NOTAS DE ADINISTRACION GERENCIAL

Aspectos Generales. Definicin y objetivos de la Administracin. La palabra administracin etimolgicamente est formada por dos prefijos, ad que significa hacia, y de ministratio, que proviene de minister, vocablo compuesto a su vez de minu, comparativo de inferioridad, y del sufijo ter, que sirve como trmino de comparacin. Luego entonces la palabra administracin se refiere, etimolgicamente, a una funcin que se desarrolla bajo el mando de otro, de un servicio que se presta. La administracin son los actos humanos que van dirigidos hacia los pequeos, es la accin de servir a otros. Sin embargo los diferentes autores de la administracin expresan cada uno diferentes definiciones, realizando nfasis en determinado aspecto que al que a ttulo personal le pareciera de mayor relevancia, a continuacin se mencionan algunas de ellas. E. F. L. Brech : Proceso social que lleva consigo la responsabilidad de planear y regular en forma eficiente las operaciones de una organizacin para lograr un propsito dado. Stephen P. Robbins: Es el proceso de llevar a cabo las actividades eficientemente con personas y por medio de ellas. J. D. Mooney: Tcnica de dirigir e inspirar a los dems con base en profundo y claro conocimiento de la naturaleza humana. Peterson y Plowman: Tcnica por medio de la cual se determinan, clarifican y realizan los propsitos y objetivos de un grupo humano particular. Koontz y ODonnell: La direccin de un organismo social y su efectividad en alcanzar los objetivos; fundada en la habilidad de conducir a sus integrantes. George Terry: Lograr un objetivo predeterminado mediante el esfuerzo ajeno. F. Tannenbaum: Empleo de la autoridad para organizar, dirigir a subordinados responsables, con el fin de que todos los servicios que se prestan sean debidamente coordinados para el logro del fin de la empresa. Henry Fayol: Es el proceso de planear, organizar, mandar, coordinar y controlar. Agustn Reyes Ponce: Conjunto sistemtico de reglas para alcanzar la mxima eficiencia en las formas de estructurar y manejar un organismo social. Jos Antonio Fernndez Arenas: Ciencia social que pretende objetivos institucionales por medio de una estructura y a travs del esfuerzo humano coordinado. American Management Association: Actividad por la cual se obtienen determinados resultados, a travs del esfuerzo y cooperacin de todos. Lorenzo de Manzanilla: Ciencia social que busca el logro de los objetivos de una organizacin social con el ms productivo uso de los recursos, por medio del ejercicio del poder, realizndose a travs de otros. Se puede observar que estos autores nos hablan de organizacin, organismo social, empresa, estructura. De donde podemos deducir que estos trminos no son ms que el lugar donde se aplica la administracin en toda su extensin tcnica, para lograr propsitos y objetivos, mediante la optimizacin de los recursos que la integran. El organismo social, es el lugar legalmente constituido para producir bienes o servicios que satisfagan necesidades humanas y donde se aplica las funciones del proceso administrativo para lograr eficientemente sus propsitos y objetivos. Un organismo social est formado por recursos humanos, materiales y tcnicos. La administracin interviene para ordenarlos jerrquicamente y conducirlos al logro de los objetivos institucionales que se fijen.

Objetivos de la administracin. La aplicacin de la administracin en todo organismo social lo que busca, es lograr alcanzar objetivos, es decir que viene siendo la razn fundamental del mismo. Un objetivo administrativo es la meta o resultado alcanzado mediante la aplicacin del proceso administrativo. Para realizar lo anterior es necesario contar con personal en los puestos directivos o gerenciales, que renan las experiencias, conocimientos, habilidades y destrezas que lleven al organismo social a definir eficientemente el camino de la planeacin, de su estructura organizacional, de la adecuacin en la integracin del personal y de los recursos materiales, de una coordinacin de esfuerzos bien dirigidos y de un sistema de control de calidad. Objetivo econmico. Posiblemente este sea para algunas personas el objetivo ms importante de la administracin, porque se refiere a cuantos dividendos me proporcionar el capital que se invierte, sin embargo no son los nicos beneficiados por este objetivo, tendremos igualmente a todos los que participan en ella, si existen ganancias por la administracin, los empleados tendrn mayores utilidades, en caso de los acreedores, si nuestra organizacin logra una estabilidad econmica , tendrn asegurados sus pagos y la realizacin de sus ventas, inclusive la propia organizacin podr reinvertir parte de esas utilidades en sus requerimientos para asegurar su crecimiento y poder competir en el mercado de una mejor manera. Primeramente el establecimiento de una poltica de cumplimiento de las reglamentaciones gubernamentales, pagando cabalmente los impuestos que el estado establece, hace que se puedan realizar las obras de infraestructura para los asentamientos humanos que se encuentran alrededor de la organizacin tengan un mejor nivel de vida, independientemente que se cumple con la obligacin del pago de tasas tributarias que hacen que el estado cumpla con las funciones de la administracin pblica. Por otra parte al interior de la empresa, se debe considerar que los trabajadores requieren un buen trato econmico que los motive, a los cuales se debe de incluir en el objetivo social, ya que son los que ayudarn a lograr los objetivos operativos, no debemos perder de vista tambin la importancia que tienen los familiares o dependientes de ellos, ya que para nuestra organizacin son los grupos informales que influyen en la conducta de los empleados. Objetivo de servicio. Al establecer una organizacin, nuestro clientes, reales y/o potenciales estn a la expectativa de nuestras actividades y desean que se les brinde un buen producto o servicio, en la venta y despus de la venta, con la finalidad de garantizar su inversin, luego entonces dentro de los objetivos institucionales es necesario que se logre la satisfaccin del mercado a fin de asegurar no solo la venta, sino la lealtad de nuestros clientes. Objetivo social. Este objetivo se cumple al realizar programas de actividades que lleven a la organizacin a tener personal que se encuentre bien integrado a sus puestos de trabajo, velando por sus necesidades y satisfacciones, para poder contar con su mxima cooperacin. Definicin de organizacin. La palabra organizacin en la administracin la podemos entender bajo dos acepciones, primero como un organismo social y segundo como una de las funciones del proceso administrativo. Cabe indicar tambin que la organizacin es entendida como una actividad de orden, es decir que cuando escuchamos la palabra organizacin la asociamos a una situacin de estructurar un orden para llegar alcanzar una meta determinada. Aqu la trataremos como organismo social. Algunos autores la definen de las siguientes maneras. Anthony Jay. Instituciones para el empleo eficaz de los recursos mediante un gobierno, para mantener y aumentar la riqueza de los accionistas y proporcionarles seguridad y prosperidad a los empleados. Diccionario de la Real Academia Espaola. La entida d integrada por el capital y el trabajo,

