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1.

OBJETIVO Proporcionar a los nuevos usuarios conocimientos y herramientas que le permitan familiarizarse con el nuevo sistema, entrar en el sistema R/3, navegar por las diferentes pantallas, definir su propio men (crear favoritos), encontrar cdigos de transacciones, acceder a las ayudas SAP y otras funciones generales que sern de gran ayuda en el trabajo diario. 2. ALCANCE Aplica para todos los que requieran el aprendizaje de la estructura grfica y uso de SAP en SEMPERTEX S.A. 3. DEFINICIONES ERP: es una aplicacin que integra en un nico sistema todos los procesos de negocio de una empresa. Adicionalmente se pretende que todos los datos estn disponibles todo el tiempo para todo el mundo en la empresa de una manera centralizada. SAP R/3: es un sistema ERP integrado. Esto significa que una vez que la informacin es almacenada, est disponible a travs de todo el sistema, facilitando el proceso de transacciones y el manejo de informacin. Mdulos de SAP: corresponden a grosso modo con distintas reas funcionales de la empresa. Mdulo FI: (Financial) corresponde a todos los procesos que se refieren a la contabilidad y finanzas. Mdulo CO: (Controlling). FI es la contabilidad oficial (balance y cuenta de resultados) y CO permite otro tipo de anlisis ms relacionado con la gestin interna de la empresa. Mdulo MM: (Materials Management) se podra asociar con los procesos de entrada de materiales a la empresa, la relacin con la planificacin y las compras. Documentos cmo pedidos al proveedor y ofertas, albaranes y facturas de proveedor. Mdulo SD: (Sales & Distribution) engloba procesos de ventas y relacionados con el cliente. Documentos cmo pedidos de clientes, albaranes y facturas al cliente. Mdulo PP: (Production Planning). Procesos de planificacin internos. Documentos cmo las listas de materiales. Mdulo PM: (Plant Maintenance) Se usa para la Planificacin de tareas en planta, planificacin de mantenimiento, etc. Mdulo WM: (Warehouse Management) Es un sistema integrado de gestin que permite controlar todos los procesos que se llevan a cabo en una empresa con respecto a los movimientos de mercancas y en el mantenimiento de los inventarios de stock en su complejo de almacenes.
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Mandante: es una unidad independiente en el SAP. Cada mandante posee su propio entorno de datos y por lo tanto datos maestros, datos variables propios y parmetros especficos de Customizing. Un mandante permite a diferentes empresas independientes entre si en trminos empresariales llevar a cabo operaciones conjuntas en el mismo sistema. Cada mandante es independiente, en que los datos de un mandante no pueden ser modificados ni visualizados desde otro mandante. Z: En el mundo de SAP, se utiliza principalmente las pantallas estndar, pues estas aseguran la fiabilidad de los datos y han pasado por todos los procedimientos establecidos por el sistema. Sin embargo, en muchas oportunidades, se requiere de desarrollos propios, reportes e informes propios, que SAP no ha contemplado, por ser especficos del usuario del sistema. Estos Programas, se les llama Z, pues siempre han de comenzar con esta letra. Modo SAP: Se define como MODO a la ventana principal de trabajo en SAP. La configuracin de SAP permite disponer de varios modos, para trabajar paralelamente. Acceso teclado: en lugar de un botn de SAP, usted puede usar los accesos de teclado. Estos accesos son el uso de una tecla o combinacin de teclas para realizar la misma funcin de un botn. El nombre del botn y su acceso de teclado aparecen cuando se pone el cursor sobre el botn.

4. PUNTOS CLAVE Y RECOMENDACIONES Con la aplicacin de este instructivo se identifican los siguientes puntos clave y recomendaciones a tener en cuenta: Los usuarios son nicos e intransferibles. Debe ser cuidadoso con el ingreso de la contrasea, ya que al segundo intento errado de ingreso de contrasea se bloqueara la cuenta. Todas las actividades realizadas en la plataforma con un usuario SAP, son registradas y no se pueden eliminar, es por ello que se recomienda estar seguros de que la actividad que se realice se haga consiente y sin errores. Dado sea el caso en que se genere errores, estos pueden ser modificados en algunas instancias, y en otras anuladas. El dar Enter estando en una casilla, te indicara donde debes llenar, es decir, que campos de esa transaccin son necesarios. La plataforma es inteligente, por ello, recordara tus actividades y las guardara como un predeterminado temporal. Cuando nos desplacemos en una tabla dentro de SAP, el bajar de una fila a otra usando Enter no es posible ya que el programa est determinado de esta manera, por ello para bajar en una tabla de fila a otra en SAP lo recomendable es usar el mouse. Datos bsicos Utilice los siguientes datos bsicos para iniciar con el instructivo, que se describen en este documento. Dato bsicos
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Dato bsicos Usuario SAP Contrasea SAP Logon 5. PROCEDIMIENTO 5.1. DESARROLLO: Ingreso al Sistema SAP R/3 El acceso a SAP R/3 se realiza a travs del icono de SAP Logon PAD

o por la barra de inicio:

Aparece una pantalla de seleccin en la que escogemos el sistema SAP al que deseamos acceder, cada una de las opciones corresponde a un mandante.

