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Gua Prctica de los procedimientos contractuales para las acciones exteriores de la Unin Europea

Aplicable a partir del 1 de enero de 2013

ndice

1. INTRODUCCIN....................................................................................................7 2. NORMAS BSICAS ................................................................................................9


2.1. Generalidades 2.2. Modos de gestin 2.3. Criterios de elegibilidad y otros principios fundamentales
2.3.1. 2.3.2. 2.3.3. 2.3.4. Las normas de nacionalidad y origen Excepciones de la norma de nacionalidad y origen Criterios de exclusin Sanciones reglamentarias: sanciones administrativas y financieras

9 9 12
12 15 16 20 21 21

2.3.5. Visibilidad 2.3.6. Otros aspectos esenciales

2.4. Procedimientos de contratacin pblica


2.4.1. Procedimiento aplicable 2.4.2. Procedimiento abierto 2.4.3. Procedimiento restringido 2.4.4. 2.4.5. 2.4.6. 2.4.7. Procedimiento negociado en rgimen competitivo Contratos marco Sistema dinmico de adquisicin Dilogo competitivo

23
23 24 25 26 26 26 27 28 29 29 30 35 36 37 39

2.4.8. Procedimiento negociado/procedimiento de contratacin directa 2.4.9. Competencia leal y transparente 2.4.10. Preferencias (solo FED) 2.4.11. 2.4.12. 2.4.13. 2.4.14. Criterios de seleccin y adjudicacin Procedimiento con clusula suspensiva Anulacin de los procedimientos de contratacin pblica Clusulas deontolgicas

2.4.15. Recursos jurdicos

2.5. 2.6. 2.7. 2.8.

Volumen de los contratos Pliego de Condiciones y especificaciones tcnicas Procedimientos de conciliacin y arbitraje El Comit de Evaluacin

41 41 42 43
43 44 45 46 46
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2.8.1. Nombramiento y composicin 2.8.2. Imparcialidad y confidencialidad 2.8.3. Responsabilidades de los miembros del Comit de Evaluacin 2.8.4. Calendario 2.8.5. Perodo de validez
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2.9. Adjudicacin del contrato (excepto para los contratos de servicios, vase el captulo 3)
2.9.1. Notificacin al adjudicatario 2.9.2. Preparacin del contrato y firma 2.9.3. Publicacin de la adjudicacin del contrato

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47 48 49

2.10. Modificacin de los contratos


2.10.1. Principios generales 2.10.2. Preparacin de un apndice

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50 52

3. CONTRATOS DE SERVICIOS ...............................................................................54


3.1. Introduccin
3.1.1. Tipos de contratos de servicios

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54

3.2. Procedimientos de contratacin pblica


3.2.1. 3.2.2. 3.2.3. 3.2.4. Contratos por un importe igual o superior a 300 000 EUR Contratos por un importe inferior a 300 000 EUR Contratos por un importe inferior o igual a 20 000 EUR Procedimientos aplicables sin lmites mximos

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57 57 57 57

3.3. Procedimiento restringido (para contratos por un importe igual o superior a 300 000 EUR)
3.3.1. Publicidad 3.3.2. Elaboracin de las listas restringidas 3.3.3. Redaccin y contenido del expediente de licitacin 3.3.4. Criterios de adjudicacin 3.3.5. Informacin complementaria durante el procedimiento 3.3.6. Plazo de presentacin de las ofertas 3.3.7. Perodo de validez 3.3.8. Presentacin de las ofertas 3.3.9. El Comit de Evaluacin 3.3.10. 3.3.11. 3.3.12. 3.3.13. Fases del proceso de evaluacin Anulacin del procedimiento de licitacin Adjudicacin del contrato Puesta a disposicin y sustitucin de los expertos

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59 61 63 64 65 65 66 66 66 67 74 74 81

3.4. Procedimientos de adjudicacin de contratos por un importe inferior a 300 000 EUR 83
3.4.1. Contratos marco 3.4.2. Procedimiento negociado en rgimen competitivo 83 86

3.5. Modificacin de los contratos de servicios

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4. CONTRATOS DE SUMINISTROS ..........................................................................88


4.1. Introduccin 4.2. Procedimientos de contratacin pblica
4.2.1. Contratos por un importe igual o superior a 300 000 EUR
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4.2.2. Contratos por un importe superior a 100 000 EUR e inferior a 300 000 EUR 4.2.3. Contratos por un importe inferior a 100 000 EUR 4.2.4. Contratos por un valor igual o inferior a 20 000 EUR 4.2.5. Procedimientos aplicables sin lmites mximos

88 88 89 89

4.3. Licitacin internacional abierta para contratos por un importe igual o superior a 300 000 EUR
4.3.1. 4.3.2. 4.3.3. 4.3.4. Publicidad Redaccin y contenido del expediente de licitacin Criterios de seleccin y adjudicacin Informacin complementaria durante el procedimiento

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91 92 94 96 96 97 97 97 97 103 103

4.3.5. Plazo de entrega de las ofertas 4.3.6. Perodo de validez 4.3.7. Presentacin de las ofertas 4.3.8. El Comit de Evaluacin 4.3.9. Fases del proceso de evaluacin 4.3.10. Anulacin del procedimiento de licitacin 4.3.11. Adjudicacin del contrato

4.4. Procedimiento negociado en rgimen competitivo para contratos por un importe inferior a 100 000 EUR 4.5. Modificacin de los contratos de suministros

104 105

5. CONTRATOS DE OBRAS ....................................................................................106


5.1. Introduccin 5.2. Procedimientos de contratacin pblica
5.2.1. Contratos por un importe igual o superior a 5 000 000 EUR 5.2.2. Contratos por un importe de ms de 300 000 EUR y menos de 5 000 000 EUR 5.2.3. Contratos por un importe inferior a 300 000 EUR 5.2.4. Contratos por un importe inferior a 20 000 EUR 5.2.5. Procedimientos aplicables sin lmites mximos

106 106
106 106 107 107 107

5.3. Licitacin internacional abierta (para contratos por un importe igual o superior a 5 000 000 EUR)
5.3.1. Publicidad 5.3.2. Redaccin y contenido del expediente de licitacin 5.3.3. Criterios de seleccin y adjudicacin 5.3.4. Informacin complementaria durante el procedimiento 5.3.5. Plazo de entrega de las ofertas 5.3.6. 5.3.7. 5.3.8. 5.3.9. Perodo de validez Presentacin de las ofertas El Comit de Evaluacin Fases del proceso de evaluacin

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109 110 112 113 114 114 114 114 115 119 119

5.3.10. Anulacin del procedimiento de licitacin 5.3.11. Adjudicacin del contrato


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5.4. Procedimiento restringido para contratos por un importe igual o superior a 5 000 000 EUR.
5.4.1. Publicidad 5.4.2. Elaboracin de las listas restringidas

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120 122

5.5. Licitacin abierta local (para contratos por un importe igual o superior a 300 000 EUR e inferior a 5 000 000 EUR) 5.6. Procedimiento negociado en rgimen competitivo 5.7. Modificacin de los contratos de obras

124 125 126

6. SUBVENCIONES ................................................................................................128
6.1. Normas bsicas aplicables a los contratos de subvencin
6.1.1. Definicin

128
128

6.2. Formas de las subvenciones


6.2.1. Opciones de costes simplificados

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131

6.3. Generalidades
6.3.1. Modos de gestin 6.3.2. Instrumentos de gestin 6.3.3. Criterios de elegibilidad 6.3.4. Programacin 6.3.5. Transparencia 6.3.6. Igualdad de trato 6.3.7. No acumulacin 6.3.8. No retroactividad 6.3.9. Cofinanciacin 6.3.10. Norma de no rentabilidad 6.3.11. Otros aspectos esenciales

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132 134 134 135 136 136 136 136 137 138 139

6.4. Procedimientos de concesin


6.4.1. Convocatoria de propuestas 6.4.2. Subvenciones concedidas sin convocatoria de propuestas (concesin directa)

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139 140

6.5. Convocatoria de propuestas


6.5.1. Publicidad 6.5.2. Redaccin y contenido de la Gua para los solicitantes 6.5.3. Criterios de elegibilidad y de evaluacin (seleccin y concesin) 6.5.4. Informacin complementaria antes del vencimiento del plazo de presentacin de ofertas 6.5.5. Plazo para la presentacin de propuestas 6.5.6. Presentacin de propuestas 6.5.7. El Comit de Evaluacin 6.5.8. Fases del proceso de evaluacin 6.5.9. Anulacin del procedimiento de convocatoria de propuestas 6.5.10. Concesin de subvenciones 6.5.11. Caractersticas del contrato normalizado de subvencin
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6.6. Subvenciones de escasa cuanta 6.7. Convocatoria de propuestas restringida 6.8. Modificacin de los contratos de subvencin
6.8.1. Principios generales 6.8.2. Preparacin de los apndices

158 159 159


159 160

6.9. Subcontratacin y redistribucin de las subvenciones por los beneficiarios de subvenciones 6.10. Subvenciones a organizaciones internacionales y organismos nacionales
6.10.1. Subvenciones a organizaciones internacionales 6.10.2. Subvenciones a organismos nacionales

160 161
161 164

7. TEXTOS JURDICOS ..........................................................................................165


7.1. Marco jurdico para la contratacin pblica
7.1.1. Programas financiados con cargo al Presupuesto 7.1.2. Programas financiados con cargo al FED

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165 166

7.2. Marco jurdico para los procedimientos de concesin de subvenciones


7.2.1. Programas financiados con cargo al Presupuesto 7.2.2. Programas financiados con cargo al FED

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166 167

8. LISTA DE ANEXOS ............................................................................................168

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1. Introduccin
Esta Gua Prctica explica los procedimientos contractuales aplicables a todos los contratos de ayuda exterior de la UE financiados con cargo al Presupuesto general de la UE (el Presupuesto) y al 10 Fondo Europeo de Desarrollo (FED). La financiacin de los contratos de accin exterior se regula en los Reglamentos Financieros de la UE y del FED y en los actos de base pertinentes, por ejemplo los Reglamentos de los programas, como el Instrumento de Cooperacin al Desarrollo (ICD), el Instrumento Europeo de Vecindad y Asociacin (IEVA), el Instrumento de Preadhesin (IPA) o el Instrumento Europeo para la Democracia y los Derechos Humanos (IEDDH) para las acciones financiadas con cargo al Presupuesto1, y el Acuerdo de Coton para las acciones financiadas con cargo al FED. Desde la adopcin de la revisin del anexo IV del Acuerdo de Coton en 2008, los contratos pblicos y las subvenciones financiados en el marco del 10 FED se adjudican y ejecutan de acuerdo con las normas de la UE y (salvo en los casos previstos en dichas normas) de conformidad con los procedimientos y documentos normalizados elaborados y publicados por la Comisin para la ejecucin de las operaciones de cooperacin con terceros pases, vigentes en el momento del inicio del procedimiento de que se trate. Las normas de elegibilidad aplicables al FED tambin han sido armonizadas en la medida de lo posible con las del Presupuesto de la UE y son aplicables desde la entrada en vigor del Acuerdo de Coton modificado, en noviembre de 2010. Para los contratos financiados en el marco del 9 FED, consulte la versin de 2007 de esta Gua Prctica, salvo si los acuerdos de financiacin pertinentes han sido modificados para aplicar la versin revisada del anexo IV del Acuerdo de Coton (diciembre de 2008). Esta Gua ofrece a los usuarios la informacin completa necesaria para poner en marcha los procedimientos de contratacin pblica o de concesin de subvenciones, desde los primeros pasos hasta la adjudicacin, la firma y la ejecucin de los contratos. Los anexos abarcan tanto la fase de adjudicacin como la ejecucin de los contratos. La Gua describe los procedimientos de contratacin que deben utilizarse en el marco de la gestin centralizada (centralizada y centralizada indirecta2) y de la gestin descentralizada con aprobacin previa o controles a posteriori de la Comisin Europea.

Reglamento (CE) n 1638/2006 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 24 de octubre de 2006, por el que se establecen las disposiciones generales relativas a la creacin de un Instrumento Europeo de Vecindad y Asociacin; Reglamento (CE) n 1905/2006 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 18 de diciembre de 2006, por el que se establece un Instrumento de Financiacin de la Cooperacin al Desarrollo; Reglamento (CE) n 1889/2006 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 20 de diciembre de 2006, por el que se establece un instrumento financiero para la promocin de la democracia y de los derechos humanos a escala mundial; Reglamento (Euratom) n 300/2007 del Consejo, de 19 de febrero de 2007, por el que se establece un Instrumento de cooperacin en materia de seguridad nuclear; Reglamento (CE) n 1085/2006 del Consejo, de 17 de julio de 2006, por el que se establece un Instrumento de Ayuda de Preadhesin (IAP); Reglamento (CE) n 1337/2008 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 16 de diciembre de 2008, por el que se establece un mecanismo de respuesta rpida frente a la fuerte subida de los precios de los productos alimenticios en los pases en desarrollo. La gestin centralizada indirecta se refiere a los casos en que la Comisin Europea delega sus competencias a entidades como las agencias ejecutivas de los Estados miembros. Page 7 of 179

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Aunque los procedimientos de contratacin pblica y de concesin de subvenciones aplicables al Presupuesto y al 10 FED son muy similares, en esta Gua se presentan algunas diferencias. En el captulo 7 se enumeran los actos jurdicos pertinentes y en el captulo 8 los anexos de la Gua. El anexo A1 contiene un glosario con los trminos empleados en la Gua. Las operaciones en rgimen de gestin administrativa directa son programas ejecutados por las agencias y servicios pblicos o con participacin pblica del pas beneficiario de que se trate cuando el pas en cuestin dispone, en sus servicios nacionales, de personal de gestin cualificado. Se les aplica un presupuesto-programa: se trata de un documento por el que se establecen los medios materiales y los recursos humanos necesarios, el presupuesto, as como las disposiciones tcnicas y administrativas de aplicacin para la ejecucin de un proyecto durante un perodo de tiempo determinado mediante una gestin administrativa as como, en su caso, mediante la adjudicacin de contratos pblicos y la concesin de subvenciones especficas. Los procedimientos especficos para los contratos en rgimen de gestin administrativa directa y los presupuestos-programas se establecen en una Gua diferente (Gua Prctica de procedimientos para los presupuestos-programas - enfoque por proyecto), aunque en esos casos tambin se aplique la mayora de los procedimientos descritos en la presente Gua Prctica.

Lo que no abarca esta Gua Prctica Lo dispuesto en ella no se aplicar a los contratos en los que la Comisin acte en calidad de rgano de Contratacin, en su nombre y por cuenta propia, en inters exclusivo de la Comisin o por intereses compartidos con los pases beneficiarios. Esos contratos se regirn por lo dispuesto en el ttulo V, captulos 1 y 2, del Reglamento Financiero, y el personal de la Comisin Europea deber utilizar los modelos y procedimientos de contratacin pblica internos (el Vademcum sobre contratacin pblica) para tramitarlos. Esta Gua no se aplicar a las operaciones de ayuda humanitaria ni a las operaciones de emergencia realizadas por ECHO. Tampoco se aplicar cuando los rganos de contratacin sean pases beneficiarios, organizaciones internacionales y organismos nacionales si la Comisin Europea los ha autorizado a utilizar sus propios procedimientos de adjudicacin y concesin de subvenciones, o unos procedimientos acordados entre los donantes de conformidad con el Reglamento pertinente, ni se aplicar a los beneficiarios de subvenciones, que habrn de ajustarse a las disposiciones sobre contratacin que figuran en el anexo IV del contrato normalizado de subvencin. El hermanamiento constituye un instrumento especfico de desarrollo institucional que aporta los conocimientos tcnicos de las administraciones de los Estados miembros a las instituciones pblicas de los pases candidatos, precandidatos y vecinos. El hermanamiento consiste en contratos de subvencin firmados con instituciones pblicas de los Estados miembros. Las operaciones de hermanamiento han de ajustarse a unas normas especficas que se describen en el Manual comn de hermanamiento3.

HERMANAMIENTO DEVCO (en ingls): http://ec.europa.eu/europeaid/where/neighbourhood/overview/twinning_es.htm Manual: http://ec.europa.eu/europeaid/where/neighbourhood/overview/documents/twinning_manual_2012_es.pdf

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2. Normas bsicas
2.1. Generalidades
Los contratos pblicos y las subvenciones se conceden segn una normativa muy estricta. Ello contribuye a garantizar la seleccin, en condiciones de imparcialidad, de beneficiarios de subvenciones y de adjudicatarios con las cualificaciones adecuadas, as como de las ofertas ms ventajosas o de los mejores precios, con la total transparencia que se exige en todo lo relacionado con el uso de fondos pblicos. Esta Gua Prctica consolida los procedimientos establecidos por la Comisin Europea para la adjudicacin de contratos y la concesin de subvenciones en el marco de los programas de ayuda exterior de la UE. Antes de iniciarse un procedimiento de contratacin o de concesin de subvenciones, este deber haber sido aprobado en virtud de una decisin de financiacin y, en su caso, en el marco de un convenio de financiacin posterior, y los fondos debern estar disponibles, salvo en el caso de procedimientos con una clusula suspensiva (vase el punto 2.4.12.).

2.2. Modos de gestin


Los procedimientos de adjudicacin de contratos o de concesin de subvenciones para los proyectos financiados en virtud de los programas de ayuda exterior de la UE varan en funcin de las distintas disposiciones de gestin del proyecto (modos de gestin o mtodos de ejecucin): Gestin centralizada directa. La Comisin Europea es el rgano de Contratacin y adopta decisiones para el pas beneficiario; por lo tanto, en tales casos, las referencias en esta Gua al rgano de Contratacin remiten a la Comisin Europea, que acta en nombre y por cuenta del pas beneficiario. Gestin centralizada indirecta. La Comisin Europea delega determinadas competencias de ejecucin presupuestaria en un organismo nacional, que pasa as a ser el rgano de Contratacin. Dicho organismo nacional suele ser una agencia de desarrollo (o equivalente) de un Estado miembro de la UE. En la mayora de los casos, se aplican las normas y procedimientos del organismo nacional, y no lo dispuesto en esta Gua, pero si la entidad delegada concede subvenciones financiadas con cargo al Presupuesto General de la UE, s se aplicar esta Gua, con excepcin de la obligacin de publicar convocatorias de propuestas en el sitio web de EuropeAid. Gestin descentralizada: - Gestin descentralizada previa: Las decisiones en materia de licitacin y adjudicacin de contratos son adoptadas por el pas beneficiario, que acta como rgano de Contratacin, con la aprobacin previa de la Comisin Europea. - Gestin descentralizada a posteriori: Las decisiones previstas en el convenio de financiacin son adoptadas por el pas beneficiario, que acta como rgano de Contratacin sin aprobacin previa

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de la Comisin Europea (salvo en casos de excepcin de los procedimientos normalizados que figuran en esta Gua). Los distintos procedimientos de aprobacin previa y a posteriori se explican en varios apartados de la Gua. El pas beneficiario puede o no aplicar sus propios procedimientos, en funcin del grado de descentralizacin (parcial o importante). Por regla general, el pas beneficiario aplica los procedimientos contractuales establecidos en la Gua y los procedimientos financieros (es decir, los pagos) definidos en la Gua Prctica de los procedimientos aplicables a los presupuestos-programas. Gestin conjunta. La Comisin Europea delega algunas tareas de ejecucin en una organizacin internacional como las Naciones Unidas y el Banco Mundial, que pasan as a ser el rgano de Contratacin. En la mayora de los casos, se aplican las normas y procedimientos de la organizacin internacional, y no los de esta Gua. Gestin compartida. La Comisin Europea delega tareas de ejecucin en los Estados miembros con arreglo al artculo 56 del Reglamento Financiero. As se hace, por ejemplo, en el caso de los programas operativos conjuntos de cooperacin transfronteriza ejecutados por una autoridad de gestin conjunta en virtud del Reglamento por el que se crea un Instrumento Europeo de Vecindad y Asociacin4. En tales casos, la adjudicacin de contratos se rige por las normas de aplicacin para la cooperacin transfronteriza. Asimismo, los reglamentos sobre el Instrumento de Ayuda de Preadhesin (IPA)5 permiten esta opcin. Este modo de gestin no se aplica a otros instrumentos utilizados por la UE.

La eleccin del modo de gestin es un elemento esencial de la decisin de financiacin y se refleja en los documentos correspondientes (por ejemplo, la ficha de accin para la decisin de financiacin o el programa de accin (anual) correspondientes). Puntos importantes con respecto a la gestin descentralizada En la mayora de los casos, esta Gua se aplicar a: i) la gestin centralizada y ii) la gestin descentralizada. Cabe sealar, no obstante, que, en algunos casos especficos, la Comisin Europea puede autorizar a los pases beneficiarios a aplicar otros procedimientos, siempre que estos hayan sido objeto de una evaluacin previa positiva. La participacin de la Comisin Europea en los contratos descentralizados consiste en autorizar la financiacin de los contratos y en comprobar, especialmente mediante unas listas de control especficas, que se ha cumplido correctamente lo dispuesto sobre los procedimientos, la ejecucin de los contratos y los gastos. Si no se cumplen los procedimientos que establece esta Gua (o cualquier otro que decida aplicar la Comisin Europea), los gastos originados por las operaciones en cuestin no podrn acogerse a financiacin de la UE. La intervencin de la Comisin Europea se limita a comprobar si se cumplen las condiciones para una financiacin de la UE.

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Reglamento (CE) n 1638/2006 de 24.10.2006. Reglamento (CE) n 1085/2006 de 17.7.2006. Page 10 of 179

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En ningn caso se pretende con esa intervencin poner en peligro el principio segn el cual los contratos descentralizados son contratos nacionales negociados y celebrados exclusivamente por el rgano de Contratacin descentralizado. Los licitadores, los candidatos o los solicitantes de esos contratos no pueden considerarse beneficiarios de actos emprendidos por la Comisin Europea para ejecutar y celebrar contratos, y solo tendrn un vnculo legal con el rgano de Contratacin descentralizado. Una decisin adoptada por la UE no podr sustituir a una decisin del rgano de Contratacin. El rgano de Contratacin asume la plena responsabilidad de sus acciones y debe rendir cuenta de ellas en caso de auditora o investigacin posterior. El recuadro que figura a continuacin resume los procedimientos de control que la Comisin Europea debe aplicar a cada modo de gestin.

GESTIN CENTRALIZADA DIRECTA La Comisin Europea celebra directamente los contratos en nombre del pas beneficiario. Elabora listas restringidas (procedimientos restringidos) y prepara las licitaciones y las convocatorias de propuestas, las pblica, recibe las solicitudes, ofertas y propuestas, preside Comits de Evaluacin, se pronuncia sobre los resultados del procedimiento, tramita las reclamaciones y firma los contratos. GESTIN DESCENTRALIZADA CON CONTROLES PREVIOS La celebracin de los contratos corresponder al rgano de Contratacin designado en un convenio de financiacin, es decir, el gobierno o una entidad del pas beneficiario dotada de personalidad jurdica con la que la Comisin Europea celebre el convenio de financiacin. Antes de iniciar el procedimiento, el rgano de Contratacin deber enviar a la Comisin Europea los documentos (expediente de licitacin o expediente de la convocatoria de propuestas) para su aprobacin. La Comisin Europea comprobar que se han elaborado de conformidad con los procedimientos y modelos establecidos en esta Gua (o cualquier otro procedimiento que la Comisin Europea decida aplicar). Corresponder entonces al rgano de Contratacin elaborar las listas restringidas (procedimientos restringidos), preparar las licitaciones y las convocatorias de propuestas, recibir las solicitudes, ofertas y propuestas, presidir los Comits de Evaluacin y pronunciarse sobre los resultados del procedimiento. Antes de firmar los contratos, el rgano de Contratacin comunicar el resultado de las evaluaciones a la Comisin Europea para su aprobacin, y esta comprobar la conformidad con los procedimientos aplicables. Tambin enviar los contratos a la Comisin Europea para su refrendo antes de firmarlos6. Siempre debe invitarse a la Comisin Europea cuando se abren y evalan las ofertas y candidaturas y como norma general deber asistir un representante de la Comisin Europea, en calidad de observador, a todas las reuniones del Comit de Evaluacin o a parte de ellas. La Comisin Europea presta especial atencin a los posibles conflictos de intereses. El rgano de Contratacin deber presentar todos los anuncios pertinentes a la Comisin Europea para su publicacin, tal como se establece en las directrices de publicacin (Anexo A11e), salvo en los casos mencionados en la Gua Prctica para los presupuestos-programas.

El refrendo de los contratos por la Comisin Europea no es necesario en algunos casos, que se especifican en esta Gua o en la Gua prctica de procedimientos para los presupuestos-programas. Page 11 of 179

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En el marco del Instrumento de Ayuda de Preadhesin (IPA), podr aplicarse una dispensa escalonada de diversos tipos de controles previos. GESTIN DESCENTRALIZADA CON CONTROLES A POSTERIORI La celebracin de los contratos corresponder directamente al rgano de Contratacin designado en un convenio de financiacin, es decir, el gobierno o una entidad del pas beneficiario dotada de la misma personalidad jurdica con los que la Comisin Europea celebre el convenio de financiacin. El rgano de Contratacin elaborar listas restringidas (procedimientos restringidos) y le corresponder convocar la licitacin, recibir las ofertas, presidir los Comits de Evaluacin, pronunciarse sobre los resultados de los procedimientos y firmar sin la aprobacin previa de la Comisin Europea. El rgano de Contratacin deber enviar los anuncios de licitacin y los anuncios de adjudicacin a la Comisin Europea para su publicacin. OTROS MODOS DE GESTIN Con los otros modos de gestin, la entidad delegada (por ejemplo, la agencia nacional o una organizacin internacional) celebrar los contratos con terceros. Suelen aplicarse los procedimientos de la entidad delegada. La Comisin Europea podr controlar el procedimiento a posteriori, aunque haya efectuado previamente una evaluacin por pilares de la entidad delegada.

2.3. Criterios de elegibilidad y otros principios fundamentales


2.3.1. Las normas de nacionalidad y origen

Nacionalidad y origen
Las condiciones de acceso a la ayuda exterior de la UE (incluido el FED) se establecen en los actos de base por los que se rige dicha asistencia. Si no existe ningn acto de base, las normas de elegibilidad sern las establecidas en el ttulo V de la parte I de los Reglamentos Financieros, de conformidad con los artculos 113 y 114, as como con el artculo 172 y las normas de aplicacin de los Reglamentos Financieros. Las normas correspondientes de nacionalidad y origen se enumeran en el anexo A2 de esta Gua Prctica para cada acto de base. Podrn aplicarse disposiciones de elegibilidad especficas para cada acto de base7. Ahora bien, la participacin en los procedimientos de contratacin pblica y concesin de subvenciones suele estar abierta en igualdad de condiciones a todas las personas fsicas que sean nacionales de (o a las personas jurdicas establecidas en):

Estos instrumentos podrn contener normas ad hoc adicionales (por ejemplo, en virtud del Reglamento n 1085/2006, de 17 de julio de 2006 (IPA), son elegibles los nacionales y los bienes procedentes de pases beneficiarios del Instrumento Europeo de Vecindad y Asociacin; el artculo 20 del anexo IV del acuerdo de Coton se refiere a iniciativas regionales, Pases y Territorios de Ultramar para los que las normas de nacionalidad y origen son mucho ms restrictivas - vase el anexo A2). Page 12 of 179

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a) un Estado miembro de la Unin Europea; b) un Estado miembro del Espacio Econmico Europeo; c) un pas candidato oficial o candidato potencial que sea beneficiario del Instrumento de Ayuda Preadhesin, dependiendo del acto de base; d) un pas beneficiario directo de la ayuda ejecutada mediante el acto de base correspondiente; e) un pas en desarrollo, segn lo especificado por el Comit de Ayuda para el Desarrollo de la OCDE a que se refiere el anexo del instrumento, para la adjudicacin de contratos y subvenciones financiados con cargo al Presupuesto de la UE en el marco de un programa temtico; para los programas FED, todos los pases menos adelantados, segn la definicin de las Naciones Unidas; f) otro tercer pas, con arreglo a las excepciones que establezca el acto de base (vase el punto 2.3.2.); g) otro pas que est sujeto a una Decisin de la Comisin Europea por la que se establece el acceso recproco a la ayuda exterior. El acceso recproco en los pases menos adelantados se concede automticamente a los miembros del Comit de Ayuda para el Desarrollo de la OCDE (vase la lista en el anexo A2). En el caso de los programas regionales que incluyen al menos un pas menos adelantado, el acceso recproco automtico se aplica a todo el programa regional. Estos procedimientos tambin estn abiertos a las organizaciones internacionales. Para la ayuda canalizada a travs de una organizacin internacional o en cofinanciacin con terceros pases, podrn aplicarse las normas de nacionalidad y origen de estos, siempre que no excluyan a un pas elegible segn los actos de base aplicables del FED o de la UE. En virtud del FED, cuando la financiacin sufrague una operacin realizada en el marco de una iniciativa regional, la participacin en los procedimientos de adjudicacin de contratos o de concesin de subvenciones estar abierta a todas las personas fsicas y jurdicas elegibles en virtud del Fondo, as como a todas las personas fsicas y jurdicas de un Estado que participen en dicha iniciativa. Se aplicar la misma norma a los suministros y los materiales. Para comprobar la conformidad con la norma de nacionalidad, el expediente de licitacin y la Gua para los solicitantes exigen que los licitadores y solicitantes que sean personas fsicas indiquen el pas del que son nacionales. En el caso de las personas jurdicas, el expediente de licitacin y la Gua para los solicitantes exigen que el pas en el que estn establecidas se indique y demuestre mediante la presentacin de la documentacin que requiera la legislacin de ese pas. Si el rgano de Contratacin (o el Comit de Evaluacin) sospecha que un candidato, licitador o solicitante no cumple las normas, deber pedirle que aporte pruebas de su conformidad con las normas aplicables. Para demostrar su conformidad con los criterios de establecimiento, las personas jurdicas habrn de demostrar que estn constituidas con arreglo al ordenamiento jurdico de un Estado elegible y que su domicilio social est en un Estado elegible; se entender por domicilio social su administracin central o su centro de actividad principal.

Se pretende evitar as la adjudicacin de contratos a empresas que hayan creado sociedades ficticias en un pas elegible para eludir las normas de nacionalidad.
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La decisin sobre si un candidato, licitador o solicitante es o no elegible corresponder al rgano de Contratacin (que suele pronunciarse en funcin de la informacin y de las pruebas facilitadas durante la evaluacin). Expertos: Salvo disposicin contraria del acto de base o del convenio de financiacin, las personas fsicas empleadas o contratadas de otra forma por un contratista (o subcontratista cuando proceda) elegible podrn ser de cualquier nacionalidad.

Origen de los bienes


Norma de origen:

Todos los bienes (suministros y materiales) adquiridos al amparo de un contrato financiado por un instrumento de la UE, incluido el FED, debern proceder de la UE o de un pas elegible (vase ms arriba, nacionalidad y, ms adelante, excepciones de la norma de nacionalidad y origen). mbito de aplicacin de la norma:

Todos los bienes que vayan a suministrarse en virtud de un contrato de suministros estarn sujetos a la norma de origen, as como los materiales, bienes y componentes que deban incorporarse o formar parte de las obras permanentes en virtud de un contrato de obras (sin perjuicio de las excepciones especficas que se indican a continuacin). Dado que la norma de origen se aplica a todos los bienes incluidos en la oferta y suministrados, no bastar que solo un porcentaje determinado de esos bienes o un porcentaje determinado del importe total de la oferta o del contrato cumpla ese requisito. Los bienes adquiridos por el contratista para la ejecucin del contrato (como la maquinaria utilizada por el contratista de suministros para ensayar e instalar los bienes suministrados, el equipo utilizado por un contratista de obras para construir una carretera, el ordenador utilizado por un contratista de servicios para elaborar un estudio, etc.) no estarn sujetos a la norma de origen. Esos bienes solo estarn sujetos a la norma de origen si el contrato dispone explcitamente que al final del mismo se transfiere la propiedad de los bienes del contratista al rgano de Contratacin (en el caso de los contratos pblicos) o al beneficiario local designado, la entidad afiliada o los beneficiarios finales de la accin (en el caso de los contratos de subvencin). En un contrato de trabajo, la opcin de equipo del rgano de Contratacin, que figura en el artculo 43, apartado 3., de las Condiciones Generales, solo se aplicar durante la realizacin de las obras y no constituir, por tanto, una transferencia plena de propiedad. Definicin de origen:

El trmino origen se define en la legislacin de la UE pertinente sobre normas de origen para cuestiones aduaneras: el Cdigo aduanero (Reglamento (CEE) n 2913/92), en particular sus artculos 22 a 24, y sus disposiciones de aplicacin (Reglamento (CEE) n 2454/93 de la Comisin). El pas de origen no coincide necesariamente con el pas desde donde se han transportado y suministrado los bienes. Dos conceptos bsicos se utilizan para determinar el origen de los bienes, a saber, el concepto de productos enteramente obtenidos y el concepto de productos que hayan sufrido una ltima transformacin sustancial.
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Si un solo pas participa en la produccin, se aplicar el concepto de producto enteramente obtenido. En la prctica se considerar que los bienes obtenidos enteramente en un solo pas tienen su origen en ese pas. Esto se limitar esencialmente a los productos obtenidos en su estado natural y a los productos derivados de productos enteramente obtenidos. Si dos o ms pases participan en la produccin de bienes, ser preciso determinar cul de esos pases confiere el origen al producto acabado. A estos efectos, se aplicar el concepto de ltima transformacin sustancial. La prueba:

Al presentar su oferta, el licitador deber indicar expresamente que todos los bienes cumplen los requisitos de origen y deber indicar el pas o pases de origen. Cuando la oferta se refiera a sistemas que incluyan ms de un artculo, deber especificarse el origen de cada artculo. Podr exigirse del proveedor que aporte documentos justificativos del origen declarado. En tal caso, el proveedor deber presentar un certificado de origen o informacin adicional teniendo en cuenta que la autoridad de expedicin podr negarse a expedir en fase de licitacin un certificado de origen sin la presentacin de facturas comerciales. En cualquier caso, los certificados oficiales de origen debern ser presentados antes de la recepcin provisional. En su defecto, el rgano de Contratacin no formalizar ningn otro pago al contratista. Los certificados de origen debern ser expedidos por las autoridades competentes del pas de origen de los bienes o del proveedor (suele tratarse de la Cmara de Comercio) y cumplir los acuerdos internacionales suscritos por dicho pas. Corresponder al rgano de Contratacin comprobar si existe un certificado de origen. En caso de albergar dudas fundadas sobre la autenticidad de un certificado de origen o la informacin que contiene (por ejemplo, debido a discrepancias en el documento, errores de mecanografa, etc.), el rgano de Contratacin deber ponerse en contacto con la autoridad de expedicin y solicitar confirmacin de la autenticidad de los documentos presentados y de la informacin que contienen. Para la contratacin pblica relacionada con el FED, los suministros originarios de los Pases y Territorios de Ultramar se considerarn originarios de la UE.

2.3.2.

Excepciones de la norma de nacionalidad y origen

Los actos de base prevn excepciones de las normas que la Comisin Europea deber decidir en cada caso concreto antes de iniciar el procedimiento. Si se publica un anuncio de licitacin, deber mencionarse la excepcin. Salvo que se aduzca una razn vlida, esas exenciones no se aplicarn a un pas, sino a todas las nacionalidades y orgenes. PROGRAMAS FINANCIADOS CON CARGO AL PRESUPUESTO Dependiendo de los actos de base, en casos debidamente motivados, la Comisin Europea podr: - ampliar la elegibilidad a las personas fsicas y jurdicas de un pas no elegible; - autorizar la compra de bienes y materiales originarios de un pas no elegible.
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Podrn concederse excepciones, dependiendo de lo dispuesto al respecto en los actos de base, en razn de vnculos econmicos, comerciales o geogrficos tradicionales o porque los productos y servicios no estn disponibles en los mercados de los pases interesados; por razones de extrema urgencia; o si las normas de elegibilidad hacen muy difcil realizar un proyecto, programa o accin. Cabe sealar, no obstante, que el argumento de que el producto de origen no elegible es menos costoso que el producto local o de la UE no constituir una causa suficiente para obtener una excepcin. Si la UE es parte en un acuerdo relativo a la apertura del mercado para la contratacin de suministros, obras o servicios, podrn participar tambin en esos contratos otras personas distintas de las contempladas en los dos prrafos anteriores, en las condiciones previstas en dicho acuerdo. PROGRAMAS FINANCIADOS CON CARGO AL FED En circunstancias excepcionales debidamente justificadas, las personas fsicas o jurdicas de terceros pases no elegibles de acuerdo con las normas de nacionalidad y origen podrn ser autorizadas a competir por contratos pblicos financiados por la UE tras una solicitud motivada de los Estados ACP o de los organismos regionales o intra-ACP de que se trate. En cada ocasin, los Estados ACP o los organismos en cuestin debern facilitar a la Comisin Europea la informacin necesaria para decidir si procede conceder una excepcin, con especial atencin a lo siguiente: a) la localizacin geogrfica del Estado o regin ACP de que se trate; b) la competitividad de los contratistas de los Estados miembros y de los Estados ACP; c) la necesidad de evitar aumentos excesivos del coste de ejecucin del contrato; d) las dificultades de transporte o los retrasos debidos a los plazos de entrega o a otros problemas similares; e) la tecnologa ms adecuada y mejor adaptada a las condiciones locales; f) los casos de extrema urgencia; g) la disponibilidad de los productos y los servicios en los mercados de que se trate. Por otra parte, siempre que informe de ello al Jefe de Delegacin y durante la ejecucin de las operaciones, el Estado ACP o el organismo regional o intra-ACP de que se trate podr decidir la adquisicin de mercancas en el mercado local, sin consideracin del origen, hasta el lmite del procedimiento negociado en rgimen competitivo, es decir, 100 000 EUR.

2.3.3.

Criterios de exclusin

Criterios de exclusin aplicables a la participacin en los procedimientos de contratacin pblica Quedarn excluidos de la participacin en un procedimiento de adjudicacin de un contrato aquellos candidatos, licitadores y solicitantes: a) que estn incursos en un procedimiento de quiebra, liquidacin, intervencin judicial o concurso de acreedores, cese de actividad o en cualquier otra situacin similar resultante de un procedimiento de la misma naturaleza vigente en las legislaciones y normativas nacionales;
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b)

que, ellos mismos o las personas con facultades de representacin, de decisin o de control sobre ellos, hayan sido condenados, mediante sentencia firme dictada por una autoridad competente de un Estado miembro, con fuerza de cosa juzgada (es decir, que no es posible recurrir), por cualquier delito que afecte a su tica profesional; que hayan cometido una falta profesional grave, debidamente constatada por el rgano de Contratacin por cualquier medio a su alcance, incluida una decisin del Banco Europeo de Inversiones o de una organizacin internacional; que no estn al corriente en el pago de las cuotas de la seguridad social o en el pago de impuestos de acuerdo con las disposiciones legales del pas en que estn establecidos, del pas del rgano de Contratacin o del pas donde deba ejecutarse el contrato; que, ellos mismos o las personas con facultades de representacin, de decisin o de control sobre ellos, hayan sido condenados, mediante sentencia firme, con fuerza de cosa juzgada, por fraude, corrupcin, participacin en una organizacin delictiva, blanqueo de capitales o cualquier otra actividad ilegal que suponga un perjuicio para los intereses financieros de la UE; que sean objeto en ese momento de una sancin administrativa con arreglo al artculo 103, apartado 1, del Reglamento Financiero (para los programas financiados con cargo al Presupuesto) o al artculo 99 del Reglamento Financiero (para los programas financiados con cargo al 10 FED).

c)

d)

e)

f)

Lo dispuesto en las letras a) a d) no ser de aplicacin a las compras de suministros en condiciones particularmente ventajosas, bien a un proveedor en cese definitivo de actividad empresarial o bien a sndicos o administradores judiciales de una quiebra, mediante un concurso de acreedores o como consecuencia de un procedimiento similar con arreglo al Derecho nacional. Lo dispuesto en las letras b) y e) no ser de aplicacin si los candidatos o licitadores pueden demostrar que se han adoptado medidas adecuadas contra las personas con facultades de representacin, decisin o control sobre ellos que estn sometidas a la sentencia a la que se hace referencia en las letras b) o e). Lo dispuesto en las letras a), c) y d) no ser de aplicacin si lo justifica debidamente el rgano de Contratacin en el procedimiento negociado, cuando sea indispensable para adjudicar el contrato a una entidad en concreto, por razones tcnicas o artsticas o por motivos relacionados con la proteccin de derechos exclusivos. Los supuestos referidos en la letra e) son los siguientes: 1) los casos de fraude contemplados en el artculo 1 del Convenio relativo a la proteccin de los intereses financieros de las Comunidades Europeas, establecido por el Acto del Consejo de 26 de julio de 19958; 2) los casos de corrupcin contemplados en el artculo 3 del Convenio relativo a la lucha contra los actos de corrupcin en los que estn implicados funcionarios de las Comunidades Europeas o de los Estados miembros de la Unin Europea, aprobado por acto del Consejo de 26 de mayo de 19979;

8 9

DO C 316 de 27.11.1995, p. 48. DO C 195 de 25.6.1997, p. 1. Page 17 of 179

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3) los casos de participacin en una organizacin delictiva, segn la definicin del artculo 2 de la Decisin Marco 2008/841/JAI del Consejo10; 4) los casos de blanqueo de capitales, segn la definicin del artculo 1 de la Directiva 2005/60/CE del Parlamento Europeo y del Consejo11; 5) los casos de delitos terroristas, delitos ligados a actividades terroristas, as como la induccin, la complicidad, la autora intelectual o la tentativa en la comisin de tales delitos, tal como se definen en los artculos 1, 3 y 4 de la Decisin Marco 2002/475/JAI del Consejo12. Criterios de exclusin aplicables durante el procedimiento de contratacin Quedarn excluidos de la adjudicacin de un contrato aquellos candidatos, solicitantes o licitadores que, durante el procedimiento de adjudicacin del contrato o de la concesin de una subvencin: a) se hallen en una situacin de conflicto de intereses; b) hayan incurrido en falsas declaraciones al facilitar la informacin exigida por el rgano de Contratacin para poder participar en el contrato o no hayan facilitado dicha informacin. c) se hallen en alguna de las situaciones de exclusin de este procedimiento de adjudicacin de contrato o concesin de una subvencin. Los candidatos, licitadores y solicitantes distintos de los de un procedimiento restringido, un procedimiento negociado o un dilogo competitivo, debern firmar una declaracin junto a su solicitud, en la que certifiquen que la entidad no se encuentra en ninguna de las situaciones de exclusin mencionadas en los puntos I y II. Si lo solicita el rgano de Contratacin, debern suministrar informacin sobre la propiedad o la gestin, el control y las facultades de representacin de la entidad y un certificado de que no se encuentran en las situaciones de exclusin aplicables. Este puede ser el caso si existen dudas sobre la situacin personal y teniendo en cuenta la legislacin nacional del pas en el que el candidato, licitador o solicitante est establecido. No obstante, para los contratos pblicos por un importe equivalente o inferior a 20 000 EUR, el rgano de Contratacin podr no exigir una declaracin en funcin de su evaluacin de los riesgos. En el caso de las subvenciones, no se exigir declaracin alguna para las contribuciones iguales o inferiores a 60 000 EUR. Tras la notificacin de la adjudicacin del contrato, los licitadores (incluidos los miembros de consorcios) debern demostrar que no se encuentran en las situaciones de exclusin, salvo que ya lo hayan hecho previamente. En los procedimientos restringidos para los servicios y para el dilogo competitivo, esos documentos justificativos debern enviarse junto con la oferta. En los procedimientos restringidos de obras, esos documentos justificativos debern enviarse junto con la solicitud. Adems, el licitador deber certificar que la situacin no ha sufrido cambios desde la fecha de expedicin de la prueba. En lo que se refiere a los subcontratistas y expertos, y si el rgano de Contratacin lo solicita especficamente, los

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DO L 300 de 11.11.2008, p. 42. DO L 309 de 25.11.2005, p. 15. DO L 164 de 22.6.2002, p. 3. Page 18 of 179

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adjudicatarios debern presentar una declaracin del subcontratista o experto previsto o pruebas documentales de que estos no se hallan en ninguna de las situaciones de exclusin. Para los contratos pblicos por un valor inferior a los lmites internacionales (servicios < 300 000 EUR; suministros < 300 000 EUR; obras < 5 000 000 EUR), el rgano de Contratacin podr dispensar de la obligacin de presentar las pruebas documentales, en funcin de su evaluacin de los riesgos. Adems, podr concederse una dispensa si las pruebas documentales han sido facilitadas al rgano de Contratacin en los ltimos doce meses para otro procedimiento, siempre que dichas pruebas sigan siendo vlidas. En todo caso, podrn volver a solicitarse las pruebas en caso de duda. No suelen exigirse pruebas documentales para las subvenciones. El rgano de Contratacin aceptar como prueba suficiente de que el candidato, licitador o solicitante no se encuentra en una de las situaciones previstas en las letras a), b) o e) la presentacin de un certificado de penales reciente o, en su defecto, de un documento equivalente reciente expedido por una autoridad judicial o administrativa del pas de origen o de procedencia, del que se desprenda que se cumplen esas exigencias. Para lo dispuesto en la letra d), el rgano de Contratacin aceptar un certificado reciente expedido por la autoridad competente del Estado de que se trate. Si el pas de que se trata no expide ese tipo de documento o certificado13, y para los dems criterios de exclusin mencionados, se considerar equivalente una declaracin jurada o solemne ante una autoridad judicial o administrativa, un notario o un organismo profesional cualificado del pas de origen o de procedencia. Cuando un candidato, licitador o solicitante, por su naturaleza (por ejemplo, administraciones pblicas nacionales y organizaciones internacionales), no pueda ajustarse a ninguna de las categoras indicadas o no pueda proporcionar los documentos indicados, ser suficiente una simple declaracin explicando su situacin. Los documentos podrn ser originales o copias; ahora bien, previa solicitud del rgano de Contratacin, debern presentarse los originales. La fecha de expedicin de los documentos no podr ser anterior en ms de un ao a la fecha de presentacin de la oferta. Si los documentos complementarios no estn redactados en una lengua oficial de la Unin Europea, deber adjuntarse una traduccin a la lengua del procedimiento. Si los documentos estn redactados en una lengua oficial de la Unin Europea distinta de la lengua del procedimiento, debern ser aceptados. No obstante, se recomienda encarecidamente adjuntar una traduccin a la lengua de procedimiento para facilitar la evaluacin de los documentos. Si procede, los rganos de contratacin delegados podrn consultar a los servicios pertinentes de la Comisin Europea para juzgar la situacin de los candidatos, licitadores o solicitantes. Cabe observar que, antes de excluir a un candidato, licitador o solicitante de un procedimiento de adjudicacin de contrato o de concesin de una subvencin, debern tenerse en cuenta principios como el derecho de defensa y la proporcionalidad. Para ello, salvo que la prueba no requiera nuevas investigaciones (por ejemplo, en caso de una resolucin de una autoridad competente de un Estado miembro, con fuerza de cosa juzgada), deber garantizarse un procedimiento contradictorio con el candidato, licitador o solicitante.

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Puede accederse a informacin de los 27 Estados miembros, algunos pases candidatos y los pases del EEE sobre las diferentes formas de prueba documental expedida/aceptable en cada pas mediante la herramienta e-CERTIS, gestionada por la DG Mercado Interior: http://ec.europa.eu/internal_market/publicprocurement/e-procurement/e-certis/index_es.htm. Page 19 of 179

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A ms tardar antes de adoptar la decisin de adjudicacin, el rgano de Contratacin deber comprobar si alguna de las partes implicadas (es decir, los solicitantes y cosolicitantes, los candidatos o los licitadores, incluidos la(s) entidad(es) afiliada(s), los subcontratistas indicados y los expertos individuales) han sido registrados en el Sistema de Alerta Rpida (SAR). El rgano de Contratacin no podr celebrar contratos con entidades registradas, con nivel de exclusin, en el SAR14. Si una de las partes est registrada en otro nivel del SAR, debern aplicarse las medidas de vigilancia reforzada durante la ejecucin del contrato y los pagos. Si el rgano de Contratacin limita el nmero de candidatos invitados a presentar una oferta o una propuesta completa, por ejemplo en un procedimiento restringido, dichos controles debern realizarse antes de que los candidatos sean seleccionados.

2.3.4.

Sanciones reglamentarias: sanciones administrativas y financieras

Los candidatos, licitadores y solicitantes que hayan hecho declaraciones falsas, cometido errores sustanciales, irregularidades o fraude, podrn ser excluidos de la participacin en los procedimientos de adjudicacin de contratos y de convocatoria de propuestas financiados por la UE por un perodo mximo de cinco aos desde la fecha de la infraccin, previo intercambio contradictorio con el contratista o beneficiario. La exclusin podr ser de hasta diez aos en caso de reincidencia en los cinco aos siguientes a la fecha mencionada. La decisin ser adoptada por la Comisin Europea (el Colegio) previo intercambio contradictorio. Adems, se podr imponer a los licitadores, candidatos o solicitantes que hayan hecho falsas declaraciones, o hayan cometido errores sustanciales o irregularidades o fraude, sanciones financieras de un importe que oscile entre un 2 % y un 10 % de la cuanta total estimada del contrato en curso de adjudicacin. El porcentaje se fijar de acuerdo con el principio de proporcionalidad. De comprobarse que en el procedimiento de adjudicacin se han producido errores sustanciales, irregularidades o fraude, el rgano de Contratacin deber suspender el procedimiento y adoptar las medidas que considere necesarias, incluida la anulacin. En el supuesto de que se demuestre, tras la adjudicacin del contrato, que en el procedimiento de adjudicacin o en la ejecucin del contrato se han producido errores sustanciales, irregularidades o fraude, el rgano de Contratacin podr, en funcin de la fase en que se halle el procedimiento, abstenerse de celebrar el contrato, suspender su ejecucin o, en su caso, rescindirlo. En el supuesto de que dichos errores, irregularidades o fraude sean imputables al contratista o beneficiario, la Comisin Europea podr adems denegar el pago, recuperar los importes ya pagados o rescindir todos los contratos celebrados con dicho contratista, en funcin de la gravedad de tales errores, irregularidades o fraude. La suspensin del contrato tendr por objeto comprobar si existen realmente los presuntos errores e irregularidades sustanciales. Caso de no confirmarse tal extremo, la ejecucin del contrato se reanudar con la mayor brevedad. Ser constitutiva de error o irregularidad sustancial una infraccin de una disposicin contractual o reglamentaria resultante de una accin u omisin que acarree o pueda acarrear un perjuicio al Presupuesto de la UE o al FED.

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Decisin de la Comisin Europea, de 16 de diciembre de 2008, relativa al sistema de alerta rpida para uso de los ordenadores de la Comisin y de las agencias ejecutivas (2008/969/CE, Euratom), DO L 344 de 20.12.2008, p. 125 (http://www.cc.cec/budg/i/earlywarn/imp-110-060_decision_es.html). Page 20 of 179

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2.3.5.

Visibilidad

Salvo solicitud o acuerdo en sentido contrario de la Comisin Europea, todos los socios de la UE, ya sean contratistas, beneficiarios de una subvencin o entidades que gestionan fondos en nombre de la Comisin Europea, adoptarn las medidas necesarias para garantizar la visibilidad de la financiacin de la UE. En caso necesario, deber presentarse un plan de comunicacin para su aprobacin por el rgano de Contratacin, con arreglo a los requisitos y directrices que establece el Manual de comunicacin y visibilidad de la Unin Europea en la accin exterior, publicado en: http://ec.europa.eu/europeaid/work/visibility/index_es.htm.

2.3.6.

Otros aspectos esenciales

Conflictos de intereses: Existe conflicto de intereses cuando el ejercicio imparcial y objetivo de las funciones del rgano de Contratacin, o el respeto de los principios de competencia, no discriminacin o igualdad de trato de los candidatos, licitadores, solicitantes y contratistas, se ve comprometido por razones familiares, afectivas, de afinidad poltica o nacional, inters econmico o cualquier otro inters compartido con el beneficiario de programas financiados por la UE. Puede surgir un conflicto de intereses cuando, por ejemplo, un miembro del Comit de Evaluacin o del rgano de Contratacin, u otras personas implicadas en el procedimiento, se adjudican a s mismas, o a otras personas, ventajas directas o indirectas de forma injustificada, influyendo en el resultado, o permitiendo a un experto o empresa obtener informacin que d lugar a una competencia desleal en procedimientos posteriores o relacionados. Por ejemplo, toda empresa o experto que participe en la preparacin de un proyecto (como la redaccin del Pliego de Condiciones), en principio deber quedar excluido de la licitacin por los servicios relacionados con dicha preparacin, salvo que puedan demostrar al rgano de Contratacin que su participacin inicial no supone una competencia desleal. Los candidatos, licitadores o solicitantes en situacin de conflicto de intereses en relacin con un contrato concreto debern quedar excluidos de la adjudicacin. Los motivos de exclusin debern examinarse en cada caso concreto. Segn jurisprudencia reiterada del Tribunal de Justicia, la exclusin deber basarse en un riesgo real de conflicto, segn las circunstancias especficas del caso en cuestin. Cualquier exclusin automtica privar al candidato, licitador o solicitante del derecho a presentar pruebas capaces de disipar toda sospecha de conflicto de intereses. Si surge un posible conflicto de intereses respecto de contratos en curso, debern adoptarse medidas para evitarlo, incluida la anulacin del contrato si es necesario. Principios de adjudicacin: Todos los contratos pblicos financiados total o parcialmente con cargo al Presupuesto de la UE y al FED debern respetar los principios de transparencia, proporcionalidad, igualdad de trato y no discriminacin. No retroactividad: Los contratos entrarn en vigor desde la fecha de la firma de la ltima parte signataria. En todos los contratos debern figurar las fechas reales de la firma de las Partes Contratantes.

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Utilizacin de documentos normalizados: Debern utilizarse los contratos y documentos normalizados. Mantenimiento de registros: Sin perjuicio de su normativa sobre acceso a los documentos, el rgano de Contratacin deber conservar por escrito los documentos relativos a todo el procedimiento de adjudicacin de contratos y concesin de subvenciones y mantener su confidencialidad, con arreglo a su poltica de archivos. Si su legislacin entra en conflicto con la confidencialidad requerida, el rgano de Contratacin deber obtener una autorizacin previa de la Comisin Europea antes de desvelar cualquier informacin. Las propuestas que no hayan sido seleccionadas debern conservarse durante tres aos a partir de la fecha lmite de la convocatoria, mientras que las ofertas que no hayan sido seleccionadas debern conservarse durante un perodo de cinco aos a partir de la fecha lmite de la licitacin. Los documentos contractuales y financieros debern conservarse durante un mnimo de siete aos a partir de la fecha de pago del saldo y hasta la fecha de la prescripcin de cualquier litigio sobre la legislacin aplicable al contrato. Durante y despus de ese perodo, el rgano de Contratacin tratar los datos personales de conformidad con su poltica de confidencialidad. Los documentos que deben conservarse incluyen todos los documentos preparatorios, el convenio de financiacin correspondiente, los originales de todas las solicitudes, ofertas o propuestas presentadas, as como toda la correspondencia conexa. Las garantas financieras (originales) debern ser conservadas en un lugar seguro, en el que estn protegidas contra los riesgos de prdida o robo, hasta el fin de su perodo de validez. Disponibilidad de los fondos: Antes de iniciar cualquier procedimiento, los fondos debern estar disponibles. Excepcionalmente, podrn lanzarse convocatorias con una clusula suspensiva, previa aprobacin de los servicios pertinentes. En tal caso, la convocatoria se lanzar antes de la decisin de financiacin o de la firma del convenio de financiacin entre la Comisin Europea y el pas beneficiario. La convocatoria ser anulada si no se adopta la decisin de la Comisin Europea o no se firma el convenio de financiacin. El contrato no podr firmarse hasta que los fondos estn disponibles (vase el punto 2.4.12.). Cualquier excepcin a los procedimientos establecidos en esta Gua requerir la aprobacin previa de los servicios competentes de la Comisin Europea de conformidad con las normas internas, y las excepciones debern anunciarse, cuando sea aplicable y pertinente, en el anuncio y la documentacin de la licitacin (para los contratos pblicos) o en las directrices (para las subvenciones). Cuestiones medioambientales: Sin perjuicio de los principios que rigen la adjudicacin de contratos y la concesin de subvenciones, como la igualdad de condiciones y la no discriminacin, deber tenerse debida cuenta de los aspectos medioambientales, en la medida de lo posible. Ello podra dar lugar a condiciones, directrices o especificaciones ms respetuosas con el medio ambiente, a un mayor uso de las tecnologas de la informacin y a menos consumo de papel (con una impresin a dos caras, material degradable para las carpetas y presentaciones, etc.). Por ejemplo, a la hora de elaborar las especificaciones tcnicas de un expediente de licitacin, si un tipo de producto se considera ms respetuoso que otros con el medio ambiente, deber ser el elegido, salvo que la imposicin de ese producto suponga una reduccin de la competencia.

