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RELACION COMUNICACION - ORGANIZACION Por comunicacin en trminos muy amplios, se entender el proceso mediante el cual se realiza un cambio mutuo de ideas, opiniones, en general de informacin. Las comunicaciones en las organizaciones. Tanto en las.empresas industriales, comerciales como e n las institucione s, s WJa .2 en alqu r !!.g.o .Q.e OJ:.9.. Zacin relevante para desempea destacada funcin. Constituye un instrumento

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la direccin -d u a organizacin, y . a que a . trav... -.e ---..n ._ ......s .. de su uso la conduce a la ., obtencin de sus fines. Las funciones de un supervisor, director, gerente, etc., en eneral, las funciones de la direccin, se pueden simplificar E!" tres fa s planificacin, direccin y a el conjur]_to de actividades a realizar; n la segunda se coordina, se dirige el co_!!junto de _!_c_!ividades, y, finalmente se compara lo realizado con respecto a lo previsto e e .. controla. Evidentemente que en estas tres fases se pr o duce la necesidad de ._ comunicacin. As la comunicacin como instrumento de direccin, supervisin o gerencia, requerir la utilizacin de diversos canales para el movimiento de

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los mensajes. El nfasis, es destacar el papel de los informes como elemento de este importante instrumento de la direccin. El enfoque_ s dirigir a relacionar con Jos informes el conjunto de actividades intelectuales desarrolladas por na perso .n . a con responsabilidad de decisin en una organizacl.Qn, cundo d solucin, frente a un problema determinado. ebe seleccionar una alternativa o En cualquier tipo de organizacin Jos gerentes ( o cualquier otra denominacin equivalente) son centros de decisin, ellos reciben informacin de diversa ndole y por distintos canales, y producen resultadosen forma de decisiones. De este enfoque se infiere en primer Jugar, que gran parte de la informacin de entrada a una gerencia se hace a travs de los documentos conocidos como informes; y en segundo lugar, si cada gerente, como persona que es, resulta nico y gran parte de la informacin recibida para formular sus decisiones le llega a travs de informes, puede concluirse que en cada circunstancia stos deben adecuarse al destinatario, es decir, el redac ,tor del informe, debe tratar de adecuar su documento a las caractersticas del receptor.

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IMPORTANCIA DE LA COMUNICACION

EFECTIVA

Se ha destacado la funcin de la comunicacin para el funcionamiento de una organizacin y para el desarrollo de uno de sus procesos fundamentales: la toma de decisiones. Hoy en da se reconoce como una de las habilidades ms necesaria para el ejercicio de las funciones gerenciales, en su ms amplio sentido, a la destreza comunicacional. Esta destreza no es necesariamente una capacidad innata sino una habilidad que puede aprenderse, y, por ende, ensearse. Ahora bien, la destreza comunicacional exigida por las funciones gerenciales, implica tanto comunicaciones orales como escritas. De esta manera nos dedicaremos a la conceptualizacin, planificacin y preparacin de uno de los instrumentos escritos ms importantes para la comunicacin organizacional: los informes y por medio del desarrollo de las destrezas adecuadas, aumentar la efectividad de la comunicacin a travs de los informes EL INFORME. GENERALIDADES

- Definicin del Informe.


El informe es un escrito, destinado a ser utilizado por ms de un lector, preparado generalmente a requerimiento, elaborado conforme a un plan y destinado a permitir la comprensin de situaciones complejas y la toma de decisiones sobre ellas. Caracterrsticas del Informe. -El informe es un escrito. -Ser utilizado por ms de un lector.' -Es a requedmiento. -Es de cierta extensin. -Se elabora conforme a un plan. -Facilita la expresin de una situacin compleja. -Facilita la toma de decisiones sobre situaciones complejas.

EL INFORME Y SU RELACION CON OTROS DOCUMENTOS. El Memorando. Un escrito de corta extensin, que presenta o solicita informacin sobre un asunto especfico. Es otra forma de comunicacin usada en las organizaciones. Telegramas. Escribir telegramas tambin constituye una tcnica que no ofrece dificultad alguna a no ser el lograr combinar las palabras con el mayor ahorro y saber usar los verbos con enclticos. Convocatorias. Son escritos cortos destinados a congregar varias personas en un determinado sitio para tratar algn asunto de comn incumbencia sobre el cual es necesario informar o tomar una resolucin. El Acta .Y la Minuta. Son documentos para guardar condensada memoria de todo lo tratado y acordado en reuniones y asambleas. Su naturaleza es esencialmente descriptiva, y en ellas deben estar ausentes opiniones, interpretaciones o conclusiones de quienes levantaron el acta o la minuta. Son formadas por varias personas: testigos, protagonistas o participantes de la reunin. La diferencia entre acta y minuta es de formalidad. La primera se usa en situaciones donde intervienen terceros (ajenos a la organizacin) o que tienen implicaciones legales. La segunda se emplea en situaciones de reuniones internas de trabajo. TIPOS DE INFORMES A.CLASIFICACION FUNCIONAL.

1. Informes comunicativos. La principal caracterstica de este informe es la de presentar un conjunto de datos, de informacin debidamente organizada, pero sin que el autor aada interpretaciones o seale conclusiones o recomendaciones.

2. Informes Examinadores. Este informe expone e interpreta". Adems de presentar la informacin pertinente, se desarrolla un esfuerzo interpretativo sobre la misma, para permitir que el lector capte la manera como ciertos datos estn vinculados entre s o una posible solucin al problema. 3. Informes Analticos. Este informe presenta informacin, interpreta, deduce conclusiones y formula recomendaciones. El informe analtico es el ms asimilable a la concepcin tradicional del informe, en el sentido de incluir un cuerpo de conclusiones y recomendaciones. B. CLASIFICACION SEGUN SU FINALIDAD EN LA 4 ORGANIZACION. 1. Informes Operacionales . Estos informes se relacionan con la direccin, coordinacin y control de las operaciones normales de una organizacin. Se relacionan con la marcha cotidiana de las actividades, contribuye a la comprensin de las mismas y a la adecuada toma de decisiones. 2. Informes para cambios. Estos informes estn destinados al aJllisis, a la exposicin o a la promocin de modificaciones importantes en la manera de hacer las cosas en la organizacin. Los cambios importantes de polticas, generalmente son decisiones tomadas en base a informes de este tipo. C. CLASIFICACION SEGUN El GRADO DE FORMALIDAD. 1. Formales.
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Estos informes pueden reconoceise, por la presencia de varias o todas las caractersticas sealadas a continuacin: a) Generalmente son informes hacia el exterior de la organizacin. b) La autora del informe suele identificarse, ms con la organizacin que con una o ms personas.

e) Son informes acabados, en el sentido de presentar resultados finales de un anlisis, investigacin o actividades. d) Los datos presentados son de alta fiabilidad, tanto en su obtencin como en su proyeccin.

2. Informales.
Las caractersticas son naturalmente las opuestas del caso anterior. a) Generalmente estr:' destinadas a circular dentro del mbito de una organizacin. b) En ellos est ms destacada la autora y responsabilidad de los redactores. e) Pueden presentarse resultados preliminares, parciales o aproximaciones, que eventualmente conducirn a otro anlisis. d) Se preparan de manera rpida, suelen ser de corta extensin. No ameritan de una detallada desagregacin en captulos, secciones, etc.

LA ESTRUCTURA DEL INFORME


No se puede decir con absoluta propiedad de cuantas partes consta un informe, ya que muchos detalles dependen de la institucin para la cual preparamos - el informe. Cada persona en determinada circunstancia, adoptar la estructura ms conveniente a su objetivo y a la realidad en la cual existe. Por ello se evitar hablar de normas para la estructuracin del informe, se sealar un marco de referencia basado ms en la lgica que en un sentido normativo, y dentro del cual tenga cabida las necesarias variaciones exigidas por las circunstancias. Finalmente, comoquiera que los distintos tipos de informes descritos presentan variaciones en cuanto a la complejidad de su estructura, nos referiremos al de la ms completa; es decir un informe analt.ic.o y de alta.

d.
PARTES PRINCIPALES DEL INFORME.
Un informe consta de tres partes ' principales: El material inicia.!, el cuerpo y el material complementario. - Material inicial. El material preliminar cumple la funcin de enterar al lector de un conjunto de informaciones generales, cuyo conocimiento ser esencial para la comprensin del resto del material.

. -Cuerpo. El cuerpo es el informe en s. Presenta informacin especfica sobre los fundamentos tericos y metodolgicos; relata los antecedentes, desarrolla 1 i's, la interpretacin, 1culmina incluyendo los resultaQQs lisis. El cuerpo consta, a su vez, de tres secciones ms o menos bien diferenciadas: la s Q.Qi al, exto y seccin flopl. - Material Complementario. Incluye toda aquella informacin que complementa el cuerpo del informe, pero no de indispensable lectura para la comprensin del material fundamental. Sirve para colocar fuera del curso de la lectura del grupo predominante de usuarios del informe, la informacin que siendo importante no es esencial para todos los lectores. A. ESTRUCTURA DEL MATERIAL INICIAL. Debe recordarse, que no todas las partes a describir deben necesariamente, incluirse en todo tipo de informe. Cada uno tendr particular estructuracin, conforme a su contenido y a sus circunstancias.

