Está en la página 1de 38

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

GERENCIA DE ADMINISTRACIN Y FINANZAS


ADMINISTRACIN DEL FONDO DE CAJA CHICA

PG VERSIN FECHA CDIGO

1 I JUN - 2012 MNYP-GAF-GAF-02

ADMINISTRACIN DEL FONDO DE CAJA CHICA

Realizado por:

Unidad de Organizacin y Mtodos

Revisado por:

Franklin Reyes. Gte. Planif. y Presupuesto Marcos Garca. Gte. Admn. y Finanzas

Aprobado por:

Ing. Nora Delgado Presidenta

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS


GERENCIA DE ADMINISTRACIN Y FINANZAS
ADMINISTRACIN DEL FONDO DE CAJA CHICA

PG VERSIN FECHA CDIGO

2 I JUN - 2012 MNYP-GAF-GAF-02

HOJA DE CERTIFICACIN DEL MANUAL


MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PARA LA ADMINISTRACIN DEL FONDO DE VERSIN: I CAJA CHICA Este Manual fue elaborado siguiendo instrucciones de la Gerencia de Planificacin y Presupuesto, con la debida revisin y aprobacin por parte de las autoridades correspondientes TTULO DEPENDENCIAS PARTICIPANTES NOMBRE Y APELLIDO CARGO DEPENDENCIA FIRMA

ELABORACIN

REVISIN

APROBACIN DE LA JUNTA DIRECTIVA NOMBRE DEL REPRESENTANTE CARGO FIRMA N ACTA FECHA

Realizado por:

Unidad de Organizacin y Mtodos

Revisado por:

Franklin Reyes. Gte. Planif. y Presupuesto Marcos Garca. Gte. Admn. y Finanzas

Aprobado por:

Ing. Nora Delgado Presidenta

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS


GERENCIA DE ADMINISTRACIN Y FINANZAS
ADMINISTRACIN DEL FONDO DE CAJA CHICA

PG VERSIN FECHA CDIGO

3 I JUN - 2012 MNYP-GAF-GAF-02

HOJA DE VIDA DEL MANUAL


PROCEDIMIENTO MODIFICADO, SUSTITUDO O ELIMINADO DESCRIPCIN DEL CAMBIO AUTORIZADO POR

CAUSA

FECHA

Realizado por:

Unidad de Organizacin y Mtodos

Revisado por:

Franklin Reyes. Gte. Planif. y Presupuesto Marcos Garca. Gte. Admn. y Finanzas

Aprobado por:

Ing. Nora Delgado Presidenta

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS


GERENCIA DE ADMINISTRACIN Y FINANZAS
ADMINISTRACIN DEL FONDO DE CAJA CHICA

PG VERSIN FECHA CDIGO

4 I JUN - 2012 MNYP-GAF-GAF-02

NDICE GENERAL

DESCRIPCIN
Hoja de Certificacin del Manual Hoja de Vida del Manual ndice general Introduccin Objetivos y Alcance del Manual Unidades que Intervienen Instrucciones de uso Base Legal Normas Generales Descripcin del Proceso N1: Constitucin y Renovacin anual del Fondo de Caja Chica Descripcin del Proceso N2: Reposicin del Fondo de Caja Chica Descripcin del Proceso N3: Finiquito del Fondo de Caja Chica Formularios Flujogramas Glosario

PG.
2 3 4 5 5 6 6 7 8-16 17-19 19-21 21 22-27 28-37 38

Realizado por:

Unidad de Organizacin y Mtodos

Revisado por:

Franklin Reyes. Gte. Planif. y Presupuesto Marcos Garca. Gte. Admn. y Finanzas

Aprobado por:

Ing. Nora Delgado Presidenta

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS


GERENCIA DE ADMINISTRACIN Y FINANZAS
ADMINISTRACIN DEL FONDO DE CAJA CHICA

PG VERSIN FECHA CDIGO

5 I JUN - 2012 MNYP-GAF-GAF-02

INTRODUCCIN
El presente Manual de Normas y Procedimientos establecer los parmetros de Fondos de Caja Chica, regular y controlar el proceso de constitucin, manejo, reposicin y finiquito de los Fondos de Caja Chica que se autoricen a los Funcionarios (as) de La Corporacin de Servicios del Distrito Capital, S.A., Es un instrumento de consulta que debe ser revisado y actualizado peridicamente por las Unidades creadas para tales fines. Tomando en consideracin lo sealado, el Manual de Normas y Procedimientos de Fondos de Caja Chica, contiene los elementos fundamentales que permiten identificar y describir la operatividad del proceso ejecutado en La Corporacin.

OBJETIVOS Y ALCANCE DEL MANUAL


Objetivos: Dotar a la Corporacin de Servicios del Distrito Capital, S.A. de una herramienta que permita establecer los procedimientos necesarios para ejecutar en forma adecuada, sencilla y controlada, la apertura, operacin y reposicin de Fondos de Caja Chica, a fin de garantizar la disponibilidad financiera que permita cumplir con los compromisos previstos. Unificar los procesos inherentes al Fondo de Caja Chica, garantizando el cumplimiento de las leyes y dems normativas. Garantizar fortalezas en la serie documental para brindar suficientes soportes y claridad para los correspondientes controles de este Fondo.

Alcance: El presente manual es de obligatorio cumplimiento por todas las dependencias de La Corporacin, con especial atencin a aquellas unidades y/o Gerencias que sean responsables de administrar Fondos de Caja Chica.

Realizado por:

Unidad de Organizacin y Mtodos

Revisado por:

Franklin Reyes. Gte. Planif. y Presupuesto Marcos Garca. Gte. Admn. y Finanzas

Aprobado por:

Ing. Nora Delgado Presidenta

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS


GERENCIA DE ADMINISTRACIN Y FINANZAS
ADMINISTRACIN DEL FONDO DE CAJA CHICA

PG VERSIN FECHA CDIGO

6 I JUN - 2012 MNYP-GAF-GAF-02

UNIDADES QUE INTERVIENEN

Presidencia Gerencia de Administracin y Finanzas Custodios de Fondos de Caja Chica Gerencia de Planificacin y Presupuesto Unidad de Tributos y Pagos Unidad de Tesorera Funcionarios Autorizados

INSTRUCCIONES DE USO
El Manual se encuentra organizado de manera tal, que el usuario puede encontrar una informacin clara y precisa, tanto de las unidades que intervienen en el procedimiento, como sobre las responsabilidades y acciones que deben cumplirse durante el desarrollo del mismo hasta el nivel de detalle. A los fines del presente Manual, la Corporacin de Servicios del distrito Capital, S. A., ser denominada: La Corporacin. Cualquier duda acerca del contenido de este Manual podr consultarse a la Unidad de Organizacin y Mtodos adscrita a la Gerencia de Planificacin y Presupuesto. Este Manual podr ser modificado siguiendo las instrucciones que se encuentran en el Manual de Normas y Procedimientos para la Elaboracin de Manuales de Normas y Procedimientos de La Corporacin de Servicios del Distrito Capital S.A.

