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Reglamento de la Contralora de Cuentas

REGLAMENTO DE LA CONTRALORIA DE CUENTAS


Palacio Nacional: Guatemala, 27 de diciembre de 1958.

EL PRESIDENTE CONSTITUCIONAL DE LA REPUBLICA


En uso de las facultades que le confiere el inciso 4) del artculo 168 de la Constitucin de la Repblica.

ACUERDA:
El siguiente:

REGLAMENTO DE LA LEY ORGANICA DE LA CONTRALORIA DE CUENTAS (Decreto 11-26 del Congreso de la Repblica) CAPITULO I

Organizacin
1) 2) 3) Artculo 1. La Contralora de Cuentas queda integrada en la siguiente forma: Jefatura General; Departamento Administrativo; Departamento de Fiscalizacin.

Jefatura General
Artculo 2. La Jefatura General la ejerce el jefe de la institucin con la denominacin de contralor general, quien tendr a su cargo la direccin y la representacin de la misma con las facultades que le confiere la ley.

Departamento Administrativo
Artculo 3. El Departamento Administrativo comprende las siguientes secciones: Secretaria; Control de Personal; Asesora e informacin Legal en Materia Hacendara; Archivo; Talonarios; Probidad; Estadstica; y Servicios. Cada una de las secciones enumeradas funcionar bajo la direccin inmediata de un jefe, quien ser responsable de la marcha de los asuntos a su cargo.

1) 2) 3) 4) 5) 6) 7) 8)

De la Secretara
Artculo 4. Constituyen atribuciones de la Secretaria: Recibir, registrar, redactar y despachar la correspondencia y expedientes, disponiendo la forma ms conveniente de los archivos respectivos; 2) Visar el despacho antes de pasarlo para la firma del contralor general para asegurar el control de procedimientos, trminos, redaccin, etc., atribucin que estar a cargo y bajo la responsabilidad directa del secretario; 1)

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3) Vigilar los controles de los registros de recepcin, despacho y archivo de la correspondencia, as como que los tramites respectivos se hagan dentro de las 24 horas de recibidos los documentos, a mas tardar; Extender de conformidad con la ley, las certificaciones que sean solicitadas; Notificar las resoluciones que dicte la Contralora, cuando as proceda, y distribuir las circulares que emita la institucin; Informar a los interesados acerca del estado que guardan sus asuntos: Llevar el control de las partidas que figuran en el Presupuesto General de Gastos de la Nacin a favor de la Contralora, retirar el valor de las asignaciones correspondientes, formular las nminas de sueldos del personal y efectuar la distribucin de los mismos, as como el pago de los gastos autorizados previamente por el contralor general; y rendir las cuentas respectivas en su oportunidad; Formular y controlar el inventario de los bienes de la Institucin; Formular la memoria a que se refiere el inciso m) del articulo 13 del Decreto 1126 del Congreso de la Repblica.

4) 5) 6) 7)

8) 9)

De la Seccin del Control de Personal


Artculo 5. Corresponden a esta Seccin las siguientes atribuciones: Llevar el registro general del personal de la Institucin, el cual comprender los siguientes aspectos: licencias, vacaciones, enfermedades, correcciones disciplinarias, promociones, suspensiones y destituciones, con fines de Informacin en la evaluacin de los servicios: Llevar registro y control de las licencias, por medio de tarjeta individual (krdex), as como de las faltas en que incurran los empleados, tanto de asistencia como de otro orden; Tramitar las solicitudes de empleo, formando expediente con los resultados de exmenes de oposicin que se practiquen o con la documentacin necesaria al tenor de las prescripciones del articulo 10 de la Ley, con el objeto de mantener informacin para la seleccin de candidatos a llenar las vacantes que se sucedan; Formular los acuerdos de nombramiento, ascenso, traslado, permita, destitucin o cesanta del personal de la Institucin, haciendo las transcripciones del caso a los interesados y a las dependencias respectivas; y llevar el registro de vencimiento de las credenciales de tales nombramientos, para su renovacin y revalidacin. Formular las actas de toma de posesin y entrega de cargos, as como los avisos de movimiento de personal con tal motivo, y remitir stos a donde corresponde; Extender los carnets de identificacin del personal de la institucin; Extender los certificados de trabajo que requiera el IGSS, y dar los avisos correspondientes para los efectos de las prestaciones que otorga dicha institucin Informar a la secretaria de la Institucin cuando los empleados de la Contralora gocen de las prestaciones en efectivo que otorga el IGSS, para los efectos consiguientes. Controlar la entrada y salida del personal de la Institucin, por los medios que se estimen ms adecuados de acuerdo con el reglamento Interior de la Institucin.

1)

2) 3)

4)

5) 6) 7) 8) 9)

De la Asesora e Informacin Legal en Materia Hacendaria


Artculo 6. La Comisin Asesora se integrar por un Jefe de Seccin y los vocales que sean necesarios, quienes sern de las calidades sealadas por el artculo 10 de la ley. La Comisin se encargar del estudio de los asuntos que por su naturaleza requieran dictamen tcnico o legal, y de la elaboracin de proyectos de leyes, reglamentos y toda clase de disposiciones que le sean encomendadas por el contralor general. Artculo 7. El Jefe de la Seccin, distribuir convenientemente el trabajo y velar porque el mismo se mantenga al da. Artculo 8. Los asesores son solidariamente responsables de las opiniones vertidas en los dictmenes que firmen, no as de los datos que se mencionen en los mismos, cuyo nico responsable es el que formule la ponencia.

