Presentacion de Manual de Normas y Procedimientos de Adqusiciones Ivan Aguilar

Elaboracin en Jefatura Unidad Administrativa : iar
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE REGISTRO Y ADQUISICIN DE BIENES DE LA COMPAA ELECTRICA SUCRE S.A. CESSA E NORMAS Y PROCEDIMIENTOS1/48 El Directorio de la Compaa Elctrica Sucre en sesin de fecha_______________ aprob la informacin contenida en el Manual de Normas y Procedimientos de Registro y Adquisicin de Materiales, Bienes Muebles, Servicios, y Suministros el cual contiene los elementos fundamentales que permiten identificar y describir la Operatividad del proceso En consecuencia a partir de la presente fecha entra en vigencia el manual, quedando bajo la responsabilidad de las Gerencias Operativas el hacer cumplir con las disposiciones contenidas en l, as como velar por su ejecucin y actualizacin. Aprobado por: El presente manual tiene como propsito establecer definiciones y procedimientos bsicos que orienten a la Compaa Elctrica Sucre S.A., en la administracin y registro de procesos que se realicen con cargo a las adquisiciones de materiales, bienes muebles, y suministros, as como la contratacin de servicios de acuerdo a los criterios del Reglamento de Adquisiciones de Bienes y Contratacin de Servicios de la Compaa Elctrica Sucre S.A. CESSA, como centralizacin normativa. En trminos conceptuales las adquisiciones estn representadas por erogaciones realizadas por las distintas unidades consumidoras o solicitantes, para la obtencin de materiales, bienes muebles, y suministros o la contratacin de un servicio, con el fin de cumplir con sus actividades operativas y administrativas de CESSA. Es importante sealar que las acciones a seguir contenidas en el presente Manual de Normas y Procedimientos podrn optimarse a medida que los procesos sean cada vez ms prcticos lo cual permitir la flexibilidad adecuada en la bsqueda permanente de alcanzar la eficacia en la gestin administrativa. En este sentido, este manual contiene los elementos fundamentales que permiten identificar y describir la operatividad del proceso de Adquisiciones de Materiales, Bienes Muebles, Suministros y Servicios y est conformado por tres captulos: Captulo I Aspectos Generales del Manual conformado por los objetivos y alcance del manual, la base legal vigente y normas que orientan y rigen de manera general el proceso de Registro y Adquisiciones de Materiales, Bienes Muebles, Suministros y Servicios. Captulo II Presenta las normas especficas y los distintos procedimientos y que intervienen en el proceso con sus respectivas entradas y salidas, adems se establecen los responsables de ejecutarlos de una manera clara y ajustada a las bases legales y normativas de CESSA.
UAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS REGISTRO Y ADQUISICIN DE BIENES OBJETIVO Este manual tiene como objetivo establecer los lineamientos y pasos necesarios para la adquisicin de materiales, bienes muebles, y suministros y la contratacin de servicios por parte de las distintas unidades consumidoras que conforman la Empresa, adems de establecer las responsabilidades de cada uno de los integrantes que intervienen en los distintos procedimientos que se desprenden de este proceso a fin de procurar una gestin eficaz y efectiva. ALCANCE Este manual est dirigido a todas las Unidades Solicitantes y Consumidoras de la Compaa Elctrica Sucre S.A. con competencia para generar solicitudes de materiales y suministros al almacn o para generar requisiciones con el fin de adquirir bienes muebles, suministros y la contratacin de servicios. De igual forma, est dirigido a las unidades administradoras encargadas de la gestin de la solicitud o requisicin y la tramitacin efectiva del pago. MANUAL DE NORMAS Y PRO BASE LEGAL Estatutos de la Compaa Elctrica Sucre S.A. Reglamento de Adquisiciones de la Compaa Elctrica Sucre REGISTRO Y ADQUISICIN DE BIENES NORMAS GENERALES 1. Se entiende por adquisicin de materiales, bienes muebles, suministros y servicios la accin que realiza las unidades solicitantes y consumidoras de adquirir todos aquellos insumos necesarios para la operatividad de la unidad o area de trabajo que garanticen el principio de continuidad de la Ley 1604. 2. La Unidad Administradora en el momento de contratar servicios o adquirir bienes deber regirse por el Reglamento Interno segn el caso 3. Todo compromiso debe contar con disponibilidad presupuestaria, en caso contrario ser considerado nulo y acarrear responsabilidad penal, civil, administrativa y disciplinaria, para el trabajador que ejecute dicho trmite.
Modalidades de contratacin y cuantas.- En toda adquisicin de bienes y contratacin de servicios se tomara en cuenta las siguientes categoras, niveles, modalidades y responsables del proceso: Categora I.- Adquisicin de bienes y contratacin de servicios menores: Nivel 1: Hasta $us. 2.000.Modalidad: Adquisicin directa de proveedores mediante mnimamente dos o ms cotizaciones. Responsable: Gerencia Administrativa. Categora II.- Por Invitacin directa : Nivel 2: de $us. 2.001 a 10.000.-
Modalidad: Invitacin directa a los proponentes. Modalidad autorizada por el Gerente General. Responsable: Gerencia General. Nivel 3: de $us. 10.001 a 50.000.Modalidad: Invitacin Pblica, publicndose en un peridico de circulacin Nacional y Local. Modalidad autorizada por el Directorio. Responsable: Gerencia General. Categora III.- Licitacin Pblica: Nivel 4: de $us. 50.001 adelante Modalidad: Que tiene por objeto permitir la participacin mnimamente de dos proponentes, mediante la invitacin pblica en peridico de circulacin nacional y local, paralelamente a la invitacin por carta. Responsable: el Directorio. Categora IV.- Contratacin por excepcin: Nivel 5: Monto ilimitado, sujeto a causales. Modalidad: Contratacin sin lmite de monto, mediante la cual la Compaa, puede contratar directamente la provisin de bienes o la prestacin de servicios. Responsable: el Directorio.
4. Para toda adquisicin de la Categora I.- modalidad de adquisicin directa de proveedores legalmente establecidos de materiales, bienes muebles, suministros y contratacin de servicios, cuyos montos sean menor a $us 2.000.- se requerir mnimamente dos o mas cotizaciones teniendo preferencia el proveedor que garantice los trminos exigidos por la institucin en cuanto a cantidad, oportunidad (tiempo y lugar de entrega), condiciones de pago y calidad. El nivel de aprobacin para autorizar la compra o contratacin de servicios ser la Gerencia Administrativa Financiera previo informe de la comisin de evaluacin conformada por el rea solicitante, y el rea administrativa, si el caso lo requiere. . Al ser la Gerencia Administrativa y Financiera la encargada del proceso de compra y contratacin menor de la Categora I, contar con el apoyo, responsabilidades mancomunadas y compartidas de los titulares de las siguientes reparticiones: Gerencia Administrativa, que ejerce la Presidencia Gerencia del rea Solicitante Unidad Administrativa Asesora legal, que ejerce la Secretara y asesora solo en los aspectos legales
5. Para toda adquisicin de la Categora II (Nivel 2).- modalidad de adquisicin por Invitacin Directa a proponentes de materiales, bienes muebles,
suministros y contratacin de servicios, cuyos montos sea mayor a $us 2.001 y menor a $us 10.000.- se requerir la invitacin selectiva directa como mnimo a tres proponentes legalmente establecidos, teniendo preferencia el proponente que garantice los trminos exigidos por la institucin en cuanto a cantidad, oportunidad (tiempo y lugar de entrega), condiciones de pago y calidad. Los niveles de aprobacin para autorizar la compra o contratacin de servicios corresponden a Gerencia General, previo informe de la comisin de evaluacin conformada por el rea solicitante, y el rea administrativa. Para toda adquisicin de la Categora II (Nivel 3).- modalidad de adquisicin por Invitacin Publica a proponentes de materiales, bienes muebles, suministros y contratacin de servicios, cuyos montos sea mayor a $us 10.001 y menor a $us 50.000.- se requerir la invitacin publica, con publicacin en un peridico de circulacin Nacional y Local y el nivel de autorizacion para autorizar la compra o contratacin de servicios ser Responsable el Directorio, asignado la responsabilidad en Gerencia General, quien previo informe de la comisin de evaluacin conformada por el rea solicitante, y el rea administrativa, pondr a conocimiento del Directorio quien autorizara la compra o contratacin de servicios.
Para toda adquisicin por Invitacin Directa o Pblica, Gerencia General es la encargada del proceso de compra y contratacin de servicios por invitacin directa o invitacin pblica autorizada por el Directorio, o por atribucin propia de la misma Gerencia General, segn sea el caso. En esta funcin contara con el apoyo, responsabilidades mancomunadas y compartidas de las siguientes reparticiones: Gerencia General, que ejerce la Presidencia. Gerencia Administrativa. Gerencia Comercial. Gerencia Tcnica. Asesora legal, que ejerce la secretara y asesora solo en aspectos legales
