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Procedimientos de Almacn

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NDICE
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. Introduccin ....................................................................................... 3 Objetivos ............................................................................................. 3 Organizacin de las funciones del almacn ................................... 3 Funcin del almacn en el inventario ............................................. 5 Conocimiento del producto.............................................................. 6 Artculos que se deben almacenar................................................... 7 Sistema de codificacin ..................................................................... 9 Operacin de obtencin o recepcin ............................................. 15 Operacin despacho o distribucin .............................................. 23 Definicin de inventario ................................................................. 29 Resumen ............................................................................................ 37

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1. Introduccin Los procedimientos de almacn que constituye el tema tocado en esta unidad se refiere a la necesidad, en primer lugar, de identificar los artculos y que esta identificacin sea empleada en toda la empresa, por ende se hace necesaria la creacin de cdigos de reconocimiento de materiales. Los procedimientos de almacn se refiere a los procesos de recepcin y despacho y las consideraciones y recomendaciones a tener en cuenta para que dichas transacciones se efecten sin tropiezos y sean debidamente registradas, sea para dar ingreso a mercancas o para su entrega o despacho. Un aspecto resaltante en el almacn es el control y su control es el inventario, el cual tiene una importancia no slo a nivel de almacn, donde se ha registrado adecuadamente las transacciones y est cumpliendo con uno de sus principios bsicos: conservar y custodiar los artculos entregados, sino tambin a nivel de estados financieros para la determinacin de la utilidad de una empresa, esto es la valorizacin de las mercancas almacenadas. 2. Objetivos Los objetivos que se persiguen con esta unidad son: Establecer un cdigo de identificacin a los artculos que se deben almacenar en el almacn. Definir los procedimientos y documentos pertinentes para registrar las transacciones por medio de las cuales se reciben o despachan artculos en el almacn. Preparar adecuadamente el almacn para la toma de inventarios peridicos y al azar.

3. Organizacin de las funciones del almacn En una gran mayora de empresas industriales, el almacn de productos terminados se encuentra bajo el control del departamento de ventas; los almacenes de materias primas y materiales indirectos bajo la de produccin, y las refacciones y herramientas bajo la jefatura de mantenimiento. La administracin moderna ha hecho desaparecer esta divisin por su falta de integracin en todo el sistema de abastecimiento, produccin y distribucin. Se puede pensar que el gerente de ventas y el de produccin no saben administrar ni controlar los

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almacenes, como tampoco tienen tiempo para hacerlo si sus actividades especficas estn encaminadas a su especialidad. El sistema logstico de abastecimiento, almacenamiento, produccin y distribucin ahora se coloca bajo una sola cabeza que coordina de manera integral las operaciones productivas de la empresa industrial. Este departamento maneja las necesidades del mercado, las capacidades de planta, las existencias de cada almacn y los medios de distribucin y as lleva un control completo de la inversin en los inventarios con un mnimo de riesgo de faltantes. El departamento de abastecimientos y de almacenes puede ser una entidad independiente y responsable directamente ante la alta gerencia, o bien una parte o seccin de un departamento de control de inventarios, de compras, ventas, contabilidad, etc. Para determinar la distribucin y dependencia de los almacenes no puede haber un patrn, pues cada empresa en particular deber tener su organizacin de acuerdo a sus necesidades. Una organizacin de las funciones que es ahora comn en muchas empresas industriales, es que las funciones de abastecimiento y almacenamiento estn integradas en un solo departamento.
DIRECCIN DE VENTAS DIRECCIN DE ABASTECIMIENTOS Y ALMACENES DIRECCIN DE PRODUCCIN

DEPARTAMENTO DE COMPRAS, TRFICO Y RECIBO

OFICINA DE CONTROL DE INVENTARIOS

Materias Primas Produccin

Herramientas y Equipo Produccin

Materiales en Proceso Programacin

Materiales de desecho Control de Calidad

Refacciones y otros Mantenimiento

Ventas Productos Terminados

Figura 1. Organigrama de las funciones del almacn

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4. Funcin del almacn en el inventario El almacenamiento necesita caractersticamente controles ms rgidos de contabilidad y responsabilidad que cualquier otro departamento o divisin de operaciones de una compaa, porque es el departamento que, por un lado, mantiene relaciones con los proveedores al recibir los materiales a procesar y de otro, es el ltimo departamento que maneja los artculos antes de que se enven a los clientes internos o externos. Todos los documentos que usan para recibir y entregar los materiales o productos son bsicos para la funcin contable de cuentas por cobrar o cuentas por pagar y control de activos de la compaa. Muchas empresas tienden a descuidar los controles de contabilidad en este punto. Esto puede deberse por un lado a los materiales en su estado no le son atractivos a nadie y su deterioro es mnimo y de otro, en el caso de productos sus costos han sido registrados antes de que lleguen a la bodega. La responsabilidad primordial e inherente del almacenamiento es la responsabilidad de los inventarios. Esa es una responsabilidad bsica del almacenamiento, todas las operaciones, procedimientos y comunicaciones que se relacionan con el almacenamiento, deben tender a cumplir con ella independientemente de que se lleven a cabo otras cosas. La responsabilidad de los inventarios en el almacenamiento significa que ste tiene que responder ante la compaa de todos los artculos recibidos en la bodega. El concepto bsico que establece la responsabilidad es sencillo y directo. Todo lo que se recibe en una bodega deber estar en ella, o se dispondr de ello con medios aceptables y autorizados. Los inventarios no desaparecen sin explicacin. Pueden robarse, evaporarse debido a procesos qumicos o daarse irreparablemente, pero no se pierden sin razn alguna. Puede considerarse legtima cierta cantidad de prdidas debidas a esos motivos, pero esto no hace desaparecer la responsabilidad del almacn por esas prdidas, ni constituye una excusa de las mismas. El sistema de responsabilidad de los inventarios debe hacer que el departamento de contabilidad reciba de dos fuentes los documentos que amparen todas las transacciones de inventario. Esos documentos deben conciliarse luego para cerciorarse de que estn de acuerdo, a fin de aislar y resolver cualquier discrepancia.

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5. Conocimiento del producto Hemos analizado los materiales y productos nicamente para calcular los espacios que ocuparn segn su cantidad y tamao, as como el tipo y tamao de sus envases. Ahora debemos investigar sus caractersticas para darles el tratamiento adecuado en su manejo, su almacenamiento y su control. Para clasificar y agrupar los tipos similares de materiales y de productos necesitamos indagar en el departamento tcnico las condiciones ideales para su almacenamiento (humedad, temperatura, etc.); saber si pueden acostarse, si pueden manejarse con rapidez y sin riesgo de romperse, etc. Puede convenir separar las distintas mercancas en reas especiales segn sus caractersticas; y en algunos casos, en salas o cuartos hermticos. Algunos ejemplos de clasificacin son: 1. Por sus caractersticas: Explosivo Acabado delicado De combustin Lquido Con olor desagradable Gaseoso Perecedero 2. Por condiciones de lugar: Seco Fro Hmedo Iluminado Clido Oscuro 3. 4. 5. 6. 7. Por lnea de producto. Por mquina. Por frecuencia de uso. Por peso. Por tipo de envase. Polvo En cuarentena En espera de inspeccin Aduanera Cortante Inflamable Alto costo

Otra manera es la separacin por la clasificacin A, B y C (el mtodo se revisa en la siguiente unidad), por cualquiera de los sistemas de selectividad: precio unitario, utilizacin y valor, criterio o alta rotacin.

