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Republica Bolivariana de Venezuela Ministerio del Poder Popular para la Defensa Universidad Nacional Experimental Politcnica de las Fuerzas

Armadas Ncleo Falcn Sede Coro

SISTEMA AUTOMATIZADO DE INSCRIPCION PARA EL CONTROL Y EVALUACION DEL ALUMNADO DEL C.E.I.S AO INTERNACIONAL DEL NIO

Bachilleres: Garca Nakary CI: 20931815 Gonzlez Pablo CI: 20932497

Santa Ana de Coro; Mayo del 2012

Republica Bolivariana de Venezuela Ministerio del Poder Popular para la Defensa Universidad Nacional Experimental Politcnica de las Fuerzas Armadas Ncleo Falcn Sede Coro

Autores: Garca Nakary Gonzlez Pablo

Sistema Automatizado de Inscripcin para el control y evaluacin del alumnado del C.E.I.S Ao Internacional del Nio Resumen La presente investigacin tiene como propsito disear un sistema automatizado de inscripcin para el C.E.I.S Ao Internacional del Nio ya que el sistema de inscripcin actual se realiza de manera manual, por lo que el proceso se torna lento y tedioso y a su vez ocasiona agotamiento al personal debido a que este debe trabajar horas extras, por lo que se puede presentar el caso de extravi de las planillas, errores en los datos o duplicacin en los mimos. Dicho sistema automatizado agilizara el proceso y permitira un fcil acceso a los datos de los nios brindando un mejor control sobre el alumnado y mejorando las condiciones de trabajo, este guardara y organizara todos los datos en una base de datos permitiendo tener un fcil acceso a ellos, cabe destacar que dicho sistema tiene como objetivo general Desarrollar un sistema automatizado que permita agilizar el proceso de inscripcin en el C.E.I.S Ao Internacional del Nio Ubicado en la Ciudad de Santa Ana de Coro; Urbanizacin Cruz Verde Para la realizacin del mismo nos apoyamos en la metodologa de Kendall y Kendall la cual consta de siete fases las cuales son: Identificacin de problemas, oportunidades y objetivos; Determinacin de los requerimientos de informacin; Anlisis de las necesidades; Diseo del sistema recomendado; Desarrollo y documentacin del software; Prueba y mantenimiento del sistema e Implementacin y evaluacin del sistema. Este proyecto esta desarrollado bajo una investigacin de campo, que segn sabino es cuando los datos de inters se recogen de forma directa de la realidad; mediante esta investigacin de campo se origino un proyecto factible ya que dicho proyecto esta orientado a la automatizacin del sistema de inscripcin del C.E.I.S Ao Internacional del Nio con la finalidad de acabar con la problemtica presentada en dicha institucin y agilizar el proceso para as mejorar las condiciones y el rendimiento de trabajo en dicha institucin.

ndice General Portada I Resumen. II ndice General... III ndice de Figuras . IV Introduccin.. 1 Capitulo I: El Problema. 3 Planteamiento del Problema... 3 Objetivo General ... 5 Objetivos Especficos 5 Justificacin ... 6 Delimitacin ... 7

Capitulo II: Marco Terico . 8 Antecedentes de la Investigacin. 8 Bases Tericas ... 12 Definicin de Trminos... 14 Operacionalizacin de Variables . 17

Capitulo III: Marco Metodolgico.. 18 Tipo de Investigacin . 18 Diseo Metodolgico . 19 Tcnica de recoleccin de datos . 24 Poblacin y muestra .. 28

Capitulo IV: Resultados . 29 Diagrama de Actividades .. 29

Fase I: Identificacin de problemas, oportunidades y objetivos..30 Fase II: Determinacin de los requerimientos de la informacin 30 Fase III: Anlisis de las necesidades . 36 Fase IV: Diseo del Sistema Recomendado 37

Conclusiones. 39 Bibliografa.. 41

ndice de Figuras y Grficos Figura N 1: Cuadro de Operacionalizacin de Variables 17 Figura N 2: Ciclo de Vida de los Sistemas segn Kendall y Kendall ... 24 Figura N 3: Smbolos de los Diagramas de Flujo 26 Figura N 4: Smbolos del Diagrama Entidad Relacin 27 Figura N 5: Diagrama de Actividades 29 Grafico N 1: Resultados pregunta uno de la encuesta .. 31 Grafico N 2: Resultados pregunta dos de la encuesta ... 31 Grafico N 3: Resultados pregunta tres de la encuesta .. 32 Grafico N 4: Resultados pregunta cuatro de la encuesta... 32 Grafico N 5: Resultados pregunta cinco de la encuesta 33 Grafico N 6: Resultados pregunta seis de la encuesta .. 33 Grafico N 7: Resultados pregunta siete de la encuesta . 34 Grafico N 8: Resultados pregunta ocho de la encuesta . 34 Grafico N 9: Resultados pregunta nueve de la encuesta .. 35 Grafico N 10: Resultados pregunta diez de la encuesta 35 Figura N 6: Diagrama de procesos 36 Figura N 7: Diagrama Entidad Relacin 36 Figura N 8: Pantalla Inicial del Sistema 37 Figura N 9: Consultar Datos37 Figura N 10: Consultar Datos.. 38 Figura N 11: Pantalla de Registro ...38

Introduccin

Durante aos el hombre ha utilizado diferentes fuerzas y diferentes artefactos para cubrir sus necesidades, para hacer sus trabajos o simplemente para facilitarlos un poco, siempre ha estado en bsqueda de herramientas que ayuden al progreso sencillo de sus actividades cotidianas; en esta constante evolucin el factor principal es el tiempo, ya que al

trascurrir el mismo, trae consigo cambios, nuevos procedimientos, que llevados a nuestros das se traducen como tecnologa. La educacin es considerada un factor muy importante para el hombre, ya que le presenta muchos beneficios, es por ello que la tecnologa se esta orientando un poco a la educacin, realizando diseos de sistemas de informacin que ayuden a cumplir diferentes funciones con la finalidad de brindar los mas altos niveles de eficiencia.