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Artculo 9. Cuando alguno de los asesores no est de acuerdo con la opinin sustentada por la mayora de ellos en los dictmenes que emita la Asesora Tcnica, podr hacerlo constar por separado, razonando su voto. Artculo 10. Los asesores deben abstenerse de celebrar conferencias con las personas interesadas en los asuntos que tienen para su estudio, salvo cuando sean previamente autorizados por el controlador general. Artculo 11. Los dictmenes que emita la Asesora debern circunscribirse nica y exclusivamente al asunto, que se consulta de manera precisa, contundente, sin conjeturas o disgregaciones que se aparten de lo esencial. Artculo 12. La Asesora Jurdica de la Institucin o cargo de un abogado y notario debidamente colegiado, quien a la vez ser vocal de la Comisin Asesora. Las funciones que se le asignan son las siguientes: Evacuar dentro de las 48 horas siguientes a partir de la fecha en que reciba los expedientes, los dictmenes y consultas que tengan relacin con las funciones a su cargo, a menos que por la naturaleza del asunto a tratar, requiera mayor tiempo; Formular las providencias que tengan relacin con la contestacin de las audiencias que en las causas criminales se concedan a la Contralora de cuentas; y Las dems que por razn de su cargo le encargue el contralor general. Artculo 13. Las funciones de compilacin e informacin de leyes, estarn a cargo de un recopilador, bajo la direccin del jefe de la Seccin, con las siguientes atribuciones: Llevar los registros necesarios para la localizacin de leyes, reglamentos, circulares y dems disposiciones que tengan relacin con los asuntos de la Administracin Pblica, principalmente en el ramo hacendario; haciendo las anotaciones relativas a las modificaciones, ampliaciones o derogatorias de tales disposiciones. Informar acerca de la vigencia y aplicacin de leyes, reglamentos, circulares y otras disposiciones relacionadas con la Administracin pblica, cuando se le consulte. Especialmente informar al contralor general sobre cualquier alusin que de la Contralora de Cuentas se haga en las leyes que sean publicadas. Procurar que la Biblioteca de la Institucin, tenga un carcter eminentemente tcnico, en relacin con las funciones de la Contralora, o efecto de que constituya una fuente de ilustracin para el personal de la misma.

a)

b) c)

1.

2.

3.

De la Seccin de Archivo de Cuentas


Artculo 14. Para los efectos de la rendicin de cuentas a que se refiere el artculo 15 de la ley, la Seccin de archivo de Cuentas deber velar por el estricto cumplimiento de dicho mandato legal, de conformidad con las disposiciones reglamentarias sobre rendicin y archivo de cuentas, llevando el registro respectivo a cada oficina para controlar el cumplimiento en la rendicin de cuentas, debiendo reportar a los morosos. Artculo 15. La documentacin deber archivarse catalogndola previamente conforme a registros especiales; observndose la divisin de grupos y clases previstas en las disposiciones reglamentarias especificados en el artculo anterior. Los registros correspondientes debern mostrar adems, el estado de la rendicin y revisin de las cuentas. Artculo 16. Corresponde tambin a la Seccin de Archivo de Cuentas: Llevar el registro y control de las plizas aduanales autorizadas y canceladas, y formular los reportes de los que al final de cada mes quedaron pendientes de cancelacin. Dichos reportes debern ser remitidos a la Seccin de Auditora e Investigaciones, para los efectos consiguientes; Entregar a los miembros del Departamento de Fiscalizacin, las cuentas y documentos que le sean solicitados para su revisin, mediante la presentacin del nombramiento respectivo, recogiendo el recibo correspondiente; y poner a la vista de ellos, cuando lo soliciten, las cuentas y documentos que tengan relacin directa con las comisiones que se les encomienden;

1.

2.

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3. Suministrar a la Secretaria de la Institucin, la informacin que le sea solicitada oficialmente en relacin con los servicios de los funcionarios y empleados del Estado que necesiten obtener la certificacin correspondiente; y Proporcionar, nicamente con orden escrita del contralor general o del secretario, los documentos que necesite la Secretaria para extender certificaciones, o para determinadas actuaciones, y proceder en igual forma cuando personas ajenas al servicio de la institucin requieran la consulta de documentos archivados en la Seccin. Artculo 17. Al extraer cualquier clase de documentos de las cuentas archivadas, deber colocarse en el mismo lugar del documento extrado una nota de referencia que contenga: los datos relativos al documento: la autorizacin para su entrega; el cargo, nombre y firma de la persona que lo reciba; nombre y firma del empleado que lo entrega; fecha de la entrega y si se trata de entrega temporal o definitiva. Para los efectos de este articulo, se llevaran los registros correspondientes. Artculo 18. En los casos de clausura de oficinas o suspensin de servicios con manejo de cuentas o fiscalizacin, la Seccin requerir la entrega de libros y documentos para su archivo, as como la inmediata rendicin de cuentas.

4.