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En los almacenes de refacciones de plantas manufactureras ha sido conveniente destinar un lugar o estantera para cada mquina. De manera que cuando uno requiere mantenimiento, todas sus refacciones se encuentran juntas. Slo los tornillos y refacciones comunes se encuentran aparte. 6. Artculos que se deben almacenar Se necesitan conocer: 1. Las dimensiones y peso de cada unidad de material o producto, las dimensiones y peso de cada unidad envasada as como la tara del envase. 2. La cantidad usualmente solicitada al almacn y la frecuencia de las requisiciones por turno, semana o mes. 3. El sitio de recepcin y punto de entrega. 4. El nmero mximo de unidades que se almacenarn (tamao del lote o mximo de pedido de compra o de orden de produccin). 5. La cantidad mnima que hay que almacenar. 6. El espacio necesario para la manipulacin y transporte, as como las precauciones que se deben observar. A continuacin se da un modelo de tarjeta que no debe copiarse como modelo nico, sino que deben modificarse de acuerdo con las necesidades precisas y con los objetivos que se persiguen alcanzar con la recoleccin de datos.

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Artculo

Nmero

Fecha

Clase

Unidad

Caractersticas

Tamao unitario

Cantidad envasada

Tamao de envase

Forma envase

Peso Unitario

Peso envasado

Tara de envase

Tamao Paleta

Localizacin Actual Cantidad Mxima Cantidad Mnima

Localizacin Propuesta Cantidad Promedio

Observaciones

Los datos deben actualizarse cada vez que se intente hacer un nuevo estudio de los espacios necesarios en el almacn. Anotaciones en la tarjeta: 1. En el primer rengln se anota el nombre del artculo; su nmero clave (contabilidad), y la fecha del estudio. 2. En el segundo la clase: materia prima, material auxiliar, producto, parte componente, herramienta, refaccin, etc.; la unidad: metros, kilos, toneladas, litros, etc., y las caractersticas fsicas: frgil, delicado, corrosivo, etc. 3. En el tercer rengln se anota el tamao unitario: medias de ancho, grueso, altura total o circunferencia, de manera que se pueda conocer el espacio cbico que habr de ocupar en un estante, caja, cajn o recipiente; la cantidad envasada; tamao del envase y forma del envase. 4. En el cuarto se anota el peso unitario: el peso de cada artculo antes de su envase final; el peso envasado: de las unidades de artculos; la tara de envase: el peso del tambor, cuete, caja o recipiente vacos y el tamao de la tarima: si se han de colocar los artculos o materiales sobre stas, se requiere su largo, ancho y altura. 5. En el quinto se anota la localizacin actual y la localizacin propuesta.

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6. En el sexto rengln se anota la cantidad mxima: la cantidad de unidades que se espera recibir en el almacn como mxima; la cantidad promedio: la calculada como existencia promedio entre la cantidad mxima de llegada y el punto de reorden. 7. Sistema de codificacin La codificacin es el proceso mediante el cual se asigna un cdigo a cada artculo. El cdigo es la denominacin que corresponde a cada uno de los artculos del inventario, lo que resulta sumamente importante porque permite identificarlo fcilmente, mediante la simbologa asignada. Esta asignacin del cdigo resulta indispensable cuando se trata del procedimiento electrnico de datos. Puede haber dos codificaciones, que deben distinguirse una de la otra: la del proveedor y la de la compaa que compra y manufactura, o que compra y vende. La codificacin del proveedor sirve para usarla en las rdenes de compra; la del negocio para identificar cada artculo por su nombre y nmero en los almacenes y departamentos que los usan, consumen, registran y venden. El nombre dado a los artculos debe conocerse en toda la planta o negocio. Adems de que el nombre debe estar unificado en todo el negocio, es preferible pedir el artculo por el nmero de clave dado en la codificacin interna de la compaa. Algunos materiales y partes componentes deben marcarse a su llegada al rea de recepcin con el nmero dado en la codificacin interna para evitar confusiones en el almacenamiento y en la entrega al solicitante. Algunas partes pequeas, como tornillos, no pueden marcarse una por una; en este caso se marca la caja, envase o bolsa original del proveedor. Cada compaa ha de tener su propia codificacin de acuerdo con sus necesidades. El establecimiento de un sistema de identificacin de los materiales directos o sea materias primas, es la funcin principal del departamento de ingeniera, de compras, de almacenes o de produccin. La identificacin de los productos terminados es la funcin principal del departamento de ventas. El sistema de identificacin debe abarcar todo lo que se almacena en alguna de las etapas de la produccin y debe ser lo

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suficientemente flexible para las necesidades actuales de la fbrica y las previsibles, con un criterio razonable. Cdigo de ubicacin En toda empresa es necesario establecer diversos sistemas de codificacin, que permitan simplificar las labores de sus almacenes. El cdigo de ubicacin del material es un smbolo que permite localizar rpidamente los artculos almacenados, facilita el despacho, la inspeccin y el control. Para poder confeccionar un Cdigo de Ubicacin, es necesario dar los siguientes pasos: Elaborar o disponer de un plano de las instalaciones del Almacn, a escala apropiada. Zonificar, es decir establecer reas que se puedan diferenciar ya sea por su ubicacin, tamao o forma de construccin. Sealizar las diferentes reas de almacenamiento, estantes, anaqueles o espacios dentro de cada zona y en los cuales se va a depositar las mercaderas, previniendo los espacios de circulacin necesarios. Igualmente, a nivel andamio, ser necesario determinar el nmero de columnas y niveles que debe tener estos elementos. Posteriormente, luego de definida la cantidad zonas, reas y estantes o ambientes de almacenamiento existentes en los almacenes, se establece el nmero de dgitos. Letras o smbolos que sern necesarios para identificar cada uno de ellos. Con la finalidad de comprender lo expuesto, tomamos el ejemplo de un almacn con las siguientes caractersticas: Espacios Cantidad Smbolo N. de elementos Zonas 7 a 9 A Z 1 letra reas o Andamio Por zona 10 a 14 01 09 2 dgitos Columnas por Andamio 8 a 12 01 09 2 dgitos Niveles de columna 5 a 10 A Z 1 letra

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Asumamos que se requiere codificar la ubicacin de un artculo que ha sido depositado en la zona, andamio 1, columna 08 y tercer nivel C. El cdigo resultante ser: A 01 08 C

Figura 2 Codificacin de materiales Para numerar un material se pueden tener en cuenta una, varias o todas las caractersticas siguientes, pero procuremos fijarnos solamente en aquellas que determinen el uso del material en cuestin dentro de nuestras fbricas. Estas caractersticas importantes se mencionan nicamente como ejemplo en el cual se ha dado un nmero a cada una: 1. Dimensiones: largo, ancho y calibres, en el caso de una lmina; dimetro, en el caso de una flecha. 2. Material del que est hecho: hierro, acero, cobre, latn, nquel, plstico, madera, etc. 3. Acabado: rolado en caliente, rolado en fro, niquelado, cromado, esmaltado, etc. 4. Composicin qumica: aceros aleados, sustancias qumicas, mezclas, etc. 5. Aparato o equipo del cual va a formar parte: en el caso de ser componentes identificables como pertenecientes a alguno de los productos terminados que produce la fbrica. 6. Casa vendedora y marca de fbrica: en algunos casos.

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La identificacin del material debe tomar en cuenta solamente las caractersticas antes mencionadas que sean utilidad para la fbrica; de otra manera el sistema de identificacin se complicara innecesariamente. EL CDIGO DE IDENTIFICACIN Al disear un cdigo se procura que ste sea sencillo y prctico de usar. No deber ser ambiguo, deber ser preciso y tendr que poder distinguir un artculo de otro. Es decir, debe de singularizar un artculo con respecto a los dems casos. El cdigo tiene que facilitar la clasificacin de los datos referentes. El cdigo presentar la suficiente flexibilidad como para permitir la expansin del archivo de datos. Si en el archivo hay categoras, es necesario prever la extensin en cada categora, ya sea al final o en medio. O sea extensin o intercalacin. Existen diversos mtodos de codificacin, que sugerimos como posible uso: Codificacin Secuencial: Todos los artculos ordenados numricamente en orden creciente. Este mtodo es sencillo, pero de aplicacin limitada. Codificacin por Bloques o Rangos: Consiste en que dentro de un ordenamiento secuencial se asignan bloques de nmeros consecutivos que representen categoras de datos. Este mtodo es significativo ya que conociendo los lmites de los bloques, podemos determinar para un nmero a qu categora pertenece. Codificacin por Grupos: Se aplican en aquellos casos en que los artculos de un archivo admiten la subdivisin en clasificacin mayores o menores que pueden ser representados por dgitos sucesivos.

