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ORGANIZACIN DE VIAJES Quien trabaja actualmente como secretaria sin duda sabe la importancia que tiene la organizacin de viajes.

Actualmente son muchos los empresarios que necesitan viajar por diferentes motivos laborales. Quien los asiste debe cuidar todos los detalles para que el ejecutivo no se encuentre con ningn inconveniente y pueda concentrarse en lo ms importante que es el negocio o la necesidad laboral que lo lleva a visitar otro pas. Para no dejar escapar ningn aspecto hay que prestar mucha atencin e implementar una planificacin que nos gue paso a paso y no nos permita olvidarnos de nada. Si bien puede parecer una tarea sencilla, no siempre lo es y hay que estar preparada y tener la capacidad suficiente para vencer los obstculos que pudieran aparecer. Por ejemplo, hay situaciones en las que nuestros jefes nos exigen cosas que no podemos conseguir fcilmente o hasta algunas que son prcticamente imposibles y hay que saber encontrar un equilibrio y lograr de alguna manera que queden conformes con el resultado. Pero aquellas que comienzan a plantearse la posibilidad de ser secretarias y no tienen suficiente experiencia no deben asustarse en este punto. No hay nada que la experiencia y una buena dosis de responsabilidad y compromiso no nos permita resolver. Si bien generalmente las empresas se manejan con una agencia de viajes especfica, somos nosotras quienes debemos asegurarnos de que todo marche sobre ruedas, hacer un correcto seguimiento y no dejar nada librado al azar. La planificacin del viaje Nuestro jefe nos comunica que debe realizar un viaje. A veces, esto puede ocurrir con la suficiente anticipacin como para que podamos manejarnos tranquilamente y otras con el tiempo justo como para ponernos en accin y colocar esta tarea en la lista de prioridades, pasando a segundo plano cualquier otra actividad que sea menos urgente. Con un poco de suerte nuestro superior escribir en un papel las fechas estimadas en las que desea viajar y los destinos. En este momento es importante hacerle algunas preguntas bsicas. La primera y principal es consultarle por fechas alternativas en caso de que no hubiera disponibilidad en las que nos indica. De esta manera estaremos ganando tiempo y evitando futuras consultas, sobre todo si nuestro jefe suele estar muy ocupado y nos cuesta tener acceso a conversar con l. La segunda pregunta tiene que ver con los horarios en los que prefiere viajar. Algunas personas prefieren viajar de noche por ejemplo, pero tal vez en esta ocasin tenga una necesidad especfica de viajar en otro horario, por eso no debemos confiarnos. Tambin debemos consultar en qu clase desea viajar (econmica o ejecutiva), si es que no tiene ya una preferencia que se repite siempre. Debemos preguntar tambin cmo se desplazar hasta el aeropuerto el da de la salida y si requerir movilidad en el lugar de destino para saber si debemos alquilar un vehculo. Otro punto muy importante a tener en cuenta a la hora de la planificacin es el hotel. A veces se encarga de reservar la gente que lo invita, otras debemos hacerlo nosotras. En este caso, debemos preguntar la ubicacin del hotel y el tipo de habitacin preferida. Si es la primera vez que organizamos un viaje para esta persona, debemos armarnos una lista de algunos datos importantes: preferencias de ubicacin, clase, datos de la tarjeta de crdito, datos de tarjeta de pasajero frecuente si posee (para juntar las millas), asistencia al viajero que posee, fecha de vencimiento del pasaporte, visas que posee, etc. Es til tambin tratar de obtener la mayor cantidad de datos posible con respecto al motivo del viaje para comenzar a prever el material que ser necesario preparar. Una vez que tenemos todos estos datos, pondremos manos a la obra armando una lista semejante a la que figura a continuacin:

Destino Fecha y horario de salida Transporte hasta el aeropuerto Compaa area preferida Clase y ubicacin preferida Tarjeta de pasajero frecuente: s, no Requiere visa: s, no Posee visa: s, no Fecha y horario de llegada a destino

Requiere alquiler de vehculo en destino: s, no Desplazamiento a destino Hotel (ubicacin, tipo de habitacin) Puntos tursticos (horarios, mapa de ubicacin, valor, descripcin de las actividades sugeridas, etc ) Datos de la tarjeta de crdito. Fecha y horario de regreso Fecha y horario de llegada Trasnporte desde el aeropuerto
Con esta lista bsica ya nos encontramos con varias cosas por hacer. Lo primero por supuesto ser comunicarnos con la agencia area y consultar las disponibilidades de vuelos. Las agencias suelen enviar un itinerario al pasajero con las alternativas, pero una buena idea es armarnos una planilla para poder ver todos los datos con mayor claridad e ir modificndola en caso de que surgieran cambios. Tambin es una buena forma de presentar la informacin a nuestro jefe, con distintas opciones para que pueda elegir la que ms se adapte a sus necesidades.

