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INICIACIN A LA BASE DE DATOS

DOCUMENTOS ESENCIALES

MINISTERIO DE EDUCACIN, CULTURA Y DEPORTE Centro Nacional de Informacin y Comunicacin Educativa

NDICE
PRESENTACIN Presentacin....................................................................................................................................................... 3 Objetivos............................................................................................................................................................ 6 Documentacin .................................................................................................................................................. 6 Contenidos ......................................................................................................................................................... 6 Estructura del curso ........................................................................................................................................... 7 PRCTICA 1 ENTORNO DE TRABAJO DE LA BASE DE DATOS Introduccin .......................................................................................................................................................... 15 Objetivos ............................................................................................................................................................... 15 Contenidos............................................................................................................................................................. 16 Proyecto................................................................................................................................................................. 17 Propuesta de actividades........................................................................................................................................ 21 Actividades guiadas............................................................................................................................................... 27 Iniciar la aplicacin de Base de datos de Works abriendo un archivo existente ........................................ 27 Cmo se utiliza la Ayuda de Works........................................................................................................... 30 Ayuda de Works. Paseos: Base de datos .................................................................................................... 32 Elementos comunes de las ventanas de aplicacin..................................................................................... 33 Barras de herramientas ............................................................................................................................... 35 Asistente para ayuda de Works. Cambiar las vistas de la Base de datos.................................................... 37 Presentacin de la informacin: Formulario y Lista. Registros y campos ................................................. 38 Desplazamiento de la Lista utilizando el ratn........................................................................................... 43 Contenido de la ayuda de Works. Desplazar una Base de datos con el ratn............................................. 45 Desplazamiento del campo que est activo en la Lista utilizando el teclado ............................................. 46 Ayuda de Works. Desplazar un documento con el teclado ........................................................................ 48 Desplazamiento del Formulario utilizando el ratn ................................................................................... 49 Informacin de la Barra de estado.............................................................................................................. 50 Zoom .......................................................................................................................................................... 51 Tipos de datos ............................................................................................................................................ 53 Ayuda de Works. Botn Qu es esto? de la ventana de dilogo Campo .................................................. 57 Dividir la pantalla de la Presentacin de lista en secciones........................................................................ 59 Proteger los datos ....................................................................................................................................... 61 Lneas de la cuadrcula............................................................................................................................... 65 Salir del programa ...................................................................................................................................... 67 PRCTICA 2 SELECCIONAR LA INFORMACIN. FILTROS Introduccin .......................................................................................................................................................... 71 Objetivos ............................................................................................................................................................... 72 Contenidos............................................................................................................................................................. 72 Proyecto................................................................................................................................................................. 75 Ayuda. ................................................................................................................................................................... 79 Propuesta de actividades........................................................................................................................................ 83 Actividades guiadas............................................................................................................................................... 87 Iniciar la aplicacin de Base de datos de Works y abrir un archivo existente............................................ 87 Acceso directo a un registro o a un campo................................................................................................. 92 Bsqueda de un registro por el contenido de un campo ............................................................................. 94

Base de datos de Works

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Bsqueda de todos los registros que contienen un dato ............................................................................. 96 Ayuda de Works. Botn Qu es esto? de la ventana de dilogo Buscar................................................. 102 Uso de comodines para la bsqueda......................................................................................................... 103 Bsqueda de los registros que no contienen un dato ................................................................................ 105 Consultas a la base de datos. Filtros con el operador Y ........................................................................... 107 Modificar un filtro y cambiar el nombre del filtro ................................................................................... 114 Consultas a la base de datos. Filtros con el operador O ........................................................................... 117 Consultas a la base de datos. Filtros con el operador NO ........................................................................ 121 Seleccin de campos no vacos ................................................................................................................ 123 Filtrar usando una frmula ....................................................................................................................... 125 Eliminar un filtro...................................................................................................................................... 133 Salir del programa guardando los cambios .............................................................................................. 136 PRCTICA 3 EDICIN DE UNA BASE DE DATOS EN LA PRESENTACIN DE LISTA Introduccin ........................................................................................................................................................ 139 Objetivos ............................................................................................................................................................. 139 Contenidos........................................................................................................................................................... 140 Proyecto............................................................................................................................................................... 141 Ayuda. ................................................................................................................................................................. 143 Propuesta de actividades...................................................................................................................................... 147 Actividades guiadas............................................................................................................................................. 151 Iniciar la aplicacin de Base de datos de Works y abrir un archivo existente.......................................... 151 Modificacin de un dato de un registro.................................................................................................... 152 Revisin ortogrfica ................................................................................................................................. 154 Modificacin de los datos en mltiples registros, de forma automtica................................................... 156 Modificacin de los datos en mltiples registros, slo en casos determinados ........................................ 158 Borrado de parte del contenido de varios campos.................................................................................... 162 Borrado de todo el contenido de varios campos....................................................................................... 164 Borrado de varios campos ........................................................................................................................ 165 Borrado de todo el contenido de varios registros ..................................................................................... 167 Borrado de varios registros ...................................................................................................................... 168 Aadir datos en la base de datos .............................................................................................................. 169 Aadir registros a la base de datos. Copiar registros................................................................................ 170 Aadir campos a la base de datos............................................................................................................. 173 Aadir frmulas en los campos................................................................................................................ 175 Modificar el formato de los campos......................................................................................................... 178 Modificar el nombre de los campos ......................................................................................................... 181 Mover los campos .................................................................................................................................... 182 Ordenar los registros por distintos campos .............................................................................................. 184 Mover registros ........................................................................................................................................ 187 Salir del programa guardando los cambios .............................................................................................. 189 PRCTICA 4 EDICIN EN LA PRESENTACIN EN FORMULARIO Y EN EL DISEO DE FORMULARIO Introduccin ........................................................................................................................................................ 193 Objetivos ............................................................................................................................................................. 194 Contenidos........................................................................................................................................................... 194 Proyecto............................................................................................................................................................... 195 Ayuda. ................................................................................................................................................................. 197 Propuesta de actividades...................................................................................................................................... 201 Actividades guiadas............................................................................................................................................. 205 Iniciar la aplicacin de Base de datos de Works y abrir un archivo existente.......................................... 205 Modificacin de los datos ........................................................................................................................ 206 Borrado de parte del contenido de varios campos.................................................................................... 216 Borrado de varios campos ........................................................................................................................ 218

II

Base de datos de Works

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Borrado de un registro.............................................................................................................................. 221 Aadir datos en la base de datos .............................................................................................................. 223 Aadir registros a la base de datos. Copiar registros................................................................................ 224 Aadir campos a la base de datos. Mover los campos ............................................................................. 230 Aadir frmulas en los campos................................................................................................................ 233 Modificar el formato de los campos......................................................................................................... 235 Modificar el nombre de los campos ......................................................................................................... 240 Ordenar los registros por distintos campos .............................................................................................. 241 Crear una etiqueta .................................................................................................................................... 243 Crear un texto con efecto especial. WordArt ........................................................................................... 244 Aadir un Rectngulo para enmarcar un grupo de datos.......................................................................... 250 Aadir una lnea ....................................................................................................................................... 252 Crear un dibujo con Microsoft Draw ....................................................................................................... 253 Imprimir el formulario en blanco ............................................................................................................. 265 Salir del programa guardando los cambios .............................................................................................. 268 PRCTICA 5 IMPRESIN DE UNA BASE DE DATOS. INFORMES Introduccin ........................................................................................................................................................ 271 Objetivos ............................................................................................................................................................. 272 Contenidos........................................................................................................................................................... 272 Proyecto............................................................................................................................................................... 275 Ayuda. ................................................................................................................................................................. 277 Propuesta de actividades...................................................................................................................................... 281 Actividades guiadas............................................................................................................................................. 287 Iniciar la aplicacin de Base de datos de Works y abrir un archivo existente.......................................... 287 Ver en la pantalla cmo quedara la Base de datos impresa en papel ...................................................... 287 Crear un informe sencillo, con todos los datos ordenados por un campo ................................................ 290 Crear un informe, con todos los datos ordenados por varios criterios, agrupados por un campo y con medidas estadsticas de cada grupo y de todos los datos.......................................................................... 302 Crear un informe, con todos los datos ordenados y agrupados por varios criterios ................................. 315 Crear un informe asociado a un filtro....................................................................................................... 324 Duplicar un informe ................................................................................................................................. 333 Modificar un informe ............................................................................................................................... 334 Cambiar el nombre de un informe............................................................................................................ 341 Eliminar un informe ................................................................................................................................. 342 Crear encabezados y pies de pgina ......................................................................................................... 342 Imprimir los informes .............................................................................................................................. 344 Salir del programa guardando los cambios .............................................................................................. 346 PRCTICA 6 CREACIN DE UNA BASE DE DATOS Introduccin ........................................................................................................................................................ 349 Objetivos ............................................................................................................................................................. 349 Contenidos........................................................................................................................................................... 350 Proyecto............................................................................................................................................................... 351 Ayuda .................................................................................................................................................................. 353 Propuesta de actividades...................................................................................................................................... 355 Actividades guiadas............................................................................................................................................. 359 Crear el archivo Prctica 6 BD................................................................................................................. 359 Copiar los datos de otra base de datos...................................................................................................... 364 Aadir campos a la base de datos en la Lista ........................................................................................... 366 Introducir los datos de los campos nuevos directamente o utilizando las opciones Marcar registros y Llenar hacia abajo .................................................................................................................................... 368 Aadir ms campos a la base de datos en el Formulario.......................................................................... 375 Crear un informe que calcule el total facturado ....................................................................................... 376

Base de datos de Works

III

ndice

Escribir frmulas para introducir los datos de forma automtica............................................................. 378 Formato de Presentacin de Lista ............................................................................................................ 382 Formato de Presentacin de Formulario .................................................................................................. 383 Filtro......................................................................................................................................................... 385 Salir del programa guardando los cambios .............................................................................................. 386 PRCTICA 7 DISEO DE UNA BASE DE DATOS Introduccin ........................................................................................................................................................ 391 Objetivos ............................................................................................................................................................. 394 Contenidos........................................................................................................................................................... 394 Proyecto............................................................................................................................................................... 395

IV

Base de datos de Works

Presentacin

PRESENTACIN
Una base de datos es una agrupacin de datos relacionados entre s, que estn organizados de manera que pueda accederse a ellos de forma automtica. Por ejemplo, en una empresa que fabrica cualquier producto su base de datos contendr toda la informacin relativa a esos productos, as como a las materias primas que utiliza, a sus proveedores, a sus clientes, a sus trabajadores, a las incidencias de los procesos de fabricacin, a las ventas, la facturacin, etc. Toda la informacin que constituye la base de datos debe estar organizada adecuadamente para poder satisfacer las demandas de los diferentes departamentos de la empresa. Por ejemplo, para confeccionar las facturas se deben poder extraer los datos de los clientes y de los productos, para hacer un pedido se deben relacionar los proveedores y las materias primas, para hacer un estudio de costes se necesitan datos de los productos, de las materias primas, del personal, etc. Con el fin de realizar todas las operaciones requeridas: almacenar la informacin, actualizarla, recuperarla cundo y cmo interese, generar informes, etc, se debe disponer de algn programa informtico que permita realizar todas esas operaciones, el cual se denomina gestor de base de datos. Tradicionalmente, en las empresas y oficinas, la informacin que contienen las actuales bases de datos estaban escritas en fichas de cartulina, almacenadas en archivadores en algunos departamentos de la empresa que tenan como misin organizar la informacin y extraer los datos que solicitaban los otros departamentos: ventas, facturacin, direccin, fabricacin, etc. Se puede, por tanto, comparar el tradicional archivador o conjunto de archivadores con las actuales bases de datos y las personas que realizaban la bsqueda, organizacin y seleccin de la informacin, con el programa gestor de la base de datos. Es costumbre, sin embargo, utilizar el trmino base de datos para referirse tanto a la informacin como al programa gestor de esa informacin. As se suele hablar tanto de la base de datos de Hacienda, para referirse a la informacin sobre los contribuyentes, como de la base de datos de Works, para referirse al programa gestor capaz de crear y manejar distintas bases de datos. Desde la aparicin del trmino bases de datos, en los aos 60, ha habido una enorme evolucin de los programas de gestin, habiendo dado lugar a distintos tipos de gestores que se adaptan a distintas necesidades. Los ms comunes son los denominados gestores de bases de datos documentales que tienen como misin la organizacin y el tratamiento de informacin exclusivamente textual. Por ejemplo, una base de datos de las noticias de prensa, una base de datos de legislacin, la base de datos del Boletn Oficial del Estado, una base de datos de recetas de cocina, etc.
Base de datos de Works 3

Presentacin

Estos gestores se caracterizan principalmente porque permiten localizar y seleccionar la informacin por las propias palabras del texto y por palabras clave o descriptores que se asocian a cada documento. Si quiero hacer una receta de pescado, por ejemplo, se debera poder buscar por el trmino pescado, que sera un descriptor, aunque esa palabra no figure en las recetas. Para el tratamiento de la informacin que se genera en una empresa comn: productos, clientes, etc., como en el ejemplo tratado anteriormente, se han desarrollado programas que se adaptan a la llamada teora relacional, que es una compleja teora matemtica que permite optimizar la organizacin de la informacin y consigue resultados muy satisfactorios, aunque los problemas sean complejos. Son los llamados gestores de bases de datos relacionales. El gestor de base de datos de Microsoft Works se asemeja a los gestores de tipo relacional y tambin es susceptible de utilizarse para tratar bases de datos documentales. Se asemeja a los gestores relacionales porque puede estructurar la informacin en la forma en que lo hacen esos programas, si bien carece de una caracterstica bsica de la organizacin relacional, que es la posibilidad de extraer informacin simultnea de varios archivos. En la organizacin relacional una base de datos consta de varios ficheros que se obtienen como consecuencia de un proceso de anlisis y normalizacin de los elementos que la forman.

Ejemplo de tabla de una base de datos

Base de datos de Works

Presentacin

La estructura bsica de los gestores relacionales es la tabla, donde las filas constituyen los registros y las columnas los campos. Works utiliza esta misma estructura para sus ficheros de bases de datos. En un archivo de base de datos de libros, por ejemplo, cada fila es un libro (registro) y cada columna se refiere a uno de los datos que se recogen (campo). La informacin tambin puede presentarse en forma de "ficha", como las tradicionales de cartulina:

Cada ficha es un registro y cada dato corresponde a un campo. Como ya se ha dicho, una base de datos de tipo relacional est constituida por varios ficheros (varias tablas), cada uno relativo a un aspecto (clientes, almacn, personal, ...). No obstante, el gestor de Works, aunque no permite establecer relacin entre los datos de distintos ficheros, s permite abrir varios ficheros y acceder a cada uno con facilidad. As, por ejemplo, en el caso de la librera se puede utilizar un fichero de libros, otro de clientes, otro de editoriales, etc. Sern ficheros independientes pero se podrn consultar con facilidad.

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Presentacin

Objetivos

Se pretende que, al finalizar el curso, se haya adquirido un conocimiento suficiente de las herramientas que ofrece el gestor de base de datos de Works, que permita confeccionar los archivos y documentos esenciales para cada alumno o alumna que realice el curso. Los objetivos especficos son:

Crear, editar y guardar archivos de base de datos. Buscar y seleccionar informacin en archivos de bases datos a travs de filtros e imprimir informes generados con el gestor de base de datos. Identificar y utilizar los elementos principales que constituyen y definen una base de datos: tabla, registro, campo, lista, formulario, filtro, informe, frmula. Utilizar con soltura las herramientas del gestor de base de datos que definen los distintos tipos de datos. Utilizar con soltura las herramientas del gestor de base de datos que definen los formatos aplicables a las celdas o los rangos. Generar bases de datos seleccionando informacin, definiendo la estructura, introduciendo los datos y generando consultas e informes adecuados.
Contenidos Primera fase

Prctica 1. Entorno de trabajo. Terminologa bsica, modos de presentacin de los datos: lista y formulario, recorrido por una base de datos y sistema de ayuda.

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Prctica 2. Seleccin de informacin. Sistemas de acceso directo a la informacin: Ir a, Buscar, Filtros, operadores lgicos, lenguaje de interrogacin, frmulas y expresiones lgicas, funciones. Prctica 3. Edicin en la presentacin de Lista. Presentacin de los datos en modo Lista. Operaciones sobre los registros y los campos: seleccin, proteccin, borrado, modificacin simple y mltiple, insercin, formato y tipos de datos, llenado y series. Frmulas. Prctica 4. Edicin en la presentacin de Formulario. Presentacin de los datos en modo Formulario. Operaciones sobre los registros y los campos: seleccin, proteccin, borrado, modificacin, insercin, formato y tipos de datos, llenado y series. Frmulas. Edicin de elementos grficos en el Formulario. Prctica 5. Impresin de una base de datos. Informes. Generador de informes, aspectos que definen un informe: ttulo, campos, ordenacin, agrupamiento, filtros y resmenes. Filas del informe: Ttulo, encabezado, introducciones, registro y resmenes. Operaciones sobre el informe: insercin, modificacin, eliminacin, formato de presentacin, frmulas. Elementos de impresin: configuracin, encabezados y pies de pgina, vista preliminar. Prctica 6. Creacin de una base de datos: Fases para la creacin, tcnicas de introduccin de datos, creacin de consultas e informes.
Segunda fase

Prctica 7. Diseo y construccin de una base de datos.


Estructura del curso

El curso se ha dividido en dos fases, la primera se compone de seis prcticas que tienen la siguiente estructura:

Introduccin. Pretende ofrecer una visin de los aspectos ms relevantes relacionados con los temas que se tratan en esa prctica e incluye los objetivos que se persiguen y los contenidos con los que se trabaja. Proyecto. Plantea la propuesta de trabajo para la prctica, indica qu es lo que hay que conseguir y ofrece las herramientas para hacerlo: archivos y orientaciones para seguir distintas metodologas. Indica tambin cmo se evala el resultado. Ayudas. Indica cmo y dnde recurrir en la ayuda del programa para encontrar la forma de resolver las actividades requeridas en el proyecto. Este apartado no figura en la primera prctica porque en sus contenidos est incluida ya la ayuda de Works.
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Base de datos de Works

Presentacin

Propuesta de actividades. Ofrece un ndice de actividades que conducen a la consecucin del proyecto de la prctica, se indica qu hacer pero no cmo hacerlo. Actividades guiadas. Explica de forma muy detallada cmo realizar cada una de las actividades indicadas en la Propuesta de actividades. Actividades complementarias. Contiene una propuesta de actividades relacionadas con los temas de la prctica que no se han contemplado al realizar el proyecto, pero que pueden tener inters. Actividades complementarias guiadas. En este apartado se ofrece la explicacin de cmo realizar las actividades complementarias.

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Prctica 1 Entorno de trabajo

INTRODUCCIN
Antes de la aparicin de los ordenadores, las empresas y oficinas deban dedicar gran parte de sus recursos y esfuerzo para organizar toda la informacin relacionada con los clientes, proveedores y personal de la empresa, con las materias primas y productos, con la elaboracin de albaranes, facturas, informes de ventas, gastos, etc. Los ordenadores personales han conseguido que las pequeas y medianas empresas, que no disponan de personal suficiente para gestionar los grandes volmenes de informacin que deban controlar, puedan, con ayuda de estos medios y a travs de programas como los gestores de bases de datos, realizar un tratamiento eficaz de la informacin, de la misma manera que las grandes empresas con sus potentes equipos informticos. As como los procesadores de texto permiten a cualquier persona confeccionar documentos con aspecto profesional, los gestores de bases de datos ofrecen la posibilidad de organizar la informacin sin demasiado esfuerzo. Las bases de datos han proliferado tanto que constituyen uno de los conceptos informticos ms difundidos. En la actualidad, adems de los millones de bases de datos que pueden haber creado las empresas e instituciones para su uso interno, existen cientos de empresas cuyo producto es la distribucin o venta de informacin organizada en bases de datos. En la mayor parte de los casos, el acceso a estas empresas se realiza por Internet. A lo largo de los ltimos aos han aparecido numerosos programas de gestin de bases de datos. El que vamos a utilizar aqu es el gestor de ficheros de Works, que ofrece una buena parte de las funciones que suelen tener la mayora de los gestores de bases de datos usuales, de forma que al realizar las prcticas del mdulo se pueden adquirir los conceptos y destrezas bsicas relacionadas con el tratamiento automtico de la informacin.
Objetivos

En esta prctica se trata de lograr una familiarizacin con el entorno de trabajo de la Base de datos de Works, para lo cual hay que identificar los distintos elementos que aparecen en la pantalla, aprender sus nombres, saber para qu sirven y cmo se pueden utilizar. Una parte muy importante de esta prctica la constituye el estudio de los distintos tipos de ayuda que ofrece Works, para favorecer el autoaprendizaje y la resolucin de los problemas que se puedan presentar con el uso de este programa.

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Introduccin

Prctica 1 Entorno de trabajo

Para el aprendizaje se utiliza un documento en el que se pueden observar las posibilidades que ofrece Works para organizar la informacin, viendo la Presentacin de formulario y la Presentacin de lista de una base de datos y tambin se aprenden los conceptos bsicos: campo, registro y dato; algunas frmulas que se pueden utilizar para introducir la informacin; los distintos tipos de datos que se pueden manejar: nmeros, textos, fechas, etctera. Se utilizan las distintas formas que hay para desplazar el documento por la pantalla con el teclado y con el ratn.
Contenidos

Las opciones del programa que se utilizan en esta prctica son: Abrir y Cerrar archivos. Presentacin de lista o Lista. Presentacin de formulario o Formulario. Barra de herramientas. Barra de edicin. Barras, cuadros y botones de desplazamiento. Campo. Proteccin. Deshacer. Lneas de la cuadrcula. Dividir y Zoom. Ayuda de Works: Asistente para ayuda, Contenido, ndice, Paseos, Introduccin, F1. Botn ? de las ventanas de dilogo. Salir.

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Prctica 1 Entorno de trabajo

PROYECTO

Presentacin En la mayor parte de las prcticas de aprendizaje de la Base de datos de Works el proyecto consiste en crear o modificar unos documentos de Base de datos , pero como en esta prctica se tiene el primer contacto con el programa, no se trata de modificar ninguna base de datos, sino de analizar el archivo Prctica 1 BD, para identificar los distintos elementos que aparecen en la pantalla y los modos de presentacin de los datos.

Proyecto El proyecto de esta primera prctica consiste en realizar tres esquemas, uno sobre los elementos principales de la base de datos de Works, otro sobre las ayudas y un tercero sobre los mtodos ms eficaces de acceso a distintas partes de la base de datos. Para ello se cuenta con el archivo Prctica 1 BD que sirve para realizar los ensayos y pruebas necesarias para conseguir los objetivos de esta prctica. Los esquemas se podrn realizar sobre papel, a mano, y pueden contener dibujos, cuadros sinpticos, diagramas o cualquier otro elemento que ayude a recordar los aspectos principales de cada apartado. Tambin se pueden hacer con un procesador de textos y construir un archivo que servir para evaluar esta prctica. A continuacin se indican los aspectos principales que se pueden considerar en cada uno de los esquemas.

1. Elementos principales de la base de datos de Works: tabla, registros, campos, modos de presentacin, tipos de datos y sus caractersticas.

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Proyecto

Prctica 1 Entorno de trabajo

2. Estructura de la ayuda. Formas de acceso a la ayuda de Works, tipos de ayuda, caractersticas de la ayuda. En este caso puede ser suficiente con recorrer los distintos tipos de ayuda que se ofrecen, leer algunos ejemplos sobre los aspectos relacionados con los temas de esta prctica y anotar qu partes tiene la ayuda, cmo est estructurada y qu tipo de informacin proporciona cada tipo. 3. Mtodos de acceso con el ratn y con el teclado. Hay que probar todas las posibilidades que se ofrecen para recorrer el texto visualmente o para llevar el cursor a un lugar concreto, las ms relevantes se indican a continuacin:

Desplazamiento por Ir al siguiente Registros ltimo ltimo de la pantalla ltimo Campos siguiente al ltimo de la pantalla Tabla ltimo dato

Ir al anterior primero primero de la pantalla al primero anterior primero de la pantalla primer dato

Para realizar el proyecto, se pueden seguir distintos caminos. Cada alumno del curso debe elegir el que se adapte ms a sus conocimientos y sus preferencias de aprendizaje. La opcin ms libre, adecuada para las personas que conozcan algunos contenidos de esta prctica, consiste en tratar de realizarlo sin ninguna gua, simplemente probando las opciones del programa en el orden que se crea ms conveniente. Ayuda Si se poseen ciertos conocimientos sobre el tema, pero surgen algunas dudas, se puede utilizar la ayuda del programa, que es parte de los contenidos de esta prctica, aunque en este caso lo ms recomendable es seguir alguna de las opciones que se proponen a continuacin.

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Prctica 1 Entorno de trabajo

Proyecto

Propuesta de actividades En esta seccin, que est a continuacin, se plantea una posible secuencia de actividades que recorren todas las opciones y operaciones que permiten alcanzar los objetivos de esta prctica.

Actividades guiadas En Actividades guiadas se explican detalladamente los pasos que hay que dar para realizar todas las actividades que se indican en la Propuesta de actividades y que son necesarias para alcanzar los objetivos de esta prctica. Independientemente de los conocimientos que se tengan sobre la base de datos, todos los alumnos y alumnas de este curso deben leer estas explicaciones, puesto que pueden encontrar, en ellas, aspectos que no conozcan o procedimientos ms eficaces para realizar las actividades.

Actividades complementarias La Propuesta de actividades complementarias de la prctica 1, que se encuentra en el apartado Ejercicios de la mesa de trabajo, muestra cmo se puede utilizar la Base de datos de Works por medio del Selector de tareas.

Actividades complementarias guiadas Este apartado incluye la explicacin de cmo se pueden hacer las actividades complementarias y tambin se encuentra en Ejercicios de la mesa de trabajo.

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Prctica 1 Entorno de trabajo

PROPUESTA DE ACTIVIDADES

ACTIVIDAD 1.1: Iniciar la aplicacin de Base de datos de Works abriendo un archivo existente

Iniciar o ejecutar la aplicacin de Base de datos de Works desde el botn Inicio de Windows o haciendo doble clic sobre su icono. Abrir el archivo Prctica 1 BD.
ACTIVIDAD 1.2: Cmo se utiliza la Ayuda de Works

Aprender a utilizar la ayuda de Works viendo la informacin que hay en el apartado Utilizar la ayuda de Works, que ofrece el Asistente para ayuda de Works que aparece cuando se activa la opcin Ayuda de Works del men ? Con esta actividad se pretende que estemos preparados para que en el futuro podamos obtener la informacin que necesitemos en la ayuda, para lo cual se debe ver qu aspectos contiene cada una de las distintas formas de ayuda: el Asistente para ayuda, el Contenido, el ndice y la ayuda que presta en los cuadros de dilogo el botn ? Si se ha hecho esta actividad en las prcticas del Procesador de textos de Works o en las de la Hoja de clculo, se puede pasar a la siguiente actividad.

ACTIVIDAD 1.3: Ayuda de Works. Paseos: Base de datos

Ver la informacin que ofrece la ayuda de Works en los hipertextos de la opcin Paseos: Base de datos.
ACTIVIDAD 1.4: Elementos comunes de las ventanas de aplicacin

Observar la ventana de la aplicacin de la Base de datos de Works e identificar los siguientes elementos: La barra de ttulo. El cuadro del men de control.

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Propuesta de actividades

Prctica 1 Entorno de trabajo

Los botones de control de la ventana: Minimizar, Maximizar o Restaurar y Cerrar. La barra de mens.
ACTIVIDAD 1.5: Barra de herramientas

Desactivar y activar la barra de herramientas.


ACTIVIDAD 1.6: Asistente para ayuda de Works. Cambiar las vistas de la Base de datos

Utilizar el Asistente para ayuda de Works para obtener informacin sobre las distintas formas de ver la informacin contenida en un documento de Base de datos.
ACTIVIDAD 1.7: Presentacin de la informacin: Formulario y Lista. Registros y campos

Observar la Presentacin de formulario de la base de datos. Observar la Presentacin de lista. Identificar los campos y los registros en ambas presentaciones.
ACTIVIDAD 1.8 Desplazamiento de la Lista utilizando el ratn

Ver las distintas zonas del documento de Base de datos, desplazndolo por la pantalla con el ratn y: Los botones de desplazamiento horizontal y vertical. Las barras de desplazamiento horizontal y vertical. Los cuadros de desplazamiento horizontal y vertical.
ACTIVIDAD 1.9: Contenido de la ayuda de Works. Desplazar una Base de datos con el ratn

Ver la informacin que ofrece el Contenido de Works sobre desplazar un documento con el ratn.

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Prctica 1 Entorno de trabajo

Propuesta de actividades

ACTIVIDAD 1.10: Desplazamiento del campo que est activo en la Lista utilizando el teclado

Desplazar la situacin del campo activo en la Presentacin de lista con las teclas:

+ +

+ +

ACTIVIDAD 1.11: Ayuda de Works. Desplazar un documento con el teclado

Ver la ayuda que ofrece el Contenido de Works para desplazar el punto de insercin o cursor por la base de datos con el teclado.

ACTIVIDAD 1.12 Desplazamiento del Formulario utilizando el ratn

Ver los distintos registros de la base de datos, utilizando el ratn y los botones:

ACTIVIDAD 1.13 Informacin de la Barra de estado

Desplegar cada uno de los mens y desplazar el puntero del ratn por las distintas opciones, observando la lnea o Barra de estado para ver los mensajes que nos enva en cada caso. Ver qu pasa en la Barra de estado cuando se activan y desactivan las teclas Bloq Mays y Bloq Num.

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Propuesta de actividades

Prctica 1 Entorno de trabajo

ACTIVIDAD 1.14: Zoom

Probar las opciones que ofrece el cuadro Zoom que se encuentra a la izquierda de la barra de desplazamiento horizontal y la opcin del mismo nombre del men Ver, tanto en modo Lista como en modo Formulario.

ACTIVIDAD 1.15: Tipos de datos

Averiguar qu tipos de datos contiene la base de datos Prctica 1 BD.


ACTIVIDAD 1.16: Ayuda de Works. Botn Qu es esto? de la ventana de dilogo Campo

Utilizar el botn de ayuda Qu es esto? para ver cmo se utilizan los elementos que aparecen en la ventana de la opcin Campo del men Formato, cuando est activo un campo de tipo En serie.
ACTIVIDAD 1.17: Dividir la pantalla de la Presentacin de lista en secciones

Dividir la pantalla en cuatro zonas para ver los nombres de los cuatro primeros clientes y los cuatro ltimos, junto con sus horarios de visita, tal y como se muestra en la siguiente imagen.

ACTIVIDAD 1.18: Proteger los datos

Averiguar si el campo Cdigo est protegido. Proteger todos los datos contenidos en Prctica 1 BD para que no puedan ser modificados.

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Prctica 1 Entorno de trabajo

Propuesta de actividades

Desactivar la proteccin que impide modificar los datos de Prctica 1 BD. Proteger la informacin de los quince primeros campos de la base de datos. Desactivar la proteccin de los quince primeros campos de la base de datos, salvo el campo Cdigo.
ACTIVIDAD 1.19: Lneas de la cuadrcula

Desactivar y activar la opcin Lneas de la cuadrcula del men Ver en Presentacin de lista para observar qu efecto produce.
ACTIVIDAD 1.20: Salir del programa

Salir o Cerrar el programa sin guardar los cambios.

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Prctica 1 Entorno de trabajo

ACTIVIDADES GUIADAS

ACTIVIDAD 1.1: Iniciar la aplicacin de Base de datos de Works abriendo un archivo existente

Iniciar o ejecutar la aplicacin de Base de datos de Works desde el botn Inicio de Windows o haciendo doble clic sobre su icono. Abrir el archivo Prctica 1 BD.
......................................................................................Resolucin ............................................................................................

1.

Una de las formas de iniciar la Base de datos desde Windows consiste en hacer clic sobre el botn Inicio, elegir Programas, despus Microsoft Works y por fin Base de datos de Microsoft Works. De esta forma se abre una ventana que nos ofrece tres posibilidades, crear un documento nuevo (en blanco) de Base de datos, utilizar una plantilla o abrir una base de datos existente.

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Actividades guiadas

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2.

Si elegimos la tercera opcin, aparece la ventana Abrir.

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Actividades guiadas

3.

En la ventana Abrir podemos elegir la carpeta que contiene los archivos de trabajo.

4.

Dentro de esta carpeta seleccionamos el archivo Prctica 1 BD y pulsamos el botn Abrir.

Otra manera de iniciar la Base de datos desde Windows consiste en hacer doble clic sobre su icono de acceso directo del escritorio, en caso de que exista dicho icono.

Si no existe el icono de acceso directo a la Base de datos de Works en el escritorio se puede crear de la manera siguiente: Se hace clic en el botn Inicio.

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Se elige Programas y despus Microsoft Works. Se hace clic con el botn secundario del ratn sobre Base de datos de Works. En el men contextual que aparece se activa Enviar a y se elige Escritorio (Crear acceso directo).

En las actividades complementarias de esta misma prctica se indican distintas formas de iniciar el trabajo con la Base de datos de Works desde el Selector de tareas de Works.

El mejor procedimiento para abrir un documento de Base de datos de Works, cuando la aplicacin de Base de datos est iniciada, consiste en hacer clic sobre el botn Abrir de la barra de herramientas. En la ventana de dilogo que aparece se despliega el cuadro de lista Buscar en para elegir la carpeta que contiene los documentos de trabajo del curso, en la que se selecciona el archivo y se pulsa el botn Abrir o se hace doble clic sobre el archivo. Otro procedimiento consiste en activar la opcin Abrir que se encuentra en el men Archivo de la Base de datos de Works y seguir todos los pasos indicados anteriormente hasta que en el cuadro Buscar en encontremos la carpeta adecuada y el nombre del documento. Una vez que se ha abierto el documento y lo estamos viendo en la pantalla se puede Cerrar haciendo clic sobre el botn de este nombre que se encuentra en la esquina superior de la ventana o activando la orden Cerrar del men Archivo.

ACTIVIDAD 1.2: Cmo se utiliza la Ayuda de Works

Aprender a utilizar la ayuda de Works viendo la informacin que hay en el apartado Utilizar la ayuda de Works, que ofrece el Asistente para ayuda de Works que aparece cuando se activa la opcin Ayuda de Works del men ?

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Actividades guiadas

Con esta actividad se pretende que estemos preparados para que en el futuro podamos obtener la informacin que necesitemos, para lo cual se debe ver qu aspectos contiene cada una de las distintas formas de ayuda: el Asistente para ayuda, el Contenido, el ndice y la ayuda que presta en los cuadros de dilogo el botn ?
......................................................................................Resolucin ............................................................................................

Si se ha hecho esta actividad en las prcticas del Procesador de textos de Works o en las de la Hoja de clculo, se puede pasar a la siguiente actividad.

1.

Se despliega el men ? (Ayuda) de la Base de datos de Works, se elige Ayuda de Works y aparece una ventana con el Asistente para ayuda de Works que nos ofrece varios apartados.

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Actividades guiadas

Prctica 1 Entorno de trabajo

2.

Se elige el que se ha mencionado en el enunciado de la actividad, es decir, Utilizar la ayuda de Works. Se hace clic sobre el ttulo de este apartado y se leen las explicaciones que contiene.

ACTIVIDAD 1.3: Ayuda de Works. Paseos: Base de datos

Ver la informacin que ofrece la ayuda de Works en los hipertextos de la opcin Paseos: Base de datos. Si estamos leyendo las explicaciones del apartado Utilizar la ayuda de Works, que nos ofrece el Asistente para ayuda de Works, podemos pulsar el botn Atrs de la ventana de la Ayuda de Works y elegir el siguiente apartado que nos ofrece el Asistente para ayuda de Works, que es Paseos: Base de datos.

1.

En el caso de que hayamos cerrado la ventana de la Ayuda de Works debemos desplegar de nuevo el men ? (Ayuda) de la Base de datos de Works, elegir Ayuda de Works y hacer clic sobre el apartado Paseos: Base de datos.

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Actividades guiadas

2.

En la ventana de Paseos de Works, que nos da la bienvenida a la Base de datos, aparecen cuatro enlaces con ventanas de informacin. Conviene en estos momentos hacer clic en el enlace Conceptos bsicos de la Base de datos para ver la informacin general sobre esta aplicacin de Works, que est contenida en sus cuatro pginas de hipertextos.

3.

Cuando se ha terminado de ver la informacin del paseo, se cierra la ventana de ayuda haciendo clic en el botn Cerrar que hay en la esquina superior derecha.

ACTIVIDAD 1.4: Elementos comunes de las ventanas de aplicacin

Observar la ventana de la aplicacin de la Base de datos de Works e identificar los siguientes elementos: La barra de ttulo. El cuadro del men de control. Los botones de control de la ventana: Minimizar, Maximizar o Restaurar y Cerrar. La barra de mens.
......................................................................................Resolucin ............................................................................................

1.

En la parte superior de la ventana de la Base de datos de Works, como ocurre en las ventanas de todas las aplicaciones o programas que funcionan en el entorno de trabajo Windows, se encuentra la barra de ttulo que contiene el nombre del programa y el nombre del documento, en caso de que se haya guardado el archivo en el disco, pues si todava no se ha guardado el archivo lo que aparece es Base de datos no guardada.

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Cuando un archivo de base de datos de Works est abierto, se puede observar en la barra de ttulo que su nombre aparece seguido de .wdb, es decir, Prctica 1 BD.wdb. sta es la extensin que aade el programa de Base de datos de WORKS a todos los nombres de archivo de Base de datos, en caso de que no hayamos especificado otra extensin distinta. Siempre conviene respetar el tipo de extensin de las distintas clases de documentos, pues es la forma que se suele utilizar para distinguirlos. Por ejemplo unos archivos que se llamen Plano de la casa.pcx y Foto de la casa.bmp deberan ser archivos de dibujo, Descripcin de la casa.txt sera un archivo de texto, Contrato de la casa.wps un documento del procesador de textos de Works, Contabilidad de la casa.xlr un archivo de hoja de clculo, tambin de Microsoft Works y Biblioteca.wdb sera un archivo de base de datos de Works.

2.

A la izquierda de dicha barra se encuentra el botn del men de control de la ventana de la aplicacin.

3.

A la derecha de la barra de ttulo estn los botones Minimizar, Maximizar o Restaurar y Cerrar.

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Actividades guiadas

4.

Debajo de la barra de ttulo est la barra de mens en la que aparecen los nombres de los mens que contienen las distintas opciones del programa.

5.

Se pueden ir desplegando todos los mens para leer las opciones que contienen. No se trata de aprender los nombres de todas las opciones, sino solamente ver qu posibilidades hay, puesto que se van a ir utilizando a lo largo del curso y entonces se ver cmo actan y cmo hay que utilizar dichas opciones.

Para desplegar un men se hace clic con el botn principal del ratn sobre el nombre de ese men, de esta forma se despliega una persiana que contiene la lista de opciones de dicho men. Si se desplaza el puntero del ratn sobre los nombres de los distintos mens se van desplegando sus correspondientes persianas. Si se quiere utilizar una de esas opciones basta hacer clic sobre ella para activarla. Para cerrar la persiana de un men basta hacer clic con el botn principal del ratn cuando el puntero del ratn est fuera de la persiana.

ACTIVIDAD 1.5: Barra de herramientas

Desactivar y activar la barra de herramientas.

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......................................................................................Resolucin ............................................................................................

1.

Cuando se instala el programa Works, en la Base de datos est activa (y por lo tanto est visible) la barra de herramientas. Para desactivarla hay que desplegar el men Ver y hacer clic en la opcin Barra de herramientas. De esta manera la barra desaparece de la ventana de la Base de datos.

2.

Si queremos volver a ver la barra de herramientas tenemos que repetir el proceso, es decir, desplegar de nuevo el men Ver y hacer clic sobre la opcin Barra de herramientas.

La barra de herramientas facilita el trabajo con la Base de datos, pues presenta una fila de botones con iconos cuyo dibujo ayuda a recordar la funcin que realiza, pero adems, si se mantiene un instante el puntero del ratn sobre el icono, aparecer el nombre de la opcin correspondiente y en la barra de estado, que es la ltima lnea de la pantalla, se ver una explicacin breve de su funcin. Los botones de la barra de herramientas no realizan funciones diferentes de las que muestran los mens, sino que proporcionan una seleccin de las opciones ms utilizadas.

3.

Se puede ir situando el puntero del ratn sobre cada uno de los iconos de la barra de herramientas y leer la descripcin que aparece. Muchas de ellas nos recordarn las opciones de los mens que se han ledo en la actividad anterior.

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Como se ha dicho anteriormente, cuando se instala el programa Works, en la Base de datos est activa la barra de herramientas. Si se desactiva y se cierra el programa, la siguiente vez que se inicie la aplicacin la barra de herramientas no estar visible, por lo que habr que activarla siguiendo los pasos que se acaban de indicar en esta actividad.

ACTIVIDAD 1.6: Asistente para ayuda de Works. Cambiar las vistas de la Base de datos

Utilizar el Asistente para ayuda de Works para obtener informacin sobre las distintas formas de ver la informacin contenida en un documento de Base de datos.
......................................................................................Resolucin ............................................................................................

1.

Es posible que la ventana de la Ayuda de Works est visible, pero en caso de que no sea as, se puede activar siguiendo los siguientes pasos: se despliega el men Ayuda, se elige la opcin Ayuda de Works, al abrirse la ventana Ayuda de Works aparece activo el Asistente para ayuda de Works.

2.

Se elige el segundo tema que es Cambiar las vistas de la Base de datos, se lee la informacin contenida en la ventana y en los hipervnculos, que son las palabras de color azul. Se puede mirar tambin el enlace Vistas de la Base de datos que hay al final de la ventana en Temas relacionados.

La ventana de la Ayuda de Works contiene las tres formas principales de ayuda que nos ofrece Works y que se vieron en la ACTIVIDAD 1.2, es decir, Asistente para Ayuda, Contenido e ndice. Las tres conducen a la misma informacin, pero por distintos caminos y se debe elegir la que ms convenga al tipo de duda que tengamos. El Asistente para Ayuda se debe utilizar cuando se quiera saber el procedimiento que se debe seguir para realizar una accin concreta de la cual no conocemos su nombre, por ejemplo para buscar cmo aplicar una trama a un campo, bastara escribir poner color de fondo y se obtienen varios

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Actividades guiadas

Prctica 1 Entorno de trabajo

temas entre los que se encuentra Agregar color y sombreado. El Contenido presenta la informacin general de los temas de Ayuda tal y como se encontraran en un libro. Por lo tanto se debe utilizar cuando se desea obtener toda la informacin correspondiente a un tema, o no se conoce exactamente el nombre de la accin concreta que se quiere realizar. Por ejemplo, en el caso de que queramos aadir un texto con un efecto especial WordArt y no recordemos que el nombre de la opcin es Sombreado, podemos consultar el tema Agregar objetos y elementos especiales a un formulario, elegir Agregar una imagen, WordArt, nota o ecuacin y, por fin, Agregar texto especial utilizando WordArt.

El ndice se puede utilizar cuando se conozca una o dos palabras especficas relacionadas con una actividad y se desee obtener ms informacin. Por ejemplo, si se desea saber cmo se utilizan los filtros, se puede buscar en la lista del ndice la palabra filtro y al hacer doble clic sobre ella, aparece una larga lista de temas relacionados con los filtros.

3.

Cuando se ha terminado de ver la informacin de la ayuda, se puede cerrar la ventana de ayuda haciendo clic en el botn Cerrar ayuda que hay en la esquina superior derecha de esa ventana.

ACTIVIDAD 1.7: Presentacin de la informacin: Formulario y Lista. Registros y campos

Observar la Presentacin de formulario de la base de datos. Observar la Presentacin de lista. Identificar los campos y los registros en ambas presentaciones.

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Actividades guiadas

......................................................................................Resolucin ............................................................................................

1.

Al abrir el archivo Prctica 1 BD ha aparecido en la pantalla la Presentacin de formulario que muestra la informacin relativa a uno de nuestros clientes que es la empresa ALUMEN S.A., con datos de la empresa de distinto tipo que podemos necesitar, como son el cdigo que la identifica, su nombre, el CIF, su direccin compuesta por la calle, el distrito postal, la localidad y la provincia, los telfonos, los datos bancarios, el horario de visita, etc.

Todos estos datos que se ven en la pantalla constituyen uno de los registros de la base de datos, que es el equivalente a una de las fichas de cartulina de un archivo clsico no gestionado mediante ordenador. Cada uno de estos elementos: cdigo, telfono, CIF, etctera, constituye lo que se denomina un campo y dentro de cada campo se distingue el nombre, por ejemplo Cdigo y el contenido, que en este caso es 00010; el campo de nombre CIF tiene en este registro como contenido el dato Z-01745382; el campo de nombre Actividad tiene como contenido Carpintera.

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Al ir pulsando la tecla de tabulacin, vamos activando la zona del contenido de los distintos campos del registro y podemos ver que ese contenido aparece tambin en la Barra de edicin, que se encuentra debajo de la barra de herramientas. La Barra de edicin se denomina as porque nos permite modificar el contenido del campo, como se ver en una prctica posterior.

2.

Si se pulsa el botn Presentacin de lista que est en la barra de herramientas, o se activa la opcin Lista del men Ver, pasamos a ver la informacin de la base de datos con otro aspecto.

Acabamos de ver que la opcin Formulario muestra cada registro por separado, con todos sus campos, es decir en forma de ficha.

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Con la opcin Lista la informacin aparece en forma de tabla, en la que los registros constituyen las filas y los campos forman las columnas. Como rtulo de cada columna, sobre cada uno de los campos, aparece el nombre del campo, por ejemplo: Cdigo, Cliente, Calle, Localidad, Provincia, D.P., Telfono, Mvil, Fax, etc. A la izquierda de cada fila, aparece el nmero del registro. En la primera fila se encuentran todos los datos de la empresa ALUMEN S.A. que se han visto en el Formulario, es decir el contenido de cada uno de los campos de ese registro: 00010, ALUMEN, S.A., Campo Alto, 25, Madrid, Madrid, 28125, 918398213 etc. Por lo general, cuando utilizamos la Presentacin de lista, no podemos ver todos los registros, ni todos los campos de cada registro, pues no suelen caber en la pantalla; pero se pueden ir viendo si utilizamos el ratn y las barras de desplazamiento o el teclado, como es habitual en Windows. Los movimientos con el ratn se realizan pulsando las flechas o moviendo los cuadros de desplazamiento que estn en las barras de desplazamiento; stas son la barra que hay a la derecha de la ventana y la que est en la parte inferior. Las teclas de desplazamiento son prcticamente las mismas que se utilizan en el Procesador de textos y en la Hoja de clculo, con ligeras diferencias.

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Actividades guiadas

Prctica 1 Entorno de trabajo

Inicialmente hay un campo que est activo, esto quiere decir que si escribimos un dato ste se introduce como contenido de dicho campo. Al ir pulsando la tecla de tabulacin vamos activando la zona del contenido de los distintos campos del registro. Si observamos cmo se muestra en la Barra de edicin el contenido del campo que est activo, podemos ver que cuando se trata de un texto, como en el caso del Cdigo, el nombre del cliente, el CIF y la calle van precedidos de comillas, mientras que en el campo no se ven esas comillas; cuando se trata de un nmero, de una fecha o de una hora, como es el caso del DP, los telfonos, la fecha de alta, los datos bancarios y el horario de visitas, el contenido del campo no va precedido de comillas en ninguno de los dos sitios. Si queremos activar un campo determinado basta hacer clic con el botn principal del ratn sobre l.