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Ejemplo: 111 Reclinable 112 Extensible 121 Reclinable 122 Plegable 211 Chica 212 Grande 221 Chica 222 Mediana 223 Grande 231 Sencilla 232 Extensible

Sillas (1XX)

Alta (11X) Baja (12X) Cuadradas (21X)

Mesas (2XX)

Redondas (22X) Ovaladas (23X)

Como se puede ver la seleccin y clasificacin es fcil, pero se requiere de una clave de muchas posiciones. Por mucho que se ampliar el registro, los 110 primeros nmeros no quedaran afectados a ningn artculo. Codificacin por Partes Jerarquizadas: En este mtodo la clave se forma por partes significativas jerarquizadas. XX Almacn Grupo Sub Grupo Subensambles Ejemplo: 01 Almacn de Materia Prima Madera Lminas de 1/4 Espesor de 2,5 mm 02 003 - 0025 XX XXX - XXXX

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Al igual que la codificacin por grupos, la codificacin por partes facilita la seleccin y clasificacin, pero requiere de una clave de muchas posiciones. EL CDIGO DE BARRAS Un cdigo de barras es una serie de barras y espacios de varios anchos. Los datos se pueden codificar asignando un nmero nico a cada artculo, con caracteres reconocibles por el sistema alfa numrico. As se forma un patrn de barras negras y espacios blancos. En los almacenes y centros de distribucin, se pueden usar varias simbologas, tales como UPC, Cdigo Universal de Productos (Universal Products Code); EAN simbologa europea (European Article Numbering) y otros que cada empresa puede desarrollar de acuerdo a sus necesidades. Cada vez hay ms empresas que usan el sistema de cdigo de barras, combinando con terminales terrestres de radiofrecuencia, para dirigir las actividades de almaceneros e identificar los materiales y productos, desde la entrada hasta su salida del almacn. El sistema activa lo siguiente: a. b. c. d. e. f. Pedido. Recibido. Inventariado. Surtido. Empacado. Embarcado.

Un sistema de cdigo de barras que usa terminales de radiofrecuencia (RF) puede reducir significativamente el nmero de errores tpicos en el sistema manual convencional, adems reduce un considerable nmero de horas de entrada manual de datos y de correccin de errores. Una vez que se han establecido los niveles de existencias, estos se pueden controlar desde la recepcin hasta el embarque. Con el uso del cdigo de barras y terminales de radiofrecuencia se emplea el siguiente equipo: a. b. c. d. e. Lectores. Terminales de radiofrecuencia. Aplicaciones de software. Computadora de aplicaciones. Computadora de negocios.

Finalmente, respecto al uso de mtodos de codificacin y registro de artculos, debemos decir que estn en constante evolucin a fin de hacer ms fciles las tareas para que:

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La entrega de los pedidos a cliente sea ms rpida y completa. Los niveles de inventarios se mantengan en los niveles ms bajos posibles. Menor ocupacin de los espacios. Las operaciones del almacn se hagan con el mnimo de personal. Localizar a proveedores en cualquier zona del pas.

8. Operacin de obtencin o recepcin a. Conceptos Generales Esta actividad, en realidad, se inicia con el pedido, (solicitud de compra), que no viene a ser ms que la demanda de abastecimiento en determinados artculos. Todos los controles de responsabilidad de inventario de los almacenes, se inician con la recepcin apropiada de los artculos, ya que los procedimientos incorrectos de recepcin dan origen a: Cuentas inexactas. Identificacin incorrecta de los artculos. Recepcin de artculos daados, etc.

Si estos errores se producen en la recepcin, permanecern durante todo el proceso de almacenamiento, hasta que sean descubiertos, con ocasin de efectuar inventarios fsicos; acarreando mayores problemas, cuando se trate de despachar dichos artculos. b. Definicin de Recepcin Es el segundo paso del ciclo de almacenamiento, mediante el cual se toma posesin fsica de los bienes adquiridos por la empresa (generalmente por Compras), ya sea solicitado por los propios almacenes, por aquellos que usarn el material. Ms que la simple aceptacin de dichos bienes, se requiere de una constante preparacin para contribuir a la operacin continuada de las actividades, evitando demoras y paralizaciones, verificando la exactitud y calidad de los que se recibe. Las actividades de recepcin u obtencin no se consideran completas hasta que las mercaderas se hayan clasificado

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correctamente, e ingresen a la fase de estiba, de acomodamiento, acondicionamiento o distribucin en los almacenes. En caso de mercaderas deterioradas o no conformes, el proceso termina con la expedicin de la documentacin necesaria para tomar las decisiones y medidas que se hayan acordado (reclamacin, devolucin, etc.). Al efectuar un informe para proceder a reclamaciones, es conveniente consignar algunos datos tales como: 1. 2. 3. 4. Tipo general del artculo. Los problemas que han presentado. Algunas normas para su reclamacin. Sugerencias para evitar que se repita.

Artculo utilizable Recepcin De Artculo

Almacenamiento

Inspec. Recep y Clasif Artculo no utilizable

Recuperacin

Devolucin

Figura 3 c. Tareas que se realizan Las actividades o tareas que se ejecutan en este paso de obtencin, son las siguientes: 1. Supervisin y planificacin Esta actividad corresponde al jefe de la dependencia. Consiste en prever, planificar, coordinar, dirigir y controlar todas las actividades de recepcin y control de mercaderas.

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Tarea muy importante, es la de planear el trabajo de la dependencia, teniendo en cuenta la mercadera por recibir, en relacin a la documentacin que se recibe del Servicio de Compras. El supervisor deber prepararse con los medios humanos y materiales, que le permitan efectuar una recepcin gil y un control adecuado. Tendr en cuenta el volumen, las caractersticas y el momento en que la mercadera va a ser recibida, a fin de efectuar una labor eficiente. 2. Recepcin fsica (descarga y desembalaje) La recepcin fsica, comprende la descarga del material y el desembalaje de los artculos que se reciban. La actividad fundamental de esta dependencia, puede estar encargada a uno o varios elementos, cuya preparacin, conocimientos de la mercadera y sus caractersticas y experiencia, lo faculten a relacionarse con una variada gama de proveedores, entre los cuales, no siempre se encuentran caractersticas de honestidad. Es frecuente observar en esta actividad que la actitud pasiva y poco exigente genera un considerable nmero de faltas y reclamos, debido a que no se estuvo atento al momento de la descarga o no se efectu la medicin, pesaje o verificacin del contenido de los artculos. Cuando se reciba la mercadera asegurada, que llega en malas condiciones, es posible que en esta fase se requiera la presencia de la firma aseguradora o su representante, (ajustadores), a fin de verificar el estado en que se reciba el material. a. Descarga: Es la labor de trasladar los bultos en los cuales llegan los artculos, de los medios en que han sido transportados hasta el lugar en que sern recibidos. Ella puede realizarse manual o mecnicamente, y para hacerlo es conveniente que el personal que debe recibir los artculos, sepa con anticipacin cul es la mercadera que llega, cmo llega, su peso, embalaje, etc., a fin de que pueda tomar sus previsiones para efectuar la descarga en el mnimo tiempo con los medios adecuados y con seguridad.

