ANLISIS FUNCIONAL

Ing. Vctor Espinoza Aranda ESCUELA DE POSTGRADO Y ESTUDIOS CONTINUOS UPN CAJAMARCA

Anlisis Funcional
Herramienta de gestin que te permitir conocer: Como identificar la funcin principal de un puesto. La diferencia entre la funcin operativa y la funcin de direccin. Las brechas de competencias laborales.

TALLER 1
IDENTIFICACIN DE COMPETENCIAS

IDENTIFICACIN DE COMPETENCIAS
Se realiza a partir del Anlisis de Puestos Se tiene que considerar que : 1. Los puestos no tienen un contenido fijo en el tiempo 2. Las misiones de los puestos 3. Las funciones y tareas 4. Las responsabilidades 5. Los riesgos 6. El ambiente de trabajo, etc.

Etapas
1. La Descripcin de las Tareas, Actividades, Operaciones, Funciones y Misiones del Puesto

2.

La Identificacin de las Competencias

 DETERMINACION DE LAS ACTIVIDADES ESENCIALES

Una Actividad Esencial

1. Tiene el mayor impacto para la organizacin porque genera resultados que agregan valor. 2. Demanda mayores recursos (conocimientos, habilidades, destrezas, etc.) 3. Se debe asegurar que la persona que ocupe el puesto lo desempee con competencia

LISTADO DE ACTIVIDADES Y DETERMINACION DE LAS COMPETENCIAS CLAVES DE LOS PUESTOS

N

CE

CM

ACTIVIDADES

ESCALA PARA LA CALIFICACIN DE LAS ACTIVIDADES

Las siguientes escalas sirven para identificar las ACTIVIDADES ESENCIALES DE LOS PUESTOS

ESCALAS / DEFINICIN
FRECUENCIA

PREGUNTAS A HACERSE
Con qu frecuencia se realiza esta tarea? Si la frecuencia es variable: Cul es la frecuencia tpica de ejecucin de esta actividad?

CONSECUENCIA DELOS ERRORES Es decir que tan graves son las consecuencias por un incorrecto desempeo de la actividad

Qu tan graves son las consecuencias por un incorrecto desempeo de la actividad?

COMPLEJIDAD Es decir el grado de esfuerzo y el nivel de conocimientos y destrezas que se requieren para desempear la actividad

Qu tanto esfuerzo supone desempear la actividad? O, alternativamente Requiere el desempeo de esta actividad un elevado grado de conocimiento y habilidades?

GRADACIN DE LAS ESCALAS

CONSECUENCIAS DE LOS ERRORES GRADO FRECUENCIA COMPLEJIDAD

Todos los das

Consecuencias muy graves: Pueden afectar a toda la organizacin en mltiples aspectos

Consecuencias graves: Pueden afectar resultados, procesos, o reas funcionales de la organizacin

Mxima complejidad: La actividad demanda el mayor grado de esfuerzo / conocimientos / habilidades Alta Complejidad: La actividad demanda considerable grado de esfuerzo / conocimientos / habilidades Complejidad Moderada: La actividad demanda un grado medio de esfuerzo / conocimientos / habilidades Baja Complejidad: La actividad demanda un grado bajo de esfuerzo / conocimientos / habilidades Mnima Complejidad: La actividad demanda un grado mnimo de esfuerzo / conocimientos / habilidades

Al menos una vez por semana Al menos una vez cada quince das Una vez al mes

Consecuencias considerables: Repercuten negativamente en los resultados o el trabajo de otros

Consecuencias menores: Cierta incidencia en resultados o actividades que pertenecen al mismo puesto

Otro (trimestral, semestral, anual, etc)

Consecuencias Mnimas: Ninguna incidencia en resultados o actividades

PUNTAJE TOTAL

Total = Frecuencia + (CE *CM)

