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SISTEMA DE INDICADORES

MACROPROCESO: GESTIN ADMINISTRATIVA SERVICIOS GENERALES Y DE APOYO ADMINISTRATIVO

Versin: Documento de trabajo

Prestar los servicios de mantenimiento, aseo, transportes , vigilancia y apoyo logstico en la Universidad Nacional de manera segura y oportuna, buscando la satisfaccin total de los usuarios.

ADQUISICIN DE BIENES Y SERVICIOS


Gestionar la adquisicin de bienes y servicios requeridos por las diferentes dependencias y proyectos del Nivel Nacional para el logro de los fines misionales de la Universidad.

GESTIN DE ACTIVOS FIJOS


Asegurar la gestin de los activos fijos de la Universidad Nacional de Colombia, teniendo en cuenta las dificultades y eventualidades que se puedan presentar en el desarrollo normal del uso y custodia de los mismos.

GESTIN DE ESPACIOS FSICOS PROCESOS


Autorizar y ejecutar obras de infraestructura fsica de acuerdo con lo establecido en las normas internas y externas vigentes, as como asignar, administrar y controlar los espacios fsicos de la Universidad en forma efectiva y oportuna.

PRESUPUESTO
Programar, ejecutar y hacer el seguimiento de los recursos de acuerdo con las disponibilidades de ingresos y las prioridades del gasto buscando el equilibrio entre estos que permita la sostenibilidad de las finanzas de la Universidad, atender las metas fijadas en el plan global de desarrollo y la gestin.

TESORERA
Optimizar el manejo de los recursos financieros de la Universidad con el fin de garantizar el recaudo de los ingresos y el pago de los compromisos de manera transparente, eficiente y oportuna as como la administracin de los excedentes en forma eficiente y segura.

CONTABILIDAD
Generar informacin financiera de la Universidad Nacional de Colombia bajo los principios de Confiabilidad, Relevancia y Comprensibilidad, que sirvan para la toma de decisiones y el adecuado manejo de los recursos pblicos; de acuerdo a las polticas, normas y procedimientos que rigen en materia contable.

Qu y cmo lo hago?
Servicio de Mantenimiento Muebles e Infraestructura (Carpintera, electricidad, plomera, soldadura, jardinera, pintura, cerrajera, vidrios y obra civil) Servicio de Aseo Servicio de Correspondencia y Recepcin de llamadas Administracin y Mantenimiento de Medios de Transporte Servicio de Seguridad (monitoreo y control de la instalaciones y de personal, Seguimiento y control a incidentes presentados) Apoyo Logstico a la Academia (Prstamo de medios audiovisuales y salones multimedia, Produccin de lneas editoriales, impresos de divulgacin acadmica y de apoyo administrativo) Seleccin y evaluacin de Proveedores, Formalizacin De La Adquisicin de bienes y servicios, Ejecucin E Interventora y Liquidacin Del Contratos Consolidacin Y Presentacin De Informes (entes de control) del Recepcin Y Entrega De Bienes, Movimiento, Seguimiento, Control y Bajas De Activos Fijos. (Procesos Especiales De Activos Fijos) Intervencin De Espacios Fsicos en los campus de la Universidad Sede Manizales, con el fin de mejorar la calidad espacial de las instalaciones administrativas y acadmicas Planeacin, Programacin, Ejecucin y Seguimiento Presupuestal Recaudar y Registrar Ingresos Facturacin Y Gestin de Cartera Gestionar Cuentas Por Pagar, Registro de Egresos Gestin de Los Hechos Financieros, Econmicos Gestin, Creacin Y Actualizacin De Informacin Financiera y de Terceros. Administrar Recursos Financieros (inversiones) Efectuar Controles de tesorera (Arqueos) Elaborar Y Presentar Los Estados Contables, Informes Financieros, declaraciones e Informes Tributarios. Auditar Y Realizar Seguimiento a los Estados Financieros.

Para qu lo hago?