como factores de produccin y dedicada a actividades industriales, mercantiles o de prestacin de servicios con fines lucrativos y la consiguiente responsabilidad. Isaac Guzmn Valdivia. Es la unidad econmico-social en la que el capital, el trabajo y la direccin se coordinan para lograr una produccin que responda a los requerimientos del medio humano en la que la propia empresa acta. Jos Antonio Fernndez Arenas. Es la unidad productiva o de servicios que , constituida segn aspectos prcticos o legales, se integran por recursos y se vale de la administracin para lograr sus objetivos. Petersen y Plowman. Actividad en la cual varias personas cambian algo de valor, ya sean mercanca o de servicios, para obtener una ganancia. Roland Caude. Conjunto de actividades humanas colectivas, organizadas con el fin de producir bienes o rendir beneficios. Grupo social en el que, a travs de la administracin del capital y el trabajo, se producen bienes y/o servicios tendientes a la satisfaccin de las necesidades de la comunidad. Organizacin, es una entidad social donde se aplica el proceso administrativo con el fin de lograr la unidad en los recursos que la integran, mediante los conocimientos, experiencias y habilidades de quienes las dirigen, con el fin de obtener su mximo rendimiento en sus objetivos institucionales. Modalidades de organizaciones. Las organizaciones de acuerdo a sus funciones o giro, se clasifican de la siguiente manera: 1.Industriales. Se dedican a la produccin de bienes mediante la transformacin y/o extraccin de materias primas. a) Extractivas. Se dedican a la explotacin de recursos naturales ya sean renovables o no renovables; ejemplo: pesqueras, madereras, mineras. b) Manufactureras. Son organizaciones que transforman las materias primas en productos terminados: Organizaciones que producen bienes de consumo final, producen bienes que satisfacen directamente la necesidad del consumidor, productos alimenticios, ropa, computadoras, cervezas, etc. Organizaciones que producen bienes de produccin, satisfacen preferentemente la demanda de las industrias de bienes de consumo final, por ejemplo, materiales para la construccin, maquinaria, herramientas, productos qumicos, etc. c) Agropecuarias. Su funcin es la de la explotacin de la agricultura y ganadera, por ejemplo; Semillas Berentsen, Granja de langosta australiana, Procaracol Mexico, etc. 2. Comerciales. Son intermediarias entre productor y consumidor; su funcin es la compraventa de productos terminados: a) Mayoristas. Cuando efectan ventas en gran escala a otras organizaciones, que a su vez distribuyen el producto directamente al consumidor, por ejemplo; wal- Mart, , sams, etc. b) Minoristas. Las que venden el producto al menudeo o en pequeas cantidades al consumidor, por ejemplo; una agencia de automviles, Mexicana de abarrotes. c) Comisionistas. Se dedican a vender mercanca que los productores les dan a consignacin, percibiendo por esta funcin una ganancia o comisin, por ejemplo; Jafra, Mary Key, Tuper Ware, etc. 3. Servicio. Son las que brindan un servicio a la comunidad y pueden tener o no fines lucrativos. a) Transporte b) Turismo c) Organizaciones financieras d) Servicios pblicos varios: comunicaciones, energa, agua. e) Servicios privados varios: asesora, Servicios Contables, promocin y ventas. f) Educacin g) Salubridad h) Finanzas, Seguros Por el origen de su capital y de su estructura legal. Por el origen de su capital. Las organizaciones por el origen de su capital o por el carcter se

sus actividades, pueden clasificarse de la siguiente manera: 1. Pblicas. Centralizadas, cuando los organizadores de la empresa se integran en una jerarqua que encabeza directamente el presidente de la republica ejemplo. Secretarias de estado. 2. Desconcentradas. Son las que tienen determinadas facultades de decisiones limitadas, que manejan su autonoma y su presupuesto, pero sin que deje de existir el nexo de jerarqua, por ejemplo Instituto Nacional de Bellas Artes. Descentralizadas. Se desarrollan actividades que competen al estado y que son de inters general, pero que estn dotadas de personalidad, patrimonio y rgimen jurdico propios, por ejemplo; I.M.S.S., I.S.S.S.T.E, Banco de Mxico. Estatales. Pertenecen ntegramente al estado no adoptan una forma externa de sociedad privada, tienen personalidad jurdica propia se dedican a una actividad econmica, por ejemplo; DIF estatal. Paraestatales. Existe la coparticipacin del estado y los particulares para producir bienes o servicios, su objetivo es que el estado tienda a ser el nico propietario del capital como de los servicios de la empresa, por ejemplo, Aeropuertos y Servicios Auxiliares, Caminos y Puentes Federales. 2. Privadas. Lo son cuando el capital es propiedad de inversionistas privados y la finalidad es eminentemente lucrativa. Estas pueden ser de participacin nacional o extranjero. Por su estructura legal. El nombre de la organizacin puede ser personal, porque el dueo es quien la representa con su nombre y registro fiscal en la realizacin de actos y transacciones comerciales. En su origen muchas organizaciones fueron personales, sin embargo, como las leyes permiten establecer organizaciones mercantiles con personalidad jurdica propia, individuos como inversionistas se asocian para la realizacin de negocios, proyectos, etc. Cuando las organizaciones se constituyen legalmente se les conoce como sociedad mercantil, entidades morales o econmicas. Las sociedades de personas son una forma popular de organizacin porque ellas proporcionan un medio conveniente y poco costoso de combinacin del capital y de habilidades especiales de dos o ms personas. La sociedad no es una entidad legal separada en s misma sino simplemente una asociacin voluntaria de individuos. Para que una sociedad pueda constituirse como tal, es necesario que esta tenga personalidad jurdica, esto significa que la sociedad es una entidad de derecho, es un ser ficticio que puede adquirir derechos y obligaciones, al igual que una persona natural, es susceptible de ser representada y de actuar por si en la vida de los negocios. Por ser la sociedad una persona jurdica, tiene un patrimonio propio, los bienes que aportan los socios pasan de la propiedad de estos a la propiedad de este nuevo ser de derecho que nace con el solo hecho de celebrarse una sociedad. Otro elemento de la personalidad jurdica de la sociedad, la constituye la circunstancia de que ella tiene un domicilio propio, distinto del que pudiera tener cada uno de los socios, ya que queda estipulado en la escritura social, por la misma razn la sociedad posee un nombre propio, segn sea el tipo de sociedad. La sociedad mercantil se puede definir de la siguiente manera: es sociedad mercantil la que existe bajo una denominacin o razn social, mediante el acuerdo de voluntades de un grupo de personas llamadas socios, que unen sus esfuerzos y capitales para la realizacin de un fin comn de carcter econmico con propsito de lucro. Son dos o ms personas que crean relaciones de obligacin y patrimoniales mediante un trato unitario para la consecuencia de un fin comn. Las sociedades mercantiles pueden constituirse bajo el rgimen de capital fijo o de

