatie Werven deelnemers en publiciteit Materialen Vrijwilligers Prijzen en vrijwilligersaandenken Deelnemersverwerking Draaiboek

Hoofdstuk 3: Uitvoering
3.1. 3.2. 3.3. 3.4. 3.5. 3.6. 3.7. 3.8. Opbouwen Instructie vrijwilligers Ontvangen deelnemers Opening Spelverloop Finales Prijsuitreiking en afsluiting Opruimen

Hoofdstuk 4: Evaluatie
4.1. 4.2. Voorbereidingen Uitvoering

DRAAIBOEK 5

Black Light Volleybal

Hoofdstuk 1

lack Light Volleybal

1.1. Inleiding en uitleg

Black Light Volleybal is een nieuwe originele variant op gewoon volleybal. In een geheel donkere sporthal wordt er volleybal gespeeld waarbij het enige licht, Black Light is. Door het Black Light lichten alleen witte en fluoriserende spullen op. Dit geeft een s pectaculair effect. Er wordt gespeeld op 2 - 4 volleybalveldjes van 4 bij 10 meter, met een fluorescerende bal. De lijnen zijn van sporttape of zelf gemaakt van witte lakens, zodat ze oplichten door het black light. Voordat de wedstrijden beginnen krijgen de teams de tijd om zich zoveel mogelijk van de andere teams te onderscheiden door het bewerken van hun T-shirts, met zwarte stift en fluorescerende spuitbussen en het schminken van hun lichamen met fluorescerende schmink. Het geheel wordt nog extra sfeervol door tijdens de wedstrijden een gezellige achtergrondmuziek te laten draaien. Black Light Volleybal is een leuke activiteit om in een recreatieve vorm te organiseren, bijvoorbeeld n keer per jaar. Het is weer eens een keer wat anders dan gewoon volleybal. Black Light Volleybal is eenvoudig te organiseren en ook de kosten vallen reuze mee. Het is geschikt om voor kleine en grote groepen te organiseren, bijvoorbeeld op afdelings- of kringniveau. Attentie Voor mensen met epilepsie of een andere vorm van lichtgevoeligheid kan Black Light uitermate gevaarlijk zijn. Geef in uitnodigingen, e.d. duidelijk aan dat Black Light Volleybal niet geschikt is voor mensen met epilepsie of een ander vorm van lichtgevoeligheid.

1.2. Speluitleg 1.2.1. Algemene Spelregels

Team: een team bestaat uit 4 personen. Systeem: er wordt gespeeld in poules, zodat elk team een aantal wedstrijden speelt. Na de poulewedstrijden spelen de 1twee beste teams van elke poule in de kwartfinales. De winnaars hiervan gaan door naar de halve finale. De winnaars van de halve finale spelen uiteindelijk in de finale om de eerste en tweede plaats. Speeltijd: een ronde duurt 15 minuten: 10 minuten speeltijd en 5 minuten wisseltijd. Scoren: in de speeltijd moeten de teams proberen om zoveel mogelijk punten te scoren. Er wordt gespeeld volgens het nieuwe rallypoint systeem. Elk punt telt mee in de score. Je hoeft niet te serveren om te kunnen scoren. Je scoort als de tegenpartij de bal buiten de lijnen van het speelveld speelt, of als de tegenpartij de bal niet binnen drie keer kan terugspelen. Spelregels tijdens het spel: de bal mag binnen de eigen partij maximaal 3 keer worden over gespeeld, dus de derde persoon moet de bal over het net heen spelen. De bal mag ook met het hoofd en met de voet gespeeld worden. De bal mag niet tegen het plafond gespeeld worden. Het net mag bij het overspelen van de bal niet worden aangeraakt. Puntentelling: In elke ronde kan het team punten scoren. Winst = 2 punten, verlies = 0 punten, gelijk spel = 1 punt. Als alle rondes geweest zijn, worden per team alle scores bij elkaar op geteld. Na de poulewedstrijden spelen de twee beste teams van elke poule in de kwartfinales. De winnaars hiervan gaan door naar de halve finale. De winnaars van de halve finale spelen uiteindelijk in de finale om de eerste en tweede plaats.

DRAAIBOEK 5

1.2.2. Het speelveld

Black Light Volleybal wordt gespeeld op 2 4 volleybalvelden met de afmetingen 10 bij 4. De lijnen zijn van witte lakens of van sporttape.

1.2.3. Materiaal voor 2 velden

2 Black Light lampen van 500W 2 tweepersoons witte lakens 7 rollen schilderstape 2 volleyballen 3 fluorescerende spuitbussen 5 tubes fluorescerende schmink landbouwplastic nietmachine 2 fluitjes 2 paar witte handschoenen

1.3. Variaties
Black Light Caf Naast de sporthal wordt de kantine van de sporthal omgedoopt tot een Black Light Caf. In en rond de kantine worden verschillende vrijblijvende activiteiten neergezet. Dat betekent dat je 1 grote activiteit hebt, het volleyballen en wat kleinere vrijblijvende activiteiten in de kantine. De kantine wordt met landbouwzeil ook helemaal donker gemaakt en er is n black light lamp nodig. De stoelen, tafels, bar, deuren etc. worden omrand met lichtgevend wit tape. De spelen die je in de kantine kan doen, zijn: Tafeltennis: de lijnen op de tafel zijn al wit en het balletje ook. Alleen de batjes zullen nog wit gemaakt moeten worden. Darten: bewerkt het dartbord met witte tape, zodat de vakken waarin de deelnemers moeten gooien in black light goed zichtbaar. Maak heldere en grote vakken, groter dan de normale vakken (niet de doubles and trippels). Verder moeten natuur lijk ook de pijlen bewerkt worden. Belangrijk bij het darten is de veiligheid. Je ziet namelijk verder echt niets. Als je echte pijlen gaat gebruiken, moet je een duidelijk gebied afzetten waar het publiek achter moet blijven. Naast het gewone darten kan je ook kiezen voor de variant met klittenband. Er wordt gespeeld met klittenbandballetjes. De balletjes zijn omringd met klitten band zodat deze op het bord blijven plakken. Dit is een stuk veiliger dan met pijlen. Kaarten: kaarten slaat bijna altijd aan. Het is heel eenvoudig en er zijn vele mogelijkheden. Leg gewoon wat pakjes kaarten op de tafels, zodat de deelnemers zelf kunnen bepalen wat ze gaan doen. De kaarten geven vanzelf al licht dus dat is simpel. Nagelen: er is een groot blok hout. Het is de bedoeling dat een team of gewoon een paar personen proberen met een hamer een spijker in het hout te slaan. Ieder mag telkens maar n keer slaan. Slaat men vaker dan moet men een rondje geven. De persoon die de spijker erin slaat, moet ook een rondje geven. Attentie Houd ten minste ook n ruimte vrij waar geen black light is. Het is wel fijn om af en toe even de ogen bij te laten komen van het kijken in het donker met Black Light. Deze variaties zijn niet uitgetest, probeert het tijdens de voorbereidingsfase eerst uit.