Realizado por:

Unidad de Organizacin y Mtodos

Revisado por:

Franklin Reyes. Gte. Planif. y Presupuesto Marcos Garca. Gte. Admn. y Finanzas

Aprobado por:

Ing. Nora Delgado Presidenta

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS


GERENCIA DE ADMINISTRACIN Y FINANZAS
ADMINISTRACIN DEL FONDO DE CAJA CHICA

PG VERSIN FECHA CDIGO

7 I JUN - 2012 MNYP-GAF-GAF-02

BASE LEGAL
Constitucin de la Repblica Bolivariana de Venezuela Segunda Versin, Gaceta Oficial Nro. 5.453 del 24-03-2000. Enmendada, Gaceta Oficial. Nro.5.908 Extraordinaria de Fecha 19/02/2009. Ley Orgnica de la Administracin Pblica. Gaceta Oficial N 37.305 de fecha 17-10-2001. Ley Contra la Corrupcin. Gaceta Oficial Extraordinaria N 5.437 de fecha 07-04-2003. Ley Orgnica de la Administracin Financiera del Sector Pblico, publicada en Gaceta Oficial de la Repblica Bolivariana de Venezuela N39.147 de fecha 26 de marzo de 2009. Ley Orgnica de la Contralora General de la Repblica y del Sistema Nacional de Control Fiscal, publicada en Gaceta Oficial de la Repblica Bolivariana de Venezuela N 37.347 de fecha 17 de diciembre de 2001. Reglamento N 01 de la Ley Orgnica de la Administracin Financiera del Sector Pblico, Sobre el Sistema Presupuestario. Gaceta Oficial Extraordinaria N 5.781 de fecha 12-08-2005. Cdigo de Conducta de los Servidores Pblicos.Gaceta Oficial N 36.496 de fecha 15-07-1998. Decreto 6.265 con Rango y Fuerza de Ley Sobre Simplificacin de Trmites Administrativos publicada en Gaceta Oficial de la Repblica Bolivariana de Venezuela N 5.891(Extraordinario) de fecha 31 de julio de 2008. Decreto N 6.649. Instructivo Presidencial para la eliminacin del gasto suntuario o superfluo en el Sector Pblico Nacional, publicado en Gaceta Oficial de la Repblica Bolivariana de Venezuela N 39.146 de fecha 25 de marzo de 2009. Providencia Administrativa N 0257 de fecha 19 de agosto de 2008, emanada del Servicio Nacional Integrado de Administracin Aduanera y Tributaria, (SENIAT). Providencia Administrativa N SNAT/2005/0056-A del SENIAT, mediante la cual se designan a los Entes Pblicos como Agentes de Retencin del Impuesto al Valor Agregado, publicada en Gaceta Oficial 38.136 de fecha 28 de febrero de 2005. Clasificador Presupuestario de Recursos y Egresos. Ministerio de Economa y Finanzas, Oficina Nacional de Presupuesto (ONAPRE). Vigente en el ejercicio econmico financiero.

Realizado por:

Unidad de Organizacin y Mtodos

Revisado por:

Franklin Reyes. Gte. Planif. y Presupuesto Marcos Garca. Gte. Admn. y Finanzas

Aprobado por:

Ing. Nora Delgado Presidenta

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS


GERENCIA DE ADMINISTRACIN Y FINANZAS
ADMINISTRACIN DEL FONDO DE CAJA CHICA

PG VERSIN FECHA CDIGO

8 I JUN - 2012 MNYP-GAF-GAF-02

NORMAS GENERALES
De la Constitucin del Fondo de Caja Chica: La Constitucin del Fondo de Caja Chica se efectuar mediante aprobacin de punto de cuenta por parte de la Presidencia de La Corporacin. La Apertura por constitucin del fondo de Caja Chica estar vigente durante el ejercicio fiscal donde se apruebe y caduca al finalizar el mismo, pudiendo ser renovado para el prximo perodo fiscal. La Gerencia o Unidad solicitante presentar una solicitud debidamente justificada a la Gerencia de Administracin y Finanzas, quien tendr a su cargo elaborar el punto de cuenta a la presidencia. La Gerencia de Administracin y finanzas evaluar la solicitud de constitucin, solicitando los soportes que considere convenientes a la Gerencia o Unidad solicitante y solicitar el aval escrito ante la oficina de planificacin y presupuesto para agregarlo al punto de cuenta. En el punto de cuenta aprobado para la constitucin del Fondo de Caja Chica debe constar el monto en UT con el cual se constituye el Fondo de caja Chica, as como el funcionario que ejercer la custodia de dicho fondo. Al Fondo de Caja Chica aprobado se le asignar una nomenclatura compuesta por tres letras que identifican la ubicacin administrativa de la misma y el ao lectivo en la cual est operando. Ejemplo: GGH-2011 (significa que es el Fondo de la Gerencia de Gestin Humana del ejercicio fiscal 2011). Esta identificacin se colocar en las reposiciones y en los reintegros, seguido de un nmero correlativo que indica las reposiciones realizadas (Ejemplo: GGH-2011-01). En las reaperturas anuales, cambiar el ao y se iniciar el nmero correlativo, desde el 01. A la fecha que el Ejecutivo declare una variacin de la Unidad Tributaria, se deber elaborar una Orden de Pago por el monto de la diferencia y se le deber anexar copia del Punto de Cuenta inicial. El custodio podr autorizar a otro funcionario para el manejo de Caja Chica y/o el cobro en el banco, mediante acta escrita y firmada por el custodio, el o (los) funcionario(as) autorizado y la Gerencia de Administracin y Finanzas. En caso de autorizacin para cobro, la Gerencia de Administracin y Finanzas gestionar que los cheques de apertura y de reposicin se emitan a nombre del autorizado para ello. En ese caso siempre la solicitud de emisin de cheque deber incluir una copia del acta.
Realizado por: Unidad de Organizacin y Mtodos Revisado por: Franklin Reyes. Gte. Planif. y Presupuesto Marcos Garca. Gte. Admn. y Finanzas Aprobado por: Ing. Nora Delgado Presidenta

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS


GERENCIA DE ADMINISTRACIN Y FINANZAS
ADMINISTRACIN DEL FONDO DE CAJA CHICA

PG VERSIN FECHA CDIGO

9 I JUN - 2012 MNYP-GAF-GAF-02

El custodio del fondo est en la obligacin de informar de manera inmediata a la Gerencia de Administracin y Finanzas los cambios que puedan producirse en cuanto a los funcionarios autorizados a estos fines. Ningn funcionario que posea reparos por parte de Auditora Interna por concepto de manejo de recursos y de fondos, podr ejercer la custodia ni la autorizacin para el manejo, cobro, o cualquier procedimiento relacionado con el Fondo de Caja Chica. Una copia del expediente de Constitucin del fondo de Caja Chica y de las actas de Autorizacin deben ser enviadas a Auditora Interna para su revisin posterior. El Gerente de Administracin y Finanzas est encargado de entrenar al custodio y a los responsables de la normativa y de los procedimientos que involucran las operaciones del Fondo de Caja Chica y podr pedir apoyo a la Unidad de Organizacin y Mtodos si lo requiere. El Custodio que recibe el Fondo de Caja Chica y sus responsables autorizados, si los hubiere, manifestarn conocer y acatar las leyes, normas y procedimientos de Caja Chica, como paso previo para la entrega del cheque de la apertura. El Gerente de Administracin y Finanzas gestionar una prima de Fidelidad ante la empresa de Seguros que designe la Corporacin, para cada Custodio del Fondo de Caja Chica. Esta pliza es obligatoria. De la reapertura anual del fondo de Caja Chica Se aplica para todos los Fondos de Caja Chica constituidos y operativos en La Corporacin Los Fondos de Caja Chica existentes se cerrarn al final de cada ejercicio fiscal y se sometern a un proceso de reapertura al inicio de cada ejercicio fiscal La autorizacin de la reapertura de los Fondos de Caja Chica, se har de forma anual, a travs de la elaboracin de un Punto de Cuenta que ser elaborado por la Gerencia de Administracin y Finanzas, y aprobado por la Presidencia de la Corporacin de Servicios del Distrito Capital S.A. En dicha reapertura anual se ratificarn o se designarn los custodios del Fondo de Caja Chica, se fijarn los montos, expresados en Unidades Tributarias (U.T.) y las partidas presupuestarias que se afectarn en la Ejecucin anual.

