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Ficha Tcnica
Autor : Econ. Carlos Alberto Soto Caedo* Econ. Mara Nancy Percca Rondn** Ttulo : La elaboracin y aprobacin del Reglamento de Organizacin y Funciones (ROF) de una entidad pblica - Parte I Fuente : Actualidad Gubernamental, N 34 - Agosto 2011

de Organizacin y Funciones - ROF por parte de las entidades de la Administracin Pblica. Este dispositivo fue dado el 21.07.06 y publicado en el diario El Peruano el 26.07.06. Lo dispuesto en el D.S. N 043-2006PCM debe adaptarse a la naturaleza y competencias especcas de la entidad pblica. As, por ejemplo, si se trata de una entidad pblica perteneciente al mbito del Poder Ejecutivo (los ministerios son casos tpicos), deber adaptar lo dispuesto en el D.S. N 043-2006-PCM a su particular naturaleza y competencias establecidas en la Ley Orgnica del Poder Ejecutivo, Ley N 29158; lo propio se deber hacer para el caso de los gobiernos regionales (con la Ley Orgnica de Gobiernos Regionales, Ley N 27867) y con las municipalidades provinciales y distritales (Ley Orgnica de Municipalidades, Ley N 27972).

h) i) j) k) l)

Sumario
1. Marco legal 2. mbito de aplicacin 3. Concepto y naturaleza del Reglamento de Organizacin y Funciones (ROF) 4. Criterios para la elaboracin del ROF 5. Criterios para la determinacin de funciones en el ROF 6. Tipo de rganos y unidades orgnicas tpicas de una entidad pblica 7. Criterios para la creacin de unidades orgnicas 8. Del rgano responsable de la elaboracin y formulacin del ROF

2. mbito de aplicacin
Lo dispuesto en el D.S. N 043-2006PCM es de aplicacin de las siguientes entidades de la Administracin Pblica: a) Ministerios de Gobierno. b) Organismos pblicos descentralizados u otros organismos pblicos con calidad de pliego presupuestal adscritos a la Presidencia del Consejo de Ministros o a los ministerios, con independencia de la denominacin formal que las normas les reconozcan. c) Poder Judicial. d) Ministerio Pblico. e) Jurado Nacional de Elecciones. f) Ocina Nacional de Procesos Electorales. g) Registro Nacional de Identicacin y Estado Civil.

1. Marco legal
La elaboracin y aprobacin de un Reglamento de Organizacin de Funciones para toda entidad pblica, salvo algunas excepciones, est regulado a travs del Decreto Supremo N 043-2006-PCM, que aprueba los lineamientos para la elaboracin y aprobacin del Reglamento
* Economista. Magster en Investigacin y Docencia Universitaria. Doctor en Ciencias Financieras. Diplomado en Proyectos de Inversin Pblica, Cooperacin Internacional para el Desarrollo y Gestin Municipal. Ex Jefe del Gabinete de Asesores y Consultores de la Asociacin de Municipalidades del Per (AMPE). Actualmente se desempea como Catedrtico de la Universidad ESAN y de la Escuela Nacional de Control de la Contralora General de la Repblica. ** Economista. Maestras en Economa y Finanzas y Doctorado en Economa. Con Diplomas de Especializacin en Proyectos de Inversin Pblica y Recursos Humanos. Funcionaria Pblica, Docente Universitaria y Consultora en Gestin Pblica.

Consejo Nacional de la Magistratura. Defensora del Pueblo. Contralora General de la Repblica. Tribunal Constitucional. Superintendencia de Banca, Seguros y Administradoras de Fondo de Pensiones. m) Banco Central de Reserva del Per. n) Universidades pblicas, excluyendo su estructura funcional de enseanza (facultades, rectorado, etc.) que se rigen por lo dispuesto en las normas especiales de la materia y las disposiciones previstas por la Asamblea Nacional de Rectores. o) Gobiernos regionales y gobiernos locales, en todos aquellos aspectos no contemplados o que no se opongan a lo que establecen la Ley Orgnica de Gobiernos Regionales y la Ley Orgnica de Municipalidades, respectivamente. p) Los organismos pblicos descentralizados de los niveles regional y local, con independencia de la denominacin formal que las normas les reconozcan. Es importante sealar que las normas contenidas en el D.S. N 043-2006-PCM no son de aplicacin a las empresas que conforman la actividad empresarial del Estado, las que se rigen por la Ley General de Sociedades y las normas especiales que emita el Fonafe para las empresas que se encuentran bajo su mbito.

