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UNIVERSIDAD NACIONAL SAN ANTONIO ABAD DE CUSCO

MAESTRIA EN GESTION PBLICA Y DESARROLLO EMPRESARIAL


Curso: METODOLOGIA DE LA INVESTIGACION CIENTIFICA Titulo: IMPACTO DE LA IMPLEMENTACION DE UN SISTEMA INTEGRADO ERP EN EL NIVEL DE EFICIENCIA DE LA TOMA DE DECISIONES EN LA DIRECCION REGIONAL DE CULTURA CUSCO EN EL PERIODO 2013-2015 Docente: DRA. ANGELICA ARROYO MORALES Alumno: ING. JULIO DENIS MORA ALFEREZ CUSCO PERU MAYO 2013

1. TITULO TENTTIVO IMPACTO DE LA IMPLEMENTACION DE UN SISTEMA INTEGRADO ERP EN EL NIVEL DE EFICIENCIA DE LA TOMA DE DECISIONES EN LA DIRECCION REGIONAL DE CULTURA CUSCO EN EL PERIODO 2011-2014 2. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA DE INVESTIGACION 2.1. Qu es un ERP? Cuando la mayora de las personas se imaginan los sistemas de tecnologas de Informacin, estas probablemente se les viene a la mente personas una visin de cuartos de aires acondicionados llenos de computadoras. Y cuando se habla de ERP el trmino por s solo no nos dice nada de lo que realmente esta tecnologa ofrece. As pues, ERP es un software que integra la informacin usada por una institucin u organizacin de muchas diferentes funciones y departamentos dentro de un sistema computacional. ERP de sus siglas en ingles Enterprise Resource Planning Son Sistemas de Informacin Gerenciales que integran y manejan muchos de los negocios asociados con las operaciones de produccin y los aspectos de distribucin de una compaa en la produccin de bienes o servicios, automatizan muchas de las prcticas de negocio asociadas con los aspectos operativos o productivos de una empresa. Se caracterizan por estar compuestos por diferentes mdulos. Estas partes son de diferente uso, por ejemplo: produccin, ventas, compras, logstica, contabilidad, gestin de proyectos, GIS (sistema de informacin geogrfica), inventarios y control de almacenes, pedidos, nminas, etc. Lo contrario sera como considerar un simple programa de facturacin como un ERP por el simple hecho de que una empresa integre nicamente esa parte. El propsito fundamental de un ERP es otorgar apoyo a los clientes del negocio, tiempos rpidos de respuesta a sus problemas, as como un eficiente manejo de informacin que permita la toma oportuna de decisiones y disminucin de los costos totales de operacin. Con el crecimiento de la tecnologa de Internet, las instituciones se enfrentan a mercados de bienes y servicios electrnicos, los cuales harn posible sus transacciones comerciales. Obtener sistemas CRM, conectados a sus respectivos ERPs, ser el fututo de todas las organizaciones. Quienes an no lo tengan, deben estarlo haciendo; quienes lo tengan, experimentarn el liderazgo; y quienes no lo hagan, terminarn siendo obsoletas.