De la Seccin de Talonarios
Artculo 19. Corresponde a la Seccin de Talonarios: La custodia de la existencia en almacn y el manejo en cuenta, de talonarios y formularios de ingresos de fondos fiscales, municipales y colectas de entidades sujetas a fiscalizacin, valores en traslado; patentes, bonos del tesoro; letras de Tesorera; y dems formularios oficiales de control; la custodia de la existencia en almacn y el manejo en cuenta de libros en blanco o impresos destinados a oficinas pblicas, que deban ser autorizados por la Contralora de conformidad con la ley; 2. Elaborar los modelos de los talonarios y frmulas autorizadas, as como de los libros, tarjetas y hojas de registro, etc., los que debern ser sometidos a la aprobacin de contralor general; 3. Exigir la devolucin de las existencias de talonarios y formularios no utilizados, en los casos de clausura de oficinas o suspensin de servicios: 4. Reportar los saldos de talonarios no redimidos despus de un ao de permanecer inmovilizados; 5. Registrar los libros a que se refieren el inciso 22 del articulo 12 del Decreto 1126 del Congreso de la Repblica, e inciso b) del articulo 3o. del Decreto Gubernativo 2084, y los dems que ordena la ley, presentndolos al contralor general para su autorizacin; 6. Registrar los ttulos profesionales y los diplomas otorgados por la Universidad y por el Estado, as como los despachos militares; 7. Informar al contralor general, cualquier anomala de carcter grave que a travs de la Seccin, se compruebe en el manejo de talonarios; 8. Proporcionar a solicitud de los jefes de las Secciones de Auditoria y de Inspeccin y Glosa, los informes de existencia de talonarios en poder de las oficinas que van a ser fiscalizadas, que le sean necesarios al contralor o contralores designados para el efecto; 9. Velar porque las oficinas obligadas al manejo de talonarios, rindan en su debida oportunidad los detalles de talonarios usados y el inventario de las existencias en su poder; y 10. Mantener existencias suficientes de talonarios y formulas, para atender oportunamente los pedidos de las oficinas interesadas. Artculo 20. Las operaciones de descargo de talonarios y frmulas utilizadas en las oficinas, sern efectuados por la Seccin de Talonarios con base en los informes respectivos que se remitan con las cuentas que rindan dichas oficinas, los cuales sern chequeados previamente en la Seccin de Archivo de Cuentas por un delegado de la Seccin de Inspeccin y Glosa. Las operaciones de descargo de talonarios y frmulas tambin podrn efectuarse con fundamento en las notas de correccin que formule dicho delegado, en el caso de que los reportes adolezcan de errores u omisiones. Cuando las cuentas, por razones de organizacin, no deban ser rendidas a la institucin, ser el contralor designado para su revisin quien realice el examen de los informes de talonarios y frmulas usados, cursando el original de los mismos, debidamente firmado, a la Seccin de Talonarios para los efectos del prrafo anterior. 1.

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Artculo 21. El suministro de talonarios a las oficinas o instituciones que por primera vez tengan necesidad de hacer uso de los mismos, deber hacerse por la Seccin de Talonarios con previa audiencia a la Seccin de Inspeccin y Glosa, para las anotaciones correspondientes en los registros de oficina sujetas a fiscalizacin. Artculo 22. La Seccin de Talonarios llevara, en duplicado, un catlogo de todos los formularios oficiales que se usen en las oficinas e instituciones sujetas a fiscalizacin. Para el efecto, desglosar dos hojas de cada modelo, los que deber anular por medio de un sello que diga Sin valor, descargndolos en la cuenta corriente respectiva.

De la Seccin de Probidad
1) 2) Artculo 23. Esta Seccin tendr las siguientes atribuciones: (Decreto del Presidente de la Repblica nmero 203). Velar por el estricto cumplimiento de la Ley de Probidad, para cuyo efecto llevar los registros y controles correspondientes; Catalogar las plazas afectadas conforme el artculo 1o. de la ley citada, clasificndolos por ramos, secciones y oficinas del Estado, de las municipalidades, de las instituciones autnomas o de otra ndole que dependan o sean subvencionadas por el Estado, Recibir, registrar y clasificar las declaraciones de bienes y deudas que presenten los obligados en virtud de la ley; Clasificar la informacin relativa a las personas que estn inhabilitadas para desempear cargo o empleo conforme al articulo 9o. de la ley de Probidad. Exigir que las declaraciones presentadas por los obligados llenen todos los requisitos legales previstos. Los formularios que se utilicen para estas declaraciones sern distribuidos gratuitamente por la Seccin; y Solicitar al contralor general, la prctica de las diligencias tendientes a la investigacin de los casos que as lo exijan. Artculo 24. Con el fin de que los registros de probidad tengan la informacin completa y oportuna, todas las dependencias y dems servicios que ocupen personal afecto, estn obligados a rendir a la Contralora de Cuentas, informes individuales relativos a nombramientos, retiros con indicacin de causas y modificaciones de sueldos, inmediatamente que se sucedan los cambios.

3) 4) 5)

6)

De la Seccin de Estadstica
Artculo 25. Esta Seccin deber mantener registros numricos de la labor administrativa y fiscalizadora de la Contralora que puedan servir de orientacin en la planificacin de trabajos y fuentes de informacin para la preparacin de la memoria anual; asimismo deber efectuar las tabulaciones mensuales de los resultados de las labores realizadas por cada una de las oficinas y servicios que integran la institucin, clasificando y agrupando dichos trabajos de acuerdo con su naturaleza, tales como: nmeros de las objeciones formuladas y montos en quetzales, oficinas fiscalizadas, oficinas pendientes de revisin, distribucin por zonas de las mismas, cuentas rendidas, cuentas revisadas, cuentas pendientes de rendicin y revisin, correspondencia recibida y despachada, dictmenes y todos aquellos controles estadsticos indispensables. Por otra parte deber formular tablas comparativas de resultados absolutos, de ndices, y rendimientos por meses y aos. Todas las jefaturas de Seccin o Departamento estn obligadas a suministrar o reportar a esta Seccin, los datos correspondientes para la estadstica.

De la Seccin de Servicios
Articulo 26. Para atender el envi de la correspondencia y dems asuntos a su destino, y la limpieza de los edificios, mobiliario y equipo de la institucin, as como el manejo, limpieza y cuidado de los vehculos de la misma, esta seccin contar con el nmero indispensable de conserjes, mensajeros y chferes, los que estarn bajo la inmediata dependencia del encargado de la Seccin, quien har la distribucin de labores de acuerdo con las necesidades del servicio.