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Sus principales preocupaciones deben ser, reducir al mnimo los gastos de recepcin, evitar prdidas de tiempo y maltrato en los bultos. Es necesario disponer del espacio suficiente para depositar los bultos que llegan, evitando recorridos y maniobras innecesarias de los vehculos que conducen las cargas. Debe contar con personal experto para esta operacin a fin de lograr un buen manipuleo de los bultos. Algunas veces sta labor es realizada por el personal de los transportistas, debiendo en este caso, ser preocupacin de quien recibe, que esta operacin de descarga se realice en las mejores condiciones. b. Desembalaje: Es la labor manual de retirar o quitar de los bultos, los artculos exteriores, en que han llegado. Es decir se quita el material de embalaje, para lo cual se debe contar con personal especializado en esta labor, a fin de evitar los deteriores que se puedan producir, sobre todo cuando se trata de materiales frgiles. Al sacar los artculos deben colocarse en una zona o espacio, donde no se confunda con otros y permita una buena verificacin. c. Verificacin o control de calidad (chequeo) Otra actividad de importancia, la constituye el control de las caractersticas o especificaciones de la mercadera solicitada. Consiste en verificar si verdaderamente se trata de los artculos solicitados, si la cantidad concuerda con el pedido y si la calidad es la correcta. 3. Registro de entrada Esta actividad consiste en completar los formatos de ingreso de mercadera, (notas de entrada), con los datos de la mercadera recibida. Igualmente esta labor deber estar dirigida a cancelar las rdenes de compra pendientes, de acuerdo con los ingresos totales o parciales de la mercadera.

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4. Entrega Luego de realizadas las actividades precedentes, se requiere hacer entrega de la mercadera al almacn correspondiente, comunicndolo al interesado y al jefe de almacn. Esta actividad no necesariamente es secuencial, ni debe realizarse al final del proceso de recepcin. En muchos casos ser necesario solicitar la presencia del almacenero, a fin de que la recepcin se efecte en el lugar del almacenamiento, principalmente cuando su volumen o caractersticas hacen difcil la manipulacin y el control de las cantidades. Este aspecto de la recepcin requiere de la formulacin de un informe, en el que se consideran datos diferentes, para que compras, ventas, contabilidad, etc., puedan efectuar el pago y la utilizacin de la mercadera llegada. Este parte, es remitido al jefe de almacenes para que a su vez proceda a informar a otros elementos interesados. 5. Documentos de Recepcin Con mayor o menor complejidad, en gran nmero de empresa, se requieren bsicamente de los siguientes documentos para la recepcin y verificacin de materiales: a. Solicitud de compra (pedidos) Es la informacin previa de los materiales que se van a adquirir. Esto se hace de acuerdo al plan de adquisiciones que se formule y apruebe. Esta solicitud de compra o pedido se hace normalmente en formatos establecidos, pero puede ser en forma de telegrama o verbal a veces. Los tipos de pedidos o solicitudes de compra pueden tener uno de estos tres tipos: a. b. c. De completamiento: a fin de mantener los niveles o dotaciones autorizadas, cuando se llega al punto de pedido. Especiales: para satisfacer necesidades no incluidas en las solicitudes de compra para recompletamiento, (necesidades de proyecto). De emergencia: para satisfacer necesidades imprevistas debidas a variaciones contables en la produccin y ocasionalmente por desastres.

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b. Orden de compra Es la copia del documento que ha sido entregado al proveedor y en el cual figura el detalle de la mercadera a recibir. Es preparado por quien va a efectuar la adquisicin, a veces sin formato (una carta). c. Informacin tcnica Segn las caractersticas de la empresa, puede ser conveniente contar con un archivo de planos y especificaciones o catlogos en esta dependencia. Con ella se simplifica la redaccin de las rdenes de compras y se facilita el control de la mercadera. En todo caso, el recibidor deber disponer oportunamente de dicha informacin para efectuar las consultas tcnicas del caso. d. Informacin comercial Cuando la complejidad de una adquisicin requiere de la formulacin de contratos, negociaciones, bases de licitacin y condiciones generales de compra, es indispensable contar con toda esta documentacin, a fin de cumplir y exigir el cumplimiento de los convenios: garantas, plazos de entrega, penalidades, repuestos, instruccin, etc. e. Autorizacin de devolucin Es un documento en el cual se autoriza a efectuar la devolucin o reclamacin que previamente se ha planteado a la gerencia. En realidad puede ser el documento de gestin donde se sugiere la devolucin, pero con el visto bueno de una autoridad competente. f. Normas y procedimientos Como una gua prctica para el recibidor, se menciona aqu las principales normas y procedimientos de recepcin y verificacin: 1. Para facilitar la tramitacin rpida de artculos y documentos de ingreso, es conveniente revisar la documentacin que da origen a las entregas, para prever, programar, y tomar accin que eviten cualquier contratiempo al momento de la recepcin.

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Los pedidos se hacen normalmente mediante el empleo de un formato (orden de compra). Sin embargo, son aceptables los pedidos que eventualmente puedan hacerse en forma verbal o de mensajes, siempre que est autorizado este procedimiento. Cada pedido debe hacerse incluyendo artculos suministrados por un solo proveedor; es decir, que deben hacerse tantos pedidos como proveedores que se tenga, a fin de facilitar el despacho y evitar confusiones.

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Cuando la documentacin est incompleta, sea insuficiente o tenga impresiones o defectos, que pongan en duda la conformidad del artculo, se recomienda una accin rpida de consulta con los diseadores, solicitantes o usuarios, a fin de proponer la aceptacin, modificacin o devolucin de los materiales segn sea el caso. Los encargados de la recepcin de los materiales, debern recomendar a travs de sus superiores inmediatos y de acuerdo a sus experiencias, las caractersticas del embalaje o presentacin de los materiales para facilitar el chequeo de las especificaciones, el control en general, la entrega rpida y el acomodo en los almacenes. El personal de esta dependencia deber proponer y fundamentar todas las mejoras tendentes a racionalizar el proceso de recepcin, simplificar los procedimientos y aumentar la eficiencia. La desconfianza sirve ms en la recepcin de artculos, que la excesiva confianza o indiferencia. Quiere decir esto, que debe hacerse una inspeccin concienzuda de los materiales que llegan. Se debe firmar el ingreso de los artculos solamente cuando se est seguro de que es exactamente lo solicitado. No se debe aceptar excusas de apuro del proveedor, del transportista o del usuario, para ingresar los artculos sin una buena revisin. Pesar todo aquello que debe pesarse, medir lo que debe medirse, contar lo que debe contarse. No

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fiarse de facultades innatas para calcular al ojo, ya que la responsabilidad es muy grande. 10. En lo posible realizar el control sobre el suelo, excepcionalmente y tomando muchas precauciones, sobre el vehculo o medio en que llega el artculo. Dar conformidad a la entrega luego de descargar la mercadera. 11. Revisar la documentacin que traen los bultos, ella servir para efectuar el control de recepcin. 12. Si no se cuenta con el personal suficiente para la descarga, solicitarlo. Evitar hacer esfuerzos excesivos, tanto por seguridad del personal como del artculo que se est recibiendo. 13. Verificar los precintos de los bultos para abrir inmediatamente aquellos que evidencien alteraciones. 14. Revisar los cilindros, damajuanas, botellas, etc., que contenga lquidos, para evitar que se reciban incompletos por haberse derramado. 15. Dar al personal la seguridad necesaria, al recibir artculos peligrosos. 16. Utilizar el documento de origen para efectuar la verificacin, realizar sta en orden, sin apresuramiento y de acuerdo a un plan. 17. Pedir ayuda cuando los conocimientos del almacenero no permitan identificar un artculo; con ello solamente se est asegurando que lo que se recibe es conforme. 18. Preparar los medios para realizar la identificacin, no buscarlos a ltima hora. 19. Procurar que los artculos permanezcan el menor tiempo posible en recepcin, se debe pensar que pueden ser necesarios con urgencia. Pero no por ello descuidar el control. 20. Si se detectan materiales malogrados, informar para hacer las reclamaciones a los transportistas o a los proveedores. Caso no hacerse, se aceptar como que los daos se ocasionaron en el almacn.