Para el qurum de las reuniones de los responsables de las categoras I y II descritos en los prrafos anteriores, se requiere la presencia de la totalidad de sus miembros con derecho a voz y voto; la aprobacin se har por simple mayora. La convocatoria a reuniones es potestad de las Gerencias respectivas de acuerdo a necesidades y prioridades sugeridas por la Unidad Administrativa, estableciendo como mnimo una reunin semanal por categora, debiendo efectuarse la citacin con 24 horas de anticipacin.
Para toda adquisicin de la Categora III (nivel 4).- modalidad de adquisicin por Licitacin Publica con participacin mnima de dos proponentes de materiales, bienes muebles, suministros y contratacin de servicios, cuyos montos sea mayor a $us 50.001.- se requerir la invitacin general publica, con publicacin en un peridico de circulacin Nacional y Local, paralelamente a la invitacin por carta con nivel de autorizacin para la compra o contratacin de servicios del Directorio, previo informe de la comisin de evaluacin conformada por el area solicitante, el area administrativa y Gerencia General. Categora IV (nivel 5) Contratacin por excepcin: Contratacin sin lmite de monto, mediante la cual el Directorio de la Compaa, puede contratar directamente la provisin de bienes o la prestacin de servicios, previo informe de la comisin de evaluacin conformada por el rea solicitante, el rea administrativa y Gerencia General. Se podr proceder la contratacin sin excepcin por adjudicacin directa, independientemente del monto de la contratacin, siempre y cuando la mxima autoridad del rgano o ente contratante, mediante acto motivado justifique adecuadamente su procedencia, en los siguientes supuestos: a. Si se trata de materiales o suministros requeridos para la continuidad del proceso de distribucin de energa elctrica y del retardo por la apertura de un procedimiento licitatorio pudiera resultar gravemente afectada la continuidad del mismo. b. Cuando la informacin suministrada por el Registro de Contratistas de los organizaciones especializadas en el rubro de adquisicin indicada que los bienes o servicios a contratar los produce, vende o presta un solo fabricante o proveedor o cuando las condiciones tcnicas de determinado bien, servicio u obra excluyen toda posibilidad de competencia c. En caso de contratos que tengan por objeto la fabricacin de equipos, la adquisicin de bienes o la contratacin de servicios, en los que no fuere posible aplicar los procedimientos licitatorios, dadas las modalidades bajo las cuales los fabricantes y proveedores convienen en producir o suministrar esos bienes, equipos o servicios. d. En caso de emergencia comprobada dentro del respectivo ente. e. Cuando se trate de servicios bsicos indispensables para el funcionamiento de la institucin. f. Si se trata de obras o bienes regulados por contratos resueltos o rescindidos y del retardo por la apertura de un nuevo procedimiento licitatorio que pudiera resultar en perjuicio para el ente contratante. g. En caso de obras, servicios o adquisiciones que por razones de inters general deban ser ejecutados en un plazo perentorio no mayor de ciento ochenta (180) das hbiles, 6. Para todas las compras el monto de la compra es mayor a $us 2.000,00 el proveedor a seleccionar deber estar inscrito en el Registro de Proveedores de la Institucin. 7. Los anticipos a proveedores no debern superar el 20% del monto de la compra.
8. Para otorgar un anticipo del pago a proveedores ste deber consignar boleta de garanta de anticipo por el 100% del monto otorgado. 9. Se le aplicar Clusula Penal al proveedor cuando no cumpla con lo acordado en el contrato aplicndosele un porcentaje equivalente al ocho por ciento (1%) como multa por cada da de retraso en la entrega de los bienes o materiales. 10. El sistema suministrar la informacin de la solicitud o requisicin y el estatus o nivel en el que se encuentra en cualquier momento que se desee. RESPONSABILIDADES DEL SOLICITANTE Para el inicio de un proceso de contratacin, el responsable solicitante deber: a) Elaborar las especificaciones tcnicas o trminos de referencia de los bienes o servicios requeridos sobre la base del formato del artculo 16. b) Estimar para cada contratacin el precio referencial del requerimiento. La estimacin del precio referencial podr realizarse sobre la base de la informacin proporcionada por la propia empresa u otras afines. c) Formular el pedido por escrito con la justificacin del requerimiento en el presupuesto anual, o en necesidad eventual, imprevista o de emergencia. d) Recabar la certificacin de almacenes de la inexistencia del bien requerido. e) Visto Bueno de la Gerencia del rea solicitante. Los Gerentes de Area no requieren Visto Bueno. f) Certificacin Presupuestaria. NORMAS GENERALES QUE REGULAN EL PROCEDIMIENTO ADQUISICIONES DE BIENES Y CONTRATACION DE SERVICIOS DE
1. En toda adquisicin de bienes y servicios deber existir una Orden de Pedido o un contrato debidamente suscrito entre ambas partes, que contenga todas las condiciones que lo regirn, incluidas las garantas. As mismo deber existir la disponibilidad presupuestaria. 2. Los materiales, bienes muebles y suministros debern registrarse por el costo neto o total de adquisicin, intercambio o donacin. 3. Las unidades solicitantes debern realizar semestralmente (a principio y a mediados del ao) el programa de sus necesidades de materiales, bienes muebles, y suministros de acuerdo a su Plan Anual Operativo y el Plan de Inversiones en vigencia. 4. El expediente para compras a partir de la Categora II, se comenzar a conformar desde el momento que se genera la requisicin o solicitud de materiales, bienes muebles, suministros o servicios.
5. Los documentos que conforman el expediente debern tener registrado un mismo nmero que lo identifique. 6. El expediente estar conformado por: a. Todos los documentos inciales requeridos en los incisos del Articulo 10 del Reglamento, conexos con los artculos 13, 14, 15, 16 y 17. b. Todos los documentos de la solicitud de aprobacin generados por Gerencia General y de rea y correspondiente autorizacin de Directorio con las resoluciones necesarias, confeccionadas por Asesora Jurdica, para firma de los componentes de la directiva del Directorio o la comisin de directorio asignada al proceso. c. Informe jurdico y administrativo de continuacin del proceso de adquisicin d. Publicaciones, de acuerdo a las modalidades establecidas en el artculo 16.del Reglamento. e. Ofertas recibidas, con registro de los datos establecidos en el artculo 27.del Reglamento. d. Evaluacin y Anlisis de Ofertas a cargo de la Comisin de Calificacin, con visto bueno de Gerencia General y de rea, considerando los artculos de los captulos Vl, Vll y Vlll y lX del Reglamento. e. Resoluciones necesarias del Directorio, autorizando o rechazando la continuacin del proceso. f. Comunicacin a los proveedores que presentaron propuestas de la evaluacin de las ofertas o no aceptacin de la oferta. g. Contrato elaborado por Asesora Legal con las formalidades de Ley, acompaada de la Orden de Pedido de Compra o Servicio. g. Informe de Recepcin o Informe de Conformidad. h. Informe de cierre del proceso a cargo de Gerencia General o de rea. 7. A objeto de dar celeridad y fomentar la participacin de proveedores a los procesos de adquisiciones, pueden enviarse cartas de invitacin va correo electrnico a proveedores habilitados o recurrentes. 8. El expediente para compras de la Categora I, se comenzar a conformar desde el momento que se genera la requisicin o solicitud de materiales, bienes muebles, suministros o servicios. As mismo deber existir la disponibilidad presupuestaria. a. ;Materiales, bienes y suministros de uso directo (equipo de computacin, mobiliario, entre otros) b. Materiales y suministros de stock mnimo, recurrentes para almacn c. Materiales de stock (papelera, tiles y suministros de oficina, entre otros). d. Contratacin de servicios profesionales, tcnicos entre otros. 9. Solicitud de Cotizaciones u ofertas a los proveedores enviados. 10. Cotizaciones recepcionadas u ofertas de los proveedores 11. La seleccin y evaluacin de las propuestas a cargo del rea solicitante debe efectuarse sin establecer diferencias entre ellos, es decir las
adquisiciones se harn a personas naturales o jurdicas legalmente establecidas y con base a un precio razonable, calidad, tiempo de entrega, condiciones de pago y dems garantas ofrecidas. 12. Toda adquisicin de, materiales, bienes muebles y suministros deber realizase a travs de un Pedido u Orden de Compra o Servicio, identificando el proveedor, especificaciones de la compra o el servicio, costo unitario, costo
PASO RESPONSABLE ACTIVIDAD DETALLE
total, observaciones, condiciones de entrega y pagos, entre otros elementos. 13. La Unidad Consumidora deber elaborar un informe de recepcin al momento de recibir el bien, material o suministro y la respectiva Factura o Nota de Entrega por parte del Proveedor. Solicitud de Almacenes, cuando se trate de bienes de uso rutinario o recurrente, permanente y constante; la unidad de Almacenes har la solicitud para la adquisicin en la cantidad necesaria a la reposicin, hasta alcanzar unas reservas razonables.
1.
IDENTIFICACION 1.1 DENOMINACION DEL PROCESO
Adquisicin de bienes o contratacin de servicios hasta la suma de $us 200,00, de necesidad urgente o recurrente