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Departamento de Fiscalizacin
Artculo 27. Este Departamento es el encargado de ejercer la funcin fiscalizadora a que se refieren los artculos 1o. y 2o. del Decreto nmero 1126 del Congreso de la Repblica, y comprende las siguientes Secciones: 1. De Auditora e Investigaciones; 2. De Inspeccin y Glosa; y 3. De Juicios de Cuentas. Cada una de dichas secciones, estar a cargo de un jefe, que velar por el correcto funcionamiento de la misma, de acuerdo con las prescripciones de este Reglamento y tendrn el nmero de contralores y el dems personal auxiliar que sea requerido para las necesidades del servicio. Artculo 28. Para el desempeo de su cometido, las Secciones de Auditoria e Investigaciones y de Inspeccin y Glosa, podrn subdividirse en las subsecciones indispensables, atendiendo a la especialidad de la fiscalizacin. Artculo 29. Corresponde a los jefes de las Secciones de Auditoria e Investigacin y de inspeccin y Glosa: 1. La distribucin del trabajo a realizarse; 2. La designacin de los contralores, por medio de la respectiva credencial o nombramiento, para practicar exmenes o glosas de cuentas, auditorias, inspecciones, revisiones, investigaciones y cualquiera otra comisin que deban desempear; salvo en los casos en que el contralor general haga tales designaciones personalmente; 3. La revisin y trmite de los informes derivados de los trabajos ejecutados por el personal subalterno. 4. La resolucin, de acuerdo con las leyes, reglamentos y disposiciones emitidas, de las consultas que les hagan los contralores de la Seccin; 5. El estudio y despacho de los asuntos que se tramiten en la Seccin y de los que se deriven de su funcin fiscalizadora; 6. Los dictmenes, resoluciones y correspondencia de la Seccin; 7. El archivo y control documental de las labores de la Seccin; 8. La supervisin del trabajo de los contralores de la Seccin; 9. Rendir mensualmente al contralor general, informe de las labores desempeadas; 10. Formular los proyectos de circulares que tengan relacin con las funciones que les incumbe; 11. Velar porque los contralores de su Seccin estn enterados de las leyes, reglamentos y dems disposiciones que tengan relacin directa con los trabajos que se les encomiende; y 12. Disponer contra revisiones, en los casos que lo estimen conveniente. Artculo 30. Corresponde a la Jefatura de la Seccin de Inspeccin y Glosa, determinar cuando proceda, bajo qu clasificacin deben quedar comprendidas las nuevas oficinas sujetas a revisin de cuentas, debiendo comunicarlo a las Secciones de Archivo y de Talonarios, para los efectos de registro y control consiguientes. Artculo 31. Los jefes de Seccin, formaran la Comisin Calificadora de los casos en que el contralor no est de acuerdo con retirar o modificar conforme la opinin del coordinador de su grupo, algn reparo u observacin que hubiere formulado. Dicha Comisin determinar si procede o no dejar el reparo u observacin en firme, y si a pesar de ello el contralor persistiere en mantener su criterio, el caso se someter a la consideracin del contralor general, quien resolver en definitiva la que proceda.

De los contralores
1. 2. Articulo 32. Son atribuciones de los contralores: Llevar a cabo las comisiones inherentes a su cargo, que le sean asignados por el contralor general o por los jefes de Seccin. Rendir al contralor general, por intermedio del jefe de la Seccin que le corresponda y dentro del trmino de tres das, salvo causa justificada, el informe o informes derivados de las comisiones que se les encomienden, proponiendo las medidas que deban tomarse o las resoluciones que sea conveniente

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dictar, cuando el caso lo amerite, adjuntando a tales informes, las credenciales o nombramientos respectivos: Ser parte en los juicios de cuentas y en los econmico coactivos derivados de las revisiones, glosas, liquidaciones, auditorias, etc., que haya efectuado, hasta su terminacin por fallo en segunda instancia. En ausencia del contralor personero en los juicios de cuentas, lo sustituir el jefe de la Seccin respectiva y en su defecto, el contralor general; Consignar a los tribunales competentes los hechos delictuosos que descubrieren en el desempeo de las comisiones que se les encomienden, pidiendo la pronta detencin de las personas que consideren responsables. Por la va ms rpida informarn del hecho al contralor general, y al Ministro del Ramo a que corresponde el funcionario o empleado infractor, o en su caso, al jefe de la institucin donde prestare sus servicios; Estudiar y estar al tanto de las leyes, reglamentos y disposiciones que tengan relacin con el desempeo de sus funciones, emplear diligencia, sagacidad, astucia e iniciativa en todas sus actuaciones, sin dejar de observar prudencia, comedimiento y compostura que deben imprimir en todos sus actos debido a la representacin que tienen y las funciones que ejercen. Deben evitar polmicas con los fiscalizados, concretndose al cumplimiento de su cometido de entero acuerdo con la ley y sus atribuciones. Articulo 33. Ningn contralor tiene ms facultades que las que le asigna la ley. El contralor que en el ejercicio de su cargo efectuare operaciones ilcitas o de rdenes para que stas se lleven a cabo, ser destituido inmediatamente, sin perjuicio de las responsabilidades que se le puedan deducir, Responder tambin por cualquier infraccin legal y deficiencias en que incurra en el desempeo de sus funciones.

3.

4.

5.

