Manual de Procedimientos Gestiones 2013

GESTIONES
Procesos administrativos para empresas afiliadas a ARL Colpatria
2013
INTRODUCCIN
Pg
2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16.
REGISTRO DE USUARIOS EN INTERNET NOVEDADES
Pg
Pg 10
ACCIDENTES DE TRABAJO ENFERMEDAD LABORAL PRESTACIONES ASISTENCIALES CONSULTAS POR INTERNET CERTIFICACIONES
Pg 20
Pg 26
Pg 29
Pg 30
Pg 42
CARNET
Pg 44
PAGO DE APORTES CARTERA Y COBRANZA LNEA DE ATENCIN AL CLIENTE SOLICITUDES, QUEJAS Y RECLAMOS LEGISLACIN ARL COLPATRIA BOLETN DE LEGISLACIN DIRECTORIO
Pg 46
Pg 50
Pg 52
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Pg 57
2 Gestiones 2013 Colpatria ARL
INTRODUCCIN
Nos sentimos orgullosos de tenerlo afiliado en ARL COLPATRIA y ponemos a su disposicin GESTIONES 2013, documento de consulta, que tiene como objetivo capacitarlo a usted y a los funcionarios de su empresa, en la realizacin de trmites relacionados con la Administradora de Riesgos. Encontrar informacin de nuestros servicios y temas de inters como: Qu hacer en caso de accidente, cmo comunicarse si tiene alguna inquietud, cmo consultar las ltimas normas en materia de riesgos laborales y salud ocupacional, cmo utilizar los diferentes canales que tenemos para el servicio de empleadores y trabajadores, entre otros. Adicionalmente, en cada captulo hemos incluido los pasos que deben seguir para realizar consultas y transacciones en nuestra pgina de Internet www.arpcolpatria.com, la cual fue diseada pensando en facilitar a las empresas afiliadas los trmites, evitando desplazamientos de su sitio de trabajo y actualizando la informacin en lnea. Recuerde que ste documento tambin puede ser consultado por cualquiera de los funcionarios de su empresa, en nuestra pgina de Internet, en la parte pblica, ingresando por ARL en la pestaa de Valores Agregados. Lo invitamos a hacer de GESTIONES una herramienta que permita acompaarlo en sus procesos administrativos y poder as brindarle nuestros servicios de manera efectiva. ARL Colpatria protege el capital ms valioso, Su gente.
Colpatria ARL Gestiones 2013 3
2. REGISTRO DE USUARIOS EN INTERNET
2.1 REGISTRO DE USUARIOS
on el fin de facilitar la interaccin directa con ARL COLPATRIA, en nuestro portal de Internet podr realizar novedades de ingreso y retiro de trabajadores, actualizar
datos, reportar accidentes de trabajo, consultar y reimprimir reportes de accidente, carnetizar a los funcionarios, actualizar datos de la empresa, consultar los empleados, generar estadsticas de accidentalidad y ausentismo, entre otros; as como la asignacin de las consultas disponibles en la pgina de Internet a los funcionarios que estimen convenientes, mediante perfiles de usuarios as: USUARIO OFICIAL: es la persona de la empresa afiliada, que se encarga de registrar la empresa en la pgina de Internet, permitir la vinculacin de los usuarios operadores a las consultas y transacciones y asignar operaciones a estos usuarios. La persona que se asigne como usuario oficial debe ser preferiblemente el Director o Jefe de Recursos Humanos, pues debe conocer a las personas encargadas de los procesos en la empresa. USUARIO OPERADOR: Son las personas que se encargan de realizar las novedades, consultas, reportes, certificaciones y dems operaciones que le sean asignadas por el usuario oficial.
CMO REGISTRARSE:
Debe ingresar a la pgina de Internet www.arpcolpatria.com y registrarse en la opcin ubicada en la parte superior de la pantalla de ingreso.
Posteriormente debe seleccionar cliente ARL:
Diligencie la informacin que aparecer en la pantalla teniendo en cuenta lo siguiente:
Luego de digitar todos los campos, se le enviar un correo electrnico a la cuenta informada, para confirmar el registro; una vez se realice esta operacin, podr Nombre de la cuenta de usuario: debe escribir el nombre de usuario que desee, puede ser alfanumrico. Ejemplo. Pperez36. Por favor tenga en cuenta que el nombre que digite ser con el que ingresar para realizar sus transacciones. De esta forma debe registrarse Correo electrnico: direccin electrnica del funcionario que est ingresando la informacin. Contrasea: debe ingresar una contrasea de mnimo 6 dgitos, que contenga el usuario oficial y los usuarios operadores que van a utilizar las diferentes opciones que requiere la empresa. maysculas, minsculas, nmeros o caracteres especiales. ingresar con el nombre de usuario y contrasea.
2.1.2 REGISTRO DE EMpRESA

El usuario oficial, debe registrar la empresa de la siguiente forma: Debe ingresar con el nombre de usuario y contrasea; en la pantalla siguiente debe elegir en el botn Opciones Crear empresa nueva:
Aparecer una ventana como la que se observa a continuacin, donde se registrarn los datos de la empresa afiliada a ARL COLPATRIA:
Una vez ingresada la informacin haga clic en el botn Guardar. Al correo electrnico registrado en el formulario de afiliacin, que es el que queda registrado en nuestra base de datos, se enviar un correo electrnico para validar el registro; una vez se valide, el usuario oficial deber ingresar nuevamente al portal ARL con su nombre y contrasea de usuario, una vez elija la aplicacin portal de ARL aparecer con el perfil de oficial de la empresa registrada.
2.1.3 ASIGNACIN DEl pERFIl DE USUARIOS OpERADORES Y ASIGNACIN DE OpERACIONES

El usuario oficial es la persona encargada de vincular los usuarios operadores y de asignarles las consultas o transacciones, para esto se requiere que los usuarios que sern operadores, se hayan registrado previamente en la pgina de Internet. El usuario oficial, debe ingresar a la parte transaccional con su nombre de usuario y contrasea, le aparecer el siguiente men.
En la pestaa Administracin, seleccione la opcin: Usuarios operadores y d clic en el botn Agregar usuarios:
Debe buscar los usuarios que sern operadores, por tipo y nmero de identificacin o por el nombre de usuario que eligi el futuro usuario operador en el momento del registro; una vez lo encuentre, seleccinelo y en la barra inferior, d clic en la opcin Vincular usuario.
Una vez se vincule, haga clic en el botn Regresar e ingrese por la opcin bsqueda de usuarios operadores, all deber ubicar al usuario por tipo y nmero de identificacin o por el nombre de usuario que eligi en el momento del registro; una vez la pgina le muestre la informacin de la persona consultada, deber seleccionarla dando clic sobre el nombre y seleccionar la opcin Asignar Operaciones, que se encuentra en la parte inferior.
All encontrar las consultas y transacciones que puede asignar, eligiendo el tipo y dando clic en Buscar
En la columna izquierda se encuentran las operaciones y/o transacciones disponibles; Con el signo > asigna y con < retira las operaciones.
Una vez se vinculen y se asignen las opciones, los usuarios operadores podrn realizar sus respectivas consultas y/o transacciones.
2.1.4 CAMBIO DE CONTRASEA
Para realizar el cambio de contrasea deber ir a la pantalla de ingreso, hacer clic en el botn Opciones y elegir la opcin correspondiente: En los campos: Contrasea Anterior: digite la contrasea con que ingres al portal. Nueva Contrasea: digite la nueva contrasea. Recuerde que la contrasea debe contener mnimo 6 caracteres con combinacin de maysculas, minsculas, nmeros o caracteres especiales. Luego haga clic en el botn Cambiar Contrasea, aparecer un mensaje avisando que la nueva contrasea se ha enviado al correo electrnico que ingres en el registro.
2.1.5 OlvIDO CONTRASEA Y DESBlOQUEO DE USUARIO
Si no recuerda su contrasea, deber hacer clic en la opcin Olvid su contrasea que se encuentra en la pantalla de inicio de sesin. En el campo tipo de usuario seleccione Cliente ARL, elija el tipo de identificacin y digite el nmero, el sistema mostrar un formulario con preguntas aleatorias que deber responder correctamente; si hay una o varias respuestas equivocadas saldr un mensaje, de lo contrario le llegar un correo electrnico indicando la clave asignada temporalmente para el ingreso al portal. Si recuerda su nombre de usuario y su contrasea pero se bloque por intentos fallidos, deber hacer clic en la opcin Desbloquear mi usuario y responder correctamente las preguntas: si hay una o varias respuestas equivocadas saldr un mensaje; si contest correctamente se le informar que el usuario ha sido desbloqueado.
3.NOvEDADES
P
ara recibir los servicios y prestaciones a los que tienen derecho sus trabajadores, es fundamental que hayan sido afiliados oportunamente y que sus datos estn completos y actualizados.
Una vez el usuario operador ingrese al portal de Internet con su usuario y contrasea, encontrar en la barra horizontal del men, la opcin Transacciones, seleccione Novedades, la cual le permitir realizar Ingresos de trabajadores, Retiros y Actualizacion de informacion del empleado
3.1 NOvEDADES DE INGRESO

