3er Encuentro de implementadores de gestin.

Herramientas de facilitacin

10 al 12 de noviembre de 2010 Barquisimeto - Venezuela

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ndice

Facilitador caractersticas GOVAPE... Visualizacin Metaplan Nivelacin de expectativas Hilo conductor Check in check out.. Vitalizadores.. EPTO..

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El facilitador hace ms fcil el proceso de cambio y aprendizaje CARACTERISTICAS PERSONALES Facilidad de expresin Empata Flexibilidad Creatividad Humildad Seguridad y Auto confianza Responsabilidad HABILIDADES TECNICAS Gestin de diversas formas de comunicacin Capacidad de anlisis Conocimientos de procesos grupales y pedagoga Uso de recursos audiovisuales Facilitar es un proceso de accin personal y nico, De quien busca contribuir a hacer ms fcil Un proceso de integracin de un grupo hacia objetivos comunes Facilita de la mejor manera posible en cada situacin

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METAPLAN

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EL HILO CONDUCTOR

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CHECK IN y CHECK OUT Los procesos de check in (introduccin) y check out ( cierre) son herramientas que permiten aumentar la productividad de las reuniones. Al establecer un contexto compartido, los objetivos del encuentro y los factores externos que tienen influencia sobre el estado de nimo de los participantes, estos procesos permiten crear un clima propicio para tratar con efectividad los temas relevantes. Adems al iniciar y finalizar las reuniones con un espacio de escucha respetuosa, todos tienen la oportunidad de decir sus juicios y escuchar los juicios de los dems. CHECK IN El check-in se estructura alrededor de tres preguntas: 1. Qu circunstancias hacen relevante (para mi y para el grupo) este encuentro? 2. Qu resultado (s) quiero obtener al final de la reunin? Por qu esos resultados son importantes para m (para nosotros)? 3. Tengo otra informacin significativa (profesional o personal) para compartir? La primera pregunta se refiere a las condiciones o problemas que hacen necesaria la reunin. Si no hubiera nada que resolver, la reunin para coordinar acciones diferentes no sera necesaria. La segunda pregunta se refiere a los objetivos que cada participante lleva ala reunin. A menos que estos sean compartidos y acordados desde el inicio, habr serios desajustes ms adelante. La tercera pregunta se refiere a factores que podran influir en el estado de nimo de los participantes. El grupo o el facilitador definir la extensin del check in en relacin a la extensin prevista para la reunin. (1 minuto para una reunin de una hora; 5 minutos para una jornada completa), fijarlo y respetarlo rigurosamente. Conviene que el grupo se ubique fsicamente para tener un intercambio cara a cara. El nico elemento necesario es un objeto fcilmente manipulable (talking stick) que funcione de objeto oratorio, que simboliza que aquel que lo tenga en su mano tiene el derecho a hablar sin ser interrumpido. Una aclaracin importante: el check in es VOLUNTARIO, el participante que no quiera hablar puede indicarlo, sin dar explicaciones (probablemente diciendo paso). Beneficios del Check-in Es un acto de anclaje que permite a cada participante hacerse totalmente presente (cuerpo Y mente). Agrega profundidad de contexto, hacindolo explcito desde diferentes miradas.

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Permite exteriorizar sentimientos y emociones significativos; esto hace que las relaciones sean ms autnticas, al presentarse como seres humanos y no simplemente como empresarios o jefes, los participantes ensanchan su banda de comunicacin Impulsa la escucha activa y la autorreflexin, ya que no es necesario estar preparando la respuesta a lo que el otro dice. Permite que los participantes hagan explcitas sus intenciones y preocupaciones Permite coordinar los objetivos y expectativas de los participantes y dar claridad sobre los propsitos de la reunin (esta aclaracin deber ser realizada por quien convoca o conduce la reunin) Permite que afloren enfoques distintos de los de la historia oficial, creando un clima de apertura propicio Ayuda a vencer la timidez, ya que si usan de la palabra al comienzo en un entorno de escucha respetuosa, se sentirn ms cmodos en las siguientes intervenciones. Genera un clima de respeto mutuo y reflexin pausada.

Riesgos del check-in Puede hacerse muy extenso y se pierde demasiado tiempo Puede resultar extremadamente personal e inapropiado para una reunin de trabajo Puede abrir temas extemporneos que induzcan a desvos en la agenda Es extrao, puede poner incmodo al comienzo

El facilitador debe ser consciente de estas legtimas preocupaciones de los participantes y crear un contexto adecuado para explicar la tcnica y sus beneficios cuando es bien aplicada. CHECK OUT El proceso de check out, es idntico al del check in, cambiando las tres preguntas. En lugar de servir como apertura sirve como cierre. Durante el check-out los participantes pueden hacer reflexiones sobre el contenido de la reunin y su posicin en relacin al grupo. Pueden identificar malos entendidos y aclarar compromisos para la accin futura. El check-out ayuda a crear una idea compartida de lo ocurrido. Tambin puede generar y revelar reas de mayor anlisis, estableciendo el marco para futuras conversaciones.

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Las preguntas del check-out son: 1. Qu tareas me he comprometido a hacer y para cuando? 2. Ha quedado sin tratar algn tema importante para m? 3. Cul es mi reflexin final sobre la reunin (en cuanto a la tarea, a la relacin entre las personas y a mi estado de nimo)? Extrado de Metamanagement La nueva con-ciencia de los negocios Fredy Kofman

VITALIZADORES Dinmicas breves que elevan la energa grupal, Tambin desestructuran, y colaboran en la integracin Cundo conviene USARLOS? Al introducir una jornada A mitad de la jornada Para re-focalizar o elevar la motivacin Cuidar que no se desvirte el instrumento (aclarar el objetivo del mismo)

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EPTO

EXITOS/AVANCES rpido. TROPIEZOS POSIBILIDADES

Principales avances obtenidos hasta el momento de la aplicacin de este instrumento de diagnstico

Principales obstaculos encontrados hasta el momento de la aplicacin de este instrumento de diagnstico rpido. Principales posibilidades de mejora dentro de la UPS, que dependan de su gestion interna.

OPORTUNIDADES Principales oportunidades para la UPS, que dependen mayormento del contexto.

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