3.

Si se pulsa el botn Presentacin de formulario que est en la barra de herramientas, o se activa la opcin Formulario del men Ver, volvemos a ver la informacin de la base de datos con aspecto de ficha.

En el Formulario podemos observar que, en algunos casos, se muestra el nombre del campo, como por ejemplo en Cdigo, CIF, Telfono, etctera, pero en otros casos el nombre no aparece, como es el caso de Cliente, Calle, Localidad, Provincia, etctera. En cambio, aparecen palabras que no se encuentran en la Presentacin de Lista, porque no son nombres ni contenidos de campos, como por ejemplo: Cl, Datos bancarios, Da y horario de visita y De...a...Tiempo:. Estas son etiquetas con textos que se pueden aadir slo en el Formulario y que tratan de que la informacin est ms clara y accesible. Tambin se aprecian algunos elementos que no aportan informacin y que se han utilizado para organizar los datos o para mejorar la presentacin, como por ejemplo el texto con efecto especial de la cabecera, los distintos rectngulos y el dibujo del ordenador.

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En la Presentacin de formulario el nombre del campo va seguido siempre del signo dos puntos (:).

ACTIVIDAD 1.8 Desplazamiento de la Lista utilizando el ratn

Ver las distintas zonas del documento de Base de datos, desplazndolo por la pantalla con el ratn y: Los botones de desplazamiento horizontal y vertical. Las barras de desplazamiento horizontal y vertical. Los cuadros de desplazamiento horizontal y vertical.

......................................................................................Resolucin ............................................................................................

1.

Para ver cmo se desplaza la Lista con el ratn se pasa a la Presentacin de Lista y se deben probar todas las posibilidades. Para comenzar se puede hacer clic varias veces sobre el botn de desplazamiento vertical hacia abajo y despus hacer clic varias veces sobre el botn de desplazamiento vertical hacia arriba.

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Actividades guiadas

Prctica 1 Entorno de trabajo

2.

Otra prueba consiste en hacer clic varias veces en la barra de desplazamiento vertical, por debajo del cuadro de desplazamiento; despus se hace clic otras tantas veces en la barra de desplazamiento vertical, por encima del cuadro de desplazamiento.

3.

La tercera prueba para desplazar el documento hacia arriba o hacia abajo consiste en arrastrar el cuadro de desplazamiento en esas direcciones.

4.

Para ver cmo funcionan los elementos que permiten el desplazamiento horizontal del documento con el ratn se puede hacer clic varias veces sobre el botn de desplazamiento horizontal hacia la derecha y despus hacer clic varias veces sobre el botn de desplazamiento horizontal hacia la izquierda.

5.

La siguiente prueba consiste en hacer clic varias veces en la barra de desplazamiento horizontal, a la derecha del cuadro de desplazamiento y despus hacer clic otras tantas veces en la misma barra, a la izquierda del cuadro de desplazamiento.

6.

Por fin, se puede arrastrar el cuadro de desplazamiento hacia la derecha y hacia la izquierda.

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Actividades guiadas

La conclusin de las pruebas anteriores se resume en la tabla siguiente.


Para desplazar la Lista Un registro hacia arriba Una registro hacia abajo Un campo hacia la izquierda Un campo hacia la derecha A una zona especfica de la Lista A la pantalla anterior A la pantalla siguiente A la pantalla de la derecha A la pantalla de la izquierda Hay que hacer Clic en la flecha de desplazamiento hacia arriba Clic en la flecha de desplazamiento hacia abajo Clic en la flecha de desplazamiento a la izquierda Clic en la flecha de desplazamiento a la derecha Arrastrar el cuadro de desplazamiento Clic en la barra de desplazamiento, encima del cuadro Clic en la barra de desplazamiento, debajo del cuadro Clic en la barra de desplazamiento, a la derecha del cuadro Clic en la barra de desplazamiento, a la izquierda del cuadro

ACTIVIDAD 1.9: Contenido de la ayuda de Works. Desplazar una Base de datos con el ratn

Ver la informacin que ofrece el Contenido de Works sobre desplazar un documento con el ratn.
......................................................................................Resolucin ............................................................................................

1.

Si la ayuda no se encuentra visible, se activa con la opcin Contenido del men ?

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Actividades guiadas

Prctica 1 Entorno de trabajo

2.

Se elige el tema Trabajar con las funciones bsicas de la Base de datos, a continuacin se elige el apartado Trabajar con documentos y ventanas de programa y por fin Desplazarse dentro de un documento utilizando el mouse.

ACTIVIDAD 1.10: Desplazamiento del campo que est activo en la Lista utilizando el teclado

Desplazar la situacin del campo activo en la Presentacin de lista con las teclas:

+ +

+ +

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Actividades guiadas

1.

Las teclas de Edicin o la combinacin de la tecla Control con dichas teclas permite el desplazamiento del campo activo. En esta actividad conviene activar cualquier campo, en cualquier registro de la Base de datos, que no debe ser ni el primero ni el ltimo, sino que conviene situar el cursor por el medio de la lista, e ir probando las teclas o combinaciones de teclas propuestas, hasta que se comprenda su funcionamiento.

La conclusin de las pruebas anteriores se resume en la tabla siguiente.

Cuando se pulsa
Flecha arriba Flecha abajo Flecha izquierda Flecha derecha Ctrl+flecha arriba Ctrl+flecha abajo Ctrl+flecha izquierda Ctrl+flecha derecha Fin Inicio Ctrl+fin Ctrl+inicio Re Pg Av Pg

El campo activo pasa Un registro hacia arriba Un registro hacia abajo Un campo a la izquierda Un campo a la derecha Al primer valor del campo activo Al ltimo valor del campo activo Al primer campo del registro del campo activo Al ltimo campo del registro del campo activo Al ltimo campo del registro del campo activo Al primer campo del registro del campo activo Al final de la base de datos Al principio de la base de datos Una pantalla hacia arriba Una pantalla hacia abajo

Cuando se desplaza la Lista de la base de datos con las teclas de edicin o la combinacin de la tecla Control con las teclas de edicin se cambia el campo activo, pero cuando se desplaza el documento con el ratn y las barras de desplazamiento no se cambia el campo activo. Ya se ha visto que pulsando las teclas de movimiento del cursor se van activando distintos campos. Una forma de activar un campo determinado consiste en hacer clic con el
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Actividades guiadas

Prctica 1 Entorno de trabajo

botn principal del ratn sobre l, para comprobarlo se puede hacer clic sobre distintos campos y observar que se van activando o seleccionando y que su contenido aparece en la barra de edicin.

ACTIVIDAD 1.11: Ayuda de Works. Desplazar un documento con el teclado

Ver la ayuda que ofrece el Contenido de Works para desplazar el punto de insercin o cursor por la base de datos con el teclado.

......................................................................................Resolucin ............................................................................................

1.

Si la ayuda no se encuentra visible, se activa la opcin Contenido del men ?

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Actividades guiadas

2.

Se elige el tema Trabajar con las funciones bsicas de la Base de datos, a continuacin se elige el apartado Trabajar con documentos y ventanas de programa y por fin Utilizar mtodos abreviados de teclado para desplazarse por un documento.

ACTIVIDAD 1.12 Desplazamiento del Formulario utilizando el ratn

Ver los distintos registros de la base de datos, utilizando el ratn y los botones:

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Actividades guiadas

Prctica 1 Entorno de trabajo

......................................................................................Resolucin ............................................................................................

1.

Se activa la Presentacin de formulario, se hace clic varias veces sobre el botn Registro siguiente para ver los registros 2, 3, 4, etctera. Se hace clic sobre el botn Nuevo registro para ver el registro 42, que es el primer registro vaco de la base de datos y nos permite ver e imprimir el formulario vaco. En este registro podramos incluir los datos de un nuevo cliente. Si se hace clic varias veces sobre el botn Registro anterior podremos ir viendo los registros 41, 40, 39, etctera. Si hacemos clic sobre el botn Primer registro volvemos a ver el registro 1.

Igual que sucede en la Presentacin de lista, en la Presentacin de formulario el contenido del campo que est activo se encuentra tambin en la Barra de edicin y cuando se trata de un texto, va precedido de comillas en la Barra de edicin, mientras que en el campo no se ven esas comillas. Cuando se trata de un nmero, de una fecha o de una hora, no va precedido de comillas en ninguno de los dos casos.

ACTIVIDAD 1.13 Informacin de la Barra de estado

Desplegar cada uno de los mens y desplazar el puntero del ratn por las distintas opciones, observando la lnea o Barra de estado para ver los mensajes que nos enva en cada caso. Ver qu pasa en la Barra de estado cuando se activan y desactivan las teclas Bloq Mays y Bloq Num.

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Actividades guiadas

......................................................................................Resolucin ............................................................................................

1.

Cuando se desplaza el puntero del ratn por las distintas opciones de los mens, se puede observar que en el lado izquierdo de la Barra de estado se indica brevemente qu significa cada una de esas opciones que hay en cada men.

2.

En la parte derecha de la Barra de estado se encuentran los botones MAY y NUM; cada uno de ellos se activa o desactiva cuando se pulsan las teclas Bloq Mays y Bloq Num, respectivamente.

Las teclas Bloq Mays y Bloq Num tienen en la Base de datos la misma funcin que en el Procesador de textos y en la Hoja de clculo.

ACTIVIDAD 1.14: Zoom

Probar las opciones que ofrece el cuadro Zoom que se encuentra a la izquierda de la barra de desplazamiento horizontal y la opcin del mismo nombre del men Ver, tanto en modo Lista como en modo Formulario.
......................................................................................Resolucin ............................................................................................

Cuando los datos tienen un tamao de caracteres muy pequeo puede resultar muy difcil leerlos y corregirlos. Por eso la Base de datos de Works nos ofrece la opcin Zoom, es decir, permite acercar el documento, de forma que veamos el contenido ms grande, sin cambiar el tamao de los caracteres, por lo que la configuracin del Zoom no afecta al aspecto que tendr el documento al imprimirlo.
Base de datos de Works 51

Actividades guiadas

Prctica 1 Entorno de trabajo

Tambin puede ser necesario tener una visin ms amplia de los datos, es decir "alejar" el documento; esto tambin lo podemos hacer a travs de la opcin Zoom.

1.

Tanto en modo Lista como en modo Formulario, se pulsa varias veces el botn que se encuentra a la derecha del cuadro de lista Zoom, junto a la barra de desplazamiento horizontal. De esta forma se ir viendo la Base de datos al 150%, al 200% y al 400%, como si nos furamos acercando cada vez ms a la lista.

2.

Se pulsa varias veces el botn que se encuentra, junto con el botn , a la derecha del cuadro de lista Zoom y se ir viendo la Base de datos al 200% al 150%, al 100%, al 75% y al 50%, como si nos furamos alejando cada vez ms de la lista.

3.

Se despliega el men Ver, se activa la opcin Zoom y se activa el botn 100%. En la ventana Zoom se dice que esta opcin no afecta a la impresin, es decir, el Zoom produce un efecto que slo se aprecia en la pantalla y la Base de datos no se ha modificado al utilizar esta opcin.

4.

En la ventana Zoom tambin se encuentra el botn Personalizado (%), de forma que cuando se activa, se puede determinar en el cuadro numrico el porcentaje que se quiere aplicar. Para probar esta opcin se puede escribir 85 en el cuadro numrico y pulsar el botn Aceptar.

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Cuando se aplica Personalizado (%), basta escribir el nmero, es decir, no hace falta escribir el signo de tanto por ciento (%). Tambin se puede aplicar un porcentaje distinto de los que ofrece Works haciendo clic en el cuadro de lista Zoom que se encuentra a la izquierda de la barra de desplazamiento horizontal, para ello se elige Personalizado y se escribe el porcentaje que queremos aplicar en el cuadro numrico.

ACTIVIDAD 1.15: Tipos de datos

Averiguar qu tipos de datos contiene la base de datos Prctica 1 BD.


......................................................................................Resolucin ............................................................................................

1.

A simple vista, el primer campo de la base de datos es un nmero, pero si activamos este campo en la Presentacin de Lista y elegimos la opcin Campo del men Formato podemos comprobar que el campo Cdigo tiene el formato En serie y observamos que el contenido del campo se muestra de distinta forma en la celda que en la Barra de edicin, pues en la celda del primer registro aparece como 00010 y en la Barra de edicin, aparece solamente 10.

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En los campos que tienen el formato En serie Works genera, de forma automtica, una serie de nmeros o de fechas, pues cuando se aade un registro a la base de datos, Works rellena este campo con el nmero de la serie que corresponde. Cuando se crea un campo de este tipo, hay que indicar a Works el primer nmero de la serie y el incremento que se debe aplicar para que se pueda generar la serie. Este tipo de campo est indicado para asignar cdigos o identificadores de manera automtica.

2.

Activando la opcin Campo del men Formato, podemos comprobar que los cuatro campos siguientes: Cliente, Calle, Localidad y Provincia son de tipo texto; en las celdas el contenido aparece sin comillas y en la Barra de edicin se muestra su contenido precedido de comillas.

3.

De nuevo, activando el sexto campo, es decir C.P. y mirando la ventana de la opcin Campo del men Formato, vemos que es un nmero, con un formato de nmero entero, que aade tantos ceros a la izquierda como sean necesarios para completar el nmero, hasta que tenga tantas cifras o dgitos como se haya especificado en su formato, que en este caso son 5. En el registro nmero 18

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Actividades guiadas

se puede ver que el 8557.

C.P.

es

08557

y en la Barra de edicin se ve simplemente

Cuando escribimos un nmero en la base de datos de Works se suprimen los ceros que escribamos a la izquierda del nmero, salvo que apliquemos el formato que tiene el campo
C.P.

4.

Los tres campos siguientes: Telfono, Mvil y Fax son nmeros que tienen un formato de nmero sin separador de las unidades de millar y sin cifras decimales. A estos campos tambin les podramos aplicar el formato de texto, puesto que no les vamos a tratar nunca como nmeros porque no vamos a necesitar realizar operaciones como sumar, restar, etctera.

5.

Los cinco campos que contienen los datos bancarios: Entidad, Oficina, D.C., T.C. y Cuenta son nmeros enteros con el mismo formato que D.P. para que se completen sus valores con ceros a la izquierda hasta que muestren 4, 4, 2, 3 y 7 cifras o dgitos, respectivamente. Por ejemplo, en los datos del campo Entidad de los registros 8, 19 y 24 se puede ver cmo se han completado los valores hasta mostrar 4 dgitos; en los datos del campo Oficina de los registros 1, 16, 18, 19, 20 se puede ver cmo se han completado los valores hasta mostrar 4 dgitos; en el dato del campo Cuenta del registro 11 se ha completado su valor hasta mostrar 7 dgitos.

6.

El siguiente campo, CIF, es de tipo texto.

7.

El campo Fecha de alta es de tipo fecha, con el formato de fecha larga en el que aparece slo el mes y el ao, es decir, no aparece el da.

Works permite utilizar formato de fecha corta: completa: 23/12/02 o incompleta: 23/12 12/02

Base de datos de Works

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Actividades guiadas

Prctica 1 Entorno de trabajo

y formato de fecha larga: completa: 23 de febrero de 2002 incompleta: febrero de 2002, 23 de febrero febrero.

8.

Los campos Actividad y Visita son tambin de tipo texto.

9.

Los tres ltimos campos: Apertura, Cierre y Tiempo son de tipo hora.

En esta base de datos no hay ningn campo de tipo valor lgico, es decir, un campo que pueda tomar los valores verdadero o falso, pero ya se vern campos de este tipo en otras prcticas. Este tipo de campo, que en otros gestores de Bases de datos se aplica con un formato especial, en Works se encuentra como un caso particular del formato Nmero. Otro tipo de dato que contempla la Base de datos de Works es el formato de Fraccin que se utiliza cuando queremos que los datos se muestren en forma de fraccin, en lugar de un nmero decimal.

10.

Se hace clic sobre cualquier dato del ltimo campo, es decir, del campo Tiempo. Podemos observar que en la barra de edicin no aparece el contenido del campo, es decir, no se ven los valores 5:00, 8:00, etctera, sino que se muestra la expresin:

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Actividades guiadas

=Cierre-Apertura

Esta expresin indica que los datos o contenido de este campo no se han introducido a mano, sino que se calcula de forma automtica, en cada registro, restando del valor del campo Cierre, el valor del campo Apertura, es decir, se calcula la diferencia entre la hora de Cierre y la hora de Apertura, con lo que se obtiene el Tiempo de visita. Si se ha trabajado previamente con la Hoja de clculo de Works, se puede ver que la manera de incluir expresiones en la Base de datos es semejante a la que se emplea en la Hoja de clculo, es decir, las expresiones deben empezar con el signo igual (=). Por otra parte, se pueden utilizar muchas funciones financieras, estadsticas, trigonomtricas, de fecha y hora y otras funciones matemticas y de texto que se utilizan tambin en la Hoja de clculo. Si se desea obtener ms informacin sobre la forma de introducir expresiones en los campos de la base de datos, se puede activar el Asistente para ayuda, se escribe funciones y se hace clic sobre el botn Buscar. Una vez que se han dado estos pasos, Works ofrece una lista de temas de ayuda que podemos consultar, como por ejemplo: Trabajar con frmulas, Escribir una frmula que utilice una funcin, Utilizar funciones de la Base de datos, etctera.

ACTIVIDAD 1.16: Ayuda de Works. Botn Qu es esto? de la ventana de dilogo Campo

Utilizar el botn de ayuda Qu es esto? para ver cmo se utilizan los elementos que aparecen en la ventana de la opcin Campo del men Formato, cuando est activo un campo de tipo En serie.

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Actividades guiadas

Prctica 1 Entorno de trabajo

......................................................................................Resolucin ............................................................................................

1.

Se activa el campo Cdigo y se elige la opcin Campo del men Formato, se hace clic sobre el botn de ayuda Qu es esto? que es el botn que est en la esquina superior derecha de la ventana y tiene el signo de interrogacin (?). En ese momento aparece un signo de interrogacin junto con el puntero del ratn y cuando se hace clic sobre cada uno de los elementos de la ventana, por ejemplo, sobre el cuadro de texto Siguiente valor, aparece una breve explicacin del significado de ese nmero y de cmo se puede cambiar.

2.

Se va haciendo clic sobre el botn de ayuda Qu es esto? y sobre los botones Incremento, En serie, General, Nmero, Fecha, Hora, Texto, Fraccin y sobre la casilla Introducir automticamente un valor predeterminado para leer las explicaciones que aparecen.

3.

Una vez que se han ledo las explicaciones, para que se cierre la ventana Formato, sin cambiar el tipo de datos, se pulsa el botn Cancelar.

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Prctica 1 Entorno de trabajo

Actividades guiadas

ACTIVIDAD 1.17: Dividir la pantalla de la Presentacin de lista en secciones

Dividir la pantalla en cuatro zonas para ver los nombres de los cuatro primeros clientes y los cuatro ltimos, junto con sus horarios de visita, tal y como se muestra en la siguiente imagen.

......................................................................................Resolucin ............................................................................................

1.

Se despliega el men Ver y al activar la opcin Dividir el puntero del ratn queda ligado al punto en el que se cruzan dos barras que se desplazan junto con el ratn y que se quedan fijas cuando se hace clic con el botn principal de ste.

2.

Se hace clic con el botn principal del ratn por debajo del cuarto registro y a la derecha del campo Cliente, para fijar las barras de divisin, con lo cual el documento de Base de datos queda dividido en cuatro zonas o secciones que se pueden desplazar de forma independiente, de dos en dos.

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Actividades guiadas

Prctica 1 Entorno de trabajo

3.

Utilizando las cuatro barras de desplazamiento (dos verticales y dos horizontales) que aparecen al dividir la pantalla, se puede colocar el documento tal y como aparece en la imagen.

4.

Para desactivar las barras de divisin basta hacer doble clic en el punto en el que se cruzan las dos barras.

Cada una de las barras de divisin de la pantalla se puede desplazar arrastrndola con el ratn hasta la posicin deseada y se hace desaparecer haciendo doble clic sobre ella.

Cuando se desactivan o quitan las barras de divisin se quedan en la ventana de la Base de datos dos marcas de las barras, que se denominan cuadros de divisin, uno de ellos situado en la parte superior de la barra de desplazamiento vertical y el otro a la izquierda del cuadro de Zoom que est junto a la barra de desplazamiento horizontal.

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Prctica 1 Entorno de trabajo

Actividades guiadas

Estas marcas se pueden utilizar para dividir la ventana de la Base de datos, sin tener que desplegar el men Ver, basta arrastrar estos cuadros de divisin hasta la posicin donde desee. Pueden usarse cada una por separado o ambas. Si escribimos la palabra dividir en el Asistente para ayuda de Works y seleccionamos el tema Mostrar simultneamente diferentes partes del mismo documento, al final de las explicaciones de esta opcin se encuentra el hipertexto Mostrar un ejemplo y cuando se hace clic sobre l, aparecen unas imgenes animadas que muestran cmo utilizar el cuadro de divisin.

ACTIVIDAD 1.18: Proteger los datos

Averiguar si el campo Cdigo est protegido.


......................................................................................Resolucin ............................................................................................

1.

Se activa cualquier dato del campo Cdigo en la Presentacin de lista, se pulsa cualquier tecla y se lee el mensaje que Works nos enva para avisarnos: No puede cambiar la informacin de un campo protegido.

2.

Si probamos a escribir cualquier cosa en otro campo, por ejemplo en el campo Cliente, podemos ver que se sustituye el contenido que haba por lo que hayamos escrito. Para recuperar el dato correcto podemos activar la opcin Deshacer Entrada del men Edicin.

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Actividades guiadas

Prctica 1 Entorno de trabajo

3.

Se activa de nuevo cualquier dato del campo Cdigo y se elige la opcin Proteccin del men Formato, se puede comprobar que est marcada la casilla Proteger campo y en la ventana Formato de proteccin se indica que el campo est protegido para impedir que se modifiquen los datos que contiene.

Ya se ha mencionado anteriormente que los campos del tipo En serie contienen cdigos que se utilizan como identificadores de los registros. Por eso, cuando utilizamos este tipo de campo, dejamos que Works genere la serie, de esta forma nos aseguramos que se escribirn todos los valores que queremos, sin saltarse ninguno y que no habr dos registros con el mismo identificador. Por ello, cuando se aplica a un campo el tipo En serie, Works lo protege para impedirnos que lo modifiquemos por error. Proteger todos los datos contenidos en Prctica 1 BD para que no puedan ser modificados.
......................................................................................Resolucin ............................................................................................c

4.

En la Presentacin de lista se despliega el men Edicin y se activa la opcin Seleccionar todo. De esta manera se seleccionan todos los datos contenidos en el archivo Prctica 1 BD. Si por error, se pulsa la tecla Suprimir (Supr), se eliminan todos estos datos. Si inmediatamente se activa la opcin Deshacer borrar del men Edicin se recuperan; pero si se realiza otra actividad, aunque sea muy simple, como pasar a la Presentacin de formulario, ya no se podr utilizar la opcin Deshacer y no se recuperan los datos. Desde luego que si no se guarda el archivo vaco, reemplazando al que haba almacenado en el disco, se puede volver a abrir el archivo y encontramos la informacin que tena la ltima vez que se guard.

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Actividades guiadas

Con esta actividad se comprueba lo fcil que puede ser destruir toda la informacin contenida en la base de datos, que ha podido costar un esfuerzo considerable reunir, organizar y almacenar. Esto justifica la necesidad de una opcin que no existe en el Procesador de textos, ni en la Hoja de clculo, que es la opcin Proteccin, que no se puede activar en la Presentacin de formulario, pues se encuentra slo en el men Formato de la Presentacin de lista y en el Diseo de formulario.

5.

Con todos los datos seleccionados, en la Presentacin de lista, se despliega el men Formato, se elige la opcin Proteccin, se activa la casilla Proteger campo y se pulsa el botn Aceptar. Si despus de proteger los datos se trata de borrar alguno de ellos, aparece una ventana de informacin indicando que no se puede cambiar la informacin de un campo protegido.

La proteccin de los datos no es permanente, en cualquier momento podemos desactivarla, para activarla posteriormente cuando lo consideremos necesario.

Desactivar la proteccin que impide modificar los datos de Prctica 1 BD.


......................................................................................Resolucin ............................................................................................

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Actividades guiadas

Prctica 1 Entorno de trabajo

6.

Para ver otra forma de seleccionar todos los datos en la Presentacin de lista se hace clic en la zona gris que est situada encima de los nmeros de los registros y a la izquierda de los nombres de los campos. Se despliega el men Formato y se elige de nuevo la opcin Proteccin, se desactiva la casilla Proteger campo y se pulsa el botn Aceptar. Despus de desactivar la casilla de proteccin, si se trata de borrar algn dato, ste desaparece, aunque se puede recuperar con la opcin Deshacer borrar del men Edicin.

No es necesario seleccionar todos los datos para protegerlos, pues se pueden proteger slo los campos que creamos oportuno, para lo cual habr que seleccionarlos previamente. La proteccin se aplica a campos completos, no se puede aplicar proteccin a unos registros s y a otros no, sino a los campos que se desee, pero la proteccin afecta a los datos de ese campo en todos los registros.

Proteger la informacin de los quince primeros campos de la base de datos.


......................................................................................Resolucin ............................................................................................

7.

Para seleccionar los quince primeros campos, se sita el puntero del ratn sobre el nombre del primer campo, es decir, sobre Cdigo, se pulsa el botn principal del ratn y sin soltarlo se desplaza el ratn hacia la derecha hasta el nombre del campo decimoquinto, que es CIF. Tambin se puede empezar la seleccin por el nombre del ltimo campo y arrastrar el ratn hasta el primero.

Para desactivar la seleccin basta hacer clic sobre cualquier dato.

8.

Una vez seleccionados los quince campos, se despliega el men Formato, se elige la opcin Proteccin, se activa la casilla Proteger campo y se pulsa el botn Aceptar. De esta manera no se podr modificar ninguno de los datos protegidos, pero s se podrn cambiar los datos de los seis ltimos campos que no lo estn.

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Prctica 1 Entorno de trabajo

Actividades guiadas

Se puede comprobar que al pulsar la tecla de tabulacin se va desplazando la celda activa slo por los datos de los campos que no estn protegidos, tanto en el modo Lista como en el modo Formulario; sta es otra manera de indicarnos que no tenemos posibilidad de modificar el resto de los datos. Pero si deseamos activar algn dato que se encuentra en un campo protegido, por ejemplo para ver cmo se presenta en la Barra de edicin, basta que hagamos clic sobre l.

Desactivar la proteccin de los quince primeros campos de la base de datos, salvo el campo Cdigo.
......................................................................................Resolucin ............................................................................................

9.

Se seleccionan todos los campos que hay desde el segundo al decimoquinto. Se despliega el men Formato y se elige de nuevo la opcin Proteccin, se desactiva la casilla Proteger campo y se pulsa el botn Aceptar.

Cuando se desactiva la proteccin de los campos, se puede comprobar que al pulsar la tecla de tabulacin se desplaza la celda activa de nuevo por todos los campos de la base de datos.

ACTIVIDAD 1.19: Lneas de la cuadrcula

Desactivar y activar la opcin Lneas de la cuadrcula del men Ver en Presentacin de lista para observar qu efecto produce.
......................................................................................Resolucin ............................................................................................

1.

Se despliega el men Ver, se elige Lneas de la cuadrcula. Como resultado de utilizar esta opcin se ven en la pantalla las lneas que separan los registros y los campos.

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Actividades guiadas

Prctica 1 Entorno de trabajo

La falta de las Lneas de la cuadrcula se nota, sobre todo, en los campos a los que no se les ha aplicado un borde o un sombreado, que en nuestra base de datos son todos los campos salvo el primero y los cuatro ltimos.

2.

Si de nuevo se despliega el men Ver y se elige Lneas de la cuadrcula se volvern a ver las lneas que separan los registros y los campos.

Si se pulsa la tecla F1 aparece la ventana de Ayuda de Works con el Asistente para ayuda. Si escribimos Lneas de la cuadrcula y pulsamos el botn Buscar, el asistente nos ofrecer varios temas, de los cuales podemos elegir Mostrar u ocultar las lneas de la cuadrcula en Presentacin de lista. Las Lneas de la cuadrcula slo afectan a la vista de la lista de la base de datos en la pantalla del equipo y si lo que se quiere es mostrar u ocultar las lneas de cuadrcula al imprimir los datos, hay que desplegar el men Archivo, hacer clic en Configurar pgina y, a continuacin, si an no est seleccionada, hacer clic en la ficha Otras opciones, donde est la casilla Imprimir lneas de cuadrcula que se puede activar o desactivar.

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Base de datos de Works

Prctica 1 Entorno de trabajo

Actividades guiadas

ACTIVIDAD 1.20: Salir del programa

Salir o Cerrar el programa.


......................................................................................Resolucin ............................................................................................

1.

Para dejar de trabajar con la Base de datos de Works se puede hacer clic en el botn Cerrar que est en la esquina superior derecha de la ventana de Works. Si aparece una ventana preguntando si deseamos guardar los cambios realizados, contestamos pulsando el botn No, pues en esta prctica no se quiere modificar el archivo.

2.

Otra manera de terminar el trabajo consiste en desplegar el men Archivo y activar la opcin Salir. Tambin en este caso puede que aparezca una ventana preguntando si deseamos guardar los cambios realizados, a la que debemos contestar pulsando el botn No.

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SELECCIONAR LA INFORMACIN FILTROS

PRCTICA 2

Prctica 2 Filtros

INTRODUCCIN
En la prctica anterior se ha trabajado con una base de datos formada por 41 registros, cada uno de ellos con 21 campos, que representa un volumen de informacin que resulta difcil de analizar y manejar sin ayuda de los medios informticos, a pesar de que su tamao es muy pequeo comparado con el de las bases de datos usuales en las empresas que usan varios archivos de miles o incluso millones de registros. Actualmente vivimos en la llamada Sociedad de la Informacin en la que existen muchas empresas que ofrecen servicios de informacin de todo tipo, que se organiza y gestiona por medios informticos y se difunde por va telemtica, generalmente a travs de Internet. El volumen de informacin que se genera diariamente es enorme y resulta imprescindible utilizar el ordenador para tratarla. La actividad ms importante que se realiza con las bases de datos es la de seleccionar y obtener, entre toda la informacin que contiene, aquella que nos interesa. Por ello, esta prctica constituye el fin ltimo que se persigue con las bases de datos; todas las dems actividades van encaminadas a que sea posible la seleccin de la informacin. Por otra parte, los mtodos de seleccin de informacin de los distintos gestores de bases de datos tienen su fundamento en los mismos principios que se tratan en estas prcticas. Los mtodos de seleccin de informacin estn muy relacionados con el tipo de base de datos con el que se est trabajando: documental, numrica, textual, etc., de modo que a lo largo de los aos los programas de bsqueda y acceso a la informacin se han ido especializando, adaptndose a las caractersticas de los datos. En el caso de las bases de datos relacionales, el mtodo utilizado habitualmente para localizar rpidamente un dato es el siguiente: cada campo por el que se desee realizar una bsqueda puede tener asociado un ndice que permite localizar con rapidez cualquier contenido. En el caso de las bases de datos documentales que pueden disponer tambin ndices para los campos fijos, su caracterstica es que disponen de sistemas bsqueda sobre texto libre muy sofisticados, de forma que se puede localizar texto entre miles en muy pocos segundos, como ocurre en los buscadores Internet. de de un de

El lenguaje de interrogacin constituye la principal herramienta para localizar la informacin en la mayora de las bases de datos. Todos los lenguajes y sistemas de recuperacin de informacin se basan en el lgebra de predicados, con los operadores O, Y y NO, que es necesario utilizar para construir las consultas y poder acceder a la seleccin de la informacin que se busca en cada caso.
Base de datos de Works 71

Introduccin

Prctica 2 Filtros

Aunque, por lo general, en los distintos gestores de bases de datos siempre es posible utilizar directamente el lenguaje de interrogacin, no siempre es necesario escribir el texto de la interrogacin, sino que, como se ver en esta prctica, los programas de gestin de bases de datos suelen facilitar la tarea para confeccionar la condicin de bsqueda a travs de ventanas y opciones que se eligen con el ratn. No obstante, al final quedar una expresin similar a las del ejemplo anterior como se comprueba en esta prctica.

Objetivos

En esta prctica se ven las distintas formas de acceder a la informacin que ofrece la Base de datos de Works: acceso directo a un registro o a un campo, con la opcin Ir a; bsqueda de un dato o parte de un dato, con la opcin Buscar y el uso de los comodines y, sobre todo, se aprende a utilizar los filtros que constituyen los instrumentos ms potentes de las bases de datos, pues son los que permiten entresacar rpidamente, de un volumen grande de informacin, los datos que necesitamos en un momento determinado, a travs de unas condiciones que enlazamos con los conectores u operadores lgicos: Y, O y NO. En otras aplicaciones de bases de datos, como Access, estos instrumentos, en lugar de filtros, se llaman consultas. Para facilitar el aprendizaje de todos estos instrumentos de acceso a la informacin se utiliza un archivo de base de datos que no es muy extenso, pues, de este modo, se puede comprobar con ms facilidad si el resultado de la seleccin que produce cada filtro concuerda con nuestras expectativas y, por lo tanto, podemos ver con ms claridad que utilizando una base de datos con muchos registros, si hemos establecido bien las condiciones de la consulta y si hemos utilizado los operadores adecuados el resultado de la seleccin es correcto.
Contenidos

Las opciones del programa que se utilizan en esta prctica son: Ir a. Buscar. Seleccionar campo. Mostrar: Todos los registros. Mostrar: Registros ocultos. Filtros. Aplicar filtro. Cambiar nombre de filtro.

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Base de datos de Works

Prctica 2 Filtros

Introduccin

Nuevo filtro. Filtrar usando una frmula. Eliminar filtro. Invertir filtro.

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Prctica 2 Filtros

PROYECTO

Presentacin En esta prctica el proyecto consiste en utilizar el archivo de base de datos Prctica 2 BD, para utilizar todos los instrumentos de Works que permiten acceder a la informacin de la base de datos, en concreto hay que hacer bsquedas y crear los respectivos filtros.

Proyecto El proyecto de esta segunda prctica tiene dos partes: La primera consiste en realizar un esquema de las posibilidades que tiene el gestor de base de datos de Works para localizar y seleccionar la informacin. Este esquema se deber hacer con el Procesador de textos de Works y se guardar en un archivo con el nombre Prctica 2 BD.wps. Deber incluir ejemplos de los distintos tipos de bsqueda y seleccin y los resultados que se obtienen en cada caso. La segunda consiste en construir en el archivo Prctica 2 BD.wdb los filtros que se indican en la tabla que figura a continuacin. Nombre del filtro
SYROT-Soft-100

Condicin de seleccin Seleccionar los artculos suministrados por la empresa SYROT YCS cuyo tipo es Software y su precio es mayor que 100 euros Seleccionar todas las impresoras comprendido entre 200 y 500 euros cuyo precio est

Impre 200-500

Base de datos de Works

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Proyecto

Prctica 2 Filtros

Mx<=5 Mn>5

Seleccionar los artculos de los que hay en el almacn como mximo 5 unidades y cuyo el mnimo almacenado sea superior a 5. Seleccionar todos los ordenadores. Determinar de qu tipos son los artculos ms baratos y los ms caros del almacn. Averiguar de qu artculos hay existencias en el almacn y cules se han agotado. Averiguar de qu artculos se ha hecho un pedido Averiguar el precio de los ordenadores de las empresas proveedoras Rawsart y Percasa

Ordenador-Port

Extremos

Existencias

Pedido Orden-Raws-Perc

Para realizar el proyecto, se pueden seguir distintos caminos. Cada alumno del curso debe elegir el que se adapte ms a sus conocimientos y sus preferencias de aprendizaje. La opcin ms libre, adecuada para las personas que conozcan algunos contenidos de esta prctica, consiste en tratar de realizar el proyecto sin ninguna gua, simplemente probando las opciones del programa en el orden que se crea ms conveniente.

Ayuda Si se poseen ciertos conocimientos sobre el tema, pero surgen algunas dudas, se puede utilizar la ayuda del programa, para lo cual se puede consultar la seccin Ayudas de esta prctica o seguir alguna de las otras opciones que se proponen a continuacin.

Propuesta de actividades En la seccin Propuesta de actividades se plantea una posible secuencia de actividades que permiten alcanzar los objetivos de esta prctica.

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Prctica 2 Filtros

Proyecto

Actividades guiadas En Actividades guiadas se explican detalladamente los pasos que hay que dar para realizar todas las actividades que se indican en la Propuesta de actividades y que son necesarias para alcanzar los objetivos de esta prctica. Independientemente de los conocimientos que se tengan sobre la base de datos, todos los alumnos y alumnas de este curso deben leer estas explicaciones, puesto que pueden encontrar, en ellas, aspectos que no conozcan. Actividades complementarias La Propuesta de actividades complementarias, que se encuentra en el apartado Ejercicios de la mesa de trabajo, trata algunos aspectos de los filtros y del lenguaje de interrogacin que no se han utilizado al trabajar con la base de datos del almacn. Para realizar estas actividades que se proponen en esta seccin hay que usar, en primer lugar, el archivo Complemento P2 BD.wdb y despus una copia del archivo Prctica 2 BD.wdb, que se denominar Prctica 2 BD bis.wdb. La explicacin de cmo se pueden hacer las actividades se encuentra en el apartado Actividades complementarias guiadas, que tambin se encuentra en Ejercicios de la mesa de trabajo.

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Prctica 2 Filtros

AYUDA

Acceso directo a un registro o a un campo. Ir a

En muchas actividades se puede localizar la ayuda a travs de la opcin Contenido de la ayuda, que muestra toda la informacin organizada por temas, de los ms generales a los ms concretos. Esto permite ir seleccionando el camino que conduce a lo que se busca, al final se obtiene la ventana de ayuda que explica lo que se desea, como se ve en este ejemplo.

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Ayuda

Prctica 2 Filtros

Buscar un registro por el contenido de un campo

En el caso de que slo se necesite la ayuda para un aspecto determinado, como por ejemplo, buscar un texto en la tabla, lo mejor es utilizar el ndice de la ayuda, donde se puede comprobar que basta escribir la palabra buscar para que aparezca la lista de temas relacionados y elegir el ms adecuado a la accin que se quiere realizar, en este caso Buscar texto.

Uso de comodines para la bsqueda

En otras ocasiones no queda claro por qu la ayuda muestra una lista de Temas encontrados. Ello es debido a que el trmino que se busca no se ve en ellos. Por ejemplo en el ndice de la ayuda, si buscamos la palabra comodines para saber qu comodines se pueden usar en la bsqueda de datos, se obtienen cuatro temas, pero al abrirlos parece que no est ese trmino.

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Base de datos de Works

Prctica 2 Filtros

Ayuda

Pero basta hacer clic sobre las zonas sensibles para obtener la ayuda que se busca.

Bsqueda de los registros que no contienen un dato

Cuando, como en este caso, no hay un trmino especfico para localizar la ayuda que se necesita, puede expresarse la pregunta mediante una frase en ndice o Buscar.

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Ayuda

Prctica 2 Filtros

Con las explicaciones que nos ofrece la ayuda de Works podemos comprobar si de esta forma hemos resuelto el problema que tenamos planteado.

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Base de datos de Works

Prctica 2 Filtros

PROPUESTA DE ACTIVIDADES

ACTIVIDAD 2.1: Iniciar la aplicacin de Base de datos de Works y abrir un archivo existente

Iniciar o ejecutar la aplicacin de Base de datos de Works y abrir el archivo Prctica 2 BD.
ACTIVIDAD 2.2: Acceso directo a un registro o a un campo. Ir a

Seleccionar el registro 82 en la Presentacin de lista y el registro 116 en la Presentacin de formulario.


ACTIVIDAD 2.3: Buscar un registro por el contenido de un campo

Buscar en la Presentacin de lista de la base de datos los artculos de Discos que haya en el almacn. Buscar en la Presentacin de formulario de la base de datos los artculos de Sonido que haya en el almacn.
ACTIVIDAD 2.4: Buscar todos los registro que contienen un dato

Buscar en la Presentacin de lista de la base de datos todos los artculos de Discos que haya en el almacn. Buscar en la Presentacin de formulario de la base de datos todos los artculos de Sonido que haya en el almacn. Localizar, en la Presentacin de lista, los registros de los artculos que suministra una empresa que sabemos que parte de su nombre es SYR.
ACTIVIDAD 2.5: Ayuda de Works. Botn Qu es esto? de la ventana de dilogo Buscar

Utilizar el botn de ayuda Qu es esto? para ver cmo se pueden utilizar los caracteres comodn, es decir, el signo de interrogacin (?) y el asterisco (*) en

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Propuesta de actividades

Prctica 2 Filtros

las bsquedas de datos, haciendo clic con dicho botn sobre los distintos elementos de la ventana Buscar, es decir, sobre: El cuadro de texto Buscar. Los botones Registro siguiente y Todos los registros.
ACTIVIDAD 2.6: Uso de comodines para la bsqueda

Buscar todos los registros de los artculos cuyo Cdigo comience por 1 y termine por 2.
ACTIVIDAD 2.7: Bsqueda de los registros que no contienen un dato

Obtener todos los registros de artculos cuyo Tipo no es Imagen.


ACTIVIDAD 2.8: Consultas a la base de datos. Filtros con el operador Y

Crear un filtro llamado SYROT-Soft-100 para obtener todos los registros de los artculos suministrados por la empresa SYROT YCS cuyo tipo es Software y su precio es mayor que 100 euros. Crear un filtro llamado Impre 200-500 para obtener todas las impresoras cuyo precio est comprendido entre 200 y 500 euros.
ACTIVIDAD 2.9: Modificar un filtro y cambiar el nombre del filtro

Obtener todos los registros de los artculos que en el almacn hay como mximo 5 unidades, llamando al filtro Mximo 5. Modificar el filtro Mximo 5 para aadir la condicin de que el mnimo para hacer pedido sea mayor que 5. Llamar al filtro modificado Mx<=5 Mn>5.
ACTIVIDAD 2.10: Consultas a la base de datos. Filtros con el operador O

Obtener todos los registros de los artculos del tipo Ordenador o del tipo Porttil. Llamar al filtro Ordenador-Port. Averiguar el tipo que corresponde a los artculos ms baratos y el tipo de los ms caros del almacn, seleccionando los artculos cuyo precio es menor que 8 euros o es mayor que 8000 euros. El filtro se debe llamar <8 o >8000.

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Base de datos de Works

Prctica 2 Filtros

Propuesta de actividades

ACTIVIDAD 2.11: Consultas a la base de datos. Filtros con el operador NO

Averiguar de qu artculos hay existencias en el almacn y cules se han agotado, creando slo un filtro que se llame Existencias.
ACTIVIDAD 2.12: Seleccin de campos no vacos

Averiguar de qu artculos se ha hecho un pedido. Llamar al filtro Pedido.


ACTIVIDAD 2.13: Filtrar usando una frmula

Averiguar el precio de los ordenadores de las empresas proveedoras Rawsart y Percasa, aplicando un filtro llamado Orden-Raws-Perc. Analizar la expresin o frmula que ha generado Works para este filtro.
ACTIVIDAD 2.14: Eliminar un filtro

Eliminar el filtro llamado Existencias para poder crear un filtro que seleccione los artculos de Sonido de los que se ha hecho un pedido a partir del 15 de marzo.
ACTIVIDAD 2.15: Salir del programa guardando los cambios

Almacenar los cambios hechos en la base de datos Prctica 2 BD y Salir o Cerrar el programa.

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Prctica 2 Filtros

ACTIVIDADES GUIADAS

ACTIVIDAD 2.1: Iniciar la aplicacin de Base de datos de Works y abrir un archivo existente

Iniciar o ejecutar la aplicacin de Base de datos de Works y abrir el archivo Prctica 2 BD.
......................................................................................Resolucin ............................................................................................

1.

Para iniciar la Base de datos de Works se puede utilizar cualquiera de las formas indicadas en la prctica anterior: en el men del botn Inicio de Windows se elige Programas, despus Microsoft Works y por fin Base de datos de Microsoft Works

2.

O bien se hace doble clic sobre su icono en el escritorio (en caso de que exista dicho icono).

Base de datos de Works

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Actividades guiadas

Prctica 2 Filtros

3.

De esta forma se abre una ventana que nos ofrece tres posibilidades, crear un documento nuevo (en blanco) de Base de datos, utilizar una plantilla y abrir una base de datos existente.

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Base de datos de Works

Prctica 2 Filtros

Actividades guiadas

4.

Si elegimos la tercera opcin, aparece la ventana Abrir en la que podemos elegir la carpeta que contiene los archivos de trabajo, dentro de esta carpeta seleccionamos el archivo Prctica 2 BD y pulsamos el botn Abrir.

Iniciar o ejecutar la aplicacin de Base de datos de Works y abrir el archivo Prctica 2 BD usando el Selector de tareas de Works.

Base de datos de Works

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Actividades guiadas

Prctica 2 Filtros

......................................................................................Resolucin ............................................................................................

5.

Tambin se puede localizar y abrir el archivo Prctica 2 BD con ayuda del Selector de tareas de Works. En el men del botn Inicio, se elige Programas, a continuacin se elige Microsoft Works y, por ltimo, el Selector de tareas de Microsoft Works. Otra manera de empezar a trabajar con el Selector de tareas de Works consiste en hacer doble clic sobre su icono de acceso directo del escritorio (en caso de que exista dicho icono).

6.

En el Selector de tareas de Microsoft Works se activa la ficha Historial

90

Base de datos de Works

Prctica 2 Filtros

Actividades guiadas

En la ficha Historial aparece la lista de los ltimos archivos de Works utilizados en ese ordenador. Cuando el ordenador lo utiliza una sola persona esta opcin es muy til porque refleja los archivos que ha utilizado esa persona, pero cuando es utilizado por muchas personas es muy probable que los archivos que aparezcan en la lista tengan el nombre que se busca pero que no correspondan al que hay que abrir, porque sean de otros usuarios. Por ello, si se est haciendo el curso con un ordenador que utilizan muchos usuarios, se recomienda no utilizar esta opcin ms que en el caso de tener la seguridad absoluta de que el archivo es el propio.

7.

Si el nombre del archivo que queremos abrir aparece en la lista, basta hacer clic sobre dicho nombre y, en caso de que no aparezca, se hace clic sobre Buscar archivos o carpetas, en ese momento aparecer la ventana Buscar todos los archivos.

8.

Se escribe Prctica?2?BD en el cuadro de texto Nombre que hay en la ficha Nombre y ubicacin y se pulsa el botn Buscar ahora.

Las interrogaciones en Prctica?2?BD indican que hay un carcter en el lugar donde se colocan. Hay que ponerlas

Base de datos de Works

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Actividades guiadas

Prctica 2 Filtros

porque si se ponen los espacios en blanco se muestran todos los archivos.

9.

Se hace doble clic sobre el nombre del archivo Prctica 2 BD.wdb, que est en la ventana de bsqueda que aparece en la carpeta que cada uno tenga asignada. Una vez abierto el archivo ya se puede cerrar la ventana de bsqueda.

ACTIVIDAD 2.2: Acceso directo a un registro o a un campo

Seleccionar el registro 82 en la Presentacin de lista y el registro 116 en la Presentacin de formulario.


......................................................................................Resolucin ............................................................................................

1.

En la Presentacin de lista de la base de datos, se despliega el men Edicin y se activa la opcin Ir a, se escribe el nmero del registro 82 en el cuadro de texto Ir a y se hace clic sobre el botn Aceptar.