Anlisis objetivo

*Garantizar y satisfacer las necesidades de recursos requeridos para el normal desarrollo de las actividades de la universidad *Optimizar el manejo de los recursos fsicos y financieros de la Universidad *Aportar al fortalecimiento financiero de la universidad

Objetivos y Recursos
Planeacin adecuada de los servicios (Mantenimiento, Aseo y Cafeteria) Cumplimiento de la programacin de los servicios (Mantenimiento, Aseo y Cafeteria) Atencin oportuna y adecuada de los requerimientos realizados por los usuarios de los servicios (Mantenimiento, Aseo y Cafetera, Correspondencia) Recursos utilizados en la prestacin de los servicio de transporte Disminucin de delitos e irregularidades Seguimiento al desarrollo adecuado y oportuno de las actividades y servicios programados Medicin de los niveles de satisfaccin en la prestacin del servicio (Mantenimiento, Aseo y Cafetera, Correspondencia, Transporte)

Impacto

Atencin oportuna y adecuada de los requerimientos realizados por los usuarios de los servicios del centro editorial Optimizacin y generacin de recursos del centro editorial Produccin de calidad de las lneas editoriales Planeacin adecuada de los procesos de compra y contratacin Control de los gastos generados Adquisicin de Bienes y Servicios de manera oportuna, transparente y de calidad Factores Claves de Cumplimiento de los proveedores y contratistas * Rentabilidad del portafolio de inversiones xito *Liquidez de la Universidad Control adecuado de los recursos fsicos (identificacin y disposicin de activos correcta y confiable) *Satisfaccin de los usuarios internos con los servicios Calidad de la informacin para disminucin de reprocesos Control de inventarios para la disminucin de elementos en bodegas Convalidacin de inventarios con los funcionarios responsables de inventarios a su cargo Reutilizacin de elementos para aprovechamiento de los recursos Adecuada formulacin y planeacin de los proyectos de inversin relacionados con las instalaciones Optimizacin de los recursos financieros para la ejecucin de obras (nuevas y adecuaciones) Seguimiento al desarrollo y a la ejecucin de los proyectos

SISTEMA DE INDICADORES
MACROPROCESO: GESTIN ADMINISTRATIVA SERVICIOS GENERALES Y DE APOYO ADMINISTRATIVO Programacin y ejecucin del presupuesto de inversin Programacin y ejecucin del presupuesto funcionamiento Programacin y ejecucin del presupuesto fondos especiales y proyectos de investigacin Origen de los recursos presupustales de fondos especiales y proyectos de investigacin Ingresos y Egresos generados registrados de manera confiable y oportuna Legalizacin de avances realizados de manera confiable y oportuna Adecuada gestin y calidad de la informacin entrante Calidad y oportunidad en la entrega de informacin Recuperacin de la cartera Cumplimiento de la normatividad

Versin: Documento de trabajo

SISTEMA DE INDICADORES
MACROPROCESO: GESTIN ADMINISTRATIVA SERVICIOS GENERALES Y DE APOYO ADMINISTRATIVO Eficacia y Eficiencia Cumplimiento de la Planeacin de los servicios (Mantenimiento, Aseo y Cafetera) Cumplimiento en la Ejecucin de actividades programadas (Mantenimiento, Aseo y Cafetera) Oportunidad en la atencin de los requerimientos realizados por la usuarios (Mantenimiento, Aseo y Cafetera, Vigilancia, Correspondencia) Recursos fsicos por servicio prestado transporte Disminucin de delitos e irregularidades presentados Control de solicitudes y actividades Nivel de satisfaccin de los servicios prestados Capacidad de respuesta de los servicios prestados Oportunidad en la atencin de los requerimientos realizados por los usuarios de los servicios del centro editorial Incremento o generacin de recursos del centro editorial Calidad de la produccin de las lneas editoriales Optimizacin en gastos generados o en recursos recibidos Adquisicin de Bienes y Servicios de manera oportuna, transparente Cumplimiento de los proveedores y contratistas Oportunidad en la atencin a las solicitudes de Adquisicin de Bienes y Servicios Control de los Activos fijos Adecuacin del Espacio fsico en infraestructura acadmica y administrativa Cumplimiento en Ejecucin de actividades del plan de desarrollo de adecuacin y mantenimiento de la planta fsica Cumplimiento en la ejecucin del presupuesto Cumplimiento en la ejecucin del presupuesto de inversin Cumplimiento en la ejecucin del presupuesto funcionamiento Cumplimiento en la ejecucin del presupuesto fondos especiales y proyectos de investigacin Incremento de las Fuentes de ingreso de los recursos financieros de fondos especiales y proyectos de investigacin Calidad de los registros de Ingresos generados y Egresos Oportunidad en la Legalizacin de avances Calidad en la gestin de la legalizacin de avances Adecuada gestin y calidad de la informacin entrante Calidad y oportunidad en la entrega de informacin de los registrados de ingresos realizados Oportunidad en la entrega de la informacin financiera

