L.M.F.

Gemeni Backoffice/Bedrijfsvoering

Ondernemingsraad Gemeente Brunssum Postbus 250 6440 AG Brunssum

Postadres Postbus 250 6440 AG Brunssum Bezoekadres Bestuurscentrum Lindeplein 1 Telefoon (045) 5278555 Fax

Datum Uw brief van Uw kenmerk Ons kenmerk Bijlage(n) Onderwerp

27 juni 2013

(045) 5259879 E-mail Gemeente@brunssum.nl Internet

424441 Beoogde ambtelijke samenwerking met de gemeente Landgraaf

http://www.brunssum.nl Bank BNG nr. 28.50.01.523 t.n.v. Gemeente Brunssum

Geachte leden van de ondernemingsraad, Allereerst hecht ik eraan jullie kort het proces tot nu toe inzake de beoogde ambtelijke samenwerking met Landgraaf in herinnering te brengen: Op 30 oktober 2012 is een afvaardiging van uw OR aanwezig geweest bij de presentatie en de gunning van de onderzoeksopdracht aan het in te schakelen externe bureau KplusV. Op 26 maart 2013 is het rapport 'Onderzoek ambtelijke samenwerking Brunssum-Landgraaf" door KplusV aan uw ondernemingsraad en de ondernemingsraad van Landgraaf gepresenteerd en toegelicht. Op 16 april jl. heeft de gemeenteraad van Brunssum tijdens het richtingendebat aangegeven dat de beoogde ambtelijke samenwerking met Landgraaf voortvarend moet worden opgepakt. De stukken t.b.v. dit richtingendebat zijn u op 26 februari toegezonden. Op 18 juni jl. heeft de gemeenteraad van Brunssum besloten de Perspectiefnota 2014 als kader te hanteren voor het opstellen van de Programmabegroting 2014, waarin naast de beleidsmatige ontwikkelingen op programmaniveau concrete beleids- en financile maatregelen zullen worden opgenomen om een sluitende begroting te kunnen presenteren. In de perspectiefnota staat ook de beoogde samenwerking Brunssum-Landgraaf als bezuinigingsvoorstel vermeld. Deze perspectiefnota is u op 15 mei jl. verstrekt. Ook het addendum op de perspectiefnota is u op 29 mei toegestuurd. Daarnaast heeft de gemeenteraad van Brunssum op 18 juni het college per (aangenomen) motie opgeroepen om naar aanleiding van het aan de raad gepresenteerde rapport 'Onderzoek ambtelijke samenwerking Brunssum-Landgraaf" de algehele ambtelijke fusie (niveau 3) verder uit te werken in een Plan van Aanpak waarin in ieder geval zijn opgenomen de gevolgen voor het personeel, de algemene en specifieke inzet van het personeel, het organisatiemodel, de huisvesting, ict en overige faciliteiten, de synchronisatie van de P&Ccyclus en de mogelijkheden voor harmonisatie van beleid en communicatie zonder dat er sprake is van herindeling. Ook roept de Raad van Brunssum het college per dezelfde (aangenomen) motie op om dit Plan van Aanpak in een vorm die rijp is voor besluitvorming voor te leggen aan de raad uiterlijk in de raadsvergadering van december 2013.

26 juni jl. zijn jullie, samen met de ondernemingsraad van Landgraaf door beide WORbestuurders genformeerd over de politieke besluitvorming en het genoemde beleidsvoornemen om te komen tot een algehele ambtelijke fusie. Verder is inzage verschaft in het proces dat nu gaat volgen.

De besluitvorming van de gemeenteraad van 18 juni jl. vraagt nu om actie van het college en participatie van uw zijde: 1. Gezien de bovengenoemde besluitvorming in de Raad om de algehele ambtelijke fusie (niveau 3) verder uit te werken in een plan van aanpak is de verwachting dat dit plan van aanpak in de decembervergadering kan leiden tot verdere besluitvorming. Graag verneem ik jullie opinie over deze derde variant zoals die in het rapport van KplusV (paragraaf 2.4.) is uitgewerkt. Jullie opinie wordt dan meegenomen bij het opstellen van het plan van aanpak dat aan de gemeenteraad zal worden voorgelegd. Op 2 juli a.s. wordt aan de beide colleges van b en w een procesplan voorgelegd voor de voorbereiding op de ambtelijke fusie van Brunssum en Landgraaf per 1 januari 2015. Aan de hand van dit procesplan zal het plan van aanpak (implementatieplan) worden opgesteld dat vervolgens in december aan de gemeenteraad zal worden voorgelegd. Hierbij stuur ik jullie dit procesplan ter informatie toe. Graag nodig ik jullie uit hiervan kennis te nemen en mogelijke opmerkingen of aanvullingen c.q. verbeterpunten met mij te delen. Ik verzoek jullie dit op korte termijn te doen, zodat ik uw opmerkingen nog mee kan nemen naar de collegevergadering van 2 juli a.s. In het procesplan kunt jullie lezen dat wij de ondernemingsraad graag uitnodigen om, in overleg met de ondernemingsraad van Landgraaf, zowel in de projectgroep als in werkgroepen zitting te nemen. Op deze wijze willen wij beide ondernemingsraden meenemen in het proces en op de daartoe geigende momenten informatie verstrekken en advies c.q. instemming vragen. De insteek is om zoveel mogelijk van het werk voor de voorbereiding van de fusie met eigen mensen te doen. Echter gelet op de aard en het karakter van het voorbereidingsproces wordt aanvullend voorgesteld een externe projectbegeleider aan te trekken. De taak van deze projectbegeleider zal bestaan uit de procesbegeleiding in de stuurgroep en de projectgroep en de inhoudelijke en procesmatige ondersteuning van de werkgroepen P&O en P&C/Financin. Zie voor deze stuurgroep, projectgroep en werkgroepen het onder 2 genoemde procesplan. Gezien het belang van de voortgang en de tijdsdruk is het van groot belang dat de werkgroepen P&O en P&C/Financin ondersteund worden, zodat enerzijds snel inhoudelijke expertise beschikbaar is en anderzijds snel en veel documenten etc. geproduceerd kunnen worden door deze werkgroepen. Het is de bedoeling de opdracht voor de ondersteuning te verstrekken aan bureau KplusV gezien de geleverde kwaliteit tot nu toe. Verder gaat zo geen extra tijd verloren bij het zoeken en inwerken van een nieuw bureau. Verder is in de eerste fase de keuze voor KplusV gemaakt in een reguliere aanbesteding waarbij ook de firma's BMC en Twijnstra en Gudde waren uitgenodigd. Nadere besprekingen met dit bureau dienen nog gemaakt te worden, maar uitgangspunt is dat de kosten van deze ondersteuning niet meer zullen bedragen dan 100.000,-. Omtrent de inhoud van de hiervoor beschreven adviesopdracht en over de keuze van de adviesopdracht vraag ik langs deze weg jullie advies.

2.

3.

Ik vertrouw erop jullie met deze informatie naar behoren te hebben genformeerd en hoop jullie opinie en advies op korte termijn tegemoet te zien. Afsluitend hoop ik van harte op een goede samenwerking in dit voor onze gemeente zo ingrijpende en uitdagende proces. De gemeentesecretaris van de gemeente Brunssum,

drs. M.A.M.H. Huijben