Ejemplo: Asistente de Personal

Ejemplo: Asistente de Seleccin de Personal

ACTIVIDADES F CE CM TOT

1. Atiende las solicitudes de contratacin de personal 2. Entrega al jefe de seleccin los requerimientos de personal 3. Llama a las agencias de empleo y consultoras 4. Recibe las hojas de vida de los aspirantes 5. Indaga referencias de trabajo 6. Solicita datos faltantes de delas hojas de vida 7. Informa sobre la indagacin de referencias 8. Colabora en la seleccin de los Mtodos de Evaluacin 9. Convoca a los candidatos a la entrevista 10. Aplica las pruebas de evaluacin de los candidatos 11. Entrevista a los candidatos en la fase preliminar 12. Elabora reportes de evaluacin de pruebas y entrevistas

2 2 3 5 3 3 3 3 3 4 4 3

3 2 3 3 4 4 3 3 4 4 3 3

2 1 2 2 3 2 2 3 1 3 4 5

8 4 9 11 15 11 9 12 7 16 16 18

Determinacin de Competencias
Actividades esenciales
1. Elabora reportes de evaluacin de pruebas y entrevistas 2. Entrevista a los candidatos en la fase preliminar 3. Aplica las pruebas de evaluacin de los candidatos 4. Indaga referencias de trabajo

Conocimientos
Preparacin de informes Tcnica de entrevistas Tcnica de pruebas de evaluacin Saber leer CV

Habilidades

Destrezas
Manejo de equipo de computo

Actitudes
Analtico Imparcial Emptico

Saber preguntar (Comunicacin constructiva) Manejo de equipo de computo Saber preguntar (Comunicacin constructiva)

Analtico

Analtico

TALLER 2
METODOLOGIA MAS EXHAUSTIVA

Anlisis Funcional
1.- Organigrama Funcional 2.- Separar por Tareas 3.- Evaluar Actividades de cada Tarea 4.- Determinar Operaciones de cada Actividad 5.- Definir el Puesto

1.- Organigrama Funcional

Organigrama Estructural
Jefe de Personal

Analista de Beneficios Y Compensaciones

Analista de Relaciones Laborales

Auxiliar de Estadstica

Organigrama Funcional
Jefe de Personal

Administ. Beneficios Y Compensaciones

Administ. Relaciones Laborales

2.- Separar por Tareas

T1

Controlar Mantenimiento del Sistema de Administracin de RR.HH. Administrar las Relaciones Laborales Individuales Mantener el Sistema de Informacin Gerencial de RR.HH.

T2

T3

TAREA
Agrupacin de actividades. Esfuerzo fsico y mental con una objetivo concreto. Por ejemplo una tarea en recursos humanos Procesamiento de Planillas y pago de sueldos. Control de asistencia, reporte, procesamiento de planilla. Revisin y consistencia de planilla, reproceso, emisin de boletas de pago. Emisin y revisin de reportes a contabilidad. Recepcin de dinero, llenado de sobre, pago de sueldos.

3.- Evaluar Actividades de cada Tarea

T1

Controlar Mantenimiento del Sistema de Administracin de RR.HH. AC1 Consistencia del Control de Asistencia AC2 Consistencia de Nmina AC3 Control de Procesos Post Nmina AC4 Control de Actualizacin de Base de Datos Administrar las Relaciones Laborales Individuales AC1 Aplicar RIT/Normas Legales/RSHO AC2 Reuniones de Difusin AC3 Solucin de Reclamos AC4 Control Complementario Leg. Laboral Individual AC5 Seleccin y Contratacin de Personal

T2

T3

Mantener y mejorar el Sistema de Informacin Gerencial de RR.HH. AC1 Anlisis de Informacin Indicadores AC2 Planteamiento de mejora de indicadores AC3 Implantacin de mejora

ACTIVIDAD
Suma de operaciones para el cumplimiento de una actividad de trabajo. Por ejemplo: Registrar y tipear un documento Controlar asistencia y hacer informe. Verificar temperatura, regular y reportar en hoja de seguimiento.