3. Concepto y naturaleza del Reglamento de Organizacin y Funciones (ROF)

El Reglamento de Organizacin y Funciones (ROF) es considerado el principal instrumento o documento tcnico-normativo

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Informe Especial

La elaboracin y aprobacin del Reglamento de Organizacin y Funciones (ROF) de una entidad pblica

I Parte

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en sus normas de organizacin y funciones. e) Todas las funciones y competencias que las normas sustantivas establecen para una entidad, deben ser recogidas y asignadas a algn rgano de esta. f) Cuidar la coherencia entre asignacin de competencias y rendicin de cuentas. Una entidad debe tener claramente asignadas sus competencias de modo tal que pueda determinarse la calidad de su desempeo y el grado de cumplimiento de sus funciones, sobre la base de criterios de medicin que tiendan a ser objetivos. g) La estructura orgnica de una entidad debe guardar equilibrio entre las necesidades de jerarquizacin de la autoridad y de coordinacin entre rganos. Para ello, los niveles organizacionales y jerrquicos de la entidad deben desarrollarse considerando los rganos que se encuentren debidamente justicados conforme al Informe Tcnico Sustentatorio que elabore la entidad2 y hasta el tercer nivel organizacional solo en los casos en que esto fuere necesario; tal como se establece a continuacin:
Niveles organizacionales 1.er nivel 2. nivel

de gestin institucional de las entidades pblicas. Su propsito central es formalizar la estructura orgnica orientada al esfuerzo institucional y al logro de la misin, visin y objetivos de una entidad pblica. En el ROF se establece: a) La estructura orgnica de la entidad, es decir, el conjunto de rganos interrelacionados racionalmente entre s para cumplir funciones preestablecidas que se orientan en relacin con objetivos derivados de la nalidad asignada a dicha entidad. b) Las funciones generales y especcas de la entidad y de cada uno de sus rganos y unidades orgnicas. c) Las relaciones de coordinacin y control entre rganos, unidades orgnicas y entidades cuando corresponda.

4. Criterios para la elaboracin del ROF

Para la elaboracin del ROF, se deber observar los siguientes criterios de diseo y estructura de la Administracin Pblica1: a) Observar las disposiciones sobre creacin, organizacin y funciones contenidas en las normas que regulan el proceso de modernizacin y descentralizacin del Estado. b) Disear la organizacin con criterios de simplicidad y flexibilidad que permitan el cumplimiento de los nes de la entidad con mayores niveles de eciencia y una mejor atencin a los ciudadanos. c) Observar el principio de especialidad conforme al cual se debe integrar las funciones anes y eliminar posibles conictos de competencia y cualquier duplicidad de funciones entre sus rganos y unidades orgnicas o con otras entidades de la Administracin Pblica. La especialidad se da: c.1) En razn de la tarea a cumplir: las tareas o funciones similares no deben ser ejercidas por ms de un rgano al interior de la entidad. c.2) En relacin con el mbito territorial en el cual se ejerce una funcin: una misma funcin puede ser ejercida por ms de un rgano pero en mbitos territoriales diferentes y claramente delimitados. d) Observar el principio de legalidad de las funciones. Las funciones y actividades que realice la Administracin Pblica a travs de sus dependencias, entidades y organismos deben estar plenamente justicadas y amparadas en las normas sustantivas y reejarse
1 De acuerdo al Decreto Supremo N 043-2006-PCM, Artculo 10.

Niveles jerrquicos Alta Direccin rganos de lnea Unidades orgnicas de rganos de lnea rganos de asesoramiento y rganos de apoyo Unidades orgnicas de rganos de asesoramiento y de apoyo.

3.er nivel

Las unidades orgnicas del tercer nivel deben ser excepcionales y siempre que se encuentren debidamente justicadas conforme al Informe Tcnico Sustentatorio que elabore la entidad, de acuerdo con lo establecido por el Decreto Supremo N 043-2006-PCM.

5. Criterios para la determinacin de funciones en el ROF

A continuacin se consignan los criterios que debern tomar en cuenta las entidades pblicas para la determinacin de sus funciones institucionales y de cada uno de sus rganos y unidades orgnicas3: a) Se debe tener en cuenta las deniciones tcnico-legales sobre funcin, funcin general y funcin especca siguientes:
2 De acuerdo al Decreto Supremo N 043-2006-PCM, la aprobacin del ROF de una entidad pblica deber ampararse en un Informe Tcnico Sustentatorio, cuyas caractersticas son establecidas en esa misma norma. 3 De acuerdo al Decreto Supremo N 043-2006-PCM, artculos 5, 13, 23, 27 y 29.

Funcin. Conjunto de acciones, anes y coordinadas que corresponde realizar a la entidad, sus rganos y unidades orgnicas para alcanzar sus objetivos. Funcin General. Conjunto de acciones que debe realizar la entidad conducente a alcanzar los objetivos y metas de su gestin administrativa. Estas provienen de las normas sustantivas vinculadas a la entidad. Funcin Especca. Conjunto de acciones que deben realizar los rganos y las unidades orgnicas, conducentes a alcanzar los objetivos de la entidad y las metas de su gestin administrativa. b) Las funciones que se determinen deben permitir que los rganos cumplan con lo dispuesto en las normas sustantivas, los sistemas administrativos y las normas de aplicacin general, cuando sea el caso: b.1) Las funciones de los rganos de lnea deben ser el resultado del anlisis realizado en el Informe Tcnico Sustentatorio que obligatoriamente tiene que realizar la entidad pblica que requiere de la aprobacin formal de su ROF. b.2) Las funciones que se derivan de los sistemas administrativos deben ser asumidas por los rganos o unidades orgnicas, dentro de la entidad, que se encuentran vinculados a ellos. Para esto se deber consultar las funciones previstas en la normatividad aplicable a cada sistema (establecidas por el ente rector de cada sistema administrativo), as como aquellas que le sean asignadas de acuerdo al ROF de la entidad. Es importante sealar que los entes rectores no pueden obligar a las entidades pblicas a crear rganos o unidades orgnicas para el cumplimiento de las funciones de los sistemas administrativos ni predenir la ubicacin de estas, con excepcin del rgano de Control Institucional (OCI). b.3) Las funciones que se derivan del proceso de descentralizacin, cuando sea el caso, se incorporan segn lo siguiente: la entidad receptora de funciones (Gobierno Regional o Gobierno Local) debe incorporar en su ROF las funciones generales y especcas plasmadas en el Plan Sectorial de Transferencia de la entidad del poder ejecutivo que transere. La entidad receptora dene el rgano o unidad orgnica responsable de realizar las funciones acreditadas. b.4) Las funciones especcas asignadas a cada rgano se derivan de

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las funciones generales denidas para la entidad. Las funciones correspondientes a las unidades orgnicas se derivan de las funciones denidas para el rgano del que dependen. En todos los casos las funciones derivadas deben ser homogneas y concordantes con aquellas de las cuales se derivan, siguiendo una secuencia jerrquica. c) Las funciones asignadas a un mismo rgano o unidad orgnica deben ser anes, compatibles y/o complementarias. d) Cuando se trate de funciones de coordinacin entre rganos, deber especicarse dicha funcin en cada uno de ellos. e) Cuando se trate de funciones de coordinacin interinstitucional, deber especicarse la institucin con la que aquella se realiza. dades de organizacin que conforman la estructura orgnica de una entidad pblica. Estas unidades de organizacin son, precisamente, las unidades orgnicas conformantes de una estructura orgnica. En conclusin, cuando se alude a los rganos de una organizacin, por extensin, tambin hacemos referencia a sus unidades orgnicas. En los Cuadros Nos 1, 2 y 3 se presentan la clasicacin de rganos y unidades orgnicas tpicas de un Ministerio, Gobierno Regional y Municipalidad, respectivamente. Tambin dichos cuadros consignan descripciones de cada unidad orgnica.

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justica la creacin de una unidad orgnica. c) Si se establece, por la naturaleza de las funciones a desarrollar, la necesidad de independizar ciertos servicios o tareas. La ocurrencia de al menos uno de estos factores es necesaria para la creacin de unidades orgnicas. Sin embargo, ser asimismo necesario evaluar las circunstancias del caso especco as como la justicacin incluida en el Informe Tcnico Sustentatorio que obligatoriamente tiene que realizar la entidad pblica que requiere de la aprobacin formal de su ROF.

7. Criterios para la creacin de unidades orgnicas

Los criterios que justican la creacin de unidades orgnicas son alternativa o concurrentemente los siguientes4: a) Si un rgano de la entidad cuenta con ms de 15 personas. b) Si la carga administrativa que conlleva la funcin que gener la creacin de uno de los rganos de la entidad
4 De acuerdo al Decreto Supremo N 043-2006-PCM, artculo 22.

8. Del rgano responsable de la elaboracin y formulacin del ROF

La conduccin del proceso de elaboracin y formulacin del ROF de las entidades pblicas est a cargo del rgano responsable de las funciones de planeamiento y racionalizacin, o quien haga sus veces. Generalmente, dentro de las entidades pblicas, estas funciones son asumidas por la Ocina de Planicacin y Presupuesto, que comprende en no pocos casos a una unidad orgnica encargada de la Racionalizacin.

6. Tipo de rganos y unidades orgnicas tpicas de una entidad pblica

Se entiende por rganos a las uni-

Cuadro N 1 rganos y Unidades Orgnicas Tpicas de un Ministerio* Tipo de rganos Unidades Orgnicas Tpicas - Despacho Ministerial. - Viceministerios. - Secretara General Descripcin Son los encargados de dirigir el Ministerio, supervisar sus actividades, reglamentar y aprobar polticas pblicas y, en general, ejercer las funciones de direccin poltica y administrativa de la institucin. Son aquellos rganos que representan espacios de consulta y/o coordinacin. Por lo general estn integrados por representantes de organizaciones o gremios del sector y subsectores institucionales en los cuales el Ministerio es la entidad rectora, para que emitan su opinin o recomendacin sobre materias previamente jadas. Sus miembros no son remunerados (participan ad honrem). Es el rgano que conforma el Sistema Nacional de Control; su jefe guarda dependencia funcional y administrativa con la Contralora General de la Repblica. Es el responsable de cautelar, scalizar, evaluar y fomentar la correcta utilizacin de los recursos que moviliza el Ministerio. Es el responsable de la defensa judicial de los derechos e intereses del Ministerio, encargado de la representacin y defensa de la institucin como demandante o demandada.

Tipo de rganos

Unidades Orgnicas Tpicas - Oficina de Cooperacin para el Desarrollo - Oficina de Defensa Nacional - Ocina de Planicacin y Presupuesto - Ocina de Asesora Jurdica - Oficina de Comunicaciones y Relaciones Pblicas - Ocina General de Administracin - Ocina de Tecnologa de la Informacin - Direccin Nacional de (A Denir) - Direccin General de (A Denir)

Descripcin Son los encargados de brindar asesora a los distintos rganos del Ministerio en los asuntos de su competencia.

rganos de Alta Direccin

rganos de Asesoramiento

rganos Consultivos y de Coordinacin

- Consejos Sectoriales - Comits Sectoriales - Consejos Consultivos

rganos de Apoyo

Son los responsables de la administracin interna del Ministerio y de realizar acciones de apoyo administrativo y tcnico a los dems rganos ministeriales.

- Ocina de Control Institucional rgano de Control Institucional

rganos de Lnea

rgano de Defensa Judicial

- P ro c u r a d u r a Pblica

* Realizado de acuerdo a: Ley Orgnica del Poder Ejecutivo, Ley N 29158 y Decreto Supremo N 043-2006-PCM, que aprueba los Lineamientos para la Elaboracin y Aprobacin del Reglamento de Organizacin y Funciones-ROF.

Son los responsables de formular y proponer las normas y acciones de poltica de alcance nacional sobre la materia de su competencia y supervisar su cumplimiento. Los rganos de lnea se estructuran de la siguiente forma: - Direcciones Nacionales. Corresponde en el caso de aquellos ministerios que cuenten con rganos que calican como ente rector de un Sistema Administrativo creado por una norma con rango de Ley. - Direcciones Generales. Corresponde en el caso de Ministerios, con excepcin de la Presidencia del Consejo de Ministros y RR.EE, en cuyo caso corresponder la denominacin de Secretara.

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Tipo de rganos Unidades Orgnicas Tpicas Descripcin Excepcionalmente, en las entidades en las cuales el secretario general ejerce las funciones del viceministro, puede utilizarse la denominacin de Secretara para denominar a los rganos de lnea. A Denir Son los rganos del Ministerio con funciones especcas, asignadas en funcin de un mbito territorial determinado. Actan en representacin y por delegacin dentro del territorio sobre el cual ejercen jurisdiccin. Tipo de rganos Unidades Orgnicas Tpicas - Oficina de Comunicaciones y Relaciones Pblicas - Ocina General de Administracin - Ocina de Tecnologa de la Informacin - Gerencia de Recursos Naturales y Gestin del Medio Ambiente. - Gerencia de Infraestructura. - Gerencia de Desarrollo Social. - Gerencia de Desarrollo Econmico. - Gerencia de Acondicionamiento Territorial. A Denir rganos Desconcentrados Descripcin En el caso de la Secretara del Consejo Regional, su labor se circunscribe al apoyo al Consejo Regional.

rganos Desconcentrados

Son los responsables de prestar y/o producir los bienes y servicios, as como ejecutar y/o promover las actividades y proyectos en benecio de la regin.