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Accesibilidad para las personas con discapacidad: Todos los servicios, suministros, obras y subvenciones que se refieran a productos, servicios e infraestructuras destinados a ser utilizados por personas, ya sean del pblico en general o del personal del rgano de Contratacin, debern incluir en sus especificaciones tcnicas los requisitos de accesibilidad para las personas con discapacidad, de acuerdo con un planteamiento de diseo para todos (podr aadirse una referencia a las normas nacionales, europeas o internacionales sobre accesibilidad). Procedimiento de contratacin pblica conjunta con un Estado miembro de la UE (solo para programas financiados con cargo al Presupuesto): Cuando para la ejecucin de una accin conjunta entre una institucin y un rgano de Contratacin de un Estado miembro sea necesario un contrato pblico o un contrato marco, el procedimiento de contratacin podr ser llevado a cabo conjuntamente por la institucin y el rgano de Contratacin de dicho Estado miembro. En tal caso, se aplicarn los procedimientos de la Comisin Europea15. No obstante, en algunos casos especficos, se podr decidir aplicar las normas de procedimiento del rgano de Contratacin de un Estado miembro, siempre que se consideren equivalentes a las de la institucin. Publicacin a posteriori de los beneficiarios: Adems de las normas de publicidad aplicables al respecto a cada tipo de procedimiento, la Comisin Europea presentar una vez al ao la informacin disponible sobre el beneficiario de los fondos de la UE (tanto de los beneficiarios de subvenciones como de los adjudicatarios de contratos), las ayudas y adjudicatarios de contratos), con independencia del modo de gestin. La informacin podr consultarse en el sitio web siguiente: http://ec.europa.eu/europeaid/work/funding/beneficiaries_es.htm

2.4. Procedimientos de contratacin pblica


El principio bsico por el que se rige la adjudicacin de contratos es la licitacin competitiva, que persigue un doble objetivo: velar por que las operaciones respeten los principios de contratacin; y obtener servicios, suministros y obras de la calidad deseada en las mejores condiciones de precio.

Existen diferentes tipos de procedimientos de contratacin, con diferentes grados de apertura de la competencia.

2.4.1.

Procedimiento aplicable

En el cuadro que figura a continuacin se resumen los procedimientos normalizados aplicables que esta Gua describir en detalle. Se clasifican en tres categoras: servicios (por ejemplo, asistencia tcnica y estudios), suministros (por ejemplo, equipos y materiales) y obras (por ejemplo, obras de infraestructura e ingeniera). Una vez que la Comisin Europea aprueba una actividad mediante la adopcin de una decisin de financiacin y, en su caso, de un convenio de financiacin, el rgano de Contratacin podr

15

Vase el artculo 91 del Reglamento Financiero. Page 23 of 179

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iniciar los procedimientos de licitacin y de contratacin con arreglo a esos procedimientos normalizados. Los lmites indicados en el cuadro se basan en el presupuesto mximo asignado al contrato de que se trate, incluidas las posibles cofinanciaciones. Si los contratos estn divididos en lotes, el valor de cada lote se tomar en cuenta para el clculo del lmite total. Con independencia del procedimiento empleado, deber garantizarse el cumplimiento de todos los principios bsicos (incluidos los criterios de elegibilidad, exclusin y seleccin). Conviene sealar que los proyectos no podrn ser fraccionados artificialmente para eludir los lmites de contratacin. Podrn aplicarse otros procedimientos con independencia de los lmites, por ejemplo procedimientos negociados sobre la base de una sola oferta, siempre que se cumplan las condiciones pertinentes (vanse los puntos 2.4.6., 2.4.7. y 2.4.8.).
< 300 000 EUR pero > 20 000 EUR CONTRATOS DE SERVICIOS

300 000 EUR


Licitacin restringida internacional

- Contratos marco
o Procedimiento negociado en rgimen competitivo < 100.000 EUR pero > 20 000 EUR Procedimiento negociado en rgimen competitivo

20 000 EUR
Oferta nica

CONTRATOS DE SUMINISTROS

300 000 EUR


Licitacin abierta internacional

< 300 000 EUR pero 100 000 EUR - Licitacin abierta local o - Contrato marco

o Contrato marco

5 000 000 EUR


- Licitacin abierta
CONTRATOS DE OBRAS internacional o < 5 000 000 EUR pero 300 000 EUR Licitacin local abierta < 300 000 EUR pero > 20 000 EUR Procedimiento negociado en rgimen competitivo

Para los contratos de servicios, suministros y obras, podr efectuarse un pago previa presentacin de la factura, sin aceptacin previa de la oferta, si el gasto es 2 500 EUR

- Licitacin
restringida internacional

2.4.2.

Procedimiento abierto

En las licitaciones abiertas (internacionales o locales), cualquier agente econmico podr presentar una oferta. Se dar la mxima publicidad al contrato mediante la publicacin de un anuncio en el Diario Oficial de la Unin Europea (serie S) (solo para los procedimientos internacionales abiertos), en los boletines oficiales de todos los Estados ACP (para programas del FED), en el sitio web de EuropeAid y en cualquier otro medio de comunicacin adecuado.
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Todas las personas fsicas o jurdicas que deseen presentar una oferta podrn solicitar el expediente de licitacin (previo pago o de forma gratuita), conforme a las modalidades especificadas en el anuncio de licitacin. Se examinarn las ofertas y se comprobar la elegibilidad y la capacidad financiera, econmica, tcnica y profesional de los licitadores para llegar a una seleccin; a continuacin, se compararn las ofertas y se adjudicar el contrato (vase el punto 2.4.11.). No se permitir ninguna negociacin.

2.4.3.

Procedimiento restringido

En las licitaciones restringidas, todos los agentes econmicos podrn solicitar su participacin, pero solo podrn presentar una oferta los candidatos que cumplan los criterios de seleccin. Los criterios de seleccin y las tareas que han de llevarse a cabo se describirn en el anuncio de licitacin publicado. Se pasar de una lista general, en la que estarn incluidos todos los candidatos que hayan respondido al anuncio, a una lista restringida de las mejores candidaturas, en funcin de las respuestas recibidas. En esa fase de preseleccin, antes de que la lista sea aprobada por el Comit de Evaluacin, el rgano de Contratacin comprobar que ninguno de los candidatos ni de sus socios figura en situacin de exclusin en el Sistema de Alerta Rpida. Se dar la mxima publicidad al contrato mediante la publicacin de un anuncio en el Diario Oficial de la Unin Europea (serie S), en los boletines oficiales de todos los Estados ACP (para programas del FED), en el sitio web de EuropeAid y en cualquier otro medio de comunicacin adecuado. Corresponder al rgano de Contratacin preparar el anuncio de preseleccin utilizando el modelo que figura en el anexo B6 y remitirlo en formato electrnico a la Comisin Europea para su publicacin en el Diario Oficial de la Unin Europea, en caso necesario, y en el sitio web de EuropeAid en el momento de la convocatoria de la licitacin, y enviar el Pliego de Condiciones a los candidatos preseleccionados. Para garantizar una competencia leal, las ofertas debern ser presentadas por el mismo proveedor de servicios o consorcio que solicit participar en la licitacin, que figure en la lista restringida y haya recibido la convocatoria para presentar ofertas. No se admitir ningn cambio en la identidad o composicin del licitador, salvo que se justifique debidamente que el rgano de Contratacin ha dado su aprobacin por escrito. Si se considera necesario, podr consultarse al Comit de Evaluacin. A continuacin se indican algunos ejemplos de situaciones en las que podra darse dicha autorizacin, en funcin de los datos del caso y siempre que no se alteren las condiciones de competencia: en caso de fusin entre un candidato preseleccionado o miembro de un consorcio y otra empresa, si la nueva entidad rene los criterios de elegibilidad y exclusin y no genera un conflicto de intereses; en caso de intercambio de posiciones en el consorcio, si no se rebaja con ello la puntuacin recibida por el consorcio durante la evaluacin tcnica; en caso de que un socio abandone el consorcio, si el consorcio sigue cumpliendo las condiciones en las que fue preseleccionado, es decir, si el resto del consorcio cumple los criterios de seleccin y habra sido preseleccionado sin dicho participante.

Una vez analizadas las ofertas, se compararn y se decidir la eleccin del adjudicatario (vase el punto 2.4.11.). No se permitir ninguna negociacin.
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2.4.4.

Procedimiento negociado en rgimen competitivo

En el procedimiento negociado en rgimen competitivo, el rgano de Contratacin invitar a los candidatos de su eleccin a que presenten sus ofertas. El rgano de Contratacin seleccionar, entre las ofertas tcnicamente conformes, la que ofrezca la mejor relacin calidad-precio en las licitaciones de servicios, y la ms barata en las licitaciones de suministros u obras. El procedimiento para evaluar las ofertas (incluido el recurso a un Comit de Evaluacin) y adjudicar el contrato ser el mismo que en el procedimiento restringido. Vanse el punto 3.4.2. y los apartados 4.5. y 5.6. para ms informacin.

2.4.5.

Contratos marco

Un contrato marco es un acuerdo celebrado entre uno o varios rganos de contratacin y uno o varios agentes econmicos para establecer las condiciones que rijan los contratos especficos que se vayan a adjudicar durante un perodo determinado, en particular en lo que respecta a la duracin, el objeto, los precios, el valor mximo, las normas de ejecucin y las cantidades previstas. Los contratos marco con varios agentes econmicos se denominan contratos marco mltiples; adoptan la forma de contratos separados, pero se celebran en trminos idnticos. El Pliego de Condiciones deber precisar el nmero mnimo y mximo de agentes con los que el rgano de Contratacin prev celebrar contratos. El mnimo no podr ser inferior a tres. La duracin de esos contratos no podr exceder de cuatro aos, salvo en casos excepcionales debidamente justificados, en particular por el objeto del contrato marco. Los rganos de contratacin no podrn recurrir a los acuerdos marco de forma abusiva ni de manera tal que se impida, restrinja o falsee la competencia. Los contratos especficos basados en contratos marco se adjudicarn con arreglo a lo dispuesto en el contrato marco y debern respetar los principios de transparencia, proporcionalidad, igualdad de trato, no discriminacin y competencia leal.

2.4.6.

Sistema dinmico de adquisicin

Un sistema dinmico de adquisicin es un proceso totalmente electrnico para las adquisiciones corrientes, por un perodo limitado, abierto a cualquier agente econmico que cumpla los criterios de seleccin y haya presentado una oferta indicativa conforme desde el punto de vista tcnico. No se aplicar ningn lmite especfico. Para cada contrato individual, el rgano de Contratacin publicar un anuncio de licitacin e invitar a todos los contratistas que cumplan los criterios de seleccin a presentar una oferta. El contrato se adjudicar a la oferta econmicamente ms ventajosa (este ser el nico criterio de adjudicacin). Vase el punto 4.2.4.2. para ms informacin. Se ha definido el marco jurdico de este procedimiento para su uso futuro, pero las herramientas informticas para hacerlo posible (garantizar la confidencialidad y la seguridad) an no estn disponibles en la Comisin Europea.

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2.4.7.

Dilogo competitivo

En caso de contratos especialmente complejos, si el rgano de Contratacin considera que ni el uso directo del procedimiento abierto ni las disposiciones que rigen el procedimiento restringido van a permitir adjudicar el contrato a la oferta con mejor relacin calidad-precio, podr recurrir al dilogo competitivo contemplado en el artculo 104, apartado 1, letra e), del Reglamento Financiero. Un contrato se considerar especialmente complejo si el rgano de Contratacin no se encuentra objetivamente capacitado para especificar los medios tcnicos que permitan satisfacer sus necesidades u objetivos o para especificar la estructura jurdica o financiera del proyecto. No se aplicar ningn lmite especfico. Por su carcter excepcional, este procedimiento deber ser utilizado con precaucin. Los rganos de contratacin debern publicar un anuncio de licitacin en el que expondrn sus necesidades y los requisitos correspondientes. Debern entablar un dilogo con los candidatos que satisfagan los criterios de seleccin establecidos en el anuncio. El dilogo podr cubrir todos los aspectos de la oferta; sin embargo, se llevar a cabo por separado con cada candidato, en funcin de las soluciones e ideas que hayan sido propuestas. El rgano de Contratacin deber garantizar la igualdad de trato de los licitadores y mantendr la confidencialidad de las ofertas. Por tanto, no estar permitido elegir las mejores soluciones de licitadores diferentes (es decir, no se permite el picoteo). El nmero mnimo de candidatos invitados a licitar ser de tres. Si cumplen los criterios de seleccin menos de tres candidatos, el rgano de Contratacin podr continuar el procedimiento con el candidato o los dos candidatos que los cumplan. El rgano de Contratacin no podr completar el nmero con otros agentes econmicos que no hayan participado en el procedimiento o con candidatos que no cumplan los criterios de seleccin. Durante el dilogo, los rganos de contratacin debern tratar por igual a todos los licitadores y garantizar que se mantenga la confidencialidad de las soluciones propuestas o de cualquier informacin recibida en esta fase, salvo que el candidato est de acuerdo con su divulgacin. Los rganos de contratacin podrn reducir el nmero de soluciones para el dilogo, aplicando los criterios de adjudicacin en una fase previa al dilogo, si el anuncio de licitacin informa a los candidatos de dicha posibilidad. El rgano de Contratacin deber preparar un informe que justifique la forma en que se haya llevado a cabo el dilogo. Tras haber informado a los participantes de la conclusin del dilogo, los rganos de contratacin les invitarn a presentar su oferta final, basada en la solucin o soluciones presentadas y especificadas durante el dilogo. Las ofertas debern incluir toda la informacin solicitada y necesaria para la realizacin del proyecto. A peticin del rgano de Contratacin, esas ofertas podrn aclararse, precisarse y perfeccionarse, sin que ello tenga por efecto la modificacin de elementos sustanciales de la oferta o de la licitacin cuya variacin pudiera falsear la competencia o acarrear efectos discriminatorios. A peticin del rgano de Contratacin, el licitador cuya oferta se considere econmicamente ms ventajosa podr ser invitado a aclarar algunos aspectos de su oferta o a confirmar los compromisos que en ella figuran, siempre que ello no modifique elementos sustanciales de la oferta o de la licitacin ni falsee la competencia o tenga un efecto discriminatorio. Los rganos de contratacin podrn fijar primas o pagos para los participantes en el dilogo. El contrato se adjudicar a la oferta que cumpla los requisitos tcnicos y sea la oferta ms ventajosa desde el punto de vista econmico (solo se tendr en cuenta este criterio econmico). Los modelos normalizados debern adaptarse si procede.
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GESTIN CENTRALIZADA DIRECTA, GESTIN DESCENTRALIZADA CON CONTROLES PREVIOS Se necesitar la aprobacin previa de la Comisin Europea para recurrir al dilogo competitivo. GESTIN DESCENTRALIZADA CON CONTROLES A POSTERIORI No ser necesaria la aprobacin previa de la Comisin Europea.

2.4.8.

Procedimiento negociado/procedimiento de contratacin directa

Un contrato podr ser adjudicado directamente en las siguientes circunstancias: - si el contrato que ha de celebrarse no excede de 20 000 EUR (con el procedimiento de contratacin directa); - en casos excepcionales debidamente justificados, si se cumplen las circunstancias de hecho o de derecho que se describen en los artculos 266, 268 y 270 de las normas de aplicacin del Reglamento Financiero (vanse los puntos 3.2.4.1., 4.2.5.1. y 5.2.5.1.) (con el procedimiento negociado). No se aplicar ningn lmite especfico en estos casos. Dado que el Derecho de la UE especifica cundo se puede recurrir al procedimiento negociado, no podr concederse ninguna aprobacin previa para utilizar otros procedimientos negociados que no estn estipulados en esta Gua. En caso de procedimiento negociado sin ninguna licitacin infructuosa previa, deber nombrarse un Comit de Evaluacin para llevar a cabo la negociacin. En todos los casos, el rgano de Contratacin deber redactar un informe que explique cmo se seleccionaron los participantes en las negociaciones y se establecieron los precios y cmo se motiv la decisin de adjudicacin (vanse los anexos a10a para los procedimientos negociados y a10b para los procedimientos de contratacin directa). El rgano de Contratacin deber seguir las etapas de la negociacin indicadas en el modelo de informe de negociacin (anexos A10a para los procedimientos negociados y A10b para los procedimientos de contratacin directa) y garantizar que se cumplan debidamente los principios bsicos correspondientes, como el control del cumplimiento de las normas de elegibilidad (normas de nacionalidad) y los criterios de seleccin y exclusin. GESTIN CENTRALIZADA DIRECTA, GESTIN DESCENTRALIZADA CON CONTROLES PREVIOS Se necesitar la aprobacin previa de la Comisin Europea para recurrir al procedimiento negociado y para el informe de negociacin. GESTIN DESCENTRALIZADA CON CONTROLES A POSTERIORI No ser necesaria la aprobacin previa de la Comisin Europea para recurrir al procedimiento negociado ni para el informe de negociacin. Si procede, los pagos por un importe equivalente o inferior a 2 500 EUR podrn efectuarse contra la presentacin de una factura, sin aceptacin previa de una oferta.
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2.4.9.

Competencia leal y transparente

Las disposiciones sobre el procedimiento de licitacin y la publicidad de los contratos de servicios, suministros y obras se exponen en el punto 2.4.1. Varan en funcin del valor de cada contrato. Para los contratos mixtos, que incluyen una combinacin de servicios, suministros u obras, el rgano de Contratacin decidir el procedimiento de contratacin aplicable (con el acuerdo de la Comisin Europea, para la gestin descentralizada con controles previos). Esta decisin se tomar en funcin del componente contractual predominante (servicios, suministros u obras) desde el punto de vista del valor y de la importancia estratgica. Ningn contrato podr fraccionarse para eludir la aplicacin de las normas. En caso de duda sobre el modo de calcular el importe estimado de un contrato, el rgano de Contratacin se remitir a los servicios de la Comisin Europea antes de poner en marcha el procedimiento de licitacin. Independientemente del procedimiento aplicado, el rgano de Contratacin deber velar por que se garantice una competencia leal. Si se observa una disparidad evidente y significativa entre los precios propuestos y las prestaciones que ofrece el licitador, o entre los precios propuestos por los diferentes licitadores (especialmente cuando compitan en la licitacin empresas privadas con empresas pblicas, empresas sin nimo de lucro u organizaciones no gubernamentales), el rgano de Contratacin deber realizar controles y solicitar toda la informacin adicional necesaria. Deber mantener la confidencialidad de dicha informacin.

2.4.10.

Preferencias (solo FED)

PROGRAMAS FINANCIADOS CON CARGO AL FED Se adoptarn medidas para favorecer la participacin ms amplia posible de las personas fsicas y jurdicas de los Estados ACP en la ejecucin de los contratos financiados por el FED a fin de permitir una utilizacin ptima de los recursos fsicos y humanos de dichos Estados. Para ello: 1. a) en el caso de los contratos de obras por un valor inferior a 5 000 000 EUR, los licitadores de los Estados ACP se beneficiarn, siempre que como mnimo una cuarta parte del capital y del personal de direccin sea originario de uno o varios Estados ACP, de una preferencia del 10 % en la comparacin de las ofertas de calidad econmica y tcnica equivalente; b) en el caso de los contratos de suministros, cualquiera que sea su importe, los licitadores de los Estados ACP que oferten suministros cuyo valor de contrato sea originario de los pases en al menos un 50 % se beneficiarn de una preferencia del 15 % en la comparacin de las ofertas de calidad econmica y tcnica equivalente; c) en el caso de los contratos de servicios, en la comparacin de ofertas de calidad econmica y tcnica equivalente, se dar preferencia: i) a los expertos, instituciones, oficinas o empresas asesoras de los Estados ACP que tengan la competencia exigida, ii) a las ofertas presentadas por empresas ACP, ya sea individualmente o en consorcio con socios de la UE; y
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iii) a las ofertas presentadas por licitadores de la UE que recurran a subcontratistas o a expertos de los pases ACP. d) cuando se tenga la intencin de recurrir a subcontratistas, el licitador elegido dar preferencia a las personas fsicas, sociedades y empresas de los Estados ACP capaces de ejecutar el contrato en las mismas condiciones; y e) el Estado ACP podr, en la licitacin, proponer a los posibles licitadores la colaboracin de sociedades, expertos o asesores nacionales de los Estados ACP, elegidos de comn acuerdo. Dicha cooperacin podr adoptar la forma de una empresa conjunta, de una subcontratacin o de una formacin del personal empleado. 2. Cuando, segn los criterios anteriormente expuestos, dos ofertas se consideren equivalentes, se conceder preferencia: a) al licitador de un pas ACP; o b) en su defecto, al licitador que: i) permita el mejor uso posible de los recursos fsicos y humanos de los Estados ACP, ii) ofrezca las mejores posibilidades de subcontratacin a las sociedades, empresas o personas fsicas de los Estados ACP; o iii) sea un consorcio de personas fsicas, sociedades y empresas de Estados ACP y de la Unin Europea. N.B.: Los organismos sudafricanos no podrn acogerse al sistema de preferencias.

2.4.11.

Criterios de seleccin y adjudicacin

Independientemente del tipo de procedimiento de contratacin elegido, se aplicarn siempre los mismos criterios, que se exponen a continuacin.

2.4.11.1. Criterios de seleccin 2.4.11.1.1. Principios generales


Los rganos de contratacin definirn criterios de seleccin claros y no discriminatorios para evaluar si el candidato o licitador dispone de suficiente capacidad financiera, econmica, tcnica y profesional para ejecutar las tareas del contrato. Los criterios escogidos debern ser proporcionados, no rebasarn el objeto del contrato y debern tener en cuenta los intereses legtimos del candidato o licitador, en particular el derecho de la empresa a la proteccin de sus secretos tcnicos y comerciales. Convendr disponer de la informacin ms reciente posible para comprobar la capacidad de la empresa; la base jurdica es clara en cuanto a los plazos al respecto. Para la capacidad econmica y financiera, el plazo no podr superar los tres ltimos ejercicios. Para la capacidad profesional y tcnica, el plazo depender del tipo de contrato. Para los contratos de servicios y de suministros, el plazo deber abarcar lo ejecutado o entregado en los ltimos tres aos y, para los contratos de obras, las realizaciones de los ltimos cinco aos.

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Es importante tratar de mejorar la calidad de las organizaciones o consorcios preseleccionados en vez de limitarse a preseleccionar las organizaciones o consorcios con mayores referencias del proyecto; por ejemplo, deberan evitarse referencias al nmero de proyectos presentados por encima del valor del contrato que se est adjudicando. Se dar ms bien prioridad a la pertinencia de la experiencia, por ejemplo en el mbito tcnico de que se trate o en entornos similares. En el procedimiento restringido internacional, el rgano de Contratacin preseleccionar un mximo de ocho candidatos (seis en caso de procedimiento restringido internacional de obras). Adems de los criterios de seleccin relacionados con la capacidad financiera, profesional y tcnica, el rgano de Contratacin publicar asimismo criterios adicionales, que solo se utilizarn para reducir la lista restringida hasta un mximo de ocho candidatos (seis para las obras). Esos criterios no debern por tanto redactarse de tal forma que se reduzca la lista restringida a menos de ocho candidatos (seis para las obras) que cumplan los criterios. Por ejemplo, un criterio como la experiencia en el pas podra reducir la lista restringida a tan solo cinco candidatos. Deber evitarse ese tipo de criterios. Si resulta adecuado para el proyecto, y siempre que se cumpla el principio de la igualdad de trato, podrn publicarse y aplicarse criterios distintos para las personas fsicas y jurdicas. Pueden encontrarse ejemplos de criterios de seleccin en los anexos pertinentes (anuncio de licitacin o instrucciones a los licitadores). Estos son algunos ejemplos de criterios que pueden presentar problemas y no deben utilizarse: peticin de la facturacin anual, del nmero de empleados, del nmero de proyectos realizados, etc., lo cual resulta desproporcionado con respecto al valor del contrato; el uso de trminos como suficiente, importante, pertinente, ya que su significado no es totalmente claro en este contexto, ni permite determinar si la experiencia propuesta cumple el criterio; solicitar informacin que se remonte a ms de tres aos (esto est regulada en las normas de aplicacin del Reglamento Financiero); la nica excepcin es la experiencia tcnica para los contratos de obras, que puede referirse a los ltimos cinco aos; solicitar que un porcentaje del personal trabaje en mbitos especficos, ya que podra resultar discriminatorio para las grandes empresas; solicitar experiencia tcnica relacionada exclusivamente con proyectos de la UE, ya que, en general, podra considerarse discriminatorio; solicitar experiencia previa en el pas del beneficiario, salvo justificacin especfica, ya que, en general, podra considerarse discriminatorio; solicitar experiencia tcnica en una forma demasiado prescriptiva, lo que, en la prctica, restringe el nmero de candidatos elegibles a una o unas cuantas empresas.

A la hora de decidir los criterios apropiados, los rganos de contratacin debern considerar si la conformidad puede probarse y considerar, por ejemplo, qu tipo de pruebas documentales puede presentar el licitador a modo de prueba. Los criterios de seleccin debern especificarse en el anuncio de licitacin y el rgano de Contratacin deber aplicarlos segn lo especificado, salvo que se haya publicado una correccin de errores.
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En los procedimientos de adjudicacin de contratos de servicios y de suministros, los criterios de seleccin se aplicarn al consorcio en su conjunto. La misma norma se aplicar a los contratos de obras, salvo que se estipule lo contrario. El candidato o licitador deber indicar en el impreso de solicitud o formulario de presentacin de ofertas su capacidad econmica, financiera, profesional y tcnica, con arreglo a los criterios de seleccin previstos en los documentos de la licitacin. La experiencia previa que haya resultado en un incumplimiento del contrato y en su resolucin por el rgano de Contratacin no podr utilizarse como referencia. Esta norma tambin se aplicar a la experiencia previa de expertos en el marco de un contrato de servicios retribuidos. En el caso de los contratos de servicios, todos los licitadores debern presentar junto con la oferta los documentos para corroborar la informacin en respuesta a los criterios de seleccin. En los contratos de suministros, solo los adjudicatarios debern facilitar justificantes para corroborar la informacin presentada en la oferta antes de la adjudicacin del contrato. En el caso de los contratos de obras, sin embargo, las pruebas mencionadas debern presentarse segn lo dispuesto en el expediente de licitacin. En caso de duda sobre la autenticidad de los documentos presentados, el rgano de Contratacin deber realizar nuevos controles y exigir la presentacin de documentos complementarios. Para los contratos por un valor inferior a los lmites internacionales (servicios < 300 000 EUR; suministros < 300 000 EUR; obras < 5 000 000 EUR), el rgano de Contratacin podr decidir no exigir la prueba, en funcin de una evaluacin de riesgo, pero en tal caso no se conceder prefinanciacin, salvo que se presente una garanta financiera por un importe equivalente. (No obstante, si el contratista es un organismo pblico, podr anularse el requisito sobre la garanta de prefinanciacin, dependiendo de la evaluacin de riesgo del Ordenador de pagos y previa aprobacin). Los candidatos o licitadores podrn, si procede y en relacin con un contrato determinado, apoyarse en las capacidades de otras entidades, independientemente de la naturaleza jurdica de los vnculos que tengan con ellas. Este extremo podr no ser considerado apropiado por el rgano de Contratacin si el candidato o licitador depende principalmente de la capacidad de otras entidades o si depende de ellas para cumplir alguno de los criterios fundamentales. Si el candidato o licitador se remite a otras entidades, deber demostrar al rgano de Contratacin que dispondr de los recursos necesarios para ejecutar el contrato, por ejemplo presentando el compromiso de tales entidades de poner tales medios a su disposicin. Dichas entidades, por ejemplo la sociedad matriz del candidato o licitador, deber respetar las mismas normas de elegibilidad que el candidato o licitador, por ejemplo la norma de nacionalidad. Los datos correspondientes a las dems entidades para un criterio de seleccin determinado debern presentarse, en la solicitud u oferta, en un documento separado. Tambin deber presentarse una prueba de la capacidad si el rgano de Contratacin as lo requiere.

2.4.11.1.2. Comprobacin de la capacidad financiera y econmica de los candidatos o licitadores


La capacidad financiera y econmica podr acreditarse mediante uno o varios de los documentos siguientes, por ejemplo: declaraciones bancarias apropiadas; justificante de un seguro contra riesgos profesionales;

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presentacin de balances o extractos de balances de los dos ltimos ejercicios cerrados, cuando la legislacin sobre sociedades del pas en que est establecido el agente econmico prescriba la publicacin de los mismos; declaracin sobre el volumen de negocios global y sobre el volumen de negocios relativo a las obras, suministros o servicios objeto del contrato, realizados durante un perodo correspondiente como mximo a los tres ltimos ejercicios.

2.4.11.1.3. Comprobacin de la capacidad tcnica y profesional de los candidatos o licitadores


La capacidad tcnica y profesional del candidato o licitador podr acreditarse mediante uno o varios de los documentos siguientes, por ejemplo: los ttulos acadmicos y profesionales del prestador de servicios o contratista; una lista: o de los principales servicios y suministros efectuados en los ltimos tres aos, con indicacin de los importes, fechas y destinatarios, pblicos o privados; en el caso de los contratos marco, solo se considerarn los contratos especficos correspondientes a las misiones ejecutadas en virtud de tales contratos marco; se presentarn como pruebas de buena ejecucin los certificados correspondientes emitidos o refrendados por el rgano de Contratacin o por la entidad que contrat o adquiri los servicios o suministros; o de las obras ejecutadas en los ltimos cinco aos, con indicacin de los importes, fecha y ubicacin de las mismas; a la lista de las obras ms importantes debern adjuntarse los certificados de buena ejecucin correspondientes, emitidos por el rgano de Contratacin o por la entidad que orden o adquiri las obras, en los que se indicar si se han efectuado con profesionalidad y si la ejecucin de las mismas ha sido correcta; una descripcin del equipo tcnico, herramientas y material utilizados en la ejecucin de un contrato de servicios o de obras; una descripcin del equipo tcnico y de las medidas empleadas para garantizar la calidad de los suministros y servicios, as como de los medios de estudio e investigacin de la empresa; una indicacin de los tcnicos u organismos tcnicos implicados, formen o no parte de la empresa, en particular de los responsables del control de calidad; en el caso de los suministros: muestras, descripciones o fotografas autnticas o certificados de institutos o servicios oficiales encargados del control de calidad, de reconocida competencia en la certificacin de conformidad de los productos con las especificaciones o normas vigentes; una declaracin en la que se indique la plantilla media anual del prestador de servicios o del empresario y el nmero de directivos durante los tres ltimos aos; una copia o extracto de la nmina o de los contratos de trabajo; una indicacin de la parte del contrato que el prestador de servicios tenga intencin de subcontratar; el rgano de Contratacin tambin podr solicitar que el candidato o licitador
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presente cualquier informacin sobre la capacidad financiera, econmica, tcnica y profesional del subcontratista previsto, en particular cuando la subcontratacin represente una parte significativa del contrato. En el caso de los contratos de servicios, el candidato o licitador podr referirse a una parte de un proyecto si el contrato no ha finalizado. Ahora bien, solo podr utilizarse como referencia la parte que se haya completado. El candidato o licitador tendr que poder presentar pruebas documentales de la parte finalizada (por ejemplo, una declaracin de la entidad que orden el servicio, una copia de contrato, la aprobacin de informes de situacin, resultados concretos del proyecto, justificantes de pago de facturas intermedias o finales, etc.). Por ejemplo, un contrato firmado dos aos antes para un proyecto con una duracin prevista de cuatro aos podr ser presentado por el candidato o licitador para cumplir determinados criterios. En este ejemplo, el Comit de Evaluacin deber tener en cuenta la mitad del precio y la mitad de la duracin del contrato. Si el candidato o licitador ha ejecutado el proyecto mediante un consorcio, deber quedar claro en las pruebas documentales el porcentaje ya cumplido, junto con una descripcin de la naturaleza de esos servicios, suministros u obras, si se ha recurrido al criterio de seleccin relacionado con la pertinencia de la experiencia. En caso de que los servicios o productos sean complejos o deban lograr excepcionalmente un objetivo especial, la capacidad tcnica y profesional podr justificarse mediante un control efectuado por el rgano de Contratacin o, en su nombre, por un organismo oficial competente del pas en el que est establecido el prestador de servicios o proveedor, previo acuerdo de ese organismo. Esos controles se referirn a la capacidad tcnica y a las capacidades de produccin del proveedor y, si fuera necesario, a los medios de estudio e investigacin de que dispone, as como a las medidas de control de calidad. Si los rganos de contratacin exigen la presentacin de certificados expedidos por organismos independientes en los que se acredite que el candidato o licitador se ajusta a determinadas normas de garanta de calidad, habrn de remitirse a los sistemas de garanta de calidad basados en las normas europeas o, si procede, en las normas internacionales pertinentes certificadas por organismos conformes a los regmenes europeos o internacionales de certificacin. Los rganos de contratacin tambin debern aceptar otras pruebas de medidas de garanta de calidad equivalentes que presenten los agentes econmicos. Si los rganos de contratacin exigen la presentacin de certificados expedidos por rganos independientes, en los que se acredite que el candidato o licitador se ajusta a determinadas normas de gestin medioambiental, habrn de remitirse al sistema comunitario de gestin y auditora medioambientales (EMAS) contemplado en el Reglamento (CE) n 761/2001 del Parlamento Europeo y del Consejo o a las normas de gestin medioambiental basadas en las normas europeas o internacionales en esta materia, certificadas por organismos conformes a la legislacin de la UE, o a las normas europeas o internacionales de certificacin. Debern reconocer los certificados equivalentes expedidos por organismos establecidos en otros Estados miembros. Debern aceptar asimismo otras pruebas de medidas de gestin medioambiental equivalentes del candidato o licitador. El rgano de Contratacin podr controlar la autenticidad de los certificados facilitados. Si la prueba documental presentada no est redactada en una de las lenguas oficiales de la Unin Europea, deber adjuntarse una traduccin a la lengua del procedimiento. No obstante, si los documentos estn redactados en una lengua oficial de la Unin Europea distinta de la del procedimiento, se recomienda
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encarecidamente adjuntar una traduccin a la lengua del procedimiento para facilitar la evaluacin de los documentos. Si que las organizaciones del derecho internacional pblico creadas por acuerdos intergubernamentales y las agencias especializadas creadas por aqullas l candidato o licitador no est en condiciones de presentar las pruebas requeridas por alguna razn excepcional que el rgano de Contratacin considere justificada, podr probar su capacidad con cualquier otro medio que el rgano de Contratacin considere adecuado (vase tambin el punto 2.8.3.). Si el licitador presenta una declaracin propia como prueba documental, el rgano de Contratacin se reserva el derecho de pedir ms pruebas documentales.

2.4.11.2. Criterios de adjudicacin


Los contratos se concedern sobre la base de los criterios de adjudicacin establecidos en la convocatoria, de una de estas dos formas: por adjudicacin, en cuyo caso el contrato se otorgar a la oferta con el precio ms bajo de entre todas las ofertas regulares y conformes; por concesin a la mejor relacin calidad-precio (es decir, a la oferta econmicamente ms ventajosa).

Los criterios debern definirse con precisin, no podrn producir efectos discriminatorios y no debern falsear la competencia leal.

2.4.12.

Procedimiento con clusula suspensiva

En casos debidamente justificados, y tras haber obtenido una aprobacin previa, las licitaciones podrn convocarse con una clusula suspensiva en los dos casos siguientes: i) antes de la adopcin de la decisin de financiacin o ii) antes de la firma de un convenio de financiacin entre la Comisin Europea y el pas beneficiario. PROGRAMAS FINANCIADOS CON CARGO AL PRESUPUESTO Rara vez se recurre a las clusulas suspensivas, ya que las normas financieras de la UE suelen exigir la adopcin de una decisin de financiacin por la Comisin Europea (o, en su caso, la celebracin de un convenio de financiacin) antes de publicar una licitacin o convocatoria de propuestas. Sin embargo, pueden surgir circunstancias excepcionales que justifiquen desviarse del proceso decisorio habitual. En principio, las circunstancias que justifican el recurso a la clusula suspensiva se hallan fuera del control de la Comisin Europea. Cabe observar lo siguiente: - el uso de la clusula suspensiva despus de la adopcin de la decisin de financiacin y antes de la firma del convenio de financiacin puede considerarse en la mayora de los casos algo ajeno al control de la Comisin Europea, dado que la entrada en vigor de dicho convenio depende de la voluntad de un tercero (es decir, del pas beneficiario);

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- el uso de la clusula suspensiva antes de la adopcin de la decisin de financiacin exige que se justifique adecuadamente la existencia de circunstancias objetivas para recurrir a dicha clusula, siendo imposible esperar a que se adopte la decisin. Esas razones deben estar debidamente reflejadas en la solicitud de aprobacin previa y en la decisin de financiacin correspondiente. En algunos casos est justificada una clusula suspensiva para hacer un uso eficiente de los procedimientos, por ejemplo si ello permite publicar una convocatoria de propuestas que abarque dos ejercicios presupuestarios. PROGRAMAS FINANCIADOS CON CARGO AL FED Se recuerda que el uso de esta clusula antes de la adopcin de la decisin de financiacin se autoriza expresamente en el FED (vase el artculo 19b del anexo IV del Acuerdo de Coton) en todos los casos debidamente justificados para garantizar una rpida puesta en marcha del proyecto. La adjudicacin efectiva y la firma de los contratos tras una convocatoria publicada con una clusula suspensiva quedarn supeditadas a la adopcin de la decisin de financiacin o, si procede, a la celebracin del convenio de financiacin. Debido a sus implicaciones, el anuncio de licitacin o la Gua para los solicitantes de subvenciones debern mencionar explcitamente la existencia de una clusula suspensiva. En todo caso, la licitacin deber anularse si no se ha completado el procedimiento decisorio de la Comisin o no se ha firmado el convenio de financiacin.

2.4.13.

Anulacin de los procedimientos de contratacin pblica

Mientras no se haya firmado el contrato, el rgano de Contratacin podr anular el procedimiento de contratacin sin que los candidatos o licitadores puedan exigir por ello ningn tipo de indemnizacin. Si el procedimiento se divide en lotes, podr anularse uno de ellos. La anulacin podr producirse, por ejemplo, en los casos siguientes: - si la licitacin se declara desierta, es decir, si no se ha recibido ninguna oferta vlida o ninguna de las recibidas merece ser seleccionada desde el punto de vista cualitativo o econmico; - si los elementos tcnicos o econmicos del proyecto han sufrido una modificacin fundamental; - si circunstancias excepcionales o de fuerza mayor hacen imposible la ejecucin normal del proyecto; - si todas las ofertas que cumplen los criterios tcnicos exceden los recursos financieros disponibles; - si se han producido irregularidades en el procedimiento, sobre todo si han entorpecido su desarrollo en condiciones de competencia leal; - si la adjudicacin no se ajusta al principio de buena gestin financiera, es decir, si no respeta los principios de economa, eficiencia y eficacia (por ejemplo, si el precio propuesto por el licitador a quien vaya a adjudicarse el contrato no guarda relacin alguna con el precio de mercado). Si, tras haber obtenido una autorizacin previa, se anula el procedimiento de contratacin, todos los licitadores debern ser informados por escrito, con la mayor brevedad, de los motivos de la anulacin. Deber publicarse el anuncio de anulacin correspondiente. Vase el modelo que figura en el anexo A5.
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Tras la anulacin del procedimiento, el rgano de Contratacin podr decidir: - iniciar un nuevo procedimiento de licitacin; - volver a publicar el procedimiento utilizando las referencias de la convocatoria inicial; en tal caso, no ser obligatoria la publicacin de un nuevo anuncio de informacin previa individual; - entablar negociaciones con uno o varios licitadores que hayan participado en el procedimiento de licitacin y cumplan los criterios de seleccin16, siempre que las condiciones iniciales del contrato no se modifiquen sustancialmente (esta opcin no ser aplicable si la anulacin se debe a irregularidades que hayan podido falsear la competencia leal); - no celebrar el contrato. En cualquier caso, la decisin final corresponder al rgano de Contratacin (con la aprobacin previa de la Comisin Europea en el caso de los contratos adjudicados por el rgano de Contratacin en virtud del sistema con controles previos). En ningn caso podr serle atribuida responsabilidad al rgano de Contratacin por cualesquiera daos, incluidos, sin carcter restrictivo, los daos por lucro cesante, ocasionados o relacionados en cualquier modo con la anulacin de una licitacin, incluso en el caso de que el rgano de Contratacin haya sido advertido de la posibilidad de la interposicin de una reclamacin por daos y perjuicios. La publicacin de un anuncio de licitacin no supone que el rgano de Contratacin contraiga obligacin legal alguna de aplicar el programa o ejecutar el proyecto anunciado. GESTIN CENTRALIZADA DIRECTA La responsabilidad de anular una licitacin corresponder a los servicios competentes de la Comisin Europea. GESTIN DESCENTRALIZADA CON CONTROLES PREVIOS La responsabilidad de anular una licitacin corresponder al rgano de Contratacin, previa aprobacin de la Comisin Europea. GESTIN DESCENTRALIZADA CON CONTROLES A POSTERIORI La responsabilidad de anular una licitacin corresponder al rgano de Contratacin. No ser necesaria la aprobacin previa de la Comisin Europea.

2.4.14.

Clusulas deontolgicas

Cualquier intento de un candidato, solicitante o licitador para obtener informacin confidencial, realizar acuerdos ilcitos con sus competidores a fin de impedir, restringir o falsear la competencia en un mercado determinado, o influir sobre el Comit de Evaluacin o el rgano de Contratacin a lo largo del procedimiento de examen, clarificacin, evaluacin y comparacin de las ofertas y solicitudes, tendr como consecuencia el rechazo de su candidatura, propuesta u oferta.

16

De ah la importancia de elegir cuidadosamente los criterios de seleccin, que debern ser claros y no discriminatorios, y no podrn ir ms all del mbito de las tareas o del presupuesto (vase el punto 2.4.11.1. para ms informacin). Page 37 of 179

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En el momento de presentar su candidatura u oferta, el candidato o licitador deber declarar que no tiene ningn conflicto de intereses potencial (vanse la definicin y los principios aplicables en el punto 2.3.6.) y que no tiene ningn tipo de relacin equivalente al respecto con otros licitadores u otras partes interesadas en el proyecto. Si durante el perodo de ejecucin del contrato se produce tal situacin, el titular estar obligado a comunicrselo al rgano de Contratacin. La exclusin de un candidato, licitador o solicitante por alguna de las razones mencionadas se realizar de conformidad con las normas y procedimientos que se indican en el punto 2.3.3. Los licitadores no podrn contratar como expertos a funcionarios pblicos y dems personal de la administracin pblica del pas beneficiario, cualquiera que sea su estatuto administrativo, salvo en caso de aprobacin previa de la Comisin Europea. Salvo que disponga de una autorizacin previa por escrito del rgano de Contratacin, el contratista y su personal, as como cualquier otra empresa con la que el contratista est asociado o vinculado, no podrn prestar otros servicios, ni siquiera con carcter accesorio o en rgimen de subcontratacin, ni realizar otras obras o proveer otros suministros en el marco del proyecto. Esta prohibicin tambin ser aplicable a los dems programas o proyectos que, por la naturaleza del contrato, pudieran suponer un conflicto de intereses para el contratista o el beneficiario de una subvencin. El contratista deber actuar en todo momento con imparcialidad y como asesor de buena fe con arreglo al cdigo deontolgico de su profesin. Deber abstenerse de hacer declaraciones pblicas sobre el proyecto o los servicios sin la aprobacin previa del rgano de Contratacin. No podr comprometer en modo alguno al rgano de Contratacin sin su consentimiento previo por escrito. Durante el perodo de ejecucin del contrato, el contratista y su personal debern respetar los derechos humanos y se comprometen a no contrariar los usos polticos, culturales y religiosos del pas beneficiario. En particular, y conforme al acto jurdico de base de que se trate, los licitadores a los que se adjudiquen contratos debern respetar las normas laborales fundamentales vigentes definidas en los convenios pertinentes de la Organizacin Internacional del Trabajo (como los convenios sobre el derecho de sindicacin y negociacin colectiva, la eliminacin del trabajo forzoso y la abolicin del trabajo infantil). La remuneracin del contratista en virtud del contrato constituir su nica retribucin en el marco del mismo. El contratista y su personal debern abstenerse de ejercer cualquier actividad o de recibir cualquier gratificacin que entre en conflicto con sus obligaciones respecto del rgano de Contratacin. El contratista y su personal estarn sujetos al secreto profesional a lo largo de toda la duracin del contrato y despus de su terminacin. Todos los informes y documentos recibidos o elaborados por el contratista en el marco de la ejecucin del contrato sern confidenciales. La utilizacin por las Partes Contratantes de todos los informes y documentos elaborados, recibidos o entregados a lo largo de la ejecucin del contrato se regir por las condiciones que en l se establezcan. El contratista se abstendr de cualquier relacin que pueda poner en peligro su independencia o la de su personal. Si el contratista pierde su independencia, el rgano de Contratacin podr rescindir el contrato sin preaviso, con independencia del perjuicio sufrido, sin que al contratista le asista el derecho a reclamar indemnizacin alguna.

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La Comisin Europea se reserva el derecho de suspender o anular la financiacin del proyecto si se descubren prcticas de corrupcin de cualquier naturaleza en cualquier fase del procedimiento de licitacin o durante la ejecucin del contrato y si el rgano de Contratacin no toma todas las medidas oportunas para poner remedio a esa situacin. A efectos de esta disposicin, se entender por prcticas de corrupcin cualquier propuesta de soborno o la entrega a cualquier persona de cualquier regalo, gratificacin o comisin en concepto de incitacin o recompensa para que realice o se abstenga de realizar actos relacionados con la adjudicacin de un contrato o con la ejecucin de un contrato ya suscrito con el rgano de Contratacin. En particular, todos los expedientes de licitacin y contratos de servicios, de obras y de suministros debern incluir una clusula que especifique que se rechazar cualquier oferta y se anular cualquier contrato en caso de que la adjudicacin del mismo o su ejecucin hayan dado lugar al pago de gastos comerciales extraordinarios. Se entender por gastos comerciales extraordinarios las comisiones que no se mencionen en el contrato principal o que no resulten de un contrato vlido que haga referencia a ese contrato principal, las comisiones que no retribuyan ningn servicio legtimo efectivo, las comisiones abonadas en un paraso fiscal y las comisiones abonadas a un beneficiario que no est claramente identificado o a una empresa que presente todas las apariencias de ser una empresa ficticia. El contratista se comprometer a presentar a la Comisin Europea, a peticin de esta, todos los documentos justificativos de las condiciones de ejecucin del contrato. La Comisin podr realizar todos los controles documentales o in situ que considere necesarios para reunir pruebas que corroboren la sospecha de que se han producido gastos comerciales no habituales. Los contratistas de los que conste fehacientemente que han incurrido en gastos comerciales no habituales en proyectos financiados por la Unin Europea se expondrn, segn la gravedad de los hechos, a la resolucin del contrato o a la exclusin definitiva de la posibilidad de recibir fondos de la UE. El incumplimiento de una o varias de estas clusulas deontolgicas podr acarrear la exclusin del candidato, solicitante, licitador o contratista de otros contratos comunitarios y la imposicin de sanciones. La persona, empresa o entidad afectada por estas medidas deber ser informada de las mismas por escrito. Corresponder al rgano de Contratacin garantizar que el procedimiento de adjudicacin se celebre de forma transparente, en funcin de criterios objetivos y sin influencia externa posible alguna. Si se sospecha que se ha producido fraude, corrupcin u otras irregularidades que afecten a los fondos de la UE, la Oficina de Lucha contra el Fraude de la Comisin Europea (la OLAF) deber ser debidamente informada.

2.4.15.

Recursos jurdicos

2.4.15.1. Reclamaciones al rgano de Contratacin


Sin perjuicio de otras vas de recurso y, en particular, sin alterar los plazos para incoar acciones judiciales establecidos en el punto 2.4.15.3., cuando un candidato, licitador o solicitante considere que ha sido perjudicado por un error o irregularidad cometido supuestamente durante un procedimiento de seleccin o adjudicacin, o que el procedimiento ha estado viciado por mala administracin, podr presentar una reclamacin ante el rgano de Contratacin.
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Si el rgano de Contratacin es la Comisin Europea, la reclamacin se enviar a la persona que haya tomado la decisin impugnada, y esta se esforzar por investigar la reclamacin y responder en un plazo de quince das hbiles. A modo de alternativa, si el candidato, licitador o solicitante no est satisfecho con la respuesta recibida, podr recurrir ante el director geogrfico competente en la sede. La reclamacin no podr tener como nico objeto la obtencin de una segunda evaluacin sin ms motivo que el desacuerdo del demandante con la decisin final de adjudicacin.

2.4.15.2. Reclamaciones ante el Defensor del Pueblo Europeo


Sin perjuicio de otras vas de recurso y, en particular, sin alterar los plazos previstos para los recursos establecidos en el punto 2.4.15.3., cualquier ciudadano de la Unin y cualquier persona fsica o jurdica que resida o tenga su domicilio social en un Estado miembro tiene el derecho a presentar una reclamacin ante el Defensor del Pueblo Europeo para todos los casos de mala administracin por parte de las instituciones de la Unin Europea [artculo 228 del Tratado de Funcionamiento de la Unin Europea (TFUE)]. Para ms informacin puede consultarse la pgina web: http://www.ombudsman.europa.eu/en/home.faces

2.4.15.3. Acciones ordinarias


Cuando un candidato, licitador o solicitante considere que ha sido perjudicado por un error o irregularidad cometido supuestamente durante un procedimiento de seleccin o adjudicacin, podr presentar asimismo acciones ordinarias, siempre que se renan las condiciones necesarias. Si la Comisin Europea es el rgano de Contratacin, la accin deber incoarse de conformidad con las normas fijadas por el TFUE17. La subcontratacin no generar relaciones contractuales entre el subcontratista y el rgano de Contratacin. El rgano de Contratacin no se responsabilizar de ningn incumplimiento del contratista en la ejecucin de su contrato con el subcontratista. En caso de desacuerdo sobre la aplicacin de dicho contrato, el subcontratista se dirigir al contratista o a la jurisdiccin competente para conocer de esos litigios. La misma situacin se aplicar a los expertos en el marco de contratos de servicios.

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En virtud de los artculos 256 y 263 del Tratado de Funcionamiento de la Unin Europea (TFUE), el Tribunal General de la UE es competente para controlar los actos de la Comisin Europea destinados a producir efectos jurdicos frente a terceros. Asimismo, en virtud de los artculos 256, 268 y 340 del TFUE, el Tribunal General de la UE es competente para conocer de los litigios relativos a la indemnizacin por daos y perjuicios causados por la Comisin Europea en materia de responsabilidad no contractual. Cabe observar que, de conformidad con el TFUE, el plazo para interponer un recurso de anulacin ante el Tribunal General de la UE contra las decisiones de la Comisin Europea empieza a correr desde el momento de la publicacin de la medida, o desde su notificacin al demandante o, a falta de notificacin, desde la fecha en que dicha persona tuvo conocimiento de la medida, segn proceda. Page 40 of 179

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2.5. Volumen de los contratos


Los proyectos debern concebirse de manera que permitan contratos del mayor volumen posible para evitar una fragmentacin de los programas en una serie de pequeos contratos (y lograr as economas de escala), para garantizar la mxima coordinacin entre las actividades relacionadas y para que la gestin del programa resulte lo ms sencilla posible.

2.6. Pliego de Condiciones y especificaciones tcnicas


El objetivo del Pliego de Condiciones (en los contratos de servicios) y de las especificaciones tcnicas (en los contratos de suministros y de obras) es facilitar instrucciones y orientacin a los contratistas para que presenten una oferta que responda a todos los requisitos tcnicos y administrativos, y sirva a continuacin de mandato para el contratista durante la ejecucin del proyecto. El Pliego de Condiciones o las especificaciones tcnicas forman parte del expediente de licitacin y constituyen un anexo del contrato adjudicado. La preparacin minuciosa del Pliego de Condiciones o de las especificaciones tcnicas es sumamente importante para el xito del proyecto. Es preciso garantizar que el proyecto ha sido concebido adecuadamente, que el trabajo se llevar a cabo en los plazos previstos y que no se malgastarn los recursos. El esfuerzo adicional que supone la fase de preparacin del proyecto redundar en un ahorro de tiempo y de dinero en las fases posteriores del ciclo del proyecto. El Pliego de Condiciones y las especificaciones tcnicas debern permitir a los candidatos y licitadores concurrir en igualdad de condiciones, sin que puedan tener por efecto crear obstculos injustificados a dicha competencia. Debern ser claros, no discriminatorios y proporcionados al objetivo o al presupuesto del proyecto. Especificarn lo que se espera de los servicios, suministros u obras objeto del contrato. Las especificaciones incluyen lo siguiente: a) los grados de calidad; b) el impacto ambiental (por ejemplo, se procurar garantizar que las especificaciones tengan en cuenta los ltimos avances en la materia); c) los requisitos del diseo para todos (accesibilidad de las personas con discapacidad, aspectos ambientales, etc., en consonancia con los ltimos avances); d) los niveles y procedimientos de evaluacin de la conformidad, incluidos los aspectos ambientales; e) la idoneidad para el uso; f) la seguridad o las dimensiones, incluidos, para los suministros, la denominacin de venta y el manual de instrucciones y, para todos los contratos, la terminologa, los smbolos, los ensayos y mtodos de ensayo, el embalaje, el marcado y etiquetado (incluido el etiquetado ambiental, por ejemplo sobre el consumo energtico), los procedimientos y mtodos de fabricacin. El Pliego de Condiciones y las especificaciones tcnicas debern ser claros y concisos. Las especificaciones tcnicas no podrn aludir a determinadas marcas y tipos, ni limitar la competencia por ser demasiado especficas.

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El Pliego de Condiciones o las especificaciones tcnicas sern elaborados por el rgano de Contratacin. Si la Comisin Europea es el rgano de Contratacin, la prctica habitual es consultar y obtener la aprobacin del pas beneficiario y, en su caso, de las dems partes interesadas en el Pliego de Condiciones o las especificaciones tcnicas, para reforzar la responsabilizacin y la calidad. Dada la complejidad tcnica de muchos contratos, la preparacin del expediente de licitacin (especialmente de las especificaciones tcnicas o del Pliego de Condiciones) podr necesitar la asistencia de uno o varios tcnicos especialistas externos. Cada especialista deber firmar una declaracin de objetividad y confidencialidad (vase el anexo A3). Una vez finalizados los expedientes de licitacin, la licitacin se iniciar lo ante posible. El Pliego de Condiciones o las especificaciones tcnicas contenidas en el expediente de licitacin, que constituyen la base para el plan de trabajo del proyecto, debern reflejar la situacin existente en el momento de iniciarse los proyectos para evitar el esfuerzo considerable que supondra volver a disear el proyecto durante la fase inicial. La estructura general del Pliego de Condiciones para servicios recoge los principios de gestin del ciclo del proyecto. Se trata de garantizar que se abarquen todas las cuestiones de forma sistemtica, y que los factores clave relacionados con la claridad de los objetivos y la sostenibilidad se examinen detalladamente. En el anexo B8 figura un modelo de Pliego de Condiciones en el que se indican las informaciones detalladas mnimas que deben suministrarse en cada apartado. Para un contrato de servicios retribuidos, las secciones del Pliego de Condiciones incluyen las partidas del presupuesto asignado. Se trata de los honorarios, nica parte del presupuesto sujeta a la competencia (salvo si se prev un componente de precio global, que tambin estar sujeto a la competencia). Los servicios se prestan sobre la base de una tarifa diaria fija por los das de trabajo de los expertos segn lo dispuesto en el contrato. El presupuesto incluye asimismo una provisin fija para imprevistos, que cubre todos los gastos corrientes contrados por el contratista que no estn incluidos en los honorarios. El apartado sobre imprevistos deber especificar el tipo de gastos que pueden incluirse para la comprobacin de los gastos. El Pliego de Condiciones tambin prev la comprobacin de los gastos. El rgano de Contratacin fijar los presupuestos para imprevistos y comprobacin de los gastos. Dichos presupuestos debern ajustarse a los requisitos del Pliego de Condiciones y calcularse cuidadosamente. Salvo que se especifique, con carcter excepcional, en el Pliego de Condiciones, la utilizacin de la provisin asignada para imprevistos no requerir una aprobacin del rgano de Contratacin. El Pliego de Condiciones y las especificaciones tcnicas no podrn divulgarse a terceros y debern mantenerse confidenciales hasta que se pongan simultneamente a disposicin de los licitadores como parte del procedimiento.

2.7. Procedimientos de conciliacin y arbitraje


PROGRAMAS FINANCIADOS CON CARGO AL FED Las controversias relativas a los contratos financiados con cargo al FED podrn ser resueltas mediante conciliacin o arbitraje, con arreglo a las Condiciones Generales y particulares que regulen el contrato. El procedimiento que deber utilizarse figura en el anexo V de la Decisin n 3/90 del Consejo de Ministros ACP-CEE, de 29 de marzo de 1990, por la que se aprueban las disposiciones generales, las Condiciones

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Generales y las normas de procedimiento para la conciliacin y el arbitraje, relativos a los contratos de obras, de suministros y de servicios financiados por el FED. Dichas normas figuran en el anexo A12. PROGRAMAS FINANCIADOS CON CARGO AL PRESUPUESTO Las normas sobre resolucin de controversias figuran en las Condiciones Generales para los distintos modelos de contrato (artculo 40 para los contratos de servicios y suministros y artculo 65 para los contratos de obras).