1 Unidad solicitante o Unidad administrativa Solicitud del bien o servicio. La Unidad solicitante o la Unidad Administrativa presentaran un informe tcnico de justificacin a Gerencia Administrativa Financiera con cargo a ratificacin del Gerente General, comunicando las causas por el que se requiere la adquisicin o pago del bien o servicio para que ingrese en esta excepcin para su proceso de pago. Analiza la solicitud, aprueba el informe y autoriza el proceso de adquisicin o pago remite a la Unidad Administrativa o Finanzas para su revisin, ejecucin y proceso de pago.
Gerente Administrativo y Financiero
Anlisis de la solicitud y elaboracin de Solicitud de Pago
Gerente general
Autoriza el pago
El Gerente General analiza la solicitud, aprueba el informe y autoriza el pago.
Jefe Unidad Administrativa
Instruye solicitud de pago
El Jefe de la Unidad Administrativa instruye a la Seccin de Adquisiciones la elaboracin de solicitud de pago y posterior remisin de la misma al Gerente Administrativo y Financiero.
Firma de solicitud de pago
El Gerente Administrativo y Financiero firma la solicitud de pago y remite y remite el proceso al Jefe de la Unidad de Finanzas.
Jefe Unidad de Finanzas
Proceso de pago
El Jefe de la Unidad de Finanzas procede a realizar el pago, previa aprobacin de Gerencia General y archivo de proceso, una vez concluida el proceso.
Gerente General
Autoriza el pago
El Gerente General analiza la solicitud, aprueba el informe y autoriza el pago.
Categora I.- Adquisicin de bienes y contratacin de servicios menores hasta $us 2.000,00
PASO
RESPONSABLE
ACTIVIDAD
DETALLE
Unidad solicitante (rea de trabajo o seccin almacenes)
Solicitud del bien o servicio.
La unidad solicitante del rea trabajo correspondiente o la seccin almacenes (para stock mnimo) realiza el pedido, especificando las caractersticas del material, bien, suministro o servicio, previa verificacin de presupuesto y precio referencial, para remitir a la Seccin Almacenes.
Seccin Almacenes
Presentacin de Solicitud
La unidad solicitante verifica la existencia en almacenes de los bienes requeridos, en caso de no contar con saldos necesarios, realiza la solicitud en el SIIC, con la aprobacin de su inmediato superior para envo a la Seccin Adquisiciones va seccin Almacenes.
Seccin Adquisiciones
Elaboracin de solicitud
Jefe de la Unidad Administrativa y Gerente de Administrativo Financiero
Anlisis de la solicitud
Seccin Adquisiciones elabora formulario de cotizacin de los materiales requeridos por almacenes en el SIIC y remite el proceso para firma del Jefe de la Unidad Administrativa y Gerente Administrativo Financiero. Departamento de Administrativo para cursar invitaciones, y cuando considere necesario publicar en medios de prensa. El Gerente de Administrativo o Gerente Regional analiza la solicitud, en caso positivo aprueba y firma como constancia, para ser remitido al Jefe del Dpto. de Finanzas o Encargado Administrativo y Financiero segn corresponda. Analizan la solicitud, en caso positivo aprueban y firman como constancia, para ser remitido al Encargado de Adquisiciones.
Envi cotizaciones
Seccin Adquisiciones procede a cursar cotizaciones para la presentacin de propuestas econmicas y tcnicas cuando corresponda va fax, correo electrnico o en sus oficinas; a proveedores potenciales; estableciendo claramente documentos requeridos, fecha y hora de presentacin en sobre debidamente cerrado y lacrado. Debiendo, elaborar planilla con listado de proveedores a los que se envi la

cotizacin.
Recepcin de cotizaciones
Seccin adquisiciones, registra en libro de actas o registro electrnico las propuestas presentadas, consignando nombre o razn social del proponente, la fecha, hora y medio de recepcin, enviando el expediente a la Jefatura de Unidad Administrativa, efectuando el cierre de recepcin de propuestas. Recepcionado los expedientes de la Seccin Adquisiciones, enva los mismos va Secretaria a Gerencia de Administracin y Finanzas
Jefatura Unidad Adquisiciones
Recepcin expedientes de procesos
Designacin de comisin para apertura de sobres
El Gerente Administrativo y Financiero una ves recepcionados los expediente de Jefatura Administrativa, conocido los plazos de presentacin de propuestas convoca a las reparticiones que conforman la comisin de calificacin de propuestas, en da martes de cada semana La comisin de calificacin, de acuerdo a fechas establecidas, mediante Asesora Legal, realiza apertura de propuestas de las mismas, dando lectura a la cantidad de propuestas y precios ofertados, registrando en acta circunstanciada. Posteriormente realizan la verificacin de propuestas y cumplimientos con las especificaciones tcnicas, para as emitir el informe de recomendacin en acta dirigido al Gerente Administrativo y Financiero.
Comisin de calificacin y proceso de compra
Instalacin del acto y apertura de Propuestas
10
Calificacin de Propuestas
La comisin de calificacin, realiza la verificacin de propuestas y cumplimientos con las especificaciones tcnicas, para as emitir el informe de recomendacin de proceso de adjudicacin y compra, dirigido al Gerente Administrativo y Financiero. En los casos extraordinarios que as lo requieran la gerencia de rea solicitante podr recurrir a la asistencia tcnica de la Unidad Solicitante, para presentacin de informe en la siguiente sesin de comisin

11 Gerente Administrativo y Financiero Anlisis de informe El Gerente Administrativo y Financiero analiza el informe en acta y decide si acepta o no la recomendacin de adjudicacin, en caso de apartarse deber emitir un informe justificando la decisin tomada. Con la devolucin de los expedientes calificados y el acta circunstanciada aprobada, posteriormente instruye al Jefe de la Unidad Administrativa comunicar los resultados va seccin Adquisiciones a los proponentes adjudicados. con la emisin del Pedido u Orden de Compra o Servicio, y cuando el proceso as lo requiera se remitir a Asesora Jurdica para la suscripcin de contrato.
12
Devolucin expediente para proceso de compra
Con la instruccin de Gerencia Administrativa y Financiera, entrega los expedientes y acta circunstanciada a la Seccin Adquisiciones para la emisin del Pedido u Orden de Compra o Servicio.
13
Emisin de Pedidos u Ordenes de Compra o Servicios
Confecciona los pedidos u ordenes de compra o servicios, para envi a los proveedores adjudicados, previa de firma de formulario por Jefatura Unidad Administrativa, Gerencia Administrativa Financiera y Gerencia General. Comunica a la Unidad Solicitante y Almacenes de los Pedidos u Ordenes de Compra emitidos. El Gerente Administrativo y Financiero, con la firma del acta y la Orden de Compra nombra a la comisin de recepcin, a un funcionario de la Unidad de Almacenes y un funcionario de la Unidad Solicitante como mnimo.
14
Designa Comisin de Recepcin
15
Almacenes o comisin de recepcin
Verificacin de recepcin del material, bien o servicio
La Comisin de recepcin en los plazos establecidos procede a la recepcin del material, bien o servicio, verificando cantidades, caractersticas y otros establecidos en las especificaciones tcnicas. Para despus emitir en el da el informe para envi a la Seccin Adquisiciones. Con la recepcin del informe de almacenes o la comisin de recepcin y la factura del proveedor, registra la factura del Proveedor en sistema, adjuntando todo el expediente del proceso.
16
Registro de la transaccin en el SIIC