1. Cubierta.
Con tal denominacin se entender la tapa; tambin llamada

cartula.Cuando un informe amerite el uso de cubierta; sta se prepara en un material diferente al usado en el resto del contenido; si se compra una carpeta se debe adherir una etiqueta que co,ntenga la informacin. La cubierta llevar una serie de datos como son: - Ttulo del informe. -Ttulo de la parte. - Nmero de serie. -Nombre de la organizacin. - Clasificacin.

El ttulo ha ser breve, si es posible, de no ms de cinco palab ras. El ttulo ha de ser equilibrado, exacto, preciso, en el sentido de transmitir al lector una ideRdel contenido y alcance del material. No debe olvidarse evitar el uso de las palab ras innecesarias dentro de un ttulo. Un caso frecuente es comenzar un ttulo con 1nforrne sobre..:, lo cual puede obviarse. El subttulo es un recursomuy til cuando no es posible comenzar en pocas palabras el ttulo del informe. En este caso, en la lnea inferior al ttulo se agrega informacin adicional.
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... a ...) Ttulo.

Tmese como ejemplo el siguiente ttulo: Estudio preliminar sobre los usos, la demanda actual y el consumo proyectado del talco. Evidentemente, este ttulo es bastante ms largo de lo recomendable (tiene 14 palabras). Una versin mejorada, sin perder significacin, es la siguiente: Preliminar sobre el mercado del talco. Esta versin de seis palabras, puede mejorarse an ms, mediante el uso de un subttulo. El mercado del talco. (Estudio preliminar). b) Ttulo de la parte y nmero de la serie. Cuando el informe, por su extensin o por el tiempo consumido para su preparacin, se edita en varias partes por separado, se acostumbra que cada una de estas especies de tomos contengan en su cubierta, tanto el ttulo general como el de la parte. Si adems , la organizacin que lo expide acostumbra codificar o sealizar sus publicaciones, tambien debe indicarse en la cubierta, es lo comunmente conocido como nmero de serie. 'e) Nombre de la Organizacin. Cuando se trata de informes expedidos y respaldados por una organizacin debe sealarse en la cubierta. Igualmente, puede incluirse su escudo o logotipo. d) Clasificacin. Este dato, solamente se usa en casos de informes editados en gran nmero de ejemplares, muchos de los cuales sern destinados a bibliotecas y servicios de informacin indicando en bibliogrfica. la cubierta su clasificacin

2. Portada.
Es muy frecuente la confusin entre cubierta y portada. La portada viene a ser la pgina siguiente a la cubier ta y, por tanto. la primera del , informe. Cuando ste no amerite el uso de una cubierta;la portada, entonces, har su funcin.
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La informacin presentada en la portada es bsicamente la misma incluida en la cubierta. En sntesis cubrir, el siguiente tipo de informacin: . -Ttulo. -Ttulo de la parte. - Nombre de la organizacin. - Nmero de serie. - Clasificacin. - Nombre del autor. - Lugar y fecha . - Informacin diversa. Presentemos algunas consideraciones sobre los elementos de la portada no contenidos en la cubierta, o sea, el autor, publicacin e informacin diversa. a) Nombre del autor: Cuando un informe es emitido por una organizacin, no siempre se indicar el o los nombres de los redactores. Sobre este particular, el factor decisivo es la propia poltica de la organizacin en cuestin. Por ejemplo, si el informe es de elevada formalidad, y ello va parejo con su complejidad y extensin, podra suponer el esfuerzo

y la participacin de numerosas

personas. En tal caso resultara dificil enumerar a todos los autores, y lo ms recomendable es indicar a la organizacin responsable. Sin embargo, este criterio es unicamente un ejemplo de los varios utilizables para decidir sobre la indicacin de los nombres de los autores. b) Lugar y fecha. La fecha o lugar de publicacin son datos esenciales a incluir en el informe; aun cuando se reproduzca en pocos ejemplares y sea de circulacin interna. La inclusin de la fecha de preparacin del material es vital; permite al lector tener idea de la vigencia de los datos

y de la materia.

e) Informacin Diversa.
Un caso de informacin misceinea a incluir en la portada se presenta al preparar un informe como resultado de un tr ab8.jo realizado por una 'J. S . .!( ''n u -,.Jl ' s c :;:3 ' n, ba; .o encargo d3 un t ercem. En es: 4 ('o e ser i L:3.C organ. zac. 1o adems de la f irma autora, que el inforrnd ha sido el::::bvado "para " o "b J j c
encargo" del te res ro o "clienta ".

3. Prlogo. Praf aclo , Ca rta dB Pr.;s.ent :Jcl/i.


Los trminos "prlogo" y "p refa, jo " originan confusin dado qw:; a vec es se

usan corno s innimos .


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No obstante, conviene precisar el significado atribuido a cada trmino. La diferencia bsica estre ambos es la siguiente: el "prlogo " es escrito por una persona distinta del autor del documento ; en cambio, el "prefacio", es preparado por el propio autor. a) Prlogo o carta de presentacin. En informes de elevada importancia y formalidad puede incluirse un prlogo, escrito y firmado por una persona distinta de quien escribe el informe. El prlogo puede ser sustituido por una carta de presentacin, por lo que en caso de requerirse este tipo de seccin se usara, preferentemente, esta ltima, no se justifica la presencia de ambas. La carta de presentacin como su nombre lo indica presenta el informe al lector; ofrece una definicin de su contenido y se refiere a los aspectos ms importantes de la preparacin del documento. En sntesis la carta de presentacin cubrir: - Ref rirse al requerimiento o autorizacin que lo produjo. - Repasar la historia previa del problema. -Indicar la razn por la cual se hizo el informe. -Hacer mencin a la clasificacin de las personas o grupo redactor. - Mencionar el tiempo usado en su preparacin, fondos utilizados. La carta de presentacin ofrece al autor la oportunidad, a diferencia del resto del informe, de ser persuasivo en una forma informal, personal y directa. b) Prefacio. El prefacio est diseado para preparar al lector sobre la materia que se abordar en la obra. Es la declaracin formal del autor en referencia a sus objetivos y limitaciones. No debe confundirse prefacio con introduccin, la cual va incluida en la primera parte del cuerpo del informe. El prefacio, bajo cualquiera de sus nombres, debe plantear esencialmente las siguientes respuestas: De qu se trata el informe?

Por qu se hizo el informe?


La plime ra p(egu11ta s e sustanciar con una definicin pi8cisa de! "que", de ! objetivo de ! ir:form . e . La s o gun da se refiere al "porqu", es decir:
requer imiento , at:torizacin, razones que incluyen a su ei&bom.Gin, etc.

El prefacio debe se r beve, no ebe a pasar d rj un cuarto de pgina. Un ejernp!o de prefar io de un informe inte rno es e! siguient e : De qrJ ...? Este inf orme presenta una evaluacin del fu ncionamiento de! nuevo si::;tema. de teiecon rol." T ELECO r .
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Por qu ...? Se ha elaborado por requerimiento de la Gerenc ia de Sistemas segn memo del 15 de mayo de 1.993". Ciertamente existe una gran similitud entre el prefacio y la carta de presentacin, por lo que la utilizacin de uno u otro, depender de las exigencias formales y del gusto o estilo del redactor de la organizacin. 4. Reconocimientos. En la preparacin de informes muy extensos y de alta formalidad, pueden intervenir personas con caracter de colaboradores, slo en estas ocasiones puede requerirse reconocer estas colaboraciones excepcionales y en el caso de ser necesario, los reconocimientos pueden presentarse en una pgina destinada a ello nicamente. No obstante, la forma ms comn y prctica es incluirlos como un prrafo dentro del prefacio.

5. lista de contenido.
La tabla de contenido (o simplemente el contenido) ofrece una vista global de la materia y brinda una lista de las diversas partes del informe y de las pginas donde comienza cada una, brinda al lector, de una manera rpida, la estructura principal del documento. Un criterio sencillo para decidir cundo incluir una lista de contenido, se refiere al nmero de pginas y de divisiones . As, un informe de tres pginas no lo amerita; pero con toda seguridad un informe de 200 pginas s lo requiere. Sin embargo, el buen criterio del, autor ser concluyente en este particular.

6. Resumen.
Esta parte del informe es una condensacin de la informacin ms importante contenida en el documento y debe dar una idea completa del asunto tratado. Ha de contener una sntesis de los resultados del informe, es decir, si hay conclusiones y recomendRciones ambas deben condensars e y presentarse en el resumen. En f n, el re: :;umcn o sinopsis d ebe contsner lo que un f uncicnsl<J d t:
mayor j erarqua t endra que saber para una disc usin sobre el asunto dC) l

inforn1e o una toma de decisin de cierta t ranscende nci-1 en tOiTiO a ese asunto .