2.2. Problemtica La generacin y el procesamiento estratgico de la informacin se han convertido en factores esenciales y diferenciadores en la actual sociedad en red. De la forma en que se gestionen depender la mayor o menor evolucin de las instituciones pblicas hacia sus objetivos. Los sistemas de informacin corporativos (ERP) deben concebirse como proveedores de servicios y de ayuda a toda la organizacin y, al mismo tiempo, deben prever la comunicacin con todas aquellas herramientas especficas de cada rea (atencin de pblico, contabilidad, contratacin, servicios, recaudacin, catastro, urbanismo, recursos humanos, va pblica, medioambiente, etc.) Lo bsico en cualquier Administracin Pblica es poder contar con este ERP corporativo como un Modelo integrado de gestin e Informacin. Esto permitir poder contar con una gestin integrada que, basndose en la filosofa del dato nico, asegure que la informacin se introduce una sola vez en origen, y pueda gestionarse y consultarse desde cualquier punto o sistema que precise dicha informacin. estas tendencias modernas en gestin pblica estn llegando finalmente al Per. Ciertamente, ya es bastante comn escuchar tanto en el discurso poltico como en el nuevo lenguaje de la tecnocracia pblica, de la necesidad de una reorientacin de la administracin del Estado, de la necesidad de guiarla por RESULTADOS. La necesidad de estos cambios se evidencia en los magros efectos en el bienestar social de los incrementos sostenidos de los presupuestos de todos los niveles de gobierno y en los elevados niveles de ineficiencia e ineficacia de la accin pblica. Esto se grafica claramente, por ejemplo, en el crecimiento del gasto en educacin bsica (41% en trminos reales en los ltimos cinco aos) versus un nulo crecimiento de la capacidad de comprensin de lectura en nios de primaria. O en el crecimiento real de ms del 15% en gastos en programas nutricionales, versus variaciones nulas del nivel de desnutricin crnica en el pas. Por esa razn necesitan crear nuevas estrategias enfocadas al incremento de calidad en sus productos y servicios, analizar sus fortalezas y debilidades, tomar en cuenta sus

oportunidades y amenazas para poder as crear ventajas competitivas que los encamine hacia un mejor escenario, una de ellas es la innovacin en tecnologa de informacin (TI). Algunas experiencias de buenos resultados en la implementacin de un ERP para la Gestion Publica se ven en Honduras con su Sistema de Gerencia por Resultados mediante el cual se evala el nivel de cumplimiento de metas institucionales, sectoriales y presupuestarias. Dichas metas se publican anualmente en la pgina diseada para tal efecto (www.gerencia.gob.hn) y son utilizadas para evaluar la gestin de los mximos responsables de cada institucin. Las instituciones publicas en Espaa desde 2003 tienen una discreta experiencia en trabajar con ERP de manera que esperan rentabilizar soluciones con una perspectiva de 10 aos. La gestin publica peruana tiene "reglas de juego" conllevan a que en todo gasto intervengan las disposiciones de los Sistemas Administrativos del Estado, entre otros, los de presupuesto, contrataciones, SIAF, tesorera, SNIP, control, endeudamiento y otros. Estos sistemas que son del Estado no concretan los lineamientos de un ERP, puesto que no dan soporte ni engloban la toma de decisones. Los ERP en el Per estn mayoritariamente enfocados al sector privado, pero es casi nula la apertura en el sector publico. La Direccion Regional de Cultura Cusco tiene un manejo muy especial en cuanto a su Gestion Publica puesto que abarca el manejo del Boleto Turistico a Machupicchu y otras zonas arqueolgicas, Las Obras y Actividades en los diferentes Centros Arqueologicos de la Region como son: Las obras de Restauracion y Puestas en Valor de los Monumentos Historicos Arqueologicos Los Mantenimientos de las zonas arqueolgicas. Proyectos de inversin Arqueologicas.

Los cuales manejan almacenes en cada subsede (almacenes perfiericos), tambin cuenta con todo el aparato administrativo (Direccion, Contabilidad, Abastecimiento, Informatica, Tesoreria). Entonces Qu no se est haciendo bien en la Direccin Regional de Cultura Cusco? Varias cosas. En principio, la organizacin de presupuestos est centrada en la asignacin de insumos y los recursos adicionales que se generan por una mayor recaudacin fiscal, se distribuyen sobre la base de incrementos de gasto en determinados

