POLITICAS ADMINISTRATIVAS

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el período de contrato inicial será de tres meses. la siguiente prorroga de contrato podrá ser de tres a seis meses o de un año o hasta que finalice 2 . servicios o administración emitirá un informe de evaluación del desempeño del nuevo personal. De ser favorable el informe. informando al Consejo Directivo. El área de contabilidad será la encargada de consolidar los presupuestos de cada área de la entidad. investigaciones. si fuera el caso.    Políticas para la administración del personal. serán autorizadas por el Director de Administración y por la fuente cooperante. Con la presentación del nuevo presupuesto de apertura. eliminación y reasignación de presupuesto. Jefe o personal de proyecto. Durante el período de ejecución del presupuesto institucional. en la segunda semana del mes de diciembre. el documento es dirigido al Director de Administración. recomendando su permanencia o su retiro. servicios o administración. se entregará un informe con todas las modificaciones que se hayan realizado durante el período de vigencia del presupuesto del año que finalizo. se procederá a prorrogar el contrato hasta que finalice el año. el Director en caso de coordinadores o jefes. modificación. investigaciones. sea este Coordinador. por rubro de gasto. antes de finalizar este período. a la asamblea de socios. y entregarlo a la Dirección de Administración en la última semana del mes de noviembre. si fuera el caso. Todos los cambios en el Presupuesto desde su aprobación en diciembre hasta julio serán presentados a la Asamblea General Ordinaria Nº 2 en el mes de agosto y a la Asamblea General Ordinaria Nº 3 en diciembre.  Para la contratación de nuevo personal en la entidad. y el coordinador o jefe del área en caso de personal de proyecto. las incorporaciones. El formato utilizado para presentar presupuesto esta descrito en el presente Manual de procedimientos administrativos y financieros. de modo sea aprobado en la primera semana de diciembre por el Consejo Directivo y finalmente por la Asamblea General Ordinaria Nº 3 a mediados de diciembre. todas las áreas deberán presupuestar sus requerimientos y entregar el presupuesto a la Dirección de Administración a más tardar a mediados de noviembre.POLITICAS ADMINISTRATIVAS Políticas para la administración del Presupuesto  El presupuesto Institucional será presentado a la Asamblea de Socios. El presupuesto consolidado se denominará Presupuesto de Apertura Institucional. para ello.

posteriormente ser enviadas a la Dirección de Administración y RRHH para su aprobación final por escrito. muy particulares dentro de lo permisible por ley y con la autorización del Director de Administración. La autorización de los permisos para el personal. las gratificaciones por Fiestas Patrias y Navidad se pagaran el 15 de julio y diciembre respectivamente. El pago mensual de honorarios de personal se realiza el último día de cada mes. sea un día feriado. salvo excepciones autorizadas por el Director de Administración.el motivo de su contratación durante dicho año. será bajo la modalidad de 5ta categoría. se pagará un día anterior. serán con fondos de recursos propios. VIA LIBRE. En casos. esta retribución será por un máximo de una semana (7 días). quien las remite al área respectiva para su desembolso. podrá retribuir económicamente al personal por vacaciones no tomadas. en caso la fecha fijada. salvo excepciones autorizada por el Director de Administración. en casos muy especiales y dependiendo de la disponibilidad de presupuesto institucional. los Directores y/o los Coordinadores y responsable de área. estará a cargo del Director de Administración. Los préstamos que sean otorgados por la entidad. debido a que la entidad suspende actividades de todo el personal las dos últimas semanas de diciembre. en ningún caso se utilizarán fondos provenientes de Proyectos.  El personal que contrate VIA LIBRE. Las bonificaciones extraordinarias que se asignen al personal deberán estar autorizadas por el director a cargo. de acuerdo a nuestros contratos con las agencias cooperantes y contratantes. de acuerdo al Reglamento Interno de Trabajo (RIT). la devolución del préstamo en caso sea otorgando. no entrega adelantos a cuenta de honorarios. no otorga préstamos económicos. VIA LIBRE. quien autoriza la retribución económica es el Director de Administración. elaboraran los cronogramas respectivos del personal a su cargo. Se programa las vacaciones por 15 días. La entrega del cronograma de vacaciones será entregado a la Dirección de Administración a más tardar el 15 de enero de cada año. Para la toma de vacaciones del personal. sábado o domingo. considerando todos los beneficios sociales del trabajador. dicho cronograma comprenderá un período de 15 días y será visado por el Director del área competente y será remitido a la Dirección de Administración para su consolidación y control. VIA LIBRE. será antes que finalice la ejecución del presupuesto institucional. se podrá contratar bajo la modalidad de 4ta categoría. 3         .