Por lo tanto, al realizar esta investigacin se quiere dar solucin a la problemtica existentes en el C.E.I.S Ao Internacional del Nio, actualmente este instituto no cuenta con un sistema automatizado por lo que todas sus operaciones son manuales haciendo que estos procesos sean lentos y tediosos. En tal sentido, el proyecto de investigacin se realiza con el propsito de desarrollar un sistema automatizado que sea capaz de llevar toda la carga de informacin que se genera al momento de inscribir, as como tambin una mejor organizacin y la agilizacin de dicho proceso.

Cabe destacar, que el presente trabajo esta estructurado bsicamente por cuatro captulos, los cuales son: Capitulo I: El Problema: planteamiento del problema, objetivo general, objetivos especficos, justificacin,

delimitacin; Capitulo II: Marco Terico: antecedentes de la investigacin,

bases tericas, definicin de trminos, Operacionalizacin de variables; Capitulo III: Marco Metodolgico: tipo de investigacin, diseo metodolgico, fases de la metodologa, tcnicas de recoleccin y anlisis de los datos y Capitulo IV: Resultados: en el es donde encontramos el desarrollo de las fases y los resultados obtenidos, todo esto con la finalidad de desarrollar el sistema satisfactoriamente.

CAPITULO I: El Problema

1.1 Planteamiento del Problema La tecnologa es parte esencial de millones de personas en su diario vivir, el uso de la tecnologa hoy en da es algo cotidiano, ha llegado a todos los rincones del mundo debido a que es de gran utilidad, y nos beneficia a todos de alguna u otra forma. Con el pasar del tiempo, la tecnologa ha ido avanzando y las diferentes empresas se sienten en la necesidad de adquirir nuevos sistemas para mejorar su rendimiento, con el fin de garantizar un eficaz funcionamiento y una organizacin ms elaborada. Es de hacer notar que, la tecnologa ha causado un gran impacto en todas las reas, en nuestros hogares, en nuestros trabajos, ya que esta es muy til, beneficiosa y aporta mejoras en cuanto a la organizacin del trabajo en nuestras vidas, ya sea profesional o personal, en el rea profesional esta es muy utilizada y la encontramos por doquier, ms que todo en el ya muy comn y conocido computador, que facilita y agiliza muchas tareas permitiendo la conexin con diferentes programas, estas computadoras se han convertido en un auxiliar del hombre para ampliar varias tareas, hoy en da la mayora de las personas posee un computador ya sea en sus hogares, donde este brinda un gran entretenimiento o en sus lugares de trabajo. Por otra parte, los avances tecnolgicos han llevado al hombre no solo a desarrollar sino a crear diferentes sistemas o software para la mejora de sus tareas, con el tiempo ha sido necesaria la implantacin de sistemas automatizados dirigidos al mejoramiento y a agilizacin de diferentes procesos, en las distintas reas, ya sean sociales, econmicas o educativos.

Cabe mencionar, que los sistemas automatizados son sistemas de informacin hechos por el hombre con el fin de simplificar muchas tareas, llevando todos estos procesos humanos a un conjunto de elementos tecnolgicos, con el objetivo de mejorar las condiciones de trabajo. Con referencia a lo anterior, en el rea educativa es ventajoso la utilizacin de estos sistemas para controlar y organizar de manera eficiente todo lo relacionado con el personal que all labore y con el estudiantado en general, as como tambin la aplicacin de los procesos, facilitando informacin segura que ya esta almacenada en una base de datos y aumentando la productividad ya que evitara la duplicacin de los datos; es por ello que se plantea la elaboracin de dicho proceso de manera automtica. Cabe resaltar que, dentro de las instituciones educativas que en la actualidad no dan utilidad a la tic, se encuentra el C.E.I.S Ao Internacional del Nio ya que el proceso de inscripcin en dicha institucin se realiza de manera manual originando lentitud, duplicacin en los datos, lo que a su vez ocasiona agotamiento del personal debido a que este debe trabajar horas extras; tambin el trabajo se torna demasiado pesado y tedioso, se congestiona la institucin durante el proceso, debido a que los

representantes deben esperar una gran cantidad de tiempo y hacer colas, algunas actividades hechas por la institucin se atrasan, ya que se toman varios das para el proceso y la informacin se procesa muy lenta. Por su parte, el C.E.I.S Ao Internacional del Nio cuenta con una matricula mayor a los 240 nios, por lo que al personal encargado de coordinar dichas inscripciones se le acumula demasiado trabajo, en el momento de manejar requisitos, llenar planillas, entrevistar representantes y

todo eso, lo que puede arrojar errores en los datos, perdida de las planillas, duplicacin, al igual que la organizacin en los archivos. Por todas estas razones ya expuestas, es necesario un cambio a travs de un sistema automatizado que evite y controle la duplicacin y la perdida de documentos, que permita un fcil acceso a los datos, guardando y organizando todos estos en una base de datos, aparte, este debe tener un ambiente visual agradable y debe ser fcil de usar, este sistema tambin permitir agilizar el proceso de inscripcin de tal manera que sea confiable, seguro y amigable; ya que Un sistema de inscripcin debe caracterizarse por permitir un fcil acceso a los datos y brindar un mejor control y organizacin, teniendo una facilidad de uso que permita a los usuarios operar de manera sencilla e intuitiva.

1.2 Objetivo General Desarrollar un sistema automatizado que permita agilizar el proceso de inscripcin en el C.E.I.S Ao Internacional del Nio Ubicado en la Ciudad de Santa Ana de Coro; Urbanizacin Cruz Verde

1.3 Objetivos Especficos 1. Recolectar informacin acerca de la problemtica que presenta el proceso actual de inscripcin en el C.E.I.S Ao Internacional del Nio a travs de las tcnicas de recoleccin de datos con la finalidad de definir las debilidades existentes en la institucin.

2. Determinar los requerimientos de los usuarios a travs del anlisis de la informacin recopilada con la finalidad de obtener las factibilidades tcnicas, operativas y econmicas del sistema a desarrollar. 3. Disear el sistema de inscripcin que permita la agilizacin de dicho proceso terminando as con los problemas que presenta la institucin. 4. Desarrollar una base de datos que permita guardar toda la informacin necesaria para el proceso de inscripcin. 5. Implantar el sistema de inscripcin automatizado en el C.E.I.S Ao Internacional del Nio.