2.8. El Comit de Evaluacin


2.8.1. Nombramiento y composicin

La apertura de plicas y la evaluacin de las ofertas corrern a cargo de un Comit de Evaluacin nombrado formal y oportunamente por el rgano de Contratacin y compuesto por un presidente y un secretario, ambos sin derecho a voto, y un nmero impar de miembros con derecho a voto (un mnimo de tres para todos los procedimientos, salvo para los contratos de obras por un importe superior a 5 000 000 EUR, en cuyo caso se exigir un mnimo de cinco miembros). Los evaluadores debern disponer de informacin detallada sobre el calendario previsto y la carga de trabajo que supone la funcin de evaluador. El rgano de Contratacin deber cerciorarse de que los evaluadores designados estn disponibles durante el perodo de evaluacin previsto. Asimismo, nombrar a un evaluador de sustitucin para cada procedimiento a fin de evitar retrasos en caso de indisponibilidad. Todos los miembros debern poseer un dominio razonable de la lengua en la que estn redactadas las ofertas presentadas. Los miembros con derecho a voto debern tener la capacidad tcnica y administrativa para poder emitir un juicio calificado sobre las ofertas. La identidad de los evaluadores deber mantenerse confidencial. GESTIN CENTRALIZADA DIRECTA Los miembros del Comit de Evaluacin (es decir, el presidente, el secretario y los miembros con derecho a voto) debern ser nombrados a ttulo personal por los servicios competentes de la Comisin Europea, que tambin debern aprobar la presencia de observadores. Para los procedimientos de adjudicacin de contratos, un representante del pas beneficiario podr participar segn proceda, ya sea como miembro con derecho a voto (evaluador) o en calidad de observador. En los procedimientos de concesin de subvenciones, un representante del pas beneficiario podr participar en calidad de observador o, en el caso del FED, como miembro con derecho a voto. GESTIN DESCENTRALIZADA CON CONTROLES PREVIOS Los miembros del Comit de Evaluacin (es decir, el presidente, el secretario y los miembros con derecho a voto) debern ser nombrados a ttulo personal por el rgano de Contratacin, y los nombramientos se presentarn con suficiente antelacin a la Comisin Europea para su aprobacin. Si la Comisin Europea no presenta objeciones en un plazo de cinco das laborables, se considerar que el Comit es aprobado. La Comisin Europea deber ser invitada a designar un observador y se la animar a asistir a todas las reuniones o a parte de ellas. Los expertos independientes contratados en el marco de contratos de servicios solo podrn asistir en calidad de observadores. La participacin de otros observadores deber someterse a la aprobacin previa de la Comisin Europea.
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GESTIN DESCENTRALIZADA CON CONTROLES A POSTERIORI Los miembros del Comit de Evaluacin (es decir, el presidente, el secretario y los miembros con derecho a voto) debern ser nombrados a ttulo personal por los servicios competentes de la Comisin Europea, que tambin debern aprobar la presencia de observadores. Los miembros del Comit de Evaluacin debern asistir a todas las reuniones. Cualquier ausencia de un miembro del Comit deber registrarse y justificarse en el informe de evaluacin. Todos los miembros del Comit de Evaluacin con derecho a voto tendrn los mismos derechos de voto. Solo podr dispensarse de la obligacin de crear un Comit de Evaluacin en caso de ofertas nicas por valor inferior o igual a 20 000 EUR. Para los procedimientos de concesin de subvenciones, vase el punto 6.4.7.1.

2.8.2.

Imparcialidad y confidencialidad

Todos los miembros del Comit de Evaluacin y los posibles observadores debern firmar una declaracin de imparcialidad y confidencialidad (vase el anexo A4). Cualquier miembro del Comit de Evaluacin u observador que tenga o pueda tener un posible conflicto de intereses con un licitador o solicitante deber declararlo y cesar en su cargo inmediatamente. Existir conflicto de intereses cuando el ejercicio imparcial y objetivo de las funciones de los agentes financieros y dems personas a que se refiere el apartado anterior se vea comprometido por razones familiares, afectivas, de afinidad poltica o nacional, de inters econmico o por cualquier otro motivo de comunidad de intereses con el beneficiario. Si se demuestra el conflicto de intereses, quedar excluida la participacin del miembro u observador en las reuniones del Comit para cualquiera de sus atribuciones. Los actos susceptibles de verse afectados por un conflicto de intereses pueden revestir, entre otras formas, alguna de las siguientes: a) b) c) la concesin, a s mismo o a otros, de ventajas directas o indirectas indebidas; la negativa a conceder a un beneficiario los derechos o ventajas a que el mismo pudiera pretender; la ejecucin de actos indebidos o abusivos, o la omisin de ejecutar actos necesarios.

Se presumir la existencia de conflicto de intereses en el caso de que un solicitante, candidato o licitador sea miembro del personal cubierto por el Estatuto de los funcionarios, a menos que su participacin en el procedimiento haya sido autorizada previamente por su superior jerrquico. El presidente del Comit de Evaluacin decidir si el proceso de evaluacin debe repetirse. Dicha decisin deber registrarse en el informe de evaluacin, junto con las razones que la justifiquen. Durante el procedimiento de contratacin pblica, toda comunicacin entre el rgano de Contratacin y los candidatos, solicitantes o licitadores deber llevarse a cabo en condiciones que garanticen la transparencia y la igualdad de trato; dicha comunicacin no podr llevar a una modificacin de las condiciones del contrato ni de las condiciones de la licitacin o convocatoria de propuestas iniciales. No podr desvelarse ningn dato sobre el anlisis, la aclaracin, la evaluacin de las ofertas o propuestas o las decisiones relativas a la adjudicacin del contrato, antes de la aprobacin del informe de evaluacin
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por el rgano de Contratacin y por la Comisin Europea en caso de gestin descentralizada con controles previos. Cualquier intento de un licitador, candidato o solicitante de influir de algn modo en el proceso (ya sea estableciendo contacto con los miembros del Comit de Evaluacin o de cualquier otra forma) podr dar lugar a la exclusin inmediata de su oferta o propuesta del proceso de evaluacin. Exceptuando la sesin de apertura de plicas, las deliberaciones del Comit de Evaluacin se realizarn a puerta cerrada y sern estrictamente confidenciales en los procedimientos de suministros y obras. Para los contratos de servicios y las convocatorias de propuestas, las deliberaciones del Comit de Evaluacin, desde la sesin de apertura de plicas o propuestas hasta la conclusin de las actividades de dicho Comit, se realizarn a puerta cerrada y sern confidenciales. Si su legislacin entra en conflicto con la confidencialidad requerida, el rgano de Contratacin deber obtener una autorizacin previa de la Comisin Europea antes de desvelar cualquier informacin. Para mantener la confidencialidad del procedimiento, la participacin en las reuniones del Comit de Evaluacin quedar estrictamente limitada a los miembros del mismo, designados por el rgano de Contratacin, y a los posibles observadores autorizados (incluidos los asesores designados en el caso de las convocatorias de propuestas, vase el punto 6.4.7.2.). Exceptuando las copias que se den a los posibles asesores o a las delegaciones de la UE en la convocatoria de propuestas, las ofertas o propuestas no podrn salir de la sala o del edificio en que se celebren las reuniones del Comit antes de la conclusin de sus actividades. Debern guardarse en un lugar seguro cuando no estn siendo utilizadas.

2.8.3.

Responsabilidades de los miembros del Comit de Evaluacin

El presidente coordinar el proceso de evaluacin con arreglo a los procedimientos expuestos en esta Gua y garantizar su desarrollo en condiciones de imparcialidad y de transparencia. Los miembros con derecho a voto asumirn de forma colectiva la responsabilidad de las decisiones adoptadas por el Comit. El secretario del Comit se har cargo de todas las labores administrativas del proceso de evaluacin, entre las que cabe mencionar las siguientes: distribuir y recoger las declaraciones de imparcialidad y confidencialidad; redactar las actas de las reuniones del Comit de Evaluacin y llevar la documentacin correspondiente; dejar constancia de las reuniones y preparar el informe de evaluacin y sus anexos.

Toda solicitud de aclaracin que implique una comunicacin con los licitadores o los solicitantes durante el proceso de evaluacin deber efectuarse por escrito. Se adjuntar copia de esa correspondencia al informe de evaluacin. Si una oferta o propuesta no cumple los requisitos formales, el Comit de Evaluacin podr decidir, con carcter discrecional, si la excluye o no del resto del proceso de evaluacin, siempre que se garantice la igualdad de trato de los licitadores y solicitantes y se respete el principio de proporcionalidad. Cualquiera que sea la decisin del Comit de Evaluacin, deber registrarse ntegramente y justificarse en el informe de evaluacin. Las ofertas o propuestas no debern desestimarse en los supuestos siguientes:
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- si se presentan en un nmero de copias inferior al requerido; - si se presentan con el formato correcto y se facilita la informacin solicitada, pero organizada de forma incorrecta, por ejemplo si figura en el apartado X informacin que debera haberse presentado en el apartado Y; - si no han sido firmadas o contienen una firma escaneada (la firma podr solicitarse posteriormente, pero la oferta ser rechazada si el documento original facilitado no corresponde al presentado inicialmente); la posibilidad de entregar copias no podr aceptarse si se trata de garantas de licitacin; - si los candidatos, solicitantes o licitadores pueden demostrar que un documento solicitado no estaba disponible (por ejemplo si, con arreglo a la legislacin nacional, la administracin expedidora no puede realizar el duplicado de un documento perdido), siempre que se obtenga una alternativa aceptable (por ejemplo, una declaracin de dicha administracin de que el documento del candidato, licitador o solicitante es vlido pero no puede expedirse un duplicado); - los licitadores en un contrato de servicios que no hayan presentado junto con la oferta todas las pruebas documentales para los criterios de exclusin o seleccin; podrn exigirse del adjudicatario, con un plazo razonable, los justificantes necesarios; - si se informa al Comit de Evaluacin de que un experto importante en una licitacin de servicios ya no est disponible; en lugar de desestimarse, el Comit de Evaluacin deber realizar la evaluacin de la oferta inicial y se dar al adjudicatario la oportunidad de sustituir a ese experto (vase el punto 3.3.12.1.)

2.8.4.

Calendario

El Comit de Evaluacin deber constituirse con suficiente antelacin para cerciorarse de que los miembros (y los posibles observadores nombrados por la Comisin Europea) estn disponibles en las fechas previstas para preparar y llevar a cabo el proceso de evaluacin. Las ofertas debern evaluarse puntualmente para que pueda completarse el procedimiento dentro del perodo de validez de las ofertas. Deber evitarse prorrogar el plazo de validez de las ofertas (vase el punto 2.8.5.). Es muy importante que todos los licitadores, se les haya adjudicado el contrato o no, reciban informacin sin demora. Una vez finalizada la evaluacin, el rgano de Contratacin deber adoptar la decisin de adjudicacin con la mayor brevedad, aprobando el informe de evaluacin. Cualquier incumplimiento del rgano de Contratacin en la aprobacin del informe de evaluacin o en el seguimiento de las recomendaciones y conclusiones contenidas en dicho informe deber ser explicado por escrito de forma detallada y razonada.

2.8.5.

Perodo de validez

Los licitadores permanecern comprometidos por sus ofertas durante el perodo establecido en la carta de convocatoria de licitacin o en el expediente de licitacin. Ese perodo deber ser suficientemente largo para que el rgano de Contratacin pueda proceder al anlisis de las ofertas, a la aprobacin de la propuesta de adjudicacin, a la notificacin de la adjudicacin y a la celebracin del contrato. El perodo de validez de las ofertas se fijar en noventa das a partir del vencimiento del plazo fijado para la presentacin de las ofertas.
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En casos excepcionales, y previa aprobacin de los servicios competentes de la Comisin Europea antes de la expiracin de ese perodo de validez, el rgano de Contratacin podr pedir a los licitadores una prrroga especfica y puntual, que no podr superar los cuarenta das. El adjudicatario quedar comprometido por la oferta durante otros sesenta das, con independencia de la fecha de notificacin de la adjudicacin del contrato (o sea, 90 (+ 40) + 60 das).

2.9. Adjudicacin del contrato (excepto para los contratos de servicios, vase el captulo 3)
2.9.1. Notificacin al adjudicatario

GESTIN CENTRALIZADA DIRECTA, GESTIN DESCENTRALIZADA CON CONTROLES A POSTERIORI Antes de que expiren las ofertas, pero despus de la adopcin y aprobacin por la Comisin Europea de la decisin de adjudicacin, el rgano de Contratacin informar por escrito al adjudicatario de que su oferta ha sido seleccionada (vase el modelo en el anexo A8) y le comunicar, en su caso, los errores aritmticos obvios que se hayan corregido durante la evaluacin. A ms tardar antes de adoptar la decisin de adjudicacin o concesin de una subvencin, el rgano de Contratacin o el organismo delegado se cerciorarn de que el adjudicatario, incluidos sus socios, no figura en situacin de exclusin en el Sistema de Alerta Rpida. GESTIN DESCENTRALIZADA CON CONTROLES PREVIOS Adems, la Comisin Europea deber aprobar formalmente la adjudicacin antes de enviar la carta de notificacin. La notificacin de la adjudicacin del contrato al adjudicatario prorroga automticamente la validez de su oferta durante sesenta das. El rgano de Contratacin, a su vez, pedir al adjudicatario que presente las pruebas que sustentan las declaraciones realizadas en la oferta, en un plazo de quince das a partir de la fecha de la carta de notificacin. El rgano de Contratacin deber examinar las pruebas antes de enviar el contrato al adjudicatario para su firma. Si un contrato es adjudicado en el marco de un convenio de financiacin que no se ha celebrado en el momento de iniciarse la licitacin, el rgano de Contratacin no deber notificar la adjudicacin del contrato mientras no se haya celebrado dicho convenio. En el caso del procedimiento restringido y del dilogo competitivo, los justificantes sobre los criterios de exclusin se facilitarn tal como se explica en el punto 2.3.3. Para los contratos por un valor inferior a los lmites internacionales (servicios < 300 000 EUR; suministros < 300 000 EUR, obras < 5 000 000 EUR) no ser obligatorio presentar esas pruebas documentales (vanse los puntos 2.3.3. y 2.4.11.1.1.). En el caso de las subvenciones, vase el punto 6.4.10.1.

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2.9.2.

Preparacin del contrato y firma

En la preparacin del contrato para la firma, el rgano de Contratacin deber seguir los pasos siguientes: Preparar un expediente de contrato (si es posible, con una impresin a dos caras) con la estructura siguiente: a) Nota explicativa, utilizando el modelo que figura en el anexo A6. b) Copia del convenio de financiacin por el que se autoriza el proyecto. c) Copia de la convocatoria (anuncio de informacin previa, anuncio del contrato, informe de la apertura de plicas, informe de evaluacin, programa de trabajo, Gua para los solicitantes, informes de evaluacin, lista de subvenciones previstas y cualquier otra informacin pertinente. d) Tres ejemplares del proyecto de contrato, basado en el modelo de contrato. e) Deber prestarse especial atencin para que todas las actas de reuniones previas, las preguntas y respuestas durante el perodo de licitacin, las solicitudes de aclaracin del Comit de Evaluacin y las actas de reuniones de negociacin queden incorporadas al contrato para su firma. Los anexos normalizados del contrato relativos a las Condiciones Generales, formularios y dems documentos pertinentes debern reproducirse sin modificacin alguna en todos los contratos. Solo las Condiciones Particulares (y el presupuesto en el caso de las subvenciones) debern ser completadas por el rgano de Contratacin. En los contratos de gestin descentralizada con controles previos, el rgano de Contratacin enviar el expediente de contrato a la Delegacin de la Unin Europea para refrendo. La Delegacin firmar todos los originales del contrato (y rubricar todas las pginas de las Condiciones Particulares y el presupuesto) para confirmar la financiacin de la UE y a continuacin los devolver al rgano de Contratacin. No ser necesario el refrendo de la Delegacin en determinados casos mencionados en la Gua Prctica de procedimientos para los presupuestos-programas. Firmar y fechar todos los originales del contrato y rubricar todas las pginas de las Condiciones Particulares. En el caso de las subvenciones, los contratos debern firmarse en un plazo de tres meses a partir de la fecha de notificacin de los resultados de la evaluacin, salvo en casos excepcionales y, en concreto, para acciones complejas, convocatorias que abarquen dos ejercicios presupuestarios, convocatorias de propuestas organizadas en relacin con determinados mecanismos, contratos con varios beneficiarios, o si se han recibido muchas propuestas o ha habido retrasos imputables a los solicitantes. Remitir los tres originales firmados del contrato al adjudicatario o solicitante, que deber firmarlos en un plazo de treinta das a partir de su recepcin. El licitador o solicitante de la subvencin remitir dos originales al rgano de Contratacin junto con las garantas financieras requeridas en el contrato. Si el adjudicatario o solicitante no cumple la condicin anterior dentro del plazo especificado o indica en cualquier momento que no desea o no puede firmar el contrato, no se le podr adjudicar. Deber reiniciarse el proceso de preparacin del contrato desde el primer paso y se preparar un nuevo expediente de contrato recurriendo a la segunda mejor oferta (siempre que dicha oferta haya superado la puntuacin tcnica mnima y se
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halle dentro de los lmites del presupuesto mximo disponible para el contrato). En el caso de las subvenciones, el contrato se ofrecer, si es posible, al solicitante que aparezca en primer lugar en la lista de reserva. GESTIN CENTRALIZADA DIRECTA, GESTIN DESCENTRALIZADA CON CONTROLES A POSTERIORI Una vez recibidos los dos originales firmados por el adjudicatario o solicitante, el rgano de Contratacin comprobar que corresponden exactamente a los enviados inicialmente, y enviar un original al servicio financiero responsable de los pagos, y el otro, al gestor del proyecto. GESTIN DESCENTRALIZADA CON CONTROLES PREVIOS Una vez recibidos los dos originales firmados por el adjudicatario o solicitante, el rgano de Contratacin enviar uno de ellos a la Delegacin de la Unin Europea. El rgano de Contratacin comprobar la facultad de representacin de la persona fsica que firma el contrato en nombre de la entidad legal a la que se haya adjudicado. El contrato entrar en vigor en la fecha de la ltima firma. No podr abarcar servicios o costes anteriores, ni entrar en vigor antes de dicha fecha, salvo en casos excepcionales debidamente justificados (vase el punto 6.2.8.). Los rganos de contratacin debern conservar toda la documentacin relativa a la adjudicacin y ejecucin del contrato durante un perodo mnimo de siete aos tras el pago del saldo y hasta la fecha de prescripcin de los litigios conforme a la legislacin que regule el contrato. Durante y despus de ese perodo, el rgano de Contratacin tratar los datos personales de conformidad con su poltica de confidencialidad. La documentacin mencionada deber estar disponible para su inspeccin por la Comisin Europea, la OLAF y el Tribunal de Cuentas.

2.9.3.

Publicacin de la adjudicacin del contrato

La publicacin de los anuncios de adjudicacin es una obligacin legal importante para respetar el principio de transparencia. En el caso de la contratacin pblica, una vez firmado el contrato, el rgano de Contratacin deber redactar un anuncio de adjudicacin del contrato, utilizando el modelo que figura en los anexos C9 y D9, y remitirlo a la Comisin Europea, que publicar los resultados de la licitacin en el Diario Oficial (si procede) y en el sitio web de EuropeAid. Si el anuncio de adjudicacin se publica asimismo a escala local, el rgano de Contratacin deber encargarse de ello directamente. Se publicar un anuncio de adjudicacin si se ha publicado el anuncio de licitacin o si el valor del contrato es superior a los lmites internacionales (suministros > 300 000 EUR, obras > 5 000 000 EUR), salvo si el contrato se ha declarado secreto o si su ejecucin debe acompaarse de medidas especiales de seguridad, o si la proteccin de los intereses esenciales de la Unin Europea o del pas beneficiario as lo requiere, y si no se considera adecuada la publicacin del anuncio de adjudicacin. Adems, con independencia del tipo de procedimiento, el rgano de Contratacin deber:

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remitir a los dems licitadores una carta tipo (anexos C8 y D8) en un plazo mximo de quince das a partir de la recepcin del contrato firmado; dejar constancia de toda la informacin estadstica relativa al procedimiento de adjudicacin, incluidos el valor del contrato y los nombres del adjudicatario y de los dems licitadores.

La informacin presentada a los licitadores que no hayan sido seleccionados deber ajustarse al modelo mencionado en el apartado anterior. Si los licitadores que no han sido seleccionados solicitan informacin complementaria, se les podr dar toda la informacin que no sea confidencial, por ejemplo las observaciones sobre sus puntos fuertes y dbiles, ya que esto podr ayudarles para ser seleccionados en futuras ofertas. Corresponder al rgano de Contratacin redactar el anuncio de adjudicacin del contrato, utilizando el modelo que figura en los anexos C9 y D9, y remitirlo sin demora a la Comisin Europea para su publicacin en formato electrnico tras haber recibido el contrato firmado por el adjudicatario. En el caso de las subvenciones, todas las concedidas durante un ejercicio financiero se publicarn anualmente en el sitio web de EuropeAid y, si procede, en otros medios de comunicacin apropiados, de conformidad con el modelo que figura en el anexo E11. Los solicitantes que no hayan sido seleccionados debern ser informados sin demora, y, en cualquier caso, a ms tardar en un plazo de treinta das tras la adopcin de la decisin de adjudicacin, utilizando el modelo que figura en el anexo E9. Segn se establece asimismo en el captulo sobre las subvenciones, salvo en casos excepcionales, la notificacin a todos los solicitantes de los resultados de la evaluacin de sus solicitudes deber producirse en un plazo de seis meses tras la fecha lmite de presentacin de la solicitud. Si los solicitantes que no han sido elegidos solicitan ms informacin, se les podrn facilitar detalles relacionados con la evaluacin de sus propuestas (por ejemplo, las deficiencias detectadas en sus propuestas, la descripcin errnea o insuficiente de la accin, un presupuesto que no se ajusta a las actividades propuestas, una falta de coherencia global, etc.).

2.10.Modificacin de los contratos


Para las modificaciones de los contratos de concesin de subvencin, vase el apartado 6.7. Los contratos pueden requerir alguna modificacin si las circunstancias que afectan a la ejecucin del proyecto han variado desde la firma del contrato. Los contratos solo podrn modificarse durante su perodo de ejecucin. Cualquier modificacin del contrato deber realizarse oficialmente mediante una orden administrativa o una clusula adicional con arreglo a las Condiciones Generales. Las modificaciones sustanciales al contrato debern realizarse por medio de un apndice. Dicho apndice deber ser firmado por las Partes Contratantes (y, en caso de gestin descentralizada con controles previos, aprobado y refrendado por la Comisin Europea). El contratista podr proceder a una simple notificacin, al rgano de Contratacin, de los cambios de direccin, de cuenta bancaria o de auditor (en el caso de los contratos de servicios), sin perjuicio del derecho del rgano de Contratacin a rechazar la eleccin de la cuenta bancaria o del auditor.

2.10.1.

Principios generales
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Debern respetarse siempre los siguientes principios generales:


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Los contratos no podrn modificarse tras el final del perodo de ejecucin. Cabe recordar que el perodo de ejecucin del contrato es superior al perodo de aplicacin. Para la definicin del perodo de ejecucin y del perodo de aplicacin del contrato, vase el anexo A1. Un contrato podr modificarse mediante una orden administrativa o un apndice, con arreglo a las condiciones previstas en el contrato. En circunstancias excepcionales, la modificacin podr tener un efecto retroactivo siempre que el perodo de ejecucin no haya expirado, pero el contratista o el beneficiario de la subvencin solo recibirn confirmacin de que el rgano de Contratacin ha aceptado la solicitud una vez haya sido debidamente firmado el apndice o se haya expedido una orden administrativa. El contratista o beneficiario de la subvencin asumir el riesgo financiero de los costes contrados, o de los bienes y servicios que haya prestado antes de la expedicin del apndice o de la orden administrativa, ya que el rgano de Contratacin tendr derecho a negarse a firmar el apndice o a adoptar la orden. El contratista o el beneficiario de la subvencin solo podr reclamar el pago de los costes, bienes o servicios una vez haya entrado en vigor el apndice o la orden. Por ejemplo, un contratista informa de la necesidad urgente de sustituir a un experto principal en marzo y la sustitucin se acepta mediante un apndice en abril. La modificacin entrar en vigor en abril, reconociendo el cambio a partir de marzo. El contratista solo podr solicitar el pago del trabajo llevado a cabo en marzo despus de la entrada en vigor de la modificacin.

Contract Perodo de validez Execution Period del contrato


Perodo de ejecucin

IDurchmplementation Period

Calendario
Reporting, Informes; perodo de garanta (suministros, d obras) etc. ( ), liability d ( ) etc.

Contract Signature Firma del contrato

Inicio actividades (*) Startde of las Activities* Fin de las actividades (prestacin de servicios, entrega End of Activities (recepcin provisional ( of services, de suministros, obras, ejecucin de de suministros y delivery of supplies, works, Acceptancefor las actividades, etc.) obras) execution of activities etc.) supply & works) (*) para las subvenciones, el * grants implementation perodo dethe ejecucin podr period may exceptionally start antes empezar excepcionalmente before the execution period, see que el perodo de validez del section 6.2.8 contrato (ver el apartado 6.2.8).

Pago o recepcin Finalfinal Payment and/or definitiva (esta ltima se Final Acceptance(the refiere latter nicamente for supply & a suministros y obras)

Las modificaciones del contrato no podrn alterar las condiciones de adjudicacin vigentes en el momento en que se adjudic el contrato. Siguiendo esta lgica, las modificaciones importantes, como un cambio fundamental del Pliego de Condiciones o de las especificaciones tcnicas, no podrn realizarse mediante un apndice o una orden administrativa.

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Las solicitudes de modificacin del contrato no debern ser aceptadas automticamente por el rgano de Contratacin. Debern responder a motivos justificados. El rgano de Contratacin deber examinar los motivos aducidos y desestimar las solicitudes que no estn plenamente justificadas. Las modificaciones de los importes de los contratos podrn provocar modificaciones de las garantas financieras vinculadas al contrato. La finalidad del apndice o de la orden administrativa deber estar estrechamente relacionada con la naturaleza del proyecto que es objeto del contrato inicial. Las solicitudes de modificacin de un contrato debern ser formuladas (por una Parte Contratante a la otra) con suficiente antelacin para que el apndice pueda ser firmado por ambas partes antes de que finalice el perodo de ejecucin del contrato. Si la modificacin del contrato prolonga actividades ya iniciadas, se requerir un procedimiento negociado (vanse los puntos 3.2.3.1., 4.2.4.1. y 5.2.4.1. para informacin especfica sobre los procedimientos negociados y los apartados 3.5., 4.6., y 5.7. para las modificaciones de los contratos). Si se solicita financiacin de la UE o del FED, cualquier modificacin que suponga una ampliacin del perodo de ejecucin deber permitir que tanto la ejecucin como los pagos finales puedan completarse antes de que finalice el convenio de financiacin por el que se rige la financiacin del contrato inicial.

2.10.2.

Preparacin de un apndice

El rgano de Contratacin elaborar el apndice siguiendo los pasos siguientes: 1) Utilizar el modelo de apndice que figura en anexo B16, anexo C12, anexo D11 y anexo E10. Toda referencia, en el apndice propuesto, a artculos o anexos que deban modificarse, deber corresponder a los artculos y anexos correspondientes del contrato inicial. Los apndices que modifiquen el presupuesto debern incluir un presupuesto que lo sustituya indicando las modificaciones que ha supuesto ese apndice (y los anteriores, en su caso) respecto del desglose presupuestario del contrato inicial (vanse anexo B17, anexo C13, anexo D12 y anexo E37). Si el apndice modifica el presupuesto, deber modificarse el calendario de pagos en consecuencia, teniendo en cuenta los pagos que ya se hayan efectuado durante la ejecucin del contrato. El calendario de pagos no deber modificarse, salvo si se modifica el presupuesto o se prolonga el contrato. 2) Preparar un expediente que contenga los elementos siguientes: a) una nota explicativa (vase el modelo en el anexo A6) en la que se expongan las razones tcnicas y financieras que justifican las modificaciones recogidas en el apndice propuesto; b) una copia de la solicitud (o acuerdo) con las modificaciones propuestas; c) tres originales del apndice propuesto, basado en el modelo de apndice, con los anexos revisados, en su caso.
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GESTIN CENTRALIZADA DIRECTA, GESTIN DESCENTRALIZADA CON CONTROLES A POSTERIORI 3) Firmar y fechar todos los originales del apndice y rubricar todas las pginas de las Condiciones Particulares. GESTIN DESCENTRALIZADA CON CONTROLES PREVIOS 3) Enviar el expediente de apndice a la Delegacin de la Unin Europea para refrendo (rubricar todas las pginas de las Condiciones Particulares) a fin de confirmar la financiacin de la UE. No ser necesario el refrendo de la Delegacin en determinados casos mencionados en la Gua Prctica de procedimientos para los presupuestos-programas.

4) Remitir los tres originales firmados del apndice al contratista, que deber firmarlos en el plazo de treinta das a partir de su recepcin y, posteriormente, devolver dos originales al rgano de Contratacin junto con las posibles garantas financieras estipuladas en el apndice. GESTIN CENTRALIZADA DIRECTA, GESTIN DESCENTRALIZADA CON CONTROLES A POSTERIORI 5) Una vez recibidos los dos originales firmados por el contratista, se enviar un original al servicio financiero responsable de los pagos, y el otro, al gestor del proyecto. GESTIN DESCENTRALIZADA CON CONTROLES PREVIOS 5) Una vez recibidos los dos originales firmados por el contratista, se enviar un original a la Delegacin de la Unin Europea. El apndice entrar en vigor en la fecha de la ltima firma.

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3. Contratos de servicios
3.1. Introduccin
Los contratos de servicios incluyen los contratos de estudios y de asistencia tcnica. En ocasiones se recurre a los contratos de servicios para aprovechar conocimientos tcnicos exteriores. El contrato de estudios es un contrato de servicios celebrado entre un prestador de servicios y el rgano de Contratacin cuyo objeto es, entre otros, la realizacin de estudios sobre la definicin y la preparacin de proyectos, estudios de viabilidad, estudios econmicos y de contratos, estudios tcnicos, evaluaciones y auditoras. El contrato de asistencia tcnica es un contrato de servicios en el que el prestador de servicios recibe el encargo de ejercer una funcin de asesoramiento, asumir la gestin o supervisin de un proyecto, o facilitar los expertos especificados en el contrato. Los contratos de servicios deberan descentralizarse: los celebra el pas beneficiario, en virtud de un convenio de financiacin con la Comisin Europea.

3.1.1.

Tipos de contratos de servicios

Un contrato de servicios puede celebrarse de dos formas distintas: Contrato de precio global - si se definen unas prestaciones concretas. El servicio se pagar en funcin de la entrega de esas prestaciones. Los pagos podrn suspenderse total o parcialmente si no se han alcanzado los resultados contractuales. Los pagos parciales debern determinarse con arreglo a la ejecucin parcial de las prestaciones, y estarn sujetos a: o varias lneas presupuestarias por cada prestacin, lo que podr pedirse sin que sea obligatorio, negociaciones con el prestador de servicios.

o -

Contrato basado en honorarios - si la prestacin es impredecible, o si resulta imposible cuantificar de antemano la carga de trabajo necesaria para alcanzarla. Por tanto, resulta econmicamente ms ventajoso pagar los servicios en funcin del tiempo real dedicado.

En la mayora de los casos, el contrato en su totalidad se define como un contrato de precio global o como un contrato basado en honorarios. A continuacin se indican algunos ejemplos de actividades que suelen dar lugar a un contrato de precio global: Estudios, evaluaciones, auditoras, organizacin de eventos tales como conferencias o cursos de formacin. Los estudios incluyen diversas tareas: identificacin y preparacin de proyectos, estudios de viabilidad, estudios econmicos y de mercado, estudios tcnicos, redaccin de documentos jurdicos, evaluaciones y auditoras. Los contratos de precio global siempre especifican las prestaciones: el contratista debe entregar un producto determinado.
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El licitador deber anunciar en su oferta qu medios tiene previsto movilizar. Sin embargo, durante la ejecucin del contrato, los medios tcnicos y operativos empleados por el contratista para alcanzar la prestacin especificada no se tendrn en cuenta para medir los resultados. Ejemplos de actividades que suelen dar lugar a un contrato basado en honorarios: Supervisin de proyectos, asistencia tcnica local, facilitacin en un proceso multilateral (en funcin de la complejidad del entorno). Los contratos de asistencia tcnica suelen especificar tan solo los medios: corresponder al contratista la responsabilidad de ejecutar las tareas previstas en el Pliego de Condiciones y de garantizar la calidad de los servicios prestados. Ahora bien, el contratista deber contribuir a mejorar las actuaciones de la institucin a la que est adscrito. Un consultor de servicios tambin estar sujeto, por contrato, a una obligacin de diligencia: deber avisar a tiempo al rgano de Contratacin de cualquier acontecimiento que pueda afectar a la correcta ejecucin del proyecto. Los contratos basados en honorarios podrn incluir asimismo actividades pagadas mediante cantidades a tanto alzado. Un ejemplo podra ser un contrato basado en honorarios para la formacin, si la formacin se paga en funcin de honorarios, mientras que la realizacin del material para la formacin da lugar a un pago a tanto alzado. Si resulta necesario un contrato mixto, cada elemento o cada apartado del contrato deber presentar un mtodo claro de medicin y comprobacin: precio global u honorarios. Este extremo deber quedar claro en el Pliego de Condiciones y estipularse en el modelo de oferta financiera. Por ltimo, un ejemplo de un contrato mixto es un contrato de diseo y supervisin, que suele constar de dos secciones: el apartado sobre el diseo ser una recopilacin de varios precios globales (estudio geotcnico, estudio de impacto ambiental, estudio econmico, etc.), mientras que el apartado de supervisin se basar en honorarios18. Por ejemplo, el contrato para la supervisin de una carretera incluye principalmente elementos basados en honorarios, ya que el ingeniero supervisor se ve afectado por muchos factores que estn ms all de su control, como obras adicionales o retrasos de alguna de las partes involucradas, incluido el propio contratista, la autoridad pblica o el donante. No obstante, antes de publicar la licitacin, es posible destacar, entre las tareas de supervisin, las que pueden ser objeto de un precio global: por ejemplo, estudios sobre alternativas tcnicas que han de examinar especialistas ajenos al equipo local. Una vez acordados los das de experto necesarios para la tarea, el elemento se contabilizar como un precio global. Los proyectos de asistencia tcnica pueden contener asimismo una combinacin de precio global y basado en honorarios si se trata de proyectos estructurados en distintas fases: Una primera fase crtica puede consistir en el diagnstico, mediante el anlisis de instituciones y partes interesadas, con una evaluacin de su capacidad, lo que facilita un proceso conjunto para definir medidas precisas y resultados concretos. Esta puede ser una actividad basada en honorarios.

18

Puede consultarse un expediente de contrato mixto de diseo http://www.cc.cec/dgintranet/europeaid/contracts_finances/guides/prag/index_es.htm

supervisin

en:

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Una segunda fase ser la realizacin de esas acciones especficas. El resultado concreto puede contratarse como un precio global.

Pueden encontrarse indicaciones de inters en la Gua para la reforma de la cooperacin tcnica. Vase la pgina 99 del documento Guidelines on Making Technical Cooperation more Effective19. Mayor recurso a contratos de precio global El recurso a contratos de servicios basados en honorarios, cuando las declaraciones de exclusividad y disponibilidad son obligatorias, est justificado si la prestacin del contrato es difcil o imposible de definir con anterioridad o el objetivo principal del contrato es dar apoyo de forma continua, por ejemplo, a la administracin del pas beneficiario. En otros casos, el recurso a contratos de servicios de precio global podra considerarse ms adecuado. Las caractersticas siguientes son ventajas comparativas de los contratos de precio global:

Los contratos de precio global pueden incluir, si procede, un desglose de precios basado en las prestaciones por los resultados contra los cuales se pueden hacer pagos parciales (por ejemplo, los resultados podran estar relacionados con el informe de situacin inicial, intermedio o final o con las distintas partes de un estudio o informe o acto) dependiendo del proyecto de que se trate. En circunstancias excepcionales, puede incurrirse en imprevistos en los contratos de precio global, lo que permitira recurrir a este tipo de contratos para la organizacin de seminarios, por ejemplo, si resulta difcil, para los licitadores, calcular el nmero de participantes y las repercusiones financieras. El expediente de licitacin podr modificarse en consecuencia para prever los imprevistos. Como regla general, la declaracin de exclusividad y disponibilidad no ser necesaria en los contratos de precio global. Depender de las caractersticas del proyecto. Si esa declaracin no se considera necesaria, el Pliego de Condiciones podr incluir, en su lugar, unos perfiles a los que el licitador, en su oferta, deber demostrar tener acceso. Los expertos debern ser aprobados por el rgano de Contratacin antes de prestar sus servicios. Los procedimientos de licitacin para los contratos de precio global podrn incluir un proceso de certificacin por el que los expertos propuestos por el adjudicatario debern ser entrevistados a fin de comprobar si son capaces de llevar a cabo lo anunciado en su oferta. Dado que un contrato de estas caractersticas puede incluir muchos expertos, esta certificacin tambin podr realizarse durante la ejecucin del contrato. Las metodologas que figuren en las ofertas debern incluir un plan de trabajo, indicando los recursos que se prev movilizar, lo que permite comparar mejor las ofertas, y ofrece una base para la negociacin en caso de modificacin del contrato. Los contratos de precio global generan menos microgestin y comprobacin de las horas de trabajo y imprevistos y permiten, por tanto, dedicar ms tiempo a los asuntos sectoriales y operativos.

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http://ec.europa.eu/europeaid/how/ensure-aid-effectiveness/reform_technical_cooperation_es.htm Page 56 of 179

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3.2. Procedimientos de contratacin pblica


3.2.1.
3.2.1.1.

Contratos por un importe igual o superior a 300 000 EUR


Procedimiento restringido

Todos los contratos de servicios por un importe igual o superior a 300 000 EUR debern adjudicarse mediante licitacin restringida tras la publicacin internacional de un anuncio de informacin previa y de un anuncio de licitacin (vase el punto 3.3.1.).

3.2.2.

Contratos por un importe inferior a 300 000 EUR

Los contratos por un importe inferior a 300 000 EUR podrn adjudicarse en virtud de un contrato marco (vase el punto 3.4.1.) o de un procedimiento negociado en rgimen competitivo (vase el punto 3.4.2.) en el que participen al menos tres candidatos.

3.2.3.

Contratos por un importe inferior o igual a 20 000 EUR

El rgano de Contratacin podr adjudicar los contratos de servicios por un importe inferior o igual a 20 000 EUR sobre la base de una sola oferta. Para los servicios por un importe igual o inferior a 2 500 EUR, el rgano de Contratacin podr limitarse a pagar contra la presentacin de facturas, sin aceptacin previa de una oferta.

3.2.4.
3.2.4.1.

Procedimientos aplicables sin lmites mximos


Procedimiento negociado

GESTIN CENTRALIZADA DIRECTA, GESTIN DESCENTRALIZADA CON CONTROLES PREVIOS Deber obtenerse la aprobacin previa de la Comisin Europea para recurrir al procedimiento negociado. GESTIN DESCENTRALIZADA CON CONTROLES A POSTERIORI No ser necesaria la aprobacin previa de la Comisin Europea En los contratos de servicios, los rganos de contratacin podrn recurrir a un procedimiento negociado a partir de una o varias ofertas en los casos siguientes: a) Cuando por urgencia imperiosa, debida a acontecimientos imposibles de prever por los rganos de contratacin y que no sean imputables a los mismos, no puedan cumplirse los plazos impuestos por los procedimientos contemplados en las letras a), b) y c) del artculo 104, apartado 1, del Reglamento Financiero aplicable al Presupuesto General.

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Las intervenciones en las situaciones de crisis a que se refiere el artculo 190, apartado 2, de las normas de desarrollo del Reglamento Financiero aplicable al Presupuesto se asimilarn a situaciones de urgencia imperiosa (vase el anexo A11a)20. b) Cuando las prestaciones se encomienden a organismos pblicos o a instituciones o asociaciones sin nimo de lucro y tengan por objeto acciones de carcter institucional o acciones de asistencia social en favor de la poblacin. c) Cuando el contrato prolongue servicios ya iniciados, en las condiciones siguientes: prestaciones complementarias no incluidas en el contrato inicial, pero que son necesarias, debido a circunstancias imprevistas, para la ejecucin del contrato, siempre y cuando estas prestaciones complementarias no puedan separarse, ni tcnica ni econmicamente, del contrato inicial sin acarrear graves inconvenientes al rgano de Contratacin y el importe acumulado de tales prestaciones complementarias no rebase el 50 % de la cuanta del contrato principal; prestaciones adicionales consistentes en la repeticin de servicios similares encomendados al contratista que prest los servicios en el marco del contrato inicial, siempre que para el contrato inicial se hubiera publicado el anuncio correspondiente, en el que se indicara claramente la posibilidad de recurrir al procedimiento negociado en caso de nuevas prestaciones para el proyecto y el coste estimado21. El contrato podr ampliarse una sola vez y su cuanta y duracin no podrn ser superiores a las del contrato inicial. d) Cuando una licitacin sea declarada desierta, o haya resultado fallido el intento de recurrir a un contrato marco, porque ninguna oferta merece ser seleccionada desde el punto de vista cualitativo o financiero, en cuyo caso, previa anulacin de la licitacin, el rgano de Contratacin podr entablar negociaciones con los licitadores que prefiera de entre los que hayan participado en la licitacin, si cumplen los criterios de seleccin, y siempre que no se modifiquen sustancialmente las condiciones iniciales del contrato y se respete el principio de competencia leal. Si no se recibi ninguna oferta, o si ninguno de los licitadores cumple los criterios de seleccin, no podr autorizarse un procedimiento de negociacin con arreglo a ese artculo. e) Cuando el contrato en cuestin sea consecuencia de un concurso y deba otorgarse, de acuerdo con las normas aplicables, al ganador del concurso o a uno de los ganadores del mismo, en cuyo caso todos los ganadores del concurso sern invitados a participar en las negociaciones. f) Cuando el contrato solo pueda encomendarse a un prestador de servicios determinado, por razones tcnicas o por razones de proteccin de derechos exclusivos. g) Cuando los contratos se declaren secretos o cuando su ejecucin deba ir acompaada de medidas especiales de seguridad, o cuando as lo exija la proteccin de intereses esenciales de la Unin Europea o del pas beneficiario.

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La ayuda de emergencia es otro supuesto especfico del FED, distinto de la urgencia imperiosa mencionada, en el que se puede recurrir al procedimiento negociado para las acciones que no estn reguladas en el artculo 19 c del anexo IV del Acuerdo de Coton. La ayuda de emergencia est vinculada a la aplicacin de los artculos 72 o 73 del Acuerdo de Coton (vase el anexo A11a). Vase asimismo el artculo 30, apartado 5, de la Decisin PTU. Este caso, por tanto, solo es aplicable tras una convocatoria de licitacin restringida. Page 58 of 179

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h) Cuando deba celebrarse un nuevo contrato por la resolucin anticipada de un contrato en curso. El rgano de Contratacin deber preparar un informe de negociacin (vase el modelo que figura en el anexo A10) en el que justifique el modo en que se han llevado las negociaciones y motive la decisin posterior de adjudicacin del contrato. Los procedimientos descritos en los puntos 3.3.12.1. y 3.3.12.2. se aplicarn por analoga y el informe de negociacin deber incluirse en el expediente del contrato.

3.2.4.2.

Dilogo competitivo

Vase el punto 2.4.7. para ms informacin.

3.3. Procedimiento restringido (para contratos por un importe igual o superior a 300 000 EUR)
3.3.1. Publicidad

Para garantizar la participacin ms amplia posible en las licitaciones y la transparencia adecuada, el rgano de Contratacin deber publicar anuncios de informacin previa y anuncios de licitacin para todos los contratos de servicios por importe igual o superior a 300 000 EUR.

3.3.1.1.

Publicacin de los anuncios individuales de informacin previa

Deber publicarse un anuncio individual de informacin previa, en el que se precisen las caractersticas especficas de la licitacin, al menos treinta das antes de la publicacin del anuncio de licitacin. El anuncio de informacin previa deber exponer de forma sucinta el objeto, el contenido y el importe de los contratos de que se trate. (Vase el modelo que figura en el anexo B1). La publicacin de un anuncio de informacin previa no comprometer al rgano de Contratacin a financiar los contratos propuestos; por consiguiente, los prestadores de servicios no debern presentar sus solicitudes en esa fase. Corresponder al rgano de Contratacin redactar el anuncio individual de informacin previa utilizando el modelo que figura en el anexo B1 y enviarlo en formato electrnico a la Comisin Europea para su publicacin en EuropeAid y en el Diario Oficial en los plazos estipulados en las directrices sobre publicacin (anexo A11e). Si procede, el rgano de Contratacin se encargar directamente de la publicacin local simultnea y de la publicacin en cualquier otro medio de comunicacin adecuado. GESTIN CENTRALIZADA DIRECTA, GESTIN DESCENTRALIZADA CON CONTROLES PREVIOS, GESTIN DESCENTRALIZADA CON CONTROLES A POSTERIORI Los anuncios de informacin previa debern enviarse para publicacin a los servicios competentes de la Comisin Europea, en formato electrnico, utilizando el modelo que figura en el anexo B1 al menos quince das antes de la fecha de publicacin prevista, a fin de disponer de tiempo para la traduccin.

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3.3.1.2.

Publicacin de los anuncios de licitacin

Cuando hayan transcurrido al menos treinta das desde la publicacin del anuncio de informacin previa, deber publicarse el anuncio de licitacin en el Diario Oficial de la Unin Europea, en el sitio web de EuropeAid (https://webgate.ec.europa.eu/europeaid/online-services/index.cfm?do=publi.welcome) y en cualquier otro medio de comunicacin adecuado. La Comisin Europea (en representacin del rgano de Contratacin) se responsabilizar de la publicacin en el Diario Oficial de la Unin Europea y en el sitio web de EuropeAid. Si el anuncio de licitacin se publica a escala local, el rgano de Contratacin deber encargarse directamente de ello. GESTIN CENTRALIZADA DIRECTA, GESTIN DESCENTRALIZADA CON CONTROLES A POSTERIORI Los anuncios de licitacin debern enviarse para su publicacin a los servicios competentes de la Comisin Europea, en formato electrnico, utilizando el modelo que figura en el anexo B2, al menos quince das antes de la fecha de publicacin prevista, a fin de disponer de tiempo para la traduccin. GESTIN DESCENTRALIZADA CON CONTROLES PREVIOS Adems, el Pliego de Condiciones definitivo (vase el apartado 2.6) deber presentarse a la Comisin Europea, al mismo tiempo o con anterioridad, para demostrar que el anuncio de licitacin propuesto corresponde a los objetivos del contrato. El anuncio de licitacin deber permitir a los prestadores de servicios interesados disponer de la informacin necesaria para valorar su capacidad de ejecutar debidamente el contrato de que se trate. Los criterios de seleccin definidos en el anuncio de licitacin debern: estar expuestos claramente, sin ambigedad alguna; ser fciles de comprobar, en funcin de la informacin facilitada en el formulario de solicitud normalizado (vase el anexo B3); estar concebidos de tal modo que sea posible evaluar de forma inequvoca (S/NO) si los candidatos cumplen un criterio de seleccin determinado; poder ser demostrados por el licitador.

Los criterios que figuran en los anexos de esta Gua se dan a ttulo de ejemplo y debern adaptarse en funcin de la naturaleza, el coste y la complejidad del contrato. El plazo concedido a los candidatos para la presentacin de solicitudes deber ser lo suficientemente amplio como para hacer posible una competencia efectiva. El plazo mnimo para la recepcin de las solicitudes ser de treinta das a partir de la fecha de publicacin del anuncio en el Diario Oficial de la Unin Europea y en el sitio web de EuropeAid. El plazo real depender de la magnitud y de la complejidad del contrato. Si el rgano de Contratacin tambin pblica a escala local el anuncio de licitacin, este deber ser idntico al anuncio de licitacin publicado por la Comisin Europea en el Diario Oficial y en el sitio web de EuropeAid, y su publicacin deber ser simultnea.
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El anuncio de licitacin deber ser lo suficientemente claro como para evitar que los candidatos tengan que solicitar aclaraciones o informacin complementaria durante el procedimiento. Ahora bien, los candidatos podrn plantear preguntas si lo consideran necesario. Si el rgano de Contratacin modifica informacin del anuncio de licitacin, ya sea en respuesta a una pregunta o por iniciativa propia, deber presentar una correccin de errores con los cambios para su publicacin por los servicios competentes de la Comisin Europea (vase el anexo A5b). La correccin de errores se publicar, a ms tardar, siete das despus de la solicitud de publicacin. Deber ser publicada antes de la fecha lmite de presentacin de ofertas. Este ltimo plazo podr prorrogarse para permitir a los candidatos tener en cuenta los cambios. Cabe recordar que, en el marco de una aclaracin, el rgano de Contratacin no podr pronunciarse sobre la evaluacin de la solicitud. Si procede aclarar la informacin del anuncio de licitacin, sin que sea necesario modificarlo, dicha aclaracin deber publicarse en la pgina web de EuropeAid.

3.3.2.

Elaboracin de las listas restringidas

Una lista restringida de candidatos ser elaborada por un Comit de Evaluacin, nombrado por el rgano de Contratacin, y compuesto por un presidente y un secretario, ambos sin derecho a voto, y un nmero impar de miembros con derecho a voto (como mnimo tres), que dispongan de los conocimientos tcnicos y administrativos necesarios para emitir un juicio cualificado sobre las candidaturas. Todos los miembros debern poseer un dominio razonable de la lengua en la que estn redactadas las candidaturas presentadas. Todos los miembros del Comit de Evaluacin debern firmar una declaracin de imparcialidad y confidencialidad (vase el anexo A4). Para las responsabilidades de los miembros del Comit de Evaluacin, vase el punto 2.8.3. GESTIN CENTRALIZADA DIRECTA Los miembros del Comit de Evaluacin (es decir, el presidente, el secretario y los miembros con derecho a voto) debern ser nombrados a ttulo personal por la Comisin Europea. El pas beneficiario podr participar segn proceda, ya sea como miembro con derecho a voto (evaluador) o en calidad de observador. GESTIN DESCENTRALIZADA CON CONTROLES PREVIOS Los miembros del Comit de Evaluacin (es decir, el presidente, el secretario y los miembros con derecho a voto) debern ser nombrados a ttulo personal por el rgano de Contratacin y los nombramientos debern presentarse a la Comisin Europea para su aprobacin. La Comisin Europea deber participar en calidad de observador. Se considerar que la composicin del Comit ha sido aprobada si la Comisin Europea no presenta objeciones en el plazo de cinco das laborables. Como regla general, la Comisin Europea designar a un observador para asistir a todas las reuniones del Comit de Evaluacin o a partes de ellas. Se precisar la aprobacin previa de la Comisin Europea para que otros observadores puedan asistir. GESTIN DESCENTRALIZADA CON CONTROLES A POSTERIORI Los miembros del Comit de Evaluacin (es decir, el presidente, el secretario y los miembros con derecho a voto) debern ser nombrados a ttulo personal por el rgano de Contratacin. El procedimiento de seleccin consistir en lo siguiente:

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elaboracin de una lista general (vase el modelo que figura en el anexo B4) en la que queden reseadas todas las solicitudes recibidas; exclusin de los candidatos no elegibles (vase el punto 2.3.1.) o que se encuentren en una de las situaciones descritas en los puntos 2.3.3. y 2.3.5.; aplicacin de los criterios de seleccin, exactamente tal como fueron publicados.

Para la presentacin de los documentos justificativos en relacin con los criterios de exclusin y seleccin, vanse los puntos 2.3.3. y 2.4.11. Tras examinar las respuestas al anuncio de licitacin, el Comit de Evaluacin elaborar la lista restringida de los prestadores de servicios que presenten las mejores garantas de ejecutar debidamente el contrato. La lista restringida deber incluir entre cuatro y ocho candidatos. Si el nmero de candidatos elegibles que cumplan los criterios de seleccin es superior a ocho, se aplicarn los criterios adicionales publicados en el anuncio de licitacin para reducir a ocho los mejores candidatos. Para ms informacin, vase el punto 2.4.1.1. Criterios de seleccin. Si el nmero de candidatos elegibles que cumplen los criterios de seleccin es inferior al mnimo de cuatro, el rgano de Contratacin solo podr invitar a presentar una oferta a los candidatos que cumplan dichos criterios. Deber obtenerse una aprobacin previa antes de aceptar una competencia reducida entre menos de cuatro candidatos. Esta podr concederse tras una comprobacin que demuestre que el calendario de la publicacin, los criterios de seleccin aplicados y el alcance de los servicios en relacin con el presupuesto fueron satisfactorios. Todo ello deber justificarse en el informe de evaluacin. GESTIN CENTRALIZADA DIRECTA, GESTIN DESCENTRALIZADA CON CONTROLES PREVIOS Deber solicitarse la aprobacin previa de la Comisin Europea para invitar a menos de cuatro candidatos. GESTIN DESCENTRALIZADA CON CONTROLES A POSTERIORI No ser necesaria la aprobacin previa de la Comisin Europea. El proceso de preseleccin y la lista restringida resultante debern justificarse plenamente en un informe de preseleccin (vase el modelo que figura en el anexo B5). Antes de que el Comit de Evaluacin apruebe la lista restringida, el rgano de Contratacin deber comprobar que ningn candidato (incluidos los socios) figura en situacin de exclusin en el Sistema de Alerta Rpida. Firmarn el informe de preseleccin el presidente, el secretario y todos los miembros con derecho a voto del Comit de Evaluacin. GESTIN CENTRALIZADA DIRECTA El informe de preseleccin deber someterse a la aprobacin del rgano de Contratacin, que decidir si acepta o no sus recomendaciones, antes de invitar a los candidatos seleccionados a presentar una oferta.

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GESTIN DESCENTRALIZADA CON CONTROLES PREVIOS El informe de preseleccin deber someterse a la aprobacin del rgano de Contratacin, que decidir si acepta o no sus recomendaciones. A continuacin, el rgano de Contratacin presentar el informe de preseleccin junto con su recomendacin a la Comisin Europea, para su aprobacin, antes de invitar a los candidatos seleccionados a presentar una oferta. Si la Comisin Europea no acepta la recomendacin del rgano de Contratacin, deber escribirle motivando su decisin. GESTIN DESCENTRALIZADA CON CONTROLES A POSTERIORI No ser necesaria la aprobacin previa de la Comisin Europea si el rgano de Contratacin sigue las recomendaciones del Comit de Evaluacin. El rgano de Contratacin deber informar a los candidatos que no hayan sido seleccionados mediante una carta tipo, cuyo formato figura en el anexo B7. Los candidatos seleccionados recibirn una carta de convocatoria para la presentacin de ofertas junto con el expediente de licitacin (vase el modelo que figura en el anexo B8). La lista restringida final se publicar simultneamente en el sitio web de EuropeAid. Corresponder al rgano de Contratacin preparar el anuncio de preseleccin utilizando el modelo que figura en el anexo B6 y remitirlo en formato electrnico a la Comisin Europea para su publicacin en el sitio web de EuropeAid en el momento de lanzar la licitacin. Si los candidatos no seleccionados solicitan informacin complementaria, se les podr dar cualquier informacin que no sea confidencial, por ejemplo las razones por las que una referencia no cumple los criterios tcnicos de seleccin, ya que esto podr ayudarles para ser seleccionados en futuras ofertas.

3.3.3.

Redaccin y contenido del expediente de licitacin

Los documentos de la licitacin debern redactarse minuciosamente para garantizar que el contrato est completo y que el procedimiento de licitacin se est llevando a cabo correctamente. Los documentos debern contener todas las disposiciones e informaciones necesarias para que los candidatos puedan presentar una oferta: los trmites que deben seguirse, los documentos que han de presentarse, los casos de incumplimiento, los criterios de adjudicacin y su ponderacin, etc. Si el rgano de Contratacin es la Comisin, puede ser conveniente que los representantes de los beneficiarios finales participen en la preparacin de la licitacin en una fase temprana. Vase el apartado 2.6 de las directrices para la redaccin de los Pliegos de Condiciones. Dada la complejidad tcnica de muchos contratos, la preparacin del expediente de licitacin podr necesitar la asistencia de uno o varios especialistas externos. Cada especialista deber firmar una declaracin de objetividad y confidencialidad (vase el anexo A3). La elaboracin de estos documentos corresponder al rgano de Contratacin. GESTIN CENTRALIZADA DIRECTA La Comisin Europea deber aprobar el expediente de licitacin antes de su publicacin. La prctica habitual es consultar y obtener la aprobacin del pas beneficiario y, si procede, de otras partes interesadas, sobre el expediente de licitacin.
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GESTIN DESCENTRALIZADA CON CONTROLES PREVIOS El rgano de Contratacin deber presentar el expediente de licitacin a la Delegacin de la Unin Europea para su aprobacin antes de la publicacin. GESTIN DESCENTRALIZADA CON CONTROLES A POSTERIORI No ser necesaria la aprobacin previa de la Comisin Europea. CONTENIDO DEL EXPEDIENTE DE LICITACIN Vase el anexo B8. A. B. C. D. Instrucciones para los licitadores Proyecto de contrato y Condiciones Particulares con sus anexos Otros datos (anuncio de preseleccin, tabla de conformidad administrativa, tabla de evaluacin) Formulario de presentacin de ofertas

En el expediente de licitacin deber indicarse claramente si el precio de la oferta es firme y no revisable. En principio, los precios son fijos y no revisables, pero en casos especficos podra justificarse una clusula de revisin de precios. En tal caso, el expediente de licitacin deber exponer las condiciones o frmulas para la revisin del precio durante el perodo de vigencia del contrato. A continuacin, el rgano de Contratacin deber tener especialmente en cuenta: a) la naturaleza del contrato y la coyuntura econmica en la que se produce; b) la naturaleza y duracin de las tareas y del contrato; c) sus intereses financieros. Se exigir una garanta como contrapartida de los pagos de prefinanciacin superiores a 300 000 EUR. Ahora bien, si el contratista es un organismo pblico, el Ordenador responsable podr renunciar a dicha garanta en funcin de su evaluacin de riesgos. La garanta se liberar en una sola vez, a ms tardar en el momento en que el 80 % del importe del contrato haya sido pagado, si se trata de contratos basados en honorarios. Para los contratos de precio global, la garanta financiera se liberar tras la liquidacin de la prefinanciacin.