17 Seccin Almacenes Registra transaccin de ingreso al SIIC Con el expediente del proceso de compra enviado por la seccin adquisiciones, en el da registra el ingreso de los materiales, suministros, bienes en sistema, efectuando la devolucin de documentos a la Seccin Adquisiciones.
18
Jefatura Unidad Administrativa
Anlisis del proceso
Con el ingreso de almacenes, recibe de la Seccin Adquisiciones, el Comprobante de Orden de pago, para revisin, firma y remisin a Gerencia Administrativa Financiera, va Seccin Adquisiciones.
19
Gerente Administrativo Financiero
Verificacin del proceso
El Gerente Administrativo Financiero verifica el proceso, en caso negativo efecta la devolucin a la Seccin Adquisiciones y Jefatura Administrativa para su correccin o complementacin, en caso positivo aprueba y firma como constancia, para ser remitido al Jefe de la Unidad de Finanzas. El Jefe de la Unidad de Finanzas procede al pago, emitiendo el cheque o traspaso a nombre del proveedor, comunicando a la Jefatura de la Unidad Administrativa del pago o entrega del cheque.
20
Proceso de pago
21
Gerente General
Autoriza el pago
El Gerente General autoriza el pago.
22
Unidad Solicitante
Recojo del bien o Servicio
La unidad solicitante procede al recojo o recepcin del material, bien o servicio, debiendo emitir la conformidad en formulario de egreso de almacenes.

23 Jefe de la Unidad de Finanzas Archivo de Documentacin El Jefe de la Unidad Finanzas procede a verificar los documentos recibidos e instruye el archivo de la documentacin del proceso.
Categora II.- Nivel 2 Por Invitacin directa de $us 2.001,00 a 10.000,00 PASO RESPONSABLE ACTIVIDAD DETALLE
1.1
Unidad Solicitante
1.2
Seccin Almacenes
Solicitud del bien o servicio
La unidad solicitante del rea trabajo correspondiente, verifica la existencia en almacenes de los materiales o equipos, en caso de contar con stock de almacenes concluye proceso; si no se cuenta con stock de almacenes realiza el pedido con visto bueno de su gerencia respectiva, especificando las caractersticas tcnicas del material, bien, suministro o servicio, previa certificacin de presupuesto y precio referencial, para posteriormente remitir a Gerencia General, y derivacin a Gerencia Administrativa Financiera para envi a Unidad Administrativa. Encargado de almacenes previa verificacin de existencias de los bienes requeridos recurrentes o para stock de almacenes, elabora el requerimiento para envi a la Seccin Adquisiciones.
Unidad Administrativa
Solicitud del bien o servicio
Unidad Administrativa, con el requerimiento de de materiales o servicios, deriva a la seccin adquisiciones, para el inicio de proceso con la emisin de la Invitacin Directa.
Seccin Adquisiciones Seccin Almacenes
Elaboracin de solicitud
Seccin Almacenes, elabora pedido en sistema informtico y Seccin Adquisiciones elabora formulario de Invitacin Directa de los materiales o servicios requeridos y remite el proceso para firma del Jefe de la Unidad Administrativa y Gerente Administrativo Financiero.

4 Jefe de la Unidad Administrativa y Gerente de Administrativo Financiero Anlisis de la solicitud Analizan la solicitud, en caso positivo aprueban y firman como constancia, para ser remitido al Encargado de Adquisiciones.
Envi cotizaciones
Seccin Adquisiciones procede a cursar las invitaciones directas a proveedores habilitados para la presentacin de propuestas econmicas y tcnicas cuando corresponda va fax, correo electrnico o en sus oficinas; estableciendo claramente documentos requeridos, fecha y hora de presentacin en sobre debidamente cerrado y lacrado. Debiendo, elaborar planilla con listado de proveedores a los que se envi la invitacin. Seccin adquisiciones, registra en libro de actas o registro electrnico las propuestas presentadas, consignando nombre o razn social del proponente, la fecha, hora y medio de recepcin, efectuando el cierre de recepcin de propuestas para envi del expediente a la Jefatura de Unidad Administrativa. Recepcionado Adquisiciones, presentacin, Adquisiciones Adquisiciones. los expedientes de la Seccin previa revisin de forma de enva los mismos va seccin a Secretaria de Comit de
Recepcin de cotizaciones
Recepcin expedientes de procesos
Secretaria Comit de Adquisiciones
Comunica recepcin de expedientes con procesos de invitacin directa
Comunica a Gerente General la existencia de procesos de Invitacin Directa, para apertura de sobres
Gerente General
Designacin de comisin para apertura de sobres
El Gerente General, con la comunicacin de Secretaria de Comit de Adquisiciones y convoca a las reparticiones establecidas en el articulo 6 del Reglamento de Adquisiciones, que conforman la comisin de calificacin de propuestas, en da martes de cada semana, o extraordinariamente en otro da hbil de la seman La comisin de calificacin, de acuerdo a fechas establecidas, mediante Asesora Legal, que ejerce la Secretaria, realiza apertura de propuestas de las mismas, dando lectura a la cantidad de propuestas y precios ofertados, registrando en acta circunstanciada.
Instalacin del acto y apertura de Propuestas

10 Comisin de calificacin y proceso de compra Calificacin de Propuestas La comisin de calificacin, realiza la verificacin de propuestas y cumplimientos con las especificaciones tcnicas, para as emitir el informe de recomendacin de proceso de adjudicacin y compra. En los casos extraordinarios que as lo requieran la gerencia de rea solicitante podr recurrir a la asistencia tcnica de la Unidad Solicitante, para presentacin de informe en la siguiente sesin de Comit de Adquisiciones.
11
Comit de Adquisiciones
Anlisis de informe
Validan los procesos de adjudicacin firmando los documentos presentados por los proponentes y en acta circunstanciada. Para los informes presentados por las unidades solicitantes, deciden si aceptan o no la recomendacin de adjudicacin, en caso de rechazo deber emitir un informe justificando la decisin tomada, validando con las firmas en informe y acta circunstanciada. Comit de Adquisiciones, procede a la devolucin de los expedientes calificados y una copia del acta circunstanciada aprobada, instruyendo al Jefe de la Unidad Administrativa comunicar los resultados va Seccin Adquisiciones a los proponentes adjudicados. con la emisin del Pedido u Orden de Compra o Servicio, firmada por el jefe de la Unidad Administrativa, Gerente Administrativo Financiero y Gerente General, y cuando el proceso as lo requiera se remitir a Asesora Jurdica para la suscripcin de contrato.
12
Comit de Adquisiciones
Comunica resultados de la evaluacin
Comit de Adquisiciones, procede a la devolucin de los expedientes calificados y una copia del acta circunstanciada aprobada, instruyendo al Jefe de la Unidad Administrativa comunicar los resultados va Seccin Adquisiciones a los proponentes adjudicados, con la emisin del Pedido u Orden de Compra o Servicio, y cuando el proceso as lo requiera se remitir a Asesora Jurdica para la suscripcin de contrato.
13
Devolucin expediente para proceso de compra
Con la instruccin de Comit de Adquisiciones, entrega los expedientes y acta circunstanciada a la Seccin Adquisiciones para la emisin del Pedido u Orden de Compra o Servicio.