capital variable, por lo tanto, no debe pensarse que la sociedad de capital variable es una sociedad ms que hayamos omitido, si no que, cualquiera puede adoptar esta modalidad. La constitucin de las sociedades mercantiles deber hacerse ante un notario pblico, mediante escritura social que inscribir en el registro pblico de comercio. Las sociedades mercantiles se rigen por la ley general de sociedades mercantiles y la sociedad cooperativa por la ley general de sociedades cooperativas, la constitucin de unas y otras, deber constar en escritura social ante notario pblico. En seguida se citan algunos de los principales datos que deber contener una escritura constitutiva de una sociedad mercantil. Los nombres, nacionalidad y domicilio de las personas fsicas o morales que integran la sociedad. El objeto o giro de la sociedad. Su razn o denominacin social. Su duracin. El importe del capital social. La cantidad que cada socio aporta como capital, especificando el importe en efectivo y en especie. El nombramiento de los administradores, sus facultades y la designacin de los que debern hacer uso de la firma social. Domicilio de la sociedad La forma en que se repartir las utilidades entre los socios as como las prdidas Los casos en que la sociedad deber disolverse anticipadamente y la forma en que deber efectuarse la liquidacin. Las sociedades mercantiles ms utilizadas son las siguientes: Sociedad Annima, S.A Sociedad Annima de Capital Variable, S.A de C.V Sociedad de Responsabilidad Limitada, S. de R.L Sociedad en Nombre Colectivo, S. en N.C Sociedad en Comandita Simple, S. en C.S La Sociedad Annima. Es la estructura legal ms utilizada, sus caractersticas son: Se da bajo una denominacin cualquiera, seguida de las palabras Sociedad Annima, o bien, sus abreviaturas S.A, y se compone de socios, llamados accionistas cuya obligacin se limita nica y exclusivamente al pago de sus acciones, de ah que se le considere como una sociedad de capital. Debe estar constituida, por lo menos, de dos socios, y un capital social mnimo fijo de $ 50 000 .00 cincuenta mil pesos, suscribiendo cada socio al menos una accin. Esta sociedad debe constituirse mediante escritura pblica, ante notario o corredor pblico. El capital social de una sociedad annima est representado por acciones en las que se divide y se representan por ttulos nominativos que servirn para acreditar y transmitir la calidad y los derechos de socio. Las acciones sern de igual valor y conferirn derechos iguales. Cada accin slo tendr derecho a un voto en las decisiones de la asamblea. La distribucin de las utilidades y del capital social se har en proporcin al importe de las acciones.

Sociedad de Responsabilidad Limitada. Es una organizacin de responsabilidad limitada en forma similar a lo que es la sociedad annima, la responsabilidad est limitada a la inversin de los accionistas. Sin embargo, hay un lmite mximo de accionistas el cual no debe ser mayor de 50, la sociedad de responsabilidad limitada requiere un capital menor, slo $ 3 000 000.00 tres millones de pesos, el cual est dividido en participaciones en lugar de acciones. No existen restricciones en el cambio de socios, siempre y cuando los socios que representan la mayora del capital estn de acuerdo en que esto se lleve a cabo. Esta estructura actualmente es usada con ms frecuencia por inversionistas extranjeros que por mexicanos, la razn principal es que la flexibilidad en el manejo de los estatutos y la posibilidad de utilizar la SRL para fines fiscales en los Estados Unidos de Norte Amrica. Esto es, crear una entidad que tenga responsabilidad limitada y pague impuestos como una corporacin mexicana pero que sea vista como una participacin en los Estados Unidos de Norte Amrica. Sociedad en nombre colectivo. Es aquella que existe bajo una razn social y en la que todos los socios responden, de modo subsidiario, ilimitada y solidariamente de las obligaciones sociales. Caractersticas: a) Que funciona bajo una razn social la responsabilidad de los socios es subsidiaria, ilimitada y solidaria. b) La razn social es el nombre de la organizacin que se forma con el nombre de uno o ms socios y cuando no aparezcan todos, se agregaran las palabras y compaa, o sus abreviaturas y Ca. c) Cuando uno de los socios cuyo nombre haya figurado en la razn social, se separe de la sociedad y siga la misma razn social, deber agregarse a esta la palabra sucesores; tambin se agregar la palabra sucesores, cuando el nombre de una empresa lo adopte o siga usando una nueva sociedad que haya adquirido los derechos y obligaciones del negocio anterior cuyo nombre o razn social ha traspasado responsabilidad subsidiaria es la que tienen los socios en segundo trmino, para que una vez que se haya exigido el pago a la sociedad y no se haya obtenido ellos estuvieren, obligados a pagar las deudas, lo anterior ocurre en los casos de quiebra, ya que en este tipo de sociedad los socios responden por las obligaciones de la empresa en la forma antes descrita. d) Responsabilidad ilimitada. Es la que obliga a los socios en forma amplsima, sin reconocer lmites, a pagar las deudas de la sociedad, aun con sus bienes particulares. e) Responsabilidad solidaria. Es la que obliga a cada uno de los socios a responder por la totalidad de las deudas y no por la parte proporcional a su capital invertido. La administracin de la sociedad estar a cargo de uno o varios administradores, quienes podrn ser socios o personas extraas a ella. Su nombramiento y remocin se har por mayora de votos de los socios salvo pacto en contrario. Si el administrador es socio y en el contrato se pacta su inamovilidad, slo podr ser removido judicialmente por dolo, culpa o inhabilidad. Cuando no haya designacin de administradores, todos los socios concurrirn en la administracin. Los socios no administradores pueden nombrar un interventor para vigilar los actos de la administracin. Las sociedades mercantiles suelen estar estructuradas o constituidas para su organizacin, en un rgano supremo, de la informacin financiera y requisitos de funcionamiento. rgano Supremo, est constituido por la Asamblea o junta de socios que representa la reunin de los socios legalmente convocados cuando menos una vez al ao, generalmente con posterioridad al cierre del ejercicio social. De la informacin financiera, la cuenta de administracin se rendir semestralmente, sino hubiere pacto sobre el particular, y en cualquier tiempo en que la acuerden los socios. Requisitos de funcionamiento, si se constituye como de capital variable, el capital mnimo no puede ser inferior a la quinta parte del capital inicial. Su capital social no podr repartirse sino despus de la disolucin de la sociedad, previa liquidacin. Sociedad en comandita simple. Es la que existe bajo una razn social y se compone de uno o