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9. Operacin despacho o distribucin a. Conceptos Generales Esta actividad es la ltima etapa del almacenamiento y previa al transporte y entrega de las mercaderas, que es importante, porque de la eficiencia con que se realice permitir entre otras cosas: 1. Cumplir oportunamente con la entrega de los pedidos, de acuerdo con el orden de prioridad o presentacin. 2. Facilitar el control de las cantidades a despacharse, y eventualmente, controlar los saldos fsicos de aquellos, cuyos artculos se han despachado en parte; 3. Evitar el congestionamiento en las horas ms crticas (de punta). La entrega, es la descarga formal y transferencia de propiedad de los artculos, a los clientes o usuarios. Consecuentes con dichos propsitos, la preparacin y despacho de mercaderas, deberan hacerse, en lo posible, previa presentacin anticipada de los pedidos, con un tiempo razonablemente establecido. Esta recomendacin no siempre es fcil de aplicar, y es casi ignorada cuando se trata de almacenes comerciales, donde se atiende directamente al pblico; pero, cualquiera sea el caso, y dado que todo pedido requiere un tiempo de preparacin, es necesario nombrar el orden en que estos deben ser atendidos y en lo posible comunicar al usuario, el tiempo de espera que se requiere. b. Definicin Es la actividad que consiste en atender los requerimientos del usuario o cliente, encargndose de la distribucin o entrega de las mercancas solicitadas. Es decir, consiste en la entrega de los artculos que guarda el almacn, a cambio de una orden o vale de salida (Nota de Entrega) y que constituye un comprobante del movimiento efectuado. Es preciso que los requerimientos de los usuarios sean atendidos con prontitud, razn por la cual dentro del proceso general, es necesario que se cumpla con actividades o tareas complementarias, como son el embalaje o empacado, asegurndose que las cantidades y calidad de los artculos o

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materiales sean correctas. Es igualmente, importante en esta funcin asegurar el control de la exactitud de los artculos que se despacha, as como la rapidez de su ejecucin para cumplir con los plazos solicitados. c. Entrega de materiales o artculos En algunas ocasiones la entrega de materiales se hace en el almacn central o en locales de dependencias auxiliares fuera de la ciudad. En entrega de materiales o artculos sea a los clientes o usuarios, requiere de: 1. La expedicin de directivas y el establecimiento de normas que incluyan procedimientos para el movimiento de los artculos, as como responsabilidades de entrega; 2. Definir las misiones de distribucin en las instalaciones de los clientes o usuarios, as como el lugar hasta el cual la empresa tiene la responsabilidad de la distribucin, (importante para efectos de seguros). 3. Establecer procedimientos de control de stock para mantener los niveles adecuados. 4. Establecer y controlar los procedimientos para la entrega, transferencia, devolucin o cualquier otra operacin. En general para efectos de transporte, la entrega de materiales puede realizarse sea: Por cuenta de la empresa. Por cuenta del cliente o usuarios.

En ambos casos es preciso tomar en cuenta la distancia de abastecimiento, a fin de poder prever el medio de transporte, el sistema de embalaje responsabilidades de seguros, etc. As como para definir si estos medios van a ser por cuenta de la empresa del comprador, o de terceros. De acuerdo a estas condiciones, se efectuarn las coordinaciones y controles necesarios que permitan asegura una correcta entrega de los materiales o artculos, respetando la rotacin de los artculos y aplicando el sistema de que lo que entre primero, sale primero, para as evitar el deterioro o inutilizacin de algunos artculos, por que han llegado al lmite de su conservabilidad.

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d. Organizacin del rea de despacho Como en el caso de recepcin y de almacenamiento, para el despacho se requiere disponer de espacios adecuados para el estacionamiento provisional y entrega de mercaderas a los usuarios o clientes. La disposicin y tamao del rea, variar de acuerdo al tipo de mercaderas, y el volumen de las operaciones. Por lo general es preciso disponer de ventanas con mostrador y/o puertas, que permitan la salida directa de las mercaderas al medio de transporte, empleando si fuera necesario un desnivel adecuado, que facilite la carga. Se debe tener en consideracin, reas de estacionamiento exterior adecuadas al volumen y al tipo de las mercaderas, y explotando al mximo los frentes para poder atender simultneamente a varios clientes. Igualmente, es necesario disponer de herramientas y equipo de manipuleo y elevacin, a fin de facilitar la carga de las mercaderas. e. Embarque, transporte y flete Despus del proceso de produccin y almacenamiento, se contina con la actividad de enviar los productos a los clientes. Esto requiere acciones previas que corresponden hacerse dentro del proceso de almacenamiento y que comprende: 1. Embarque Es el eslabn fsico entre el producto (vendedor) y el cliente (comprador); de esta actividad dependen las futuras relaciones entre ambos. A partir del embarque es que se proporcionan los documentos necesarios con que contabilidad iniciar sus funciones y responsabilidades de facturacin y cobro. En esta operacin hay que asegurarse que: a. Las mercaderas se manejen de modo tal, que su entrega se realice a tiempo y en buenas condiciones de seguridad. b. La documentacin se prepare en forma tal, que elimine al almacn de cualquier responsabilidad contable.

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c. Las relaciones entre productos y cliente continen siendo favorables, y que... d. Contabilidad no tenga problemas en su responsabilidad de facturacin Para asegurar un buen embarque hay necesidad que se preparen las normas y procedimientos a seguir, as como los principios generales a aplicarse en estas operaciones, teniendo en cuenta que es primordial para la empresa, la eficiencia con que debe atenderse en este servicio, a todos los clientes. Asimismo, debe tenerse en cuenta que el embarque que debe planificarse y programarse a fin de asegurarse una carga equilibrada de trabajo dentro del lmite que nos permita el suministro de este servicio, manteniendo el orden progresivo de prioridades establecidas para el embarque. Este aspecto de embarque tiene estrecha relacin con todo un sistema de control y manejo de cargas. 2. Transporte En general, el almacn es directamente responsable de la eleccin y administracin de los transportes que acarrean la carga de salida. Por lo general los almacenes manejan sus propios medios de transporte. Cuando estas operaciones son de mucha magnitud, se convierte en un aspecto propio de la funcin logstica de transporte, sujeta a modalidades y principios independientes y que requiere una tcnica especial. Estos medios pueden ser diversos: terrestres, areos, martimos, por ferrocarriles, por tuberas, a campo traviesa, etc., y pueden ser proporcionados por la empresa productora, por el cliente o por empresas especializadas de terceros. En general hay que tener en cuenta los factores que afectan la transportacin para armonizarlos con el tiempo de entrega y el costo. 3. Flete Es el pago que se efecta por el transporte de bienes. Cuando el almacn es encargado de esta actividad se designa un empleado para que se responsabilice del pago de aquellos artculos que salgan o lleguen al almacn.

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Toma como documento base, las rdenes de embarque, buscar que obtener los mayores ahorros posibles y archivar o tramitar las reclamaciones relacionadas con los embarques que salen. f. Documentos La documentacin bsica con que se trabaja en despacho, es la siguiente: 1. Pedido de materiales (o mercaderas) Se emplea normalmente en las empresas industriales y de servicio. Normalmente es un documento contable que emite el usuario, al cual se le entrega la mercadera, tiene la importancia equivalente a un cheque. En las empresas de comercializacin, el pedido del cliente no tiene valor contable y sirve nicamente para preparar la mercadera que ste desea adquirir. 2. Vale de salida En las empresas industriales y de servicios, se utiliza este documento, de menor valor formal que el pedido, para casos de urgencia y cuando no es posible obtener el Vo. Bo. Oficialmente establecido para toda salida de materiales del almacn. Debe tomarse como un documento provisional. 3. Transferencia Se utiliza para despachos de un almacn (principal) a otro (secundario) o viceversa. 4. Nota de venta o factura Es el que sirve para despachar y facturar a un cliente. 5. Gua de remisin Este documento sirve principalmente para remitir y acompaar la mercadera que se entrega a un cliente. El original acompaar a la factura para su cobranza. 6. Registros y control El volumen y complejidad de las actividades de despacho, puede demandar el establecimiento de normas y

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procedimientos de control y seguimiento de la documentacin, dando origen a la formulacin de documentos de control de pedidos, entregas y devoluciones, entre los que se pueden citar como ms comunes: a. Registro de pedidos Se registra la fecha, y numeracin de los pedidos que hacen los clientes, as como de su procedencia. A partir de ese registro se puede hacer un seguimiento del estado de atencin de los mismos, a fin de evitar demoras indeseables para los usuarios y clientes. b. Control de entregas Independientes o combinado con el registro de pedidos, se debe efectuar un control de las entregas o envos de mercaderas, a fin de cerrar el circuito de su responsabilidad. c. Registro de devoluciones De modo similar a los pedidos, se puede llevar un control de las devoluciones de los usuarios o clientes, con el propsito de prestar un servicio eficiente y restituir aquello que el solicitante requiere. Es una medida de control de calidad (a veces). d. Partes o informes diversos Depende del tipo de empresa y con el fin de facilitar los controles de facturacin y de inventario, puede ser necesario que la dependencia encargada del despacho emita con regularidad, (diaria o semanalmente), reportes sobre lo despachado y de lo pendiente, mediante la medida de control de eficiencia. e. Coordinacin con la garita de vigilancia Con el fin de evitar la fuga de mercaderas, es necesario establecer un procedimiento coordinado mediante el cual se verifique que la salida de mercadera que sale de los almacenes, sea controlada en la garita, mediante la retencin de una copia de la gua de salida; la misma que posteriormente ser entregada en contabilidad o facturacin para cerrar el circuito de control correspondiente.

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10. Definicin de inventario El inventario es la lista detallada del contenido de un almacn o instalacin, que se valora peridicamente, para verificar o corregir la informacin contenida en las tarjetas de registro de stock, a fin de que se pueda preparar el balance de la empresa. En esta actividad, los bienes normalmente, se cuentan, se miden o se pesan y si los bienes estn en una situacin de poder venderse fcilmente, se hace una estimacin o valorizacin de los artculos en su costo original o en el precio a que podra comprarse en el mercado abierto, cualquiera que sea el ms bajo de estos precios. El inventario en realidad, es un sistema de registros e informes, que se realiza a travs de todas las actividades del acto de abastecimiento, para obtener la relacin final de los artculos que se mantienen en existencia.

Figura 4 Conceptos Generales Los inventarios deben realizarse peridicamente, a fin de garantizar la consistencia de los datos y la eficiencia de las gestiones. Contribuye a reducir al mnimo las posibilidades de fricciones entre las relaciones internas y externas, o en adaptarlas a la conveniencia de la empresa. El control de inventarios, significa un buen planeamiento de operaciones de produccin a largo y mediano plazo, as como una buena programacin de la produccin y los mtodos de control.

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El inventario en una empresa, en un momento dado, es difcil de estimar, debido a que deben efectuarse los clculos mientras se van realizando transacciones, y por lo tanto, constantemente estn en movimiento (entradas y salidas). Es necesario tomar algunas precauciones para asegurar que no se produzcan errores por esta causa, razn por la cual, algunas empresas prefieren paralizar las transacciones, a pesar de la supuesta prdida que pueda ocasionar. Plan de inventario El Plan de Inventario, debe desarrollarse con relacin a los planes de produccin y de ventas. En un mercado de vendedores, el plan de produccin debe tener prioridad para establecer el programa de inventario. En un mercado de compradores, debe darse prioridad a los requerimientos de las ventas. En cualquier tipo de mercado, es preciso conocer el costo de los artculos y del almacenamiento y valorarlos con respecto a los objetivos de la empresa. Cuando ya se ha establecido el Plan General del Inventario, habr que establecer controles de inventario para todos los productos. Responsabilidad de los inventarios La responsabilidad fsica de los inventarios, es una funcin netamente de almacenamiento, razn por la cual se hace indispensable: a. Aplicar procedimientos apropiados para la recepcin, la distribucin y la seguridad; as como, b. Mantener al da, registros completos y exactos de los artculos. Es decir, que el almacenamiento debe responder ante la empresa, de todos los artculos recibidos en el almacn, a no ser que se hayan dispuesto de ellos, previa aplicacin de medidas aceptadas y autorizadas. Los artculos de un almacn no desaparecen sin explicacin alguna; pueden daarse irreparablemente, evaporarse, ser robados, etc., pero el almacn sigue siendo responsable de ello. Por eso el sistema encargado de la responsabilidad de los artculos, debe hacer que el Departamento de Contabilidad, reciba documentos de por lo menos dos fuentes diferentes, a fin de

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conciliarlos y resolver cualquier discrepancia. La frmula general, que debe guiar los controles, es:

- D

Donde:

I R D

= = =

Inventario, en existencia, Recepcin, y Despacho o Distribucin

De esta frmula, lgicamente se deduce: R= D= I + D; y R-I

Registro de existencias Tanto el almacn, como Contabilidad, deben mantener registros de inventario, por cuanto son indispensables para: a. Almacenes, a fin de: Presentar la situacin de los artculos. Determinar la disponibilidad de las existencias. Indicas los procedimientos necesarios para pedir la reposicin de la existencia.

b. Contabilidad, a fin de: Proporcionar datos bsicos, para determinar los activos de la empresa; Conciliar los registros de los artculos del almacn; Exigir el cumplimiento de las responsabilidades del almacenamiento, con respecto a los inventarios fsicos.

En los registros de inventarios, normalmente se incluyen los datos siguientes: 1. Para los artculos que llegan: a. b. c. d. e. f. g. Fecha en que se coloc el pedido. Fecha de embarque. Fecha de recepcin. Nmero del pedido (orden de compra). Nombre del proveedor. Nombre del transportista. Cantidad pedida.

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h. Cantidad recibida. i. Nmero de factura del flete. 2. Para los despachos, (que salen), se requiere de una informacin similar, haciendo los cambios de trminos, que fueren necesarios. Contabilidad, puede requerir adicionalmente otro tipo de informacin, referentes a costos, precios, facturacin, etc. Lo importante es que los formatos para los inventarios, se confeccionen de acuerdo al diseo que se ajuste al sistema de almacenamiento y no que el sistema de almacenamiento se ajuste al diseo del formato que se puede tener. Tipos de inventarios Los inventarios pueden ser: completos o generales y parciales o especiales: a. Los inventarios completos o generales incluyen todos los artculos existentes en un almacn; se pueden realizar en un momento determinado, cuando sea necesario, o sobre la base de un ciclo continuo de inventarios programados por la Gerencia Logstica (o Contabilidad), para asegurar que cada artculo sea verificado dentro del perodo prescrito. b. Los inventarios parciales o especiales se analizan cada vez que sea necesario verificar o reajustar el registro de stock de un artculo determinado, por ejemplo, cuando el registro de stock de un artculo muestra un balance de cero, a pesar de haber existencias o cuando determinado artculo es denegado en el almacn y la tarjeta de registro indica que existen disponibilidades para la entrega. Los inventarios y el control fsico Los inventarios, entendidos como la relacin de los artculos que se mantienen en existencia, deben ser controlados peridicamente a fin de garantizar la consistencia de los datos y la eficiencia de la gestin. Recordando lo anterior y en el entendido que se cuenta con una nomenclatura adecuada, se establece una clasificacin de los tipos de inventarios que responde a la clase de mercancas existentes. a. Los inventarios regulares Pueden ser a su vez:

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1. De alta rotacin Cuando son mercaderas u objetos de transacciones continuas, renovndose peridicamente. 2. De baja rotacin Cuando se trata de mercaderas (generalmente repuestos), cuya permanencia en el almacn permite asegurar la continuidad y eficiencia del servicio, pero cuyo movimiento es lento y/o aleatorio. b. Inventarios irregulares Se denominan as, aquellos inventarios que contienen mercaderas que la empresa adquiere y utiliza slo en casos especficos o muy eventuales y por lo tanto se justifica mantener en stock. Existen dos tipos de mercaderas que generalmente constituyen lo que se llama inventarios irregulares: 1. Transitorias Son mercaderas adquiridas con un fin especfico, por ejemplo la ampliacin de una planta industrial o de oficinas de cierta envergadura. Estas se almacenan provisionalmente y se espera agotarlas al trmino del trabajo. Estos materiales pueden resultar ocasionalmente con algunos excedentes o sobrantes que pasarn a formar parte del inventario regular o a la venta si resulta ms conveniente. 2. Cargo directo Estas mercaderas no pasan por almacn. Son adquiridos y entregadas (previo control adecuado) directamente al usuario. Algunas son de poco valor o importancia y otras veces de caractersticas tan particulares que no se justifica almacenarlos (Ejemplo: Mobiliario de oficina). Tambin excepcionalmente algunas de estas mercaderas son devueltas al almacn; generalmente cuando se ha cometido un error en su adquisicin y se almacenan hasta que el proveedor las cambie o se les encuentre alguna aplicacin o destino.

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Procedimientos de control fsico de inventarios El control fsico del inventario, es la comprobacin, (mediante el recuento), de que las existencias estn de acuerdo con los registros visibles y de contabilidad. Existen diversos mtodos de control fsico de las existencias; los ms empleados son: a. Inventario rotativo permanente Este mtodo implica la revisin continua de las existencias, mediante un equipo de inventariadores que actan en funcin a una programacin especfica. El trabajo de este equipo se concentra en determinados materiales y/o depsitos y se realiza sin paralizar las actividades del almacn. A lo ms, slo se debe efectuar un bloqueo temporal de la documentacin y del despacho de un reducido nmero de artculos, mximo por un da; la mayor parte de las veces por algunas horas. Son dos formas de efectuar el inventario: 1. Al barrer: En estos casos se procede casi literalmente, comenzando por un punto determinado del depsito o estante y continuando con el control de toda la mercadera all almacenada, sin excepcin. Es interesante anotar que este procedimiento permite ordenar los almacenes y encontrar algunos tapados (Material mal ubicado o mal clasificado) y detectar averas o malas condiciones de conservacin de la mercadera. 2. Selectivo: Aqu se procede a escoger dentro de las existencias; sin tener en cuenta su ubicacin, algunos artculos especficos, utilizando los diversos criterios de seleccin. Este mtodo se emplea para realizar inventarios de tipo especial o parcial.

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b. Inventario Masivo Peridico Es el mtodo ms comn de toma de inventarios. Se ejecuta cerrando las operaciones del almacn por varios das, generalmente 2 veces por ao y requiere una adecuada preparacin y planificacin a fin de evitar la prolongacin excesiva del cierre y la paralizacin de las actividades de la empresa. Sirve principalmente a la contabilidad como sustento de los estados de las cuentas de mercaderas. Requiere la participacin de todo el personal estable del almacn y algunas veces, apoyo de personal de otras dependencias afines. Este mtodo se aplica para efectuar inventarios de tipo general o completo. Preparacin del inventario fsico En ambos mtodos, el rotativo y el masivo, la ejecucin de inventario fsico requiere de una preparacin adecuada. Con el fin de evitar contratiempo, se deben tomar en consideracin los aspectos siguientes: a. Ordenamiento del almacn Esta condicin es necesaria en cualquier caso; sin embargo, se hace imprescindible cuando se trata de inventarios masivos, a fin de facilitar la labor de los inventariadores. b. Personal necesario Es necesario tener en cuenta que el personal de apoyo que requieren los inventariadores, debe conocer el material y estar en condiciones de ejecutar labores que exigen habilidad y capacidad fsica. Este personal puede ser el que trabaja a diario en los almacenes pero deber adems, instrursele sobre los procedimientos de toma de inventarios y en la forma de manejar la documentacin. c. Documentacin Igualmente importante es preparar la documentacin para la toma de inventario. Son dos los aspectos a considerar en relacin con la documentacin:

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1. 2.

La puesta al da de los Registros Contables y del Almacn que facilitar la conciliacin. El bloqueo de la documentacin de entrada y salida durante el control fsico para evitar omisiones y/o duplicidad en el conteo.

d. Medios Fsicos De acuerdo con la variedad de los materiales a inventariar, ser necesario disponer de herramientas o equipos que permitan manipular (subir, bajar, desembalar, pesar, medir, calcular, contar, marcar y/o rotular, etc.). Igualmente ser necesario disponer de equipos de seguridad y primeros auxilios en caso de accidente. Programa y Presupuesto La programacin del inventario fsico, es decir, la determinacin del nmero de veces que un artculo debe ser controlado en un perodo dado deber basarse en los siguientes elementos de juicio y criterios: a. Variedad y cantidad de artculos existentes. b. Horas-Hombre disponibles. En especial el nmero de inventariadores disponibles en forma permanente o peridica. c. Valor de consumo de cada tem del inventario, en funcin a la clasificacin A, B, C. (Los tems de un stock se clasifica por orden decreciente del volumen anual en dlares, separado en 3 niveles A B - C). d. Frecuencia de salida de cada tem. Como ejemplo se plantea aqu un caso supuesto de inventario rotativo: Se trata de un almacn que cuenta con 5 000 artculos y un valor de consumo total de S/. 200 000 000,00. Si se sabe que durante el ao se van a efectuar dos inventarios permanentes, esto equivale a 2 880 horas-hombres: si tenemos en cuenta los 240 das tiles del ao, de 6 horas efectivas de trabajo c/u se tendra: 2 x 240 x 6 = 2 880 HH. Esto equivale a 35 minutos disponibles por tem:

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2 880 HH = 0,576 de hora 5 000 O sea: 0,576 x 60 = 35 minutos.

Para una supuesta determinacin de tems de 30, 470 y 4 500 (en total 5 000), la clasificacin A, B, C, ser la siguiente:
N de tems 30 470 4 500 5 000 Porcentaje de tems 0,6 % 9,4 % 90,0 % 100,0 % Clases A B C Valor consumido o Vendido 100 000 000,00 60 000 000,00 40 000 000,00 200 000 000,00 Porcentaje de Valor 50 % 30 % 20 % 100 %

Efectivamente, as se mantiene un inventario ms copioso como alternativa econmica, en vez de aumento de costos usado por un control ms riguroso del inventario. El sistema de computadoras ha cambiado mucho esta situacin, a favor de un control estricto de las existencias. Ahora es posible aplicar las reglas de decisiones de nuestros miles de tems, comparando los registros de existencias (entradas y salidas), en el sistema de procesamiento de datos de una firma que posea las computadoras de modesta capacidad, ofrecido por los fabricantes de equipo para oficinas. Estas computadoras pueden llevar los registros de existencias, como parte de la corriente normal de datos de sus transacciones. Con ellas se puede programar y almacenar las reglas de decisin, para la aplicacin por la computadora que despus tomar las decisiones rutinarias de completamiento; y las firmas minoristas, distribuidoras y manufactureras, utilizando los equipos de computacin podrn disponer de programas preestablecidos para pronsticos, lotes econmicos de pedido y anlisis de existencias rutinarias. 11. Resumen Organizar las funciones del almacn consiste en primer lugar, en integrarlas en base a un departamento que pueda coordinar todas las actividades que se realizan, este departamento puede ser independiente o ser parte de otro.

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Para llevar a cabo sus actividades se debe partir con tener un amplio conocimiento del producto y esto implica conocer las necesidades ideales de almacenamiento, adems de su Clasificacin ABC que puede ser por precio, utilizacin, rotacin y valor. Adems, sobre los artculos a almacenar ha de conocerse: las dimensiones y el peso, cantidad normalmente solicitada, lugar de recepcin y entrega, nmero mximo de unidades que el almacn deber contener, la cantidad mnima y el espacio necesario. Una vez obtenida la informacin sobre los artculos a almacenar, debemos considerar la codificacin de los mismos, de modo que se pueda identificar a cada artculo fcilmente y para ello debe tomarse en cuenta: las dimensiones, el material del que est hecho, acabado, el equipo del cual forma parte, etc. Luego de identificado el artculo y codificado, podemos estar en condiciones de recibirlo, para lo cual se ejecutarn las siguientes tareas: recepcin fsica (descarga y desembalaje), verificacin, registro de entrada y entrega al almacn, contando con los siguientes documentos: solicitud (orden) de compra, informacin tcnica, informacin comercial y autorizacin de devolucin, pero teniendo en cuenta un conjunto de normas y procedimientos. Una vez ingresada la mercadera y en poder del almacn, el siguiente paso es transferir su propiedad a los clientes o usuarios y se debe considerar el embarque el transporte y el flete, conjuntamente con sus documentos como pedido de mercaderas, vale de salida, transferencia, nota de venta o factura, gua de remisin, con el fin de llevar el respectivo control. El inventario es la lista detallada del contenido de un almacn o instalacin, que se valora peridicamente, para verificar o corregir la informacin contenida en los listados de registro de stock, a fin de preparar los estados financieros de la empresa. Se debe tener en cuenta que todo lo que se recibe en un almacn deber estar en l o se dispondr de ello con medios aceptables y autorizados, los inventarios no desaparecen sin explicacin. Pueden robarse, evaporarse debido a procesos qumicos o daarse irreparablemente, pero no se pierden sin razn alguna. El inventario es el resultado de la diferencia entre la cantidad que ingresa y la que despacha y sobre los cuales debe efectuarse un control fsico, los que pueden ser a travs de inventarios regulares (de alta rotacin y de baja rotacin) o inventarios irregulares (transitorios y con cargo directo). En cuanto a los procedimientos, estos pueden ser inventario rotativo permanente o inventario masivo peridico el que deber prepararse haciendo un

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ordenamiento del almacn asignando personal necesario, preparar la documentacin, los medios fsicos y el presupuesto respectivo. CASO 05: ELECTROPLUS S.A. Electroplus S.A., creada en 1952, se dedica a la fabricacin de artculos elctricos. La compaa goza de una slida posicin financiera, por lo que no presenta problemas de liquidez de corto plazo; sus ventas son constantes a lo largo del ao, lo que permite prever los ingresos y egresos. La competencia est constituida por dos grandes empresas, una de las cuales es Industrias Romeo, que produce reactores, transformadores y estabilizadores de la marca Nirva. En los aos recientes el sector informal, conformado por pequeos industriales, se introdujo fuertemente en el mercado, debido principalmente a que la tecnologa utilizada en la fabricacin de estos artculos no es muy sofisticada, lo que permite un proceso productivo sencillo. Entre los principales productos de Electroplus se encuentran los estabilizadores de salida de 220 y 110 voltios de la marca Omega, que gozan de muy buena aceptacin por parte del pblico tanto en Lima como en provincias, debido a la alta calidad y a sus precios competitivos. La empresa est organizada fundamentalmente de la siguiente manera: a la cabeza se encuentra el gerente general, que es el propietario y hace las veces de gerente de mercadeo. Tiene un asistente administrativo. Reportan directamente al gerente general, los gerentes de finanzas, produccin y relaciones industriales. Del gerente de produccin dependen el jefe de taller y el jefe de almacn y compras; adems, tiene una secretaria. El jefe de taller tiene a su mando 80 operarios, distribuidos en dos turnos. El jefe de almacn y compras tiene un ayudante. Del gerente de finanzas dependen el contador y cuatro auxiliares de ste, un asistente financiero y una secretaria. En la empresa hay un sindicato de obreros integrado por el ochenta por ciento del personal. El gerente general, ingeniero de profesin, es un hombre de aproximadamente 60 aos de edad y muy activo. Adems de ser gerente de Electroplus tambin los es de Comercial Lumen S.A. y de Electro Lumen S. A., que son empresas conexas, pues Comercial Lumen vende los productos que Electro Lumen y Electroplus fabrican.

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Usualmente, el da tpico del gerente empieza a las 6:00 de la maana. A esa hora va a una ganadera de su propiedad, ubicada en la carretera central, y a las 8:00 de la maana se dirige a la empresa comercial ubicada en el centro de Lima, donde almuerza. A las 3:00 de la tarde se encuentra en Electro Lumen, en la Avenida Argentina, y a las 17:30 en Electroplus, ubicada en Barranco, donde muchas veces se queda hasta altas horas de la noche. Algunos das dicta clases en un instituto superior tecnolgico, de 8:00 a 10:00 de la noche, cuando no tiene alguna reunin con los directivos del Rotary Club o con el consejo directivo del instituto del que es miembro. Su estilo de liderazgo presenta dos facetas: es muy corts y comprensivo con el personal administrativo, pero duro y hasta a veces prepotente con el personal obrero, por lo que muchas ocasiones lo llaman negrero. En setiembre de 1996 se detect, frente al local de Lumen, a un vendedor ambulante que venda estabilizadores con la marca de la compaa. Su precio era inferior a un 50% al precio de lista de Electroplus. Se observ que, pese a que la compaa tiene por norma colocar en el reverso del producto la fecha de fabricacin y el nmero de serie en cdigo, esos artculos no los tenan. Avanzando con las investigaciones, el gerente realiz un inventario fsico sorpresivo en toda la planta. Pudo verificar que el auxiliar de almacn Jos Burgos, que tena ms de quince aos de servicio en la fbrica y en quien la gerencia haba depositado gran confianza, extraa sistemticamente componentes y materias primas utilizados en la fabricacin de los estabilizadores y hasta las etiquetas de la fbrica. Burgos se haba ganado la confianza del personal por su gran camaradera y compaerismo. Cometa el delito en complicidad con Nelson Gonzales, jefe de Almacn y Compras, quien laboraba en la empresa desde haca diez aos. Los estabilizadores eran armados por dos sobrinos suyos en el garaje de una vecina, para luego ofrecerlos a los vendedores ambulantes. No conforme con la venta a los ambulantes, y debido al xito obtenido, Jos comenz a ofrecer los productos a diferentes empresas. En una oportunidad ofreci un lote a un cliente que era amigo ntimo del gerente, quin llam a ste y le inform sobre la oferta recibida. A pesar de que en la compaa haba contratado un servicio de vigilantes, stos nunca haban inspeccionado la basura, que era

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Abril 2010

justamente donde las piezas principales se escondan antes de ser sacadas de la empresa. El gerente general mont en clera y de inmediato procedi a despedir a Jos y Nelson. Delante de algunos obreros y en un tono muy subido les dijo que les haca un gran favor, pues tena las pruebas para denunciarlos a la Polica y enviarlos directamente a la crcel. Les advirti que jams deberan pisar la empresa y que no esperasen algn tipo de indemnizacin o beneficio. La reaccin inicial de los acusados fue la de sentirse ofendidos por los cargos, y los negaron. Sin embargo, luego, ante las evidencias mostradas, se retiraron de la fbrica sin ninguna demostracin adicional. Transcurrido un mes de estos acontecimientos, el gerente general recibi una carta sin firma, con faltas de ortografa, supuestamente escrita por Jos Burgos. La carta estaba acompaada por una fotocopia del inventario fsico de la planta, con lujo de detalles, que inclua movimientos, valor, cantidades y fechas. Tambin inclua el inventario que la empresa haba presentado al organismo estatal encargado de la administracin tributaria, y que difera ampliamente del primero. Cualquiera que leyera estos documentos poda deducir fcilmente que la compaa haba evadido el pago de impuestos. El informe que acompaaba la carta tambin especificaba el monto por impuestos y multas que la compaa deba pagar alrededor de quinientos mil dlares, as como el tiempo que la fbrica tendra que detener sus actividades y el clculo de las prdidas que ocasionara dejar de producir en ese periodo. Finalmente, Jos Burgos manifestaba que el reclamo por el despido injustificado no lo iba a tramitar a travs del Ministerio de Trabajo ni por intermedio del sindicato, lo que no le interesaba. Enviara el mismo informe al organismo de administracin tributaria Y a la Contralora General de la Repblica. A cambio de no presentar el informe exiga se le otorgarse una casa valorizada en cincuenta mil dlares, importe que representaba la dcima parte de la supuesta multa, y ocho mil dlares en efectivo.

FIN DE LA UNIDAD

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