licencias y sanciones se contempla en el RIT. Los permisos. 4 .

las facturas o comprobantes presenten deficiencias y/o las rendiciones no resulten consistentes. anexo al presente documento. los gastos serán pagados por el Coordinador solicitante. Los plazos para la rendición no pasarán de los tres (3) días hábiles de haber finalizado la actividad.5). Las Declaraciones Juradas se aceptarán por un monto máximo de 1. y/o persona que tiene a cargo la rendición. para estos casos. se utilizará la guía para la rendición de gastos subvenciones (ver ítem 2. es vigente y su actualización es aprobada por el Director de Administración.            5 . documento que anexa al presente manual. deberá detallarse lo consumido. salvo que el donante o contrato determine otro monto.Políticas Administrativas-financieras.5 % UIT soles.  La Administración de VIA LIBRE. Toda adquisición o servicio realizado a nivel nacional por un importe igual o mayor al 35% de la UIT. VIA LIBRE. En caso de que los gastos no estén sustentados adecuadamente. No se aceptan comprobantes con el concepto consumo. si la actividad es fuera de Lima. anualmente realizará una auditoria contable y financiera de la ejecución del Presupuesto Institucional del año anterior. cuando exista un anticipo pendiente de rendición. salvo autorización con la firma de la Dirección de Administración. El reglamento interno de manejo de personal. deberá necesariamente tramitarse por el Departamento de Compras y Almacén (DCA). dichos gastos se tramitarán a través del DCA. En ningún Fondo fijo o caja chica se aceptaran gastos por compras o servicios mayores o iguales al 30% de una UIT. facilita recursos económicos en la modalidad de subvenciones a entidades locales para que realicen actividades previstas en los planes operativos de los Proyectos. esta auditoria no reemplaza a las auditorias especificadas en los convenios de cooperación de los Proyectos o Investigaciones que ejecuta VIA LIBRE. o a su retorno a Lima. VIA LIBRE. Los cheques y/o transferencias no se realizarán por montos menores al 20% de la UIT. no otorgará un nuevo anticipo de fondos. No serán aceptadas boletas de venta.

bienes y equipos y. Subvenciones  VIA LIBRE tiene establecido una política de subvención la cual puede ser de dos modalidades: Sin rendición documentaria. los manuales administrativos de las entidades cooperantes que están vigentes. En caso de subvenciones mayores debido a Contratos específicos. Para mayor detalle.1 (Pág. Se consideran como faltas graves a la pérdida en farmacia de productos por un valor del 6% de UIT. En estos casos con la firma del convenio de subvención se sustenta el gasto ante la fuente cooperante. arqueo de caja chica.    6 . el área de contabilidad elaborará un informe técnico dirigido a la Dirección de Administración. Cuando se encuentren hallazgos graves en los procedimientos de control. 11). o pérdidas seguidas en el año que dupliquen dichos porcentajes. En estos casos. quien lo presentará al Consejo Directivo de VIA LIBRE. respecto a un procedimiento administrativo específico. en la cual se detalle los rubros de gastos que pueden ser utilizados y el procedimiento de rendición. debido a que este documento. son complementarios al presente manual.5. facilitados por la fuentes cooperantes que financian a VIA LIBRE. VIA LIBRE facilitaría la guía para la rendición de gastos de subvenciones. por lo que no se requiere presentar documentos contables que sustenten el gasto. prevalecerá el procedimiento indicado en el manual entregado por la fuente cooperante. caso de toma de inventarios de farmacia. es parte del contrato firmando entre VIA LIBRE y la entidad cooperante. Con rendición documentaria. VIA LIBRE preparará un Manual ad-hoc de acuerdo a las necesidades de cada uno de los proyectos. a fin que se tomen las medidas correctivas que consideren pertinentes. en el caso de arqueos de caja la falta de un 10% del fondo fijo otorgado. Política adoptada con los procedimientos administrativos indicados en los convenios internacionales  Los procedimientos administrativos. En equipos se considerará falta grave la pérdida de equipos donde no se han tomado las reglas de seguridad establecidas por VIA LIBRE. en caso se presente una controversia. se anexan al presente documento. ver numeral 2.

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