14 Seccin Adquisiciones Emisin de Pedidos u Ordenes de Compra o Servicios Elabora los pedidos u ordenes de compra o servicios, para envi a los proveedores adjudicados, previa de firma de formulario por Jefatura Unidad Administrativa, Gerencia Administrativa Financiera y Gerencia General, y comunica a la Unidad Solicitante y Almacenes de los Pedidos u rdenes de Compra emitidos. El Gerente de rea de la Unidad Solicitante, con la firma del acta, designa a la comisin de recepcin tcnica, quienes conjuntamente el Encargado de Almacenes, efectuaran la recepcin provisional o definitiva.
15
Gerente de rea
Designa Comisin de Recepcin
16
Comisin de recepcin
La Comisin de recepcin en un plazo no mayor a 10 das estipulado en el contrato o en plazo de la propuesta adjudicada procede a la recepcin del material, bien o servicio, verificando cantidades, caractersticas y otros establecidos en las especificaciones tcnicas, para emitir informe y posterior envi a la Seccin Adquisiciones, con copia a su gerencia de rea. Con el informe de la comisin de recepcin del, carpeta del proceso y la factura del proveedor, registra la transaccin en sistema informtico emitiendo la Orden de Pago, y el Comprobante de Ingreso de Materiales, para envi a la Seccin Almacenes..
17
18
Seccin Almacenes
Registra transaccin de ingreso al SIIC
Con el Comprobante de Ingreso de Materiales enviado por la seccin adquisiciones, en el da registra en Sistema Informtico el ingreso de los materiales, suministros, bienes, enviando el Formulario de Ingreso a Almacn, debidamente firmado, como constancia del registro a la Seccin Adquisiciones. Con la Orden de Pago debidamente documentada por la Seccin Adquisiciones, revisa y firma el Comprobante para remisin a Gerencia Administrativa Financiera, va Seccin Adquisiciones.
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Anlisis del proceso
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Verificacin y aprobacin del proceso
El Gerente Administrativo Financiero verifica el proceso, con la facultad de rechazar la Orden de Pago que no hubieran cumplido con las normas del Reglamento para su correccin o complementacin, en caso de aprobacin de la Orden de Pago firma el comprobante como constancia, para ser remitido al Jefe de la Unidad de Finanzas.

21 Jefe Unidad de Finanzas Proceso de pago El Jefe de la Unidad de Finanzas procede al pago, emitiendo el cheque o traspaso a nombre del proveedor, mediante la seccin cuentas corrientes, comunicando a la Jefatura de la Unidad Administrativa del pago, y enva la carpeta del proceso a Gerencia General.
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Gerente General
Autoriza el pago
El Gerente General, previa verificacin de firmas de proceso, autoriza el pago con la firma del cheque o la nota de solicitud de traspaso bancario.
23
Unidad Solicitante
La unidad solicitante procede al retiro del material, bien o servicio, va OT u OC, o PIM, para materiales fungibles, firmando en conformidad en formulario de egreso de almacenes en formulario que emite el sistema informtico.
24
Jefe de la Unidad de Finanzas
Archivo de Documentacin
Una ves efectuado el pago o traspaso bancario al proveedor, el Jefe de la Unidad Finanzas procede a verificar los documentos e instruye el archivo de la documentacin del proceso a Contabilidad.
Categora II.- Nivel 3 Invitacin Publica de $us 10.001,00 a 50.000,00 PASO RESPONSABLE ACTIVIDAD DETALLE
Unidad Solicitante
Directorio
Revisin pliego especificaciones tcnicas
La unidad solicitante del rea trabajo correspondiente, verifica la existencia en almacenes de los materiales o equipos, en caso de contar con stock de almacenes concluye proceso; si no se cuenta con stock de almacenes realiza el pedido con visto bueno de su gerencia respectiva, especificando las caractersticas tcnicas del material, bien, suministro o servicio, previa certificacin de presupuesto y precio referencial, para posteriormente remitir a Gerencia General, y derivacin a Directorio para su autorizacin. Directorio, mediante la comisin correspondiente revisa pliego especificaciones, quienes remiten informe de aprobacin o solicitud de modificacin o rechazo de los trminos de referencia.
Directorio
Autorizacin de proceso
Directorio con el informe de la comisin revisora remiten a Gerencia General el pliego de especificaciones autorizando el inicio del proceso de Invitacin Pblica. En caso de existir observaciones o rechazo, efecta la devolucin de los trminos de referencia para su correccin o adecuacin, reiniciando proceso una vez aprobado Gerencia general con el provedo de inicio, aprobacin y publicacin de pliego de especificaciones de Directorio, autoriza a Gerencia Administrativa y Financiera, efectuar los procesos operativos, enviando carpeta de antecedentes
Gerencia General
Autoriza inicio operativo de proceso
Gerencia Administrativa y Financiera
Autoriza publicacin y plazo de presentacin de propuestas
Previa revisin de la carpeta de antecedentes, autoriza a Unidad Administrativa, efectuar la publicacin del proceso, determina el plazo de presentacin de propuestas y el costo del pliego.
Publicacin en un medio de prensa escrita.
Unidad Administrativa en coordinacin con Relaciones Publicas, emiten la publicacin en un peridico de circulacin nacional y local invitando a empresas para la presentacin de propuestas en plazo, previo depsito del costo del pliego, persona de contacto y lugar de presentacin correspondiendo la recepcin de las propuestas en Secretaria de Gerencia Administrativa Financiera. La publicacin debe ser archivada en carpeta de antecedentes y en cronolgico de Relaciones Publicas.

7 Secretaria Gerencia Administrativa Recepcin de propuestas Dentro del plazo previsto de la convocatoria, en libro de actas o registro electrnico, recepcina las propuestas, consignando el nombre o razn social del proponente, la fecha y hora de recepcin, debiendo extender un recibo de constancia. Concluida el plazo de presentacin de propuestas conjuntamente el jefe de la Unidad Administrativa, deben efectuar el acta de cierre de recepcin. Propuesta que sea presentada fuera de hora, no ser recibida, registrando tal hecho en el libro o registro de actas. Con la recepcin de sobres cerrados y el acta de recepcin, elabora informe de antecedentes del proceso con el visto bueno de Gerencia Administrativa y Financiera, procediendo a la entrega de todos los documentos a Gerencia General.
Elaboracin antecedentes
Gerencia General
Entrega de propuestas y antecedentes
El Gerente General, con la carpeta de la Invitacin Publica, como encargado del proceso de compra, convoca a la totalidad de las gerencias de rea, y Asesora Legal (ejerce la secretaria) para la apertura de sobres y designacin del comit de calificacin, que debe recaer en el jefe de la unidad solicitante y un funcionario de gerencia administrativa. Asesora Legal, como Secretario de esta instancia, instalado el acto informara sobre el objeto de la convocatoria, publicaciones realizadas, nmero de propuestas presentadas y consideracin de los requisitos para presentacin de propuestas, elaborando el acta circunstanciada para incorporar a la carpeta de antecedentes. Con el qurum correspondiente, previa consideracin de las causales del artculo 40 del Reglamento, proceden o no a la apertura de propuestas. Para el caso de no contar con dos o mas propuestas, se declarara la convocatoria desierta sin apertura de sobre, llamando a una segunda convocatoria, previa consideracin de anlisis de proceso para consignar cualquier modificacin. Para el caso de no contar con ninguna propuesta, se cierre la reunin. Para el caso de contar con dos o ms propuestas, proceden a la apertura y entregan todos los documentos al gerente de rea de la unidad solicitante, para su posterior entrega a la comisin de calificacin.
10
Asesora Legal
Elaboracin acta
11
Comisin de apertura
Apertura propuestas

12 Asesora Legal Devolucin documentos Para el caso de no contar con propuesta, remite carpeta de antecedentes y acta circunstanciada para emisin de nueva convocatoria. Para el caso de contar con una sola propuesta, remite a Jefatura de Unidad Administrativa, el sobre y la carpeta de antecedentes incluida el acta circunstanciada, para nueva publicacin. Procede a la devolucin del sobre sin apertura a la empresa proponente, comunicando la fecha y plazo de la nueva convocatoria. Conjuntamente relaciones publicas, proceden a la publicacin de la segunda convocatoria.
12
Jefatura Administrativa
Devolucin de sobre
13
Comisin de calificacin.
Evaluacin de propuestas
14
Comit de Apertura
Anlisis del proceso
15
Directorio
Conformidad de proceso
Dentro del plazo para presentacin del informe de calificacin (10 das mximo), proceden a la evaluacin de las ofertas, emiten el informe de calificacin, con recomendacin de adjudicacin, o su caso la declaracin de desierta, con la debida justificacin, entregando toda la documentacin, y procediendo a la lectura del informe en reunin de comisin convocada por el Gerente General con el qurum establecido. Efectuada la lectura del informe por el comit de calificacin, analizan el informe, aprueban o rechazan, considerando errores subsanables y no subsanables, procediendo a firmar el acta circunstanciada a cargo del Secretario. Una vez concluido el proceso remiten a Directorio toda la documentacin del proceso para conocimiento y aprobacin, va Jefatura Administrativa quien elabora nota de presentacin firmada por el Gerente General Toma conocimiento del informe emitido por el comit de calificacin y la aprobacin por el Comit de Apertura, para autorizar o rechazar el proceso de evaluacin, remitiendo a Gerencia General, con el respectivo provedo, devolviendo toda la documentacin presentada.
16
Gerencia Administrativa financiera y Jefatura Administrativa
Comunicacin de evaluacin
Gerencia general, enva carpeta de antecedentes incluyendo el informe de evaluacin del comit de calificacin en documento y por correo electrnico institucional a Gerencia Administrativa Financiera, para que via jefatura Unidad Administrativa se haga conocer a todos los oferentes el cuadro de evaluacin de propuestas cono nota firmada por el Gerente General, para que en el plazo de 48 horas procedan a observarla, o aceptarla, enviando nota al correo electrnico de Jefatura de Unidad Administrativa.