4.- Determinar Operaciones de cada Actividad

T1

Controlar del Sistema de Administracin de RR.HH. AC1 Consistencia del Control de Asistencia OP1 Muestreo Diario- 100 datos OP2 Coordinacin con otras reas casos atpicos OP3 Validacin de inconsistencias encontradas AC2 Consistencia de Nmina OP1 Muestreo de clculos OP2 Correcciones en la Nmina OP3 Validar clculos de tributos AC3 Control de Procesos Post Nmina OP1 Validacin de Aportes AFP OP2 Validacin de Aportes ONP OP3 Validacin PDT-remuneraciones OP4 Validacin de provisiones de interfases AC4 Control de Actualizacin de Base de Datos OP1 Comparacin mensual BD-100% OP2 Solicitar informacin de PIMS Infomante OP3 Correccin de base de datos

T2

Administrar las Relaciones Laborales Individuales AC1 Aplicar RIT/Normas Legales/RSHO OP1 Seguimiento Proceso Administrativo OP2 Sancionar en aplicacin a las normas AC2 Reuniones de Difusin OP1 Programacin de Reuniones OP2 Preparacin OP3 Ejecucin Resultados AC3 Solucin de Reclamos OP1 Recepcin de Reclamo OP2 Investigacin OP3 Respuesta/Solucin AC4 Control Complementario Leg. Laboral Individual OP1 Muestreo de Contratos OP2 Validacin de documentos de obligacin Laboral

AC54

Seleccin y Contratacin de Personal OP1 Evaluacin de Requerimientos OP2 Entrevista OP3 Control de Proceso de Contratacin Criterio de contratacin OP4 Control del Proceso de Induccin OP5 Asegurar el ingreso correcto y completo de informacin del trabajador a la base de datos del SARH

T3

Mantener y mejorar el Sistema de Informacin Gerencial de RR.HH. AC1 Anlisis de Informacin Indicadores OP1 Recopilacin de Informacin OP2 Clasificacin de la Informacin OP3 Comparacin OP3 Resultados - Indicadores OP4 Comentarios AC2 Planteamiento de mejora de indicadores OP1 Histrico de datos OP2 Hiptesis OP3 Mejora AC3 Implantacin de mejora OP1 Coordinacin OP2 Ejecucin OP3 Medicin S/ - US$

OPERACIN
Unidad ms simple del trabajo. Por ejemplo:
Registrar un documento Tipear una carta Hacer un informe. Revisar las tarjetas de asistencia. Verificar temperatura.

5.- Definir la Funcin del Cargo

FUNCIN
Agrupacin de tareas para atender las responsabilidades de un puesto. Por ejemplo: Administrar los sueldos y mantenerlos en un nivel de equidad y competencia. Propiciar un sistema de compensaciones empresariales que premie la eficacia pero que desarrolle ms la atractividad de la organizacin.

Funciones

Tareas

Actividades Actividad 1

Operaciones
Operac. 1 Operac. 2 Operac. 3 Operac. 1 Operac. 2 Operac. 3 Operac. 4 Operac. 1 Operac. 2 Operac. 3 Operac. 4 Operac. 5 Operac. 1 Operac. 2 Operac. 3 Operac. 1 Operac. 2 Operac. 3 Operac. 1 Operac. 2

Tarea 1 Actividad 2

Funcin 1 Tarea 2

Actividad 1

Actividad 2 Actividad 1 Actividad 2

Tarea 3

Funciones

Tareas

Actividades

Operac. Operac. 1 Operac. 2 Operac. 3 Operac. 1 Operac. 2 Operac. 3 Operac. 4 Operac. 1 Operac. 2 Operac. 3 Operac. 4 Operac. 5 Operac. 1 Operac. 2 Operac. 3 Operac. 1 Operac. 2 Operac. 3 Operac. 1 Operac. 2

Tiempo

Frecuencia

Compet. Laboral

Actividad 1 Tarea 1 Actividad 2

Funcin 1 Tarea 2

Actividad 1

Actividad 2 Actividad 1 Actividad 2

Tarea 3

Operaciones Diarias Peridicas Ocasionales

Apreciaciones Operatividad Anlisis Criterios

Delegar Relativamente Delegable

direccin

Pago Mensual: 1,000 u.m.

Debe ser 40%

Actual

Pago actual 800

Debe ser 400

F1

80%

F2

60%

20%

200

600