Es posible que no se perciba la ventaja de la opcin Ir a puesto que la base de datos que estamos utilizando tiene slo 117 registros, con 10 campos, y resulta muy fcil acceder a cualquiera de ellos; pero debemos imaginar lo que ocurrira si la base de datos tuviese cientos o miles de registros, con decenas de campos, en este caso, s podramos apreciar la utilidad de obtener rpidamente el registro deseado.

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Base de datos de Works

Prctica 2 Filtros

Actividades guiadas

La opcin Ir a no permite buscar en la base de datos por el contenido de un campo, slo se accede a los registros por su nmero o a los campos por su nombre.

2.

En la Presentacin de formulario de la base de datos, se despliega el men Edicin y se activa la opcin Ir a, se escribe el nmero del registro 116 en el cuadro de texto Ir a y se hace clic sobre el botn Aceptar.

3.

En la Presentacin de lista, se despliega el men Edicin y se activa la opcin Ir a, se selecciona el nombre del campo Fecha de pedido y se hace clic sobre el botn Aceptar.

La seleccin del campo se puede hacer eligiendo su nombre en la lista de la ventana de dilogo Ir a que indica Seleccione un campo o escribiendo el nombre del campo que se busca en el cuadro de texto Ir a.

Base de datos de Works

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Actividades guiadas

Prctica 2 Filtros

4.

En la Presentacin de formulario, se despliega el men Edicin y se activa la opcin Ir a, se selecciona el nombre del campo Cdigo y se hace clic sobre el botn Aceptar.

Antes de realizar las siguientes actividades se recomienda revisar con atencin la base de datos y anotar los campos que la componen y sus caractersticas, como se indica en la siguiente tabla.
Campo Cdigo Artculo Tipo Precio Baja Existencias Mnimo Pedido Fecha de pedido Proveedor Descripcin Nmero entero de 6 cifras que identifica el artculo Nombre del artculo Tipo de artculo Precio en euros Indica si se ha dado de baja o no N de unidades que hay en el almacn Mnimo n de existencias que debe haber en el almacn N de unidades que se han pedido Fecha con formato: dd/mm/aa Nombre de la empresa suministradora Observaciones/Ejemplos 123456 Videocmara digital Sonido, Ordenador, ... Con dos decimales S o No N entero N entero N entero o vaco Slo hay fecha en los pedidos, resto vaco Con letras maysculas

ACTIVIDAD 2.3: Bsqueda de un registro por el contenido de un campo

Buscar en la Presentacin de lista de la base de datos los artculos de Discos que haya en el almacn.
......................................................................................Resolucin ............................................................................................

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Base de datos de Works

Prctica 2 Filtros

Actividades guiadas

1.

En la Presentacin de lista se despliega el men Edicin y se activa la opcin Buscar. En el cuadro Buscar se escribe Discos. Se deja activo el botn Registro siguiente y se pulsa el botn Aceptar, de esta manera se activa el campo Tipo del registro 34, en el que, en efecto, aparece el dato Discos.

2.

Se repite el proceso otras tres veces para ver ms registros y as se activan los registros 61, 72 y 74 que corresponden a artculos del almacn del tipo indicado. Si se repite la bsqueda otras cinco veces se vern los registros 92, 99, 109, 112 y 116, que corresponden a artculos del tipo Discos.

Buscar en la Presentacin de formulario de la base de datos los artculos de Sonido que haya en el almacn.
......................................................................................Resolucin ............................................................................................

3.

Si pasamos a la Presentacin de formulario, activamos de nuevo la opcin Buscar del men Edicin y realizamos la bsqueda de Sonido con el botn Registro siguiente, se activa el campo Tipo del registro 1, en el que, en efecto, aparece el dato Sonido.

Base de datos de Works

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Actividades guiadas

Prctica 2 Filtros

4.

Si se repite el proceso otras cuatro veces para ver ms registros, se van activando los registros 6, 82, 96 y 114 que corresponden a artculos del almacn del tipo indicado.

ACTIVIDAD 2.4: Bsqueda de todos los registros que contienen un dato

Buscar en la Presentacin de lista de la base de datos todos los artculos de Discos que haya en el almacn.
......................................................................................Resolucin ............................................................................................

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Base de datos de Works

Prctica 2 Filtros

Actividades guiadas

1.

Para ver otra manera de realizar la bsqueda que ofrece Works, tambin en la Presentacin de lista, se despliega el men Edicin y se activa de nuevo la opcin Buscar. En el cuadro Buscar se escribe Discos. Se activa el botn Todos los registros y se pulsa el botn Aceptar, de esta otra forma Works presenta los nueve registros que contienen este tipo, que son los registros 34, 61, 72, 74, 92, 99, 109, 112 y 116 y oculta el resto de los registros.

2.

Para volver a ver todos los registros de la base de datos hay que desplegar el men Registro, activar la opcin Mostrar y elegir Todos los registros.

Buscar en la Presentacin de formulario de la base de datos todos los artculos de Sonido que haya en el almacn.

Base de datos de Works

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Actividades guiadas

Prctica 2 Filtros

......................................................................................Resolucin ............................................................................................

3.

Si pasamos a la Presentacin de formulario, activamos de nuevo la opcin Buscar del men Edicin y realizamos la bsqueda de Sonido con el botn Todos los registros, se activa el campo Tipo del registro 1, en el que, en efecto, aparece el dato Sonido.

4.

Si vamos haciendo clic en el botn que muestra el siguiente registro, irn apareciendo los registros 6, 82, 96 y 114 que corresponden a artculos del tipo Sonido. El resto de los registros han quedado ocultos.

Cuando se usa el botn Registro siguiente de la ventana Buscar la bsqueda se realiza sobre los registros visibles que hay en ese momento, es decir, los que estn seleccionados.
98 Base de datos de Works

Prctica 2 Filtros

Actividades guiadas

Mientras que el botn Todos los registros de la ventana Buscar realiza la seleccin sobre la totalidad de los registros del archivo de base de datos. Por ejemplo, cuando slo tenemos visibles los cinco registros del Tipo Sonido resultado de la ltima actividad, si se utiliza el botn Registro siguiente de la ventana Buscar para localizar los artculos de tipo Discos se obtiene el mensaje "Works no encontr ninguna coincidencia" porque slo busca en los cinco registros seleccionados. Sin embargo, si se hace la misma bsqueda seleccionando el botn Todos los registros, se obtendrn los nueve artculos que son de ese tipo.

5.

Para volver a ver todos los registros de la base de datos hay que volver a desplegar el men Registro, activar la opcin Mostrar y elegir Todos los registros.

Localizar, en la Presentacin de lista, los registros de los artculos que suministra una empresa que sabemos que parte de su nombre es SYR.
......................................................................................Resolucin ............................................................................................

6.

Se activa la Presentacin de lista, se despliega el men Edicin y se activa la opcin Buscar. En el cuadro Buscar se escribe SYR y se eligen Todos los registros.

Base de datos de Works

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Actividades guiadas

Prctica 2 Filtros

7.

En la parte derecha de la barra de estado se indica que como resultado de esta bsqueda se han encontrado 29 registros de los 117 que contiene la base de datos, que son los registros 12, 14, 22, 24, 25, etctera.

8.

Pero cuando observamos los nombres de los Proveedores, vemos que en algunos registros, como son el 12, el 22 y el 25 figura la empresa que estamos buscando, que es SYROT YCS, y en otros registros, como en el 14, el 24 y el 33 el nombre de la empresa no contiene el texto SYR. Si tratamos de averiguar por qu Works ha seleccionado estos registros, podemos ver que en el campo Artculo s aparece el texto SYR, formando parte del nombre del artculo.

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Base de datos de Works

Prctica 2 Filtros

Actividades guiadas

Cuando se hicieron las bsquedas de los artculos de Sonido o Discos no hizo falta indicar el campo en el que se tena que realizar la bsqueda, ya que no haba ambigedad, pues esos contenidos slo podan encontrarse en el campo Tipo. Pero no siempre es as, a veces el valor que se busca puede estar en ms de un campo, como ha ocurrido en la bsqueda de SYR. Para evitar esta situacin, debemos seleccionar previamente el campo en el que queremos hacer la bsqueda, antes de activar la opcin Buscar. La seleccin de un campo se puede hacer directamente con el ratn en la Presentacin de lista, haciendo clic sobre el nombre del campo, o utilizando la opcin Seleccionar campo del men Edicin, en la misma presentacin.

9.

Seleccionamos el campo Proveedor y repetimos la bsqueda de SYR con el botn Todos los registros. Con este procedimiento, obtenemos los doce registros que corresponden a artculos suministrados por la empresa proveedora SYROT YCS y que son los registros 12, 22, 25, 28, etctera.

Base de datos de Works

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Actividades guiadas

Prctica 2 Filtros

10.

Para volver a ver todos los registros de la base de datos hay que desplegar el men Registro, activar la opcin Mostrar y elegir Todos los registros.

ACTIVIDAD 2.5: Ayuda de Works. Botn Qu es esto? de la ventana de dilogo Buscar

Utilizar el botn de ayuda Qu es esto? para ver cmo se pueden utilizar los caracteres comodn, es decir el signo de interrogacin (?) y el asterisco (*) en las bsquedas de datos, haciendo clic con dicho botn sobre los distintos elementos de la ventana Buscar, es decir, sobre: El cuadro de texto Buscar. Los botones Registro siguiente y Todos los registros.
......................................................................................Resolucin ............................................................................................

1.

Con la ventana Buscar activa, se hace clic sobre el botn de ayuda Qu es esto? que es el botn que est en la esquina superior derecha de la ventana y tiene el signo de interrogacin (?).

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Base de datos de Works

Prctica 2 Filtros

Actividades guiadas

2.

Aparece un signo de interrogacin junto con el puntero del ratn y cuando se hace clic sobre cada uno de los elementos de la ventana, por ejemplo, sobre el cuadro de texto Buscar, aparece una breve explicacin de las posibilidades de ese elemento y de cmo se pueden utilizar los comodines.

Si necesitamos buscar una informacin y no conocemos ms que una parte de lo que buscamos, se pueden utilizar los comodines. Por ejemplo, el comodn del signo de interrogacin (?) representa a cualquier carcter (uno slo) que se encuentre en la misma posicin que dicho signo, por ejemplo si se escribe rodrgue?, se encuentra tanto "Rodrguez" como "Rodrgues"; si buscamos ?ernndez se encontrar tanto Fernndez como Hernndez. El comodn del asterisco (*) sustituye a cualquier nmero de caracteres, por ejemplo se puede usar para buscar todas las palabras que empiezan por Al escribiendo Al*, por ejemplo "aluminio", y si buscamos s*s, se encontrarn todas las palabras que empiezan y terminan en "s", como "series" o "salarios" y tambin SS.

3.

Se va haciendo clic sobre el botn de ayuda Qu es esto? y sobre los botones Registro siguiente y Todos los registros, para leer las explicaciones que aparecen.

4.

Para que se cierre la ventana Buscar se pulsa el botn Cerrar.

ACTIVIDAD 2.6: Uso de comodines para la bsqueda

Buscar todos los registros de los artculos cuyo Cdigo comience por 1 y termine por 2.

Base de datos de Works

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Actividades guiadas

Prctica 2 Filtros

......................................................................................Resolucin ............................................................................................

1.

Se activa la Presentacin de lista, se selecciona el campo Cdigo, se despliega el men Edicin y se elige la opcin Buscar. En el cuadro Buscar se escribe 1*2. Se activa el botn Todos los registros y se pulsa el botn Aceptar. De esta otra forma obtenemos un resultado que no esperbamos, pues Works ha seleccionado diecisiete registros cuyos cdigos contienen los dgitos 1 y 2, pero en cualquier posicin.

Los cdigos que se han seleccionados son:

121414, 123569, 124621, 138200, 139726, 152312, 159082, 162883, 210892, 227012, 269172, 306012, 331203, 359142, 402112, 701823, 881276.

Todos ellos contienen un 1 y despus un 2, esto indica que el * es un comodn que representa cualquier cadena de caracteres, incluida la posibilidad de que no haya ningn carcter, es decir, que estn juntos el 1 y el 2.
104 Base de datos de Works

Prctica 2 Filtros

Actividades guiadas

2.

Si se activa de nuevo la opcin Buscar, se escribe 1????2 en el cuadro Buscar, se activa el botn Todos los registros y se pulsa el botn Aceptar, obtenemos los artculos cuyos cdigos son: 152312, 159082, pues como el signo de interrogacin (?) representa slo un carcter, con el patrn de bsqueda 1????2 solicitamos los cdigos que tienen un 1, seguido de cuatro caracteres cualesquiera y seguidos de un 2. De esta forma las nicas posibilidades son los registros 14 y 16.

3.

Para volver a ver todos los registros de la base de datos hay que desplegar el men Registro, activar la opcin Mostrar y elegir Todos los registros.

ACTIVIDAD 2.7: Bsqueda de los registros que no contienen un dato

Obtener todos los registros de artculos cuyo Tipo no es Imagen.

Base de datos de Works

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Actividades guiadas

Prctica 2 Filtros

......................................................................................Resolucin ............................................................................................

1.

En la Presentacin de lista, se selecciona el campo Tipo, se despliega el men Edicin y se elige la opcin Buscar. En el cuadro Buscar se escribe Imagen. Se activa el botn Todos los registros y se pulsa el botn Aceptar; de esta otra forma obtenemos los treinta y dos registros que son del tipo Imagen.

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Base de datos de Works

Prctica 2 Filtros

Actividades guiadas

2.

Se despliega el men Registro, se activa la opcin Mostrar y se elige Registros ocultos. As se obtienen los ochenta y cinco registros que no son del tipo Imagen.

Si de nuevo activamos la opcin Mostrar del men Registro y elegimos Registros ocultos, obtendremos los treinta y dos registros del tipo Imagen.

3.

Para volver a ver todos los registros de la base de datos hay que desplegar el men Registro, activar la opcin Mostrar y elegir Todos los registros.

ACTIVIDAD 2.8: Consultas a la base de datos. Filtros con el operador Y

Crear un filtro llamado SYROT-Soft-100 para obtener todos los registros de los artculos suministrados por la empresa SYROT YCS cuyo tipo es Software y su precio es mayor que 100 euros.
......................................................................................Resolucin ............................................................................................

La bsqueda que se realiza con la ventana Buscar es bastante simple, es similar a la utilizada en el Procesador de textos o en la Hoja de clculo. En las bases de datos se requiere un sistema de bsqueda ms sofisticado, que permita seleccionar los registros por el valor de varios campos, como permiten los Filtros que se crean en las siguientes actividades.

Base de datos de Works

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Actividades guiadas

Prctica 2 Filtros

1.

Se selecciona la opcin Filtros del men Herramientas o bien se activa el botn del mismo nombre que est en la barra de herramientas.

2.

Cuando aparezca la ventana pidiendo un nombre para el filtro se escribe SYROT-Soft-100 y se pulsa Aceptar.

Cuando se crean filtros en la Base de datos de Works, si no se especifica un nombre determinado, el programa los va llamando Filtro 1, Filtro 2... hasta Filtro 8, pues Works no admite ms de 8 filtros distintos. Conviene asignar nombres que recuerden las condiciones de la consulta, para que en el futuro se puedan localizar con facilidad. Las bases de datos se suelen utilizar para almacenar una gran cantidad de informacin, por lo que es necesario que permitan una buena organizacin de los datos y, lo que es ms importante, que se pueda obtener rpidamente la informacin que se necesita. Los Filtros son los instrumentos que permiten seleccionar (filtrar) la informacin en la Base de datos de Works, con ellos se pueden indicar las condiciones que deben cumplir los registros que queremos obtener. Estas condiciones se unen con los operadores O, Y y NO, siguiendo las reglas del lgebra de predicados que se estudia en la Lgica matemtica y que se pueden comprender con el siguiente ejemplo. Supongamos que tenemos los datos de la imagen siguiente:

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Base de datos de Works

Prctica 2 Filtros

Actividades guiadas

Veamos, a continuacin, qu registros se seleccionan si imponemos diferentes condiciones.


Condiciones Interrogacin Nombre es igual que Toms Nombre es igual que Mara
O Apellido es igual que Lpez

Registros seleccionados

Los que se llaman Toms Los que se llaman Mara o su apellido es Lpez. Los que se llaman Mara Lpez Los que teniendo 32 aos se llaman Jess o Garca.

5y9 1, 3, 4, 5, 6 y 7 1

Nombre es igual que Mara


Y Apellido es igual que Lpez

Nombre es igual que Jess


O Apellido es igual que Garca Y Edad es igual que 32

Los que tienen 32 aos o se Y Apellido es igual que Garca llaman Jess Garca
O Edad es igual que 32

Nombre es igual que Jess

1, 2, 6 y 9

Los que tienen 32 aos o se O Nombre es igual que Jess llaman Jess o Garca
Edad es igual que 38
Y Nombre es igual que Jess

Edad es igual que 32

1, 2, 3, 4, 6, 8 y 9

O Apellido es igual que Garca

Los que teniendo 38 aos se llaman Jess Ramos. Los que no se llaman Toms Los que no se llaman Mara, o su apellido no es Lpez.

Y Apellido es igual que Ramos

Nombre no es igual que Toms Nombre no es igual que Mara


O Apellido no es igual que Lpez

1, 2, 3, 4, 6, 7 y 8 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8 y 9

Base de datos de Works

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Actividades guiadas

Prctica 2 Filtros

Condiciones

Interrogacin Nombre no es igual que Mara


Y Apellido no es igual que Lpez

Registros seleccionados

Los que no se llaman ni Mara ni Lpez. Los que no tienen 32 aos pero se llaman o Jess o Garca.

2, 8 y 9

Nombre es igual que Jess


O Apellido es igual que Garca Y Edad no es igual que 32

2, 3, 4 y 8

En otras aplicaciones de bases de datos, como en Access, los instrumentos que seleccionan la informacin se llaman Consultas.

3.

Se despliega la primera lista Nombre del campo y se elige Proveedor, se despliega la lista Comparacin y se elige es igual que, se escribe SYROT YCS en el cuadro Comparar con.

110

Base de datos de Works

Prctica 2 Filtros

Actividades guiadas

4.

En el cuadro de los operadores se deja activado el operador Y; se despliega la segunda lista Nombre del campo y se elige Tipo, se despliega la lista Comparacin y se elige es igual que, se escribe Software en el cuadro Comparar con.

5.

Se deja activado el operador Y en el cuadro de los operadores; se despliega la tercera lista Nombre del campo y se elige Precio, se despliega la lista

Base de datos de Works

111

Actividades guiadas

Prctica 2 Filtros

Comparacin y se elige es mayor que, se escribe Comparar con.

100

en el cuadro

6.

Al hacer clic sobre el botn Aplicar filtro se realiza la seleccin y aparecen los registros de los tres artculos que cumplen las condiciones de la consulta. Se muestran en el mismo modo, Lista o Formulario, en el que se estaba trabajando al aplicar el filtro.

Las tres condiciones que se han utilizado estn unidas por el operador lgico o conector Y, de esta forma estamos pidiendo que se cumplan las tres. Por eso al Aplicar filtro se obtiene como resultado los registros que corresponden a artculos del tipo Software, que adems son de la empresa SYROT YCS y sus precios son 125,53 , 230,65 y 120,34 ; todos ellos mayores que 100. Si activamos la opcin Mostrar Registros ocultos del men Registro, podemos ver que a los artculos que no se seleccionaron al aplicar el filtro les falta alguna de esas tres condiciones. Crear un filtro llamado Impre 200-500 para obtener todas las impresoras cuyo precio est comprendido entre 200 y 500 euros.

112

Base de datos de Works

Prctica 2 Filtros

Actividades guiadas

......................................................................................Resolucin ............................................................................................

7.

Se selecciona la opcin Filtros del men Herramientas o bien se activa el botn del mismo nombre que est en la barra de herramientas. Se pulsa el botn Nuevo filtro y se escribe como nombre del filtro Impre 200-500.

8.

Se despliega la primera lista Nombre del campo y se elige Tipo, se despliega la lista Comparacin y se elige es igual que, se escribe Impresora en el cuadro Comparar con.

Base de datos de Works

113

Actividades guiadas

Prctica 2 Filtros

9.

En el cuadro de los operadores se deja activado el operador Y; se despliega la segunda lista Nombre del campo y se elige Precio, se despliega la lista Comparacin y se elige es mayor o igual que, se escribe 200 en el cuadro Comparar con.

10.

Se deja activado el operador Y; se despliega la tercera lista Nombre del campo y se elige Precio, se despliega la lista Comparacin y se elige es menor o igual que, se escribe 500 en el cuadro Comparar con.

11.

Al hacer clic sobre el botn Aplicar filtro se realiza la seleccin y aparecen los registros de las siete impresoras que cumplen las condiciones de la consulta, es decir, su precio est comprendido entre 200 y 500 euros.

ACTIVIDAD 2.9: Modificar un filtro y cambiar el nombre del filtro

Obtener todos los registros de los artculos que en el almacn hay como mximo 5 unidades, llamando al filtro Mximo 5.

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Base de datos de Works

Prctica 2 Filtros

Actividades guiadas

......................................................................................Resolucin ............................................................................................

1.

Se elige de nuevo la opcin Filtros del men Herramientas o bien se activa el botn del mismo nombre en la barra de herramientas. Se pulsa el botn Nuevo filtro y se escribe como nombre del filtro Mximo 5.

2.

Se despliega la primera lista Nombre del campo y se elige Existencias, se despliega la lista Comparacin y se elige es menor o igual que, se escribe 5 en el cuadro Comparar con. Se hace clic sobre el botn Aplicar filtro y se comprueba que hay cincuenta y siete registros que cumplen la condicin de la consulta, es decir, los datos del campo Existencias, en todos ellos, son menores o iguales que 5.

Se puede comprobar que el nuevo filtro se aplica sobre la totalidad de los registros del fichero y no sobre los que estaban seleccionados anteriormente al haber aplicado otro filtro. Modificar el filtro Mximo 5 para aadir la condicin de que el mnimo para hacer pedido sea mayor que 5. Llamar al filtro modificado Mx<=5 Mn>5.

Base de datos de Works

115

Actividades guiadas

Prctica 2 Filtros

......................................................................................Resolucin ............................................................................................

3.

Se activa Filtros. Se elige el filtro cuyo nombre es Mximo 5. Se hace clic sobre el botn Cambiar nombre del filtro, en el cuadro de la ventana Nombre del filtro se modifica el nombre para que sea Mx<=5 Mn>5.

4.

Se deja la primera condicin como estaba, es decir, Existencias es menor o igual que 5. Se deja activado el operador Y; se despliega la segunda lista

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Base de datos de Works

Prctica 2 Filtros

Actividades guiadas

Nombre del campo y se elige Mnimo, se despliega la lista Comparacin y se elige es mayor que, se escribe 5 en el cuadro Comparar con.

5.

Se hace clic sobre el botn Aplicar filtro y se comprueba que hay slo siete registros que cumplen las dos condiciones de la consulta, es decir, los datos del campo Existencias, en todos ellos, son menores o igual que 5 y los datos del campo Mnimo son mayores que 5.

Tambin en este caso, las dos condiciones estn unidas por el operador lgico o conector Y. Por eso se obtienen los siete registros que cumplen las dos condiciones, al resto de los registros les falta una de las dos.

ACTIVIDAD 2.10: Consultas a la base de datos. Filtros con el operador O

Obtener todos los registros de los artculos del tipo Ordenador o del tipo Porttil. Llamar al filtro Ordenador-Port.

Base de datos de Works

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Actividades guiadas

Prctica 2 Filtros

......................................................................................Resolucin ............................................................................................

1.

Se activa Filtros. Se pulsa el botn Nuevo filtro y se escribe, como nombre del filtro, Ordenador-Port.

Si hubiramos podido llamar al filtro Ordenador o Porttil habra quedado ms claro su resultado, pero este nombre tiene 20 caracteres y los nombres de los filtros de la Base de datos de Works estn limitados a 15 caracteres, por ello debemos buscar la forma de reducir los nombres.

2.

Se despliega la primera lista Nombre del campo y se elige Tipo, se despliega la lista Comparacin y se elige es igual que, se escribe Ordenador en el cuadro Comparar con.

3.

En el cuadro de los operadores se activa el operador O; se despliega la segunda lista Nombre del campo y se elige Tipo, se despliega la lista Comparacin y se elige es igual que, se escribe Porttil en el cuadro Comparar con.

118

Base de datos de Works

Prctica 2 Filtros

Actividades guiadas

4.

Al hacer clic sobre el botn Aplicar filtro se realiza la seleccin y aparecen los registros de los veintisis artculos que cumplen las condiciones de la consulta.

Las dos condiciones estn unidas por el operador lgico o conector O, de esta forma slo estamos pidiendo que se cumpla alguna de las dos. Por eso al Aplicar filtro se obtienen todos los registros que corresponden a artculos del tipo Ordenador, y adems todos los que corresponden al tipo Porttil. Si activamos la opcin Mostrar Registros ocultos del men Registro, podemos ver que ninguno de los artculos que no se seleccionaron al aplicar el filtro corresponde a ninguno de los dos tipos. Cuando se unen condiciones con el operador O basta con que se cumpla una de las condiciones para que se seleccione el registro y en caso de que un registro cumpla las dos condiciones tambin es seleccionado. Hay que tener cuidado al escribir el patrn de bsqueda en el cuadro Comparar con y escribirlo exactamente igual que se encuentra en la base de datos. Por ejemplo, si escribimos la

Base de datos de Works

119

Actividades guiadas

Prctica 2 Filtros

palabra Porttil sin la tilde, Works no incluir ningn artculo de este tipo en la seleccin. Si no se sabe exactamente el contenido del campo se puede utilizar Contiene como criterio de Comparacin y escribir slo la parte del contenido que sepamos, por ejemplo Port. Averiguar el tipo que corresponde a los artculos ms baratos y el tipo de los ms caros del almacn, seleccionando los artculos cuyo precio es menor que 8 euros o es mayor que 8000 euros. El filtro se debe llamar <8 o >8000.
......................................................................................Resolucin ............................................................................................

5.

Se activa Filtros. Se pulsa el botn Nuevo filtro y se escribe como nombre del filtro <8 o >8000.

6.

Se despliega la primera lista Nombre del campo y se elige Precio, se despliega la lista Comparacin y se elige es menor que, se escribe 8 en el cuadro Comparar con.

7.

En el cuadro de los operadores se activa el operador O; se despliega la segunda lista Nombre del campo y se elige Precio, se despliega la lista

120

Base de datos de Works

Prctica 2 Filtros

Actividades guiadas

Comparacin y se elige es mayor que, se escribe Comparar con.

8000

en el cuadro

8.

Al hacer clic sobre el botn Aplicar filtro se realiza la seleccin y aparecen los registros de los diez artculos que cumplen las condiciones de la consulta. Se puede ver que el artculo de mayor precio corresponde al tipo Imagen y los de menor precio al tipo Discos.

ACTIVIDAD 2.11: Consultas a la base de datos. Filtros con el operador NO

Averiguar de qu artculos hay existencias en el almacn y cules se han agotado, creando slo un filtro que se llame Existencias.

Base de datos de Works

121

Actividades guiadas

Prctica 2 Filtros

......................................................................................Resolucin ............................................................................................

1.

Se activa Filtros. Se pulsa el botn Nuevo filtro y se escribe, como nombre del filtro Existencias.

2.

Se despliega la primera lista Nombre del campo y se elige Existencias, se despliega la lista Comparacin y se elige no es igual que; se escribe cero (0) en el cuadro Comparar con.

122

Base de datos de Works

Prctica 2 Filtros

Actividades guiadas

3.

Se hace clic sobre el botn Aplicar filtro y aparecen los registros de los ciento doce artculos de los que hay existencias en el almacn.

4.

Si activamos de nuevo el filtro, activamos la casilla Invertir filtro y despus pulsamos el botn Aplicar filtro, obtenemos los cinco registros de los artculos que se han agotado.

Como se ha visto, Works no incluye al operador NO en la lista de operadores en la que se encuentran O e Y, sino que lo introduce dentro de los criterios de Comparacin: no es igual que, no contiene, no est vaco/a, no empieza por, no termina por. Adems, la negacin de cualquier seleccin puede hacerse activando la casilla Invertir filtro.

ACTIVIDAD 2.12: Seleccin de campos no vacos

Averiguar de qu artculos se ha hecho un pedido. Llamar al filtro Pedido.

Base de datos de Works

123

Actividades guiadas

Prctica 2 Filtros

......................................................................................Resolucin ............................................................................................

1.

Se activa Filtros. Se pulsa el botn Nuevo filtro y se escribe, como nombre del filtro Pedido.

2.

Se despliega la primera lista Nombre del campo y se elige Pedido, se despliega la lista Comparacin y se elige no est vaco/a; en este caso el cuadro Comparar con se ha desactivado.

124

Base de datos de Works

Prctica 2 Filtros

Actividades guiadas

3.

Se hace clic sobre el botn Aplicar filtro y aparecen los registros de los veintin artculos de los que se ha hecho un pedido.

ACTIVIDAD 2.13: Filtrar usando una frmula

Averiguar el precio de los ordenadores de las empresas proveedoras Rawsart y Percasa, aplicando un filtro llamado Orden-Raws-Perc. Analizar la expresin o frmula que ha generado Works para este filtro.
......................................................................................Resolucin ............................................................................................

1.

Se activa Filtros. Se pulsa el botn Nuevo filtro y se escribe, como nombre del filtro Orden-Raws-Perc.

2.

Se despliega la primera lista Nombre del campo y se elige Tipo, se despliega la lista Comparacin y se elige es igual que; en el cuadro Comparar con se escribe Ordenador.

3.

En el cuadro de los operadores se deja activado el operador Y; se despliega la segunda lista Nombre del campo y se elige Proveedor, se despliega la lista

Base de datos de Works

125

Actividades guiadas

Prctica 2 Filtros

Comparacin y se elige empieza por, se escribe Comparar con.

Raws

en el cuadro

4.

En el cuadro de los operadores se activa el operador O; se despliega la tercera lista Nombre del campo y se elige Proveedor, se despliega la lista Comparacin y se elige empieza por, se escribe Perc en el cuadro Comparar con. Se hace clic sobre el botn Aplicar filtro para ver los registros que se han seleccionado.

Si observamos la seleccin que ha hecho Works con este filtro, podemos ver que algo no ha funcionado como esperbamos, pues, en efecto, aparecen dos registros de la empresa Rawsart que corresponden a ordenadores y tambin de Percasa. Pero adems de los registros de ordenadores tambin se han seleccionado ocho registros del tipo Porttil y uno del tipo Monitor de Percasa, es decir ninguno de estos nueve registros deberan haber pasado el filtro. Para hacer la seleccin de registros del filtro, Works va ejecutando las operaciones en el orden en que estn escritas; si analizamos las condiciones que hemos introducido, podemos darnos cuenta de que, por la primera operacin lgica (Y), se

126

Base de datos de Works

Prctica 2 Filtros

Actividades guiadas

han seleccionado los registros que cumplen que son del tipo Ordenador y de la empresa Rawsart; como el siguiente operador lgico es O, se han aadido todos los artculos suministrados por Percasa, por esto se muestran los artculos de esta empresa que son del tipo Ordenador, pero tambin aparecen los del tipo Monitor y Porttil. Una forma de resolver esta situacin consiste en modificar el orden de las condiciones, escribiendo primero la disyuncin (O) y despus la conjuncin (Y), como se indica a continuacin. Atencin! Si por algn motivo se ha cerrado el archivo, cuando se vuelve a abrir y se activa la opcin Filtro, la lista desplegable Nombre del Filtro de la ventana Filtro slo muestra los nombres de los siete primeros filtros que se han creado y se ve que a los autores de Works se les ha olvidado poner la barra de desplazamiento vertical del cuadro para que podamos acceder al octavo filtro con el ratn. Para obtener este octavo filtro podemos utilizar la tecla de desplazamiento del cursor hacia abajo, o bien utilizar la opcin Aplicar filtro que se encuentra en el men Registro, que muestra los ocho filtros que se han creado.

5.

Se activa el filtro Orden-Raws-Perc y se modifica el orden de las condiciones, para lo cual se despliega la primera lista Nombre del campo y se elige

Base de datos de Works

127

Actividades guiadas

Prctica 2 Filtros

Proveedor, se despliega la lista Comparacin escribe Raws en el cuadro Comparar con.

y se elige empieza por, se

6.

En el cuadro de los operadores se activa el operador O; se despliega la segunda lista Nombre del campo y se elige Proveedor, se despliega la lista Comparacin y se elige empieza por, se escribe Perc en el cuadro Comparar con.

7.

En el cuadro de los operadores se activa el operador Y. Se despliega la tercera lista Nombre del campo y se elige Tipo, se despliega la lista Comparacin y se elige es igual que; en el cuadro Comparar con se escribe Ordenador. Se hace clic sobre el botn Aplicar filtro para ver los registros que se han seleccionado.

En este caso la seleccin corresponde a los datos que deseamos obtener, pues aparecen catorce registros con los dos

128

Base de datos de Works

Prctica 2 Filtros

Actividades guiadas

ordenadores de la empresa Rawsart y los doce ordenadores de Percasa. En el campo Precio podemos ver lo que cuesta cada uno de ellos. Otro procedimiento que podemos utilizar para corregir el filtro anterior sin tener que cambiar el orden de todas las condiciones, consiste en utilizar la Frmula del filtro como se indica a continuacin.

8.

Se activa de nuevo el filtro Orden-Raws-Perc y se vuelven a cambiar el orden de las condiciones de la consulta para que el filtro no responda a nuestras necesidades, es decir, se despliega la primera lista Nombre del campo y se elige Tipo, se despliega la lista Comparacin y se elige es igual que; en el cuadro Comparar con se escribe Ordenador.

9.

Se deja activado el operador Y; se despliega la segunda lista Nombre del campo y se elige Proveedor, se despliega la lista Comparacin y se elige empieza por, se escribe Raws en el cuadro Comparar con.

10.

En el cuadro de los operadores se activa el operador O; se despliega la tercera lista Nombre del campo y se elige Proveedor, se despliega la lista Comparacin y se elige empieza por, se escribe Perc en el cuadro Comparar con. Se hace clic sobre el botn Aplicar filtro para ver que de
129

Base de datos de Works

Actividades guiadas

Prctica 2 Filtros

nuevo obtenemos todos los registros de la empresa tipo.

Percasa,

sea cual sea su

11.

Una vez ms se activa el filtro Orden-Raws-Perc y tambin se activa el botn Filtrar usando una frmula. En el cuadro de texto preparado para escribir la frmula podemos ver la expresin que Works ha escrito para traducir las condiciones del filtro, que es:

='Tipo'="Ordenador"#Y#'Proveedor'="Raws*"#O#'Proveedor'="Perc*"

La Base de datos de Works utiliza, en los filtros, expresiones que, como las frmulas de la Hoja de Clculo, comienzan con el signo igual (=). A continuacin aparece el nombre de un campo escrito entre comillas simples, seguido del signo que expresa la condicin, en este caso es el signo = y despus uno de los valores que puede contener ese campo, escrito entre comillas. Despus puede aparecer uno de los dos operadores lgicos: O, Y escritos entre signos #, es decir:

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Base de datos de Works

Prctica 2 Filtros

Actividades guiadas

#Y#

#O#

Despus del operador ir otra condicin, escrita de la misma manera, es decir, el nombre de un campo escrito entre comillas simples, seguido del signo que expresa la condicin, y de uno de los valores que puede contener ese campo, escrito entre comillas.

En Works no existe el operador lgico NO.

12.

Se borra la expresin que hay en este filtro y se escribe la siguiente frmula:

=Y(Tipo="Ordenador";O(Proveedor="Raws*";Proveedor="Perc*"))

Para modificar una expresin, con la opcin Filtrar usando la frmula, basta escribir, aadir, borrar o insertar los caracteres que se deseen. Una vez realizada la modificacin, se acepta la nueva expresin con la tecla ENTRAR o con el botn Aplicar filtro. Si se quiere dejar el contenido que haba antes de la edicin, se debe pulsar la tecla Esc.

Base de datos de Works

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Actividades guiadas

Prctica 2 Filtros

13.

Al hacer clic sobre el botn Aplicar filtro, se puede ver que, con esta expresin, se seleccionan los catorce registros que queramos obtener.

Puede resultar interesante observar las expresiones de todos los filtros que se han creado, para familiarizarse con la sintaxis de Works, para ello, basta activar en cada uno de los filtros el botn Filtrar usando una frmula. Se puede comprobar que las frmulas que utiliza Works para expresar las relaciones que se pueden utilizar en un filtro son las siguientes:
RELACIN es igual que no es igual que es menor que es mayor que es menor o igual que SIGNO = <> < > <= EJEMPLO ='Tipo'="Ordenador" ='Tipo'<>"Monitor" ='Precio'<1000 ='Precio'>1000 ='Existencias'<=2

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Prctica 2 Filtros

Actividades guiadas

RELACIN es mayor o igual que contiene no contiene est vaco no est vaco empieza por no empieza por termina por no termina por

SIGNO >= ="*texto*" <>"*texto*" ="" <>"" ="texto*" <>"texto*" ="*texto" <> "*texto"

EJEMPLO ='Existencias'>=2 ='Artculo'="*digital*" ='Artculo'<>"*digital*" ='Pedido'="" ='Pedido'<>"" ='Proveedor'="Raws*" ='Proveedor'<>"Perc*" ='Proveedor'="*S.A." ='Proveedor'<>"*S.A."

Como se ha visto en los ejemplos anteriores se puede emplear en un filtro el signo * como comodn, antes y despus del valor del campo. Por ejemplo la relacin contiene se indica mediante el signo = y utilizando el comodn antes y despus del valor. Tambin pueden incluir en la frmula de un filtro el comodn ? que se utiliza igual que en las actividades realizadas anteriormente con la orden Buscar del men Edicin. Todos los programas de gestin de bases de datos cuentan con un conjunto de smbolos y reglas para escribir las consultas o filtros que permiten buscar o seleccionar los registros, que se denomina lenguaje de interrogacin. Todos los lenguajes de interrogacin utilizan los operadores lgicos Y, O y NO, las relaciones =, >, <, etc. as como delimitadores como las comillas o separadores como los parntesis. Works no permite utilizar los parntesis de la forma que es habitual en la mayora de los lenguajes de interrogacin, por ello en lugar de utilizar los operadores #Y#, #O# y #NO# para escribir interrogaciones complejas hay que usar las funciones Y(arg1;arg2;...;argn) y O(arg1;arg2;...;argn), como se ha hecho en la actividad anterior.

ACTIVIDAD 2.14: Eliminar un filtro

Eliminar el filtro llamado Existencias para poder crear un filtro que seleccione los artculos de Sonido de los que se ha hecho un pedido a partir del 15 de marzo.
Base de datos de Works 133

Actividades guiadas

Prctica 2 Filtros

......................................................................................Resolucin ............................................................................................

1.

Se activa Filtros y se hace clic sobre el botn Nuevo filtro. En este momento aparece una ventana de Works para decirnos que no podemos crear otro filtro.

Como ya se han creado ocho filtros, si se intenta crear otro aparecer un mensaje de aviso que nos indica que este programa no permite tener ms de ocho filtros simultneamente en el mismo fichero de base de datos, por lo que, para poder hacer nuevas consultas, hay que eliminar alguno previamente o definir el nuevo filtro modificando uno existente. Tambin nos ofrece ayuda para ver cmo se pueden hacer estas operaciones.

2.

Una vez que hemos ledo la informacin de la ventana de Works, hacemos clic en el botn Aceptar para cerrarla.

134

Base de datos de Works

Prctica 2 Filtros

Actividades guiadas

3.

Se despliega la lista del cuadro Nombre del filtro, se elige el filtro Existencias y cuando se hace clic en el botn Eliminar filtro, Works nos pide confirmacin y nos avisa que esta operacin no podr deshacerse, a lo que respondemos haciendo clic sobre el botn S para eliminar el filtro.

4.

De nuevo hacemos clic sobre el botn Nuevo filtro y escribimos el nombre Son-Pedido-15/3.

5.

Se despliega la primera lista Nombre del campo y se elige Tipo, se despliega la lista Comparacin y se elige es igual que, se escribe Sonido en el cuadro Comparar con.

6.

En el cuadro de los operadores se deja activado el operador Y; se despliega la segunda lista Nombre del campo y se elige Fecha de pedido, se despliega la lista Comparacin y se elige es mayor o igual que, se escribe 15/3/02 en el cuadro Comparar con.

Base de datos de Works

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Actividades guiadas

Prctica 2 Filtros

7.

Al hacer clic sobre el botn Aplicar filtro se ve el nico registro que cumple esas dos condiciones y que corresponde a la empresa proveedora SELORCAWAS.

ACTIVIDAD 2.15: Salir del programa guardando los cambios

Almacenar los cambios hechos en la base de datos Prctica 2 BD y Salir o Cerrar el programa.
......................................................................................Resolucin ............................................................................................

1.

Se hace clic en el botn Guardar de la barra de herramientas. Para dejar de trabajar con la Base de datos de Works se puede hacer clic en el botn Cerrar que est en la esquina superior derecha de la ventana de Works. Otra manera de terminar el trabajo consiste en desplegar el men Archivo y activar la opcin Cerrar o la opcin Salir.

Cuando se almacena el archivo de base de datos en el disco, se guardan tambin todos los filtros que se han creado. Para comprobarlo, basta abrir de nuevo el archivo Prctica 2 BD y elegir la opcin Aplicar filtro, que se encuentra en el men Registro, tanto en la Presentacin de lista como en la Presentacin de formulario, podemos ver la lista de los ocho filtros creados y aplicarlos.

136

Base de datos de Works

EDICIN DE UNA BASE DE DATOS EN LA PRESENTACIN DE LISTA

PRCTICA 3

Prctica 3 Edicin en Presentacin de Lista

INTRODUCCIN
Uno de los principales problemas que se plantean cuando se trabaja con una base de datos es su puesta al da. La informacin que suelen contener las bases de datos que se gestionan en las empresas requieren una constante actualizacin. De nada sirve que el gestor de bases de datos nos ofrezca en medio segundo la informacin que solicitamos si esa informacin que contiene la base de datos est desfasada porque no se actualiza con la frecuencia que requiere. Generalmente hay que actualizarla diariamente y en algunos casos, como en el caso de los valores burstiles, instantneamente. Por ello, cuando se trabaja con bases de datos hay que tener en cuenta que se requiere una gran disciplina, pues se deber actualizar constantemente la informacin para que sea til en todo momento. Por tanto tiene que haber una persona responsable de mantener al da los datos. Durante muchos aos la modificacin de la estructura de una base de datos era competencia exclusiva de los informticos. El usuario slo poda introducir datos y extraer la informacin. Cualquier operacin para aadir o suprimir un campo nuevo o para modificar su tamao era una tarea que deba realizar el programador. Con la aparicin de los microordenadores, entre otros programas tiles para la gestin de la informacin, aparecen los gestores de bases de datos que estn diseados de forma que los propios usuarios puedan crear la estructura de base de datos que deseen y modificarla. Dada la importancia que tienen en la actualidad las bases de datos, los gestores actuales cuentan con funciones que facilitan la tarea de modificacin de los datos y de su estructura, que en la mayor parte de los casos se realizan usando el ratn, de forma anloga a la empleada en el Procesador de textos. Operaciones como aadir un nuevo campo o cambiar un campo de lugar, en la actualidad se pueden ejecutar de forma instantnea y con un simple movimiento del ratn. En esta prctica y en la siguiente se trata de modificar un archivo de base de datos no slo los datos y su formato, sino tambin la estructura de la tabla aadiendo y suprimiendo filas y columnas. Es decir, se van a cambiar, corregir, eliminar y aadir datos: registros, campos, etiquetas y su contenido. En esta prctica las modificaciones se harn en Presentacin de lista; en la siguiente se realizarn las mismas operaciones pero en Presentacin de formulario.

Objetivos

En esta prctica se aprende a utilizar las distintas herramientas que ofrece la Base de datos de Works para actualizar la informacin de un archivo de base de datos, es

Base de datos de Works

139

Introduccin

Prctica 3 Edicin en Presentacin de Lista

decir, se aprende a modificar los datos de uno o varios registros o campos, a borrar el contenido de uno o varios registros o campos, a aadir datos, registros y campos, a escribir frmulas que calculen datos de forma automtica, a modificar el aspecto de los campos, cambiando su formato, a modificar el nombre de los campos, a cambiar la posicin de los campos y de los registros, a ordenar la base de datos por distintos criterios, a generar series o repetir datos de forma automtica y a proteger los datos. Todas las operaciones de esta prctica se realizan en la Presentacin de lista, pues las modificaciones en la Presentacin de formulario se estudian en la prctica siguiente.
Contenidos

Las opciones del programa que se utilizan en esta prctica son: Proteccin. Ortografa. Seleccionar registro. Seleccionar campo. Seleccionar todo. Reemplazar. Buscar siguiente. Reemplazar todas. Borrar. Eliminar campo. Eliminar registro. Deshacer. Rehacer. Copiar. Pegar. Insertar campo. Insertar registro. Campo. Alineacin. Fuente y estilo. Borde. Sombreado. Ordenar registros. Llenar hacia la derecha. Llenar hacia abajo. Llenar serie.

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Base de datos de Works

Prctica 3 Edicin en Presentacin de Lista

PROYECTO

Presentacin Se parte de un archivo con datos de facturas y hay que usar la Presentacin de lista para modificar el formato, estructura y contenidos de esa base de datos.

Proyecto El proyecto de esta tercera prctica consiste en modificar el archivo de base de datos Prctica 3 BD en la Presentacin de lista, es decir, modificar los datos, los registros y los campos con las operaciones de: eliminar, corregir, generar datos de forma automtica y ordenar. En el archivo Facturas P3.htm figura la imagen de cmo debe quedar la tabla, aunque se aconseja comprobar con la Propuesta de actividades que se han realizado todos los cambios que se requieren.

Propuesta de actividades En la seccin Propuesta de actividades se indica la secuencia de actividades que permiten realizar el proyecto y alcanzar los objetivos de esta prctica. Para realizar el proyecto, se pueden seguir distintos caminos. Cada alumno del curso debe elegir el que se adapte ms a sus conocimientos y sus preferencias de aprendizaje. La opcin ms libre, adecuada para las personas que conozcan algunos contenidos de esta prctica, consiste en tratar de obtener el proyecto con los enunciados de la Propuesta de actividades, simplemente probando las opciones del programa en el orden que se crea ms conveniente.

Base de datos de Works

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Proyecto

Prctica 3 Edicin en Presentacin de Lista

Ayuda Si se poseen ciertos conocimientos sobre el tema, pero surgen algunas dudas, se puede utilizar la ayuda del programa, para lo cual se puede consultar la seccin Ayudas de esta prctica o seguir alguno de las otras opciones que se proponen a continuacin. Actividades guiadas En Actividades guiadas se explican detalladamente los pasos que hay que dar para realizar todas las actividades que se indican en la Propuesta de actividades y que son necesarias para alcanzar los objetivos de esta prctica. Independientemente de los conocimientos que se tengan sobre la base de datos, todos los alumnos y alumnas de este curso deben leer estas explicaciones, puesto que pueden encontrar, en ellas, aspectos que no conozcan. Actividades complementarias La Propuesta de actividades complementarias, trata de ver algunas frmulas que no se han utilizado al trabajar con la base de datos de las facturas y las opciones que generan series o repiten datos de forma automtica.

Estas actividades se realizan utilizando el archivo Complemento P3 BD.wdb.