17 Jefatura Unidad Administrativa Informe conclusin plazo de 48 horas Concluido el plazo de 48 horas de comunicacin del cuadro de evaluacin a los oferentes, eleva informe a Comit de Calificacin, de la existencia o no de observaciones a la calificacin, con el visto bueno de Gerencia Administrativa Financiera.
18
Comit de calificacin
Informe final de recomendacin
19
Gerencia general
Autorizacin de compra
Con el informe de Jefatura de Unidad Administrativa, de existir observaciones de los oferentes, previa evaluacin dan respuesta aceptando o rechazando. En caso de aceptacin de las observaciones previa consideracin de los errores subsanables y no subsanables, efectan una nueva evaluacin de las propuestas, comunicando resultados va Jefatura Unidad Administrativa y en plazo de 48 horas. Gerencia general como encargada del proceso de compra, autoriza el aviso de adjudicacin al proponente que obtuvo el mayor puntaje, segn recomendacin del comit de calificacin, va Gerencia Administrativa Financiera, e instruye a Asesora Legal elaborar informe de adjudicacin para comunicar a Directorio. Recibe documentacin de todo el proceso y de Gerencia general e instruye a Jefatura de Unidad Administrativa elaborar nota de aviso de adjudicacin al ganador del proceso para presentacin de documentos para firma de contrato y comunica a todos los oferentes que participaron del proceso el nombre de la empresa adjudicataria que obtuvo el mayor puntaje con devolucin de las boletas originales de seriedad de propuesta. Recepcionado los documentos solicitados en nota de adjudicacin, enva por correo electrnico los documentos escaneados a Asesora Legal, para confeccin del contrato y en fsico a Gerencia Administrativa Financiera, para custodia e incorporacin de documentacin a la carpeta de antecedentes del proceso en jefatura Unidad Administrativa. La Comisin de recepcin con visto bueno del gerente de rea en un plazo no mayor a 10 das estipulado en el contrato procede a la recepcin del material, bien o servicio, verificando cantidades, caractersticas y otros establecidos en las especificaciones tcnicas, para emitir informe y posterior envi a Gerencia Administrativa Financiera, para que mediante Jefatura Administrativa envi a la seccin adquisiciones..
20
Gerencia Administrativa Financiera
Aviso de adjudicacin
21
Gerencia general
Entrega documentos
22
Comisin de recepcin

23 Seccin Adquisiciones Registro de la transaccin en el SIIC Con el informe de la comisin de recepcin, contrato suscrito, la factura del proveedor, registra la transaccin en sistema informtico emitiendo la Orden de Pago, y el Comprobante de Ingreso de Materiales, para envi a la Seccin Almacenes.
24
Seccin Almacenes
25
Anlisis del proceso
26
El Gerente Administrativo Financiero verifica el proceso, con la facultad de rechazar la Orden de Pago que no hubieran cumplido con las normas del Reglamento para su correccin o complementacin, en caso de aprobacin de la Orden de Pago firma el comprobante como constancia, para ser remitido al Jefe de la Unidad de Finanzas. El Jefe de la Unidad de Finanzas procede al pago, emitiendo el cheque o traspaso a nombre del proveedor, mediante la seccin cuentas corrientes, comunicando a la Jefatura de la Unidad Administrativa del pago, y enva la carpeta del proceso a Gerencia General.
27
Proceso de pago
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Gerente General
Autoriza el pago
El Gerente General, previa verificacin de firmas de proceso, autoriza el pago con la firma del cheque o la nota de solicitud de traspaso bancario.

29 Unidad Solicitante Recojo del bien o Servicio La unidad solicitante procede al retiro del material, bien o servicio, va OT u OC, o PIM, para materiales fungibles, firmando en conformidad en formulario de egreso de almacenes en formulario que emite el sistema informtico.
30
Categora III.- Nivel 4 Invitacin Publica de $us 50.001,00 adelante
Gerencia o Unidad Solicitante
Directorio
Revisin pliego especificaciones tcnicas
La gerencia o unidad solicitante del rea trabajo correspondiente, efecta el pedido para materiales, bienes o servicios recurrentes, semestralmente para atencin de obras de mantenimiento, operacin, inversin y proyectos singulares, previa verificacin de existencias en almacenes de los materiales o equipos, especificando las caractersticas tcnicas del material, bien, suministro o servicio, con la respectiva certificacin de presupuesto y precio referencial, para remitir a Gerencia General, y derivacin a Directorio para su autorizacin. Similar procedimiento se efectuara para materiales, bienes o servicios no recurrentes, considerando el periodo de ejecucin. Directorio, mediante la comisin correspondiente revisa pliego especificaciones, mismos que remiten informe de aprobacin o solicitud de modificacin o rechazo de los trminos de referencia.
Directorio
Autorizacin de proceso
Directorio con el informe de la comisin revisora remiten a Gerencia General el pliego de especificaciones autorizando el inicio del proceso de Licitacin Pblica. En caso de existir observaciones o rechazo, efecta la devolucin de los trminos de referencia para su correccin o adecuacin, reiniciando el proceso con la aprobacin de la comisin revisora

4 Gerencia General Autoriza inicio operativo de proceso Gerencia general con el provedo de inicio, aprobacin y publicacin de pliego de especificaciones de Directorio, autoriza a Gerencia Administrativa y Financiera, efectuar los procesos operativos, enviando carpeta de antecedentes
Gerencia Administrativa y Financiera
Autoriza publicacin y plazo de presentacin de propuestas
Previa revisin de la carpeta de antecedentes, autoriza a Unidad Administrativa, efectuar la publicacin del proceso, determina el plazo de presentacin de propuestas y el costo del pliego.
Publicacin en un medio de prensa escrita.
Secretaria Directorio
Recepcin de propuestas
Elaboracin antecedentes
Unidad Administrativa en coordinacin con Relaciones Publicas, emiten la publicacin mininamente dos veces una en peridico de circulacin nacional y otro local en da domingo invitando a empresas legalmente establecidas a la presentacin de propuestas en plazo, previo depsito del costo del pliego para estar habilitado. La publicacin debe ser archivada en carpeta de antecedentes y en cronolgico de Relaciones Publicas. Las propuestas deben ser presentadas en Secretaria de Directorio Dentro del plazo previsto de la convocatoria, en libro de actas o registro electrnico, recepcina las propuestas, consignando el nombre o razn social del proponente, la fecha y hora de recepcin, debiendo extender un recibo de constancia. Concluida el plazo de presentacin de propuestas conjuntamente el Secretario de Directorio, proceden a efectuar el acta de cierre de recepcin. Propuesta que sea presentada fuera de hora, no ser recibida, registrando tal hecho en el libro o registro de actas. Con una copia del acta de recepcin, elabora informe de antecedentes del proceso con el visto bueno de Gerencia Administrativa y Financiera, procediendo a la entrega de carpeta de antecedentes a Gerencia General.
Gerencia General
Entrega carpeta de antecedentes
El Gerente General, mediante nota efecta la entrega de la carpeta de antecedentes de la Licitacin Publica en Secretaria de Directorio.