De la Seccin de Juicio
1) a) Artculo 34. A la seccin de Juicios de Cuentas corresponden las siguientes atribuciones: Recibir y registrar los pliegos de reparos definitivos e informes de glosa sin anomalas que formulen las Secciones de Inspeccin y Glosa y de Auditoria, y darles el tramite correspondiente, as: Remitir al tribunal de Cuentas con las providencias del caso, dentro del trmino de veinte das, a contar de la fecha en que se hubiere hecho la notificacin correspondiente, los que comprendan cargos por ms de Q.10.00; Remitir en traslado al responsable o a los responsables los pliegos de reparos cuyo valor no exceda de Q.10.00, dando audiencia al contralor actuante al recibirse las contestaciones, y finalmente hacer en su oportunidad las resoluciones respectivas, ya sea aprobando las cuentas o condenando el pago de una multa igual al monto de los reparos no desvanecidos; y Hacer las resoluciones aprobando las cuentas sin ms trmite en los informes de glosa sin anomalas: Notificar de conformidad con la ley, las providencias y resoluciones que se dicten en los pliegos de reparos e informes de glosa sin anomalas; Archivar convenientemente los expedientes fenecidos a que se refieren los subincisos b) y c) del inciso 1): Cursar al Tribunal de Cuentas los expedientes que se formen con respuestas o reparos provisionales recibidas en fecha posterior a la audiencia de acuerdo con lo que determina el Artculo 49 de este Reglamento; Recibir las copias de las sentencias que remite el Tribunal de Cuentas y hacer en los registros respectivos las anotaciones que procedan; Llevar la estadstica de los juicios, con especificacin de los datos indispensables, como: oficinas, perodos, responsables, fechas de iniciacin y fenecimiento, juicios absolutorios y condenatorios, cantidades reparadas, monto de la condena, recursos, etctera; y Rendir los informes que le ordene el contralor general en las solicitudes de finiquitos.

b)

c) 2) 3) 4)

5) 6)

7)

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CAPITULO II

De la Fiscalizacin
Artculo 35. La fiscalizacin de las oficinas que tienen a su cargo el manejo o custodia de fondos, bienes o valores pblicos, se llevara a cabo por medio de revisiones, inspecciones, investigaciones glosas o auditorias, estableciendo los aspectos siguientes: 1. Si hay errores en los clculos; 2. Si se hizo correcta aplicacin de las leyes fiscales, reglamentos y disposiciones relacionadas con el manejo, administracin y custodia de los fondos, valores y dems bienes; 3. Si hubo omisin en la percepcin o recaudacin de los ingresos correspondientes a los impuestos, contribuciones, tasas, arbitrios o de otra naturaleza; 4. Si se han hecho cobros indebidos; 5. Si se han efectuado pagos sin la orden competente o sin los comprobantes legales; 6. Si se han practicado liquidaciones con base en documentos insuficientes; 7. Si hay menoscabo o prdida en el manejo de los fondos o bienes del Estado y de las entidades sujetas a fiscalizacin. 8. Si se han registrado y en su caso contabilizado, con arreglo a la ley, las recaudaciones, compromisos, pagos y operaciones consecuentes; 9. Si las actividades de la oficina estn ceidas estrictamente a planes o programas autorizados, en cuanto a sus asignaciones presupuestarias; y 10. Si los procedimientos de control interno son eficientes, tanto para garanta de los intereses fiscales como para el buen servicio al pblico.

CAPITULO III

De la Rendicin de Cuentas
Artculo 36. Todas las personas a que se refieren los artculos 2o. y 15 de la ley, debern rendir cuentas a la Contralora, siendo tales personas directamente responsables ante la misma por los reparos que se deriven del examen de la cuenta. La rendicin se har conforme a la siguiente clasificacin: Rendirn cuentas diariamente: Tesorera Nacional y sus Agencias; Administraciones de Aduanas; Administraciones de Rentas. Rendirn cuentas mensualmente, todos las dems dependencias, oficinas o entidades no consideradas en el inciso anterior, excepcin hecha de aquellas que se rijan por estatutos o reglamentos especficos, quienes se atendrn a ellos, en lo que respecta a rendicin de cuentas. Artculo 37. Los trminos para la rendicin de las cuentas se establecen como sigue: Cuentas diarias, el da siguiente de la fecha que correspondan; y Cuentas mensuales, dentro de los cinco primeros das del mes siguiente a que correspondan. Artculo 38. En la rendicin de sus cuentas, los responsables debern cuidar de clasificar los comprobantes de ingreso y egreso y dems documentos complementarios en orden correlativo y cronolgico, con arreglo a los registros contables en uso en la dependencia u oficina de que se trate, cuyas copias debern acompaarse juntamente con el resumen de formularios realizados y el ndice en que se detallan los elementos que integran la cuenta. Artculo 39. En casos especiales, atendiendo a las condiciones y peculiaridades de cada oficina y cuando as lo exijan las necesidades de los servicios, el contralor general podr autorizar cambios en los perodos de rendicin y conceder prrrogas en los plazos citados, mediante solicitud escrita. Artculo 40. Cuando en una oficina sujeta a fiscalizacin no se hubiere registrado movimiento durante un perodo de rendicin, el funcionario o empleado responsable lo har del conocimiento de la Contralora, por escrito, dentro de los cinco das despus de vencido el perodo respectivo.