varios socios comanditados que responden, de manera subsidiaria, ilimitada y solidariamente, de las obligaciones sociales, y de uno o varios comanditarios que nicamente estn obligados al pago de sus aportaciones. La razn social se formar con los nombres de uno o ms comanditados, seguidos de las palabras y compaa u otras equivalentes, cuando en ellas no figuren las de todos. A la razn social se agregan siempre las palabras Sociedad en Comandita o su abreviatura S. en C. Socios Comanditarios, los socios comanditarios son los que estn obligados al pago de sus aportaciones y no responden de manera subsidiaria, ilimitada y solidariamente de las obligaciones sociales. El socio comanditario quedar obligado solidariamente para con los terceros, por todas las obligaciones de la sociedad en que haya tomado parte cuando ejercen actos de administracin o tengan poder como administradores. Socios Comanditados, son los socios que responden de manera subsidiaria, ilimitada y solidariamente de las obligaciones sociales al igual que los socios de la sociedad en nombre colectivo. Capital Social, la ley no fija un mnimo de capital. El capital social est representado por la suma de aportaciones que en dinero o en especie efecten los socios. El capital debe dividirse, segn la responsabilidad de los socios, separando el capital comanditado del capital comanditario. Requisitos de funcionamiento, si se constituye como de capital variable, el capital mnimo no puede ser inferior a la quinta parte del capital inicial. rgano social, los socios comanditarios no pueden ejercer la administracin. La excepcin a lo anterior es en caso de muerte del administrador, siempre que no est estipulada la forma de sustituirlo. La administracin la constituye el Consejo de Administracin y estar a cargo de uno o varios administradores, quienes podrn, ser socios comanditados o personas extraas a ellas. El socio o socios comanditarios no pueden ejercer acto alguno de administracin. Los comanditos sern los dirigentes de la organizacin, los comanditarios si administrasen sern ilimitadamente responsables frente a los terceros. rgano Supremo, est constituido por la Asamblea o Junta de Socios que representan la reunin de los socios legalmente convocados cuando menos una vez al ao, generalmente posterior al cierre del ejercicio social. rgano de Vigilancia, corresponde a los socios comanditados, no administradores y a todos los socios comanditarios quienes podrn nombrar a un interventor que vigile los actos de los administradores, y tendrn el derecho de examinar el estado de la administracin, la contabilidad, y papeles de la compaa, haciendo las reclamaciones convenientes. Respecto de los socios comanditados se aplicaran las reglas de sociedad en nombre colectivo. Informacin Financiera, la cuenta de administracin se rendir semestralmente, sino hubiere pacto sobre el particular y en cualquier tiempo en que lo acuerden los socios. Observacin, la sociedad en comandita simple tiene escasa importancia prctica, debido a que los socios responden con su patrimonio propio de las deudas sociales, por lo que se prefiere recurrir, para explotar una negociacin mercantil, a los tipos sociales que limitan la responsabilidad de los socios hasta el importe de su aportacin, a fin de evitar que una coyuntura econmica desfavorable repercuta en el patrimonio personal de los socios. Magnitud de la Organizacin. Existen algunos criterios sobre el tamao de la organizacin que es importante conocer, los cuales se mencionan a continuacin: El criterio financiero . El tamao de la organizacin se determina con base en el monto de su capital. Por el personal ocupado. Establece que una organizacin pequea es aquella en la que laboran menos de 250 empleados; una mediana entre 250 y 1000 trabajadores y una grande es de ms de 1000 obreros. Por la produccin. Una organizacin pequea es aquella en la que el trabajo del hombre es decisivo o artesanal; una mediana cuenta con ms maquinaria y menos mano de obra y una gran organizacin es la que est altamente automatizada. Por sus ventas. Establece el tamao de la organizacin en relacin con el mercado que abastece y con el monto de sus ventas, una organizacin pequea es cuando sus ventas son locales, una mediana cuando son nacionales y grande cuando sus ventas son mercados internacionales. El criterio de la nacional financiera. Una organizacin grande es la ms importante

dentro del grupo correspondiente al mismo giro, la pequea es la de menor importancia y la mediana es aquella en la que existe una interpolacin entre la grande y la pequea.

Planeacin. Es la primera funcin del proceso administrativo en la que basndose en los resultados de una investigacin, se puede establecer ms adecuadamente los planes de trabajo de una organizacin y lograr mejor sus objetivos institucionales. La planeacin es la primaca del proceso administrativo, es en donde se fijan los propsitos que se han de alcanzar en un determinado tiempo, mediante la estructuracin tcnica de todo lo que las dems funciones habrn de realizar. De la experiencia y de la habilidad creativa que tengan los administradores para desarrollar esta funcin, marcar el camino del xito de la organizacin. Todos conocemos negocios pequeos en donde el administrador es al mismo tiempo el propietario, mismo que sabe perfectamente a donde desea llevar a su pequea empresa y como lo va a lograr, en estos casos la planeacin es genrica y carece de continuidad en estos casos podemos decir que se trata de lo que se conoce como planeacin informal. Cuando en una organizacin nos encontramos que por escrito y a disposicin de todos los miembros de la organizacin estn definidos los objetivos especficos para alcanzar en un lapso definido de aos as como programas detallados para alcanzar esos objetivos estamos ante la presencia de lo que conoce como planeacin formal. La planeacin formal comprende la definicin de objetivos o metas de un organismo social, el establecimiento de una estrategia general para alcanzar estas metas y el desarrollo de una jerarqua de planes para integrar y coordinar actividades. De manera que la planeacin se ocupa de lo que se tiene que hacer, fines y como debe hacerse. Caractersticas de una planeacin eficaz. La caracterstica fundamental se centra en que con la informacin obtenida en la investigacin, tanto de los aspectos internos de todas las actividades que se realizan en las reas funcionales de la organizacin como de los aspectos del medio ambiente externo de la misma, es posible reducir la incertidumbre de los planes, lo que conduce a sus dirigentes a una mayor confianza en su desempeo. Teniendo las bases para fijar adecuadamente el camino que ha de seguirse para alcanzar los objetivos y las metas, se podr disear un ambiente laboral adecuado a las necesidades organizacionales, as como tambin se podr prever a la organizacin de posibles contingencias y determinar en su momento posibles cambios de estrategias. La planeacin eficaz propicia la eficiencia administrativa a travs del aprovechamiento de los tiempos, movimientos y recursos disponibles para sus operaciones. Otra caracterstica de la planeacin eficaz, es que permite a sus directivos establecer lineamientos propios para la toma de decisiones, mirando siempre en el futuro para que ste sea halagador en los logros de los objetivos de la organizacin. La ltima funcin del proceso administrativo es el control, la planeacin proporciona los elementos necesarios para que sta funcin administrativa tenga los mejores resultados. Podemos concluir de que todas las caractersticas de una planeacin eficaz deben conducir ampliamente a un desarrollo econmico y social, tanto para la propia organizacin y sus dueos, sus recursos humanos que la integran y de nuestro pas.

