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Next Administrativo 1.1 Manual del Usuario Copyright NextSoft Software Solutions, C.A.

2005

Next Administrativo Versin 1.1 Manual de Soporte Tcnico


Primera Edicin Copyright NextSoft Software Solutions, C.A. Todos los derechos reservados Maracaibo 2005

Next Administrativo 1.1 Manual del Usuario Copyright NextSoft Software Solutions, C.A. 2005

Instalacin
Next Administrativo por defecto siempre se instalara en la carpeta de archivos de programas de Windows, especficamente en la siguiente direccin: Archivos de programa NextSoft Next Administrativo V1.1 Para instalar el sistema deber hacerlo con derechos administrativos en el equipo, y para operar el programa, si lo realiza con una cuenta limitada de Windows el administrador del equipo deber de proveer de derechos totales al usuario sobre esta carpeta (la carpeta de NextSoft y todos sus componentes). As mismo deber dar derechos de escritura sobre la llave del registro de Windows HKEY_LOCL_MACHINE\SOFTWARE\NextSoft\Administrativo\1.1. Para dar derecho de escritura en esta llave, utilice el programa REGEDIT.EXE contenido en la carpeta de sistema de Windows. Luego de abrir dicho programa busque la llave en cuestin y presionando botn derecho sobre dicha llave y seleccione permisos luego agregue el usuario con el que trabajar Next Administrativo e indique que dicho usuario tiene control total sobre la llave. Recuerde que esta consideracin es solamente cuando se ejecuta el sistema con una cuenta limitada de Windows. Cuando ejecute el sistema deber invocar el programa nextadm.exe contenido en la carpeta V1.1 pasndole un parmetro del tipo numrico (001-999) el cual indica el nmero de estacin de trabajo que esta conectado. Si no le pasa el parmetro siempre se tomar como nmero de estacin la 001. Este programa realizar las siguientes tareas: Verifica la existencia de todos los archivos necesarios (ejecutables, configuracin, etc.) si no existiese algn archivo lo extrae nuevamente del componente de distribucin de Next Administrativo. Verifica si existe una actualizacin pendiente por realizar en la carpeta de datos del sistema (Actualizacin de Next Administrativo) y por ltimo ejecuta la aplicacin principal del sistema (GESTIONW.EXE). Si por algn razn el sistema no abre, verifique si en el administrador de tareas de Windows (Ctrl. +Alt+Supr) quedo activado el proceso GESTIONW.EXE. Si cancela este proceso estar terminando la aplicacin principal de Next Administrativo. Cuando Next Administrativo se ejecuta por primera vez pedir la ubicacin de la carpeta de datos y reportes, recomendamos utilizar la misma carpeta para ambos archivos (datos y reportes) si decide utilizar carpetas diferentes, tome en cuenta que el proceso de respaldo del sistema solamente grabara los archivos contenidos en la carpeta de datos.

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Datos del sistema


Los datos del sistema estn contenidos en la carpeta de datos (NEXTDATOS por defecto) estos datos comprenden las tablas del sistema (*.DBF), los archivos ndices (*.CDX) y los archivos de reportes (*.FRX y *.FRT), es recomendable que los archivos de datos y de reportes estn en la misma carpeta para cuando realice un respaldo este incluya cualquier modificacin realizada a los reportes del sistema. Los archivos CDX constituyen los ndices a los datos en las tablas de datos (*.DBF) el sistema automticamente mantiene sincronizados dichos ndices, estos archivos son IMPRESCINDIBLES para el correcto funcionamiento del sistema, sin embargo pueden ser creados a partir de los datos relacionados. Por ejemplo si por alguna razn necesita crear nuevamente los ndices de inventario (INV*.CDX) puede hacerlo eliminando de la carpeta de datos del sistema los archivos INV*.CDX, Next Administrativo automticamente creara nuevamente dichos archivos. En condiciones normales de funcionamiento usted nunca deber reconstruir los ndices del sistema, sin embargo en algunos situaciones puede ser necesario (Generalmente cortes abruptos de energa elctrica, fallas en el funcionamiento general del equipo, etc). Recuerde siempre hacer una copia de los datos antes de manipular los mismos de manera externa. Si en algn momento necesita borrar un archivo ndice del sistema, este seguro que NO ESTA ELIMINANDO NINGUN ARCHIVO .DBF ya que este se corresponde a los datos y no podr revertir dicha operacin. Los archivos de datos del sistema mantienen una nomenclatura que identifica el tipo de informacin que se almacena en dichos archivos, los ms importantes son: INVxx FACxx PRExx ENTxx COMxx CLIxx PROxx CXCxx CXPxx KARDEX Datos del inventario Datos de facturas Datos de presupuestos Datos de notas de entrega Datos de facturas de compra Clientes Proveedores Cuentas por cobrar Cuentas por pagar Kardex de productos