1) a) b) c) 2)

a) b)

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Artculo 41. A los obligados a rendir cuentas que no lo hagan en el trmino y perodo sealados o que los rindan incompletos, sin que presenten las explicaciones y justificaciones pertinentes, se les sancionar de conformidad con el artculo 13, inciso k) del Decreto 1126 del Congreso de la Repblica. Artculo 42. En los casos de ausencia del titular responsable, har la rendicin de las cuentas el sustituto. Si el responsable falleciere en el ejercicio del cargo, corresponde al sustituto la formulacin de la cuenta, con base en la documentacin y operaciones de los registros de la oficina, haciendo la rendicin con la mayor prontitud y dando las explicaciones pertinentes. La obligacin de rendir las cuentas no trasmite al que lo haga si no le fuere inherente, la responsabilidad que corresponda a titular, por los reparos que se deriven de las mismas. Artculo 43. Si no existen comprobantes de las operaciones que se hubieran efectuado por el extinto o por el causante de los hechos que se trata de reconstruir, el contralor general mandar a practicar de oficio las diligencias que sean necesarias de conformidad con la ley, para esclarecer hechos y actuaciones de los responsables, pudiendo solicitar para el efecto la cooperacin de todas aquellas oficinas pblicas y privadas con quienes hubiesen tenido alguna vinculacin por razn de cobros, pagos, adquisiciones, ventas, traslados y remesas de fondos y valores. Artculo 44. Para los efectos del artculo anterior, se proceder como sigue: Se registraran las remesas o traslados de fondos, especies, y otros valores, tenindose a la vista los informes respectivos; Se computaran los ingresos percibidos por concepto de realizacin de especies, estableciendo la diferencia entre los saldos iniciales y las existencias encontradas, ms remesas recibidas, confirmndose con los datos suministrados por las oficinas encargadas del control; Se establecern los ingresos por concepto de impuestos sobre realizacin de alcoholes y bebidas alcohlicas con base en las cuentas de los depsitos fiscales; Se computaran los ingresos que se derivan de las dems rentas. impuestos y derechos, tomando en cuenta los informes que suministre la Seccin de Talonarios y las existencias de talonarios, en la forma siguiente: Los que se recauden por medro de talonarios valorizados, por el valor mximo de los formularios que aparezcan como realizados: y Los que se recauden por medio de talonarios sin valor definido, se determinaran por aproximacin, establecindose promedios con los productos de los mismos renglones obtenidos en perodos iguales anteriores. Se registrarn los ingresos por depsitos y fianzas, conforme promedio en dos perodos anteriores, o bien se tomarn en cuenta los datos que se puedan obtener de los propios interesados o de las oficinas que ordenan estos ingresos: Se anotaran los pagos efectuados por deudores, de conformidad con los datos que suministre la Centralizacin de Cuentas y con los informes de los propios deudores; Se descargaran las remesas de fondos y valores en las cantidades que las oficinas destinatarias se hubieren cargado segn sus cuentas, de acuerdo con los informes que suministren las mismas oficinas y las oficinas centralizadoras; En lo que se refiere a gastos, no se har ningn cmputo numrico, en virtud de que toda operacin de esta naturaleza requiere indefectiblemente la comprobacin correspondiente. Sin embargo, puede considerarse como gasto el imponente del sueldo del fallecido por el lapso del primero del mes a la fecha del fallecimiento, siempre que su pago hubiere sido autorizado; y El funcionario o persona a cuyo cargo est la diligencia, deber traer a la vista todos los registros contables y estadsticos de la oficina objeto de la investigacin, de conocimientos, actas, talonarios, copia de la correspondencia despachada y la correspondencia recibida, etctera, para fuentes de informacin.

1) 2)

3) 4)

a) b)

5)

6) 7)

8)

9)

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CAPITULO IV

Del Examen de Cuentas


Artculo 45. El examen de una cuenta deber efectuarlo el contralor nombrado para el efecto, en cuyo nombramiento se indicara la cuenta objeto de tal examen y el perodo a que corresponde la revisin, estimando el tiempo en horas que se invertir en el trabajo. Artculo 46. (Acuerdo Gubernativo de 21 de noviembre de 1963). El contralor actuante revisar si los registros y documentos que componen la cuenta en examen estn completos, procediendo enseguida a cotejar el saldo con que principia la cuenta, con la cuenta anterior; comprobar la legalidad de la documentacin; verificar los libros respectivos y finalmente formulara el pliego provisional de reparos, el cual enviara al jefe de oficina respectiva para que proceda a desvanecer los cargos en el plazo que fijar en cada caso de acuerdo con el numero de reparos y otras circunstancias que concurran, plazo que puede ser hasta de 30 das, prorrogable por 15 das ms, cuando as lo solicite la parte interesada y la solicitud est fundada en razones justificadas. Los cargos se desvanecern ya sea por medio de pago, aportacin de documentos o explicaciones legalmente justificadas. Se exceptan de la audiencia por razones de distancia, los embajadores y cnsules del pas acreditado en el exterior. Artculo 47. Previamente a la audiencia que se refiere el artculo anterior, el contralor actuante deber agotar todos los medros de que disponga para esclarecer los defectos subsanables, practicando diligencias para obtener explicaciones o documentos que se juzguen necesarios con dicho fin. Artculo 48. Recibida la contestacin de la audiencia, el contralor proceder a analizar las pruebas aportadas, eliminando todos aquellos cargos desvanecidos legalmente y en el caso de que aun quedaren cargos pendientes de desvanecer, formular el pliego de reparos definitivo, el cual deber contener concretamente. 1. Nmero de la cuenta revisada; 2. Nombre de la oficina; 3. Perodo revisado; 4. Nombre del responsable o de los responsables de la cuenta; 5. Fiador; 6. Resumen de los cargos formulados conforme el pliego provisional y su monto en quetzales, clasificndolos de acuerdo con su naturaleza de ingreso, de omisin y de egreso; 7. Cargos desvanecidos durante la audiencia de quince das y clase de los documentos aportados o forma de su desvanecimiento, monto en quetzales de los mismos, acompaando en todo caso el expediente que se hubiere formado; 8. Detalle en forma condensada de los cargos no desvanecidos, con especificacin de las leyes infringidas y monto en quetzales de los mismos; 9. Peticin para iniciar juicio de cuentas, siempre que el monto de los reparos no desvanecidos exceda de la base de Q.10.00 que establece el artculo 22 de la ley. Cuando el monto de los mismos sea inferior a la base sealada, el pliego de reparos se cursar al contralor general para los efectos del prrafo segundo del citado artculo; y 10. Cuando los cargos sean desvanecidos por los responsables totalmente, el informe del contralor debe contener los datos especificados en los incisos comprendidos del 1 al 7 de este mismo artculo. Artculo 49. Cuando el jefe de la oficina responsable no evacuare la audiencia a que se refiere el Artculo 46 de este Reglamento, se proceder de inmediato a formular y tramitar el pliego definitivo, con los datos que se enumeran en el artculo anterior, en el entendido de que los documentos que se aporten con posterioridad se cursarn directamente al Tribunal de Cuentas por medio de la Seccin respectiva, para que se agreguen al juicio de cuentas correspondiente. Artculo 50. Cuando en el mismo periodo de rendicin hubieren intervenido dos o ms responsables, por razn de nombramientos alternos, al formularse el pliego final, deber especificarse el lapso que le corresponde a cada uno, para los fines legales consiguientes. Artculo 51. Cuando el resultado de una auditoria, inspeccin o investigacin, se establezcan cargos,, el contralor actuante, bajo su responsabilidad, formulara la liquidacin concreta de los mismos, consignar al responsable, si as procediere, a los tribunales comunes; y cursara el expediente respectivo a la Jefatura General con la peticin para que se inicie el procedimiento econmico coactivo a efecto de lograr el pago de los alcances.