DRAAIBOEK 5

Black Light Volleybal oorbereidingen

Hoofdstuk 2

Black Light Volleybal is eenvoudig en snel voor te bereiden. De voorbereidingen moeten wel zorgvuldig gebeuren. Een goede voorbereiding voorkomt veel stress tijdens en vlak voor de uitvoering van de activiteit. Daardoor kun je er meer plezier aan beleven! In de volgende paragrafen wordt stapje voor stapje uiteengezet wat er allemaal moet gebeuren, aangevuld met tips. Publiciteit, werving deelnemers en financin worden kort aangestipt. Wil je over deze onderwerpen meer weten, raadpleeg dan het Handboek voor Bestuursleden waarin uitgebreid op deze stof wordt ingegaan. Dit handboek is in het bezit van jouw bestuur of kun je opvragen bij het APJW of de Plattelands Jongeren Services Midoost (PJS Midoost) in Arnhem. Voor de uitvoering van de voorbereidingen kan je gebruik maken van de Checklist Voorbereidingen, zie bijlage 5.1.

2.1. Vaststellen datum en locatie

Het eerste wat je doet is de datum bepalen. Houd rekening met andere evenementen en andere ledenactiviteiten. Vervolgens ga je op zoek naar een geschikte locatie. Het volleybaltoernooi kan in een gewone sporthal. Je hebt een sporthal nodig waarin je 2 tot 4 volleybalveldjes kunt maken van 4 bij 10 meter. Bij 20 tot 60 deelnemers kan je volstaan met twee velden. Maar bij een deelnemers aantal van 50 en meer, gaat de voorkeur uit naar 4 velden. Als je meer velden gebruikt kunnen de teams meer wedstrijden spelen. Hoe meer wedstrijden een team speelt hoe leuker het is.

2.2. Programmaopzet
Maak eerst een realistische schatting van het aantal teams, dat aan de activiteit meedoet. Een team bestaat uit 4 personen. Het aantal deelnemers bepaalt, hoe het programma eruit ziet. Bepaal aan de hand van het aantal deelnemers hoeveel velden je gebruikt 2 of 4. Het aantal velden bepaalt het aantal poules Maak aan de hand van deze gegevens een globaal programmaoverzicht waarin je het volgende opneemt: aantal deelnemers/teams aanvang activiteit pauze einde activiteit aantal poules aantal teams per poule Bepaal het aantal vrijwilligers dat je bij de uitvoering nodig hebt. Op de dag van uitvoering heb je de volgende taken: Opbouwen 5 personen Algemene wedstrijdleiding 1 persoon Scheidsrechters op elk veld 1 scheidsrechter Presentator 1 persoon Wedstrijdsecretariaat 1 persoon EHBO 1 persoon

2.3. Financin
Het organiseren van het Black Light Volleybal kost geld. Dit geld moet ergens vandaan komen. Er zijn verschillende bronnen. Maak eerst een schatting van de kosten die het Black Light Volleybal met zich meebrengt. Dan weet je ongeveer hoeveel geld er moet komen. Bepaal vervolgens de deelnemersbijdrage; zorg ervoor dat dit bedrag reel is en geen drempel zal vormen voor aanmelding. Maximaal F 30,- per team. Indien nog extra financiering nodig is kan je de volgende stappen ondernemen: Maak een inventarisatie welke bedrijven en instellingen in de buurt eventueel kunnen sponsoren. Stel een sponsorbrief op en zorg dat al deze bedrijven een brief krijgen. Geef duidelijk aan welke mogelijkheden een bedrijf heeft om te sponsoren en wat de tegenprestaties kunnen zijn. Benader twee weken na de verspreiding van de sponsorbrieven de bedrijven persoonlijk door een bezoek of een telefoontje en maak duidelijke sponsorafspraken. In bijlage 2 vind je een indicatie hoe duur het is om een Black Light Volleybaltoernooi te organiseren.

DRAAIBOEK 5

Attentie: Het stimuleringsfonds Als je een activiteit met een vernieuwend karakter gaat organiseren, wat Black Light Volleybal is, kun je proberen om bij het provinciaal bestuur extra financile middelen te krijgen. De meeste provinciale organisaties hebben een soort stimuleringfonds waar verenigingen een beroep op kunnen doen. Het is bedoeld om nieuwe initiatieven te stimuleren. Informeer bij het provinciaal bestuur naar de mogelijkheden.

2.4. Verzekeringen
Wanneer je een Black Light Volleybaltoernooi organiseert lopen verschillende partijen risico. De kans dat een ongeval gebeurt is altijd aanwezig. Om ervoor te zorgen dat je niet aansprakelijk wordt gesteld voor schade aan personen en aan materialen moet je het volgende doen: Maak duidelijk kenbaar dat er sprake is van deelname op eigen risico. Plaats bij de ontvangsttafel en op het terrein een bordje met de tekst: deelname is op eigen risico. Zorg ervoor dat je alle maatregelen treft om de veiligheid van deelnemers en vrijwilligers te waarborgen. Zo niet, dan ben je als vereniging aansprakelijk wegens nalatigheid. Bij het nemen van alle maatregelen kan je denken aan het volgende: stevig en op een veilige plek ophangen van de lampen, plaatsen van bordjes: deelname op eigen risico, tijdens de uitleg van spelregels wijzen op het voorzichtig omspringen met de lampen. Voor vrijwilligers ben je verplicht een Aansprakelijkheids Verzekering voor Bedrijven (AVB) af te sluiten. Een vrijwilligersactiviteit wordt namelijk gezien als een werksituatie. Dus als je als vrijwilligers schade veroorzaakte aan materiaal en/of aan anderen tijdens de activiteit, kan een beroep worden gedaan op de AVB. Sommige verenigingen hebben een collectieve verzekering afgesloten. Informeer bij het provinciaal bestuur of dat zo is. Bij het organiseren van een grootschalig evenement, kun je overwegen om een evenementenverzekering af te sluiten. Je bent dan verzekerd tegen, slecht weer, te lage opkomst van deelnemers en diefstal of schade van materialen. Bekijk of de risicos opwegen tegen de kosten ervan. Attentie Laat bij het opbouwen alle vrijwilligers die meehelpen als vrijwilliger hun naam op een lijst zetten. Alleen deze mensen zijn volgens de AVB verzekerd.

