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2 UNIDAD CONCEPTUALIZANDO LA PLANEACION.

l.l. CONCEPTO DE PLANEAClN


l.2. ELEMENTOS BASlCOS DE LA PLANEAClN
l.3. FUNClONES GENERALES DE LA PLANEAClN
l.4. PRlNClPlOS DE LA PLANEAClN
l.5. PROPSlTOS DE PLANEAClN
l.6. ASPECTOS PRlNClPALES DE LA NATURALEZA DE LA PLANEAClN
l.7. PASOS PARA LA PLANEAClN-
l.8. LA PLANEAClN DENTRO DEL PROCESO ADMlNlSTRATlVO
l.9. VENTAJAS Y DESVENTAJAS DE LA PLANEAClN
l.l0. FASES DE LA PLANEAClN A NlVEL ORGANlZAClONAL
EJERClClOS PROPUESTOS UNlDAD l
Los planes, las decisiones y las acciones, nos ayudan a prever para poder planear
nuestro futuro. Las organizaciones renen a las personas para que intervengan en
los procesos de planeacin, la toma de decisiones y la accin. De manera
colectiva, estos procesos de toma de decisiones organizacionales determinan si la
organizacin sobrevivir, o crecer. Tambin determinan el xito alcanzado por la
empresa en la satisfaccin de las aspiraciones de su personal.
En la dinmica empresarial actual la toma de decisiones no puede soportarse
sobre prcticas de improvisacin. En ella casi todo se planea anticipadamente.
La planeacin figura entonces como la ms importante funcin administrativa,
precisamente por ser la que sirve como base para las proyectar las acciones
organizacionales.
1.1. Concepto de PIaneacin:

UNIDAD
l
Planear es sin duda de las actividades caractersticas del mundo
contemporneo, la cual se vuelve ms necesaria ante la creciente
interdependencia y rapidez que se observa en el acontecer de los fenmenos
econmicos, polticos, sociales y tecnolgicos.
"La pIaneacin es eI proceso de estabIecer objetivos y escoger eI medio
mas apropiado para eI Iogro de Ios mismos antes de emprender Ia accin".
RusseII Ackoff.
l
La Planeacin es la funcin que tiene por objetivo fijar el curso concreto de
accin que ha de seguirse, estableciendo los principios que habrn de
orientarlo, la secuencia de operaciones para realizarlo y las determinaciones de
tiempo y nmeros necesarios para su realizacin. Esta se constituye entonces
en uno de los elementos principales de la administracin en la teora clsica
propuesta por Luther Gulick.
2
A travs del proceso se Planeacin se pretende entender, en primer trmino, los
aspectos cruciales de una realidad presente, para despus proyectarla,
diseando escenarios de los cuales se busca finalmente obtener el mayor
provecho.
Figura l.Estructura del proceso de Planeacin
1.2. EIementos Bsicos de Ia PIaneacin:
La Planeacin contiene cuatro elementos bsicos dentro de su estructura y que
son claves para su desarrollo por sencilla que sea la actividad de Planeacin a
desarrollar:
Objetivos: Es el punto de partida de la planeacin. Saber a donde se
1
RUSSELL L. Ackoff. Un concepto de paneacn de empresa. Edtora Lmusa. 1 Ed. 1988.
2
GULICK Luther. Papers on the Scence of admnstraton, Coumba Unversty, Insttute of Pubc Admnstraton, 1937, p.3.

PRESENTE
DONDE ESTAMOS
AHORA
SITUACION ACTUAL
PLANEACION
PLANES
FUTURO
A DONDE QUEREMOS
LLEGAR
OBJETIVOS PREVISTOS
pretende llegar, para saber en que forma puede llegarse hasta all.
PIan: Es un curso anticipado de accin que se realiza con el fin de
alcanzar los objetivos o aspiraciones.
Toma decisiones: Es la funcin mediante la cual se debe seleccionar
entre diversos cursos de accin futuros, es decir, decidir lo que va a
hacerse y como se va a realizar antes de que se necesite actuar.
Previsin: Visualizar el futuro y dentro de las limitaciones humanas
encontrar los factores que puedan influir favorable o desfavorablemente
en el mismo futuro, sobre la marcha de la empresa.
l.3. Funciones GeneraIes de Ia PIaneacin
A continuacin se hace un resumen de las funciones generales que cumple la
Planeacin y definen la naturaleza de la misma:
Definicin y/o Razn de Ser
Adaptativas: Debe ser adaptable para efectuar ajustes mayores a
condiciones del medio ambiente, por ejemplo el de crear
nuevos mercados, productos, programas, etc.
De reIaciones con eI
medio ambiente:
Para mantener y/o mejorar las relaciones en grupos y/o
sectores del medio ambiente y asegurar el flujo de recursos.
De efectividad y
eficiencia:
Para mejorar y optimizar la distribucin y el uso de los
recursos organizacionales.
Mejora de Ia toma de
decisiones:
Para mejorar las estructuras de actualidad, responsabilidad,
participacin y toma de decisiones.
Mantenimiento y/o
desarroIIo deI recurso
humano:
Para mantener y/o mejorar el compromiso, el desempeo
moral, y satisfaccin de los miembros de la organizacin.
Cuadro l Funciones Generales de la Planeacin
1.4. Propsitos de pIaneacin:
La planeacin tiene como propsito fundamental contribuir al alcance de los
objetivos, o de otra forma como lo expresara Koontz y O'Donell: "facilitar el
logro de los objetivos y de la empresa."
3
Los dems propsitos de la planeacin se derivan del anterior y entre ellos
tenemos:
Propsito Protector: Propsito Afirmativo: Propsito de
3
KOONTZ, Harod y ODONELL CIRIL, Wehrch. Admnstracn. Mxco: Edtora Mc Graw and H. 1985.