Realizado por:

Unidad de Organizacin y Mtodos

Revisado por:

Franklin Reyes. Gte. Planif. y Presupuesto Marcos Garca. Gte. Admn. y Finanzas

Aprobado por:

Ing. Nora Delgado Presidenta

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS


GERENCIA DE ADMINISTRACIN Y FINANZAS
ADMINISTRACIN DEL FONDO DE CAJA CHICA

PG VERSIN FECHA CDIGO

10 I JUN - 2012 MNYP-GAF-GAF-02

La solicitud de reapertura, debe venir acompaada del finiquito elaborado por Auditora Interna (ver el procedimiento correspondiente a finiquito). Para la reapertura se tomarn en cuenta las variaciones en la UT, as como las solicitudes de incremento en los montos que contenga la solicitud Se contemplar la renovacin de la pliza de Fidelidad. La reapertura se realizar mediante cheque a nombre del custodio o de la persona autorizada para el manejo del Fondo de Caja Chica y/o cualquier otro funcionario que el custodio del fondo estime conveniente autorizar en acta de manejo de Caja Chica. En la identificacin del Fondo cambiar la numeracin que representa el ao (Ejemplo: de GGH-2011 a GGH-2012) en caso de renovacin. No se podrn solicitar reaperturas de Fondo de Caja Chica, para un nuevo ejercicio fiscal, si est pendiente la rendicin de avances solicitados con anterioridad, o el finiquito de Auditora Interna. De los Custodios del Fondo de Caja Chica: Los custodios de los Fondos de Caja Chica en cada Unidad sern los Gerentes o los funcionarios de mayor jerarqua dentro de las unidades solicitantes. En caso de ausencia, ser necesario designar un custodio eventual, el cual debe ser autorizado por el (la) Presidente(a) de la Corporacin. Los funcionarios autorizados por el custodio para cobrar y/o manejar el Fondo de Caja Chica debern ser trabajadores (as) de la Corporacin de Servicios del Distrito Capital S.A., debidamente entrenados en la normativa y manejo de estos fondos. Su sustitucin o cambio debe ser oportunamente informado a la Gerencia de Administracin y Finanzas. Previo al recibimiento del Fondo de Caja Chica de un nuevo custodio, eventual, permanente o de sustitucin de personal autorizado, Auditora Interna deber realizar un arqueo de dicho fondo y levantar un Acta de Entrega. Esto se efectuar de igual manera en caso de que vuelva a asumir el funcionario que haba sido reemplazado. Los custodios, funcionarios autorizados y la Gerencia de las Unidades donde funcione un Fondo de Caja Chica sern solidariamente responsables del manejo y control de los recursos asignados para tal fin.
Realizado por: Unidad de Organizacin y Mtodos Revisado por: Franklin Reyes. Gte. Planif. y Presupuesto Marcos Garca. Gte. Admn. y Finanzas Aprobado por: Ing. Nora Delgado Presidenta

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS


GERENCIA DE ADMINISTRACIN Y FINANZAS
ADMINISTRACIN DEL FONDO DE CAJA CHICA De la Operacin del Fondo de Caja Chica:

PG VERSIN FECHA CDIGO

11 I JUN - 2012 MNYP-GAF-GAF-02

El custodio o funcionario autorizado de cada Fondo de Caja Chica deber llevar un libro auxiliar para el registro de las operaciones del mismo. El manejo y registro del Libro podr llevarse en forma computarizada, siempre y cuando la Auditora Interna avale por escrito el procedimiento, programa y presentacin del mismo. Se recomienda una pgina del libro por cada reposicin que se realice (Ver anexo N1) Los custodios y/o personal autorizado para ello, debern registrar todos los movimientos de ingresos y egresos en el Libro Auxiliar de Caja Chica. Es deber de la Gerencia de Administracin y Finanzas y de la Unidad de Organizacin y Mtodos, entrenar al personal responsable en la elaboracin y seguimiento del libro de Caja Chica. Es deber de los custodios y/o funcionarios autorizados tener disponibles y a la mano los comprobantes, libros y dinero en efectivo del fondo de Caja Chica, para atender a cualquier solicitud de la Gerencia de Administracin y Finanzas o de la Auditora Interna. Auditora Interna efectuar como mnimo dos (2) auditoras a cada Fondo de Caja Chica durante el ejercicio fiscal de la Corporacin. Los Fondos de Caja Chica slo podrn ser utilizados en los gastos operativos y/o administrativos asociados a las partidas: 1.- 4.02 Materiales y Suministros. 2.- 4.03 Servicios No Personales. Todo gasto estar debidamente justificado por escrito Las cancelaciones directas individuales incluyendo el IVA no deben ser superiores al monto asignado al Fondo de Caja Chica. El monto mximo por cada factura no debe superar el 20% del monto total del Fondo de Caja Chica asignado.

Realizado por:

Unidad de Organizacin y Mtodos

Revisado por:

Franklin Reyes. Gte. Planif. y Presupuesto Marcos Garca. Gte. Admn. y Finanzas

Aprobado por:

Ing. Nora Delgado Presidenta

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS


GERENCIA DE ADMINISTRACIN Y FINANZAS
ADMINISTRACIN DEL FONDO DE CAJA CHICA

PG VERSIN FECHA CDIGO

12 I JUN - 2012 MNYP-GAF-GAF-02

Se considera falta grave el fraccionamiento de las adquisiciones de insumos o de servicios, sin menoscabo de las acciones administrativas pertinentes. Queda terminantemente prohibida la utilizacin de los Fondo de Cajas Chicas, para alguno de los siguientes fines: Hacer adelantos a proveedores o contratistas a cuenta de entregas futuras. Sustituir el efectivo por vales de cualquier naturaleza. Usufructo personal. Pagos correspondientes a nmina, bonos, horas extras o cualquier otro gasto asociado a gastos de personal. (Partida 4.01). Pago de licor y/o cigarrillo. Adquirir bienes muebles, excepto repuestos y reparaciones menores de automotores, tiles menores de oficina y otros rubros que expresamente se establezcan en cada resolucin en particular. Realizar subvenciones, donativos y ayudas a travs de pagos con cargo al Fondo de Caja Chica. Todo monto faltante ser asumido por el custodio y/o sus funcionarios autorizados y repuesto en forma inmediata. En caso de prdidas mayores el Gerente de Administracin y Finanzas o el Custodio pueden solicitar la actuacin de la empresa aseguradora a travs del Seguro de Fidelidad. Los custodios o funcionarios responsables de los Fondos de Caja Chica podrn emitir NOTAS PROVISIONALES DE CAJA para entregar efectivo y mientras se procede a hacer la compra y a entregar la correspondiente factura. Estarn firmadas por el custodio o responsable y el funcionario que recibe el efectivo para la compra y en l se detallarn el monto, la fecha y el concepto de la compra que se realizar con cargo al fondo de Caja Chica. Al recibir la Factura se anular la Nota Provisional. Las facturas originales deben estar en poder de los custodios o funcionarios responsables a ms tardar tres (3) das hbiles despus de la emisin de la Nota Provisional de Caja. Las Notas Provisionales de Caja Chica tendrn una vigencia de hasta cinco (5) das hbiles, cumplido este lapso se deber consignar la factura definitiva, si no se realiz el gasto, deber exigir la devolucin del efectivo. No se efectuarn nuevas entregas de efectivo al mismo beneficiario, al que se le ha entregado una Nota Provisional de Caja, si no ha efectuado el canje de la Nota Provisional por el efectivo, factura o recibo definitivo.