2.5. Locatie
Heb je een geschikte locatie gevonden, neem dan zo snel mogelijk een optie om de zaal af te huren. Leg duidelijk uit wat je wilt gaan doen. Maak gelijk een afspraak om de sporthal te bekijken en definitieve afspraken te maken over het gebruik. Het bekijken van de locatie is noodzakelijk om te weten of er mogelijkheden zijn om de Black Light lampen op te hangen. Zorg ervoor dat je de gemaakte afspraken zwart op wit hebt. Maak duidelijke afspraken over: De grootte van ruimte die je nodig hebt. Gebruik van beschikbare materialen, zoals ballen, volleybalnet, enz. Vraag of je de volleyballen mag inspuiten met haarlak of schmink, anders moet je de ballen zelf kopen of huren bij de sport- en speluitleen van de gemeente. Het ophangen van de lampen. Kijk of je de Black Light lampen kunt ophangen en vraag naar de mogelijkheden. Doe dit in overleg met de beheerder. De lampen moeten aan de zijkanten van de velden worden opgehangen, zodat de deelnemer er tijdens het spel niet inkijken. Als je ze namelijk niet ergens gemakkelijk aan kan hangen, kan je de lampen in een rolsteiger hangen. Je moet dan rolsteiger huren bij een verhuurbedrijf van bouwmaterialen. Hoe lang wil je de ruimte afhuren. Gebruik van douches en kleedruimtes. Gebruik van horecavoorzieningen zoals bijvoorbeeld een bar. Gebruik van de geluidsinstallatie, voor het zelf draaien van muziek. De kosten.

2.6. Werven deelnemers en publiciteit

Als afdeling wil je er natuurlijk zeker van zijn dat je activiteit een succes wordt. Je hoopt natuurlijk altijd op een groot aantal jongeren op de activiteit. Het is dus belangrijk dat je voldoende aandacht besteedt aan publiciteit en promotie. Voor het werven van deelnemers moet je een aantal dingen doen: Maak van tevoren een lijst van namen en adressen van jongeren die je wilt bereiken. Maak een heldere en aantrekkelijke uitnodiging en verspreid deze onder de jongeren van de lijst en eventueel onder niet-leden. In een uitnodiging moet het volgende staan:

DRAAIBOEK 5

Black Light Volleybal

. De 7 Ws: Wie, Wat, Waar, Wanneer, Waarom, Wat kost het, Waar meer informatie? . Uiterste inschrijfdatum. . Hoe op te geven telefonisch, formulier invullen en opsturen. . Opgeven individueel of per team. . De begin- en eindtijd van het evenement. . Vermeld in de uitnodiging ook dat ze witte shirts aan moeten. . Vermeld duidelijk dat de activiteit niet geschikt is voor mensen met epilepsie ofeen ander vorm van lichtgevoeligheid. Zorg voor publicatie in provinciale en afdelingsbladen en even tueel op internet. Voor een echte ledenactiviteit is het niet echt nodig om ook extern publiciteit te maken. Als je met deze activiteit ook nieuwe leden wilt werven moet je ook naar buiten treden. Je kunt externe publiciteit ook goed gebruiken om buitenstaanders te laten zien wat de vereniging allemaal doet. Wil je ook externe media op de hoogte stellen, neem dan de volgende acties. Schrijf persberichten voor plaatselijke en regionale dagbladen en de kabelkrant. Vermeld daarin duidelijk voor wie de activiteit bedoeld is, hoe mensen zich op kunnen geven en waar ze meer informatie kunnen krijgen. Zorg ervoor dat persberichten op tijd bij de desbetreffende redacties zijn. Let hierbij op uiterlijke aanleverdatum van stukken en verschijningsdatum van de krant.

2.7. Materialen
Voor het Black Light Volleybaltoernooi moet je verschillende materialen regelen. Maak aan de hand van het aantal deelnemers en velden die je wilt gebruiken een volledige materiaallijst. De materialen zijn op verschillende plekken te koop of te huur. Het is belangrijk om al vroegtijdig, 2 weken voor het evenement, te informeren of de verschillende materialen ook daadwerkelijk te huur of te koop zijn en waar. Maak duidelijke afspraken over ophalen en terugbrengen van het materiaal. Neem de lijst door en bepaal wie voor welk materiaal zorgt. In bijlage 1 vind je een voorbeeld materiaallijst. Black Light lampen Het belangrijkste zijn de Black Light lampen. Je hebt voor een gewone zaal, waarin n gewoon volleybalveld uitgezet kan worden, minimaal 2 grote Black Light lampen nodig van zon 500 W. Black Light lampen kun je huren bij bedrijven die disco's en drive-ins verzorgen. De huurprijs is ongeveer F 50,- per stuk. Lijnen van het veld De lijnen van het veld moeten goed zichtbaar zijn. Dit kan op twee manieren. Met sporttape of zelf maken van witte lakens. Sporttape is heel duur in aanschaf en het is net zo gemakkelijk om de lijnen zelf te maken. Je knipt uit een wit katoenen laken witte stroken van 5 cm breed, die je op de grond vastplakt met schilderstape. De stroken lakens moeten aan beide zijden vastgeplakt worden, zodat de deelnemers er niet overeen kunnen struikelen. Ook het net moet Black Light proof gemaakt worden met slierten witte lakens. Spuitbussen en schmink Heel belangrijk is het om de bal goed zichtbaar te maken. Dit kan op twee manieren gebeuren, d.m.v. spuitbussen of d.m.v. schmink. Een voordeel van een spuitbus is dat het er goed op blijft zitten en dat het niet afgeeft. Een voordeel van schmink is dat het na afloop er makkelijk afgaat en dat de bal ook voor gewoon volleybal weer te gebruiken is. Schmink geeft af op de grond en op het net. Op de grond is het makkelijk te verwijderen, op het net iets moeilijker. De ballen met schmink moeten om de zoveel wedstrijden weer 'geschminkt' worden.
DRAAIBOEK 5

De schmink kan ook goed gebruikt worden om de verschillende teams van elkaar te laten onderscheiden. Fluorescerende spuitbussen en schmink zijn te koop in feestartikelen- en carnavalswinkels. De spuitbussen en schmink kosten ongeveer F 10,- per stuk. Voor het inspuiten van de bal heb je 1 spuitbus per bal nodig. Voor het schminken van 20 personen heb je ongeveer 5 tubes nodig. Vraag uitdrukkelijk of het fluorescerende spuitbussen en schmink zijn, die in blacklight oplichten en of je het op de huid kunt gebruiken. Kleding, markers en fluorescerende spuitbussen De deelnemers moeten witte T-shirts dragen. Dit moet je op de uitnodiging vermelden. Deze T-shirts worden door de teams voor en tijdens de wedstrijden bewerkt om zich van de andere teams te onderscheiden. Dit gebeurt met markers en fluorescerende spuitbussen Landbouwplastic en nietmachine Om ervoor te zorgen dat alles echt donkers is, moeten de ramen van de sporthal goed worden afgeplakt met landbouwplastic. Materialen zelf maken: Bewegwijzering maken. Maak een bordje: deelname op eigen risico. Maak een groot en overzichtelijk scorebord waarop de teams kunnen zien, wanneer ze op welk veld moeten spelen en tegen wie en waarop je de scores van de deelnemende teams kunt noteren. Maak hierbij gebruik van het wedstrijdschema wat je ook moet maken, zie paragraaf 2.10. en bijlage 3. Maak score-invulkaarten. Maak buttons of regel T-shirts, petjes voor de organisatie. Maak de lijnen van het volleybalveld, zie hierboven hoe je dat moet doen. Maak de lijnen van tevoren.