Los cuatro pasos tpicos de la planeacin.

Lo primero que se realiza en la planeacin, es la determinacin de los objetivos y de las metas que se pretenden alcanzar en un tiempo determinado, en lo que se refiere a los objetivos, lo trataremos ms adelante. El segundo paso del proceso de planeacin, es la fijacin de las polticas. Poltica, es un trmino que tiene una significacin especial en administracin, no debemos confundirlo con su significado gramatical o con la acepcin que en la burocracia gubernamental ha tomado. El concepto en trminos administrativos, est relacionado con la autoridad de con que se va a investir a los administradores dependiendo del nivel que ocupen, as como los lmites de esa autoridad, las polticas se emplean para que el administrador tome decisiones dentro de los lmites que se espera respete. Podemos definir a las polticas como: Los lmites, el contorno que han de respetarse por los administradores cuando toman decisiones. Tienen una relacin estrecha y debieran elaborarse al mismo tiempo con las reglas con las que existen claras diferencias pues stas ltimas no permiten que el administrador tome decisiones, las reglas tienen que respetarse, en tanto que las polticas, se dejan para que el administrador use su criterio y pueda por decirlo as mover su decisin dentro del contorno de la poltica. Por ejemplo: una poltica sera, al contratar vendedores debern ser preferentemente de sexo masculino y que tengan una edad entre 20 y 35 aos. El tercer paso de la planeacin consiste en establecer los procedimientos administrativos que se ejecutarn para lograr eficazmente los objetivos. Un procedimiento administrativo es la secuencia de operaciones que deben realizarse para cumplir con las funciones y actividades definidas en los puestos de trabajo. Los procedimientos son los quehaceres diarios del personal, son las rutinas de los empleados en general. En los actos humanos determinados en los procedimientos, estn los mtodos y habilidades laborales que hacen posible que el organismo social sea ms productivo. La importancia de los procedimientos radica en que se establece el orden lgico de las operaciones, se promueve la eficiencia y la especializacin, se determinan las responsabilidades, se evita la duplicidad de funciones y seala como deben realizarse las actividades y tareas. Los procedimientos deben ser accesibles y fciles de interpretar, plasmarse por escrito y si es posible generar un manual de procedimientos, representarlos grficamente utilizando los diagramas de proceso, deben revisarse peridicamente para su actualizacin y simplificacin, se deben adecuar a los planes generales, ser flexibles y asegurarse que sean conocidos por todo el personal. El ltimo paso de la planeacin es el de realizar las estrategias y los programas. Una estrategia es la manera que una persona planea realizar para alcanzar una meta u objetivo, la estrategia est vinculada con alternativas a seguir, en las organizaciones son importantes definir las estrategias que se habrn de tomar en cuenta para la ejecucin de las funciones y actividades ya que de ellas dependern los xitos de las mismas. Las estrategias son los mtodos y tcnicas que se aplicarn para lograr la eficiencia, llmese competitividad, productividad o calidad. En medio de las estrategias estn las experiencias, habilidades y destrezas de los administradores o gerentes que hacen posible el xito mediante la toma de decisiones de las mejores estrategias a seguir. Una estrategia debe mostrar el rumbo seguro de cmo utilizar mejor los recursos de una organizacin, principalmente el recurso humano. Es importante tener varias estrategias o alternativas de accin a seguir, ya que una organizacin es un sistema probabilstico, en el que pueden ocurrir en el transcurso del tiempo ya sea a corto o largo plazo, situaciones fortuitas que hagan cambiar el rumbo de lo determinado al inicio de un plan a seguir. El auxilio o cambio de estrategia o alternativa se hace necesaria en estos casos en que las

organizaciones se ven amenazadas por cambios ambientales. Algunos autores consideran tres etapas para establecer las estrategias a saber: 1. Determinacin de las alternativas. De acuerdo a la situacin real de la organizacin se debe fijar el mayor nmero de alternativas para lograr cada uno de los objetivos institucionales. Ayudar en mucho realizar un anlisis factorial de la organizacin, para llegar a establecer el FODA, es decir conocer las fuerzas, oportunidades, debilidades y amenazas que se tienen en la organizacin, para con ellos poder ms fcilmente establecer las alternativas a seguir. 2. Evaluacin. Fijadas las alternativas que se tienen, el siguiente paso es evaluarlas para que posteriormente se elijan las que mejor convengan para el logro de las metas y objetivos. En este aspecto se debe de considerar los aspectos cuantitativos y cualitativos de las alternativas, el realizar esta tarea con gran visin estratgica, llevar a la organizacin al verdadero xito en sus objetivos planteados. 3. Seleccin de alternativas. Una vez evaluadas todas las alternativas, se elegirn las alternativas ms idneas en cuanto a sus ventajas que posean y a la certeza o posibilidad que tenga la organizacin de poderse aplicar, seleccionando las que permitan lograr con mayor eficiencia las metas y objetivos. Para seleccionar las alternativas, se puede hacer uso de la experiencia de los administradores, el uso de la toma de decisiones por parte de los mandos superiores basados en sus experiencias pasadas constituye un factor importante al elegir las alternativas ms convenientes. Sin embargo, este modo no debe ser determinante del todo, ya que la experiencia en ocasiones llega a fallar, aunado a la experiencia debe ir tambin acompaado de la intuicin, visin y destrezas personales. Otro modo de seleccionar las alternativas es por medio de la experimentacin, es decir se debe probar la o las alternativas y observar sus resultados y basndose en ellos escoger la que mejor se adapte a las necesidades organizacionales. El aplicar la experimentacin implica un gasto extra para el organismo social, lo cual implica un presupuesto adicional a los planes establecidos y este no asegura al cien por ciento su efectividad en la aplicacin real. La investigacin y anlisis es otra manera de elegir las alternativas. Una de las tcnicas ms eficaces para seleccionar alternativas cuando estn en juego decisiones importantes es la investigacin y el anlisis. Este enfoque significa que para solucionar un problema primero es necesario comprenderlo. Por lo tanto, implica la bsqueda de relaciones entre las variables, los limitantes y las premisas ms crticas que influyen sobre el objetivo deseado. La solucin de un problema de planeacin requiere dividirlo en sus partes componentes y estudiar los diversos factores cuantitativos y cualitativos que la afectan. Es probable que el estudio y el anlisis sean mucho ms baratos que la experimentacin. Las horas y los paquetes de papel utilizados para anlisis por lo general cuestan mucho menos que probar las diversas alternativas. Un paso importante en el enfoque de la investigacin y el anlisis consiste en construir un modelo que simule el problema. Uno de los enfoques ms competitivos de investigacin y anlisis para la toma de decisiones es la investigacin de operaciones. Importancia de las estrategias. Las estrategias son trascendentales, ya que: La falta de estrategias puede originar que no se logren los objetivos. Son lineamientos generales que permiten guiar una accin, al establecer varios caminos para llegar a un determinado objetivo. Sirven como base para lograr los objetivos y ejecutar la decisin. Facilitan la toma de decisiones al evaluar las alternativas, eligiendo aquellas de la que se esperan mejores resultados. Establecer otras alternativas, como previsin para caso de posibles fallas en la estrategia decidida.

