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ORGANIZACIN DE EVENTOS CAUSAS DE LA IMPUNTUALIDAD Falta o deficiencia en la informacin (horarios, lugares, transportes, etc) Elaboracin de programas sin medicin

in de tiempo, sin considerar tiempos reales, en el traslado de personas, problemas de trnsito u otro. Carencia de control de tiempo a conferencistas. Tiempo ocupado en la interpretacin de otros idiomas. Falta de control en las salas de trabajo. Imprevistos. INSTRUCTIVOS DE MONTAJE Nombre de la reunin que se celebra Nombre del evento programado Nombre del saln donde se efectuar Fecha, da, hora y duracin del evento Disponibilidad del saln Asistencia estimada Tipo de montaje requerido, especificado en detalle Materiales de apoyo Nombre del responsable del evento

PREVISIN Es la anticipacin de acontecimientos y situaciones futuras, sin lo cual sera imposible hacer planes y actuar. La previsin es la base necesaria para el paso cronolgico de accin en el proceso administrativo, es decir, la planeacin. Se debe actuar sobre las siguientes premisas: a) Fijar los objetivos o fines que se persiguen en la celebracin de una reunin. b) Investigar todos los factores al alcance del pasado, presente y futuro, internos y externos, positivos o negativos, que ayuden a efectuar la reunin. c) Analizar y comparar las diversas alternativas de accin que proporcionan las investigaciones y estudios realizados, de modo que se evalan cada una objetivamente para determinar las que ofrecen los menores riesgos y mayores ventajas. PLANEACIN Este proceso estudia todo lo que se puede hacer, determinando del camino a tomar de acuerdo con las acciones cronolgicas. Se establecen las reglas, procedimientos y polticas. Principios de Planeacin Precisin: Todo lo que pensemos debe ser preciso, detallados, regirn acciones concretas. Flexibilidad: Sujeto a cambios imprevistos y fuera de control.

Recopilado por Gladys Linares C.

Unidad: Se deben disear una planeacin para cada accin y todas coordinadas entre s.

Reglas: Dictmenes superiores, los cuales no estn sujetos a discusin o cambios. Ejemplo: El costo de los eventos sociales programados durante la reunin, ser cubierto o no mediante la venta de boletos. Polticas: Principios generales que sirven para orientar el evento, as como formular, interpretar y suplir las normas concretas. Sirven tambin para delegar autoridad. Recomendaciones: Establecer por claramente por escrito. Difundir a todos los niveles de la organizacin. Revisar y modificar peridicamente. Procedimientos: Secuencia cronolgica ms eficaz para obtener resultados. Recomendaciones: Establecer por escrito y grficamente. Revisar y modificar peridicamente para evitar rutinas (defecto) y superespecializacin (exceso). Evitar la duplicidad innecesaria ORGANIZACIN Modo de hacer las cosas y no extenderse o prolongar su campo. Con qu? Con quines? Incluye algunos aspectos como reclutamiento de personal, seleccin, etc. Es la etapa final del aspecto terico, mecnico o estructural para empezar la etapa prctica. Principios de la Organizacin a). Principio de especializacin La divisin limitada y concreta de acciones por desarrollar rinde mayor eficiencia y destreza. b) Principio de unidad de mando Para cada accin debe existir un jefe c).Principio de equilibrio de autoridad-responsabilidad La autoridad va de arriba abajo y la responsabilidad es ascendente. Ejercer autoridad sin responsabilidad trastorna la organizacin, adems de ser riesgoso delegar responsabilidad sin autoridad correspondiente. d) Principio de equilibrio de direccin-control Depende de la capacidad de la persona, naturaleza de la accin o funcin. La autoridad se delega, la responsabilidad se comparte.