1.4 Justificacin Con el pasar del tiempo la tecnologa avanza y van surgiendo proyectos que facilitan nuestro trabajo, hoy en da los sistemas

automatizados son de mucha utilidad en diversos campos, ayudando a agilizar diferentes procesos y permitiendo una mejor organizacin; estos no son mas que sistemas hechos por el hombre que interactan con un computador con el fin de resolver diversos problemas. En tal sentido, la informtica y la tecnologa han penetrado en las distintas reas de trabajo, dado que permiten mejorar los procesos y actividades reduciendo la cantidad de documentos y papeles que tpicamente se acumulan en las oficinas. Cabe destacar que, el desarrollo de estos sistemas informticos ha sido de gran apoyo para las instituciones ya que facilita sus tareas permitiendo informacin rpida y segura, as como tambin un mejor control sobre el alumnado, y como es en este caso, permitiendo un acceso rpido a

toda la informacin de los nios de manera que esta pueda estar a la mano en el caso de algn inconveniente Mediante estos sistemas automatizados la informacin ser procesada y almacenada de una manera ms efectiva y confiable, ya que ser guardada en una base de datos, para as lograr un control integral en las actividades de inscripcin. Se ha conseguido un total apoyo por parte del personal administrativo y docente a esta idea de implantar dicho sistema, ya que al referirnos, o al hablar de organizacin esta seria una gran solucin. Es de hacer notas que, con el desarrollo del nuevo sistema el C.E.I.S Ao Internacional del Nio obtendr los siguientes beneficios: El sistema permitir controlar la duplicacin y la perdida de Documentos. Brindara un mejor control y organizacin. Permitir un fcil acceso a los datos, de manera que estos estn a la mano al presentarse algn inconveniente con los nios. Guardara todos los datos, o toda la informacin de los nios en una base de datos de manera organizada. Agilizara el proceso de inscripcin de manera que sea seguro y confiable. 1.5 Delimitacin Este proyecto se desarrollara en el C.E.I.S Ao Internacional del Nio ubicado en la Urb. Cruz Verde, Calle 2 esquina con Calle 3, Sector 1; en la ciudad de Santa Ana de Coro, Municipio Miranda Edo. Falcn.

CAPITULO II: Marco Terico 2.1 Antecedentes de la Investigacin Durante la historia se ha tenido la necesidad de usar distintos sistemas de informacin para ejecutar las labores administrativas, con el fin de agilizarlas y tener un mejor control. Es por ello, que para la realizacin de esta investigacin se han consultado trabajos anteriores que guardan relacin directa o indirecta con ella, a continuacin se mencionan algunos: Garca M. y Mujica V. (2008) Elaboraron una tesis titulada Desarrollo de un Software para la Automatizacin de las actividades Administrativas del Departamento de Computacin y Sistemas de la Universidad de Oriente Ncleo de Anzotegui. El proyecto se elaboro con el objetivo primordial de Agilizar la gestin administrativa del departamento de computacin y sistema a travs de la automatizacin de las tareas llevadas a cabo. Este permiti la automatizacin de los procesos administrativos gestionados por el mencionado departamento, tales como: la creacin de la programacin acadmica, realizacin de inscripciones por departamento, retiros de asignatura, entre otras. Se utilizo la metodologa del proceso unificado de desarrollo de software (Jacobson, Booch y Rumbaugh), debido a su eficiencia en desarrollo de software aplicando las fases de inicio, elaboracin, construccin y transicin. Estas a su vez se llevan a cabo a travs de una o varias iteraciones las cuales constan de cinco flujos de trabajo fundamentales como son: Captura de requisitos, anlisis, diseo, implementacin y prueba.

Es importante mencionar que el desarrollo de este proyecto y nuestra propuesta se relacionan porque el problema que hemos planteado es el desarrollo de un sistema automatizado para lograr un cambio y mejora en estos procesos administrativos, con el fin de agilizar y hacerlos mucho mas seguros y organizados. Por otra parte Mata, J. (2007) Elaboro un trabajo que presento bajo el titulo Propuesta del desarrollo de un sistema automatizado del proceso de inscripcin para la Escuela Jos Antonio Calcao, Este tiene como objetivo general Proponer la automatizacin del proceso de inscripcin, que controle la informacin del alumno inscrito en la Escuela Jos Antonio

Calcao (ubicada en la parroquia Caucaguita, Municipio Sucre del Estado Miranda). En este sentido se entiende como Sistema de Inscripcin,

el procedimientos a seguir al inicio de cada ao escolar, en la Escuela Jos Antonio Calcao el sistema de inscripcin es manual y a partir de observaciones y del levantamiento de informacin que arrojo la investigacin se pudo detectar que la mayora de los procedimientos tienen

inconvenientes, entre ellos se pueden destacar: prdida o duplicacin de informacin debido a la trascripcin manual y /o forma de almacenamientos, retardo en el comienzo de las clases y actividades regulares por la tardanza del proceso. Por lo tanto, para liberar a este proceso de la abrumadora tarea de efectuar inscripciones manuales que ocasiona congestionamiento se ofrece una herramienta de trabajo que consiste en un sistema de informacin ms exacta y rpida para el personal que all labora matriculando una cantidad de alumnos en un corto perodo de tiempo para dar inicio a las actividades del plantel de manera eficiente e integra. El paquete de aplicaciones presenta una interfaz amigable capaz de realizar: las operaciones bsicas de

mantenimiento de archivos que proporcione una mejor manera de proveer informacin actualizada para la toma de decisiones, registro y control de todos los procesos inherentes del sistema de inscripcin, ofrecer reportes de acuerdo a la necesidad del usuario. Este trabajo de investigacin presenta aportes muy relevantes para el proyecto a realizar, ya que en su contenido podemos encontrar la forma para desarrollar un sistema automatizado y es de gran ayuda ya que este diseo tambin presenta las tareas ms importantes que gestionara el sistema a desarrollar en el presente trabajo de investigacin. En el mismo orden de idea Morey, L. (2007) desarrollo un trabajo con el titulo Diseo de un sistema de informacin para el proceso de inscripcin en la Unidad Educativa Colegio Luz de los Bucares Este trabajo de investigacin presenta unos aportes muy relevantes puesto que en su contenido se puede encontrar la forma en la que se pueda proceder al desarrollo de un sistema automatizado, punto que forma parte del objetivo principal del presente trabajo. Este diseo de sistema de informacin es muy til para el conocimiento por parte del investigador de cmo proceder en la implantacin del sistema automatizado, debido a que este diseo tambin presenta las tareas ms importantes que gestionara el sistema a desarrollar en este trabajo de investigacin, como lo es el proceso de inscripcin. Este trabajo de investigacin es similar al proyecto a realizar ya que con ambos se quiere hacer una mejora en estos procesos de inscripciones para agilizarlos y tener un mejor control sobre el alumnado, brindndole una gran cantidad de beneficios a las instituciones, resolviendo de alguna u otra forma todos aquellos problemas que se le presentan. Al igual Escobar L. y Solrzano M. (2010) elaboran una tesis de grado titulada Desarrollo de un Sistema Informtico Administrativo para la