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Base de datos de Works

Prctica 3 Edicin en Presentacin de Lista

AYUDA
Modificacin de un dato de un registro

En muchas actividades se puede localizar la ayuda a travs de la opcin Contenido de la ayuda, que muestra toda la informacin organizada por temas, de los ms generales a los ms concretos. Esto permite ir seleccionando el camino que conduce a lo que se busca. A veces, como en este caso, hay que descender varios niveles hasta que se encuentra la ayuda.

A veces hay que pulsar sobre las palabras destacadas para ver cmo se realizan las operaciones, en este caso los trminos Seleccionar y contenido de campo.

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Ayuda

Prctica 3 Edicin en Presentacin de Lista

Revisin ortogrfica

Cuando se usa el ndice o Buscar hay que procurar expresar los mismos trminos que usa el programa. Por ejemplo si se busca la expresin revisin ortogrfica en la lista de Temas encontrados no hay ninguno relativo a ese concepto.

Mientras que si se escribe la accin con el verbo en infinitivo el resultado es muy diferente.

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Base de datos de Works

Prctica 3 Edicin en Presentacin de Lista

Ayuda

Modificacin de los datos en mltiples registros, de forma automtica

Sucede muchas veces, como en este caso, que no hay una ayuda especfica para resolver el problema que nos planteamos, sino que hay que recurrir a otras opciones ms simples que combinadas permiten resolverlo. En este caso se supone que hay varios registros que tienen un determinado valor, todos el mismo, y queremos sustituir ese valor por otro. En la prctica anterior se ha visto cmo seleccionar todos los registros que tienen un valor con la opcin Buscar. Ahora, por tanto basta cambiar el primero y copiarlo a los dems como se indica en la ayuda.

Una vez que con la orden Buscar los registros que hay que cambiar son adyacentes se siguen las instrucciones de la ayuda que se ha obtenido.

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Prctica 3 Edicin en Presentacin de Lista

PROPUESTA DE ACTIVIDADES

ACTIVIDAD 3.1: Iniciar la aplicacin de Base de datos de Works y abrir un archivo existente

Iniciar o ejecutar la aplicacin de Base de datos de Works y abrir el archivo Prctica 3 BD.
ACTIVIDAD 3.2: Modificacin de un dato de un registro

Corregir el dato del campo Tipo, en el registro 83, aadiendo el acento de la palabra Informtica.
ACTIVIDAD 3.3: Revisin ortogrfica

Corregir la falta del acento ortogrfico en el dato del campo Tipo, del registro 103 con ayuda del corrector ortogrfico de Works.
ACTIVIDAD 3.4: Modificacin de los datos en mltiples registros, de

forma automtica En la base de datos hay varios registros cuyo contenido en el campo Tipo es Pco, reemplazar de forma automtica este contenido por Perifrico. Modificar, con una sola operacin, en todos los registros, el tipo T. Mvil por Celular.
ACTIVIDAD 3.5: Modificar los datos en mltiples registros, slo en

casos determinados Reemplazar, de la forma ms rpida, en todos los registros, el tipo S por Software.
ACTIVIDAD 3.6: Borrado de parte del contenido de varios campos

Borrar los datos de los campos Importe y Emisin, en los registros nmero 33, 34, 35 y 36. Seguidamente recuperar los datos que se han eliminado.

Base de datos de Works

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Propuesta de actividades

Prctica 3 Edicin en Presentacin de Lista

ACTIVIDAD 3.7: Borrado de todo el contenido de varios campos

Borrar todos los datos de los campos Cdigo, Cliente y N factura y seguidamente recuperar los datos que se han suprimido.
ACTIVIDAD 3.8: Borrado de varios campos

Eliminar los campos Aviso y Pagado y seguidamente recuperar los campos que se han suprimido.
ACTIVIDAD 3.9: Borrado de todo el contenido de varios registros

Borrar todos los datos de los registros 15, 16, 17 y 18 y seguidamente recuperar los datos que se han suprimido.
ACTIVIDAD 3.10: Borrado de varios registros

Eliminar los registros 15, 16, 17 y 18 y seguidamente recuperar los registros que se han suprimido.
ACTIVIDAD 3.11: Aadir datos en la base de datos

Aadir los valores 910,27; 214,37 y 1.069,52 como Importe de las tres ltimas facturas, es decir, de los tres ltimos registros.
ACTIVIDAD 3.12: Aadir registros a la base de datos. Copiar

registros Aadir un registro que tenga los siguientes datos:


Cdigo: 00037 Importe: 554,20 Cliente: CENTRUM PAX Emisin: 11/04/02 N factura: 02/A00106 Aviso: 26/05 Tipo: Imagen Forma pago: 60

Aadir un nuevo registro a la base de datos, copiando el registro 99 y reemplazando los datos que sean distintos de los siguientes:
Cdigo: 00026 Importe: 512,50 Cliente: LUPRESA Emisin: 28/05/02 N factura: 02/A00107 Pagado: 28/05 Tipo: Discos Forma pago: 0

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Base de datos de Works

Prctica 3 Edicin en Presentacin de Lista

Propuesta de actividades

ACTIVIDAD 3.13: Aadir campos a la base de datos

Aadir a la base de datos los campos IVA y Total, con el formato Nmero y dos cifras decimales. Estos campos deben estar colocados entre los campos Importe y Emisin.
ACTIVIDAD 3.14: Aadir frmulas en los campos

Aadir las frmulas necesarias para que se calculen de forma automtica los datos de los campos IVA y Total.
ACTIVIDAD 3.15: Modificar el formato de los campos

Modificar el formato de los campos IVA y Total para que tengan el mismo aspecto del campo Importe, es decir, los caracteres de ambos campos deben ser de color Verde oscuro; el campo IVA debe tener la opcin del formato de nmero que aade el punto separador de las unidades de millar, el campo Total debe tener estilo Negrita y el formato de moneda con el smbolo del euro. Modificar el formato del campo Cliente para que tenga el Sombreado del primer diseo con color de primer plano Blanco sobre fondo Gris claro; el texto con estilo Cursiva y Subrayado, los datos con alineacin Centrada y un Borde de lnea continua de grosor intermedio, de color Azul oscuro, a la izquierda.
ACTIVIDAD 3.16: Modificar el nombre de los campos

Sustituir el nombre del campo Total por PVP.


ACTIVIDAD 3.17: Mover los campos

Colocar los campos N factura y Tipo al principio de la lista.


ACTIVIDAD 3.18: Ordenar los registros por distintos campos

Averiguar qu factura es la que corresponde al mayor Importe y cul es la del menor. Ordenar la base de datos por la fecha de Emisin de la factura, en sentido Descendente, en caso de que haya coincidencias en las fechas, ordenar los registros que coincidan por el campo Cliente, en sentido Ascendente y, si vuelven a coincidir, ordenar por Importe en sentido Descendente.

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Propuesta de actividades

Prctica 3 Edicin en Presentacin de Lista

ACTIVIDAD 3.19: Mover registros

Mover el registro que corresponde a la factura nmero 02/A0010, para que est junto al registro de la factura nmero 02/A0041 y se puedan comparar sus datos.
ACTIVIDAD 3.20: Salir del programa guardando los cambios

Almacenar los cambios hechos en la base de datos Prctica 3 BD y Salir o Cerrar el programa.

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Base de datos de Works

Prctica 3 Edicin en Presentacin de Lista

ACTIVIDADES GUIADAS

ACTIVIDAD 3.1: Iniciar la aplicacin de Base de datos de Works y abrir un archivo existente

Iniciar o ejecutar la aplicacin de Base de datos de Works y abrir el archivo Prctica 3 BD.
......................................................................................Resolucin ............................................................................................

1.

Se inicia la Base de datos de Works utilizando cualquiera de los procedimientos indicados en las prcticas anteriores: en el men del botn Inicio de Windows, o haciendo doble clic sobre su icono en el escritorio o con ayuda del Selector de tareas de Works.

2.

Se abre el archivo Prctica 3 BD, buscndolo en la carpeta que contiene los archivos de trabajo y siguiendo los pasos indicados en las prcticas anteriores.

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Actividades guiadas

Prctica 3 Edicin en Presentacin de Lista

ACTIVIDAD 3.2: Modificacin de un dato de un registro

Corregir el dato del campo Tipo, en el registro 83, aadiendo el acento de la palabra Informtica.
......................................................................................Resolucin ............................................................................................

1.

Se despliega el men Edicin y se activa la opcin Ir a, se escribe el nmero del registro 83 en el cuadro de texto Ir a y se hace clic sobre el botn Aceptar.

2.

Se activa el dato del campo Tipo del registro 83 haciendo clic sobre l. Se hace clic en la barra de frmulas o barra de edicin entre las letras m y a de la palabra Informtica, para borrar esta ltima letra pulsando la tecla Supr.

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Base de datos de Works

Prctica 3 Edicin en Presentacin de Lista

Actividades guiadas

Al pulsar la tecla Supr aparece una ventana de informacin de Works indicndonos que no se puede cambiar el contenido de un campo protegido, por lo tanto para cambiarlo hay que desprotegerlo.

3.

Se hace clic sobre el botn Aceptar para cerrar la ventana de informacin, se despliega el men Formato, se activa la opcin Proteccin y se desactiva la casilla Proteger campo.

Base de datos de Works

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Actividades guiadas

Prctica 3 Edicin en Presentacin de Lista

4.

Se hace clic de nuevo en la barra de frmulas o barra de edicin, entre las letras m y a de la palabra Informtica, se borra esta ltima letra pulsando la tecla Supr; se escribe la letra acentuada y se hace clic sobre el botn Introducir o se pulsa la tecla Entrada.

ACTIVIDAD 3.3: Revisin ortogrfica

Corregir la falta del acento ortogrfico en el dato del campo Tipo, del registro 103 con ayuda del corrector ortogrfico de Works.
......................................................................................Resolucin ............................................................................................

1.

Se coloca el cursor sobre el registro 103, haciendo clic sobre su nmero o con la opcin Seleccionar registro del men Edicin y en el men Herramientas se activa Ortografa.

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Base de datos de Works

Prctica 3 Edicin en Presentacin de Lista

Actividades guiadas

2.

Muestra una ventana que avisa que no ha encontrado en su diccionario la palabra Informatica (sin tilde) y nos ofrece tres sugerencias: Informtica (con tilde), Informativa e Informatiza, se selecciona la primera de ellas y se hace clic sobre el botn Cambiar. De esta forma Works sustituye la palabra sin el acento ortogrfico por la palabra correcta.

Conviene utilizar el botn Qu es esto? de la ventana Ortografa para ver la funcin de los botones Omitir, Omitir todas, Agregar, Cambiar, Cambiar todas, Opciones y la funcin de las casillas Omitir palabras en maysculas y Omitir palabras con nmeros.

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Actividades guiadas

Prctica 3 Edicin en Presentacin de Lista

ACTIVIDAD 3.4: Modificacin de los datos en mltiples registros, de

forma automtica En la base de datos hay varios registros cuyo contenido en el campo Tipo es Pco, reemplazar de forma automtica este contenido por Perifrico.
......................................................................................Resolucin ............................................................................................

1.

Antes de reemplazar el contenido se puede comprobar que en los registros 10, 23, 27, 41 y 73 el tipo es Pco. Para reemplazar este contenido por Perifrico, se selecciona el campo Tipo haciendo clic sobre su nombre o con la opcin Seleccionar campo del men Edicin; se activa la opcin Reemplazar en el men Edicin.

156

Base de datos de Works

Prctica 3 Edicin en Presentacin de Lista

Actividades guiadas

2.

Se escribe Pco en el cuadro de texto Buscar y Perifrico en el cuadro Reemplazar por y se hace clic sobre el botn Reemplazar todas. Works entonces sustituye, sin pedir confirmacin, las cinco apariciones de Pco por Perifrico.

En muchas ocasiones se necesita modificar un dato en muchos registros. As, por ejemplo, en una base de datos de direcciones, cuando cambia el nombre de una calle hay que sustituir el nombre antiguo por el nuevo, esto se puede hacer en un instante con la opcin Reemplazar del men Edicin, como se acaba de comprobar. Modificar, con una sola operacin, en todos los registros, el tipo T. Mvil por Celular.
......................................................................................Resolucin ............................................................................................

3.

Se selecciona el campo Tipo, haciendo clic sobre su nombre; se activa la opcin Reemplazar en el men Edicin; se escribe T. Mvil en el cuadro de

Base de datos de Works

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Actividades guiadas

Prctica 3 Edicin en Presentacin de Lista

texto Buscar y Celular en el cuadro Reemplazar por y se hace clic sobre el botn Reemplazar todas.

El procedimiento que se acaba de utilizar para modificar datos es sencillo y rpido. No obstante, hay que tener cuidado al intentar prever posibles errores, pues la orden que se ha dado puede modificar datos que no se desea cambiar y al hacer la sustitucin de forma automtica no se tiene control sobre los cambios que se producen. En este caso podemos pensar que no ha habido problemas porque la cadena de caracteres T. Mvil no es muy corriente que figure como parte del contenido de otro dato; pero no siempre ocurre as, como se ve a continuacin.

ACTIVIDAD 3.5: Modificacin de los datos en mltiples registros,

slo en casos determinados Reemplazar, de la forma ms rpida, en todos los registros, el tipo S por Software.

......................................................................................Resolucin ............................................................................................

1.

Se selecciona el campo Tipo, haciendo clic sobre su nombre; se activa la opcin Reemplazar en el men Edicin; se escribe S en el cuadro de texto Buscar y Software en el cuadro Reemplazar por y se hace clic sobre el botn Reemplazar todas.

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Prctica 3 Edicin en Presentacin de Lista

Actividades guiadas

Si observamos los datos del campo Tipo, podemos ver que se ha reemplazado todas las veces que apareca la letras S en los datos de este campo por la palabra Software. De esta forma, en los registros en los que el tipo era S ahora aparece Software, como desebamos, pero en los registros en los que el tipo era Discos, las dos eses se han sustituido por Software y ahora pone DiSoftwarecoSoftware. Lo mismo ocurrir en todas las palabras que contengan la letra s. Podemos imaginar lo que habra ocurrido si la letra S hubiera estado formando parte de cientos o miles de registros y si adems estuviramos haciendo la sustitucin en varios campos.

2.

Como, adems, no se puede deshacer la operacin anterior, para restablecer los datos que no se deban haber modificado, se selecciona el campo Tipo, se activa de nuevo la opcin Reemplazar del men Edicin; se escribe DiSoftwarecoSoftware en el cuadro de texto Buscar y Discos en el cuadro Reemplazar por y se hace clic sobre el botn Reemplazar todas.

Para

que escribir esa palabra tan larga: DiSoftwarecoSoftware se puede activar este dato y hacer clic en el botn Copiar de la barra de herramientas. Despus de activar Reemplazar, se hace clic en el cuadro Buscar y se pulsan las teclas Ctrl y V o el botn secundario del ratn y la orden Pegar para poner ah el contenido del portapapeles de Windows, que en este caso es DiSoftwarecoSoftware.

no

tener

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Para evitar errores similares al que se ha producido con la sustitucin anterior y aprovechar las ventajas de la opcin Reemplazar todas, deben tomarse precauciones, restringiendo el campo de actuacin de las rdenes a los datos adecuados. En este caso, antes de realizar la sustitucin deberamos haber ordenado o seleccionado los registros de tipo S con un Filtro y despus podramos haber hecho el cambio automtico, sin ningn problema. Si no hay muchos datos que cambiar o si hay que modificar algunos datos y otros no, es preferible no usar la opcin Reemplazar todas e ir revisando los datos uno a uno, haciendo clic sucesivas veces en el botn Buscar siguiente y pulsando el botn Reemplazar slo cuando proceda. Para comprobarlo, vamos a reemplazar el tipo Software por S y despus reemplazar de nuevo S por Software, con los botones Buscar siguiente y Reemplazar para que no afecte a las eses de la palabra Discos.

3.

Se selecciona el campo Tipo; se activa la opcin Reemplazar en el men Edicin; se escribe Software en el cuadro de texto Buscar y S en el cuadro Reemplazar por y se hace clic sobre el botn Reemplazar todas.

4.

De nuevo, se selecciona el campo Tipo; se activa la opcin Reemplazar en el men Edicin; se escribe S en el cuadro de texto Buscar y Software en el cuadro Reemplazar por y se hace clic sobre el botn Buscar siguiente. Entonces Works encuentra la primera aparicin de la S en el registro nmero 1 y debemos pulsar el botn Reemplazar para que cambie esta S por Software.

Es posible que en lugar de activar el dato del registro 1, Works active el Tipo del registro 2, 8, 20, 38, 39... Esto puede suceder porque Works realiza la bsqueda desde el registro que est activo cuando empezamos la bsqueda en adelante y si se encontraba activo, por ejemplo, el registro 68, la primera coincidencia que Works encontrar ser la del registro 70.

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Actividades guiadas

Si la ventana de dilogo Reemplazar impide ver el dato activo, se debe mover la ventana a otra posicin arrastrando su barra de ttulo.

5.

Se hace clic de nuevo sobre el botn Buscar siguiente y Works encuentra S en el registro 2; en este caso se pulsa el botn Reemplazar para sustituir la S por Software. Se hace clic sobre el botn Buscar siguiente y Works encuentra la S en el registro 8, en la palabra Discos, entonces se pulsa el botn Buscar siguiente para que en este caso no se reemplacen las eses. Se va repitiendo el proceso y en los registros 20, 38, 70, 71, 79 y 101, que contienen S en el campo Tipo, se pulsa el botn Reemplazar; en los registros 39, 49, 52, 54, 74, 95 y 99, que contienen Discos en el campo Tipo, se pulsa el botn Buscar siguiente y en el registro 105 se pulsa el botn Cancelar, para terminar la operacin.

Reemplazar no realiza la bsqueda en los campos que estn protegidos.

Es aconsejable guardar el archivo en el disco cada vez que se han corregido o modificado los datos, para lo cual, si no se desea cambiar el nombre del archivo, ni cambiar la carpeta en la que se va a guardar, como ocurre en este caso, basta hacer clic sobre el botn Guardar de la barra de herramientas. En esta prctica no se va a volver a indicar ms que se guarde el archivo hasta el final, pero se debe hacer de vez en cuando, para que no se pierda el trabajo por algn fallo en el funcionamiento del equipo o por algn error nuestro.

En las prximas actividades se propone utilizar las opciones de la Base de datos de Works que permiten eliminar la informacin, ya sea borrando datos, campos, registros o la base de datos entera. De esta manera se pierde la informacin, pero si inmediatamente despus de eliminar el elemento que sea: dato, campo, registro o la base de datos completa, se

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activa la opcin Deshacer del men Edicin, se recupera la informacin que se ha borrado.

ACTIVIDAD 3.6: Borrado de parte del contenido de varios campos

Borrar los datos de los campos Importe y Emisin, en los registros nmero 33, 34, 35 y 36; seguidamente recuperar los datos que se han eliminado.
......................................................................................Resolucin ............................................................................................

1.

Se seleccionan los datos de los campos Importe y Emisin, en los registros 33, 34 a 36, que son: 1.810,47; 29/01/02; 2.165,51; 29/01/02; 140,66; 31/01/02; 887,34 y 31/01/02; para lo cual se hace clic sobre el primero y, sin soltar el botn principal del ratn se arrastra el ratn hacia abajo y hacia la derecha, hasta el ltimo. Entonces se suelta el botn principal del ratn.

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Actividades guiadas

2.

Se pulsa la tecla Supr que borra el contenido de los dos campos de los registros seleccionados.

Otra forma de borrar uno o varios datos seleccionados consiste en activar la opcin Borrar del men Edicin o hacer clic con el botn secundario del ratn sobre el dato o la seleccin de datos y elegir la opcin Borrar del men contextual que se obtiene al pulsar el botn secundario del ratn.

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Actividades guiadas

Prctica 3 Edicin en Presentacin de Lista

3.

Para recuperar los datos que hemos borrado hay que desplegar el men Edicin y activar la opcin Deshacer borrar.

La opcin Deshacer, como su propio nombre indica, sirve para volver a la situacin que tenamos antes de la ltima accin que hemos realizado; si esta opcin no est disponible o no recupera los datos que hemos borrado, no importa, pues basta escribir en el campo Importe de los registros 33, 34, 35 y 36 los valores 1.810,47; 29/01/02; 2.165,51; 29/01/02; 140,66; 31/01/02; 887,34 y 31/01/02. Tambin se debe probar la opcin Rehacer borrar que aparece en el men Edicin despus de haber activado Deshacer borrar. Se prueban estas opciones las veces que haga falta y por ltimo conviene activar la opcin Deshacer borrar para recuperar los datos.

ACTIVIDAD 3.7: Borrado de todo el contenido de varios campos

Borrar todos los datos de los campos Cdigo, Cliente y N factura y seguidamente recuperar los datos que se han suprimido.
......................................................................................Resolucin ............................................................................................

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Base de datos de Works

Prctica 3 Edicin en Presentacin de Lista

Actividades guiadas

1.

Se seleccionan los campos Cdigo, Cliente y N factura, para lo cual se hace clic sobre el nombre del primero (Cdigo) y, sin soltar el botn principal del ratn se arrastra el ratn hacia la derecha, hasta el ltimo (N factura), entonces se suelta el botn principal del ratn y se pulsa la tecla Supr.

Para seleccionar los campos tambin se puede utilizar la opcin Seleccionar campo del men Edicin.

2.

Para recuperar los datos que hemos borrado hay que desplegar el men Edicin y activar la opcin Deshacer borrar.

En esta actividad se han suprimido los datos de los campos Cdigo, Cliente y N factura en todos los registros de la base de datos, pero los campos no se han eliminado, siguen existiendo los tres con sus caractersticas: tipo y formato. Pero hay ocasiones en las que nos interesa suprimir el campo, en la prxima actividad vamos a ver cmo se puede hacer esto.

ACTIVIDAD 3.8: Borrado de varios campos

Eliminar los campos Aviso y Pagado y seguidamente recuperar los campos que se han suprimido.
......................................................................................Resolucin ............................................................................................

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Actividades guiadas

Prctica 3 Edicin en Presentacin de Lista

1.

Se seleccionan los campos Aviso y Pagado, para lo cual se hace clic sobre el nombre del primero y, sin soltar el botn principal del ratn se arrastra el ratn hacia la derecha, hasta el ltimo. Entonces se suelta el botn principal del ratn, se despliega el men Registro y se activa la opcin Eliminar campo.

2.

Aparece una ventana de aviso para confirmar que se quiere eliminar la informacin y evitar que se borre por un descuido. Se pulsa Aceptar para confirmar la eliminacin de los dos campos

En este caso, se puede ver que la columna que contena los campos ha desaparecido. Tambin se pueden suprimir los campos haciendo clic con el botn secundario del ratn sobre la seleccin y activando la opcin Eliminar campo que aparece en el men contextual.
166 Base de datos de Works

Prctica 3 Edicin en Presentacin de Lista

Actividades guiadas

3.

Para recuperar los campos que se han suprimido hay que desplegar el men Edicin y activar la opcin Deshacer borrar.

ACTIVIDAD 3.9: Borrado de todo el contenido de varios registros

Borrar todos los datos de los registros 15, 16, 17 y 18 y seguidamente recuperar los datos que se han suprimido.
......................................................................................Resolucin ............................................................................................

1.

Se seleccionan los registros 15, 16, 17 y 18, para lo cual se hace clic sobre el nmero del primero (el nmero 15) y, sin soltar el botn principal del ratn, se arrastra el ratn hacia abajo hasta el ltimo (el nmero 18). Entonces se suelta el botn principal del ratn y se pulsa la tecla Supr.

Para seleccionar los registros tambin se puede utilizar la opcin Seleccionar registro del men Edicin.

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Actividades guiadas

Prctica 3 Edicin en Presentacin de Lista

2.

Para recuperar los datos que hemos borrado hay que desplegar el men Edicin y activar la opcin Deshacer borrar.

En esta actividad se han suprimido los datos de los registros 15, 16, 17 y 18, pero los registros no se han eliminado, como se puede ver en la barra de estado, pues sigue indicando que hay 105 registros. Tambin se debe observar el campo Retraso, en el que hay una frmula bastante compleja, que se analizar ms adelante. El resultado de esta frmula, al utilizar cero como valor de los campos vacos, es 37325. Hay ocasiones en las que puede interesar suprimir los registros, en la prxima actividad se ve cmo hacerlo.

ACTIVIDAD 3.10: Borrado de varios registros

Eliminar los registros 15, 16, 17 y 18 y seguidamente recuperar los registros que se han suprimido.
......................................................................................Resolucin ............................................................................................

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Actividades guiadas

1.

Se seleccionan los registros 15, 16, 17 y 18, como se ha indicado en la actividad anterior; se despliega el men Registro y se activa la opcin Eliminar registro.

Tambin se suprimen los registros haciendo clic con el botn secundario del ratn sobre la seleccin y activando la opcin Eliminar registro que aparece en el men contextual. En la barra de estado se indica que el nmero total de registros de la base de datos es 101 en lugar de 105.

2.

Para recuperar los registros que se han suprimido hay que desplegar el men Edicin y activar la opcin Deshacer borrar.

ACTIVIDAD 3.11: Aadir datos en la base de datos

Aadir los valores 910,27; 214,37 y 1.069,52 como Importe de las tres ltimas facturas, es decir, de los tres ltimos registros.
......................................................................................Resolucin ............................................................................................

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Actividades guiadas

Prctica 3 Edicin en Presentacin de Lista

1.

Se activa el campo Importe del registro 103 y se escribe el valor 910,27; en el mismo campo del registro siguiente se escribe 214,37 y en el registro siguiente se introduce el valor 1.069,52.

Cuando se escribe el valor 1.069,52 no es necesario escribir el punto que se utiliza para separar las unidades de millar, puesto que el campo tiene ese formato y se aade de forma automtica.

ACTIVIDAD 3.12: Aadir registros a la base de datos. Copiar

registros Aadir un registro que tenga los siguientes datos:


Cdigo: 00037 Importe: 554,20 Cliente: CENTRUM PAX Emisin: 11/04/02 N factura: 02/A00106 Aviso: 26/05 Tipo: Imagen Forma pago: 60

......................................................................................Resolucin ............................................................................................

1.

Se activa el campo Cdigo del registro 106 y se escribe el valor 37; al pulsar la tecla de tabulacin, para pasar al siguiente campo, se observa que se escriben los ceros de delante.

2.

En el campo siguiente del mismo registro se escribe el nombre del cliente que es CENTRUM PAX; se pulsa de nuevo la tecla de tabulacin, se escribe el nmero de la factura que es 02/A00106. En el campo Tipo se escribe Imagen; en Importe se escribe 554,20. En el campo Emisin se escribe la fecha 11/04/02. En Vencimiento y Aviso no hace falta escribir nada, puesto que en esos campos

170

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hay unas frmulas que calculan automticamente el valor. En el campo Forma pago se escribe 60.

Aadir un nuevo registro a la base de datos, copiando el registro 99 y reemplazando los datos que sean distintos de los siguientes:
Cdigo: 00026 Importe: 512,50 Cliente: LUPRESA Emisin: 28/05/02 N factura: 02/A00107 Pagado: 28/05 Tipo: Discos Forma pago: 0

......................................................................................Resolucin ............................................................................................

Hay cuatro datos del nuevo registro que coinciden con los del registro 99, que son el Cdigo y el nombre del Cliente, el Tipo y la Forma de pago. Gracias a estas coincidencias para introducir el nuevo registro podemos utilizar esas herramientas de Windows que permiten aprovechar el trabajo hecho anteriormente, que son Copiar y Pegar. Posteriormente modificamos los datos de los campos que son distintos.

3.

Se selecciona el registro nmero 99 haciendo clic sobre este nmero o utilizando la opcin Seleccionar registro del men Edicin. Se hace clic sobre el botn Copiar de la barra de herramientas.
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Actividades guiadas

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4.

Se activa el campo Cdigo del primer registro vaco, que es el registro 107 y se hace clic sobre el botn Pegar.

5.

Se modifica el nmero de la factura, para lo cual se activa este campo, se hace clic en la barra de edicin o barra de frmulas para borrar las tres cifras de la derecha, es decir, 099 y se escribe 107.

172

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6.

En el campo Importe se escribe el nuevo valor 512,50 y se escribe la nueva fecha de Emisin que es 28/05/02. Como esta empresa paga al contado, la fecha del campo Pagado coincide con la del campo Emisin, por ello, cuando se ha escrito el valor del campo Emisin y est activo este campo, se hace clic sobre el botn Copiar, se activa el campo Pagado y se hace clic sobre el botn Pegar, para introducir este dato.

ACTIVIDAD 3.13: Aadir campos a la base de datos

Aadir a la base de datos los campos IVA y Total, con el formato Nmero y dos cifras decimales. Estos campos deben estar colocados entre los campos Importe y Emisin.

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Prctica 3 Edicin en Presentacin de Lista

......................................................................................Resolucin ............................................................................................

1.

Se activa cualquier dato del campo Importe, se despliega el men Registro y se elige la opcin Detrs de Insertar campo.

2.

Se escribe IVA en el cuadro Nombre del campo, se activa el botn Nmero, se aumenta el numero de Posiciones decimales hasta 2 y se pulsa el botn Agregar.

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Al pulsar el botn Agregar, se crea el campo IVA, pero sigue activa la ventana Insertar campo para que podamos aadir ms campos, en caso de que sea necesario.

3.

Se escribe Total en el cuadro Nombre del campo, se activa el botn Nmero, se aumenta el numero de Posiciones decimales hasta 2, se pulsa el botn Agregar y se pulsa el botn Terminado.

ACTIVIDAD 3.14: Aadir frmulas en los campos

Aadir las frmulas necesarias para que se calculen de forma automtica los datos de los campos IVA y Total.
......................................................................................Resolucin ............................................................................................

Si el IVA es el 16% del Importe, la frmula que hay que introducir en ese campo es:
=Importe*16% o

tambin =Importe*0,16

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1.

Se hace clic en el campo IVA de cualquier registro, por ejemplo, del primero, se escribe el signo igual (=), se hace clic en el campo Importe, se escribe el signo de multiplicacin, es decir, el asterisco (*) y se escribe 16% o bien 0,16. Al pulsar la tecla Entrar o al hacer clic sobre el botn Introducir, que est a la izquierda de la barra de frmulas, Works introduce en el campo IVA de cada uno de los registros que contienen datos, el resultado de aplicar la frmula a su Importe.

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Aunque slo escribimos la frmula en uno de los registros de la base de datos, la frmula se aplica en todos los registros que contienen datos. Si en alguno de los registros se introduce un dato, en un campo que contiene una frmula, Works muestra, en ese registro el dato que hemos introducido, en lugar del resultado de la frmula. En el resto de los registros sigue mostrando el resultado de aplicar la frmula. Si despus borramos el dato, entonces Works vuelve a aplicar la frmula y muestra su resultado en el campo.

Para comprobarlo se puede introducir el valor cero en el campo IVA del primer registro, se observa entonces que se es el valor que muestra Works en el campo IVA del primer registro, aunque en el resto de los registros sigue apareciendo el valor del IVA calculado al aplicar la frmula, que est visible en la barra de frmulas. Cuando borramos el valor cero del IVA del primer registro, vuelve a aparecer el contenido que tena anteriormente, es decir, 18,58 y en la barra de frmulas vuelve a aparecer la expresin =Importe*0,16. Si se quiere suprimir la frmula se puede hacer con al opcin Borrar frmula del men de o del men contextual que se obtiene con el botn secundario del ratn. Si slo se quiere modificar puede hacerse en la barra de frmulas. El
Total de Importe con

la factura se calcula con la frmula que suma el el IVA, es decir, con la frmula:
=Importe+IVA

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Prctica 3 Edicin en Presentacin de Lista

2.

Se hace clic en el campo Total de cualquier registro, por ejemplo, del cuarto, se escribe el signo igual (=), se hace clic en el campo Importe, se escribe el signo de la suma (+) y se hace clic en el campo IVA. Al pulsar la tecla Entrar o al hacer clic sobre el botn Introducir, Works introduce en el campo Total de cada uno de los registros que contienen datos el resultado de aplicar la frmula que suma el contenido del campo Importe con el contenido del campo IVA.

Para que en la frmula aparezcan los nombres de los campos al hacer clic sobre ellos debe evitarse hacer clic sobre la barra de frmulas, slo debe hacerse clic sobre la tabla de datos y usar el teclado para escribir los signos.

ACTIVIDAD 3.15: Modificar el formato de los campos

Modificar el formato de los campos IVA y Total para que tengan el mismo aspecto del campo Importe, es decir, los caracteres de ambos campos sean de color Verde oscuro; el campo IVA debe tener la opcin del formato de nmero que aade el punto separador de las unidades de millar, el campo Total debe tener estilo Negrita y el formato de moneda con el smbolo del euro.

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Actividades guiadas

......................................................................................Resolucin ............................................................................................

1.

Se activa cualquier dato del campo IVA, se despliega el men Formato y se elige Fuente y estilo, se despliega la lista del cuadro Color y se elige Verde oscuro.

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2.

Se activa la ficha Campo, se elige la opcin del formato de nmero que aade el punto separador de las unidades de millar, que es la segunda de la lista, se asignan dos posiciones decimales y se hace clic en el botn Aceptar.

3.

Se activa cualquier dato del campo Total, se despliega el men Formato y se elige Fuente y estilo, se activa la casilla del estilo Negrita, se despliega la lista del cuadro Color y se elige Verde oscuro. Se activa la ficha Campo, se elige la opcin del formato de moneda con el smbolo del euro y se hace clic en el botn Aceptar.

Modificar el formato del campo Cliente para que tenga el Sombreado con el diseo del 20%, con color de primer plano Amarillo sobre fondo Blanco. El texto con estilo Cursiva y Subrayado, los datos con alineacin Centrada y un Borde de lnea continua de grosor intermedio, de color Azul oscuro, a la izquierda.

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Actividades guiadas

......................................................................................Resolucin ............................................................................................

4.

Se activa cualquier dato del campo Cliente, se despliega el men Formato y se elige Sombreado, se activa el cuarto diseo, que es el que corresponde al 20%, se elige como color de primer plano el color Amarillo y de color de fondo el color Blanco.

5.

Se activa la ficha Alineacin y se activa el botn Centrada de la zona Horizontal. Se activa la ficha Borde, se despliega la lista del cuadro Color y se elige Azul oscuro, se elige el tercer estilo de lnea que corresponde a la lnea continua de grosor intermedio y, en la zona del Borde, se hace clic sobre Izquierda y se hace clic en el botn Aceptar. Se hace clic sobre los botones Cursiva y Subrayado que estn en la barra de herramientas.

ACTIVIDAD 3.16: Modificar el nombre de los campos

Sustituir el nombre del campo Total por PVP.

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......................................................................................Resolucin ............................................................................................

1.

Se hace clic sobre cualquier dato del campo Total, se despliega el men Formato y se activa la opcin Campo, en el cuadro Nombre del campo se escribe el nuevo nombre, es decir, PVP, reemplazando al anterior y se hace clic en el botn Aceptar.

ACTIVIDAD 3.17: Mover los campos

Colocar los campos N factura y Tipo al principio de la lista.


......................................................................................Resolucin ............................................................................................

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1.

Para seleccionar los dos campos N factura y Tipo se hace clic sobre el nombre de uno de ellos y, sin soltar el botn principal del ratn, se arrastra hasta el nombre del otro.

2.

Para mover estos dos campos se coloca el puntero del ratn sobre cualquiera de los bordes de la zona seleccionada y, cuando toma la forma de flecha inclinada con la descripcin ARRASTRAR, se arrastra hasta la posicin en la que se quiere colocar los campos, que en este caso es al principio de la lista, entonces se suelta el botn principal del ratn y los campos cambian de posicin.

Cuando vamos arrastrando los campos hacia la izquierda o hacia la derecha, se va marcando una lnea vertical gruesa que separa los campos e indica el lugar en el que se colocaran los campos arrastrados en el caso de soltar en ese momento el botn principal del ratn. Si la operacin no sale bien a la primera, cambiamos de opinin, o queremos hacer varias pruebas para asegurarnos de cmo se hace esta operacin, podemos despus utilizar la opcin Deshacer Arrastrar y colocar del men Edicin para que los campos vuelvan a estar en la posicin de partida.
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ACTIVIDAD 3.18: Ordenar los registros por distintos campos

Averiguar qu factura es la que corresponde al mayor Importe y cul es la del menor.

......................................................................................Resolucin ............................................................................................

Se puede comprobar que inicialmente los registros estn ordenados por el campo N factura, en orden creciente. Para averiguar cules son las facturas que corresponden al mayor y al menor Importe bastara ordenar los registros por el campo Importe y fijarnos en el primero y en el ltimo.

1.

Se activa la opcin Ordenar registros que se encuentra en el men Registro. Se despliega la lista 1er campo y se elige Importe, se activa el botn Descendente y se hace clic sobre el botn Aceptar.

184

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Con el paso anterior, los registros han quedado ordenados por el campo Importe, de mayor a menor. Si nos fijamos en el primer registro obtenemos la factura de mayor Importe y la ltima corresponde a la de menor Importe. Ordenar la base de datos por la fecha de Emisin de la factura, en sentido Descendente. En caso de que haya coincidencias en las fechas, ordenar los registros que coincidan por el campo Cliente, en sentido Ascendente y, si vuelven a coincidir, ordenar por Importe en sentido Descendente.
......................................................................................Resolucin ............................................................................................

Base de datos de Works

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2.

Se activa de nuevo la opcin Ordenar registros que se encuentra en el men Registro. Se despliega la lista 1er campo y se elige Emisin, se activa el botn Descendente. Se despliega la lista 2 campo y se elige Cliente, se deja activado el botn Ascendente. Se despliega la lista 3er campo y se elige Importe, se activa el botn Descendente y se hace clic sobre el botn Aceptar.

Si observamos la base de datos con detenimiento, despus del paso anterior, los registros se encuentran ordenados por la fecha de Emisin, desde las ms actuales hasta las ms antiguas. En varios registros coinciden las fechas, por ejemplo, en los registros 7, 8, 9 y 10, que corresponden a facturas del 4/04/02. En estos registros se ha aplicado el segundo criterio de ordenacin, pues se encuentran en orden alfabtico creciente (de la A hasta la Z) del campo Cliente. Tambin con este segundo criterio ha habido coincidencias, pues hay dos facturas del mismo cliente, que son las facturas de los registros 8 y 9. Finalmente estn ordenadas por su Importe en sentido decreciente, como se ha pedido al ordenar los registros.

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ACTIVIDAD 3.19: Mover registros

Mover el registro que corresponde a la factura nmero 02/A0010, para que est junto al registro de la factura nmero 02/A0041 y se puedan comparar sus datos.
......................................................................................Resolucin ............................................................................................

En la actividad anterior se ha visto que se pueden ordenar rpidamente los registros de la base de datos, con la opcin Ordenar registros del men Registro, siguiendo distintos criterios de ordenacin. Pero a veces nos interesa comparar los datos de dos o ms registros, para lo cual deben estar prximos y puede que no haya ningn criterio de ordenacin que se pueda aplicar para verlos juntos, por ello es conveniente aprender el procedimiento que ofrece Works para mover los registros a cualquier posicin de la base de datos, que es lo que se hace en esta actividad.

1.

Para localizar los dos registros rpidamente conviene ordenarlos previamente por el campo N factura, en sentido Ascendente, por ejemplo, siguiendo las indicaciones de la actividad anterior. Despus, para seleccionar el registro de la factura 02/A0010, se hace clic sobre su nmero.

Base de datos de Works

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Actividades guiadas

Prctica 3 Edicin en Presentacin de Lista

2.

Para mover el registro seleccionado se coloca el puntero del ratn sobre cualquiera de los bordes de la seleccin y, cuando toma la forma de flecha inclinada con la descripcin ARRASTRAR, se arrastra hasta la posicin en la que se quiere colocar, en este caso, antes del registro de la factura 02/A0041, entonces se suelta el botn principal del ratn y el registro cambia de posicin.

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Base de datos de Works

Prctica 3 Edicin en Presentacin de Lista

Actividades guiadas

Despus de examinar los registros, se puede utilizar la opcin Deshacer Arrastrar y colocar del men Edicin para que vuelvan a estar en la posicin de partida o bien ordenar los registros de nuevo.

ACTIVIDAD 3.20: Salir del programa guardando los cambios

Almacenar los cambios hechos en la base de datos Prctica 3 BD y Salir o Cerrar el programa.
......................................................................................Resolucin ............................................................................................

1.

Se hace clic en el botn Guardar de la barra de herramientas. Para dejar de trabajar con la Base de datos de Works se puede hacer clic en el botn Cerrar que est en la esquina superior derecha de la ventana de Works. Otra manera de terminar el trabajo consiste en desplegar el men Archivo y activar la opcin Cerrar o la opcin Salir.

Base de datos de Works

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EDICIN EN LA PRESENTACIN DE FORMULARIO Y EN EL DISEO DE FORMULARIO

PRCTICA 4

Prctica 4 Edicin del Formulario

INTRODUCCIN

En la prctica anterior se ha trabajado con un archivo para realizar todo tipo de modificaciones de formato, de datos y de estructura. En todos los casos las modificaciones se han hecho sobre la tabla, es decir, en la Presentacin de lista. Se ha visto que ese modo de presentacin resulta muy til para comparar los datos de distintos registros y la agrupacin de registros por los criterios que se desee. Sin embargo, en ese modo de presentacin puede resultar difcil ver el contenido completo de un solo registro. Por ello suele ser muy habitual que los gestores de bases de datos dispongan de alguna herramienta que permita colocar juntos en la pantalla los datos correspondientes a cada registro. La mayor parte de las operaciones de edicin de formato y de datos que se pueden realizar en la Presentacin de lista tambin pueden realizarse en la Presentacin de formulario, como se comprobar en esta prctica, pero adems, por la propia peculiaridad de este tipo de presentacin, se dispone de un editor especfico para la colocacin de los campos en la pantalla. Es lo que se denomina Diseo de Formulario, que permite definir formatos para los datos distintos a los utilizados en la tabla e insertar etiquetas y objetos grficos o multimedia. La Presentacin de Formulario se usa con mucha frecuencia; cuando acudimos al banco, a la delegacin de Hacienda o la Seguridad Social y damos nuestro nombre o nuestro DNI o NIF, para que busquen alguna informacin que tienen de nosotros en el ordenador Lo que aparece en la pantalla es una ficha con todos nuestros datos, que es lo que en Works se denomina Formulario. La modificacin ms habitual de una base de datos es la introduccin de nuevos registros, lo que se denomina dar de alta. Lo ms frecuente es que se use tambin el Formulario para introducir los nuevos datos, de ah el nombre que se le ha asignado a este modo de presentacin. El modo Formulario, como se ha dicho, presenta la informacin en forma de ficha, que se utiliza para presentar en la pantalla la informacin de cada registro, pero tambin para imprimir los datos como una plantilla sobre la que se insertan los valores de cada registro. Para ello el programa dispone de utilidades de edicin que permiten situar los campos, definir para cada uno un formato adecuado e incluir dibujos, imgenes, lneas, rectngulos, colores, tramas, etc. Todo ello puede realizarse con la opcin Diseo de formulario.

Base de datos de Works

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Introduccin

Prctica 4 Edicin del Formulario

Objetivos

En esta prctica se aprende a utilizar las distintas herramientas que ofrece la Base de datos de Works para actualizar la informacin de un archivo de base de datos, es decir, se aprende a modificar los datos de uno o varios registros o campos, a borrar el contenido de los registros o de los campos, a aadir datos, registros y campos, a escribir frmulas que calculen datos de forma automtica, a modificar el aspecto de los campos, cambiando su formato, a modificar el nombre de los campos, a cambiar la posicin de los campos, a ordenar la base de datos por distintos criterios, a insertar distintos objetos para resaltar, a proteger los datos y a mejorar la presentacin con etiquetas, textos con efectos especiales, rectngulos, dibujos e imgenes. En la prctica anterior se estudiaron las modificaciones que se pueden hacer en la Presentacin de lista. En esta prctica se puede ver cmo se hacen casi todas esas modificaciones en la Presentacin de formulario y en el Diseo de formulario, pues no todas son posibles en esta otra forma de ver la informacin de la base de datos. Adems se estudian las herramientas propias del formulario que no se pueden utilizar en la presentacin de lista, como son todos los elementos que permiten mejorar la presentacin.
Contenidos

Las opciones del programa que se utilizan en esta prctica son: Proteccin. Borrar. Eliminar seleccin. Eliminar registro. Deshacer. Rehacer. Copiar. Pegar. Copiar registro. Pegar registro. Insertar campo. Orden de tabulacin. Campo. Alineacin. Fuente y estilo. Borde. Sombreado. Nombre del campo. Ordenar registros. Etiqueta. WordArt. Rectngulo. Enviar atrs. Dibujo. ClipArt. Note-It. Objeto. Forzar a la cuadrcula.

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Base de datos de Works

Prctica 4 Edicin del Formulario

PROYECTO

Presentacin Se parte del mismo archivo de facturas, que en la prctica anterior y hay que usar la Presentacin de formulario para modificar el formato y contenidos de esa base de datos. Tambin hay que realizar un diseo del formulario.

Proyecto El proyecto de esta tercera prctica consiste en modificar el archivo de base de datos Prctica 4 BD en la Presentacin de formulario, es decir, modificar los datos, los registros y los campos con las operaciones siguientes: eliminar, corregir, generar datos de forma automtica y ordenar, as como utilizar el Diseo de formulario para modificar la presentacin del formulario. En el archivo Facturas P4.htm figura la imagen de cmo debe quedar el formulario, aunque se aconseja comprobar con la Propuesta de actividades que se han realizado todos los cambios que se requieren.

Propuesta de actividades En la seccin Propuesta de actividades se indica la secuencia de actividades que permiten realizar el proyecto y alcanzar los objetivos de esta prctica. Para realizar el proyecto, se pueden seguir distintos caminos. Cada alumno del curso debe elegir el que se adapte ms a sus conocimientos y sus preferencias de aprendizaje. La opcin ms libre, adecuada para las personas que conozcan algunos contenidos de esta prctica, consiste en tratar de obtener el proyecto con los

Base de datos de Works

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Proyecto

Prctica 4 Edicin del Formulario

enunciados de la Propuesta de actividades, simplemente probando las opciones del programa en el orden que se crea ms conveniente. Ayuda Si se poseen ciertos conocimientos sobre el tema, pero surgen algunas dudas, se puede utilizar la ayuda del programa, para lo cual se puede consultar la seccin Ayudas de esta prctica o seguir alguna de las otras opciones que se proponen a continuacin. Actividades guiadas En Actividades guiadas se explican detalladamente los pasos que hay que dar para realizar todas las actividades que se indican en la Propuesta de actividades y que son necesarias para alcanzar los objetivos de esta prctica. Independientemente de los conocimientos que se tengan sobre la base de datos, todos los alumnos y alumnas de este curso deben leer estas explicaciones, puesto que pueden encontrar, en ellas, aspectos que no conozcan. Actividades complementarias En la Propuesta de actividades complementarias de la prctica 4, que se encuentra en el apartado Ejercicios de la mesa de trabajo, se aprende a insertar en el formulario imgenes prediseadas (ClipArt), notas emergentes (Note-It) y otros objetos contenidos en archivos. Estas actividades se realizan utilizando el archivo Complemento P4 BD.wdb. El archivo Complemento P4 BD.htm permite ver en la pantalla como debe quedar el formulario. La explicacin de cmo se pueden hacer se encuentra en el documento Actividades complementarias guiadas de la prctica 4. Evaluacin Al finalizar la prctica hay que enviar al tutor o tutora un mensaje con el archivo confeccionado en el proyecto Prctica 4 BD.wps Si se desea que el tutor revise las actividades complementarias se puede enviar tambin el archivo Complemento P4 BD.wdb. Hay que esperar la respuesta del tutor por si hubiera que hacer alguna actividad ms para completar la prctica, antes de pasar a la siguiente.