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Artculo 52. Los reparos que se deriven de la prctica de una auditoria, inspeccin o investigacin no comprendidos en los casos a que se refiere el artculo anterior, debern consignarse en nuevo pliego en la forma que determina el Artculo 46 de este Reglamento, el cual se tramitara de igual manera que los pliegos que se originan de la glosa, esto, siempre que las cuentas de la oficina a que correspondan ya hubieren sido glosadas por el periodo de que se trate; de lo contrario, los pliegos que proceden sern cursados a la Seccin de Inspeccin y Glosa, con el fin de que en su oportunidad sean agregados al expediente respectivo. Artculo 53. Cuando del examen de una cuenta se estableciere que no existen cargos en contra del responsable o responsables, el contralor proceder a rendir su informe consignado: Nmero de la cuenta revisada; Nombre de la oficina; Periodo revisado; Nombre del responsable o responsables; y Nombre del fiador. Asimismo se har constar el nmero de documentos examinados de conformidad con su orden correlativo, y su compulsa con los registros que se tuvieren a la vista, haciendo la peticin al contralor general para que la cuenta sea aprobada sin mas tramites, citndose las leyes del caso. Articulo 54. Las observaciones que se deriven del examen de las cuentas y que tiendan a enmendar procedimientos, sern objeto de un informe por separado al contralor general, el cual deber contener concretamente las anomalas o deficiencias encontradas, sugiriendo cuando el caso lo requiera la aplicacin de sanciones de conformidad con el artculo 1013, inciso k) del Decreto 1126 del Congreso de la Repblica. Artculo 55. Terminado el examen de una cuenta, el contralor que la tenga a su cargo, queda obligado bajo su responsabilidad, a inutilizar los documentos de egreso en la forma que determine el Reglamento Interno, antes de devolverlos al Archivo de la Contralora. Artculo 56. Si despus del examen de una cuenta aparecieran nuevos cargos, cualquiera que sea la instancia en que se hallare el juicio, el jefe de Seccin que corresponda ordenara la formulacin de un pliego adicional de reparos en los siguientes casos: Cuando por el examen de otra cuenta o por cualquiera otra circunstancia, llegaren a descubrirse errores u omisiones de cargo, u operaciones indebidas; Cuando las devoluciones de depsito no hubiesen tenido ingreso previo en las Oficinas correspondientes; Cuando las operaciones adolezcan de defectos de comprobacin o carezcan de los documentos previos exigidos por la ley. Artculo 57. Los pliegos de reparos a que se refiere el artculo anterior, se formularan y tramitaran en la misma forma que los pliegos principales. Artculo 58. Si despus del examen de una cuenta y agotados los tramites y diligencias que seala el Artculo 46 de este Reglamento. subsisten reparos sin desvanecer, cuyo monto no exceda de la cantidad de Q.10.00 que establece el artculo 22 de la ley, la Contralora de Cuentas antes de dictar resolucin definitiva, dar audiencia al responsable o responsables por un trmino no mayor de 15 das, a efecto de que aporten las constancias de pago o documentos que tiendan a su desvanecimiento. Despus de contestada la audiencia, las diligencias se cursaran nuevamente al contralor que practic el examen de la cuenta, quien analizar y calificar las pruebas aportadas, rindiendo seguidamente informe sobre si la documentacin recibida es suficiente o no para desvanecer los reparos, lo cual servir de base al contralor general para aprobar o improbar la cuenta. En el caso de improbacin de la cuenta, se impondr al responsable o responsables una multa igual al monto de los cargos no desvanecidos; la presentacin de la constancia de pago en las cajas fiscales, ser suficiente para que la misma quede aprobada. Igual procedimiento se seguir si transcurrida la audiencia el responsable no diere ninguna contestacin a los reparos. Las resoluciones que se dicten en el expediente respectivo, debern notifcame en la forma prevista en la ley. Artculo 59. Cuando el caso lo requiera, con el objeto de esclarecer puntos dudosos y para mejor resolver, el contralor que tenga a su cargo el examen de una cuenta podr solicitar directamente a las oficinas respectivas, los documentos necesarios originales o en copia, o hacer por s mismo su compulsa