El ingreso de un trabajador debe informarse a ARL COLPATRIA de manera inmediata o a ms tardar el da hbil siguiente al que se produjo dicho ingreso (Artculo 15 Decreto 1772 de 1994). Recuerde que la cobertura se inicia a partir del da siguiente calendario a aquel en que fue recibida la novedad de ingreso en la Administradora de Riesgos Laborales. (Artculo 4, literal k, Decreto 1295 de 1994). El portal de ARL COLPATRIA le da la opcin de realizar novedades de ingreso de empleados, de forma individual, por archivo y/o por lote.
3.1.1 INGRESO DE EMplEADO:

Digite el tipo y nmero del documento y d clic en la parte superior izquierda en Consultar Empleado.
Seguido encontrar un formulario, diligencie la informacin solicitada en el formato y seleccione en la parte superior Ingresar Empleado.
Despus de realizada la operacin satisfactoriamente, tiene la posibilidad de imprimir el Comprobante de Ingreso y de carnetizar al trabajador.
3.1.2 INGRESO pOR ARCHIvO:
Esta opcin le permite enviar novedades de ingreso en forma masiva, para lo cual debe utilizar un archivo con la estructura que se define en Descargar Archivo de Ejemplo, tenga en cuenta leer las instrucciones que se muestran en el portal.
Realice el cargue del archivo con la opcin Enviar Archivo.
Una vez se reciba la informacin se validarn los datos y se mostrar en Resultado de Procesos (Ingresos); por la opcin Ver Archivo aparecern los registros que ingresaron correctamente e indicar los que no fueron procesados y la causa. Si hay registros con error deben ser corregidos y enviados en un nuevo archivo.
3.1.3 INGRESOS pOR lOTE

Es similar a Novedad individual, pero estos se van agregando al lote. Una vez escoja la opcin Enviar, se remitirn todas las novedades que se incluyeron en el lote.
3.2 NOvEDADES DE RETIRO:

Los retiros de empleados se deben reportar a ms tardar el da hbil siguiente de la terminacin del contrato; el portal de ARL COLPATRIA le da la opcin de realizar Novedades de Retiro de empleados de forma individual y por archivo.
3.2.1 RETIRO DE EMplEADO:
Digite el tipo y nmero de documento de identidad, fecha de retiro y seleccione Consultar.
Consulte y verifique la informacion resultante, si es correcta dar clic en Retirar Empleado.
3.2.2 RETIRO pOR ARCHIvO:
Esta transaccin le permite enviar novedades de retiro en forma masiva, para lo cual debe utilizar un archivo con la estructura definida en Descargar Arhivo de Ejemplo.
3.3 ACTUAlIZACIN DE DATOS DE EMplEADOS:
Una vez se reciba la informacin se validarn los datos y se mostrarn en Resultado de Procesos (Retiros), por la opcin Ver Archivo, donde se encuentran los registros que se procesaron correctamente y los que no fueron procesados con su causal. Si hay registros con errores deben ser corregidos y enviados en un nuevo archivo. Recuerde que si no tiene acceso a Internet, debe diligenciar en su totalidad el formato de ingreso y/o retiro de trabajadores (Forma ARL OO5-OP-1), por el empleador en letra imprenta, clara y legible, sin tachones ni enmendaduras y radicarlo en la oficina de ARL COLPATRIA ms cercana. Las novedades de ingreso y retiro que se registran mensualmente, a travs de la Planilla Integrada de Liquidacin de Aportes PILA, le indican a ARL COLPATRIA el nmero de das de cotizacin, pero no es el medio adecuado para informar este tipo de movimientos, ya que no se especifica la fecha real ni el orden cronolgico de cada una de las novedades, por lo tanto utilice las opciones descritas anteriormente para el reporte de las mismas. Utilizando estos mecanismos, evitar sanciones legales, saldos en mora y garantizar el cubrimiento de las prestaciones econmicas y asistenciales a sus empleados. Tenga en cuenta que la cobertura de sus empleados se inicia al da siguiente del reporte de la novedad de ingreso y deber pagar aportes hasta el da que reporte la novedad de retiro.
Esta opcin le permite actualizar o corregir la informacin consignada de los empleados que actualmente laboran en su empresa, tales como: Nombres y apellidos. Fecha de nacimiento. Sexo. Cargo. Ciudad Tasa de Riesgo NIT de empresa en misin (si hay empresa en misin) EPS: de acuerdo con la siguiente tabla de cdigos
AFP: de acuerdo con la siguiente tabla
Ocupacin * consulte el listado en pgina www.dane.gov.co - Nomenclatura y clasificaciones - Nacionales - Clasificacin Industrial Internacional un informe de todas las actividades economicas - CIIU
3.4 Otras novedades de personal