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B. LA ESTRUCTURA DEL CUERPO. 1. La seccin inicial del cuerpo. Esta es la primera seccin del informe propiamente dicho. Puede constar de una o ms divisiones o ttulos, aunque en la generalidad de los casos es suficiente con una divisin, cuyo nombre puede ser "introduccin". La introduccin tiene por objeto dar a conocer al lector en forma rpida y precisa, toda la informacin cuya comprensin previa sea indispensable para la posterior interpretacin del informe. Los puntos a considerar en la introduccin son: a) Explicacin del objetivo del informe, aunque el prefacio representa una breve definicin del mismo. Puede ser necesario ampliar tal funcin, determinando aspectos como limitaciones presentes al hacer el anlisis en cuanto a: fondos, personal, tiempo, informacin. b) Resea (breve) sobre la historia del problema o situacin al cual se refiere el informe. e) Informacin sobre la metodologa empleada en el anlisis de la situacin, cules fueron las fuentes de informacin utilizadas y cul su validez.

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d) Definicin clara del problema, su ubicacin en el tiempo y espacio y las dimensiones, aspectos o variables del problema. Si el redactor prefiere presentar la introduccin por secciones; los elementos ms importantes que pueden incluirse, como prrafos o ttulos, son los siguientes: - Definicin del objetivo y circunstancias del informe. - Antecedentes. - Aspectos Metodolgicos. - Marco Terico. 2. El Texto. El texto del informe es: - La seccin donde e! autor o autores desarrollan todo el an_ \lisis del asunto al c ual se refiere el documen to. - La descripcin detallada del trabaj o sobre e! cual se est informando. - La secc in donde se ha de va lidar o invalidar una hiptesis de la cual se ha partido inicialmente. - La presentacin de los hechos que se quir3ran interpr etar .
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3. La seccin final del cuerpo.

Las principales partes que pueden integrar la seccin final de un informe, se describen a continuacin: a) Resultados: Esta parte presenta los resultados, numricos o no, a los que se ha llegado en el trabajo sobre el cual se informa. Debe incluir los datos correspondientes y slo debe comentarse si ello es necesario para su mejor comprensin, pero sin resentar anlisis, interpretacin o evaluacin. Conclusiones. Por conclusiones se entiende a las inferencias; es decir, las opiniones o apreciaciones lgicamente desprendidas de los hechos o datos presentados en el informe. Consejos dados para la conclusin: - La conclusin debe desprenderse lgicamente de la argumentacin que la precede, y no debe contener nada que no haya sido antes justificado. -Debe ser concreta y prctica pues se ha llegado al terreno de la accin y ue preocuparse por la retrica. e Recomen ac1o Son sugerencias, proposiciones o soluciones sealadas por el redactor del informe con respecto al caso o problema analizado. Las recomendaciones se desprenden de las conclusiones, como stas lo han sido de los hechos y resultados.

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C. ESTRUCTURA DEL MATERIAL COMPLEMENTARIO. 1. Apndices o Anexos.

Los apndices son dispositivos destinados a agrupar todo aquel material que, aun siendo importante dentro del informe, no es de lectura indispensable para todos su usuarios. En los apndices podrn colocarse tablas, grficos, diagramas, fotografas, mapas, tambin el cuerpo del informe podr incluir tablas y material grfico. 2. Simbologa. Esta parte tambin denominada nomenclatura, se destina a la presentacin del significado de los smbolos , o nomenclaturas empleados en el informe. Debe elaborarse conservando el mismo orden en el cual aparecen.
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3. Glosario.

Es una especie de diccionario donde se incluye en orden alfabtico los trminos especiales empleados en el informe con la indicacin de su correspondiente significado. La presencia de un glosario se justifica cuando el nmero de tales trminos sea apreciabe (quizs ms de 10).
4. Bibliografa y Referencias.

a) Bibliografa. Este trmino se reservar a una lista de fuentes de informacin fundamental de posible inters para el lector, no es slo una lista de libros realizados por el redactor, presenta documentos no necesariamente referidos en el informe. b) Referencias. A diferencia de la anterior, esta parte slo incluye las fuentes documentales citadas o referidas por el autor del informe. NOTA: Un informe de empresa rara vez amerta una bibliografa a una lista de referencias . pero en los de naturaleza acadmica o en las monografas es mucho ms frecuente y justificable. 5. lndice. Esta parte tambin llamada lndice Analtico o lndice Alfabtico, es una lista en orden alfabtico de los temas o asuntos tratados en un informe con indicacin de la pgina o pginas donde aparecen. Su utilizacin en un informe no es frecuente sin embargo, resulta necesario para los manuales cualquiera sea su ndole. LA PLANIFICACION. Los informes tienen como propsito promover decisiones y actos que son, con mucha frecuencia del mayor inters para la actividad de la institucin. Por ello conviene insistir en la idea de que los informes no se improvisan ni se redactan al influjo de una mgica inspirac in. Ellos son el resultado de una labor lgicamente organizada. . Planificar un informe es desglosarlo en sus componentes, desinteg rarlo, para programar luego su desarrollo. Con las partes de que consta ya separadas, resulta fcil hacerse un esbozo' con el cual su elaboracin se presenta ms sencilla.

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Aunque algunos procedimientos podrn ser ms importantes en unos casos que en otros, los siguientes elementos bsicos ameritan ser considerados por todo redactor de informes:

A. ANALISIS DE LA AUDIENCIA.
Antes de empezar a redactar un informe el escritor debe analizar cuidadosamente la naturaleza del grupo o persona al cual se dirigir el mensaje. Cada destinatario tiene necesidades y valores nicos a l. Si un agente de ventas, se prepara para escribir un informe al gerente de ventas debera primero establecer qu usos podr dar este funcionario al informe en cuestin Es un informe rutinario? Ser estrictamente para uso interno? Ser le(do exclusivamente por los empleados de mercadeo y ventas? Ser circulado fuera de la organizacin?.

B. DECLARACION DE INTENCION.
Es probable que el redactor conozca ampliamente el problema que va a desarrollar en el informe; pero debe delimitar el campo a cubrir, seleccionar. La mejor manera de llegar a delimitar el rea a cubrir es redactar una declaracin de intenciones. la declaracin de intenciones es una frase que indica el objetivo que perseguimos. Es como un ttulo provisional que nos ayudar a no perder de vista el tema especfico que deseamos desarrollar. Contiene la idea clave del escritor. Supongamos que un analista de sistemas de oficinas es llamado para que escriba un informe sobre el problema del ausentismo en la oficina. Para este caso, el analista redacta la siguiente declaracin de intencin: un estudio sobre las causas del ausentismo en las oficinas de la Mexven, S.A., con recomendacionespara su control.

C. ORGANIZACION Y BOSQUEJO.
La declaracin de intencin es otra forma de comenzar a trabajar en una hiptesis que dar cuerpo y direccin a un bosquejo subsiguiente. Una vez que el escritor haya redactado su declaracin de intencin tendr ya la direccin y el empuje necesario para esbozar un esquema de su propuesta, una gufa que divida al tema general en, p,or ejemplo, tres o ms temas especficos (captulos o secciones) y luego a cada uno de estos temas en subtemas. Deber estar consciente, sin embargo, de que su esquema podr

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cambiar substancialmente a medida que comienza a recopilar datos y materiales. El analista de sistemas de oficina, al cual se le pidi que sometiera un informe sobre el ausentismo para su supervisor, elabor el siguiente esquema .
Un estudio sobre las causas del ausentismo en las oficinas de Mexven,s.a. con recomendaciones para su control. l. CAUSAS DEL AUSENTISMO.

A. Conflictos de motivacin.
B. Incapacidad fsica.

C. Necesidades y ob-ligaciones personales


D. Condiciones salariales. 11. CONTROL DEL AUSENTISMO.

A. Penalidades pecuniarias y restriccin de privilegios.


B. Incentivos financieros.

C. Utilizacin apropiada de los conocimientos del empleado y de su


tiempo. D. Sanciones sociales y peticiones emocionales.