Procesos crticos del sistema


El sistema interpreta como proceso crtico, a todo proceso que impida el uso normal del sistema, as como su acceso multiusuario. Por los momentos existen 3 procesos crticos que son: Respaldo de datos, Recuperacin de datos y Servicio de archivos. Cuando estos procesos estn en operacin el sistema crea una serie de banderas que le impiden a cualquier otra estacin de trabajo conectarse a la carpeta de datos, estas banderas se almacenan en la carpeta de datos definida en el sistema y son las siguientes:

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RESPALDO.FIL y SERVICIO.FIL. Si durante la ejecucin de alguno de estos procesos el sistema se interrumpe abruptamente es muy probable que la bandera quede activada, lo que impedira que otra estacin se conecte a los datos del sistema, para resolver esto solamente deber eliminar la bandera en cuestin de la carpeta de datos del sistema.

Sobre el servicio de archivos


En condiciones normales el sistema no necesita realizar el servicio de archivos, este puede ser necesario en situaciones como falla de servicio elctrico, falla del computador, etc. Cuando el sistema intenta abrir los archivos por primera vez, si no lo logra establece una condicin que lo obligar a realizar el servicio la prxima vez que intente abrir el sistema, si esto sucede en ambiente multiusuario deber solicitar sea cerrada cualquier aplicacin de Next Administrativo en otra estacin de trabajo. Cuando intente abrir nuevamente el sistema este realizar el servicio de archivos automticamente. Si por alguna razn necesita forzar un servicio de archivos ANTES de entrar de forma normal al sistema lo puede realizar borrando cualquier archivo de extensin .CDX de la carpeta de datos. NO EXISTE ningn problema en hacer esta operacin siempre y cuando borre nicamente el archivo de extensin CDX (por ejemplo: CLI00.CDX) este archivo se reconstruye de forma automtica a partir de la tabla de datos involucrada (en el ejemplo CLI00.DBF). Recuerde que todas estas operaciones deber realizarlas SIN NINGUN otro usuario trabajando en el sistema.

Respaldo de datos
El sistema incorpora una herramienta para el respaldo de datos. Esta herramienta NO ESTA DISEADA para respaldar la informacin en discos 3 como primera opcin, el respaldo siempre lo deber realizar en un medio con suficiente capacidad para almacenar un respaldo completo (Una carpeta compartida en la red, un PenDrive u otra carpeta en el mismo equipo). Una vez realizado el respaldo usted podr exportarlo a discos de 3 (Siempre unidad A) a travs de la herramienta de administracin de respaldos. Next Administrativo puede manejar respaldos histricos. Siempre los respaldos se realizarn de forma comprimida en dos archivos, estos archivos tienen la siguiente estructura: RESPALDO NEXTADM AAAAMMDD-999.NXT y RESPALDO NEXTADM AAAAMMDD-999.FPT En ambos casos AAAA= Ao en el que fue efectuado el respaldo MM = Mes en el que fue efectuado el respaldo DD = Da en el que fue efectuado el respaldo 999 = Contador de respaldos

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999 Es un contador que le permite saber cuantos respaldos se efectuaron en esa fecha, esto le permite tener ms de un respaldo del mismo da. Es importante mencionar que los respaldos se guardan de forma comprimida, para poder restaurar un respaldo en particular deber realizarlo desde el mismo sistema. Como medida de seguridad siempre se recomienda (si es posible) realizar un respaldo de la carpeta de datos SIN comprimir, esto lo puede hacer con un simple COPY del sistema operativo. Para automatizarlo pudiera utilizar el comando XCOPY que le brinda Windows. Si por alguna razn necesita restaurar un respaldo sin entrar al sistema, en el CD de soporte tcnico encontrar una herramienta que le permite realizar dicha operacin.

Ejecucin del sistema


Cuando el sistema se ejecuta siempre verificar que todos los archivos de datos y los reportes existan, si algn archivo no existiese en el momento el sistema lo crea nuevamente. Si se tratase de un archivo de datos, este se creara en blanco, si fuese un archivo de definicin de reportes este se crear exactamente igual al original que se encuentra en el CD de instalacin.