Las novedades que se indican a continuacin pueden ser reportadas a travs de la Planilla Integrada de Liquidacin de Aportes PILA. Novedades Permanentes VSP (Variacin del salario permanente) VTE (Variacin tarifa especial) Novedades Transitorias VST (Variacin transitoria del salario) SLN (Suspensin temporal del contrato de trabajo y licencia no remunerada) IGE (Incapacidad General) LMA (Licencia de maternidad) VAC (Vacaciones) VCT (Varios Centros de Trabajo) IPR (Incapacidad Profesional)
3.5 RECOMENDACIONES pARA TENER EN CUENTA
1. 2. 3. 4. 5.
ARL COLPATRIA, solo ampara los riesgos laborales derivados de la actividad que desarrolla el trabajador por cuenta de la empresa que lo afili. Las actividades que desarrolla el trabajador por cuenta de otra persona o por su propia cuenta y riesgo, no estn amparadas por este contrato. Por expresa disposicin legal, las Cooperativas de Trabajo Asociado, no pueden actuar como intermediarias para la afiliacin de trabajadores al Sistema General de Seguridad Social, ni como empresas de servicios temporales para suministro de personal. Los conductores de vehculos de servicio pblico para transporte de carga o de pasajeros (taxis, buses, camiones, furgones, etc.) deben ser contratados directamente por la empresa de transportes a la cual est afiliado el vehculo que conducen. Los servicios de vigilancia, transporte de valores y escoltas, deben ser contratados y prestados por empresas de vigilancia privada, debidamente autorizadas por la Superintendencia de Vigilancia Privada. Si se trata de una asociacin o de una agremiacin que sirve como intermediaria para la afiliacin colectiva de trabajadores independientes al Sistema General de Seguridad Social, debe estar debidamente autorizada por el Ministerio del Trabajo para ese fin. En todo caso, esa afiliacin no ampara los riesgos de las actividades que desarrolle el trabajador en virtud de un contrato de trabajo. La asociacin o agremiacin no puede actuar como empresa de servicios temporales para suministro de personal.
4. ACCIDENTES DE TRABAJO
4.1 PROCEDIMIENTO EN CASO DE ACCIDENTE DE TRABAJO
n caso de presentarse un accidente de trabajo en su empresa, comunquese a cualquier hora del da o de la noche, con LNEA MDICA COLPATRIA a los telfonos:
3. LNEA MDICA COLPATRIA direccionar la atencin a la clnica ms adecuada y coordinar el traslado en caso de ser necesario, segn criterio mdico. 4. Diligencie el reporte de accidente de trabajo, registrndolo va Internet, si no cuenta con el usuario para realizarlo,
01-8000-514045 o 01-8000-514046 En Bogot al PBX: 4235757. Opcin 1 Celular: 315 3356333
tambin lo puede reportar diligenciando el formato fsico (FORMA-ARL 015) para ser radicado en la oficina de ARL COLPATRIA ms cercana. 5. En caso de tratarse de una urgencia vital, traslade al paciente a la clnica o al hospital ms cercano e informe a la LNEA MDICA COLPATRIA 6. Una vez el trabajador ingresa a la institucin de salud, la IPS se comunicar con la LNEA MDICA COLPATRIA para solicitar la autorizacin de la atencin mdica.
1. Informe el nombre de la empresa afiliada, nombre y cdula del trabajador accidentado, el tipo de lesin sufrida y la direccin donde se encuentra. 2. Si requiere orientacin de primeros auxilios, solictela a la persona que lo atiende en la lnea.
Recuerde que los telfonos de la LNEA MDICA COLPATRIA los encuentra en la parte posterior del carnet; el servicio se presta las 24 horas del da y 7 das a la semana. Nota: El accidente de trabajo debe ser reportado simultneamente a la ARL COLPATRIA y a la EPS a la que se encuentre afiliado el trabajador accidentado, dentro de los 2 das hbiles despus de ocurrido el evento, en cumplimiento con la resolucin 156 de 2005 art. 3 y decreto 1295 de 1994 art 62. ARL COLPATRIA ha establecido un contrato de Asistencia Internacional para viajeros, que cubre la atencin mdica de urgencias que se presente a los trabajadores afiliados, cuando se encuentren trabajando fuera del pas.
Para acceder al servicio se requiere llamar a los siguientes telfonos:

USA: 18773171778 CANAD: 18667718263 RESTO DEL MUNDO: (57) 1 + 6337734
La presentacin del carnet NO es necesaria para acceder a los servicios asistenciales.
4.2 ATENCIONES pOSTERIORES Al ACCIDENTE DE TRABAJO

Para los eventos programados tales como citas de control, exmenes de laboratorio o especializados, interconsultas y dems servicios que NO SEAN DE CARCTER URGENTE, el trabajador deber solicitar la autorizacin en la oficina de ARL COLPATRIA; si se encuentra en una ciudad en la cual no hay oficina, la IPS se comunicar con la lnea mdica Colpatria para obtener la autorizacin de los servicios mdicos solicitados.
Tenga en cuenta que para acceder a una cita mdica debe llevar El Reporte de Accidente previamente radicado. Orden original expedida por el Mdico tratante y/o copia de la historia clnica, donde se describa cul es el servicio solicitado. Indicar nombre completo, nmero de cdula, telfono y celular donde pueda ser contactado el trabajador afiliado que requiere el servicio mdico.
4.3 REGISTRO DE ACCIDENTE
Es accidente de trabajo todo suceso repentino que sobrevenga por causa o con ocasin del trabajo, y que produzca en el trabajador una lesin orgnica, una perturbacin funcional o psiquitrica, una invalidez o la muerte. Es tambin accidente de trabajo aquel que se produce durante la ejecucin de rdenes del empleador, o contratante durante la ejecucin de una labor bajo su autoridad, an fuera del lugar y horas de trabajo. Igualmente se considera accidente de trabajo el que se produzca durante el traslado de los trabajadores o contratistas desde su residencia a los lugares de trabajo o viceversa, cuando el transporte lo suministre el empleador. Tambin se considerar como accidente de trabajo el ocurrido durante el ejercicio de la funcin sindical aunque el trabajador se encuentre en permiso sindical siempre que el accidente se produzca en cumplimiento de dicha funcin. De igual forma
se considera accidente de trabajo el que se produzca por la ejecucin de actividades recreativas, deportivas o culturales, cuando se acte por cuenta o en representacin del empleador o de la empresa usuaria, cuando se trate de trabajadores de empresas de servicios temporales que se encuentren en misin.
4.4 CMO REPORTAR UN ACCIDENTE DE TRABAJO
Recuerde que el informe de accidente de trabajo del empleador puede enviarse a travs del portal www.arpcolpatria.com Si no cuenta con acceso a Internet, elabore el Informe de Accidente de Trabajo del Empleador forma ARL-015, el cual debe ser diligenciado en su totalidad y con letra legible. El original debe ser entregado al trabajador para su atencin ante la IPS o EPS, la primera y segunda copia deben ser presentadas en nuestras oficinas para la radicacin y devolucin al empleador con el respectivo sello. Cuando el reporte sea remitido a travs de nuestra pgina web, se deber imprimir una copia para la entidad que presta el servicio asistencial. El empleador tambin debe reportar el accidente de trabajo a la Entidad Promotora de Salud a la cual se encuentre afiliado el trabajador, en cumplimiento de los artculos 21 y 62 del Decreto 1295 de 1994, del artculo 11 del Decreto 2800 de 2003 y del artculo 3 de la resolucin 156 de 2005 del ministerio de la proteccin social. Finalmente, es importante recordar que todo accidente de trnsito debe ser atendido con cargo al Seguro Obligatorio Accidentes de Trnsito (SOAT), hasta agotar los lmites establecidos. Posteriormente la atencin se har por cuenta de la EPS, o por cuenta de ARL COLPATRIA si es un accidente laboral. Para los eventos recreativos, deportivos y culturales se debe notificar con anticipacin a la realizacin del evento, anexando el listado con los nombres y documentos de identidad de los participantes, enviando esta informacin al correo asistencia1@ui.colpatria.com. Lo anterior con el fin de ofrecer una oportuna atencin en caso de la ocurrencia de un accidente.
Procedimiento para el reporte de accidentes por Internet