Damos doble clic en el mandante a acceder, y pasamos a la pantalla principal de acceso a SAP:

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Como medida de proteccin cada usuario tiene asignado un nombre de usuario y una contrasea, mientras escriba la clave de acceso, solo ver asteriscos. Los sistemas SAP estn disponibles en diferentes idiomas. Tanto el mandante como el idioma (espaol ES) se toman por defecto, as que no es necesario realizar ninguna modificacin.

Cambio de contrasea La primera vez que un usuario entra al sistema se solicita automticamente un cambio de contrasea.

1. La longitud de las claves debe tener un mnimo de tres caracteres y un mximo de ocho. 2. Los caracteres alfanumricos vlidos incluyen todas las letras, de la A a la Z, todos los dgitos, del 0 al 9, e incluso algunos signos de puntuacin, siempre y cuando la clave no comience ni por "?", ni por "!", ni por un espacio en blanco. 3. La clave no puede pertenecer al rango restringido por sistemas (p. ej. "pass", "henkel", "hibsa", etc.), ni puede comenzar con tres caracteres iguales. P. Ej. la clave "KKKIWI" no es correcta. 4. Tampoco puede empezar con ninguna cadena de tres caracteres que coincidan con la misma secuencia en cualquier parte del nombre de usuario. P. Ej., si el nombre de usuario es "FORMA44", la clave "ARMARIO" no sera vlida. 5. La nueva contrasea debe ser distinta a las 5 anteriores. 6. La contrasea se puede cambiar en cualquier momento pulsando el botn, de clave de acceso nueva, que se encuentra en la pantalla principal en Usuario. Para hacer el cambio debemos diligenciar el usuario SAP, y la contrasea y luego dirigirnos a la opcin explicada. 7. Si un mismo usuario intenta entrar en el sistema dos veces o ms, aparece un mensaje de advertencia. Este mensaje ofrece tres opciones:

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Modos Modo se le denomina en SAP a un ingreso en el Sistema, inicia en la pantalla inicial llamada SAP Easy Access. Al acceder a R/3 se crea una sesin, o modo, para el usuario. Mediante la creacin de modos se puede trabajar en distintas tareas a la vez, ya que stos se comportan como ventanas independientes. Estn permitidos hasta un mximo de seis modos. Por cuestiones de rendimiento se recomienda no superar los dos modos. Con seis modos abiertos para modificaciones es muy posible llegar a auto-bloquearse.

Hay tres formas para crear (abrir) un nuevo modo: 1. La creacin de modos se realiza a travs del botn

2. Desde el men estndar Sistema > Crear modo

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3. Tecleando /o y luego Crear

Salir del sistema R/3 Desde el men estndar de cualquier modo: Sistema > Salir del Sistema Aparecer una ventana de dilogo advirtiendo de que se perdern todos los datos no grabados. Si decimos que s, se cerrarn todos los modos abiertos y saldremos del sistema. Saldremos del sistema cuando borremos el ltimo modo abierto. Para borrar un modo: Sistema > Borrar modo. Sin embargo, cuando borremos un modo que no sea el nico abierto no aparecer la ventana de dilogo. Existe una opcin rpida para salir del sistema cerrando todos los modos, es colocando en el campo de comandos /nex

Si se quiere salir de un modo se marca el icono:

O tambin colocando en el campo de comandos /i


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Que es igual a marcar shift + F3 y a continuacin le presentara un mensaje informando que si sale perder los datos no grabados:

Elementos de la Pantalla o ventana R/3

La barra de mens: contiene las opciones de mens en cascada correspondientes a las aplicaciones R/3 donde est trabajando. Tres de las opciones aparecen siempre en todas las ventanas de R/3: Sistema, Ayuda y Configuracin de pantalla (icono arco iris). Las opciones Tratar, Pasar a, Detalle(s), Entorno y Utilidades son tambin bastante comunes.

La barra de herramientas estndar: est presente en todas las aplicaciones. Consiste en una coleccin de botones o iconos que realizan las funciones ms frecuentes disponibles en el
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sistema, aunque no siempre estarn disponibles todos (depender de la transaccin o programa en que nos encontremos)

Situando el cursor sobre cada uno de los botones aparece una breve explicacin de su significado, P. Ej. Intro, Guardar, Atrs, Salir, Cancelar, Imprimir, Buscar, etc. Campo de comandos: El espacio en blanco con la cabeza de flecha en su extremo derecho permite ir directamente a aplicaciones introduciendo el cdigo de la transaccin

Una transaccin es una secuencia de pasos u operaciones relacionadas de modo lgico cuyo fin es permitir a un usuario realizar cambios en la base de datos. Constan por lo general de una fase interactiva, durante la que el usuario proporciona la informacin necesaria para preparar los registros que pueden actualizar la base de datos, y de una fase de actualizacin, en la que se procesan los registros preparados anteriormente y se actualiza la base de datos. Ejemplo: La visualizacin de un material se puede realizar a travs del rbol de men o indicando la transaccin MM03 en el campo de comandos. Para que aparezcan los nombres tcnicos de las transacciones (P. Ej.: MM03, SE16, CK11, etc.) en el rbol de mens:

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La barra de herramientas de aplicacin: Tambin se conoce con el nombre de barra de pulsadores, contiene normalmente iconos o botones que son tareas u opciones usadas con ms frecuencia en esa transaccin, y que siempre pueden seleccionarse dentro de las opciones de los mens de esa aplicacin. La barra de estado o status: es la lnea inferior de la pantalla, que generalmente muestra mensajes informativos, de advertencia o de error a los usuarios, en su extremo izquierdo. A la derecha aparecen otras informaciones como el identificador del sistema (T01), el nmero de sesin (1), el mandante (020), etc. El men de Favoritos El men de favoritos es un men que puede crear el usuario en funcin de sus necesidades (transacciones ms utilizadas, ficheros de ayuda, direcciones Web...). El rbol de men est dividido en dos grupos: Men SAP y Favoritos

El men SAP es estndar y no puede ser modificado, mientras que el de favoritos se puede personalizar por usuario:
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Puede aadir elementos a la lista de Favoritos a travs de la opcin de men favoritos simplemente arrastrndolos y soltndolos con el ratn. La lista de favoritos se puede organizar en carpetas y permite cambiar el nombre a las funciones.

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Seleccin de Funciones Existen varias formas de seleccionar las funciones del sistema: A travs del sistema seleccionando: opciones del men, favoritos u otras opciones del rbol. A travs del teclado (ALT + la letra subrayada de la opcin del men correspondiente) Ejemplo Sistema se llama con ALT +S Introduciendo el cdigo de la transaccin en el campo de comandos, existe un cdigo de transaccin para cada funcin del sistema R/3 (no para cada pantalla). Se puede acceder al cdigo de la transaccin desde cualquier pantalla de R/3.

Hallar el cdigo de una transaccin Se puede hallar el cdigo de la transaccin de dos maneras: Si est ubicado en la funcin en la que est trabajando Sistemas - Status

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Mediante la barra de status: Si no est en la transaccin mediante el rbol del men SAP:

En caso de que no muestre el cdigo de transaccin se habilita por Detalles- Opciones o Shift+ F9

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Parmetros de usuario Se utilizan para personalizar el usuario, definir formatos y direccionar impresora, si no se tiene claro el concepto y la consecuencia no es recomendable hacer modificaciones para evitar posibles conflictos

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Cada usuario dispone de unos campos divididos en tres reas que puede personalizar Datos personales (nombre, apellido, direccin...). Valores fijos (impresora por defecto, formato de n, formato de fecha...). Parmetros. Los parmetros corresponden a valores por defecto que puede adoptar el sistema (n de material, centro, sociedad).

Ayudas para bsqueda

Search help
En aquellos casos en que sea necesario informar un campo y no sepamos qu valor dar, SAP facilita una herramienta para poder seleccionarlo de entre una serie de propuestas. Para que aparezcan los posibles valores, basta con situarse sobre el campo y pulsar la tecla F1 o el botn

Ayuda F1
Tambin es posible obtener una explicacin de lo que significa un campo determinado pulsando la tecla F1 (el signo ? indica que es obligatorio darle valor al campo)

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Datos tcnicos
Adems, si pulsamos en la pantalla de ayuda, o pulsamos el botn aparecer la siguiente ventana de informacin, de la que podremos obtener el Parmetro ID para aadirlo a los valores prefijados del usuario.

Mensajes del sistema. Informacin adicional En la barra de estado (estatus) aparecen mensajes informativos, de advertencia o de error.
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Para obtener informacin adicional basta con pulsar sobre el mensaje.

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Mensaje de error
Este tipo de mensaje impide realizar la operacin que se desea ejecutar en la transaccin, para poder continuar se debe leer el mensaje y corregir el error

Al hacer doble clic, se amplia la explicacin del error

Mensaje de advertencia

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Este tipo de mensaje INFORMA acerca de algn evento de la operacin, el sistema generalmente realiza la correspondiente correccin y permite continuar

Ejecucin de programas: Reporte o listado Dentro del men de SAP existen sistemas de informacin con reportes estndar y con su respectiva transaccin:

Con los datos anteriores se pasa a la transaccin SE11 y se da el nombre de la tabla anteriormente encontrada y la opcin Visualizar Uso del correo interno
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En el men principal seleccionar el icono Aparece el men del Business Workplace,

En la bandeja de Entrada se ubicaran los mensajes recibidos de usuarios SAP, en la de salida los mensajes que se han enviado a los distintos usuarios

Botones estndar de la barra de herramientas Los botones de SAP que aparecen en la barra de herramientas, dan un rpido acceso a las funciones que ms comnmente se utilizan en SAP, en la pantalla actual y tarea del sistema. Si la barra de herramientas es gris, no est disponible para usarla en esa pantalla.

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