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OUTSOURCING

Definicin:

La subcontratacin, externalizacin o tercerizacin (del

ingls outsourcing) es el proceso econmico en el cual una empresa mueve o destina los recursos orientados a cumplir ciertas tareas hacia una empresa externa por medio de un contrato. Esto se da especialmente en el caso de la subcontratacin de empresas especializadas. Para ello, pueden contratar slo al personal, caso en el cual los recursos los aportar el cliente (instalaciones, hardware y software), o contratar tanto el personal como los recursos. Por ejemplo, una compaa dedicada a las demoliciones puede subcontratar a una empresa dedicada a la evacuacin de residuos para la tarea de deshacerse de los escombros de las unidades demolidas, o una empresa de transporte de bienes puede subcontratar a una empresa especializada en la identificacin o empaquetacin. La tercerizacin es cada vez ms la respuesta comn a la pregunta que se hacen los empresarios para proporcionar un mejor servicio a los clientes: fabricar o comprar? El outsourcing, combinado con otras tcnicas, est creando un ambiente sofisticado totalmente nuevo en la relacin cliente proveedor. A travs de esta relacin se busca que exista una cooperacin intensa entre el cliente y el proveedor en la que los proveedores adoptan los mismos sistemas que los clientes, de manera de proporcionar as una mejor relacin de trabajo.

Historia: La traduccin al castellano del neologismo ingls outsourcing viene a ser la externalizacin de determinadas reas funcionales (no slo las informticas). Por tanto, aplicado con carcter general, no es un concepto nuevo puesto que responde al acto mediante el cual una organizacin contrata a un tercero para que realice un trabajo en el que est especializado, con los objetivos de reducir costos y / o evitar a la organizacin la adquisicin de una infraestructura propia que le permita la correcta ejecucin del trabajo.

El Outsourcing es una prctica que data desde el inicio de la Era Moderna. Este concepto no es nuevo en Latinoamrica, ya que muchas compaas competitivas lo realizan como una estrategia de negocio.

Delegar responsabilidades y compromisos que no son inherentes a la esencia del negocio ha sido una constante en las organizaciones. Al comienzo de la era post - industrial se inicia la competencia en los mercados globales, y es entonces cuando las empresas deciden que otros asuman responsabilidades, porque no pareca suficiente su capacidad de servicios para acompaar las estrategias de crecimiento.

Hoy en da se habla de volver al inicio y retomar estos conceptos bajo el nombre de Reingeniera de Procesos. La realidad es que siempre se ha hecho outsourcing, pero con una concepcin probablemente equivocada.

Hay que tratar de sacar el mejor provecho posible a un programa de esta ndole y darle valor agregado para obtener una solucin efectiva a los procesos empresariales. A pesar de no ser una prctica comn entre las empresas latinoamericanas, en pases como Venezuela, que hemos experimentado una crisis econmica muy fuerte y que ahora estamos viviendo cambios radicales debido a las presiones socio-econmicas hemos formado una plataforma de lanzamiento para que este tipo de servicios externos se llevara a cabo, dado que para muchas compaas el reducir costos e incrementar la productividad se convirti en la diferencia entre el xito y el fracaso. De hecho, varias empresas que brindaban este servicio lograron la eficiencia sin tener que pasar por algunas etapas, ya que la crisis ayud en el sentido de que no haba otra forma de adaptarse a lo que el mercado y los clientes necesitaban.

Elementos que intervienen:

Contrato: Es un documento de carcter legal que recoge el alcance y caractersticas del servicio de outsourcing. El contrato de outsourcing debe definir los siguientes aspectos: Su duracin. Las condiciones de la cesin de los activos (tanto econmicas como de otro tipo) referidos al momento inicial del acuerdo entre la Administracin y el contratista. Las condiciones de la gestin de los SI a llevar a cabo durante el contrato (nivel de servicio). Las condiciones de recuperacin de la gestin de los SI una vez finalizado el contrato. La propiedad intelectual, especialmente si se traspasa al proveedor la responsabilidad del desarrollo de aplicaciones. Las condiciones previstas para la resolucin del contrato con anterioridad a la fecha de su finalizacin prevista.