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Base de datos de Works

Prctica 4 Edicin del Formulario

AYUDA
Modificacin de los datos

En muchas actividades se puede localizar la ayuda a travs de la opcin Contenido de la ayuda, que muestra toda la informacin organizada por temas, de los ms generales a los ms concretos. Esto permite ir seleccionando el camino que conduce a lo que se busca. A veces, como en este caso, hay que descender varios niveles hasta que se encuentra lo que se busca.

En este caso adems la informacin est algo oculta, ya que se le ha dado prioridad a la modificacin de los datos en la presentacin de lista. No obstante, tambin est la edicin de un dato en el formulario.

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Ayuda

Prctica 4 Edicin del Formulario

Borrado de parte del contenido de varios campos Borrado de varios campos

Cuando se busca un trmino tan usual en la edicin como Borrar lo ms recomendable es usar el ndice, se obtiene una larga lista de temas, aunque el que se busca en este caso est el primero.

En la misma pgina de ayuda se aclara la diferencia entre borrar slo el contenido y el campo completo.

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Prctica 4 Edicin del Formulario

Ayuda

Borrado de un registro

Tanto con ndice como con Buscar se pude usar el trmino Borrar con la certeza de que en la lista estar la ayuda correspondiente, pero si se escribe Borra un registro el primer tema de la lista es el que se busca.

Como en otros muchos casos la primera ayuda que se ofrece es para la presentacin de lista, pero tambin en este caso se indica cmo hacerlo en el formulario.

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Prctica 4 Edicin del Formulario

PROPUESTA DE ACTIVIDADES
Algunas actividades de esta prctica usan colores, por lo que, para poder hacerlas se recomienda consultar el archivo correspondiente a esta prctica que se encuentra en el apartado Materiales de la mesa de trabajo.
ACTIVIDAD 4.1: Iniciar la aplicacin de Base de datos de Works y abrir un archivo existente

Iniciar o ejecutar la aplicacin de Base de datos de Works y abrir el archivo Prctica 4 BD.
ACTIVIDAD 4.2: Modificacin de los datos

Corregir los datos del campo Tipo, en los registros 83 y 103, aadiendo el acento ortogrfico de la palabra Informtica. En el campo Tipo de varios registros de la base de datos se ha escrito Pco, reemplazar esta abreviatura por Perifrico. Sustituir el tipo T. Mvil por Celular. Reemplazar, en todos los registros, el tipo S por Software.
ACTIVIDAD 4.3: Borrado de parte del contenido de varios campos

Borrar los datos de los campos Importe y Emisin, en los registros nmero 33, 34, 35 y 36, y recuperar los datos que se han eliminado.
ACTIVIDAD 4.4: Borrado de varios campos

Averiguar cmo se podran eliminar, por completo, los campos Aviso y Pagado, sin llegar a borrarlos para no perder los datos.
ACTIVIDAD 4.5: Borrado de un registro

Eliminar el registro nmero 15 y seguidamente recuperar el registro que se ha suprimido.

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Propuesta de actividades

Prctica 4 Edicin del Formulario

ACTIVIDAD 4.6: Aadir datos en la base de datos

Aadir los valores 910,27; 214,37 y 1.069,52 como Importe de las tres ltimas facturas, es decir, de los tres ltimos registros.
ACTIVIDAD 4.7: Aadir registros a la base de datos. Copiar registros

Aadir un registro que tenga los siguientes datos:


Cdigo: 00037 Importe: 554,20 Cliente: CENTRUM PAX Emisin: 11/04/02 N factura: 02/A00106 Aviso: 26/05 Tipo: Imagen Forma pago: 60

Aadir un nuevo registro a la base de datos, copiando el registro 99 y reemplazando los datos que sean distintos de los siguientes:
Cdigo: 00026 Importe: 512,50 Cliente: LUPRESA Emisin: 28/05/02 N factura: 02/A00107 Pagado: 28/05 Tipo: Discos Forma pago: 0

ACTIVIDAD 4.8: Aadir campos a la base de datos. Mover los

campos Aadir a la base de datos los campos IVA y Total, con el formato Nmero y dos cifras decimales. Estos campos deben estar colocados debajo del campo Importe, como se encuentran en el modelo.
ACTIVIDAD 4.9: Aadir frmulas en los campos

Aadir las frmulas necesarias para que se calculen de forma automtica los datos de los campos IVA y Total.
ACTIVIDAD 4.10: Modificar el formato de los campos

Modificar el formato de los campos IVA y Total para que tengan el mismo aspecto del campo Importe, es decir, los caracteres de ambos campos sean Arial, de tamao 10, color Verde oscuro. El campo IVA debe tener la opcin del formato de nmero que aade el punto separador de las unidades de millar y el campo Total debe tener el formato de moneda con el smbolo del euro. El contenido de los dos campos debe tener estilo Negrita Modificar el formato del campo Cliente para que tenga el Sombreado con el diseo Diagonal \ clara, con color de primer plano Amarillo sobre fondo Blanco. El texto
202 Base de datos de Works

Prctica 4 Edicin del Formulario

Propuesta de actividades

con fuente Comic Sans MS, de tamao 12, los datos con alineacin Centrada y un Borde de lnea doble, de color Azul oscuro, en todo el contorno.
ACTIVIDAD 4.11: Modificar el nombre de los campos

Sustituir el nombre del campo Total por PVP.


ACTIVIDAD 4.12: Ordenar los registros por distintos campos

Averiguar qu factura es la que corresponde al mayor Importe y cul es la del menor. Esta actividad se realiza de la misma manera en la Presentacin de lista y en la Presentacin de formulario, por lo tanto, si ya se ha hecho en la prctica anterior y se ha entendido perfectamente no es necesario repetirla.

ACTIVIDAD 4.13: Crear una etiqueta

Crear la etiqueta Empresa para el campo Cliente, de color Rojo oscuro y en Negrita. Colocarla sobre el contenido del campo, como est en el modelo.
ACTIVIDAD 4.14: Crear un texto con efecto especial. WordArt

Crear un ttulo para el formulario, con el texto Facturas, que tenga un efecto Inflado (arriba) y que est Ajustado al marco. Tambin debe tener un Borde de grosor Muy fino, de color Marino, un Sombreado de cuadritos de color Gris sobre fondo Blanco y una Sombra de color Gris hacia abajo. Colocarlo en la esquina superior izquierda del formulario, como se encuentra en el modelo.

ACTIVIDAD 4.15: Aadir un Rectngulo para enmarcar un grupo de datos

Agregar un Rectngulo, de Borde doble y color Gris, con un Sombreado de color Gris claro sobre Blanco, para enmarcar los cinco campos que hay en la parte izquierda del formulario, como est en el modelo.

Base de datos de Works

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Propuesta de actividades

Prctica 4 Edicin del Formulario

ACTIVIDAD 4.16: Aadir una lnea

Aadir la lnea vertical de color Gris que hay en el margen derecho del modelo.
ACTIVIDAD 4.17: Crear un dibujo con Microsoft Draw

Crear el dibujo siguiente:

QWERTY

Disminuir el tamao del dibujo y colocarlo en la esquina superior derecha, como est en el modelo.
ACTIVIDAD 4.18: Imprimir el formulario en blanco

Configurar la pgina para que se imprima el formulario en fichas de papel, con disposicin Horizontal. Los mrgenes superior, inferior, izquierdo y derecho deben medir 2 cm; el tamao de la ficha debe ser 23 cm de ancho por 10 cm de alto y deben imprimirse tambin las lneas de campo. Imprimir el formulario sin los datos, es decir, imprimir slo los nombres de los campos, las etiquetas y los objetos que se han insertado.
ACTIVIDAD 4.19: Salir del programa guardando los cambios

Almacenar los cambios hechos en la base de datos Prctica 4 BD y Salir o Cerrar el programa

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Base de datos de Works

Prctica 4 Edicin del Formulario

ACTIVIDADES GUIADAS

ACTIVIDAD 4.1: Iniciar la aplicacin de Base de datos de Works y abrir un archivo existente

Iniciar o ejecutar la aplicacin de Base de datos de Works y abrir el archivo Prctica 4 BD.
......................................................................................Resolucin ............................................................................................

1.

Se inicia la Base de datos de Works utilizando cualquiera de los procedimientos indicados en las prcticas anteriores: en el men del botn Inicio de Windows, o haciendo doble clic sobre su icono en el escritorio o con ayuda del Selector de tareas de Works.

2.

Se abre el archivo Prctica 4 BD, buscndolo en la carpeta que contiene los archivos de trabajo y siguiendo los pasos indicados en las prcticas anteriores.

Base de datos de Works

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Actividades guiadas

Prctica 4 Edicin del Formulario

ACTIVIDAD 4.2: Modificacin de los datos

Corregir los datos del campo Tipo, en los registros 83 y 103, aadiendo el acento ortogrfico de la palabra Informtica.
......................................................................................Resolucin ............................................................................................

1.

Se despliega el men Edicin y se activa la opcin Ir a, se escribe el nmero del registro 83 en el cuadro de texto Ir a y se hace clic sobre el botn Aceptar.

2.

Se activa el dato del campo Tipo del registro 83 haciendo clic sobre el contenido de dicho campo, es decir, sobre la palabra Informatica, a la que le

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Base de datos de Works

Prctica 4 Edicin del Formulario

Actividades guiadas

falta el acento ortogrfico. Se hace clic en la barra de frmulas o barra de edicin entre las letras m y a de la palabra Informtica, para borrar esta ltima letra pulsando la tecla Supr.

Al pulsar la tecla Supr aparece una ventana de informacin de Works indicndonos que no se puede cambiar el contenido de un campo protegido.

3.

Se hace clic sobre el botn Aceptar para cerrar la ventana de informacin, se hace clic sobre el botn Cancelar o se pulsa la tecla Esc.

4.

Para desactivar la proteccin hay que acceder al Diseo de formulario, haciendo clic sobre el botn de la barra de herramientas o utilizando la opcin del men Ver, que tienen ese mismo nombre.

Base de datos de Works

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Actividades guiadas

Prctica 4 Edicin del Formulario

La presentacin del Diseo de formulario es muy parecida a la Presentacin de formulario. Para apreciar bien las diferencias que hay entre estas dos presentaciones, se puede pasar de una a otra varias veces. De esta manera, se puede observar que la barra de herramientas tiene los mismos elementos, pero la barra de mens es distinta en ambas presentaciones, pues el men Registro, que aparece en la Presentacin de formulario se sustituye por los mens Insertar y Formato en la presentacin del Diseo de formulario.

En la presentacin del Diseo de formulario se ven unos recuadros formados por lneas de puntos que enmarcan los nombres y los contenidos de los campos. Estos recuadros, que no aparecen en la Presentacin de formulario, nos indican la

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Base de datos de Works

Prctica 4 Edicin del Formulario

Actividades guiadas

posicin y el tamao de los campos, para facilitarnos su modificacin. Si se quiere modificar los datos de la base de datos, es decir, se necesita aadir (insertar), borrar (eliminar) o sustituir datos o registros, hay que hacerlo en la Presentacin de formulario. Pero si se desea modificar el aspecto del formulario, cambiando el formato de los campos con bordes, sombreados y color, aadir o eliminar campos, aadir rectngulos y etiquetas, modificar la posicin de los elementos del formulario, aadir dibujos o textos con efectos especiales (WordArt), todo esto debe hacerse en la presentacin del Diseo de formulario.

5.

Se despliega el men Formato, se activa la opcin Proteccin y se desactiva la casilla Proteger campo.

Si se pretende aadir el acento en la presentacin Diseo de formulario, aparece una ventana informndonos de que no se pueden cambiar los datos en esta presentacin.

Base de datos de Works

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Actividades guiadas

Prctica 4 Edicin del Formulario

6.

Para poder corregir la palabra poniendo la tilde se activa la Presentacin de formulario, se hace clic de nuevo en la barra de frmulas o barra de edicin, entre las letras m y a de la palabra Informtica, se borra esta ltima letra pulsando la tecla Supr; se escribe la letra acentuada y se hace clic sobre el botn Introducir o se pulsa la tecla Entrada.

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Base de datos de Works

Prctica 4 Edicin del Formulario

Actividades guiadas

Otra manera de activar la ventana Ir a consiste en hacer doble clic sobre el indicador del registro que est activo.

7.

Se hace doble clic sobre el indicador del registro activo, con lo que se obtiene la ventana de dilogo Ir a. Se escribe el nmero 103 en el cuadro de texto Ir a y se hace clic sobre el botn Aceptar.

8.

Se hace clic sobre el contenido del campo Tipo del registro 103, es decir, sobre la palabra Informatica, a la que le falta el acento ortogrfico. Se hace clic en la barra de frmulas o barra de edicin entre las letras a y t de la palabra Informtica para borrar la letra a pulsando la tecla Retroceso. Despus se escribe la letra acentuada y se hace clic sobre el botn Introducir o se pulsa la tecla Entrada.

En la prctica anterior, para corregir faltas ortogrficas en la Presentacin de lista, se ha utilizado la opcin Ortografa del men Herramientas, pues en esa presentacin se puede seleccionar un campo previamente, para que Works compare con su diccionario slo los datos contenidos en ese campo. En la Presentacin de formulario no se puede indicar a Works
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Actividades guiadas

Prctica 4 Edicin del Formulario

que analice slo un campo determinado y aplicar la opcin Ortografa en toda la base de datos puede resultar muy pesado, pues Works no va a encontrar en su diccionario ninguno de los nombres de las empresas y nos va a estar avisando continuamente de posibles errores, por esta razn, en esta prctica, no se ha utilizado esta herramienta. En el campo Tipo de varios registros de la base de datos se ha escrito Pco, reemplazar esta abreviatura por Perifrico.
......................................................................................Resolucin ............................................................................................

9.

Se activa la opcin Buscar del men Edicin; se escribe Pco en el cuadro de texto Buscar; se activa el botn Todos los registros haciendo clic sobre l y se hace clic sobre el botn Aceptar.

Con los pasos anteriores, Works nos muestra el registro 10 y en la barra de estado nos indica que hay 5 registros, de los 105

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Base de datos de Works

Prctica 4 Edicin del Formulario

Actividades guiadas

que hay en la base de datos, cuyo contenido del campo Tipo es Pco. Si utilizamos los botones de desplazamiento de registro: Registro siguiente y Registro anterior podemos comprobar que los 5 registros, que se han seleccionado al hacer la bsqueda del tipo Pco, son los registros 10, 23, 27, 41 y 73

10.

Con el contenido del campo Tipo activo, se hace clic en la barra de frmulas, se borra Pco, se escribe Perifrico, se hace clic sobre el botn Introducir o se pulsa la tecla Entrada para aceptar el cambio y se hace clic sobre el botn Copiar para poder llevar el contenido de ese campo a los otros registros.

11.

Se pulsa el botn de desplazamiento Registro siguiente, para pasar al registro 23, y como est el campo Tipo activo, al pulsar el botn Pegar, Works sustituye el contenido de este campo, es decir, Pco por el contenido del Portapapeles, es decir, por Perifrico.

12.

Se pulsa de nuevo el botn de desplazamiento Registro siguiente, para pasar al registro 27, y se pulsa el botn Pegar para sustituir, en este registro, el contenido del campo Tipo, es decir, Pco por Perifrico.

Base de datos de Works

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Actividades guiadas

Prctica 4 Edicin del Formulario

13.

Se repiten los pasos anteriores, otras dos veces, para sustituir el tipo Perifrico en los registros 41 y 73.

Pco

por

En la Presentacin de formulario no existe la opcin Reemplazar que se ha utilizado en la prctica anterior para modificar los datos de varios registros, de forma automtica, en la Presentacin de lista. Esta opcin facilita la tarea, sobre todo cuando hay que reemplazar los datos de un nmero de registros muy elevado, por ello, en estos casos, es preferible hacer las modificaciones en la Presentacin de lista. Sustituir el tipo T. Mvil por Celular.
......................................................................................Resolucin ............................................................................................

14.

Se activa el botn Filtros de la barra de herramientas. Se escribe T. Mvil en la ventana Nombre de filtro y se hace clic sobre el botn Aceptar. Se elige Tipo en el cuadro de lista desplegable Nombre del campo y se deja es igual que como criterio de comparacin. Se escribe T. Mvil en el cuadro de texto Comparar con y se hace clic sobre el botn Aplicar filtro.

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Base de datos de Works

Prctica 4 Edicin del Formulario

Actividades guiadas

Al aplicar el filtro, Works nos muestra el registro 4 y en la barra de estado nos indica que hay 11 registros, de los 105 que hay en la base de datos, cuyo contenido del campo Tipo es T. Mvil. Si utilizamos los botones de desplazamiento de registro podemos comprobar que los 11 registros, que se han seleccionado al aplicar el filtro T. Mvil son los registros 4, 5, 9, 16, 30, 36, 45, 61, 69, 85 y 94.

15.

Dando pasos similares a los que se han dado para sustituir Pco por Perifrico, se reemplaza el tipo T. Mvil por Celular, con la ayuda de los botones Copiar y Pegar, para facilitar la tarea.

Reemplazar, en todos los registros, el tipo S por Software.


......................................................................................Resolucin ............................................................................................

16.

Se activa el botn Filtros de la barra de herramientas; se escribe Tipo S en la ventana Nombre de filtro y se hace clic sobre el botn Aceptar. Se elige Tipo en el cuadro de lista desplegable Nombre del campo y se deja es igual que como criterio de comparacin. Se escribe S en el cuadro de texto Comparar con y se hace clic sobre el botn Aplicar filtro.

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Actividades guiadas

Prctica 4 Edicin del Formulario

Al aplicar el filtro, Works nos muestra el registro 1 y en la barra de estado nos indica que hay 8 registros, de los 105 que hay en la base de datos, cuyo contenido del campo Tipo es S. Si utilizamos los botones de desplazamiento de registro podemos comprobar que los 8 registros, que se han seleccionado al aplicar el filtro Tipo S son los registros 1, 2, 20, 38, 70, 71, 79 y 101.

17.

Se reemplaza el tipo S por Software, como se ha hecho en los casos anteriores utilizando Copiar y Pegar, para facilitar la tarea.

18.

Para volver a ver todos los registros, se despliega el men Registro y se activa la opcin Mostrar y Todos los registros.

ACTIVIDAD 4.3: Borrado de parte del contenido de varios campos

Borrar los datos de los campos Importe y Emisin, en los registros nmero 33, 34, 35 y 36 y recuperar los datos que se han eliminado.
......................................................................................Resolucin ............................................................................................

Esta actividad se ha resuelto fcilmente en la prctica anterior, trabajando en la Presentacin de lista, pues en esta presentacin se pueden seleccionar todos los datos que se quieren borrar con el ratn y despus basta pulsar la tecla Supr o activar la opcin Borrar del men Edicin o del men contextual. Pero en la Presentacin de formulario no se pueden seleccionar previamente todos los datos y hay que irlos borrando de uno en uno. En caso de que no queramos perder los datos y queramos recuperarlos debemos utilizar la opcin Deshacer Borrar inmediatamente despus de suprimir cada uno.

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Base de datos de Works

Prctica 4 Edicin del Formulario

Actividades guiadas

Por todo lo anterior, se deduce que para hacer esta actividad, es preferible pasar a la Presentacin de lista, borrar los datos y despus, si se desea, volver a la Presentacin de formulario. De todos modos, a continuacin se indican los pasos que se deben dar para hacer la actividad en la Presentacin de formulario.

1.

Se accede al registro 33 con la opcin Ir a, como se ha hecho en actividades anteriores, se hace clic sobre el contenido del campo Importe y se pulsa la tecla Supr o se activa la opcin Borrar del men Edicin o del men contextual que aparece cuando se hace clic sobre el contenido del campo con el botn secundario del ratn.

2.

Para recuperar el dato que hemos borrado hay que desplegar el men Edicin y activar la opcin Deshacer Borrar.

La opcin Deshacer Borrar, como su propio nombre indica, sirve para volver a la situacin que tenamos antes de la ltima accin que hemos realizado. Tambin se debe probar la opcin Rehacer borrar que aparece en el men Edicin despus de haber activado Deshacer borrar, con la que se vuelve a eliminar el dato y, por ltimo, conviene activar de nuevo Deshacer borrar para volver a recuperar el dato.

3.

Se hace clic sobre el contenido del campo Emisin y se pulsa la tecla Supr o se activa la opcin Borrar del men Edicin o del men contextual que aparece cuando se hace clic sobre el contenido del campo con el botn secundario del ratn.

4.

Para recuperar el dato que hemos borrado hay que desplegar el men Edicin y activar la opcin Deshacer Borrar.

Base de datos de Works

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Actividades guiadas

Prctica 4 Edicin del Formulario

5.

Para borrar los datos de los campos Importe y Emisin, en los registros 34, 35 y 36, se deben repetir los pasos que se acaban de indicar, recuperando cada uno inmediatamente despus de borrarlo, con la opcin Deshacer Borrar.

Despus de la actividad que acabamos de hacer, queda demostrado que si se desea borrar todo el contenido de uno o varios campos tambin es preferible pasar a la Presentacin de lista, borrar los datos y despus, si se desea, volver a la Presentacin de formulario.

ACTIVIDAD 4.4: Borrado de varios campos

Averiguar cmo se podran eliminar, por completo, los campos Aviso y Pagado, sin llegar a borrarlos para no perder los datos.
......................................................................................Resolucin ............................................................................................

En la Presentacin de formulario puede aparecer el nombre del campo, a la izquierda del contenido del mismo, como ocurre con el campo Cdigo. Tambin puede estar el nombre del campo oculto, como ocurre con el campo Cliente, y tambin puede estar el campo rotulado con una etiqueta distinta del nombre, como sucede en los campos Aviso y Pagado, que aparecen rotulados con las etiquetas Fecha de aviso y Fecha de pago. Adems, los datos pueden estar colocados de distinta manera y tener distinto formato en la Presentacin de formulario y en la Presentacin de lista. As los campos Aviso y Pagado estn juntos en la Presentacin de lista y en la Presentacin de formulario se encuentran separados por el campo Vencimiento, que est rotulado con la etiqueta Fecha de vencimiento. Todas estas particularidades de la Presentacin de formulario, es decir, ocultar el nombre del campo, crear etiquetas para rotular los campos, cambiar el formato de presentacin y modificar la colocacin de los campos, hay que hacerlas en la vista Diseo de formulario.

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Prctica 4 Edicin del Formulario

Actividades guiadas

Si se desea borrar o aadir un campo, tambin hay que hacerlo en el Diseo de formulario.

1.

Se activa la vista Diseo de formulario, haciendo clic sobre el botn del mismo nombre que est en la barra de herramientas.

2.

Para seleccionar el campo Aviso, se hace clic por encima de la esquina superior izquierda de la etiqueta Fecha de aviso y, sin soltar el botn principal del ratn, se traza un rectngulo que queda marcado por una lnea de puntos que rodea a la etiqueta y al contenido del campo Aviso. Para ello basta arrastrar el ratn hacia abajo y hacia la derecha. Cuando se ha trazado el rectngulo, se suelta el botn principal del ratn.

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Actividades guiadas

Prctica 4 Edicin del Formulario

3.

Se puede observar que la etiqueta y el contenido del campo se muestran en vdeo inverso para indicarnos que estn seleccionados.

4.

Para aadir a la seleccin la etiqueta Fecha de pago y el contenido del campo Pagado, se mantiene pulsada la tecla Control (Ctrl) mientras se traza otro rectngulo que rodee esta etiqueta y el contenido del campo Pagado. Cuando se ha trazado el rectngulo y se suelta el botn principal del ratn, se observa que las dos etiquetas y el contenido de los campos Aviso y Pagado se muestran en vdeo inverso para indicarnos que estn seleccionados.

5.

Si se despliega el men Edicin y se activa la opcin Eliminar seleccin o se pulsa la tecla Suprimir (Supr) Works nos indica que no podremos deshacer esta orden y nos pregunta si deseamos eliminar los campos y, por lo tanto, perder todos sus datos. Si hiciramos clic sobre el botn Aceptar borraramos los

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Prctica 4 Edicin del Formulario

Actividades guiadas

campos, con todos sus datos. Como no queremos suprimir los campos pulsamos el botn Cancelar.

ACTIVIDAD 4.5: Borrado de un registro

Eliminar el registro nmero 15 y seguidamente recuperar el registro que se han suprimido.


......................................................................................Resolucin ............................................................................................

En la prctica anterior se ha visto cmo se pueden borrar todos los datos de los registros 15, 16, 17 y 18, sin suprimir los registros. Tambin se ha visto cmo se pueden suprimir completamente varios registros, seleccionndolos previamente. Estas operaciones se realizaban en la Presentacin de lista con mucha facilidad, pero el formulario no es apropiado para ello. Slo permite eliminar los registros de uno en uno, lo cual no se hace en el Diseo de formulario, sino en la Presentacin de formulario.

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Actividades guiadas

Prctica 4 Edicin del Formulario

1.

En la Presentacin de formulario se selecciona Registro, Mostrar y Todos los registros y se activa el registro 15, con la opcin Ir a, como se ha indicado en las actividades anteriores

2.

Se despliega el men Registro y se activa la opcin Eliminar registro.

Cuando se activa la opcin Eliminar registro se puede ver en la barra de estado que la base de datos contiene 104 registros en lugar de 105.

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Prctica 4 Edicin del Formulario

Actividades guiadas

3.

Para recuperar el registro que se ha suprimido, se despliega el men Edicin y se activa la opcin Deshacer Eliminar registro.

Cuando se activa la opcin Deshacer Eliminar registro se puede ver en la barra de estado que la base de datos contiene de nuevo 105 registros.

ACTIVIDAD 4.6: Aadir datos en la base de datos

Aadir los valores 910,27; 214,37 y 1.069,52 como Importe de las tres ltimas facturas, es decir, de los tres ltimos registros.
......................................................................................Resolucin ............................................................................................

No se puede ni aadir, ni cambiar, ni suprimir datos en el Diseo de formulario. Para hacer cualquiera de estas operaciones se debe pasar a la Presentacin de formulario o a la Presentacin de lista. En la prctica anterior se ha visto cmo se trabaja en la Presentacin de lista, en esta prctica se ve cmo se hacen estos cambios en la Presentacin de formulario.

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Actividades guiadas

Prctica 4 Edicin del Formulario

1.

En la Presentacin de formulario se accede al registro 103, se activa el campo Importe haciendo clic sobre el contenido de dicho campo y se escribe el valor 910,27.

2.

Para pasar al registro 104 se hace clic en el botn Registro siguiente y, como sigue estando activo el campo Importe, se escribe el valor 214,37.

3.

Se vuelve a hacer clic en el botn Registro siguiente y se introduce el valor 1.069,52.

Cuando se escribe el valor 1.069,52 no es necesario escribir el punto que se utiliza para separar las unidades de millar, puesto que el campo tiene ese formato y se aade de forma automtica.

ACTIVIDAD 4.7: Aadir registros a la base de datos. Copiar registros

Aadir un registro que tenga los siguientes datos:


Cdigo: 00037 Cliente: CENTRUM PAX N factura: 02/A00106 Tipo: Imagen

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Actividades guiadas

Importe: 554,20

Emisin: 11/04/02

Aviso: 26/05

Forma pago: 60

......................................................................................Resolucin ............................................................................................

La Presentacin de formulario permite ver los registros de uno en uno, por lo cual resulta adecuada para ver la informacin de cada registro y para introducir los datos. Cuando tenemos que escribir los datos de un registro nuevo podemos ir activando cada campo con el ratn, pero suele resultar ms cmodo ir pulsando la tecla de Tabulacin (Tab) que va desplazando el cursor por los sucesivos campos. Para facilitar la tarea de introducir los datos, Works nos permite establecer el orden que seguir cuando pulsemos la tecla de Tabulacin, para ello hay que pasar al Diseo de formulario, desplegar el men Formato y activar la opcin Orden de tabulacin. Por ejemplo, en esta actividad conviene que al pulsar la tecla Tabulacin el cursor se desplace siguiendo el orden Cdigo, Cliente, N factura, Tipo, Importe, Emisin, Aviso, Forma pago, pues este es el orden en el que nos dan los datos, pero si activamos el campo Cdigo y pulsamos la tecla Tabulacin podemos ver que el cursor sigue otro orden, por lo que antes de introducir los datos debemos cambiar el orden de tabulacin, como se indica en las siguientes actividades.

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Actividades guiadas

Prctica 4 Edicin del Formulario

1.

Se hace clic sobre el botn Registro nuevo, que activa el primer registro vaco, que es el 106. Se hace clic sobre el botn Diseo de formulario, se despliega el men Formato y se activa la opcin Orden de tabulacin.

2.

Se

activa el campo Cdigo y se hace clic sobre el botn Arriba, cuatro veces, para que dicho campo quede el primero en la lista de campos.

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Prctica 4 Edicin del Formulario

Actividades guiadas

3.

Se activa el campo Cliente y se hace clic sobre el botn Arriba, tres veces, para que dicho campo quede el segundo en la lista de campos. Se activa el campo Forma pago y se hace clic sobre el botn Arriba, dos veces, para que dicho campo quede el octavo en la lista de campos; se activa el campo Vencimiento y se hace clic sobre el botn Abajo, dos veces, para que dicho campo quede el ltimo en la lista de campos. Finalmente se hace clic sobre el botn Aceptar.

Para hacer bien esta actividad hay que recordar que en algunos campos el nombre est oculto, por ejemplo en el campo Cliente no se muestra el nombre, pero se distingue porque es el de mayor tamao; el campo Emisin est rotulado con la etiqueta Fecha de emisin, la etiqueta del campo Aviso es Fecha de aviso, la etiqueta del campo Vencimiento es Fecha de vencimiento, la del campo Pagado es Fecha de pago, la del campo Forma pago es Forma de pago, la del campo Retraso es Das de retraso en el pago.

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Actividades guiadas

Prctica 4 Edicin del Formulario

4.

Se activa el campo Cdigo del registro 106 y se escribe el valor 00037; se pulsa la tecla Tabulacin (Tab) y en el campo Cliente se escribe el nombre de la empresa que es CENTRUM PAX. Se pulsa la tecla Tabulacin (Tab) y se escribe el nmero de la factura que es 02/A00106; se pulsa la tecla Tabulacin (Tab) y en el campo Tipo se escribe Imagen; se pulsa la tecla Tabulacin (Tab) y en Importe se escribe 554,20; se pulsa la tecla Tabulacin (Tab) y en el campo Emisin se escribe la fecha 11/04/02; se pulsa la tecla Tabulacin (Tab) y en el campo Aviso no hay que escribir nada, puesto que en este campo hay una frmula que calcula el valor 26/05. Se pulsa la tecla Tabulacin (Tab) y en el campo Forma pago se escribe 60. En el campo Retraso tampoco hay que escribir nada, puesto que en este campo tambin hay una frmula.

Aadir un nuevo registro a la base de datos, copiando el registro 99 y reemplazando los datos que sean distintos de los siguientes:
Cdigo: 00026 Importe: 512,50 Cliente: LUPRESA Emisin: 28/05/02 N factura: 02/A00107 Pagado: 28/05 Tipo: Discos Forma pago: 0

......................................................................................Resolucin ............................................................................................

Hay cuatro datos de este nuevo registro que coinciden con los del registro 99, que son el Cdigo y el nombre del Cliente, el Tipo y la Forma de pago. Gracias a estas coincidencias, para introducir el nuevo registro, podemos utilizar esas herramientas de Windows que permiten aprovechar el trabajo hecho anteriormente, que son Copiar y Pegar. Posteriormente modificamos los datos de los campos que son distintos.

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Prctica 4 Edicin del Formulario

Actividades guiadas

5.

Se accede al registro nmero opcin Copiar registro.

99,

se despliega el men Edicin y se activa la

6.

Se hace clic sobre el botn Registro nuevo, que activa el primer registro vaco, que es el registro, se despliega de nuevo el men Edicin y se activa la opcin Pegar registro.

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Actividades guiadas

Prctica 4 Edicin del Formulario

7.

Se modifica el nmero de la factura, para lo cual se activa este campo, se hace clic en la barra de edicin o barra de frmulas para borrar las tres cifras de la derecha, es decir, 099 y se escribe 107. En el campo Importe se escribe el nuevo valor 512,50 y se escribe la nueva fecha de Emisin que es 28/05/02. Como esta empresa paga al contado, la fecha del campo Pagado coincide con la del campo Emisin, por ello, cuando se ha escrito el valor del campo Emisin y est activo este campo, se hace clic sobre el botn Copiar, se activa el campo Pagado y se hace clic sobre el botn Pegar, para introducir este dato.

ACTIVIDAD 4.8: Aadir campos a la base de datos. Mover los

campos Aadir a la base de datos los campos IVA y Total, con el formato Nmero y dos cifras decimales. Estos campos deben estar colocados debajo del campo Importe, como se encuentran en el modelo.
......................................................................................Resolucin ............................................................................................

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Prctica 4 Edicin del Formulario

Actividades guiadas

1.

En el Diseo de formulario se despliega el men Insertar y se activa la opcin Campo.

2.

Se escribe IVA en el cuadro Nombre del campo, se activa el botn Nmero, se aumenta el numero de Posiciones decimales hasta 2 y se pulsa el botn Aceptar.

Cuando se crea un campo en el Diseo de formulario, ste se coloca en el punto en el que se encontraba el cursor antes de crearlo, cuyas coordenadas estn indicadas en centmetros, a la izquierda de la barra de frmulas o de edicin. La primera coordenada es la distancia del cursor al borde izquierdo de la

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Actividades guiadas

Prctica 4 Edicin del Formulario

ventana, en la que se ha tenido en cuenta el valor que tiene el margen izquierdo en la opcin Configurar pgina del men Archivo. La segunda coordenada es la distancia del cursor al borde superior de la ventana, considerando el valor que tiene el margen superior en la ventana Configurar pgina. Se puede comprobar que si se coloca el cursor en la esquina superior izquierda de la ventana, las coordenadas coinciden con los valores del margen izquierdo y el margen superior, respectivamente. Si se desplaza el cursor hacia la derecha, la primera coordenada aumenta y si se desplaza hacia abajo, aumenta la segunda coordenada. Si antes de crear el campo el cursor no se encontraba en la posicin en la que queramos colocarlo, podemos despus de crearlo, arrastrarlo con el ratn hasta que est en la posicin deseada.

3.

Se coloca el puntero del ratn sobre el campo que se acaba de crear, se mantiene pulsado el botn principal, mientras que se arrastra el campo hasta la posicin deseada, entonces se suelta el botn.

4.

Para crear el segundo campo, se despliega de nuevo el men Insertar y se activa la opcin Campo. Se escribe Total en el cuadro Nombre del campo, se
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Prctica 4 Edicin del Formulario

Actividades guiadas

activa el botn Nmero, se aumenta el numero de Posiciones decimales hasta 2 y se pulsa el botn Aceptar.

5.

Se arrastra el campo Total hasta la posicin adecuada, siguiendo las indicaciones del paso anterior.

ACTIVIDAD 4.9: Aadir frmulas en los campos

Aadir las frmulas necesarias para que se calculen de forma automtica los datos de los campos IVA y Total.
......................................................................................Resolucin ............................................................................................

Si el IVA es el 16% del Importe, la frmula que hay que introducir en ese campo es:
= Importe*16% o bien =Importe*0,16

1.

Se activa la Presentacin de formulario, se hace clic en el campo IVA de cualquier registro, por ejemplo, del ltimo, se escribe la frmula completa, es decir: =Importe*0,16, al pulsar la tecla Entrar o al hacer clic sobre el botn
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Actividades guiadas

Prctica 4 Edicin del Formulario

Introducir,

que est a la izquierda de la barra de frmulas, Works introduce en el campo IVA de cada uno de los registros que contienen datos el resultado de aplicar la frmula a su Importe.

En la Presentacin de formulario no se puede escribir la frmula haciendo clic en el campo Importe, como se hizo en la Presentacin de lista, hay que escribir el nombre del campo Importe con el teclado.

Aunque slo escribimos la frmula en uno de los registros de la base de datos, la frmula se aplica en todos los registros que contienen datos, lo cual se puede comprobar mirando los siguientes registros. Si en alguno de los registros se introduce un dato en un campo que contiene una frmula, Works muestra, en ese registro, el dato que hemos introducido, en lugar del resultado de la frmula. En el resto de los registros seguir mostrando el resultado de aplicar la frmula. Si despus borramos el dato, entonces Works vuelve a aplicar la frmula y muestra su resultado en el campo. Para comprobarlo se puede introducir el valor cero en el campo IVA del primer registro. Se observa entonces que ese es el valor que muestra Works en el campo IVA del primer registro, aunque en el resto de los registros sigue apareciendo el valor del IVA calculado al aplicar la frmula, que est visible en la barra de frmulas. Cuando borramos el valor cero del IVA del primer registro, vuelve a aparecer el contenido que tena anteriormente, es decir, 18,58 y en la barra de frmulas vuelve a aparecer la expresin =Importe*0,16. El
Total de Importe con

la factura se calcula con la frmula que suma el el IVA, es decir, con la frmula:
=Importe+IVA

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Prctica 4 Edicin del Formulario

Actividades guiadas

2.

Se hace clic en el campo Total de cualquier registro, por ejemplo, del primero, se escribe la frmula completa, es decir: =Importe+IVA. Al pulsar la tecla Entrar o al hacer clic sobre el botn Introducir, Works introduce en el campo Total de cada uno de los registros que contienen datos el resultado de aplicar la frmula que suma el contenido del campo Importe con el contenido del campo IVA.

ACTIVIDAD 4.10: Modificar el formato de los campos

Modificar el formato de los campos IVA y Total para que tengan el mismo aspecto del campo Importe, es decir, los caracteres de ambos campos sean Arial, de tamao 10, color Verde oscuro; el campo IVA debe tener la opcin del formato de nmero que aade el punto separador de las unidades de millar. El campo Total debe tener el formato de moneda con el smbolo del euro. El contenido de los dos campos debe tener estilo Negrita.
......................................................................................Resolucin ............................................................................................

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Actividades guiadas

Prctica 4 Edicin del Formulario

1.

Se activa el Diseo de formulario. Se seleccionan los dos campos IVA y Total para lo cual se hace clic por debajo de la esquina inferior derecha del campo Total y, sin soltar el botn principal del ratn, se traza un rectngulo imaginario que rodee este campo y el campo IVA, arrastrando el ratn hacia arriba y hacia la izquierda; cuando se ha trazado el rectngulo, se suelta el botn principal del ratn y se puede observar que ambos campos se muestran en vdeo inverso para indicarnos que estn seleccionados.

2.

Se despliega el men Formato y se elige Fuente y estilo, en la lista Fuente se elige Arial, en Tamao se activa 10, se despliega la lista del cuadro Color y se elige Verde oscuro.

3.

Se activa el contenido del campo IVA, haciendo clic sobre el valor que contiene y se hace clic en el botn del estilo Negrita, que est en la barra de

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Prctica 4 Edicin del Formulario

Actividades guiadas

herramientas Se activa la ficha Campo, se elige la opcin del formato de nmero que aade el punto separador de las unidades de millar, que es la segunda de la lista, se eligen dos decimales y se hace clic en el botn Aceptar.

4.

Se activa el contenido del campo Total, haciendo clic sobre el valor que contiene y se hace clic en el botn del estilo Negrita, que est en la barra de herramientas Se activa la ficha Campo, se elige la opcin del formato de moneda con el smbolo del euro y se hace clic en el botn Aceptar.

Modificar el formato del campo Cliente para que tenga el Sombreado con el diseo Diagonal \ clara, con color de primer plano Amarillo sobre fondo Blanco. El texto con fuente Comic Sans MS, de tamao 12 y los datos con alineacin Centrada y un Borde de lnea doble, de color Azul oscuro, en todo el contorno.

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Actividades guiadas

Prctica 4 Edicin del Formulario

......................................................................................Resolucin ............................................................................................

5.

Se activa el contenido del campo Cliente, cuyo nombre est oculto, pero sabemos que es el campo de mayor tamao. Se despliega el men Formato y se elige Sombreado, se activa el diseo Diagonal / clara, se elige como color de primer plano el color Amarillo y de color de fondo se deja el color Automtico, pues en este caso es el color Blanco.

6.

Se activa la ficha Fuente, se elige Comic Sans MS y se deja el tamao 12.

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Prctica 4 Edicin del Formulario

Actividades guiadas

7.

Se activa la ficha Alineacin y se activa el botn Centrada que est en la zona Horizontal.

8.

Se activa la ficha Borde, se despliega la lista del cuadro Color y se elige Azul oscuro, se elige el estilo de lnea que corresponde a la lnea doble, en la zona
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Actividades guiadas

Prctica 4 Edicin del Formulario

Borde vemos que el borde se va a aplicar al Contorn. Finalmente se hace clic en el botn Aceptar.

ACTIVIDAD 4.11: Modificar el nombre de los campos

Sustituir el nombre del campo Total por PVP.


......................................................................................Resolucin ............................................................................................

1.

Se hace clic sobre el nombre del campo, es decir, sobre la palabra Total:. Se borra el contenido de la barra de frmulas o edicin y se escribe el nuevo nombre, es decir PVP, seguido del signo de dos puntos (:).

Es importante recordar que los nombres de los campos, en la Presentacin de formulario, van seguidos del signo de dos puntos (:).

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Prctica 4 Edicin del Formulario

Actividades guiadas

Otro procedimiento para cambiar el nombre de un campo consiste en activar el contenido del campo, es decir el dato, desplegar el men Formato y activar la opcin Campo. En el cuadro Nombre del campo se escribe el nuevo nombre, es decir, PVP, reemplazando al anterior y se hace clic en el botn Aceptar. En este caso no hay que escribir el signo de dos puntos (:).

ACTIVIDAD 4.12: Ordenar los registros por distintos campos

Averiguar qu factura es la que corresponde al mayor Importe y cul es la del menor.


......................................................................................Resolucin ............................................................................................

Esta actividad se realiza de la misma manera en la Presentacin de lista y en la Presentacin de formulario, por lo tanto, si ya se ha hecho en la prctica anterior y se ha entendido perfectamente no es necesario repetirla. Inicialmente los registros est ordenados por el campo N factura, en orden creciente. Para averiguar cules son las facturas que corresponden al mayor y al menor Importe bastara ordenar los registros por el campo Importe y fijarnos en el primero y en el ltimo.

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Actividades guiadas

Prctica 4 Edicin del Formulario

1.

Se activa la Presentacin de formulario, se despliega el men Registro y se elige la opcin Ordenar registros. Se despliega la lista 1er campo y se elige Importe, se activa el botn Descendente y se hace clic sobre el botn Aceptar.

Con el paso anterior, los registros han quedado ordenados por el campo Importe, de mayor a menor. Si se observa el primer registro se ve la factura de mayor Importe y la ltima corresponde a la de menor Importe. Ordenar la base de datos por la fecha de Emisin de la factura, en sentido Descendente. En caso de que haya coincidencias en las fechas, ordenar los registros que coincidan por el campo Cliente, en sentido Ascendente y, si vuelven a coincidir, ordenar por Importe en sentido Descendente.
......................................................................................Resolucin ............................................................................................

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Base de datos de Works

Prctica 4 Edicin del Formulario

Actividades guiadas

2.

Se activa de nuevo la opcin Ordenar registros que se encuentra en el men Registro. Se despliega la lista 1er campo y se elige Emisin, se activa el botn Descendente. Se despliega la lista 2 campo y se elige Cliente, se deja activado el botn Ascendente; se despliega la lista 3er campo y se elige Importe, se activa el botn Descendente y se hace clic sobre el botn Aceptar.

Si observamos la base de datos con detenimiento, despus del paso anterior, los registros se encuentran ordenados por la fecha de Emisin, desde las ms actuales hasta las ms antiguas. En varios registros coinciden las fechas, por ejemplo, en los registros 7, 8, 9 y 10, que corresponden a facturas del 4/04/02; en estos registros se ha aplicado el segundo criterio de ordenacin, pues se encuentran en orden alfabtico creciente (de la A hasta la Z) del campo Cliente; tambin con este segundo criterio ha habido coincidencias, pues hay dos facturas del mismo cliente, que son las facturas de los registros 8 y 9, y stas estn ordenadas por su Importe en sentido decreciente, como se ha pedido al ordenar los registros.

ACTIVIDAD 4.13: Crear una etiqueta

Crear la etiqueta Empresa para el campo Cliente, de color Rojo oscuro y en Negrita. Colocarla sobre el contenido del campo, como est en el modelo.
......................................................................................Resolucin ............................................................................................

1.

Se activa el Diseo de formulario, se despliega el men Insertar, se activa la opcin Etiqueta, se escribe Empresa como texto de la etiqueta y se hace clic sobre el botn Insertar.

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Actividades guiadas

Prctica 4 Edicin del Formulario

2.

Se arrastra la etiqueta hasta la posicin que se ve en el modelo, es decir, sobre el contenido del campo Cliente.

3.

Se hace clic sobre le botn Negrita de la barra de herramientas, se despliega el men Formato, se activa Fuente y estilo, se despliega la lista Color, se elige Rojo oscuro y se hace clic sobre el botn Aceptar.

ACTIVIDAD 4.14: Crear un texto con efecto especial. WordArt

Crear un ttulo para el formulario, con el texto Facturas, que tenga un efecto Inflado (arriba) y que est Ajustado al marco. Tambin debe tener un Borde de grosor Muy fino, de color Marino, un Sombreado de cuadritos de color Gris sobre fondo Blanco y una Sombra de color Gris hacia abajo. Colocarlo en la esquina superior izquierda del formulario, como se encuentra en el modelo.

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Prctica 4 Edicin del Formulario

Actividades guiadas

......................................................................................Resolucin ............................................................................................

1.

En el Diseo de formulario se despliega el men Insertar, se activa la opcin WordArt, en la ventana Escriba el texto aqu se escribe Facturas.

Cuando se inserta un objeto WordArt, el entorno de trabajo cambia, es decir, cambia la barra de mens, cambian las opciones de cada men, la barra de herramientas, etc. Se abandona, temporalmente, la Base de datos de Works y se entra en un subprograma de l que es Microsoft WordArt 2.0.

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Actividades guiadas

Prctica 4 Edicin del Formulario

2.

Se despliega el cuadro que contiene la lista de formas, es decir el cuadro en el que se lee Texto normal, se activa el efecto Inflado (arriba), se hace clic sobre el botn Ajustar al marco o se activa la opcin del mismo nombre del men Formato.

3.

Se hace clic en el botn Borde de la barra de herramientas y se elige grosor Muy fino y el color Marino y se pulsa el botn Aceptar.
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Prctica 4 Edicin del Formulario

Actividades guiadas

4.

Se hace clic en el botn Sombreado, se elige el estilo que contiene lneas horizontales y verticales formando cuadritos, con color de primer plano Gris sobre fondo Blanco y se pulsa el botn Aceptar.

5.

Se hace clic en el botn Sombra y se activa la sombra que est en la penltima posicin, con el color Gris y se pulsa el botn Aceptar.

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Actividades guiadas

Prctica 4 Edicin del Formulario

6.

Se hace clic en el botn Ajustar al marco.

Cuando se ha terminado de crear el texto con efecto especial de WordArt y se desea volver a la Base de datos, basta hacer clic fuera del recuadro que lo rodea.