Coordinacin:
Hace referencia a
minimizar el riesgo
reduciendo las
incertidumbres que rodean
el entorno de los negocios
y aclarando las
consecuencias de una
accin administrativa en
ese sentido.
Plantea que se debe elevar
el nivel de xito de la
organizacin.
Con la planeacin tambin
se busca un esfuerzo
combinado de los miembros
de la organizacin, que
permitan generar una
eficiencia organizacional.
Cuadro 2 - Propsitos de la Planeacin
Reforzando un poco los conceptos anteriores, podemos hacer una sntesis
sencilla del para que planear:
Es la primera funcin administrativa que obliga a los dems.
Para disear un ambiente adecuado.
Para un desempeo ms eficaz de las personas.
Para hacer un uso ms racional de los recursos existentes o potenciales.
Para solucionar problemas.
Para la consecucin de los objetivos y metas organizacionales.
Para afrontar adecuadamente los cambios.
Para disminuir la incertidumbre en la toma de decisiones Gerenciales.
4
1.3. Aspectos principaIes de Ia naturaIeza de Ia PIaneacin:
La contribucin de Ia pIaneacin a Ios propsitos y Ios objetivos de
Ia empresa: Cada plan y todos sus planes de apoyo deben contribuir al
logro del propsito y los objetivos de la empresa.
La supremaca de Ia administracin: La planeacin es nica en el
sentido que implica establecer los objetivos necesarios hacia los cuales
confluir el esfuerzo de grupo. Adems, un administrador debe planear
para saber que tipo de relaciones organizacionales y aptitudes
4
(Centro de Educacn Contnua. Departamento de Economa. Unversdad EAFIT. Herramentas Admnstratvas. Semnaro
de drecconamento estratgco.- Mgue Ange Gmez. Pag. 9)

personales se necesitan junto con los cursos de accin que deben seguir
los subordinados y las clases de controles a aplicar.
La eficiencia de Ios pIanes: La eficiencia de un plan se mide por su
contribucin al propsito o a los objetivos, menos los costos y otros
factores necesarios para formularlo y operarlo. Los planes son eficientes
si logran su propsito a un costo razonable, cuando este se mide no solo
en trminos de tiempo, dinero o produccin, sino tambin por el grado de
satisfaccin general o individual.
1.6. Pasos para Ia PIaneacin:
El proceso de planeacin es una forma de ordenar de forma sistmica un evento
que se vaya a realizar, involucra al control y a los dems procesos de la
organizacin.

Figura 2.Pasos en la Planeacin


5
1.7. La PIaneacin dentro deI Proceso Administrativo:
La Teora administrativa comprende varios factores que coadyuvan a que la
organizacin se centre en el logro de sus objetivos y que sea por ello que busque
la eficiencia, la eficacia y obtener as la productividad en su interior. Para ello es
necesario tomar los subsistemas administrativos como entes que ayuden a que la
puesta en marcha de esos objetivos sea la ms conveniente, para ello surge en
primera instancia Ia pIaneacin, como recurso principaI e iniciaI para Ia
ejecucin de aIguna estrategia.
La planeacin se populariza despus de la Segunda Guerra Mundial, pero es
asociada entonces casi exclusivamente con actividades totalitarias de control
social. Gradualmente se expande su uso y hoy se considera una actividad
relacionada con la consecucin de fines. As por ejemplo, se planea o planifica el
desarrollo de un pas o de una empresa, la construccin de obras de ingeniera, la
educacin y hasta la familia.
3
Koontz Harold. Administracin una Perspectiva Global. Dcima Edicin. Editorial, Mc Graw Hill. Pg l3l

Dentro de los planteamientos de autores clsicos y neo clsicos del proceso


administrativo, se puede ilustrar el hecho de que todos coinciden en que la
Planeacin es un componente vital para el desarrollo de las actividades
organizacionales y lo que define las funciones del administrador.
Cuadro 3 El proceso administrativo y sus funciones principales, segn cada autor clsico o
neoclsico.
Las funciones administrativas consideradas como un todo, conforman el proceso
administrativo. Cuando se consideran aisladamente, planeacin, organizacin,
direccin y control son funciones administrativas; por otro lado, cuando se
consideran en su enfoque global para alcanzar objetivos, forman el proceso
administrativo, el cual est determinado por el conjunto de las funciones
administrativas.
6
Figura 3- El proceso Administrativo
6
CHIAVENATO, Idaberto. "Introduccn a a teora Genera de a Admnstracn". Mc Graw H. Bogot, 1986.