Nivel de servicio: El nivel de servicio define el mbito de aplicacin del servicio (operacin, mantenimiento, desarrollo, etc.), para sistemas de informacin concretos y la forma exacta de llevarlo a cabo. Es uno de los puntos ms importantes de un contrato de outsourcing y debe ser fcilmente medible. Para el establecimiento del nivel de servicio suele ser usual la realizacin conjunta, entre la organizacin contratante y la empresa de outsourcing, de las siguientes actividades: Anlisis de viabilidad que defina el mbito de aplicacin.

Anlisis detallado que determine minuciosamente todos y cada uno de los compromisos concretos que van a ser contrados por ambas partes. Activos: Es el conjunto de recursos informticos que son propiedad de la organizacin contratante y que son susceptibles de ser traspasados a la empresa que proporciona el servicio de outsourcing e incluso posteriormente ser recuperados. Estos activos pueden clasificarse en: Fsicos: corresponden al equipamiento fsico de la

organizacin. Lgicos: corresponden al equipamiento lgico bsico. De aplicacin: corresponden al aplicativo existente, tanto a medida como de carcter comercial. Informacin: corresponden a los datos contenidos en los SI. Humanos: corresponden a transferencia de personal, los cuales quedan fuera del alcance de esta gua. Transformacin de costos: Bajo este concepto se engloba

comnmente el hecho de que el outsourcing modifica los conceptos contables relacionados con la gestin informtica. Se transforman los costos del recurso en costos del servicio, los costos fijos en costos variables y las inversiones en gastos desapareciendo los activos. Esto es posible, entre otras razones, gracias a: La fragmentacin del servicio en unidades bsicas (nmina, transaccin, informe, etc.). La tarificacin independiente y fija de cada una de estas unidades.

El pago del servicio de acuerdo con la prestacin real del mismo basada en las unidades realizadas. Plan de pagos: Dadas las peculiaridades del servicio de outsourcing, el plan de pagos establece la forma en que se remunerar el servicio (mensual, cuando se cumplan determinados hitos, etc.), teniendo en cuenta que cada pago podr tener una componente de costo de carcter fijo y otra variable, en funcin del nivel de servicio. As, en los contratos se puede establecer los siguientes tipos de pagos: Precio fijo. Precio variable, por unidad de uso. Precio mixto (parte fija y parte variable). Salidas programadas: El contrato de outsourcing debe prever los mecanismos necesarios para que a la terminacin del mismo sea posible la transferencia de activos y del servicio. Este concepto est relacionado con la terminacin del contrato, puesto que define: Los momentos especficos de tiempo (a un ao de la firma, a dos, etc.) en los que se podr dar ste por finalizado. La posibilidad de cancelacin anticipada del contrato con su correspondiente compensacin econmica. Los plazos de preaviso de resolucin anticipada del servicio. Estas salidas programadas debern quedar reflejadas dentro de alguna de las clusulas del contrato. Gestin de instalaciones: Es el servicio que tiene como objetivo realizar las tareas propias de un Centro de Proceso de Datos (CPD) de una organizacin, consistentes bsicamente en:

Operacin de SI. Gestin de redes. Soporte tcnico.

Este servicio puede proporcionarse va remota desde las instalaciones de la empresa contratada o en las propias de la organizacin contratante y los recursos a utilizar pueden pertenecer a la empresa contratada, a la organizacin contratante o al suministrador del equipo lgico o fsico que se utilice. El concepto de gestin de instalaciones se confunde generalmente con el de outsourcing aunque ste ltimo es ms amplio y lo engloba. Gestin de sistemas: Es un servicio de mayor alcance que el de gestin de instalaciones consistente en: Operacin de SI. Gestin de redes. Soporte tcnico. Mantenimiento de aplicaciones. Integracin de sistemas: Es un servicio que contempla el desarrollo y puesta en marcha de las aplicaciones de una organizacin y cuyo alcance incluye todas las tareas relacionadas con un proyecto de desarrollo de SI: Diseo. Codificacin.