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Escuela Fiscal Mixta 21 de Mayo del Catn Portoviejo, Provincia de Manab, la cual tiene como objetivo general Solucionar con la

implementacin de un sistema informtico administrativo las dificultades que ocasiona a las autoridades de la escuela 21 de Mayo el control de sus procesos de administracin mediante registros manuales Dicho proyecto, al igual que el que se quiere realizar, proponen la automatizacin de procesos administrativos, con el fin de solucionar los diversos problemas o inconvenientes que se puedan presentar llevando estos procesos de manera manual, ya que automatizando dichos procesos se brindaran innumerables beneficios para las instituciones como

informacin rpida y segura porque todos estos datos, o toda esta informacin ser organizada y almacenada previamente en una base de datos, con el fin de agilizarlos. Por ultimo Afonso M. y Segnini J. (2009) elaboran un trabajo de grado bajo el titulo Desarrollo de un sistema automatizado bajo entorno web para el control de la programacin acadmica en la Universidad de Oriente Ncleo de Anzotegui el cual tiene como objetivo general Desarrollar un sistema basado en tecnologa Web, para el control de la programacin acadmica de los estudiantes regulares de la Universidad de Oriente, Ncleo Anzotegui Al igual que nuestro proyecto este sistema se centra en la idea de prestar un mejor servicio de interaccin entre los procesos administrativos y el alumnado, as como tambin con todo el personal que labore en esta rea de la institucin facilitndoles un poco su trabajo, el cual de forma manual resulta bastante tedioso y lento.

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2.2 Bases Tericas Sistema Automatizado Es un sistema donde se transfieran tareas de produccin, realizadas habitualmente por operadores humanos a un conjunto de elementos tecnolgicos. Un sistema automatizado consta de dos partes principales: Parte Operativa: es la parte que acta directamente sobre la maquina. Son elementos que hacen que la maquina se mueva y realice la operacin deseada. Parte de Mando: suele ser un autmata programable (tecnologa

programada), aunque hasta hace bien poco se utilizaban rels electromagnticos, tarjetas electrnicas o mdulos lgicos neumticos (tecnologa cableada).

Base de Datos Es un conjunto de datos pertenecientes a un mismo contexto y almacenados sistemticamente para su posterior uso. En este sentido una biblioteca puede considerarse una base de datos compuesta en su mayora por documentos y textos impresos en papel e indexados para su consulta. Actualmente, y debido al desarrollo tecnolgico de campos como la informtica y la electrnica, la mayora de las bases de datos estn en formato digital (electrnicas), que ofrecen un amplio rango de soluciones al problema de almacenar datos Sistema de Informacin Es un conjunto de elementos interrelacionados con el propsito de prestar atencin a las demandas de informacin de una organizacin, para

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elevar el nivel de conocimientos que permita un mejor apoyo a la toma de decisiones y desarrollo de acciones. Algunos autores como Peralta (2008), de una manera mas acertada define sistema de informacin como un conjunto de elementos que interactan entre si con el fin de apoyar las actividades de una empresa o negocio. Estos sistemas de informacin realizan cuatro actividades bsicas: entrada, almacenamiento, procesamiento y salida de la informacin.

Evaluacin Es un proceso dinmico a travs del cual e indistintamente, una empresa, organizacin o institucin acadmica puede conocer sus propios rendimientos, especialmente sus logros y flaquezas y as reorientar propuestas o bien focalizarse en aquellos resultados positivos para hacerlos aun mas rendidores. La evaluacin surge como una herramienta de control, que a traves de ella los establecimientos de enseanza no solamente controlan el aprendizaje de sus alumnos, sino que adems les permite ejercer un control sobre la tarea que realizan los maestros, ya que son estos los que tienen la enorme responsabilidad de llevar a buen puerto esta cuestin tan determinante para el progreso y la evolucin de la humanidad en cualquier parte del mundo.

Tipos de Evaluacin: Evaluacin Cualitativa: es aquella donde se juzga o valora mas la calidad tanto del proceso como el nivel de aprovechamiento

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alcanzado, la misma procura lograr una descripcin holstica, es decir, que intenta analizar exhaustivamente, con sumo detalle, actividad como los medios y el aprovechamiento alcanzado. tanto la

Evaluacin Cuantitativa: esta esta basada en factores de medicin, con los cuales se determina el rendimiento o los conocimientos, ya sea mediante pruebas escritas, orales o de ejecucin. Es importante mencionar que la evaluacin cuantitativa nos obliga como futuros evaluadores a obtener una mejor y concreta formacin profesional, con el fin de romper este esquema de convertir la evaluacin en una simple cuantificacin del conocimiento.

Control El control es una etapa primordial en la administracin, pues, aunque una empresa cuente con magnficos planes, una estructura organizacional adecuada y una direccin eficiente, el ejecutivo no podr verificar cual es la situacin real de la organizacin si no existe un mecanismo que informe si los hechos van de acuerdo con los objetivos. El control, segn George R. Terry, es el proceso para determinar lo que se esta llevando a cabo, valorizacin, y, si es necesario, aplicando medidas correctivas, de manera que la ejecucin se desarrolle de acuerdo con lo planeado.

2.3 Definicin de Trminos

Aplicaciones: Son programas informticos que permiten al usuario utilizar una computadora con un fin especifico; las aplicaciones son parte del software de una computadora y suelen ejecutarse sobre el sistema operativo.

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Archivo: En informtica, un archivo es un grupo de datos estructurados que son almacenados en algn medio y pueden ser usados por las aplicaciones.