Cuadro N 2 Tipo de rganos y Unidades Orgnicas Tpicas de un Gobierno Regional* Tipo de rganos Unidades Orgnicas Tpicas - Consejo Regional. - Presidencia Regional. - Gerencia General Regional. - Consejo de Coordinacin Regional. - Comits Regionales. - Consejos Consultivos. Descripcin Son los encargados de dirigir el Gobierno Regional, supervisar sus actividades, reglamentar y aprobar polticas regionales y, en general, ejercer las funciones de direccin poltica y administrativa de la institucin. Son aquellos rganos que representan espacios de consulta y/o coordinacin. Por lo general estn integrados por representantes de organizaciones sociales o grupos con un inters determinado para que emitan su opinin o recomendacin sobre materias previamente jadas. Sus miembros no son remunerados (participan ad honrem). Es el rgano que conforma el Sistema Nacional de Control; su jefe guarda dependencia funcional y administrativa con la Contralora General de la Repblica. Es el responsable de cautelar, scalizar, evaluar y fomentar la correcta utilizacin de los recursos que moviliza el Gobierno Regional. Es el responsable de la defensa judicial de los derechos e intereses del Gobierno Regional, encargado de la representacin y defensa de la institucin como demandante o demandada. Son los encargados de brindar asesora a los distintos rganos del Gobierno Regional en los asuntos de su competencia.

rganos de Lnea

rganos de Alta Direccin

rganos Consultivos y de Coordinacin

Son los rganos regionales que ejercen competencias por delegacin de la Presidencia Regional, con funciones especcas, asignadas en funcin de un mbito territorial determinado. Actan en representacin y por delegacin dentro del territorio sobre el cual ejercen jurisdiccin.

rgano de Control Institucional

- Ocina de Control Institucional.

Cuadro N 3 Tipo de rganos y Unidades Orgnicas Tpicas de una Municipalidad* Tipo de rganos Unidades Orgnicas Tpicas - Concejo Municipal - Alcalda - Gerencia Municipal Descripcin Son los encargados de dirigir la Municipalidad, supervisar sus actividades, reglamentar y aprobar polticas municipales y, en general, ejercer las funciones de direccin poltica y administrativa de la Municipalidad. Son aquellos rganos que representan espacios de consulta y/o coordinacin. Por lo general estn integrados por representantes de organizaciones sociales o grupos con un inters determinado para que emitan su opinin o recomendacin sobre materias previamente jadas. Sus miembros no son remunerados (participan ad honrem). Es el rgano que conforma el Sistema Nacional de Control; su jefe guarda dependencia funcional y administrativa con la Contralora General de la Repblica. Es el responsable de cautelar, scalizar, evaluar y fomentar la correcta utilizacin de los recursos que moviliza la Municipalidad.
Continuar en la siguiente edicin... * Realizado de acuerdo a: Ley Orgnica de Municipalidades, Ley N 27972 y Decreto Supremo N 043-2006-PCM, que aprueba los Lineamientos para la Elaboracin y Aprobacin del Reglamento de Organizacin y Funciones-ROF.

rganos de Alta Direccin

rgano de Defensa Judicial

- P ro c u r a d u r a Pblica Regional.

rganos de Asesoramiento

- Oficina de Cooperacin para el Desarrollo. - Ocina Regional de Defensa Nacional. - Ocina de Planicacin y Presupuesto. - Ocina de Asesora Jurdica. - Secretara de Consejo. - Secretara General

rganos Consultivos y de Coordinacin

- Consejo de Coordinacin Local - Junta de Delegados Vecinales - Comits Comunales - Consejos Consultivos

rganos de Apoyo

Son los responsables de la administracin interna del Gobierno Regional y de realizar acciones de apoyo administrativo y tcnico a los dems rganos regionales.

rgano de Control Institucional

- Ocina de Control Institucional.

* Realizado de acuerdo a: Ley Orgnica de Gobiernos Regionales, Ley N 27867 y Decreto Supremo N 043-2006-PCM, que aprueba los Lineamientos para la Elaboracin y Aprobacin del Reglamento de Organizacin y Funciones-ROF.

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