Desarrollan la creatividad en la solucin de problemas.

Programas. Una vez establecido las estrategias a seguir, estas deben plasmarse en los planes llamados programas, los cuales consisten en que adems de fijar la secuencia lgica de actividades que habrn de ejecutarse para alcanzar las metas y objetivos, se debe determinar los tiempos y las cantidades necesarias para su realizacin. Los programas administrativos en sus estructuras pueden ser generales o particulares, generales cuando engloban a toda la organizacin y particulares cuando estos cubren especficamente un rea funcional de la misma; como lo es el rea de comercializacin, produccin, finanzas o la administracin de recursos humanos. Para la formulacin de los programas administrativos, se debe considerar los siguientes aspectos: Identificar y determinar las actividades comprendidas en el plan. Establecer el orden lgico y cronolgico de las actividades. Realizar el estudio y anlisis de las actividades para interrelacionarlas en sus posiciones anteriores y posteriores de ejecucin, as como la determinacin de las actividades que puedan darse simultneamente. Determinar el tiempo de realizacin de las actividades y los recursos necesarios que habrn que considerar para su ejecucin. Hacer uso de la grfica de Gantt para su representacin. Las tcnicas ms recomendadas para la realizacin de un programa administrativo estn el Program Evaluation Review Technoque, PERT y el Critical Path Method, CPM, conocido como el mtodo de la ruta crtica. De la experiencia y habilidad que tenga el gerente o el administrador para jerarquizar las actividades por el grado de importancia y del tiempo y recursos que se les asignen, ser el xito que se tenga. Importancia de los programas. La elaboracin de los programas es fundamental, debido a que: Suministran informacin e indican el estado de avance de actividades. Mantienen en orden las actividades, sirviendo como herramienta de control. Identifican a las personas responsables de llevarlos a cabo, ya que se determina un programa para cada centro de responsabilidad. Determinan los recursos que se necesitan. Disminuyen los costos. Orientan sobre las actividades que deben realizarse especficamente. Determinan el tiempo de iniciacin y terminacin de las actividades. Se incluyen nicamente las actividades necesarias. Evitan la duplicidad de esfuerzos. Para la elaboracin de un programa hay que tener en cuenta las siguientes observaciones: Deben participar en su formulacin: tanto el responsable del programa, como aquellos que intervendrn en la ejecucin. La determinacin de los recursos y el periodo para completarlo, deben estar relacionados con las posibilidades de la organizacin. La aprobacin del desarrollo y ejecucin del programa, debe comunicarse a todos aquellos que estn involucrados en el mismo. Deben ser factibles. Evitar que los programas se contrapongan entre s. Deben establecerse por escrito, graficarse y ser precisos y de fcil comprensin. El programa debe ser adaptable a las modificaciones o cambios que se presenten; as mismo, debe considerar las consecuencias que operarn en el futuro ORGANIZACION.

Definiciones. La palabra organizacin tiene tres acepciones: una etimolgica que proviene del griego organon que significa instrumento; otra que se refiere a la organizacin como una entidad o grupo social y otra ms que se refiere a la organizacin como un proceso. Si se analizan estos significados se puede concluir que, en esencia las tres involucran la idea de una estructura, aunque con diferentes implicaciones. Para emitir una definicin formal de este concepto se revisarn algunas de las definiciones ms reconocidas. Agustn Reyes Ponce. Organizacin es la estructuracin de las relaciones que deben existir entre las funciones, niveles y actividades de los elementos materiales y humanos de un organismo social, con el fin de lograr su mxima eficiencia dentro de los planes y objetivos sealados. Eugenio Sixto Velazco. Organizar es agrupar y ordenar las actividades necesarias para alcanzar los fines establecidos creando unidades administrativas, asignando en su caso funciones, autoridad, responsabilidad y jerarqua. Y estableciendo relaciones que entre dichas unidades debe existir. Roberto Beckels, Ronald Carmichael y Bernard Sarchet. Estructura de relaciones entre personas, trabajo y recursos. Isaac Guzmn V. Organizacin es la coordinacin de las actividades de todos los individuos que integran una empresa con el propsito de obtener el mximo de aprovechamiento posible de los elementos materiales, tcnicos y humanos, en la realizacin de los fines que la propia empresa percibe. Joseph L. Massie. La estructura y asociacin por la cual un grupo cooperativo de seres humanos, asigna las tareas entre los miembros, identifica las relaciones e integra sus actividades hacia objetivos comunes. Elementos del Concepto. Analizando las anteriores definiciones se obtienen los elementos bsicos del concepto, mismos en los que coinciden todos los autores: Estructura. La organizacin implica el establecimiento del marco fundamental en el que habr de operar el grupo social, ya que establece la disposicin y la correlacin de las funciones, jerarquas y actividades necesarias para lograr los objetivos. Sistematizacin. Todas las actividades y recursos de la empresa, deben de coordinarse racionalmente a fin de facilitar el trabajo y la eficiencia. Agrupacin y asignacin de actividades y responsabilidades. Organizar, implica la necesidad de agrupar, dividir y asignar funciones a fin de promover la especializacin. Jerarqua. La organizacin como estructura, origina las necesidades de establecer niveles de autoridad y responsabilidad dentro de la empresa. Simplificacin de funciones. Uno de los objetivos bsicos de la organizacin es establecer los mtodos ms sencillos para realizar el trabajo de la mejor manera posible. Con estos elementos se puede definir a la organizacin como: El establecimiento de la estructura necesaria para la sistematizacin racional de los recursos, mediante la determinacin de jerarquas, disposicin, correlacin y agrupacin de actividades, con el fin de poder realizar y simplificar las funciones del grupo social. Estructura de la Organizacin. La estructura organizacional se refiere a la forma en que las actividades de una organizacin se dividen, organizan y coordinan. La descripcin de Ernesto Dale acerca de lo que es organizar como un proceso de cinco pasos que provee una buena estructura para nuestro planteamiento. 1.- Hacer una lista del trabajo que necesita realizarse para alcanzar los objetivos de la organizacin. El objetivo de un hospital, por ejemplo de cuidar a los enfermos, incluir actividades

que abarcaran desde la compra de equipo y abastecimiento, hasta la contratacin del personal y la solicitud de autorizacin o reconocimiento de distintas organizaciones profesionales. 2.- Dividir todo el trabajo en actividades que se pueden desempear lgica y cmodamente por individuos o grupos. A esto nos referimos como divisin del trabajo. 3.- Combinar las actividades de manera lgica y eficiente. Al hecho de agrupar empleados y actividades lo llamaremos por lo general departamentalizacin. 4.- Establecer mecanismos para la coordinacin. Esta integracin de los esfuerzos individuales de grupo y de departamento, facilita el logro de los objetivos. 5.- Controlar la efectividad de las estructuras organizacionales y ajustarlas a las necesidades. Las etapas de la organizacin: Divisin del trabajo y la Coordinacin.
Divisin del Trabajo Jerarquizacin Organizacin Departamentalizacin

Descripcin de Funciones

Coordinacin

Fuente: Munich Galindo Lourdes, Fundamentos de Administracin,Trillas 2004.