Computador: es una mquina electrnica capaz de recibir, procesar y devolver resultados en torno a determinados datos y que para realizar esta tarea cuenta con un medio de entrada y uno de salida.

Base de Datos: Es una coleccin de informacin organizada de forma que un programa de ordenador pueda seleccionar rpidamente los fragmentos de datos que necesite. Una base de datos es un sistema de archivos electrnico.

Control: Conjunto de principios y normas que garantizan la adecuacin entre los datos, procesos e informacin, a fin de que los informes obtenidos renan las caractersticas demandadas por sus usuarios.

Hardware: Se denomina hardware al conjunto de elementos materiales que componen un ordenador, se refiere a todos los componentes fsicos (que se pueden tocar) de la computadora: discos, unidades de disco, monitor, teclado, ratn (mouse), impresora, placas, chips y dems En dicho conjunto se incluyen los dispositivos electrnicos y electromecnicos, circuitos, cables, tarjetas, armarios o cajas, perifricos de todo tipo y otros elementos fsicos.

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Programa: Un programa es un conjunto de instrucciones u ordenes basadas en un lenguaje de programacin que una computadora interpreta para resolver un problema o una funcin especifica.

Automatizado: La automatizacin es un sistema donde se trasfieren tareas de produccin, realizadas habitualmente por operadores humanos a un conjunto de elementos tecnolgicos, con el objetivo de mejorar las condiciones de trabajo del personal, mejorar la productividad de la empresa u organizacin, entre otros.

Sistemas de Informacin: es un conjunto de elementos orientados al tratamiento y administracin de datos e informacin, organizados y listos para su uso posterior, generados para cubrir una necesidad u objetivo.

Sistema Operativo: Es un conjunto de programas informticos que permite la administracin eficaz de los recursos de una computadora es conocido como sistema operativo o software de sistema; estos programas comienzan a trabajar apenas se encienda el equipo, ya que gestiona el hardware desde los niveles mas bsicos y permiten adems la interaccin con el usuario.

Software: es la parte lgica del computador, es un conjunto de programas, instrucciones y reglas informticas que permiten ejecutar distintas tareas en una computadora.

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Tecnologa: La tecnologa es un concepto amplio que abarca un conjunto de tcnicas, conocimientos y procesos, que sirven para el diseo y construccin de objetos para satisfacer necesidades humanas. En la sociedad, la tecnologa es consecuencia de la ciencia y la ingeniera, aunque muchos avances tecnolgicos sean posteriores a estos dos conceptos.

Operacionalizacin de Variables Figura N 1

TITULO: Sistema automatizado para el control y evaluacin del alumnado del C.E.I.S Ao Internacional del Nio Objetivo Variable Definicin Conceptual Para Kendall y Kendall (1997) un sistema automatizado es aquel sistema hombre-mquina integrado que provee informacin para el apoyo de las funciones de operacin Segn George R. Terry(2007), el control Es una etapa primordial en la administracin, ya que es el proceso para determinar lo que se esta llevando a cabo Definicin Operacional Un Sistema Automatizado es un proceso donde se transfieren las tareas realizadas habitualmente por operadores humanos, a un conjunto de elementos tecnolgicos. El control es una actividad orientada a la organizacin, hacia el cumplimiento de los objetivos propuestos, bajo mecanismos de medicin cualitativos y cuantitativos. Dimensiones Indicadores

Disear un Sistema Automatizado de inscripcin que permita la agilizacin de dicho proceso, terminando as con los problemas que presenta la institucin

- Actualizacin - Base de Datos Tecnolgica - Equipos - Seguridad

Sistema Automatizado

Desarrollar una base de datos que permita guardar toda la informacin necesaria para el control del proceso de inscripcin.

- Organizacin - Matricula

Control

Institucional

- Rendimiento
- Condicin

Fuente: Garca N. Gonzlez P.

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CAPITULO III: Marco Metodolgico

3.1 Tipo de Investigacin La investigacin de acuerdo con sabino (2000), se define como un esfuerzo que se emprende para resolver un problema, claro esta, un problema de conocimiento. Por otro lado, Cervo y Bervian (1989) la definen como una actividad encaminada a la solucin de problemas o preguntas cientficas, mediante la produccin de nuevos elementos los cuales constituyen a la solucin.

Cabe destacar, que existen diferentes tipos de investigacin, ya que en los estudios se suelen presentar propuestas diferentes; este trabajo esta orientado hacia una investigacin de campo, de acuerdo a Sabino (1992) una investigacin de campo es aquella que se refiere a los modelos a emplear cuando los datos de inters se recogen en forma directa de la realidad, durante el trabajo concreto del investigador y sus equipos , estos datos obtenidos se denominan datos de primera, productos de una investigacin en curso.

Mediante esta investigacin de campo se origino un proyecto factible, ya que dicho proyecto esta dirigido a la automatizacin del proceso de inscripcin del C.E.I.S Ao Internacional del Nio con el objetivo primordial de brindar una mejora en todos estos procesos administrativos, ayudando a resolver cada uno de los problemas que puedan presentase en esta rea de la institucin, as como tambin, aportando una mejor organizacin, lo que a su vez permitir agilizar dicho proceso y tener un mejor control sobre el alumnado.

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3.2 Diseo Metodolgico El diseo metodolgico es la forma como cada investigador organiza su propuesta de investigacin, ya que como sabemos, para la realizacin de proyectos es necesaria una metodologa, con el fin de desarrollarlo sin ningn problema y de manera organizada.

En este caso, se utilizara la metodologa de Kendall y Kendall (1997), cabe destacar, que se eligi esta porque es una metodologa completa la cual consta de siete fases.