2.8. Vrijwilligers
Voor de uitvoering van het Black Light Volleybaltoernooi heb je extra mensen nodig. Belangrijk is dat alle mensen die meehelpen met de uitvoering gemotiveerd zijn en ervoor wil gaan. Gemotiveerde vrijwilligers krijg je niet zomaar, daar moet je wel wat voor doen. Benader de vrijwilligers met een enthousiast verhaal. Vertel wat je allemaal van plan bent en hoe leuk het allemaal wordt. Zij moeten er zin in krijgen om mee te werken. Probeer bij de werving ernaar te streven dat de vrijwilligers zoveel mogelijk doen wat ze zelf leuk vinden en waar ze goed in zijn. Dit stimuleert de motivatie van de vrijwilliger. Laat keer op keer merken hoe belangrijk de vrijwilligers zijn voor het slagen van de activiteit. Houdt het vrijwilligersteam gemotiveerd met enthousiaste peptalk. Bedank ze als ze mee willen helpen en geef ze veelvuldig complimenten. Neem bij de werving van vrijwilligers de volgende stappen: Maak eerst een inventarisatie van de taken: Opbouwen en opruimen (5 personen) Algemene wedstrijdleiding (1 persoon) Scheidsrechters (1 per veld) Wedstrijdsecretariaat (1 persoon) Presentatie (1 persoon) EHBO (1 persoon) Bekijk vervolgens wie er van de organisatie welke taken op zich wil nemen. De organisatie neemt in ieder geval de algemene wedstrijdleiding voor zn rekening. Vragen van andere bestuursleden, vrienden en bekenden voor de taken die overblijven. Indien niemand een geldig EHBO-diploma heeft, benader dan de plaatselijke EHBO-vereniging. Doe dit minimaal drie weken voor het evenement. Zorg dat je de afspraken zwart op wit hebt. Geef de mensen die scheidsrechter worden van tevoren de uitleg van de spelregels van het Black Light Volleybal zodat ze die alvast kunnen doornemen. De scheidsrechters hoeven geen ervaring te hebben. De spelregels zijn gemakkelijk en snel uit te leggen. Maak duidelijke afspraken hoe laat men aanwezig moet zijn voor het opbouwen en de laatste instructies. In hoofdstuk 3 vind je een gedetailleerde uitleg van alle taken van de vrijwilligers. Attentie Zorg dat je je vrijwilligers van tevoren hebt geregeld, zodat je niet op de activiteit zelf nog moet gaan leuren voor bijvoorbeeld scheidsrechters. Dit voorkomt een hoop vertraging en gezeur.

DRAAIBOEK 5

2.9. Prijzen en vrijwilligersaandenken

Black Light Volleybal

De winnende teams krijgen een prijs. Een prijs winnen is voor veel deelnemers vaak een extra motivatie. Het is ook leuk om alle vrijwilligers een klein cadeautje te geven als dank voor hun inspanningen. Bepaal wie er allemaal een prijs krijgen en wat voor soort prijs je de winnaars geeft. Attentie Wil je bekers als prijzen, zorg dan dat je minimaal 3 weken van tevoren de prijzen bestelt en afspraken maakt met de leverancier.

2.10. Deelnemersverwerking
Noteer naam, afdeling, leeftijd en telefoonnummer van de deelnemers. Maak een bevestigingsbrief aangevuld met nadere informatie zoals kledingadvies, meenemen van geld/eten/drinken, route beschrijving, enz. Verstuur deze brief aan alle deelnemers. Maak een teamindeling indien deelnemers zich individueel hebben opgegeven. Elk team krijgt een letter. Maak teams van 4 personen. Maak een wedstrijdschema. In het wedstrijdschema maak je inzichtelijk welk team hoe laat op welk veld tegen wie moet spelen, zodat de deelnemers weten wanneer ze wat moeten doen. In het wedstrijdschema worden per veld alle wedstrijden opgenomen. 1. Aan de hand van het aantal teams bepaal je hoeveel velden je gaat gebruiken. 6 15 teams: 2 velden 15 teams >: 4 velden Maak vervolgens de poules. Als je weet hoeveel teams er in een poule zitten, weet je hoeveel wedstrijden er per poule gespeeld worden. In een poule spelen alle teams een keer tegen elkaar. Bepaal dan de volgorde van wedstrijden per veld in tijd. Maak verschillende wedstrijdschema's voor een verschillend aantal deelnemende teams, omdat je nooit zeker weet of iedereen komt opdagen. Voor een voorbeeld wedstrijdschema zie bijlage 3.

2. 3.

4. 5.

Kopieer het wedstrijdschema voor elk team, het wedstrijdsecretariaat en voor de algemene wedstrijdleiding.

2.11. Draaiboek
Voor een soepele uitvoering van de activiteit is het belangrijk om een draaiboek te maken. Je dwingt jezelf dan om een film te maken over hoe de dag zal verlopen. Hierdoor krijg je meer overzicht en kan je van tevoren inschatten waar mogelijke problemen zich voordoen. In een draaiboek beschrijf je van minuut tot minuut wat er hoe laat gebeurt en wie daarvoor verantwoordelijk is en eventueel wat voor materiaal daarbij nodig is. Zo weet iedereen wat er van hem of haar verwacht wordt. Zorg ervoor dat iedereen die helpt bij de uitvoering van de activiteit een draaiboek krijgt. Voor een voorbeeld draaiboek zie bijlage 4.

DRAAIBOEK 5

itvoering

Hoofdstuk 3

Belangrijk bij de uitvoering is het hoofd koel houden. Als je alles goed voorbereid hebt, kun je meer genieten tijdens de activiteit. Als je geniet dan straal je dit ook uit. Dit heeft een positief effect op de deelnemers. Zorg ervoor dat n persoon (voorzitter of wedstrijdleiding) die dag de leiding heeft en alles cordineert en stuurt. Hij maakt deel uit van de wedstrijdleiding en moet alles weten. Wat waar moet gebeuren en wie wat moet doen. Hij cordineert het opbouwen en geeft alle vrijwilligers de laatste instructie. Wat daarbij komt kijken lees je hieronder. Verder is hij voor iedereen het aanspreekpunt van de dag. Voor de uitvoering kan je gebruik maken van de checklist uitvoering in bijlage 5.2.