rubros, particularmente los de remuneraciones, pagos de deuda y bienes y servicios. La evaluacin y el control, por su parte, estn centrados en si se gasta o no el total de lo presupuestado o en si se cumplen o no todos los procedimientos establecidos por el marco normativo (Los cuadros de necesidades). Es decir, estamos por un lado, programando sobre la base de las asignaciones histricas, y por otro evaluando elementos que no son relevantes para tomar decisiones. Hemos estado actuando as al menos por los ltimos quince aos. Por ello, no es raro que a la administracin pblica de la Direccion Regional de Cultura - Cusco le cueste responder a la pregunta sencilla de qu cambios est generando su accionar en el bienestar social. Consecuentemente, difcilmente podramos evaluarlas en funcin a tales cambios. Por otro lado no se tiene bien definido los procesos de abastecimiento lo cual genera un desorden en el control de entrada y salida de los insumos obligando a realizar inventarios fsicos en cada subsede trimestralmente. En consecuencia no se tiene un control de lo consumido por un turno de produccin. El hecho de no ser disciplinados en sus procesos, no es posible registrar informacin y esto hace que no exista un buen flujo de informacin entre los departamentos. Simplificando la problemtica de cualquier empresa, la comunicacin fluida, procesos integrados, calidad de informacin es necesario tanto en la existencia de mercaderas, insumos o materia prima, stock del almacn y como para el pago a los proveedores. En consecuencia, los procesos fundamentales no integrados, no automatizados y sobre todo que generen una informacin de calidad demanda tiempo y dedicacin de las personas encargadas, y generan retraso en los procesos. Dentro de cualquier organizacin, es difcil romper con las practicas, actitudes, y maneras de hacer las cosas. En especial cuando la empresa no es muy flexible, y no se puede adaptar a los cambios de una manera rpida. Lo cual, puede hacer que la fase de implementacin de la solucin sea ms larga y por lo tanto ms costosa, debido a la cantidad de capacitacin del personal y a la resistencia al cambio. Uno de los principales problemas, es que al momento de la implementacin, van surgiendo defectos graves en los procesos de la empresa, adems, habr personal, que por seguridad de la informacin, o por puro egosmo, o miedo a revelar datos que los hace

sentir que son importantes como parte de la empresa, se negaran a compartirlos o lo harn de una manera parcial. De hecho Derek Slater lo dijo de una mejor manera en su artculo What is ERP? del ao 1999: "La promesa de sus ventajas es siempre, en la instalacin de un ERP, enorme. Pero tambin lo son los gastos que conlleva en trminos de dinero, esfuerzo y tiempo. Implementar este tipo de software en una compaa, de forma habitual, hace necesario el cambio de procesos de negocio en su formato actual. Por ello la resistencia al cambio en los empleados de la compaa se puede convertir fcilmente en una espina clavada en su costado, y hacer que sus ejecutivos tengan que afinar al mximo sus capacidades de gestin del cambio. Con una planificacin cuidadosa y mucho engrase de todos sus cojinetes, sin embargo, un ERP puede funcionar muy bien y hacer que una empresa se gestione mucho mejor." (Traduccin por Baquia.com, 2003). 3. OBJETIVOS DE LA INVESTIGACION 3.1. Objetivo General Determinar el impacto del Sistema Integrado ERP en el nivel de eficiencia de la toma de decisiones en la Direccin Regional de Cultura Cusco 3.2. Objetivos especficos Realizar un diagnstico sobre el soporte tecnolgico actual de los procesos, para identificar las principales debilidades en el manejo de la informacin. Determinar los beneficios cuantitativos y cualitativos de la implementacin de un sistema ERP. Analizar el grado de influencia que ha tenido la implantacin del sistema ERP en la integracin de los procesos internos de la Direccion Regional de Cultura Cusco, as como el efecto que pudo ocasionar en la obtencin de beneficios de carcter logstico. 4. JUSTIFICACION E IMPORTANCIA DE LA INVESTIGACION 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. FORMULACION DEL PROBLEMA DE INVESTIGACION MARCO TEORICO HIPOTESIS Y VARIABLES OPERACIONALIZACION DE VARIABLES DISEO METODOLOGICO MUESTRAS TECNICAS DE CODIFICACION DE DATOS CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES ESQUEMA TENTTIVO

13. BIBLIOGRAFIA BASICA ANEXOS