3.3.4.

Criterios de adjudicacin

Los criterios de adjudicacin del contrato sirven para determinar cul es la oferta econmicamente ms ventajosa. Estos criterios se refieren tanto a la calidad tcnica de la oferta como a su precio. Los criterios tcnicos sirven para valorar la calidad de las ofertas tcnicas. Los dos tipos principales de criterios tcnicos son la metodologa y, para los contratos basados en honorarios, la valoracin de los currculum vtae de los expertos principales propuestos. Los criterios tcnicos pueden dividirse en subcriterios. La metodologa, por ejemplo, puede examinarse a la luz del Pliego de Condiciones, la utilizacin ptima de los recursos tcnicos y profesionales disponibles en el pas beneficiario, el calendario de trabajo, la adecuacin de los recursos a las tareas, el apoyo propuesto a los expertos in situ, etc. Los currculum vtae pueden puntuarse en funcin de criterios como las cualificaciones, la experiencia profesional, la experiencia geogrfica, los conocimientos lingsticos, etc. El Comit de
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Evaluacin deber cerciorarse de que todas las metodologas presentadas por el licitador se ajustan a los requisitos del Pliego de Condiciones. La metodologa podr superar los requisitos del Pliego de Condiciones, pero en ningn caso deber mermarlos. Se atribuir a cada criterio un nmero de puntos, tomando como referencia una puntuacin mxima de 100 puntos distribuidos entre los diferentes subcriterios. Su ponderacin respectiva depender de la naturaleza de los servicios requeridos y se especificarn caso por caso en el expediente de licitacin segn lo indicado en la tabla de evaluacin. La puntuacin deber vincularse con la mayor exactitud posible al Pliego de Condiciones, donde figuran descritos los servicios requeridos, y referirse a parmetros que sean fcilmente identificables en las ofertas y, si es posible, mensurables. En el expediente de licitacin deber informarse plenamente sobre la tabla de evaluacin tcnica, con sus criterios y subcriterios, y su ponderacin. Debern diferenciarse claramente los criterios de seleccin utilizados para elaborar la lista restringida y los criterios de adjudicacin utilizados para determinar la oferta ms ventajosa.

3.3.5.

Informacin complementaria durante el procedimiento

El expediente de licitacin deber ser lo suficientemente claro como para evitar que los candidatos invitados a licitar tengan que solicitar informacin complementaria durante el procedimiento. Si el rgano de Contratacin proporciona informacin complementaria sobre el expediente de licitacin, por iniciativa propia o en respuesta a la solicitud de un candidato preseleccionado, deber hacerlo por escrito, simultneamente, a todos los dems candidatos preseleccionados. Los licitadores podrn presentar sus preguntas por escrito a ms tardar veintin das antes de la fecha lmite de presentacin de las ofertas. El rgano de Contratacin deber contestar a todas las preguntas de los licitadores (con copia a la Comisin Europea en caso de gestin descentralizada con controles previos) a ms tardar once das antes del plazo final de recepcin de las ofertas. Cabe recordar que el rgano de Contratacin no podr emitir un dictamen previo sobre la evaluacin de la oferta. En aras de la transparencia, todas las preguntas y respuestas se enviarn simultneamente a todos los licitadores. Si el contenido tcnico de la licitacin es especialmente complejo, el rgano de Contratacin podr celebrar una reunin informativa o realizar una visita in situ. Dicha reunin deber anunciarse en el expediente de licitacin y celebrarse al menos veintin das antes de la fecha de expiracin del plazo de presentacin de las ofertas. Todos los gastos ocasionados por la asistencia a esa reunin corrern a cargo de los licitadores. El rgano de Contratacin no podr organizar visitas individuales de las empresas durante el perodo de convocatoria, habida cuenta de la necesidad de garantizar la transparencia y la igualdad de trato de los licitadores.

3.3.6.

Plazo de presentacin de las ofertas

Las ofertas debern remitirse al rgano de Contratacin a la direccin indicada en la convocatoria de licitacin, a ms tardar en la fecha y hora sealadas en dicha convocatoria. El plazo para la presentacin de ofertas deber ser suficientemente largo, de tal modo que se garantice la calidad de las ofertas y se
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permita una competencia efectiva. La experiencia demuestra que un plazo demasiado corto impide a los candidatos hacer sus ofertas o les induce a presentar ofertas incompletas o mal preparadas. GESTIN CENTRALIZADA DIRECTA, GESTIN DESCENTRALIZADA CON CONTROLES PREVIOS, GESTIN DESCENTRALIZADA CON CONTROLES A POSTERIORI El plazo mnimo entre la fecha de envo de la carta de convocatoria por el rgano de Contratacin y la fecha lmite fijada para la recepcin de las ofertas ser de cincuenta das. No obstante, en casos excepcionales (gestin centralizada y gestin descentralizada con controles previos, previa autorizacin de la Comisin Europea), podr fijarse un plazo ms corto.

3.3.7.

Perodo de validez

Vase el punto 2.8.5.

3.3.8.

Presentacin de las ofertas

Las ofertas debern enviarse con arreglo al sistema de doble sobre, es decir, en un paquete o sobre exterior que contenga dos sobres distintos y precintados, uno con la mencin Sobre A - Oferta tcnica y otro con la mencin Sobre B - Oferta financiera. Todas las partes de la oferta, salvo la oferta financiera, debern presentarse en el sobre A. Toda infraccin de estas normas (por ejemplo, el envo de sobres sin precintar o la inclusin de indicaciones referentes al precio en la oferta tcnica) dar lugar a la desestimacin de la oferta. Este sistema permite evaluar sucesiva y separadamente la oferta tcnica y la oferta financiera, y garantiza que la calidad tcnica de las ofertas se juzgue independientemente del precio propuesto. La oferta deber ajustarse a las instrucciones para los licitadores.

3.3.9.

El Comit de Evaluacin

Para la composicin, la imparcialidad y la confidencialidad, las responsabilidades y el calendario del Comit, vase el apartado 2.8. GESTIN CENTRALIZADA DIRECTA La prctica habitual es que al menos uno de los miembros con derecho a voto sea un representante del pas beneficiario.

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3.3.10.

Fases del proceso de evaluacin

3.3.10.1. Recepcin y registro de las ofertas


Al recibir las ofertas, el rgano de Contratacin deber proceder a su registro, con indicacin de la fecha y hora de la recepcin, y emitir un acuse de recibo para las ofertas entregadas en mano. Los sobres con las ofertas debern permanecer precintados y en lugar seguro hasta su apertura. Los sobres exteriores de las ofertas debern numerarse por orden de recepcin (independientemente de que se reciban antes de la fecha lmite de presentacin de las ofertas).

3.3.10.2. Sesin de apertura de plicas


Parte 1: Fase preliminar La primera reunin del Comit de Evaluacin deber celebrarse antes del inicio de la evaluacin propiamente dicha. El expediente de licitacin deber haber sido distribuido con anterioridad a sus miembros. El presidente presentar la finalidad de la licitacin y expondr los procedimientos que deber seguir el Comit de Evaluacin, incluida la tabla de evaluacin, los criterios de adjudicacin y los coeficientes de ponderacin establecidos en el expediente de licitacin. Parte 2: Apertura de las plicas Vase la lista de control de la apertura de plicas que figura en el anexo B9. Parte 3: Cumplimiento de los requisitos formales de presentacin Vase el anexo B10. En esta fase, el Comit deber decidir si las ofertas cumplen o no los requisitos formales de presentacin. El resumen de las ofertas recibidas, que se adjuntar al informe de apertura de plicas (vase el anexo B10), deber utilizarse para registrar la conformidad de cada una de las ofertas con los requisitos formales de presentacin. El presidente deber comprobar que ningn miembro del Comit de Evaluacin pueda tener un conflicto de intereses por su vinculacin con alguno de los licitadores (sobre la base de la lista de candidatos preseleccionados, las ofertas recibidas, los miembros de los consorcios y los subcontratistas identificados). Vanse asimismo los puntos 2.8.2. y 2.8.3. Parte 4: Ofertas financieras Los sobres con las ofertas financieras debern quedar precintados. Todas las ofertas financieras se depositarn en una caja fuerte hasta que finalice la evaluacin tcnica de todas las ofertas.

3.3.10.3. Evaluacin de las ofertas


A peticin de la mayora de los miembros con derecho a voto del Comit de Evaluacin, el presidente podr dirigirse por escrito a los licitadores cuyas ofertas requieran alguna aclaracin, concedindoles la posibilidad de responder en un plazo razonable, que fijar el Comit. Parte 1: Conformidad administrativa
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El Comit comprobar que las ofertas se ajustan a las instrucciones contenidas en el expediente de licitacin y, en particular, a la tabla de conformidad administrativa (vase el anexo B8). Los vicios de forma o las restricciones importantes que afecten a la ejecucin del contrato o falseen la competencia motivarn el rechazo de las ofertas en cuestin. Nacionalidad de los subcontratistas: el Comit de Evaluacin deber comprobar en esta fase que los subcontratistas indicados en la oferta tcnica cumplen el requisito de nacionalidad expuesto en el punto 2.3.1. La tabla de conformidad administrativa incluida en el expediente de licitacin deber ser utilizada para dejar constancia de la conformidad administrativa de cada una de las ofertas. Cabe recordar que las pruebas documentales para los criterios de exclusin y seleccin y para los expertos principales no se comprobarn durante esta fase de la evaluacin. Parte 2: Conformidad tcnica A continuacin, el Comit proceder a la apertura de las ofertas tcnicas, permaneciendo precintadas las ofertas financieras. En la evaluacin de las ofertas tcnicas, cada evaluador asignar una nota a cada oferta hasta una puntuacin mxima de 100 puntos, conforme a la tabla de evaluacin tcnica (en la que se precisan los criterios tcnicos, los subcriterios y su ponderacin) estipulada en el expediente de licitacin (vase el punto 3.3.4.). Solo obtendrn la conformidad tcnica las ofertas que obtengan al menos 80 puntos. El Comit o sus miembros no podrn en ningn caso modificar la tabla de evaluacin tcnica que fue comunicada a los licitadores en el expediente de licitacin. En la prctica, se recomienda calificar sucesivamente cada uno de los criterios en cada una de las ofertas, en vez de calificar una oferta tras otra con arreglo a la totalidad de los criterios. Si el contenido de una oferta es incompleto o se aparta de forma sustancial de uno o varios criterios tcnicos de adjudicacin especificados en el expediente de licitacin (por ejemplo, en lo que se refiere al perfil de un experto), la oferta ser desestimada automticamente y no recibir ninguna puntuacin, lo cual deber justificarse en el informe de evaluacin. La puntuacin de los expertos deber otorgarse en funcin de los requisitos del Pliego de Condiciones. Los licitadores debern aportar documentos justificativos en relacin con los expertos principales que propongan: una copia de los ttulos mencionados en el currculum vtae y certificados o referencias de empleadores que demuestren la experiencia profesional indicada en el currculum vtae. Si se solicitan pruebas no presentadas, solo debern referirse a ttulos y experiencia pertinente que se encuentren entre los requisitos del Pliego de Condiciones. Solo se tendrn en cuenta los ttulos y la experiencia respaldados por documentos justificativos. Para los contratos basados en honorarios, el tiempo exacto dedicado por los expertos principales se dejar a la discrecin de los licitadores, ya que deber determinarse en funcin de la metodologa prevista. La metodologa debera incluir el tiempo que deber dedicar cada uno de los expertos principales para alcanzar los resultados previstos en el proyecto. Si se permiten expresamente variantes en el expediente de licitacin, las soluciones alternativas se calificarn separadamente. En tal caso, el rgano de Contratacin las tendr en cuenta si: - son presentadas por el licitador con la oferta econmicamente ms ventajosa en la evaluacin; y

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- cumplen los requisitos establecidos en el expediente de licitacin, alcanzando al menos la calidad y las prestaciones mnimas exigidas. Cada miembro del Comit con derecho a voto completar una tabla de evaluacin (vase el anexo B12) para dejar constancia de su evaluacin de cada oferta tcnica, a fin de obtener una valoracin general de los mritos y de las carencias de cada oferta tcnica. Una vez terminado el trabajo de evaluacin tcnica, el Comit reunido comparar las notas atribuidas por cada uno de los evaluadores. Aparte de comunicar un resultado numrico, cada miembro deber motivar sus decisiones y justificar la puntuacin ante el Comit de Evaluacin. El Comit deliberar sobre cada oferta tcnica y cada uno de sus miembros asignar una puntuacin final. Los miembros del Comit podrn modificar su evaluacin a raz del debate general sobre los mritos de cada oferta. En caso de discrepancias importantes, los miembros que estn en desacuerdo debern justificar plenamente su postura. Al trmino de las deliberaciones, cada miembro con derecho a voto completar su tabla de evaluacin para cada una de las ofertas tcnicas y la firmar antes de entregarla al secretario del Comit de Evaluacin. El secretario resumir las observaciones de los miembros del Comit y las incluir en el informe de evaluacin. El secretario calcular la puntuacin final global, realizando la media aritmtica de las puntuaciones individuales finales. Las entrevistas debern ser una prctica habitual cuando los expertos propuestos no tengan, segn sus propios currculum vtae, experiencia pertinente en proyectos de la UE ejecutados en la misma lengua. En los dems casos (por ejemplo, en el marco de la gestin centralizada) resulta ms adecuado que la Comisin Europea realice comprobaciones o controles. Por consiguiente, en el expediente de licitacin debern incluirse entrevistas y prepararse cuidadosamente si se llevan a cabo. El mtodo preferido para realizar las entrevistas ser el telfono (o algn medio equivalente). Excepcionalmente, y solo en casos debidamente justificados, dado el coste tanto para los licitadores como para el rgano de Contratacin, podr procederse a una entrevista presencial del experto. Antes de concluir definitivamente la evaluacin de las ofertas tcnicas, el Comit de Evaluacin podr decidir entrevistar a los expertos principales propuestos en las ofertas aprobadas desde el punto de vista tcnico (es decir, las que hayan obtenido una puntuacin media de 80 puntos o ms en la evaluacin tcnica). Se recomienda que los licitadores que se aproximan a esa puntuacin tambin sean invitados a una entrevista. El Comit celebrar las entrevistas a intervalos de tiempo prximos para poder establecer comparaciones entre los expertos. Las entrevistas se desarrollarn con arreglo a un formato predeterminado con preguntas formuladas por el Comit y aplicado a todos los expertos o equipos convocados. En el expediente de licitacin deber figurar el calendario indicativo de las entrevistas. Deber comunicarse la fecha y la hora de la entrevista a los licitadores con una antelacin mnima de diez das. Si un licitador no puede asistir a la entrevista por razones de fuerza mayor, se acordar una fecha y hora que convengan a ambas partes. Si el licitador no puede acudir a esa segunda cita, podr eliminarse su oferta. Al trmino de las entrevistas, el Comit de Evaluacin, sin modificar la composicin ni la ponderacin de los criterios fijados en la tabla de evaluacin tcnica, estudiar si procede ajustar las notas
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correspondientes a la evaluacin de los expertos entrevistados. Los ajustes debern motivarse. El procedimiento deber quedar reflejado en el informe de evaluacin. Una vez que el Comit decida la nota final atribuida a cada oferta tcnica (la media aritmtica de las notas atribuidas por cada miembro con derecho a voto), se eliminarn automticamente las ofertas que no hayan obtenido una puntuacin mnima de 80 puntos. Si ninguna oferta alcanza una puntuacin igual o superior a 80 puntos, la licitacin se declarar desierta. Se asignarn 100 puntos a la mejor de las ofertas que alcancen el lmite establecido de 80 puntos. Las dems ofertas se puntuarn con arreglo a la frmula siguiente: Puntuacin tcnica = (puntuacin final de la oferta tcnica / puntuacin final de la mejor oferta tcnica) x 100. Modelo de resumen de evaluacin de las ofertas: Parte 1: Evaluacin tcnica Puntuacin mxima posible Evaluador A Evaluador B Evaluador C Total Puntuacin media (media aritmtica) Puntuacin tcnica (puntuacin final efectiva/puntuacin final ms alta) 100 100 100 300

Licitador 1

Licitador 2

Licitador 3

55 60 59 174 174/3 = 58,00

88 84 82 254 254/3 = 84,67

84 82 90 256 256/3 = 85,33

Eliminado*

84,67/85,33 x 100 100,00 = 99,22

* Solo los licitadores con una puntuacin media de al menos 80 puntos pasarn a la evaluacin financiera.

3.3.10.4. Evaluacin de las ofertas financieras


Una vez concluida la evaluacin tcnica, se abrirn los sobres que contienen las ofertas financieras correspondientes a las ofertas que no hayan sido eliminadas (es decir, las que obtengan una puntuacin media de 80 puntos o ms) y tanto el presidente como el secretario del Comit de Evaluacin rubricarn todos los originales de dichas ofertas. El Comit de Evaluacin deber comprobar que las ofertas financieras cumplen todos los requisitos formales.

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Las ofertas financieras que no cumplan tales requisitos podrn ser desestimadas. Cualquier exclusin decidida por ese motivo deber justificarse plenamente en el informe de evaluacin. El Comit de Evaluacin comprobar que las ofertas financieras no contienen errores aritmticos obvios. Los errores aritmticos obvios se corregirn sin penalizacin para el licitador. Los sobres que contienen las ofertas financieras de los licitadores excluidos tras la evaluacin tcnica debern permanecer cerrados y conservarse. El rgano de Contratacin deber archivarlos junto con los dems documentos de la licitacin. El importe total del contrato incluir los honorarios (incluidos los gastos generales correspondientes), los imprevistos y la provisin para la comprobacin de gastos22 especificados en el expediente de licitacin. Ese importe total se comparar con el presupuesto mximo disponible para el contrato. Se eliminarn las ofertas que superen el presupuesto mximo asignado al contrato. Acto seguido, el Comit de Evaluacin proceder a una comparacin financiera de los honorarios entre las distintas ofertas financieras. Tanto la provisin para imprevistos como la provisin para comprobacin de los gastos se excluirn de esa comparacin de las ofertas financieras, ya que estn especificadas en el expediente de licitacin. Se asignarn 100 puntos a la oferta con los honorarios totales ms bajos. Las dems ofertas se puntuarn con arreglo a la frmula siguiente: Puntuacin financiera = (honorarios totales ms bajos / honorarios totales de la oferta en cuestin) x 100. Al evaluar las ofertas financieras, el Comit de Evaluacin compara nicamente los honorarios totales. Modelo de resumen de evaluacin de las ofertas: Parte 2: Evaluacin financiera * Puntuacin mxima posible Honorarios totales Puntuacin financiera (honorarios totales ms bajos/honorarios totales reales x 100) Eliminado tras la evaluacin tcnica

Licitador 1

Licitador 2

Licitador 3

951 322 EUR

1 060 452 EUR

100

951 322/1 060 452 x 100 = 89,71

* Solo los licitadores con puntuaciones medias de al menos 80 puntos en la evaluacin tcnica pasarn a la
evaluacin financiera.

22

En casos excepcionales en los que la Comisin Europea compruebe los gastos, los documentos de la licitacin, incluido el modelo contractual propuesto, debern adaptarse debidamente. Se requerir por tanto una excepcin. Page 71 of 179

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3.3.10.5. Conclusiones del Comit de Evaluacin


La seleccin de la oferta econmicamente ms ventajosa resulta de una ponderacin entre la calidad tcnica y el precio de las ofertas con arreglo a una clave de reparto 80/20. Para ello: los puntos atribuidos a las ofertas tcnicas se multiplican por un coeficiente de 0,80, y los puntos atribuidos a las ofertas financieras se multiplican por un coeficiente de 0,20.

Modelo de resumen de evaluacin de las ofertas: Parte 3: Evaluacin compuesta Puntuacin mxima posible Puntuacin tcnica x 0,80 Puntuacin financiera x 0,20 Puntuacin global Clasificacin final Licitador 1 Licitador 2 Licitador 3 100,00 x 0,80 = 80,00 89,71 x 0,20= 17,94 80,00 + 17,94= 97,94 2

99,22 x 0,80 = 79,38

100,00 x 0,20= 20,00 Eliminado tras la evaluacin tcnica 79,38 + 20,00= 99,38

Se suman las puntuaciones tcnica y financiera ponderadas: la oferta con la puntuacin ms alta es la que ofrece la mejor relacin calidad-precio. Es esencial efectuar los clculos aplicando rigurosamente el mtodo que se acaba de describir. La recomendacin del Comit de Evaluacin ser adjudicar el contrato a la oferta que haya obtenido la puntuacin general ms alta, tras comprobar y aceptar las pruebas documentales presentadas por el licitador para los criterios de exclusin y seleccin. PROGRAMAS FINANCIADOS CON CARGO AL FED Si dos ofertas se consideran equivalentes en funcin de la puntuacin final, se dar preferencia: a) b) al licitador de un Estado ACP; o en su defecto, al licitador: - que permita el mejor uso posible de los recursos fsicos y humanos de los Estados ACP; - que ofrezca las mejores posibilidades de subcontratacin a las sociedades, empresas o personas fsicas de los Estados ACP; o - que sea un consorcio de personas fsicas, sociedades y empresas de Estados ACP y de la Unin Europea. Como resultado de sus deliberaciones, el Comit de Evaluacin podr formular cualquiera de las recomendaciones siguientes:
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Adjudicar el contrato al licitador que haya presentado una oferta: o o o o que cumpla los requisitos formales y de elegibilidad; cuyo presupuesto total sea igual o inferior al presupuesto mximo disponible para el proyecto; que rena los requisitos tcnicos mnimos indicados en el expediente de licitacin; y que resulte la ms ventajosa (adems de cumplir todos los requisitos mencionados).

Declarar desierta la licitacin. (vase el punto 2.4.13.).

Se elaborar el informe de evaluacin. Acto seguido, el rgano de Contratacin adoptar una decisin. GESTIN CENTRALIZADA DIRECTA El conjunto del procedimiento (evaluacin tcnica y financiera) se har constar en un informe de evaluacin (vase el modelo que figura en el anexo B11) que deber ser firmado por el presidente, el secretario y todos los miembros con derecho a voto del Comit de Evaluacin. El informe de evaluacin deber remitirse a los servicios competentes de la Comisin Europea, que decidirn si aceptan o no las recomendaciones del Comit. GESTIN DESCENTRALIZADA CON CONTROLES PREVIOS El conjunto del procedimiento (evaluacin tcnica y financiera) se har constar en un informe de evaluacin (vase el modelo que figura en el anexo B11) que deber ser firmado por el presidente, el secretario y todos los miembros con derecho a voto del Comit de Evaluacin. El informe de evaluacin deber remitirse a los servicios competentes de la Comisin Europea, que decidirn si aceptan o no las recomendaciones del Comit. A continuacin, el rgano de Contratacin someter el informe de evaluacin y la correspondiente propuesta de decisin a la Comisin Europea para su aprobacin. Si hay una propuesta de adjudicacin y la Comisin Europea no ha recibido an una copia de las ofertas, debern remitrsele esos documentos. Si la Comisin Europea no acepta la decisin propuesta, deber escribir al rgano de Contratacin motivando su decisin. La Comisin Europea tambin podr sugerir al rgano de Contratacin cmo debe proceder y especificar las condiciones en las que podra refrendar el contrato propuesto en funcin del procedimiento de licitacin. Si la Comisin Europea aprueba la propuesta de decisin, el rgano de Contratacin podr iniciar la adjudicacin del contrato (vase el punto 3.3.12.) o declarar desierta la licitacin, segn lo decidido. GESTIN DESCENTRALIZADA CON CONTROLES A POSTERIORI No ser necesaria la aprobacin previa de la Comisin Europea si el rgano de Contratacin sigue las recomendaciones del Comit de Evaluacin. Se realizar la evaluacin de las ofertas paso a paso para llegar a una conclusin. Si se exige que la oferta tcnica y la oferta financiera se presenten en sobres separados, es para garantizar que ninguno de los evaluadores conozca la oferta financiera y, por consiguiente, no pueda ser influido por el precio al evaluar la calidad tcnica de la oferta. Apartarse de la secuencia de la evaluacin podr dar lugar a la anulacin de la licitacin.
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Todo el procedimiento de evaluacin, incluida la notificacin de la adjudicacin del contrato al adjudicatario, deber desarrollarse durante el perodo de validez de las ofertas. Es importante tener presente el riesgo de que el adjudicatario ya no est en condiciones de confirmar su oferta si se prolonga en exceso el procedimiento de evaluacin. Vase el punto 2.8.5. Sin perjuicio de la legislacin del rgano de Contratacin sobre el acceso a los documentos, todo el procedimiento de licitacin ser confidencial. Las decisiones del Comit de Evaluacin son colectivas y sus deliberaciones se mantendrn en secreto. Los miembros del Comit de Evaluacin y los posibles observadores tienen la obligacin de guardar secreto. Si su legislacin entra en conflicto con la confidencialidad requerida, el rgano de Contratacin deber obtener una autorizacin previa de la Comisin Europea antes de desvelar cualquier informacin. En particular, el informe de evaluacin ser de uso exclusivamente oficial y no podr ser divulgado a los licitadores ni a ninguna otra parte que no sean los servicios autorizados del rgano de Contratacin, la Comisin Europea o las autoridades de supervisin (por ejemplo, el Tribunal de Cuentas Europeo).

3.3.11.

Anulacin del procedimiento de licitacin

Vase el punto 2.4.13.

3.3.12.

Adjudicacin del contrato

3.3.12.1. Notificacin de la decisin de adjudicacin


GESTIN CENTRALIZADA DIRECTA, GESTIN DESCENTRALIZADA CON CONTROLES A POSTERIORI Antes de la expiracin del perodo de validez de las ofertas, y sobre la base del informe de evaluacin aprobado, el rgano de Contratacin informar por escrito al adjudicatario de que su oferta ha sido aceptada (vase el modelo de carta en el anexo B13a) y le comunicar los posibles errores aritmticos obvios corregidos durante el proceso de evaluacin. A ms tardar antes de adoptar la decisin de adjudicacin, el rgano de Contratacin se habr cerciorado de que ninguna tercera parte (es decir, el licitador y sus socios) figura en el Sistema de Alerta Rpida (SAR). Se trata de un sistema interno de alerta, con informacin restringida sobre terceros que pueden representar una amenaza para los intereses financieros de la UE, en forma de indicadores de alerta (en ingls suelen llamarse flags), que figuran en el formulario de entidad jurdica (Legal Entity File, LEF). El SAR fue creado por la Comisin en 1997 y actualmente est regulado por una Decisin de la Comisin al respecto de 16 de diciembre de 2008 (vase la nota a pie de pgina 12). La finalidad de esas alertas es informar a los distintos servicios de la Comisin de que los terceros afectados por ellas y con los que la Comisin tiene o puede tener relaciones financieras: - son sospechosos de haber cometido o han cometido fraude o errores administrativos graves; - estn sujetos a una orden de embargo (saisie-arrt en francs) que impide a la Comisin pagar directamente a las terceras partes;

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- estn sujetos a importantes rdenes de cobro emitidas por la Comisin cuyo pago sufre un retraso importante, por lo que son considerados muy malos deudores; - o estn en situacin de exclusin conforme al Reglamento Financiero o a los Reglamentos del Consejo que imponen restricciones financieras en el mbito de la PESC, y animarles a que, en todas estas situaciones, tomen las medidas adecuadas previstas en la legislacin de la UE para proteger los intereses financieros de la Unin. La informacin contenida en el SAR es confidencial y solo podr revelarse a la tercera parte afectada por la alerta, previa solicitud, con arreglo a lo dispuesto en el artculo 8 de la Decisin SAR (pero no a otras terceras partes). Se notificar el resultado simultneamente al segundo mejor licitador (anexo B13b) y a los dems licitadores no seleccionados (anexo B13c). Todas las cartas de notificacin podrn enviarse asimismo por correo electrnico o por fax. GESTIN DESCENTRALIZADA CON CONTROLES PREVIOS Adems de lo anterior, la Comisin Europea deber dar su aprobacin formal de adjudicacin antes de que se enven las cartas de notificacin. La carta de notificacin al adjudicatario (anexo B13a) implicar una prrroga automtica de sesenta das del perodo de validez de su oferta. Se informar simultneamente del resultado al segundo mejor licitador (anexo B13b). El rgano de Contratacin se reserva el derecho a enviar una notificacin de la adjudicacin del contrato al segundo mejor licitador en caso de imposibilidad de firmar el contrato con el licitador clasificado en primer lugar. Por lo tanto, la validez de la segunda mejor oferta se mantendr y solo se prorrogar durante sesenta das si se notifica la adjudicacin. Simultneamente, el rgano de Contratacin informar asimismo a los dems licitadores (anexo B13c). Como consecuencia de esas cartas, la validez de sus ofertas no ser mantenida. Si los licitadores desestimados solicitan informacin complementaria, se les podr desvelar toda la informacin que no sea confidencial: por ejemplo, las observaciones sobre sus puntos fuertes y dbiles, que pueden ayudarles para ser seleccionados en futuras ofertas. En cuanto el contrato haya sido firmado por el adjudicatario, el rgano de Contratacin deber informar al segundo mejor licitador de que no se le adjudicar el contrato.

3.3.12.1.1. Disponibilidad de los expertos principales y sustituciones propuestas


En la notificacin de la adjudicacin, el rgano de Contratacin solicitar del adjudicatario que confirme la disponibilidad o indisponibilidad de los expertos principales en un plazo de cinco das a partir de la fecha de la carta de notificacin. Como establece la declaracin de exclusividad y disponibilidad, si el experto principal recibe un compromiso confirmado, deber aceptar el primer compromiso que se le haya ofrecido por orden cronolgico. En caso de indisponibilidad de uno de los expertos principales, el adjudicatario podr proponer un sustituto. Este caso puede darse, por ejemplo, si el experto ya ha sido seleccionado en el marco de otra licitacin. El adjudicatario deber justificar el intercambio de expertos, pero la aceptacin por el rgano
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de Contratacin no se limitar a casos especficos. El rgano de Contratacin comprobar que la puntuacin total del sustituto con respecto a los criterios de evaluacin sea al menos equivalente a la otorgada en la evaluacin al experto que se propone sustituir. El rgano de Contratacin podr consultar al Comit de Evaluacin inicial y podr entrevistar a uno o varios sustitutos por videoconferencia o por telfono. Debe hacerse hincapi en que el sustituto deber reunir los requisitos mnimos para cada criterio de evaluacin. El plazo mximo para proponer un sustituto ser de quince das a partir de la fecha de la carta de notificacin. Se ofrecer un solo plazo al adjudicatario para proponer un sustituto y, de ser posible, deber proponer varios candidatos a la sustitucin para el mismo puesto. El sustituto no podr ser un experto presentado en la oferta de un licitador desestimado dentro del mismo procedimiento de contratacin. El rgano de Contratacin podr elegir entre los candidatos propuestos. Si el rgano de Contratacin acepta las sustituciones propuestas, el expediente del contrato deber incluir la justificacin de esa aprobacin. Si no se propone ningn sustituto o si el experto propuesto no cumple o no alcanza el resultado total del experto propuesto inicialmente, el rgano de Contratacin decidir o bien notificar la adjudicacin al segundo mejor licitador (dndole asimismo la posibilidad de sustituir a un experto en caso de indisponibilidad), o bien anular el procedimiento. Resumen de los supuestos: a. Los expertos principales estn disponibles. El adjudicatario confirma que todos los expertos principales estn disponibles. Una vez recibida la informacin, el rgano de Contratacin proceder a la elaboracin y firma del contrato (vase el punto 3.3.12.2.). b. Uno o varios de los expertos principales no estn disponibles, pero los sustitutos son aceptables. El adjudicatario confirma que uno o varios de sus expertos principales no estn disponibles. Propone sustitutos en el plazo estipulado, presentando las pruebas documentales necesarias (segn lo solicitado a los expertos iniciales en la oferta) y justificando la indisponibilidad. El rgano de Contratacin comprobar que el sustituto cumple los requisitos mnimos del Pliego de Condiciones y que habra alcanzado la misma puntuacin que el experto propuesto inicialmente (puntuacin total). Si se proponen varios expertos para un mismo puesto, el rgano de Contratacin podr elegir entre ellos. El Ordenador deber justificar por escrito su eleccin, que se incluir en el expediente del contrato (vase el punto 3.3.12.2.). c. Uno o varios de los expertos principales no estn disponibles y los sustitutos NO son aceptables. El adjudicatario confirma que uno o varios de sus expertos principales no estn disponibles. Propone sustitutos en el plazo estipulado, presentando las pruebas documentales necesarias (segn lo solicitado a los expertos iniciales en la oferta) y justificando la indisponibilidad. El rgano de Contratacin comprobar que el experto cumple los requisitos mnimos del Pliego de Condiciones y que habra alcanzado la misma puntuacin que el experto propuesto inicialmente (puntuacin total). Si no se acepta ninguno de los sustitutos, el contrato podr ser adjudicado al segundo mejor licitador o podr anularse el procedimiento. Si se notifica la adjudicacin al segundo mejor licitador, deber drsele la misma posibilidad de confirmar la disponibilidad o la indisponibilidad y de proponer sustitutos de sus expertos principales. Se aplicar el mismo plazo para las respuestas (cinco y quince das).
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GESTIN CENTRALIZADA DIRECTA La justificacin del rechazo del sustituto deber consignarse por escrito; la decisin ser adoptada por el Ordenador. A su vez, el Ordenador tomar la decisin de adjudicar el contrato al segundo mejor licitador o de anular el procedimiento. GESTIN DESCENTRALIZADA CON CONTROLES PREVIOS La decisin de aceptar o no a los sustitutos y de adjudicar el contrato al segundo mejor licitador o de anular el procedimiento deber presentarse, para su aprobacin, a los servicios competentes de la Comisin Europea, que decidir si acepta o no las recomendaciones. Si la Comisin Europea no acepta la decisin propuesta, deber escribir al rgano de Contratacin motivando su decisin. La Comisin Europea tambin podr sugerir al rgano de Contratacin cmo debe proceder y explicar en qu condiciones podra refrendar las recomendaciones propuestas. GESTIN DESCENTRALIZADA CON CONTROLES A POSTERIORI No se necesitar la aprobacin previa de la Comisin Europea para que el rgano de Contratacin tome una decisin. Si un contrato se adjudica en el marco de un convenio de financiacin que no se haba celebrado en el momento de iniciar el proceso de licitacin, el rgano de Contratacin no deber notificar a los licitadores mientras no se haya celebrado el convenio de financiacin.

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Notificacin de la adjudicacin

Estn los expertos principales disponibles?

S. Firma del contrato. 3.3.12.3

No. Propone el licitador sustitutos dentro del plazo de 15 das?

No. Adjudicacin al segundo mejor licitador.

S. Son estos sustitutos al menos igual de buenos?

S. Firma del contrato. 3.3.12.3

No. Adjudicacin al segundo mejor licitador.

Notificacin de la adjudicacin

Estn los expertos principales disponibles?

S. Firma del contrato. 3.3.12.3

No. Propone el licitador sustitutos dentro del plazo de 15 das?

No. Se anula el procedimiento.

S. Son estos sustitutos al menos igual de buenos?

S. Firma del contrato. 3.3.12.3

No. Se anula el procedimiento.

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3.3.12.2. Aprobacin de los expertos principales


Si la Comisin Europea es el rgano de Contratacin y no ha sido invitada una representacin del pas beneficiario al Comit de Evaluacin en calidad de evaluador, la Delegacin correspondiente de la Unin Europea deber notificar al pas beneficiario, si procede23, el nombre del adjudicatario y pedirle que apruebe los expertos principales propuestos antes de firmar el contrato. El representante del pas beneficiario deber presentar objeciones debidamente motivadas y justificadas para rechazar un experto (por ejemplo, si el experto es persona non grata, si existen problemas de orden pblico, o si se ha divulgado alguna informacin desconocida por el Comit de Evaluacin que podra haber afectado a los resultados de la evaluacin). Si el Ordenador acepta el rechazo del experto, se autorizar al adjudicatario a proponer un sustituto (vase el punto 3.3.12.1.1.). Si falla este procedimiento, el contrato podr pasar al segundo mejor licitador, de haberlo. En tal caso, el representante del pas beneficiario podr volver a aprobar los expertos. Si no hay segundo mejor licitador o si una vez ms se rechazan los expertos, se anular la licitacin. Solicitar la aprobacin de los expertos principales no constituye una solicitud de aprobacin de la evaluacin de la Comisin Europea. Tambin deber obtenerse la aprobacin del pas beneficiario para cualquier sustitucin de los expertos principales propuestos por el contratista. El representante del pas beneficiario no podr denegar su acuerdo, salvo que presente objeciones debidamente motivadas y justificadas contra los expertos propuestos y las comunique por escrito a la Delegacin de la Unin Europea. Si el representante del pas beneficiario no aporta su aprobacin o rechazo en un plazo de quince das a partir de la fecha de la solicitud, se considerar que el experto ha sido aprobado. El representante del pas beneficiario solo podr solicitar la sustitucin de los expertos si presenta por escrito objeciones debidamente motivadas y justificadas.

3.3.12.3. Preparacin del contrato y firma


En la preparacin del contrato para la firma, el rgano de Contratacin deber seguir los pasos siguientes: Preparar un expediente de contrato (si es posible, con una impresin a dos caras) con la estructura siguiente: a) nota explicativa utilizando el modelo que figura en el anexo A6 (si procede, incluida la justificacin por la que se acepta la sustitucin de expertos principales); b) copia del convenio de financiacin por el que se autoriza el proyecto; c) copia de los anuncios de la licitacin (anuncio de informacin previa, anuncio de licitacin y lista restringida), el informe de preseleccin, el informe de apertura de plicas, el informe de evaluacin con decisin de adjudicacin, y de cualquier otra informacin pertinente; d) tres originales si se trata de una gestin descentralizada; dos originales si se trata de una gestin centralizada, del borrador de contrato, basado en el modelo de contrato.

23

Puede no ser adecuado, por ejemplo, si se trata de un proyecto multinacional en el que participan muchos pases beneficiarios, ya que resultara difcil, en la prctica, obtener las aprobaciones. Page 79 of 179

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Los anexos normalizados del contrato relativos a las Condiciones Generales, formularios y dems documentos pertinentes debern reproducirse sin modificacin alguna en todos los contratos. Solo las Condiciones Particulares debern ser completadas por el rgano de Contratacin. GESTIN DESCENTRALIZADA CON CONTROLES PREVIOS El rgano de Contratacin enviar el expediente de contrato a la Delegacin de la Unin Europea para su refrendo. La Delegacin firmar todos los originales del contrato a modo de refrendo (y rubricar todas las pginas de las Condiciones Particulares y el presupuesto) para confirmar la financiacin de la UE y los enviar al rgano de Contratacin. No ser necesario el refrendo de la Delegacin en determinados casos mencionados en la Gua Prctica de procedimientos para los presupuestos-programas. - Firmar y fechar todos los originales del contrato y rubricar todas las pginas de las Condiciones Particulares y el presupuesto. - Remitir los originales firmados del contrato al adjudicatario, que deber firmarlos a su vez en un plazo de treinta das a partir de su recepcin. El contratista conservar un original y devolver los originales restantes al rgano de Contratacin. Si el adjudicatario no cumple la condicin anterior dentro del plazo especificado o indica en cualquier momento que no desea o no puede firmar el contrato, este no se le podr adjudicar. El proceso de elaboracin del contrato deber reanudarse con un nuevo expediente de contrato preparado con la segunda mejor oferta (siempre que dicha oferta siga siendo vlida). GESTIN CENTRALIZADA DIRECTA, GESTIN DESCENTRALIZADA CON CONTROLES A POSTERIORI Una vez recibidos los originales firmados por el adjudicatario, se comprobar que corresponden estrictamente a los enviados inicialmente y se enviar un original al servicio financiero responsable de los pagos. GESTIN DESCENTRALIZADA CON CONTROLES PREVIOS Una vez recibidos los dos originales firmados por el adjudicatario, el rgano de Contratacin enviar uno de ellos a la Delegacin de la Unin Europea. El rgano de Contratacin deber comprobar la facultad de representacin de la persona fsica que firme el contrato en nombre de la persona jurdica a la que se haya adjudicado el contrato. El contrato entrar en vigor en la fecha de la ltima firma. El contrato no podr aplicarse a servicios anteriores, ni entrar en vigor antes de dicha fecha. Los rganos de contratacin debern conservar toda la documentacin relativa a la adjudicacin y ejecucin del contrato durante un perodo mnimo de siete aos tras el pago del saldo y hasta la fecha de prescripcin de los litigios conforme a la legislacin que regule el contrato. Durante y despus de ese perodo, el rgano de Contratacin tratar los datos personales de conformidad con su poltica de confidencialidad. Esos documentos debern estar disponibles para su inspeccin por la Comisin Europea, la OLAF y el Tribunal de Cuentas. El contrato propuesto deber ajustarse al anexo B8.

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3.3.12.4. Publicacin de la adjudicacin del contrato


Con independencia del tipo de procedimiento, el rgano de Contratacin informar lo antes posible a los candidatos y licitadores de las decisiones tomadas sobre la adjudicacin del contrato, as como de los motivos, en su caso, por los que hubiera decidido no adjudicar el contrato. Una vez firmado el contrato, corresponder al rgano de Contratacin redactar sin demora el anuncio de adjudicacin, utilizando el modelo que figura en el anexo B14, y enviarlo en formato electrnico a la Comisin Europea para su publicacin en EuropeAid y en el Diario Oficial en los plazos estipulados en las directrices sobre publicacin (anexo A11e). Si procede, el rgano de Contratacin se encargar directamente de la publicacin local simultnea en cualquier otro medio de comunicacin adecuado. Se publicar un anuncio de adjudicacin si se ha publicado el anuncio de licitacin o si el valor del contrato es superior a los lmites internacionales (> 300 000 EUR), salvo si el contrato se ha declarado secreto o si su ejecucin debe acompaarse de medidas especiales de seguridad, o si la proteccin de los intereses esenciales de la Unin Europea o del pas beneficiario as lo requiere, y si no se considera adecuada la publicacin del anuncio de adjudicacin. Adems, el rgano de Contratacin deber dejar constancia de toda la informacin estadstica relativa al procedimiento de adjudicacin, incluidos el valor del contrato y los nombres del adjudicatario y de los dems licitadores. La informacin presentada a los licitadores que no hayan sido seleccionados deber ajustarse a los modelos mencionados. Si los licitadores desestimados solicitan informacin complementaria, se les podr desvelar toda la informacin que no sea confidencial, por ejemplo las observaciones sobre sus puntos fuertes y dbiles, que podrn ayudarles para ser seleccionados en futuras ofertas. Vase el apartado 2.9.

3.3.13.

Puesta a disposicin y sustitucin de los expertos

Si el contrato implica la puesta a disposicin de expertos, se esperar del contratista que cumpla su obligacin segn lo especificado en el contrato. Esa especificacin podr adoptar distintas formas. En cualquier caso, debern identificarse nominalmente en el contrato los expertos principales que el contratista vaya a poner a disposicin.

El Comit podr recomendar que un licitador sea excluido de la licitacin si la empresa o los expertos propuestos ocultan deliberadamente la falta de disponibilidad de la totalidad o parte del personal propuesto en su oferta a partir de la fecha especificada en el expediente de licitacin para el inicio de la misin, o si puede demostrarse que esa empresa ha propuesto nombres de expertos que, de hecho, no haban dado su consentimiento para participar. Se recuerda que, en tal caso, el licitador tambin podr estar sujeto a las sanciones administrativas y financieras impuestas por la Comisin Europea (vase el punto 2.3.4.), lo que, adems, podr dar lugar a su exclusin de otros contratos financiados por la Unin Europea.

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GESTIN CENTRALIZADA DIRECTA, GESTIN DESCENTRALIZADA CON CONTROLES A POSTERIORI Si el rgano de Contratacin tuviera conocimiento de que el licitador, habiendo confirmado la disponibilidad del experto principal y firmado el contrato, ocult deliberadamente el hecho de que este no estaba disponible en la fecha prevista para su puesta a disposicin, indicada en el expediente de licitacin, podr decidir la resolucin del contrato en virtud del artculo 36, apartado 3, letra m), de las Condiciones Generales. GESTIN DESCENTRALIZADA CON CONTROLES PREVIOS Adems de lo mencionado anteriormente, se requerir la aprobacin previa de la Comisin Europea antes de anular el contrato. No obstante, el contrato no solo deber indicar la identidad del personal esencial que debe proporcionarse, sino especificar tambin las cualificaciones y la experiencia que debe poseer ese personal. Esto es importante si el contratista debe sustituir a ese personal durante la ejecucin de las tareas.

GESTIN CENTRALIZADA DIRECTA, GESTIN DESCENTRALIZADA CON CONTROLES A POSTERIORI El contratista deber recabar la aprobacin previa por escrito del rgano de Contratacin, tras presentar una justificacin en apoyo de su solicitud de sustitucin. El rgano de Contratacin dispondr de treinta das desde la fecha de recepcin de la solicitud para dar a conocer su respuesta. GESTIN DESCENTRALIZADA CON CONTROLES PREVIOS Adems de lo mencionado anteriormente, se requerir la aprobacin previa de la Comisin Europea. El contratista deber proponer una sustitucin por iniciativa propia en los casos siguientes: - en caso de fallecimiento, enfermedad grave o accidente de un miembro del personal; - si resulta necesario sustituir a un miembro del personal por cualquier otra razn ajena a la voluntad del contratista (por ejemplo, dimisin). GESTIN CENTRALIZADA DIRECTA, GESTIN DESCENTRALIZADA CON CONTROLES A POSTERIORI Durante la ejecucin del contrato, el rgano de Contratacin tambin podr presentar por escrito una solicitud debidamente justificada pidiendo la sustitucin de un miembro del personal al que considere incompetente o inadecuado para desempear las funciones que se le atribuyen en virtud del contrato. GESTIN DESCENTRALIZADA CON CONTROLES PREVIOS Adems de lo mencionado anteriormente, se requerir la aprobacin previa de la Comisin Europea antes de presentar la solicitud de sustitucin. Durante la ejecucin de un contrato de servicios, si debe procederse a la sustitucin de un miembro del personal, el sustituto deber poseer una cualificacin y experiencia al menos equivalentes y sus honorarios no podrn, en ningn caso, ser superiores a los percibidos por el experto sustituido. Si el
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contratista no puede encontrar un sustituto que posea una cualificacin y una experiencia equivalentes, el rgano de Contratacin podr decidir la resolucin del contrato, si considera que su correcta ejecucin se ve comprometida o, en caso contrario, aceptar al sustituto, en cuyo caso los honorarios de este ltimo se renegociarn a la baja para reflejar el nivel de remuneracin adecuado. Los gastos suplementarios causados por la sustitucin del personal corrern a cargo del contratista, excepto en caso de sustitucin por fallecimiento o si el rgano de Contratacin solicita una sustitucin que no est prevista en el contrato. Si un experto no es sustituido inmediatamente y transcurre un tiempo antes de que el nuevo experto asuma sus funciones, el rgano de Contratacin podr pedir al contratista que asigne al proyecto un experto provisional hasta la llegada del nuevo experto o que adopte otras medidas para compensar esa ausencia. En cualquier caso, el rgano de Contratacin no pagar las remuneraciones correspondientes al perodo de ausencia del experto o a su sustituto (temporal o definitivo).

3.4. Procedimientos de adjudicacin de contratos por un importe inferior a 300 000 EUR
3.4.1. Contratos marco

Los servicios por un valor superior a 20 000 EUR e inferior a 300 000 EUR podrn contratarse mediante el contrato marco para beneficiarios de 2009 (FWC BENEF 2009), vlido hasta el 15 de septiembre de 2013. Se trata de un contrato marco mltiple con la convocatoria de una nueva licitacin. Puede consultarse informacin detallada sobre el uso del contrato marco FWC BENEF 2009 en las pginas web correspondientes de EuropeAid. La informacin que figura en este apartado solo se aplica al contrato marco FWC BENEF 2009.

3.4.1.1.

Condiciones de uso

El contrato marco podr utilizarse para todas las operaciones que entren en su mbito de aplicacin, si el rgano de Contratacin es la Comisin Europea por cuenta de los pases beneficiarios. Estas operaciones debern: ser financiadas con fondos de ayuda exterior; ser en el inters exclusivo de la autoridad que reciba la ayuda exterior; no superar 300 000 EUR, incluidos sus apndices, sin ser divididas indebidamente; no dar lugar a servicios que superen 260 das por experto; realizarse en un perodo mximo de dos aos (730 das naturales), incluidos los apndices.

El contrato marco FWC BENEF 2009 podr ser utilizado por otras entidades que gestionen fondos de ayuda exterior, con la autorizacin de EuropeAid, para operaciones que cumplan estos requisitos. Como el contrato marco FWC BENEF 2009 se celebr sin vincularse a un compromiso presupuestario en el momento de su firma, el rgano de Contratacin de un contrato especfico deber disponer de los fondos necesarios para cubrir los servicios contratados en virtud del contrato marco.
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El contrato marco constituye un medio rpido y transparente de contratacin de expertos para todas las actividades del ciclo del proyecto. Se divide en varios lotes temticos, y para cada lote se seleccionan varios contratistas. Se trata de consorcios, con una empresa responsable que los representa, designada por los dems socios para que acte en su nombre en lo referente al contrato. La empresa responsable es la nica que puede contraer compromisos en nombre del consorcio y, por tanto, solo sern vlidos a efectos contractuales los contactos con dicha empresa.

3.4.1.2.

Procedimiento

Como se trata de un contrato marco mltiple, la adjudicacin del contrato especfico se basar en un concurso. Todos los documentos para las distintas etapas del procedimiento debern seguir los modelos establecidos para el contrato marco FWC BENEF 2009. a) Consulta Se deber enviar una convocatoria para servicios a cuatro contratistas marco del mismo bloque. Sin embargo, en caso de no ser elegible un contratista marco (conflicto de intereses, suspensin) del lote de cuatro, se permitir consultar solo a tres contratistas. Si menos de tres contratistas marco son elegibles, el gestor del proyecto no podr iniciar el procedimiento de contrato marco. Un contrato especfico solo podr celebrarse durante el perodo de validez del contrato marco. La consulta se ajustar a los principios de transparencia, proporcionalidad, igualdad de trato, no discriminacin y competencia leal. No sern aplicables las normas de excepcin y exencin aplicadas a los procedimientos de licitacin. Por ejemplo, no se aplicarn a las invitaciones de los contratos marco las instrucciones para la reduccin del plazo de entrega de las ofertas aplicables a las licitaciones. A diferencia del procedimiento de licitacin, en el que puede aadirse una clusula suspensiva, no podr enviarse ninguna convocatoria en virtud del contrato marco si no se dispone de los fondos para cubrir la operacin. Se aconseja no utilizar las lneas presupuestarias cuya fecha lmite de pagos est prxima a la del fin de la ejecucin de un contrato especfico. El Pliego de Condiciones especfico para los contratos especficos propuestos se adjuntar a la solicitud, a fin de proporcionar a los contratistas marco toda la informacin necesaria para presentar una oferta. El Pliego de Condiciones deber ser claro en cuanto a la conformidad de las prestaciones pedidas con las obtenidas. Su calidad, y especialmente su claridad, ser determinante para la calidad de la oferta y el xito de la misin. La fecha lmite para la presentacin de ofertas ser al menos de catorce das24 a partir del envo de la solicitud. Ser posible prolongar este plazo, pero no reducirlo, salvo que no se oponga ninguno de los contratistas marco consultados.

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Para el lote conferencias, el perodo de presentacin se reduce a siete das para los actos con hasta quince participantes. Page 84 of 179

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Los contratistas marco podrn solicitar aclaraciones. Las respuestas se enviarn simultneamente a todos los contratistas marco consultados. Si deben introducirse modificaciones durante el perodo de consulta que afecten a la eleccin de los expertos, el plazo para la presentacin de ofertas deber adaptarse en consecuencia. b) Evaluacin de las ofertas Las ofertas sern vlidas durante los catorce das naturales siguientes a la expiracin del plazo de presentacin de la oferta. Las ofertas recibidas, cualquiera que sea su nmero, debern ser evaluadas. El nmero de evaluadores ser al menos de tres y deber invitarse a un representante del pas beneficiario para que participe en calidad de evaluador. Solo sern evaluadas las ofertas que cumplan el plazo lmite de presentacin, las normas de elegibilidad, los precios mximos, el presupuesto mximo estipulado (en su caso) y los requisitos mnimos establecidos en el Pliego de Condiciones especfico para los expertos. Se seleccionar la oferta ms ventajosa econmicamente en funcin de un coeficiente de 80/2025 entre la calidad tcnica (currculum vitae y disponibilidad de los expertos; metodologa, si se requiere) y el precio (total de los honorarios26). La puntuacin tcnica podr ajustarse teniendo en cuenta las posibles entrevistas con los expertos, si tales entrevistas estn previstas en el Pliego de Condiciones especfico. Si no se selecciona ninguna oferta, el gestor del proyecto, tras analizar el Pliego de Condiciones especfico, podr modificar y reanudar la solicitud con los mismos contratistas marco. En el plazo de 14 das a partir de la fecha lmite fijada para la recepcin de ofertas, todos los contratistas marco que hayan presentado ofertas debern ser informados de los resultados de la evaluacin y de la decisin de adjudicacin. El gestor del proyecto no deber esperar a la firma del contrato especfico. c) Firma del contrato especfico El contrato especfico se basar en la oferta que haya obtenido la mejor puntuacin. El contrato especfico incluir el contrato, el Pliego de Condiciones especfico, la metodologa empleada (en su caso) y la oferta financiera. Entrar en vigor cuando se notifique que el rgano de Contratacin ha firmado el contrato especfico. Un ejemplar firmado del contrato deber enviarse por fax al contratista marco seleccionado, que podr empezar a prestar los servicios. Dos ejemplares del contrato especfico se enviarn por servicio de mensajera para su ratificacin. d) Evaluacin de las prestaciones del contratista marco

25 26

Para el lote conferencias, se aplicar una ponderacin de 50/50. Para el lote conferencias, los tipos fijos y los gastos reembolsables se tendrn en cuenta sobre una base de 50/50. Page 85 of 179

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El formulario de evaluacin de las prestaciones del contratista marco deber rellenarse cuando concluya la misin. Dicha evaluacin examinar en qu medida el contratista marco ha ejecutado el contrato; se le enviar para que formule sus observaciones.

3.4.2.

Procedimiento negociado en rgimen competitivo

En funcin del contexto y de las necesidades, el rgano de Contratacin podr recurrir a un procedimiento alternativo al contrato marco: el procedimiento negociado en rgimen competitivo, sin publicacin. Conviene tener presente que este procedimiento negociado en rgimen competitivo requiere ms tiempo que el contrato marco para iniciar la ejecucin del contrato. El rgano de Contratacin elaborar una lista de al menos tres prestadores de servicios de su eleccin. Los candidatos seleccionados recibirn la carta de convocatoria de licitacin junto con el expediente de licitacin. Las ofertas debern remitirse al rgano de Contratacin a la direccin indicada en la convocatoria de licitacin, a ms tardar en la fecha y hora sealadas en dicha convocatoria. Deber concederse a los candidatos seleccionados un plazo mnimo de treinta das a partir de la fecha de envo de la carta de convocatoria para la presentacin de ofertas. En casos excepcionales, podr fijarse un plazo ms corto, previa autorizacin de la Comisin Europea, si se trata de una gestin centralizada o de una gestin descentralizada con controles previos. Las ofertas debern ser abiertas y evaluadas por un Comit de Evaluacin que disponga de la cualificacin tcnica y administrativa necesaria, designado por el rgano de Contratacin. Los licitadores para el procedimiento negociado en rgimen competitivo tambin podrn ser elegidos a partir de una lista de proveedores. Esa lista se elaborar tras una convocatoria de manifestaciones de inters y ser vlida durante un perodo mximo de cinco aos a partir de la fecha del anuncio. Se desarrollar un marco jurdico en relacin con este procedimiento para su uso futuro. Si, tras la consulta de los licitadores, el rgano de Contratacin solo recibe una oferta que sea vlida desde un punto de vista administrativo y tcnico, podr adjudicarse el contrato siempre que se cumplan los criterios de adjudicacin. Si falla el procedimiento negociado en rgimen competitivo, podr celebrarse el contrato mediante el procedimiento negociado (vase el punto 3.2.4.1.). El procedimiento de evaluacin de las ofertas y de adjudicacin del contrato es el mismo que en el procedimiento restringido (vanse los puntos 3.3.9. a 3.3.12.2.). Con carcter excepcional, los rganos de contratacin podrn recurrir al procedimiento negociado en rgimen competitivo para servicios jurdicos con arreglo a la nomenclatura del Vocabulario comn de contratos pblicos (CPV)27, cualquiera que sea el valor estimado del contrato. El rgano de Contratacin podr adjudicar los contratos de servicios por un importe igual o inferior a 20 000 EUR sobre la base de una sola oferta. Vase el punto 2.4.8.

27

http://eur-lex.europa.eu/LexUriServ/LexUriServ.do?uri=OJ:L:2008:074:0001:0375:es:PDF Page 86 of 179

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Para los servicios por un importe igual o inferior a 2 500 EUR, el rgano de Contratacin podr limitarse a pagar contra la presentacin de facturas, sin aceptacin previa de una oferta.

3.5. Modificacin de los contratos de servicios


Vase el apartado 2.10 para informacin de carcter general sobre la modificacin de los contratos. Cualquier modificacin justificada que implique un cambio en el valor total del contrato deber hacerse mediante un apndice. Los servicios adicionales y los servicios complementarios se considerarn procedimientos negociados (vase el punto 3.2.3.1., letra c)), por lo que deber aprobarse un apndice o firmarse un nuevo contrato.

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4. Contratos de suministros
4.1. Introduccin
Los contratos de suministros tienen por objeto la compra, el arrendamiento financiero, el arrendamientoventa, con o sin opcin de compra, de productos. Un contrato para el suministros y la instalacin de productos se considerar un contrato de suministros.

4.2. Procedimientos de contratacin pblica


4.2.1.
4.2.1.1.

Contratos por un importe igual o superior a 300 000 EUR


Licitacin internacional abierta

Todos los contratos de suministros debern ser objeto de una licitacin internacional abierta tras la publicacin de un anuncio de informacin previa y de un anuncio de licitacin (vase el apartado 4.3).

4.2.2.

Contratos por un importe superior a 100 000 EUR e inferior a 300 000 EUR

Estos contratos de suministros podrn adjudicarse mediante un procedimiento abierto local.

4.2.2.1.

Procedimiento abierto local

En este caso, el procedimiento aplicable a la adjudicacin de contratos de suministros ser el de licitacin abierta mediante la publicacin del anuncio de licitacin en el pas beneficiario y en el sitio web de EuropeAid, con la direccin en la que las empresas pueden obtener informacin complementaria. Para ms informacin, vase el apartado 4.4.

4.2.3.

Contratos por un importe inferior a 100 000 EUR

Estos contratos de suministros podrn adjudicarse mediante un procedimiento negociado en rgimen competitivo.

4.2.3.1.

Procedimiento negociado en rgimen competitivo

Los contratos de suministros por un importe inferior a 100 000 EUR se adjudicarn mediante procedimiento negociado en rgimen competitivo. Al menos tres candidatos seleccionados recibirn una convocatoria para presentar ofertas. No deber publicarse un anuncio de licitacin. Para ms informacin, vase el apartado 4.5.

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4.2.4.

Contratos por un valor igual o inferior a 20 000 EUR

Estos contratos de suministros podrn ser adjudicados sobre la base de una sola oferta. Para suministros por un valor inferior a 2 500 EUR, el rgano de Contratacin podr pagar sobre la base de una factura, sin aceptacin previa de una oferta.

4.2.5.
4.2.5.1.

Procedimientos aplicables sin lmites mximos


Procedimiento negociado

GESTIN CENTRALIZADA DIRECTA Deber obtenerse la aprobacin previa de la Comisin Europea para recurrir al procedimiento negociado. GESTIN DESCENTRALIZADA CON CONTROLES PREVIOS El rgano de Contratacin deber solicitar la aprobacin previa de la Comisin Europea para recurrir al procedimiento negociado. GESTIN DESCENTRALIZADA CON CONTROLES A POSTERIORI No ser necesaria la aprobacin previa de la Comisin Europea. Los contratos de suministros podrn ser adjudicados por procedimiento negociado sobre la base de una o varias ofertas en los casos siguientes: a) Cuando por urgencia imperiosa, debida a acontecimientos imposibles de prever por los rganos de contratacin y que no sean imputables a los mismos, no puedan cumplirse los plazos impuestos por los procedimientos contemplados en el artculo 111, apartado 1, letras a), b) y c), del Reglamento Financiero aplicable al Presupuesto General. Las intervenciones en las situaciones de crisis a que se refiere el artculo 190, apartado 2, de las normas de desarrollo del Reglamento Financiero aplicable al Presupuesto se asimilarn a situaciones de urgencia imperiosa (vase el anexo A11a)28. b) Cuando la naturaleza o caractersticas especiales de algunos suministros lo justifiquen, por ejemplo cuando la ejecucin del contrato se reserve exclusivamente a los titulares de patentes o de licencias que regulan su utilizacin. c) En el caso de entregas complementarias efectuadas por el proveedor inicial que vayan destinadas bien a la renovacin parcial de suministros o instalaciones de uso corriente, bien a la ampliacin de suministros o instalaciones existentes, cuando el cambio de proveedor obligara al rgano de Contratacin a adquirir un material tcnico diferente que fuera incompatible o acarreara dificultades tcnicas de utilizacin y de mantenimiento desproporcionadas. d) Cuando una licitacin quede desierta, es decir, cuando no se haya recibido ninguna oferta que

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La ayuda de emergencia es otro supuesto especfico del FED, distinto de la urgencia imperiosa mencionada, en el que se puede recurrir al procedimiento negociado para las acciones que no estn reguladas en el artculo 19c del anexo IV del Acuerdo de Coton. La ayuda de emergencia est vinculada a la aplicacin de los artculos 72 o 73 del Acuerdo de Coton (vase el anexo A11a). Page 89 of 179

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merezca ser seleccionada desde el punto de vista cualitativo o econmico. En este caso, previa anulacin de la licitacin, el rgano de Contratacin podr entablar negociaciones con uno o ms licitadores de su eleccin de entre los que hayan participado en la licitacin, si cumplen los criterios de seleccin y siempre que no se modifiquen sustancialmente las condiciones iniciales del contrato y se respete el principio de igualdad de trato. e) Cuando los contratos se declaren secretos o cuando su ejecucin deba ir acompaada de medidas especiales de seguridad, o cuando as lo exija la proteccin de intereses esenciales de la Unin Europea o del pas beneficiario. f) Para los contratos relativos al suministros de artculos cotizados y comprados en un mercado de materias primas. g) Para los contratos relativos a compras, en condiciones particularmente ventajosas, bien a un proveedor en cese definitivo de actividad empresarial o a sndicos o administradores judiciales de una quiebra, bien a raz de un concurso de acreedores o como consecuencia de un procedimiento similar con arreglo al Derecho nacional. h) Cuando deba celebrarse un nuevo contrato por la resolucin anticipada de un contrato en curso. El rgano de Contratacin deber preparar un informe de negociacin (vase el modelo que figura en el anexo A10) que justifique el modo en que se han llevado las negociaciones y motive la adjudicacin posterior del contrato. Los procedimientos descritos en los puntos 4.3.11.1. y 4.3.11.2. se aplicarn por analoga y el informe de negociacin deber incluirse en el expediente del contrato.

4.2.5.2.

Sistema dinmico de adquisicin

Un sistema dinmico de adquisicin es un proceso totalmente electrnico para las adquisiciones corrientes, por un perodo mximo de cuatro aos. Se publica un anuncio de licitacin para invitar a la presentacin de ofertas indicativas, que sern evaluadas en un plazo de quince das. Los licitadores que cumplan las especificaciones sern admitidos en el sistema. El sistema estar abierto a cualquier agente econmico que cumpla los criterios de seleccin y presente una oferta indicativa que se considere conforme. Para cada contrato, se publicar un anuncio de licitacin simplificado dando a los licitadores que no hayan sido admitidos en el sistema la posibilidad de presentar una oferta indicativa en un plazo de quince das. Acto seguido, el rgano de Contratacin invitar a los licitadores admitidos en el sistema a presentar una oferta en un plazo razonable. El contrato se adjudicar a la oferta que presente la mejor relacin calidad-precio en funcin de los criterios de adjudicacin indicados en el anuncio de licitacin para el establecimiento del sistema dinmico de adquisicin. El rgano de Contratacin no podr recurrir a este sistema para evitar, restringir o falsear la competencia. El marco jurdico de este procedimiento se define para su uso futuro, pero las herramientas informticas (confidencialidad, seguridad) para hacerlo posible an no estn disponibles en la Comisin Europea.

4.2.5.3.

Dilogo competitivo

Vase el punto 2.4.7. para ms informacin.

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4.3. Licitacin internacional abierta para contratos por un importe igual o superior a 300 000 EUR
4.3.1. Publicidad

A fin de garantizar la mayor participacin posible en las licitaciones y la transparencia necesaria, deber publicarse un anuncio de informacin previa y un anuncio de licitacin para cada procedimiento de licitacin abierta.

4.3.1.1.

Publicacin de los anuncios individuales de informacin previa

Salvo circunstancias excepcionales, deber publicarse un anuncio individual de informacin previa, en el que se precisen las caractersticas especficas de la licitacin, al menos treinta das antes de la publicacin del anuncio de licitacin. Los anuncios individuales de informacin previa debern exponer de forma sucinta el objeto y el contenido de los contratos de que se trate. (Vase el modelo que figura en el anexo C1). La publicacin de un anuncio de informacin previa no compromete al rgano de Contratacin a financiar los contratos propuestos; por consiguiente, los posibles proveedores no debern presentar sus solicitudes en esa fase. Los anuncios individuales de informacin previa se publicarn en el Diario Oficial de la Unin Europea, en el sitio web de EuropeAid y en cualquier otro medio de comunicacin adecuado. GESTIN CENTRALIZADA DIRECTA, GESTIN DESCENTRALIZADA CON CONTROLES PREVIOS, GESTIN DESCENTRALIZADA CON CONTROLES A POSTERIORI Los anuncios individuales de informacin previa debern enviarse para su publicacin a la Comisin Europea, en formato electrnico, utilizando el modelo que figura en el anexo C1, al menos quince das antes de la fecha de publicacin prevista, a fin de disponer de tiempo para la traduccin. Debern publicarse al menos treinta das antes de la publicacin del anuncio de licitacin correspondiente.

4.3.1.2.

Publicacin de los anuncios de licitacin

Adems de los anuncios de informacin previa, todos los contratos de suministros por un importe igual o superior a 300 000 EUR tambin debern ser objeto de un anuncio de licitacin publicado en el Diario Oficial de la Unin Europea, el sitio web de EuropeAid (http://ec.europa.eu/europeaid/index_es.htm) y en cualquier otro medio de comunicacin adecuado. Deber respetarse un plazo mnimo treinta das entre la publicacin del anuncio de informacin previa y la del anuncio del contrato. Corresponder al rgano de Contratacin redactar el anuncio de licitacin utilizando el modelo que figura en el anexo C2a y enviarlo en formato electrnico a la Comisin Europea para su publicacin en EuropeAid y en el Diario Oficial en los plazos estipulados en las directrices sobre publicacin (anexo A11e). Si procede, el rgano de Contratacin se encargar de la publicacin local simultnea y de la publicacin en cualquier otro medio de comunicacin adecuado. GESTIN CENTRALIZADA DIRECTA,
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GESTIN DESCENTRALIZADA CON CONTROLES PREVIOS, GESTIN DESCENTRALIZADA CON CONTROLES A POSTERIORI Los anuncios de licitacin y los expedientes de licitacin debern enviarse para su publicacin a la Comisin Europea, en formato electrnico, utilizando el modelo que figura en el anexo C2, al menos quince das antes de la fecha de publicacin prevista, a fin de disponer de tiempo para la traduccin. El anuncio de licitacin deber permitir a los proveedores interesados disponer de la informacin necesaria para valorar su capacidad de ejecutar debidamente el contrato de que se trate. Si el anuncio de licitacin tambin se publica localmente, deber ser idntico al anuncio de licitacin publicado en el sitio web de EuropeAid, y su publicacin deber ser simultnea. El expediente de licitacin correspondiente al contrato de que se trate se publicar en el sitio web de EuropeAid, pero deber enviarse a los proveedores interesados, previa peticin. Si el rgano de Contratacin modifica informacin del anuncio de licitacin, ya sea por iniciativa propia o en respuesta a la solicitud de un licitador, los servicios competentes de la Comisin Europea debern publicar una correccin de errores con los cambios (vase el anexo A5b). La correccin de errores se publicar, a ms tardar, siete das despus de la solicitud de publicacin. Podr concederse una prrroga del plazo de recepcin de las ofertas para que los licitadores puedan tener en cuenta tales modificaciones.

4.3.2.

Redaccin y contenido del expediente de licitacin

Los documentos de la licitacin debern redactarse minuciosamente para garantizar que el contrato y el procedimiento de licitacin se estn llevando a cabo correctamente. Los documentos debern contener todas las disposiciones e informaciones necesarias para que los licitadores puedan presentar su oferta: los trmites que deben seguirse, los documentos que han de presentarse, los casos de incumplimiento, los criterios de adjudicacin, etc. Si el rgano de Contratacin es la Comisin, puede ser conveniente que los representantes de los beneficiarios finales participen en la preparacin de la licitacin en una fase temprana. Vase el apartado 2.6 de las directrices para la redaccin de las especificaciones tcnicas. Las especificaciones tcnicas permitirn a candidatos y licitadores concurrir en igualdad de condiciones, sin que puedan tener por efecto crear obstculos injustificados a dicha competencia. Especificarn lo que se requiere de un producto, servicio, material u obra a fin de cumplir la finalidad para la que estn destinados. Incluirn lo siguiente: a) una definicin clara de las tareas que deben realizarse; b) el grado de calidad mnima; c) el comportamiento medioambiental; d) siempre que sea posible, los criterios de accesibilidad para personas con discapacidad o de diseo para todos los usuarios; e) los niveles y procedimientos de evaluacin de la conformidad; f) la idoneidad para el uso;
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g) la seguridad o las medidas, incluido, para los suministros, la denominacin de venta y el manual de instrucciones y, para todos los contratos, la terminologa, los smbolos, los ensayos y mtodos de ensayo, el embalaje, el marcado y etiquetado, los procedimientos y mtodos de fabricacin. La elaboracin de estos documentos corresponder al rgano de Contratacin. Dada la complejidad tcnica de muchos contratos de suministros, la preparacin del expediente de licitacin y, en particular de las especificaciones tcnicas, podr necesitar la asistencia de uno o varios especialistas externos. Cada especialista deber firmar una declaracin de objetividad y confidencialidad (vase el anexo A3). Al igual que ocurre con el Pliego de Condiciones de los contratos de servicios, ser preciso prestar especial atencin a la redaccin de las especificaciones tcnicas. Constituyen la clave del xito de la licitacin, de la ejecucin del contrato de suministros y del proyecto. Las especificaciones tcnicas indican (para cada lote, si procede) la naturaleza exacta y las prestaciones de los suministros. En su caso, establecern asimismo las condiciones de entrega e instalacin, la formacin y los servicios posventa. Es fundamental que las caractersticas de rendimiento se ajusten a la finalidad prevista. Si debe concertarse una reunin o una visita in situ a fin de aclarar los requisitos tcnicos para la instalacin de los suministros, deber indicarse en las instrucciones a los licitadores, junto con las disposiciones al respecto. La finalidad de las especificaciones tcnicas es definir con precisin los suministros solicitados. Los requisitos mnimos de calidad definidos en las especificaciones tcnicas permitirn al Comit de Evaluacin determinar las ofertas que cumplen los requisitos tcnicos. Salvo que el objeto del contrato lo justifique, estarn prohibidas las especificaciones tcnicas que mencionen o describan productos de una fabricacin o de una procedencia determinadas y que, por ello, tengan por efecto favorecer o descartar ciertos productos. No obstante, cuando los productos no puedan describirse en trminos suficientemente precisos e inteligibles, podrn identificarse por su nombre comercial, siempre que se prevea que se admitirn tambin los productos equivalentes. GESTIN CENTRALIZADA DIRECTA La Comisin Europea deber aprobar el expediente de licitacin antes de su publicacin. La prctica habitual es tambin consultar y obtener la aprobacin del pas beneficiario y, si procede, de otras partes interesadas. GESTIN DESCENTRALIZADA CON CONTROLES PREVIOS El rgano de Contratacin deber presentar el expediente de licitacin a la Delegacin de la Unin Europea para su aprobacin antes de la publicacin. GESTIN DESCENTRALIZADA CON CONTROLES A POSTERIORI No ser necesaria la aprobacin previa de la Comisin Europea. CONTENIDO DEL EXPEDIENTE DE LICITACIN A. Instrucciones para los licitadores B. Proyecto de contrato, Condiciones Particulares y anexos (incluidas las especificaciones tcnicas) C. Informacin complementaria
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D. Modelo de presentacin de la oferta para un contrato de suministros Vase el modelo normalizado que figura en el anexo C4. En el expediente de licitacin se determinar si el precio de la oferta debe ser firme y no revisable. En principio, los precios son fijos y no revisables, pero en casos especficos, podra justificarse una clusula de revisin de precios. En tal caso, el expediente de licitacin deber exponer las condiciones o frmulas para la revisin de los precios durante el perodo de vigencia del contrato. El rgano de Contratacin tendr en especial consideracin: a) la naturaleza del contrato y la coyuntura econmica en la que se produce; b) la naturaleza y duracin de las tareas y del contrato; c) sus intereses financieros. Se exigir una garanta como contrapartida de los pagos de prefinanciacin superiores a 300 000 EUR. Ahora bien, si el contratista es un organismo pblico, el Ordenador responsable podr renunciar a dicha garanta en funcin de su evaluacin de riesgos. Esa garanta se liberar tras la recepcin provisional de las mercancas de acuerdo con las condiciones del contrato.

4.3.3.

Criterios de seleccin y adjudicacin

Los criterios de seleccin se basarn en la capacidad del licitador de ejecutar contratos similares. El procedimiento de seleccin consistir en lo siguiente: 1. exclusin de los licitadores no elegibles (vase el punto 2.3.1.) o que se encuentren en una de las situaciones descritas en los puntos 2.3.3. y 2.3.5.; 2. comprobacin de que la situacin financiera de los licitadores (capacidad econmica y financiera) es slida, solicitando, por ejemplo, los extractos de sus balances y el volumen de negocios de los tres ltimos aos (vase el punto 2.4.11.) si se requiere especficamente en el expediente de licitacin; 3. comprobacin de la capacidad tcnica y profesional de los candidatos, examinando, por ejemplo, su plantilla de personal media anual y la importancia y la experiencia profesional del personal directivo, as como los principales servicios prestados y suministros efectuados en los ltimos aos en el mbito de que se trata (vase el punto 2.4.11.). Los criterios de seleccin que figuran en los anexos de esta Gua se dan a ttulo de ejemplo y debern adaptarse en funcin de la naturaleza, el coste y la complejidad del contrato. Si, por alguna razn excepcional que el rgano de Contratacin considere justificada, el licitador no est en condiciones de presentar las referencias solicitadas por el rgano de Contratacin, podr demostrar su capacidad econmica y financiera mediante cualquier otro medio que el rgano de Contratacin considere adecuado. En caso de que los servicios o productos sean complejos o deban lograr excepcionalmente un objetivo especial, la capacidad tcnica y profesional podr justificarse mediante un control efectuado por el rgano de Contratacin o, en su nombre, por un organismo oficial competente del pas en el que est establecido el licitador, previo acuerdo de ese organismo. Esos controles evaluarn la capacidad tcnica y las capacidades de produccin del licitador y, si fuera necesario, los medios de estudio e investigacin de que dispone, as como las medidas de control de calidad.
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Solo los adjudicatarios debern presentar documentos justificativos para los criterios de seleccin antes de la adjudicacin del contrato (este extremo ser opcional para los contratos por un importe inferior a 300 000 EUR, vase el punto 2.4.11.). El criterio de adjudicacin aplicado a las ofertas que cumplan los requisitos tcnicos ser el precio o, en casos excepcionales, previa aprobacin de la medida por la Comisin Europea, la mejor relacin calidadprecio. Los criterios debern definirse con precisin, no podrn producir efectos discriminatorios y no debern falsear la competencia leal. Todos los criterios debern aplicarse segn se especifique en el expediente de licitacin y no podrn modificarse en el transcurso del procedimiento. La evaluacin tcnica se llevar a cabo en funcin de la tabla de evaluacin publicada en el expediente de licitacin, que no podr ser modificada en modo alguno en el transcurso del proceso de evaluacin. Habida cuenta de la gran diversidad de suministros y de su naturaleza tcnica, los criterios debern estar adaptados a cada licitacin, en un formato S /NO que permita evaluar claramente si la oferta cumple los requisitos tcnicos establecidos en el expediente de licitacin.

4.3.3.1.

Contratos de suministros sin prestacin de servicios auxiliares

El precio ser el nico criterio para la adjudicacin de los contratos de suministros que no incluyan servicios auxiliares (como los servicios posventa y la formacin). Como ya se habrn eliminado todas las ofertas no conformes, se adjudicar el contrato al licitador que haya presentado la oferta conforme menos cara. Si dicha oferta supera el presupuesto mximo disponible para el contrato, se aplicar lo dispuesto en el punto 4.2.4.1., letra d).

4.3.3.2.

Contratos de suministros con servicios auxiliares

En el caso de los contratos de suministros que incluyan servicios auxiliares (como los servicios posventa o la formacin), la evaluacin tcnica deber tener en cuenta la calidad de esos servicios, con un sistema que permita responder por S o NO. Como ya se habrn eliminado todas las ofertas no conformes, se adjudicar el contrato al licitador que haya ofertado el precio ms bajo para el equipo y los servicios auxiliares. Si dicha oferta supera el presupuesto mximo disponible para el contrato, se aplicar lo dispuesto en el punto 4.2.4.1., letra d).

4.3.3.3.

Suministros especialmente complejos

Para suministros especialmente complejos, podr recurrirse a una combinacin de calidad y precio como base para adjudicar el contrato a la oferta econmicamente ms ventajosa. Este procedimiento debera limitarse a los productos con limitaciones concretas por motivos de seguridad, fabricacin o ejecucin. GESTIN CENTRALIZADA DIRECTA, GESTIN DESCENTRALIZADA CON CONTROLES PREVIOS

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La Comisin Europea deber dar su aprobacin previa para el recurso a este mtodo y proporcionar asistencia tcnica puntual. GESTIN DESCENTRALIZADA CON CONTROLES A POSTERIORI Si se propone recurrir a este mtodo, el rgano de Contratacin deber justificarlo en el informe de evaluacin y comunicarlo a la Comisin Europea.

4.3.4.

Informacin complementaria durante el procedimiento

El expediente de licitacin deber ser suficientemente claro para evitar que los licitadores tengan que solicitar informacin complementaria en el curso del procedimiento. Si el rgano de Contratacin proporciona informacin complementaria sobre el expediente de licitacin, por iniciativa propia o en respuesta a la solicitud de un licitador, deber enviar dicha informacin por escrito, simultneamente, a todos los dems licitadores. Los licitadores podrn presentar sus preguntas por escrito a ms tardar veintin das antes de la fecha lmite de presentacin de las ofertas. El rgano de Contratacin deber contestar a todas las preguntas de los licitadores (con copia a la Comisin Europea en caso de gestin descentralizada con controles previos) a ms tardar once das antes del plazo final de recepcin de las ofertas. Las preguntas y respuestas, las aclaraciones y los cambios menores en el expediente de licitacin debern ser publicados en el sitio web de EuropeAid. Cabe recordar que el rgano de Contratacin no podr emitir un dictamen previo sobre la evaluacin de la oferta. Si las preguntas suponen una modificacin del anuncio de licitacin, deber publicarse una correccin de errores, tal como se explica en el punto 4.3.1. Podr concederse una prrroga del plazo de recepcin de las ofertas para que los candidatos puedan tener en cuenta tales modificaciones. La correccin de errores tambin deber publicarse en el sitio web de EuropeAid. Si el contenido tcnico de la oferta es especialmente complejo, el rgano de Contratacin podr celebrar una reunin informativa o realizar una visita in situ. Dicha reunin deber anunciarse en el expediente de licitacin y celebrarse al menos veintin das antes de que venza el plazo de presentacin de las ofertas. Todos los costes ocasionados por la asistencia a esa reunin corrern a cargo de los licitadores. El rgano de Contratacin no podr organizar visitas individuales de las empresas durante el perodo de convocatoria, por razones de transparencia e igualdad de trato de los licitadores.

4.3.5.

Plazo de entrega de las ofertas

Las ofertas debern llegar al rgano de Contratacin en la direccin indicada en el expediente de licitacin, a ms tardar en la fecha y hora sealadas en dicho expediente. El plazo para la presentacin de ofertas deber ser suficientemente largo, de modo que se garantice la calidad de las ofertas y se permita una competencia efectiva. La experiencia demuestra que un plazo demasiado corto impide a los candidatos hacer sus ofertas o les induce a presentar ofertas incompletas o mal preparadas. El plazo para la presentacin de las ofertas deber fijarse en un da laborable del pas del rgano de Contratacin y, si es posible, combinarse con la sesin de apertura de plicas.
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GESTIN CENTRALIZADA DIRECTA, GESTIN DESCENTRALIZADA CON CONTROLES PREVIOS El plazo mnimo entre la fecha de publicacin del anuncio de licitacin y la fecha lmite fijada para la recepcin de las ofertas ser de sesenta das. No obstante, en casos excepcionales, podr concederse un plazo ms breve, previa autorizacin de la Comisin Europea. GESTIN DESCENTRALIZADA CON CONTROLES A POSTERIORI No ser necesaria la autorizacin previa de la Comisin Europea para acortar el plazo.

4.3.6.

Perodo de validez

Vase el punto 2.8.5.

4.3.7.

Presentacin de las ofertas

Las ofertas tcnicas y financieras debern introducirse en un nico sobre precintado, dentro de un paquete o sobre exterior. La oferta deber ajustarse a las instrucciones para los licitadores.

4.3.8.

El Comit de Evaluacin

Para la composicin, la imparcialidad y la confidencialidad, las responsabilidades y el calendario del Comit, vase el apartado 2.8. GESTIN CENTRALIZADA DIRECTA La prctica habitual es que al menos uno de los miembros con derecho a voto sea un representante del pas beneficiario.

4.3.9.
4.3.9.1.

Fases del proceso de evaluacin


Recepcin y registro de las ofertas

Al recibir las ofertas, el rgano de Contratacin deber proceder a su registro, con indicacin de la fecha y hora de recepcin. Deber emitir un acuse de recibo para las ofertas entregadas en mano. Los sobres con las ofertas debern permanecer precintados y en lugar seguro hasta su apertura. Los sobres exteriores de las ofertas debern numerarse por orden de recepcin (independientemente de que se reciban antes de la fecha lmite de presentacin de las ofertas).

4.3.9.2.

Reunin preliminar

La primera reunin del Comit de Evaluacin deber celebrarse antes de la sesin de apertura de plicas. El expediente de licitacin deber haber sido distribuido con anterioridad a sus miembros. El presidente presentar la finalidad de la licitacin y expondr los procedimientos que deber seguir el Comit de Evaluacin, incluida la tabla de evaluacin, los criterios de seleccin y adjudicacin establecidos en el expediente de licitacin.
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4.3.9.3.

Sesin de apertura de plicas

La finalidad de la sesin de apertura de plicas es comprobar que las ofertas estn completas, que se aporta la garanta de licitacin requerida y que, en trminos generales, las ofertas se han presentado conforme a lo establecido. La sesin de apertura de plicas es un acto oficial y pblico. El Comit de Evaluacin abre las ofertas en sesin pblica a la hora y en el lugar fijados en el expediente de licitacin. Aunque sea pblica, la participacin en la sesin de apertura de plicas quedar restringida a los representantes de las empresas que participen en el contrato. Vase la lista de control de la apertura de plicas que figura en el anexo C5 donde se describen en detalle los trmites que debe realizar el presidente asistido por el secretario. GESTIN CENTRALIZADA DIRECTA El Comit de Evaluacin nombrado por la Comisin Europea deber realizar la sesin de apertura de plicas. GESTIN DESCENTRALIZADA CON CONTROLES PREVIOS La Comisin Europea deber ser informada de la sesin de apertura de plicas. Podr estar representada en calidad de observadora en la apertura de plicas y recibir copia de cada oferta. GESTIN DESCENTRALIZADA CON CONTROLES A POSTERIORI No ser necesario informar a la Comisin Europea de la sesin de apertura de plicas y no participar en ella. El presidente deber comprobar que ningn miembro del Comit de Evaluacin pueda tener un conflicto de intereses por su vinculacin con alguno de los licitadores (sobre la base de la lista de candidatos preseleccionados, las ofertas recibidas, los miembros de los consorcios y los subcontratistas identificados). Vase el punto 2.8.2. El Comit deber decidir si las ofertas cumplen o no los requisitos formales. El resumen de las ofertas recibidas, que se adjuntar al informe de apertura de plicas (vase el anexo C6), deber utilizarse para registrar la conformidad de cada una de las ofertas con los requisitos formales de presentacin. Las actas de esta reunin se incluirn en el informe de apertura de plicas, que deber ponerse a disposicin de los licitadores que lo soliciten. Las garantas de licitacin debern devolverse a los licitadores. Esto implica que las ofertas que lleguen despus del plazo de presentacin tambin debern abrirse (despus de la sesin de apertura) para que las garantas puedan ser devueltas.

4.3.9.4.

Evaluacin de las ofertas tcnicas

El Comit de Evaluacin deber utilizar la tabla de conformidad administrativa y la tabla de evaluacin publicadas en el expediente de licitacin. Durante la evaluacin tcnica, el Comit de Evaluacin analizar si las ofertas cumplen los requisitos establecidos en el expediente de licitacin. Esto incluir posibles componentes de servicio incluidos en las especificaciones tcnicas. Los resultados se consignarn en una tabla diseada para responder por S o NO a todos los elementos especificados en el expediente de licitacin. No deber utilizarse ningn mtodo basado en la atribucin de puntos. Si la oferta se reparte en lotes, deber evaluarse cada lote.
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Con el acuerdo de los dems miembros del Comit de Evaluacin, el presidente podr dirigirse por escrito a los licitadores cuyas ofertas requieran alguna aclaracin, pidindoles que respondan en un plazo razonable que fijar el Comit. Parte 1: Conformidad administrativa Antes de proceder a la evaluacin pormenorizada de las ofertas, el rgano de Contratacin comprobar su conformidad con los requisitos fundamentales establecidos en el expediente de licitacin (es decir, la tabla de conformidad administrativa). Se considerar que una oferta es conforme si satisface todas las condiciones, procedimientos y especificaciones fijados en el expediente de licitacin sin desviaciones ni restricciones sustanciales. Las desviaciones o restricciones importantes son las que afectan al mbito, la calidad o la ejecucin del contrato, o las que se apartan de manera sustancial del expediente de licitacin o limitan los derechos del rgano de Contratacin o las obligaciones del licitador en virtud del contrato y afectan a la situacin, respecto de la competencia, de los licitadores que hayan presentado ofertas conformes. Se examinar la conformidad de cada oferta con el expediente de licitacin, prestando especial atencin a que: - la documentacin aportada sea completa, - se haya utilizado el idioma estipulado en el expediente de licitacin, - en el caso de los consorcios: la confirmacin de su asociacin y la designacin de una empresa principal haya sido firmada por todos los socios del consorcio. En el caso de los licitadores que tengan previsto subcontratar algunas actividades (siempre que el expediente de licitacin lo autorice): que el licitador haya incluido una declaracin sobre el contenido y la proporcin de las actividades que tiene previsto subcontratar, que debern acomodarse a los lmites fijados en el expediente de licitacin. La conformidad administrativa de cada una de las ofertas deber constar en el informe de evaluacin (vase el anexo C7). Parte 2: Conformidad tcnica La evaluacin tcnica pormenorizada de las ofertas se efectuar despus de comprobar la conformidad administrativa. Los criterios aplicables son los publicados en el expediente de licitacin y, por ende, deber utilizarse la tabla de evaluacin incluida en el expediente de licitacin. El Comit o sus miembros no podrn en ningn caso modificar la tabla de evaluacin tcnica comunicada a los licitadores en el expediente de licitacin. El objetivo de esta evaluacin es determinar si las ofertas admitidas cumplen los criterios de seleccin y los requisitos tcnicos mnimos. Norma de origen: Todas las ofertas debern cumplir los requisitos enumerados en el punto 2.3.1. En caso de duda sobre el origen de los productos, se pedir informacin complementaria. Si aun as persiste la duda, el caso deber someterse a la Comisin Europea (si no es el rgano de Contratacin).
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El licitador deber aportar la prueba de origen en forma de un certificado de origen u otro documento oficial como prueba documental prima facie, antes de la firma del contrato si es posible. Para determinar el origen, ser preciso identificar el lugar donde el producto ha sido obtenido o producido. Las ofertas que incumplan manifiestamente la norma de origen debern desestimarse. Nacionalidad de los subcontratistas: El Comit de Evaluacin deber comprobar en esta fase que las nacionalidades de los subcontratistas indicados en la oferta tcnica cumplen el requisito de nacionalidad expuesto en el punto 2.3.1. Tras la evaluacin de las ofertas, el Comit de Evaluacin se pronunciar sobre la conformidad de cada oferta tcnica, clasificndolas en ofertas conformes y no conformes desde el punto de vista tcnico. En el caso de contratos que incluyen servicios posventa o formacin, la calidad tcnica de esos servicios tambin se evaluar con arreglo a los criterios publicados.

4.3.9.5.

Evaluacin de las ofertas financieras

Una vez concluida la evaluacin tcnica, el Comit comprobar que las ofertas financieras no contienen errores aritmticos obvios. Los errores aritmticos obvios se corregirn sin penalizacin para el licitador. Si la oferta est dividida en varios lotes, se compararn las ofertas financieras de cada lote. La evaluacin financiera deber destacar la mejor propuesta financiera de cada lote, teniendo en cuenta cualquier descuento concedido por los licitadores. A continuacin se expone un ejemplo de tratamiento de los descuentos: La empresa A ofrece un descuento del 20 % si se le adjudican los lotes 1 y 3, la empresa B ofrece un descuento del 10 % si se le adjudican los tres lotes, la empresa C NO ofrece ningn descuento. Clasificacin sin descuento Empresa C Empresa B Empresa C

Empresa A LOTE 1 LOTE 2 LOTE 3 90 No presenta oferta 60

Empresa B 80 40 70

Empresa C 70 50 55

Tras aplicar el descuento: Empresa A Descuento del 20 % LOTE 1 LOTE 2 LOTE 3


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Empresa B Descuento del 10 % 72 36 63

Empresa C (Sin descuento)

72 No presenta oferta 48

70 50 55
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Las tres combinaciones posibles: Combinacin 1: 72 + 40 + 48 = 160 Combinacin 2: 72 + 36 + 63 = 171 Combinacin 3: 70 + 50 + 55, pero como hay una oferta ms barata para el lote 2, la suma se convierte en: 70 + 40 + 55 = 165 El rgano de Contratacin elegir la combinacin 1, adjudicar los contratos para los lotes 1 y 3 a la empresa A y el lote 2 a la empresa B por el precio inicial propuesto.

4.3.9.6.

Eleccin del adjudicatario

El adjudicatario ser el que presente la oferta menos onerosa, clasificada entre las ofertas que cumplen los criterios tcnicos durante la evaluacin tcnica. Ser la oferta ganadora, siempre que su importe sea inferior o igual al presupuesto asignado al contrato. Si dicha oferta supera el presupuesto mximo disponible para el contrato, se aplicar lo dispuesto en el punto 4.2.4.1., letra d). En caso de ofertas anormalmente bajas, el Comit de Evaluacin deber solicitar informacin sobre el desglose de cada oferta. Si las ofertas presentadas para un determinado contrato parecen anormalmente bajas, el rgano de Contratacin, antes de rechazarlas meramente por esa razn, solicitar por escrito las precisiones que considere convenientes sobre la composicin de la oferta, que comprobar a continuacin contradictoriamente en funcin de las razones aducidas. El rgano de Contratacin podr tener en cuenta, en particular, motivos relacionados con: a) la economa del mtodo de fabricacin, de la prestacin de servicios o del mtodo de construccin; b) las soluciones tcnicas adoptadas o las condiciones excepcionalmente favorables a disposicin del licitador; c) la originalidad de la oferta del licitador. La justificacin de la aceptacin o de la exclusin de una oferta anormalmente baja deber quedar reflejada en el informe de evaluacin. PROGRAMAS FINANCIADOS CON CARGO AL FED Los licitadores de los Estados ACP que ofrezcan suministros de origen ACP que representen al menos un 50 % del valor del contrato se beneficiarn de una preferencia del 15 % cuando su oferta se compare con ofertas de calidad econmica y tcnica equivalente. Adems, si dos ofertas se consideran equivalentes, se dar preferencia: a) al licitador de un Estado ACP; o b) en su defecto, al licitador que: - permita el mejor uso posible de los recursos fsicos y humanos de los Estados ACP;
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- ofrezca las mejores posibilidades de subcontratacin a las sociedades, empresas o personas fsicas de los Estados ACP; o - sea un consorcio de personas fsicas, sociedades y empresas de Estados ACP y de la Unin Europea. Si se permiten expresamente variantes en el expediente de licitacin, las soluciones alternativas se calificarn separadamente. En tal caso, el rgano de Contratacin las tendr en cuenta si: - son presentadas por el contratista seleccionado al final de la evaluacin; - cumplen los requisitos establecidos en el expediente de licitacin, alcanzando al menos la calidad y las prestaciones mnimas requeridas por las especificaciones tcnicas; y - el precio de la variante propuesta no supera el precio de la oferta ganadora. Corresponder al Comit de Evaluacin comparar la variante y la oferta inicial, y recomendar la mejor solucin al rgano de Contratacin.

4.3.9.7.

Conclusiones del Comit de Evaluacin

Como resultado de sus deliberaciones, el Comit de Evaluacin podr formular cualquiera de las recomendaciones siguientes: Adjudicar el contrato al licitador que haya presentado una oferta: o o o o que cumpla los requisitos formales y de elegibilidad; cuyo presupuesto total sea igual o inferior al presupuesto mximo disponible para el proyecto; que rena los requisitos tcnicos mnimos indicados en el expediente de licitacin; y que sea la oferta menos onerosa (adems de cumplir todos los requisitos mencionados).

Anular la licitacin (vase el punto 2.4.13.). GESTIN CENTRALIZADA DIRECTA El conjunto del procedimiento (evaluacin tcnica y financiera) se har constar en un informe de evaluacin (vase el modelo que figura en el anexo C7) que deber ser firmado por el presidente, el secretario y todos los miembros con derecho a voto del Comit de Evaluacin. El informe de evaluacin deber remitirse a la Comisin Europea, que decidir si acepta o no las recomendaciones del Comit. GESTIN DESCENTRALIZADA CON CONTROLES PREVIOS El conjunto del procedimiento (evaluacin tcnica y financiera) se har constar en un informe de evaluacin (vase el modelo que figura en el anexo C7) que deber ser firmado por el presidente, el secretario y todos los miembros con derecho a voto del Comit de Evaluacin. El informe de evaluacin deber remitirse al rgano de Contratacin, que decidir si acepta o no las recomendaciones del Comit. A continuacin, el rgano de Contratacin someter el informe de evaluacin y la correspondiente propuesta de decisin a la Comisin Europea para su aprobacin. Si hay una propuesta de adjudicacin y la Comisin Europea no ha recibido an una copia de las ofertas, debern remitrsele esos documentos. Si la Comisin Europea no acepta la decisin propuesta, deber escribir al rgano de Contratacin motivando su decisin. La Comisin Europea tambin podr sugerir al rgano de Contratacin cmo
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debe proceder y especificar las condiciones en las que podra refrendar un contrato propuesto en funcin del procedimiento de licitacin. Si la Comisin Europea aprueba la propuesta de decisin, el rgano de Contratacin podr iniciar la adjudicacin del contrato (vase el punto 4.3.11.) o anular la licitacin, segn lo decidido. GESTIN DESCENTRALIZADA CON CONTROLES A POSTERIORI No ser necesaria la aprobacin previa de la Comisin Europea si el rgano de Contratacin sigue las recomendaciones del Comit de Evaluacin. Se elaborar el informe. Acto seguido, el rgano de Contratacin adoptar una decisin. Todo el procedimiento de evaluacin, incluida la notificacin de la adjudicacin del contrato al adjudicatario, deber desarrollarse durante el perodo de validez de las ofertas. Es importante tener presente el riesgo de que el adjudicatario ya no est en condiciones de confirmar su oferta si se prolonga en exceso el procedimiento de evaluacin. Sin perjuicio de la legislacin del rgano de Contratacin sobre el acceso a los documentos, todo el procedimiento de licitacin ser confidencial, desde el final de la sesin de apertura de plicas hasta que ambas partes hayan firmado el contrato. Las decisiones del Comit de Evaluacin sern colectivas y sus deliberaciones se mantendrn en secreto. Los miembros del Comit de Evaluacin y los posibles observadores tendrn la obligacin de guardar secreto. Si su legislacin entra en conflicto con la confidencialidad requerida, el rgano de Contratacin deber obtener una autorizacin previa de la Comisin Europea antes de desvelar cualquier informacin. El informe de evaluacin ser de uso exclusivamente oficial y no podr ser divulgado a los licitadores ni a ninguna otra parte que no sean los servicios autorizados del rgano de Contratacin, la Comisin Europea o las autoridades de supervisin (por ejemplo, el Tribunal de Cuentas Europeo).

4.3.10.

Anulacin del procedimiento de licitacin

Vase el punto 2.4.13. Los licitadores tendrn derecho a recuperar sin demora su garanta de licitacin. Si la licitacin se anula antes de la sesin de apertura de plicas, los sobres cerrados y precintados debern devolverse a los licitadores.

4.3.11.

Adjudicacin del contrato

4.3.11.1. Notificacin al adjudicatario


Vanse el apartado 2.9. y el punto 2.4.12. (para la clusula suspensiva).

4.3.11.2. Preparacin y firma del contrato


Vase el apartado 2.9. El contrato propuesto deber ajustarse al anexo C4.
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4.3.11.3. Publicacin de la adjudicacin del contrato


Vase el apartado 2.9. Licitacin abierta local para contratos de entre 100 000 EUR y 300 000 EUR En tal caso, la publicacin de un anuncio de informacin previa no ser obligatoria y el anuncio de licitacin no se publicar en el Diario Oficial de la Unin Europea, sino tan solo en el pas beneficiario y en el sitio web de EuropeAid, con la direccin en que las empresas podrn obtener informacin complementaria. El anuncio de licitacin para una licitacin local deber publicarse al menos en el Boletn Oficial del pas beneficiario o en un medio equivalente. Esa publicacin ser responsabilidad del pas beneficiario. Dado que el coste de la publicacin del anuncio de licitacin ntegro en los medios de comunicacin nacionales puede ser elevado, el modelo que figura en el anexo C3 recoge la informacin mnima que deber contener el anuncio publicado a escala nacional. No obstante, el texto ntegro del anuncio de licitacin deber poder obtenerse en la direccin indicada en la publicacin, junto con el expediente de licitacin. Es importante recordar que las licitaciones abiertas locales debern garantizar la participacin de otros contratistas aptos en la misma medida que la de los contratistas locales. Estar prohibida toda condicin destinada a restringir la participacin de otros contratistas aptos (por ejemplo, la obligacin de registrarse en el pas beneficiario, de que se les hayan adjudicado ya contratos locales, etc.). En este procedimiento, el plazo mnimo entre la fecha de publicacin del anuncio de licitacin en la prensa local y la fecha lmite fijada para la recepcin de las ofertas ser de treinta das. No obstante, en casos excepcionales, podr fijarse un plazo ms corto. GESTIN DESCENTRALIZADA CON CONTROLES PREVIOS Deber obtenerse la aprobacin previa de la Comisin Europea para un plazo ms corto. Las medidas aplicables en el marco de un procedimiento abierto, segn se establece en el punto 4.3., se aplicarn por analoga en el procedimiento restringido para los contratos de obras. El rgano de Contratacin podr exigir una garanta de licitacin.

4.4. Procedimiento negociado en rgimen competitivo para contratos por un importe inferior a 100 000 EUR
El rgano de Contratacin podr adjudicar estos contratos mediante un procedimiento negociado en rgimen competitivo, sin publicacin. El rgano de Contratacin elaborar una lista de al menos tres empresas con una justificacin para su eleccin. Los candidatos seleccionados recibirn una carta de convocatoria de licitacin junto con el expediente de licitacin. El Ordenador podr decidir utilizar el procedimiento simplificado de licitacin para el contrato de suministros. Las ofertas debern remitirse al rgano de Contratacin a la direccin indicada, a ms tardar en la fecha y hora sealadas. Deber concederse a los candidatos seleccionados un plazo mnimo de treinta das a partir de la fecha de envo de la carta de convocatoria.
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Las ofertas debern ser abiertas y evaluadas por un Comit de Evaluacin que disponga de la cualificacin tcnica y administrativa necesaria, designado por el rgano de Contratacin. Si, tras la consulta de los licitadores, el rgano de Contratacin recibe solamente una oferta que sea vlida desde el punto de vista administrativo y tcnico, podr adjudicarse el contrato siempre que se cumplan los criterios de adjudicacin. Si falla el procedimiento negociado en rgimen competitivo, podr celebrarse el contrato mediante el procedimiento negociado (vase el punto 4.2.4.1.). El resto del procedimiento (incluida la preparacin del expediente de licitacin, la evaluacin de las ofertas, la adjudicacin del contrato, etc.) ser el mismo que para el procedimiento abierto internacional (vanse los puntos 4.3.2. a 4.3.11.2.). El rgano de Contratacin podr adjudicar los contratos de suministros por un importe equivalente o inferior a 20 000 EUR sobre la base de una sola oferta. Vase el punto 2.4.8. Para los suministros por un importe igual o inferior a 2 500 EUR, el rgano de Contratacin podr limitarse a pagar contra la presentacin de facturas, sin aceptacin previa de una oferta.

4.5. Modificacin de los contratos de suministros


Vase el apartado 2.10 para informacin de carcter general sobre la modificacin de los contratos. Dejando al margen las cantidades variables de conformidad con el artculo 22 de las Condiciones Generales y Particulares (vase ms adelante), antes de la contratacin o durante la ejecucin del contrato, el rgano de Contratacin no podr, en ningn caso, incrementar el presupuesto del contrato de suministros inicial o autorizar o acordar la compra de material que no est previsto en la licitacin inicial y en el contrato subsiguiente. La nica excepcin a esta norma ser para las entregas complementarias del proveedor inicial destinadas ya sea a la renovacin parcial de suministros o instalaciones incluidas en el contrato inicial, o a una ampliacin de los suministros o instalaciones existentes, si un cambio de proveedor obliga al rgano de Contratacin a adquirir material con caractersticas tcnicas distintas que pueda dar lugar a una incompatibilidad o a dificultades tcnicas de utilizacin y mantenimiento desproporcionadas. El acuerdo sobre las entregas complementarias se considerar un procedimiento negociado (vase el punto 4.2.4.1., letra c)) y deber firmarse un apndice o un nuevo contrato. En virtud del artculo 22 de las Condiciones Generales, el rgano de Contratacin tendr la facultad de emitir una orden administrativa sobre las modificaciones. El contratista deber cumplir la orden de modificacin.

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5. Contratos de obras
5.1. Introduccin
Los contratos de obras tienen por objeto la ejecucin, o conjuntamente la concepcin y ejecucin de trabajos u obras en relacin con alguna de las actividades mencionadas en el anexo I de la Directiva 2004/18/CE del Parlamento Europeo y del Consejo (para los programas financiados con cargo al Presupuesto), as como la realizacin o ejecucin de una obra que responda a los criterios exigidos por el rgano de Contratacin. Se entender por obra el resultado del proyecto de construccin o de ingeniera civil que por s sola baste para cumplir una funcin econmica o tcnica. Suele celebrar los contratos de obras el pas beneficiario con el que la Comisin Europea tiene un convenio de financiacin (en el marco de una gestin descentralizada).

5.2. Procedimientos de contratacin pblica


5.2.1.
5.2.1.1.

Contratos por un importe igual o superior a 5 000 000 EUR


Procedimiento abierto

El mtodo de adjudicacin de los contratos de obras suele ser la licitacin internacional abierta tras la publicacin de todos los anuncios estipulados en las directrices sobre publicacin (anexo A11e). Para ms informacin, vase el apartado 5.3.

5.2.1.2.

Procedimiento restringido

Por las caractersticas de algunas obras, podr recurrirse al procedimiento de licitacin restringida. Los servicios competentes de la Comisin Europea debern dar su aprobacin previa para el recurso a este enfoque y proporcionarn asistencia tcnica puntual. La publicacin del anuncio correspondiente, segn lo estipulado en las directrices sobre publicacin (anexo A11e) seguir siendo obligatoria para garantizar la participacin ms amplia posible. Para ms informacin, vase el apartado 5.4.

5.2.2.

Contratos por un importe de ms de 300 000 EUR y menos de 5 000 000 EUR
Procedimiento abierto local

5.2.2.1.

Los contratos se adjudicarn tras una licitacin abierta mediante publicacin local, es decir, un procedimiento en el que el anuncio de licitacin se publicar en el pas beneficiario y en el sitio web de EuropeAid, con la direccin en que las empresas pueden obtener informacin complementaria. Para ms informacin, vase el apartado 5.5.
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5.2.3.
5.2.3.1.

Contratos por un importe inferior a 300 000 EUR


Procedimiento negociado en rgimen competitivo

Los contratos de obras por un importe inferior a 300 000 EUR se adjudicarn mediante procedimiento negociado en rgimen competitivo. Al menos tres candidatos seleccionados recibirn una convocatoria de licitacin. No ser necesario publicar un anuncio de licitacin. Para ms informacin, vase el apartado 5.6.

5.2.4.

Contratos por un importe inferior a 20 000 EUR

El rgano de Contratacin podr adjudicar los contratos de suministros por un importe equivalente o inferior a 20 000 EUR sobre la base de una sola oferta.

5.2.5.
5.2.5.1.

Procedimientos aplicables sin lmites mximos


Procedimiento negociado

GESTIN CENTRALIZADA DIRECTA Deber obtenerse la aprobacin previa de los servicios competentes de la Comisin Europea para recurrir al procedimiento negociado. GESTIN DESCENTRALIZADA CON CONTROLES PREVIOS El rgano de Contratacin deber solicitar la aprobacin previa de la Comisin Europea para recurrir al procedimiento negociado. GESTIN DESCENTRALIZADA CON CONTROLES A POSTERIORI No ser necesaria la aprobacin previa de la Comisin Europea. Los contratos de obras podrn ser adjudicados por procedimiento negociado sobre la base de una o varias ofertas en los casos siguientes: a) Cuando por urgencia imperiosa, debida a acontecimientos imposibles de prever por los rganos de contratacin aludidos y que no sean imputables a los mismos, no puedan cumplirse los plazos impuestos por los procedimientos en rgimen competitivo contemplados en el artculo 104, apartado 1, letras a), b) y c), del Reglamento Financiero. Las intervenciones en las situaciones de crisis a que se refiere el artculo 190, apartado 2, de las normas de desarrollo del Reglamento Financiero aplicable al Presupuesto se asimilarn a situaciones de urgencia imperiosa (vase el anexo A11a)29.

29

La ayuda de emergencia es otro supuesto especfico del FED, distinto de la urgencia imperiosa mencionada, en el que se puede recurrir al procedimiento negociado para las acciones que no estn reguladas en el artculo 19 c del anexo IV del Acuerdo de Coton. La ayuda de emergencia est vinculada a la aplicacin de los artculos 72 o 73 del Acuerdo de Coton (vase el anexo A11a). Page 107 of 179

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b) Para las obras complementarias que no figuren en el contrato inicial pero que, por circunstancias imprevistas, sean necesarias para la ejecucin de las obras descritas, siempre y cuando: - las obras no puedan separarse ni tcnica ni econmicamente del contrato principal sin perjuicio grave para el rgano de Contratacin; - cuando dichas obras, aun en el caso de que pudieran disociarse de la ejecucin del contrato inicial, resulten estrictamente necesarias para llevarlo a trmino. El importe acumulado de los contratos adjudicados para estas obras complementarias no deber rebasar el 50 % del importe del contrato principal. Vase el apartado 5.7. c) Cuando una licitacin haya sido declarada desierta, porque ninguna oferta mereca ser seleccionada desde el punto de vista cualitativo o econmico. En tales casos, previa anulacin de la licitacin, el rgano de Contratacin podr entablar negociaciones con uno o varios licitadores de su eleccin de entre los que hayan participado en la licitacin, si cumplen los criterios de seleccin30 y siempre que no se modifiquen sustancialmente las condiciones iniciales del contrato y se respete el principio de igualdad de trato. e) Cuando los contratos se declaren secretos o cuando su ejecucin deba ir acompaada de medidas especiales de seguridad, o cuando as lo exija la proteccin de intereses esenciales de la Unin Europea o del pas beneficiario. f) Cuando deba celebrarse un nuevo contrato por la resolucin anticipada de un contrato en curso. El rgano de Contratacin deber preparar un informe de negociacin (vase el modelo que figura en el anexo A10) que justifique el modo en que se han llevado las negociaciones y motive la decisin de adjudicacin del contrato a raz de las mismas. Los procedimientos descritos en los puntos 5.3.11.1. y 5.3.11.2. se aplicarn por analoga y el informe de negociacin deber incluirse en el expediente de contrato.

5.2.5.2.

Dilogo competitivo

Vase el punto 2.4.7. para ms informacin.

30

De ah la importancia de elegir cuidadosamente los criterios de seleccin, que debern ser claros y no discriminatorios, y no podrn ir ms all del mbito de las tareas o del presupuesto (vase el punto 2.4.11.1. para ms informacin). Page 108 of 179

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5.3. Licitacin internacional abierta (para contratos por un importe igual o superior a 5 000 000 EUR)
5.3.1. Publicidad

A fin de garantizar la mayor participacin posible en las licitaciones y la transparencia necesaria, deber publicarse un anuncio de informacin previa y un anuncio de licitacin para cada procedimiento de licitacin abierta.

5.3.1.1.

Publicacin de los anuncios individuales de informacin previa

Salvo circunstancias excepcionales, deber publicarse un anuncio individual de informacin previa, en el que se precisen las caractersticas especficas de la licitacin, al menos treinta das antes de la publicacin del anuncio de licitacin. Los anuncios de informacin previa debern indicar sucintamente el objeto y el contenido de las ofertas (vase el modelo que figura en el anexo D1). Los anuncios de informacin previa se enviarn lo antes posible tras la decisin por la que se aprueba el programa para los contratos de obras. La publicacin de un anuncio de informacin previa no compromete al rgano de Contratacin a financiar los contratos propuestos y, en consecuencia, los eventuales contratistas no deben presentar sus ofertas en esta fase. Los anuncios de informacin previa se publicarn en el Diario Oficial de la Unin Europea, en el sitio web de EuropeAid y en otros medios de comunicacin adecuados. GESTIN CENTRALIZADA DIRECTA, GESTIN DESCENTRALIZADA CON CONTROLES PREVIOS, GESTIN DESCENTRALIZADA CON CONTROLES A POSTERIORI Los anuncios de informacin previa debern enviarse para publicacin a los servicios competentes de la Comisin Europea, en formato electrnico, utilizando el modelo que figura en el anexo D1 al menos quince das antes de la fecha de publicacin prevista, a fin de disponer de tiempo para la traduccin.

5.3.1.2.

Publicacin de los anuncios de licitacin

Adems de los anuncios de informacin previa, todos los contratos de obras por un importe igual o superior a 5 000 000 EUR tambin debern ser objeto de un anuncio de licitacin publicado en el Diario Oficial de la Unin Europea, en el sitio web de EuropeAid y en cualquier otro medio de comunicacin adecuado. Deber respetarse un plazo mnimo de treinta das entre la publicacin del anuncio de informacin previa y la del anuncio del contrato. La Comisin Europea (en representacin del rgano de Contratacin) se responsabilizar de la publicacin en el Diario Oficial de la Unin Europea y en el sitio web de EuropeAid. El rgano de Contratacin se encargar de la publicacin local simultnea y de la publicacin en cualquier otro medio de comunicacin adecuado. GESTIN CENTRALIZADA DIRECTA, GESTIN DESCENTRALIZADA CON CONTROLES A POSTERIORI Los anuncios de licitacin debern enviarse para publicacin a los servicios competentes de la Comisin
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Europea, en formato electrnico, utilizando el modelo que figura en el anexo D2 al menos quince das antes de la fecha de publicacin prevista, a fin de disponer de tiempo para la traduccin. GESTIN DESCENTRALIZADA CON CONTROLES PREVIOS Adems, el expediente de licitacin definitivo (vase el punto 5.3.2.), deber presentarse asimismo a la Comisin Europea, simultneamente o con anterioridad, para demostrar que el anuncio de licitacin propuesto corresponde a los objetivos del contrato. En el anuncio de licitacin debern hacerse constar de forma clara, precisa y completa el objeto del contrato y el rgano de Contratacin. Si el anuncio de licitacin tambin se publica localmente, deber ser idntico al publicado en el sitio web de EuropeAid, y su publicacin deber ser simultnea. El rgano de Contratacin deber enviar los expedientes de licitacin a los posibles licitadores, previa solicitud. Dado su volumen y el coste de su reproduccin, los expedientes de licitacin suelen enviarse previo pago de un precio fijo. El expediente de licitacin se podr consultar asimismo en los locales del rgano de Contratacin. Si procede, se publicarn los datos bancarios completos en el anuncio de licitacin para que pueda transferirse el importe solicitado por la compra de los documentos de la licitacin. Si el rgano de Contratacin modifica informacin del anuncio de licitacin, ya sea en respuesta a una pregunta o por iniciativa propia, deber presentar una correccin de errores con los cambios para su publicacin por los servicios competentes de la Comisin Europea (vase el anexo A5b). En la correccin de errores podr ampliarse el plazo para que los candidatos puedan tener en cuenta los cambios.

5.3.2.

Redaccin y contenido del expediente de licitacin

Los documentos de licitacin debern redactarse minuciosamente para garantizar que el contrato y el procedimiento de licitacin se lleven a cabo correctamente. Los documentos debern contener todas las disposiciones e informaciones necesarias para que los licitadores puedan presentar su oferta: los trmites que deben seguirse, los documentos que han de presentarse, los casos de incumplimiento, los criterios de adjudicacin, etc. Si el rgano de Contratacin es la Comisin, puede ser conveniente que los representantes de los beneficiarios finales participen en la preparacin de la licitacin en una fase temprana. Vase el apartado 2.6 de las directrices para la redaccin de los Pliegos de Condiciones. Las especificaciones tcnicas deben permitir a candidatos y licitadores concurrir en igualdad de condiciones, sin que puedan tener por efecto crear obstculos injustificados a dicha competencia. Especificarn lo que se requiere de un producto, servicio, material u obra a fin de cumplir la finalidad para la que estn destinados. Incluirn lo siguiente: a) el grado de calidad; b) el comportamiento medioambiental; c) siempre que sea posible, los criterios de accesibilidad para personas con discapacidad o de diseo para todos los usuarios; d) los niveles y procedimientos de evaluacin de la conformidad;
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e) la idoneidad para el uso; f) la seguridad y las medidas, incluido, para los suministros, la denominacin de venta y el manual de instrucciones y, para todos los contratos, la terminologa, los smbolos, los ensayos y mtodos de ensayo, el embalaje, el marcado y etiquetado, los procedimientos y mtodos de fabricacin; g) los procedimientos relativos a la garanta de calidad y las normas de concepcin y clculo de las obras, las condiciones de prueba, control y recepcin de las obras y las tcnicas o mtodos de construccin y cualquier otra condicin de carcter tcnico que el rgano de Contratacin pueda prescribir, por va reglamentaria especfica o general, en lo referente a las obras terminadas y a sus materiales o elementos constitutivos. La elaboracin de estos documentos corresponder al rgano de Contratacin. Dada la complejidad tcnica de muchos contratos de obras, la preparacin del expediente de licitacin y, en particular de las especificaciones tcnicas, podr necesitar la asistencia de uno o varios especialistas externos. Cada especialista deber firmar una declaracin de objetividad y confidencialidad (vase el anexo A3). Al igual que ocurre con el Pliego de Condiciones de los contratos de servicios, ser preciso prestar especial atencin a la redaccin de las especificaciones tcnicas. Constituyen la clave del xito de la licitacin, de la ejecucin del contrato de obras y del proyecto. Las especificaciones tcnicas indicarn (para cada lote, si procede) la naturaleza exacta y las prestaciones que se esperan de las obras. En su caso, establecern asimismo las condiciones de entrega e instalacin, la formacin y los servicios posventa. Es fundamental que las caractersticas de rendimiento se ajusten a la finalidad prevista. Si debe concertarse una reunin o una visita in situ a fin de aclarar los requisitos tcnicos en el lugar en que han de ejecutarse las obras, esto deber indicarse en las instrucciones a los licitadores, junto con las disposiciones al respecto. La finalidad de las especificaciones tcnicas es definir con precisin las obras solicitadas. Los requisitos mnimos de calidad definidos en las especificaciones tcnicas permitirn al Comit de Evaluacin determinar las ofertas que cumplen los requisitos tcnicos. Salvo que el objeto del contrato lo justifique, estarn prohibidas las especificaciones tcnicas que mencionen o describan productos de una fabricacin o de una procedencia determinadas y que, por ello, tengan por efecto favorecer o descartar ciertos productos. No obstante, cuando los productos no puedan describirse en trminos suficientemente precisos e inteligibles, podrn identificarse por su nombre comercial, siempre que se prevea que se admitirn tambin los productos equivalentes. GESTIN CENTRALIZADA DIRECTA Los servicios competentes de la Comisin Europea debern aprobar el expediente de licitacin antes de su publicacin. La prctica habitual es asimismo consultar y obtener la aprobacin del pas beneficiario y, si procede, de otras partes interesadas, sobre el expediente de licitacin. GESTIN DESCENTRALIZADA CON CONTROLES PREVIOS El rgano de Contratacin deber presentar el expediente de licitacin a la Delegacin de la Unin Europea para su aprobacin antes de la publicacin.
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GESTIN DESCENTRALIZADA CON CONTROLES A POSTERIORI No ser necesaria la aprobacin previa de la Comisin Europea. El expediente deber contener los documentos siguientes: CONTENIDO DEL EXPEDIENTE DE LICITACIN Volumen 1: Instrucciones para el licitador e impresos de licitacin Volumen 2: Proyecto de contrato y condiciones Volumen 3: Especificaciones tcnicas Volumen 4: Modelo de oferta financiera Volumen 5: Documentos de diseo y planos Vase el modelo en el anexo D4. En el expediente de licitacin se determinar si el precio de la oferta debe ser firme y no revisable. Podra justificarse una clusula de revisin de precios (los contratos de obras suelen estar sujetos a precios revisables). Si tal es el caso, se recomienda incluir una frmula de revisin de precios, siguiendo los modelos indicados en las Condiciones Particulares. Al tomar una decisin sobre la revisin de precios, el rgano de Contratacin deber tener en cuenta: a) la naturaleza del procedimiento de adjudicacin del contrato y la coyuntura econmica en la que se produce; b) la naturaleza y duracin de las tareas y del contrato; c) sus intereses financieros. Se exigir una garanta financiera como contrapartida de los pagos de prefinanciacin superiores a 300 000 EUR. Ahora bien, si el contratista es un organismo pblico, el Ordenador responsable podr renunciar a dicha garanta en funcin de su evaluacin de riesgos. La garanta se liberar a medida que vaya liquidndose la prefinanciacin, como deduccin de los pagos intermedios o pagos del saldo efectuados en beneficio del contratista en las condiciones previstas por el contrato.

5.3.3.

Criterios de seleccin y adjudicacin

Los criterios de seleccin se basarn en la capacidad del licitador de ejecutar contratos similares, principalmente por referencia a obras realizadas en los ltimos aos. El procedimiento de seleccin consistir en lo siguiente: 1. excluir a los licitadores no elegibles (vase el punto 2.3.1.) o que se encuentren en una de las situaciones descritas en los puntos 2.3.3. y 2.3.5.; 2. comprobar que la situacin financiera de los candidatos (capacidad econmica y financiera) es slida, solicitando, por ejemplo, los extractos de sus balances y el volumen de negocios de los tres ltimos aos (vase el punto 2.4.11.), si as lo requiere el expediente de licitacin;

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3. comprobar la capacidad tcnica y profesional de los candidatos, examinando, por ejemplo, su plantilla de personal media anual y la importancia y la experiencia profesional del personal directivo, as como los principales servicios prestados, suministros efectuados y obras realizadas en los ltimos aos en el mbito de que se trata (vase el punto 2.4.11.). Los criterios de seleccin que figuran en los anexos de esta Gua se dan a ttulo de ejemplo y debern adaptarse en funcin de la naturaleza, el coste y la complejidad del contrato. Si, por alguna razn excepcional que el rgano de Contratacin considere justificada, el licitador o candidato no est en condiciones de presentar las referencias solicitadas por el rgano de Contratacin, podr demostrar su capacidad econmica y financiera mediante cualquier otro medio que el rgano de Contratacin considere adecuado. En caso de que las obras sean complejas o deban lograr excepcionalmente un objetivo especial, la capacidad tcnica y profesional podr justificarse mediante un control efectuado por el rgano de Contratacin o, en su nombre, por un organismo oficial competente del pas en el que est establecido el licitador, previo acuerdo de ese organismo. Esos controles evaluarn la capacidad tcnica y las capacidades de produccin del licitador y, si fuera necesario, los medios de estudio e investigacin de que dispone, as como las medidas de control de calidad. Los criterios debern definirse con precisin, no podrn producir efectos discriminatorios y no debern falsear la competencia leal. Todos los criterios debern aplicarse segn se especifique en el expediente de licitacin y no podrn modificarse en el transcurso del procedimiento. La evaluacin tcnica se llevar a cabo en funcin de la tabla de evaluacin publicada en el expediente de licitacin, que no podr ser modificada en modo alguno en el transcurso del proceso de evaluacin. Habida cuenta de la gran diversidad de obras y de su naturaleza tcnica, los criterios debern estar adaptados a cada licitacin, en un formato S/NO que permita evaluar claramente si la oferta cumple los requisitos tcnicos establecidos en el expediente de licitacin. El criterio de adjudicacin aplicado a las ofertas que cumplan los requisitos tcnicos ser el precio o, en casos excepcionales, previa aprobacin de la excepcin por la Comisin Europea, la mejor relacin calidad-precio.

5.3.4.

Informacin complementaria durante el procedimiento

El expediente de licitacin deber ser suficientemente claro para evitar que los licitadores tengan que solicitar informacin complementaria en el curso del procedimiento. El rgano de Contratacin podr proporcionar informacin complementaria sobre el expediente de licitacin, por propia iniciativa o en respuesta a la solicitud de un licitador. Los licitadores podrn presentar sus preguntas por escrito a ms tardar veintin das antes de la fecha lmite de presentacin de las ofertas. El rgano de Contratacin deber contestar a todas las preguntas de los licitadores (con copia a la Comisin Europea en caso de gestin descentralizada con controles previos) a ms tardar once das antes del plazo final de recepcin de las ofertas. Las preguntas y respuestas se publicarn en el sitio web de EuropeAid. Cabe recordar que el rgano de Contratacin no podr emitir un dictamen previo sobre la evaluacin de la oferta. Si las preguntas suponen una modificacin del anuncio de licitacin, deber publicarse una correccin de errores, tal como se explica en el punto 5.3.1. Podr concederse una prrroga del plazo de recepcin de las ofertas para que los candidatos puedan tener en cuenta tales modificaciones. La correccin de errores tambin deber publicarse en el sitio web de EuropeAid.
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Si el contenido tcnico de la oferta es especialmente complejo, el rgano de Contratacin podr celebrar una reunin informativa o realizar una visita in situ. Dicha reunin deber anunciarse en el expediente de licitacin y celebrarse al menos veintin das antes de que venza el plazo de presentacin de las ofertas. El rgano de Contratacin precisar en el expediente de licitacin si la asistencia a esa reunin o visita in situ es muy recomendable u obligatoria. Todos los costes ocasionados por la asistencia a esa reunin corrern a cargo de los licitadores. El rgano de Contratacin no organizar visitas individuales de las empresas durante el perodo de convocatoria, por razones de transparencia e igualdad de trato de los licitadores.

5.3.5.

Plazo de entrega de las ofertas

Las ofertas debern llegar al rgano de Contratacin en la direccin indicada en el expediente de licitacin, en la fecha y hora sealadas. Solo un plazo razonable de entrega de las ofertas podr garantizar su calidad y permitir una competencia efectiva. La experiencia demuestra que un plazo demasiado corto impide a los candidatos hacer sus ofertas o les induce a presentar ofertas incompletas o mal preparadas. La fecha lmite debera combinarse, de ser posible, con la sesin de apertura de plicas. GESTIN CENTRALIZADA DIRECTA, GESTIN DESCENTRALIZADA CON CONTROLES PREVIOS El plazo mnimo entre la fecha de publicacin del anuncio de licitacin y la fecha lmite fijada para la recepcin de las ofertas ser de noventa das. No obstante, en casos excepcionales, podr concederse un plazo ms breve, previa autorizacin de los servicios competentes de la Comisin Europea. GESTIN DESCENTRALIZADA CON CONTROLES A POSTERIORI No ser necesaria la autorizacin previa de la Comisin Europea para acortar el plazo.

5.3.6.

Perodo de validez

Vase el punto 2.8.5.

5.3.7.

Presentacin de las ofertas

Cada oferta tcnica y financiera deber introducirse, dentro de un paquete o de un sobre exterior, en un nico sobre precintado. La oferta deber ajustarse a las instrucciones para los licitadores.

5.3.8.

El Comit de Evaluacin

Para la composicin, la imparcialidad y la confidencialidad, las responsabilidades y el calendario del Comit, vase el apartado 2.8. GESTIN CENTRALIZADA DIRECTA La prctica habitual es que al menos uno de los miembros con derecho a voto sea un representante del pas beneficiario.

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5.3.9.
5.3.9.1.

Fases del proceso de evaluacin


Recepcin y registro de las ofertas

Al recibir las ofertas, el rgano de Contratacin deber proceder a su registro, con indicacin de la fecha y hora de recepcin. Deber emitir un acuse de recibo para las ofertas entregadas en mano. Los sobres con las ofertas debern permanecer precintados y en lugar seguro hasta su apertura. Los sobres exteriores de las ofertas debern numerarse por orden de recepcin (independientemente de que se reciban antes de la fecha lmite de presentacin de las ofertas).

5.3.9.2.

Reunin preliminar

La primera reunin del Comit de Evaluacin deber celebrarse antes de la sesin de apertura de plicas. El expediente de licitacin deber haber sido distribuido con anterioridad a sus miembros. El presidente presentar la finalidad de la licitacin y explicar los procedimientos que deber seguir el Comit de Evaluacin, incluida la tabla de evaluacin, los criterios de seleccin y adjudicacin establecidos en el expediente de licitacin.

5.3.9.3.

Sesin de apertura de plicas

La finalidad de la sesin de apertura de plicas es comprobar que las ofertas estn completas, que se aporta la garanta de licitacin requerida y que, en trminos generales, las ofertas se han presentado conforme a lo establecido. La sesin de apertura de plicas es un acto oficial y pblico. El Comit de Evaluacin abre las ofertas en sesin pblica a la hora y en el lugar fijados en el expediente de licitacin. Aunque sea pblica, la participacin en la sesin de apertura de plicas quedar restringida a los representantes de las empresas que participen en el contrato. Vase la lista de control de la apertura de plicas que figura en el anexo D5 donde se describen en detalle los trmites que debe realizar el presidente asistido por el secretario. GESTIN CENTRALIZADA DIRECTA El Comit de Evaluacin nombrado por la Comisin Europea deber realizar la sesin de apertura de plicas. Podr estar representado en calidad de observador en la apertura de plicas y recibir copia de cada oferta. GESTIN DESCENTRALIZADA CON CONTROLES A POSTERIORI No ser necesario informar a la Comisin Europea de la sesin de apertura de plicas y no participar en ella. El presidente deber comprobar que ningn miembro del Comit de Evaluacin pueda tener un conflicto de intereses por su vinculacin con alguno de los licitadores (sobre la base de la lista de candidatos preseleccionados, las ofertas recibidas, los miembros de los consorcios y los subcontratistas identificados). Vase el punto 2.8.2. El Comit deber decidir si las ofertas cumplen o no los requisitos formales. El resumen de las ofertas recibidas, que se adjuntar al informe de apertura de plicas (vase el anexo D6), deber utilizarse para registrar la conformidad de cada una de las ofertas con los requisitos formales de presentacin. Deber
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ponerse a disposicin de los licitadores que lo soliciten. Las garantas de licitacin debern devolverse a los licitadores. Esto implica que las ofertas que lleguen despus del plazo de presentacin tambin debern abrirse (despus de la sesin de apertura) para que las garantas puedan ser devueltas.

5.3.9.4.

Evaluacin de las ofertas

El Comit de Evaluacin deber utilizar la tabla de conformidad administrativa y la tabla de evaluacin publicadas en el expediente de licitacin. En el proceso de evaluacin tcnica, el Comit de Evaluacin analizar los aspectos comerciales y, si procede, el componente de servicio de las ofertas para determinar si cumplen los requisitos establecidos en el expediente de licitacin. Los resultados se consignan en una tabla diseada para responder por S o NO a todos los elementos especificados en el expediente de licitacin. No debe utilizarse ningn mtodo basado en la atribucin de puntos. Si la oferta se reparte en lotes, debe evaluarse cada lote. Con el acuerdo de los dems miembros del Comit de Evaluacin, el presidente podr dirigirse por escrito a los licitadores cuyas ofertas requieran alguna aclaracin, pidindoles que respondan en un plazo razonable que fijar el Comit. Parte 1: Conformidad administrativa Antes de proceder a la evaluacin pormenorizada de las ofertas, el Comit de Evaluacin comprobar su conformidad con los requisitos fundamentales establecidos en el expediente de licitacin (es decir, la tabla de conformidad administrativa). Se considerar que una oferta es conforme cuando satisface todas las condiciones, procedimientos y especificaciones fijados en el expediente de licitacin sin desviaciones ni restricciones sustanciales. Las desviaciones o restricciones importantes son las que afectan al mbito, la calidad o la ejecucin del contrato, o las que se apartan de manera sustancial del expediente de licitacin o limitan los derechos del rgano de Contratacin o las obligaciones del licitador en virtud del contrato y afectan a la situacin, respecto de la competencia, de los licitadores que hayan presentado ofertas conformes. Se examinar la conformidad administrativa de cada oferta con el expediente de licitacin, con arreglo a la tabla de conformidad publicada. La conformidad administrativa de cada una de las ofertas deber constar en el informe de evaluacin (vase el anexo D7). Parte 2: Conformidad tcnica de las ofertas La evaluacin tcnica pormenorizada de las ofertas se efectuar despus de comprobar la conformidad administrativa. Los criterios aplicables sern los publicados en el expediente de licitacin y, por ende, deber utilizarse la tabla de evaluacin incluida en el expediente de licitacin. El Comit o sus miembros no podrn en ningn caso modificar la tabla de evaluacin tcnica comunicada a los licitadores en el expediente de licitacin. El objetivo de esta evaluacin ser determinar si las ofertas admitidas cumplen los requisitos tcnicos mnimos y los criterios de seleccin. Norma de origen: Todas las ofertas debern cumplir la norma en virtud de la cual los bienes adquiridos y los materiales que se incorporen a obras permanentes debern cumplir los requisitos mencionados en el punto 2.3.1. Las ofertas que incumplan la norma de origen debern desestimarse. La norma de origen no
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se aplicar al equipo que el contratista utilice para la construccin, salvo que el Pliego de Condiciones estipule explcitamente que ese equipo se convertir en plena propiedad del rgano de Contratacin al final del contrato. Para ms informacin, vase el punto 2.3.1. Nacionalidad de los subcontratistas: El Comit de Evaluacin deber comprobar en esta fase que las nacionalidades de los subcontratistas indicados en la oferta tcnica cumplen el requisito de nacionalidad del punto 2.3.1. Tras la evaluacin de las ofertas, el Comit de Evaluacin se pronunciar sobre la conformidad de cada oferta tcnica, clasificndolas en ofertas conformes y no conformes desde el punto de vista tcnico.

5.3.9.5.

Evaluacin de las ofertas financieras

Una vez concluida la evaluacin tcnica, el Comit comprobar que las ofertas financieras no contengan errores aritmticos obvios. Los errores aritmticos obvios se corregirn sin penalizacin para el licitador. Si la oferta est dividida en varios lotes, se compararn las ofertas financieras de cada lote. La evaluacin financiera deber destacar la mejor propuesta financiera de cada lote, teniendo en cuenta los posibles descuentos concedidos. Para un ejemplo de tratamiento de los descuentos, vase el punto 4.3.9.5.

5.3.9.6.

Eleccin del adjudicatario

El adjudicatario ser el que presente la oferta menos onerosa, clasificada entre las ofertas que cumplen los criterios tcnicos durante la evaluacin tcnica. Ser la oferta ganadora, siempre que su importe sea inferior o igual al presupuesto asignado al contrato. Si dicha oferta supera el presupuesto mximo disponible para el contrato, se aplicar lo dispuesto en el punto 5.2.5.1., letra c). En caso de ofertas anormalmente bajas, el Comit de Evaluacin deber solicitar informacin sobre el desglose de la oferta financiera. Si las ofertas presentadas para un determinado contrato parecen anormalmente bajas, el rgano de Contratacin, antes de rechazarlas meramente por esa razn, solicitar por escrito las precisiones que considere convenientes sobre la composicin de la oferta, que comprobar a continuacin contradictoriamente en funcin de las razones aducidas. El rgano de Contratacin podr tener en cuenta, en particular, motivos relacionados con: a) la economa del mtodo de fabricacin, de la prestacin de servicios o del mtodo de construccin; b) las soluciones tcnicas adoptadas o a las condiciones excepcionalmente favorables a disposicin del licitador; c) la originalidad de la oferta del licitador. La justificacin de la aceptacin o de la exclusin de una oferta anormalmente baja deber quedar reflejada en el informe de evaluacin. PROGRAMAS FINANCIADOS CON CARGO AL FED Si dos ofertas se consideran equivalentes, se dar preferencia:
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- al licitador de un Estado ACP; o - en su defecto, al licitador que: - permita el mejor uso posible de los recursos fsicos y humanos de los Estados ACP; - ofrezca las mejores posibilidades de subcontratacin a las sociedades, empresas o personas fsicas de los Estados ACP; o - sea un consorcio de personas fsicas, sociedades y empresas de Estados ACP y de la Unin Europea. Si se permiten expresamente variantes en el expediente de licitacin, las soluciones alternativas se calificarn separadamente. En tal caso, el rgano de Contratacin las tendr en cuenta si: - son presentadas por el contratista seleccionado al final de la evaluacin; y - cumplen los requisitos establecidos en el expediente de licitacin, alcanzando al menos la calidad y las prestaciones mnimas requeridas por las especificaciones tcnicas; y - el precio de la variante propuesta no supera el precio de la oferta ganadora. Corresponder al Comit de Evaluacin comparar la variante y la oferta inicial, y recomendar la mejor solucin al rgano de Contratacin.

5.3.9.7.

Conclusiones del Comit de Evaluacin

Como resultado de sus deliberaciones, el Comit de Evaluacin podr formular cualquiera de las recomendaciones siguientes: o Adjudicar el contrato al licitador que haya presentado una oferta: o que cumpla los requisitos formales y de elegibilidad; cuyo presupuesto total sea igual o inferior al presupuesto mximo disponible para el proyecto; que rena los requisitos tcnicos mnimos indicados en el expediente de licitacin; y que sea la oferta menos onerosa (adems de cumplir todos los requisitos mencionados).

Anular la licitacin (vase el punto 2.4.13.).

GESTIN CENTRALIZADA DIRECTA El conjunto del procedimiento (evaluacin tcnica y financiera) se har constar en un informe de evaluacin (vase el modelo que figura en el anexo D7) que deber ser firmado por el presidente, el secretario y todos los miembros con derecho a voto del Comit de Evaluacin. El informe de evaluacin deber remitirse a los servicios competentes de la Comisin Europea, que decidirn si aceptan o no las recomendaciones del Comit. GESTIN DESCENTRALIZADA CON CONTROLES PREVIOS El conjunto del procedimiento (evaluacin tcnica y financiera) se har constar en un informe de evaluacin (vase el modelo que figura en el anexo D7 que deber ser firmado por el presidente, el secretario y todos los miembros con derecho a voto del Comit de Evaluacin. El informe de evaluacin deber remitirse a los servicios competentes de la Comisin Europea, que decidirn si aceptan o no las
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recomendaciones del Comit. Adems, el rgano de Contratacin someter el informe de evaluacin y la correspondiente propuesta de decisin a la Comisin Europea para su aprobacin. Si hay una propuesta de adjudicacin y la Comisin Europea no ha recibido an una copia de las ofertas, debern remitrsele esos documentos. Si la Comisin Europea no acepta la decisin propuesta, deber escribir al rgano de Contratacin motivando su decisin. La Comisin Europea tambin podr sugerir al rgano de Contratacin cmo debe proceder y especificar las condiciones en las que podra refrendar un contrato propuesto en funcin del procedimiento de licitacin. Si la Comisin Europea aprueba la propuesta de decisin, el rgano de Contratacin podr iniciar la adjudicacin del contrato (vase el punto 5.3.11.) o anular la licitacin, segn lo decidido. GESTIN DESCENTRALIZADA CON CONTROLES A POSTERIORI No ser necesaria la aprobacin previa de la Comisin Europea si el rgano de Contratacin sigue las recomendaciones del Comit de Evaluacin. Todo el procedimiento de evaluacin, incluida la notificacin de la adjudicacin del contrato al adjudicatario, deber desarrollarse durante el perodo de validez de las ofertas. Conviene tener presente el riesgo de que el adjudicatario ya no est en condiciones de confirmar su oferta si se prolonga en exceso el procedimiento de evaluacin. Sin perjuicio de la legislacin del rgano de Contratacin sobre el acceso a los documentos, todo el procedimiento de licitacin ser confidencial, desde el final de la sesin de apertura de plicas hasta la firma del contrato por ambas partes. Las decisiones del Comit de Evaluacin son colectivas y sus deliberaciones se mantendrn en secreto. Los miembros del Comit de Evaluacin y los posibles observadores tendrn la obligacin de guardar secreto. Si su legislacin entra en conflicto con la confidencialidad requerida, el rgano de Contratacin deber obtener una autorizacin previa de la Comisin Europea antes de desvelar cualquier informacin. El informe de evaluacin ser de uso exclusivamente oficial y no podr ser divulgado a los licitadores ni a ninguna otra parte que no sean los servicios autorizados del rgano de Contratacin, la Comisin Europea o las autoridades de supervisin (por ejemplo, el Tribunal de Cuentas Europeo).

5.3.10.

Anulacin del procedimiento de licitacin

Vase el punto 2.4.13. Los licitadores tendrn derecho a recuperar sin demora su garanta de licitacin. Si la licitacin se anula antes de la sesin de apertura de plicas, los sobres cerrados y precintados debern devolverse a los licitadores.

5.3.11.

Adjudicacin del contrato

5.3.11.1. Notificacin al adjudicatario


Vanse el apartado 2.9. y el punto 2.4.12. (para la clusula suspensiva).
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5.3.11.2. Firma del contrato


Vase el apartado 2.9. El contrato propuesto deber ajustarse al anexo D4.

5.3.11.3. Publicacin de la adjudicacin del contrato


Vase el apartado 2.9.

5.4. Procedimiento restringido para contratos por un importe igual o superior a 5 000 000 EUR.
GESTIN CENTRALIZADA DIRECTA, GESTIN DESCENTRALIZADA CON CONTROLES PREVIOS Por las caractersticas de algunas obras, podr recurrirse al procedimiento de licitacin restringida. GESTIN DESCENTRALIZADA CON CONTROLES A POSTERIORI Si se propone recurrir a este mtodo, el rgano de Contratacin deber justificarlo en el informe de evaluacin y comunicarlo a la Comisin Europea.

5.4.1.

Publicidad

Para garantizar una participacin los ms amplia posible en las licitaciones y la transparencia adecuada, el rgano de Contratacin deber publicar anuncios de informacin previa y anuncios de licitacin para todos los contratos de obras por importe igual o superior a 5 000 000 EUR.

5.4.1.1.

Publicacin de los anuncios individuales de informacin previa

Salvo circunstancias excepcionales, deber publicarse un anuncio individual de informacin previa, en el que se precisan las caractersticas especficas de la licitacin, al menos treinta das antes de la publicacin del anuncio de licitacin. El anuncio de informacin previa se enviar lo antes posible tras la decisin por la que se aprueba el programa para los contratos de obras y deber exponer de forma sucinta el objeto y el contenido de los contratos de que se trate (vase el anexo D1). La publicacin de un anuncio de informacin previa no compromete al rgano de Contratacin a financiar los contratos mencionados; por consiguiente, los candidatos no debern presentar sus solicitudes en esa fase. Corresponder al rgano de Contratacin redactar el anuncio individual de informacin previa utilizando el modelo que figura en el anexo D1 y enviarlo en formato electrnico a la Comisin Europea para su publicacin en EuropeAid y en el Diario Oficial en los plazos estipulados en las directrices sobre publicacin (anexo A11e). Si procede, el rgano de Contratacin se encargar de la publicacin local simultnea y de la publicacin en cualquier otro medio de comunicacin adecuado. GESTIN CENTRALIZADA DIRECTA,
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GESTIN DESCENTRALIZADA CON CONTROLES PREVIOS, GESTIN DESCENTRALIZADA CON CONTROLES A POSTERIORI Los anuncios de informacin previa debern enviarse para publicacin a los servicios competentes de la Comisin Europea, en formato electrnico, utilizando el modelo que figura en el anexo D1 al menos quince das antes de la fecha de publicacin prevista, a fin de disponer de tiempo para la traduccin.

5.4.1.2.

Publicacin de los anuncios de licitacin

Cuando hayan transcurrido al menos treinta das desde la publicacin del anuncio de informacin previa, deber publicarse el anuncio de licitacin en el Diario Oficial de la Unin Europea, en el sitio web de EuropeAid (https://webgate.ec.europa.eu/europeaid/online-services/index.cfm?do=publi.welcome) y en cualquier otro medio de comunicacin adecuado. La Comisin Europea (en representacin del rgano de Contratacin) se responsabilizar de la publicacin en el Diario Oficial de la Unin Europea y en el sitio web de EuropeAid. Si el anuncio de licitacin se publica a escala local, el rgano de Contratacin deber encargarse de ello. GESTIN CENTRALIZADA DIRECTA, GESTIN DESCENTRALIZADA CON CONTROLES A POSTERIORI Los anuncios de licitacin debern enviarse para su publicacin a los servicios competentes de la Comisin Europea, en formato electrnico, utilizando el modelo que figura en el anexo D2, al menos quince das antes de la fecha de publicacin prevista, a fin de disponer de tiempo para la traduccin. GESTIN DESCENTRALIZADA CON CONTROLES PREVIOS Adems de lo anterior, el Pliego de Condiciones definitivo, deber presentarse a la Comisin Europea, al mismo tiempo o con anterioridad, para demostrar que el anuncio de licitacin propuesto corresponde a los objetivos del contrato. El anuncio de licitacin debe permitir a los posibles candidatos disponer de la informacin necesaria para valorar su capacidad de ejecutar debidamente el contrato de que se trate. Los criterios de seleccin definidos en el anuncio de licitacin debern: estar expuestos claramente, sin ambigedad alguna; ser fciles de comprobar, en funcin de la informacin facilitada en el formulario de solicitud normalizado (vase el anexo D4c); estar concebidos de tal modo que sea posible evaluar de forma inequvoca (S/NO) si los candidatos cumplen un criterio de seleccin determinado; poder ser demostrados por el licitador.

Los criterios que figuran en los anexos de esta Gua se dan a ttulo de ejemplo y deben adaptarse en funcin de la naturaleza, el coste y la complejidad del contrato. El plazo concedido a los candidatos para la presentacin de solicitudes deber ser lo suficientemente amplio como para hacer posible una competencia efectiva. El plazo mnimo para la recepcin de las
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solicitudes ser de treinta das a partir de la fecha de publicacin del anuncio en el Diario Oficial de la Unin Europea y en el sitio web de EuropeAid. El plazo real depender de la magnitud y de la complejidad del contrato. Si el rgano de Contratacin tambin pblica a escala local el anuncio de licitacin, este deber ser idntico al anuncio de licitacin publicado por la Comisin Europea en el Diario Oficial y en el sitio web de EuropeAid y su publicacin deber ser simultnea. El anuncio de licitacin deber ser lo suficientemente claro como para evitar que los candidatos tengan que solicitar aclaraciones o informacin complementaria durante el procedimiento. Ahora bien, los candidatos podrn plantear preguntas si lo consideran necesario. Si el rgano de Contratacin modifica informacin del anuncio de licitacin, ya sea en respuesta a una pregunta o por iniciativa propia, deber presentar una correccin de errores con los cambios para su publicacin por los servicios competentes de la Comisin Europea (vase el anexo A5b). La correccin de errores se publicar, a ms tardar, siete das despus de la solicitud de publicacin. La correccin de errores deber ser publicada antes de la fecha lmite de presentacin y el plazo podr prorrogarse para permitir a los candidatos tener en cuenta los cambios. Cabe recordar que, en el marco de una aclaracin, el rgano de Contratacin no podr pronunciarse sobre la evaluacin de la solicitud. Si procede aclarar la informacin del anuncio de licitacin, sin que sea necesario modificarlo, la aclaracin deber publicarse en la pgina web de EuropeAid.

5.4.2.

Elaboracin de las listas restringidas

Una lista restringida de candidatos ser elaborada por un Comit de Evaluacin, nombrado por el rgano de Contratacin, y compuesto por un presidente y un secretario, ambos sin derecho a voto, y un nmero impar de miembros con derecho a voto (como mnimo tres), que dispongan de los conocimientos tcnicos y administrativos necesarios para emitir un juicio calificado sobre las candidaturas. Todos los miembros debern poseer un dominio razonable de la lengua en la que estn redactadas las candidaturas presentadas. Todos los miembros del Comit de Evaluacin deben firmar una declaracin de imparcialidad y confidencialidad (vase el anexo A4). Para las responsabilidades de los miembros del Comit de Evaluacin, vase el punto 2.8.3. GESTIN CENTRALIZADA DIRECTA Los miembros del Comit de Evaluacin (es decir, el presidente, el secretario y los miembros con derecho a voto) debern ser nombrados a ttulo personal por la Comisin Europea. GESTIN DESCENTRALIZADA CON CONTROLES PREVIOS Los miembros del Comit de Evaluacin (es decir, el presidente, el secretario y los miembros con derecho a voto) debern ser nombrados a ttulo personal por el rgano de Contratacin y los nombramientos debern presentarse a la Comisin Europea para su aprobacin. La Comisin Europea deber participar como observador. Se considerar que la composicin del Comit ha sido aprobada si la Comisin Europea no presenta objeciones en el plazo de cinco das laborables. Como regla general, la Comisin Europea designar a un observador para asistir a todas las reuniones del Comit de Evaluacin o a partes de ellas. Se precisar la aprobacin previa de la Comisin Europea para que otros observadores puedan asistir.

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GESTIN DESCENTRALIZADA CON CONTROLES A POSTERIORI Los miembros del Comit de Evaluacin (es decir, el presidente, el secretario y los miembros con derecho a voto) debern ser nombrados a ttulo personal por el rgano de Contratacin. El procedimiento de seleccin consistir en lo siguiente: - elaboracin de una lista general (vase el modelo que figura en el anexo D4) en la que queden reseadas todas las solicitudes recibidas. - exclusin de los candidatos no elegibles (vase el punto 2.3.1.) o que se encuentren en una de las situaciones descritas en los puntos 2.3.3. y 2.3.5.; - aplicacin de los criterios de seleccin, exactamente tal como fueron publicados. Para la presentacin de los documentos justificativos en relacin con los criterios de exclusin y seleccin, vanse los puntos 2.3.3. y 2.4.11. Tras examinar las respuestas al anuncio de licitacin, el Comit de Evaluacin elaborar la lista restringida de los candidatos que presenten las mejores garantas de ejecutar debidamente el contrato. La lista restringida deber incluir entre cuatro y seis candidatos. Si el nmero de candidatos elegibles que cumplan los criterios de seleccin es superior a seis, se aplicarn los criterios adicionales publicados en el anuncio de licitacin para reducir a ocho los mejores candidatos. Para ms informacin, vase el punto 2.4.1.1. Criterios de seleccin. Si el nmero de candidatos elegibles que cumplan los criterios de seleccin es inferior al mnimo de cuatro, el rgano de Contratacin solo podr invitar a presentar una oferta a los candidatos que cumplan dichos criterios. Deber obtenerse la aprobacin previa de la Comisin Europea antes de aceptar una competencia reducida entre menos de cuatro candidatos. Esta podr concederse tras una comprobacin que demuestre que el calendario de la publicacin, los criterios de seleccin aplicados y el alcance de las obras en relacin con el presupuesto fueron satisfactorios. Todo ello deber justificarse en el informe de evaluacin. GESTIN CENTRALIZADA DIRECTA, GESTIN DESCENTRALIZADA CON CONTROLES PREVIOS Deber solicitarse la aprobacin previa de la Comisin Europea para invitar a menos de cuatro candidatos. GESTIN DESCENTRALIZADA CON CONTROLES A POSTERIORI No ser necesaria la aprobacin previa de la Comisin Europea. El proceso de preseleccin y la lista restringida resultante debern justificarse plenamente en un informe de preseleccin (vase el modelo que figura en el anexo D5). Antes de que el Comit de Evaluacin apruebe la lista restringida, el rgano de Contratacin deber comprobar que ningn candidato (incluidos los socios) figura en situacin de exclusin en el Sistema de Alerta Rpida. Firmarn el informe de preseleccin el presidente, el secretario y todos los miembros con derecho a voto del Comit de Evaluacin.
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GESTIN CENTRALIZADA DIRECTA El informe de preseleccin deber someterse a la Comisin Europea para su aprobacin; esta deber decidir si acepta o no sus recomendaciones, antes de que se invite a los candidatos seleccionados a presentar una oferta. GESTIN DESCENTRALIZADA CON CONTROLES PREVIOS El informe de preseleccin deber someterse a la aprobacin del rgano de Contratacin, que decidir si acepta o no sus recomendaciones. A continuacin, el rgano de Contratacin someter el informe de preseleccin y su recomendacin a la Comisin Europea para su aprobacin. Si la Comisin Europea no acepta la recomendacin del rgano de Contratacin, deber escribirle motivando su decisin. GESTIN DESCENTRALIZADA CON CONTROLES A POSTERIORI No ser necesaria la aprobacin previa de la Comisin Europea si el rgano de Contratacin sigue las recomendaciones del Comit de Evaluacin. El rgano de Contratacin deber informar a los candidatos que no hayan sido seleccionados mediante carta tipo, cuyo formato que figura en el anexo D7. Los candidatos seleccionados recibirn una carta de convocatoria para la presentacin de ofertas junto con el expediente de licitacin (vase el modelo que figura en el anexo B8). La lista restringida final se publicar simultneamente en el sitio web de EuropeAid. Corresponder al rgano de Contratacin preparar el anuncio de preseleccin utilizando el modelo que figura en el anexo D6 y remitirlo en formato electrnico a la Comisin Europea para su publicacin en el sitio web de EuropeAid en el momento de lanzar la licitacin. Si los candidatos no seleccionados solicitan informacin complementaria, se les podr dar cualquier informacin que no sea confidencial, por ejemplo, las razones por las que una referencia no cumple los criterios tcnicos de seleccin, ya que esto podr ayudarles para ser seleccionados en futuras ofertas. El plazo mnimo entre la fecha de envo de las cartas de convocatoria y la fecha lmite fijada para la recepcin de las ofertas ser de sesenta das. Las medidas aplicables en el marco de un procedimiento abierto, segn se establece en los puntos 5.3.2. a 5.3.11.3., se aplicarn por analoga al resto del procedimiento restringido para los contratos de obras.

5.5. Licitacin abierta local (para contratos por un importe igual o superior a 300 000 EUR e inferior a 5 000 000 EUR)
En tal caso, la publicacin de un anuncio de informacin previa no ser obligatoria y el anuncio de licitacin no se publicar en el Diario Oficial de la Unin Europea, sino tan solo en el pas beneficiario y en el sitio web de EuropeAid, con la direccin en que las empresas podrn obtener informacin complementaria. El anuncio de licitacin para una licitacin local deber publicarse al menos en el boletn oficial del pas beneficiario o en un medio equivalente. Esa publicacin ser responsabilidad del pas beneficiario. Dado que el coste de la publicacin del anuncio de licitacin ntegro en los medios de comunicacin nacionales puede ser elevado, el modelo que figura en el anexo D3 recoge la informacin mnima que
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debe contener el anuncio publicado a escala nacional. No obstante, el texto ntegro del anuncio de licitacin deber poder obtenerse en la direccin indicada en la publicacin, junto con el expediente de licitacin. Es importante recordar que las licitaciones abiertas locales debern garantizar la participacin de otros contratistas aptos en la misma medida que la de los contratistas locales. Estar prohibida toda condicin destinada a restringir la participacin de otros contratistas aptos (por ejemplo, la obligacin de registrarse en el pas beneficiario, de que se les hayan adjudicado ya contratos locales, etc.). En este procedimiento, el plazo mnimo entre la fecha de publicacin del anuncio de licitacin en la prensa local y la fecha lmite fijada para la recepcin de las ofertas ser de sesenta das. No obstante, en casos excepcionales, podr concederse un plazo ms breve, previa autorizacin de los servicios competentes de la Comisin Europea. Si resulta imposible identificar a los posibles licitadores en una licitacin abierta local, deber publicarse un anuncio de aclaracin o correccin en la que figuren los cambios introducidos en el expediente de licitacin. Podr concederse una prrroga del plazo de recepcin de las ofertas para que los candidatos puedan tener en cuenta tales modificaciones. Cualquier aclaracin realizada durante el procedimiento de licitacin deber publicarse a escala local y en el sitio web de EuropeAid, y deber adjuntarse una referencia a la misma en el anuncio de licitacin recapitulativo (anexo D3). Las medidas aplicables en el marco de un procedimiento abierto, segn se establece en el punto 5.3., se aplicarn por analoga en el procedimiento restringido para los contratos de obras. La diferencia principal radica en que el nmero mnimo de miembros con derecho de voto en el Comit de Evaluacin ser de tres. El rgano de Contratacin podr exigir una garanta de licitacin. PROGRAMAS FINANCIADOS CON CARGO AL FED En el caso de los contratos de obras por un importe igual o inferior a 5 000 000 EUR, los licitadores de los Estados ACP se beneficiarn, siempre que como mnimo una cuarta parte del capital y del personal de direccin sea originario de uno o varios Estados ACP, de una preferencia del 10 % en la comparacin de las ofertas de calidad econmica y tcnica equivalente;

5.6. Procedimiento negociado en rgimen competitivo


El rgano de Contratacin podr adjudicar contratos por un importe inferior a 300 000 EUR mediante un procedimiento negociado en rgimen competitivo, sin publicacin. El rgano de Contratacin elaborar una lista de al menos tres contratistas de obras, justificando su eleccin. Los candidatos seleccionados recibirn la carta de convocatoria de licitacin junto con el expediente de licitacin. Las ofertas debern remitirse al rgano de Contratacin a la direccin indicada en la convocatoria de licitacin, a ms tardar en la fecha y hora sealadas en dicha convocatoria. Deber concederse a los candidatos seleccionados un plazo mnimo de treinta das a partir de la fecha de envo de la carta de convocatoria. Las ofertas debern ser abiertas y evaluadas por un Comit de Evaluacin que disponga de la cualificacin tcnica y administrativa necesaria, designado por el rgano de Contratacin.

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Si, tras la consulta de los licitadores, el rgano de Contratacin recibe solamente una oferta que sea administrativa y tcnicamente vlida, podr adjudicarse el contrato siempre que se cumplan los criterios de adjudicacin. En caso de producirse un fallo en el procedimiento negociado en rgimen competitivo, el contrato podr celebrarse mediante el procedimiento negociado previa, aprobacin de los servicios competentes de la Comisin Europea. El resto del procedimiento (incluida la preparacin del expediente de licitacin, la evaluacin de las ofertas y la adjudicacin del contrato) ser el mismo que para el procedimiento abierto internacional (vanse los puntos 5.3.2. a 5.3.11.2.). En este caso no se exigir ninguna garanta de licitacin. El rgano de Contratacin podr adjudicar los contratos de suministros por un importe equivalente o inferior a 20 000 EUR sobre la base de una sola oferta. Vase el punto 2.4.8. Para obras por un importe igual o inferior a 2 500 EUR, el rgano de Contratacin podr limitarse a pagar contra facturas, sin aceptacin previa de una oferta. PROGRAMAS FINANCIADOS CON CARGO AL FED En el caso de los contratos de obras por un importe igual o inferior a 5 000 000 EUR, los licitadores de los Estados ACP se beneficiarn de una preferencia del 10 % en la comparacin de las ofertas de calidad econmica y tcnica equivalente, siempre que como mnimo una cuarta parte del capital y del personal de direccin sea originario de uno o varios Estados ACP.

5.7. Modificacin de los contratos de obras


Vase el apartado 2.10 para informacin de carcter general sobre la modificacin de los contratos. Si no es necesario modificar el contrato En la gran mayora de los casos, en el contrato de obras se estipula que las obras se pagan por medicin: en esos contratos, las cantidades indicadas en los estados de mediciones son estimaciones, como lo es el precio inicial del contrato derivado de esas cantidades estimadas. Cuando se presente una solicitud de pago, el supervisor medir, para cada partida, las cantidades reales de obra ejecutada y calcular el importe debido aplicando las tarifas unitarias. Los aumentos con respecto al precio inicial del contrato, que se deban tan solo a la diferencia entre la cantidad real medida y el estado de mediciones o la lista de precios, no representarn un cambio del contrato y no requerirn una orden administrativa de modificacin del contrato ni un apndice. Por analoga, tendr el mismo efecto la aplicacin de la clusula de revisin de precios del contrato. Una vez ms, dado que la frmula de revisin de precios ya ha sido acordada por las Partes Contratantes en el contrato inicial, el contrato no deber modificarse para permitir el aumento con respecto al precio inicial del contrato en respuesta a ese efecto. No podr utilizarse un apndice del contrato ni una orden administrativa para obtener obras complementarias que no sean necesarias para la plena realizacin del contrato inicial. Orden administrativa
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En un contrato de obras, el supervisor tendr la facultad de emitir una orden administrativa para modificar cualquier parte de las obras en caso necesario para el buen fin y funcionamiento de las obras. Esas modificaciones podrn consistir en aadidos, supresiones, sustituciones, cambios de calidad o cantidad, forma, naturaleza, tipo, posicin, dimensin, nivel o alineamiento y en cambios en la secuencia, el mtodo o el calendario de ejecucin de las obras. Vase el artculo 37 de las Condiciones Generales. El contratista estar obligado a realizar los cambios solicitados. No podr diferir las obras ordenadas a la espera de una decisin sobre una posible solicitud de ampliacin del perodo de ejecucin o de pago adicional. Apndice Las modificaciones del contrato que no sean objeto de una orden administrativa debern formalizarse mediante un apndice. Para las obras complementarias que no figuren en el contrato inicial y que, debido a circunstancias imprevisibles, sean necesarias para la ejecucin de las obras contratadas, podr adoptarse un apndice con arreglo a las condiciones que figuran en el punto 5.2.4.1., letra b). Deber expedirse un apndice si el cambio supone un incremento o una reduccin del valor total de las obras en un 15 % del precio del contrato inicial. GESTIN DESCENTRALIZADA CON CONTROLES PREVIOS Si se solicita financiacin adicional de la UE, deber ser aprobada por la Comisin Europea antes de que el rgano de Contratacin adopte compromiso alguno.

El perodo total de ejecucin de un contrato de obras incluir el plazo de ejecucin de las obras y el perodo de garanta entre la recepcin provisional y definitiva. Durante ese tiempo, los plazos de ejecucin podrn ampliarse mediante una orden administrativa o un apndice al contrato, incluso despus del vencimiento del perodo de ejecucin especificado en el contrato. El contratista se comprometer a finalizar las obras y el rgano de Contratacin, a pagar las obras certificadas. Esos compromisos y el contrato seguirn siendo vlidos incluso si el contratista no finaliza las obras en el plazo indicado en el contrato, en cuyo caso la indemnizacin por retraso podr deducirse de los importes adeudados.

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6. Subvenciones
A efectos del presente apartado, se entender por beneficiario de la subvencin: i) el beneficiario nico de la subvencin (en caso de subvenciones con un beneficiario nico) o ii) todos los beneficiarios de la subvencin (en caso de subvenciones con varios beneficiarios). Salvo que se especifique lo contrario, el solicitante y los cosolicitantes sern denominados conjuntamente, en lo sucesivo, los solicitantes.

6.1. Normas bsicas aplicables a los contratos de subvencin


6.1.1. Definicin

Una subvencin es una donacin financiera o un pago no comercial que el rgano de Contratacin, con cargo al Presupuesto de la Unin o al FED, concede a un beneficiario especfico de subvencin para financiar: una accin destinada a promover la realizacin de un objetivo de las polticas de la Unin (subvencin de actividades); o el funcionamiento (es decir, los costes de funcionamiento) de una entidad que persiga un objetivo de inters general europeo y apoye las polticas de la Unin Europea (subvencin operativa).

Las entidades que firman un contrato de subvencin se denominan beneficiarias de la subvencin y no deben confundirse con el pas beneficiario, el beneficiario final de la operacin31 o el grupo destinatario32. Puede tratarse de entidades con fines educativos, formativos, informativos, de innovacin o investigacin y estudio de las polticas europeas, o de cualquier actividad que contribuya al fomento de la ciudadana otros derechos humanos, as como de organismos europeos de normalizacin; o una entidad jurdica representativa de organismos sin nimo de lucro que operen en los Estados miembros o en terceros pases candidatos, que promuevan principios y polticas inscritos en los objetivos de los Tratados. Las subvenciones deben distinguirse de otros compromisos jurdicos en materia de acciones exteriores y han de ajustarse a las normas pertinentes. Un contrato de subvencin difiere de un procedimiento de contratacin pblica en varios aspectos:

31

Beneficiarios finales, los que se beneficiarn del proyecto a largo plazo en la sociedad o en el sector en general. Grupos destinatarios, grupos o entidades a los que los objetivos del proyecto afectarn de forma directa y positiva. Page 128 of 179

32

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Contratacin = compra Compra de servicios, suministros u obras Objeto

Subvenciones = entrega de dinero Propuesta de un solicitante de contribuir a la consecucin de un objetivo poltico mediante: - un proyecto (subvencin de actividades); o - los costes de funcionamiento del solicitante (subvencin operativa)

rgano de Contratacin 100 % de los costes

Propietario de los resultados Contribucin financiera

Beneficiario de la subvencin La Unin financia una parte de los costes que pueden acogerse a financiacin de la UE. El beneficiario de la subvencin (u otro donante) financia la otra parte Prohibidos

Autorizados

Beneficios

Una subvencin est destinada a una accin propuesta por un solicitante al rgano de Contratacin, en el marco habitual de las actividades del beneficiario. En ello radica su diferencia respecto de un contrato, en el que el rgano de Contratacin elabora el Pliego de Condiciones aplicable al proyecto que desea llevar a cabo. Los solicitantes podrn actuar individualmente o con cosolicitantes: ahora bien, si se les adjudica el contrato de subvencin, tanto el solicitante como los cosolicitantes (en su caso) sern los beneficiarios de la subvencin. La accin deber estar claramente identificada. No podr dividirse una accin para eludir las normas definidas en esta Gua Prctica. El beneficiario de la subvencin ser responsable de la ejecucin de la accin y ser propietario de sus resultados. Por el contrario, en el caso de los contratos, los resultados de la accin son propiedad del rgano de Contratacin. El beneficiario de la subvencin suele contribuir a la financiacin de la accin, salvo que la financiacin plena por parte de la Unin sea imprescindible para realizar la accin (vase el punto 6.2.9.). En el caso de los contratos, el contratista no aporta su contribucin financiera al proyecto. El importe de un contrato es un precio determinado de conformidad con las reglas de competencia. Las subvenciones no podrn generar beneficios (es decir, deber limitarse al importe necesario para equilibrar los ingresos y los gastos de la accin, vase el punto 6.2.10.), salvo que su objetivo sea reforzar
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la capacidad financiera del beneficiario o generar ingresos para las acciones exteriores. La norma de no rentabilidad se aplica a la accin y no necesariamente al beneficiario de la subvencin. El hecho de que un organismo sea un organismo sin nimo de lucro no significa que solo pueda celebrar contratos de subvencin; los organismos sin nimo de lucro pueden ser adjudicatario de contratos. Solo podr firmarse un contrato de subvencin si la accin cumple los requisitos mencionados. A continuacin se mencionan algunos actos que no constituyen subvenciones en virtud del Reglamento Financiero de la Unin33: presupuestos-programa, contratos pblicos34, ayuda macrofinanciera, apoyo presupuestario y para reducir la carga de la deuda, pagos realizados a organismos en los que se hayan delegado competencias de ejecucin presupuestaria en virtud de los artculos 58, 59 y 60 del Reglamento Financiero aplicable al Presupuesto General y del artculo 25, apartado 3, del Reglamento Financiero del 10 FED (por ejemplo, organizaciones internacionales, organismos nacionales de los Estados miembros o de terceros pases, etc.), instrumentos financieros a efectos de lo dispuesto en los artculos 139 y 140 del Reglamento Financiero, incluidas las bonificaciones de intereses correspondientes. N.B.: las bonificaciones de intereses y las subvenciones de primas de garantas que no estn combinadas en una nica medida con instrumentos financieros se asimilarn a subvenciones, pero no estarn sujetas a la norma de cofinanciacin y no rentabilidad.

En principio, las subvenciones abonadas en el marco de una gestin descentralizada, de una gestin centralizada indirecta o en el marco de convenios de financiacin, presupuestos-programas y otros acuerdos con los organismos contemplados en los artculos 25 a 28 del Reglamento Financiero del 10 FED debern atenerse a las normas que figuran en el presente captulo.

6.2. Formas de las subvenciones


La subvencin se expresar en forma de importe mximo y porcentaje de los costes elegibles. Esto significa que la contribucin del rgano de Contratacin suele cubrir tan solo un porcentaje determinado de los costes, con arreglo a las normas establecidas en la convocatoria de propuestas. Los importes mximos y mnimos de la contribucin tambin se definirn en la convocatoria de propuestas. La contribucin del rgano de Contratacin ser un reembolso de los costes elegibles, establecidos en funcin de: los costes reales contrados por el beneficiario o beneficiarios de la subvencin,

33 34

Vase el artculo 121, apartado 2, del Reglamento Financiero para una lista completa. Artculo 101 del Reglamento Financiero. Page 130 of 179

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una o varias opciones de costes simplificados.

Estas formas de reembolso podrn combinarse para abarcar varias categoras de costes elegibles, siempre que se cumplan los lmites y las condiciones que establezca la convocatoria de propuestas. Por ejemplo: la subvencin para una accin podr concederse en forma de un importe a tanto alzado que cubra los costes de equipos junto con los costes unitarios de los gastos personal y el reembolso de los costes reales correspondientes a otros gastos de funcionamiento (vase el punto 6.2.1.).

6.2.1.

Opciones de costes simplificados

Las opciones de costes simplificadas podrn adoptar la forma de costes unitarios, cantidades fijas o importes a tanto alzado. Se determinarn durante la fase de contratacin, y su objetivo es simplificar la gestin de la subvencin. Para ms informacin, vase el anexo E3a2 (Gua para los solicitantes de subvenciones - lista de control para las opciones de costes simplificados). En la fase de propuesta, los solicitantes podrn proponer esa forma de reembolso para algunos costes, y el rgano de Contratacin decidir si los acepta. Las opciones de costes simplificados podrn aplicarse a una o varias de las lneas de costes directos del presupuesto (es decir, las lneas de costes 1 a 6), o las subrbricas de costes o algunos elementos especficos de coste en dichas lneas. Por regla general, el importe total de la financiacin sobre la base de las opciones de costes simplificadas que podr autorizar el rgano de Contratacin (con excepcin de los costes indirectos) no podr ser superior a 60 000 EUR por cada beneficiario de la subvencin (incluidas las opciones de costes simplificados propuestas por sus propias entidades afiliadas). Ahora bien, podran establecerse condiciones distintas mediante una decisin de la Comisin Europea que, en su caso, debern quedar reflejada en la convocatoria de propuestas35. En la partida o lnea presupuestaria correspondiente, los solicitantes debern: - describir la informacin y los mtodos utilizados para establecer los importes de los costes unitarios, cantidades fijas o a tanto alzado a que se refieren los costes, etc. - explicar claramente las frmulas para el clculo del importe elegible final - determinar el beneficiario que recurrir a las opciones de costes simplificados (en caso de entidades afiliadas, se especificar en primer lugar el beneficiario) para comprobar el importe mximo correspondiente a cada beneficiario (incluidos, en su caso, las opciones de costes simplificados de sus entidades afiliadas). Los importes debern basarse en estimaciones que utilicen datos objetivos, como datos estadsticos o cualquier otro medio objetivo o referencias al historial certificado o verificable de los solicitantes. Los mtodos empleados para determinar las cantidades de costes unitarios, cantidades fijas o a tanto alzado debern cumplir los criterios establecidos en el anexo E3a2 (Gua para los solicitantes de subvenciones -

35

El rgano de Contratacin podr autorizar al solicitante a utilizar las opciones de costes simplificadas en el presupuesto por importes de hasta 60 000 EUR por cada beneficiario y, mediante decisin de la Comisin Europea, por importes superiores a 60 000 EUR. Page 131 of 179

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lista de control para las opciones de costes simplificados) y, en particular, garantizar que estas coincidan en gran medida con los costes reales contrados por el beneficiario de la subvencin (o las entidades afiliadas), se ajusten a sus prcticas contables, no produzcan beneficios y no cubran gastos que ya estn cubiertos por otras fuentes de financiacin (se prohbe la doble financiacin). El anexo E3a2 (Gua para los solicitantes de subvenciones - lista de control para las opciones de costes simplificados) contiene instrucciones y una lista de controles para evaluar los requisitos mnimos necesarios que ofrezcan garantas razonables para aceptar los importes propuestos. Una vez que los importes hayan sido evaluados y aprobados por el rgano de Contratacin (tal como se establece claramente en el presupuesto de la accin36), no podrn ser impugnados en los controles a posteriori. Esto significa que los auditores no controlarn todos los documentos justificativos para determinar los costes reales contrados, sino que se centrarn en la aplicacin correcta de las frmulas y de las entradas correspondientes o de los hechos generadores establecidos en el contrato. Los auditores no controlarn los costes reales para comprobar si se ha producido una prdida o una ganancia, si bien los auditores o la Comisin Europea tendrn derecho a acceder a los registros del beneficiario, especialmente a sus estados contables generales, a efectos estadsticos, metodolgicos o de lucha contra el fraude (aplicable a todas las formas de subvenciones), de conformidad con el artculo 16 de las Condiciones Generales. Esto significa que el beneficiario tendr que conservar los documentos que demuestren que la subvencin ha sido aplicada efectivamente. Si una inspeccin o auditora pone de manifiesto que las frmulas utilizada por el beneficiario para determinar los costes unitarios, las cantidades fijas o a tanto alzado no cumple o que los hechos generadores no se han producido y que, por tanto, se ha efectuado un pago indebido al beneficiario, el rgano de Contratacin podr recuperar la cantidad de las opciones de costes simplificados.

6.3. Generalidades
Existen normas estrictas para regular la forma en que se conceden las subvenciones. Las subvenciones requieren programacin, transparencia e igualdad de trato. No podrn acumularse ni ser concedidas retroactivamente y, en general, debern suponer una cofinanciacin. El importe especificado en el contrato de subvencin como importe elegible no podr rebasarse. Como norma general, con algunas excepciones especficas, la subvencin no podr tener por objeto ni como efecto generar beneficios para el beneficiario. Las subvenciones se concedern mediante una decisin de la Comisin Europea notificada al solicitante seleccionado o mediante un acuerdo escrito (modelo de contrato de subvencin) celebrado con este. Las subvenciones concedidas en el marco de la accin exterior se adjudicarn mediante acuerdo escrito (modelo de contrato de subvencin).

6.3.1.

Modos de gestin

Vase el apartado 2.2 para una explicacin de los diferentes modos de gestin en materia de accin exterior de la Unin.

36

Vase un ejemplo en el anexo E3a2 de las directrices (lista de control para las opciones de costes simplificados. Page 132 of 179

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Las diferencias relativas a las subvenciones son las siguientes: GESTIN CENTRALIZADA DIRECTA La concesin de las subvenciones corresponder a la Comisin Europea, responsable de publicar los programas de trabajo y las convocatorias de propuestas, recibir las propuestas, presidir los Comits de Evaluacin, pronunciarse sobre los resultados de las convocatorias de propuestas y firmar los contratos. GESTIN DESCENTRALIZADA CON CONTROLES PREVIOS La concesin de las subvenciones corresponder al rgano de Contratacin designado a tal efecto en el convenio de financiacin, es decir, el gobierno o la entidad del pas beneficiario dotada de personalidad jurdica con quien la Comisin Europea haya celebrado el convenio de financiacin. Antes de publicar las convocatorias de propuestas, el rgano de Contratacin presentar a la Comisin Europea, para su aprobacin, el programa de trabajo y, en su caso, la Gua para los solicitantes. En funcin de las decisiones aprobadas, corresponder al rgano de Contratacin publicar los programas de trabajo y las convocatorias de propuestas, recibir las propuestas, presidir los Comits de Evaluacin y pronunciarse sobre el resultado de las convocatorias de propuestas. El rgano de Contratacin deber presentar a la Comisin Europea, para su aprobacin, el informe de evaluacin y una descripcin detallada de las subvenciones propuestas y, si procede, los proyectos de contrato. Ahora bien, no ser necesario el refrendo de los contratos por la Comisin Europea en determinados casos contemplados en el punto 4.2.3. de la Gua Prctica de procedimientos para los presupuestos-programas. Una vez aprobada la subvencin, el rgano de Contratacin firmar los contratos y los notificar a la Comisin Europea. Por regla general, la Comisin Europea estar representada en calidad de observador en la apertura y en la evaluacin de las propuestas y siempre deber ser invitada. El rgano de Contratacin deber presentar a la Comisin Europea, para su publicacin, los programas de trabajo, la Gua para los solicitantes y los anuncios de concesin de subvenciones, excepto en los casos mencionados en la Gua Prctica de procedimientos para los presupuestos-programas. Las exenciones y excepciones previstas de forma especfica en esta Gua Prctica se sometern a la aprobacin previa de la Comisin Europea. GESTIN DESCENTRALIZADA CON CONTROLES A POSTERIORI La concesin de las subvenciones corresponder al rgano de Contratacin designado a tal efecto en el convenio de financiacin, es decir, el gobierno o la entidad del pas beneficiario dotada de personalidad jurdica con quien la Comisin Europea haya celebrado el convenio de financiacin. Le corresponder publicar el programa de trabajo y las convocatorias de propuestas, recibir las propuestas, presidir los Comits de Evaluacin, pronunciarse sobre el resultado de la convocatoria de propuestas y firmar los contratos, sin necesidad de obtener la aprobacin previa de la Comisin Europea. El rgano de Contratacin deber presentar a la Comisin Europea, para su publicacin, los programas de trabajo, la Gua para los solicitantes y los anuncios de concesin de subvenciones.

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6.3.2.

Instrumentos de gestin

GESTIN CENTRALIZADA DIRECTA PADOR (Potential Applicant Data On-Line Registration: base de datos para la inscripcin en lnea de posibles solicitantes) es una base de datos sobre las organizaciones que solicitan subvenciones, destinada asimismo a mejorar el servicio que se les presta. Est dirigida a los agentes no estatales y a las autoridades locales (no a las persona) que solicitan financiacin de la Unin Europea mediante las convocatorias de propuestas. Esas organizaciones podrn registrar y actualizar sus datos genricos (es decir, los que no se refieran a una convocatoria de propuestas en concreto) y cargar sus documentos justificativos (por ejemplo, sus estatutos o documentos equivalentes). Una vez inscritos en el sistema PADOR, los solicitantes no debern rellenar la secciones generales del formulario de solicitud de subvencin ni presentar justificantes, ya que los datos estarn registrados en PADOR; en cambio, s debern cerciorarse de que la informacin de PADOR est actualizada. Cada convocatoria de propuestas deber especificar si el registro previo en PADOR es obligatorio o no. Para ms informacin, vase el enlace: http://ec.europa.eu/europeaid/work/onlineservices/pador/index_es.htm, en el que podr encontrar: - la Gua rpida de PADOR para los solicitantes - la Gua rpida de PADOR para los socios (aplicable a las entidades afiliadas) - las preguntas ms frecuentes. En caso de que la inscripcin en lnea en PADOR sea imposible por dificultades tcnicas, los solicitantes podrn presentar, junto con la solicitud, el formulario en lnea PADOR siguiendo las instrucciones que figuran en la Gua para los solicitantes. En caso de gestin centralizada directa, en el Sistema Comn de Informacin RELEX (CRIS) figura un mdulo de convocatoria de propuestas para facilitar el procedimiento de evaluacin. El uso de ese mdulo es obligatorio, al menos para la inscripcin de las solicitudes. El mdulo tambin se utilizar para publicar estadsticas generales sobre las convocatorias de propuestas.

6.3.3.
6.3.3.1.

Criterios de elegibilidad
Norma de nacionalidad

Vase el punto 2.3.1. La participacin en la adjudicacin de contratos de subvenciones estar abierta en igualdad de condiciones a todas las personas fsicas y jurdicas y, previa aprobacin de la Comisin Europea, a las entidades que carezcan de personalidad jurdica con arreglo al Derecho nacional aplicable, siempre que sus representantes tengan capacidad de comprometerse jurdicamente en su nombre y asumir responsabilidad financiera equivalente a la ofrecida por personas jurdicas. Adems, los solicitantes debern estar establecidos en un pas elegible conforme al acto de base que regule el programa en cuestin.
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6.3.3.2.

Excepciones a la norma de nacionalidad

Vase el punto 2.3.2. Las excepciones a la norma de nacionalidad debern figurar en la Gua para los solicitantes y estarn sujetas a la aprobacin previa de la Comisin Europea. Las restricciones a la norma de nacionalidad no se autorizarn como tales; ahora bien, si as lo prev el acto de base correspondiente, en funcin de los objetivos del programa, el mbito y la localizacin concreta de las acciones, la elegibilidad de los candidatos podr limitarse en la prctica. Por ejemplo, si el objetivo del programa es establecer la cooperacin entre universidades europeas y universidades de una regin geogrfica determinada, por definicin solo podrn presentarse las universidades de Europa y de esa regin.

6.3.3.3.

Motivos de exclusin

No podrn participar en las convocatorias de propuestas ni ser beneficiarias de una subvencin las personas fsicas o jurdicas que se encuentren en una de las situaciones enumeradas en el punto 2.3.3. Deber presentarse una declaracin al respecto para las subvenciones superiores a 60 000 EUR (es decir, no para las subvenciones de escasa cuanta, vase el apartado 6.5.).

6.3.4.

Programacin

El rgano de Contratacin deber programar las subvenciones con arreglo a objetivos claramente definidos. Antes de iniciar la ejecucin del programa de trabajo, este deber publicarse, por lneas presupuestarias o programas, en el sitio web de EuropeAid, el sitio internet del rgano de Contratacin o cualquier otro medio de comunicacin adecuado, segn proceda, de conformidad con el modelo que figura en el anexo E1. Las modificaciones sustanciales del programa de trabajo durante el perodo de referencia debern ser aprobadas y publicadas en las mismas condiciones que el programa de trabajo inicial. GESTIN CENTRALIZADA DIRECTA El programa de trabajo deber ser aprobado por la Comisin Europea y publicado en el sitio web de EuropeAid, lo antes posible y, a ms tardar, el 31 de marzo de cada ejercicio presupuestario, salvo que el plan de accin anual an no se haya adoptado en ese momento. GESTIN DESCENTRALIZADA CON CONTROLES PREVIOS El programa de trabajo ser adoptado por el rgano de Contratacin y publicado en su sitio internet (o cualquier otro medio de comunicacin adecuado) y en el sitio web de EuropeAid lo antes posible y, a ms tardar, el 31 de marzo de cada ejercicio presupuestario. El rgano de Contratacin presentar el programa de trabajo a la Comisin Europea para su aprobacin antes de publicarlo. GESTIN DESCENTRALIZADA CON CONTROLES A POSTERIORI El programa de trabajo ser adoptado por el rgano de Contratacin y publicado en su sitio internet (o cualquier otro medio de comunicacin adecuado) y en el sitio web de EuropeAid lo antes posible y, a ms tardar, el 31 de marzo de cada ejercicio presupuestario.
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6.3.5.

Transparencia

Las subvenciones disponibles debern ser objeto de una publicidad generalizada y fcilmente accesible. El programa de trabajo se llevar a cabo mediante la publicacin de convocatorias de propuestas, salvo en casos de urgencia excepcionales y debidamente justificados, o si las caractersticas del beneficiario de la subvencin lo imponen como nica opcin para una accin determinada (vase el punto 6.3.2.). Todas las subvenciones concedidas a lo largo de un ejercicio se publicarn anualmente con la observancia debida de los requisitos de confidencialidad y seguridad (vase el punto 6.4.10.4.).

6.3.6.

Igualdad de trato

El procedimiento de concesin de las subvenciones deber desarrollarse en condiciones de absoluta imparcialidad. Esto significa que las propuestas debern ser evaluadas por un Comit de Evaluacin, asesorado, si procede, por expertos externos, en funcin de los criterios publicados (vase el punto 6.4.3.).

6.3.7.

No acumulacin

Ningn beneficiario podr recibir ms de una subvencin a cargo de la Unin Europea para la misma accin, salvo disposicin contraria en el acto de base en cuestin. En el marco del sistema de gestin centralizada directa, sin embargo, una accin podr ser financiada conjuntamente con cargo a diferentes lneas presupuestarias por varios Ordenadores. A un mismo beneficiario solo se le podr conceder una subvencin de funcionamiento financiada por la Unin Europea por ejercicio presupuestario. Los solicitantes debern especificar en el formulario de solicitud todas las solicitudes y subvenciones concedidas en relacin con la misma accin o el mismo programa de trabajo.

6.3.8.

No retroactividad

Por regla general, las subvenciones solo podrn cubrir los costes contrados despus de la fecha de firma del contrato de subvencin. Excepcionalmente, podr concederse una subvencin para una accin ya emprendida cuando los solicitantes puedan demostrar y justificar la necesidad de iniciar la accin antes de la firma del contrato. En tal caso, los gastos contrados antes de la presentacin de propuestas o de las solicitudes de subvencin (para las subvenciones directas), por regla general, no podrn optar a financiacin. La aceptacin de los costes contrados en una fecha anterior37 (antes de la presentacin de propuestas) solo ser posible en casos excepcionales debidamente justificados, previstos especficamente en el acto de base de que se trate o en caso de extrema urgencia para ayudas para la gestin de crisis, operaciones de proteccin civil y operaciones de ayuda humanitaria y prevencin de conflictos:

37

Incluso en una fecha anterior a la de la decisin de financiacin. Page 136 of 179

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a) cuando los gastos del solicitante se deban a la constitucin de existencias que vayan a utilizarse en la accin subvencionada; o b) excepcionalmente y por motivos debidamente justificados; en tal caso, la decisin de financiacin deber preverlo explcitamente fijando una fecha de elegibilidad anterior a la fecha de presentacin de las solicitudes. El plazo mximo para la concesin del contrato de una subvencin de funcionamiento ser de seis meses a partir del inicio del ejercicio presupuestario del beneficiario. Los costes que puedan optar a una financiacin no podrn ser anteriores a la fecha de presentacin de la solicitud de subvencin ni al comienzo del ejercicio presupuestario del beneficiario. Queda excluida la subvencin retroactiva de acciones ya finalizadas.

6.3.9.

Cofinanciacin

Por regla general, las subvenciones no podrn financiar la totalidad de los costes de la accin o la totalidad de los gastos de funcionamiento del organismo beneficiario, con las siguientes excepciones: PROGRAMAS FINANCIADOS CON CARGO AL PRESUPUESTO La financiacin ntegra de una accin podr autorizarse en los casos siguientes, salvo que lo prohba el acto de base: - ayuda humanitaria, incluida la asistencia a los refugiados, a las personas desarraigadas, a la rehabilitacin y al desminado; - ayudas para las situaciones de crisis previstas en el artculo 194 de las normas de desarrollo del Reglamento Financiero; - medidas para proteger la salud o los derechos fundamentales de los pueblos; - acciones derivadas de la aplicacin de convenios de financiacin o acciones realizadas con organizaciones internacionales. El rgano de Contratacin deber poder justificar que la financiacin ntegra es imprescindible para realizar la accin de que se trata y deber justificar su decisin de concesin en consecuencia. Deber obtenerse la aprobacin previa antes de tomar decisiones. Cuando interese a la Unin ser el nico donante de una accin, especialmente para lograr la visibilidad de una accin de la Unin, deber justificarse este extremo en la decisin de financiacin de la Comisin Europea. PROGRAMAS FINANCIADOS CON CARGO AL FED Podr autorizarse la financiacin ntegra de una accin si el rgano de Contratacin puede demostrar que resulta imprescindible para realizar la operacin de que se trata y deber justificar su decisin de concesin en consecuencia. La cofinanciacin podr revestir la forma de recursos propios del beneficiario (autofinanciacin), ingresos generados por la accin o el programa de trabajo o contribuciones financieras o en especie de terceros.
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El rgano de Contratacin podr aceptar la cofinanciacin en especie, si lo considerara necesario o apropiado. La cofinanciacin en especie consiste en el suministro de bienes o servicios al beneficiario de la subvencin, gratuitamente, por un tercero. Por lo tanto, las contribuciones en especie no supondrn ningn gasto para el beneficiario de la subvencin38. Las contribuciones en especie no se tendrn en cuenta a efectos de la norma de no rentabilidad (vase el punto 6.2.10.). Si se aceptan las contribuciones en especie a modo de cofinanciacin, el beneficiario deber garantizar que se ajustan a las normas fiscales y de seguridad social nacionales. El beneficiario adjuntar al informe final pruebas de la cofinanciacin aportada. En ese momento, el beneficiario podr sustituir una posible contribucin prevista de sus recursos propios por transferencias financieras de terceras partes. Para las subvenciones de escasa cuanta (es decir, cualquier subvencin de un mximo de 60 000 EUR), el rgano de Contratacin podr eximir de la obligacin de presentar las pruebas de cofinanciacin, en funcin de su evaluacin de los riesgos. Deber justificarse claramente el rechazo de la cofinanciacin en especie para las subvenciones de escasa cuanta (si se propone pero no se considera apropiado o necesario).

6.3.10.

Norma de no rentabilidad

La subvencin no podr tener por objeto o efecto producir beneficio alguno en el marco de la accin o del programa de trabajo, salvo en algunos casos especficos (vase ms abajo), tal como se prev en las Condiciones Particulares del modelo de contrato de subvencin. El beneficio se define como el saldo positivo resultante de la diferencia entre los ingresos y los costes elegibles aprobados por el rgano de Contratacin cuando se presenta la solicitud de pago del saldo. Los ingresos que deben tenerse en cuenta son los ingresos consolidados en la fecha en que el coordinador presenta la solicitud de pago del saldo, en una de las dos categoras siguientes: i) ingresos generados por la accin, salvo que se especifique lo contrario en las Condiciones Particulares del contrato; ii) contribuciones financieras asignadas especficamente por los donantes a la financiacin de los mismos costes elegibles que financia la subvencin. Cualquier contribucin financiera que pueda ser utilizada por el beneficiario o beneficiarios para cubrir gastos distintos de los elegibles en virtud del contrato o que no se deba al donante por no haber sido utilizada al final de la accin no deber considerarse un ingreso que deba tenerse en cuenta a fin de comprobar si la ayuda produjo un beneficio para el beneficiario o beneficiarios. En caso de subvenciones de funcionamiento, los importes dedicados a la constitucin de reservas no se considerarn ingresos.

38

Sin embargo, los costes reales generados por la aceptacin, distribucin, almacenamiento, etc., de contribuciones en especie podrn considerarse elegibles si se ajustan a lo dispuesto en el artculo 14 de las Condiciones Generales. Page 138 of 179

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Si las subvenciones, o parte de ellas, se basan en las opciones de costes simplificados, esos importes deberan establecerse de tal forma que excluyan a priori el beneficio. En tal caso, los importes de los costes unitarios, cantidades fijas o a tanto alzado establecidos en el contrato no podrn ser impugnados por los controles posteriores, es decir, mediante una comparacin con los costes reales (vase el apartado 6.2.1 y el anexo E3a2 (Gua para los solicitantes de subvenciones - lista de control para las opciones de costes simplificados). En caso de beneficio, el rgano de Contratacin podr sustraer del importe final de la subvencin el porcentaje de los beneficios correspondientes a la contribucin final de la Unin a los costes elegibles. La norma de no rentabilidad no se aplicar a: a) acciones cuyo objetivo sea reforzar la capacidad financiera del beneficiario (si procede, esto deber especificarse en el artculo 7 de las Condiciones Particulares); b) acciones que generen una renta para garantizar su continuidad una vez concluido el contrato (si procede, esto deber especificarse en el artculo 7 de las Condiciones Particulares); c) otras ayudas directas pagadas a personas fsicas ms necesitadas, como personas en desempleo o refugiados; (si procede, esto deber especificarse en el artculo 7 de las Condiciones Particulares); d) las becas de estudios, investigacin o formacin concedidas a personas fsicas; e) las subvenciones por un importe igual o inferior a 60 000 EUR.

6.3.11.

Otros aspectos esenciales

Vase el punto 2.3.6. Reserva para imprevistos: Podr incluirse en el presupuesto para acciones exteriores una reserva para imprevistos o posibles variaciones en los tipos de cambio no superiores al 5 % de los costes directos elegibles, dada la especificidad y el mayor grado de imprevisibilidad de las acciones exteriores.

6.4. Procedimientos de concesin


6.4.1. Convocatoria de propuestas

Las subvenciones debern concederse tras la publicacin de una convocatoria de propuestas, salvo en los casos indicados a continuacin en el punto 6.4.2.

6.4.1.1.

Publicacin

Las convocatorias de propuestas se publican siempre en el sitio web de EuropeAid. La convocatoria de propuestas tambin deber publicarse a escala nacional si no est organizada por un servicio de la sede de la Comisin Europea.
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6.4.1.2.

Convocatoria de propuestas abierta o restringida

Las convocatorias de propuestas son por defecto restringidas: se trata de un procedimiento en dos fases, en el que todos los solicitantes pueden participar, pero solo se invitar a presentar una propuesta completa a los solicitantes que hayan sido preseleccionados (sobre la base de un documento de sntesis en respuesta a la Gua para los solicitantes publicada). En casos excepcionales, y previa aprobacin, la convocatoria de propuestas podr ser abierta, lo cual significa que todos los solicitantes podrn presentar una solicitud de subvencin, presentando un documento de sntesis junto con el formulario completo de solicitud, pero el proceso de evaluacin seguir realizndose en dos etapas (preseleccin sobre la base del documento de sntesis), en respuesta a la Gua para los solicitantes publicada (vase el punto 6.4.2.). La decisin de optar por un procedimiento abierto en lugar de una convocatoria restringida deber justificarse por las peculiaridades tcnicas de la convocatoria, el presupuesto limitado disponible, el nmero limitado de propuestas que se espera recibir o por limitaciones de ndole organizativa (por ejemplo si se trata de convocatorias organizadas por las delegaciones de la Unin). En tal caso, deber obtenerse una aprobacin previa.

6.4.1.3.

Colaboracin

Los contratos de subvencin podrn inscribirse en convenios marco de colaboracin para establecer relaciones de cooperacin a largo plazo con el rgano de Contratacin. En los convenios marco se precisarn los objetivos comunes, la naturaleza de las acciones previstas individualmente o con arreglo al programa de trabajo que se apruebe, el procedimiento de concesin de subvenciones especficas con arreglo a los principios y normas de esta Gua, as como los derechos y obligaciones generales de cada parte en el marco de contratos especficos. La duracin de la cooperacin no podr exceder de cuatro aos, salvo en casos excepcionales justificados por el objeto de la cooperacin marco. Los convenios marco de colaboracin se asimilarn a las subvenciones en lo que respecta al procedimiento de concesin. GESTIN CENTRALIZADA DIRECTA, GESTIN DESCENTRALIZADA CON CONTROLES PREVIOS Deber obtenerse la aprobacin previa de los servicios competentes de la Comisin Europea para recurrir a un convenio marco de colaboracin. GESTIN DESCENTRALIZADA CON CONTROLES A POSTERIORI No ser necesaria la aprobacin previa de la Comisin Europea para recurrir al procedimiento de convenio marco de cooperacin.

6.4.2.

Subvenciones concedidas sin convocatoria de propuestas (concesin directa)

GESTIN CENTRALIZADA DIRECTA, GESTIN DESCENTRALIZADA CON CONTROLES PREVIOS


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Deber obtenerse la aprobacin previa de los servicios competentes de la Comisin Europea para recurrir al procedimiento de concesin directa. El informe de negociacin (anexo A10a) deber presentarse para su aprobacin a los servicios competentes de la Comisin Europea, que decidirn si aceptan o no los resultados de la negociacin. GESTIN DESCENTRALIZADA CON CONTROLES A POSTERIORI No ser necesaria la aprobacin previa de la Comisin Europea para recurrir al procedimiento de concesin directa o para los resultados de las negociaciones que figuren en el informe de negociacin (anexo A10a). En las circunstancias siguientes, no ser necesario organizar una convocatoria de propuestas antes de conceder las subvenciones: - en caso de ayuda humanitaria u operaciones de proteccin civil o para ayuda a la gestin de crisis; las intervenciones en situaciones de crisis debern ajustarse a los procedimientos y a la definicin establecida en el anexo A11a; esta disposicin se aplicar mutatis mutandis a los programas financiados por el FED; - en la ayuda de emergencia prevista en los artculos 72 y 73 del Acuerdo de Coton (vase el anexo A11a); - si la subvencin se concede a un organismo que se encuentre en situacin de monopolio de hecho o de derecho, debidamente motivada en la decisin de concesin; se entender por monopolio de hecho o de derecho la situacin en la que uno de los beneficiarios de la subvencin (que tambin podr ser un consorcio): disfrute de una competencia exclusiva en el mbito de actividad o en la zona geogrfica a que se refiera la subvencin en virtud de cualquier acto jurdico aplicable; o sea la nica organizacin que i) opere o ii) sea capaz de operar en el mbito de actividad o en la zona geogrfica a que se refiere la subvencin debido a cualquier circunstancia de hecho o de derecho;

- en el caso de acciones de carcter especfico que requieran un tipo particular de organismo por su competencia tcnica, su alto grado de especializacin o sus competencias administrativas, siempre y cuando dichas acciones no entren en el mbito de aplicacin de una convocatoria de propuestas; estos supuestos debern justificarse debidamente en la decisin de concesin; - si la subvencin se concede a organismos incluidos en el acto de base pertinente, como beneficiario de una subvencin, o a organismos designados por los Estados miembros, bajo su responsabilidad, cuando dichos Estados miembros estn identificados mediante un acto de base como beneficiarios de la subvencin; cabe recordar que se entender por acto de base el Reglamento por el que se rija el programa; no bastar con identificar a un organismo para una concesin directa en las decisiones de financiacin o en los programas de accin anuales, ya que esos documentos no constituyen actos de base; - en el caso de la investigacin y el desarrollo tecnolgico, a organismos mencionados en el programa de trabajo, cuando el acto de base establezca expresamente esa posibilidad, y siempre que la medida
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no entre en el mbito de aplicacin de una convocatoria de propuestas. En todos los casos, el rgano de Contratacin deber preparar un informe explicativo en el que se justifique el modo en que se ha identificado al beneficiario de la subvencin y se han establecido los importes de la misma, y se motive la decisin de concesin (vase el modelo de informe de negociacin). El rgano de Contratacin deber seguir los pasos indicados en el modelo de negociacin y garantizar que se cumplan todos los principios de base aplicables a las subvenciones (incluidos los de elegibilidad, capacidad y exclusin). Los procedimientos descritos en el apartado 6.4.10 se aplicarn por analoga, incluyndose el informe a que se refiere el apartado anterior en el expediente del contrato.

6.5. Convocatoria de propuestas


6.5.1. Publicidad

Para garantizar la participacin ms amplia posible y la transparencia necesaria, cada convocatoria de propuestas deber ir acompaada de la Gua para los solicitantes. La Gua se publica en el sitio web de EuropeAid y en otros medios de comunicacin adecuados (otros sitios web, prensa especializada, publicaciones locales, etc.). Tambin podr solicitarse en formato impreso ante el rgano de Contratacin. Deber estar disponible en las lenguas pertinentes para la convocatoria de propuestas. La Comisin Europea ser responsable de la publicacin de la Gua en el sitio web de EuropeAid. Si el rgano de Contratacin no es un servicio de la sede de la Comisin Europea, deber encargarse directamente de la publicacin local al tiempo que la publique en internet. Dado que el coste de publicacin de toda la Gua en la prensa local puede ser prohibitivo, el modelo del anexo E2 menciona la informacin mnima que debe ser objeto de publicacin local. La Gua deber estar disponible en la direccin mencionada en la publicacin local. Tambin se recomienda organizar, despus del lanzamiento de la convocatoria de propuestas, una o varias sesiones de informacin a las que puedan asistir todos los posibles solicitantes. Esas sesiones de informacin debern celebrarse a ms tardar 21 das antes del plazo de presentacin de los documentos de sntesis. Cualquier presentacin o documentacin que vaya a ser entregada en la sesin de informacin tambin deber publicarse al menos en el sitio web de EuropeAid en el que se public la convocatoria. Las fechas, lugares y presentaciones para las sesiones de informacin sobre convocatorias de propuestas centralizadas debern coordinarse con la sede de la Comisin Europea. La informacin que vaya a difundirse en todas las regiones seleccionadas deber armonizarse sin discriminaciones.

6.5.2.

Redaccin y contenido de la Gua para los solicitantes

En la Gua para los solicitantes (que incluye el formulario de solicitud y otros anexos) se describe el objeto de la convocatoria de propuestas, los requisitos de elegibilidad de los solicitantes, los tipos de acciones y gastos que pueden acogerse a financiacin, y los criterios de evaluacin (seleccin y concesin) (vase el modelo de Gua). Tambin contendr instrucciones para cumplimentar el formulario
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de solicitud, la informacin que debe adjuntarse y los procedimientos pertinentes. Contiene informacin sobre el proceso de evaluacin posterior (incluido un calendario indicativo) y las condiciones contractuales aplicables a los solicitantes seleccionados. La Gua debe definir con gran claridad y precisin los objetivos y las prioridades de la convocatoria de propuestas, y prestar especial atencin a los criterios de elegibilidad. Estos criterios han de publicarse y cualquier modificacin que pueda producirse deber ser asimismo objeto de publicacin. La informacin publicada ser vinculante para el Comit de Evaluacin transcurrido el plazo para la presentacin de propuestas. El formulario de solicitud que deben cumplimentar los solicitantes se compondr de las partes siguientes: - un documento de sntesis - informacin sobre la accin propuesta, incluido el presupuesto - informacin sobre los solicitantes GESTIN CENTRALIZADA DIRECTA, GESTIN DESCENTRALIZADA CON CONTROLES A POSTERIORI La Gua para los solicitantes deber ser aprobada por el rgano de Contratacin antes de su publicacin. GESTIN DESCENTRALIZADA CON CONTROLES PREVIOS El rgano de Contratacin deber presentar la Gua para los solicitantes a la Delegacin de la Unin Europea para su aprobacin previa.

6.5.3.
6.5.3.1.

Criterios de elegibilidad y de evaluacin (seleccin y concesin)


Criterios de elegibilidad

Los criterios de elegibilidad determinarn las condiciones de participacin en la convocatoria de propuestas. Debern redactarse teniendo en cuenta los objetivos de la accin, ser transparentes y no discriminatorios. Se referirn a dos aspectos distintos: Elegibilidad de los solicitantes: se trata de los criterios aplicables a la situacin jurdica y administrativa de los solicitantes - vanse los puntos 6.2.3.1. (normas de nacionalidad) y 6.2.2.3. (motivos de exclusin). Si un anuncio de convocatoria de propuestas se refiere a acciones que pueden o deben ser ejecutadas por varias entidades, se podr especificar el nmero mnimo, mximo o recomendado de entidades y los criterios de elegibilidad aplicables a cada entidad. Los criterios de elegibilidad aplicables a los solicitantes y a la(s) entidad(es) afiliada(s) podrn variar. Elegibilidad de la accin: se trata de los criterios aplicables a los tipos de actividades, sectores o temas y zonas geogrficas cubiertos por la convocatoria de propuestas.

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6.5.3.2.

Criterios de evaluacin: seleccin y concesin

Los criterios de evaluacin se dividen en criterios de seleccin y criterios de concesin, todos ellos definidos en la tabla de evaluacin. Los criterios de seleccin permiten evaluar la capacidad financiera del solicitante, as como la capacidad operativa del solicitante y de los cosolicitantes (en su caso) para llevar a cabo la accin propuesta: los solicitantes debern disponer de fuentes de financiacin estables y suficientes para mantener su actividad durante el perodo de ejecucin de la accin y, si procede, para participar en su financiacin. Los solicitantes y sus entidad(es) afiliada(s) tambin debern tener las competencias y cualificaciones profesionales necesarias para llevar a cabo la accin propuesta. Las evaluaciones se efectuarn sobre la base de los documentos justificativos presentados en el contexto de la convocatoria de propuestas. Estas podrn incluir un informe de auditora externa del solicitante, la cuenta de gestin y el balance del ltimo ejercicio clausurado. En caso de duda sobre la capacidad de los candidatos, el Comit de Evaluacin podr solicitar pruebas adicionales. Las personas fsicas beneficiarias de una beca, los organismos pblicos y las organizaciones internacionales no debern presentar documentos justificativos de su capacidad financiera. Los criterios de concesin permitirn apreciar las propuestas presentadas frente a los objetivos y prioridades establecidos y conceder las subvenciones a las acciones que optimicen la eficacia global de la convocatoria de propuestas. Debern permitir al rgano de Contratacin seleccionar las propuestas que le garanticen el cumplimiento de sus objetivos y prioridades y la visibilidad de la financiacin de la Unin. Los criterios de concesin se referirn, en particular, a la pertinencia de la accin y su compatibilidad con los objetivos del programa de subvenciones en cuyo marco se financie la convocatoria de propuestas; a la calidad, el impacto previsto y la sostenibilidad de la accin, as como a su rentabilidad. Todos los criterios de elegibilidad y de evaluacin establecidos en la convocatoria de propuestas debern aplicarse con arreglo a lo especificado, y no podrn ser modificados en el transcurso del procedimiento. Los criterios debern ser precisos y no discriminatorios. Vanse los modelos de tabla de evaluacin.

6.5.4.

Informacin complementaria antes del vencimiento del plazo de presentacin de ofertas

Durante el perodo de tiempo comprendido entre la publicacin y la fecha lmite para la presentacin de propuestas, adems de cualquier sesin de informacin celebrada (vase el punto 6.4.1.), deber permitirse a los solicitantes formular consultas para ayudarles a cumplimentar el formulario y preparar sus solicitudes. As pues, el rgano de Contratacin deber proporcionar un punto de contacto al que puedan dirigir sus consultas. Los solicitantes podrn presentarlas por escrito hasta veintin das antes de la fecha lmite para la presentacin de propuestas. El rgano de Contratacin deber contestar todas las preguntas al menos once das antes del vencimiento del plazo para la presentacin de ofertas. En aras de la igualdad de trato de los solicitantes, el rgano de Contratacin no podr emitir una opinin preliminar sobre la elegibilidad de un solicitante, una entidad afiliada, una accin o una actividad en concreto.

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En aras de la transparencia y la igualdad de oportunidades, la respuesta a los solicitantes sobre un extremo que pudiera ser de inters para otros solicitantes deber ponerse a disposicin de todos los solicitantes. Para ello, se publicar en el sitio web de EuropeAid un cuadro con todas las preguntas recibidas y las respuestas ofrecidas. Ese cuadro deber actualizarse peridicamente hasta once das antes de la fecha lmite para la presentacin de propuestas.

6.5.5.

Plazo para la presentacin de propuestas

Las propuestas debern presentarse al rgano de Contratacin, a la direccin y, a ms tardar, en la fecha (y hora, en caso de entrega en mano) que se indica en la convocatoria de propuestas, dando fe de ello la fecha de envo, el matasellos de correos o la fecha del resguardo de envo (para las entregas en mano, el plazo de recepcin ser la fecha y la hora fijadas en la Gua para los solicitantes). Ahora bien, si aceptar documentos de sntesis o solicitudes que se presentaron a tiempo pero llegaron tarde retrasa considerablemente el procedimiento de concesin o pone en peligro las decisiones ya adoptadas y notificadas, el rgano de Contratacin, por motivos de eficacia administrativa, podr rechazar cualquier solicitud recibida despus de la fecha efectiva de aprobacin de la primera fase de evaluacin. En los procedimientos abiertos, este primer paso ser la aprobacin de la evaluacin del documento de sntesis. En los procedimientos restringidos, el primer paso ser la aprobacin de la evaluacin del documento de sntesis (primera fase) o la aprobacin de la evaluacin de la solicitud completa (segunda fase). El plazo de presentacin deber ser suficientemente largo para garantizar la calidad de las propuestas. La experiencia demuestra que un plazo demasiado corto puede impedir a los posibles solicitantes hacer sus ofertas o les induce a presentar ofertas incompletas o mal preparadas. El plazo mnimo entre la fecha de publicacin de la Gua para los solicitantes y el plazo para la presentacin de las propuestas ser de noventa das. Si el importe mximo de cada una de las subvenciones que vayan a concederse en el marco del programa es inferior o igual a 100 000 EUR, el perodo mnimo ser de sesenta das. En casos excepcionales, podr fijarse un plazo ms corto a modo de excepcin.

6.5.6.

Presentacin de propuestas

Las propuestas debern presentarse con arreglo a las instrucciones que figuran en la Gua para los solicitantes (vase el modelo correspondiente). El Ordenador responsable de la convocatoria de propuestas individual decidir de forma discrecional si pide los documentos justificativos a todos los solicitantes junto con el formulario de solicitud o solo a los solicitantes que hayan sido seleccionados de forma provisional tras la evaluacin (en cuyo caso deber obtenerse una autorizacin previa). Aunque esto no modifique el principio bsico de que solo se examinarn los documentos justificativos de los solicitantes seleccionados de manera provisional, la Gua para los solicitantes y el formulario de solicitud deberan adaptarse en consecuencia. No se solicitarn documentos justificativos para las subvenciones de escasa cuanta. Los documentos justificativos debern presentarse en forma de documento original o de fotocopias. Si los documentos justificativos no estn redactados en una de las lenguas oficiales de la Unin Europea o, en su caso, del pas en el que se ejecutar, podr solicitarse una traduccin a la lengua o a una de las lenguas

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de la convocatoria de propuestas de los extractos pertinentes de los documentos que demuestren la elegibilidad de los solicitantes para interpretar la propuesta. En el caso de las subvenciones para actividades superiores a 750 000 EUR y las subvenciones de funcionamiento superiores a 100 000 EUR, el Coordinador deber presentar un informe de auditora elaborado por un auditor externo autorizado en el que se certifique la contabilidad del ltimo ejercicio financiero disponible. Excepciones: Esta obligacin no se aplicar a las organizaciones internacionales ni a los organismos pblicos. Dependiendo de su evaluacin de riesgos, el rgano de Contratacin podr eximir de esta obligacin de auditora a los establecimientos de educacin secundaria y superior, a los centros de formacin y a los beneficiarios que se hubieran obligado conjunta y solidariamente o que no tengan ninguna responsabilidad financiera, si el acuerdo se celebr con varios beneficiarios. Los solicitantes debern indicar todas las fuentes y los importes de la financiacin de la Unin recibida o solicitada para la misma accin o parte de la accin o para su funcionamiento durante el mismo ejercicio financiero, as como cualquier otra financiacin recibida o solicitada para la misma accin. GESTIN CENTRALIZADA DIRECTA Los documentos justificativos requeridos para una convocatoria especfica de propuestas debern introducirse en PADOR en el plazo establecido por la Comisin Europea.

6.5.7.
6.5.7.1.

El Comit de Evaluacin
Composicin

Las propuestas sern evaluadas por un Comit de Evaluacin nombrado por el rgano de Contratacin, compuesto por un presidente y un secretario, ambos sin derecho a voto, y un nmero impar de miembros con derecho a voto (un mnimo de tres). En caso de concesin directa de las subvenciones (vase el apartado 6.3.2)39, no ser obligatorio crear un Comit de Evaluacin. Los miembros con derecho a voto debern poseer los conocimientos tcnicos y administrativos necesarios para emitir un juicio cualificado sobre las propuestas. Debern poseer un dominio razonable de la lengua en la que estn redactadas las propuestas presentadas. Debern representar al menos a dos entidades organizativas del rgano de Contratacin sin vinculacin jerrquica entre s, salvo que no existan entidades distintas (por ejemplo, en una Delegacin de la UE). Podrn nombrarse sustitutos en las mismas condiciones que los miembros si el tamao o naturaleza tcnica de la convocatoria de propuestas as lo justifica o para evitar retrasos en caso de indisponibilidad. GESTIN CENTRALIZADA DIRECTA, GESTIN DESCENTRALIZADA CON CONTROLES A POSTERIORI

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Incluidas las subvenciones al Banco Europeo de Inversiones, al Fondo Europeo de Inversiones o a cualquier otra filial de dicho banco. Page 146 of 179

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Los miembros del Comit de Evaluacin (es decir, el presidente, el secretario y los miembros con derecho a voto) debern ser nombrados por su nombre por el rgano de Contratacin. La participacin de observadores deber ser autorizada previamente por el rgano de Contratacin. GESTIN DESCENTRALIZADA CON CONTROLES PREVIOS Los miembros del Comit de Evaluacin (es decir, el presidente, el secretario y los miembros con derecho a voto), sern nombrados personalmente por el rgano de Contratacin, que informar a la Comisin Europea a ms tardar quince das hbiles antes del comienzo de la evaluacin. Si la Comisin Europea no presenta objeciones en un plazo de cinco das laborables, se considerar que el Comit ha sido aprobado. La Comisin Europea deber ser invitada a designar un observador y se la anima encarecidamente a asistir a todas las reuniones o a parte de ellas. La participacin de otros observadores deber someterse a la aprobacin previa de la Comisin Europea. Los miembros del Comit de Evaluacin debern asistir a todas las reuniones, salvo a la reunin de apertura. Cualquier ausencia de un miembro del Comit deber registrarse y justificarse en el informe de evaluacin. Un miembro que se retire del Comit de Evaluacin por cualquier motivo deber ser sustituido por otro evaluador, que ser designado con arreglo al procedimiento normal de nombramiento de los miembros del Comit de Evaluacin. El presidente del Comit de Evaluacin determinar en qu medida debe reiniciarse el proceso de evaluacin. Esa decisin y cualquier otra en relacin con la sustitucin de un miembro del Comit deber registrarse y justificarse en el informe de evaluacin. Todos los miembros del Comit de Evaluacin con derecho a voto tendrn los mismos derechos de voto. El Comit de Evaluacin deber constituirse con suficiente antelacin para cerciorarse de que los miembros (y los posibles observadores nombrados por la Comisin Europea en caso de gestin descentralizada con controles previos) estn disponibles en las fechas previstas para preparar y llevar a cabo el proceso de evaluacin.

6.5.7.2.

Recurso a asesores

Si las propuestas recibidas son especialmente numerosas o muy tcnicas, puede suceder que el Comit de Evaluacin no est en condiciones de examinarlas todas en detalle. En caso necesario, podr encomendarse a asesores parte o la totalidad de ese examen pormenorizado, de tal modo que el Comit de Evaluacin pueda deliberar sobre la base de sus evaluaciones. Los asesores podrn asistir a las reuniones del Comit en calidad de observadores para exponer los resultados de su anlisis y responder a las preguntas de los miembros del Comit. Si no se recurre a asesores, el Comit de Evaluacin completar un tabla de evaluacin colectiva para cada fase del procedimiento. Los asesores trabajarn bajo la supervisin del presidente del Comit de Evaluacin. Aunque podr recurrirse a los mismos asesores para las distintas fases, pueden requerirse competencias de distinto tipo para las distintas evaluaciones, en cuyo caso se recomienda recurrir a personas diferentes, de ser posible. Si la convocatoria de propuestas est organizada por un servicio de la sede de la Comisin Europea, uno de los dos evaluadores ser la delegacin del pas donde vaya a realizarse la accin (para las acciones regionales ser la delegacin responsable o, en su caso, su sede, quien consultar a las delegaciones de la UE interesadas en la regin, segn proceda). La persona que vaya a realizar la evaluacin en nombre de la delegacin ser nombrada por el jefe de la delegacin, siguiendo las instrucciones aplicables al
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nombramiento de los Comits de Evaluacin. Aunque no se recurra a asesores, debera consultarse debidamente a la delegacin de la UE. Para los controles administrativos y de elegibilidad, los asesores debern analizar cada propuesta en funcin de la lista de controles y la declaracin del solicitante (vase el formulario de solicitud). Cada propuesta solo deber ser controlado por un asesor. Es preferible delegar esta tarea en el personal del rgano de Contratacin. Se podrn contratar asesores exteriores en caso de necesidad. Para la evaluacin de los documentos de sntesis y las propuestas, los asesores debern redactar su evaluacin utilizando las tablas de evaluacin publicadas (vase el modelo de tablas de evaluacin). Cada propuesta y cada documento de sntesis debern ser evaluados por al menos dos asesores que trabajen con independencia el uno del otro. Los dos asesores debern elegirse preferentemente entre personal de la Comisin Europea. A falta de personal suficiente en la Comisin Europea, podrn contratarse asesores externos. Estos debern tener un conocimiento profundo de las materias objeto del programa de subvenciones de que se trate. Su capacidad deber determinarse en funcin de su currculum vtae. Cabe esperarse un mnimo de cinco aos de experiencia especfica.

GESTIN CENTRALIZADA DIRECTA GESTIN DESCENTRALIZADA CON CONTROLES A POSTERIORI Corresponder al rgano de Contratacin seleccionar a los asesores. Los asesores externos que no sean funcionarios o empleados del rgano de Contratacin o de la administracin del pas beneficiario debern ser seleccionados con arreglo al procedimiento para los contratos de servicios, es decir, de acuerdo con los lmites aplicables. GESTIN DESCENTRALIZADA CON CONTROLES PREVIOS Corresponder al rgano de Contratacin seleccionar a los asesores. La lista deber presentarse a la Comisin Europea para su aprobacin. Los asesores externos que no sean funcionarios o empleados del rgano de Contratacin o de la administracin del pas beneficiario debern ser seleccionados con arreglo al procedimiento para los contratos de servicios.

6.5.7.3.

Imparcialidad y confidencialidad

Vase el punto 2.8.2.

6.5.7.4.

Responsabilidades del Comit de Evaluacin

Vase el punto 2.8.3.

6.5.8.

Fases del proceso de evaluacin

El proceso de evaluacin se iniciar con la recepcin de los documentos de sntesis (en el caso de las convocatorias restringidas) o las propuestas completas (en el caso de las convocatorias abiertas) por el
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rgano de Contratacin y terminar con la decisin de concesin de las subvenciones a los solicitantes seleccionados.

6.5.8.1.

Recepcin y registro de las propuestas

Al recibir las propuestas, el rgano de Contratacin deber proceder a su registro y emitir un acuse de recibo para las que se entreguen en mano (vase el anexo A7). Los sobres debern permanecer precintados y en lugar seguro hasta su apertura.

6.5.8.2.

Sesin de apertura y controles administrativos

Todas las propuestas recibidas debern abrirse en una sesin de apertura en la que se comprobarn los datos consignados en el registro y se numerarn las propuestas. El secretario del Comit supervisar la sesin de apertura y solicitar la asistencia de otros agentes del rgano de Contratacin si resulta necesario. El registro de los documentos de sntesis o de las propuestas deber contener la siguiente informacin: nmero de registro del documento de sntesis o de la propuesta fecha de presentacin el nombre y domicilio del solicitante.

Para cada propuesta: se guardar el original de un modo seguro en los archivos del rgano de Contratacin; se distribuirn las copias entre los evaluadores y, en su caso, entre los asesores.

Las propuestas que hayan cumplido el plazo se sometern a un control administrativo para comprobar si se ha contestado con un s a todos los criterios mencionados en la lista de control (parte 1 del apartado V del formulario de solicitud de subvencin). Los asesores y los miembros del Comit de Evaluacin no podrn en ningn caso modificar la lista de control. La ausencia o incorreccin de alguna de las informaciones solicitadas podr ser motivo suficiente para rechazar la solicitud y no seguir con su evaluacin. Sin embargo, si por un error de redaccin obvio de los solicitantes, estos no presentan alguna prueba o declaracin, el Comit de Evaluacin, salvo en casos debidamente justificados, podr pedir al solicitante que le facilite, dentro de un plazo determinado, la informacin que falte o que aclare los documentos justificativos. Dicha informacin o aclaracin no podr modificar sustancialmente la propuesta ni las condiciones de la oferta. Si se enva una aclaracin, el Comit de Evaluacin podr decidir de forma discrecional si ha de evaluarse, garantizando la igualdad de trato de las propuestas y la proporcionalidad. Cualquiera que sea la decisin del Comit de Evaluacin, se registrar ntegramente y se indicarn las razones correspondientes en el informe de evaluacin (vase el punto 2.8.3.). El rgano de Contratacin deber conservar las propuestas que no pasen a la fase siguiente del proceso de evaluacin.

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Los controles administrativos podrn ser realizados por miembros del Comit de Evaluacin o por uno o varios asesores. Si los miembros del Comit de Evaluacin no proceden a esos controles, el Comit de Evaluacin deber revisar las conclusiones de los asesores a partir de las tablas que hayan cumplimentado. Para facilitar la revisin de las evaluaciones, el secretario deber garantizar que se elabore una lista con las propuestas que no hayan cumplido los controles administrativos. Deber justificarse cada entrada en esa lista. Tras la sesin de apertura y los controles administrativos, el Comit de Evaluacin se reunir para resolver los posibles contenciosos y proceder a evaluar los documentos de sntesis.

6.5.8.3.

Evaluacin del documento de sntesis

Se evaluar la pertinencia y la concepcin de la accin analizando, mediante una tabla de evaluacin, los documentos de sntesis presentados dentro del plazo estipulado y que hayan superado los controles administrativos (vase el anexo E5_a). La evaluacin global se basar en la puntuacin obtenida en cada subapartado, que se sumar por apartados. Si el Comit de Evaluacin no evala los documentos de sntesis, la puntuacin total ser la media aritmtica de las puntuaciones otorgadas por los asesores. Si la convocatoria de propuestas est organizada por un servicio de la sede de la Comisin Europea, deber enviarse una copia de cada documento de sntesis a la Delegacin de la Unin Europea en el pas donde vaya a realizarse la accin propuesta para su evaluacin sobre la base de la misma tabla de evaluacin (vase el anexo E8). A continuacin, el Secretario establecer una lista de todos los documentos de sntesis en funcin de la puntuacin obtenida. En una primera fase, solo se tendrn en cuenta para la preseleccin los documentos de sntesis que hayan recibido 30 puntos. En una segunda fase, se reducir la lista de documentos de sntesis en funcin de la puntuacin obtenida, como mnimo al doble del presupuesto disponible para la convocatoria. Las tablas de evaluacin cumplimentadas para cada documento de sntesis debern enviarse a los asesores del Comit de Evaluacin, en su caso. GESTIN CENTRALIZADA DIRECTA, GESTIN DESCENTRALIZADA CON CONTROLES A POSTERIORI El informe de evaluacin de la fase 1 (sesin de apertura, controles administrativos y documentos de sntesis) debern remitirse al rgano que contratacin, que deber decidir si acepta las recomendaciones del Comit. GESTIN DESCENTRALIZADA CON CONTROLES PREVIOS Adems, el rgano de Contratacin deber someter el informe de evaluacin a la Comisin Europea para su aprobacin. Tras la evaluacin de los documentos de sntesis, el rgano de Contratacin enviar una carta al solicitante que haya presentado la solicitud, indicando si super con xito la sesin de apertura y los controles administrativos, as como los resultados de la evaluacin del documento de sntesis.

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6.5.8.4.

Evaluacin del formulario de solicitud completo

En el procedimiento restringido, la sesin de apertura y controles administrativos descrita en el punto 6.4.8.2. se realizar antes del evaluar la solicitud completa. La calidad de las solicitudes completas se evaluar utilizando la tabla de evaluacin (vase el anexo E5_b) que contiene los criterios de seleccin y concesin. Se formularn comentarios para cada subapartado en funcin de las preguntas y de los criterios de la seccin de que se trate. La evaluacin global se basar en la puntuacin obtenida en cada subapartado, que se sumar por apartados. Si el Comit de Evaluacin no evala las solicitudes, la puntuacin total ser la media aritmtica de las puntuaciones otorgadas por los asesores. Si la convocatoria de propuestas est organizada por un servicio de la sede de la Comisin Europea, deber enviarse una copia de cada formulario de solicitud a la Delegacin de la Unin Europea en el pas donde vaya a realizarse la accin propuesta para su evaluacin sobre la base de la misma tabla de evaluacin (vase el anexo 8). A continuacin, el secretario establecer una lista de todas las propuestas en funcin de la puntuacin obtenida. Las tablas de evaluacin cumplimentadas para cada propuesta debern enviarse al Comit de Evaluacin. GESTIN CENTRALIZADA DIRECTA, GESTIN DESCENTRALIZADA CON CONTROLES A POSTERIORI El informe de evaluacin sobre los formularios de solicitud (fase 2) se remitir al rgano de Contratacin, que decidir si acepta o no las recomendaciones del Comit. GESTIN DESCENTRALIZADA CON CONTROLES PREVIOS Adems, el rgano de Contratacin someter el informe de evaluacin a la Comisin Europea para su aprobacin. Una vez que se hayan recibido las autorizaciones necesarias, el rgano de Contratacin deber enviar a los solicitantes una carta normalizada, indicando si sus propuesta han superado la apertura y los controles administrativos (en los procedimientos restringidos) y si han sido seleccionadas provisionalmente segn su puntuacin, e invitando a aquellos cuyas propuestas hayan sido seleccionadas provisionalmente a suministrar los documentos justificativos necesarios.

6.5.8.5.

Control de la elegibilidad

Esta evaluacin se llevar a cabo utilizando la declaracin del solicitante, los documentos justificativos solicitados y los criterios establecidos en la Gua para los solicitantes. Los asesores y los miembros del Comit de Evaluacin no podrn en ningn caso modificar la declaracin. Es conforme la declaracin del solicitante con los documentos justificativos solicitados? La ausencia de algn justificante o cualquier incoherencia entre la declaracin y los documentos justificativos ser suficiente para desestimar la propuesta. No obstante, el Comit de Evaluacin podr decidir discrecionalmente si la propuesta debe seguir siendo evaluada, en aras de la igualdad de trato y la proporcionalidad. Cualquiera que sea la decisin del Comit de Evaluacin,
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se registrar ntegramente y se indicarn las razones correspondientes en el informe de evaluacin (vase el punto 2.8.3.). Elegibilidad: Son los solicitantes y la accin elegibles? Este punto se evaluar en funcin de los criterios definidos en la Gua para los solicitantes. Los controles de elegibilidad podrn ser realizados por miembros del Comit de Evaluacin o por asesores. Cada propuesta podr ser examinada por una persona. Aunque los controles de elegibilidad suelen aplicarse tan solo a los solicitantes seleccionados provisionalmente al final del procedimiento, el Comit podr optar por controlar la elegibilidad en cualquier fase del procedimiento. En aras de la buena prctica administrativa, el Comit de Evaluacin podr controlar los candidatos (y excluirlos, en su caso) en cualquier fase de la evaluacin si resulta obvio que no cumplen los criterios de elegibilidad. Si los miembros del Comit de Evaluacin no proceden a esos controles, el Comit de Evaluacin deber revisar las conclusiones de los asesores a partir de las tablas que hayan cumplimentado. Para facilitar la revisin de las evaluaciones, el secretario deber garantizar que se elabore una lista con las propuestas no elegibles. Deber justificarse la no elegibilidad de cada entrada de la lista.

6.5.8.6.

Conclusiones del Comit de Evaluacin

El Comit de Evaluacin redactar sus recomendaciones despus de que los asesores hayan examinado todas las propuestas. No deber cambiar las puntuaciones o las recomendaciones de los asesores ni modificar las tablas de evaluacin cumplimentadas por los asesores. El Comit de Evaluacin podr decidir aceptar la clasificacin establecida por el secretario basndose en el informe de los evaluadores. Si el Comit no acepta las puntuaciones establecidas por los asesores para una propuesta (por ejemplo, cuando hay una diferencia considerable o discrepancias claras entre las puntuaciones otorgadas por los asesores), deber motivar su decisin en el informe de evaluacin. Acto seguido, el Comit deber preparar una nueva tabla de evaluacin colectiva para la propuesta en cuestin, teniendo cuenta los puntos que se mencionan a continuacin. Se elaborar una nueva lista a partir de las puntuaciones resultantes de la nueva evaluacin, que sustituirn las puntuaciones otorgadas por los asesores. Toda las decisiones adoptadas debern registrarse y justificarse plenamente en el informe de evaluacin. Las tablas de evaluacin cumplimentadas por los miembros del Comit de Evaluacin debern conservarse junto con las de los asesores. Las decisiones del Comit de Evaluacin se adoptarn de forma independiente y tendrn carcter consultivo. En ltima instancia, el Comit de Evaluacin deber elaborar una lista de las propuestas seleccionadas para su financiacin, indicando la puntuacin obtenida por cada propuesta, el importe de la subvencin propuesta y el porcentaje de los gastos elegibles propuestos que se vayan a financiar. Dicha lista incluir las propuestas que hayan obtenido las mejores puntuaciones, clasificadas por orden y dentro del lmite de los fondos disponibles en el marco de la convocatoria de propuestas, a reserva de las consideraciones siguientes: El Comit podr recomendar la seleccin de una propuesta si se cumplen determinadas condiciones antes de la firma del contrato. Ahora bien, tales condiciones no debern cuestionar la
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decisin de conceder la subvencin ni la igualdad de trato entre los solicitantes (vase el punto 6.4.10.2.). El Comit podr decidir no atribuir todos los fondos disponibles si considera que no ha habido propuestas suficientes de la calidad requerida para acogerse a la subvencin. Dicho de otro modo, la mera disponibilidad de fondos no deber dar lugar a la concesin de una subvencin a propuestas que no alcancen el nivel de calidad necesario. El Comit podr elaborar una lista por temas o regiones geogrficas con arreglo a la Gua para los solicitantes. El Comit podr desestimar una propuesta si ha seleccionado otra de naturaleza similar que haya obtenido mayor puntuacin. Si varias propuestas presentadas por el mismo solicitante se seleccionan para su financiacin, pero este no dispone de la capacidad financiera y operativa necesarias para ejecutar todas las acciones al mismo tiempo, el Comit podr desestimar las propuestas que hayan obtenido una puntuacin inferior, y seleccionar las propuestas que el solicitante pueda llevar a cabo.

El Comit tambin podr elaborar, en las mismas condiciones, una lista de reserva con un nmero limitado de las propuestas que hayan obtenido las mejores puntuaciones despus de las seleccionadas para financiacin. Esa lista de reserva ser vlida durante el perodo indicado en el informe de evaluacin. Las propuestas incluidas en esa lista podrn recibir una subvencin en la medida en que haya fondos disponibles en la convocatoria de propuestas (por ejemplo, si se reducen los costes elegibles de las propuestas seleccionadas o si resulta imposible firmar un contrato con un solicitante seleccionado, etc.). El informe de evaluacin final, que cubrir los controles de elegibilidad, se elaborar tras la reunin final del Comit de Evaluacin. Deber ser firmado por todos los miembros del Comit de Evaluacin.

GESTIN CENTRALIZADA DIRECTA, GESTIN DESCENTRALIZADA CON CONTROLES A POSTERIORI Todo el procedimiento de evaluacin se har constar en un informe que deber ser firmado por el presidente, el secretario y todos los miembros del Comit de Evaluacin con derecho a voto. El informe de evaluacin deber remitirse al rgano de Contratacin, que decidir si acepta o no las recomendaciones del Comit. GESTIN DESCENTRALIZADA CON CONTROLES PREVIOS Adems, el rgano de Contratacin someter el informe de evaluacin y las recomendaciones del rgano de Contratacin a la Delegacin de la Unin Europea para su aprobacin. Si el rgano de Contratacin confirma que no ha habido modificaciones en las Condiciones Particulares ni en los anexos del contrato propuesto respecto de las condiciones del contrato normalizado que figura como anexo de la Gua para los solicitantes, la aprobacin por la Comisin Europea del informe de evaluacin, incluida la lista de propuestas de concesin, se considerar un refrendo global de los contratos correspondientes (si se requiere tal refrendo). La lista deber incluir todos los elementos necesarios para la celebracin de los contratos (incluidos los datos de los solicitantes, el importe mximo de la
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subvencin y la duracin del contrato). No ser necesario el refrendo de la Delegacin de la UE en determinados casos mencionados en la Gua Prctica de procedimientos para los presupuestos-programas. Una vez haya obtenido la aprobacin, el rgano de Contratacin podr iniciar el procedimiento de concesin de las subvenciones (vase el punto 6.4.10.). La decisin de concesin incluir el objeto y el importe global de la subvencin, el informe de evaluacin aprobado y, en su caso, los motivos por los que el rgano de Contratacin ha decidido no atenerse a las recomendaciones formuladas por el Comit en el informe con respecto a una propuesta determinada. Sin perjuicio de la legislacin del rgano de Contratacin sobre el acceso a los documentos, todo el procedimiento ser confidencial, desde la elaboracin de la convocatoria de propuestas hasta la determinacin de los solicitantes seleccionados. Las decisiones del Comit de Evaluacin son colectivas y sus deliberaciones se mantendrn en secreto. Los miembros del Comit tendrn la obligacin de respetar la confidencialidad. Si su legislacin entra en conflicto con la confidencialidad requerida, el rgano de Contratacin deber obtener una autorizacin previa de la Comisin Europea antes de desvelar cualquier informacin.

6.5.9.

Anulacin del procedimiento de convocatoria de propuestas

El rgano de Contratacin podr decidir anular el procedimiento de convocatoria de propuestas en cualquier momento, en especial a la luz del informe de evaluacin, si: la convocatoria de propuestas ha quedado desierta, es decir, si no se ha recibido ninguna propuesta de inters o ninguna respuesta; los elementos tcnicos o econmicos del proyecto se han modificado de manera fundamental; circunstancias excepcionales o de fuerza mayor hacen imposible la ejecucin de las acciones previstas; se han producido irregularidades graves en el procedimiento, en particular si estas han impedido la igualdad de trato.

GESTIN CENTRALIZADA DIRECTA, GESTIN DESCENTRALIZADA CON CONTROLES A POSTERIORI La responsabilidad de la anulacin de una convocatoria de propuestas corresponder al rgano de Contratacin. GESTIN DESCENTRALIZADA CON CONTROLES PREVIOS Adems, se requerir la aprobacin previa de la Comisin Europea. Si, tras una aprobacin previa, se anula una convocatoria de propuestas, los solicitantes debern ser informados de la anulacin por el rgano de Contratacin, pero no tendrn derecho a ningn tipo de indemnizacin. Acto seguido, el rgano de Contratacin enviar un anuncio de anulacin a los servicios pertinentes de la Comisin Europea para su publicacin en el sitio web de EuropeAid.
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6.5.10.

Concesin de subvenciones

6.5.10.1. Notificacin al solicitante


GESTIN CENTRALIZADA DIRECTA, GESTIN DESCENTRALIZADA CON CONTROLES A POSTERIORI Tras aprobar oficialmente la lista definitiva de las subvenciones que sern concedidas, el rgano de Contratacin notificar a todos los candidatos seleccionados (en caso de acciones con varios beneficiarios, bastar con informar al solicitante y no ser necesario informar tambin a los cosolicitantes) por escrito que sus solicitudes han sido seleccionadas. Asimismo, deber remitir a los solicitantes que no hayan sido elegidos una carta normalizada por la que se les informe de que sus propuestas no han sido seleccionadas, especificando los motivos correspondientes. Si la convocatoria de propuestas fue organizada por un servicio de la sede de la Comisin Europea, deber enviarse una copia de esas notificaciones y, en su caso, todos los documentos y la informacin de la evaluacin necesaria para redactar y gestionar el contrato, a la Delegacin de la Unin Europea del pas en el que vaya a realizarse la accin propuesta. GESTIN DESCENTRALIZADA CON CONTROLES PREVIOS Adems, se requerir la aprobacin previa de la Comisin Europea. En la gestin directa centralizada, las notificaciones a los solicitantes seleccionados (en el caso de las acciones con varios beneficiarios, bastar con informar al solicitante) sobre el resultado de la evaluacin de sus solicitudes deber producirse en un plazo de seis meses tras la fecha lmite de presentacin de la solicitud completa. No obstante, en casos excepcionales y, en concreto, para acciones complejas o, si hay un nmero elevado de propuestas o se han producido retrasos atribuibles a los solicitantes, este artculo no ser de aplicacin. Los contratos de subvencin con varios beneficiarios podrn, por tanto, acogerse a esta exencin. Las cartas a los solicitantes seleccionados debern enviarse en un plazo de quince das a partir de la decisin de concesin: los solicitantes no seleccionados (en caso de acciones con varios beneficiarios, bastar con informar al solicitante) debern ser informados sobre el resultado de la evaluacin de sus solicitudes en un plazo de quince das tras la notificacin a los candidatos seleccionados.

6.5.10.2. Preparacin y firma del contrato


En la preparacin de los contratos de subvencin correspondientes a cada uno de los solicitantes seleccionados incluidos en la lista definitiva, el rgano de Contratacin deber seguir los pasos indicados en el punto 2.9.2. El presupuesto de la accin propuesta por el beneficiario con motivo de la convocatoria de propuestas deber ser corregido antes de la firma del contrato para eliminar los errores aritmticos obvios o los costes no elegibles. La descripcin de la accin se modificar en caso necesario.

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El rgano de Contratacin podr decidir aportar otras aclaraciones o correcciones menores a la descripcin de la accin o al presupuesto en la medida en que ello no cuestionen la decisin de concesin de la subvencin, no impidan la igualdad de trato de los solicitantes, y: se refieran a asuntos claramente definidos por el Comit de Evaluacin; o su objetivo sea tener en cuenta los cambios que se hayan producido desde la fecha de recepcin de la propuesta.

Esas modificaciones no podrn dar lugar a un incremento del importe de la subvencin ni del porcentaje de cofinanciacin fijado por el Comit de Evaluacin para la contribucin de la Unin. A este respecto, deber mantenerse en el expediente un registro de los contactos con los solicitantes. La firma de un contrato de subvencin con un solicitante deber celebrarse en un plazo de tres meses a partir de la notificacin de la decisin de concesin. No obstante, en circunstancias excepcionales, especialmente si se trata de acciones complejas, si ha habido un nmero elevado de propuestas o se han producido retrasos atribuibles a los solicitantes, las subvenciones con varios beneficiarios podrn acogerse a una exencin de esta norma. La norma de los tres meses solo se aplicar en caso de gestin directa centralizada. Queda prohibida cualquier otra modificacin de la propuesta del beneficiario o cualquier negociacin con este. Si el beneficiario es una organizacin internacional que emplee procedimientos de contabilidad, auditora, control interno y contratacin pblica que ofrezcan garantas equivalentes a las internacionalmente aceptadas (vase el apartado 6.9 a continuacin), en lugar del contrato normalizado de subvencin deber utilizarse el modelo de acuerdo de contribucin (vase el anexo F1) o cualquier otro modelo de contrato aprobado entre dicha organizacin internacional y el rgano de Contratacin (vanse los apartados 6.9 y 7.1). Recurso a las listas de reserva: Tras haber cursado el procedimiento mencionado, y firmado todos los posibles contratos con los solicitantes seleccionados en la lista definitiva, puede darse el caso de que queden algunos fondos disponibles en el presupuesto de la convocatoria de propuestas. Puede incluso ocurrir que se aadan fondos durante el perodo de validez de la lista de reserva. En tal caso, el procedimiento para la firma de contratos adicionales a partir de la lista de reserva ser el siguiente: Si los fondos disponibles son suficientes para financiar la contribucin de la UE solicitada por el n 1 de la lista de reserva, se aplicarn las disposiciones mencionadas anteriormente sobre notificacin, preparacin y firma del contrato. Para comprobar si los fondos son suficientes, debern haberse tenido en cuenta los errores aritmticos y los posibles costes no elegibles, ya que pueden dar lugar a una reduccin del presupuesto. Si los fondos disponibles no son suficientes, se ofrecer a ese mismo solicitante la posibilidad de aumentar su cofinanciacin para cubrir la diferencia. Si el solicitante est en condiciones de hacerlo (debe tenerse en cuenta que, como resultado de ese ejercicio, el porcentaje de los costes elegibles debe permanecer dentro de las normas de cofinanciacin autorizadas, establecidas por la Gua de la convocatoria), el contrato ser firmado de conformidad con las instrucciones que figuran en este
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captulo. Si el solicitante no puede aportar ningn fondo adicional, o si el nuevo porcentaje de cofinanciacin no se ajusta a lo dispuesto en la Gua, no se firmar ningn contrato y deber entrarse en contacto con el n 2 de la lista. Se seguir el mismo planteamiento (disponibilidad de fondos para financiar la accin tras la correccin de posibles errores aritmticos o gastos no elegibles, posibilidad de aumentar su contribucin si los fondos restantes no puede cubrir la financiacin de la UE solicitada, etc.). En caso de necesidad, se aplicar el mismo procedimiento a los solicitantes siguientes de la lista de reserva (3, 4, etc.). En ningn caso se pedir a los solicitantes que reduzcan o modifiquen sus acciones (al margen de las posibles correcciones y aclaraciones explicadas en este captulo) para que se ajusten a la financiacin de la UE disponible, ya que ello supondra una negociacin y una modificacin de la propuesta. Este procedimiento podr dar lugar a situaciones en las que el contrato se conceda finalmente a propuestas peor clasificadas. En aras de la transparencia y la igualdad de trato, es importante mantener un registro de todas las comunicaciones mantenidas con los solicitantes en la aplicacin del proceso descrito anteriormente.

6.5.11.

Caractersticas del contrato normalizado de subvencin

En caso de concesin del contrato de subvencin, los solicitantes sern los beneficiarios de y las partes en el contrato de subvencin. En particular, el solicitante se convertir en el beneficiario designado en el anexo E3h1 (Condiciones Particulares) como coordinador. El coordinador ser el interlocutor principal del rgano de Contratacin. Representar a los dems beneficiarios (en su caso), actuar en su nombre y coordinar la concepcin y la ejecucin de la accin. Los costes que pueden optar a la financiacin sern los costes contrados por el beneficiario de la subvencin (o beneficiarios en caso de subvencin con varios beneficiarios). Los costes construidos por las entidades afiliadas a un beneficiario tambin podrn ser aceptados como costes elegibles. Las entidades afiliadas sern: i) entidades jurdicas que satisfagan los criterios de elegibilidad y no exclusin para poder acogerse a una subvencin y que, conjuntamente, constituyan una entidad jurdica, incluso cuando este extremo se establezca especficamente para la ejecucin de la accin. En tal caso, esta ltima entidad (es decir, la entidad jurdica resultante, constituida por todas las dems entidades) podr ser considerada un solicitante nico. ii) entidades jurdicas que tengan un vnculo con el solicitante, en particular, un vnculo jurdico o de capital, que no se limite a la accin ni se haya establecido con el nico propsito de su aplicacin, y siempre que cumplan los criterios de elegibilidad y no exclusin de un solicitante.

El contrato normalizado de subvencin reconocer la autonoma del beneficiario de la accin y establecer las normas simplificadas de gestin correspondientes. En particular, permitir al coordinador adaptar o modificar la accin sin aprobacin previa del rgano de Contratacin, siempre que las modificaciones no sean substanciales (es decir, no cuestionen la adjudicacin del
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contrato) y no supongan una modificacin de ms del 25 % de ninguna de las partidas del presupuesto. En la celebracin de posibles contratos necesarios para los fines de la accin, el beneficiario deber cumplir las normas establecidas en el anexo IV del contrato. Salvo solicitud o acuerdo en contra de la Comisin Europea, el beneficiario de la subvencin deber adoptar las medidas necesarias para garantizar la visibilidad de la financiacin o de la Unin (vase el punto 2.3.5.).

6.5.11.1. Publicidad de la concesin de subvenciones


Una vez firmados los contratos, el rgano de Contratacin elaborar un anuncio de concesin para cada convocatoria de propuestas (vase el anexo e 11 notificacin de adjudicacin). Lo enviar de inmediato en formato electrnico a la Comisin Europea para su publicacin en el sitio web de EuropeAid. Adems, el rgano de Contratacin deber dejar constancia de toda la informacin relativa al procedimiento (incluidos el nmero de solicitantes en el ao anterior, el nmero y el porcentaje de solicitudes seleccionadas por convocatoria de propuestas; la duracin media del procedimiento desde la fecha de cierre de la convocatoria a la concesin de la subvencin, el importe de las subvenciones, los nombres de los solicitantes y los datos de los beneficiarios). Al final de cada ao, el rgano de Contratacin tambin elaborar y presentar a la Comisin Europea, para su publicacin, un cuadro recapitulativo basado en el modelo que figura en el anexo de la Gua Prctica (anexo E11, incluido el cuadro de Subvenciones concedidas sin convocatoria de propuestas). Corresponder asimismo al rgano de Contratacin publicar esta informacin en su propio sitio internet o en cualquier otro medio de comunicacin adecuado. La Comisin Europea podr autorizar al rgano de Contratacin a no aplicar esas obligaciones si la divulgacin de la informacin pudiera atentar contra la seguridad de los beneficiarios o perjudicar a sus intereses comerciales.

6.6. Subvenciones de escasa cuanta


Se trata de las subvenciones por un importe inferior o igual a 60 000 EUR. En tal caso, se aplicarn algunas simplificaciones concretas: - Deber justificarse el rechazo de la cofinanciacin en especie. - El solicitante no deber demostrar que no se encuentra en una situacin de exclusin. - No se solicitarn documentos justificativos. - Podr no pedirse la garanta de prefinanciacin. - Los registros contables y los documentos justificativos debern conservarse durante tres aos a partir de la fecha de pago del saldo. - No deber demostrarse el cumplimiento de la norma de no rentabilidad.
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6.7. Convocatoria de propuestas restringida


Las medidas aplicables a una convocatoria de propuestas abierta, descritas en el apartado 6.4, se aplicarn por analoga a las convocatorias restringidas de propuestas, con las siguientes excepciones: En una convocatoria restringida de propuestas, la Gua para los solicitantes les invita a presentar un documento de sntesis. Los controles administrativos de los documentos de sntesis, y a continuacin de los formularios de solicitud completos, se realizan utilizando las listas de control. La Gua para los solicitantes especifica que se invitar a un nmero determinado de solicitantes, sobre la base del presupuesto disponible, a presentar una propuesta definitiva. Se elaborar una lista restringida al nmero publicado, con los solicitantes cuyos documentos de sntesis que hayan obtenido las mejores puntuaciones, clasificados por orden. Se elabora redactar un informe para documentar los resultados de la sesin de apertura, de los controles administrativos y de la evaluacin del documento de sntesis. Los solicitantes preseleccionados sern invitados posteriormente por escrito a presentar un formulario de solicitud completo. Los controles de legibilidad slo se efectuarn para las propuestas que han sido seleccionadas de forma provisional al final de la evaluacin, sobre la base de los documentos justificativos solicitados por el rgano de Contratacin y de las declaraciones del solicitante, con arreglo a las normas establecidas en la Gua para los solicitantes y dentro del presupuesto disponible para la convocatoria. Los solicitantes no podrn modificar la informacin evaluada sobre la base del documento de sntesis en el formulario de solicitud completo. La contribucin de la Unin solicitada para la accin no podr variar de la estimacin inicial en ms de un 20 %. Si la contribucin de la Unin solicitada difiere de la estimacin inicial, la diferencia entre la contribucin de la Unin y el coste total de la accin deber permanecer dentro de los lmites impuestos por la Gua para los solicitantes. El plazo mnimo entre la fecha de publicacin de la Gua para los solicitantes y la fecha lmite para la presentacin de las propuestas preliminares ser de cuarenta y cinco das. El plazo mnimo entre la fecha de envo de las cartas de convocatoria para presentar los formularios finales y la fecha lmite fijada para la presentacin de las propuestas ser de cuarenta y cinco das. En casos excepcionales, podr fijarse un plazo ms corto a modo de excepcin.

6.8. Modificacin de los contratos de subvencin


6.8.1. Principios generales

Vase el punto 2.10.1. Los contratos de subvencin solo podrn modificarse mediante clusulas adicionales por escrito, y no mediante rdenes administrativas. Esas clusulas adicionales, incluidas las destinadas a aadir o suprimir a un beneficiario, no podrn tener por objeto o efecto ni introducir en el contrato modificaciones que pudieren cuestionar la decisin de concesin de la subvencin, ni violar la igualdad de trato entre los solicitantes.
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El importe mximo de la subvencin y el porcentaje mximo de la cofinanciacin de la Unin Europea no podrn incrementarse.

6.8.2.

Preparacin de los apndices

Vase el punto 2.10.2.

6.9. Subcontratacin y redistribucin de las subvenciones por los beneficiarios de subvenciones


Contratos de servicios, suministros y obras para una accin financiada mediante subvencin: Si la ejecucin de la accin o del programa de trabajo requiere la contratacin de servicios, suministros u obras por el beneficiario de la subvencin, debern aplicarse los procedimientos de adjudicacin de contratos que figuran en el anexo IV del contrato de subvencin para cada contrato. Si el beneficiario de la subvencin no cumple lo dispuesto en el anexo IV, los gastos correspondientes no podrn optar a financiacin del FED o de la Unin. No obstante, esos contratos solo podrn referirse a una parte limitada de la accin. Redistribucin de las subvenciones: Si la accin requiere la concesin de ayuda financiera a terceros, debern cumplirse los siguientes requisitos: que, antes de conceder la subvencin, el rgano de Contratacin haya comprobado que el beneficiario de la subvencin ofrece garantas suficientes en lo que se refiere a la recuperacin de las cantidades adeudadas a la Comisin Europea; que las condiciones para la concesin de dicha ayuda estn definidas estrictamente en el contrato de subvencin a fin de evitar el ejercicio de capacidad discrecional por parte del beneficiario de la subvencin; esto incluira que se especifiquen los tipos de entidades que pueden optar a la ayuda, los criterios de adjudicacin (incluidos los criterios para determinar el importe exacto) y una lista fija de los distintos tipos de actividad que pueden recibir dicho apoyo financiero; que la cantidad mxima de apoyo financiero que pueda pagarse no exceda de 60 000 EUR por tercero, salvo si la ayuda financiera es el objetivo principal de la accin, en cuyo caso no se aplicarn lmites.

En el caso del FED, de conformidad con el artculo 116, apartado 2, letra a), del Reglamento Financiero del 10 FED, la redistribucin de las subvenciones no podr convertirse en el objetivo principal de la accin.

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6.10.Subvenciones a organizaciones internacionales y organismos nacionales


6.10.1. Subvenciones a organizaciones internacionales

Si, como resultado de una convocatoria de propuestas en el marco de una gestin descentralizada o centralizada directa, el beneficiario de una subvencin es una organizacin internacional, se aplicar ntegramente lo dispuesto en este captulo (incluidos, por ejemplo, los principios contemplados en el punto 6.2.4., el apartado 6.8. sobre la restriccin a la redistribucin de las subvenciones y los procedimientos de adjudicacin del apartado 6.3.). De conformidad con el artculo 43 de las normas de desarrollo del Reglamento Financiero de la Unin, se entender por organizacin internacional las organizaciones de Derecho internacional pblico creadas por acuerdos intergubernamentales y las agencias especializadas creadas por aqullas (puede tratarse de organizaciones de escala mundial o regional). Las organizaciones constituidas con arreglo a una normativa nacional no son organizaciones internacionales (por ejemplo, una ONG nacional con varias oficinas regionales o nacionales). Las organizaciones como las Naciones Unidas y sus agencias y entidades especializadas, el Banco Mundial, la Organizacin de Cooperacin y Desarrollo Econmicos, la Organizacin Mundial del Comercio, el Fondo Monetario Internacional, la Organizacin para la Seguridad y la Cooperacin en Europa, el Banco Europeo de Reconstruccin y Desarrollo y la Organizacin Internacional para las Migraciones entran claramente dentro de la definicin de organizacin internacional. En caso de duda, para determinar si una organizacin queda amparada por la definicin, deber analizarse su naturaleza, principalmente sobre la base de sus instrumentos jurdicos (por ejemplo, sus estatutos o el acuerdo intergubernamental por la que se cree). Las organizaciones siguientes figuran explcitamente en el artculo 43 de las normas de aplicacin del Reglamento Financiero como organizaciones internacionales: el Comit Internacional de la Cruz Roja (CICR) y la Federacin Internacional de Sociedades de la Cruz Roja y de la Media Luna Roja (pero no las organizaciones nacionales de la Cruz Roja y de la Media Luna Roja). Otras organizaciones sin nimo de lucro podrn asimilarse a organizaciones internacionales mediante decisin de la Comisin. Mtodos de ejecucin y procedimientos Corresponder a la Comisin Europea (el Colegio) decidir el mtodo de ejecucin de la accin en la decisin de financiacin. Por consiguiente, si una organizacin internacional ha sido seleccionada a raz de una convocatoria de propuestas lanzada en rgimen de gestin centralizada directa o descentralizada, el apoyo financiero prestado ser una subvencin a efectos de lo dispuesto en el presente captulo, y no una contribucin en rgimen de gestin conjunta. El Ordenador no podr cambiar el mtodo de ejecucin establecido previamente, salvo que la decisin de financiacin prevea explcitamente la posibilidad de celebrar un acuerdo de contribucin con una organizacin internacional en el marco de una gestin conjunta y ello se explique en la Gua para los solicitantes. En tal caso, deber obtenerse una aprobacin previa. Cabe recordar que la Gua para los solicitantes contiene un apartado normalizado en el que se establece
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que, si una organizacin internacional puede acogerse a la convocatoria y, como consecuencia de su participacin, su propuesta ha sido seleccionada, deber firmarse un acuerdo de contribucin normalizado en lugar de un contrato de subvencin normalizado (o cualquier otro modelo de contrato aprobado entre dicha organizacin internacional y el rgano de Contratacin), siempre que la organizacin internacional de que se trate ofrezca las garantas que establece el Reglamento Financiero40. Esta disposicin se aplicar a los contratos con un solo beneficiario. Antes de lanzar la convocatoria de propuestas, ser imprescindible comprobar, en su caso, que esta opcin figure claramente en el documento. As se evitarn problemas durante el proceso, especialmente en lo que se refiere al principio de la igualdad de trato. Si, en un contrato con varios beneficiarios, la organizacin internacional no es el coordinador, se firmar el contrato normalizado de subvencin, pero se incluirn clusulas especiales aplicables a la organizacin internacional en las Condiciones Particulares. Cabe observar que, aunque el mismo tipo de contrato (acuerdo de contribucin normalizado) puede utilizarse tanto para subvenciones a una organizacin internacional como para contribuciones en rgimen de gestin conjunta, muchas de las normas de procedimiento y de fondo sern diferentes. Por ejemplo, los procedimientos que conduzcan a la firma de un acuerdo de contribucin sern diferentes. En virtud de lo dispuesto en el apartado 6.3, deber recurrirse a una convocatoria de propuestas para seleccionar una entidad beneficiaria de una subvencin, salvo que se cumpla una de las condiciones que establece el artculo 168 de la norma de desarrollo. Las organizaciones internacionales no pueden ser tratadas de forma distinta a otros beneficiarios de subvencin (por ejemplo, las ONG) cuando se justifique el recurso al artculo 168. Por ejemplo, antes de afirmar que una organizacin tiene el monopolio de la ejecucin de determinadas acciones, el Ordenador de pagos pertinente deber cerciorarse de que la organizacin es la nica entidad (pblica o privada, nacional o internacional) que pueda actuar en ese sentido. Una subvencin tambin est sujeta a limitaciones de redistribucin de conformidad con el Reglamento Financiero (vase el apartado 6.8), mientras que esa limitacin no existe en el rgimen de gestin conjunta. La mayor parte de las actividades en el marco de una subvencin debern ser efectuados por su beneficiario (organizaciones internacionales) o sus entidades afiliadas; mientras que el objetivo de la gestin conjunta es precisamente autorizar a la organizacin internacional a actuar en calidad de rgano de Contratacin. Documento que deber firmarse Tal como se ha explicado anteriormente, en caso de subvencin con un solo beneficiario, el documento legal que deber firmarse con una organizacin internacional ser un acuerdo de contribucin, siempre que as se indique claramente en la Gua para los solicitantes y que el rgano de Contratacin pueda demostrar (por ejemplo, mediante una evaluacin de cuatro pilares) que podr firmarse un acuerdo de contribucin normalizado con una organizacin internacional. El texto actual del acuerdo de contribucin normalizado se basa en los acuerdos marco celebrados con nuestros socios principales, como las Naciones Unidas y el Banco Mundial.

40

La Comisin Europea reconoce que las organizaciones internacionales que cumplen las normas internacionales son distintas de otras entidades (por ejemplo las ONG) y, por lo tanto, teniendo en cuenta estas diferencias, podr recurrirse a otro tipo de acuerdo que reconozca sus peculiaridades (vanse los acuerdos celebrados entre la Comisin Europea y las organizaciones internacionales, el trato otorgado a las organizaciones internacionales en los Reglamentos Financieros [Presupuesto y FED], etc.). Ahora bien, s debe recurrirse a otro tipo de acuerdo, Enero de 2013 Page 162 of 179 prag_2013_es.doc

Si se firma un acuerdo de contribucin normalizado, la organizacin internacional podr utilizar sus procedimientos de auditora y control interno. Tambin podr utilizar sus propios procedimientos de contratacin pblica, en la medida en que se ajusten a los principios mencionados en el apartado 6.8, es decir: eleccin de la oferta econmicamente ms ventajosa (mejor relacin calidad-precio), transparencia competencia leal, y evitar posibles conflictos de intereses.

Estos principios constituyen normas internacionales; por consiguiente, puede darse por supuesto que las organizaciones internacionales que ofrezcan garantas equivalentes a las normas internacionalmente aceptadas para la contratacin pblica podrn aplicar sus propios procedimientos. Algunas clusulas en el acuerdo de contribucin solo se aplicarn en casos de gestin conjunta o subvenciones. El acuerdo de contribucin (artculo 1 de las Condiciones Particulares) deber especificar si se considera que la accin se ejecuta en rgimen de gestin conjunta o no. Tal como se ha indicado anteriormente, si en un contrato con varios beneficiarios, la organizacin internacional no es el coordinador, se firmar el contrato normalizado de subvencin, pero se incluirn clusulas especiales aplicables a la organizacin internacional en las Condiciones Particulares. Cabe recordar asimismo que si un pas beneficiario concede una subvencin a organizaciones internacionales en el marco de la gestin descentralizada, algunas disposiciones del acuerdo de contribucin normalizado solo se aplicarn a la Comisin Europea (y no al pas beneficiario), como el artculo 8 de las Condiciones Generales sobre la evaluacin de la accin y el artculo 16, apartado 4, de las Condiciones Generales en materia de verificacin. La Comisin Europea deber prestar especial atencin a la hora de aplicar los derechos reconocidos en esas disposiciones, si procede. Por ltimo, si existe un acuerdo marco con organizaciones internacionales (como el Acuerdo Marco Administrativo y Financiero [FAFA] con las Naciones Unidas y sus agencias, el acuerdo con el Banco Mundial, etc.), se recomienda que los acuerdos con esas organizaciones internacionales concretas, tras la concesin de una subvencin, sean firmados por la Comisin Europea (por consiguiente, en rgimen de gestin centralizada) y no por el pas beneficiario en rgimen de gestin descentralizada. Esto deber reflejarse adecuadamente en la decisin de financiacin y en el acuerdo de financiacin. Cabe recordar que los acuerdos de contribucin suscritos en rgimen de gestin conjunta siempre debern ser firmados por la Comisin Europea y no por el pas beneficiario.

esta informacin deber publicarse en la Gua correspondiente. Enero de 2013 prag_2013_es.doc Page 163 of 179

6.10.2.

Subvenciones a organismos nacionales

Las subvenciones concedidas a organismos pblicos nacionales a efectos de lo dispuesto en los artculos 58, apartado 1, letra c), incisos v) y vi), del Reglamento financiero de la Unin y en el artculo 25, apartado 3, letra b), del Reglamento Financiero aplicable al 10 FED debern ajustarse a las normas y procedimientos establecidos en este captulo y en el contrato de subvencin normalizado. Tambin podrn acogerse a otras normas especficas aplicables a organismos pblicos (por ejemplo, se les podr eximir de aportar garantas financieras o se les podr autorizar a aplicar sus propios procedimientos de contratacin pblica - cuando el beneficiario de la subvencin sea un rgano de Contratacin o una entidad adjudicataria en el sentido de las directrices comunitarias aplicables a los procedimientos de contratacin pblica, aplicar las disposiciones pertinentes de estos textos). El acuerdo de delegacin concluido con los organismos nacionales, por el que la Comisin Europea delega competencias de ejecucin presupuestaria a esos organismos para que acten como rgano de Contratacin, solo podr aplicarse a las contribuciones en rgimen de gestin centralizada indirecta. A diferencia del acuerdo de contribucin normalizado con organizaciones internacionales, el acuerdo de delegacin no ha sido diseado para que se ajuste a las normas y principios aplicables a las subvenciones. Por ende, el acuerdo de delegacin no podr utilizarse para conceder una subvencin a organismos nacionales.

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7. Textos jurdicos
7.1. Marco jurdico para la contratacin pblica
7.1.1. Programas financiados con cargo al Presupuesto

El siguiente marco jurdico se aplica a los contratos de servicios, suministros y obras financiados con cargo al Presupuesto General de la Unin Europea, celebrados en el marco de la cooperacin de la Unin con terceros pases y concedidos por un rgano de Contratacin del pas beneficiario, o por la Comisin Europea en nombre y por cuenta del beneficiario: Reglamento (CE, Euratom) n 1605/2002 del Consejo, de 25 de junio de 2002, por el que se aprueba el Reglamento financiero aplicable al presupuesto general de las Comunidades Europeas (y, en particular, el captulo III del ttulo IV de la segunda parte sobre las disposiciones particulares sobre contratacin pblica en las acciones exteriores), tal como ha quedado modificado por el Reglamento (CE, Euratom) n 1995/2006, de 13 de diciembre de 2006. Reglamento (CE, Euratom) n 2342/2002 de la Comisin, de 23 de diciembre de 2002, sobre normas de desarrollo del Reglamento Financiero mencionado en el punto anterior (y, en particular, el captulo III del ttulo III de la segunda parte, relativo a las disposiciones particulares sobre contratacin pblica en las acciones exteriores), tal como sido modificado por: Reglamento (CE, Euratom) n 1261/2005 de la Comisin, de 20 de julio de 2005; Reglamento (CE, Euratom) n 1248/2006 de la Comisin, de 7 de agosto de 2006; Reglamento (CE, Euratom) n 478/2007 de la Comisin, de 23 de abril de 2007.

Los Reglamentos y otros actos de base especficos relativos a los distintos programas de cooperacin.

Asimismo, sern de aplicacin las disposiciones siguientes: El acuerdo marco firmado entre la Unin y el pas beneficiario de que se trate, si existe un acuerdo de ese tipo. Ese acuerdo contendr las normas de cooperacin administrativa entre ambas partes para la ejecucin de la ayuda exterior. El Convenio de Financiacin firmado por la Unin y el pas beneficiario de que se trate para cada programa financiado por la UE. En l se establecern los objetivos y el presupuesto del programa. Normas y procedimientos aplicables a los contratos de servicios, de suministros y de obras financiados con cargo al presupuesto general de las comunidades europeas en el marco de la cooperacin con los terceros pases [C(2007) 2034], adoptado por la Comisin Europea el 24 de mayo de 2007. Esta Gua Prctica, junto con los documentos y modelos normalizados que figuran en sus anexos.

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7.1.2.

Programas financiados con cargo al FED

El siguiente marco se aplicar a los contratos de servicios, suministros y obras financiados por el Fondo Europeo de Desarrollo: Acuerdo de Asociacin ACP-CE firmado en Coton el 23 de junio de 2000, tal como fue modificado por el Acuerdo por el que se modifica el Acuerdo de Asociacin ACP-CE, firmado en Luxemburgo el 25 de junio de 2005 y en Uagadug el 22 de junio de 2010, y su anexo IV; Decisin 2001/822/CE del Consejo, de 27 de noviembre de 2001, relativa a la asociacin de los pases y territorios de Ultramar a la Comunidad Europea (Decisin de Asociacin Ultramar), modificada por la Decisin 2007/249/CE del Consejo, de 19 de marzo de 2007. Anexo V de la Decisin n 3/90 del Consejo de Ministros ACP-CEE, de 29 de marzo de 1990, relativo a las normas de procedimiento en materia de conciliacin y arbitraje. Reglamento (CE) n 215/2008 del Consejo, de 18 de febrero de 2008, por el que se aprueba el Reglamento financiero aplicable al dcimo Fondo Europeo de Desarrollo.

Asimismo, sern de aplicacin las disposiciones siguientes: El Convenio de Financiacin firmado por la UE y el pas beneficiario de que se trate para cada programa financiado por la UE. En l se establecern los objetivos y el presupuesto del programa. Esta Gua Prctica, junto con los documentos y modelos normalizados que figuran en sus anexos.

7.2. Marco jurdico para los procedimientos de concesin de subvenciones


7.2.1. Programas financiados con cargo al Presupuesto

El marco jurdico siguiente se aplicar a los contratos de subvencin financiados por la Unin Europea y celebrados en el marco de la cooperacin con terceros pases: Reglamento (CE, Euratom) n 1605/2002 del Consejo, de 25 de junio de 2002, por el que se aprueba el Reglamento financiero aplicable al presupuesto general de las Comunidades Europeas (y, en particular, el ttulo VI de la primera parte, sobre las subvenciones, y el captulo IV del ttulo IV de la segunda parte, sobre las disposiciones particulares sobre contratacin pblica en las acciones exteriores), tal como ha quedado modificado por el Reglamento (CE, Euratom) n 1995/2006 de la Comisin, de 13 de diciembre de 2006. Reglamento (CE, Euratom) n 2342/2002 de la Comisin, de 23 de diciembre de 2002, sobre normas de desarrollo del Reglamento Financiero (y, en particular, el ttulo VI de la primera parte, relativo a las subvenciones, y el captulo IV del ttulo III de la segunda parte, sobre las disposiciones particulares sobre contratacin pblica en las acciones exteriores), modificado por: Enero de 2013 prag_2013_es.doc

Reglamento (CE, Euratom) n 1261/2005 de la Comisin, de 20 de julio de 2005;


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Reglamento (CE, Euratom) n 1248/2006 de la Comisin, de 7 de agosto de 2006; Reglamento (CE, Euratom) n 478/2007 de la Comisin, de 23 de abril de 2007.

Los reglamentos o decisiones del Consejo, denominados actos de base en el Reglamento financiero y en esta Gua Prctica, y otros instrumentos especficos relativos a los distintos programas de cooperacin.

7.2.2.

Programas financiados con cargo al FED

El marco jurdico siguiente se aplicar a los contratos de subvencin celebrados en el marco del 10 FED: Acuerdo de Asociacin ACP-CE firmado en Coton el 23 de junio de 2000, tal como fue modificado por el Acuerdo por el que se modifica el Acuerdo de Asociacin ACP-CE, firmado en Luxemburgo el 25 de junio de 2005 y en Uagadug el 22 de junio de 2010. Decisin 2001/822/CE del Consejo, de 27 de noviembre de 2001, relativa a la asociacin de los pases y territorios de Ultramar a la Comunidad Europea (Decisin de Asociacin Ultramar). Reglamento (CE) n 215/2008 del Consejo, de 18 de febrero de 2008, sobre el Reglamento financiero aplicable al dcimo Fondo Europeo de Desarrollo, en particular el ttulo VII de la primera parte, relativo a las subvenciones.

Asimismo, sern de aplicacin las disposiciones siguientes: El Convenio de Financiacin firmado por la UE y el pas beneficiario de que se trate para el programa, si existe un acuerdo de ese tipo. En l se establecern los objetivos y el presupuesto del programa. La Gua Prctica junto con los documentos y modelos normalizados que figuran en los anexos, que incluyen el contrato de subvencin normalizado para la ayuda exterior (vase el anexo E3) y los documentos normalizados para las convocatorias de propuestas (vanse los anexos E1, E2 y E3).

Las normas y procedimientos elaborados por la Comisin Europea para la gestin de las subvenciones en el marco del 10 FED se consolidan en esta presente Gua y debern aplicarse a todas estas subvenciones.

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8. Lista de anexos
A A1 A2a A2b Generalidades Glosario de trminos Programas de ayuda exterior de la UE Programas de elegibilidad 2007-2013 a1_glossary_es.doc a2a_ecprogrammes_es.doc a2b_eligibilityprogrammes2007_2013_es. doc a2c_eligibilityprogrammesbefore 2007_es.doc a3_decl_ob_conf_es.doc a4_decl_imp_conf_es.doc

A2c

Programas de elegibilidad anteriores a 2007

A3 A4 A5 A5a A5b A6 A7

Declaracin de objetividad y confidencialidad Declaracin de imparcialidad y confidencialidad Anuncios Anuncio de anulacin Correccin de errores del anuncio de licitacin Nota explicativa Recibo para solicitudes, ofertas o propuestas entregadas en mano Carta de notificacin Carta de presentacin de un contrato o apndice Informe de negociacin para procedimientos negociados (contratos pblicos) y concesin directa (subvenciones) Informe de negociacin para ofertas nicas Directrices Directrices sobre los procedimientos contractuales para casos de situaciones de crisis en el marco del presupuesto general y del FED

a5a_cancnotice_es.doc a5b_corrigprocnotice_es.doc a6_explnote_es.doc a7_receipt_es.doc

A8 A9 A10a

a8_notifletter_supplyworks_es.doc a9_coverletter_es.doc a10a_negotiationreport_es.doc

A10b A11 A11a

a10b_singletenderreport_es.doc

a11a_guidelines_crisis_es.zip

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A A11b

Generalidades Directrices para la redaccin de las ofertas de las especificaciones tcnicas de las instrucciones para los licitadores en el mbito de las acciones exteriores Directrices para la redaccin de las especificaciones tcnicas de las licitaciones para suministros de oficina en el mbito de las acciones exteriores a11b_it_guidelines_es.doc

A11c

a11c_guidelines_furniture_es.doc

A11d

Directrices para la redaccin de las a11d_guidelines_vehicles_es.doc especificaciones tcnicas de las licitaciones para vehculos en el mbito de las acciones exteriores Directrices para la publicacin Anexo V de la Decisin n 3/90 del Consejo de Ministros ACP-CEE, de 29 de marzo de 1990, por la que se aprueban las disposiciones generales, las Condiciones Generales y las normas de procedimiento para la conciliacin y el arbitraje, relativas a los contratos de obras, de suministros y de servicios financiados por el FED a11e_publication_guidelines_es_doc a12_conciliationandarbitration_es.pdf

A11e A12

B B1 B2a B2b

Servicios Anuncio individual de informacin previa Anuncio de licitacin Resumen del anuncio de licitacin publicacin local Formulario de solicitud normalizado Lista general Informe de preseleccin Anuncio de preseleccin b1_priorinfo_es.pdf b2a_contractnotice_es.pdf b2b_summarypn_es.doc

B3 B4 B5 B6

b3_applform_es.doc b4_longlist_es.doc b5_shortreport_es.doc b6_shortnotice_es.doc

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B7

Carta a los candidatos que no han sido preseleccionados

b7_letternotshort_es.doc

B8 B8a B8b B8c B8d

Expediente de licitacin normalizado (incluido el contrato normalizado) Carta de convocatoria de licitacin Instrucciones para los licitadores Proyecto de contrato: Condiciones Particulares Proyecto de contrato: Condiciones Generales (anexo I) Proyecto de contrato: Pliego de Condiciones para los contratos basados en honorarios (anexo II) Proyecto de contrato: Pliego de Condiciones global (anexo II) Proyecto de contrato: organizacin y metodologa (anexo III) Proyecto de contrato: Lista de los expertos principales con sus currculum vtae (anexo IV) Proyecto de contrato: Presupuesto (anexo V) b8a_invit_es.doc b8b_itt_es.doc b8c_contract_es.doc b8d_annexigc_es.pdf

B8e

b8e_annexiitorfee_es.doc

B8f

b8f_annexiitorglobal_es.doc

B8g B8h

b8g_annexiiiom_es.doc b8h_annexivexperts_es.doc

B8i1 B8i2

Presupuesto para un contrato de precio global Desglose presupuestario para un contrato basado en honorarios

b8i1_annexvbudgetglobal_es.doc b8i2_annexvbudgetfee_es.xls

Proyecto de contrato: formularios y otros documentos pertinentes (anexo VI) B8j1 B8j2 B8j3 B8j4 B8j5 Ficha de identificacin bancaria Modelo de garanta financiera Ficha de entidad jurdica (personas fsicas) Ficha de entidad jurdica (empresas privadas) Formulario de entidad jurdica (organismos pblicos) b8j1_annexvifif_es.pdf b8j2_annexviguarantee_es.doc b8j3_annexvilefind_es.pdf b8j4_annexvilefcompany_es.pdf b8j5_annexvilefpublic_es.pdf

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B8k

Proyecto de contrato: Verificacin de gastos: Pliego de Condiciones e informe de conclusiones factuales (anexo VII) Tabla de conformidad administrativa Tabla de evaluacin Tabla de evaluacin (precio global) Formulario de presentacin de ofertas Rgimen fiscal y aduanero Lista de control para la apertura de plicas Informe de la apertura de plicas Informe de evaluacin Tabla de evaluacin Carta de notificacin estndar Notificacin mejor segunda licitacin Carta a los licitadores no seleccionados Anuncio de adjudicacin del contrato Formulario de evaluacin del contratista Apndice al contrato Suministros Anuncio individual de informacin previa Anuncio de licitacin Resumen del anuncio de licitacin anuncio local

b8k_annexviiexpverif_es.doc

B8l B8m1 B8m2 B8n B8p B9 B10 B11 B12 B13a B13b B13c B14 B15 B16 C C1 C2 C3

b8l_admingrid_es.doc b8m1_evalgrid_feerate_es.doc b8m2_evalgrid_globalprice_es.doc b8n_tenderform_es.doc b8p_taxcustonsarrangements_es b9_openchecklist_es.doc b10_openreport_es.doc b11_evalreport_es.doc b12_evaluatorsgrid_es.doc b13a_notification_letter_es.doc b13b_letter_second_best_es.doc B13c_letterunsuccessful_es.doc b14_awardnotice_es.pdf b15_assessment_es.doc b16_addendum_es.doc

c1_priorinfo_es.pdf c2_contractnotice_es.doc c3_summarypn_es.doc

C4 C4a

Expediente de licitacin normalizado (incluido el contrato normalizado) Carta de convocatoria de licitacin c4a_invit_es.doc
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C4b C4c C4d C4e

Instrucciones para los licitadores Proyecto de contrato Proyecto de contrato: Condiciones Particulares Proyecto de contrato: Condiciones Generales (anexo I) Especificaciones tcnicas (anexo II) y oferta tcnica (anexo III) Oferta financiera (anexo IV) Garanta de ejecucin (anexo V) Garanta de prefinanciacin (anexo V) Tabla de conformidad administrativa Tabla de evaluacin Formulario de presentacin de ofertas Rgimen fiscal y aduanera (anexo V) Garanta de licitacin Ficha de identificacin bancaria Ficha de entidad jurdica (personas fsicas) Ficha de entidad jurdica (empresas privadas) Formulario de entidad jurdica (organismos pblicos) Lista de control para la apertura de plicas Informe de la apertura de plicas Informe de evaluacin Carta de notificacin estndar Carta a los licitadores no seleccionados

c4b_itt_es.doc c4c_contract_es.doc c4d_specialconditions_es.doc c4e_annexigc_es.doc

C4f

c4f_annexiitechspeciiitechoffer_es.doc

C4g C4h C4i C4j C4k C4l C4 m C4n C4o1 C4o2 C4o3 C4o4

c4g_annexivfinoffer_es.doc c4h_perfguarantee_es.doc c4i_prefinanceguarantee_es.doc c4j_admingrid_es.doc c4k_evalgrid_es.doc c4l_tenderform_es.doc c4m_taxcustomarrangements_es.doc c4n_tenderguarantee_es.doc c4o1_fif_es.pdf c4o2_lefind_es.pdf c4o3_lefcompany_es.pdf c4o4_lefpublic_es.pdf

C5 C6 C7 C8a C8b

c5_openchecklist_es.doc c6_openreport_es.doc c7_evalreport_es.doc C8a_notifletter_supply_es.doc c8_letterunsuccessful_es.doc


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C9 C10 C11 C12 C13 D D1 D2 D3

Anuncio de adjudicacin del contrato Formulario de evaluacin del contratista Recepcin provisional y definitiva Apndice al contrato Modificacin del presupuesto Obras (procedimiento abierto) Anuncio individual de informacin previa Anuncio de licitacin Resumen del anuncio de licitacin anuncio local

c9_awardnotice_es.doc c10_assessment_es.doc c11_provfinalaccept_es.doc c12_addendum_es.doc c13_budgetmodif_es.doc

d1_priorinfo_es.pdf d2_contractnotice_es.doc d3_summarypn_es.doc

D4

Expediente de licitacin normalizado (incluido el contrato normalizado) VOLUMEN 1 Apartado 1

D4a D4b

Carta de convocatoria de licitacin Instrucciones para los licitadores Apartado 2

d4a_invit_es.doc d4b_itt_es.doc

D4c

Formulario de presentacin de la oferta Apartado 3

d4c_tenderform_es.doc

D4d

Garanta de licitacin Apartado 4

d4d_tenderguarantee_es.doc

D4e D4f D4g D4h

Cuestionario sobre la oferta tcnica Formulario de la oferta tcnica 4.1 Formulario de la oferta tcnica 4.2 Formulario de la oferta tcnica 4.3

d4e_techofferquestion_es.doc d4f_techofferform4.1_es.doc d4g_techofferform4.2_es.doc d4h_techofferform4.3_es.doc


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D4i

Formulario de la oferta tcnica 4.4 Formulario de la oferta tcnica 4.5

d4i_techofferform4.4_es.doc

D4j1 D4j2 D4j3 D4j4

Ficha de identificacin bancaria Ficha de entidad jurdica (personas fsicas) Ficha de entidad jurdica (empresas privadas) Formulario de entidad jurdica (organismos pblicos) Formulario de la oferta tcnica 4.6 Apartado 5

d4j1_fif_es.pdf d4j2_lefind_es.pdf d4j3_lefcompany_es.pdf d4j4_lefpublic_es.pdf

D4k

d4k_techofferform4.6_es.doc

D4l D4m

Tabla de conformidad administrativa Tabla de evaluacin VOLUMEN 2

d4l_admingrid_es.doc d4m_evalgrid_es.doc

D4n D4o D4p D4q D4r D4s D4t

Proyecto de contrato Proyecto de contrato: Condiciones Particulares Proyecto de contrato: Condiciones Generales Garanta de prefinanciacin Garanta de ejecucin Garanta de retencin Rgimen fiscal y aduanero VOLUMEN 3

d4n_contract_es.doc d4o_specialconditions_es.doc d4p_annexgc_es.pdf d4q_prefinanceguarantee_es.doc d4r_perfguarantee_es.doc d4s_retentionguarantee_es.doc d4t_taxcustomarrangements_es.doc

D4u

Especificaciones tcnicas VOLUMEN 4

d4u_techspec_es.doc

D4v

Nota financiera interpretativa

d4v_finoffer_4.1_es.doc

Enero de 2013 prag_2013_es.doc

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D4w

Oferta financiera para contratos a tanto alzado

d4w_finoffer_4.2_es.doc

D4x

Oferta financiera para contratos de precio unitario VOLUMEN 5

d4x_finoffer_4.3_es.doc

D4y D5 D6 D7 D8 D8a D9 D10 D11 D12 DR DR1 DR2 DR3 DR4 DR5 DR6 DR7

Planos del proyecto Lista de control para la apertura de plicas Informe de la apertura de plicas Informe de evaluacin Carta a los licitadores no seleccionados Carta de notificacicin Anuncio de adjudicacin del contrato Formulario de evaluacin del contratista Apndice al contrato Modificacin del presupuesto Obras (procedimiento restringido) Anuncio individual de informacin previa Anuncio de licitacin Formulario de solicitud normalizado Lista general Informe de preseleccin Anuncio de preseleccin Carta a los candidatos que no han sido preseleccionados

d4y_designdrawing_es.doc d5_openchecklist_es.doc d6_openreport_es.doc d7_evalreport_es.doc d8_letterunsuccessful_es.doc d8a_notifletter_works_es.doc d9_awardnoticemanual_es.pdf d10_assessment_es.doc d11_addendum_es.doc d12_budgetmodif_es.xls

dr1_priorinfo_restr_es.pdf dr2_procnotice_restr_es.doc dr3_applform_restr_es.doc dr4_longlist_restr_es.doc dr5_shortlist_report_restr_es.doc dr6_shortlist_notice_restr_es.doc dr7_letter_noshortlist_restr_es.doc

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DR8

Expediente de licitacin normalizado VOLUMEN 1 Apartado 1

DR8a DR8b

Carta de convocatoria de licitacin Instrucciones para los licitadores Apartado 2

dr8a_invit_restr_es.doc dr8b_itt_restr_es.doc

D4c

Formulario de presentacin de la oferta Apartado 3

d4c_tenderform_es.doc

D4d

Garanta de licitacin Apartado 4

d4d_tenderguarantee_es.doc

DR8e DR8f D4j1 D4j2 D4j3 D4j4

Cuestionario sobre la oferta tcnica Formularios para la oferta tcnica Ficha de identificacin bancaria Ficha de entidad jurdica (personas fsicas) Ficha de entidad jurdica (empresas privadas) Formulario de entidad jurdica (organismos pblicos) Apartado 5

dr8d_techofferquestion_restr_es.doc dr8e_techofferform_restr_es.doc d4j1_fif_es.pdf d4j2_lefind_es.pdf d4j3_lefcompany_es.pdf d4j4_lefpublic_es.pdf

D4l D4m

Tabla de conformidad administrativa Tabla de evaluacin VOLUMEN 2

d4l_admingrid_es.doc d4m_evalgrid_es.doc

D4n D4o D4p

Proyecto de contrato Proyecto de contrato: Condiciones Particulares Proyecto de contrato: Condiciones Generales

d4n_contract_es.doc d4o_specialconditions_es.doc d4p_annexgc_es.pdf


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D4q D4r D4s D4t

Garanta de prefinanciacin Garanta de ejecucin Garanta de retencin Rgimen fiscal y aduanero VOLUMEN 3

d4q_prefinanceguarantee_es.doc d4r_perfguarantee_es.doc d4s_retentionguarantee_es.doc d4t_taxcustomarrangements_es.doc

D4u

Especificaciones tcnicas VOLUME 4

d4u_techspec_es.doc

D4v D4w D4x

Nota financiera interpretativa Oferta financiera para contratos a tanto alzado Oferta financiera para contratos de precio unitario VOLUMEN 5

d4v_finoffer_4.1_es.doc d4w_finoffer_4.2_es.doc d4x_finoffer_4.3_es.doc

D4y D5 D6 D7 D8 D9a D9b D10 D11 D12

Planos del proyecto Lista de control para la apertura de plicas Informe de la apertura de plicas Informe de evaluacin Carta a los licitadores no seleccionados Anuncio de adjudicacin del contrato Manual para el anuncio de adjudicacin Formulario de evaluacin del contratista Apndice al contrato Modificacin del presupuesto

d4y_designdrawing_es.doc d5_openchecklist_es.doc d6_openreport_es.doc d7_evalreport_es.doc d8_letterunsuccessful_es.doc d9_awardnotice_es.pdf

d10_assessment_es.doc d11_addendum_es.doc d12_budgetmodif_es.xls

Subvenciones
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E1 E2 E3 E3a E3a1 E3a2

Programa de trabajo Publicacin local Gua para los solicitantes de subvenciones Gua para los solicitantes Informacin sobre el rgimen fiscal Lista de control para las opciones de costes simplificados Formulario de solicitud Presupuesto Marco lgico Ficha de entidad jurdica (personas fsicas) Ficha de entidad jurdica (empresas privadas) Formulario de entidad jurdica (organismos pblicos) Ficha de identificacin financiera Condiciones particulares Condiciones generales (anexo II) Procedimientos de adjudicacin de contratos (anexo IV) Solicitud de pago (anexo V) Informe descriptivo intermedio (anexo VI) Informe descriptivo final (anexo VI) Informe financiero (anexo VI) Verificacin de los gastos (anexo VII) Garanta financiera (anexo VIII)

e1_workprogr_es.doc e2_localpub_es.doc

e3a_guidelines_es.doc e3a1_guidelines_annexJ_es.doc e3a2_checklistsimplifiedcostoptions.doc

E3b E3c E3d E3e1 E3e2 E3e3

e3b_applicform_es.doc e3c_budget_es.xls e3d_logframe_es.xls e3e1_lefind_es.pdf e3e2_lefcompany_es.pdf e3e3_lefpublic_es.pdf

E3f E3h1 E3h2 E3h3

e3f_fif_es.pdf e3h1_speccond_es.doc e3h2_gencond_es.pdf e3h3_awardproc_es.doc

E3h4 E3h5 E3h6 E3h7 E3h8 E3h9

e3h4_requestpay_es.doc e3h5_interreport_es.doc e3h6_finalreport_es.doc e3h7_financialreport_es.xls e3h8_expendverif_es.doc e3h9_finguarantee_es.doc


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E3h10 E4a E4b E5a E5b

Transferencia de propiedad de los activos Pliego de Condiciones para los asesores Gua para los asesores Tabla de evaluacin del documento de sntesis Tabla de evaluacin del formulario de solicitud completo Informe de evaluacin fase 1 Apertura, controles administrativos y evaluacin del documento de sntesis Informe de evaluacin fase 2 Evaluacin de la solicitud completa Informe de evaluacin fase 3 controles finales de elegibilidad Carta a la delegacin - evaluacin Carta fase 1 Carta fase 2 Carta fase 3 Apndice al contrato Publicacin de la adjudicacin del contrato

e3h10_transfassetsownership_es.doc e4a_torassessors_es.doc e4b_guidelinesassessors_es.doc e5a_conceptevalgrid_es.doc e5b_propevalgrid_es.doc

E6a

e6a_opening_conceptevalrep_es.doc

E6b

e6b_applicevalrep_es.doc

E6c

e6c_finalevalrep_es.doc

E8 E9a E9b E9c E10 E11

e8_note_delegation_evaluation_es.doc e9a_letter_step_1_es.doc e9b_letter_step_2_es.doc e9c_letter_step_3_es.doc e10_addendum_to_contract_es.doc e11_publication_of_award_es.doc

Enero de 2013 prag_2013_es.doc

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