El portal ARL COLPATRIA, ofrece una opcin en la que se puede realizar el reporte de accidentes por la pgina de Internet de empleados afiliados a ARL Colpatria. En la barra horizontal del men encontrar Transacciones, seleccione Accidentes y se abrirn las opciones de registro, reimpresin, aviso y certificacin de accidentes.
Digite tipo y nmero de documento y d clic en Buscar.
Encontrar el formulario de reporte de accidente, el cual debe ser diligenciado en su totalidad. Una vez registrada la informacin y enviado el reporte de accidente, podr realizar la impresin del formato fsico con el sello de recibido por ARL Colpatria, con la fecha y hora. Tenga en cuenta que el campo descripcin de accidentes es ilimitado.
4.6 REIMpRESIN
Podr reimprimir los reportes de accidentes que han sido radicados tanto por Internet como en fsico o en oficinas, para este ltimo caso deber esperar a que se hayan recibido y grabado por ARL COLPATRIA. Tenga en cuenta que existen dos formas de bsqueda del documento que desea reimprimir: Criterios de bsqueda En esta opcin podr realizar una bsqueda por fecha de accidente o fecha de radicacin, seguido de Buscar. En la parte inferior aparecer el resultado de la bsqueda, con doble clic sobre el nmero de identificacin, encontrar el formulario, el cual puede imprimir.
1.
2.
Nmero de Confirmacin Una segunda forma de bsqueda, es con el nmero de confirmacin del reporte del siniestro inicial.
4.7 AvISO DE ACCIDENTE

ARL COLPATRIA ha puesto a su disposicin una opcin que le permitir estar informado de los accidentes ocurridos a los trabajadores de su empresa, que han requerido atencin mdica y que an no han sido reportados por su Empresa a la Administradora de Riesgos. Ingrese por Aviso, Nueva consulta y Accidentes no Formalizados. Si lo desea podr oficializar y enviar el accidente seleccionado en la pgina de Internet
Para realizar la consulta de avisos de accidente, encontrar dos opciones: Todos y Rango de fecha.
Todos: Seleccione el tipo de informe que necesita (Accidentes Formalizados o no Formalizados), seguido de clic en Enviar.
La pantalla le
muestra en RESULTADO DE PROCESOS, el
consolidado que puede ver en detalle dando clic en Ver Resultado.
4.8 CERTIFICACIN DE ACCIDENTAlIDAD

Esta opcin le permite generar la certificacin de accidentalidad reportada por la empresa: contiene tres criterios de bsqueda de acuerdo a la necesidad, seleccione el que ms se ajuste y seguido de clic en Aceptar.
El resultado del proceso aparecer de una lista de consultas realizadas, seleccione de acuerdo a la Fecha Estado dando clic en Nombre Archivo.
La certificacin final la puede obtener seleccionando un solo empleado, seguido d clic en Certificacin.
O dando clic en la opcin Certificar todos ubicada en la parte inferior izquierda de la pantalla.
5. ENFERMEDAD LABORAL
Es enfermedad laboral la contrada como resultado de la exposicin a factores de riesgo inherentes a la actividad laboral o del medio en el que el trabajador se ha visto obligado a trabajar.
014; el cual debe ser diligenciado completamente teniendo en cuenta lo siguiente: Los literales I y II deben ser diligenciados por la empresa. El literal III debe ser diligenciado por el mdico tratante. Los literales IV, V y VI deben ser diligenciados por la empresa o el mdico tratante.
Trmite para la reclamacin por enfermedad laboral
1. 2. 3.
Para la reclamacin, el empleado debe presentar comunicacin donde se informe a la ARL anterior a la que se encontraba afiliado el trabajador, junto con el Informe de Enfermedad Laboral del Empleador o Contratante, forma ARL-
De igual forma se deben anexar los siguientes documentos: Concepto de origen de la EPS del trabajador. Examen mdico de ingreso, peridico y de retiro (si lo realizan) o certificacin del empleador en donde informe que no se efectuaron dichos exmenes. Anlisis del puesto de trabajo o medicin ambiental. Certificacin de cargos y labores efectuadas por el empleado en toda su vida laboral o en los ltimos 10 aos. Historia clnica completa de toda su vida laboral o de los ltimos 10 aos. Disposiciones de salud ocupacional de la empresa, a las cuales se encontraba sometido el trabajador. Direccin y telfono actualizado del empleado. La atencin inicial de urgencia de los afiliados al sistema, derivados de accidentes de trabajo o enfermedad profesional, podr ser atendida por cualquier institucin prestadora de servicios de salud, con cargo al Sistema General de Riesgos Laborales.
A continuacin se muestra un ejemplo del diligenciamiento del formulario de Enfermedad Laboral.
6. pRESTACIONES ASISTENCIAlES
Todo trabajador que sufra un accidente de trabajo o una enfermedad laboral tendr derecho, segn sea el caso a: Asistencia mdica, quirrgica, teraputica y farmacutica. Servicios de hospitalizacin. Servicio odontolgico. Servicios auxiliares de diagnstico y tratamiento. Prtesis y rtesis, su reparacin y su reposicin solo en casos de deterioro o desadaptacin, cuando a criterio de rehabilitacin se recomienda. Rehabilitacin fsica y laboral. Gastos de traslado en condiciones normales, que sean necesarios para la prestacin de estos servicios. Los gastos derivados de los servicios de salud prestados y que tengan relacin directa con la atencin del riesgo laboral, estn a cargo de la entidad Administradora de Riesgos Laborales correspondiente. (Decreto 1295/94. Artculo 5.)
7. CONSUlTAS pOR INTERNET

L
a opcin de Consultas le permite obtener informacin de empleados, de prestaciones econmicas, de datos de la empresa, los cuales pueden ser actualizados y tambin le permite conocer la estadstica de accidentalidad y ausentismo. A continuacin se explica cada una de estas herramientas.
7.1 CONSUlTAS
A travs de esta opcin podr realizar la consulta de los empleados activos e inactivos. D clic en Nueva consulta:
3.
Consulta por Criterio de Bsqueda: esta opcin le permite realizar la bsqueda por diferentes criterios como son: fecha de ingreso, departamento y municipio, tasa de riesgo o empresa en misin; elija aquella que se ajusta a sus necesidades y d clic en Enviar. El resultado de esta bsqueda lo podr ver en detalle dando clic en Ver Detalle.
Se puede realizar por tres opciones: documento, criterios de bsqueda o por todos. Consulta por Documento: esta opcin solo requiere el tipo y el nmero de documento del empleado a consultar, diligencie esta informacin y d clic en Enviar.
1.
2.
Consulta todos: esta opcin le permite obtener la informacin de los trabajadores vigentes y retirados de la empresa; dando clic en Ver Resultado podr tener el detalle de la consulta.
Con la opcin Nueva Consulta, y desplegando la pestaa tipo de prestacin, encontrar los criterios de bsqueda
7.2 CONSUlTA Y/O ACTUAlIZACIN DATOS DE lA EMpRESA

Esta opcin le da la oportunidad de ver y corregir los datos de su empresa e imprimir el comprobante si as lo desea, dando clic en Aceptar. Tenga en cuenta que slo se podrn realizar cambios en los campos activos. Elija el tipo de prestacin a consultar; tenga en cuenta que para realizar la consulta de incapacidad temporal existen tres opciones de bsqueda: fecha de radicacin de la incapacidad, nmero de documento y por estado, fecha o medios de pago.
7.3 CONSUlTA DE pRESTACIONES