Realizado por:

Unidad de Organizacin y Mtodos

Revisado por:

Franklin Reyes. Gte. Planif. y Presupuesto Marcos Garca. Gte. Admn. y Finanzas

Aprobado por:

Ing. Nora Delgado Presidenta

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS


GERENCIA DE ADMINISTRACIN Y FINANZAS
ADMINISTRACIN DEL FONDO DE CAJA CHICA De las facturas y comprobantes

PG VERSIN FECHA CDIGO

13 I JUN - 2012 MNYP-GAF-GAF-02

Todo gasto que por su naturaleza no genere factura o recibo, deber ser demostrado mediante Recibo de Caja Chica, debidamente conformado por el custodio y autorizado por el responsable. Las facturas slo podrn ser aceptadas y canceladas si cumplen con las disposiciones siguientes: a.- Contener la denominacin "Factura". b.- La factura debe estar emitida a nombre de la Corporacin de Servicios del Distrito Capital S.A. y tener el RIF de la misma. c.- Debe tener la numeracin y numero de control visible e impreso en la factura. d.- Debe indicar la denominacin, domicilio fiscal y R.I.F del proveedor, la fecha que se causa y el monto total legible. e.- Descripcin de la venta o de la prestacin del servicio indicando cantidad y monto. f.- Podr omitirse la cantidad en prestaciones de servicio que por sus caractersticas no pueda expresarse. g.- Si se trata de bienes o servicios exentos o exonerados del IVA, debe aparecer al lado de la descripcin o precio el carcter E, separado de un espacio en blanco y entre parntesis (E). h.- En la factura se debe especificar el concepto del gasto. i.- Especificacin del monto del IVA, discriminado segn la alcuota indicando el porcentaje. j.- Indicacin del valor total de la venta. k.- Tener asentado el sello de la correspondiente Unidad y estar inutilizados con el sello de PAGADO. l.- Todo gasto que por naturaleza no incorpore en la factura el nombre del adquiriente deber ser conformado por el supervisor correspondiente; en este caso el monto no podr superar cuatro (4) unidades tributarias. Todas las facturas y/o gastos realizados, debern ser conformados por el custodio, el funcionario autorizado y el Gerente del rea en donde se haya asignado un Fondo de Caja Chica (en caso de no ser el mismo custodio). En los casos que el objeto de la compra no refleje con claridad la utilidad que se le dar al mismo en funcin de los intereses Institucionales, de expresarse en hoja anexa, la explicacin de su uso o utilidad y la Unidad que lo recibe, y estampar la firma del rea correspondiente. Las Facturas y comprobantes se mantendrn en custodia los mismos se mantendrn archivados temporalmente hasta la fecha de la reposicin del Fondo. Todos los documentos que componen las facturas y comprobantes no podrn tener correcciones ni tachadura.

Realizado por:

Unidad de Organizacin y Mtodos

Revisado por:

Franklin Reyes. Gte. Planif. y Presupuesto Marcos Garca. Gte. Admn. y Finanzas

Aprobado por:

Ing. Nora Delgado Presidenta

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS


GERENCIA DE ADMINISTRACIN Y FINANZAS
ADMINISTRACIN DEL FONDO DE CAJA CHICA

PG VERSIN FECHA CDIGO

14 I JUN - 2012 MNYP-GAF-GAF-02

No se aceptarn facturas cuyo concepto no est debidamente especificado, a los fines de la imputacin presupuestaria. Ejemplo: No se aceptarn facturas por concepto de varios. Es responsabilidad de los custodios o funcionarios responsables subsanar cualquier reparo respecto a las facturas o comprobantes de Caja Chica que sean rechazados por defectos de forma o por contravenir las normativas, as mismo queda bajo su responsabilidad la devolucin del efectivo indebidamente imputado. De las Reposiciones del Fondo de Caja Chica: Los custodios de los Fondos de Caja Chica slo podrn solicitar la reposicin del monto agotado, previa rendicin detallada segn Formulario N F.CAJACHICA-01 y con todos los soportes del monto a reponer. La reposicin del Fondo de Caja Chica se efectuar una vez agotado al menos el setenta por ciento (70%) del mismo. Deben estar acompaados de los documentos siguientes: Relacin de Gastos Realizados, Facturas originales con la justificacin escrita de los gastos en ella relacionados, en orden cronolgico. En caso que las facturas tengan un formato inferior al tamao de una hoja Carta, se colocarn pegadas en hojas en el mismo orden en que son relacionadas. Cada reposicin llevar una identificacin y numeracin, compuesta por la nomenclatura que identifica a la Caja Chica, compuesta por las tres letras de la Gerencia o ubicacin fsica, el ao lectivo de operacin del fondo y un nmero que indicar en forma correlativa las reposiciones efectuadas (Ejemplo: GGH-2011-001, la siguiente ser GGH-2011-002 y as sucesivamente). La alteracin del orden correlativo de las reposiciones constituye falta grave. La reposicin de los montos rendidos por la Unidad responsable estar condicionada a la aprobacin de los comprobantes que justifiquen el gasto. Esta aprobacin se llevara a cabo por la Gerencia de Administracin y Finanzas y la reposicin del monto total solo se autorizar cuando dicha Unidad solvente las objeciones sealadas para cada uno de los comprobantes objetados. No se efectuarn reposiciones parciales, es decir, por fracciones del monto de la reposicin solicitada.
Realizado por: Unidad de Organizacin y Mtodos Revisado por: Franklin Reyes. Gte. Planif. y Presupuesto Marcos Garca. Gte. Admn. y Finanzas Aprobado por: Ing. Nora Delgado Presidenta

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS


GERENCIA DE ADMINISTRACIN Y FINANZAS
ADMINISTRACIN DEL FONDO DE CAJA CHICA

PG VERSIN FECHA CDIGO

15 I JUN - 2012 MNYP-GAF-GAF-02

Las reposiciones y rendiciones de cuentas realizadas en forma errnea de manera reiterada se considerar falta grave y podrn motivar el finiquito del fondo. No se podrn solicitar reposiciones de Caja Chica si est pendiente algn reparo de la reposicin inmediatamente anterior. El mximo de reposiciones de Caja Chica que pueden hacerse al mes son tres (3). De los Controles del Fondo de Caja Chica: El Custodio y el funcionario autorizado sern los responsables del Control Previo de las reposiciones del Fondo de Caja Chica, de acuerdo a lo contemplado en la presente normativa. Auditora Interna realizar revisiones del Fondo de Caja Chica al menos dos (2) veces al ao y cuando lo considere conveniente, sin que sea necesario participar del procedimiento a los custodios. El Custodio y/o los funcionarios autorizados estn obligados a presentar las rendiciones de cuentas que solicite la Auditora Interna en el momento que as lo requiera. Auditora Interna proceder a efectuar los reparos a que haya lugar, en caso de observaciones a la rendicin de cuentas, sin menoscabo de las acciones administrativas pertinentes. Nota: lo no previsto en esta normativa ser resuelto por la Presidencia de La Corporacin. Del finiquito del fondo de Caja Chica: a. b. c. d. El finiquito del Fondo de Caja Chica podr efectuarse en las siguientes ocasiones: Al finalizar el ejercicio econmico-financiero. En caso de sustituirse el Funcionario Responsable de manera temporal o permanente. A solicitud de la Unidad y custodio del fondo de Caja Chica, que requiera el retiro del fondo. En caso de detectarse alguna irregularidad o incumplimiento de las normas del fondo.

Realizado por:

Unidad de Organizacin y Mtodos

Revisado por:

Franklin Reyes. Gte. Planif. y Presupuesto Marcos Garca. Gte. Admn. y Finanzas

Aprobado por:

Ing. Nora Delgado Presidenta

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS


GERENCIA DE ADMINISTRACIN Y FINANZAS
ADMINISTRACIN DEL FONDO DE CAJA CHICA

PG VERSIN FECHA CDIGO

16 I JUN - 2012 MNYP-GAF-GAF-02

El finiquito del fondo de caja Chica estar a cargo de la Auditora Interna, quienes podrn solicitar la presencia de la Gerencia de Administracin y Finanzas o delegar la ejecucin del finiquito en otros funcionarios que stos autoricen. A los fines del citado finiquito, el custodio o funcionario responsable del Fondo de Caja Chica deber presentar a la Auditora Interna el Libro Auxiliar de Caja Chica, los archivos de los expedientes de reposicin, el efectivo o disponibilidad en caja a la fecha y las facturas en trnsito, as como cualquier otro recaudo que le sea solicitado a estos fines. Si para el momento del Finiquito del Fondo, al preparar el "Estado de Disponibilidad del Fondo de Caja Chica", existiera efectivo en caja no gastado, dicho monto deber depositarse en la Cuenta Corriente que indique la Gerencia de Administracin y Finanzas. La copia del formulario de depsito validado, firmado y sellado por el Entidad Bancaria deber agregarse a la documentacin para continuar con el proceso de finiquito. Auditora Interna analizar la documentacin de soporte del Finiquito del Fondo de Caja Chica y preparar notificacin para la firma de Presidencia y del Gerente de Administracin y Finanzas informando al Funcionario Responsable del Fondo el resultado de dicho anlisis. En caso que dicho finiquito corresponda a la culminacin del ejercicio econmico financiero, el cierre deber efectuarse a ms tardar, el 20 de diciembre de cada ao; a excepcin del Fondo de Caja Chica constituido en la Gerencia de Administracin y Finanzas que continuar abierto en lo posible hasta el 31 de diciembre, a los efectos de atender eventualidades de las diferentes unidades operativas de La Corporacin. El finiquito se producir a travs de un acta con copia a todas las partes interesadas y que tendr que ser anexada para la renovacin anual del fondo de caja chica en el siguiente perodo. Si el anlisis evidenciara algn reparo menor, el custodio estar encargado de solventarlo lo antes posible. En caso de ser una irregularidad mayor o grave, en el acta de finiquito se dejar constancia para futuras actuaciones. Auditora Interna definir si los custodios pueden o no seguir administrando el fondo de caja chica en los siguientes perodos fiscales.