E. Buenas condiciones de trabajo.


F. Buenas condiciones de transporte.

G. Clusula de ausencia con permiso en el contrato sindical.


111. RECOMENDACIONES.

A. A corto plazo.
B. A largo plazo.

Una vez obtenida la primera versin del eSquema del texto del informe, el redactor deber complementar su formacin con la estructura bsica del informe, en base a las tres partes principales: matrial preliminar, texto y material complementario. De este modo se examinar y se seleccionarn las partes a inclurr en el material preliminar y en el material complementario. Obsrvese el siguiente ejemplo:

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ELABORACION DEL INFORME Una vez definido y terminado el esquema debe entonces procederse a la redaccin propiamente dicha. A. SECUENCIA AL REDACTAR. El orden en el cual debe redactarse las partes del informe es diferente al orden de ubicacin en el informe. Como til orientacin, se presenta la siguiente secuencia de redaccin. - Puede comenzarse con el prefacio, o su equivalente, pues ello ayudar al autor a precisar, al nivel de la escritura, sus ideas sobre la naturaleza del informe. - Luego, sin redactar ninguna otra parte del material preliminar, pasar a la radaccin del cuerpo. - En cuanto a la redaccin del cuerpo del informe, debe comenzar con la seccin inicial, continuar con el texto y terminar con la seccin final. -Terminado el cuerpo, se abordarfa el resumen (o su _equivalente), el cual, naturalmente, ha de ser una de las ltimas partes a escribir. - El material complementario ( anexos, nomenclaturas, referencias, cuadros y otros) no tiene un momento especfico dentro de la secuencia de redaccin. Este material se va formando simultneamente con la elaboracin del ., cuerpo del informe. - Por ltimo deben atenderse otras partes del material preliminar ( si adems de prefacio y resumen se quieren otras). Por ejemplo: la portada, lista de contenido y otras. Sobre la lista de contenido conviene observar que el esquema utilizado como base para el desarrollo del informe ser la base de sta y solo requerir algunos ajustes. Observe el siguiente ejemplo:

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B. REDACCION DE UN BORRADOR. Ha de tenerse muy presente que la redaccin inicial es la preparacin de un borrador. Es decir escribir un material el cual necesariamente requerir enmiendas y ajustes. Como ya se ha bosquejado los temas o conceptos, esta etapa consiste solamente en ampliar estas ideas y exponerlas en oraciones completas. Durante la etapa de redaccin se debera escribir sin preocuparse de la correccin ni del estilo. No quiere esto decir que se deba escribir deliberadamente, de una manera descuidada. La idea bsica es no tratar de redactar y revisar simultneamente, sino preparar un borrador y revisarlo cuidadosamente una vez concluido. C. REVISION DE UN BORRADOR. Concluido el borrador, se proceder a su revisin. Esta se har en dos partes: una del contenido y otra del estilo o forma. 1. Revisin del contenido. En esta parte ha de procederse al anlisis metdico del contenido. Ello consiste en una evaluacin de toda la informacin presentada; revisando hiptesis, calculas, fidelidad de los datos y otros aspectos. Tal revisin puede originar la eliminacin, fusin, cambios de posicin o adicin de ttulos de distintos rdenes. 2. Revisin de Estilo. Una vez depurado el informe de los defectos o inexactitudes de fondo, deb atenderse entonces a los detalles de terma o de estilo. Es decir, debe dedicarse mucha atencin al adecuado uso de las tcnicas de la comunicacin escrita y del idioma. En esta etapa de revisin es donde el redactor prestar la mxima atencin al orden de los prrafos, construccin de las frases, uso de palabras, correccin del lenguaje. 3. Revisin Final. Antes de proceder a la edicin y entrega del informe, es conveniente una ltima revisin para detectar errores de torma o fondo que se hayan escapado de la revisin anterior y errores mcanogrficos. Si se dispone de tiempo conviene esperar que transcurran varias horas o das antes de
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emprender la revisin final del escrito; es lo denominado por algunos "dejar dormir el informe para olvidar lo que hemos escrito. Luego lo revisaremos y criticaremos como si se tratara de una obra ajena. ALGUNOS ASPECTOS DE LA PRODUCCION DEL INFORME Un informe puede tener un contenido de gran valor y haber exigido un considerable esfuerzo, pero si su presentacin es descuidada el informe se desvalorizar. Indudablemente, la calidad de la presentacin material del informe influir en su xito; por ello se indican a continuacin algunas recomendaciones al respecto.

A. DIAGRAMACIOIN.
1. Papel. El papel en el cual se prepara el informe ha de ser de buena calidad y de tamao carta. El color: blanco, pero si se desea un mayor refinamiento puede usarse gris o marfil muy claro. 2. Mrgenes. Los mrgenes del texto con respecto a los bordes del papel han de ser mantenidos a lo largo del infonne. Como indicacin pueden usarse: Margen superior: 3,5 centmetros Margen inferior: 2,5 centmetros . Margen izquierdo: 3,5 centmetros Margen derecho: 2,5 centmetros. 3. Paginacin. Generalmente se usa el siguiente plan de numeracin: a) Para las pginas preliminares use nmeros romanos, colocados en el centro del margen inferior. b) Para el resto de las paginas use nmeros arbicos, calculados en el extremo superior de la hoja. e) En el informe habr pginas que se cuenten; es decir incluidas en la paginacin, pero en las cuales no se imprime el nmero, por razones estticas. Tal es el caso de la portada, la lista de contenido y la carta de presentacin.

20 4.Titulacin. Como ejemplo de un sistema de titulacin se presenta el sistema llamado "alfanumrico, sus distintas categoras se indican a continuacin: a) Los ttulos principales, o de primer orden, se sealan con nmeros romanos y se escriben en maysculas (negrillas) . El texto comienza dos o tres espacios ms abajo. b) Los ttulos de segundo orden se identifican con una letra mayscula (negrillas) se sangran cinco espacios de los anteriores, se escribe en maysculas y el texto comienza dos o tres lneas abajo. e) Los ttulos de tercer orden se ubican con nmeros arbicos, se sangran cinco espacios del ttulo de segundo orden , se pueden escribir en maysculas o minsculas y el texto comienza en la lnea siguiente. d) Los ttulos de cuarto orden se identifican con letras minsculas con un parntesis, se sangran cinco espacios del ttulo de tercer orden. El texto comienza en la lnea siguiente. e) Los ttulos de quinto orden se identifican con nmeros arbicos entre parntesis, se sangran cinco espacios del ttulo de cuarto orden, se escriber:t en minsculas y el texto comienza en la misma lnea. Este sistema puede describirse esquemticamente as: l. TITULO DE PRIMER ORDEN A. TITULO DE SEGUNDO ORDEN 1. TITULO DE TERCER ORDEN a) Ttulo de cuarto orden 1) Titulo de quinto orden. 5. Tabla de contenido.
J

a) El ttulo TABLA DE CONTENIDO debe escribirse todo en maysculas y centrado entre los dos mrgenes verticales. b) La palabra pgina debe mecanografiarse de manera que la letra a d en el margen derecho. La palabra pgina debe escribirse a dos espacios del ttulo y solo la p en mayscula. e) La palabra carta de trmite o prefacio debe mecanografiarse de manera que la e o la p d en el margen izquierdo y dos espacios de la palabra pgina. El nmero de pgina del prrafo debe colocarse en forma tal que el ltimo dgito del mismo d en el mrgen derecho. d} Los dems incisos preliminares se listan debajo del encabezamiento prefacio. e) Los ttulos de los captulos deben ir en maysculas.

21

6. Lista de Tablas y Listas de Grficos. Estas listas deben presentarse bsicamente igual que la anterior. Los nmeros de las tablas y de las ilustraciones deben ir en nmeros arbicos. Cada nmero debe ir seguido de un punto y dos espacios.

TECNICAS DE REDACCION EFECTIVA A. EL LENGUAJE DEL INFORME.


Caractersticas . 1. Claridad. Esta propiedad se refiere a la capacidad de exponer una idea en forma inequvoca, de modo que no admita una mala interpretacin. Ejemplo: ... el Gerente de la empresa solo buscaba su beneficio. ... el G'erente solo buscaba el beneficio de la empresa. 2. Sencillez. El lenguaje del informe evita las palabras y expresiones excesivamente formales, ostentosas o afectadas. El adorno innecesario , el rebuscamiento de palabras no es beneficioso para el autor. Como ejemplo de esta inequrvoca creencia obsrvese el siguiente ejemplo:

El ejecutivo responsable de la Gerenci;. de Finanzas, ha expresado que su gestin ha enfatizado la realizacin de economas, apelando primariamente a la estrategia de ampliar el intervalo que separa las distribuciones de formularios destinados a las organizaciones que tienen personal de relacin de dependencia... . 3. Concrecin.
El lenguaje del informe ha de ser concreto, y ello se consigue evitando el uso de frases y trminos abstractos, sin un significado especfico, ya que se puede ocasionar prdida de efectividad comunicativa . Ejemplo: Expresin Abstracta. Expresin correcta. - La mayora.. -Se atender oportunamente ... - Una caja muy liviana... -Un empleado leal a la empresa ... -Se requiere urgentemente ...
- E165%...

