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Gerencia de Proyectos apoyada en Tecnologas Informticas

Plantilla del Acta (Carta) del Proyecto (Project Charter)


Nombre del Proyecto: CREACIN Y PUESTA EN MARCHA DE UNA EMPRESA DE SERVICIOS DE TRANSPORTE DE ENVOS Y MENSAJERA INSTANTNEA EN EL MUNICIPIO DE CERET. Preparado por: MAYRA ALEJANDRA ARROYO Fecha: 06 de Mayo de 2013 El proyecto trata sobre la creacin y puesta en marcha de una empresa de servicios de transporte de envos y mensajera instantnea en el municipio de Ceret. Para la direccin del proyecto, se ha escogido a Mayra Alejandra Arroyo, por ser la portadora de la idea, adems de las diferentes competencias que posee gracias a la profesin estudiada por ella, ya que la Ingeniera Industrial, forma profesionales muy completos en diferentes reas empresariales y aptos para desarrollar proyectos referentes a creacin de empresas.

Iniciacin:
Incluye el nombre del proyecto y justificacin del nombramiento del director del proyecto designado

Los clientes que se beneficiarn del servicio de envos y mensajera instantnea al comienzo del proyecto, sern los habitantes del municipio de Ceret, y a medida que la empresa se posesione en el mercado, se expandir a las veredas aledaas del municipio de Ceret, hasta posesionarse regional y nacionalmente en Colombia.
Propsito / Necesidades de Negocios:
Identifica los clientes quienes reciben y se benefician del producto que el proyecto desarrolla y las necesidades que el producto intenta reunir (ya sea como la solucin a un problema, o el aprovechamiento de una oportunidad)

La empresa de envos y mensajera instantnea, pretende satisfacer las necesidades de los cereteanos de la entrega de mensajes, paquetes, y cualquier otro envo que necesiten hacer de forma segura, econmica y rpida, ya que las actuales empresas que prestan este servicio, presentan muchos inconvenientes en el manejo de mensajes y paquetes que transportan, ya que frecuentemente los clientes se quejan porque sus mensajes o paquetes no han llegado a tiempo, el envo de los mismos es muy costoso, o se extravan parte de la encomienda entre otros problemas que aquejan a las actuales empresas de servicio de mensajera que existen actualmente en el municipio de Ceret. Por tal motivo se identifica la oportunidad de crear una empresa de servicio de envos y mensajera instantnea, que estructure un proceso donde se minimice los errores que tienen las actuales empresas de este tipo, y disminuya los costos operativos para entregar un servicio econmico, confiable y rpido a los diferentes clientes que acoja la empresa. El servicio prestado por la empresa ENVOS Y MENSAJERA INSTANTANEA, es como su nombre lo indica, envos y mensajeras a nivel local en el Municipio de Ceret, este servicio se manejar estructurando los envos y mensajera en paquetes y sobres, de los cuales, los paquetes sern encomiendas de tipo de productos o alimentos que el cliente desea enviar, y los sobres, sern envos de dinero, cartas, documentos, entre otros tipos de elementos que se puedan enviar por sobres. Dependiendo del tipo de envo, se manejar diferentes precios, en los paquetes los precios variar, segn el peso del mismo, mientras que en los sobres, el precio variar segn la cantidad de dinero o documentos a enviar. Por tal motivo, el servicio se entregar a los clientes, cuando la infraestructura y la organizacin de la empresa, se encuentra en funcionalidad.
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Descripcin del Producto y Entregables:


Identifica que producto se entrega al final del proyecto y las diferentes entregas parciales. Describe el producto completo, para que el equipo del proyecto pueda crearlo, y para que se cumplan los objetivos acordados y la entrega a tiempo del producto.

Acta del proyecto

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SUPUESTOS 1. La empresa de Envos y Mensajera instantnea, tendr un gran impacto positivo en el Municipio de Ceret. Las acciones que deben emprender el equipo del proyecto, es mantener el impacto que causar la empresa en el municipio. 2. La empresa de Envos y Mensajera instantnea, acoger gran parte de la clientela de la competencia y nuevos clientes que no han experimentado el servicio. Las acciones que debe emprender el equipo del proyecto, son la estabilidad del cliente en la empresa y satisfacer sus necesidades. 3. La empresa de Envos y Mensajera instantnea, tendr un crecimiento rpido en el mercado. Las acciones que debe emprender el equipo del proyecto, son organizar la empresa en todos sus procesos y direccionarla hacia la mejora continua. RESTRICCIONES 1. Al comenzar el proyecto, la empresa de Envos y Mensajera Instantnea, tendr poca cobertura, ya que al inicio no se cuenta con el transporte adecuado para una expansin ms ptima. 2. Al comienzo de la puesta en marcha de la empresa, no se podr acoger gran cantidad de clientes, ya que el inicio del proyecto, es microempresarial. 3. El sistema de clasificacin de paquetes y sobres, ser de forma manual, ya que no se puede implementar un sistema de informacin, por los costos asociados a este. RIESGOS 1. La competencia reestructure sus procesos para el mejoramiento continuo. 2. Manejo de volumen de paquetes y sobres que sobrepasen la capacidad instalada de la empresa. 3. Desorden de la estructura implementada en los procesos, por la no implementacin de un sistema de informacin. 4. Prdida de clientes internacionalmente. por requerimientos de envo nacional e

Supuestos, Restricciones, Riesgos:


Brevemente identifica los supuestos relevantes, restricciones y riesgos conocidos, si de alguna forma pueden ser anticipados para tener un mejor impacto en los procesos y/o resultados del proyecto, y que decisiones o acciones son requeridas por el patrocinador o por el equipo.

Acta del proyecto

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Los recursos que necesitar el proyecto, para su elaboracin e implementacin se dividen en recursos materiales y de talento humano.
Recursos:
Indica los recursos requeridos y/o disponibles para el proyecto. Conforme sea apropiado, indica recursos material, personal, econmico (tales como instalaciones, equipos, suministros y servicios).

Entre los recursos materiales, se encuentra la infraestructura, maquinaria y equipos necesarios. Para la infraestructura, se necesita un local en un punto estratgico que se accesible para la gran mayora de los habitantes del Municipio de Ceret, dicho local se acondicionar para la recepcin de paquetes y sobres para su posterior transporte, entre los equipos, se necesitar, computador, escritorio, muebles para atender a los clientes entre otros, y para el transporte, se necesitar una motocarro que es la encargada de repartir los paquetes y sobres. En cuanto a los recursos de talento humano, se necesitar un gerente general, uno de operaciones, y un mensajero que transportar los paquetes y sobres a entregar.

Comunicacin e informes:
Identifica los requerimientos de comunicacin entre el patrocinador y el equipo.

La comunicacin entre el patrocinador y el equipo del proyecto, se har mensualmente, mediante reuniones personales para la exposicin del estado de desarrollo del proyecto, y evolucin de las diferentes metas que se hayan planteado.

Aceptacin:
Indica el mtodo y el criterio para que el patrocinador acepte las entregas especficas del proyecto como completadas y adecuadas.

El mtodo que se implementar para que el patrocinador acepte las entregas especficas del proyecto, es la explicacin mediante exposicin de los estados de desarrollo del proyecto y de las metas que se han cumplido a cabalidad, tratando siempre de sobrepasar lo requerido por el proyecto.

Gerencia del cambio:


Indica los procedimientos que se usarn para realizar y documentar los cambios al acta. Otros: Identifica y explica otros asuntos relevantes para la iniciacin y direccin del proyecto.

Para realizar y documentar los cambios en el acta del proyecto, ser necesario la reunin del equipo de trabajo y el patrocinador del proyecto, los cuales tendrn que actualizar la versin del acta del proyecto y firmar al pie del acta para poder realizar cambios en su documentacin. Los responsables de cada proceso tendrn la libertad de tomar decisiones que afecten de forma positiva al proyecto, si las decisiones afectan de forma negativa al proyecto, ser responsabilidad del que est a cargo del proceso, y tendr que tomar medidas necesarias para corregir lo que ha sido afectado

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Resumen:
Breve resumen de los aspectos relevantes del proyecto que responde a las preguntas: "Por qu?" (Propsito), "Que?" (Descripcin del producto / alcance), "Cundo?" (Tiempo), y "Cunto?" (Recursos)

El proyecto sobre la creacin y puesta en marcha de una empresa de servicios de transporte de envos y mensajera instantnea en el municipio de Ceret, nace despus de un anlisis que se le realiz a las diferentes quejas que tenan las personas del municipio en cuanto a los problemas que se les presentaban al momento de enviar un paquete o sobre en las empresas que prestan este servicio actualmente, se identific que dichas empresas, tienen inconvenientes en cuanto a la entrega segura y rpida de los diferentes paquetes y sobres que manejan, adems del alto costo de envo, por tal motivo se quiere aprovechar la oportunidad de crear una empresa prestadora de servicio de envo y mensajera, que estructure los diferentes procesos de forma que se minimicen los problemas que aquejan las actuales empresas de este tipo y se disminuya los costos operativos, para la entrega de un servicio econmico. El servicio prestado por la empresa ENVOS Y MENSAJERA INSTANTANEA, es como su nombre lo indica, envos y mensajeras a nivel local en el Municipio de Ceret, este servicio se manejar estructurando los envos y mensajera en paquetes y sobres, de los cuales, los paquetes sern encomiendas de tipo de productos o alimentos que el cliente desea enviar, y los sobres, sern envos de dinero, cartas, documentos, entre otros tipos de elementos que se puedan enviar por sobres. Dependiendo del tipo de envo, se manejar diferentes precios, en los paquetes los precios variar, segn el peso del mismo, mientras que en los sobres, el precio variar segn la cantidad de dinero o documentos a enviar. Este servicio se prestar al comienzo de forma local en el municipio de Ceret, pero a medida que crezca, se expandir en las veredas aledaas del municipio y en la regin caribe hasta llegar al mercado Nacional e Internacional. El tiempo requerido para los diferentes estudios del proyecto ser de 4 meses, en los cuales se realizar el estudio de mercados, como el de la naturaleza del proyecto, el anlisis global del entorno, el estudio de mercados, el estudio tcnico, el estudio organizacional y administrativo, el estudio financiero, el plan operativo, y es estudio de impacto.

Aprobacin (opcional)

___________________________ Director del proyecto:

_________________________________ Patrocinador:

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