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y verificacin con los registros contables y de archivo correspondientes, practicando las diligencias que estime pertinentes; de ser necesario, tales diligencias se har constar por medio de actas, cuyas copias expedidas con arreglo a la ley, harn plena prueba. Artculo 60. Toda auditoria, inspeccin o investigacin en las oficinas o dependencias sujetas a fiscalizacin, deber practicarse en forma detallada y total, salvo aquellos casos que requieran diligencia especial, para establecer con la mayor exactitud del estado de las fianzas, si es normal la recaudacin de los impuestos y contribuciones, el cobro de las deudas al Fisco, la percepcin y remesa de las consignaciones, el control de los almacenes y depsitos, la realizacin de productos, as como la oportunidad en los pagos de sueldos y gastos y la cancelacin de acreeduras; comprobando asimismo si las operaciones contables se practican correcta y oportunamente. Con dicho fin se verificar el numerario, cuentas bancarias en su caso, especies, existencias en almacn y depsitos activos en uso o custodia, y el anlisis de las cuentas, dejando constancia en acta o sumario del resultado de la revisin, las irregularidades comprobadas y las medidas que se adopten para subsanarlas. Cuando se trate de oficinas o dependencias que lleven contabilidad completa, los anlisis indicados en el prrafo anterior, se extendern a los balances y estados de situacin, y se estudiarn los procedimientos contables y de control interno. Artculo 61. Cualquier deficiencia o inexactitud imputable al contralor actuante en los resultados de los trabajos que se le encomienden, ser sancionado econmicamente o con la destitucin, segn el caso, mediante expediente que se instruya para demostrar el grado de responsabilidad que proceda deducirle. Articulo 62. Si como el resultado de la revisin se comprobaren faltantes de fondos, especies u otros valores activos, as como irregularidades en las cuentas y los registros contables y otros hechos constitutivos de faltas o delitos graves, los contralores procedern a separar de su cargo al empleado responsable, designando a otro de la misma oficina para que lo sustituya provisionalmente, en tanto las oficinas superiores correspondientes resuelven lo pertinente. Cuando as lo estime el contralor para el mejor desempeo de su cometido, el mismo podr asumir el cargo, en tanto termina las diligencias de investigacin respectivas. Los contralores actuantes denunciarn los hechos a los tribunales de justicia, para los efectos que en ley correspondan, dando aviso por la va ms rpida al contralor general y al Ministerio del Ramo a que corresponda la oficina fiscalizada.

CAPITULO V

Disposiciones Generales
Artculo 63. Los contralores y las personas en quienes el contralor general delegue la facultad especial de hacer investigaciones fiscales de conformidad con los artculos 27 y 29 de la ley, en su calidad de agentes de autoridad, podrn requerir la ayuda de cualquier funcionario o empleado de la Administracin Pblica para llevar a cabo dichas investigaciones y las detenciones o aprehensiones que estimen pertinentes, Asimismo tienen facultad para citar testigos y recibir declaraciones en materia de su competencia. Articulo 64. Los jefes de las oficinas sujetas a fiscalizacin llevaran en libros autorizados un registro de los sumarios de revisin a que se refiere el Artculo 60 de este Reglamento, cuyos sumarios debern archivarse convenientemente para futuras referencias. Artculo 65. Los informes, dictmenes, datos, expertajes, auditorias, y dems revisiones a que se refiere el artculo 14 de la ley, deben corresponder a las facultades propias de la Contralora de acuerdo con su Ley Orgnica y dems disposiciones legales. Artculo 66. Los reglamentos de carcter interno de la institucin, sern emitidos por el contralor general, Los de observancia general debern ser aprobados por acuerdo gubernativo. Artculo 67. El personal de la Contralora no podr suministrar informes o divulgar datos, sin autorizacin del contralor general, El incumplimiento de esta disposicin dar lugar a que el contralor general imponga las sanciones que procedan, por desobediencia e indisciplina, sin perjuicio de otras responsabilidades. Artculo 68. El personal de la Contralora de Cuentas esta obligado a observar buenas maneras, comedimiento y atencin para con el pblico en el despacho de los asuntos oficiales; y en lo particular,

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todo acto reido con la honorabilidad, moralidad y buenas costumbres, ser sancionado por el contralor general de conformidad con los incisos 18) del artculo 12 y d) del artculo 13 de la ley, segn la gravedad de la falta calificada por el propio contralor general. Artculo 69. De acuerdo con los artculos 12 y 19 de la ley, los tribunales de justicia remitirn a la Contralora de Cuentas copia certificada de las sentencias que dicten en las causas por los delitos a que se refiere el inciso 7) del articulo 9o. del Decreto Presidencial No.203 (Ley de Probidad). Artculo 70. En los casos en que, por virtud de sus funciones, la Contralora de Cuentas tenga necesidad de verificar u obtener informacin sobre operaciones relacionadas con personas o entidades privadas, podr, en casos especficos, ordenar inspecciones en las contabilidades de dichas personas o entidades. Artculo 71. El presente Reglamento entrar en vigor al da siguiente de su publicacin en el Diario Oficial. Comunquese. YDIGORAS FUENTES. El Ministro de Hacienda y Crdito Pblico CARLOS SALAZAR GATICA