Versin: Documento de trabajo

Efectividad

Variables

*Liquidez de la universidad, de los fondos y proyectos de investigacin *Concentracin de recursos financieros *Rentabilidad del portafolio de inversiones *Satisfaccin de los usuarios internos con la oportunidad, atencin y calidad de los servicios

Eficacia y Eficiencia
Cumplimiento de la Planeacin de los servicios (aseo y cafetera, Mantenimiento) Tiempo de atencin de los requerimientos realizados por la usuarios Recursos fsicos por servicio prestado (transporte) Delitos e irregularidades presentados Satisfaccin de los usuarios de los servicios prestados Control de solicitudes y requerimientos Capacidad de respuesta en la recepcin de llamadas Demanda de servicios (transporte) Gastos generados en la prestacin de los servicios Tiempos de atencin de los requerimientos realizados por los usuarios de los servicios del centro editorial Generacin de recursos del centro editorial Optimizacin de recursos Calidad de la produccin de las lneas editoriales Optimizacin en gastos generados Gestin de negociacin (Incremento de recursos recibidos) Oportunidad en la adquisicin de Bienes y Servicios Cumplimiento del proceso de contratacin Evaluacin de proveedores Evaluacin de contratistas

Efectividad

Indicadores

Entrega de espacios fsicos utilizados para bodega Revisin de inventarios con responsable a cargo Activos fijos inventariados disponibles en el lugar de uso adecuado Nivel de inconsistencias en la facturacin Creacin de codigos para activos fijos Marcacin de Activos fijos devolutivos Espacio fsico en infraestructura acadmica y administrativa adecuado Ejecucin de actividades del plan de desarrollo de adecuacin y mantenimiento de la planta fsica Cumplimiento presupuestal Ejecucin del presupuesto de inversin Ejecucin del presupuesto funcionamiento Ejecucin del presupuesto fondos especiales y proyectos de investigacin Fuentes de ingreso de los recursos financieros de fondos especiales y proyectos de investigacin Gestin Ingresos generados y Egresos Ajustes a los registros de Ingresos generados y Egresos Gestin legalizacin de avances Ajustes a la legalizacin de avances Calidad de la informacin entrante Recuperacin de la cartera Tiempo de entrega de informacin financiera correcta

*Intereses generados del portafolio de inversiones (utilidad neta) *Concentracin de recursos financieros por entidad *Liquidez frente a compromisos de pago de la universidad *nivel de satisfaccin de los usuarios internos con los servicios Ent

Otros

Eficacia y Eficiencia

Efectividad

SISTEMA DE INDICADORES
MACROPROCESO: GESTIN ADMINISTRATIVA
Elaborado por:
Diana Carolina Zuluaga Elimarian Usma Giraldo Gustavo Jimnez Jaime Len Delgado Cardona Luz Marina Melo Maria Del Rosario Ramrez

Versin: Documento de trabajo

Revisado por: SERVICIOS GENERALES Y DE APOYO ADMINISTRATIVO Lider maximo del proceso

Aprobado por: