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MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

GERENCIA DE ADMINISTRACIN Y FINANZAS


ASIGNACIN ESPECIAL EN ANTICIPO

PG VERSIN FECHA CDIGO

1 I ENERO 2012
MNYP-GAF-GAF-05

ASIGNACIN ESPECIAL EN ANTICIPO

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Unidad de Organizacin y Mtodos

Revisado por:

Eco. Franklin Reyes. Gte. Planif. y Presupuesto

Aprobado por:

Ing. Nora Delgado Presidenta

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HOJA DE CERTIFICACIN DEL MANUAL


MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PARA LA ASIGNACIN ESPECIAL EN VERSIN: I ANTICIPO EN LA CORPORACION DE SERVICIOS DEL DISTRITO CAPITAL, S.A. Este Manual fue elaborado siguiendo instrucciones de la Gerencia de Planificacin y Presupuesto, con la debida revisin y aprobacin por parte de las autoridades correspondientes. TTULO

DEPENDENCIAS PARTICIPANTES NOMBRE Y APELLIDO CARGO DEPENDENCIA FIRMA

ELABORACIN

REVISIN

APROBACIN DE LA JUNTA DIRECTIVA NOMBRE DEL REPRESENTANTE CARGO FIRMA N ACTA FECHA

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HOJA DE VIDA DEL MANUAL

PROCEDIMIENTO MODIFICADO, SUSTITUDO O ELIMINADO

DESCRIPCIN DEL CAMBIO

CAUSA

AUTORIZADO POR

FECHA

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NDICE GENERAL

DESCRIPCIN
Hoja de Certificacin del Manual Hoja de Vida del Manual ndice general Introduccin Objetivos y alcance del Manual Unidades que Intervienen Base Legal Proceso N1: Solicitud de la Asignacin Especial en Anticipo Proceso N 2: Rendicin de la Asignacin Especial en Anticipo Flujogramas Glosario

PG.
2 3 4 5 6 6 5 16 18 19 22

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ASIGNACIN ESPECIAL EN ANTICIPO INTRODUCCIN

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El presente Manual contiene las normas que rigen la creacin, aprobacin y manejo de Asignacin Especial en Anticipo. Se entiende por "Asignacin Especial en Anticipo la entrega de una determinada cantidad de dinero (por medio de un cheque) a un funcionario formalmente autorizado para que la utilice en la ejecucin y pago de determinados gastos con cargo a partidas previamente definidas y con obligacin de rendicin de cuentas, a fines de garantizar la realizacin de una actividad plenamente justificada. La Asignacin Especial en Anticipo es una va administrativa excepcional y no recurrente, para atender asuntos puntuales cuya urgencia o caractersticas exijan delegar la adquisicin de bienes o servicios, hasta por un monto determinado, con la aprobacin de la Presidencia. La asignacin de un monto como Asignacin Especial en Anticipo es una va excepcional y se otorga luego de que se haya evaluado que no pueden cubrirse los gastos solicitados por cualquier otra va regular existente, incluyendo, Fondos Rotatorios, Bienes en Almacn o Servicios prestados por La Corporacin de Servicios a travs de sus Unidades. Esta evaluacin debe ser incorporada a la justificacin que se elabora para la Asignacin del Fondo Especial.

BASE LEGAL:
Constitucin de la Repblica Bolivariana de Venezuela, Gaceta Oficial N 5.908, extraordinaria del 19 de febrero del 2009. Ley Orgnica de la Administracin Financiera del Sector Pblico Sobre el Sistema Presupuestario, Publicada en Gaceta Oficial N 37.606 del 09 de enero de 2003. Ley Orgnica de la Contralora General de la Repblica y del Sistema Nacional de Control Fiscal, Publicada en Gaceta Oficial de la Repblica Bolivariana de Venezuela N 39.240 de fecha 12 de agosto 2009. Ley de Contrataciones Pblicas, Gaceta Oficial N 39.503 del 6 de septiembre de 2010. Reglamento de Ley de Contrataciones Pblicas, Gaceta Oficial N 39.181 del 19 de mayo del 2009.

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Objetivo Describir las normas y procedimientos para la solicitud, ejecucin y rendicin de la Asignacin Especial en Anticipo.

Unidades que Intervienen Unidad Solicitante Gerencia Solicitante Gerencia de Administracin y Finanzas Presidencia Funcionario Autorizado
NORMAS GENERALES

Solicitud de la Asignacin Especial en Anticipo: Estas asignaciones debern estar autorizadas por la Presidencia, previo informe favorable de la Gerencia de Administracin y Finanzas, en cuanto a que: Para otorgar la Asignacin Especial en Anticipo, el solicitante deber estar solvente en la rendicin de otros fondos otorgados. Exista disponibilidad presupuestaria en la Unidad Solicitante y disponibilidad financiera en la Corporacin. El titular de la Dependencia donde est adscrito el Funcionario designado para ejecutar la Asignacin Especial en Anticipo ser corresponsable en la correcta ejecucin y/o rendicin.

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La Asignacin Especial en Anticipo deber ser solicitada por el titular de la dependencia a la cual est adscrito el Funcionario designado para su ejecucin y rendicin. La Unidad solicitante debe verificar que los bienes y servicios a adquirir estn previstos en la programacin de compras, estn soportados en el POA y tengan su correspondiente previsin presupuestaria. As mismo, si fuera el caso, realizar los trmites necesarios para las modificaciones y transferencias a que haya lugar ante las instancias pertinentes, como paso previo a la solicitud de la Asignacin. El manejo de la Asignacin Especial en Anticipo se har de acuerdo con lo establecido en esta normativa y en los procedimientos aprobados para tal fin. Dicha solicitud contendr una justificacin de la Asignacin Especial en Anticipo con el monto previsto, el tiempo requerido para cumplir con los objetivos para los cuales se solicita la Asignacin Especial, la evaluacin de la imposibilidad de cubrir esos gastos por otras vas regulares y la Identificacin del Funcionario que administrar y rendir el monto solicitado. Los cheques para entrega del fondo Especial sern emitidos a nombre del funcionario designado.

Responsabilidad Los funcionarios a quienes se les hace entrega de la Asignacin Especial en Anticipo son responsables de sus propias acciones y de los efectos administrativos, civiles y penales, que pudieran generarse en el manejo de dichos recursos. Se entiende por responsabilidad, la obligacin de responder, de rendir cuentas de los actos propios de los de otros, de una forma transparente, sujeta a la ley y a sus reglamentos, por lo que estn sujetos a revisiones. La Asignacin Especial en Anticipo slo podr utilizarse para aquellas partidas previstas en su constitucin. De acuerdo al monto entregado y a criterio del Gerente de Administracin y Finanzas, el Custodio de la Asignacin Especial en Anticipo, podr estar cubierto por una caucin o pliza de fidelidad y tendr una cobertura hasta por el monto del Fondo Especial asignado al mismo, segn lo establece el artculo 161 de la Ley Orgnica de la Administracin Financiera del Sector Pblico y el artculo 37 de su reglamento.
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El funcionario designado no traspasar los fondos a ningn otro funcionario. En caso de presentarse algn impedimento para cumplir con la ejecucin de los fondos especiales otorgados en anticipo, participar de inmediato al Jefe de la dependencia a la cual est adscrito y/o al Gerente de Administracin y Finanzas para que se decida en consecuencia. Bajo ningn concepto un funcionario puede abrir cuentas bancarias con la asignacin del fondo, destinado a la ejecucin inmediata. En todo caso puede solicitar resguardo en la Caja Fuerte de la Gerencia. El Custodio y/o los funcionarios autorizados estn obligados a presentar las rendiciones de cuentas que solicite la Auditora Interna en el momento que as lo requiera. Auditora Interna proceder a efectuar los reparos a que haya lugar, en caso de observaciones a la rendicin de cuentas, sin menoscabo de las acciones administrativas pertinentes.

Ejecucin de la Asignacin Especial en Anticipo: La Asignacin Especial en Anticipo ser utilizada para efectuar erogaciones correspondientes a las Partidas Presupuestarias: - 4.02 Materiales y Suministros. - 4.03 Servicios no Personales. - 4.04 Activos Reales. Los Administradores y Custodios de fondos no podrn realizar adquisiciones y/o contratar servicios con proveedores con los cuales tengan algn vnculo de consanguinidad. Cuando se trate de adquisiciones de Bienes Nacionales correspondientes a la partida 4.04, el Funcionario responsable de la administracin del fondo en anticipo ser el responsable de solicitar la verificacin de la existencia de lo adquirido ante el Departamento de Bienes Nacionales, enviando la factura original para que ste departamento elabore la correspondiente planilla de incorporacin de Bienes.

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ASIGNACIN ESPECIAL EN ANTICIPO No podr utilizarse la Asignacin Especial en Anticipo para los siguientes fines:

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- Efectuar gastos de personal (Partida 4.01, nmina, bonos, horas extras o cualquier otro gasto asociado a gastos de personal). - Efectuar gastos por conceptos de: arreglos florales, avisos publicitarios, adornos navideos, manualidades, plantas ornamentales, artculos decorativos, placas de reconocimiento, bebidas alcohlicas, cigarrillos y utensilios de cocina de alto costo. - Hacer adelantos a cuenta de entrega de facturas a proveedores. - Realizar compras de obsequios para ser otorgados al personal de la Institucin o personalidades invitadas. - Realizar agasajos al personal de la Institucin por das alusivos al personal de la institucin. - Usufructo personal. - Adquirir bienes muebles, excepto repuestos y reparaciones menores de automotores, tiles menores de oficina y otros rubros que expresamente se establezcan en cada resolucin en particular. - Realizar subvenciones, donativos y ayudas a travs de pagos con cargo al Asignacin Especial en Anticipo. - Cualquier otra cuya prohibicin sea indicada por la Presidencia o la Gerencia de Administracin Finanzas. Los custodios o funcionarios responsables de la Asignacin Especial en Anticipo podrn emitir NOTAS PROVISIONALES DE CAJA para entregar efectivo y mientras se procede a hacer la compra y a entregar la correspondiente factura. Estarn firmadas por el custodio o responsable y el funcionario que recibe el efectivo para la compra y en ellas se detallar el monto, la fecha y el concepto de la compra que se realizar con cargo a la Asignacin Especial en Anticipo. Al recibir la Factura se anular la Nota Provisional. En caso de proceder al pago de viticos se har de acuerdo con el reglamento vigente para clculo de viticos. Estos debern ser autorizados por el Jefe inmediato. Dicha autorizacin se har a travs del Formulario que rige para ello, en el cual deber especificarse cada concepto del vitico requerido en la casilla de los clculos, y debern observarse las normas dictadas a tal efecto. El funcionario de la Corporacin que obtenga viticos a travs de esta Asignacin Especial, firmar la Planilla de Viticos, a los fines de rendicin de cuenta. El funcionario que obtenga viticos por esta va no podr solicitar por otra instancia el equivalente o complemento del mismo concepto.

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Si el traslado del funcionario es por va area o lnea expresa terrestre, al regresar del viaje deber consignar al custodio del Fondo el boleto areo o terrestre o, en su defecto, factura o recibo de la agencia, de lo contrario deber reintegrar el monto asignado por este concepto. Al funcionario que por causa plenamente justificada tuviese que permanecer ms tiempo del inicialmente programado y autorizado, le sern reconocidos los pagos adicionales previa conformacin del responsable de Unidad y/o Gerente, presentando los comprobantes que soporten dichos gastos. La ejecucin se har hasta por el monto otorgado, de sobrar algn monto en efectivo, ser reintegrado mediante depsito en la cuenta de la Corporacin que indique la Gerencia de Administracin y Finanzas.

Rendicin de la Asignacin Especial en Anticipo La sumatoria de los gastos ms el efectivo sobrante (depsito), debe ser igual al monto otorgado como Asignacin Especial en Anticipo. Las facturas originales deben estar en poder de los custodios o funcionarios responsables a ms tardar tres (3) das hbiles despus de la emisin de la Nota Provisional de Caja. Las Notas Provisionales de Caja tendrn una vigencia de hasta cinco (5) das hbiles, cumplido este lapso se deber consignar la factura definitiva, si no se realiz el gasto, deber exigir la devolucin del efectivo. De las facturas y comprobantes Todo gasto que por su naturaleza no genere factura o recibo, deber ser demostrado mediante Recibo de Caja, debidamente conformado por el custodio y autorizado por el responsable. Las facturas slo podrn ser aceptadas y canceladas si cumplen con las disposiciones siguientes: Realizado por:

Contener la denominacin "Factura". Estar emitidas a nombre de la Corporacin de Servicios del Distrito Capital y tener el R.I.F. de la misma. Debe tener la numeracin y numero de control visible e impreso en la factura.
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Debe indicar la denominacin, domicilio fiscal y R.I.F. del proveedor, la fecha que se causa y el monto total legible. Descripcin de la venta o de la prestacin del servicio indicando cantidad y monto. Podr omitirse la cantidad en prestaciones de servicio que por sus caractersticas no pueda expresarse. Si se trata de bienes o servicios exentos o exonerados del, Impuesto al Valor Agregado debe aparecer al lado de la descripcin o precio el carcter E, separado de un espacio en blanco y entre parntesis (E). En la factura se debe especificar el concepto del gasto. Especificacin del monto del, Impuesto al Valor Agregado discriminado segn la alcuota indicando el porcentaje. Indicacin del valor total de la venta. Tener asentado el sello de la correspondiente Unidad y estar inutilizados con el sello de PAGADO; Todo gasto que por naturaleza no incorpore en la factura el nombre del adquiriente deber ser conformado por el supervisor correspondiente; en este caso el monto no podr superar cuatro (4) unidades tributarias.

Todas las facturas y/o gastos realizados, debern ser conformados por el custodio, el funcionario autorizado y el Gerente del rea en donde se haya otorgado una Asignacin Especial en Anticipo (en caso de no ser el mismo custodio). En los casos que el objeto de la compra no refleje con claridad la utilidad que se le dar al mismo en funcin de los inter eses Institucionales, debe expresarse, en hoja anexa, la explicacin de su uso o utilidad y la Unidad que lo recibe, y estampar la firma del rea correspondiente. Las Facturas y comprobantes se mantendrn archivados temporalmente hasta la fecha de la reposicin del Fondo. No se aceptarn facturas cuyo concepto no est debidamente especificado, a los fines de la imputacin presupuestaria. Ej. No se aceptarn facturas por concepto de varios. Es responsabilidad de los custodios o funcionarios responsables subsanar cualquier reparo respecto de las facturas o comprobantes de Asignacin Especial en Anticipo que sean rechazados por defectos de forma o por contravenir las normativas, as mismo queda bajo su responsabilidad la devolucin del efectivo indebidamente imputado. Todo monto faltante ser asumido por el custodio y repuesto en forma inmediata. En el caso excepcional de que la reposicin presente sobreestimacin o sobregiro en el monto otorgado con relacin al gasto real una vez efectuada la revisin por la Gerencia de Administracin y Finanzas, el funcionario designado podr solicitar la reposicin
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del monto sobrante y en ese caso, deber esperar a que la Gerencia de Administracin y Finanzas analice la rendicin y determine la procedencia, tanto de los soportes rendidos como de la reposicin solicitada. La constitucin de la Asignacin Especial en Anticipo se registrar como compromiso con la Solicitud de Pago, que indique sus partidas presupuestarias y montos a los cuales est destinado a fin de garantizar la liquidacin del mismo. A fin de cumplir con los objetivos de celeridad de la Asignacin Especial en Anticipo en relacin a las cotizaciones para las compras de bienes y las contrataciones de servicios, se establecern rangos para la solicitud de las mismas: Hasta por un monto de SETENTA Y CINCO UNIDADES TRIBUTARIAS (75 U.T.), quedan exentas del requisito de cotizacin. Para montos superiores a SETENTA Y CINCO UNIDADES TRIBUTARIAS (75 U.T.) y hasta CIENTO CINCUENTA UNIDADES TRIBUTARIAS (150 U.T.), se exigir al menos dos (2) cotizaciones. Para montos superiores a CIENTO CINCUENTA UNIDADES TRIBUTARIAS (150 U.T.) y hasta TRESCIENTAS UNIDADES TRIBUTARIAS (300 U.T.), se exigir al menos tres (3) cotizaciones.

Todas las cotizaciones de mobiliario y equipos debern indicar el perodo de garanta ofrecido por el proveedor. Las cotizaciones anexas a las facturas debern coincidir con las cantidades compradas por la unidad, todo esto con objeto de realizar un anlisis de precio real. Las compras y/o contrataciones de servicio que no presenten las cotizaciones exigidas debern anexar evidencia emitida por el proveedor indicando las razones de no haber cotizado. En aquellos casos en que el monto de cada compra de bienes y/o contratacin de servicio sea superior a CIENTO CINCUENTA UNIDADES TRIBUTARIAS (150 U.T.), ser necesario que el suplidor de los bienes y/o servicios est inscrito y actualizado en el registro de proveedores, informacin que debe ser suministrada por la Unidad de Compras. Se autorizan sin el requisito de cotizaciones, los pagos por reparaciones mayores y menores de vehculos, cuando la condicin para diagnosticar la causa y el costo de la reparacin involucre el desarme de la pieza, dispositivo o componente mecnico.
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La factura de la reparacin deber especificar separadamente los componentes, repuestos o materiales empleados, el precio de ellos por unidad y el de la mano de obra. En los casos de cambios, adicin de piezas o de rectificacin, se solicitar al prestador del servicio que anexe a la factura correspondiente, copias de las facturas emitidas por el proveedor de la pieza o del servicio de rectificacin. En caso de que el taller que presta el servicio de reparacin, sea el proveedor directo de la pieza a instalar, o del servicio de rectificacin, se le eximir de anexar las fotocopias de las facturas sealadas anteriormente. Lo no previsto en esta normativa ser resuelto por la Presidencia de la Corporacin. La rendicin del Fondo Especial ser presentada por el administrador del fondo ante la Gerencia de Administracin y Finanzas, en un plazo no mayor de los diez (10) das hbiles siguientes a la fecha de finalizacin del evento estipulada en la solicitud. Este lapso puede ser prorrogado por cinco (5) das hbiles y por una vez, siempre y cuando la solicitud de prrroga se fundamente en hechos debidamente justificados a criterio de la Gerencia de Administracin y Finanzas. Si el lapso establecido se vence sin que se haya presentado la rendicin de cuenta, la Gerencia de Administracin y Finanzas deber informar a la Presidencia de la Corporacin, con el objeto de ordenar el descuento del monto por nmina a los funcionarios responsables, adems de las sanciones a que hubiere lugar. La rendicin de la Asignacin Especial en Anticipo, debe acompaarse de los siguientes documentos: Realizado por:

Relacin de comprobantes de gastos. Facturas que cumplan con los requisitos exigidos por el SENIAT y el instructivo dictado para tal fin, as como tambin con las normativas internas de la institucin. De igual manera, de todos los comprobantes de gastos que soporten la adquisicin de Activos Reales, debe indicarse el nmero del serial y garanta de dicho activo. Comprobantes de pagos en original. Presupuestos o cotizaciones firmados y sellados en original por el proveedor o representante autorizado por la empresa, en los casos que corresponda. Planillas de enteramiento al SENIAT de los impuestos retenidos, as como el formulario de enteramiento del Impuesto Sobre la Renta, de las facturas contenidas en la rendicin, reposicin y/o liquidacin, as como las copias de comprobantes de retencin, cuando haya gastos que han sido sujetos a la Retencin de Impuestos Sobre la Renta. Recibos de devolucin de viticos, si los hubiere. Recibos de gastos de viaje y/o complemento por los mismos conceptos, firmados por el beneficiario del vitico.
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Facturas y Planillas selladas y procesadas por el Departamento de Bienes Nacionales, si las hubiere. Planillas de viticos, as como los boletos utilizados en caso de ser con pasaje areo o terrestre y/o factura o recibos de la agencia por este concepto, si los hubiere. Constancia de la devolucin a la Gerencia de Administracin y Finanzas de las sumas no utilizadas, si las hubiere. Para el caso de rendicin de Fondos Especiales, si se trata de Obras, anexar facturas, valuaciones y/u otros documentos comprobantes. Autorizacin de la Gerencia de Transporte y Maquinarias para las reparaciones mayores, si las hubiere. Para el caso de cancelaciones por servicios prestados por personas naturales se debe anexar fotocopia de cdula de identidad del beneficiario del pago. Cuando no se exprese claramente el objeto de los gastos efectuados, se deber incluir una NOTA EXPLICATIVA o DESCRIPTIVA, especificando el destino o uso de las adquisiciones.

Se debern relacionar las Facturas o Recibos en orden secuencial, de tal manera que permita su gil tramitacin. Los funcionarios responsables debern firmar dentro del cuerpo del recibo o factura, as mismo, verificarn que los documentos contengan la condicin de CANCELADO. Cuando se trate de adquisiciones o contrataciones de servicios cuyos proveedores existan en la localidad, no se podrn realizar fuera de la misma, en caso de realizar las adquisiciones o contrataciones de servicio fuera de la localidad debern anexar la debida justificacin. Si existe algn sobrante al momento de liquidar la Asignacin Especial en Anticipo, este debe ser reintegrado a la Gerencia de Administracin y Finanzas o depositado en la cuenta bancaria que designe la Gerencia de Administracin y Finanzas. Los Administradores de la Asignacin Especial en Anticipo podrn solicitar ante la Gerencia de Planificacin y Presupuesto traslados de partidas, para cubrir insuficiencias que no superen el 20% del monto inicial aprobado por partida, as mismo las partidas presupuestarias que cedan recursos a otras, no podrn recibir nuevos incrementos, esto de acuerdo a la norma que rige las modificaciones al presupuesto. La Rendicin de Cuentas de lo ejecutado a los fines del cierre del ejercicio fiscal deber presentarse de acuerdo con los lapsos que establezca la Gerencia de Administracin y Finanzas en el programa de cierre, lapsos que no podrn ser posteriores a la fecha de finalizacin del ao fiscal. De no efectuarse la liquidacin en los lapsos previstos, la Gerencia de Administracin y Finanzas deber informar a la Presidencia, con el objeto de establecer las responsabilidades administrativas pertinentes conforme a la Ley.
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El incumplimiento, por parte del Administrador y/o del Custodio de las normas establecidas para el manejo de los Fondos y de las disposiciones especiales fijadas para cada caso, los har responsables de los efectos penales y administrativos que pudieran corresponderles. La Asignacin Especial en Anticipo estar sujeta al control posterior de la unidad de Auditora Interna, de acuerdo a las normas y procedimientos que tengan establecidos para tal fin. El Arqueo Control de las Asignaciones Especiales en Anticipo, podr ser realizado por la Unidad de Auditora Interna cuando sta lo crea conveniente.

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PROCEDIMIENTO N 1: SOLICITUD DE LA ASIGNACIN ESPECIAL EN ANTICIPO RESPONSABLE ACCIN Determina la necesidad de solicitar la Asignacin Especial en Anticipo. Establece el monto y las partidas a solicitar. Verifica que las adquisiciones a realizar estn contempladas en el POA y tengan asignacin presupuestaria. De no ser as realiza los trmites pertinentes para cumplir con estos requisitos. Elabora el oficio debidamente justificado, donde designa al funcionario responsable de la Ejecucin del Fondo. Describe la actividad a realizar, demuestra disponibilidad presupuestaria y adjunta todos los recaudos establecidos o que le sean solicitados. Enva al Gerente del rea. Recibe la solicitud. Revisa su contenido. Verifica la pertinencia del mismo as como los recaudos anexos. No est conforme: remite a la Unidad Solicitante. Est conforme: suscribe el Oficio y enva al Gerente de Administracin y Finanzas. Recibe el Oficio. Revisa y Verifica el contenido. Verifica Disponibilidad Presupuestaria y Financiera. Elabora Punto de Cuenta a la Presidencia. Recibe Punto de cuenta. Revisa el Punto de Cuenta. No est conforme: Devuelve a la Gerencia de Administracin y Finanzas. Est Conforme: Firma el Punto de Cuenta autorizando la solicitud. Remite el Punto de Cuenta con todo el expediente anexo a la Gerencia de Administracin y Finanzas. Recibe la solicitud y el Punto de Cuenta de la Presidencia. Remite a Tributos y Pagos. Recibe el expediente de la solicitud de Asignacin Especial en Anticipo. Elabora Orden de Pago.
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UNIDAD SOLICITANTE

GERENTE DEL REA GERENCIA DE ADMINISTRACIN Y FINANZAS

PRESIDENCIA GERENCIA DE ADMINISTRACIN Y FINANZAS TRIBUTOS Y PAGOS


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TESORERA FUNCIONARIO AUTORIZADO

Remite a Tesorera. Recibe Orden de Pago. Elabora el cheque a nombre del funcionario autorizado para la ejecucin. Enva para las firmas. Entrega el cheque al funcionario autorizado para la ejecucin de la Asignacin Especial en anticipo. Recibe el cheque. Informa a su supervisor inmediato de la entrega del cheque. FIN DEL PROCESO

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PROCEDIMIENTO N 2: RENDICIN DE LA ASIGNACIN ESPECIAL EN ANTICIPO RESPONSABLE ACCIN Ejecuta el monto de la Asignacin Especial en Anticipo segn lo estipulado en la solicitud. - Dentro de los 03 das hbiles previstos en esta normativa recopila las facturas y comprobantes correspondientes. En caso de que sobre efectivo: deposita dicho monto en cuenta indicada por la Gerencia de Administracin y Finanzas e incorpora el comprobante a los documentos de la rendicin. Ordena por fecha. Elabora las justificaciones requeridas en la normativa. Enva rendicin con sus anexos al Jefe de la Unidad responsable de la actividad o evento. Recibe rendicin. Revisa y verifica la pertinencia de las facturas y comprobantes. No est conforme: remite al funcionario autorizado para subsanar el error. Est conforme: suscribe el oficio y remite a la Gerencia a la cual esta adscrito. Recibe rendicin. Revisa y verifica la pertinencia de las facturas y comprobantes. No est conforme: remite a la Unidad Responsable para subsanar el error. Est conforme: suscribe el oficio y remite a la Gerencia de Administracin y Finanzas Recibe rendicin. Revisa y verifica la pertinencia de las facturas y comprobantes. No est conforme: remite a la unidad para subsanar el error. Est conforme: coloca media firma al documento y enva a Contabilidad para su registro definitivo. FIN DEL PROCESO

FUNCIONARIO AUTORIZADO

UNIDAD RESPONSABLE DE LA ACTIVIDAD O EVENTO GERENCIA RESPONSABLE DE LA ACTIVIDAD O EVENTO GERENCIA DE ADMINISTRACIN Y FINANZAS

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ASIGNACIN ESPECIAL EN ANTICIPO ANEXO 1 FLUJOGRAMA (1/2)

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FLUJOGRAMA
Proceso N 1 SOLICITUD DE LA ASIGNACIN ESPECIAL EN ANTICIPO Pgina 1/2

UNIDAD SOLICITANTE
INICIO

GERENTE DEL REA

GERENCIA DE ADMINISTRACIN Y FINANZAS

Recibe la solicitud. Determina la necesidad de solicitar la Asignacin Especial en Anticipo. Revisa su contenido. Establece el monto y las partidas a solicitar.

Recibe el Oficio.

Revisa y Verifica el contenido.

Verifica que las adquisiciones a realizar estn contempladas en el POA y tengan asignacin presupuestaria.

Verifica la pertinencia del mismo as como los recaudos anexos.

Verifica Disponibilidad Presupuestaria y Financiera.

De no ser as realiza los trmites pertinentes para cumplir con estos requisitos.

Observacin?

Elabora Punto de Cuenta a la Presidencia.

Elabora el oficio debidamente justificado, donde designa al funcionario responsable de la Ejecucin del Fondo.

SI

NO -No est conforme: remite a la Unidad Solicitante. 1

Describe la actividad a realizar, demuestra disponibilidad presupuestaria y adjunta todos los recaudos establecidos o que le sean solicitados.

Est conforme: suscribe el Oficio y enva al Gerente de Administracin y Finanzas.

Enva al Gerente del rea.

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Unidad de Organizacin y Mtodos

Revisado por:

Eco. Franklin Reyes. Gte. Planif. y Presupuesto

Aprobado por:

Ing. Nora Delgado Presidenta

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS


GERENCIA DE ADMINISTRACIN Y FINANZAS
ASIGNACIN ESPECIAL EN ANTICIPO FLUJOGRAMA 2/2

PG VERSIN FECHA CDIGO

20 I ENERO 2012
MNYP-GAF-GAF-05

FLUJOGRAMA
Proceso N 1
GERENCIA DE ADMINISTRACIN Y FINANZAS

SOLICITUD DE LA ASIGNACIN ESPECIAL EN ANTICIPO

Pgina 2/2

PRESIDENCIA

TRIBUTOS Y PAGOS
Recibe el expediente de la solicitud de Asignacin Especial en Anticipo.

TESORERA

FUNCIONARIO AUTORIZADO
Recibe el cheque.

Recibe la solicitud y el Punto de Cuenta de la Presidencia.

Recibe Orden de Pago.

Recibe Punto de cuenta.

Revisa el Punto de Cuenta.

Remite a Tributos y Pagos.

Elabora Orden de Pago.

Elabora el cheque a nombre del funcionario autorizado para la ejecucin.

Informa a su supervisor inmediato de la entrega del cheque.

FIN Observacin? NO SI -No est conforme: Devuelve a la Gerencia de Administracin y Finanzas. Entrega el cheque al funcionario autorizado para la ejecucin de la Asignacin Especial en anticipo. Remite a Tesorera. Enva para las firmas.

-Est Conforme: Firma el Punto de Cuenta autorizando la solicitud.

Remite el Punto de Cuenta con todo el expediente anexo a la Gerencia de Administracin y Finanzas.

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ASIGNACIN ESPECIAL EN ANTICIPO FLUJOGRAMA 1

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21 I ENERO 2012
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FLUJOGRAMA
Proceso N 2 RENDICIN DE LA ASIGNACIN ESPECIAL EN ANTICIPO Pgina 1/1

FUNCIONARIO AUTORIZADO

UNIDAD RESPONSABLE DE LA ACTIVIDAD O EVENTO

GERENCIA RESPONSABLE DE LA GERENCIA DE ADMINISTRACIN Y FINANZAS ACTIVIDAD O EVENTO

INICIO

Recibe rendicin.

Recibe rendicin.

Recibe rendicin.

Ejecuta el monto de la Asignacin Especial en Anticipo segn lo estipulado en la solicitud. -Dentro de los 03 das hbiles previstos en esta normativa recopila las facturas y comprobantes correspondientes. - En caso de que sobre efectivo: deposita dicho monto en cuenta indicada por la Gerencia de Administracin y Finanzas e incorpora el comprobante a los documentos de la rendicin.

Revisa y verifica la pertinencia de las facturas y comprobantes.

Revisa y verifica la pertinencia de las facturas y comprobantes.

Revisa y verifica la pertinencia de las facturas y comprobantes.

Observacin?

Observacin?

Observacin?

NO Ordena por fecha. SI -No est conforme: remite al funcionario autorizado para subsanar el error. SI

NO -No est conforme: remite a la Unidad responsable para subsanar el error.

NO -No est conforme: remite a la unidad para subsanar el error.

SI

Elabora las justificaciones requeridas en la normativa.

Est conforme: suscribe el oficio y remite a la Gerencia a la cual est adscrito.

Est conforme: suscribe el oficio y remite a la Gerencia de Administracin y Finanzas

Enva rendicin con sus anexos al Jefe de la Unidad responsable de la actividad o evento.

-Est conforme: coloca media firma al documento y enva a Contabilidad para su registro definitivo.

FIN

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ASIGNACIN ESPECIAL EN ANTICIPO GLOSARIO

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22 I ENERO 2012
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ANTICIPO.- Cantidad de dinero que entrega por adelantado, para ser respaldado y/o justificado con posterioridad. ASIGNACIN ESPECIAL EN ANTICIPO.- Es una va administrativa excepcional y no recurrente, para atender asuntos puntuales cuya urgencia o caractersticas exija delegar la adquisicin de bienes o servicios, hasta por un monto determinado. ACTIVIDAD.- Conjunto de operaciones afines y coordinadas que se necesitan realizar para ejecutar los actos administrativos. Es la cantidad de trabajo especfico que debe realizar una persona para realizar una o varias funciones. Ejemplo: Funcin. compra de materiales. Actividad. cotizacin de materiales. ALCANCE.- Esfera de accin que cubren los procedimientos. REA ADMINISTRATIVA.- Parte de la institucin en la que se subdivide una Unidad Administrativa y a la cual se asigna una responsabilidad, de acuerdo a su nivel jerrquico. EFICACIA.- Grado en el que una determinada intervencin, rgimen o servicio origina un resultado beneficioso en condiciones ideales. EFICIENCIA.- Efectos o resultados finales alcanzados con el esfuerzo empleado en trminos monetarios de recursos y tiempo. Grado en que los recursos empleados para procurar una adecuada intervencin, procedimiento, rgimen o servicio, son mnimos (hacer el mismo trabajo en el menor tiempo y costo posible). ESTRUCTURA ORGNICA.- Es la organizacin formal en la que se establecen los niveles jerrquicos y se especifica la divisin de funciones, la interrelacin y coordinacin que deben existir entre las diferentes unidades organizacionales, a efecto de lograr el cumplimiento de los objetivos. Es igualmente un marco administrativo de referencia para determinar los niveles de toma de decisiones. FUNCIN.- Conjunto de actividades afines y coordinadas que se necesitan realizar para alcanzar los objetivos de la Dependencia o Entidad, y de cuyo ejercicio, generalmente, es responsable un rea organizacional: se define a partir de las disposiciones jurdico administrativas vigentes. MARCO JURIDCO.- Son los documentos legales vigentes que definen los lineamientos jurdicos de La Corporacin. De ellos se derivan muchas de las funciones y atribuciones de sus Unidades Administrativas. Dichos documentos son entre otros, estatuto general,
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ASIGNACIN ESPECIAL EN ANTICIPO

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23 I ENERO 2012
MNYP-GAF-GAF-05

reglamentos, instructivos, acuerdos y/o circulares. Estos se consideran importantes para verificar, a su vez, si las funciones asignadas se encuentran respaldadas en las bases normativas de la institucin. MODIFICACIN.- Cualquier cambio que sea necesario realizar en cualquiera de los documentos vigentes que componen el Manual de Organizacin y Regulaciones Internas. NIVEL JERRQUICO.- Es la divisin de la estructura orgnica administrativa para asignar un grado determinado a las unidades internas definiendo rangos, o autoridad y responsabilidad; independientemente de la clase de funcin que se les encomiende. OBJETIVOS.- Son propsitos generales a alcanzar. El logro de objetivos permite cumplir la razn de ser de la organizacin (Misin). PROCEDIMIENTOS.- Es la forma especfica de llevar a cabo una actividad o proceso y, por tanto, es un documento que describe la realizacin de una actividad repetitiva de acuerdo con una sistemtica preestablecida y una gua normalizada de actuacin, con la finalidad de realizarla adecuadamente y garantizar la continuidad en el desempeo de la empresa an con la ocurrencia de cambios en la composicin del Talento Humano. RESPONSABILIDADES.- Obligaciones personales de responder por la ejecucin de los deberes asignados, por las caractersticas del cargo ocupado o por delegacin.

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