Una vez que se ha vuelto a trabajar con la Base de datos, si se quiere modificar el contenido o el formato del texto WordArt hay que activarlo previamente, es decir, hacer clic sobre l, con lo que aparecen sus Cuadros controladores de tamao, elegir la opcin Objeto WordArt 2.0 del men Edicin (que slo est disponible cuando el objeto est activo) y elegir Edicin o Abrir; aunque puede resultar mucho ms cmodo hacer doble clic sobre el objeto. Para suprimir un objeto WordArt basta seleccionarlo y pulsar la tecla Suprimir (Supr).

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Prctica 4 Edicin del Formulario

Actividades guiadas

7.

Para volver a la Base de datos de Works, se hace clic sobre cualquier zona del formulario que est en blanco, fuera del cuadro de dilogo Escriba el texto aqu, fuera de las barras y fuera del propio WordArt.

8.

Se arrastra el texto con efecto especial hasta la esquina superior izquierda del formulario y se mueven los controles para ajustarlo a un tamao parecido al modelo.

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Actividades guiadas

Prctica 4 Edicin del Formulario

ACTIVIDAD 4.15: Aadir un Rectngulo para enmarcar un grupo de datos

Agregar un Rectngulo, de Borde doble y color Gris, con un Sombreado de color Gris claro sobre Blanco, para enmarcar los cinco campos que hay en la parte izquierda del formulario, como est en el modelo.
......................................................................................Resolucin ............................................................................................

1.

En el Diseo de formulario se despliega el men Insertar, se activa la opcin Rectngulo.

2.

Se arrastra el rectngulo hasta la posicin indicada, es decir, sobre los cinco campos que hay en la parte izquierda del formulario y se arrastra el marcador de una de sus esquinas hasta que tenga el tamao adecuado para enmarcar los cinco campos, tal y como se encuentra en el modelo.
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Prctica 4 Edicin del Formulario

Actividades guiadas

3.

Con el rectngulo activo, se elige la opcin Borde del men Formato o del men contextual. Se elige el estilo de lnea doble y el color Gris.

4.

Se activa la ficha Sombreado y se elige el diseo del 20%, con color de primer plano Gris claro sobre fondo Blanco. Se hace clic sobre el botn Aceptar.

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Actividades guiadas

Prctica 4 Edicin del Formulario

5.

Para que el rectngulo no tape los campos, se despliega el men Formato y se activa la opcin Enviar hacia atrs.

ACTIVIDAD 4.16: Aadir una lnea

Aadir la lnea vertical de color Gris que hay en el margen derecho del modelo.
......................................................................................Resolucin ............................................................................................

1.

Se despliega de nuevo el men Insertar y se activa la opcin Rectngulo y se disminuye la anchura del rectngulo arrastrando uno de sus marcadores hasta que tenga el aspecto de una lnea doble. Se arrastra el rectngulo hasta la posicin indicada, es decir, a la derecha de los campos.
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Prctica 4 Edicin del Formulario

Actividades guiadas

2.

Con el rectngulo activo, se elige la opcin Borde del men Formato o del men contextual. Se elige el estilo de lnea ms fino y el color Gris.

Para hacer la lnea, tambin se podra haber utilizado la opcin Dibujo del men Insertar, que se explica en la siguiente actividad.

ACTIVIDAD 4.17: Crear un dibujo con Microsoft Draw

Crear el dibujo siguiente:

QWERTY

......................................................................................Resolucin ............................................................................................

Las actividades que se proponen a continuacin se realizaron en la sexta prctica del procesador de textos, por lo que, en caso de haberlas realizado ya, no es necesario repetirlas. Bastar copiar los dibujos del documento correspondiente y pegarlas en el formulario de la base de datos.

Base de datos de Works

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Actividades guiadas

Prctica 4 Edicin del Formulario

1.

Se despliega el men Insertar y se activa la opcin Dibujo.

De forma anloga a lo que ocurre cuando se activa la opcin WordArt, cuando se inserta un Dibujo el entorno de trabajo cambia, es decir, cambia la barra de mens, cambian las opciones de cada men, la barra de herramientas, etc. Se abandona, temporalmente, la Base de datos de Works y se entra en un subprograma de l que es Microsoft Drawing 1.01. Cuando se ha terminado de crear el dibujo y se desea volver a la Base de datos hay que utilizar la opcin Salir y volver del men Archivo de Microsoft Draw. Una vez que se ha vuelto a trabajar con la Base de datos, si se quiere modificar el dibujo hay que activarlo previamente, es decir, hacer clic sobre l, con lo que aparecen sus Cuadros controladores de tamao, elegir la opcin Objeto Microsoft Drawing 1.01 del men Edicin (que slo est disponible cuando el objeto est activo) y elegir Edicin o Abrir. Aunque puede resultar mucho ms cmodo hacer doble clic sobre el objeto. Para suprimir un dibujo, basta seleccionarlo y pulsar la tecla Suprimir (Supr).

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Base de datos de Works

Prctica 4 Edicin del Formulario

Actividades guiadas

2.

Empezamos dibujando la unidad central del equipo, para lo cual se activa Rectngulo en la barra de herramientas y se elige el color gris en Lnea y en Relleno.

Base de datos de Works

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Actividades guiadas

Prctica 4 Edicin del Formulario

3.

Se hace clic cobre cualquier punto y se arrastra el ratn para hacer un rectngulo.

4.

Con la herramienta Puntero activa, se pueden modificar las dimensiones del rectngulo. Para ello se hace clic sobre el rectngulo y aparecen sus Cuadros controladores de tamao, haciendo clic sobre cualquiera de estos cuadros se puede arrastrar y colocar donde se quiera.

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Base de datos de Works

Prctica 4 Edicin del Formulario

Actividades guiadas

5.

Para suprimir cualquier elemento de un dibujo, basta seleccionarlo y pulsar la tecla Suprimir (Supr).

6.

Para dibujar los botones rojos que hay dentro del rectngulo hay que hacer una circunferencia con la herramienta valo. Para ello, se activa valo y se coloca el puntero en una de las esquinas de un recuadro que contenga a la circunferencia que se quiere obtener, por ejemplo en la esquina superior izquierda, se hace clic y, sin soltar el botn del ratn se arrastra hasta la esquina inferior derecha y se suelta el botn. Se elige el color rojo para la Lnea y el Relleno.

La herramienta valo permite obtener elipses, si deseamos dibujar circunferencias debemos mantener pulsada la tecla MAYSCULAS (Cambio) mientras arrastramos el ratn. Si resulta difcil dibujar crculos tan pequeos como los del modelo, se pueden dibujar ms grandes y despus disminuir el tamao arrastrando alguno de sus Cuadros controladores de tamao. Si queremos que sigan siendo crculos en lugar de elipses debemos mantener pulsada la tecla MAYSCULAS mientras se cambia su tamao.

Base de datos de Works

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Actividades guiadas

Prctica 4 Edicin del Formulario

Tambin puede resultar ms cmodo dibujarlos fuera del rectngulo gris y despus moverlos, arrastrndolos con el ratn.

7.

Seleccionamos el crculo rojo, y activamos la opcin Copiar del men Edicin y pulsamos cuatro veces Pegar, para conseguir otros cuatro botones.

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Base de datos de Works

Prctica 4 Edicin del Formulario

Actividades guiadas

8.

Seleccionamos dos de ellos y les cambiamos el color eligiendo el azul para Lnea y Relleno. A uno de estos botones azules le modificamos la forma arrastrando uno de sus Cuadros controladores de tamao, sin mantener pulsada la tecla Maysculas, para que tome forma de elipse.

9.

Colocamos los botones en su sitio arrastrndolos con el ratn.

10.

Para completar el dibujo de la unidad central del equipo, activamos la herramienta Lnea y trazamos una lnea horizontal de color negro. Con la
259

Base de datos de Works

Actividades guiadas

Prctica 4 Edicin del Formulario

lnea seleccionada desplegamos el men Dibujo y activamos la opcin Estilo de lnea donde elegimos el grosor de 1 punto. Seleccionamos la lnea, activamos Copiar y despus Pegar para obtener otra lnea. Adaptamos su tamao al modelo y la colocamos en su sitio

Cuando se quieren trazar lneas horizontales, verticales o que tengan una inclinacin de 45 respecto de la horizontal, conviene mantener pulsada la tecla MAYSCULAS, mientras se estn dibujando. Una vez dibujada una lnea, se puede modificar su tamao arrastrando cualquiera de sus extremos

11.

El dibujo del ratn se hace con la herramienta valo, como se ha indicado en los pasos anteriores para dibujar una circunferencia o elipse.

12.

El color del ratn no se encuentra en la paleta de 16 colores, pero se puede obtener pulsando el botn Otro que aparece a la derecha de Relleno, de esta

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Base de datos de Works

Prctica 4 Edicin del Formulario

Actividades guiadas

manera se abre la ventana Color. En esta ventana se pulsa el botn Definir colores personalizados y aparece un cuadro o matriz de colores, en el que se puede seleccionar el color que queramos haciendo clic en el punto del cuadro en el que se ve ese color. Despus se puede ajustar el color utilizando la barra que hay a la derecha de la matriz de colores. Cuando se ha obtenido el color deseado, se pulsa el botn Agregar a los colores personalizados y se pulsa Aceptar. Para cambiar el color de la lnea del borde, se pulsa el botn Otro que aparece a la derecha de Lnea, se selecciona el color que se ha definido para el Relleno y se pulsa Aceptar.

13.

Para terminar el ratn hay que aadir las Lneas de color verde oscuro y con un grosor o Estilo de lnea de 1 punto, siguiendo las indicaciones del paso 6 de esta actividad.

14.

El monitor se dibuja con la herramienta Rectngulo redondeado eligiendo el color gris para la Lnea, color blanco para el Relleno y un grosor o Estilo de lnea de 1 punto. Esta herramienta se utiliza de la misma que la herramienta Rectngulo.

15.

Para hacer las lneas de colores que hay en el monitor, se utiliza la herramienta Dibujo a mano. Este instrumento permite dibujar lneas poligonales abiertas o cerradas y tambin dibujos a mano alzada. En nuestro caso debemos hacer una lnea poligonal, para lo cual se activa Dibujo a mano, se elige color rojo de Lnea, se sita el puntero del ratn en el lugar en el que se desea que comience la figura y se suelta el botn del ratn. Se mueve el puntero al lugar en el que se desea que termine el primer segmento
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Base de datos de Works

Actividades guiadas

Prctica 4 Edicin del Formulario

de lnea y que comience el segundo y se hace clic con el botn del ratn. Se mueve de nuevo el puntero al siguiente extremo y se vuelve a hacer clic, se termina la figura haciendo doble clic en el ltimo extremo.

16.

Se selecciona la lnea poligonal roja y se aplica grosor de 2 puntos con la opcin Estilo de lnea del men Dibujo. Se activa Copiar y se pulsa dos veces Pegar. Se selecciona la primera copia y se activa el color de Lnea verde. Se selecciona la segunda copia y se activa el color de Lnea azul. Se arrastran las tres lneas para que estn colocadas como aparecen en el modelo.

Para hacer un dibujo a mano alzada se utiliza tambin la herramienta Dibujo a mano de la manera siguiente: se activa esta herramienta y se coloca el puntero del ratn en el punto en el que se quiere que comience la figura. Manteniendo presionado el botn del ratn, el puntero toma la forma de un lpiz y se puede hacer el dibujo arrastrando el puntero. Para terminar la figura se hace doble clic. Tambin se puede terminar una figura abierta pulsando la tecla ENTRAR o la tecla ESC. Si se quiere dibujar una figura cerrada, se debe terminar haciendo clic cerca del comienzo de la misma, con lo que MS Draw unir el ltimo punto de la figura con el primero. Tambin se pueden ir alternando los dos procedimientos, es decir, arrastrar el ratn e ir haciendo clic en distintos puntos, de esta forma se obtienen figuras en las que se combinan zonas de dibujo a mano alzada y secciones rectas.

QWERTY

17.

El teclado se compone de tres elementos, hechos con las herramientas Rectngulo redondeado, Arco y Texto. El Rectngulo redondeado se hace como el que se hizo para dibujar el monitor, con Estilo de lnea de 1 punto y color gris claro, tanto en la Lnea como en el Relleno.

262

Base de datos de Works

Prctica 4 Edicin del Formulario

Actividades guiadas

QWERTY

18.

Para dibujar la parte inferior del teclado, que tiene Estilo de lnea de 1 punto y color gris claro, tanto en la Lnea como en el Relleno, se activa la herramienta Arco y se sita el puntero del ratn en el lugar en el que se quiere que aparezca el arco. Se mantiene presionado el botn del ratn y se arrastra hacia arriba y hacia la izquierda hasta formar el arco de 90 siguiente:

19.

El arco se termina cuando se suelta el botn del ratn Con el arco seleccionado, se despliega el men Edicin y se activa Editar arco, en este momento desaparecen dos de los cuatro Cuadros controladores de tamao; arrastrando el que est ms abajo hacia la derecha se puede ir ampliando el arco hasta que tenga 180.

20.

Se arrastra el arco hasta que componga con el rectngulo redondeado la figura del teclado.

Para que el arco que se dibuje sea parte de un crculo, en lugar de una elipse, hay que mantener presionada la tecla MAYSCULAS mientras se est dibujando. Cuando se dibuja un arco, la direccin en la que se arrastra el ratn determina qu cuadrante de la elipse o del crculo se dibujar, es decir, si se arrastra hacia abajo y hacia la derecha se obtiene el cuadrante superior derecho, si se arrastra hacia arriba y hacia la derecha se obtiene el inferior derecho, etc.

Base de datos de Works

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Actividades guiadas

Prctica 4 Edicin del Formulario

21.

Para insertar el nombre de las teclas (Q W E R T Y) se activa la herramienta Texto y se hace clic en el lugar en el que se desea que comience el texto. En ese momento, aparecer el cursor intermitente en el punto de insercin de texto para indicarnos que se puede empezar a escribir En este caso, se escriben las letras Q W E R T Y que estn separadas por espacios en blanco. Para terminar se puede pulsar la tecla ENTRAR o la tecla ESC o hacer clic fuera del objeto de texto.

22.

Se coloca el texto en su sitio sobre el rectngulo gris del teclado, se selecciona el texto y se aplica el color de Lnea blanco. Se despliega el men Texto y se activa la opcin Fuente. Se elige la fuente Arial, en estilo Negrita y de tamao 4.

23.

Con la herramienta Puntero activa se puede trazar un rectngulo que rodee el teclado, de esta forma aparecern los Cuadros controladores de tamao de los tres elementos que componen el teclado, si se despliega el men Dibujo y se activa Agrupar quedarn solamente cuatro Cuadros controladores de tamao, que nos indican que los tres elementos se van a tratar como un solo objeto, es decir, cualquier cambio que hagamos, por ejemplo el color de Lnea, el tamao, etc. afectar a todos los elementos que estn agrupados.

Los objetos agrupados continan estando asociados hasta que se desagrupan con la opcin Desagrupar del men Dibujo. Cuando se tienen varios objetos seleccionados, y por lo tanto aparecen los Cuadros controladores de tamao de todos esos objetos, tambin ocurre que cualquier cambio que hagamos, por ejemplo, en el color o en el grosor de lnea, afecta a todos los elementos que estn seleccionados; pero estos objetos vuelven a ser independientes cuando se cancela la seleccin, es decir, cuando se hace clic en un punto que est fuera de dichos objetos.

24.

Cuando todos los elementos que componen el dibujo estn completos y bien colocados, conviene seleccionarlos, bien con la herramienta Puntero y el

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Base de datos de Works

Prctica 4 Edicin del Formulario

Actividades guiadas

ratn, bien con la opcin Seleccionar todo del men Edicin y activar Agrupar en el men Dibujo.

25.

Para dejar de trabajar con Microsoft Draw y volver a la Base de datos, se despliega el men Archivo y se activa la opcin Salir y volver. Cuando nos pregunta si deseamos guardar los cambios contestamos afirmativamente.

Disminuir el tamao del dibujo y colocarlo en la esquina superior derecha, como est en el modelo. Una vez que se ha vuelto a la Base de datos, se disminuye su tamao arrastrando alguno de los cuadros controladores de tamao y despus se arrastra el dibujo hasta que ocupe la posicin que tiene en el modelo, en la esquina superior derecha.

26.

ACTIVIDAD 4.18: Imprimir el formulario en blanco

Configurar la pgina para que se imprima el formulario en fichas de papel con disposicin Horizontal. Los mrgenes superior, inferior, izquierdo y derecho deben medir 2 cm. El tamao de la ficha debe ser 23 cm de ancho por 10 cm de alto y deben imprimirse tambin las lneas de campo.

Base de datos de Works

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Actividades guiadas

Prctica 4 Edicin del Formulario

......................................................................................Resolucin ............................................................................................

1.

Se despliega el men Archivo y se activa la opcin Configurar pgina. En la ficha Mrgenes se modifican los mrgenes superior, inferior, izquierdo y derecho para que todos ellos midan 2 cm.

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Base de datos de Works

Prctica 4 Edicin del Formulario

Actividades guiadas

2.

En la ficha Tamao y orientacin se activa el botn Horizontal. Se despliega la lista Tamao y se elige Tamao personalizado, en el cuadro numrico Ancho se escribe 23 y en el cuadro Alto se escribe 10.

3.

En la ficha Otras opciones se activa la casilla Imprimir lneas de campo.

Imprimir el formulario sin los datos, es decir, imprimir slo los nombres de los campos, las etiquetas y los objetos que se han insertado.
......................................................................................Resolucin ............................................................................................

4.

Se activa la Presentacin de formulario y se accede al primer registro que est vaco, que es el nmero 108, para lo cual basta hacer clic sobre el botn Primer registro vaco. Se despliega el men Archivo, se activa la opcin Imprimir y se activa el botn Slo registro actual y se hace clic sobre el botn Aceptar.

Base de datos de Works

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Actividades guiadas

Prctica 4 Edicin del Formulario

Si se desea ver en la pantalla cmo quedara el formulario impreso, antes de imprimirlo, se puede utilizar el botn Vista preliminar, que se encuentra en la ventana Imprimir y en la barra de herramientas.

ACTIVIDAD 4.19: Salir del programa guardando los cambios

Almacenar los cambios hechos en la base de datos Prctica 4 BD y Salir o Cerrar el programa.
......................................................................................Resolucin ............................................................................................

1.

Se hace clic en el botn Guardar de la barra de herramientas. Para dejar de trabajar con la Base de datos de Works se puede hacer clic en el botn Cerrar que est en la esquina superior derecha de la ventana de Works. Otra manera de terminar el trabajo consiste en desplegar el men Archivo y activar la opcin Cerrar o la opcin Salir.

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Base de datos de Works

IMPRESIN DE UNA BASE DE DATOS INFORMES

PRCTICA 5

Prctica 5 Impresin. Informes

INTRODUCCIN
La principal utilidad de las bases de datos y de sus gestores es la de poder ofrecer la informacin que contiene en su totalidad o de forma parcial y selectiva. En la segunda prctica se ha visto cmo se puede seleccionar, de entre toda la informacin que contiene un archivo de base de datos, aquellos datos que se necesitan, principalmente con los filtros. Con ello se consigue poder ver en la pantalla la lista de registros seleccionados o sus respectivas fichas. En otros gestores tambin es posible seleccionar los campos de los datos que nos interesan. En Works no es posible hacerlo pero siempre se pueden mover los campos, como se ha visto en la practica anterior, para que estn juntos aquellos que nos interesa observar. Aunque las consultas a los archivos de bases de datos a travs del monitor solucionan gran parte de las demandas de informacin, igual que ocurre con otros programas como el Procesador de textos o la Hoja de Clculo, la impresin en papel de la informacin almacenada y seleccionada constituye, por el momento, una funcin irrenunciable. En los dos tipos de programas mencionados, la impresin no es ms que una repeticin en papel de lo que vemos en la pantalla del ordenador; no hay mucha diferencia entre lo que se ve en el monitor y lo que aparece por la impresora. Sin embargo, los gestores de bases de datos, que tratan con volmenes enormes de informacin, necesitan disponer de utilidades que permitan extraer y agrupar slo aquello que nos interesa. Por ello, en la mayor parte de los gestores de bases de datos, y en Works en particular, hay herramientas encaminadas a plasmar en papel la informacin almacenada de forma que se puedan imprimir los datos total o parcialmente y con un formato independiente del que se ofrece en los modos de presentacin en la pantalla. As pues, se puede disear la disposicin y caractersticas de impresin de los campos que se desee imprimir. Es lo que suele denominarse Informes. En los informes que se realizan con Works no slo se pueden incluir elementos de la base de datos, adems se pueden aadir comentarios de introduccin, etiquetas aclaratorias, conclusiones y resmenes, frmulas y funciones, resultados estadsticos, etc. Las bases de datos que estamos utilizando son relativamente pequeas, aun as, si la imprimiramos en modo Formulario obtendramos demasiadas pginas de informacin, lo que puede resultar poco prctico, pues obtener toda la informacin impresa puede ser necesario en algunos casos, pero, en la mayor parte de ellos lo que interesa es entresacar la informacin que nos permita analizar algunos aspectos o caractersticas de los registros, es decir, seleccionar determinados datos.

Base de datos de Works

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Introduccin

Prctica 5 Impresin. Informes

Los Informes de Works tienen una estructura bsica formada por un Ttulo (del documento), Encabezado (de cada pgina), Registro (datos seleccionados) y Resumen (estadsticas), adems de la cabecera y pie de pgina, que como a todo documento impreso con cualquiera de los mdulos de este programa, se puede incorporar. Si los registros se ordenan por uno o ms campos tambin habr la posibilidad de incorporar una Introduccin y un Resumen para cada grupo.

Objetivos

En esta prctica se aprende a crear informes para seleccionar y organizar la informacin de la base de datos que se desea imprimir. Los informes permiten especificar exactamente qu campos se quiere imprimir y el lugar de la pgina donde deben imprimirse. Permiten ordenar y clasificar la informacin y se pueden asociar a filtros que extraigan la informacin que cumpla unas condiciones determinadas. Tambin se puede agregar texto, notas explicativas, etiquetas y funciones para calcular promedios y otros valores estadsticos de los datos.
Contenidos

Las opciones del programa que se utilizan en esta prctica son: Informe. GeneradorDeInforme. Cambiar el nombre del informe.
272 Base de datos de Works

Prctica 5 Impresin. Informes

Introduccin

Eliminar informe. Duplicar informe. Orden de informe. Grupo de informe. Filtro de Informe. Nombre de campo. Entrada de campo. Resumen de campo. Insertar fila. Eliminar fila. Insertar columna. Eliminar columna. Configuracin de informe. Encabezados y pies de pgina. Configurar pgina. Vista preliminar.

Base de datos de Works

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Prctica 5 Impresin. Informes

PROYECTO

Presentacin En esta prctica el proyecto consiste en crear varios informes en un archivo de base de datos, utilizando los recursos ms habituales en este tipo de documentos.

Proyecto En el archivo de base de datos Prctica 5 BD hay que definir cinco informes como los que se encuentran en el apartado Materiales de la mesa de trabajo.

Para realizar el proyecto, se pueden seguir distintos caminos. Cada alumno del curso debe elegir el que se adapte ms a sus conocimientos y sus preferencias de aprendizaje. La opcin ms libre, adecuada para las personas que conozcan algunos contenidos de esta prctica, consiste en tratar de obtener los informes sin ninguna gua, simplemente probando las opciones del programa en el orden que se crea ms conveniente.

AYUDA Si se poseen ciertos conocimientos sobre el tema, pero surgen algunas dudas, se puede utilizar la ayuda del programa, para lo cual se puede consultar la seccin Ayudas de esta prctica o seguir alguno de las otras opciones que se proponen a continuacin.

Propuesta de actividades

Base de datos de Works

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Proyecto

Prctica 5 Impresin. Informes

Actividades guiadas En Actividades guiadas se explican detalladamente los pasos que hay que dar para realizar todas las actividades que se indican en la Propuesta de actividades y que son necesarias para alcanzar los objetivos de esta prctica. Independientemente de los conocimientos que se tengan sobre la base de datos, todos los alumnos y alumnas de este curso deben leer estas explicaciones, puesto que pueden encontrar, en ellas, aspectos que no conozcan.

Actividades complementarias En la Propuesta de actividades complementarias, que se encuentra en el apartado Ejercicios de la mesa de trabajo, se sugiere analizar los informes que se crean cuando se utilizan los Asistentes que ofrece el Selector de tareas de Works para crear Bases de datos. La explicacin de cmo se pueden hacer se encuentra en la seccin de Actividades complementarias guiadas, que tambin est en el apartado Ejercicios de la mesa de trabajo.

Evaluacin Al finalizar la prctica hay que enviar al tutor o tutora un mensaje con el archivo confeccionado en el proyecto Prctica 5 BD.wps. Si se desea que el tutor revise las actividades complementarias se puede enviar tambin el archivo Complemento 5 BD.wdb Hay que esperar la respuesta del tutor por si hubiera que hacer alguna actividad ms para completar la prctica, antes de pasar a la siguiente.

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Base de datos de Works

Prctica 5 Impresin. Informes

AYUDA

Ver en la pantalla cmo quedara la Base de datos impresa en papel

A veces la opcin Contenido, que permite acceder a todas las pginas de ayuda, no muestra un tema que se adapte completamente al problema que se quiere resolver, como ocurre en este ejemplo. Ninguno de los apartados que se ofrecen se refiere a la impresin de la base de datos.

Aunque el tema que se refiere a la impresin, el penltimo: Lista de comprobacin final antes de imprimir, conduce a la ayuda que se busca: Imprimir un documento.

Base de datos de Works

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Ayuda

Prctica 5 Impresin. Informes

Crear un informe sencillo, con todos los datos ordenados por un campo

La opcin ndice conduce directamente a la ayuda cuando se usan las expresiones propias del programa, en este caso Crear un informe aparece como primer elemento de la lista de temas.

La ayuda, como siempre, muestra los pasos que hay que dar para conseguir el resultado deseado, pero adems, en este caso, dispone de algunos botones que ofrecen informacin complementaria que ampla las explicaciones: Cmo se crea un informe? y Cmo personalizar un informe ordenndolo, agrupndolo, etc.?

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Base de datos de Works

Prctica 5 Impresin. Informes

Ayuda

Crear un informe asociado a un filtro

La opcin Buscar de la ayuda es muy eficaz cuando se describe la operacin u operaciones que se quieren realizar, como en este caso.

Base de datos de Works

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Prctica 5 Impresin. Informes

PROPUESTA DE ACTIVIDADES

ACTIVIDAD 5.1: Iniciar la aplicacin de Base de datos de Works y abrir un archivo existente

Iniciar o ejecutar la aplicacin de Base de datos de Works y abrir el archivo Prctica 5 BD.
ACTIVIDAD 5.2: Ver en la pantalla cmo quedara la Base de datos

impresa en papel Utilizar la Vista preliminar para ver en la pantalla cmo quedara la base de datos impresa en papel, con la Presentacin de lista. Utilizar la Vista preliminar para ver en la pantalla cmo quedara la base de datos impresa en papel, con la Presentacin de formulario.
ACTIVIDAD 5.3: Crear un informe sencillo, con todos los datos ordenados por un campo

Crear un informe de nombre Lista - Cdigo, que contenga los campos Cdigo, Artculo, Tipo, Precio y Proveedor. Debe tener como ttulo Lista de los artculos que hay en el almacn, ordenada por el Cdigo. El tamao de los caracteres del informe debe ser 8 y los registros deben estar ordenados por su Cdigo en sentido creciente. Todos los caracteres del informe deben ser de color negro. Hay que modificar la anchura de las columnas para que todos los datos se lean bien y los cinco campos quepan en la misma pgina de tamao A4, dispuesta en Vertical. Mover el ttulo hacia la izquierda para que se pueda ver completo en la pgina. Eliminar los bordes laterales que hay en el informe y aadir un borde inferior de puntos para separar los datos de los distintos registros, en los ltimos cuatro campos. Escribir en la primera columna de la fila Resumen el texto: Informe realizado en el mes de mayo a peticin del Departamento de Ventas. Aplicar a las dos filas de Ttulo un Alto de fila igual a 15. Aplicar a la fila Resumen un Alto de fila igual a 40.
Base de datos de Works 281

Propuesta de actividades

Prctica 5 Impresin. Informes

Utilizar de nuevo la Vista preliminar para ver el resultado del informe que se ha creado.
ACTIVIDAD 5.4: Crear un informe, con todos los datos ordenados

por varios criterios, agrupados por un campo y con medidas estadsticas de cada grupo y de todos los datos Crear un informe de nombre BD - Tipo, que contenga todos los datos contenidos en la base de datos, por lo cual debe imprimirse con el papel en posicin Horizontal. Debe tener como ttulo Artculos del almacn clasificados por su tipo. El tamao de los caracteres del informe debe ser 8. Los registros deben estar ordenados, en primer lugar por su Tipo en sentido Ascendente, en segundo lugar por el campo Proveedor, tambin en sentido Ascendente y en tercer lugar por su Precio, en sentido decreciente. El informe debe presentar los datos agrupados por el campo Tipo, de forma que se imprima cada grupo en una pgina distinta. En cada grupo debe aparecer el nmero de artculos del grupo, el precio mayor, el precio menor y el valor medio de los precios del grupo. Al final del informe, deben aparecer todos estos valores estadsticos aplicados a todos los artculos del almacn. Configurar la impresin para que quepan todos los campos en la misma pgina, para lo cual los mrgenes pueden ser los siguientes: Margen superior: 2 cm Margen inferior: 2 cm Margen izquierdo: 3 cm Margen derecho: 2,5 cm Sustituir los rtulos de los valores estadsticos, escribiendo N de artculos, en lugar de CONTAR:, Precio medio en lugar de PROMEDIO:, Precio menor en lugar de MIN: y Precio mayor en lugar de MAX:. Alinear a la izquierda el rtulo N de artculos y la expresin =CONTAR(Artculos). Trasladar el ttulo del informe a la columna A, aplicarle color Gris, de tamao 14, estilo Negrita y alineacin Centrada en la seleccin de las celdas que van desde la columna A hasta la J de esa fila, aplicar tambin alineacin Centro en Vertical. Asignar el valor 20 al Alto de fila de la primera fila de Ttulo. Eliminar la tercera columna, en la que se repite el valor del campo Tipo. Insertar una columna al principio del informe para insertar en su fila Intr Tipo la expresin necesaria para que aparezca el tipo de los artculos y en su primera fila de

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Base de datos de Works

Prctica 5 Impresin. Informes

Propuesta de actividades

Encabezados el rtulo del campo Tipo, con el formato del resto de los nombres de los campos. Observar en la pantalla cmo quedara el informe impreso en papel. Modificar la anchura de las columnas para que quepan todos los campos en la misma pgina y se vean bien los datos.
ACTIVIDAD 5.5: Crear un informe, con todos los datos ordenados y

agrupados por varios criterios Crear un informe de nombre Proveedor-Tipo, que contenga todos los datos contenidos en los campos Proveedor, Tipo, Artculo y Cdigo, debe imprimirse con el papel colocado en Vertical. Debe tener como ttulo Artculos del almacn agrupados por proveedor y tipo.;El tamao de los caracteres del informe debe ser 8. Los registros deben estar ordenados, en primer lugar por su Proveedor, en segundo lugar por el campo Tipo y en tercer lugar por su nombre, que est contenido en el campo Artculo, los tres criterios se aplican en sentido Ascendente. El informe debe presentar los datos agrupados en primer lugar por el campo Proveedor y en segundo lugar por el campo Tipo. No debe aparecer ningn valor estadstico de los datos. Mover la expresin que hay en la celda que est en la columna A y en la fila Registro a la celda que est en la misma columna y en la fila Intr Proveedor. Mover la expresin que hay en la celda que est en la columna B y en la fila Registro a la celda que est en la misma columna y en la fila Intr Tipo. Eliminar los bordes verticales y aplicar a la parte Superior y a la parte Inferior de las celdas de las columnas B, C y D, de la fila Intr Tipo un borde de lnea fina, de color Gris claro. Trasladar el ttulo del informe a la columna A, aplicarle color Gris, de tamao 12, estilo Negrita, alineacin Centrada en la seleccin de las celdas que van desde la columna A hasta la J de esa misma fila y alineacin Centro en Vertical. Aplicar a la celda que contiene la expresin =Proveedor, que es la celda de la columna A y la fila Intr Proveedor, tamao 6, color Rojo oscuro, alineacin Centrada, borde Gris de grosor mediano en todo el contorno y sombreado del 20% de color Gris claro sobre fondo Blanco. Modificar el formato de los Nombres de campo para que los caracteres sean de color Gris, sin Subrayado.

Base de datos de Works

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Propuesta de actividades

Prctica 5 Impresin. Informes

Observar en la pantalla cmo quedara el informe impreso en papel y ajustar el ancho de las columnas para que se vean bien todos los datos.
ACTIVIDAD 5.6: Crear un informe asociado a un filtro

Crear un informe de nombre Ordenadores, que contenga los campos Tipo, Cdigo Artculo, Precio y Proveedor, que se imprima con el papel colocado en Vertical. Debe tener como ttulo Ordenadores fijos y porttiles; el tamao de los caracteres del informe debe ser 10. Los registros deben estar ordenados, en primer lugar por su Tipo, en segundo lugar por el campo Artculo, ambos criterios se aplican en sentido Ascendente. El informe debe presentar los datos agrupados por el campo Tipo. Slo deben aparecer los registros cuyo Tipo es Ordenador o Porttil. Debe aparecer el nmero de artculos de cada uno de los grupos. Eliminar la expresin de la fila Registro que hace que se repita el Tipo. Insertar una fila Intr Tipo delante de la fila Registro. Trasladar los nombres de campo Cdigo, Artculo, Precio y Proveedor, que se encuentran en la fila Encabezados, a la fila nueva Intr Tipo, empezando en la columna A y aplicarles tamao 8 y estilo Cursiva. Trasladar las expresiones =Cdigo, =Artculo, =Precio, =Proveedor, que estn en la fila Registro, una celda a la izquierda, para que empiecen en la columna A. Eliminar las dos filas de Encabezados y trasladar el ttulo del informe a la columna A, aplicarle color Rojo oscuro, estilo Negrita, alineacin Centrada en la seleccin de las celdas que van desde la columna A hasta la D de esa misma fila, alineacin centrada en Vertical, un borde Rojo oscuro fino en el Contorno de la seleccin y un sombreado del 20% en Gris claro sobre fondo Blanco. Aplicar a la fila del ttulo un Alto de fila de 60. Modificar la anchura de las columnas para que se vean bien todos los datos del informe. Aumentar la altura de la fila Registro hasta 20 para separar los datos. Eliminar todos los bordes que hay en el informe. Trasladar el rtulo RECUENTO DE Artculo: a la columna B, sustituirlo por N de artculos y alinearlo a la derecha. Trasladar la expresin =CONTAR(Artculo) a la columna C y aumentar el Alto de fila a 50. Observar en la pantalla cmo quedara el informe impreso en papel.
284 Base de datos de Works

Prctica 5 Impresin. Informes

Propuesta de actividades

ACTIVIDAD 5.7: Duplicar un informe

Hacer una copia del informe Lista - Cdigo, llamando Pedidos al nuevo informe.
ACTIVIDAD 5.8: Modificar un informe

Modificar el informe Pedidos, cambiando su ttulo por Pedidos pendientes. Ordenar los registros por Tipo y por Proveedor. Agrupar los registros por Tipo. Asociar el informe al filtro Pedidos. Desplazar la expresin que muestra el contenido del campo Tipo a la primera columna de la fila Intr Tipo y eliminar la columna C. Aadir los campos Pedido y Fecha de pedido con sus rtulos correspondientes. Aadir las expresiones necesarias para que se calculen, al final de cada grupo, el nmero de artculos pedidos y el nmero de unidades pedidas de ese grupo. Aadir tambin las expresiones que calculen, al final del informe, el nmero total de artculos pedidos y el nmero total de unidades pedidas. Observar en la pantalla cmo quedara el informe impreso en papel. Modificar la anchura de las columnas y los mrgenes para que se vean bien todos los datos en una pgina.
ACTIVIDAD 5.9: Cambiar el nombre de un informe

Cambiar el nombre del informe BD Tipo para que se llame solamente Tipo.
ACTIVIDAD 5.10: Eliminar un informe

Hacer un duplicado del informe Tipo que se llame Tipo2. Eliminar el informe Tipo2.
ACTIVIDAD 5.11: Crear encabezados y pies de pgina

Crear un encabezado y un pie de pgina para el informe Proveedor-Tipo. En el encabezado se deben insertar los cdigos que hagan que se imprima el nombre del archivo a la izquierda, en el centro debe imprimirse la fecha con el formato corto y a la derecha debe ir la hora. En el pie hay que insertar el cdigo necesario para que se imprima el nmero de pgina, en el centro.

Base de datos de Works

285

Propuesta de actividades

Prctica 5 Impresin. Informes

Utilizar la Vista preliminar para ver cmo se imprimira el encabezado y el pie de pgina.
ACTIVIDAD 5.12: Imprimir los informes

Imprimir el informe Lista Cdigo completo. Imprimir dos copias de la pgina 3 del informe Tipo. Imprimir las pginas 2, 3 y 4 del informe ProveedorTipo.
ACTIVIDAD 5.13: Salir del programa guardando los cambios

Almacenar los cambios hechos en la base de datos Prctica 5 BD y Salir o Cerrar el programa.

286

Base de datos de Works

Prctica 5 Impresin. Informes

ACTIVIDADES GUIADAS

ACTIVIDAD 5.1: Iniciar la aplicacin de Base de datos de Works y abrir un archivo existente

Iniciar o ejecutar la aplicacin de Base de datos de Works y abrir el archivo Prctica 5 BD.
......................................................................................Resolucin ............................................................................................

1.

Se inicia la Base de datos de Works y se abre el archivo Prctica 5 BD utilizando cualquiera de los procedimientos que se han explicado en las prcticas anteriores.

ACTIVIDAD 5.2: Ver en la pantalla cmo quedara la Base de datos

impresa en papel Utilizar la Vista preliminar para ver en la pantalla cmo quedara la base de datos impresa en papel, con la Presentacin de lista.
......................................................................................Resolucin ............................................................................................

Base de datos de Works

287

Actividades guiadas

Prctica 5 Impresin. Informes

1.

Estando activa la Presentacin de lista de la base de datos, se hace clic sobre el botn Vista preliminar de la barra de herramientas o se activa la opcin del men Archivo que tiene este mismo nombre.

2.

Si se va haciendo clic sobre el botn Siguiente se pueden ir viendo las distintas pginas en las que se imprimira la lista de la base de datos. Con el botn Anterior se puede ir retrocediendo para volver a verlas. Si se utiliza el botn Zoom para aumentar se puede ver el documento ms cerca y con el botn Zoom para disminuir se puede volver a ver la pgina completa.

Otro procedimiento para acercar o alejar el documento, en la Vista preliminar consiste en hacer clic sobre la imagen del documento.

De esta manera se puede comprobar que la informacin de la base de datos se imprimira en papel tal como aparece en la Presentacin de lista, conservando los tamaos, los tipos y los estilos de letra, la organizacin y el tamao de los campos, etc. La impresin se hara de arriba abajo y de izquierda a derecha, en tantas pginas como fuesen necesarias para que salieran todos los registros y todos los campos.

3.

Cuando se termina de observar la Vista preliminar, se hace clic sobre el botn Cancelar o se pulsa la tecla Esc.

Utilizar la Vista preliminar para ver en la pantalla cmo quedara la base de datos impresa en papel, con la Presentacin de formulario.

288

Base de datos de Works

Prctica 5 Impresin. Informes

Actividades guiadas

......................................................................................Resolucin ............................................................................................

4.

Se activa la Presentacin de formulario y se vuelve a activar la opcin Vista preliminar, como se hizo en un paso anterior.

5.

Se utilizan los botones Siguiente y Anterior para ir viendo las distintas pginas. Con los botones Zoom para aumentar y Zoom para disminuir se observa el documento a mayor o menor distancia.

6.

Cuando se termina de ver la Vista preliminar, se hace clic sobre el botn Cancelar o se pulsa la tecla Esc.

En la prctica anterior se ha explicado cmo se pueden establecer las condiciones de la impresin, con la opcin Configurar pgina del men Archivo, para imprimir el formulario vaco. Esas indicaciones tambin se pueden seguir para imprimir el formulario con los datos y en las siguientes actividades de esta prctica se explica cmo se puede configurar la impresin de los informes que se van a crear.

Base de datos de Works

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Actividades guiadas

Prctica 5 Impresin. Informes

ACTIVIDAD 5.3: Crear un informe sencillo, con todos los datos

ordenados por un campo Crear un informe de nombre Lista - Cdigo, que contenga los campos Cdigo, Artculo, Tipo, Precio y Proveedor. Debe tener como ttulo Lista de los artculos que hay en el almacn, ordenada por el Cdigo. El tamao de los caracteres del informe debe ser 8 y los registros deben estar ordenados por su Cdigo en sentido creciente.
......................................................................................Resolucin ............................................................................................

La base de datos que estamos utilizando, con sus 117 registros, es relativamente pequea, frente a los miles de registros que contienen las bases de datos que se usan generalmente en las empresas. E n esos casos, imprimir toda la informacin puede resultar poco prctico y lo que suele interesar es entresacar la informacin que nos permita analizar algunos aspectos, es decir, seleccionar determinados registros y, de ellos, conocer solamente el contenido de algunos campos. Para seleccionar los registros hemos visto que se crean los Filtros y para seleccionar unos campos determinados y preparar los documentos impresos se crean los Informes. Estos se pueden asociar a los Filtros para imprimir slo la informacin que necesitemos.

1.

Se activa la opcin GeneradorDeInformes del men Herramientas o se hace clic sobre el botn Presentacin de informe de la barra de herramientas. En cualquiera de los dos casos, aparece la ventana Nombre del informe, donde se debe escribir Lista - Cdigo y despus hacer clic sobre el botn Aceptar.

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Base de datos de Works

Prctica 5 Impresin. Informes

Actividades guiadas

El GeneradorDeInformes de Works tiene seis fichas que facilitan la creacin del informe. Para pasar de una ficha a otra se pueden utilizar los botones Siguiente y Anterior, aunque tambin se puede activar cada ficha haciendo clic con el ratn sobre la pestaa que contiene su nombre. Los botones Terminado y Cancelar sirven para finalizar el proceso, creando el informe, en el primer caso y sin crearlo, en el segundo.

Base de datos de Works

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Actividades guiadas

Prctica 5 Impresin. Informes

2.

En la ficha Ttulo que es la primera ficha del GeneradorDeInformes Works nos ofrece como Ttulo del informe Prctica 5 Bd.wdb - Lista Cdigo, es decir, nos ha escrito el nombre del archivo, seguido del nombre del informe. Podemos conservar ese ttulo o borrarlo y escribir el que queramos, en este caso escribimos, como se pide en el enunciado de la actividad, el ttulo Lista de los artculos que hay en el almacn, ordenada por el Cdigo. Elegimos el Tamao 8 para los caracteres y hacemos clic en el botn Siguiente para pasar a la segunda ficha.

3.

En la segunda ficha del GeneradorDeInformes , es decir en la ficha Campos, encontramos que est activo el campo Cdigo porque es el primero de la lista, por lo que basta hacer clic en el botn Agregar para incluirlo en el informe. Entonces se activa el siguiente campo que es Artculo y como tambin tenemos que aadirlo al informe, hacemos clic de nuevo en el botn Agregar; se repite el proceso con los campos Tipo y Precio para que se incluyan tambin en el informe y despus se activa el campo Proveedor, que se encuentra al final de la lista, y se pulsa el botn Agregar. Se hace clic en el botn Siguiente.

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Base de datos de Works

Prctica 5 Impresin. Informes

Actividades guiadas

4.

En la ficha Ordenar del GeneradorDeInformes se despliega el cuadro de lista Ordenar por, se elige el campo Cdigo y se deja activo el botn Ascendente. Se hace clic en el botn Siguiente.

5.

En la cuarta ficha del GeneradorDeInformes , que es la ficha Agrupar, no tenemos que indicar nada, por lo que hacemos clic en el botn Siguiente.

6.

En la ficha Filtro del GeneradorDeInformes se activa [Todos los registros] y se hace clic en el botn Siguiente.

7.

En la ficha Resumen tampoco tenemos que indicar nada en esta caso, por lo que hacemos clic en el botn Terminado.

Base de datos de Works

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Actividades guiadas

Prctica 5 Impresin. Informes

Al pulsar el botn Terminado, Works muestra una ventana de informacin en la que indica que el informe est creado y ofrece la posibilidad de hacer una Presentacin preliminar, para ver en la pantalla cmo quedara impreso el informe o bien Modificar el diseo del informe.

8.

Hacemos clic sobre el botn Presentacin preliminar para ver cmo quedara el informe si lo imprimiramos en papel.

En la Presentacin preliminar se puede ver que slo se imprimiran los cinco campos que se han seleccionado y parece que el informe necesita correcciones, pues el ttulo no se ve completo y los cinco campos podran caber en la misma pgina. El formato que se ve en los datos del informe, es decir, el color de los caracteres, el estilo, la alineacin y los bordes, es el mismo que tienen en la Presentacin de lista, pero todo
294 Base de datos de Works

Prctica 5 Impresin. Informes

Actividades guiadas

esto se puede modificar en el informe, sin que se modifique nada del aspecto que tienen en la Presentacin de lista.

9.

Al hacer clic en el botn Cancelar se pasa a la Presentacin de informe, donde se pueden hacer todas las modificaciones que se quiera.

En la Presentacin de informe se puede ver su estructura de tabla, con columnas (A, B, C...) y varias filas rotuladas con distintos nombres.

En las filas Ttulo aparece el ttulo que se ha escrito para el documento. Este ttulo se puede borrar y tambin se puede aadir el texto que se desee, por lo que esta fila se puede utilizar para presentar el documento resultante. Por ejemplo, explicar el contenido del informe, la finalidad del trabajo,
Base de datos de Works 295

Actividades guiadas

Prctica 5 Impresin. Informes

quin lo ha encargado, quin lo ha realizado, la fecha, etctera. Inicialmente aparecen dos filas de Ttulo, pero se pueden aadir las que se necesiten. El texto que est escrito en estas filas slo se imprimir en la primera pgina del informe.

Cuando se crea un informe, Works incluye en las filas llamadas Encabezados los nombres de los campos que se han seleccionado, con el fin de identificar los valores de los registros que van a aparecer ms abajo. Esos nombres se pueden modificar y tambin se pueden escribir otros textos o eliminarlos. El contenido de estas lneas se imprimir al principio de todas las pginas del informe, salvo en la primera, que aparecern debajo del texto contenido en las lneas de Ttulo. Estos encabezados son independientes de los encabezados que se generan con la orden Encabezados y pies de pgina del men Ver, que tambin existe en el Procesador de Textos y en la Hoja de Clculo de Works, estos ltimos s aparecen al principio de todas las pginas del informe.

