POLITICAS ADMINISTRATIVAS

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POLITICAS ADMINISTRATIVAS Políticas para la administración del Presupuesto  El presupuesto Institucional será presentado a la Asamblea de Socios. antes de finalizar este período. El presupuesto consolidado se denominará Presupuesto de Apertura Institucional. El formato utilizado para presentar presupuesto esta descrito en el presente Manual de procedimientos administrativos y financieros. a la asamblea de socios. las incorporaciones.    Políticas para la administración del personal. recomendando su permanencia o su retiro. De ser favorable el informe. todas las áreas deberán presupuestar sus requerimientos y entregar el presupuesto a la Dirección de Administración a más tardar a mediados de noviembre. de modo sea aprobado en la primera semana de diciembre por el Consejo Directivo y finalmente por la Asamblea General Ordinaria Nº 3 a mediados de diciembre. Durante el período de ejecución del presupuesto institucional. la siguiente prorroga de contrato podrá ser de tres a seis meses o de un año o hasta que finalice 2 . en la segunda semana del mes de diciembre. el documento es dirigido al Director de Administración. el período de contrato inicial será de tres meses. si fuera el caso. modificación. Todos los cambios en el Presupuesto desde su aprobación en diciembre hasta julio serán presentados a la Asamblea General Ordinaria Nº 2 en el mes de agosto y a la Asamblea General Ordinaria Nº 3 en diciembre. y el coordinador o jefe del área en caso de personal de proyecto. El área de contabilidad será la encargada de consolidar los presupuestos de cada área de la entidad.  Para la contratación de nuevo personal en la entidad. si fuera el caso. eliminación y reasignación de presupuesto. se entregará un informe con todas las modificaciones que se hayan realizado durante el período de vigencia del presupuesto del año que finalizo. el Director en caso de coordinadores o jefes. investigaciones. investigaciones. Jefe o personal de proyecto. Con la presentación del nuevo presupuesto de apertura. servicios o administración. y entregarlo a la Dirección de Administración en la última semana del mes de noviembre. serán autorizadas por el Director de Administración y por la fuente cooperante. informando al Consejo Directivo. para ello. por rubro de gasto. se procederá a prorrogar el contrato hasta que finalice el año. sea este Coordinador. servicios o administración emitirá un informe de evaluación del desempeño del nuevo personal.

la devolución del préstamo en caso sea otorgando. elaboraran los cronogramas respectivos del personal a su cargo. muy particulares dentro de lo permisible por ley y con la autorización del Director de Administración. estará a cargo del Director de Administración. En casos. de acuerdo a nuestros contratos con las agencias cooperantes y contratantes. salvo excepciones autorizada por el Director de Administración. sea un día feriado. quien las remite al área respectiva para su desembolso. esta retribución será por un máximo de una semana (7 días). El pago mensual de honorarios de personal se realiza el último día de cada mes.el motivo de su contratación durante dicho año. los Directores y/o los Coordinadores y responsable de área. salvo excepciones autorizadas por el Director de Administración. se podrá contratar bajo la modalidad de 4ta categoría. 3         . Se programa las vacaciones por 15 días. será bajo la modalidad de 5ta categoría.  El personal que contrate VIA LIBRE. VIA LIBRE. sábado o domingo. será antes que finalice la ejecución del presupuesto institucional. Los préstamos que sean otorgados por la entidad. La entrega del cronograma de vacaciones será entregado a la Dirección de Administración a más tardar el 15 de enero de cada año. debido a que la entidad suspende actividades de todo el personal las dos últimas semanas de diciembre. serán con fondos de recursos propios. quien autoriza la retribución económica es el Director de Administración. en casos muy especiales y dependiendo de la disponibilidad de presupuesto institucional. La autorización de los permisos para el personal. no entrega adelantos a cuenta de honorarios. las gratificaciones por Fiestas Patrias y Navidad se pagaran el 15 de julio y diciembre respectivamente. en ningún caso se utilizarán fondos provenientes de Proyectos. considerando todos los beneficios sociales del trabajador. podrá retribuir económicamente al personal por vacaciones no tomadas. VIA LIBRE. posteriormente ser enviadas a la Dirección de Administración y RRHH para su aprobación final por escrito. Para la toma de vacaciones del personal. no otorga préstamos económicos. Las bonificaciones extraordinarias que se asignen al personal deberán estar autorizadas por el director a cargo. en caso la fecha fijada. de acuerdo al Reglamento Interno de Trabajo (RIT). VIA LIBRE. se pagará un día anterior. dicho cronograma comprenderá un período de 15 días y será visado por el Director del área competente y será remitido a la Dirección de Administración para su consolidación y control.

 Los permisos. licencias y sanciones se contempla en el RIT. 4 .

 La Administración de VIA LIBRE. El reglamento interno de manejo de personal. No serán aceptadas boletas de venta. VIA LIBRE. En ningún Fondo fijo o caja chica se aceptaran gastos por compras o servicios mayores o iguales al 30% de una UIT.5). No se aceptan comprobantes con el concepto consumo. Los plazos para la rendición no pasarán de los tres (3) días hábiles de haber finalizado la actividad. se utilizará la guía para la rendición de gastos subvenciones (ver ítem 2. las facturas o comprobantes presenten deficiencias y/o las rendiciones no resulten consistentes. si la actividad es fuera de Lima. En caso de que los gastos no estén sustentados adecuadamente. Toda adquisición o servicio realizado a nivel nacional por un importe igual o mayor al 35% de la UIT. cuando exista un anticipo pendiente de rendición. esta auditoria no reemplaza a las auditorias especificadas en los convenios de cooperación de los Proyectos o Investigaciones que ejecuta VIA LIBRE.Políticas Administrativas-financieras. facilita recursos económicos en la modalidad de subvenciones a entidades locales para que realicen actividades previstas en los planes operativos de los Proyectos. los gastos serán pagados por el Coordinador solicitante. anexo al presente documento. dichos gastos se tramitarán a través del DCA. para estos casos. Las Declaraciones Juradas se aceptarán por un monto máximo de 1. deberá necesariamente tramitarse por el Departamento de Compras y Almacén (DCA). VIA LIBRE. documento que anexa al presente manual. salvo autorización con la firma de la Dirección de Administración. deberá detallarse lo consumido. es vigente y su actualización es aprobada por el Director de Administración.            5 . y/o persona que tiene a cargo la rendición. anualmente realizará una auditoria contable y financiera de la ejecución del Presupuesto Institucional del año anterior. Los cheques y/o transferencias no se realizarán por montos menores al 20% de la UIT. o a su retorno a Lima. salvo que el donante o contrato determine otro monto. no otorgará un nuevo anticipo de fondos.5 % UIT soles.

a fin que se tomen las medidas correctivas que consideren pertinentes. En estos casos con la firma del convenio de subvención se sustenta el gasto ante la fuente cooperante. arqueo de caja chica. VIA LIBRE facilitaría la guía para la rendición de gastos de subvenciones. ver numeral 2. 11). Para mayor detalle.1 (Pág. Subvenciones  VIA LIBRE tiene establecido una política de subvención la cual puede ser de dos modalidades: Sin rendición documentaria.5.    6 . Con rendición documentaria. En caso de subvenciones mayores debido a Contratos específicos. Se consideran como faltas graves a la pérdida en farmacia de productos por un valor del 6% de UIT. en la cual se detalle los rubros de gastos que pueden ser utilizados y el procedimiento de rendición. prevalecerá el procedimiento indicado en el manual entregado por la fuente cooperante. los manuales administrativos de las entidades cooperantes que están vigentes. En equipos se considerará falta grave la pérdida de equipos donde no se han tomado las reglas de seguridad establecidas por VIA LIBRE. En estos casos. facilitados por la fuentes cooperantes que financian a VIA LIBRE. en caso se presente una controversia. se anexan al presente documento. debido a que este documento. el área de contabilidad elaborará un informe técnico dirigido a la Dirección de Administración. quien lo presentará al Consejo Directivo de VIA LIBRE. son complementarios al presente manual. es parte del contrato firmando entre VIA LIBRE y la entidad cooperante. VIA LIBRE preparará un Manual ad-hoc de acuerdo a las necesidades de cada uno de los proyectos. por lo que no se requiere presentar documentos contables que sustenten el gasto. respecto a un procedimiento administrativo específico. bienes y equipos y. Cuando se encuentren hallazgos graves en los procedimientos de control. en el caso de arqueos de caja la falta de un 10% del fondo fijo otorgado. o pérdidas seguidas en el año que dupliquen dichos porcentajes. Política adoptada con los procedimientos administrativos indicados en los convenios internacionales  Los procedimientos administrativos. caso de toma de inventarios de farmacia.

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