Realizado por:

Unidad de Organizacin y Mtodos

Revisado por:

Franklin Reyes. Gte. Planif. y Presupuesto Marcos Garca. Gte. Admn. y Finanzas

Aprobado por:

Ing. Nora Delgado Presidenta

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS


GERENCIA DE ADMINISTRACIN Y FINANZAS
ADMINISTRACIN DEL FONDO DE CAJA CHICA

PG VERSIN FECHA CDIGO

17 I JUN - 2012 MNYP-GAF-GAF-02

DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO N1: CONSTITUCIN O RENOVACIN ANUAL DEL FONDO DE CAJA CHICA RESPONSABLE ACCIN Determina la necesidad de constitucin de un Fondo de Caja Chica, o de Renovacin Anual del mismo y define el Funcionario autorizado para el cobro de cheques y/o su manejo. Elabora un oficio para el funcionario autorizado donde consta la funcin para la cual se le autoriza. En el mismo oficio de solicitud se detalla lo siguiente: Justificacin del fondo. Monto solicitado en Bs. y en Unidades Tributarias (equivalentes a la fecha de la solicitud). Firma el oficio por el nivel de autorizacin requerido dentro de la Gerencia o Unidad. Anexa y suscribe en ella el procedimiento ejecutado. Remite a la Gerencia De Administracin y finanzas. Recibe el oficio de solicitud con sus anexos. Firma copia del memorndum a la Unidad Solicitante a los efectos de su control y seguimiento. Revisa el oficio de solicitud y sus anexos. No hay conformidad: anota observacin y remite a la Gerencia Solicitante para que sea subsanado el problema. Si hay conformidad: Anota y firma el procedimiento realizado. Elabora el punto de cuenta para la Presidencia. Enva Punto de Cuenta a la Presidencia. Recibe Punto de cuenta. Registra entrada. No aprueba: registra observaciones y enva a Gerencia de Administracin y Finanzas para las correcciones o acciones en consecuencia. Aprueba: Registra el procedimiento efectuado. Enva a Gerencia de Administracin y Finanzas Recibe el Punto de Cuenta. Registra. Punto de Cuenta no aprobado: Procede a cubrir las observaciones realizadas para dar curso a la solicitud. Punto de Cuenta Aprobado.
Revisado por: Franklin Reyes. Gte. Planif. y Presupuesto Marcos Garca. Gte. Admn. y Finanzas Aprobado por: Ing. Nora Delgado Presidenta

UNIDAD SOLICITANTE

GERENCIA DE ADMINISTRACIN Y FINANZAS

PRESIDENCIA

GERENCIA DE ADMINISTRACIN Y FINANZAS


Realizado por:

Unidad de Organizacin y Mtodos

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS


GERENCIA DE ADMINISTRACIN Y FINANZAS
ADMINISTRACIN DEL FONDO DE CAJA CHICA

PG VERSIN FECHA CDIGO

18 I JUN - 2012 MNYP-GAF-GAF-02

GERENCIA DE PLANIFICACIN Y PRESUPUESTO GERENCIA DE ADMINISTRACIN Y FINANZAS ENCARGADO DE LOS SEGUROS

TRIBUTOS Y PAGOS

TESORERA

Realizado por:

Recibe y verifica que el expediente de solicitud est en orden. Registra. Enva a la Gerencia de Planificacin y Presupuesto. Recibe el punto de cuenta con la aprobacin del Fondo de Caja Chica. Registra la entrada. Registra la previsin presupuestaria para este fondo. Anexa el documento donde consta la previsin solicitada. Registra la accin. Enva a Gerencia de Administracin y Finanzas. Recibe el Punto de Cuenta y anexos. Enva copia al encargado de los seguros para la pliza de Fidelidad. Enva el expediente a Tributos y pagos. Recibe copia. Realiza procesos para la pliza de Fidelidad. Convoca al custodio y para la firma de la pliza. Entrega una copia para retirar el cheque en caja. Recibe expediente de solicitud de fondo de Caja Chica. Registra entrada. Verifica que el expediente tenga todos los recaudos y que est en orden. Realiza la Orden de Pago. Remite a Tesorera. Recibe expediente con Orden de Pago. Registra entrada. Elabora cheque por el monto indicado y a nombre del custodio o de la persona autorizada. Elabora Acta de entrega para la creacin del fondo con los datos del cheque. Enva cheque para las firmas autorizadas y una vez firmado. Notifica al beneficiario para que retire el cheque. Entrega el Cheque al beneficiario con la presentacin de la pliza de fidelidad. Suscribe el acta de Apertura el Fondo de Caja Chica. Anexa la pliza de fidelidad y el Acta de apertura al expediente. Remite: Una copia al Custodio del fondo. Una copia a Auditora Interna.
Revisado por: Franklin Reyes. Gte. Planif. y Presupuesto Marcos Garca. Gte. Admn. y Finanzas Aprobado por: Ing. Nora Delgado Presidenta

Unidad de Organizacin y Mtodos

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS


GERENCIA DE ADMINISTRACIN Y FINANZAS
ADMINISTRACIN DEL FONDO DE CAJA CHICA -

PG VERSIN FECHA CDIGO

19 I JUN - 2012 MNYP-GAF-GAF-02

UNIDAD SOLICITANTE

Una copia a la Gerencia de Planificacin y Presupuesto. Una copia a Gerencia de Administracin y Finanzas. Archiva el expediente. Entrega la copia de la pliza de Fidelidad. Firma el Acta de Apertura. Recibe cheque y procede al cobro del mismo. Incorpora copia del cheque al Expediente de control y seguimiento del Fondo que debe llevar el (la) responsable del Fondo. Registra en el Libro Auxiliar de Caja Chica la apertura del fondo y el ingreso por el monto del cheque. FIN DEL PROCESO

Formularios: N DE FORMULARIO F.CAJACHICA-01 DESCRIPCIN FORMULARIO DE REPOSICIN DE CAJA CHICA

DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO N2: REPOSICIN DEL FONDO DE CAJA CHICA RESPONSABLE ACCIN Inicia trmite de reposicin, al consumirse el 70% del Fondo asignado, a los efectos de que no se agote la disponibilidad del mismo. Organiza las facturas del gasto realizado con cargo al Fondo de Caja Chica cronolgicamente. Verifica que las facturas estn debidamente relacionadas en el libro Auxiliar de Caja Chica. Corrobora que el monto de efectivo en caja se corresponda con el saldo que arroja el libro. Anexa en cada factura su justificacin escrita. Llena el Formulario de Reposicin Caja Chica (Ver Formulario N F.CAJACHICA-01). Asigna una numeracin correlativa al formulario de reposicin, segn lo dispuesto en la normativa. Anexa. Remite documentos originales a la Gerencia de Administracin y Finanzas, debidamente firmados por el
Revisado por: Franklin Reyes. Gte. Planif. y Presupuesto Marcos Garca. Gte. Admn. y Finanzas Aprobado por: Ing. Nora Delgado Presidenta

CUSTODIO Y/O RESPONSABLE AUTORIZADO

Realizado por:

Unidad de Organizacin y Mtodos

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS


GERENCIA DE ADMINISTRACIN Y FINANZAS
ADMINISTRACIN DEL FONDO DE CAJA CHICA

PG VERSIN FECHA CDIGO

20 I JUN - 2012 MNYP-GAF-GAF-02

GERENCIA DE ADMINISTRACIN Y FINANZAS

GERENCIA DE PLANIFICACIN Y PRESUPUESTO

TRIBUTOS Y PAGOS

Custodio, la persona autorizada y la mxima autoridad de la Unidad. Archiva una copia, para alimentar el Expediente de seguimiento y control que reposa en la Unidad. Recibe documentos de Solicitud de Reposicin del Fondo de Caja Chica. Registra entrada. Revisa cuidadosamente la documentacin presentada. Verifica que se haya cumplido la normativa correspondiente. Tiene observaciones: registra y devuelve al Custodio. No tiene observaciones: Remite a la Gerencia de Planificacin y Presupuesto para la codificacin correspondiente. Recibe la solicitud de reposicin con todos los recaudos. Registra ingreso. Revisa cuidadosamente la documentacin presentada y codifica los gastos. Realiza el respectivo compromiso presupuestario. Registra el final de la accin. Remite a Tributos y Pagos. Recibe y registra la entrada. Revisa los documentos y trmites realizados, a los efectos de verificar el cumplimiento de la norma legal y procedimientos internos. Elabora la Orden de Pago correspondiente. Registra el cumplimiento de la accin. Enva a Tesorera. Recibe la Orden de Pago y sus anexos. Registra entrada. Emite el cheque por el monto de la Reposicin del Fondo. Ubica las firmas autorizadas que suscriben el cheque. Notifica al Beneficiario (a). Registra. Entrega cheque. Enva a la Unidad de contabilidad para el registro. Archiva Expediente. Recibe cheque.
Revisado por: Franklin Reyes. Gte. Planif. y Presupuesto Marcos Garca. Gte. Admn. y Finanzas Aprobado por: Ing. Nora Delgado Presidenta

TESORERA

CUSTODIO Y
Realizado por:

Unidad de Organizacin y Mtodos

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS


GERENCIA DE ADMINISTRACIN Y FINANZAS
ADMINISTRACIN DEL FONDO DE CAJA CHICA RESPONSABLE AUTORIZADO

PG VERSIN FECHA CDIGO

21 I JUN - 2012 MNYP-GAF-GAF-02

Incorpora copia del cheque al Expediente de control y seguimiento del Fondo que debe llevar el (la) responsable del Fondo. Registra en el libro Auxiliar de Caja Chica la Reposicin del Fondo. Cobro del mismo. FIN DEL PROCESO DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO N3: FINIQUITO DEL FONDO DE CAJA CHICA

RESPONSABLE AUDITORA INTERNA CUSTODIO Y/O FUNCIONARIO AUTORIZADO AUDITORA INTERNA CUSTODIO Y/O FUNCIONARIO AUTORIZADO

AUDITORA INTERNA

ACCIN Inicia trmite de Finiquito del Fondo, atendiendo a cualquiera de los supuestos establecidos en las presentes normas, para proceder en estos casos. Organiza las facturas originales del gasto realizado con cargo al Fondo de Caja Chica y llena los Formularios de Finiquito que se sean solicitados. Presenta el Libro Auxiliar de Caja Chica. Presenta el efectivo disponible en caja, si lo hubiera. Recibe documentos de Solicitud de Finiquito del Fondo de Caja Chica, revisa e instruye revisin y registro del gasto. Verifica monto disponible en efectivo y solicita su depsito en cuenta bancaria de La Corporacin. Deposita el monto en efectivo en la cuenta bancaria que le es indicada y entrega el original del depsito a los fines del Finiquito. Conserva copias de todos los documentos entregados para el archivo y espera la emisin del finiquito En caso de observaciones, procede a subsanarlas ante la Direccin de Finanzas, hasta que se le otorgue el Finiquito Emite el Finiquito mediante un acta. - Si hay observaciones: procede segn la normativa - No hay observaciones: Enva copia del acta de Finiquito al Custodio para la solicitud de reapertura para el prximo perodo fiscal. FIN DEL PROCESO

Realizado por:

Unidad de Organizacin y Mtodos

Revisado por:

Franklin Reyes. Gte. Planif. y Presupuesto Marcos Garca. Gte. Admn. y Finanzas

Aprobado por:

Ing. Nora Delgado Presidenta

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS


GERENCIA DE ADMINISTRACIN Y FINANZAS
ADMINISTRACIN DEL FONDO DE CAJA CHICA

PG VERSIN FECHA CDIGO

22 I JUN - 2012 MNYP-GAF-GAF-02

ANEXOS

Realizado por:

Unidad de Organizacin y Mtodos

Revisado por:

Franklin Reyes. Gte. Planif. y Presupuesto Marcos Garca. Gte. Admn. y Finanzas

Aprobado por:

Ing. Nora Delgado Presidenta

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS


GERENCIA DE ADMINISTRACIN Y FINANZAS
ADMINISTRACIN DEL FONDO DE CAJA CHICA

PG VERSIN FECHA CDIGO

23 I JUN - 2012 MNYP-GAF-GAF-02

FORMULARIOS

Realizado por:

Unidad de Organizacin y Mtodos

Revisado por:

Franklin Reyes. Gte. Planif. y Presupuesto Marcos Garca. Gte. Admn. y Finanzas

Aprobado por:

Ing. Nora Delgado Presidenta

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS


GERENCIA DE ADMINISTRACIN Y FINANZAS
ADMINISTRACIN DEL FONDO DE CAJA CHICA

PG VERSIN FECHA CDIGO

24 I JUN - 2012 MNYP-GAF-GAF-02

Realizado por:

Unidad de Organizacin y Mtodos

Revisado por:

Franklin Reyes. Gte. Planif. y Presupuesto Marcos Garca. Gte. Admn. y Finanzas

Aprobado por:

Ing. Nora Delgado Presidenta

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS


GERENCIA DE ADMINISTRACIN Y FINANZAS
ADMINISTRACIN DEL FONDO DE CAJA CHICA

PG VERSIN FECHA CDIGO

25 I JUN - 2012 MNYP-GAF-GAF-02

Realizado por:

Unidad de Organizacin y Mtodos

Revisado por:

Franklin Reyes. Gte. Planif. y Presupuesto Marcos Garca. Gte. Admn. y Finanzas

Aprobado por:

Ing. Nora Delgado Presidenta

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS


GERENCIA DE ADMINISTRACIN Y FINANZAS
ADMINISTRACIN DEL FONDO DE CAJA CHICA

PG VERSIN FECHA CDIGO

26 I JUN - 2012 MNYP-GAF-GAF-02

Realizado por:

Unidad de Organizacin y Mtodos

Revisado por:

Franklin Reyes. Gte. Planif. y Presupuesto Marcos Garca. Gte. Admn. y Finanzas

Aprobado por:

Ing. Nora Delgado Presidenta

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS


GERENCIA DE ADMINISTRACIN Y FINANZAS
ADMINISTRACIN DEL FONDO DE CAJA CHICA

PG VERSIN FECHA CDIGO

27 I JUN - 2012 MNYP-GAF-GAF-02

Realizado por:

Unidad de Organizacin y Mtodos

Revisado por:

Franklin Reyes. Gte. Planif. y Presupuesto Marcos Garca. Gte. Admn. y Finanzas

Aprobado por:

Ing. Nora Delgado Presidenta

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS


GERENCIA DE ADMINISTRACIN Y FINANZAS
ADMINISTRACIN DEL FONDO DE CAJA CHICA

PG VERSIN FECHA CDIGO

28 I JUN - 2012 MNYP-GAF-GAF-02

FLUJOGRAMAS
CONSTITUCIN Y RENOVACIN ANUAL DEL FONDO DE CAJA CHICA

PROCESO N1

Realizado por:

Unidad de Organizacin y Mtodos

Revisado por:

Franklin Reyes. Gte. Planif. y Presupuesto Marcos Garca. Gte. Admn. y Finanzas

Aprobado por:

Ing. Nora Delgado Presidenta

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS


GERENCIA DE ADMINISTRACIN Y FINANZAS
ADMINISTRACIN DEL FONDO DE CAJA CHICA

PG VERSIN FECHA CDIGO

29 I JUN - 2012 MNYP-GAF-GAF-02

FLUJOGRAMA
Proceso N1 Constitucin y Renovacin anual del Fondo de Caja Chica Pgina 1/3

UNIDAD SOLICITANTE
INICIO

GERENCIA DE ADMINISTRACIN Y FINANZAS


Recibe el oficio de solicitud con sus anexos y registra entrada.