En la lnea o lneas de Registro aparecen los nombres de los campos precedidos del signo igual, es decir, hay expresiones del tipo:
=nombre del campo

Estas expresiones son las que hacen que se impriman los datos, por ejemplo, la expresin =Cdigo indica a Works que imprima el contenido del campo Cdigo de todos los registros que estn activos, que en este caso son todos los de la base de datos, pero si tenemos asociado un filtro al informe, slo se imprimirn los datos de los registros seleccionados por ese filtro. Cuando se utilizan las fichas Agrupar y Resumen, tambin aparecen unas filas que se rotulan con Intr, seguido del nombre del campo, como por ejemplo Intr Tipo, para indicar el dato por el que se agrupan los registros. Otras filas denominadas Resum, seguido del nombre del campo, y las del tipo Resumen pueden contener valores estadsticos y otros
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Prctica 5 Impresin. Informes

Actividades guiadas

comentarios que se imprimiran al final de cada grupo y al final del informe. Ya se ver con ms detalle qu pueden contener estas filas cuando se utilicen en los informes de las prximas actividades. Todos los caracteres del informe deben ser de color negro. Hay que modificar la anchura de las columnas para que todos los datos se lean bien y los cinco campos quepan en la misma pgina de tamao A4, dispuesta en Vertical. Mover el ttulo hacia la izquierda para que se pueda ver completo en la pgina.
......................................................................................Resolucin ............................................................................................

10.

Se seleccionan todos los elementos del informe, se despliega el men Formato y se activa la opcin Fuente y estilo y se elige el color Negro. Tambin se puede elegir Formato en el men contextual y activar la ficha Fuente para seleccionar el color.

Base de datos de Works

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Actividades guiadas

Prctica 5 Impresin. Informes

11.

Se despliega el men Archivo, se activa la opcin Configurar pgina y la ficha Tamao y orientacin, en la que se comprueba que est la configuracin de pgina predeterminada con Tamao de papel A4 (210 x 297 mm) y la Orientacin Vertical.

12.

Se activa cualquier celda de la columna A, se despliega el men Formato y se activa la opcin Ancho de columna, se escribe 12 y se hace clic en el botn Aceptar.

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Base de datos de Works

Prctica 5 Impresin. Informes

Actividades guiadas

13.

Se activa cualquier celda de la columna B, se despliega el men Formato, se activa la opcin Ancho de columna, se escribe 35 y se hace clic en el botn Aceptar. Se seleccionan las columnas C y D, se despliega el men Formato, se activa la opcin Ancho de columna y se hace clic sobre el botn Estndar; se activa cualquier celda de la columna E, se despliega el men Formato, se activa la opcin Ancho de columna, se escribe 23 y se hace clic en el botn Aceptar.

14.

Se activa la celda que contiene el ttulo, que es la celda que est en la columna C y en la primera fila de Ttulo. Despus se hace clic sobre el botn Cortar,
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Base de datos de Works

Actividades guiadas

Prctica 5 Impresin. Informes

se hace clic en la celda de la columna Pegar.

de la misma fila y se hace clic en

Eliminar los bordes laterales que hay en el informe y aadir un borde inferior de puntos para separar los datos de los distintos registros, en los ltimos cuatro campos.

15.

Se seleccionan las expresiones =Artculo, =Tipo, =Precio, =Proveedor que se encuentran en la fila Registro, se despliega el men Formato, se activa la opcin Borde y se va haciendo clic en el cuadro correspondiente a la zona Izquierda hasta que aparezca sin lnea. Se activa la zona Inferior y en Estilo de lnea se elige la lnea de puntos que est en la penltima posicin.

Escribir en la primera columna de la fila Resumen el texto: Informe realizado en el mes de mayo a peticin del Departamento de Ventas. Aplicar a las dos filas de Ttulo un Alto de fila igual a 15. Aplicar a la fila Resumen un Alto de fila igual a 40.

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Base de datos de Works

Prctica 5 Impresin. Informes

Actividades guiadas

......................................................................................Resolucin ............................................................................................

16.

Se hace clic en la celda de la columna A de la fila Resumen y se escribe todo ese texto.

17.

Se seleccionan las dos filas de Ttulo, se despliega el men Formato, se activa la opcin Alto de fila y se escribe 15; se hace clic en cualquier celda de la fila de Resumen, se despliega el men Formato, se activa la opcin Alto de fila y se escribe 40.

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Actividades guiadas

Prctica 5 Impresin. Informes

Utilizar de nuevo la Vista preliminar para ver el resultado del informe que se ha creado.
......................................................................................Resolucin ............................................................................................

18.

Se hace clic sobre el botn Vista preliminar y se utilizan los botones de esta presentacin para ver cmo quedan las dos pginas del informe de cerca y de lejos, despus se pulsa el botn Cancelar para volver a ver el diseo del informe.

Se puede comprobar en la Presentacin de lista que los cambios de formato que se han hecho en el informe no han afectado al aspecto que tenan los datos en la Presentacin de lista.

ACTIVIDAD 5.4: Crear un informe, con todos los datos ordenados

por varios criterios, agrupados por un campo y con medidas estadsticas de cada grupo y de todos los datos Crear un informe de nombre BD - Tipo, que contenga todos los datos contenidos en la base de datos, por lo cual debe imprimirse con el papel en posicin Horizontal; debe tener como ttulo Artculos del almacn clasificados por su tipo. El tamao de los caracteres del informe debe ser 8.

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Base de datos de Works

Prctica 5 Impresin. Informes

Actividades guiadas

......................................................................................Resolucin ............................................................................................

1.

Se activa la opcin GeneradorDeInformes del men Herramientas, se escribe BD - Tipo en la ventana Nombre del informe y se hace clic sobre el botn Aceptar.

2.

En la primera ficha del Generadordeinformes Works nos ofrece como Ttulo del informe Prctica 5 Bd.wdb - BD Tipo. Como en el informe anterior, ha escrito el nombre del archivo, seguido del nombre del informe. Borramos ese ttulo y escribimos Artculos del almacn clasificados por su tipo. Elegimos el

Base de datos de Works

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Actividades guiadas

Prctica 5 Impresin. Informes

Tamao 8, activamos el botn Horizontal y hacemos clic en el botn Siguiente.

3.

En la segunda ficha del GeneradorDeInformes, es decir en la ficha Campos, se hace clic en el botn Agregar todos para que aparezcan todos los campos en el informe y se hace clic sobre el botn Siguiente.

Los registros deben estar ordenados, en primer lugar por su Tipo en sentido Ascendente, en segundo lugar por el campo Proveedor, tambin en sentido Ascendente y en tercer lugar por su Precio, en sentido decreciente.
......................................................................................Resolucin ............................................................................................

4.

En la ficha Ordenar del GeneradorDeInformes se despliega el cuadro de lista Ordenar por, se elige el campo Tipo y se deja activo el botn Ascendente. Se despliega el cuadro de lista Segundo criterio, se elige el campo Proveedor y se deja activo el botn Ascendente. Se despliega el cuadro de lista Tercer criterio, se elige el campo Precio y se activa el botn Descendente. Se hace clic en el botn Siguiente.

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Base de datos de Works

Prctica 5 Impresin. Informes

Actividades guiadas

Cuando se utilizan varios criterios para ordenar los datos, Works ordena los registros aplicando el primer criterio, en este informe ordena los registros alfabticamente por el campo Tipo. Si se deja activado el botn Ascendente se ordenan de la A hasta la Z y en sentido contrario si se activa Descendente. En caso de que haya coincidencias al aplicar el primer criterio, como ocurre en este informe pues hay ms de un artculo de cada tipo, Works ordena los registros que han coincidido aplicando el segundo criterio, es decir, por orden alfabtico del campo Proveedor. Si se producen coincidencias despus de aplicar los dos primeros criterios, Works utiliza el tercero para ordenar los registros coincidentes, por lo que en este informe, los ordena por el campo Precio, de mayor a menor, puesto que se ha activado el orden Descendente. El informe debe presentar los datos agrupados por el campo Tipo, de forma que se imprima cada grupo en una pgina distinta.
......................................................................................Resolucin ............................................................................................

5.

En la cuarta ficha del GeneradorDeInformes , que es la ficha Agrupar, en la zona Agrupado por: Tipo se activan las casillas Cuando cambie el

Base de datos de Works

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Actividades guiadas

Prctica 5 Impresin. Informes

contenido, Mostrar ttulo de grupo y Cada grupo en una nueva pgina. Se hace clic en el botn Siguiente.

Se puede utilizar el botn ? (botn Qu es esto?) que se encuentra en la esquina superior derecha de la ventana, junto al botn Cerrar para preguntar a Works cul es la funcin de cada una de las casillas contenidas en la ventana.

6.

En la ficha Filtro del GeneradorDeInformes se activa [Todos los registros] para que el informe presente los datos de todos los registros de la base de datos y se hace clic en el botn Siguiente.

En cada grupo debe aparecer el nmero de artculos del grupo, el precio mayor, el precio menor y el valor medio de los precios del grupo. Al final del informe, deben aparecer todos estos valores estadsticos aplicados a todos los artculos del almacn.
......................................................................................Resolucin ............................................................................................

7.

En la ficha Resumen se selecciona el campo Artculo, se activan las casillas Recuento y Al final de cada grupo; se dejan activas las casillas Mostrar
Base de datos de Works

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Prctica 5 Impresin. Informes

Actividades guiadas

nombre de resumen y Al final del informe, se activa el botn Bajo cada columna.

8.

Se selecciona el campo Precio, se activan las casillas Mnimo, Mximo y Promedio se hace clic en el botn Terminado.

9.

En la ventana de informacin que indica que el informe est creado y ofrece la posibilidad de ver una Presentacin preliminar o Modificar el diseo del informe, se hace clic sobre el botn Presentacin preliminar para observar cmo quedara el informe si lo imprimiramos en papel.

En la Presentacin preliminar se puede ver que el informe necesita correcciones, pues no caben todos los campos en la misma pgina. Configurar la impresin para que quepan todos los campos en la misma pgina, para lo cual los mrgenes pueden ser los siguientes: Margen superior: 2 cm Margen inferior: 2 cm Margen izquierdo: 3 cm Margen derecho: 2,5 cm
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Actividades guiadas

Prctica 5 Impresin. Informes

......................................................................................Resolucin ............................................................................................

10.

Se hace clic en el botn Cancelar de la Presentacin preliminar para pasar a la Presentacin de informe, donde se pueden hacer todas las modificaciones necesarias.

11.

Se despliega el men Archivo, se activa la opcin Configurar pgina, en la ficha Mrgenes se escriben los nuevos valores de los mrgenes y se hace clic en el botn Aceptar.

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Base de datos de Works

Prctica 5 Impresin. Informes

Actividades guiadas

En la Presentacin de informe se puede ver que adems de las filas Ttulo, Encabezados, Registro y Resumen, aparecen las filas de nombre Intr y Resum seguidos del nombre del campo Tipo, que es el campo por el que se ha pedido en este informe Agrupar o clasificar los registros. En la fila Intr Tipo aparece la expresin =Tipo que hace que se imprima el tipo en cada grupo. La fila Resum Tipo tiene, para cada grupo, una funcin similar a la que tiene la fila Resumen para todo el informe, es decir, en las filas Resum Tipo se pueden incluir textos explicativos relacionados con los datos del grupo y funciones que calculen valores estadsticos con dichos datos.

Sustituir los rtulos de los valores estadsticos, escribiendo N de artculos, en lugar de CONTAR:, Precio medio en lugar de PROMEDIO:, Precio menor en lugar de MIN: y Precio mayor en lugar de MAX:. Alinear a la izquierda el rtulo N de artculos y la expresin =CONTAR(Artculos).

Base de datos de Works

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Actividades guiadas

Prctica 5 Impresin. Informes

......................................................................................Resolucin ............................................................................................

12.

Se activa una de las celdas que contienen el rtulo CONTAR:, se escribe N de artculos y se pulsa la tecla ENTRADA o se hace clic en el botn Introducir. Con la misma celda activa, se hace clic en el botn Copiar de la barra de herramientas, se activa la otra celda que contiene el rtulo CONTAR y se hace clic en el botn Copiar.

13.

Se activa una de las celdas que contienen el rtulo PROMEDIO:, se escribe Precio medio y se pulsa la tecla ENTRADA o se hace clic en el botn Introducir. Con la misma celda activa, se hace clic en el botn Copiar de la barra de herramientas, se activa la otra celda que contiene el rtulo PROMEDIO: y se hace clic en el botn Copiar. De manera anloga se modifican los otros dos rtulos.

14.

Se selecciona el rtulo N de artculos y la expresin =CONTAR(Artculos) que estn en las filas Resum Tipo y el rtulo N de artculos y la expresin =CONTAR(Artculos) que estn en las filas Resumen, se despliega el men Formato, se elige Alineacin y se activa Izquierda.

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Base de datos de Works

Prctica 5 Impresin. Informes

Actividades guiadas

Trasladar el ttulo del informe a la columna A, aplicarle color Gris, de tamao 14, estilo Negrita y alineacin Centrada en la seleccin de las celdas que van desde la columna A hasta la J de esa fila, aplicar tambin alineacin Centro en Vertical. Asignar el valor 20 al Alto de fila de la primera fila de Ttulo.
......................................................................................Resolucin ............................................................................................

15.

Se activa la celda de la columna C de la primera fila de Ttulo, se hace clic en el botn Cortar de la barra de herramientas, se activa la celda de la columna A de la misma fila y se hace clic en el botn Pegar.

16.

En la primera fila de Ttulo se seleccionan las celdas que hay desde la A hasta la J, se despliega el men Formato, se elige Alineacin, se activan los botones Centrada en la seleccin y Centro. En la ficha Fuente se elige el

Base de datos de Works

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Actividades guiadas

Prctica 5 Impresin. Informes

color Gris, el tamao 14 y se activa la casilla Negrita. Finalmente se hace clic en el botn Aceptar.

17.

Activando cualquier celda de la primera fila del Ttulo se despliega el men Formato, se elige Alto de fila, se escribe 20 y se hace clic en el botn Aceptar.

Eliminar la tercera columna, en la que se repite el valor del campo Tipo. Insertar una columna al principio del informe para insertar en su fila Intr Tipo la expresin necesaria para que aparezca el tipo de los artculos y en su primera fila de Encabezados el rtulo del campo Tipo, con el formato del resto de los nombres de los campos.

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Base de datos de Works

Prctica 5 Impresin. Informes

Actividades guiadas

......................................................................................Resolucin ............................................................................................

18.

Se activa cualquier celda de la tercera columna y se activa la opcin Eliminar columna del men Insertar o del men contextual.

19.

Se hace clic con el botn secundario del ratn sobre cualquier celda de la primera columna y se activa Insertar columna. Se activa la celda que est en la fila Intr Tipo de la columna B, se hace clic sobre Cortar, se activa la celda que est en la fila Intr Tipo de la columna A, se hace clic sobre Pegar.

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Actividades guiadas

Prctica 5 Impresin. Informes

20.

Se activa la celda que est en la primera fila de Encabezados de la columna A, se activa Nombre de campo en el men Insertar o en el men contextual y se elige el campo Tipo. Se hace clic en el botn Negrita y en el botn Cursiva, se despliega el men Formato y en Alineacin se elige Centrada en Horizontal.

Observar en la pantalla cmo quedara el informe impreso en papel.


......................................................................................Resolucin ............................................................................................

21.

Se hace clic sobre el botn Vista preliminar de la barra de herramientas. Se utilizan los botones Siguiente, Anterior, Zoom para aumentar y Zoom para reducir para ver cmo quedara el informe si lo imprimiramos en papel.
Base de datos de Works

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Prctica 5 Impresin. Informes

Actividades guiadas

Modificar la anchura de las columnas para que quepan todos los campos en la misma pgina y se vean bien los datos.
......................................................................................Resolucin ............................................................................................

22.

Con la opcin Ancho de columna del men Formato se modifica la anchura de las columnas A, B, C, D, E, F, G, H, I y J para que midan 10, 10, 35, 10, 5, 12, 7, 7, 16 y 22, respectivamente.

ACTIVIDAD 5.5: Crear un informe, con todos los datos ordenados y

agrupados por varios criterios Crear un informe de nombre Proveedor-Tipo, que contenga todos los datos contenidos en los campos Proveedor, Tipo, Artculo y Cdigo. Debe imprimirse con el papel colocado en Vertical. Debe tener como ttulo Artculos del almacn agrupados por proveedor y tipo; el tamao de los caracteres del informe debe ser 8.
......................................................................................Resolucin ............................................................................................

1.

Se activa la opcin GeneradorDeInformes del men Herramientas, se escribe Proveedor-Tipo en la ventana Nombre del informe y se hace clic sobre el botn Aceptar.

Base de datos de Works

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Actividades guiadas

Prctica 5 Impresin. Informes

2.

En la primera ficha del GeneradorDeInformes Works nos ofrece como Ttulo del informe Prctica 5 Bd.wdb - Proveedor-Tipo. Borramos ese ttulo y escribimos Artculos del almacn agrupados por proveedor y tipo. Elegimos el Tamao 8, dejamos activo el botn Vertical y hacemos clic en el botn Siguiente.

3.

En la segunda ficha del GeneradorDeInformes, es decir en la ficha Campos, se selecciona el campo Proveedor y se hace clic sobre el botn Agregar. Se

316

Base de datos de Works

Prctica 5 Impresin. Informes

Actividades guiadas

selecciona el campo Tipo y se hace clic sobre Agregar; se selecciona el campo Artculo y se hace clic sobre Agregar. Se selecciona el campo Cdigo y se hace clic sobre Agregar. Se hace clic sobre el botn Siguiente.

Los registros deben estar ordenados, en primer lugar por su Proveedor, en segundo lugar por el campo Tipo y en tercer lugar por su nombre, que est contenido en el campo Artculo. Los tres criterios se aplican en sentido Ascendente.
......................................................................................Resolucin ............................................................................................

4.

En la ficha Ordenar del GeneradorDeInformes se despliega el cuadro de lista Ordenar por, se elige el campo Proveedor y se deja activo el botn Ascendente. Se despliega el cuadro de lista Segundo criterio, se elige el campo Tipo y se deja activo el botn Ascendente. Se despliega el cuadro de lista Tercer criterio, se elige el campo Artculo y tambin se deja activado el botn Ascendente. Se hace clic en el botn Siguiente.

El informe debe presentar los datos agrupados en primer lugar por el campo Proveedor y en segundo lugar por el campo Tipo.

Base de datos de Works

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Actividades guiadas

Prctica 5 Impresin. Informes

......................................................................................Resolucin ............................................................................................

5.

En la zona Agrupado por: Proveedor de la cuarta ficha del GeneradorDeInformes, que es la ficha Agrupar, se activa la casilla Cuando cambie el contenido. En la zona Agrupado por: Tipo se activa la casilla Cuando cambie el contenido. Se hace clic en el botn Siguiente

6.

En la ficha Filtro del GeneradorDeInformes se activa [Todos los registros] y se hace clic en el botn Siguiente.

No debe aparecer ningn valor estadstico de los datos.


......................................................................................Resolucin ............................................................................................

7.

En la ficha Resumen se hace clic en el botn Terminado.

318

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Actividades guiadas

8.

En la ventana de informacin que indica que el informe est creado y ofrece la posibilidad de ver una Presentacin preliminar o Modificar el diseo del informe, se hace clic sobre el botn Presentacin preliminar para ver cmo quedara el informe si lo imprimiramos en papel.

En la Presentacin preliminar se observa que el nombre del Proveedor y el Tipo aparecen como rtulos o cabeceras de cada grupo, pero adems se repite en todos los registros de forma innecesaria. Por ello, conviene eliminar las expresiones que producen estas repeticiones.

Mover la expresin que hay en la celda que est en la columna A y en la fila Registro a la celda que est en la misma columna y en la fila Intr Proveedor. Mover la expresin que hay en la celda que est en la columna B y en la fila Registro a la celda que est en la misma columna y en la fila Intr Tipo.

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319

Actividades guiadas

Prctica 5 Impresin. Informes

......................................................................................Resolucin ............................................................................................

9.

Se hace clic en el botn Cancelar de la Presentacin preliminar con lo que se pasa a la Presentacin de informe, para hacer todas las modificaciones necesarias.

10.

Se activa la celda que est en la columna A y en la fila Registro, que contiene la expresin =Proveedor, se hace clic en el botn Cortar de la barra de herramientas, se activa la celda que est en la misma columna y en la fila Intr Proveedor y se hace clic sobre el botn Pegar.

11.

Se activa la celda que est en la columna B y en la fila Registro, que contiene la expresin =Tipo, se hace clic en el botn Cortar de la barra de herramientas, se activa la celda que est en la misma columna y en la fila Intr Tipo y se hace clic sobre el botn Pegar.

320

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Actividades guiadas

Eliminar los bordes verticales y aplicar a la parte Superior y a la parte Inferior de las celdas de las columnas B, C y D de la fila Intr Tipo un borde de lnea fina, de color Gris claro.
......................................................................................Resolucin ............................................................................................

12.

Se activa la celda de la columna C y de la fila Registro y se activa la opcin Borde del men Formato. Se hace clic tres veces sobre el cuadro Izquierda, hasta que quede en blanco.

13.

Se seleccionan las celdas de las columnas B, C y D de la fila Intr Tipo y se activa la opcin Borde del men Formato. Se hace clic sobre el cuadro Superior, se elige el color Gris claro y se hace clic sobre el cuadro Inferior y sobre el botn Aceptar.

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321

Actividades guiadas

Prctica 5 Impresin. Informes

Trasladar el ttulo del informe a la columna A, aplicarle color Gris, de tamao 12, estilo Negrita, alineacin Centrada en la seleccin de las celdas que van desde la columna A hasta la J de esa misma fila y alineacin Centro en Vertical.
......................................................................................Resolucin ............................................................................................

14.

Se activa la celda de la columna C de la primera fila de Ttulo, se hace clic en el botn Cortar de la barra de herramientas, se activa la celda de la columna A de la misma fila y se hace clic en el botn Pegar.

15.

En la primera fila de Ttulo se seleccionan las celdas que hay desde la A hasta la D, se despliega el men Formato, se elige Alineacin, se activan los botones Centrada en la seleccin y Centro. En la ficha Fuente se elige el color Gris, el tamao 12 y se activa la casilla Negrita. Finalmente se hace clic en el botn Aceptar.

Aplicar a la celda que contiene la expresin =Proveedor, que es la celda de la columna A y la fila Intr Proveedor, tamao 6, color Rojo oscuro, alineacin Centrada, borde Gris de grosor mediano en todo el contorno y sombreado del 20% de color Gris claro sobre fondo Blanco.

322

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Prctica 5 Impresin. Informes

Actividades guiadas

......................................................................................Resolucin ............................................................................................

16.

Se hace clic sobre la celda de la columna A y la fila Intr Proveedor con el botn secundario del ratn y se activa la opcin Formato. En la ficha Alineacin se activa el botn Centrada. En la ficha Fuente se elige el tamao 6 y el color Rojo oscuro. En la ficha Borde se elige el borde de grosor mediano, de color Gris en el Contorno y en la ficha Sombreado se elige el Diseo del 20% con color Gris claro de Primer plano sobre Fondo de color Blanco. Se hace clic sobre el botn Aceptar.

Modificar el formato de los Nombres de campo para que los caracteres sean de color Gris, sin Subrayado.
......................................................................................Resolucin ............................................................................................

17.

Se seleccionan las celdas de las columnas A, B, C y D de la primera fila de Encabezados, que contiene los Nombres de campo, se activa la opcin Fuente y estilo del men Formato; se elige el color Gris y se desactiva la casilla de Subrayado. Se hace clic en el botn Aceptar.

Observar en la pantalla cmo quedara el informe impreso en papel y ajustar el ancho de las columnas para que se vean bien todos los datos.

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323

Actividades guiadas

Prctica 5 Impresin. Informes

......................................................................................Resolucin ............................................................................................

18.

Se hace clic sobre el botn Vista preliminar de la barra de herramientas. Se utilizan los botones Siguiente, Anterior, Zoom para aumentar y Zoom para reducir para ver cmo quedara el informe si lo imprimiramos en papel.

19.

Con la opcin Ancho de columna del men Formato se modifica la anchura de las columnas A, B, C y D para que midan 22, 12, 37 y 10, respectivamente.

ACTIVIDAD 5.6: Crear un informe asociado a un filtro

Crear un informe de nombre Ordenadores, que contenga los campos Tipo, Cdigo Artculo, Precio y Proveedor, que se imprima con el papel colocado en Vertical. Debe tener como ttulo Ordenadores fijos y porttiles. El tamao de los caracteres del informe debe ser 10.

324

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Actividades guiadas

......................................................................................Resolucin ............................................................................................

1.

Se activa la opcin GeneradorDeInformes del men Herramientas, se escribe Ordenadores en la ventana Nombre del informe y se hace clic sobre el botn Aceptar.

2.

En la primera ficha del GeneradorDeInformes Works nos ofrece como Ttulo del informe Prctica 5 Bd.wdb Ordenadores. Borramos ese ttulo y escribimos Ordenadores fijos y porttiles. Dejamos activo el botn Vertical y el Tamao 10. Hacemos clic en el botn Siguiente.

3.

En la segunda ficha del GeneradorDeInformes, es decir en la ficha Campos, se van seleccionando los campos Tipo, Cdigo Artculo, Precio y Proveedor y se va haciendo clic sobre el botn Agregar, para incluir en el informe dichos campos. Se hace clic sobre el botn Siguiente.

Los registros deben estar ordenados, en primer lugar por su Tipo, en segundo lugar por el campo Artculo, ambos criterios se aplican en sentido Ascendente.
......................................................................................Resolucin ............................................................................................

4.

En la ficha Ordenar del GeneradorDeInformes se despliega el cuadro de lista Ordenar por, se elige el campo Tipo y se deja activo el botn Ascendente. Se despliega el cuadro de lista Segundo criterio, se elige el campo Artculo y se deja activo el botn Ascendente. Se hace clic en el botn Siguiente.

El informe debe presentar los datos agrupados por el campo Tipo.


......................................................................................Resolucin ............................................................................................

5.

En la zona Agrupado por: Tipo de la cuarta ficha del GeneradorDeInformes, que es la ficha Agrupar, se activan las casillas Cuando cambie el contenido, Mostrar ttulo de grupo y Cada grupo en una nueva pgina. Se hace clic en el botn Siguiente.

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325

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Prctica 5 Impresin. Informes

Slo deben aparecer los registros cuyo Tipo es Ordenador o Porttil.


......................................................................................Resolucin ............................................................................................

6.

En la ficha Filtro del GeneradorDeInformes se activa el Filtro de nombre Ordenador-Port y se hace clic en el botn Siguiente.

Debe aparecer el nmero de artculos de cada uno de los grupos.


......................................................................................Resolucin ............................................................................................

326

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Actividades guiadas

7.

En la ficha Resumen se elige el campo Artculo y se activan la casillas Recuento y Al final de cada grupo. Se desactiva la casilla Al final del informe. Se hace clic en el botn Terminado.

8.

En la ventana de informacin que indica que el informe est creado se hace clic sobre el botn Presentacin preliminar para ver cmo quedara el informe si lo imprimiramos en papel.

En la Presentacin preliminar se observa que no caben todos los campos en la misma pgina; el ttulo no est completo; el nmero de artculos est muy separado de su rtulo; el Tipo aparece como rtulo o cabecera de cada grupo, pero adems se repite en todos los registros de forma innecesaria. Por ello conviene eliminar las expresiones que producen estas repeticiones y mejorar el aspecto del informe. Eliminar la expresin de la fila Registro que hace que se repita el Tipo.
......................................................................................Resolucin ............................................................................................

9.

Se hace clic en el botn Cancelar de la Presentacin preliminar con lo que se pasa a la Presentacin de informe para hacer todas las modificaciones necesarias.
327

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Prctica 5 Impresin. Informes

10.

Se activa la celda de la columna A de la fila Registro, que contiene la expresin =Tipo, y se elige Borrar en el men contextual o se pulsa la tecla Supr.

Insertar una fila Intr Tipo delante de la fila Registro. Trasladar los nombres de campo Cdigo, Artculo, Precio y Proveedor, que se encuentran en la fila Encabezados, a la fila nueva Intr Tipo, empezando en la columna A y aplicarles tamao 8 y estilo Cursiva.
......................................................................................Resolucin ............................................................................................

11.

Se activa cualquier celda de la fila Registro y se activa la opcin Insertar fila del men Insertar o del men contextual, se elige el tipo de fila Intr Tipo y se hace clic sobre el botn Insertar.

12.

Se seleccionan las celdas de las columnas B, C, D y E de la fila Encabezados y se elige el tamao 8, se hace clic sobre el botn Cursiva y se hace clic sobre el botn Cortar de la barra de herramientas. Finalmente se activa la celda que est en la columna A y en la nueva fila Intr Tipo y se hace clic en el botn Pegar.

328

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Actividades guiadas

Trasladar las expresiones =Cdigo, =Artculo, =Precio, =Proveedor, que estn en la fila Registro, una celda a la izquierda, para que empiecen en la columna A.
......................................................................................Resolucin ............................................................................................

13.

Se seleccionan las celdas de las columnas B, C, D y E de la fila Registro y se hace clic sobre el botn Cortar de la barra de herramientas. Se activa la celda que est en la columna A y en la misma fila Registro, se hace clic en el botn Pegar.

Eliminar las dos filas de Encabezados y trasladar el ttulo del informe a la columna A, aplicarle color Rojo oscuro, estilo Negrita, alineacin Centrada en la seleccin de las celdas que van desde la columna A hasta la D de esa misma fila, alineacin centrada en Vertical, un borde Rojo oscuro fino en el Contorno de la seleccin y un sombreado del 20% en Gris claro sobre fondo Blanco. Aplicar a la fila del ttulo un Alto de fila de 60.
......................................................................................Resolucin ............................................................................................

14.

Se seleccionan las dos filas de Encabezados y se activa la opcin Eliminar fila del men Insertar o del men contextual.

15.

Se activa la celda de la columna D de la primera fila de Ttulo, se hace clic en el botn Cortar de la barra de herramientas, se activa la celda de la columna A de la misma fila y se hace clic en el botn Pegar.

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329

Actividades guiadas

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16.

En la primera fila de Ttulo se seleccionan las celdas que hay desde la A hasta la D. Se despliega el men Formato y se elige Alineacin, se activan los botones Centrada en la seleccin y Centro. En la ficha Fuente se elige el color Rojo oscuro y se activa la casilla Negrita. En la ficha Borde se elige el color Rojo oscuro y se aplica el estilo de lnea ms fino en el Contorno de la seleccin En la ficha Sombreado se elige el Diseo del 20% en Gris claro sobre fondo Blanco. Se hace clic en el botn Aceptar.

17.

Con la primera fila Ttulo activa, se despliega el men Formato y en la ventana Alto de fila se escribe 60.

Modificar la anchura de las columnas para que se vean bien todos los datos del informe. Aumentar la altura de la fila Registro hasta 20 para separar los datos.
......................................................................................Resolucin ............................................................................................

18.

Para que se vean bien todos los datos se puede aplicar a las columnas A, B, C y D anchura de 10, 35, 12 y 18, respectivamente, por medio de la opcin Ancho de columna del men Formato.

330

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Actividades guiadas

19.

Se activa cualquier celda de la fila Registro y se le aplica Alto de fila de con la opcin del men Formato.

20

Eliminar todos los bordes que hay en el informe.


......................................................................................Resolucin ............................................................................................

20.

Se seleccionan las celdas de las columnas A, B, C, D y E que estn en las dos filas Intr Tipo, en la fila Registro y en la siguiente que es Resum Tipo. Se despliega el men Formato, se activa la opcin Borde y se hace clic dos veces sobre los cuadros Superior, Inferior e Izquierda para eliminar esos bordes.

Trasladar el rtulo RECUENTO DE Artculo: a la columna B, sustituirlo por N de artculos y alinearlo a la derecha. Trasladar la expresin =CONTAR(Artculo) a la columna C y aumentar el Alto de fila a 50.
......................................................................................Resolucin ............................................................................................

21.

Se activa la celda que contiene el rtulo RECUENTO DE Artculo: se hace clic sobre el botn Cortar, se activa la celda que est en la misma fila y en la

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331

Actividades guiadas

Prctica 5 Impresin. Informes

columna B y se hace clic sobre Pegar. Con la misma celda activa se sustituye el rtulo por N de artculos, se activa Derecha en Alineacin.

22.

Se activa la celda que contiene la expresin =CONTAR(Artculo), se hace clic sobre el botn Cortar, se activa la celda que est en la misma fila y en la columna C y se hace clic sobre Pegar.

23.

Estando activa cualquier celda de la misma fila se elige Alto de fila en el men Formato y se escribe 50.

Observar en la pantalla cmo quedara el informe impreso en papel.

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Actividades guiadas

......................................................................................Resolucin ............................................................................................

24.

Se hace clic sobre el botn Vista preliminar de la barra de herramientas, se utilizan los botones Siguiente, Anterior, Zoom para aumentar y Zoom para reducir para ver cmo quedara el informe si lo imprimiramos en papel. Cuando se ha terminado de ver la presentacin en la pantalla del informe, se hace clic sobre el botn Cancelar.

ACTIVIDAD 5.7: Duplicar un informe

Hacer una copia del informe Lista - Cdigo, llamando Pedidos al nuevo informe.

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333

Actividades guiadas

Prctica 5 Impresin. Informes

......................................................................................Resolucin ............................................................................................

1.

Se despliega el men Herramientas, se activa la opcin Duplicar informe, se selecciona el informe Lista Cdigo. En el cuadro Escriba un nombre se escribe Pedidos y se hace clic sobre el botn Duplicar y sobre el botn Aceptar.

ACTIVIDAD 5.8: Modificar un informe

Modificar el informe Pedidos, cambiando su ttulo por Pedidos pendientes.


......................................................................................Resolucin ............................................................................................

1.

Se despliega el men Ver, se activa la opcin Informe, se elige el informe Pedidos y se hace clic sobre el botn Modificar.

334

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Actividades guiadas

Una vez que se ha pasado a la Presentacin de lista o a la Presentacin de formulario, si hacemos clic sobre el botn Presentacin de informe obtenemos el diseo del ltimo informe que haya estado activo, pero si deseamos modificar o ver otro informe distinto, debemos utilizar la opcin Informe, que se encuentra en el men Ver y que nos ofrece la lista de todos los informes que se han creado, para que elijamos el que queramos ver. De la misma manera, si se ha cerrado el archivo y se vuelve a abrir, se debe recurrir a la opcin Informe del men Ver para obtener el informe deseado.

2.

Se escribe el nuevo ttulo: anterior.

Pedidos pendientes

en la misma celda que el

Ordenar los registros por Tipo y por Proveedor. Agrupar los registros por Tipo. Asociar el informe al filtro Pedidos.
......................................................................................Resolucin ............................................................................................

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335

Actividades guiadas

Prctica 5 Impresin. Informes

3.

Se despliega el men Herramientas, se activa la opcin Orden de informe, en el cuadro Ordenar por se elige el nombre del campo Tipo. En el cuadro Segundo criterio se elige Proveedor, se hace clic sobre el botn Siguiente o sobre la ficha Agrupar.

4.

En la zona Agrupado por: Tipo se activa la casilla Cuando cambie el contenido, se hace clic sobre el botn Siguiente o sobre la ficha Filtro.

5.

Se selecciona el filtro de nombre Terminado.

Pedido

y se hace clic sobre el botn

Desplazar la expresin que muestra el contenido del campo Tipo a la primera columna de la fila Intr Tipo y eliminar la columna C. Aadir los campos Pedido y Fecha de pedido con sus rtulos correspondientes.
......................................................................................Resolucin ............................................................................................

6.

Se activa la celda que est en la columna C y en la fila Registro, se hace clic en el botn Cortar, se activa la celda de la columna A y la fila Intr Tipo, se hace clic en el botn Pegar.

7.

Se activa cualquier celda de la columna C, se despliega el men Insertar y se activa Eliminar columna.

336

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Actividades guiadas

8.

Se activa la celda que est en la columna E y en la primera fila de Encabezados, se despliega el men Insertar, se activa la opcin Nombre de campo, se elige el campo Pedido y se hace clic sobre el botn Insertar.

9.

Se activa la celda que est en la columna F y en la primera fila de Encabezados, se despliega el men Insertar, se activa la opcin Nombre de campo, se elige el campo Fecha de pedido y se hace clic sobre el botn Insertar.

10.

Se seleccionan las dos celdas que contienen los nombres de campo que acabamos de insertar, se hace clic sobre los botones Negrita y Subrayado de la barra de herramientas, se despliega el men Formato, se activa Alineacin, se elige Centrada y se pulsa Aceptar.

11.

Se activa la celda que est en la columna E y en la fila Registro, se despliega el men Insertar, se activa la opcin Entrada de campo, se elige el campo Pedido y se hace clic sobre el botn Insertar.

12.

Se activa la celda que est en la columna F y en la fila de Registro, se despliega el men Insertar, se activa la opcin Entrada de campo, se elige el campo Fecha de pedido y se hace clic sobre el botn Insertar.

Aadir las expresiones necesarias para que se calculen, al final de cada grupo, el nmero de artculos pedidos y el nmero de unidades pedidas de ese grupo. Aadir tambin las expresiones que calculen, al final del informe, el nmero total de artculos pedidos y el nmero total de unidades pedidas.
......................................................................................Resolucin ............................................................................................

13.

Se activa cualquier celda de la fila Resum Tipo, se despliega el men Insertar, se activa la opcin Insertar fila, se elige el tipo de fila Resum Tipo y se hace clic sobre el botn Insertar. Se repite la operacin para insertar otra fila del mismo tipo.

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337

Actividades guiadas

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14.

Se activa la celda que est en la columna D y en la segunda fila Resum Tipo y se escribe N de artculos pedidos:.

15.

Se activa la celda que est en la columna D y en la tercera fila Resum Tipo y se escribe Unidades pedidas:.

16.

Se seleccionan las dos celdas que contienen los rtulos que acabamos de insertar. Se hace clic sobre el botn Negrita, se despliega el men Formato, se activa Alineacin, se elige Derecha y se pulsa Aceptar.

17.

Se activa la celda que est en la columna E y en la segunda fila Resum Tipo, se despliega el men Insertar, se activa la opcin Resumen de campo, se elige el campo Artculo, se activa el botn de la funcin CONTAR y se hace clic sobre el botn Insertar.

338

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Actividades guiadas

Con las operaciones que se han hecho en el paso anterior ha aparecido en la celda que est en la columna E y en la segunda fila Resum Tipo la expresin =CONTAR(Artculo). Esta expresin hace que se imprima en el informe el nmero de artculos de cada tipo de los que se ha hecho un pedido.

18.

Se activa la celda que est en la columna E y en la tercera fila Resum Tipo, se despliega el men Insertar, se activa la opcin Resumen de campo, se elige el campo Pedido, se deja activo el botn de la funcin SUMA y se hace clic sobre el botn Insertar.

Como resultado del paso anterior se ha escrito en la celda que est en la columna E y en la tercera fila Resum Tipo la expresin =SUMA(Pedido). Esta expresin hace que se imprima en el informe el nmero de unidades de los artculos de cada tipo que se han pedido.

19.

Se seleccionan las dos celdas que contienen las funciones que acabamos de insertar y se hace clic sobre el botn Negrita.

20.

Se seleccionan las cuatro celdas de las columnas D y E, de las filas Resum Tipo, se hace clic sobre el botn Copiar, se activa la celda que est en la columna D y en la fila Resumen y se hace clic en Pegar.

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Actividades guiadas

Prctica 5 Impresin. Informes

21.

Se modifican los rtulos que se acaba de pegar, sustituyndolos por artculos pedidos: y Total de unidades pedidas:

Total de

Observar en la pantalla cmo quedara el informe impreso en papel.


......................................................................................Resolucin ............................................................................................

22.

Se hace clic sobre el botn Vista preliminar de la barra de herramientas, se utilizan los botones Siguiente, Anterior, Zoom para aumentar y Zoom para reducir para ver cmo quedara el informe si lo imprimiramos en papel.

En la Vista preliminar se puede ver que las expresiones =CONTAR(Artculo) y =SUMA(Pedido) producen distintos resultados cuando se encuentran en la fila Resum Tipo y cuando se encuentran en la fila Resumen. En el primer caso utilizan los datos de los registros de cada uno de los tipos de artculo y, en el segundo, utilizan todos los datos de los registros del informe, que son los seleccionados por el filtro asociado al informe. Modificar la anchura de las columnas y los mrgenes para que se vean bien todos los datos en una pgina.

340

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Actividades guiadas

......................................................................................Resolucin ............................................................................................

23.

Para que se vean bien todos los datos en una pgina solamente se puede ajustar la anchura de las columnas A, B, C, D, E y F a 10, 35, 10, 21, 8 y 17 respectivamente. Los mrgenes izquierdo y derecho pueden valer 2,5 y 2 respectivamente.

ACTIVIDAD 5.9: Cambiar el nombre de un informe

Cambiar el nombre del informe BD Tipo para que se llame solamente Tipo.
......................................................................................Resolucin ............................................................................................

24.

Se despliega el men Herramientas, se activa la opcin Cambiar el nombre del informe, se selecciona el informe BD Tipo. En el cuadro Escriba un

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Prctica 5 Impresin. Informes

nombre se escribe Tipo y se hace clic sobre el botn Cambiar nombre y sobre el botn Aceptar.

ACTIVIDAD 5.10: Eliminar un informe

Hacer un duplicado del informe Tipo que se llame Tipo2. Eliminar el informe Tipo2.
......................................................................................Resolucin ............................................................................................

1.

Se despliega el men Herramientas, se activa la opcin Duplicar informe, se selecciona el informe Tipo. En el cuadro Escriba un nombre se escribe Tipo2 y se hace clic sobre el botn Duplicar y sobre el botn Aceptar.

2.

Se despliega el men Herramientas, se activa la opcin Eliminar informe, se selecciona el informe Tipo2 y se hace clic sobre el botn Eliminar y sobre el botn Aceptar. Cuando Works pregunta si deseamos eliminar el informe y nos avisa que la operacin no podr deshacerse, contestamos pulsando el botn Aceptar.

ACTIVIDAD 5.11: Crear encabezados y pies de pgina

Crear un encabezado y un pie de pgina para el informe Proveedor-Tipo. En el encabezado se deben insertar los cdigos que hagan que se imprima el nombre del archivo a la izquierda, en el centro debe imprimirse la fecha con el formato corto y a la derecha debe ir la hora. En el pie hay que insertar el cdigo necesario para que se imprima el nmero de pgina, en el centro.
......................................................................................Resolucin ............................................................................................

Como ocurre en los documentos del Procesador de Textos, en los informes de la base de datos se puede aadir un encabezado y un pie de pgina que se imprimirn en todas las pginas, al comienzo y al final respectivamente, salvo en la primera pgina si se activan las casillas correspondientes.

342

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Actividades guiadas

1.

Se activa el informe Proveedor-Tipo, se despliega el men Ver, se elige la opcin Encabezados y pies de pgina. En el encabezado se escriben los cdigos &i Archivo: &a &eFecha: &f &d Hora: &h; en el pie se escribe &dPgina &p.

Utilizar la Vista preliminar para ver cmo se imprimira el encabezado y el pie de pgina.
......................................................................................Resolucin ............................................................................................

Al observar la Vista preliminar se puede comprobar que los cdigos que se han escrito sirven para indicar a Works qu debe escribir, cuando se imprima el informe. El significado de estos cdigos es el siguiente: &a indica el nombre del archivo &f simboliza la fecha en formato corto &l la fecha en formato largo &h la hora &p el nmero de cada una de las pginas del informe El resto de los cdigos sirve para indicar la alineacin que se aplica al cdigo o al texto al que precede: &i alinear a la izquierda &e alinear al centro &d alinear a la derecha Estos cdigos deben escribirse antes del texto o cdigo al que se quiere aplicar la alineacin. Si no se indica tipo de alineacin, Works aplica alineacin centrada.

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343

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Por ejemplo, si escribimos &e&l&d&a Works imprimir en el centro la fecha con formato largo, es decir, 23 de julio de 2002 y a la derecha escribir el nombre del archivo. Como se ha visto en el paso anterior se pueden escribir o intercalar entre los cdigos textos como Pgina, Nombre de archivo o el texto que se desee. En este momento cualquiera puede pensar que es ms fcil escribir la fecha, el nombre del archivo o el nmero de pagina directamente, pero la diferencia entre hacerlo as o escribir los cdigos est en que, si utilizamos los cdigos, Works actualizar estos valores y, por ejemplo, con &l si se imprimiese el informe el 13 de enero de 2003, Works pondra esta fecha, si se imprimiese al da siguiente Works pondra 14 de enero de 2003 y si se imprimiese al mes siguiente imprimira 14 de febrero de 2003.

ACTIVIDAD 5.12: Imprimir los informes

Imprimir el informe Lista Cdigo completo.


......................................................................................Resolucin ............................................................................................

1.

Se activa el informe Lista Cdigo con la opcin Informe del men Ver.

Antes de imprimir un informe conviene guardar el archivo, por si se produce algn error en la impresin que interrumpa el buen funcionamiento del programa. Adems se deben hacer varias comprobaciones. En primer lugar hay que comprobar si la impresora est conectada y si est seleccionado el modelo de impresora que se va a utilizar, lo cual se puede ver en la ventana de la opcin Imprimir que se encuentra en el men Archivo. Conviene tambin observar la ventana de Configurar pgina que se encuentra en el mismo men para ver si todos los mrgenes, el tamao del papel y el resto de las opciones estn bien configuradas.

344

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Actividades guiadas

Por ltimo, se debe comprobar si la presentacin del informe es correcta, es decir, si se ven bien todos los datos, si los cortes de pgina son adecuados, etctera, para lo cual se puede utilizar la Vista Preliminar.

2.

Se hacen las comprobaciones que se acaban de indicar, mirando la Vista preliminar y la ventana Configurar pgina e Imprimir del men Archivo. Se hacen las modificaciones necesarias y cuando todo est correcto se activa la opcin Imprimir. Se comprueba que est activo el botn Todas y se hace clic sobre el botn Aceptar.

Imprimir dos copias de la pgina 3 del informe Tipo.


......................................................................................Resolucin ............................................................................................

3.

Se activa el informe Tipo con la opcin Informe del men Ver.

4.

Se hacen las comprobaciones y las modificaciones necesarias y cuando todo est correcto se activa la opcin Imprimir del men Archivo. Se aumenta el valor del cuadro Nmero de copias para que contenga un 2. Se activa el botn Pgina y se escribe un 3 en el cuadro de: y otro 3 en el cuadro hasta:. Se hace clic sobre el botn Aceptar.

La orden Imprimir, del men Archivo, abre la ventana Imprimir en la que, como acabamos de ver, se puede indicar cuntas copias del informe se desea obtener y las pginas que se quiere imprimir. Cuando se utiliza el botn Imprimir de la barra de herramientas estndar se lanza el informe completo a la impresora y no se abre dicha ventana, por lo que no se puede hacer ninguna de las indicaciones anteriores. Imprimir las pginas 2, 3 y 4 del informe ProveedorTipo.

Base de datos de Works

345

Actividades guiadas

Prctica 5 Impresin. Informes

......................................................................................Resolucin ............................................................................................

5.

Se activa el informe Proveedor-Tipo con la opcin Informe del men Ver.

6.

Se hacen las comprobaciones y las modificaciones necesarias y cuando todo est correcto se activa la opcin Imprimir del men Archivo. Se activa el botn Pgina y se escribe un 2 en el cuadro de: y un 4 en el cuadro hasta:, se hace clic sobre el botn Aceptar.

ACTIVIDAD 5.13: Salir del programa guardando los cambios

Almacenar los cambios hechos en la base de datos Prctica 5 BD y Salir o Cerrar el programa.
......................................................................................Resolucin ............................................................................................

1.

Se hace clic en el botn Guardar de la barra de herramientas. Para dejar de trabajar con la Base de datos de Works se puede hacer clic en el botn Cerrar que est en la esquina superior derecha de la ventana de Works. Otra manera de terminar el trabajo consiste en desplegar el men Archivo y activar la opcin Cerrar o la opcin Salir.