3.2.1 Fases de la Metodologa

Ciclo de Vida de los Sistemas segn Kendall y Kendall (1997)

FASE I: Identificacin de problemas, oportunidades y objetivos En la primera fase el analista es el encargado de identificar los problemas de la organizacin detallarlos, y examinar y evaluar las oportunidades y objetivos. El analista debe identificar y evaluar los problemas existentes en la organizacin de manera crtica y precisa. Mayormente los problemas son detectados por alguien ms y es cuando el analista es solicitado a fin de precisarlos. Las oportunidades son situaciones que el analista considera susceptibles de mejorar utilizando sistemas de informacin computarizados, lo cual le da mayor seguridad y eficacia a las organizaciones adems de obtener una ventaja competitiva. El analista debe identificar los objetivos, es decir, el analista debe averiguar lo que la empresa trata de conseguir, se podr determinar si algunas funciones de as aplicaciones de los sistemas de

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informacin pueden contribuir a que el negocio alcance sus objetivos aplicndolas a problemas u oportunidades especficos. Los usuarios, los analistas y los administradores de sistemas que coordinan el proyecto son los involucrados en la primera fase. Las actividades de esta fase son las entrevistas a los encargados de coordinar a los usuarios, sintetizar el conocimiento obtenido, estimar el alcance del proyecto y documentar los resultados. El resultado de esta fase en un informe de viabilidad que incluye la definicin del problema y un resumen de los objetivos. La administracin debe decidir si se sigue adelante o si se cancela el proyecto propuesto. FASE II: Determinacin de los requerimientos de informacin En esta fase el analista se esfuerza por comprender la informacin que necesitan los usuarios para llevar a cabo sus actividades. Entre las herramientas que se utilizan para determinar los requerimientos de informacin de un negocio se encuentran mtodos interactivos como las entrevistas, los muestreos, la investigacin de datos impresos y la aplicacin de cuestionarios; mtodos que no interfieren con el usuario como la observacin del comportamiento de los encargados de tomar las decisiones y sus entornos e oficina, al igual que mtodos de amplio alcance como la elaboracin de prototipos. Esta fase es til para que el analista confirme la idea que tiene de la organizacin y sus objetivos. Los implicados en esta fase son el analista y los usuarios, por lo general los trabajadores y gerentes del rea de operaciones. El analista necesita conocer los detalles de las funciones del sistema actual: el quin (la gente involucrada), el qu (la actividad del negocio), el dnde (el entorno

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donde se desarrollan las actividades), el cundo (el momento oportuno) y el cmo (la manera en que se realizan los procedimientos actuales) del negocio que se estudia. Al trmino de esta fase, el analista debe conocer el funcionamiento del negocio y poseer informacin muy completa acerca de la gente, los objetivos, los datos y los procedimientos implicados. FASE III: Anlisis de las necesidades En esta fase el analista evala las dos fases anteriores, usa herramientas y tcnicas como el uso de diagramas de flujo de datos para graficar las entradas, los procesos y las salidas de las funciones del negocio en una forma grfica estructurada. A partir de los diagramas de flujo de datos se desarrolla un diccionario de datos que enlista todos los datos utilizados en el sistema as como sus respectivas especificaciones. El analista prepara en esta fase, una propuesta de sistemas que sintetiza sus hallazgos, proporciona un anlisis de costo/beneficio de las alternativas y ofrece, en su caso, recomendaciones sobre lo que se debe hacer FASE IV: Diseo del sistema recomendado En esta fase el analista utiliza la informacin recopilada en las primeras fases para realizar el diseo lgico del sistema de informacin. El analista disea procedimientos precisos para la captura de datos que aseguran que los datos que ingresen al sistema de informacin sean correctos. Facilita la entrada eficiente de datos al sistema de informacin mediantes tcnicas adecuadas de diseo de formularios y pantallas. La concepcin de la interfaz de usuario forma parte del diseo lgico del

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sistema de informacin. La interfaz conecta al usuario con el sistema y por tanto es sumamente importante. Tambin incluye el diseo de archivos o bases de datos que almacenarn gran parte de los datos indispensables para los encargados de tomar las decisiones en la organizacin. En esta fase el analista interacta con los usuarios para disear la salida (en pantalla o impresa) que satisfaga las necesidades de informacin de estos ltimos. Finalmente el analista debe disear controles y procedimientos de respaldo que protejan al sistema y a los datos y producir paquetes de especificaciones de programa para los programadores. Cada paquete debe contener esquemas para la entrada y la salida, especificaciones de archivos y detalles del procesamiento. FASE V: Desarrollo y documentacin del software En la quinta fase del ciclo del desarrollo de sistemas, el analista trabaja de manera conjunta con los programadores para desarrollar cualquier software original necesario. Entre las tcnicas estructuradas para disear y documentar software se encuentran los diagramas de estructuras, los diagramas de Nassi-Shneiderman y el pseudocdigo. Durante esta fase el analista trabaja con los usuarios para desarrollar documentacin efectiva para el software, como manuales de procedimientos, ayuda en lnea y sitios web que incluyan respuestas a preguntas frecuentes en archivos lame que se integrarn al nuevo software. La documentacin indica a los usuarios cmo utilizar el sistema y qu hacer en caso de que surjan problemas derivados de este uso. Los programadores desempean un rol clave en esta fase porque disean, codifican y eliminan errores sintcticos de los programas de cmputo.

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FASE VI: Prueba y mantenimiento del sistema Antes de poner en funcionamiento el sistema es necesario probarlo es mucho menos costoso encontrar los problemas antes que el sistema se entregue a los usuarios. Una parte de la pruebas la realizan los programadores solos, y otra la llevan a cabo de manera conjunta con los analistas de sistemas. Primero se realizan las pruebas con datos de muestra para determinar con precisin cules son los problemas y posteriormente se realiza otra con datos reales del sistema actual. El mantenimiento del sistema de informacin y su documentacin empiezan en esta fase y se llevan de manera rutinaria durante toda su vida til. FASE VII: Implementacin y evaluacin del sistema Esta es la ltima fase del desarrollo de sistemas, y aqu el analista participa en la implementacin del sistema de informacin. En esta fase se capacita a los usuarios en el manejo del sistema. Parte de la capacitacin la imparten los fabricantes, pero la supervisin de sta es responsabilidad del analista de sistemas. Se menciona la evaluacin como la fase final del ciclo de vida del desarrollo de sistemas principalmente en reas del debate. En realidad, la evaluacin se lleva a cabo durante cada una de las fases. El trabajo de sistemas es cclico, cuando un analista termina una fase del desarrollo de sistemas y pasa a la siguiente, el surgimiento de un problema podra obligar a regresar a la fase previa y modificar el trabajo realizado.