Determina la necesidad de constitucin de un Fondo de Caja Chica, o de Renovacin Anual del mismo y define el Funcionario autorizado para el cobro de cheques y/o su manejo.

Firma copia del memorndum a la Unidad Solicitante a los efectos de su control y seguimiento.

Elabora un oficio para el funcionario autorizado donde consta la funcin para la cual se le autoriza. En el mismo oficio de solicitud se detalla lo siguiente: Justificacin del fondo Monto solicitado en Bs. y en Unidades Tributarias (equivalentes a la fecha de la solicitud).

Revisa el oficio de solicitud y sus anexos.

Est conforme?

NO

Anota observacin y remite a la Gerencia Solicitante para que sea subsanado el problema.

SI Firma el oficio por el nivel de autorizacin requerido dentro de la Gerencia o Unidad.

Anota y firma el procedimiento realizado

Anexa y suscribe en ella el procedimiento ejecutado

Elabora el punto de cuenta para la Presidencia.

Remite a la Gerencia De Administracin y finanzas Enva Punto de Cuenta a la Presidencia. 1

Realizado por:

Unidad de Organizacin y Mtodos

Revisado por:

Franklin Reyes. Gte. Planif. y Presupuesto Marcos Garca. Gte. Admn. y Finanzas

Aprobado por:

Ing. Nora Delgado Presidenta

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS


GERENCIA DE ADMINISTRACIN Y FINANZAS
ADMINISTRACIN DEL FONDO DE CAJA CHICA

PG VERSIN FECHA CDIGO

30 I JUN - 2012 MNYP-GAF-GAF-02

FLUJOGRAMA
Proceso N1 Constitucin y Renovacin anual del Fondo de Caja Chica Pgina 2/3

PRESIDENCIA

GCIA. DE ADMINISTRACIN Y FINANZAS

GCIA. PLANIFICACIN Y PPTO.


Recibe el punto de cuenta con la aprobacin del Fondo de Caja Chica y registra entrada.

Recibe el punto de cuenta y registra

1
Enva a la Gerencia de Planificacin y Presupuesto

Recibe Punto de cuenta y registra entrada.

Revisa el Punto de Cuenta de solicitud y sus anexos

Registra la previsin presupuestaria para este fondo y anexa el documento donde consta la previsin solicitada

Aprueba?

NO

Registra observaciones y enva a Gerencia de Administracin y Finanzas para las correcciones o acciones en consecuencia

Recibe el punto de cuenta y anexos.

Registra la accin y enva a Gerencia de Administracin y Finanzas

SI

Firma el Punto de Cuenta

Enva copia al encargado de los seguros para que emita la pliza de Fidelidad

Registra el procedimiento efectuado y enva a Gerencia de Administracin y Finanzas

Remite a la Unidad de Tributos y Pagos

Realizado por:

Unidad de Organizacin y Mtodos

Revisado por:

Franklin Reyes. Gte. Planif. y Presupuesto Marcos Garca. Gte. Admn. y Finanzas

Aprobado por:

Ing. Nora Delgado Presidenta

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS


GERENCIA DE ADMINISTRACIN Y FINANZAS
ADMINISTRACIN DEL FONDO DE CAJA CHICA

PG VERSIN FECHA CDIGO

31 I JUN - 2012 MNYP-GAF-GAF-02

FLUJOGRAMA
Proceso N 1 Constitucin y Renovacin anual del Fondo de Caja Chica Pgina 3/3

TRIBUTOS Y PAGOS

TESORERA
Recibe expediente con Orden de Pago y registra entrada.

UNIDAD SOLICITANTE

Recibe la copia de la pliza de Fidelidad y firma el Acta de Apertura

Elabora cheque por el monto indicado y a nombre del custodio o de la persona autorizada Recibe expediente de solicitud de fondo de Caja Chica y registra entrada. Elabora Acta de entrega para la creacin del fondo con los datos del cheque. Recibe cheque procede al cobro del mismo. Incorpora copia del cheque al Expediente de control y seguimiento del Fondo que debe llevar el (la) Responsable del Fondo.

Verifica que el expediente tenga todos los recaudos y que est en orden.

Enva cheque para las firmas autorizadas y una vez firmado notifica al beneficiario para que retire el cheque

Procede al cobro del cheque de caja chica.

Realiza la Orden de Pago

Entrega el Cheque al beneficiario con la presentacin de la pliza de fidelidad y suscribe el acta de Apertura el Fondo de Caja Chica

Registra en el Libro Auxiliar de Caja Chica la apertura del fondo y el ingreso por el monto del cheque.

Remite a Tesorera

Entrega el Cheque al beneficiario con la presentacin de la pliza de fidelidad y suscribe el acta de Apertura el Fondo de Caja Chica Anexa pliza de fidelidad y el acta de apertura al expediente remitiendo copias a el Custodio del Fondo, Auditora Interna, Planificacin y Presupuesto y Administracin y Finanzas

FIN

Archiva el expediente

Realizado por:

Unidad de Organizacin y Mtodos

Revisado por:

Franklin Reyes. Gte. Planif. y Presupuesto Marcos Garca. Gte. Admn. y Finanzas

Aprobado por:

Ing. Nora Delgado Presidenta

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS


GERENCIA DE ADMINISTRACIN Y FINANZAS
ADMINISTRACIN DEL FONDO DE CAJA CHICA

PG VERSIN FECHA CDIGO

32 I JUN - 2012 MNYP-GAF-GAF-02

REPOSICIN DE FONDO DE CAJA CHICA PROCESO N2

FLUJOGRAMAS

Realizado por:

Unidad de Organizacin y Mtodos

Revisado por:

Franklin Reyes. Gte. Planif. y Presupuesto Marcos Garca. Gte. Admn. y Finanzas

Aprobado por:

Ing. Nora Delgado Presidenta

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS


GERENCIA DE ADMINISTRACIN Y FINANZAS
ADMINISTRACIN DEL FONDO DE CAJA CHICA

PG VERSIN FECHA CDIGO

33 I JUN - 2012 MNYP-GAF-GAF-02

FLUJOGRAMA
Proceso N2 Reposicin del Fondo de Caja Chica Pgina 1/3

CUSTODIO Y/O RESPONSABLE AUTORIZADO


Inicia trmite de reposicin, al consumirse el 70% del Fondo asignado, a los efectos de que no se agote la disponibilidad del mismo.

GERENCIA DE ADMINISTRACIN Y FINANZAS

INICIO

Recibe documentos de Solicitud de Reposicin del Fondo de Caja Chica y registra entrada.

Organiza las facturas del gasto realizado con cargo al Fondo de Caja Chica cronolgicamente.

Verifica que las facturas estn debidamente relacionadas en el libro Auxiliar de Caja Chica y corrobora que el monto de efectivo en caja se corresponda con el saldo que arroja el libro, anexando a cada factura la hoja su justificacin.

Revisa cuidadosamente la documentacin presentada y verifica que se haya cumplido la normativa correspondiente.

Llena el Formulario de Reposicin Caja Chica (Ver Formulario N F.CAJACHICA-01) y asigna una numeracin correlativa al formulario de reposicin, segn lo dispuesto en la normativa

Registra en la hoja de ruta y devuelve al Custodio

SI

Tiene observaciones?

Archiva una copia, para alimentar el Expediente de seguimiento y control que reposa en la Unidad.