3.1. Opbouwen
Het opbouwen van de activiteit is vaak een hectische gebeurtenis, een race tegen de klok. Het belangrijkste bij het opbouwen is dat je op tijd begint. Hoe vroeg je begint is afhankelijk van het aantal velden dat je gaat gebruiken. Begin minimaal 2 uur van tevoren. Het opbouwen zelf is niet het grootste werk maar je moet ook nog je "personeel" instrueren. De wedstrijdleiding cordineert wie wat moet doen: Bewegwijzering aanbrengen voor deelnemers en bezoekers. Bordjes plaatsten: deelname op eigen risico. Afplakken van de ramen met landbouwplastic. De lijnen van de velden afplakken. Zorg ervoor dat je de lakenstroken goed aan beide kanten vastplakt, zodat deelnemers er niet overheen kunnen struikelen. De volleyballen inspuiten met fluorescerende spuitbussen. De black light lampen ophangen. Let op dat de lampen op een veilige plek opgehangen worden, zodat ze niet door de ballen worden geraakt. Hang de lampen zo op dat de deelnemers er tijdens het spelen niet in kunnen kijken, bij voorkeur aan de zijkanten van de velden. Zorg er ook voor dat lampen goed verdeeld over de sporthal opgehangen zijn, zodat er overal voldoende black light is. Test het black light uit en kijk of de lijnen en de bal goed zichtbaar zijn. Hang per veld een nummer op. Wedstrijdsecretariaat inrichten: ontvangsttafel neerzetten met de kas, teamindeling en wedstrijdschema's scorebord neerzetten op overzichtelijke plaats EHBO-plek inrichten. Bordjes ophangen waar de WC's en de kleedkamers te vinden zijn. Geluidsinstallatie testen en gebruiksklaar maken, muziek neer leggen.

3.2. Instructies vrijwilligers

Een half uur voor aanvang van de activiteit geeft de wedstrijdleiding instructies aan alle vrijwilligers. Werk bij de uitleg aan vrijwilligers zoveel mogelijk met voorbeelden die ze in de praktijk tegen kunnen komen. Om ervoor te zorgen dat het een geslaagde dag wordt, is het belangrijk dat de vrijwilligers gemotiveerd zijn om hun klus te doen. Vrijwilligers die er zin in hebben en gemotiveerd zijn, stralen dit uit tijdens de uitvoering. Hierdoor ontstaat er een positieve sfeer, waardoor de deelnemers er ook zin in krijgen. Taken tijdens de instructie: Bedank alle vrijwilligers voor hun hulp en benadruk hoe belangrijk hun bijdrage is. Probeer met peptalk iedereen enthousiast en gemotiveerd te houden. Geef alle vrijwilligers een draaiboek en een wedstrijdschema. Loop met de scheidsrechters de spelregels van het Black Light Volleybal nog een keer door. Maak hierbij gebruik van de uitgebreide uitleg in hoofdstuk 1. Benadruk dat de scheidsrechters belangrijk zijn voor een goed verloop van de wedstrijden. Zij kijken niet alleen of er eerlijk gespeeld wordt, maar zij begeleiden de wedstrijden ook. Zij zijn degene die de boel aan de gang houden en de deelnemers stimuleren en motiveren om er het beste van te maken. Geef de scheidsrechters een fluitje en een stopwatch en witte handschoenen. Loop met het wedstrijdsecretariaat hun taken door: ontvangst deelnemers en bijhouden van scores bij. Test met de presentator de geluidsinstallatie en neem zijn taken door: omroepen van wedstrijden, algemene mededelingen en begin- en eindsignaal van de wedstrijden. Loop tot slot aan de hand van het draaiboek met alle vrijwilligers het hele programma door, zodat iedereen weet wie waarvoor verantwoordelijk is en hoe het programma er globaal uit ziet. Wens als allerlaatste iedereen heel veel succes en plezier toe.

DRAAIBOEK 5

10

3.3. Ontvangen deelnemers

Black Light Volleybal

Als de deelnemers komen, begint het echte werk. De ontvangst is voor de deelnemers de eerste kennismaking met de activiteit. Hoe een activiteit begint is belangrijk voor het verloop van de rest van de activiteit. De ontvangst moet daarom soepel verlopen. Deelnemers hebben bij aanvang van een nieuwe activiteit geen idee wat hen te wachten staat. Probeer hierop in te spelen door een helder verhaal te vertellen, wat er allemaal gaat gebeuren, wat de regels zijn, waar ze heen moeten en wat ze moeten doen. Het wedstrijdsecretariaat ontvangt de deelnemers op een duidelijk zichtbare plaats. Neem de volgende stappen door, het wedstrijdsecretariaat: Heet de deelnemers welkom en noteert het team. Incasseert het deelnemersgeld (indien van toepassing). Maakt bekend in welke team de deelnemer zit (bij individuele opgave). Legt in het kort het programma uit: deel 1, pauze, deel 2, finales en prijsuitrijking. Deelt de huishoudelijke mededelingen mee, wat ze wel en niet mogen, waar ze zich kunnen omkleden, enz. Vertelt waar ze moeten verzamelen voor de opening en hoe laat de sportdag begint Deelt indien van toepassing consumptiebonnen uit.

3.4. Opening
Het Black Light Volleybaltoernooi wordt geopend door de algemene wedstrijdleiding. Algemene wedstrijdleiding Verzamelt alle deelnemende teams en verwelkomt de deelnemers. . Legt kort het programma uit: . Om uur beginnen. . het programma bestaat uit twee delen. . Tussen de twee delen is er een pauze van minuten. . Na deel 2 worden ertussen de nummers 1 en 2 van elke poule finale wedstrijden gespeeld. . Tot slot volgt om. uur de prijsuitreiking.