Una vez que nuestro jefe haya hecho su eleccin podemos efectuar la reserva, asegurndonos de tomar nota correctamente de la fecha de vencimiento. Continuando con la lista el siguiente paso sera obtener toda la informacin til con respecto al lugar de destino como por ejemplo datos sobre seguridad, feriados, lugares de inters, etc. Con respecto a los feriados una pgina til es: http://www.dias-festivos.com/index.htm . Pero lo ms importante sin dudas es averiguar si se requiere visa para ingresar al pas. Luego debemos encargarnos del transporte hasta el aeropuerto el da de la partida y de alquilar un vehculo en el lugar de destino si se nos requiere. Debemos encargarnos nosotras. Para ello podemos consultar las siguientes pginas: http://www.avis-int.com/avis/ o https://www.hertz.com/rentacar/index.jsp?bsc=t&targetPage=reservationOnHomepage.jsp El siguiente paso importante sera la reserva del hotel. Podemos encontrar datos muy tiles en las siguientes webs: http://sa.hoteles.com/hotel-htdocs/hoteles.com/sa/95086index.htm o http://www.quehoteles.com/ En este punto debemos tener presente las preferencias de nuestro jefe

con respecto a ubicacin, tipo de habitacin, servicios prestados y comodidades (por ejemplo si tiene acceso a Internet, si posee estacionamiento, piscina, cama king o queen, etc.) Por ltimo debemos prever el transporte desde el aeropuerto el da de regreso. Para ello debemos asegurarnos nuevamente que alguien pueda pasar a recogerlo o, en su defecto, contratar un servicio de taxi o rems. Podra decirse que cubriendo estos pasos bsicos habremos logrado una buena planificacin del viaje. Luego restara tramitar la visa en caso de que fuera necesaria, preparar una agenda y un dossier. Por supuesto que pueden surgir algunos inconvenientes durante la organizacin del viaje que deben evaluarse en cada caso en particular para poder encontrar la solucin adecuada. Un punto importante a tener en cuenta para disminuir el efecto de posibles complicaciones sera tener a mano los datos de la asistencia al viajero, reclamo de equipaje de la compaa area, telfonos personales de contacto de nuestro jefe, etc. Agenda del viaje El itinerario puede ir acompaado por una agenda que resultar de gran utilidad para nuestro jefe. Si bien es probable que l suela manejarse con la agenda del programa de correo electrnico (Outlook ) o con su agenda personal, no est de ms incluir una planilla que contenga toda la informacin necesaria en lo exclusivamente relativo a los negocios que realizar en el pas al que visita. Debe figurar desde el horario de llegada y datos del vuelo hasta quin lo recoger en el aeropuerto, reuniones a mantener en el lugar de destino (que debemos haber organizado previamente o sobre las cuales nos informarn si es que ya estn coordinadas), direcciones, nmeros de telfono necesarios en caso de realizarse conference calls, datos importantes de la Empresa o clientes que visita (responsable de seguridad, telfono de emergencia y otros), etc. De esta forma tendr toda lo que necesita en un solo lugar y al alcance de la mano. Dossier El Dossier es la carpeta que mantenemos a mano con toda la documentacin e informacin que podemos llegar a necesitar y que tambin podemos entregar a nuestro jefe. Suele contener: Fotocopia del pasaporte y documento. Copia del itinerario y de la agenda. Copia de fax, mails y otros intercambios con las empresas o clientes que se visitan. Fotocopias de tarjetas de crdito, medicina prepaga, tarjetas de pasajero frecuente, asistencia al viajero, etc. Instrucciones sobre el alquiler del auto, instrucciones para la habilitacin de la telefona celular para su uso en el exterior. Planos y mapas. Informacin de inters sobre los lugares a visitar como datos sobre seguridad, lugares de inters, eventos, informaciones del hotel, etc.

Sabas que...? Los pasajes tienen penalidades por cambio o cancelacin una vez emitidos (siempre debemos consultar). Dentro de cada clase (economy, ejecutiva, business) hay distintas tarifas que se identifican por letras segn la ubicacin. Upgrade es el beneficio que otorgan las compaas areas a travs del cual se puede viajar en primera pagando el pasaje en economy y utilizando determinada cantidad de millas acumuladas. La abreviatura HK en un itinerario significa confirmado y HL significa en espera. AR: Aerolineas Argentinas - AZ: Alitalia - CM: Copa Airlines - CZ: China Southern Airlines IB: Iberia - JJ (o PZ): Tam - LA: Lan Chile - LP: Lan Per - LR: Lacsa - MU: China Eastern Airlines - NM: Air Madrid - TA: Taca - XL: Lan Ecuador. Cdigo IATA son los smbolos de tres letras por los cuales se identifica a los distintos aeropuertos del mundo. Podis encontrar todos los aeropuertos y sus cdigos en: http://www.dices.net/aeropuertos/aeropuertos-paises.htm

(Fonte: http://www.mundodesecretarias.com.ar)

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