Cuando se almacena el archivo de base de datos en el disco se guardan tambin todos los informes que se han creado. Para comprobarlo, basta abrir de nuevo el archivo Prctica 5 BD y en la opcin Informe, que se encuentra en el men Ver, tanto en la Presentacin de lista como en la Presentacin de formulario, podemos ver la lista de todos los informes creados, que, como en el caso de los filtros, el mximo de informes que se pueden crear es ocho.

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Base de datos de Works

CREACIN DE UNA BASE DE DATOS

PRCTICA 6

Prctica 6 Creacin

INTRODUCCIN
Durante muchos aos la creacin de bases de datos ha sido responsabilidad de los profesionales de la informtica que tenan que traducir las necesidades de los clientes en estructuras de datos y en programas que permitieran su tratamiento. Con la aparicin de los gestores de bases de datos, como Works, los propios usuarios pueden crear sus bases de datos, ya que estos programas ofrecen muchas herramientas y facilidades para realizar el diseo, la modificacin de su estructura en caso necesario, y el tratamiento y gestin de los datos, como se ha visto en las prcticas anteriores. No obstante, hay que tener en cuenta que la creacin de una base de datos puede resultar una tarea compleja, tanto ms cuanto mayor sea la diversidad de los datos y las relaciones entre ellos. Por ello conviene adoptar algunos criterios que faciliten el trabajo y sistematicen el proceso. Es importante hacer un buen diseo para que la base de datos tenga utilidad. Cuando el diseo no es bueno, la gestin de la informacin ser difcil, se producirn muchos errores o habr que dedicar mucho tiempo a su depuracin o modificacin. Se debe tener en cuenta que el diseo se realiza una vez, pero cuando se ha creado la base de datos la gestin suele ser una tarea que hay que hacer a diario o incluso constantemente; as que parece aconsejable tomar precauciones para que ningn fallo del diseo repercuta negativamente en nuestro trabajo diario.

Objetivos

En esta prctica se aprende a disear y crear una base de datos, definiendo sus campos e introduciendo sus datos, para lo cual se copian los datos de otros archivos de base de datos, se introducen directamente con el teclado o con la ayuda de la opcin Llenar hacia abajo y se escriben las frmulas que generan los datos automticamente. Adems se repasan las operaciones que se pueden realizar con los archivos: abrir, cerrar, guardar y guardar como. Se vuelven a utilizar las opciones relativas al formato de los campos, tanto de la Presentacin de lista, como del Diseo del formulario.

Base de datos de Works

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Introduccin

Prctica 6 Creacin

Tambin se utilizan las dos herramientas fundamentales de las aplicaciones de base de datos, que permiten seleccionar y organizar la informacin de la base de datos de distintas maneras, que son los informes y los filtros.

Contenidos

Las opciones del programa que se utilizan en esta prctica son: Marcar registros. Mostrar registros marcados. Desmarcar todos los registros. Forzar a la cuadrcula. Opciones.

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Base de datos de Works

Prctica 6 Creacin

PROYECTO

Presentacin En esta prctica se pretende que se utilicen la mayor parte de las opciones del gestor de base de datos, con las que se ha trabajado en las prcticas anteriores para construir una nueva base de datos.

Proyecto En esta prctica el proyecto consiste en crear la base de datos que tenga las caractersticas que se ven en el archivo Prctica 6 BD.htm. Para construir la tabla de datos hay que aprovechar los datos del archivo Datos P6.wdb, otros datos hay que introducirlos por teclado y algunos se consiguen escribiendo formulas. Hay que disear la Presentacin de lista y la de formulario. Hay que crear un Filtro y un Informe como se indica: Crear el filtro de nombre Bonifica > 300 para seleccionar los registros en los que la Bonificacin sea mayor que 300 y aplicarlo al informe. Como resultado de todas las operaciones se debe obtener un archivo denominado Prctica 6 BD.wdb

Para realizar el proyecto, se pueden seguir distintos caminos. Cada alumno del curso debe elegir el que se adapte ms a sus conocimientos y sus preferencias de aprendizaje. La opcin ms libre, adecuada para las personas que conozcan algunos contenidos de esta prctica, consiste en tratar de crear la base de datos sin ninguna gua, simplemente probando las opciones del programa en el orden que se crea ms conveniente.

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Proyecto

Prctica 6 Creacin

Ayuda Si se poseen ciertos conocimientos sobre el tema, pero surgen algunas dudas, se puede utilizar la ayuda del programa, para lo cual se puede consultar la seccin Ayudas de esta prctica o seguir alguna de las otras opciones que se proponen a continuacin.

Propuesta de actividades En la seccin Propuesta de actividades se plantea una posible secuencia de actividades que permiten alcanzar los objetivos de esta prctica.

Actividades guiadas En Actividades guiadas se explica detalladamente los pasos que hay que dar para realizar todas las actividades que se indican en la Propuesta de actividades y que son necesarias para alcanzar los objetivos de esta prctica. Independientemente de los conocimientos que se tengan sobre la base de datos, todos los alumnos y alumnas de este curso deben leer estas explicaciones, puesto que pueden encontrar, en ellas, aspectos que no conozcan. Actividades complementarias En las Actividades complementarias, se propone revisar las opciones de configuracin del programa que se encuentran en Opciones del men Herramientas. La explicacin de cmo se pueden hacer las actividades se encuentra en el apartado Actividades complementarias guiadas.

Evaluacin Al finalizar la prctica hay que enviar al tutor o tutora un mensaje con el archivo confeccionado en el proyecto: Prctica 6 BD.wps Hay que esperar la respuesta del tutor por si hubiera que hacer alguna actividad ms para completar la prctica, antes de pasar a la siguiente.

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Base de datos de Works

Prctica 6 Creacin

AYUDA

Crear un archivo de base de datos

Para solicitar ayuda tambin se puede recurrir al Selector de tareas de Works que ofrece ayuda sobre aspectos generales como el que se plantea en este caso.

Tambin desde el propio gestor de base de datos al pulsar F1 o la ayuda de Works se muestra como primer tema Crear una nueva base de datos en blanco.

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Ayuda

Prctica 6 Creacin

Copiar los datos de otra base de datos

Simplemente con el trmino Copiar el ndice muestra uno de los temas relacionados: Mover o copiar informacin de un documento a otro. Si se aade el texto de la figura este tema aparece en segundo lugar.

Aadir campos a la base de datos en la Lista

Generalmente con la opcin Buscar basta escribir la operacin para encontrar la ayuda que se necesita.

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Prctica 6 Creacin

PROPUESTA DE ACTIVIDADES

ACTIVIDAD 6.1: Crear el archivo Prctica 6 BD

Crear el archivo de base de datos Prctica 6 BD que contenga los campos Cdigo, Cliente y ltimo pedido. El campo Cdigo debe tener el formato numrico que presenta el nmero con cinco dgitos. El campo Cliente debe tener formato Texto y el campo ltimo pedido debe tener el formato Fecha con la presentacin dd/mm/aa, es decir, el formato que muestra la fecha con dos dgitos para el da, dos para el mes y otros dos para el ao
ACTIVIDAD 6.2: Copiar los datos de otra base de datos

Abrir el archivo de nombre Datos P6 BD y copiar su informacin en Prctica 6 BD. Cerrar el archivo Datos P6 BD y guardar los cambios hechos en Prctica 6 BD.
ACTIVIDAD 6.3: Aadir campos a la base de datos en la Lista

Aadir a la base de datos Prctica 6 BD los campos Facturado, N pedidos y Forma pago. El primero con el formato que incluye el smbolo del euro y los otros dos con el formato que presenta los nmeros sin cifras decimales.
ACTIVIDAD 6.4: Introducir los datos de los campos nuevos directamente o utilizando las opciones Marcar registros y Llenar hacia abajo

Introducir los siguientes datos en el campo Facturado.


5.897 4.467 7.458 8.911 1.002 0 6.351 201 0 0 11.975 5.710 2.835 0 5.630 7.520 10.542 2.146 6.836 10.386 1.620 0 3.322 170 0 8.431 4.386 7.992 6.110 9.522 5.285 3.883 4.699 8.701 10.939 4.056 0 3.273 11.059 8.919 4.689

Base de datos de Works

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Propuesta de actividades

Prctica 6 Creacin

Introducir los datos del campo Forma pago, sabiendo que los clientes de los registros 2, 18, 21, 22 y 38 pagan a los 30 das; los clientes de los registros 5, 6, 7, 8, 10, 14, 16, 23, 30, 32, 33, 34 y 35 pagan a los 60 das y los clientes de los registros 3, 4, 12, 15, 17, 19, 24, 26, 27, 39, 40 y 41 pagan a los 90 das. El resto paga al contado. Introducir los siguientes datos en el campo N pedidos.
8 8 5 4 7 0 2 1 0 0 2 6 3 0 4 11 1 4 9 7 2 0 6 4 0 6 4 9 4 9 3 3 10 3 6 2 0 5 4 2 5

ACTIVIDAD 6.5: Aadir ms campos a la base de datos en el Formulario

Aadir a la base de datos Prctica 6 BD los campos Dlares, Porcentaje, Media/pedido y Bonificacin. El campo Dlares debe estar a la derecha del campo Facturado, con el formato de nmero que tiene el smbolo de las unidades de millar y dos decimales. El campo Porcentaje debe estar a la derecha del campo Dlares y debe tener el formato que incluye el smbolo del tanto por ciento, con dos cifras decimales. El campo Media/pedido debe estar a la derecha del campo N pedidos y debe tener el formato que incluye el smbolo del euro, tambin con dos decimales. Bonificacin debe estar a la derecha del campo Forma pago y debe tener formato de nmeros enteros.
ACTIVIDAD 6.6: Crear un informe que calcule el total facturado

Crear el informe Total facturado que incluya los campos Cdigo, Cliente y Facturado y que calcule la cantidad total que se ha facturado.
ACTIVIDAD 6.7: Escribir frmulas para introducir los datos de forma automtica

En la Presentacin de formulario, escribir en el campo Dlares la frmula que convierte en dlares el contenido del campo Facturado, sabiendo que el cambio del euro es 1,1257 dlares. En la Presentacin de formulario, escribir en el campo Porcentaje la frmula que calcula el porcentaje de lo que ha facturado cada cliente, para lo cual se debe utilizar el resultado que se ha calculado en el informe Total facturado.

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Base de datos de Works

Prctica 6 Creacin

Propuesta de actividades

En la Presentacin de lista, escribir en el campo Media/pedido la frmula que calcula el importe medio por pedido de cada cliente, en funcin del contenido del campo Facturado y del contenido del campo N pedidos. En la Presentacin de lista, escribir en el campo Bonificacin la frmula que calcula el reintegro que se va a hacer a cada cliente, multiplicando el porcentaje de compra que ha realizado por la cantidad que ha facturado.

ACTIVIDAD 6.8: Formato de Presentacin de Lista

Aplicar el siguiente formato a los campos Cdigo y Cliente.

Aplicar el siguiente formato a los campos ltimo pedido, Facturado, Dlares, N pedidos y Forma pago.

Aplicar el siguiente formato a los campos Porcentaje, Media/pedido y Bonificacin.

ACTIVIDAD 6.9: Formato de Presentacin de Formulario

Aplicar el siguiente formato al formulario de la base de datos, insertando los rectngulos, las lneas y el texto con efecto especial que se observan en la imagen.

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Propuesta de actividades

Prctica 6 Creacin

ACTIVIDAD 6.10: Filtro

Crear el filtro de nombre Bonifica > 300 para seleccionar los registros en los que la Bonificacin sea mayor que 300. Asociar el filtro Bonifica > 300 con el informe Total facturado para averiguar qu cantidad se ha facturado con Bonificacin mayor que 300.

ACTIVIDAD 6.11: Salir del programa guardando los cambios

Almacenar los cambios hechos en la base de datos Prctica 6 BD y Salir o Cerrar el programa.

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Base de datos de Works

Prctica 6 Creacin

ACTIVIDADES GUIADAS
ACTIVIDAD 6.1: Crear el archivo Prctica 6 BD

Crear el archivo de base de datos Prctica 6 BD que contenga los campos Cdigo, Cliente y ltimo pedido. El campo Cdigo debe tener el formato numrico que presenta el nmero con cinco dgitos, el campo Cliente debe tener formato Texto y el campo ltimo pedido debe tener el formato Fecha con la presentacin dd/mm/aa, es decir, el formato que muestra la fecha con dos dgitos para el da, dos para el mes y otros dos para el ao

......................................................................................Resolucin ............................................................................................

2.

Un procedimiento para crear una base de datos de Works consiste en activar el botn Inicio de Windows, seleccionar la opcin Programas y en ella elegir Base de datos de Microsoft Works que est en el grupo de aplicaciones de Microsoft Works.

Base de datos de Works

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Actividades guiadas

Prctica 6 Creacin

3.

En la ventana que se abre con el ttulo Base de datos de Microsoft Works aparece el botn Base de datos en blanco activo, por lo cual basta hacer clic sobre el botn Aceptar.

Otro procedimiento para crear un archivo de base de datos de Works consiste en activar el botn Inicio de Windows, seleccionar la opcin Programas y en ella elegir el Selector de tareas que est en el grupo de aplicaciones de Microsoft Works. En la ficha Programas del Selector de tareas se activa Base de datos de Works y se hace clic sobre el hipervnculo Crear una base de datos en blanco. Si hay un icono de acceso directo al Selector de Tareas en el escritorio de Windows, basta hacer doble clic sobre l para iniciarlo.

360

Base de datos de Works

Prctica 6 Creacin

Actividades guiadas

4.

En la ventana Crear base de datos se escribe el nombre del primer campo, que es Cdigo, se activa el botn del formato Nmero y se elige la opcin que est designada por 01235, con el valor 5 en el cuadro Nmero de dgitos. Se hace clic sobre el botn Agregar.

5.

Se escribe el nombre del segundo campo, que es Cliente, se activa el botn del formato Texto y se hace clic sobre el botn Agregar.

Base de datos de Works

361

Actividades guiadas

Prctica 6 Creacin

6.

Se escribe el nombre del tercer campo, que es ltimo pedido, se activa el botn del formato Fecha y se elige la opcin que est en la primera posicin, designada por dd/mm/aa, se hace clic sobre el botn Agregar y se hace clic sobre el botn Terminado.

7.

Se hace clic sobre el botn Guardar de la barra de herramientas Estndar. En el cuadro de texto Nombre de archivo de la ventana Guardar como se escribe el nombre Prctica 6 BD. Hay que comprobar si se va a guardar en la carpeta adecuada, que es la carpeta de trabajo, y, en caso contrario, se
Base de datos de Works

362

Prctica 6 Creacin

Actividades guiadas

selecciona dicha carpeta en la lista Guardar en. Por ltimo, se pulsa el botn Guardar.

La primera vez que se guarda un archivo de base de datos da lo mismo utilizar Guardar, ya sea con el botn de la barra de herramientas Estndar o la opcin del mismo nombre que est en el men Archivo, que la opcin Guardar como del mismo men, pues, en cualquiera de estos casos, se abre la ventana de dilogo Guardar como en la que debemos indicar el nombre del archivo y la carpeta donde queremos que se guarde. Una vez que se ha guardado una base de datos, el efecto de Guardar y Guardar como es distinto. En el primer caso, es decir, si activamos el botn Guardar de la barra de herramientas Estndar o utilizamos la opcin Guardar del men Archivo no se abrir ninguna ventana, sino que Works reemplazar el archivo que haba en el disco sustituyndolo por el que se encuentra en la memoria del ordenador, es decir, elimina el archivo que hay en el disco y que contiene la base de datos que tena la ltima vez que guardamos el archivo y almacena la base de datos actual, que es la que vemos en la pantalla y que contiene todas la modificaciones que hemos hecho desde la ltima vez que utilizamos la orden Guardar. Si se ha guardado el archivo anteriormente y se utiliza la opcin Guardar como del men Archivo se abre la ventana de dilogo Guardar como en la que de nuevo podemos indicar el nombre del archivo y la carpeta donde queremos guardarlo. Si no modificamos ni el nombre ni la carpeta y pulsamos el botn Guardar que hay en dicha ventana el documento que estamos viendo reemplaza al que haba en el disco. En caso de que cambiemos, ya sea el nombre o la carpeta, estaremos creando un nuevo archivo, sin perder el que contena los cambios hechos antes de la ltima vez que lo guardamos.

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Actividades guiadas

Prctica 6 Creacin

ACTIVIDAD 6.2: Copiar los datos de otra base de datos

Abrir el archivo de nombre Datos P6 BD y copiar su informacin en Prctica 6 BD. Cerrar el archivo Datos P6 BD y guardar los cambios hechos en Prctica 6 BD.
......................................................................................Resolucin ............................................................................................

1.

Se hace clic sobre el botn Abrir de la barra de herramientas o se activa la opcin del men Archivo que tiene este mismo nombre. Se busca la carpeta que contiene los archivos de trabajo del curso, se selecciona el archivo Datos P6 BD.wdb y se hace clic sobre el botn Abrir.

En este momento hay abiertos dos archivos de base de datos, se trata de copiar los datos del ltimo que se ha abierto Datos P6 B, en el primero Prctica 6 BD.

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Base de datos de Works

Prctica 6 Creacin

Actividades guiadas

2.

Estando activa la Presentacin de lista del archivo Datos P6 B, se seleccionan los tres campos que contiene esa base de datos, se hace clic sobre el botn Copiar

3.

Se activa la base de datos Prctica 6 BD, se hace clic sobre la primera celda del campo Cdigo y se hace clic sobre el botn Pegar.

Base de datos de Works

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Actividades guiadas

Prctica 6 Creacin

Si se han dado todos los pasos correctamente, todos los valores contenidos en la base de datos Datos P6 BD aparecern en Prctica 6 BD.

4.

Se cierra la base de datos Datos P6 BD, haciendo clic sobre el botn Cerrar. No hay que guardar los cambios de este archivo.

5.

Estando activo el archivo Prctica 6 BD, se hace clic sobre el botn Guardar para almacenar los cambios que se acaban de hacer.

ACTIVIDAD 6.3: Aadir campos a la base de datos en la Lista

Aadir a la base de datos Prctica 6 BD los campos Facturado, N pedidos y Forma pago. El primero con el formato que incluye el smbolo del euro y los otros dos con el formato que presenta los nmeros sin cifras decimales.

......................................................................................Resolucin ............................................................................................

1.

En la Presentacin de lista se activa cualquier celda del campo ltimo pedido, se despliega el men Registro, se activa la opcin Insertar campo y se elige Detrs.

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Base de datos de Works

Prctica 6 Creacin

Actividades guiadas

2.

Se escribe el nombre del campo Facturado, se activa el botn del formato Nmero y se elige la opcin que incluye el smbolo del euro, con el valor 0 en el cuadro Posiciones decimales. Se hace clic sobre el botn Agregar.

3.

Se escribe el nombre del segundo campo, que es N pedidos, se activa el botn del formato Nmero y se elige la primera opcin con el valor 0 en el cuadro Posiciones decimales. Se hace clic sobre el botn Agregar.

Base de datos de Works

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Actividades guiadas

Prctica 6 Creacin

4.

Se escribe el nombre del tercer campo, que es Forma pago, se activa el botn del formato Nmero y se elige la primera opcin con el valor 0 en el cuadro Posiciones decimales. Se hace clic sobre el botn Agregar y se hace clic sobre el botn Terminado.

ACTIVIDAD 6.4: Introducir los datos de los campos nuevos directamente o utilizando las opciones Marcar registros y Llenar hacia abajo

Introducir los siguientes datos en el campo Facturado.


5.897 4.467 7.458 8.911 1.002 0 6.351 201 0 0 11.975 5.710 2.835 0 5.630 7.520 10.542 2.146 6.836 10.386 1.620 0 3.322 170 0 8.431 4.386 7.992 6.110 9.522 5.285 3.883 4.699 8.701 10.939 4.056 0 3.273 11.059 8.919 4.689

......................................................................................Resolucin ............................................................................................

368

Base de datos de Works

Prctica 6 Creacin

Actividades guiadas

1.

Se activa la primera celda del campo Facturado y se van introduciendo los datos escribindolos con el teclado, uno a uno.

Esta tarea resulta ms lenta si no se ha desactivado la casilla Mover seleccin despus de presionar Entrar, que se encuentra en la ficha Entrada de datos del apartado Opciones, del men Herramientas. Si la casilla Mover seleccin despus de presionar Entrar est activada, cuando introducimos un dato y pulsamos la tecla Entrar se activa la siguiente celda del mismo campo y podemos escribir el siguiente valor. Si dicha casilla no est activada, cuando se pulsa la tecla Entrar permanece activa la misma celda.

Introducir los datos del campo Forma pago, sabiendo que los clientes de los registros 2, 18, 21, 22 y 38 pagan a los 30 das; los clientes de los registros 5, 6, 7, 8, 10, 14, 16, 23, 30, 32, 33, 34 y 35 pagan a los 60 das y los clientes de los registros 3, 4, 12, 15, 17, 19, 24, 26, 27, 39, 40 y 41 pagan a los 90 das. El resto paga al contado.

Base de datos de Works

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Actividades guiadas

Prctica 6 Creacin

......................................................................................Resolucin ............................................................................................

Un procedimiento rpido para introducir el valor 30 en el campo Forma pago de los registros 2, 18, 21, 22 y 38 consiste en marcar dichos registros, pedir a Works que muestre slo los registros marcados, escribir 30 en la primera celda del campo Forma pago, seleccionar las celdas de dicho campo en los cinco registros visibles, activar la opcin Llenar hacia abajo del men Edicin o como se indica en dicho men pulsar la combinacin de teclas Ctrl+J. Para marcar un registro hay que activar la casilla de verificacin situada junto al nmero de registro (nmero de fila que est a la izquierda de cada registro en la Presentacin de lista).

2.

Se marcan los registros 2, 18, 21, 22 y 38 activando la casilla situada a la izquierda de cada uno de estos nmeros de registro.

370

Base de datos de Works

Prctica 6 Creacin

Actividades guiadas

3.

Se despliega el men Registro, se activa la opcin Mostrar y Registros marcados.

4.

Se escribe el valor 30 en la primera celda del campo Forma pago. Se seleccionan las celdas de dicho campo, en los cinco registros que estn visibles, se despliega el men Edicin, y se activa la opcin Llenar hacia abajo.

5.

Para volver a ver todos los registros de la base de datos, se despliega el men Registro, se activa la opcin Mostrar y Todos los registros.

Base de datos de Works

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Actividades guiadas

Prctica 6 Creacin

6.

Para eliminar las marcas de los registros, se despliega el men Registro, se activa la opcin Desmarcar todos los registros.

Tambin se pueden eliminar las marcas de los registros haciendo clic en la casilla de verificacin que se encuentra en la esquina superior izquierda de la ventana Base de datos, por encima de las casillas de cada registro y a la izquierda de los nombres de los campos.

7.

Se marcan los registros 5, 6, 7, 8, 10, 14, 16, 23, 30, 32, 33, 34 y 35 activando la casilla situada a la izquierda de cada uno de estos nmeros de registro.

8.

Se despliega el men Registro, se activa la opcin Mostrar y Registros marcados.

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Base de datos de Works

Prctica 6 Creacin

Actividades guiadas

9.

Se escribe el valor 60 en la primera celda del campo Forma pago. Se seleccionan las celdas de dicho campo en los trece registros que estn visibles, se despliega el men Edicin y se activa la opcin Llenar hacia abajo.

10.

Para volver a ver todos los registros de la base de datos, se despliega el men Registro y se activa la opcin Mostrar y Todos los registros.

11.

Para eliminar las marcas de los registros, se despliega el men Registro, se activa la opcin Desmarcar todos los registros.

Base de datos de Works

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Actividades guiadas

Prctica 6 Creacin

12.

Se repite todo el proceso para introducir en el campo registros 3, 4, 12, 15, 17, 19, 24, 26, 27, 39, 40 y 41 el valor 90.

Forma pago

de los

13.

Se introduce el valor 0 en los registros que, en el campo Forma pago no contienen ninguno de los valores que se acaban de introducir, es decir, 30, 60 o 90.

Introducir los siguientes datos en el campo N pedidos.


8 8 5 4 7 0 2 1 0 0 2 6 3 0 4 11 1 4 9 7 2 0 6 4 0 6 4 9 4 9 3 3 10 3 6 2 0 5 4 2 5

......................................................................................Resolucin ............................................................................................

14.

Para introducir estos datos se pueden ir escribiendo de uno en uno, o bien seguir un procedimiento anlogo al de los pasos anteriores, que consiste en mirar qu registros son los que tienen el valor 0, cules tienen el valor 1, cules valen 2, etctera. Marcar los registros que tienen el mismo valor y dejar visibles slo los registros marcados. Escribir este valor en el primero de ellos, seleccionar el bloque de datos y aplicar Llenar hacia abajo, aunque en este caso parece ms cmodo escribir los datos directamente.

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Base de datos de Works

Prctica 6 Creacin

Actividades guiadas

ACTIVIDAD 6.5: Aadir ms campos a la base de datos en el Formulario

Aadir a la base de datos Prctica 6 BD los campos Dlares, Porcentaje, Media/pedido y Bonificacin. El campo Dlares debe estar a la derecha del campo Facturado, con el formato de nmero que tiene el smbolo de las unidades de millar y dos decimales. El campo Porcentaje debe estar a la derecha del campo Dlares y debe tener el formato que incluye el smbolo del tanto por ciento, con dos cifras decimales. El campo Media/pedido debe estar a la derecha del campo N pedidos y debe tener el formato que incluye el smbolo del euro, tambin con dos decimales. Bonificacin debe estar a la derecha del campo Forma pago y debe tener formato de nmeros enteros.
......................................................................................Resolucin ............................................................................................

1.

Se activa el botn Diseo de formulario, se hace clic a la derecha del campo Facturado, aproximadamente en la posicin 9 cm 5 cm, se despliega el men Insertar y se activa la opcin Campo, se escribe el nombre del campo Dlares, se activa el formato de nmero con el smbolo de las unidades de millar y dos cifras decimales. Se hace clic sobre el botn Aceptar.

2.

Se hace clic a la derecha del campo Dlares, por ejemplo en la posicin 14 cm 5 cm, se despliega el men Insertar y se activa la opcin Campo. Se escribe el nombre del campo Porcentaje, se activa el formato de nmero con el
375

Base de datos de Works

Actividades guiadas

Prctica 6 Creacin

smbolo del tanto por ciento y dos cifras decimales. Se hace clic sobre Aceptar.

3.

Se hace clic a la derecha del campo N pedidos, por ejemplo en la posicin 9 cm 5,5 cm, se despliega el men Insertar y se activa la opcin Campo, se escribe el nombre del campo Media/pedido, se activa el formato de nmero con el smbolo del euro con dos cifras decimales. Se hace clic en Aceptar.

4.

Se hace clic a la derecha del campo Forma pago, por ejemplo en la posicin 9 cm 6 cm, se despliega el men Insertar y se activa la opcin Campo. Se escribe el nombre del campo Bonificacin, se activa el formato de nmero con el smbolo de las unidades de millar y sin cifras decimales. Se hace clic en Aceptar.

ACTIVIDAD 6.6: Crear un informe que calcule el total facturado

Crear el informe Total facturado que incluya los campos Cdigo, Cliente y Facturado y que calcule la cantidad total que se ha facturado.

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Base de datos de Works

Prctica 6 Creacin

Actividades guiadas

......................................................................................Resolucin ............................................................................................

1.

Se activa la opcin GeneradorDeInformes del men Herramientas o se hace clic sobre el botn Presentacin de informe de la barra de herramientas. En cualquiera de los dos casos aparece la ventana Nombre del informe, donde se debe escribir Total facturado y despus hacer clic sobre el botn Aceptar.

2.

En la ficha Ttulo que es la primera ficha del GeneradorDeInformes Works nos ofrece como Ttulo del informe Prctica 6 Bd.wdb - Total facturado, es decir, nos ha escrito el nombre del archivo, seguido del nombre del informe. Podemos conservar ese ttulo o borrarlo y escribir el que queramos, en este caso como en el enunciado de la actividad no se indica nada dejamos ese ttulo y hacemos clic en el botn Siguiente para pasar a la segunda ficha.

3.

En la segunda ficha del GeneradorDeInformes, es decir en la ficha Campos, encontramos que est activo el campo Cdigo porque es el primero de la lista, por lo que basta hacer clic en el botn Agregar para incluirlo en el informe. Con el campo Cliente activo se hace clic de nuevo en el botn Agregar. Se activa el campo Facturado y se pulsa Agregar para que se incluya tambin en el informe. Se hace clic en la pestaa de la ficha Filtro.

4.

En la ficha Filtro del GeneradorDeInformes se activa la opcin [Todos los registros] y se hace clic en el botn Siguiente.

5.

En la ficha Resumen se activa el campo Facturado y la casilla de la funcin SUMA y se hace clic en el botn Terminado.

Base de datos de Works

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Actividades guiadas

Prctica 6 Creacin

6.

Hacemos clic sobre el botn Presentacin preliminar para ver cmo quedara el informe si lo imprimiramos en papel y ver el resultado de sumar todos los datos del campo Facturado.

En la Presentacin preliminar se puede ver que el total que se ha facturado, que es la suma de todos los datos contenidos en el campo Facturado, es 204.923.

7.

Se hace clic en el botn Cancelar para pasar a la Presentacin de informe.

ACTIVIDAD 6.7: Escribir frmulas para introducir los datos de forma automtica

En la Presentacin de formulario, escribir en el campo Dlares la frmula que convierte en dlares el contenido del campo Facturado, sabiendo que el cambio del euro es 1,1257 dlares.

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Base de datos de Works

Prctica 6 Creacin

Actividades guiadas

......................................................................................Resolucin ............................................................................................

1.

Se activa la Presentacin de formulario y el campo expresin: =Facturado/1,123

Dlares.

Se escribe la

Nada ms hacer clic en el botn Introducir o pulsar la tecla ENTRAR, Works introduce los datos del campo Dlares en los 41 registros de la base de datos. En la Presentacin de formulario, escribir en el campo Porcentaje la frmula que calcula el porcentaje de lo que ha facturado cada cliente, para lo cual se debe utilizar el resultado que se ha calculado en el informe Total facturado.

Base de datos de Works

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Actividades guiadas

Prctica 6 Creacin

......................................................................................Resolucin ............................................................................................

2.

Si no se recuerda el valor que se ha calculado en el informe Total facturado, se activa la Presentacin de informe y la Vista preliminar, para ver que el total es 204.923. En la Presentacin de formulario se activa el campo Porcentaje y se escribe la expresin: =Facturado/204923

Al hacer clic en el botn Introducir o al pulsar la tecla ENTRAR, Works introduce los datos del campo Porcentaje en los 41 registros de la base de datos. En la Presentacin de lista, escribir en el campo Media/pedido la frmula que calcula el importe medio por pedido de cada cliente, en funcin del contenido del campo Facturado y del contenido del campo N pedidos.
......................................................................................Resolucin ............................................................................................

3.

Se activa la Presentacin de lista, se hace clic en una celda del campo Media/pedido y se escribe la expresin: =Facturado/N pedidos
Base de datos de Works

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Prctica 6 Creacin

Actividades guiadas

Cuando se hace clic en el botn Introducir o se pulsa la tecla ENTRAR, Works introduce los datos del campo Media/pedido en los 41 registros de la base de datos. Como resultado de esta frmula se observa que en varios registros aparece un mensaje de ERROR. Esto ocurre en los registros en los que el contenido del campo N pedidos es cero y, como sabemos, no se puede dividir por cero. Por lo tanto hay que modificar la expresin para que no se haga la divisin en los registros en los que sea cero el contenido del campo N pedidos.

4.

Se hace clic en una celda del campo

Media/pedido y se escribe =SI(N pedidos=0;"";Facturado/N pedidos)

la expresin:

Con esta otra frmula ya no aparece el mensaje de ERROR y en los registros en los que antes apareca este mensaje ahora queda vaco el campo Media/pedido, pues con la nueva expresin, antes de hacer la divisin Works comprueba si el contenido del campo N pedidos es igual que cero, en cuyo caso escribe en el campo Media/pedido de ese registro la palabra vaca, que est representada por el signo de comillas repetido (""). Si el contenido del campo N pedidos no es igual que cero, entonces escribe el resultado de la expresin Facturado/N pedidos. En la Presentacin de lista, escribir en el campo Bonificacin la frmula que calcula el reintegro que se va a hacer a cada cliente, multiplicando el porcentaje de compra que ha realizado por la cantidad que ha facturado.

Base de datos de Works

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Actividades guiadas

Prctica 6 Creacin

......................................................................................Resolucin ............................................................................................

5.

Tambin en la Presentacin de lista, se hace clic en una celda del campo Bonificacin y se escribe la expresin: =Facturado*Porcentaje

Nada ms hacer clic en el botn Introducir o pulsar la tecla ENTRAR, Works introduce los datos del campo Bonificacin en los 41 registros de la base de datos, calculando el producto indicado en la frmula.

ACTIVIDAD 6.8: Formato de Presentacin de Lista

Aplicar el siguiente formato a los campos Cdigo y Cliente.

......................................................................................Resolucin ............................................................................................

1.

Se aplican las caractersticas que se observa en la imagen siguiendo los pasos que se han descrito en las prcticas anteriores y teniendo en cuenta que los dos campos, Cdigo y Cliente, tienen Tamao de fuente 8 y Alineacin Centrada en Horizontal. El campo Cdigo tiene estilo Negrita y el campo Cliente tiene estilo Cursiva y Subrayado. El campo Cliente tiene adems color Azul oscuro y un Borde en la parte Izquierda de color Azul con grosor mediano.

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Base de datos de Works

Prctica 6 Creacin

Actividades guiadas

Aplicar el siguiente formato a los campos ltimo pedido, Facturado, Dlares, N pedidos y Forma pago.

......................................................................................Resolucin ............................................................................................

2.

Todos estos campos tienen Tamao de fuente 8 y color Rojo oscuro. Los campos ltimo pedido, N pedidos y Forma pago tienen Alineacin Centrada en Horizontal; los campos Facturado y N pedidos tiene estilo Negrita. El campo ltimo pedido tiene un Borde en la parte Izquierda de color Rojo oscuro y grosor mediano.

Aplicar el siguiente formato a los campos Porcentaje, Media/pedido y Bonificacin.

......................................................................................Resolucin ............................................................................................

3.

Los tres campos tienen Tamao de fuente 8 y color Verde oscuro. El campo Bonificacin tienen Alineacin Centrada en Horizontal y estilo Negrita. El campo Porcentaje tiene un Borde en la parte Izquierda de color Verde y grosor mediano.

ACTIVIDAD 6.9: Formato de Presentacin de Formulario

Aplicar el siguiente formato al formulario de la base de datos, insertando los rectngulos, las lneas y el texto con efecto especial que se observan en la imagen.

Base de datos de Works

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Actividades guiadas

Prctica 6 Creacin

......................................................................................Resolucin ............................................................................................

1.

Para hacer las modificaciones del formulario de la base de datos para que tenga el aspecto que se aprecia en la imagen hay que activar la presentacin Diseo de formulario.

2.

Se puede empezar la tarea colocando los diez campos en las posiciones que se observa en la imagen y modificar el tamao de cada campo hasta que estn como se muestran en el modelo.

Para hacer estas operaciones con ms facilidad puede resultar conveniente desactivar la opcin Forzar a la cuadrcula que se encuentra en el men Formato.

3.

El siguiente paso puede ser la construccin de los elementos separadores, para lo cual se inserta el Rectngulo de color Azul oscuro y Borde grueso, adaptando su tamao y posicin hasta que sea similar al del modelo.

4.

La lnea roja es tambin un Rectngulo sin borde y con Sombreado Slido (100%), de color de Primer plano Rojo oscuro. Se deben modificar las dimensiones del rectngulo para que parezca una lnea.

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Base de datos de Works

Prctica 6 Creacin

Actividades guiadas

5.

De manera anloga se crea la lnea verde, que es tambin un Rectngulo sin borde y con Sombreado Slido (100%), de color de Primer plano Verde oscuro.

6.

El texto con efecto especial WordArt tiene el efecto Inflado, el Borde tiene Grosor Normal y Color Granate; la Sombra es de Color Gris y va hacia atrs, vista de frente.El Sombreado es Slido (100%) y con color de Primer plano Granate. Est activa la opcin Ajustar al marco.

ACTIVIDAD 6.10: Filtro

Crear el filtro de nombre Bonifica > 300 para seleccionar los registros en los que la Bonificacin sea mayor que 300.
......................................................................................Resolucin ............................................................................................

1.

Se hace clic sobre el botn Filtros, se escribe como nombre del filtro Bonifica > 300. Se hace clic sobre el botn Aceptar, se activa el campo Bonificacin y el criterio de comparacin es mayor que. Se escribe 300 en el cuadro Comparar con y se hace clic sobre Aplicar filtro.

Asociar el filtro Bonifica > 300 con el informe Total facturado para averiguar qu cantidad se ha facturado con Bonificacin mayor que 300.
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2.

Se hace clic sobre el botn Presentacin de informe, se despliega el men Herramientas, se activa la opcin Filtro de informe, se selecciona el filtro Bonifica > 300 y se hace clic sobre el botn Terminado.

Base de datos de Works

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Actividades guiadas

Prctica 6 Creacin

3.

Se hace clic sobre el botn Vista preliminar para ver en la pantalla cmo quedara el informe si lo imprimiramos y averiguar qu cantidad se ha facturado con Bonificacin mayor que 300.

En la Vista preliminar se puede comprobar que 107.377 es la suma total del campo Facturado en los registros activos, es decir en los registros cuya Bonificacin es mayor que 300.

4.

Se hace clic sobre el botn Cancelar para cerrar la Vista preliminar.

ACTIVIDAD 6.11: Salir del programa guardando los cambios

Almacenar los cambios hechos en la base de datos Prctica 6 BD y Salir o Cerrar el programa.
......................................................................................Resolucin ............................................................................................

1.

Se hace clic en el botn Guardar de la barra de herramientas. Para dejar de trabajar con la Base de datos de Works se puede hacer clic en el botn Cerrar
Base de datos de Works

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Prctica 6 Creacin

Actividades guiadas

que est en la esquina superior derecha de la ventana de Works. Otra manera de terminar el trabajo consiste en desplegar el men Archivo y activar la opcin Cerrar o la opcin Salir.

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DISEO DE UNA BASE DE DATOS

PRCTICA 7

Prctica 7 Diseo

INTRODUCCIN
A la hora de crear una base de datos se suele hacer directamente sentndose frente al ordenador y poniendo campos segn le vienen a uno a la mente y asignndoles tipo y tamao de forma improvisada. Cuando se hace de esta forma se suelen pasar por alto cuestiones importantes y se pueden cometer errores que posteriormente hay que corregir, lo que en algunos casos requiere mucho tiempo. Para evitarlo, en esta prctica se aconseja seguir un mtodo que permita identificar las dificultades previsibles y haga reflexionar sobre los aspectos que puedan ser ms delicados. Aunque no es estrictamente necesario seguir todos y cada uno de los pasos para confeccionar la base de datos, s que puede ser una gua de mucha utilidad como referencia para que cada persona adopte el sistema que ms le interese, alterando el orden, suprimiendo algunos pasos o agregando otros. La creacin de una base de datos se compone de varias fases, cada una de ellas es fundamental para conseguir una buena gestin de la informacin. Dependiendo de las caractersticas de los propios datos puede variar la relevancia de cada una de las fases, pero conviene en todos los casos pasar por todas ellas y dedicar ms tiempo a las que en cada circunstancia se consideren ms importantes.

Fase de definicin.
Definicin de objetivos. En muchos casos esta fase no parece necesaria porque los objetivos que se pretenden son obvios. Pero, aunque as sea, conviene reflexionar sobre la finalidad y la utilidad que se pretende conseguir al construir la base de datos. Se trata de prever la informacin que nos va a interesar extraer y el rendimiento que se quiere obtener, los recursos que requerir su actualizacin, etc. Eso ayudar a definir con mayor claridad y precisin su estructura y las caractersticas especficas de esa base de datos. Definicin de la estructura. Como consecuencia del estudio anterior, habremos determinado un conjunto de datos que se traducirn en campos que habr que organizar en un fichero o en varios. Cuando se trabaja con un gestor de base de datos relacional existen algunas tcnicas que facilitan la tarea. En el caso de Works, que no es de este tipo, hay que procurar que estn en el mismo fichero los datos que nos pueda interesar relacionar, prestando especial atencin a los datos que se pueden repetir en un mismo fichero o en ficheros diferentes. Este proceso es esencial para que la base de datos sea til, ya que una de las mayores dificultades a la hora de trabajar con bases de datos es la incoherencia o la contradiccin producidos por la duplicidad de los datos. Por ejemplo, si hay que hacer 30 facturas a Jos Garca Prez y hay dos personas que
Base de datos de Works 391

Introduccin

Prctica 7 Diseo

introducen datos, y mientras una lo escribe correctamente, la otra persona escribe Jose Garcia Perez (sin tildes), est claro que cuando seleccionemos Jos Garca no van a salir las facturas introducidas por la segunda. Caractersticas de los campos. Dependiendo de los objetivos marcados habr que asignar algunas caractersticas concretas a los campos; las ms importantes son el tamao y el tipo de campo: texto, numrico, lgico... Tambin conviene decidir qu campos son valores constantes y cules frmulas. Es cierto que con este programa es muy fcil modificar el tamao de un campo pero sin embargo puede resultar algo ms complejo pasar un campo de texto a numrico, por ejemplo. Posibles modificaciones. Conviene dedicar algo de tiempo a reflexionar sobre las posibles modificaciones que en un futuro prximo pudieran surgir. Hay que tener en cuenta que la base de datos, por lo general, constituye un ente dinmico que constantemente cambia y que debe adaptarse a las circunstancias y necesidades de cada momento.

Fase de recopilacin de datos


Esta fase es importante cuando hay que tratar muchos datos, sobre todo si los datos no los hemos generado nosotros o si, adems, no disponemos de ellos y hay que buscarlos. Recogida de datos. A pesar de que pueda parecer lo contrario, esta fase en ocasiones resulta muy compleja, porque suelen darse todo tipo de problemas: no se encuentran los datos o es difcil acceder a ellos o se encuentran pero son contradictorios o tienen multitud de errores que son difciles de comprobar, etc. Si los datos estn generados por nosotros suele resultar ms sencillo, pero, por lo general, es una tarea costosa y algunas veces difcil. Clasificacin de datos. Tanto si los datos se obtienen en papel o en soporte magntico conviene organizarlos para que se ajusten a las caractersticas del diseo que se ha pensado. Esto ahorrar tiempo en la siguiente fase y permitir gestionar la informacin tal y cmo nos interese. Se debe tener en cuenta que una mala estructuracin de los datos complicar la introduccin de datos y multiplicar los errores. Depuracin y seleccin de datos. La experiencia dice que antes de utilizar los datos es aconsejable verificar su validez para evitar errores que pueden ocasionar graves perjuicios. Se debe saber siempre si se trabaja con valores exactos o aproximados y hay que tomar precauciones para tener la seguridad de que se trabaja con datos fiables. Hay que considerar tambin que las operaciones se realizarn con los datos que pongamos y que, aunque la seleccin de datos o las consultas se realicen correctamente y con rapidez, de nada vale si los datos obtenidos son errneos.

392

Base de datos de Works

Prctica 7 Diseo

Introduccin

Fase de generacin de la base de datos


Definicin de la estructura, disposicin y formato de los datos. Generalmente hay que hacer al menos dos diseos, uno en modo Lista y otro en modo Formulario. En ambos casos hay que determinar el orden de colocacin de los campos y cules interesa poner contiguos, qu atributos se van a asignar a cada campo: nmero de decimales, tipos de letra, tamaos, ajuste, color, diseo, etc. Un pequeo croquis puede facilitar la tarea y ahorrar tiempo. Suele ser interesante tambin disear los Informes que se consideran ms importantes y los Filtros ms habituales. Estos diseos contribuyen adems a perfeccionar la organizacin de los datos. Introduccin de datos. Esta operacin es simple, aunque puede ser muy pesada si hay que introducir muchos datos mediante el teclado, como suele ocurrir en las bases de datos. Introduccin de frmulas. Es una operacin relativamente simple, ya que las frmulas estn ms limitadas que en la Hoja de Clculo y su aplicacin se halla ms restringida.

Fase de depuracin y anlisis.


Comprobacin de la validez de los datos. Una vez confeccionada la base de datos, deben analizarse stos, para comprobar que son correctos. Es muy importante intentar depurar los datos que se introducen, por lo que conviene adoptar medidas para comprobar su exactitud. Adems de cotejar los valores introducidos con los que se tienen en papel, hay otros mtodos tiles como la ordenacin por un campo para detectar valores absurdos o errneos, o la creacin de filtros con la finalidad, no de analizar la informacin, sino de comprobar la correccin de los datos. Tambin suele ser de utilidad la revisin ortogrfica por campos, sobre todo en los que haya valores repetidos. Anlisis de resultados. Una vez corregidos los errores detectados en los datos, se puede comenzar a validar la utilidad de la base de datos construida, para comprobar si se satisfacen los objetivos propuestos. Realmente esta es la fase de trabajo habitual con las bases de datos, aunque hay que tener en cuenta que las anteriores deben estar siempre presentes. En este momento se debe comprobar si los filtros y los informes previstos son factibles. Conviene tener anotados los diferentes filtros que pueden ser de inters, as como las caractersticas de los informes ms relevantes.

Base de datos de Works

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Introduccin

Prctica 7 Diseo

Objetivos

En esta prctica se pretende que se afiancen los conocimientos que se han adquirido durante todo el curso y se adquieren estrategias para el diseo y confeccin de bases de datos: Identificar las fases que componen el proceso de creacin de una base de datos. Familiarizarse con el proceso de creacin de una base de datos. Adquirir destreza en el uso del programa para crear bases de datos. Utilizar las herramientas relacionadas con el diseo y creacin de bases de datos. Realizar un proyecto de creacin de una base de datos.
Contenidos

Estructuracin y organizacin de la informacin Diseo de una base de datos. Herramientas para generar una base de datos. Desarrollo de un proyecto con bases de datos.

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Base de datos de Works

Prctica 7 Diseo

PROYECTO

Presentacin En esta prctica hay que construir un archivo de base de datos, que va a constituir el trabajo de fin de curso. En este caso no se proponen ni se describen las actividades que se pueden realizar, pero se puede recurrir a cualquier tipo de ayuda que ofrece el gestor de base de datos de Works, es decir, se pueden utilizar las plantillas o asistentes para extraer ideas y consultar las distintas formas de ayuda cuando sea necesario. Antes de realizar el trabajo se debe acordar con el tutor o tutora las caractersticas del mismo para que tenga las dimensiones adecuadas, que no sea demasiado breve, ni excesivamente amplio. Debe incluir las siguientes caractersticas:

Deber resolver un problema real relacionado con la actividad profesional de cada uno. Debe tener un buen formato de presentacin tanto en modo lista como en formulario: Tipos, tamaos y alineaciones adecuadas; colores, bordes, sombreados... que resalten los distintos apartados, los datos y los resultados ms importantes. En modo formulario se incluirn objetos grficos. Incluir ms de diez campos y ms de cincuenta registros. Incluir campos de al menos cinco tipos y algn campo definido por una frmula. Incluir al menos cinco filtros significativos, es decir que sean de inters para esa base de datos. Al menos en tres de ellos se usarn tres o ms campos. Incluir al menos tres informes con formato de presentacin adecuado, de ellos al menos dos deben tener filtros asociados.

Base de datos de Works

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