Para las dems funciones es necesario el tipo y nmero de
A travs de esta opcin usted podr realizar la consulta de prestaciones econmicas tales como: incapacidades temporales, indemnizacin por prdida parcial, pensin, y auxilio funerario.
documento del empleado.
D clic en Ver archivo y obtendr el detalle de este resultado.
7.3.1 pAGO DE INCApACIDADES TEMpORAlES
Se entiende por incapacidad temporal, aquella que segn el cuadro agudo de enfermedad o lesin que presente el afiliado al Sistema General de Riesgos Laborales, le impida desempear su labor por un tiempo determinado. Todo afiliado a quien se le define una incapacidad temporal, recibir un subsidio equivalente al cien por ciento (100%) de su salario base de cotizacin, calculado desde el da siguiente de ocurrido el accidente de trabajo y hasta el momento de su rehabilitacin, readaptacin o curacin, o de la declaracin de su incapacidad permanente parcial, invalidez o muerte. Por enfermedad laboral, se dar el mismo subsidio calculado desde el da siguiente de iniciada la incapacidad correspondiente a una enfermedad diagnosticada como laboral. El pago de la incapacidad temporal ser asumido por las Entidades Promotoras de Salud, en caso que la calificacin de origen en la primera oportunidad sea comn. Por la Administradora de Riesgos Laborales en caso que la calificacin del origen en primera oportunidad sea laboral, si existiese controversia continuarn cubriendo dicha incapacidad temporal de esta manera, hasta que exista un dictamen en firme por parte de la Junta Regional o Nacional si se apela a sta. Cuando el pago corresponda a la Administradora de Riesgos Laborales y est en controversia, sta pagar el mismo porcentaje estipulado por la normatividad vigente para el rgimen contributivo del Sistema General de Seguridad Social en Salud, una vez el dictamen est en firme podrn entre ellas realizarse los respectivos rembolsos y la ARL reconocer al trabajador la diferencia en caso de que el dictamen en firme indique que corresponda a origen laboral. Cuando se trate de un accidente o una enfermedad de origen comn, las incapacidades posteriores a los primeros 180 das que pag la EPS, deben ser reconocidas y pagadas por el Fondo de Pensiones. CMO RECLAMAR UNA INCAPACIDAD TEMPORAL Para tramitar el pago de la incapacidad temporal se deber presentar en nuestras oficinas, el original del Certificado de Incapacidad expedido en el formato de la EPS a la cual se encuentra afiliado el trabajador o de la red asistencial de ARL
COLPATRIA (no se aceptan fotocopias), junto con una carta de solicitud. Para que el certificado de incapacidad sea vlido no debe presentar tachones ni enmendaduras, y debe contener por lo menos la siguiente informacin: nombre del paciente, nmero de cdula, nmero de das de incapacidad en nmero y/o letras especificando la fecha de inicio, diagnstico, firma y registro del mdico tratante. El certificado de incapacidad debe ser expedido en papel membreteado de la EPS a la cual se encuentre afiliado el trabajador o de la red asistencial de ARL COLPATRIA. Para su control, la copia del certificado de incapacidad llevar un sello de radicacin, en el momento de la recepcin en nuestras oficinas. Por favor tener en cuenta que si el mdico laboral da un concepto mdico para el retorno laboral del trabajador, durante el tiempo que est vigente ese concepto, no se reconocer subsidio por incapacidad temporal. El pago de las incapacidades temporales se puede realizar en cheque, por descuento en la planilla de autoliquidacin o por abono en cuenta. Si desea que la forma de pago sea por planilla de autoliquidacin o por abono en cuenta, debe solicitar un formulario, diligenciarlo y entregarlo junto con una comunicacin de la empresa, en nuestras oficinas. Si la forma de pago es autoliquidacin de aportes debe tener en cuenta que la ARL Colpatria mensualmente le har entrega de la hoja de liquidacin de las incapacidades pagadas durante el mes indicando, el nmero de autorizacin y el valor a autoliquidar por dicho concepto, el correcto diligenciamiento de la planilla de aportes es vital para evitar inconvenientes con la aplicacin de los recaudos y pago de incapacidades.
Recuerde que para un mejor servicio, agradecemos radicar la incapacidad a ms tardar dentro de la semana siguiente a la fecha de expedicin de la misma.
7.3.2 INCAPACIDAD PERMANENTE PARCIAL

Se considera como incapacitado permanente parcial, al afiliado que como consecuencia de un accidente de trabajo o de una enfermedad laboral, presenta una disminucin definitiva, igual o superior al cinco por ciento (5%), pero inferior al cincuenta por ciento (50%) de su capacidad laboral, para lo cual ha sido contratado o capacitado. La incapacidad permanente parcial se presenta cuando el afiliado al Sistema General de Riesgos Laborales, como consecuencia de un accidente de trabajo o de una enfermedad laboral, sufre una disminucin parcial, pero definitiva en alguna o algunas de sus facultades para realizar su trabajo habitual, en los porcentajes establecidos en el prrafo anterior. En el caso que dicha incapacidad sea causada por una enferEl monto de la indemnizacin es proporcional al dao sufrido, en una suma no inferior a dos salarios base de liquidacin, ni superior a 24 veces su salario base de liquidacin. Para el pago de la incapacidad permanente parcial es necesario que exista el reporte de accidente de trabajo o enfermedad laboral, que el afiliado haya recibido el tratamiento mdico posible para su recuperacin y que haya sido valorado por el mdico laboral. medad laboral, el trabajador debe informar y aportar certificado de las anteriores ARL a las que ha estado afiliado, indicando los salarios cotizados a dichas entidades y pagos realizados por concepto de prestaciones mediante una comunicacin radicada en las oficinas de ARL COLPATRIA. El trabajador puede recibir el pago de la indemnizacin por incapacidad permanente parcial sin perjuicio del derecho que tiene a ser calificado por las Juntas de Calificacin de Invalidez. Los empleadores estn obligados a ubicar al trabajador incapacitado parcialmente en el cargo que desempeaba o a proporcionarle un trabajo compatible con sus capacidades y aptitudes, para lo cual debern efectuar los movimientos de personal que sean necesarios. Con ese propsito, una vez se califique la prdida de capacidad laboral, el mdico laboral expedir un concepto para el retorno laboral del trabajador que debe ser acatado por el empleador.
7.3.3 pENSIN DE INvAlIDEZ

Se considera invlida a la persona que por causa de un accidente de trabajo o enfermedad de origen laboral, no provocada intencionalmente, hubiese perdido el cincuenta por ciento (50%) o ms de su capacidad laboral. Cuando la invalidez es superior al cincuenta por ciento (50%) e inferior al sesenta y seis por ciento (66%) tendr derecho a una pensin de invalidez equivalente al sesenta por ciento (60%) del ingreso base de liquidacin. Cuando la invalidez es superior al sesenta y seis por ciento (66%) tendr derecho a una pensin equivalente al setenta y cinco por ciento (75%) del ingreso base de liquidacin. Si el pensionado por invalidez requiere del auxilio de otro u otras personas para realizar las funciones elementales de su vida, el monto de la pensin se incrementar en un quince por ciento (15%). La calificacin de invalidez la realizar la Administradora de Riesgos Laborales y las Juntas de Calificacin de Invalidez. Para el pago de la pensin de invalidez se deben remitir a la oficina de ARL COLPATRIA los siguientes documentos:
7.3.4 pENSIN DE SOBREvIvIENTES