10 Director Secretario Elaboracin acta Directorio como responsable del proceso de compra, instalado el acto, el Director Secretario informara sobre el objeto de la convocatoria, publicaciones realizadas, nmero de propuestas presentadas y consideracin de los requisitos para presentacin de propuestas, elaborando el acta circunstanciada para incorporar a la carpeta de antecedentes. Con el qurum correspondiente, previa consideracin de las causales del artculo 40 del Reglamento, proceden o no a la apertura de propuestas, y designan al Comit de Calificacin, que debe estar compuesta por el gerente de rea, unidad solicitante, un representante por la Gerencia Administrativa Financiera. Para el caso de no contar con dos o mas propuestas, se declarara la convocatoria desierta sin apertura de sobre, llamando a una segunda convocatoria, previa consideracin de anlisis de proceso para consignar cualquier modificacin. Para el caso de no contar con ninguna propuesta, se cierre la apertura de propuestas. Para el caso de contar con dos o ms propuestas, proceden a la apertura y entregan todos los documentos al gerente general, para su posterior entrega a la comisin de calificacin. Para el caso de no contar con propuesta o una sola propuesta, remite carpeta de antecedentes y propuesta sin apertura de sobre con acta circunstanciada para emisin de nueva convocatoria a Gerencia general.
11
Directorio
Apertura propuestas
12
Director Secretario
Devolucin documentos
13
Jefatura Administrativa
Devolucin de sobre
Recepcionado los documentos va Gerencia Administrativa Financiera, procede a la devolucin del sobre sin apertura a la empresa proponente, comunicando la fecha y plazo de la nueva convocatoria. Conjuntamente relaciones publicas, proceden a la publicacin de la segunda convocatoria en los plazos y condiciones autorizadas por Directorio. Dentro del plazo previsto de la segunda convocatoria, en libro de actas o registro electrnico, recepcina las propuestas, consignando el nombre o razn social del proponente, la fecha y hora de recepcin, debiendo extender un recibo de constancia. Concluida el plazo de presentacin de propuestas conjuntamente el Director Secretario, proceden a efectuar el acta de cierre de recepcin. Propuesta que sea presentada fuera de hora, no ser recibida, registrando tal hecho en el libro o registro de actas.
14
Secretaria Directorio
Recepcin de propuestas

15 Unidad Administrativa Elaboracin antecedentes Con una copia del acta de recepcin, elabora informe de antecedentes del proceso con el visto bueno de Gerencia Administrativa y Financiera, procediendo a la entrega de carpeta de antecedentes a Gerencia General.
16
Gerencia General
Entrega carpeta de antecedentes
El Gerente General, mediante nota efecta la entrega de la carpeta de antecedentes de la Licitacin Publica en Secretaria de Directorio.
17
Director Secretario
Elaboracin acta
Directorio como responsable del proceso de compra, instalado el acto, el Director Secretario informara sobre el objeto de la convocatoria, publicaciones realizadas, nmero de propuestas presentadas y consideracin de los requisitos para presentacin de propuestas, elaborando el acta circunstanciada para incorporar a la carpeta de antecedentes. Con el qurum correspondiente, previa consideracin de las causales del artculo 40 del Reglamento, proceden o no a la apertura de propuestas, y designan al Comit de Calificacin, que debe estar compuesta por el gerente de rea, unidad solicitante, un representante por la Gerencia Administrativa Financiera. Para el caso de no contar con dos o mas propuestas, se declarara la convocatoria desierta sin apertura de sobre, llamando a una nueva convocatoria, previa consideracin de anlisis de proceso para consignar cualquier modificacin. Para el caso de no contar con ninguna propuesta, se cierre la apertura de propuestas. Para el caso de contar con dos o ms propuestas, proceden a la apertura y entregan todos los documentos al gerente general, para su posterior entrega a la comisin de calificacin. Dentro del plazo para presentacin del informe de calificacin (10 das mximo), proceden a la evaluacin de las ofertas, emiten el informe de calificacin, con recomendacin de adjudicacin, o su caso la declaracin de desierta, con la debida justificacin, entregando toda la documentacin, y procediendo a la lectura del informe en reunin de Directorio convocada para el efecto con el qurum establecido.
18
Directorio
Apertura propuestas
19
Comisin de calificacin.
Evaluacin de propuestas

20 Directorio Anlisis del proceso Efectuada la lectura del informe por el comit de calificacin, analizan el informe, aprueban o rechazan, considerando errores subsanables y no subsanables, procediendo a firmar el acta circunstanciada elaborada por el Director Secretario. Una vez concluido el proceso remiten a Gerencia general toda la documentacin del proceso para conocimiento y comunicacin de resultados a los proponentes, considerando el Reglamento de Adquisiciones de CESSA Recepcionado la documentacin de Gerencia general, incluyendo el informe de evaluacin del comit de calificacin en documento y por correo electrnico institucional, via Jefatura Unidad Administrativa se haga conocer a todos los oferentes el cuadro de evaluacin de propuestas cono nota firmada por el Gerente General, para que en el plazo de 48 horas procedan a observarla, o aceptarla, enviando nota al correo electrnico de Jefatura de Unidad Administrativa. Concluido el plazo de 48 horas de comunicacin del cuadro de evaluacin a los oferentes, eleva informe a Comit de Calificacin, de la existencia o no de observaciones a la calificacin, con el visto bueno de Gerencia Administrativa Financiera.
21
Gerencia Administrativa financiera y Jefatura Administrativa
Comunicacin de evaluacin
22
Informe conclusin plazo de 48 horas
23
Comit de calificacin
Informe final de recomendacin
24
Directorio
Autorizacin de compra
Con el informe de Jefatura de Unidad Administrativa, de existir observaciones de los oferentes, previa evaluacin dan respuesta aceptando o rechazando. En caso de aceptacin de las observaciones previa consideracin de los errores subsanables y no subsanables, efectan una nueva evaluacin de las propuestas, comunicando resultados va Jefatura Unidad Administrativa y en plazo de 48 horas, procediendo a efectuar los puntos 21 y 22. Para el caso de ratificacin de informe de evaluacin, se enva nota va Gerencia general a Directorio, para continuacin del proceso. Directorio como responsable del proceso de compra, autoriza el aviso de adjudicacin al proponente que obtuvo el mayor puntaje, segn recomendacin del comit de calificacin, va Gerencia general y Gerencia Administrativa Financiera, e instruye a Asesora Legal elaborar informe de adjudicacin de proceso. Reciben documentacin de todo el proceso e instruyen a Jefatura de Unidad Administrativa elaborar nota con firma del Gerente General, de aviso de adjudicacin al ganador del proceso para presentacin de documentos para firma de contrato y comunica a todos los oferentes que participaron del proceso el nombre de la empresa adjudicataria que obtuvo el mayor puntaje con devolucin de las boletas originales de seriedad de propuesta.
25
Gerencia general y Gerencia Administrativa Financiera
Aviso de adjudicacin

25 Gerencia general Recepcin y Entrega documentos Recepcionado los documentos solicitados en nota de adjudicacin, enva por correo electrnico los documentos escaneados a Asesora Legal, para confeccin del contrato y en fsico a Gerencia Administrativa Financiera, para custodia e incorporacin de documentacin a la carpeta de antecedentes del proceso en jefatura Unidad Administrativa. La Comisin de recepcin con visto bueno del gerente de rea en un plazo no mayor a 10 das estipulado en el contrato procede a la recepcin del material, bien o servicio, verificando cantidades, caractersticas y otros establecidos en las especificaciones tcnicas, para emitir informe y posterior envi a Gerencia Administrativa Financiera, para que mediante Jefatura Administrativa envi a la Seccin adquisiciones. Con el informe de la comisin de recepcin, contrato suscrito, la factura del proveedor, registra la transaccin en sistema informtico emitiendo la Orden de Pago, y el Comprobante de Ingreso de Materiales, para envi a la Seccin Almacenes.
26
Comisin de recepcin
27
28
Seccin Almacenes
29
Anlisis del proceso
30
El Gerente Administrativo Financiero verifica el proceso, con la facultad de rechazar la Orden de Pago que no hubieran cumplido con las normas del Reglamento para su correccin o complementacin, en caso de aprobacin de la Orden de Pago firma el comprobante como constancia, para ser remitido al Jefe de la Unidad de Finanzas. El Jefe de la Unidad de Finanzas procede al pago, emitiendo el cheque o traspaso a nombre del proveedor, mediante la seccin cuentas corrientes, comunicando a la Jefatura de la Unidad Administrativa del pago, y enva la carpeta del proceso a Gerencia General.
31
Proceso de pago