- Se atendera el lunes en la tarde - Una caja de 2 Kg. de peso. - Un empleado honesto,puntuaf -Se requiere hoy a las 3 p.m.
1

22 4. Frases Cortas. La eleccin del perodo corto o largo plantea interesantes problemas de redaccin. El redactor debe buscar que el informe se lea y entienda, por ello debe prevenir el dao que las frases largas pueden ocasionar a tal propsito; una frase larga enmascara el concepto; por el contrario, una serie ininterrumpida de frases cortas, enlazadas por largas para que lo escrito resulte variado, armonioso. Se entender por frase la expresin de una idea mediante palabras, la cual terminara con un punto. Por otra parte, no es posible escribir y estar atento a la longitud de las frases, al hacer la revisin es cuando se prestar atencin a las frases para procurar el equilibrio de las mismas. La reduccin de la longitud de las frases, cuando se revisa un escrito, se obtiene p<;>r dos vas: -Fraccionando las frases largas en otras menores, mediante la certera colocacin de los puntos. - Sustituyendo el excesivo uso de puntos por partculas. En definitiva, para alcanzar la redaccin correcta y limpia, hemos de dar preferencia al prrafo corto incisivo y rpido.Exige menos esfuerzo creador en quien escribe y el resultado es evidente:la legibilidad aumenta . Como ejemplo puede estar: puntos, es causa de monotona . Por consiguiente:conviene alternar las frases cortas con las

El ejecutivo responsable de la Gerencia de Finanzas , ha expresado que su gestin ha enfatizado la realizacin de economas, apelando primariamente a la estrategia de ampliar el intervalo que separa las distribuciones de formularios destinados a las organizaciones que tienen personal en relacin de dependencia .
NUEVA VERSION.

El Gerente de Finanzas dijo que est realizando economas , enviando con menor frecuencia los cuestionarios a los patronos.
5. Impersonalidad. Esta propiedad del lenguaje del informe supone eliminar las referencias pronominales a su autor y lector. Para ello, se omiten las menciones de pronombres de primera y segunda persona tanto en singular como en plural.

"

23 Sealamientos de "yo, ustedes nosotros no son compatibles con la buscada impersonalidad. Igualmente el uso de verbos en primera persona y segunda persona, tampoco son admisibles. Por tanto recomendamos , encontr, sugiero y otros verbos en primera persona, no contribuyen a la impersonalidad. 6. Redaccin Visualizada. La redaccin visualizada se logra fundamentalmente con la adecuada organizacin y presentacin de la informacin. Esta redaccin, requiere que se haga claramente visible al lector la estructura de las ideas expuestas. Por tanto, es necesario y recomendable el empleo de una serie de artificios de diagramacin de textos, que ayudarn a la visualizacin del mismo. Entre ellos los siguientes: -Titulacin clara y consistente. - Enumeracin de asuntos en serie. - Columnizacin de datos o frases. - Subrayado, cambios de tipos, espaciado.

B. LA SELECCION DE PALABRAS.
El redactor de informes efectivo, ha de procurar la seleccin precisa de los trminos para alcanzar su objetivo, esta seleccin requiere la adaptacin del vocabulario conforme a las caractersticas de lector.

A continuacin se presentan algunos casos referentes al uso de palabras. 1. Tecnicismos.


Por tal se entienden los trminos privativos de una ciencia, disciplina, profesin o especialidad. Debido a ello no es frecuente que los tecnicismos sean de comprensin general, por lo que el redactor ha de analizar a los posibles lectores y de all decidir, en funcin del conocimiento de ellos sobre el asunto, la utilizacin de tecnicismos. 2. Jerga. Son trminos propios de un oficio, de una actividad artesanal, de un taller o de un grupo reducido de personas que hacen determinado trabajo. Casi todos estos trminos se caracterizan por ser construcciones impropias del idioma, su empleo es mu ,chas veces inevitable en la comunicacin oral, pero su empleo en la comunicacin escrita le resta seriedad y categora.
1

24 Listas de trminos de jerga recopilados en varias industrias: Seorita (grua liviana) Perro (tensor para cables de acero) Rabo cochino (selenoide) Jirafa ( tractor retroexcavador) Croche ( embrague) 3. Neologismos. Por tales se entiende las palabras nuevas, recien construidas, y por tanto ausentes en los diccionarios. Cuando sea menester su uso han de seguirse las mismas recomendaciones para los tecnicismos. Algunos ejemplos de programtica. 4. Palabras Extranjeras. Quien prepare un informe lo escribir en un solo idioma, en este caso en castellano. Solo se justifica el uso de palabras de otro idioma cuando el propio no tiene el trmino justamente equivalente. En tales situaciones se recomienda presentarlas entre comillas ( o en un tipo de. letra distinto al que se est utilizando o subrayando} y, eventualmente, ampliar su significado. 5. Sinnimos .y Parnimos. El buen conocimiento de los sinnimos implica distinguirlos como una gama que va desde los trminos homlogos de idntico significado, hasta , los que son simplemente afines. Por su parte, las palabras parnimas son aquellas de escritura y pronunciacin similares, pero de significados diferentes; por eso son origen de confusiones. ejemplo: rectificar y ratificar ahogar y arrogar infligir e infrigir abceso y acceso aptitud y actitud competer y competir sima y cima neologismo seran:holografa, astrobiologa,

25 6. Abreviaturas y siglas. Procrese evitar las abreviaturas, pero cuando ello sea ineludible

explquese su significado. En cuanto a las siglas (denominaciones formadas por las letras iniciales de varias palabras) la primera vez que aparezca debe mostrarse su desarrollo.

7. Repeticin de palabras.
Debe evitar el uso muy frecuente de los mismos trminos dentro de un mismo escrito, mximo si la observacin de esta regla le da elegancia y calidad al escrito. Tal es el caso del uso excesivo de adjetivos como: importante, significativo resollante y otros.

8. Palabras Compuestas.
Frecuentemente surgen dudas sobre el empleo del guin en ciertas palabras compuestas. El guin debe usarse cuando entre los elementos de la palabra compuesta no hay fusin sino contraste. Ejemplo euro-americano, franco-prusiano, conferencia norte-sur. Tambin cuando se trata de dos adjetivos, el primero sin modificar el singular masculino y el segundo en concordancia con un nombre, que anteceda. Ej. clase terica-prctica, seccin tcnica-administrativa. C. EXPRESION DE LAS CANTIDADES'.

Al respecto existen numerosas normas, pero, de ellas, solo se presentar


las de uso ms frecuente.

1. Cantidades sin Unidades.


Las cantidades que no estn seguidas de alguna unidad de medida y compuesta de un solo dgito, se escriben en letras. Ejemplo: El informe consta de cuatro secciones. Cuando las cantidades tienen dos o ms dgitos, se expresan en nmeros. Ej. La empresa tiene 12 gerentes y 18 jefes de departamento.

26

2. Cantidades con unidades. En este caso independientemente del nmero de dgitos, la cantidad se escribe en nmeros. Por ejemplo: La prohibicin del mes fue de 6600 T, y de ellas slo 5 T fueron rechazadas por el control de calidad.

3. Porcentajes.
Siempre se expresan con nmeros, tal como se observa en los siguientes ejemplos. ...15,50 y 25%...
...3,79 %...

...entre 11 y 11,5%...

4. Cantidades Grandes y "Redondas".


Se trata como una combinacn de nmeros y letras. Por ejemplo. Las deuda pblica alcanza a 80.000 millones... De otra forma: La deuda pblica alcanza a 80 mil millones...

D. CORRECCION

Y CREATIVIDAD.

Adems de procurar escribir respetando las normas de idioma, es decir con correccin, el redactor de informes debe expresarse con creatividad. La creatividad en la redaccin de un informe significa buscar las construcciones que mayor inters despierten en el lector. Tambin significa descartar el uso de lugares comunes o frases prefabricadas. Se detallarn algunos casos, que no contribuyen ni a la correccin ni a la creatividad de la expresin.

1. Quesmo.
Es la denominacin dada a una forma viciada de la redaccin, caracterizada por el uso abusivo del que. A continuacin se presentan varios ejemplos de situaciones donde el que es facilmente obviable.

JI

27

Versin original.
Un caso que frecuentemente se encuentra ... ...ms extenso que lo necesario... ...que se refiere a... ...en forma que es fcil de transportar... ...un conjunto de tcnicas que son especialmente adecuadas ...

... se espera que se produzcan 100 T...


- ...esto es lo que no se desea que ocurra... ...las fbricas que producen estos artculos... ...depende de que el criterio que tenga la junta sea favorable...

Versin mejorada.
Un caso frecuentemente encontrado ...

...ms 'extenso de lo necesario..


...referente a... ...en_ forma fcil de transportar. ...un conjunto de tcnicas especialmente adecuadas ... ...se espera producir 100 T... ...esto no debe ocurrir... ... las fbricas productoras de estos artculos... ...depende del criterio favorable de la junta ...

2. Gerundismo. Se origina por el uso de la manera anglosajona del empleo de los verbos en gerundio. Ejemplo: Yersion original. Versin mejorada. ... una cartera conteniendo ... ... una cartera, la cual contiene ... O bien: ... una cartera contentiva... ... un informe describiendo... ... un informe, el cual describe ... ... lleg sentndose ... ... lleg y se sent... ... estoy viajando el prximo lunes ... el prximo lunes viajar a a Mxico... Mxico...

28

3. Lugares comunes.
Quien prepara informes definitivamente debe huir del uso de las trases hechas, las cuales por ser expresiones gastadas, le restan fuerza y elegancia al escrito. Ejemplo de lugares comunes:
... hay que tomar las medidas pertinentes ... ... espero que al recibir la presente, se encuentre bien en unin de sus familiares ... ... hay que llevar la nave del Estado a puerto seguro... ... la problemtica de la empresa... ... en los medio polticos se comenta... ... una documentada conferencia... ... un militar de limpia hoja de servicios ...

4. El eufemismo.
Por tal se entiende a las construcciones suavizadas o camufladas, cuyo fin es disminuir o disimular el verdadero significado de na expresin. Ha de evitarse el abuso de frases eufemsticas, pues es contrario a la claridad del lenguaje. Ejemplo de frases eufemsticas: ... despus de analizar cuidadosamente su solicitud de trabajo, lamentamos no encontrar dentro de la empresa una posicin acorde con su experiencia y conocimientos ... La anterior es una forma muy elaborada de decir lo siguiente: ... lamentamos no poder atender su solicitud de trabajo ... Otro ejemplo de estas expresiones, es el uso de frases negativas dentro de un parrafo afirmativo: ... el auditor omiti, no sin evidente intencionalidad, el sealamiento de los registros no exactos que observ ... Lo anterior deber expresarse de manera directa: ... el auditor, intencionalmente, omiti el sealamiento de los registros inexactos que observ...

29

EJERCICIOS RECOMENDADOS - DOCUMENTOS VARIOS.


1. Suponiendo que Ud. es un gerente de una gran fbrica, enve dos circulares a todo el personal: una enunciando un aumento de sueldos y salariQs; otra enunciando entrega de regalos navideos para los hijos de los empleados y obreros . 2. Redacte dos memorandos. 3. Ensaye a redactar dos telegramas. 4. Redacte una convocatoria para los miembros de una Sociedad de Amigos de la Msica. Imagine una orden del da de por lo menos seis puntos. 5. Redacte un acta correspondiente a la reunin convocada en el numeral

.,

4.
EJERCICIOS RECOMENDADOS - INFORME.
1. Prepara un informe sobre la posible creacin de la Junta de Vecinos en su comunidad. 2. Haga un resumen del informe No. 286. 3.- Haga un bosquejo para escribir un informe so re su trabajo diario. 4. Desarrolle el informe al cual se refiere el bosquejo anterior.

30

ANEXOS

31

LISTA GF.:NERICA DE PARTES

MATERIAL PRELIMINAR

CUERPO

MATERIAL COMPLEMENTARIO

Cubierta

S ccin Inicial Ejemplo 1: Introduccin

Apndices (Anexos)

Portada

Ejemplo 2: Antecedentes Metodologa Ejemplo 3: Marco Conceptual Lmites Mtodos de Presentacin Texto

Simbologa

Carta de presentacin (o prlogo)

Glosario

Prefacio

Referencias Su integracin depende exclusivamente del informe considerado en cada caso. Seccin Fina l , Ejemplo 1: Resultados Ejemplo 2: Conclusiones Indice Bibliografa

Reconocimiento

Lista de contenido

Resumen

Ejemplo 3: Conclusiones Recomendaciones

32
. ,

EJEMPLOS

DE TELEGRAMAS

TELEGRAMA.

Mrida, febrero 3, 1986

Lisandro Castro Calle 25 N2 49 Maturn - - Bscame esa ltima revista publicada Colegio Ingenieros Punto Envamela va area brevedad posible Necestola urgentemente Punto Gracias. Saludos. Nectario Nombre completo: Nectario Silva Firma autntica: Direccin: Av. 3 N2 25-42

2S2

TELEGRAMA.

Mrida, febrero 3, 1986 Corporacin Sigma Avenida 4 Edificio Sigma Maracaibo Atendiendo su avi$o prensa ayer ofrzcole mis servicios profesionales ramo ventas Punto Tengo ocho aos experiencia Punto Puedo presentar referencia varias. Ramn Parima Nombre completo: Ramn Parima Luces Firma autntica: Direccin: Calle 32 N2 3-17 -

..
33

CAD ECA

Caracas, 4 de septiembre de 1991

PARA: DE: ASUNTO:

Ing. Arturo Mayo. Gerente General Lic. Moiss Rernndez. Gerente de Administracin Inicio del presupuesto para 1.992

Hoy realizamos con la asistencia del consultor presupuestario la primera reunin de trabajo para planificar el proceso del presupuesto del ao prximo. En la reunin se elabor lo siguiente: Borrador de las Premisas Presupuestaras 2.- Esquema del cdigo de Cuentas 3.- Plan de trabajo CQn actividades, fechas y responsables
1.-

..

Tambin se acord convpcar una reunin el prximo mircoles con todos los gerentes divisionales para presentarles las "Premisas Presupuestarlas" y el plan de trabajo, para as iniciar el desarrollo el presupuesto. Anexo envo el borrador de las "Premisas" para su debida revisin antes de la r$unin.

Lic. Moiss Bern-ndez

"

34
GIORDAHO BERMAHOS C.A

Reunin del comit Ejecutivo Puerto La cruz. martes 14/2/XX Asistentes: Sr. Provincia Giordano, Presidente Sr. salvatore Giordano, Gerente General Ing. Alex Lpez M., Gerente de construccin Lic. Roberto Barreta, Gerente de Administracin Lic. Jos; o. Ospino, Tesorero Lic. Jos R. Nevero, Gerente de Operaciones Aqto. Enr: ique Pietrolusi, Gerente Tcnico 1.El presidente present el presupuesto de obras para el ao, el cual alcanza a 250 millones de bol1vares. Se comision al Lic. ospino para adeQantar gestiones con los bancos e informar la prxima reunir". se present las "Normas de Operacin y Mantenimiento" para las maquinarias pesadas de la empresa, prepa ado por la Gerencia de Operaciones. El Ing. Nevero informar peridicamente de los resultados de su aplicacin. El Ing. Lpez inform que el movimiento de tierra en el parcelamiento " os Bucares" ya finaliz y que podr1an comenzarse las gest ones de ventas. se acord que el Lic. Ospino tambin explore 1 con los bancos el posible financiamiento a los compradores. ! formar en la prxima reunin. El Lic. Barreto present las dos cotizaciones que se solicitaron para el desarrollo de los sistemas y procedimientos para el trea Admini' strativa. se acord aprobar el de la firma "Sistemas Integrales" y encargar al Lic. Barreta de la supervisin del proyecto.

2.-

3.-

4.-

Preparado por: J.D. Ospino Revisada por: Provincia Giordano

..
35

CONfOCATORIA
Se convoca a los Estado Tchira para celebrarse en su sede orden del da:
1.-

iembros del Centro de Ingenieros del una reunin ordinaria que habr de 1 prximo viernes 18 del corriente mes

de abril a las 8:00 p,m., para la cual regir el siguiente Comprobacin de qurum Lectura y co sideracin del orden del da Lectura
y consideracin

2.3.-

del

acta

de

la reunin

anterior. 4. Denuncia sobre ejercicio ilegal de la ingeniera en jurisdiccin del Centro. 5.Representacin del Centro en las. VII Jornadas de Diseo Hidrulico que tendrn lugar en diciembre, en Barquisimeto. 6.Seleccin dei orador de orden con motivo del reconocimiento al Ing. Sabino . Glvez por sus 50 aos de graduado. Intercambio deportivo con el Centro de Ingenieros del Zulia. 8.Consideracim de admisin de estudiantes al Centro para el disf ute de sus instalaciones. 9.Informe del oordinador de la Biblioteca.

7.-

10.- Derecho de palabra. San Cristbal, 15 de abril de 1986 La Junta Directiva

'o

>

36

EJEMPLOS DE VERSIOH FIHAL DEL ESQUEMA DE UH IHFORKE

)JQ

1
BXTKIIISIOB GRAPICAS PARXBS DEL

)JQ

2
Ja:rRHSIOir

PARXBS DEL
DIPORKB

(l)
OBJETIVOS

GRAPICAS

PORTADAS OBJETIVOS LISTA DE CONT. !.-RESUMEN II.-INFORMACION PRELIMINAR A.-DATOS BASICOS B.-DESCRIPCION DEL PROCESO Croquis III.-DESCRIPCION DEL ACCIDENTE A.-APRECIACION DB LOS TESTIGOS B.-EFECTO EN LOS TRABAJ. ADORES C.-EFECTO EN LOS EQUIPOS Potografias IV.-ANALISIS A.-PROBABLES CAUSAS B.-COSTOS ASOCIADOS V.-CONCLUSIONES VI. -RECOMENDAS

LISTA DE CONTENIDO I.- RESUMEN II.-DATOS BASICOS A.- DEPINICION DEL PROBLEMA B.- ANTECEDENTES Crficos de corrida
S S

lO

III.- ANALISIS A.- DESCRIPCION DEL PROCESO Diagrama de flujo 10 B.- ANALISIS CAUSA EFECTO Digrama causa-efecto 10 l.-Materiales 2.-Equipoa J.-Procedimientos C.-Personal C.-JERARQUIZACION DE CAUSAS Digrama de pacto 20 IV.- SOLUCIONES POSIBLES 10
15
A.- OPCIONES DB

JS

10

1S

SOLUCIONES B.- BVALUACIONES DB OPCIONES Matriz de evaluac. 10

1S
S

CIONES VII.-APENOICES A.-INFORMES DEL DPTO. MEDICO B.-INFORME DEL JEPB DB TURNO C.-INFORME DEL OPTO. DE KANT.

v.-

CONCLUSIONES -

VI. -RECOMENDA-

VII.- APENDICES
A.- DATOS DE LOS ULTI-

B.- CALCULOS DE

JL/sc

. ,

37

E J E M P L O S

D E

A P E N D I C E S

BJEHPLOS DB DIPOIU4ES

JIATBIUAL

Anlisis de la incidencia en una empresa, del nuevo contrato Co. lectivo del sindicato profesional. Estudio de Mercado del Talco.