3.5. Spelverloop
Na de opening gaat elk team zijn eigen weg. Het Black Light Volleybaltoernooi gaat beginnen. Volgens het wedstrijdschema spelen alle teams verschillende wedstrijden op verschillende velden. Tijdens het Black Light toernooi zijn meerdere vrijwilligers bezig om alles in goede banen te leiden. De vrijwilligers hebben verschillende taken: Algemene wedstrijdleiding De algemene wedstrijdleiding heeft de cordinatie van de dag. Zij is aanspreekpunt voor iedereen die vragen en/of problemen heeft. De wedstrijdleiding moet dus van alles op de hoogte zijn. Omdat zij een publieke functie heeft is het belangrijk dat zij voor iedereen duidelijk herkenbaar is als aanspreekpunt, bijvoorbeeld door middel van een T-shirt, een pet of button. De wedstrijdleiding moet daadwerkelijk aanspreekbaar zijn. Dit houdt in dat je niet in een hoekje lekker thee gaat zitten drinken, maar dat je langs de velden loopt en rondkijkt of er ergens problemen zijn. De algemene wedstrijdleiding heeft de volgende taken: Let erop of alles goed gaat, houdt het overzicht. Gaat bij alle velden langs om de scheidsrechters te vragen hoe het gaat, of ze voldoende wisseltijd hebben, of de spelregels goed nageleefd kunnen worden, of er problemen zijn. Neemt als er iets niet goed gaat maatregelen, bijvoorbeeld verlengen van de wisseltijd. Kijkt rond of er ergens problemen zijn of er deelnemers zijn met vragen en onderneemt hierop actie. Houdt nauw contact met de presentator om eventueel wijzigingen door te geven in het programma of mededelingen door te geven. Ontvangt, indien van toepassing, de pers en staat hen te woord.

DRAAIBOEK 5

11

Presentator De presentator leidt de dag en roept duidelijk om wat de teams moeten doen: Legt voor aanvang van Deel 1 en 2 van het programma de spelregels uit van het Black Light Volleybal. Roept vijf minuten voor aanvang om welke teams op welk veld beginnen. Geeft vervolgens het begin en eindsein van elke ronde. Geeft een halve minuut voor het eindsein aan dat er nog een halve minuut speeltijd is. Maakt telkens na het eindsein bekend welke teams de volgende ronde aan de beurt zijn en op welk veld. Roept een halve minuut voor aanvang van de volgende ronde dat over een halve minuut de volgende ronde van start gaat. Roept naast de wedstrijden ook huishoudelijke mededelingen om. Attentie Je hoeft bij het omroepen niet precies de tijden van het draaiboek aan te houden als de speeltijd maar telkens gelijk is, in dit geval 10 minuten. Houd mededelingen kort. Wedstrijdsecretariaat Haalt na elke ronde de ingevulde scorekaarten op. Verwerkt deze resultaten op het scorebord. Rekent na de laatste ronde de einduitslag uit. Bekijkt welke teams er in de finale tegen elkaar uitkomen en op welk veld en geeft dit door aan de algemene wedstrijdleiding. Scheidsrechters De scheidsrechter vervult een belangrijke rol. De scheidsrechters fluiten de wedstrijd niet alleen, ze begeleiden ook het spel. Dit betekent dat je de deelnemers oppept en aanmoedigt om alles uit de kast te halen. Dit doe je door mee te doen, mee te rennen, aan te moedigen. Door deze actieve houding worden de deelnemers benvloed, ze raken enthousiast en gaan beter hun best en vinden het leuker. Op elk veld staat een scheidsrechter. De scheidsrechter heeft de volgende taken: Geeft indien nodig, voor aanvang van de wedstrijd, een korte uitleg van de spelregels. Fluit de wedstrijd volgens de spelregels. Houdt de score bij. Noteert de uitslag op de scorekaarten. Moedigt de deelnemers aan.

3.6. Finales
Het einde nadert. De spanning stijgt. In de finalewedstrijden wordt beslist welke teams er n, twee en drie worden. Er worden finales gespeeld tussen de nummers 1 en 2 van poule 1 en 2. Tijdens de finalewedstrijden zijn er verschillende vrijwilligers die ervoor zorgen dat alles lekker en eerlijk verloopt. Algemene wedstrijdleiding Houdt in de gaten of de deelnemers zich gedragen en of alles goed gaat. Grijpt in bij problemen. Presentator Verzamelt alle teams. Maakt de finalewedstrijden bekend. Roept, voor elke wedstrijd, om welke teams tegen elkaar moeten spelen, op welk veld Geeft het begin- en eindsignaal van de wedstrijden aan. Moedigt de deelnemers aan tijdens de finales. Pept het publiek op tijdens de finales. Scheidsrechter Fluit de wedstrijd volgens de spelregels. Houdt de score bij.

DRAAIBOEK 5

12

3.7. Prijsuitreiking en afsluiting

Black Light Volleybal

Na het spelen van de finales is er bekend welke teams er uiteindelijk de 1e, 2e en 3e prijs winnen. De prijsuitreiking en de afsluiting is een taak voor de algemene wedstrijdleiding. Algemene wedstrijdleiding Verzamelt alle deelnemers. Bedankt alle deelnemers voor hun fantastische inzet. Geeft een enthousiaste korte samenvatting van wat de deelnemers gedaan hebben, voordat hij overgaat tot de echte prijsuitreiking. Maakt de winnaars bekend, met puntenaantal. Reikt de prijzen uit aan de nummers 3, 2 en 1 Bedankt alle deelnemers voor hun ongelooflijk enthousiaste inzet. Bedankt alle vrijwilligers voor het succes van de dag. Deelt aan alle vrijwilligers een klein presentje uit. Attentie Over het algemeen is een prijsuitreiking het meest saaie van de hele dag. Probeer dit te voorkomen. De prijsuitreiking moet een klein feestje zijn. Probeer de stemming erin te krijgen door bijvoorbeeld de wave in te zetten en bekende liederen te zingen, als je de winnaars naar voren roept. Laat iedereen na elk winnende team luid applaudisseren. Laat de winnaars ook iets zeggen. Dit maakt het allemaal wat losser en feestelijker. Belangrijk is wel dat je het tempo erin houdt. Niets is zo vervelend als een langdradige prijsuitreiking.

3.8. Opruimen
Als alles achter de rug is kan er opgeruimd worden. Zorg dat je de hele sporthal netjes achterlaat. Als je alles netjes achterlaat, is de kans veel groter dat je de hal de volgende keer weer mag huren. Naast het netjes achterlaten van de sporthal moet je natuurlijk al het gehuurde materiaal op de afgesproken tijdstippen weer terugbrengen. Ook hierbij geldt houd je aan de afspraken dan krijg je geen gelazer en kan je de volgende keer weer moeiteloos materialen huren.

