Introduccin a las nuevas extensiones de nombres de archivo y a formatos XML de Office

2007 Microsoft Office System presenta un nuevo formato de archivo basado en XML. Se denomina formatos XML abiertos de Microsoft Office y se aplica a Microsoft Office Word 2007, Microsoft Office Excel 2007 y Microsoft Office PowerPoint 2007. Este artculo resume los principales beneficios del nuevo formato, describe qu son las extensiones de nombres de archivo y explica cmo compartir archivos de Versin de Office 2007 con otras personas que utilicen anteriores versiones de Office. Cules son las ventajas de los formatos XML de Office? Cules son las nuevas extensiones de nombres de archivo? Pueden compartir diferentes versiones de Office los mismos archivos?

Cules son las ventajas de los formatos XML de Office?

Versin de Office 2007 Los formatos XML de Office presentan varias ventajas no slo para los programadores y las soluciones que generan, sino tambin para las personas y las organizaciones de cualquier tamao:

Archivos compactos Los archivos se comprimen automticamente y pueden llegar a ser un 75 por ciento menores en algunos casos. Los formatos XML de Office utilizan tecnologa de compresin zip para almacenar documentos; ofrece un ahorro potencial de costos puesto que reduce el espacio de disco necesario para almacenar archivos y reduce el ancho de banda necesario para enviar archivos a travs del correo electrnico, de redes y de Internet. Cuando se abre un archivo, se descomprime automticamente. Cuando se guarda un archivo, se comprime de nuevo automticamente. No es necesario instalar ninguna utilidad de compresin en especial para abrir y cerrar archivos en Versin de Office 2007. Mejoras en la recuperacin de archivos daados Los archivos se estructuran de una forma modular que mantiene los diferentes componentes de datos del archivo independientes entre s. Esto permite abrir los archivos aunque algn componente del archivo (un grfico o una tabla, por ejemplo) est daado o alterado. Mayor facilidad para la deteccin de documentos que contienen macros Los archivos que se guardan con el sufijo predeterminado "x" (tales como .docx y .pptx) no pueden contener macros de Visual Basic para Aplicaciones (VBA) ni controles ActiveX y, por lo tanto, no representan para la seguridad ninguno de los riesgos asociados con estos tipos de cdigo incrustado. Slo los archivos cuya extensin de nombre de archivo termina en "m" (tales como .docm y xlsm) pueden contener macros de VBA y controles ActiveX, que se almacenan en una seccin separada dentro del archivo.

Las distintas extensiones de nombre de archivo facilitan la tarea de distinguir los archivos que contienen macros de los que no, y permiten que el software antivirus distinga fcilmente los archivos que contienen cdigo potencialmente nocivo. Adems, los administradores de IT pueden bloquear los documentos que contienen macros o controles no deseados, lo que hace ms segura la apertura de documentos. Mayor privacidad y ms control sobre la informacin personal Los documentos se pueden compartir confidencialmente, porque la informacin identificable relativa a personas y negocios, como nombres de autor, comentarios, marcas de revisin y rutas de acceso a archivos puede identificarse y eliminarse fcilmente con el Inspector de documento. Para ver informacin detallada, vea Quitar datos ocultos e informacin personal de los documentos de Office. Mejor integracin e interoperabilidad de los datos profesionales El uso de formatos XML de Office como marco de trabajo de interoperabilidad para el conjunto de productos de Versin de Office 2007 significa que los documentos, hojas de clculo, presentaciones y formularios pueden guardarse en un formato de archivo XML que est a libre disposicin de cualquiera para su uso y licencia, libre de derechos de autor. Office tambin admite esquemas XML definidos por el usuario que amplan y mejoran los tipos de documento Office existentes. Esto significa que los clientes pueden desbloquear fcilmente la informacin de sistemas existentes y actuar sobre ella en los familiares programas de Office. La informacin que se crea dentro de Office puede utilizarse fcilmente en otras aplicaciones de negocios. Todo lo que necesita para abrir y editar un archivo de Office es una utilidad ZIP y un editor de XML.
NOTA En ocasiones quiz necesite guardar archivos con el formato de archivo binario que se

utilizaba en versiones anteriores de Office. Por ejemplo, quiz est trabajando en un documento con alguien que tiene una versin anterior de Office. Por esta razn, Versin de Office 2007 an permite guardar archivos en formato binario.

Antes de decidir guardar un archivo en un formato binario, lea la seccin Pueden compartir diferentes versiones de Office los mismos archivos? de este artculo.
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XML, siglas en ingls de eXtensible Markup Language ('lenguaje de marcasextensible'), es un lenguaje de marcas desarrollado por el World Wide Web Consortium(W3C). Deriva del lenguaje SGML y permite definir la gramtica de lenguajes especficos (de la misma manera que HTML es a su vez un lenguaje definido por SGML) para estructurar documentos grandes. A diferencia de otros lenguajes, XML da soporte a bases de datos, siendo til cuando varias aplicaciones se deben comunicar entre s o integrar informacin. (Bases de datos Silberschatz).

XML no ha nacido slo para su aplicacin para Internet, sino que se propone como un estndar para el intercambio de informacin estructurada entre diferentes plataformas. Se puede usar en bases de datos, editores de texto, hojas de clculo y casi cualquier cosa imaginable. XML es una tecnologa sencilla que tiene a su alrededor otras que la complementan y la hacen mucho ms grande y con unas posibilidades mucho mayores. Tiene un papel muy importante en la actualidad ya que permite la compatibilidad entre sistemas para compartir la informacin de una manera segura, fiable y fcil.

Cules son las nuevas extensiones de nombres de archivo?

De forma predeterminada, los documentos, hojas de clculo y presentaciones creados en Versin de Office 2007 se guardan en formato XML con nuevas extensiones de nombre de archivo que agregan una "x" o una "m" a las extensiones de nombre de archivo que ya conoce. La "x" significa un archivo XML que no tiene macros, la "m" significa un archivo XML que s contiene macros. Por ejemplo cuando se guarda un documento en Word, el archivo utiliza ahora la extensin de nombre de archivo .docx de forma predeterminada, en lugar de la extensin de nombre de archivo .doc.

Al guardar un archivo como una plantilla, ver el mismo tipo de cambio. La extensin de plantilla utilizada en versiones anteriores est ah, pero ahora tiene una "x" o una "m" al final. Si el archivo contiene cdigo o macros, deber guardarlo utilizando el nuevo formato de archivo XML con macros, que agrega un "m" de macro a la extensin del archivo. Las tablas siguientes muestran la lista de extensiones de archivo predeterminadas en Office Word 2007, Office Excel 2007 y Office PowerPoint 2007.

Word

TIPO DE ARCHIVO XML Documento Documento con macros

EXTENSIN .docx .docm

Plantilla Plantilla con macros

Excel

.dotx .dotm EXTENSIN .xlsx .xlsm .xltx .xltm .xlsb .xlam EXTENSIN .pptx .pptm .potx .potm .ppam

TIPO DE ARCHIVO XML Libro Libro con macros Plantilla Plantilla con macros Libro binario no XML Complemento con macros
PowerPoint

TIPO DE ARCHIVO XML Presentacin Presentacin con macros Plantilla Plantilla con macros Complemento con macros

Presentacin Presentacin con macros Diapositiva Diapositiva con macros Tema de Office
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.ppsx .ppsm .sldx .sldm .thmx

Macros
Las macros de Microsoft Word permiten automatizar las tareas que se realizan repetidas veces. Una macro consiste en una serie de comandos e instrucciones de Word que se agrupan en un solo comando de forma que la tarea pueda realizarse automticamente. A continuacin se indican algunos usos tpicos de las macros:

Acelerar las tareas rutinarias de modificaciones y formatos. Combinar varios comandos, por ejemplo, insertar una tabla con un tamao y bordes especficos, y con un nmero determinado de filas y columnas. Hacer que una opcin de un cuadro de dilogo sea ms accesible. Automatizar series de tareas complejas. Word ofrece dos maneras de crear macros: la grabadora de macros y el Editor de Visual Basic.

Pueden compartir diferentes versiones de Office los mismos archivos?

Versin de Office 2007 permite guardar archivos en los nuevos formatos XML de Office y en el formato de archivo binario de versiones anteriores de Office. Versin de Office 2007 incluye comprobadores de compatibilidad y convertidores de archivos para facilitar el uso compartido de archivos entre diferentes versiones de Office. Abrir archivos existentes en Versin de Office 2007 Puede abrir y trabajar en los archivos creados en una versin anterior de Office y, a continuacin, guardarlos en el formato existente. Dado que es probable que est trabajando con documentos en colaboracin con otros usuarios que utilizan una versin anterior de Office, no desear especificar ninguna caracterstica que slo sea compatible con Versin de Office 2007. Versin de Office 2007 utiliza un comprobador de compatibilidad que se asegura de que no haya especificada ninguna caracterstica incompatible con una versin anterior de Office. Cuando guarde el archivo, el comprobador de compatibilidad le informar de esas caractersticas y le permitir quitarlas antes de continuar con el proceso de guardado.

Tipos de extensiones de documentos de Word

Aprender las caractersticas de los diferentes tipos de documentos relacionados con las extensiones de los archivos de Word puede salvarte de contraer un virus informtico. Este conocimiento tambin puede decirte qu versiones de Word puede abrir un documento con una extensin en particular. Los documentos de Word incluyen los tipos de extensin ".docx," ".docm," ".dotx," y ".dotm," que las versiones del 2007 y posteriores los pueden abrir. Las extensiones ".doc" y ".dot" se originaron con versiones previas a versiones de Word de 2007.

Docx
El tipo de extensin predeterminada para los documentos deMicrosoft Word para las versiones 2007 y posteriores es ".docx". La palabra "default" en este contexto se refiere a la extensin en la que Word guardar un archivo si no especificas explcitamente un tipo de archivo en la ventana "Guardar como" en el cuadro de dilogo. El formato actual de los archivos ".docx" est comprimido en XML. XML es una base de datos cuyo texto definido por el usuario en los campos parecen etiquetas HTML. Los archivos ".docx" no pueden almacenar macros, que son programas que los desarrolladores escriben en un lenguaje de programacin de Word, Visual Basic para Aplicaciones. Ya que los archivos ".docx" no pueden tener macros, la apertura de estos archivos no pueden hacerle dao a tu computadora con un virus de macro.

Docm
Los documentos de Word con la extensin de archivo ".docm" tienen el mismo formato esencial que los archivos comprimidos XML".docx". La diferencia entre ".docx" y ".docm" es que los archivos ".docm" pueden almacenar macros.

Dotx
Los documentos de Word ".dotx" son las plantillas, lo que significa que son documentos que sirven como textos modelo para otros documentos. Guardar un documento de Word con la extensin ". dotx" hace que Word incluya un archivo en su galera de plantillas, que se puede visualizar haciendo clic en el comando "Nuevo" del botn de Office. Al ejecutar este comando y elegir una plantilla, Word no abre la propia plantilla. En su lugar, carga las imgenes, las palabras, los

estilos y otros contenidos dentro de la plantilla en un documento de Word. Sin embargo, Word no carga las macros de los archivos ".dotx", porque estos archivos no se pueden almacenar.

Dotm
Los documentos de Word con la extensin ".dotm" son plantillas, como los archivos".dotx". Sin embargo, los archivos ".dotm" pueden almacenar macros, no as los archivos ".dotx".

Doc
Los documentos de Word con la extensin ".doc" son archivos de las versiones de Word anteriores a 2007, que incluyen el Word 97, 2000 y 2003. La estructura de estos archivos es diferente de los archivos ".docx, pero el Word 2007 y los posteriores pueden abrir archivos ".doc". Los archivos ".doc" pueden contener macros, que por lo general pueden potencialmente pueden daar tu computadora con programas maliciosos. Sin embargo, las opciones de Word de seguridad, que se puede acceder a travs de las "Opciones" de comandos del men "Herramientas", te permiten impedir la ejecucin de cualquier contenido de macros.

Dot
Los archivos ".dot" son plantillas para las versiones de Word anteriores a 2007. Estas plantillas pueden almacenar macros. Aparte de este hecho, puedes utilizar los archivos con la extensin ".dot" como lo hace el ".dotx" y ".dotm" para las plantillas en versiones posteriores de Word. Por ejemplo, si ests utilizando una versin previa a 2007 de Word y deseas utilizar el texto, estilos u otro contenido de una carta de

correspondencia en futuras cartas, guarda el documento con la extensin ".dot". La prxima vez que ejecutes el comando "Nuevo", la plantilla aparecer en la galera de Word. Extensiones de proceso de texto 1.- .docx (documento de word 2010) 2.- .docm (documento habilitado con macros de word) 3.- .doc (documento de word 1997-2003) <----es el formato basico o clasico. 4.- .dotx (plantilla de word) 5.- .dotm (plantilla habilitada con macros de word) 6.- .dot (plantilla de word 1997-2003) <----- no confundas plantillas con documento 7.- .pdf (documento PDF de adobe) <---- clasico para documentos de negocios o actas 8.- .xps (documento XPS) 9.- .mht o .mhtml (pagina web de un solo archivo) <--- sirve para crear docs. para una pagina web 10.- .html o .htm (pagina web) <---- acceso directo de internet 11.- .htm o .html (paginas webs filtradas,osea para paginas encriptadas o con seguridad alta) 12.- .rtf (documento para open office) 13.- .txt (documento de texto) <--- este formato no guarda imagenes 14.- .xml (documento XML de word) 15.- .xml (documento de word 2003) 16.- .odt (documento de opendocument) <--- para open office