.
.

UBICACIOlf CUerpo Apndices (Anexos)

Texto completo del contrato colectivo.

X X

Estudio de factibilidad para una planta de prefabricados.

. .

Clculo de la ecuacin de la curva, para la proyeccin del consumo. Diagrama del proceso. Costo de los ecr.1ipoa. Cotizacin de los equipos.

EJEMPLO DE SIMBOLOGIA O NOMENCLATURA

S I M B O L O S

Los smbolos descritos a propsito del lenguaje del diagrama del proceso, tienen los siguientes significados:

o
o

Operacin Transporte

..

e>

Almacenamiento

E pera o almacenamiento temporal Control (de calidad o de cantidad)

D
ac.

"

li

.S

)8

NOMBRE DE LA ORGA!JIZACION QUE LO I E

Nmero de serie

ITULO

Autor

Sell(), escudo o e1'41blema de la Organizacin

Nmero del ejemplar

Lugar de la publicacin

Fecha de la publicacin Clasificacin (en su caso)

39

Valencia, 25 ' de septiembre de 1.994

Dr. Enrique Rosas INVERSIONES DOCE C.A. Valencia.

Estimado Dr. Rosas

Nos es grato presentarle el informe que contiene los resultados del estudio preliminar realizado sobre el taller "PROMETAL", de acuerdo a su requerimiento de nuestros servicios profesionales. Es e estudio fue realizado por nuestros profesionales en el lap: so de una semana, conforme a la premura por usted manifestada. . En la espera que sea este informe de su satisfaccin le saluda. Atentamente, ; POR: SAIC Arqumedes Romn Director Gerente
1

.,

40

CARTA DE PRESENTACIOH

Caracas, 10 de septiembre de 1986 Ciudadano Ing. SILVINO VILLA Gerente General de la Divisin de Ingeniera Corporacin Venezolana de Desarrollo de Trujillo Ciudad. Distinguido seor Gerente: Tengo el agrado . de d rigirme a Ud. en la opoprtunidad remitirle adjunto a la presente comunicacin, el informe inspeccin NS28 correspondie te a los trabajos de construccin de carretera Valera-Pampanito, los cuales fueron encomendados a empresa X mediante el contrato NS2 86-91. Este informe se refiere mes de agosto del ao en curso. de de la la al

Altentamente 1 Firma.

Anexo: Informe C.c: Subgerente.


,.
1

41

LISTA DE TABLAS TABLA l.-Nmero de unidad de debate PAGINA 65 ILUSTRACION

LISTA DE ILUSTRACIONES PAGINA

l.-Prioridades de financiacin presupuesto general, ao fiscal, 1979...... 2 2.-Programa de conservacin ecolgica por zona, ao fiscal, 1979............ 4 l.-Programa de investigacin para la recontruccin de desperdicio por zona y clae 19

2.-Clasificacin de grupos segn su calificcin en la clase

l.-Diferencias sociol6gicas entre grupo

4.-Campo de especializacin de cada grupo .

68

4.-Beca para experimentos, ao fiscal, 1979.............................. 21 5.-Programas de reconstitucin de desperdicios lido por distritos de lo Angel ll 6.-Claeificacin de fuentes de aguas para el acueducto del Condado de Loe Angeles............................... 46

s.-Diferencias ociolgicas entre lo gru o que respondieron a la Fase Iy los que r pondieron a la Fase II...

6.-Mtodo que e us para determinar el niv l de vindicacin o de las interrogacin ee n la respuesta

69 7.-Relaci6n entre el costo de reconstruccin y el costo de manipulacin.. 4B

7.-Comparacin de las evaluaciones hechas por el grupo total y los subtotal

70

B.-Relacin de eficiencia del proceso de reconstruccin de desperdicios slidos.............................. 9.-Presupuesto de costos para redistribucin a desagUas de zonas y comparacin con la alternativa de tanques de almacenamientos 10.-Gastos anuales para el enfriamiento de aire en algunas fbricas principales para el ao 1982.........

50

B.-Diseo para el anlisis de los datos: Pri1

mera Hiptesis........................

72

9.-Diseo para el anlisis de loe Datos: Segunda y tercera parte

61

7l

64

LISTA DE TABLAS TABLA l.-Composicin de los desperdicios slidos por zonas urbana . 2.-0rigen y tipos de desperdicios industria l.-Composicin de los desperdicios slidos sor zonas agricolas 4.-Generacin por tipos de desperdicios de ]as industrias de minerales y de combustibles fsiles (1979) LI TA DE ILUSTRACIONES ILUSTRACIONES l.-Curva de poblacin del estado de Califorqia.................................... 2.-Cuadro de gasto de reconstruccin de desperdicios por cifras histricas ao (aos 196B-1974) y presupuestadas (aos JJ979-197B _ -..... 3.-Gastoa del sistema de recoleccin de des gUes por cifras histricas (ao 1979-19B2

PGINA 15 22 25

65

27

l5 4l

.
TABLAS DE CONTENIDO PGINA CARTA DB TRMITE ii LISTA DB TABLAS iv LISTA DE GRFICOS V OTROS MATERIALES ILUSTRADOS vi RESUMEN DE OBSERVACIONES Y CONCLUSIONES Seccin l.-CARACTERSTICAS DEL MERCADO TURSTICO BN EL REA METROPOLITANA DE LOS ANGELES Bl mercado actual Tamao del mercado Origen del turista Cambio de temporada Gastos Lugares que visitan Bl mercado en 1985 II.-ASPECTOS CLAVES DE LOS ATRACTIVOS TURSTICOS EXITOSOS Factores generales del 6xito.
Instalaciones ..

42
PGINA Secci6n III.-POSIBILIDADES ECONMICAS PARA CONSTRUIR EL CENTRO TURSTICO PROPUESTO
Aaiatancia anual

19 19
21 22 24 25 27 28

l l l

2 2
4

'

Descrip. del ingreso por gastos de cada asistente . Presupuestos de gastos, inversiones y revalorizaci6n de capital Utilidad neta Recuperaci6n de la inversi6n Concluaion IV. BSTABILIDAD DEL CENTRO TURSTICO Req. be. para que el centro tenga 6xito Inetalacione 1Jbicaci6n Peraonal Reglamento de Zonificaci6n Propiedad Limitada Canalea para prevenir inundacJ.onee !'

28 28
30 31 32 32 33

10 10 10
12 13

Localidad Personal Otras consideraciones para lee instalaciones propuestas del Centro de Reuniones Cbs Atractivos familiares Atractivos juveniles III

14 14
15

Zonificaci6n 33 Limitaciones de Producci6n 34 Plan Generala lD anteproyecto propuesto 36 Anteproyecto de monoriel 39 v. Conclusiones y Recomendaciones 42- 43 BIBLIOGRAFA. y APNDICES 44- 45 As Distribucin de conformaci6n del mercado 46 Bs Investig. de loe principales atractivos en el sur de California. .......... 51 C: Definici6n de las reas. ................ 57

TABLA DE CONTENIDO PAC:INA CARTA DB TRMITE LISTA DE TABLAS LISTAS DE GRFICOS. OTROS MATERIALES ILUSTRATIVOS RESUMEN DE OBSERVACIONES Y CONCLUSIONES Seccin I.-CARACETRISTICAS DEL MERCADO TURSTICO EN EL iREA METROPOLITANA DE LOS ANGELES 1 El mecardo actual. Tamao del merca o. Origen de turistas.Cambio de tempor da. Gasto. Lugar es que visitan. El m1'rcado en 1985. II.-ASPECTOS CLAVES DE LOS ATRACTIVOS TURSTICOS EXITOSOS............. 10 Factores generales del 6xito. Instaiaciones. Localidad. Personal. otras conide raciones para las instalaciones propuestas del Centro de Reuniones de Cbs. Atractivos familiares. Atractivos Juvenfles. Otras consideraciones III
I. ii

TABLA DE CONTENIDO PAGINA CARTA DE TRMITE............... ii LISTA DE TABLAS. ................. iv LISTA DE GRFICOS. .................................. v OTROS MATERIALES ILUSTRATIVOS. vii RESUMEN DE OBSERVACIONES Y CONCLUSIONES. viii Secci6n CARACTERSTICAS DEL MERCADO TURSTICO EN EL REA METROPOLITANA DE LOS ANGELES II. ASPECTOS CLAVES DE LOS ATRACTIVOS TURISTICOS EXITOSOS III. POSIBILIDADES ECONMICAS PARA CONSTRUIR EL CENTRO TRUISTICO PROPUESTO . IV. ESTABLECIMIENTO DEL CENTRO TURSTICO V. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES BIBLIOGRAFA . APNDICES III

iv
V

vi vii

10

19 28

42
44

45

.,

43

Jr.rAPAS Bll U PROOOCCIOII DB UJI Illl1'0ilJG

P L A R I F , I e A e I O R DBL IRFORMB )

J
1
ELABORACION DEL INFORME

p RERARACION DE LAS AYUDAS GRAFICAS

1:

. .
BLABORACIOB DEL IBFORMB

DESARROLLO DEL ESQUEMA

REDACCION INICIAL (BORRADOR)

REVISION VISION DEL BORRADOR


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FINAL

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SECUEHCIA DE REDACCIOB DEL IBFORKB

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ANEXOS, REFERENCIAS NOMENCL;I.!l'URA, BTC.