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Figura N 2

3.3 Tcnicas de Recoleccin y Anlisis de Datos Como parte del diseo metodolgico de investigacin es necesario

determinar el mtodo de recoleccin de datos y el tipo de instrumento que se utilizara; es importante aclarar que el mtodo en investigacin segn Arias (1997) es como el medio o camino a travs del cual se establece la relacin entre el investigador y el sujeto de investigacin para la recoleccin de datos y el instrumento es el mecanismo que utiliza el investigador para recolectar la informacin. En tal sentido las tcnicas que se utilizan para la recoleccin de datos en esta investigacin son observacin directa, entrevistas y encuestas.

Cabe destacar que, Tamayo y Tamayo (1998) en cuanto a la observacin directa nos dice es en la cual el investigador puede observar y recoger datos mediante su propia observacin, con respecto a la entrevista dice que es la relacin directa establecida entre el investigador y su objeto

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de estudio a travs de individuos o grupos con el fin de obtener testimonios orales. En la entreviste se desea obtener la opinin del entrevistado con respecto al estado actual del sistema, los objetivos de la investigacin los personales y los procedimientos informales. Y Segn Hurtado, I y Toro. J. (1998) la encuesta logra que el investigador centre su atencin en ciertos aspectos y se sujetas a determinadas condiciones En un cuestionario las preguntas deben ser muy claras, ellas pueden ser de dos modalidades: abiertas y cerrada. Al respecto Hurtado, I y Toro, J. nos comentas que las preguntas son: cerradas cuando se contesta con un si o un no. Y abiertas cuando se contestan a criterios y juicio al entrevistado.

Por otra parte, las tcnicas de anlisis de datos representa la forma de como ser procesada la informacin recolectada, para esto utilizaremos Diagrama de Flujo de Datos que segn Gane & Sarson Representan grficamente los procesos, flujo y datos en un sistema Es una tcnica del anlisis estructurado que conceptualiza y representa grficamente los procesos de datos en la organizacin.

Un diagrama de Flujo de Datos (DFD) representa el flujo o camino recorrido por los datos y los procesos a que stos tienen que ser sometidos, hasta llegar a producir las salidas esperadas, los smbolos utilizados varan por autor, Gane & Sarson utiliza los siguientes:

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Figura N 3 Inicio o Fin del Programa

Pasos, procesos o lneas de instruccin de programa

Operaciones de Entrada y Salida

Toma de Decisiones Conector para unir el flujo a otra parte del diagrama

Cinta Magntica

Disco Magntico

Conector de Pagina Lneas de Flujo

Enva Datos a la impresora

Anotacin Display para mostrar datos

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Tambin se Utilizara Modelo de Entidad Relacin que segn Sara Alvarez (2010) es un modelo propuesto por Peter Chen en 1976 y desde entonces se viene utilizando de una forma global. Se caracteriza por utilizar una serie de reglas para representar los datos y sus relaciones, con este modelo conseguimos representar de manera grafica la estructura lgica de una base de datos. Los principales elementos del modelo entidad relacin son las entidades con sus atributos y las relaciones entre entidades, y su simbologa es la siguiente:

Figura N 4

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3.3 Poblacin y Muestra Segn Tamayo y Tamayo, (1997), La poblacin se define como la totalidad del fenmeno a estudiar donde las unidades de poblacin posee una caracterstica comn, la cual se estudia y da origen a los datos de la investigacin Para esta investigacin la poblacin esta formada por todo el personal administrativo y docente que labora en la institucin, ya que al momento de la realizacin de las inscripciones ellos son los encargados de todos esos procesos administrativos que se deben llevar a cabo.

Y en cuanto a la muestra Tamayo, T. Y Tamayo, M (1997), afirma que la muestra es el grupo de individuos que se toma de la poblacin, para estudiar un fenmeno estadstico

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CAPITULO: IV Resultados

En el siguiente capitulo se presentaran cada uno de los resultados obtenidos a travs del desarrollo minucioso de cada una de las fases que contempla el ciclo de vida de la metodologa propuesta por Kendall y Kendall.

Diagrama de actividades

Para el desarrollo de este proyecto se hizo necesario llevar el control de cada una de las actividades necesarias para el cumplimiento de las fases metodolgicas, a continuacin se presenta el siguiente cronograma:

Figura N 5

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FASE I: Identificacin de problemas, oportunidades y objetivos Para el desarrollo de esta fase, se observo la falta de tecnologa en el C.E.I.S Ao Internacional del Nio, el proceso de inscripcin en dicha institucin se realiza de manera manual, por lo que el trabajo se torna pesado, tedioso, y el proceso es lento, lo que a su vez ocasiona agotamiento en el personal debido a que este debe trabajar horas extras. A dems de esto, no tienen un acceso directo a los datos de los nios, por ejemplo, cuando un nio se golpea o se enferma que necesitan comunicarse con sus padres, pierden mucho tiempo buscando entre todas esas planillas hasta dar con la del nio, en cambio, con el sistema automatizado con tan solo colocar el nombre del nio, saldra toda la informacin deseada. La institucin cuenta con una matricula mayor a los 240 nios, por lo que al personal encargado de coordinar dichas inscripciones se les acumula mucho trabajo en cuanto a manejar requisitos, llenar planillas, entrevistar representantes, lo que puede arrojar errores en los datos o hasta puede presentarse el extravi de alguna planilla. Es por ello que, se realiza la automatizacin de dicho sistema, para brindar mejoras a la institucin, para mejorar la calidad de su trabajo y para terminar con esos problemas que se presentan, permitindoles tener un mejor control sobre el alumnado. Dicha automatizacin se realiza con el objetivo principal de agilizar el proceso de inscripcin del C.E.I.S Ao Internacional de Nio, el cual se logra teniendo en cuenta varios factores como la recoleccin de la informacin, la determinacin de los requerimientos de los usuarios, el diseo de la base de datos, entre otros. FASE II: Determinacin de los requerimientos de informacin Para la determinacin de los requerimientos utilizamos como tcnica de recoleccin de datos, la entrevista, tomando como poblacin todo el

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personal docente y administrativo de la institucin C.E.I.S Ao Internacional del Nio y como muestra 10 personas de dicha poblacin, entre ellos la directora de la institucin, la coordinadora y el personal docente, con la finalidad de obtener toda la informacin necesaria acerca del proceso actual de inscripcin, as como tambin, conocer sus puntos de vista tanto del proceso actual como de la automatizacin del mismo y los resultados fueron los siguientes: Grafico N 1 Es factible el proceso actual de Inscripcion?
si no