Divisin del trabajo, es la separacin y delimitacin de las actividades, con el fin de realizar una funcin con la mayor precisin, eficiencia y el mnimo esfuerzo, dando lugar a la especializacin y perfeccionamiento en el trabajo. Para dividir el trabajo es necesario seguir una secuencia que abarca las siguientes etapas: Jerarquizacin, jerarqua proviene del griego hierarjes (jerarca), que significa superior y principal en la jerarqua eclesistica. El trmino jerarqua fue empleado, originalmente, para distribuir el sistema de gobierno de la iglesia que consta de sacerdotes escalonados en grados. Desde el punto de vista administrativo: Jerarquizacin es la disposicin de las funciones de una organizacin por el orden de rango o grado de importancia. Los niveles jerrquicos son el conjunto de rganos agrupados de acuerdo con el grado de autoridad y responsabilidad que posean, independientemente de la funcin que realicen. La Jerarquizacin implica la definicin de la estructura de la empresa por medio del establecimiento de centros de autoridad (comunicacin) que se realicen entre s con precisin. Reglas. Su observancia es indispensable cuando se jerarquiza: Los niveles jerrquicos establecidos dentro de cualquier grupo social deben ser los mnimos e indispensables. Se debe definir claramente el tipo de autoridad (lineal, funcional y/o staff) de cada nivel.

Departamentalizacin. Secuencia de la departamentalizacin, al departamentalizar es conveniente seguir la siguiente secuencia: 1. Listar todas las funciones de la empresa. 2. Clasificarlas. 3. Agruparlas segn un orden jerrquico. 4. Asignar actividades a cada una de las reas agrupadas o departamentos. 5. Especificar las relaciones de autoridad, responsabilidad y obligacin, entre las funciones y los puestos. 6. Establecer lneas de comunicacin e interrelacin, entre los departamentos. 7. El tamao, la existencia y el tipo de organizacin de un departamento debern relacionarse con el tamao y las necesidades especficas de la empresa, y las funciones involucradas. Tipos de departamentalizacin. De acuerdo con la situacin especfica de cada empresa, es posible aplicar diversos tipos de departamentalizacin; los ms usuales son: Funcional. Es comn en las empresas industriales; consiste en agrupar las actividades anlogas segn su funcin primordial para lograr la especializacin y, con ello una mayor eficiencia del personal.

COMERCIALIZACION

VENTAS

PUBLICIDAD

INVESTIGACION DE MERCADOS

Figura 5. Departamentalizacin Funcional.

Por productos. Es caracterstica de las empresas que se dedican a la fabricacin de diversas lneas de productos. La departamentalizacin se hace con base en un producto o grupo de productos relacionados entre s.

PRODUCTOS

METALICOS

PLASTICOS

PAPEL

Figura 6. Departamentalizacin por Productos.

Geogrficas o por territorios. Este tipo de departamentalizacin proporciona un instrumento lgico y eficiente cuando las unidades de la empresa realizan actividades en sectores alejados fsicamente, y/o cuando el tramo de operaciones y de personal supervisado es muy extenso y est disperso en reas muy grandes. Se utiliza principalmente en el rea de ventas.

VENTAS

SURESTE

NORTE

CENTRO

LOCALES

Figura 7. Departamentalizacin Geogrfica o Territorios.

Clientes. Consiste en crear unidades cuyo inters primordial es servir a los distintos compradores o clientes. Por lo general se aplica en empresas comerciales, principalmente en los almacenes aunque se puede tambin utilizarse con base en determinados mercados.

VENTAS

CABALLEROS

DAMAS

NIOS

Figura 8. Departamentalizacin por Clientes.

Por procesos o equipos. Al fabricar un producto, el proceso o el equipo que se haya empleado puede servir de base para crear unidades departamentales, sobre todo se reporta ventajas, econmicas, de eficiencia, ahorro de tiempo, etc., ya sea por la capacidad del equipo, manejo especial del mismo o porque el proceso lo requiera. El agrupamiento de tornos en un departamento y el de fresadoras en otro, es un claro ejemplo de la departa mentalizacin por equipos. La divisin de una planta automotriz de acuerdo con cada una de las etapas de su proceso.

PRODUCCION

LAVADO

LLENADO

ENVASADO

Figura 9. Departamentalizacin por Procesos.

Secuencial. Este tipo de departamentalizacin se utiliza por lo general en niveles intermedios o inferiores. En muchas empresas, por razones tcnicas o econmicas, es necesario departamentalizar por secuencias alfabticas, numricas o de tiempo; as una empresa productiva que trabaja por turnos sin interrupcin, puede establecer secciones que controlen cada uno de los turnos o cuando se trata de labores que manejan una gran cantidad de nmeros y/o letras.

PRODUCCION

TURNO MATUTINO 1

TURNO VESPERTINO 2

TURNO NOCTURNO 3

Figura 10. Departamentalizacin Secuencial.

Coordinacin. La coordinacin nace de la necesidad de sincronizar y armonizar los esfuerzos para realizar eficientemente una tarea. Si durante la primera etapa del proceso de organizacin se realiza la decisin del trabajo, con todas sus ventajas inherentes, es indispensable que sta se complemente con la coordinacin, que no es ms que el lograr la unidad de esfuerzos, es decir, que las funciones y los resultados se desarrollen en interrelacionen con facilidad, y que se sincronicen. La importancia de la coordinacin, que como ya se estudi, se fundamenta en un principio de organizacin, puede ejemplificarse, de un amanera sencilla, con la organizacin de un equipo de baln-pie: de nada servir contar con magnficos jugadores especialistas en su rea, y el habrseles asignado su posicin en el equipo (divisin del trabajo)), si no existe sincronizacin, armona, comunicacin y coordinacin entre los integrantes, en el momento de desarrollarse el partido. Por ms hbiles que sean los jugadores individualmente sus esfuerzos se nulificarn si no existe coordinacin. La eficacia de cualquier sistema organizacional estar en relacin directa con la coordinacin, misma que se obtiene a travs del establecimiento de lneas de comunicacin y autoridad fluidas.