Si como consecuencia del accidente o de la enfermedad laboral sobreviene la muerte del afiliado o muere un pensionado por riesgos laborales, tendrn derecho a la pensin de sobrevivientes las siguientes personas:
Cnyuge y/o compaero(a) permanente. Hijos menores de 18 aos o hasta 25, si estudian y dependen econmicamente. A falta de cnyuge y/o compaero (a) e hijos con derecho, la pensin corresponde a los padres del trabajador fallecido, siempre y cuando acrediten dependencia econmica de ste. Si no hubiese cnyuge, hijos ni padres con derecho, la pensin corresponder a los hermanos invlidos, siempre y cuando dependan econmicamente del trabajador.
El monto mensual de la pensin de sobrevivientes ser, segn Fotocopia de la cdula del afiliado Fotocopia de la cdula del cnyuge y/o compaero(a) permanente o padres del afiliado. Fotocopia autntica con nota marginal del registro civil de matrimonio o declaracin de convivencia Fotocopia autntica con nota marginal del registro civil de nacimiento de los hijos (si fuera el caso). Certificados originales de supervivencia de los beneficiarios (afilado, cnyuge o padres e hijos; para los casos en que se presentan beneficiarios hijos con edad entre 18 y 25 aos debe anexar original de certificado de estudios). Diligenciar una nueva afiliacin al Sistema General de Seguridad Social en Salud (EPS), en condicin de pensionado (Fotocopia). sea el caso: a. Por muerte del afiliado, el setenta y cinco por ciento (75%) del salario base de liquidacin; b. Por muerte del pensionado por invalidez, el cien por ciento (100%) de lo que aquel estaba recibiendo como pensin. Cuando el pensionado disfrutaba de la pensin reconocida con fundamento en el literal c) del artculo 10, ley 776 de 2002, la pensin se liquidar y pagar descontando el quince por ciento (15%) que se le reconoca al causante. Ninguna pensin de las contempladas en esta ley podr ser inferior al salario mnimo legal mensual vigente, ni superior a veinte (20) veces este mismo salario.
En el evento en que se presente el fallecimiento de un afiliado en accidente de trabajo, se debe entregar la siguiente documentacin:
Certificacin de la EPS sobre el valor de los aportes de los ltimos seis meses anteriores a la fecha del accidente. Fotocopia del acta de levantamiento del cadver. Ubicacin del domicilio y nmero telefnico de los beneficiarios. Fotocopia de la cdula del afiliado. Fotocopia de la cdula del cnyuge y/o compaero(a) permanente o los padres segn corresponda. Fotocopia autntica del registro civil de defuncin. Fotocopia autntica del registro civil de matrimonio con nota marginal o declaracin de convivencia. Registro civil del afiliado. Fotocopia autntica del registro civil de nacimiento de los hijos (si fuera el caso). Para los casos en que se presentan hijos con edad entre los 18 y 25 aos, debe anexar original del certificado de estudios que indique el nombre del programa, duracin, intensidad horaria y jornada. Copia informe de la Fiscala. Fotocopia de la hoja de vida del afiliado. Fotocopia de la bitcora o registro de turnos de la Fotocopia de la afiliacin a EPS y caja de compensacin. Certificado expedido por la Administradora de Fotocopia del contrato laboral. Fondo de Pensiones y Cesantas (AFP) a la cual estaba afiliado el empleado, en el que indique si estn tramitando o pagando pensin. empresa si se trata de un conductor o vigilante. Fotocopia del croquis del accidente de trnsito y del informe de polica (si fuera el caso), as como de las tarjetas de propiedad de los vehculos involucrados en el accidente (Pliza, SOAT y tarjeta de propiedad). Fotocopia del protocolo de necropsia. Si la empresa afiliada es una cooperativa de trabajo asociado, fotocopia del contrato entre la cooperativa y la empresa donde se accident el trabajador.
7.3.5 AUXIlIO FUNERARIO
7.4 ESTADSTICAS DE ACCIDENTAlIDAD Y AUSENTISMO

Las estadsticas de accidentalidad son instrumentos para la prevencin, promocin y control de los factores y condiciones que generen riesgos laborales, al facilitar la definicin de planes de accin tendientes a controlar su ocurrencia. ARL Colpatria ha diseado un aplicativo que, a partir de los
El auxilio funerario ser reconocido a la persona que compruebe haber sufragado los gastos del funeral de un afiliado o de un pensionado por invalidez del Sistema de Riesgos Laborales, en un monto equivalente al ltimo salario base de cotizacin. No podr ser inferior a 5 salarios mnimos legales vigentes ni superior a 10 o al valor de la ltima mesada pensional recibida. Para tramitar el pago se deben presentar las facturas de los servicios funerarios, en original y una carta de la funeraria en la que se informe la persona que contrat estos servicios, adems si es un tercero quien comprueba sufragar los gastos, deber aportar autorizacin escrita de los beneficiarios de la pensin para realizar el pago de dicha prestacin. datos registrados en sus sistemas de informacin, permite la realizacin de reportes que definen y caracterizan la accidentalidad de una empresa, facilitando la adopcin de planes especficos de control de accidentes. As mismo, proporciona informacin a partir de la cual se puede realizar seguimiento a la evolucin de la accidentalidad en la empresa, usando ndices aceptados generalmente. Para generar las estadsticas de accidentalidad, se ingresa por el vnculo Consultas / Accidentalidad Ausentismo / Estadsticas de accidentalidad / Nueva Solicitud.
En la pantalla siguiente se debe incluir:
Formato de reporte: Seleccionar Accidente de Trabajo Tipo de reporte: Seleccionar Totalizado Valor de K: Es el nmero de horas hombre trabajadas de referencia para el clculo de los ndices de frecuencia y severidad. La norma tcnica colombiana NTC 3701 Gua para la clasificacin, registro y estadsticas de accidentes del trabajo y enfermedades laborales - recomienda usar 200.000; sin embargo, es posible seleccionar el valor deseado (100.000, 200.000, 240.000, 1.000.000) o registrar un valor diferente a los citados y Aceptar. Despus del registro de la informacin, el aplicativo mostrar lo siguiente:
Descripcin: Registrar texto que facilite identificar qu se incluye en el informe generado. Seleccionar el periodo de tiempo para el cual se genera la estadstica (Desde / Hasta), en formato da / mes / ao (dd/mm/ aaaa). Se dispone de ayuda para la seleccin de las fechas.
Resultados: Presenta archivo en el cual se incluyen los totales calculados (incluidos los ndices de frecuencia y severidad) y tablas y grficas de los anlisis de las principales variables contenidas en el reporte nico de accidentes de trabajo vigente. Detalle accidentes: Archivo de detalles de los accidentes incluidos en el anlisis.
La opcin ver Archivo le permite seleccionar el tipo de grfica con la que se desean ver los resultados y la variable de estudio.
NDICES DE ACCIDENTALIDAD Presenta el resumen de los datos y el clculo de los ndices de frecuencia, severidad y lesin incapacitante para cada uno de los meses del periodo seleccionado, as como para el periodo total. Para cada mes aparece: Nmero de accidentes de trabajo Nmero de trabajadores Tasa de accidentalidad, en porcentaje (nmero de accidentes / nmero de trabajadores * 100) Horas hombre trabajadas Das perdidos y cargados ndice de frecuencia ndice de severidad ndice de lesin incapacitante
As mismo, presenta las grficas de evolucin de los ndices de frecuencia y severidad para el periodo seleccionado:
Para las siguientes opciones, el aplicativo muestra la tabla de distribucin (frecuencia) en cada uno de los posibles valores de la variable y la grfica de frecuencia relativa (porcentaje) de las nueve con mayor participacin (si tiene ms de 10 valores); los restantes los agrupa en Otros. Empresa usuaria Actividad econmica Ciudad Gnero Tipo de accidente Sitio accidente Lesin Parte del cuerpo afectada Agente del accidente Mecanismo del accidente Da de ocurrencia Hora del accidente
Tanto la tabla como la grfica correspondientes a cada variable, pueden ser copiadas a otros programas.
CIUDAD
AUSENTISMO Esta opcin le permite descargar un archivo ejemplo donde encontrar la estructura que debe tener para realizar el cargue exitoso.
Una vez se tenga listo el archivo, ingresar por examinar, seguido Enviar Archivo. Recuerde que la consulta de ausentismo siempre se va a realizar por el ltimo archivo que ingrese la empresa.
7.5 TABlAS BSICAS
En esta opcin podr realizar consultas y bsqueda de empresas en misin e informacin adicional que la empresa requiere.
La bsqueda de empresas en misin en el portal se puede realizar con el nmero del NIT, la Razn Social y/o puede seleccionar un grupo por su estado, seguido d clic en Buscar.
8. CERTIFICACIONES
P
odr obtener Certificaciones de Empresa, de Empleados y de Asistencia en el Exterior. En la barra de men encontrar la opcin Reportes Certificados.
8.1 CERTIFICACIN DE EMpRESA
Puede escoger si desea la certificacin de afiliacin bsica o si prefiere que incluya tambin la(s) tasa(s) de riesgo que le fue (ron) asignadas a la empresa.
8.2 CERTIFICACIN DE EMplEADO