20%

80%

El 80% de las personas a las cuales le aplicamos la encuesta respondieron que no es factible el proceso actual de inscripcin, mientras que el otro 20% respondieron que Si. Grafico N 2 El proceso actual de Inscripcin es lento?
si no

20%

80%

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El 80% de las personas a las cuales le aplicamos la encuesta respondieron que Si es lento es proceso actual de inscripcin de la institucin, mientras que el otro 20% dijo que No. Grafica N 3 El proceso de inscripcin actual dificulta las labores diarias de la institucin?
si no

40% 60%

El 60% de las personas a las cuales le aplicamos la encuesta dijeron que el proceso actual de inscripcin Si dificulta de alguna u otra forma las actividades diarias de la institucin, mientras que el otro 40% dijo que No. Grafico N4 Con el sistema actual se ha presentado la perdida de documentos?
si no

40% 60%

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El 60% de las personas a las cuales le aplicamos la encuesta dijeron que si se ha presentado la perdida de documentos, mientras que el otro 40% dijo que No. Grafico N5 Cree usted que debera cambiarse el proceso de inscripcin?
si 10% no

90%

El 90% de las personas a las cuales le aplicamos la encuesta dijeron que si debera cambiarse el proceso actual de inscripcin, mientras que el otros 10% dijo que No. Grafica N 6 Cree usted que automatizando el sistema de inscripcin se agilizara el proceso?
si 10% no

90%

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El 90% de las personas a las cuales le realizamos la encuesta dijeron que Si se agilizara el proceso de inscripcin con la automatizacin del mismo, mientras que el otro 10% dijo que No. Grafico N 7 Tiene algn conocimiento acerca de los sistemas automatizados?
si no

40% 60%

El 60% de las personas a las cuales le realizamos la encuesta Si tienen conocimiento sobre los sistemas automatizados, mientras que el otro 40% dijo que No.

Grafico N 8 Cree usted que al automatizar el sistema, la informacin seria almacenada de manera mas segura?
si 10% no

90%

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El 90% de las personas a las cuales le aplicamos la encuesta dijeron que al automatizar el sistema la informacin Si seria almacenada de forma mas segura, mientras que el otro 10% dijo que no.

Grafico N 9 Es necesario la Automatizacin del Sistema?


si no

22%

78%

El 78% de las personas a las cuales le realizamos la encuesta dijeron que si es necesario la automatizacin del sistema, mientras que el otro 22 % dijo que No

Grafico N 10

Estara usted de acuerdo con la automatizacin del sistema de inscripcin actual?

si 0%

no

100%

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Todas las personas a las cuales le realizamos la encuesta estn de acuerdo con la automatizacin del proceso actual de inscripcin

FASE III: Anlisis de las necesidades Figura N 6

Figura N7

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FASEIV: Diseo del Sistema Recomendado Figura N 8

Pantalla Inicial del sistema, donde se selecciona la opcin que se desee utilizar ya sea nuevo registro o consultar datos. Figura 8 Figura N 9

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Al seleccionar consultar datos, nos pide la cedula del representante para luego mostrar todos los datos del nio registrado. Ver figura 9 Figura 10

Aqu nos muestra los datos del nio. Ver Figura 10 Figura 11

Pantalla de Registro, nos muestra todos los campos que debemos llenar al registrar un nuevo alumno. Ver Figura 11

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Conclusiones Una vez realizado el estudio, anlisis, diseo y desarrollo del sistema automatizado de inscripcin del C.E.I.S Ao Internacional del Nio se concluye lo siguiente: Mediante la utilizacin de la metodologa de Kendall y Kendall se puede conocer con ms precisin el objeto de estudio, desarrollando cada una de sus faces con la finalidad de obtener un sistema del todo confiable.

A travs de las tcnicas de recoleccin de datos como fueron las observacin directa y la entrevista, se logro obtener la informacin necesaria sobre el proceso actual de inscripcin de el C.E.I.S Ao Internacional del Nio

El desarrollo del sistema cumple con todas las necesidades del C.E.I.S Ao Internacional del Nio ya que este agiliza ra el proceso, permitir un fcil acceso a los datos de cada nio y brinda una manera ms segura de almacenar la informacin.

El sistema le permite a todo el personal docente y administrativo de la institucin tener un mejor control sobre los datos del alunando en general por lo que el proceso es mas rpido.

No existe una nica forma para el desarrollo de sistemas, todo depende del punto de vista del analista y del grado de detalles que desee implementar para dicha labor.

La utilizacin de diferentes herramientas resultan de gran ayuda para el desarrollo del software, facilitando la labor de muchas actividades e impactando de manera positiva en el tiempo.

Bibliografa

Kendall y Kendall (1997) Anlisis y Diseo de Sistemas. Tercera Edicin. Sabino, C. (2002). El proyecto de Investigacin. Editorial Panapo. Tamayo y Tamayo (1998). El Proceso de la Investigacin Cientfica. Cuarta Edicin. Hernndez, Y. (2007). Diseo Automatizado de Inscripcin y Control de notas de la Unidad Educativa Alberto Ravel. Garca M. y Mujica V. (2008). Desarrollo de un Software para la Automatizacin de las actividades Administrativas del Departamento de Computacin y Sistemas de la Universidad de Oriente Ncleo de Anzotegui. Tesis de Grado. Mata, J. (2007). Propuesta del desarrollo de un sistema automatizado del proceso de inscripcin para la Escuela Jos Antonio Calcao. Trabajo de Investigacin. Escobar L. y Solrzano M. (2010). Desarrollo de un Sistema Informtico Administrativo para la Escuela Fiscal Mixta 21 de Mayo del Catn Portoviejo, Provincia de Manab. Tesis de Grado Morey L. (2007). Diseo de un sistema de informacin para el proceso de inscripcin de la Unidad Educativa Colegio Luz de los Bucares. Proyecto de Investigacin. Afonso M. y Segnini J. (2009). Desarrollo de un sistema automatizado bajo entorno web para el control de la programacin acadmica en la Universidad de Oriente Ncleo de Anzotegui

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