Extensiones del sistema


El sistema le permite agregar nuevos mdulo a travs de extensiones, estas extensiones no son ms que cdigo VFP (Next Administrativo esta desarrollado en Microsoft Visual FoxPro) que se puede incorporar el sistema. Existen dos tipos de extensiones, las normales que se agregan como opcin al men extensiones del sistema, y las que se ejecutan al inicio de la aplicacin y NO se agregan el men de extensiones (El usuario no las visualiza en dicho men). Estas ltimas pueden utilizarse para tareas de configuracin y/o modificacin de tablas. Recuerde que las extensiones por ser porciones de cdigo nativo VFP, permiten extender de forma significativa la funcionalidad del sistema, pero requieren de cierto conocimiento tcnico y de programacin para ser llevadas a feliz trmino. El uso inadecuado de las extensiones pudiera provocar fallas en el funcionamiento del programa.

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Modificacin de reportes
El sistema permite adaptar los reportes a las necesidades particulares de cada usuario. Por defecto los reportes se colocan en la carpeta de datos del sistema, permitindole a cada usuario acceder dichos reportes. Si por alguna razn necesita crear reportes personalizados para un usuario especifico, deber copiar dichos reportes en una carpeta local del equipo en cuestin. Luego en las opciones del sistema indquele al programa como carpeta de reportes dicha carpeta, y desde ese momento el sistema en esa estacin en particular buscara los reportes de forma local, pudiendo entonces modificarlos sin afectar los reportes de los dems usuarios. Los modulo de ventas, presupuestos, notas de entrega y devoluciones (Prximamente compras y rdenes de compra), permiten utilizar impresin alternativa. Esta impresin alternativa se puede utilizar cuando desee pasar por alto las caractersticas avanzadas de impresin de Windows y controlar directamente su impresora. Esto es til cuando se necesita imprimir en impresoras de puntos. Por ejemplo cuando necesita imprimir un ticket de punto de venta, es mas adecuado hacerlo de esta forma que con el controlador de impresin de Windows (no significa que de la otra forma no se pueda realizar). Revise la carpeta ptoventa contenida en el CDROM del sistema para obtener mayor informacin al respecto. En los archivos contenidos all encontrar informacin detallada de cmo modificar los mismos. Estos archivos puede editarlos con el bloc de notas de Windows. Tenga mucha precaucin al modificar dichos archivos ya que estos son cdigo VFP y permiten una cantidad ilimitada de opciones pero el uso inadecuado de estos archivos pudiera ocasionar problemas durante la utilizacin de Next Administrativo. Si desea ampliar los conocimientos tcnicos al respecto, le recomendamos cualquiera de los manuales tcnico disponibles en la web sobre Visual Foxpro, nosotros estamos preparando uno condensado que en el momento que este disponible se lo notificaremos. Por los momentos la impresin alternativa esta disponible solamente para los mdulos mencionados sin embargo en futuras versiones del sistema estar disponible para la gran mayora de los reportes del mismo.

Instalacin de los componentes auxiliares de Next Administrativo


Next Administrativo incorpora dos componentes auxiliares para realizar las tareas de importacin de reportes a formato PDF (Necesario para enviar presupuestos, facturas, etc. va correo electrnico). Estos componentes estn contenidos en la carpeta InstallPDF del CDROM de instalacin. Deber instalar ambos manteniendo todas las opciones que ofrecen por defecto, NO CAMBIE NINGUNA OPCION al momento de instalar estos componentes. (Algunas opciones realmente debern ser cambiadas, estas se refiere a las

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siguientes: Imprimir pagina de prueba, establezca NO, Configurar impresora, establezca NO). Una vez instalados los componentes se crearan en el sistema: Una carpeta en C:\GS (No eliminar nunca esta carpeta) Una impresora virtual Generic Color PostScript Recuerde NUNCA eliminar la carpeta C:\GS ni eliminar o cambiar de nombre la impresora Generic Color PostScript. En el caso de que el sistema se ejecute con una cuenta limitada de Windows, esta deber tener permisos totales sobre la carpeta C:\GS Cuando este instalando la impresora virtual PDF, en el momento que se le pida el archivo de configuracin PDS deber cambiar el que se ofrece por DEFPSCOL.PPD contenido en el CD de instalacin.

En esta pantalla presione el botn Browse y busque en el CDROM el archivo mencionado anteriormente. Si no realiza esta operacin los reportes que sean convertidos a PDF no mostraran los colores respectivos, siempre se convertirn en escala de grises. Por lo dems el funcionamiento es exactamente el mismo. Si por alguna razn luego de realizar esta instalacin la impresora que se agrega al sistema tiene un nombre diferente a Generic Color PostScript, simplemente cmbiele el nombre y coloque ese. Next Administrativo buscar esta impresora especficamente cuando necesite convertir un archivo a tipo PDF.