Pruebas. Formacin de usuarios. Implantacin de SI. Este servicio, por sus peculiaridades especficas, es ms difcil de definir y dimensionar que los dos anteriores. Right - sourcing: Este trmino se utiliza para definir la solucin ptima en la eleccin de la empresa a la que se cede el servicio de outsourcing. Como el outsourcing incluye servicios muy diferentes, la eleccin ptima posiblemente supondra no adjudicar el contrato a una nica empresa sino a varias, de modo que cada una efectuase la parte del servicio para la que fuera ms efectiva. Sin embargo, en la prctica no suele hacerse de esta manera, sino que se decide adjudicar el contrato a una nica empresa. In - house: Este concepto se aplica cuando el servicio de outsourcing se produce en las instalaciones de la organizacin contratante del servicio. Off - site: A diferencia del anterior, este concepto se aplica cuando el servicio de outsourcing se produce en las instalaciones de la propia empresa que presta este servicio. Co - sourcing: Algunos expertos predicen que las empresas que mayores beneficios obtendrn en el ao 2000 con el negocio del outsourcing sern aquellas que ofrezcan algn valor aadido a sus clientes. Muestra de esto puede considerarse una modalidad de "externalizacin" surgida recientemente, denominada co-sourcing, que responde a una evolucin ms del mencionado servicio. Con ello, lo que se pretende es que la empresa prestadora del servicio comparta riesgos con aquella que la contrat.

Out - tasking: Una modalidad de outsourcing ms focalizada hacia tareas especficas. As pues, se observa cmo, en algunos casos, el outsourcing transita hacia: Contratos de escala reducida. Se confan menos funciones a la empresa proveedora del servicio. Los servicios estn ms especializados.

El servicio prestado debe ser suficientemente flexible como para adaptarse a cambios de negocio, organizativos o funcionales en la organizacin, as como al entrono tecnolgico. Actividades que se pueden subcontratar: Los que hacen uso intensivo de recursos gastos corrientes o inversin de capital. reas relativamente independientes. Servicios especializados y otros servicios de apoyo. Aquellas sujetas a un mercado rpidamente cambiante y donde es costoso reclutar, capacitar y retener al personal. Aquellas con la tecnologa rpidamente cambiante, que requieren una gran inversin.

Actividades que no se subcontratan: Estrategia. Finanzas corporativas. Control de proveedores. Calidad. Normas ambientales. Seguridad.

La satisfaccin de los requisitos del mercado y reglamentarios. La provisin de administracin y direccin. El mantenimiento de las competencias y el control. La diferenciacin con respecto a los competidores. El mantenimiento de la propia identidad.

Proceso de tercerizacin: La aplicacin de la tercerizacin en las empresas debe hacerse tomando en cuenta dos puntos de vista muy importantes: Se debe encontrar una empresa que ofrezca un servicio igual o mejor que el que se ejecuta internamente. El servicio a ser provisto debe hacerse de manera oportuna, en el menor tiempo y con la mayor calidad posible. Estos dos aspectos determinan claramente, y de una forma simple, un nuevo posicionamiento para las empresas contratadas y contratantes. Segn American Managment Association (AMA), para poner en prctica una tercerizacin estratgica se debe aplicar el siguiente proceso: Transformar a la jerarqua funcional de la estructura organizacional en una representacin del proceso de los roles que cumple cada empleado en la empresa. Con esto se transforma la rgida

organizacin funcional en una representacin del proceso de roles, es decir, que los empleados desempeen una serie de actividades requeridas y que estas se acoplen de forma que las personas de diferentes departamentos puedan trabajar juntas de manera eficiente y eficaz. Combinar varios procesos en unidades de negocio como una nueva estructura organizacional. Las unidades estratgicas de

negocios son pequeos negocios definidos y establecidos como unidades en una empresa mayor, creadas con el fin de asegurar la promocin y el manejo de un cierto producto o servicio como si se tratara de un negocio independiente. Clasificar las unidades del negocio como una capacidad esencial o complementaria para el propsito de la empresa.

Comprometer todas las unidades complementarias del negocio a una estrategia de desarrollo de capacidades independientes. Definir las especificaciones y oportunidad par la compra y venta de los productos o servicios de las unidades complementarias del negocio. Se trata de definir en dnde est la diferencia entre el proveedor interno y las mejores opciones del mercado.

Administrar las iniciativas de tercerizacin a travs de contratos con los proveedores. Evaluar e implementar continuamente cambios adicionales por parte de la red de las unidades de negocio corporativas causadas por consideraciones estratgicas de mercado o internas.