La certificacin de empleados afiliados a ARL COLPATRIA, se puede obtener por documento, para todos los funcionarios de la empresa o por criterios. El proceso es muy simple, en la parte superior de la pantalla encontrar el link Nueva solicitud, seguido a esto encontrar las tres opciones para certificar a los empleados. Tenga en cuenta que si desea certificar a todos los empleados de la empresa el listado se puede mostrar en varias pginas, dependiendo del nmero de personas que se deseen certificar.
Adicional si requiere que todos los empleados seleccionados sean certificados en un solo documento, escoja la opcin CERTIFICACIN AGRUPADA. Si desea que cada funcionario sea certificado en hoja independiente, seleccione la opcin CERTIFICACIN INDIVIDUAL. Estas herramientas se encuentran en la parte superior de la pantalla.
8.3 CERTIFICACIN DE ASISTENCIA EN El EXTERIOR.
Es una herramienta que ARL COLPATRIA ofrece a los clientes que tienen empleados en misin fuera del pas; sta se puede generar con los tres criterios anteriormente mencionados, por documento, por criterio o todos. Recuerde que es importante antes de generar la certificacin, digitar la fecha de inicio y finalizacin y destino del viaje, seguido de Aceptar.
9. CARNET
Recuerde que los carnets se pueden generar con o sin papelera de Colpatria
Dirjase a la barra de men. All encontrar la opcin Reportes Carnet Nueva solicitud.
Los carnets se podrn generar por documento, por criterio de bsqueda o para todos los empleados
1.
POR DOCUMENTO En la parte inferior de la pantalla encontrar el link Agregar, esta opcin le permite ingresar el nmero de documento de los empleados que desea carnetizar y Guardar:
Dar Aceptar en la parte superior de la pantalla.
Revise la informacin final de la empresa y del empleado, seleccione Generar Carnets, elija la modalidad de papelera (con o sin papelera de ARL COLPATRIA) e Imprimir:
2.
TODOS La opcin Todos, le permite generar un carnet para cada uno de los empleados que se encuentren vigentes en la empresa.
Escoja en la lista de resultados de procesos, el archivo que corresponde a la fecha en la que se realiz la consulta para la generacin de los carnets, tenga en cuenta que despus de haber seleccionado el archivo puede realizar un filtro de bsqueda, si lo considera necesario, de lo contrario basta con solo seleccionar el cuadro de la parte superior izquierda o dar clic en el link de la parte inferior Todos, elegir la modalidad de papelera e imprimir.
3.
POR CRITERIO La opcin por criterio le permite realizar una bsqueda especfica de los empleados, por un rango de fechas de ingreso o por ciudad. Tenga en cuenta que la herramienta de carnets por criterio, es la forma ms efectiva cuando existen empresas en misin, puesto que le facilita la bsqueda por el nmero de nit de la empresa donde los trabajadores estn prestando sus servicios.
10. PAGO DE APORTES

10.1 SALARIO E INGRESO BASE DE COTIZACIN:
os aportes al Sistema General de Seguridad Social se deben hacer sobre la totalidad de pagos constitutivos de salario que reciba el trabajador. Cuando se hayan acordado
En la planilla de autoliquidacin de aportes existe una columna para el salario base de cotizacin y otra para el Ingreso base de cotizacin. El salario base es el bsico, fijo u ordinario del trabajador y el ingreso base de cotizacin (IBC) es todo el salario que recibi el trabajador en ese mes, incluyendo lo pagado por horas extras, recargo nocturno, dominicales y festivos, viticos permanentes y comisiones. Recuerde que el tope mnimo de cotizacin al Sistema General de Seguridad Social es 1 SMMLV y el tope mximo es de 25 SMMLV.
pagos no constitutivos de salario y el valor de estos exceda del 40% del salario, la parte que exceda dicha proporcin deber tenerse en cuenta para efectuar los pagos al Sistema General de Seguridad Social (Art. 30, Ley 1393 de 2010). Cuando el pago de los aportes no se haga sobre el salario real dando lugar a que se disminuyan las prestaciones econmicas del trabajador, el empleador deber pagar al trabajador la diferencia en el valor de la prestacin que le hubiera correspondido, sin perjuicio de las sanciones a que hubiese lugar. (Decreto 1295 de 1994, Art 91, literal a) numeral 3).
10.2 plAZOS pARA El pAGO

El pago debe realizarse segn los dos ltimos dgitos del NIT (sin el dgito de verificacin) de acuerdo con la siguiente tabla.
Recuerde que si no cancela oportunamente los aportes deber asumir los intereses de mora correspondientes, sin perjuicio de las dems sanciones previstas en la norma vigente y en particular de la Ley 1562 de 11 de julio de 2012. La ARL podr repetir contra el empleador, el valor de las obligaciones asumidas cuando la empresa se encuentre en mora, la cual se configura a partir del da siguiente del vencimiento de la fecha lmite de pago, No podr participar en licitaciones con el Estado y de continuar con dos periodos consecutivos de no pago, deber reportarse a las Entidades Territoriales del Ministerio de Trabajo.
10.3 CMO REGISTRARSE ANTE EL OPERADOR DE INFORMACIN SOI

El Servicio Operativo de Informacin - SOI, es un servicio de Proveedor de Tecnologa creado por las entidades financieras y ACH COLOMBIA, con el propsito que los operadores de informacin - entidades financieras, provean a los aportantes y administradoras, el sistema de presentacin y pago de aportes a la seguridad social y parafiscales.
Para que el aportante pueda ingresar al sistema Servicio Operativo de Informacin SOI a realizar la presentacin y pago de la planilla integrada de seguridad social, y parafiscales, debe obtener la clave de ingreso, para ello, el aportante debe realizar los siguientes pasos: Ingresar a travs del sitio web de su entidad financiera o a la pgina de Internet www.nuevosoi.com.co. All encontrar la opcin Planilla Integrada, despus debe seleccionar logo de la Entidad Financiera. Una vez all, el aportante ser dirigido a la pantalla de autenticacin. Para solicitar la clave de ingreso debe dar clic en la opcin Registrarse como Independiente o Empresa segn sea el caso. Despus de ingresar la informacin el sistema automticamente enviar al correo del usuario la clave de acceso junto con el link para la activacin de la misma, lo cual debe hacerse antes de 48 horas. Cambiar la clave la primera vez que ingrese al sistema. Una vez ejecutado este proceso, el Aportante puede ingresar a realizar la liquidacin y pago de sus aportes.
Para solicitar soporte comunquese a la lnea de SOI 4049050 en Bogot, o 018000 110764 en el resto del pas.
10.4 CORRECCIN DE ApORTES Y pERODOS EN MORA
En los casos en que por error la empresa liquide y pague los aportes por menor valor, las correcciones debern reportarse a travs de PILA, al igual que las cotizaciones en mora de periodos anteriores. Este tipo de aportes debern ser liquidados y pagados a travs de la Planilla Integrada de Liquidacin de Aportes, utilizando para ello las planillas tipo M para el pago de aportes en mora y tipo N para correccin de menores valores liquidados.
11. CARTERA Y COBRANZA