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Envi de informacin va correo electrnico


El sistema puede enviar informacin directamente por correo electrnico, para esto deber configurar dichas opciones desde las opciones del sistema, y por supuesto tener conexin a internet en la maquina donde se enva dicha informacin. Importante: En algunos casos el sistema no podr enviar el correo estando detrs de un ProxyServer, si ese es su caso pruebe activando el servicio de POP3 y SMTP en el servidor Proxy y abriendo los respectivos puertos para el equipo en cuestin. Recomendamos que si no tiene conexin directa a internet en el equipo involucrado, lo haga a travs de un router o un Siwtch de la red. Cuando utiliza la funcin de lista de correos, que le permite enviar el correo a una lista con diferentes destinatarios tome en cuenta lo siguiente: La lista de correo simplemente es un archivo del tipo .TXT donde cada lnea constituye una direccin de correo a la que se va a enviar. Si enva correos de esta forma deber permitir un mecanismo a cada destinatario para que sea dado de baja de su lista de correos. Next Administrativo siempre agregar a este tipo de correo una coletilla como se muestra a continuacin:
Si desea ser removido de nuestra lista de correos, favor notificarlo va email a la siguiente direccin: tucuenta@tucuenta.com

Cuando enva informacin en formato HTML o convierte reportes a dicho formato, el sistema utilizar automatizacin OLE de Microsoft Excel. Quiere decir que para que esta operacin funcione correctamente deber tener instalado Excel en el equipo en cuestin. Recomendamos que instale una versin de Office que sea XP (2002) o superior. La experiencia nos ha demostrado que en la mayora de las instalaciones administrativa por lo general est instalado este programa.

Reinstalacin del sistema


Si por alguna razn necesita reinstalar el sistema en un equipo, primeramente verifique que NO EXISTA la carpeta NextSoff Next Administrativo V1.1. Si esta carpeta existe BORRELA ANTES DE INSTALAR, este paso es muy importante, si no lo realiza el sistema asumir las opciones de configuracin que tuviera anteriormente.

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Una ves reinstalado el sistema podr dirigir la carpeta de datos a la usada actualmente, y el sistema quedar conectado nuevamente a dicha carpeta. A pesar de que no existe ninguna posibilidad de perdida de informacin por instalar nuevamente el sistema, siempre es recomendable realizar una copia de la carpeta de datos antes de efectuar cualquier operacin de mantenimiento.

Actualizacin del sistema


Prximamente tendremos a su disposicin una herramienta automtica para actualizar el sistema, sin embargo usted puede actualizar su sistema descargando dicha actualizacin desde nuestra pgina web. Para verificar si usted necesita actualizar el sistema, en la ventana de Acerca de, verifique su versin de Next Administrativo y su revisin, luego en la pgina web comprelas con la que est publicada y si aplica descargue la nueva versin. Cuando descarga la versin actualizada del sistema, baja a su computador un archivo llamado GESTIONW.ACT, simplemente copie dicho archivo en la carpeta de datos de Next Administrativo y el sistema automticamente se actualizar al inicio. Si trabaja en ambiente multiusuario, cada estacin se actualizar al momento de iniciar.

Configuracin de soporte tcnico


Next Administrativo dispone de una herramienta para configuracin de soporte tcnico, esta herramienta permite definir el nombre del soportista, su telfono, pagina web y direccin de correo electrnico. Esta informacin aparecer en la ventana de soporte tcnico de Next Administrativo. Para configurar el soporte simplemente ejecute el programa NEXTSOPORTE.EXE contenido en su CD ROM de soporte tcnico y siga las instrucciones all descritas. Para definir la imagen a mostrar en la ventana de soporte tcnico, deber grabar un archivo llamado IMGSOPORTE.JPG en la carpeta de datos de Next Administrativo.

Notificacin de errores
Next Administrativo cuando encuentra en error en tiempo de ejecucin imposible de controlar lo notifica al usuario y le da la opcin de enviar dicho error por internet a nuestro departamento de soporte tcnico. Si no tiene posibilidades de enviar dicho error va internet, podr grabarlo y posteriormente envirnoslos va correo electrnico. Adicionalmente en la carpeta temporal por defecto del usuario se almacenan dos archivos, estos son: NEXTERR.TXT el cual contiene informacin cronolgica de los errores producidos en el sistema y NXTFILE.TXT el cual contiene informacin acerca del inicio de sesin de Next Administrativo.

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El anlisis de estos archivos puede ayudar a detectar alguna falla en el sistema, estos archivos pueden llegar a tener un tamao considerable, por tal razn NO SE ENVIAN por internet cuando el sistema notifica algn error. En algunos casos nuestro departamento tcnico requerir le sean enviados estos archivos. NXTFILE.TXT solamente existe si durante el inicio de sesin ocurre algn error que imposibilite el inicio normal del sistema, as como tambin cuando el sistema se cierra de forma abrupta. En condiciones normales de funcionamiento este archivo solamente existe mientras el sistema este en uso.