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Sesin de Encuestas Proyecto: Control de ingreso y salida de materiales de construccin

MINUTA SE-CISMC- 14/06/2013

Control de ingreso y salida de materiales de construccin

Acta N 001 Entrevista al Gerente General


Fecha: 14/06/2013 Lugar: Sala de junta de la empresa Hora de 13h30 a 13h49

Presentes:
Nombre Oscar Quimbiulco
Ing. Eduardo Valds

Puesto
Entrevistador Entrevistado

Firmas

Objetivo de la Reunin: Conocer las necesidades y posibles problemas que VALDEZ&VALDEZ tiene con respecto al Control de Ingreso y salida de materiales, aplicando una entrevista al Gerente de la empresa, para que el equipo de desarrollo tenga un claro dominio del problema.
Resultados de la entrevista:
Pregunta Respuesta

Cmo se encuentra organizada la empresa?

La empresa tiene:
Departamento de contabilidad en la cual se lleva a cabo el aspecto econmico e informacin bodega. Departamento tcnico Departamento administrativo Departamento de obras donde se encuentra el personal para la construccin

Qu reas de las mencionadas estn involucradas en el control de ingreso y salida de materiales?

El departamento de obras con departamento de contabilidad

Cules son las actividades que usted desempea en relacin al proceso mencionado? Qu informacin necesita para hacer el control del proceso?

Control de todo el proceso. El control en la empresa se realiza atreves de las facturas que ingresan a la obra y el residente de la obra es el que descarga el uso de los materiales directamente y reporta a la empresa. Alguien efecta el kardex.

Cmo define sus proveedores? Qu datos la empresa registra de sus proveedores? Quin es la persona encargada de realizar los pedidos a los proveedores? Quin es la persona encargada de recibir los materiales solicitados? Cmo llevan el registro de materiales que ingresan y los materiales que salen? Cuenta con alguna medida de seguridad para el registro de los materiales? Utiliza algn sistema de control para llevar al da los registros del material que ingresa?

Mi actividad es general reviso todo controlando por medio de facturas que ingresan a la obra, y el residente de la obra es el que utiliza los materiales para la construccin los cuales son reportados a la oficina y son llevados por medio de un kardex. Estn registrados en una lista (forma 001)y son elegidos por la ubicacin en donde se llevara a cabo la construccin Nombre del proveedor, direccin, tipos de productos que distribuye, precio de venta del proveedor. (RNF producto para poder elegir un precio conveniente.) El residente se comunica con el gerente de administracin el cual es el encargado de realizar el pedido mediante una llamada al proveedor con el detalle de productos requeridos. El residente de la obra con el bodeguero de la obra

Se los realiza por medio de kardex manualmente por el inconveniente de que los bodegueros no usan muy bien la computadora. No cuenta con una medida de seguridad

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Se los realiza por medio de los kardex manualmente, pero sera ideal que ingrese los materiales con un cdigo de la oficina para que sea manejado en todos los departamentos, y al momento de realizar los planos de la obra con el programa AutoCad tambin saldra el presupuesto, y dara la orden al gerente administrativo para adquirir los materiales a utilizar en la construccin. (los datos que arroja a otros sistemas)

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Cules son las medidas de seguridad para que un material pueda salir de la bodega? Utiliza algn sistema de control para llevar al da los registros existentes en bodega? Quines son las personas interesadas que necesitan esta aplicacin? Cmo le gustara llevar a cabo este proceso? Le gustara a usted realizar algn comentario adicional respecto al proceso que no est inmerso en las preguntas?

No cuenta con una medida de seguridad se confa en el residente y el bodeguero

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parte tcnica
Contador Gerente Administrativo Gerente General

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Poder interactuar con todos los departamentos tener una misma informacin ya que muchas veces se escapa un poco de informacin y chequeo por ejemplo contabilidad a veces no sabe cunto se pidi o cuanto hay, sea falta informacin y la nica manera de manejarla es que todos podemos manejar esa informacin as no existir problemas. Algo que podemos incluir en el asunto es en la parte de contabilidad que genera el respectivos recibos de ingreso y egreso y genera el cheque elaborado como gerente, chequeado que bodega recibi ese material para la cual debe haber una vinculacin con la obra. Los inventario en bodega diarios para poder controlar la cantidad de material, cuando ingreses al sistemas te indique la cantidad de productos que posee la bodega y no dependas del residente si no que ya tienes la informacin de los materiales. Los inventarios de bodega que pueda tomar los correctivos del caso, decir que pasa de acuerdo a mis reportes ya cuento con 20 sacos de cemento porque no realizan el pedido del producto. Computadoras de Escritorio Computadoras Porttiles

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Qu tipo de informacin requerira usted que el sistema le otorgue?

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Qu tipo de informacin requiere para la toma de decisiones?

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Con que equipos computacionales cuanta? Con que tipo de software trabaja la empresa? Con que frecuencia usted respalda su informacin?

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Nosotros utilizamos Ares y uno que se llama ACF y para la parte contable se usa Monica7

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Qu aspectos tecnolgicos la empresa tiene pendiente a corto plazo adquirirlos?

Me gustara tambin adquirir un servidor para poder manejar toda la informacin seria genial, ya que si tuviera un programa de esa magnitud necesitara un sitio donde se almacenara toda la informacin.