C
on el fin de informar el estado de su cartera, ARL Colpatria emite una serie de avisos que le permitirn obtener informacin oportuna y as garantizar el adecuado servicio a las
personas cubiertas bajo el sistema de riesgos laborales.
Estos son:
Estos medios estn diseados para recordar a nuestras empresas afiliadas, que la norma dispone la obligatoriedad de la realizacin de los aportes dentro de las fechas lmite establecidas para ello, y que las coberturas en periodos de morosidad son a cargo del empleador, sin perjuicio de las sanciones que la ley determine en este sentido.
12. LNEA DE ATENCIN AL CLIENTE

A
travs de las lneas 423 5757 en Bogot y 01-8000512620 en el resto del pas, eligiendo la opcin 4-4, podr obtener informacin de los diferentes servicios que le ofrece la ARL. El servicio de atencin personalizada se ofrece a 2:00 p.m. En nuestro nuevo servicio de audiorespuesta, usted podr consultar informacin los 7 das de la semana, las 24 horas del da, solo debe registrarse telefnicamente, para lo cual uno de nuestros agentes le brindar la orientacin necesaria. La lnea de atencin al cliente cuenta con una avanzada tecnologa y con un grupo de personas altamente entrenado, dispuesto a brindarle asesora e informacin sobre: Utilizando el sistema de audio respuesta, las empresas podrn consultar el estado de afiliacin y la informacin de las prestaciones econmicas de sus trabajadores. Tambin podrn consultar el directorio de sucursales y los procedimientos para realizar los trmites. Los empleados tambin podrn acceder directamente a la consulta del estado de su afiliacin a la ARL. de lunes a Horarios y lugares de atencin. Validacin de usuarios afiliados. Procedimientos administrativos y manejo de la pgina de Internet. Atencin eficiente de sus inquietudes, quejas y reclamos.
viernes de 7:00 a.m a 7:00 p.m y los sbados de 8:00 a.m
13. SOlICITUDES, QUEJAS Y REClAMOS

L
os invitamos a comunicarnos sus solicitudes, quejas, reclamos, sugerencias o felicitaciones a travs de los siguientes medios: Llamando a nuestra lnea de atencin al cliente 4235757 en Bogot y 01-8000-512620 en el resto del pas, opcin 4. Entrando a nuestra pgina www.arpcolpatria.com por la opcin Contctenos. Escribindonos al correo electrnico: arlcolpatria@ui.colpatria.com Si lo prefiere, dirigindose directamente a nuestras oficinas (Ver directorio en la ltima pgina).
14. LEGISLACIN ARL COLPATRIA

C
onsulte el marco Jurdico de los riesgos laborales, rehabilitacin y retorno laboral, higiene y seguridad industrial y salud ocupacional en la parte pblica de ARL COLPATRIA.
Puede ingresar por el ndice o utilizar la Bsqueda Avanzada
15. BOlETN DE lEGISlACIN

M
antenerse actualizado en temas de legislacin de riesgos laborales, seguridad industrial, salud ocupacional, rehabilitacin y retorno laboral permitir dar la proteccin adecuada a los funcionarios de su empresa. Para recibir el boletn debe enviar: el nombre de la empresa, nmero de afiliacin, nombre, cargo y correo electrnico a arlcolpatria@ui.colpatria.com.
16. DIRECTORIO
Gestiones 2013

Manual de Procedimientos Gestiones 2013

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GESTIONES

Procesos administrativos para empresas afiliadas a ARL Colpatria

2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16.

REGISTRO DE USUARIOS EN INTERNET NOVEDADES

2 Gestiones 2013 Colpatria ARL

Colpatria ARL Gestiones 2013 3

2. REGISTRO DE USUARIOS EN INTERNET

2.1 REGISTRO DE USUARIOS

4 Gestiones 2013 Colpatria ARL

Posteriormente debe seleccionar cliente ARL:

Diligencie la informacin que aparecer en la pantalla teniendo en cuenta lo siguiente:

Colpatria ARL Gestiones 2013 5

2.1.2 REGISTRO DE EMpRESA

6 Gestiones 2013 Colpatria ARL

2.1.3 ASIGNACIN DEl pERFIl DE USUARIOS OpERADORES Y ASIGNACIN DE OpERACIONES

Colpatria ARL Gestiones 2013 7

8 Gestiones 2013 Colpatria ARL

2.1.4 CAMBIO DE CONTRASEA

2.1.5 OlvIDO CONTRASEA Y DESBlOQUEO DE USUARIO

Colpatria ARL Gestiones 2013 9

10 Gestiones 2013 Colpatria ARL

Colpatria ARL Gestiones 2013 11

3.1 NOvEDADES DE INGRESO

12 Gestiones 2013 Colpatria ARL

3.1.1 INGRESO DE EMplEADO:

Colpatria ARL Gestiones 2013 13

3.1.2 INGRESO pOR ARCHIvO:

Realice el cargue del archivo con la opcin Enviar Archivo.

14 Gestiones 2013 Colpatria ARL

3.1.3 INGRESOS pOR lOTE

3.2 NOvEDADES DE RETIRO:

3.2.1 RETIRO DE EMplEADO:

Digite el tipo y nmero de documento de identidad, fecha de retiro y seleccione Consultar.

Consulte y verifique la informacion resultante, si es correcta dar clic en Retirar Empleado.

Colpatria ARL Gestiones 2013 15

3.2.2 RETIRO pOR ARCHIvO:

3.3 ACTUAlIZACIN DE DATOS DE EMplEADOS:

16 Gestiones 2013 Colpatria ARL

AFP: de acuerdo con la siguiente tabla

Colpatria ARL Gestiones 2013 17

3.4 Otras novedades de personal

18 Gestiones 2013 Colpatria ARL

3.5 RECOMENDACIONES pARA TENER EN CUENTA

Colpatria ARL Gestiones 2013 19

01-8000-514045 o 01-8000-514046 En Bogot al PBX: 4235757. Opcin 1 Celular: 315 3356333

20 Gestiones 2013 Colpatria ARL

Para acceder al servicio se requiere llamar a los siguientes telfonos:

La presentacin del carnet NO es necesaria para acceder a los servicios asistenciales.

4.2 ATENCIONES pOSTERIORES Al ACCIDENTE DE TRABAJO

Colpatria ARL Gestiones 2013 21

4.3 REGISTRO DE ACCIDENTE

4.4 CMO REPORTAR UN ACCIDENTE DE TRABAJO

22 Gestiones 2013 Colpatria ARL

Procedimiento para el reporte de accidentes por Internet

Digite tipo y nmero de documento y d clic en Buscar.

Colpatria ARL Gestiones 2013 23

4.7 AvISO DE ACCIDENTE

24 Gestiones 2013 Colpatria ARL

muestra en RESULTADO DE PROCESOS, el

consolidado que puede ver en detalle dando clic en Ver Resultado.

4.8 CERTIFICACIN DE ACCIDENTAlIDAD

Colpatria ARL Gestiones 2013 25

Trmite para la reclamacin por enfermedad laboral

26 Gestiones 2013 Colpatria ARL