32 Gerente General Autoriza el pago El Gerente General, previa verificacin de firmas de proceso, autoriza el pago con la firma del cheque o la nota de solicitud de traspaso bancario.
33
Unidad Solicitante
La unidad solicitante procede al retiro del material, bien o servicio, va OT u OC, firmando en conformidad en formulario de egreso de almacenes en formulario que emite el sistema informtico.
34
Categora IV.- Contratacin por excepcin: Nivel 5: Monto ilimitado, sujeto a causales. Modalidad: Contratacin sin lmite de monto, mediante la cual la Compaa, puede contratar directamente la provisin de bienes o la prestacin de servicios. Responsable: el Directorio. Se podr proceder la contratacin sin excepcin por adjudicacin directa, independientemente del monto de la contratacin, siempre y cuando la mxima autoridad del rgano o ente contratante, mediante acto motivado justifique adecuadamente su procedencia, en los siguientes supuestos: a. Si se trata de materiales o suministros requeridos para la continuidad del proceso de distribucin de energa elctrica y del retardo por la apertura de un procedimiento licitatorio pudiera resultar gravemente afectada la continuidad del mismo. b. Cuando la informacin suministrada por el Registro de Contratistas de los organizaciones especializadas en el rubro de adquisicin indicada que los bienes o servicios a contratar los produce, vende o presta un solo fabricante o proveedor o cuando las condiciones tcnicas de determinado bien, servicio u obra excluyen toda posibilidad de competencia
c. En caso de contratos que tengan por objeto la fabricacin de equipos, la adquisicin de bienes o la contratacin de servicios, en los que no fuere posible aplicar los procedimientos licitatorios, dadas las modalidades bajo las cuales los fabricantes y proveedores convienen en producir o suministrar esos bienes, equipos o servicios.
PASO RESPONSABLE ACTIVIDAD DETALLE
d. En caso de emergencia comprobada dentro del respectivo ente. e. Cuando se trate de servicios bsicos indispensables para el funcionamiento de la institucin. f. Si se trata de obras o bienes regulados por contratos resueltos o rescindidos y del retardo por la apertura de un nuevo procedimiento licitatorio que pudiera resultar en perjuicio para el ente contratante. g. En caso de obras, servicios o adquisiciones que por razones de inters general deban ser ejecutados en un plazo perentorio no mayor de ciento ochenta (180) das hbiles.

1 Gerencia o Unidad solicitante Presentacin de Informe La gerencia o unidad solicitante presenta informe operacional y tcnico de su requerimiento a Gerencia general. Adicionalmente, el Gerente Administrativo Financiero elabora un estudio de anlisis de antecedentes comerciales del material, bien o servicio requerido y la inscripcin en presupuesto. Gerente general, analiza y remite con informe a Directorio.
Gerente general
Anlisis de Solicitud
Anlisis y solicitud de informes
El Gerente Administrativo y Financiero, analiza y remite el proceso al Departamento de Finanzas y Departamento de Planificacin, para certificacin presupuestaria y verificacin de inscripcin en el POA
Directorio
Solicita informe legal
Directorio remite el proceso a Asesora Jurdica para la elaboracin de Informe Legal.
Asesora Jurdica
Elaboracin de informe Legal
Elabora el Informe Legal para su posterior remisin, con nota de envi firmada por Gerencia general.
Gerente general
Presentacin a Directorio
Solicita reunin a Directorio para presentacin y aprobacin de inicio de proceso de compra por excepcin, acompaado de gerencia solicitante y gerencia administrativa financiera.
Directorio
Anlisis de la Solicitud
El Directorio analiza la solicitud, con el qurum correspondiente e instruye la emisin de la resolucin de Directorio autorizando inicio de proceso. Gerencia general comunica la decisin tomada por Directorio a la Gerencia o Unidad Solicitante, y designa un equipo de bsqueda y seleccin del material, bien o servicio.
Gerencia general
Comunicacin de Directorio
Equipo tcnico de bsqueda y seleccin (Compuesta por la Gerencia de rea, unidad solicitante)
Anlisis y bsqueda
El equipo tcnico realiza el estudio y anlisis de existencias en mercado, bajo la supervisin directa del Gerente general.
10
Equipo tcnico de bsqueda y seleccin
Elaboracin de informe
El equipo tcnico elabora el informe tcnico, respaldado con la documentacin generada en el estudio en la que recomienda a la empresa ofertante, y sugiere la adquisicin.
11
Gerente General
Solicita anlisis legal
El Gerente General solicita el anlisis legal para de la opcin presentada.
12
Asesora Legal
Emite opinin legal
Emite la opinin legal sobre la empresa y remite a Gerencia General.
13
Gerencia general
Presentacin a Directorio
Gerencia general solicita a reunin de Directorio.
14
Directorio
Anlisis de las sugerencias
El Directorio analiza los resultados y sugerencias presentadas, en caso de aprobacin autoriza la suscripcin contrato con la Empresa seleccionada.
15
Gerencia general
Firma contrato
Procede a la firma de contrato y solicita a la gerencia de rea o unidad solicitante, proceder con los procesos siguientes.
16
Equipo tcnico
Inspeccin tcnica
El equipo tcnico realiza la inspeccin tcnica de recepcin del material, bien o servicio para la elaboracin de informe de recomendacin.
17
Gerencia Administrativa Financiera
Proceso de pago
El Gerente Administrativo y financiero instruye el pago.
18
Jefatura unidad Administrativa
Recepcin carpeta de procesos
Con la instruccin de pago de GAF, efecta el proceso de requerimiento de almacn, adquisiciones o la unidad solicitante registran el SIIC, proceso de ingreso y salida
19
Asesora Legal
Elaboracin de informe
Elabora el informe del contrato y las condiciones planteadas por la empresa y emite su opinin legal y tramite de adjudicacin para envi a Directorio, va Gerencia general.
20
Jefatura Finanzas
Elabora pago
Con los documentos del proceso, autoriza la emisin de cheque o transferencia de fondos, cono firma de Gerencia general y Administrativa Financiera y archiva todo el proceso.

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IDENTIFICACION 1.1 DENOMINACION DEL PROCESO

Elaboracin en Jefatura Unidad Administrativa : iar

Gerente Administrativo y Financiero

Anlisis de la solicitud y elaboracin de Solicitud de Pago

El Gerente General analiza la solicitud, aprueba el informe y autoriza el pago.

Jefe Unidad Administrativa

Instruye solicitud de pago

Gerente Administrativo y Financiero

Firma de solicitud de pago

Jefe Unidad de Finanzas

El Gerente General analiza la solicitud, aprueba el informe y autoriza el pago.

Elaboracin en Jefatura Unidad Administrativa : iar

Unidad solicitante (rea de trabajo o seccin almacenes)

Solicitud del bien o servicio.

Jefe de la Unidad Administrativa y Gerente de Administrativo Financiero

Elaboracin en Jefatura Unidad Administrativa : iar

Jefatura Unidad Adquisiciones

Recepcin expedientes de procesos

Gerente Administrativo y Financiero

Designacin de comisin para apertura de sobres

Comisin de calificacin y proceso de compra

Instalacin del acto y apertura de Propuestas

Comisin de calificacin y proceso de compra

Elaboracin en Jefatura Unidad Administrativa : iar

Jefe Unidad Administrativa

Devolucin expediente para proceso de compra

Emisin de Pedidos u Ordenes de Compra o Servicios

Gerente Administrativo y Financiero

Designa Comisin de Recepcin

Almacenes o comisin de recepcin

Verificacin de recepcin del material, bien o servicio

Registro de la transaccin en el SIIC

Elaboracin en Jefatura Unidad Administrativa : iar

Jefatura Unidad Administrativa

Anlisis del proceso

Gerente Administrativo Financiero

Verificacin del proceso

Jefe Unidad de Finanzas

El Gerente General autoriza el pago.

Recojo del bien o Servicio

Elaboracin en Jefatura Unidad Administrativa : iar

Solicitud del bien o servicio.

Solicitud del bien o servicio

Solicitud del bien o servicio

Seccin Adquisiciones Seccin Almacenes

Elaboracin en Jefatura Unidad Administrativa : iar

Jefatura Unidad Administrativa

Recepcin expedientes de procesos

Secretaria Comit de Adquisiciones

Comunica recepcin de expedientes con procesos de invitacin directa

Designacin de comisin para apertura de sobres

Comisin de calificacin y proceso de compra

Instalacin del acto y apertura de Propuestas

Elaboracin en Jefatura Unidad Administrativa : iar

Comunica resultados de la evaluacin

Jefe Unidad Administrativa