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MODELO GENERAL DE PLANIFICACIN


DF UN INf-ORME

,------------1 Anlisis de la informacin preliminar 1


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Jnfonnacin del Problema dentificacin del Problema o Situacin o Situacin Definicin

Preliminar

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Anlisis del Objetivo o uso dd informe

1 1

Anlisis del Lector dellnfonne

Determinacin
de las Necesidades

de Informacin

Programacin e la bsqueda e Infonnaci

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Bsqueda y

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Seleccin dellnfonne adecuado 111
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Anli!:!s de !a Infonnacin

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LISTA G NRICA DE PARTES A(}

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MATERIAL PRELIMINAR

CUERPO
Seccin Inicial Ejemplo!: Introduccin Ejemplo2: Antecedentes Metodologa Ejemplo 3: Marco conceptual Lhnites Mtodo de Presentacin Texto Su integracin depende exclusivamente del infom1e considerado en cada caso Seccin Final Ejemplo 1: Resultados Ejemplo 2: Con clusiones Ejemplo 3: Conclus . Recomendaciones

MATERIAL CO:MPLEMENT ARIO

Cubierta
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Apndices (Anexos) Simbologa Glosario Referencias Bibliografia

Portada?
Carta de Presentacin

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Prefacio

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Reconocimientos Lista de Contenido

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Resumen
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RECOMENDACIONES PARA LA REDACCIN DE INFORMES.
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l. Deben p rmitir tomar una decisin o realizar una accin. Deben ser tiles para determinado trabajo. 2. Deben tener una fmalidad o propsito especfico, por tanto, no pueden divagar ai tratar generalidades. 3. Deben mcluir slo los datos o cifras importantes. El exceso de detalles distrae e impide apreciar lo realmente importante. 4. Deben u ar un vocabulario dinmico y evitar trminos generales, abstractos o vagos. : 5. Deben estar al nivel del lector en cuanto a la informacin previa que ste tenga, y el nivel tcnico que pueda comprender. 6. Deben resaltar lo ms importante. Para ello use subttulos, subraye, r lo importante y use ilustraciones. ...------- 7. Deben e itar detalles innecesarios. 8. Deben ptesentarse en un estilo o formato estndar.
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9. Deben p epararse a tiempo.


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1O.Deben s r todo lo breve que el tema permita .

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Rodeos intiles

10- Es por eso por 1o que hemos de hocer un esfuerzo muy gronde. 20- Los que tienen 1a responsobil idod de dor o conocer 1o que de . hecho ho sucedido . J 30- Se le ho de conceder, siempre y cuondo tengon en cuento lo condicin que se 1 es ho impuesto. j 40- Ser entonces cuondo nosotros \t endremos que hacer todo lo que sea . posi b1e parfl impedir que sucedfl. ' .;,!YI- "' "'rrn;; \ 50- t'le estoy dirigiendo a usted para hacerle una atenta splica n el sen ti do de que se sirva tener o bien. 60- Corno yo lo he expresado en lneas anteriores, repito que rne encuentro en 1 a rnej or de 1as di sposi ciones para 11evar a cabo todas 1 as cosas que me sefln encomendadas. 7 o - t"le reitero de usted como su atento y seguro servidor.

Po1obros sobrantes (redundonci os)


1.- t'"ledionte lo pres .me dirijo o usted... 20- STn mfls que decirle, nos despedimos ... 30- Presentflremos un breve . resumen... ' .1 - - . l ' 1 ' ..._ 1. "\.....-;, _.tl., .-, - r '1." '- ' ... C v 4 _ - ,.1 ,. ! 1 ( l (1 : J.;:;t _ 1 'J :__'1 _
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5.- i\d juiiLaittu a la ,

6.- lloc e .._.. cirltiir,:;; o: riu ::; .:,({:;; _ 7 o - Una e t! ui Lit:i 1ouo Lit: ii1V l. iyac ui1t:...
Gerundismo

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lo lista...

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1.- Pueden ocurrir cambios irreversibles destruyendo la estructura qumico. 20 - El progreso se avecina, impulsand la educacin y proteg endo a la f arnil ia. 30- Refllizorn irnportontes obras social es beneficiando a los ms necesitados. 4- Habr un cambio en la economa estimulando los factores de productividad. 50- Aumentando legolmente la remunerocin de los jubilaciones se cumplir un perodo acto de justicio sociaL cv 60- Se obtiene un gran beneficio en cuonto propiedodes f ormflndo prepol meros de alto peso molecular. 70- Se ho publicado un decreto modificondo el procedimiento de ingreso en

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DEPARTAMENTO DE INVESTIGACIN

CONSTRUCCIONES PARA ENLAZAR PRRAFOS (CONECTORES)

Desde este punto q vista Dentro de este ordW de ideas Se podria resumir a ontinuacin As se ha verificado Pero en segundo lugar, Cabe considerar, por otra parte, Es evidente, Se evidencia, entonces Debe sealarse, Los caracteres enumerados En la medidaque el, componentes ms Uno de los import tes, De este modo En resumidas cuenlas,. Dentro dee te marco de ideas, Importa, y por muchas razones Habida Cl)enta, De esta manera, Esf)t)r ello De all pues, que Dicho de otro modo Por otra parte se plantea entonces el problema Finalmente En efecto, Sin duda, Ahonrbien, Por esto, Por lo dems, ..... Se explica, Es cierto, Evidentemente, El anlisis precedente, En la perspectiva que aqu se adopta Se observa que, Es de hacer anotar

Si bien es cierto, En otras_Qalabras, Sucede pues que, Se tiene pues, que Es por eso,_que Por consiguiente, Siendo las cosas as resulta claro, Por ltimo, es conveniente anotar, A ttulo ilustrativo, se indican Algunas de sus manifestaciones, Se trata, En este sentido se comprende, Se trata de, Visto de esta forma, Visto de esta forma, el estudio_Qermite orientar Con ello se quiere significar, El reordenamiento En esta perspectiva Se debe_pues, Precisando, antes que nada, Toda reflexin se inscribe, Por supuesto que este fenmeno, Resulta claro, En atencin a laproblemtica expuesta De hecho, En todo caso, En lo esencial, Retomando la expresin de, Este anlisis, En la opinin del autor (a) En las generalizaciones anteriores, Cabe sealar, De lo antes e uesto se desprende De lo antes sealado surg_e En otro orden de ideas.

COl'i'ECT ORES PARA REDACCION DE TEXTOS


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INTRODUCIR EL TKMA El tema del texto El objetivo principal de Nos proponemos exponer Este texto trata ele Nos dirigimos a usted para INICIAR UN TEl\'IA NUEVO Con respecto a En cuanto a En relacin con Acerca de Otro punto es Por lo que se refiere a El siguiente punto es DISTINGUIR Por un lado Por una parte En cambio Por otra Por otro Sin embargo Ahora bien No obstante Porel contrario CONTINUAR SOBRE EL MISMO Pli'NTO Adems Luego Despus As mismo A continuacin As pues HACER HINCAPIE Es decir En otras palabras Dicho de otra manera Como se ha dicho Vale la pena decir Hay que hacer notar Lo mas mportante La idea central es Hay que destacar Hay que tener en cuenta O sea Esta es En efecto
.

DETALLAR Por ejemplo En particular En el caso de A saber


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RESL llR En resun1en Recapi mlando Brevem ente En pocas pa.labras Globalm ente Recogiendo lo ms importantt En conjunto ACABAR En conclusin Para concluir Para finalizar As pues En definitivo
Th1>ICAR TIEMPO Antes Ahora mismo Anteriorm ente Poco antes Al mismo tiempo Simultneamente En el mismo momento Entonces .. Despus Mas tarde Mas adelante A continuacn Acto seguido

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INDICAR CAUSA Porque Visto que A causa de Por razn de Con motivo de Ya que Puesto que Gracias a Gracia s que Por culpa de Pues Como

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