DRAAIBOEK 5

13

valuatie

Hoofdstuk 4

Goed evalueren is niet alleen even napraten. Als je er echt wat aan wilt hebben moet je meer doen. Bekijk niet alleen wat er goed en fout is gegaan, maar probeer ook te achterhalen waardoor dat komt. Door het achterhalen van de oorzaak, kun je de volgende keer de dingen die fout zijn gegaan voorkomen en de dingen die goed zijn gegaan veroorzaken. Als je op deze manier evalueert krijg je veel meer inzicht in de activiteit en hoe het komt dat de dingen lopen zoals ze lopen. De evaluatie is ook het moment om al je vrijwilligers te bedanken voor hun geweldige inzet. Dit doe je voordat je met de echte evaluatie begint. Je staat stil bij hun bijdrage en hoe belangrijk zij zijn geweest voor de uitvoering van de dag. Zonder hen kan de activiteit helemaal niet plaatsvinden. Dus bedank je iedereen voor hun geweldige inzet en motivatie. Dit moet op een oprechte en enthousiaste manier gebeuren, zodat ze ook het gevoel krijgen dat hun bijdrage gewaardeerd wordt. Het bedanken van de vrijwilligers is heel belangrijk, om ze gemotiveerd en betrokken te houden bij de club en het organiseren van activiteiten. Gemotiveerde en tevreden vrijwilligers zullen veel sneller ook een volgende keer weer mee doen. Houd de evaluatie n week na het Black Light toernooi waarbij je zoveel mogelijk vrijwilligers uitnodigt. Bij de evaluatie behandel je de voorbereiding en de uitvoering.

4.1. Evaluatie voorbereidingen

Algemeen Zijn we op tijd begonnen? Hadden we genoeg mensen in de voorbereidingen? Locatie Hoe ging het regelen van de sporthal? Hebben er zich problemen voorgedaan? Zijn er oorzaken aan te wijzen? Zijn er dingen die we de volgende keer beter anders hadden kunnen doen? Verzekeringen Wat is er gebeurd aan verzekeringen? Hebben er zich problemen voorgedaan? Zijn er oorzaken aan te wijzen? Zijn er dingen die we de volgende keer beter anders hadden kunnen doen? Publiciteit en werving deelnemers Zijn we op tijd begonnen met werven? Wat is er allemaal gebeurd aan werving? Hebben zich problemen voorgedaan bij de werving? Zijn er oorzaken aan te wijzen? Zijn er dingen die we de volgende keer beter anders hadden kunnen doen? Werving vrijwilligers Wat is er gedaan aan werving? Zijn we op tijd begonnen? Hadden we voldoende vrijwilligers? Hebben zich problemen voorgedaan bij de werving? Zijn er oorzaken aan te wijzen? Zijn er dingen die we de volgende keer beter anders hadden kunnen doen? Catering en materialen Hoe ging het regelen van de catering en materialen? Hebben er zich problemen voor gedaan? Zijn er oorzaken aan te wijzen? Zijn er dingen die we de volgende keer beter anders hadden kunnen doen? Taakverdeling Wat vonden jullie van de taakverdeling? Evenredig? Kon iedereen zijn/haar taak goed vervullen of was het te veel/weinig, makkelijk/moeilijk? Zijn er dingen die we de volgende keer beter anders kunnen doen?

DRAAIBOEK 5

14

4.2. Evaluatie uitvoering

Algemeen Wat vonden jullie van het Black Light Volleybaltoernooi in zijn algemeenheid?

Black Light Volleybal

Opbouwen Hoe ging het opbouwen? Zijn we op tijd begonnen? Waren we met voldoende mensen? Wat ging er goed en wat niet? Zijn er oorzaken aan te wijzen? Zijn er dingen die we de volgende keer beter anders kunnen doen? Instructie vrijwilligers Hoe ging de instructie van de vrijwilligers? Wist iedereen voldoende om hun taken goed uit te voeren? Zijn er dingen die we de volgende keer beter anders kunnen doen? Ontvangst deelnemers Hoe ging de ontvangst van de deelnemers? Wat ging er goed en wat niet? Zijn er oorzaken aan te wijzen? Zijn er dingen die we de volgende keer beter anders kunnen doen? Verloop van het Black Light Volleybaltoernooi Wat vond je van de opzet van het programma en de duur? Wat vond je van het volleyballen met black light? Wat vond je leuk/niet leuk en waarom? Wat vonden de deelnemers ervan? Wat kunnen we de volgende keer beter anders doen? Deelnemers Wat vond je van het aantal deelnemers? Zijn er nog problemen geweest met deelnemers? Zijn er dingen die we de volgende keer beter anders kunnen doen? Vrijwilligers Wat vonden jullie van de taakverdeling? Hoe ging het uitvoeren van je taken? Hebben er zich problemen voorgedaan? Vond je het leuk om te doen? Waarom vond je het wel/niet leuk? Zijn er dingen die we de volgende keer beter anders kunnen doen?

DRAAIBOEK 5

15

B
Bijlage 1: Bijlage 2: Bijlage 3: Bijlage 4:

ijlagen Black Light Volleybal

Materiaallijst Kostenplaatje Voorbeeld wedstrijdschema Draaiboek Checklist Voorbereidingen Checklist Uitvoering

Inhoudsopgave

Bijlage 5.1.: Bijlage 5.2.:

DRAAIBOEK 5

16

Black Light Volleybal

Bijlage 1: Materiaallijst Black Light Volleybal
Wat Algemeen Gymzaal of buitenterrein 1 Megafoon/geluidsinstallatie 2 Stopwatches 2 fluitjes A-4 papier secretariaat 2 pennen secretariaat Inschrijftafel + stoel Bewegwijzering Buttons deelnemers/organisatie Scorebord + score-invulkaarten Teamindeling Veldnummers Materialen voor twee velden 2 volleybalvelden 2 Blacklight lampen van 500W 2 tweepersoons witte lakens 7 rollen schilderstape 2 volleyballen 3 fluorescerende spuitbussen 5 tubes fluorescerende schmink landbouwplastic nietmachine 2 paar witte handschoenen Afsluiting Prijzen Vrijwilligersaandenken Waar te haal ? Sport- en speluitleen Sport- en speluitleen Sport- en speluitleen Zelf Zelf Zelf Zelf Zelf Zelf Zelf Sporthal Drive-in Zeeman/Wibra Doe het zelf Sport en Speluitleen Carnavalswinkel Carnavalswinkel Boerenbont Zelf Zelf Zelf Zelf Wie

DRAAIBOEK 5

17

Bijlage 2: Kostenplaatje Black Light Volleybal

Zaalhuur 4 uur X F 30,- per uur Black Light Lampen 2 x F 45,Lakens 2 X F 7,95 Schilders tape 7 rollen x F 2,50 Fluorescerende spuitbussen 3 x F 5,Fluorescerende schmink 5 x F 10,Volleyballen 2 x F 1,50 Landbouwplastic Totaal: F F F F F F F F 120,-90,-15,90 17,50 15,-50,-3,-20,--

F 331,40

Het kan zijn dat prijs bij verschillende instellingen of bedrijven van elkaar verschillen.