NO

Remite a la Gerencia de Planificacin y Presupuesto para la codificacin correspondiente. Anexa para la reposicin y remite documentos originales a la Gerencia de Administracin y Finanzas, debidamente firmados por el Custodio, la persona autorizada y la mxima autoridad de la Unidad. 1

Realizado por:

Unidad de Organizacin y Mtodos

Revisado por:

Franklin Reyes. Gte. Planif. y Presupuesto Marcos Garca. Gte. Admn. y Finanzas

Aprobado por:

Ing. Nora Delgado Presidenta

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS


GERENCIA DE ADMINISTRACIN Y FINANZAS
ADMINISTRACIN DEL FONDO DE CAJA CHICA

PG VERSIN FECHA CDIGO

34 I JUN - 2012 MNYP-GAF-GAF-02

FLUJOGRAMA
Proceso N2 Reposicin del Fondo de Caja Chica Pgina 2/3

GCIA. PLANIFICACIN Y PRESUPUESTO

UNIDAD DE TRIBUTOS Y PAGOS

Recibe y registra la entrada.

Recibe la solicitud de reposicin con todos los recaudos y registra ingreso.

Revisa los documentos y trmites realizados, a los efectos de verificar el cumplimiento de la norma legal y procedimientos internos.

Revisa cuidadosamente la documentacin presentada y codifica los gastos y realiza el respectivo compromiso presupuestario.

Elabora la Orden de pago correspondiente. Registra en hoja de ruta el final de la accin y remite a Tributos y pagos.

Elabora la Orden de pago correspondiente. Registra el cumplimiento de la accin y enva a Tesorera.

Realizado por:

Unidad de Organizacin y Mtodos

Revisado por:

Franklin Reyes. Gte. Planif. y Presupuesto Marcos Garca. Gte. Admn. y Finanzas

Aprobado por:

Ing. Nora Delgado Presidenta

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS


GERENCIA DE ADMINISTRACIN Y FINANZAS
ADMINISTRACIN DEL FONDO DE CAJA CHICA

PG VERSIN FECHA CDIGO

35 I JUN - 2012 MNYP-GAF-GAF-02

FLUJOGRAMA
Proceso N3 Reposicin del Fondo de Caja Chica Pgina 3/3

UNIDAD DE TESORERA

CUSTODIO Y RESPONSABLE AUTORIZADO

Recibe la Orden de pago y sus anexos y registra entrada.

Recibe cheque.

Emite el cheque por el monto de la Reposicin del Fondo y ubica las firmas autorizadas que suscriben el cheque.

Incorpora copia del cheque al Expediente de control y seguimiento del Fondo que debe llevar el (la) responsable del Fondo.

Notifica al Beneficiario (a) y registra.

Registra en el libro Auxiliar de Caja Chica la Reposicin del Fondo.

Entrega cheque.

Enva a la Unidad de contabilidad para el registro. Cobra el cheque

Archiva Expediente.

FIN

Realizado por:

Unidad de Organizacin y Mtodos

Revisado por:

Franklin Reyes. Gte. Planif. y Presupuesto Marcos Garca. Gte. Admn. y Finanzas

Aprobado por:

Ing. Nora Delgado Presidenta

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS


GERENCIA DE ADMINISTRACIN Y FINANZAS
ADMINISTRACIN DEL FONDO DE CAJA CHICA

PG VERSIN FECHA CDIGO

36 I JUN - 2012 MNYP-GAF-GAF-02

FLUJOGRAMAS
FINIQUITO DEL FONDO DE CAJA CHICA PROCESO N3

Realizado por:

Unidad de Organizacin y Mtodos

Revisado por:

Franklin Reyes. Gte. Planif. y Presupuesto Marcos Garca. Gte. Admn. y Finanzas

Aprobado por:

Ing. Nora Delgado Presidenta

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS


GERENCIA DE ADMINISTRACIN Y FINANZAS
ADMINISTRACIN DEL FONDO DE CAJA CHICA

PG VERSIN FECHA CDIGO

37 I JUN - 2012 MNYP-GAF-GAF-02

FLUJOGRAMA
Proceso N3 Finiquito del Fondo de Caja Chica Pgina 1/1

AUDITORA INTERNA

CUSTODIO Y/O FUNCIONARIO AUTORIZADO


Organiza las facturas originales del gasto realizado con cargo al Fondo de Caja Chica y Llena los Formularios de finiquito que se sean solicitados.

INICIO

Inicia trmite de Finiquito del Fondo, atendiendo a cualquiera de los supuestos establecidos en las presentes normas, para proceder en estos casos.

Presenta el Libro Auxiliar de Caja Chica.

Recibe documentos de Solicitud de Finiquito del Fondo de Caja Chica, revisa e instruye revisin y registro del gasto.

Presenta el efectivo disponible en caja, si lo hubiera y entrega a Auditora Interna

Verifica monto disponible en efectivo y solicita su depsito al Custodio en cuenta bancaria de la Corporacin.

Deposita el monto en efectivo en la cuenta bancaria que le es indicada y entrega el original del depsito a los fines del finiquito.

Recibe el depsito y emite el finiquito mediante un acta.

Entrega depsito a Auditora Interna y conserva copias de todos los documentos entregados para el archivo y espera la emisin del finiquito

Procede segn la normativa

SI

Hay observaciones?

NO Enva copia del acta de finiquito al Custodio para la solicitud de reapertura para el prximo perodo fiscal.

FIN

Realizado por:

Unidad de Organizacin y Mtodos

Revisado por:

Franklin Reyes. Gte. Planif. y Presupuesto Marcos Garca. Gte. Admn. y Finanzas

Aprobado por:

Ing. Nora Delgado Presidenta

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS


GERENCIA DE ADMINISTRACIN Y FINANZAS
ADMINISTRACIN DEL FONDO DE CAJA CHICA

PG VERSIN FECHA CDIGO

38 I JUN - 2012 MNYP-GAF-GAF-02

GLOSARIO
Ao Fiscal: perodo para el que se preparan los presupuestos de ingresos y gastos de la administracin y en el que se devengan los impuestos. Arqueo de Caja: consiste en el anlisis de las transacciones del efectivo, durante un lapso determinado, con el objeto de comprobar si se ha contabilizado todo el efectivo recibido y por tanto el saldo que arroja esta cuenta, corresponde con lo que se encuentra fsicamente en Caja en dinero efectivo, cheques o vales. Sirve tambin para saber si los controles internos se estn llevando adecuadamente. Caja Chica: cantidad relativamente pequea de dinero en efectivo que se asigna a un empleado (a) o trabajador (a), en caja o depsito, disponibles para los desembolsos menores que generalmente se lleva bajo el sistema de Fondo fijo. Caucin: fianza o garanta otorgada por una institucin aseguradora a una persona para garantizar el cumplimiento de una obligacin. Facturas: son documentos tributarios que entregan los comerciantes y que detalla la mercanca vendida su precio unitario, el total del valor cancelado por la venta y forma de pago. Responsable y/o Custodio del Fondo de Caja Chica: el Gerente o Jefe de la Unidad con Fondo de Caja Chica, cuyas competencias le asignan responsabilidades para el manejo, tramitacin, control y aprobacin de erogaciones en efectivo. Pliza de Fidelidad: tiene como objeto garantizar proteccin contra la perdida monetaria por el manejo indebido de fondos, por parte del trabajador (as) o empleado (a). Unidades: en las presentes normas y procedimientos, se refiere a la Direccin del Despacho, Presidencia, Gerencias, Unidades y Sub unidades que integran la Corporacin de Servicios del Distrito Capital S.A. Unidad Tributaria: es la medida de valor creada a los efectos tributarios como una medida que permite equiparar y actualizar a la realidad inflacionaria, los monto de las bases de imposicin, exenciones y sanciones, entre otros, con fundamento en la variacin del ndice de Precios al Consumidor (I.P.C).

Realizado por:

Unidad de Organizacin y Mtodos

Revisado por:

Franklin Reyes. Gte. Planif. y Presupuesto Marcos Garca. Gte. Admn. y Finanzas

Aprobado por:

Ing. Nora Delgado Presidenta