La funcin bsica de la coordinacin es lograr la combinacin y la unidad de esfuerzos, bien integrados y balanceados en el grupo social. La coordinacin es la sincronizacin de los recursos y los esfuerzos de un grupo social, con el fin de lograr oportunidad, unidad, armona y rapidez en el desarrollo y la consecucin de los objetivos. 1.3.3 Especializacin, estandarizacin, coordinacin de actividades. La divisin del trabajo, lleva a la especializacin, mientras ms se divida el trabajo se puede lleva a un incremento en la productividad. Esto se debe a tres circunstancias diferentes. La primera se refiere al incremento en la destreza de cada empleado en lo particular, una segunda es el ahorro del tiempo que habitualmente se pierde en el paso de un tipo de trabajo a otro, y la tercera, la invencin de un gran nmero de mquinas que facilitan y simplifican el trabajo y hacen posible que un empleado haga el trabajo de muchos. Cuando el trabajo se divide en tareas especficas, podemos seleccionar una tarea que se adapte a nuestras necesidades y capacidades; cuando se especializa en esta tarea, se dedica toda la atencin a la mejora en su realizacin. Podemos aprender de la experiencia y utilizarla para crear mtodos e instrumentos que mejoren nuestra ejecucin en las tareas. Por eso normalmente un organismo social especializado es ms eficiente que el que no lo es. De esta forma, la divisin del trabajo conduce a la especializacin y esta a su vez permite conseguir mejoras en la eficiencia administrativa. La estandarizacin es empleada en las organizaciones para garantizar la calidad de los productos o servicios que se ofrecen a la comunidad, es el contar con la seguridad del funcionamiento eficiente de las actividades de una organizacin, que lleve a la optimizacin de todos sus recursos y a la actuacin con responsabilidad social. La estandarizacin es el proceso de aplicar y mejorar las normas que se aplican en las actividades industriales y comerciales con el propsito de ordenarlas y mejorarlas; es la formulacin y la aplicacin de reglas para a una aproximacin ordenada a una actividad especfica para el beneficio organizacional con la cooperacin de todos los involucrados. La Internacional Organization for Standarization, seala que es la actividad que tiene por objeto establecer, ante problemas reales o potenciales, disposiciones destinadas a sus usos comunes y repetitivos, con el fin de obtener un nivel de ordenamiento ptimo en un contexto dado, que puede ser tecnolgico, poltico o econmico. La estandarizacin busca fundamentalmente tres objetivos: La simplificacin de los procesos, quedndose con los ms necesarios. La unificacin de las normas para permitir, si se tiene y quiere la intercambiabilidad a nivel internacional de sus productos o servicios. La especificacin, pretende evitar errores de identificacin creando un lenguaje claro y preciso. La estandarizacin de las actividades y de los procesos productivos en las organizaciones hoy en da es muy importante, ya que en todos los campos de la industrializacin obligan a estar trabajando bajo las normas internacionales, si se quiere verdaderamente competir y permanecer en el mercado, tanto a nivel nacional como internacional. La coordinacin de Actividades, uno de los problemas graves de las organizaciones no es tanto una adecuada divisin del trabajo, sino conseguir eficazmente la coordinacin de sus actividades. Para esto la organizacin y sus dirigentes debern agrupar las actividades y tareas de los puestos de trabajo de forma que se garantice sus resultados, por ejemplo, un flujo logstico ms rpido en la fabricacin, utilizando la tcnica del control de flujo mediante limitacin de carga de trabajo, con lo que se conseguir ordenar las actividades en diversos puestos de forma que se produzcan esperas o sobrecargas de trabajo.

Otro aspecto a considerar por los dirigentes es el aspecto humano, como son los intereses y orientaciones individuales o departamentales, sus hbitos que condicionan distintos horizontes de relevancia y comprensin de los problemas. En lo que se refiere a la dimensin humana y social, cada unidad tiene sus objetivos parciales y se identifica con ellos lo que hace que se pierda de vista los objetivos generales y entonces pueden surgir conflictos internos. Tambin hay que mirar el aspecto de la informacin y forma de comunicar que existe en la organizacin. A medida que crece un sistema se tiene ms a aislar sus subsistemas lo cual esta relacionado con la complejidad y dinamismo autogenerados por todo el sistema, se crean ms segmentos; contabilidad de deudores, de acreedores, de almacenes; se introducen nuevos departamentos staff, de investigacin de mercados, de investigacin operativa, de desarrollo de personal, las cuales desarrollan sus propios estilos de comportamiento, sus culturas organizacionales, sus dialectos propios. Lo que origina como resultado una comunicacin interdepartamental casi imposible, surgiendo los conflictos serios que frenan la coordinacin y la integracin indispensable en la buena administracin. Por todo lo anteriormente descrito se deja ver la gran necesidad e importancia que tiene la coordinacin de las actividades en las organizaciones, de ah el reto esencial de los gerentes y administradores de ejercitar sus conocimientos y habilidades en el manejo de las tcnicas de integracin, del conocimiento humano y de la comunicacin administrativa eficaz. Centralizacin y descentralizacin en la toma de decisiones. Debido a la divisin del trabajo y la coordinacin de actividades, es como nace la centralizacin y la descentralizacin. La centralizacin es el medio ms cerrado en la coordinacin y de la toma de decisiones, en la centralizacin las decisiones son tomadas por una sola persona las que se implementan por medio de una supervisin directa, con el tiempo o con el crecimiento de la estructura organizacional, se va creando la necesidad de descentralizar la autoridad. Tomando en cuenta el proceso de en la toma de decisiones, el de obtener informacin, procesarla, elegir y determinar qu hacer, autorizar lo que va hacerse y ejecutar, llevarlo a cabo. En la centralizacin una sola persona controla todos los pasos del proceso y mantiene el control absoluto de todas las funciones y actividades del organismo social. Surgiendo el crecimiento, de las reas funcionales se hace necesaria delegar la autoridad a estos niveles, para que otros funcionarios, llamados gerentes o administradores, tomen el control de las funciones y actividades determinadas en los puestos de los diversos departamentos creados, lo que vendra siendo la descentralizacin del poder o autoridad. La descentralizacin, se da cuando en las organizaciones hay un crecimiento estructural, que puede ser horizontal, es decir cuando en un mismo nivel de jerarqua surge un nuevo puesto en la misma lnea de autoridad; o bien bajo un crecimiento vertical, en este caso nace un nuevo puesto crendose un nuevo nivel jerrquico.