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INTEGRACIN Primera etapa dinmica, prctica u operativa que responde ala pregunta con quin o con qu del proceso administrativo de reuniones. La seleccin del equipo se basa en conocimientos, capacidades, experiencia y profesionalismo de cada colaborador. Comit Organizador: Organismo de trabajo y accin y con base en el plan general de trabajo, se determinaron Presidencia. Ocupada generalmente por el ms alto ejecutivo de la empresa o asociacin. Vicepresidente ejecutivo. Coordinador general. En l recae la responsabilidad del proceso administrativo. Vicepresidente finanzas. Tesorero o contralor. Presidente de comit. Gerente o vicepresidente, cuya capacidad le permite ejercer con el mayor xito, las responsabilidades. Considerar la experiencia. Gerentes de subcomit. Vicepresidente o jefe. Encargado de las reas especficas Comisiones DIRECCIN Es la segunda etapa de la parte dinmica, operativa o prctica del proceso administrativo de reuniones. Algunas la denominan la etapa de actuacin y otros la etapa de ejecucin. Principios de la Direccin Principio de la coordinacin de intereses. Coordinar con astucia y efectividad los legtimos intereses de todos los involucrados. Principio de las vas jerrquicas. ES el seguimiento de los niveles y canales jerrquicos establecidos y debe ser inviolable. Principio de la resolucin de conflictos. Sin alternar la disciplina y con el mnimo disgusto de las partes en conflicto, es importante. Conflicto sin resolucin causan incertidumbre y constituyen un obstculo en la coordinacin. Principio de aprovechamiento de conflictos. Con las resoluciones de conflictos debe aprovechar para aplicarla en otros casos similares y para rectificar otras reas de accin de las cuales surjan conflictos de la misma naturaleza. Tipos de autoridad Autoridad formal. Ejerce de jefe a subordinado. Es lineal y funcional. Autoridad operativa. No se ejerce directamente sobre las personas, sino para determinar o decidir ciertas acciones. Se ejerce sobre actos y no sobre personas, an cuando las acciones pueden ser realizadas por personas. Autoridad tcnica. Es la que se tiene en razn del prestigio, capacidad, experiencia y conocimientos tericos y prcticos que una persona posee. Autoridad personal. Adquirida por ciertas personas en razn a sus cualidades morales, sociales, psicolgicos, etc. Es la autoridad surgida por el liderazgo, adems delega y coordina sin haber recibido una autoridad formal.

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Formas de mando rdenes. Constituyen el ejercicio de la autoridad que trasmite un superior a un inferior para actuar en una situacin particular. Se debe tener en cuenta lo siguiente: Planear la orden Verificar si la persona a quien va dirigida es la adecuada. Determinar si es el momento ms oportuno para darla. Establecer la forma ms apropiada para darla. Trasmitir la orden Darla con claridad. Proporcionarla con decisin y objetividad. Darla con palabras que motiven la accin. Prestarle importancia. Otorgarla con seguridad y no con incertidumbre. Darla con una explicacin a quien la recibe.

Revisar el cumplimiento de la orden Solicitar un informe del cumplimiento de la orden. Verificar personalmente el cumplimiento de la orden Analizar y evaluar la orden. Instrucciones: Difieren de las rdenes, pues no se refieren a una situacin particular, sino a normas o procedimientos generales para ser aplicados en circunstancias similares. Se deben transmitir por escrito, normalmente por medio de circulares, boletines, instructivos de trabajo, etc. COMUNICACIN Los conocimientos, tendencias y sentimientos son conocidos y aceptados por otros. Elementos de la comunicacin: A. Fuente de comunicacin: persona o grupo que origina la comunicacin. B. Receptor de comunicacin: persona o grupo al cual se dirige y recibe la comunicacin. C. Canal de comunicacin: medio por el que se trasmite al receptor y viceversa. D. Contenido de comunicacin: lo que se quiere comunicar, con un contenido ntegro y fiel, la fuente al receptor. E. Respuesta de comunicacin: toda comunicacin implica una reaccin o respuesta con ciertas excepciones. ELEMENTOS DE LA COMERCIACIN DE EVENTOS Distribucin de servicio al mercado Dnde? Quin? Cmo? Producto o servicio

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Qu? Precio Relacin precio - calidad Promocin Comunicacin

ETICA EN LA COMUNICACIN Debe estar presente en todo momento, desde el diseo de la estrategia comunicacional, pasando por la ejecucin, hasta el control de efectividad de la misma. OBJETIVOS GENRICOS DE LA COMUNICACIN Informar Persuadir Recordar Comunicacin entre empresa y consumidor (mezcla comunicacional Relaciones Pblicas: Promueve y/o protege la imagen de una compaa ante sus pblicos. Venta Personal: Interaccin fsica de persona o personas con uno o ms prospectos generar ventas. Internet: Toda aquella que busca transmitir informacin a travs de la tecnologa y la informtica. Publicidad.- Cualquier forma pagada de comunicacin que informa sobre bienes o servicios, generalmente, a travs de medios masivos. Marketing Directo: uso del e-mailing, correo fsico, telfono y otras herramientas de contacto no fsico. Promocin de ventas: Incentivos que buscan aumentar la demanda en el muy corto plazo.

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