Los procesos administrativos interactan de manera entrelazada con los niveles


de administracin, esto genera lo que se denomina la dinmica organizacional,
evidenciando que la planeacin se involucra en forma directa o indirecta dichos
procesos.

Figura 4- Los procesos de la administracin y su interaccin por niveles
Al haber una interaccin de procesos se genera lo que se denomina el ciclo
administrativo, el cual se estructura sobre el desempeo de funciones.
Figura 5.Funciones del administrador como un ciclo administrativo.

A medida que se repite, el ciclo administrativo permite una continua correccin y


ajuste, a travs de la retroalimentacin. As, el desarrollo de un ciclo permite, hasta
cierto punto, definir cules son las correcciones que debern introducirse en el
ciclo siguiente, y as sucesivamente.
l.8. Ventajas y Desventajas de Ia PIaneacin:
Ms que unas desventajas, se toman como falencias de la planeacin, ya que no
se puede afirmar que exista una desventaja realmente. Se puede decir que tal vez
la ms importante ventaja es tener la forma de prever, el grado de confianza en la
acertividad frente a las decisiones, con ella se puede medir la gestin que se
realiza desde el momento en que se hizo, para saber como va el cumplimiento de
los objetivos. Como principal desavenencia se podra mencionar el manejo de la
informacin para la toma de decisiones a largo plazo.
La planeacin es ventajosa, dependiendo desde el punto de vista que se mire, si
es de quien planea y da resultado es bueno, pero si es de alguien que est
inmiscuido en el proceso y se ve muy afectado en su posicin, entonces no sera
tan ventajoso.
Ventajas Desventajas
Ayuda a los administradores a estar
orientados hacia el futuro, se ven
esforzados a mirar ms all de sus
problemas cotidianos para proyectar lo
que podra suceder en el futuro.
Los administradores no cuentan con la
informacin completa de toda su
organizacin, lo que permite realizar un
proceso de planeacin adecuado al
comportamiento continuo pero carente
de una seguridad en las acciones
predichas por los gerentes encargados
de tomar todas las decisiones dentro
de la organizacin.
La funcin de planeacin ayuda a los
administradores en sus esfuerzos por
coordinar sus decisiones, ya que una
El factor externo que influye de manera
cambiante en el proceso de
planeacin, de manera que los planes

decisin no debera tomarse sin tener


alguna idea de la forma en la que
afectar a una nueva decisin que
tenga que tomarse del da de maana.
deben ser flexibles y no estructuras
rgidas, que sean susceptibles al
cambio exgeno que se presente en el
entorno de nuestras organizaciones.
Pone de relieve los objetivos de las
organizaciones con el punto de partida
"La planeacin"; quiere decir que los
administradores se ven
constantemente forzados a recordar
con exactitud lo que su organizacin
esta tratando de lograr.
El tiempo con el que dispone los
administradores para verificar que
todos los planes se estn ejecutando
de la forma ms adecuada para el
desarrollo y el crecimiento de la
empresa en un tiempo determinado es
demasiado corto en oportunidades.
Cuadro 4 Ventajas y Desventajas de la Planeacin
1.9. Fases de Ia PIaneacin a niveI OrganizacionaI:
Bsicamente la planeacin a nivel organizacional sigue tres etapas
fundamentalmente: Establecimiento de Objetivos, el desglose de los mismos y
definir la cobertura resultado de la planeacin.
a. EstabIecimiento de Objetivos
La planeacin es un proceso que empieza por definir los objetivos y los planes
para alcanzarlos. En esta definicin, el establecimiento de los objetivos a
alcanzar es el punto de partida de la planeacin. La fijacin de objetivos es la
primera actividad que debe hacerse: saber a dnde se pretende IIegar, para
saber exactamente cmo IIegar hasta aII.
Los objetivos son los resultados futuros que se espera alcanzar. Son los blancos
escogidos que se pretende alcanzar dentro de un cierto espacio de tiempo,
aplicando determinados recursos disponibles o posibles. As, los objetivos son
pretensiones futuras que, una vez alcanzadas, dejan de ser objetivos para
volverse realidad.