DRAAIBOEK 5

18

Black Light Volleybal

Bijlage 3: Voorbeeld wedstrijdschema

DRAAIBOEK 5

19

DRAAIBOEK 5

20

Bijlage 4: Draaiboek Black Light Volleybal

Tijd 17.00 uur Actie Verzamelen sporthal Opbouwen Donker maken sporthal Ophangen en testen Black Light lampen Lijnen maken Geluidsinstallatie Ontvangsttafel Bewegwijzering buiten Wegwijzers WCs en kleedkamers Scorebord neerzetten Instructie vrijwilligers, uitdelen materialen Ontvangst deelnemers, bekendmaken teams, wedstrijdschema uitdelen, uitleg dag Centrale opening, uitleg programma onderscheiden van teams Fluiten wedstrijden Slotsein ronde 1 Scorekaarten ophalen, schema bijwerken Start ronde 2 Fluiten wedstrijden Scorekaarten ophalen, schema bijwerken Wedstrijdsecretariaat Presentator Scheidsrechters Presentator Wedstrijdsecretariaat Presentator Scheidsrechters Wedstrijdsecretariaat Wie Alle vrijwilligers Alle vrijwilligers Materiaal

Presentator

landbouwplastic black light lampen orescerende spuitbussen muziek bord deelname eigen risico, kas, teamindeling bewegwijzering wegwijzers WC, kleedkamers scorebord T-shirts organisatie, draaiboeken, 3 pennen, wedstrijdschemas, A-4-tjes wedstrijdschemas, teamindeling megafoon, wedstrijdschema schmink, zwarte markers

18.30 uur 18.45 uur 19.00 uur 19.15 uur 19.25 uur 19.27 uur 19.37 uur

Dit gaat door tot ronde 7 12.05 uur 20.37 uur Start ronde 7 Fluiten wedstrijden Slotsein ronde 7 pauze tot 21.00 uur Scorekaarten ophalen, schema bijwerken Verzorgen drank Welk team op welk veld en over 5 min begin ronde 8 Presentator Scheidsrechters Presentator Wedstrijdsecretariaat Catering Presentator

Drank

20.55 uur

Tijd 21.00 uur 21.10 uur 21.12 uur 21.22 uur

Actie Startsein ronde 8 Fluiten wedstrijden Slotsein ronde 13 Scorekaarten ophalen, wedstrijdschema bijwerken Startsein ronde 9 Fluiten wedstrijden Slotsein ronde 13 Scorekaarten ophalen, wedstrijdschema bijwerken

Wie Presentator Scheidsrechters Presentator Wedstrijdsecretariaat Presentator Scheidsrechters Presentator Wedstrijdsecretariaat

Materiaal

Dit gaat zo door tot ronde 15 22.24 uur 22.34 uur Startsein ronde 15 Fluiten wedstrijden Slotsein ronde 15 Scorekaarten ophalen, wedstrijdschema bijwerken Uitrekenen totaalscores, doorgeven aan presentator Bekendmaken van finalewedstrijden welk team tegen wie op welk veld Startsein finalewedstrijden Fluiten wedstrijden Slotsein finalewedstrijden Verzamelen voor afsluiting Bekendmaken prijswinnaars, uitreiken prijzen Bedanken deelnemers en vrijwilligers Opruimen materialen Presentator Scheidsrechters Presentator Wedstrijdsecretariaat Presentator Presentator Scheidsrechter Presentator Presentator Alg. wedstrijdleiding Iedereen

22.37 uur 22.40 uur 22.50 uur 23.00 uur 23.15 uur

prijzen en vrijwilligersaandenken

Black Light Volleybal

alles

DRAAIBOEK 5

21

Bijlage 5.1.: Checklist Voorbereidingen Black Light Volleybal

Periode Week 1 Taken Samenstellen werkgroep Doornemen checklist + aanvullen Bepalen datum en locatie Maken van schatting aantal deelnemers Maken van begroting Maken van eerste opzet: Bepalen duur activiteit Bepalen tijdstip aanvang en einde Bepalen aantal deelnemers Bepalen aantal velden en poules Locatie bekijken + afspraken maken Definitieve keuze van de opzet Maken van lijst van potiele geldschieters Maken en versturen van sponsorbrieven Uitzoeken en aanschrijven stimuleringsfonds Aanschrijven anderen instanties voor geld Uitzoeken en regelen van verzekeringen Maken van lijst van personen die je wil uitnodigen Bepalen van manier van inschrijven Maken van materiaallijst Uitzoeken waar en of materiaal te verkrijgen is Maken en versturen van uitnodigingen Maken van perslijst Maken van persbericht + verspreiden Inventariseren van taken op de dag zelf Verdelen van taken onder het organisatieteam Vragen van vrijwilligers Regelen van EHBO Bedenken en regelen van prijzen Bedenken van vrijwilligersaandenken Maken en versturen van bevestigingsbrief Nabellen van sponsoren + andere geldschieters Maken van sponsor- en andere afspraken Regelen van materialen Maken van scorekaarten Maken scorebord Maken van bordjes: deelname op eigen risico Regelen van T-shirts voor de organisatie Maken veldnummers Kopen prijzen en vrijwilligersaandenken Verdelen van taken onder overige vrijwilligers Doornemen checklist Maken teamindeling Materialen ophalen Doornemen van checklist Wedstrijdschema maken Draaiboek maken Wie Geregeld ja/nee

Week 2

Week 3

DRAAIBOEK 5

22

Black Light Volleybal

Bijlage 5.2.: Checklist uitvoering Black Light Volleybal
Activiteit Opbouwen Ophangen bewegwijzering Bordje plaatsen: deelname op eigen risico Wegwijzers voor WCs, kleedkamers ophangen Blinderen van de ramen Lijnen beplakken Ophangen Black Light lampen Inspuiten volleyballen Ophangen veldnummers per veld Testen Black Light Inrichten ontvangst ontvangsttafel kas met geld teamindeling pen en papier wedstrijdschemas voor deelnemers Scorebord neerzetten overzichtelijke plaats Wedstrijdschema ophangen Instructie vrijwilligers Instrueren presentator: uitdelen draaiboek, doornemen dag doornemen taken uitleg en uittesten geluidsinstallatie voorstellen aan andere vrijwilligers Instrueren wedstrijdsecretariaat uitdelen draaiboek, doornemen dag doornemen taken voorstellen aan andere vrijwilligers Instrueren scheidsrechters: uitleg spelregels uitdelen fluitjes, stopwatch en scorekaarten uitdelen wedstrijdschema voorstellen aan andere vrijwilligers Instrueren EHBO uitdelen draaiboek, doornemen dag voorstellen andere vrijwilligers Afsluiting Prijzen en vrijwilligersaandenken Wie Geregeld ja/nee

DRAAIBOEK 5

23